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Coaching documental: un nuevo paradigma para la profesin

Empar uellar !le"andro# $ !. Mario %ato %uti&rre'#
*Universitat Politcnica de Valencia

Recibido el 19-09-2011 Aceptado en 30-09-2011

Resumen Esta ponencia resume y presenta un nuevo reto para la profesin del documentalista. Este reto consiste en hacerse un nombre dentro la gestin de la documentacin en las pequeas y medianas empresas, hablando su mismo lenguaje. Este tipo de organizacin no se puede permitir tener un documentalista o gestor de informacin a tiempo completo por eso se debe formar al personal para que puedan cubrir sus necesidades informativas y organizacionales. Se pretende definir las herramientas y habilidades que debe tener toda persona que se quiera dedicar a esta rama profesional. Es una traslacin de la formacin de usuarios dentro del mbito de las bibliotecas, aplicada al mundo de la empresa. Palabras clave ormacin, Salida !rofesional, Empresa, "suarios. Abstract #e try to e$plain a ne% challenge for the profession of librarian. &he challenge is give a name to be understood by small and medium enterprises, it is spea'ing their language. &his type of organization can not afford a librarian or an information manager full time so you should train staff so they can meet their needs and organizational information. #e define the tools and s'ills that are accorded to people %ho %ant to dedicate this occupational field. (s a translation of user training in the field of libraries, applied to the business %orld. Keywords &raining, !rofessional opportunities, Enterprise, "sers.

Introduccin )arias son las labores de las nuevas generaciones que nos vamos incorporando a este apasionante mundo de la bibliotecolog*a y la documentacin como la de ser un relevo generacional digno, la de aportar nuevas formas de actuacin y contribuir a la solucin de nuevos retos, todo ello para que esta profesin cumpla las e$pectativas que la sociedad siempre ha puesto en ella. + continuacin, vamos a presentar una evolucin natural de nuestra profesin, una nueva forma de adaptarse a los cambios tecnolgicos, as* como a la nueva cultura empresarial. ,on este art*culo se pretende dotar de un nuevo lenguaje a la profesin del gestor de informacin, para que la difusin de nuestras competencias sea ptima. ,on todo esto se quiere dar una nueva salida profesional a los nuevos titulados, as* como adaptar
CUELLAR ALEJANDRO, EMPAR; GATO GUTIRREZ, A. MARIO. Coaching docu !n"a#$ un nu!%o &a'adig a &a'a #a &'o(!)i*n+. En$ M,"odo) d! in(o' aci*n -MEI., II &oca, /o#. 0, n1, 2, 3453, &&. 6753. DOI$ h""&$88d9.doi.o'g854.666:8IIMEI37N37446453

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nuestra formacin acad-mica a los requisitos que quiere la sociedad en la que estamos inmersos. .esde siempre los profesionales de la documentacin hemos sido los encargados de entrenar y asesorar a la sociedad en su b/squeda de conocimiento. El coaching es, bsicamente, lo mismo, entrenar a una persona para que consiga una serie de metas. Esto es lo que siempre se ha hecho en los programas de formacin de usuarios. + lo largo del art*culo se ver que nuestra profesin ya tiene integrados muchos de los conceptos y habilidades que ha de tener un coach o entrenador. 0tra analog*a es la del entrenador de un deportista, siempre est a su lado asesorndolo para que llegue al m$imo de su potencial mediante su esfuerzo personal. Realidad social 1uestra labor desde siempre se ha desarrollado en unos +2,. muy definidos, el clsico +rchivos, 2ibliotecas y ,entros de .ocumentacin. Est clasificacin siempre ha encorsetado a los profesionales en unas determinadas reas. Siempre se han tenido unos roles bien definidos como son el de bibliotecario, el de servicio de referencia, el de formacin de usuarios. Esto es una carga muy fuerte que arrastra nuestra profesin ya que el mundo empresarial siempre ha encasillado en reas muy concretas a nuestros profesionales. !ara poder vender productos en el mundo empresarial hay que hablar su mismo lenguaje. !or eso debemos cambiar una serie de t-rminos que como profesionales slo debi-ramos usar dentro del mbito acad-mico. "no de esos t-rminos es el de 3formacin de usuarios3. 4uchas empresas de servicios s* que tienen claro qui-n es el usuario, pero para otro tipo de empresarios que no tienen como clientes a personas f*sicas, el concepto de usuario les resulta e$trao, suelen entender mejor el s*mil de cliente y proveedor. &ambi-n al usar la misma terminolog*a que las empresas conseguiremos una mayor visibilidad de nuestra labor, de lo que podemos ofrecer y por tanto tener ms posibilidades de ser contratados. En nuestro pa*s la mayor parte del tejido industrial y productivo est constituido por pequea y mediana empresa. "na de las peculiaridades de este tipo de organizaciones es que suelen tener menos de 566 trabajadores y con unas cadenas de mando muy pequeas. &ambi-n el propietario tiende a ser el responsable de comunicacin, delegando en alg/n administrativo la gestin de la documentacin. "na de las cosas que no se suele delegar es la pol*tica de comunicacin de la empresa. !iensan antes en psiclogos, periodistas e informticos para que lleven esa rea aunque lo ms habitual es que sea el propio empresario el que lleve a cabo esas tareas, negando cualquier posibilidad a la e$ternalizacin del servicio, es decir, negando una salida profesional. +qu* es donde entra el coach documental. 7a persona encargada de formar y

