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CONTROL DE LA GERENCIA

CONTROL PRELIMINAR:
REGLAMENTO EMPLEADOS Y TRABAJADORES: Abrimos a las 8:00 am - Cerramos a las 9:30 pm o Hora de entrada a los trabajadores: * 7:30 am para el turno matutino * :1:30 pm turno vespertino

Presentarse con uniforme completo, limpio y en excelentes condiciones: Mujeres: Peinadas Sin joyera Hombres: Pelo corto Uniforme para poder cocinar (guantes, cubre boca) Mantener el rea de trabajo en buen estado de limpieza a todo momento. No se permitirn visitas de aspecto personal ni familiar en horas de trabajo. NOTA: a menos que sea por motivos de salud o problemas personales o familiares. No sern aceptados los empleados que se presenten en estado de ebriedad o bajo el efecto de alguna sustancia solo en caso que sea por prescripcin mdica. NOTA: En caso de esto, ser sancionado con 1 semana sin trabajo y sin goce de sueldo Todos los equipos de cmputo sern utilizados solo por cuestin laboral. CLIENTES: Se prohbe fumar dentro del establecimiento.

Se prohbe introducir sustancias toxicas dainas al cuerpo, y armas de todo tipo que expongan un peligro. No se aceptan mascotas dentro del establecimiento. No se aceptan palabras de insulto o rias.

PROCEDIMIENTO GENERAL DE COFFIKISS. Checar diariamente que la apertura de la empresa sea a la hora establecida Llevar un control diario del horario de los trabajadores. Verificar que los alimentos se preparen con las medidas de higiene sea adecuada y correcta para evitar sanciones con salubridad. Realizar las actividades programadas de acuerdo a cada rea: producir, cobrar, administrar, supervisar, limpiar. Verificar que los clientes sean tratados de una manera agradable. Supervisar que las medidas de higiene del establecimiento constantemente. Checar la hora de salida de los trabajadores de acuerdo al tiempo.

CONTROL CONCURRENTE:

PRESUPUESTO GENERAL

Higiene y salubridad rea administrativa Departamento de produccin Recursos humanos Depto de Mercadotecnia Presupuesto de todos los departamentos Establecimiento: Reconstruccin Presupuesto final

$6,540 $33,819
$113,450 $9,700 $91,000

$254,509
$830,500.00 $250,000.00 $ 1, 080,500.00

CONTROL DE RETROALIMENTACIN:
Verificar que cada rea haga su funcin de forma debida Debe hacerse continuamente Inspeccionar detalladamente a que no haya ninguna falla en algn proceso En caso de fallos buscar soluciones posibles lo ms rpido que se pueda Debe ser algo sistematizado (Es importante incluir la sesin de retroinformacin como parte formal de todo proceso. En proyectos cortos lo recomendable es hacerlo una vez terminados los mismos y en procesos de mayor duracin conviene programar varias sesiones).

CONTROL DE COMPRAS
CONTROL PRELIMINAR: POLITICAS Evitar la duplicacin de pedidos Mantener los niveles de calidad de los productos Seleccionar adecuadamente a los proveedores de la empresa Negociar descuentos y condiciones de pago Verificar que se cumplan las rdenes de compra emitidas Aplicar estrategias que sean de utilidad en la gestin de lo que compra la empresa PROCEDIMIENTO: 1.- Se recibe la requisicin de las compras solicitadas por los departamentos 2.-Localizar, seleccionar y establecer las fuentes de abastecimiento de materias primas, suministros y servicios a la empresa. 3.Conversar los con precios, la los proveedores y el o medio representantes. de entrega.

4.-Cotizar

calidad

posible

5.-Negociar condiciones de entrega y de pago, tratos necesarios en casos de rechazo y ajustes. 6.-Recibir, guardar y almacenar los artculos y materiales.

7.-Efectuar la clasificacin de los recursos materiales

8.-Realizar el control de existencias.

CONTROL CONCURRENTE:

COFFE KISS ORDEN DE COMPRA SOLICITUD NO. FECHA ELABORACIN DD/MM/AA FECHA DE ENTREGA PRECIO UNITARIO

SEORES: DIRECCIN: TELEFONO: CALIDAD UNIDAD CANT.

