Contenido

Introducccin Competencias que debe desarrollar el alumno Objetivos del caso Herramientas a utilizar en el caso Breve descripcin del sujeto de estudio Anlisis inicial de opciones a estudiar Qu informacin necesitan recabar odelo I!O de la empresa C"ocola#$ Consideraciones del dise%o de reportes &salidas' del subsistema de toma de inventario f(sico Consideraciones del dise%o de entradas del subsistema de toma de inventario f(sico Consideraciones del dise%o de procedimientos del subsistema de toma de inventario f(sico anual de procedimientos subsistema de toma de inventario f(sico Consideraciones del dise%o de dia)ramas de flujo de datos del subsistema de toma de inventario f(sic

CASO DE ESTUDIO - EQUIPAMIENTO

*ste caso que se entre)a para su estudio es la continuacin del caso presentado para la empresa C"o$ola+$ en el curso de ,undamentos de Anlisis de -istemas. /ecordar que C"o$ola+$ se dedica a la elaboracin 0 comercializacin de tabletas de c"ocolate puro proporcionado en tama%os prcticos para ser preparado como bebida. *n este caso se analizar la problemtica que sur)e de las diferencias en el inventario f(sico contra las reportadas por el sistema de inventarios1 tanto de producto terminado como materia prima de C"o$ola+$ *l mtodo de valuacin del sistema de inventario que maneja la empresa es el !*!&!rimero en entrar1 primero en salir' por ser producto perecedero. 2a persona encar)ada de bode)a utiliza documentos impresos 0 calculadoras para realizar los clculos. 2as rdenes de compra de materia prima se manejan por semana 0 las del empaque trimestralmente1 por acuerdo con los proveedores. 2a Asistente de 3erencia es la encar)ada de realizar las compras. 2a empresa cuenta con al)unos mtodos manuales para la toma de inventarios de e4istencias f(sicas. *stos mtodos "an demostrado ser poco funcionales lo que provoca diferencias en el sistema 0 atrasos en la produccin al no contar con la materia prima necesaria. !or lo tanto1 es necesario realizar un anlisis de la situacin para encontrar las alternativas de solucin para que la empresa cuente con un inventario real 0 un sistema actualizado para alcanzar los niveles m4imos de ventas.

COMPETENCIAS QUE DEBE DESARROLLAR EL ALUMNO Establece los requerimientos y necesidades de la empresa y/o organizacin para solventar el problema presentado Analiza el Diagrama de Flujo de Datos para verificar si contribuye a representar la solucin para el problema de la toma del inventario fsico y si cumple con las consideraciones de diseo eficaz de un DFD Determina si las salidas y entradas presentadas en el caso cumplen con las consideraciones en el diseo eficaz de salidas o entradas en un sistema Analiza si el procedimiento presentado en el anual de procedimientos para determinar si !ste es completo y cumple con la finalidad para la cual fue creado

OBJETIVOS DEL CASO

Que el alumno5
o

!on)a en prctica las consideraciones del dise%o de entradas1 salidas 0 formas para el -ubsistema de toma del inventario f(sico de C"o$ola 6$ Aplique los conceptos aprendidos en el rea de Automatizacin de Oficinas en situaciones nuevas1 en espec(fico los contenidos del curso de sistematizacin de oficinas5 Consideraciones en el dise%o eficaz de salidas en un sistema Consideraciones en el dise%o eficaz de entradas en un sistema Consideraciones de dise%o eficaz de un 7,7

anual de !rocedimientos

HERRAMIENTAS A UTILIZAR EN EL CASO

Consideraciones en el dise%o eficaz de5

entradas salidas procesos formas 7,7 anual de !rocedimientos para toma de inventario f(sico

2os conceptos se encuentran en el libro -istematizacin de Oficinas Cap(tulos 81 91 : 0 ;