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asesorar a la organizacin tanto en sus tareas de gestin documental como en el desarrollo de sus pol*ticas respecto al mundo 8.6 que nos envuelve. +s*, el empresario sigue desarrollando la pol*tica de comunicacin de su empresa sin necesidad de e$ternalizar el servicio. Esto es lo mismo que llevar la formacin de usuarios y la alfabetizacin informacional al mundo de la empresa pero con un nombre que lo hace atractivo. Esto es bsico pues, como hemos dicho antes, e$iste un desfase entre nuestra terminolog*a y la empleada en el mundo de la empresa. 0tro de los problemas que tiene nuestra profesin es el intrusismo. .ebido a la baja visibilidad que tenemos fuera del mundo de la +dministracin !/blica, muchos colectivos afines como son informticos, psiclogos, periodistas y diseadores grficos se han atribuido funciones que son propias de nuestra profesin. Qu es el coaching? )isto todo esto vamos a definir lo que se entiende por coaching. El concepto proviene del verbo ingl-s coach 9entrenar: y se entrena para resolver las situaciones a las que nos enfrentamos. !or eso, el coach no ensea, sino que asiste al coachee 9entrenado: a lograr un aprendizaje por s* mismo. Esto ya nos recuerda a uno de los principios que ha de tener un buen servicio de referencia; asesorar sobre la informacin que se tiene que buscar. 0tra definicin ms acad-mica ser*a la de un proceso interactivo a trav-s del cual un coach 9entrenador: asiste al coachee 9cliente que recibe el coaching: a obtener lo mejor de s* mismo. El coach ayuda a la persona a alcanzar ciertos objetivos fijados, utilizando sus propios recursos y habilidades de la forma ms eficaz. Es una especie de consultor o mentor que permanece siempre disponible, que nos ayuda a modificar comportamientos y aptitudes< competencias y conductas. +unque hablamos de un concepto relativamente nuevo, se puede relacionar el coaching con la manera de pensar y actuar de filsofos de la +ntigua =recia como son Scrates y !latn. Sin embargo, es a principios de los aos noventa cuando se funda la primera escuela de formacin de coaches, en +m-rica. Esta disciplina es nueva y en Espaa no cuenta con estudios reglados, todo se deja en manos de empresas que acreditan mediante t*tulos propios la tenencia de dichas habilidades profesionales. !ero el coaching no slo est orientado al mundo empresarial, porque, seg/n las distintas escuelas e$istentes, permite el crecimiento tanto profesional como personal. 7a aplicacin se consigue a trav-s de un sistema de preguntas, que se realizan desde la aceptacin y no desde el juicio, y que descubre cules son los objetivos y cmo lograrlos. 4ejora la imagen que tenemos de nosotros mismos y profundiza de manera positiva en las relaciones interpersonales. El coaching puede definirse como >un espacio privado? entre el interlocutor y su