DESCRIPCION

VALOR TOTAL

SUBTOTAL: DESCUENTO % IVA % JEFE DE COMPRAS GERENCIA TOTAL CONDICIONES DE PAGO

COFFE KISS CONTROL DE PROVEEDORES POR ARTICULO ARTICULO GRUPO DE INVENTARIOS ULTIMA COMPRA UNIDAD OBSERVACIONES MARCA PROVEEDOR TELEFONO DIRECCION FECHA CANTIDAD PRECIO

REALIZADO POR:

REVISADO POR:

GERENCIA:

CONTROL RETROALIMENTACIN
Se recomienda el uso de Compras Centralizadas, es decir se debe encargar solo a una persona de hacer las compras del establecimiento, esto facilita el control de la administracin sobre este proceso y adems del jefe de compras sobre los proveedores. Este proceso es importante porque por este departamento se presentan innumerables fugas o prdidas de dinero como por ejemplo la doble facturacin, las participaciones con los proveedores para salir favorecidos en la compra. Para que el director del departamento de compras, este seguro sobre que comprar, como comprar, caractersticas del producto, pocas de abundancia, etc., se deben disear unos formatos que recopilan toda esta informacin y que reciben el nombre de especificaciones de compra estndar. Estas especificaciones sirven para dar uniformidad y consistencia al recibo, ayudan a evitar prdidas y a mantener los costos. Las especificaciones deben ser realizadas por las personas que manejan o trabajan con los elementos que se van a comprar, para que orienten sobre la calidad, el peso, el tamao requerido, los factores deseables y/o indeseables, etc. En estas especificaciones nunca se determinan los precios ni las cantidades, pues de hacerlo se tendran que cambiar cada vez que variemos las cantidades a comprar y cuando en el mercado cambien los precios, y en ese caso dejaran de ser estndar

CONTROL DE PRODUCCION
Control preliminar:
Este tipo de control se presenta antes de que inicien las operaciones o labores y se incluye la creacin de polticas, procedimientos y reglas, diseadas para asegurar que las actividades planeadas sern ejecutadas con propiedad.
POLTICAS Elaborar los alimentos gustando el paladar del cliente. Eficiencia en la elaboracin de alimentos. Realizar los alimentos de la manera ms eficiente para que estos puedan llegar lo ms rpido posible a nuestros clientes. Realizar los alimentos en un rea limpia e higinica. Concentracin al momento de la preparacin. Aprovechar todos los recursos en lo posible. PROCEDIMIENTOS: Para comenzar actividades los encargados de la cocina revisan que todo el equipo se encuentre en perfectas condiciones para laborar. Se sacan y preparan los ingredientes necesarios para el men de los desayunos y almuerzos. Los meseros comienzan a tomar rdenes y se dan a los cocineros para comenzar los respectivos platillos. Mientras se elaboran los platillos, el encargado de cafs y bebidas ya debe tener dichas bebidas pedidas y se las entrega a los meseros correspondientes. Cuando el cliente termina su estada se retiran los utensilios y se llevan al su rea de lavado para comenzar con un nuevo uso. Cuando comienza el medio da, tanto meseros como los cocineros tiene conocimiento de que cambiaran los platillos as que previenen nuevos ingredientes, de igual cuando llega la tarde. Ya en la noche se van recogiendo, limpiando, lavando y desocupando los materiales ya utilizados, se ordenan y se preparan nuevos ingredientes y elementos necesarios para el da siguiente.

Control concurrente:
Este tipo de control se da durante la fase de la accin de ejecucin de los planes, incluyendo la direccin, vigilancia y sincronizacin de las actividades segn el plan a seguir, es decir, pueden ayudar a garantizar que el proyecto que se est llevando a cabo se cumpla en el tiempo especfico y bajo las condiciones requeridas.

Este control se realiza a travs de herramientas como son: rdenes de produccin, reportes de trabajo y control de materias primas. El control de la produccin trae algunas ventajas como son: _ Organizacin en la produccin _ Se controla el consumo de materias primas. _ Se controla en tiempo trabajado por operario. _ Se verifican las cantidades producidas.

