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Bases de datos.

Una base de datos es una serie de registros de datos, organizados en filas y columnas. De
manera que a una fila le corresponde un registro y a una columna le corresponde un campo
de este registro.

Ejemplo de una base de datos.

Recupere el archivo BASE1.XLS.

Operaciones con una base de datos.


• Ordenar registros.
Puede ordenar una base de datos, por uno o más campos (columnas).

Ejemplo. Ordene la base de datos por el campo Nombre.


1. Sitúe el cursor en la primera fila, primera columna de la tabla.

2. Active opción Datos/Ordenar. Se seleccionará toda la tabla.

3. Pulse sobre el botón Opciones, en apartado Orientación, seleccione


Ordenar de arriba abajo. Pulse Aceptar.

4. En la ventana Ordenar, en primer apartado Ordenar por, escoja


Nombre, active el botón de radio Ascendente. Pulse Aceptar.

Si quiere ordenar por más de un campo a la vez, en apartado Luego por,


escoja el segundo campo a ordenar. Una ordenación por dos campos
significa que cada grupo de valores repetidos en el primer criterio, se tiene
que ordenar por el segundo criterio, y así sucesivamente.

* Cuando pulse el botón Opciones, en apartado Orientación, hay otra opción,


Ordenar de izquierda a derecha, esta opción ordenará las columnas, por la fila que
se el indique en apartado Ordenar por de la ventana Ordenar.

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Bases de datos.
Ejemplo:

 Ordene la base de datos por los siguientes campos:


. Por Edad.
. Por Sexo y Edad.
. Por Afición y Cuota.
. Por Afición y fecha ingreso.
. Por Fecha Ingreso y Cuota.
. Per Sexo, afición y Cuota.

• Seleccionar registros.
Una selección de registros, filtra los registros de la base de datos de manera que sólo se
visualicen los que cumplan una determinada condición.

Para hacer un selección o filtrado de registros, siga los pasos siguientes:

Ejemplo.
Realice un filtrado que muestre los registros que tienen una M en la
columna sexo.

1. Sitúe el cursor en la primera fila, primera columna de la tabla.

2. Active opción Datos/ Filtro/ AutoFiltro.


En cada columna aparecerá un botón con una flecha.

3. Haga clic sobre el botón de la columna Sexo, y seleccione la M.

Verá que la tabla, sólo muestra las mujeres.

Para quitar las condiciones de filtrado, vaya a opción


Datos/Filtro/Mostrar todo, o bien en la lista que se despliega de cada
fila, seleccione Todas.
Para quitar el modo de filtrado automático,active Datos/ Filtro/
AutoFiltro.

Per hacer un filtrado personalizado.

Ejemplo.
Seleccione los registros que tengan en el campo cuota, valores
comprendidos entre 3000 y 5000.

1. Active el filtrado automático.

2. Despliegue la lista de la columna Cuota, seleccione Personalizadas.

3. En la ventana que se activa, en el cuadro donde pone Nombre,


seleccione de la lista es mayor que, y en el cuadro de al lado, ponga
3000.

4. Active el botón de radio de Y, y en el cuadro de debajo, seleccione es


menor que, al lado, ponga 5000. Pulse Aceptar.

Observe que sólo se muestran los registros que tienen una cuota entre 3000
y 5000.

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Bases de datos.
 Haga las siguientes selecciones:

. Aficionados al Baloncesto.
. Hombres
. Personas que paguen más de 4000 pesetas de Cuota.
. Personas que tengan entre 20 y 35 años.
. Mujeres aficionadas al baloncesto.
. Hombres aficionados a la natación o al fútbol.
. Hombres mayores de 30 años.
. Hombres con una cuota entre 2000 y 5000.
. Aficionados al Baloncesto que paguen una cuota superior a 4000.
. Hombres aficionados al fútbol que paguen una cuota entre 5000 i
7000.

Utilización del filtro avanzado.

Ejemplo.
Filtrará todos el que tengan 52 años.

1. En la casilla A24, fuera de la tabla, ponga Edad, y en la casilla de


debajo, A25, ponga 52.

2. Active opción Datos/Filtro/Filtro avanzado.

3. En apartado Acción, seleccione el botón de radio Copiar a otro


lugar.

4. Sitúe el cursor en cuadro de Rango de la lista, y con el ratón,


seleccione todo el rango de la tabla, normalmente ya aparece seleccionado.

5. Sitúe el cursor en cuadro de Rango de criterios, y con el ratón,


seleccione la casilla de la A24 a A25.

6. Sitúe el cursor en Copiar a y seleccione la casilla A26.

7. Pulse Aceptar.

Fíjese como aparece una tabla con todas las personas de la lista que tienen 52
años.

Ejemplo.

Filtre los hombres con afición al fútbol.

1. En la casilla A24, ponga Sexo, debajo, H, en la casilla B24, ponga


Afición y en la de debajo Fútbol.

2. Siga los mismos pasos , y en paso 5, ponga el rango de casillas de la


A24 a la B25.

Fíjese como mostrará una tabla con todos los que cumplen estas dos
condiciones.

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Bases de datos.
• Cálculo de subtotales.
Esta opción permite hacer cálculos con registros que tengan valores iguales en un campo
determinado. Por ejemplo, saber cual es la media de edad de cada afición. Es muy importante
que la tabla esté ordenada por la columna por la cual se quiere subtotalizar, de esta manera los
valores repetidos de la columna estarán agrupados.