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coach. Sin interferir en su entorno, el coach consigue que el interlocutor identifique los aspectos problemticos de su gestin profesional y laboral. 7e ayuda a fortalecer su confianza, aumentando su poder de liderazgo y su capacidad comunicativa. @ lo que no es menos importante, consigue que el interlocutor realice un anlisis personal que le permita tomar las mejores decisiones. Se trata de una alianza entre el coach y su cliente. "n acuerdo entre dos partes en el que se establecen los objetivos que se necesitan alcanzar. Aequiere establecer un programa y una agenda de trabajo con fechas, horarios, etc. @ una evaluacin de resultados que el cliente va consiguiendo durante el proceso de coaching. 7a comunicacin debe ser clara y de absoluta confianza. Se trata de un proceso de feedback sobre las conductas observadas. "na definicin ms e$acta es la que presentan 4en-ndez y #orth 98668: autores del libro B+bre el melnC, definen el coaching como >una serie de t-cnicas y procesos que te ayudan a realizar mejor todo aquello que ya sabes hacer, potenciando todas las habilidades y capacidades y, al mismo tiempo, permite el aprendizaje de conceptos necesarios para llegar hasta donde desees.? Este libro es el que dio inicio a toda la filosof*a coach. El coaching requiere de cinco pasos bsicos; la observacin 9nuevos puntos de vista, anlisis de paradigmas, creencias y conductas:, la toma de conciencia 9refle$in sobre el poder de la eleccin y sus consecuencias:, la determinacin de los objetivos 9definir qu- es lo quiere lograrse:, la actuacin 9con la informacin ya reunida, el coachee debe actuar de una forma sostenida en el tiempo: y la medicin 9es necesario comprobar si el objetivo perseguido est cerca de las e$pectativas del coachee:. 4en-ndez y #orth 98668:, en su libro B+bre el melnC definen D fases, algunas coincidentes con las de 4ario .*az; rapport 9armon*a entre coach y coachee:, e$posicin, definir objetivos, observacin, feedback, compromiso, y la toma de decisiones. Son en estos /ltimos D puntos en los que nos vamos a basar para establecer las pautas de actuacin que debe tener un buen coach documental. De inicin de las reglas del coaching documental El coaching es una forma interactiva de ayudar a los dems 9personas, empresas, organizaciones:, a desarrollarse rpidamente con la finalidad de conseguir resultados ptimos, tanto en el campo 8.6 como en el de la gestin documental. Eay que tener en cuenta que se puede aplicar a todo el personal de la organizacin 9todo el mundo debe tener en cuenta que cada persona de la organizacin debe saber el verdadero valor de una buena gestin documental, tambi-n el valor de una buena pol*tica de comunicacin:. Es un profesional de la >escucha activa? y de la observacin. Estas son tambi-n cualidades que se le suponen a buen profesional de un servicio de referencia. Entre el coach y el coachee 9cliente: se crea un ambiente de confidencialidad. "n coach profesional ayuda al coachee a;

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.efinir objetivos. Elaborar estrategias. "tilizar sus recursos. &omar decisiones. Enfrentarse a situaciones dif*ciles. .esarrollar las actividades profesionales.

El contacto con el coach puede ser directo y a trav-s de la teleformacin, en la cual se emplean el tel-fono e (nternet entre otros materiales pedaggicos. +fortunadamente el dominio de las nuevas tecnolog*as no es algo ajeno a nuestra profesin. El coach es la persona donde se reflejan los contrasentidos del cliente, lo que le ofrece a -ste una forma diferente de comprender cmo se alinean su propia personalidad, sus roles, sus actos y sus resultados. 7as cualidades que debe tener una persona de nuestra formacin que quiera desarrollar su carrera profesional como coach documental se resumen en los siguientes puntos;
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.ebe tener empat*a y ser capaz de establecer un clima de tranquilidad con su cliente. - &ener buenas dotes de comunicacin, tanto para e$presar las ideas como para estructurar la transmisin de conocimiento de forma ptima, procurando que las emociones no influyan en ese proceso. - .ebe tener una mente abierta y capaz de preguntar y responder con rapidez, obteniendo as* mucha informacin valiosa.
!abla "# $abilidades del coach % uente& 'ennde( y )orth* +,,+$A.I/IDAD01 D0/ 23A2$ F 4etforas. F +rmon*a G rapport 9relacin: F 4antener la agenda del cliente. F +rticular lo que est pasando. F 4antenerse enfocado en el coaching. F +utomanejo de las emociones, del tiempo. F 2rainstorming 9tormenta de ideas, creatividad:. !aciencia. F !edir permiso. F ,laridad. F !reguntas poderosas 9preguntas abiertas; F ,onfidencialidad. cmo, qu-, cundo:. F ,rear confianza. F Aeconocer los resultados, ser consciente de F .esaf*o. ellos. F Escuchar. F Aeencuadre. F Establecer y planear metas. F Aesponsabilidad 9dar importancia a los loH F Estructura. gros obtenidos:. F ondo de la cuestin. F Silencio. F (mparcialidad. F Solicitar informacin. F (nter-s. F "so del lenguaje del cliente. F (nterrupciones con tacto, demostrando qu- es F )alidacin de los valores del cliente. importante. F )er desde una posicin de meta. F (ntuicin. F )isin del objetivo a alcanzar. F 7levar a cabo la accin. F )isualizar los problemas.