Empresa: COFFE KISS Para orden de produccin N: _____ Fecha de entrega: Cantidad entregada Cantidad devuelta Cantidad utilizada

Materiales

Recibi:

Elaboracin de reportes de trabajo:


Empresa: COFFE KISS Reporte de trabajo N: Operario: N Orden produccin Operaciones realizadas N Cantidad Periodo: N Cantidad N Cantidad

Total horas trabajadas

Control de la produccin:

EMPRESA:COFFE KISS CONTROL DE PRODUCCION Operario: N Orden produccin N 10 Periodo: N N

Operaciones Programado Realizado Programado Realizado Programado Realizado realizadas

Control de materias primas:


Control de retroalimentacin:
Este tipo de control se enfoca sobre en la informacin de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones futuras y cumplir a cabalidad los estndares establecidos. El sistema de retroalimentacin consta de dos partes clave. La primera es la accin reflexiva sobre los resultados de la medicin y de las cpsulas de formacin. Incluye tambin el seguimiento sobre las acciones de mejora anteriores que estn en proceso de puesta en prctica y la evaluacin del impacto de las mismas a travs de las mediciones de efectividad La segunda es la identificacin y seleccin de propuestas de mejora, con la asignacin de los responsables para su realizacin y fechas de conclusin. El sistema de retroalimentacin se puede representar en un diagrama de proceso principal, donde se establece una secuencia de pasos entre los componentes que lo conforman.

Minimizar el tiempo de finalizacin. Maximizar la utilizacin (lo que hace efectivo el uso del personal y del equipamiento). Minimizar el inventario del trabajo en curso. Minimizar el tiempo de espera de los clientes. Retroalimentacin negativa:

Es la ms utilizada en sistemas de control ya que como dice su nombre trata de controlar entre dos elementos. Se dice que un sistema est retroalimentado negativamente cuando tiende a estabilizarse, es decir trata de buscar el equilibrio, la estabilidad de que permanezca constante las dos variables a interactuarse. Retroalimentacin positiva:

Que hace justo lo contrario a lo que hace la retroalimentacin negativa. La retroalimentacin positiva sucede cuando mantenemos constante la accin y modificamos los objetivos (desestabilizar una situacin), es decir que trata que una situacin se mantenga en variacin constante en vez de que la accin se termine como la retroalimentacin negativa.

CONTROL DE FINANZAS
Control de finanzas Proporciona informacin acerca de la situacin financiera de la empresa y del rendimiento en trminos monetarios de los recursos, departamentos y actividades que la integran. Establece lineamientos para evitar prdidas y costos innecesarios, y para canalizar adecuadamente los fondos monetarios de la organizacin, auxiliando de esta manera a la gerencia en la toma de decisiones para establecer medidas correctivas y optimizar el manejo de sus recursos financieros.

CONTROL PRELIMINAR:
POLTICAS Mantener un control constante.

Tener facturas y documentos de compras, ventas y pagos que se realicen sobre la empresa. Ser profesional en todo momento. Ser tico

REGLAS Todos los integrantes del departamento deben mantener un comportamiento tico. El cheque para nomina debe ser puntual. No dejar solo el departamento en horario de trabajo. No exceder gastos y en dado caso comprobarlos. PROCEDIMIENTO DEPARTAMENTO DE FINANZAS Ventas del da El contador de rea de finanzas le realiza el corte de caja. Retira dinero al cajero. Verifica que las ventas cuadren con el efectivo retirado . Deja una reserva a caja. Deposita el dinero al banco Registro: realiza facturacin e inventarios. Realiza balance general, estado de resultados, etc. Identifica las prdidas o ganancias. rea de contralora: Contabilidad general. Efecta contabilidad de costos. Realiza auditora interna.

Realiza presupuestos y estadsticas. Verifica las relaciones con entidades federativas(Declaraciones, impuestos, etc.) Realiza pagos de luz y agua. Cheques para el pago de nominas. Autoriza cheques para caja chica.

CONTROL CONCURRENTE:
Un sistema de control presupuestal debe: Incluir las principales reas de la empresa: ventas, produccin, inventarios, compras, etc. Coordinar las partes como un todo y armonizar entre si los distintos presupuestos. Detectar las causas que hayan originado variaciones y tomar las medidas necesarias para evitar que se repitan. Servir de gua en la planeacin de las operaciones financieras futuras. Ser un medio que ayude al dirigente a detectar las reas de dificultad. Por medio de datos reales y concretos, facilitar la toma de decisiones correspondientes. Estar acorde al tiempo establecido en el plan, as como adaptarse al mismo. Contribuir a lograr las metas de la organizacin.

CONTROL CONTABLE

Ninguna empresa, por pequea que sea, puede operar con xito si no cuenta con informacin verdica, oportuna y fidedigna acerca de la situacin del negocio y de los resultados obtenidos en un determinado periodo. Los informes contables se basan en la recopilacin eficiente de los datos financieros provenientes de la operacin de una empresa.