BREVE DESCRIPCIN DEL SUJETO DE ESTUDIO: "omo recordar#$ la empresa "%o&ola'& produce y comercializa tabletas de c%ocolate para consumirse como bebida( )a planta de produccin est# ubicada en el &ilmetro *+ del municipio de i,co( )a planta est# distribuida apropiadamente para los diferentes procesos de produccin y cuenta con la siguiente maquinaria- * .orno tostador$ * molino$ * b#scula de plataforma$ * pesa digital$ estanteras para secado$ mesa de trabajo y silos para almacenar el grano( Adem#s$ dispone de oficinas administrativas a cargo del /erente y su asistente de /erencia( )as oficinas est#n equipadas con dos computadoras$ impresoras$ fa,$ una lnea telefnica con e,tensin al #rea de produccin( Asimismo$ cuenta con el equipo b#sico de oficina$ papelera y 0tiles( "inco personas est#n encargadas del proceso de produccin y dos personas m#s en el #rea de ventas y distribucin del producto( 1or ser una empresa pequea la administracin del inventario de producto terminado y materia prima lo realiza una sola persona$ en forma manual quien anota en un cuaderno las salidas y entradas del producto terminado y de materia prima( 1ara efectuar los pedidos$ rdenes de compras y otras actividades$ se utilizan documentos impresos y para los c#lculos se utilizan calculadoras( )as rdenes de compra de materia prima se manejan semanalmente e,cepto las del empaque que se %acen trimestralmente por acuerdo con los proveedores( Estas rdenes estar#n a cargo del asistente de /erencia( El sistema de valuacin de inventarios utilizado es el 1E12$ por ser producto perecedero y para garantizar una rotacin de inventarios uniforme( 2e tiene estimado un 34 de inventario de producto terminado por imprevistos a pedidos e,traordinarios$ o por falta de e,istencia de materia prima( El transportador es el encargado del movimiento y transportacin de la materia prima y el producto terminado( 5o cuentan con m!todos eficaces y tecnificados de toma de inventario( 2e requiere un subsistema que facilite el conteo de las e,istencias fsicas de materia prima y producto terminado para asegurar la e,istencia real y que permita comparar los resultados obtenidos con los registros contables para establecer las diferencias que pudieran e,istir( Actualmente no se comprueba el estado de conservacin$ condiciones de utilizacin y de seguridad de la materia prima y el producto terminado( A continuacin se resumen algunos de los sntomas del problema Frecuentemente la cantidad de materia prima en bodega es insuficiente para cubrir las necesidades de produccin( 2e acumula el inventario de producto terminado en bodega En ocasiones no se pueden cubrir ciertos pedidos$ ya que con base en los datos del sistema del inventario se reporta un faltante Frecuentemente se %ace necesario realizar compras de emergencia de materia prima para cubrir los requerimientos de produccin( Es oportuno en este momento realizar el siguiente an#lisis$ a trav!s de estas preguntas 6"mo se puede mantener la cantidad necesaria de materia prima en bodega para cubrir las necesidades de produccin7 6"u#les son las alternativas m#s viables para evitar el estacionamiento de producto terminado en la bodega7 68u! m!todos ser#n lo m#s adecuados para verificar los faltantes en el sistema del producto terminado7 Qu mecanism s !e c n"# $ se %ue!en a%$ica# %a#a &ace# m's %# !uc"i(a a $a em%#esa ) e(i"a# $ s %# *$emas an"e#i #es+

QU INFORMACIN NECESITAN RECABAR

*s necesario planificar la investi)acin que se realizar. !ara analizar objetivamente el sistema1 se debe primero recabar la ma0or cantidad de datos acerca del subsistema de toma de inventario f(sico de C"o$ola+$1 de una forma or)anizada 0 con un propsito en mente. -e tratar de identificar la si)uiente informacin. !ara ello se elabora un cuadro de )u(a5 Q!" in#o$%&'i(n e)to* +!)'&ndo, En d(nde en'!ent$o e)t& in#o$%&'i(n, C(%o -& en'!ent$o, C!&ndo di).on/& de e--&0 Q!" de+o 1&'e$ 'on e--&,

A qu se debe que frecuentemente "a0 insuficiencia de materia prima en bode)a

*n la bode)a donde !or medio de Investi)ar los motivos se encuentra reportes manuales de la falta de materia f(sicamente la materia 0 del sistema de prima prima 0 en la base de materia prima datos del sistema !or reportes de *stablecer las producto terminado razones que ori)inan que se acumule el producto <erificar los datos correctos del sistema 0 el porqu de los faltantes Identificar las cantidades correctas de compra de materia prima1 para evitar faltantes

*l producto terminado se *n bode)a 0 en la acumula en bode)a base de datos

*n la base de datos del sistema reportes de faltantes

*n bode)a donde se Al comparar por encuentran los medio de los productos reportes los datos obtenidos Con el encar)ado de !or reportes 0 bode)a 0 el documentos Asistente de contables 3erencia

Compras frecuentemente de materia prima para cubrir los requerimientos de produccin

MODELO IPO DE LA EMPRESA CHOCOLA89

ELEMENTOS DEL MODELO IPO 3INPUT-PROCESS-OUTPUT4:

*=>/A7A- &I=!?>-'5 !/OC*-O5

7atos de toma de inventario f(sico In)reso de los datos de la toma de inventario f(sico1 por el personal involucrado en la toma de inventario f(sico <erificacin de las diferencias entre el inventario e inventario f(sico. -i no cuadra1 verificar de nuevo "asta cuadrar 0 autorizar los ajustes 0 llenar la forma respectiva /eportes para toma del inventario f(sico de materia prima1 producto en proceso1 producto terminado. /eporte de diferencias 0 ajustes del sistema al inventario contable <erificacin constante de datos del inventario por el sistema

-A2I7A- &O?>!?>'

/*>/OA2I *=>ACI@=

CONSIDERACIONES DEL DISE2O DE REPORTES 3SALIDAS4 DEL SUBSISTEMA DE TOMA DE INVENTARIO F5SICO 36e$ %ode-o) &d7!nto)4

CONSIDERACIONES DEL DISE2O DE ENTRADAS DEL SUBSISTEMA DE TOMA DE INVENTARIO F5SICO 36e$ %ode-o &d7!nto4 CONSIDERACIONES DEL DISE2O DE PROCEDIMIENTOS DEL SUBSISTEMA DE TOMA DE INVENTARIO F5SICO

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBSISTEMA DE TOMA DE INVENTARIO F5SICO 36e$ 1o7&) &d7!nt&)4 CONSIDERACIONES DEL DISE2O DE DUA;RAMAS DE FLUJO DEL SUBSISTEMA DE TOMA DE INVENTARIO F5SICO 36e$ 1o7& &d7!nt&4