Ejemplo.

Encuentre la media de edad de cada afición. Antes, ordene la tabla por


esta columna.

1. Sitúe el cursor en la primera fila, primera columna.

2. Active opción Datos/Subtotales. Aparece un cuadro de diálogo:

3. En apartado Para cada cambio en:, ponga Afición.

4. En apartado Usar función:, escoja la función Promedio.

5. En apartado Agregar subtotal a:, seleccione Edad.

6. Pulse sobre Aceptar.

 Calcule el total de cuotas por sexo.

 Calcule la media de edad per sexo.

 Calcule cuantos registros hay de cada afición. Utilice la función Cuenta sobre
este campo.

 Calcule el total de cuota por afición.

 Calcule la media de cuota por afición.

* Para quitar los subtotales, active opción Datos/Subtotales/Quitar Todos.

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Bases de datos.

• Gestión de una base de datos con la opción Datos/Formulario.

Esta opción permite una gestión rápida y sencilla de una base de datos. Para activar esta opción.

1. Seleccione la primera fila, primera columna de la base de datos.

2. Active opción de la barra de menú Datos/ Formulario. Aparece el cuadro siguiente,

Nuevo: Inserta un nuevo registro a la base de datos.

Eliminar: Elimina el registro activo.

Restaurar: Cancela la última modificación.

Buscar anterior: Busca el anterior registro que cumpla el criterio.

Buscar siguiente: Busca el siguiente registro que cumpla el criterio.

Criterios: Establece criterios de filtrado o selección de registros.

 Pulse sobre el botón Nuevo y añada los registros siguientes.

Indiana Jones 43 Natación H 4500 5/05/96


Luke SkyWalker 32 Baloncesto H 3200 6/07/95
Eleanor Rigby 55 Volei M 4300 7/07/95

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Bases de datos.

 Sitúese sobre el registro Luke Skywalker y bórrelo.

 Active opción Criterios y en campo edad ponga > 25. Pulse alternativamente sobre
botones Buscar siguiente y Buscar anterior para comprobar que sólo se muestran los
registros que tienen en el campo edad un valor superior a 25.

 Repita el ejercicio anterior con los criterios siguientes.

. Aficionados al Baloncesto.
. Hombres.
. Personas que paguen más de 4000 pesetas de Cuota.

• Tablas dinámicas.
Esta opción permite resumir y analizar rápidamente valores contenidos en una tabla o base de
datos. Excel activa un asistente cuando se ejecuta esta opción.

Ejemplo.
Construirá una tabla dinámica que muestre la edad media por sexo y
afición.

1. Sitúe el cursor en la primera fila, primera columna de la base de datos.

2. Active opción del menú Datos/ Informe de tablas y gráficos


dinámicos. Se despliega la primera ventana del asistente donde se
pregunta sobre el origen de la base de datos, deje activada la opción Lista
o Base de datos de Microsoft Excel , en la opción de ¿qué tipo de
informe desea crear? Pulse, Tabla dinámica y pulse sobre Siguiente.

3. Ahora, el asistente pide que seleccione el rango que contiene los datos
que se quieren utilizar. Como el rango ya aparece seleccionado, pulse
sobre Siguiente.

4. Se le pide donde desea situar la tabla dinámica, lo mejor es situarla en


una hoja de cálculo nueva. Para situar los elementos en la tabla dinámica,
pulse el botón Diseño... Al pulsar el botón, parece una ventana con los
nombres de los campos y la descripción de los elementos de la tabla.

5. Seleccione el campo Afición y arrástrelo hasta posición Fila de la tabla.

6. Seleccione campo Sexo y arrástrelo hasta posición Columna de la tabla.

7. Seleccione campo Edad y arrástrelo hasta posición Datos de la tabla.

8. Seguramente en Datos aparecerá Suma de Edad, para cambiar por


Promedio de Edad, haga doble clic sobre Suma de Edad, se desplegará
un cuadro con una lista de funciones, seleccione Promedio y pulse
Aceptar para volver al asistente, pulse sobre Aceptar.

9. Es interesante, hecharle un vistazo al contenido del botón Opciones...


ya que aquí podemos decirle, entre otras cosas, el contenido de las celdas
vacías y celdas con resultado erróneo.

10. Ahora, después de mirar este botón, ya puede finalizar el asistente para
tablas dinámicas.

Excel ha generado la siguiente tabla que muestra la media de edad por sexo y afición.

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Bases de datos.

Promedio de Sexo
Edad
Afición H D TOTAL
Baloncesto 52,5 35,33333333 42,2
Bolos 55 14 34,5
Fútbol 37 37
Natación 32,33333333 42 36,2
Volei 35,66666667 42 37,25
TOTAL 39,21428571 35,14285714 37,85714286

Operaciones con una tabla dinámica.

Cuando se genera una tabla dinámica, Excel muestra una barra de


herramientas para poder realizar diferentes operaciones con los datos
obtenidos de la tabla.

 Construya una tabla dinámica que muestre la suma de cuotas por


afición y sexo.

 Haga una tabla dinámica que muestre la media de edad por


Cuota y Sexo.

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