El

control

contable

debe:

Proporcionar informacin veraz y oportuna. Ser un instrumento que ayude a detectar las reas de dificultad. Orientar a la gerencia para determinar guas de accin, tomar decisiones y controlar las operaciones. Establecer las responsabilidades de los que intervienen en las operaciones. Detectar causas y orgenes, y no limitarse al registro de operaciones.

PROGRAMA

CONTROL DE RETROALIMENTACIN:
a. Asesorar al Sr. Director, Jefe Administrativo, Departamentos y Comisiones, en cualquier aspecto de ndole Financiero-Contable, dando cumplimiento a las disposiciones legales vigentes, que tengan relacin con la administracin e inversin de los recursos econmicos asignados b. Llevar los registros computacionales Financiero-Contables, informando al Sr. Director del avance de ejecucin presupuestaria, con la finalidad de proporcionar informacin para toma de decisiones.

c. Exigir y controlar que toda recepcin de recursos econmicos o pagos, se efecten


a travs del Departamento Finanzas.

d. Participar en el proceso de formulacin presupuestaria de la Academia y sus


Departamentos, de acuerdo a la planificacin Ministerial y a las instrucciones que se impartan sobre la materia.

e. Firmar los cheques y documentos de respaldo emitidos por las diferentes


contabilidades, en su condicin de cuentadante.

f.

Presentar para la aprobacin del Sr. Director, toda la documentacin relacionada con la administracin financiera del Departamento Finanzas.

g. Remitir Balances, Informes Mensuales y Rendiciones de Cuenta de las


Contabilidades, en las fechas dispuestas por la Direccin y otras Organizaciones.

Auditoria. La auditora contable tiene como funcin primordial dictaminar si la informacin financiera presenta fidedignamente la situacin de la empresa y si sus resultados son autnticos. Esta evaluacin se realiza con base en la revisin y examen detallado de todos los registros contables de la negociacin con el fin de verificar: La autenticidad de los hechos y fenmenos que presentan los estados financieros. Que los mtodos utilizados estn de acuerdo con los principios

de contabilidad generalmente aceptados, y que su aplicacin sea consistente.

CONTROL DE MERCADOTECNIA
CONTROL PRELIMINAR:
POLITICAS: Ser originales Ser identificables para los clientes Brindar una publicidad creativa y nica. Ser honestos con la publicidad. Al momento de hacer investigaciones, ser certeros con los resultados. Establecer precios accesibles

REGLAS: Mantener siempre el lugar de trabajo en buen estado (limpieza y orden). No plagiar ninguna publicidad competente. No engaar a los clientes No realizar publicidad con palabras ofendentes. Realizar los programas establecidos en tiempo y forma. Cumplir con los objetivos.

PROCEDIMIENTOS: PUBLICIDAD: 1.- Se crean detalladamente los posibles prototipos para los comerciales y anuncios, contando con el logotipo oficial y eslogan. 2.- Se seleccionan y se formulan los das y horarios en los que se transmitirn. 3.- Se buscan los diversos proveedores y se cotizan precios. 4.- Se seleccionan las determinadas compaas y se establece el horario de transmisin. 5.- Se realiza el contrato por determinado tiempo (das-meses). 6.- Se verifica el contrato se emplee en tiempo y forma. INVESTIGACION DE MERCADO: 1.- Se realizarn la primera y ltima semana de cada mes. 2.-Se crean encuestas para el pblico con preguntas fciles pero que nos muestren los resultados buscados. 3.- Se realizan las encuestas en lugares estratgicos 4.- Se analizan los resultados obtenidos. 5.- Se formulan las nuevas estrategias de ser necesario. PROPAGANDA Y PERIFONEO: 1.- Se selecciona una semana de cada mes. 2.- Se formulan estrategias para la propaganda y perifoneo 3.- Se realiza fuera del establecimiento.

CONTROL CONCURRENTE
PROGRAMA

HOJA DE EVALUCACION

CONTROL DE RETROALIMENTACION
Es un proceso frecuente Debe ser algo sistematizado (Es importante incluir la sesin de retroinformacin como parte formal de todo proceso. En proyectos cortos lo recomendable es hacerlo una vez terminados los mismos y en procesos de mayor duracin conviene programar varias sesiones) Se debe basar en hechos Debe ser oportuna Se hace con la intencin de ayudar, no castigar

CONTROL DE RECURSOS HUMANOS


CONTROL PRELIMINAR:
POLITICAS:
o o o o El cliente es primero. El cliente siempre tiene la razn. Siempre ayudar si hay disposicin. Las relaciones se permiten siempre y cuando no olviden que es un establecimiento de trabajo.