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,omo se puede observar un buen profesional de la gestin documental debe tener muchas de las cualidades que estn ah* e$puestas. Slo hay que pensar en las cualidades que debe reunir el personal que se encuentra en un servicio de referencia. + diferencia de un consultor o especialista, el coach no necesita tener conocimientos espec*ficos de temas referentes a la consultor*a o la psicolog*a. &ampoco debe tener e$periencia en el tema del que tratar con su cliente. S* debe estar convencido de que lo que ofrece es el mejor camino, de que su cliente ser capaz de conseguir sus objetivos. &odo lo dicho anteriormente se resume en la siguiente metodolog*a; el coaching utiliza las entrevistas para profundizar en la comunicacin interpersonal, los estilos de comportamiento, la capacidad de liderazgo y la toma de decisiones de su cliente. &odo ello mediante un dilogo privado basado en la confianza y la confidencialidad. 7as entrevistas se llevan a cabo mediante eHmail, conversaciones telefnicas, chat o presenciales. 7a frecuencia, los horarios y el lugar de dichas entrevistas se acuerdan entre coach e interlocutor. Es importante que el interlocutor est- dispuesto a ver las cosas con nuevas e$pectativas. + reconocer cules son sus errores, de modo que el coach pueda proporcionarle aquello que sea necesario para mejorar su situacin. 0ta4as del 4roceso de coaching I.H E$plicar el propsito y la importancia de lo que se est tratando de ensear. 8.H E$plicar los procesos. J.H 4ostrar a las personas los modos de realizacin y las t-cnicas que deben utilizar. K.H 0bservar mientras las personas practican el proceso. 5.H !roveer retroalimentacin inmediata y espec*fica, ya sea para corregir errores o para reforzar -$itos. L.H E$presar confianza en la habilidad de la persona para que tenga -$ito. D.H 7legar a acuerdos con las personas en relacin con acciones de seguimiento. Proceso de coaching 4ersonali(ado en siete eta4as + continuacin vamos a desarrollar la metodolog*a que debe llevar a cabo el coach ya sea para asesorar documentalmente a la empresa o para intentar que se lleven a cabo pol*ticas de comunicacin en el mundo 8.6. "#5 Ra44ort* armoni(acin o em4at6a& Es importante tener armon*a, eso es el rapport. Si el cliente no crea un buen ambiente con su coach, se aconseja que busque otro hasta encontrar aquel o aquella con quien se sienta ms a gusto. +#5 074osicin& + diferencia de la terapia yGo la consultor*a, en el coaching no es necesario profundizar en las ra*ces de un problema. El bloqueo, a veces, lo produce el hecho de querer