El trabajador puede ascender de puesto de acuerdo a su dedicacin y preparacin acadmica.

PROCEDIMIENTOS:
Se verifican las horas de entrada y salida de los trabajadores y empleados. Registrar el coteo semanal o quincenal de los trabajadores. Se administran que todos los trabajadores cuenten con las prestaciones que establece la Ley y dems que permitan alguna sancin por parte de las autoridades. Realizar las nminas a los trabajadores correspondientes. Registrar dichas acciones e informar al departamento de finanzas. Revisar, supervisar y solucionar problemas que se presenten entre los trabajadores durante el da. Se toman las medidas necesarias para trabajar correctamente ya sea la contratacin o despido de personal.

CONTROL CONCURRENTE:
PRESUPUESTO DE SUELDOS:

FORMATOS DE PARA CONTROLAR ACTIVIDADES:

FORMATO DE EVALUCACION:

CONTROL DE RETROALIMENTACION:
Es un proceso frecuente Debe ser algo sistematizado (Es importante incluir la sesin de retroinformacin como parte formal de todo proceso. En proyectos cortos lo recomendable es hacerlo una vez terminados los mismos y en procesos de mayor duracin conviene programar varias sesiones) Se debe basar en hechos El proceso ideal es cara a cara (Aunque ahora la tecnologa nos permite tener sesiones a distancia lo idneo es tener estas reuniones en persona para compartir la informacin mirando a la otra persona a los ojos) Debe ser oportuna Se hace con la intencin de ayudar, no castigar

CONTROL DE SEGURIDAD E HIGIENE


CONTROL PRELIMINAR:
POLTICAS: La limpieza es nuestra carta de presentacin. Preferimos la experiencia. Limpieza implica orden (lugar limpio- cosas ordenadas). Se deben informar de los materiales prximos a terminarse que se utilizan para la limpieza.

REGLAS: Siempre tener el lugar limpio y fresco. Usar siempre el equipo de trabajo completo y en buenas condiciones. No interferir en las actividades de los dems trabajadores (no limpiar en el lugar que estn ocupando).

PROCEDIMIENTO Al momento de entrada verificar si existe alguna anomala dentro de las instalaciones (Fugas de gas, cables, etc.). Comenzar con la limpieza en las reas ms importantes: Comedor o rea de consumo (piso, sillas y mesas),el rea de produccin (cocina), los sanitarios y

las dems partes establecimiento).

del

establecimiento(ventanas,

puertas,

frente

al

Proseguir con las reas faltantes. Toda la basura o desechos se separan y envuelven y llevan en bolsas al rea de la basura. Verificar la acumulacin de los cestos de basura constantemente.

CONTROL CONCURRENTE:

PRESUPUESTO DE HIGIENE Y SEGURIDAD


Utensilio o material Trapeador Escobas Cubetas Estropajos Jerga Jabn Gel anti bacterial Carasol Fabuloso Cestos de basura limpiadores Lavatrastos Limpiadores Extinguidores PRESUPUESTO TOTAL DEHIGIENE Y SEGURIDAD precio $60 $35 $35 $15 $15 $280 $250 $370 $380 $100 $35 $400 $50 $380 cantidad 3 4 3 5 4 1 1 1 1 6 50 1 3 5 total $180 $140 $105 $75 $60 $280 $250 $270 $380 $600 $1,750 $400 $150 $1,900 $6,540

CONTROL DE RETROALIMENTACIN:
Debe ser un proceso continuo Debe ser usado siempre (no se puede dejar que el personal labore en sin los materiales necesarios)

INSTITUTO TECNOLGICO DE ACAPULCO LICENCIATURA EN ADMINISTRACIN FUNCIN DE ADMINISTRACIN II UNIDAD 4 APLICACIN DEL CONTROL A LA EMPRESACOFFE KISS INTEGRANTES: LUCIA GUADALUPE GARCA CASTRO CITLALLY CASTILLO PREZ NAYELY ESPINOZA DE LA CRUZ CRISTY PAOLA GELACIO GALLARDO ELIZABETH TORRES VZQUEZ EVIDENCIA: 3 UNIDAD: 4 AULA: 202