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saberlo todo. Simplemente, se habla de aquello que se quiere tratar, y del por qu- se necesita un coach. !ara ello, s* que es necesario tener voluntad para abrir la mente y andar el camino 9lo que nos recuerda un verso de +. 4achado; >se hace camino al andar?:. 8#5 De inir ob9etivos& El cliente debe marcar el camino por el que >andar? para conseguir sus objetivos. @ debe hacerlo en positivo, mencionando tan slo aquello que quiere alcanzar y no lo que no quiere. .ebe ser espec*fico. "na vez haya establecido la meta, debe ofrecer el m$imo de detalles de los componentes que se incluyen en su objetivo. El objetivo debe ser realista, concreto y cuantificable. Eay que definir los objetivos para hacer una programacin por etapas. .e este modo, seg/n avancemos por el camino marcado, iremos comprobando la etapa por la que nos vamos encontrando. El coach ayuda a su cliente a pensar, a establecer enlaces en el proceso de su vida. +ctuando como un catalizador de sus pensamientos. :#5 3bservacin& El coach ayudar a su cliente a considerar opciones que pudieran hab-rsele ocurrido antes, pero que no se atrevi a intentar. El cliente ir observando todo aquello que ocurra o sienta seg/n vaya avanzando. ;#5 <eedbac=& El coach ofrece a su cliente un feedback objetivo y positivo, a/n cuando su cliente sea subjetivo en su propio feedback, adems de negativo. Este punto es muy importante, porque es una forma de ver si se est entendiendo el mensaje y de efectuar comprobaciones durante el proceso. >#5 2om4romiso& .e nada le servir al cliente todo lo anteriormente e$puesto si no se compromete a realizar aquello que se establece durante el coaching. El cliente debe adquirir el compromiso de buscar y encontrar aquello que le frena durante su camino hacia la meta establecida, de este modo, lograr superar las barreras para seguir avanzando. ?#5 @!oma decisionesA &al y como hemos dicho antes, la toma decisiones es una competencia e$clusiva del cliente. +qu* podemos ofrecer un servicio de asesoramiento, como e$pertos que somos en materia documental y el mundo 8.6, de las iniciativas emprendidas. .e nada sirve el entrenamiento que hacemos con nuestro cliente, si -l mismo no se atreve a tomar las acciones para cambiar su situacin actual. 2onclusiones !or /ltimo queda definir el coach documental como ese profesional que se va a dedicar a asesorar empresas, particulares y trabajadores sobre los distintos retos que quieran adquirir en el mundo 8.6 o en el mbito de la gestin documental, siguiendo

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las normas que hemos presentado anteriormente. + modo de resumen el buen coach documental ser aquella persona que consiga que sus coachees alcancen sus objetivos profesionales, mediante una planificacin seria y un entrenamiento riguroso. Es decir, aplicamos el s*mil de ensear a pescar, en vez de dar el pescado a nuestros clientes para que consigan saciar su hambre. Esta nueva forma de ver nuestra profesin con respecto al mundo empresarial y las nuevas tecnolog*as tiene que ser una meta para que los nuevos profesionales consigan nuevos nichos de mercado donde desarrollar una carrera profesional, ya que los sitios clsicos estn saturados. ,omo se puede observar muchas de las competencias que se le piden a un coach van impl*citas en la formacin que recibimos en las universidades. Eay que abrir nuevas v*as para el desarrollo de nuestra profesin y la conquista de nuevas reas en las que ser /tiles a la sociedad. +dems si se consigue una mayor visibilidad, se combatir mejor el intrusismo y se consolidarn los campos profesionales en los que no estn bien definidas nuestras competencias. 7a e$istencia de formacin reglada, con titulaciones oficiales, se puede convertir en un punto a favor para poder incorporar a nuestro curr*culo profesional dichas habilidades. Esperamos que con lo dicho anteriormente se haya abierto una nueva forma de ver las distintas facetas de nuestra profesin aplicadas al mundo empresarial y que todo esto contribuya a una mayor visibilidad y comprensin por la sociedad de todos los beneficios que nuestra titulacin aporta. Re erencias bibliogrB icas +nzorena, 0. 9866M:, 4aestr*a !ersonal, El camino del 7iderazgo H "n modelo para la prctica del coaching y la facilitacin del .esarrollo !ersonal y 0rganizacional, 7ea, 2uenos +ires. Escribano, ,. 9INNN:, !sicolog*a para un nuevo estilo de mando, !irenaica, Oaragoza. lores, . 9INNK:, ,reando 0rganizaciones para el uturo, .olmen, 4adrid. 4en-ndez, P.7., #orth, ,h. 98668:, +bre el meln; cmo te puede ayudar el coaching o conseguir tus metas, +guilar, 4adrid. 0rtiz de Orate, 4. 986I6:, >!sicolog*a y ,oaching; marco general, las diferentes escuelas?, ,apital Eumano, 1o 8KJ.