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Plone en entornos gubernamentales

Roberto Allende
Menttes
rallendementtes. om
http://www.menttes. om
30 de julio de 2006
Resumen

Plone es un sistema de administra in de ontenido (CMS) que puede ser usado omo servidor de extranet intranet, sistema de publi a in de ontenidos, entorno de olabora in o groupware. En este trabajo se
presentaran las herramientas que provee, asos de uso en institu iones gubernamentales de distintos paises,
solu iones obtenidas on me anismos que ya posee y ejemplos de extensin a Plone.
Keywords:

egovernment, ms, ontent management system, administra in de expedientes y do umentos, administra in de re ursos, administra in de a tas, plone, zope, groupware.

1.

Introdu in
Este trabajo est basado en la experien ia obtenida omo oordinador de proye tos y desarrollador de portales

e intranets en menttes, donde se emplea Plone omo una apli a in pre-fabri ada que permite un ptimo nivel
de reusabilidad, logrando desarrollar omplejas herramientas en po os das. En parti ular est orientado a las
ne esidades que puede poseer una organiza in gubernamental en uanto a requerimientos y li en ias, dado que
todo el software que se muestra es libre.

1.1. Plone
Plone es un sistema de administra in de ontenidos open sour e. Est desarrollado on el lenguaje de
programa in Python sobre el servidor de apli a iones Zope. Plone ha sido diseado para ser extensible. Puede
ser empleado para onstruir portales, sitios webs orporativos, sitio de noti as, servidor de extranet o intranet,
sistema de publi a in y repositorio de do umentos, herramienta groupware, e- ommer e, et .[1

1.2. Content Management System


Un sistema de administra in de ontenido (CMS) es un programa para organizar y fa ilitar la rea in
de do umentos y otros ontenidos de forma olaborativa. Estos pueden ser usados para alma enar en un solo
repositorio manuales t ni os, guas de ventas, et . [2

1.3. Zope
Zope es un servidor de apli a iones web orientado a objetos, desarrollado en el lenguaje de programa in
python. Zope proviene de Z Obje t Publishing Environment .
Zope publi a en la web objetos Python, los uales persisten usualmente en una base de datos orientada a
objetos denominada ZODB. Objetos bsi os omo do umentos, imgenes, page templates, se e uentran disponibles para que el usuario los pueda rear y administrar va web. Objetos espe iales omo wikis, blogs, galera
de fotos son provistos omo agregados de ter eros, denominados produ tos.[3

1.4. Python
Python es un lenguaje de programa in interpretado. Creado por Guido van Rossum en 1990, Python posee
tipado dinmi o y manejo automti o de memoria. En esto es similar a Perl, Ruby, S heme, Smalltalk, y T l.
Python est desarrollado omo un proye to open-sour e por la organiza in sin nes de lu ro Python Software

Foundation y se en uentra disponible sin osto en el sitio del proye to,

www.python.org.

Python 2.4.3 fue

lanzado el 29 de Marzo del 2006.[4

2.

Partes de Plone
De fbri a, un sitio Plone posee:
Distintos tipos de ontenido
Herramientas para administra in de usuarios
Workows

Layouts y templates on look and feel predenidos y personalizables


Interfa e de administra in

Style sheets
Bus ador en tiempo real
Soporte multilenguaje
Polti as de seguridad
La pgina prin ipal de un sitio plone, por defe to, posee un en abezado, pie de pgina y un rea de ontenido
dividida en tres olumnas, izquierda, entro y dere ha.
El en abezado posee una imgen on un logo, links a pginas informativas sobre estndares, mapa del sitio
generado automti amente, un formualario de ont to y la herramienta de bsqueda dentro del sitio.
La olumna del entro ontiene distintos tipos de ontenidos, aqui es donde se on entra la mayor fun ionalidad de usuario para agregar, editar y visualizar ontenido.
El pie posee generalmete onos que proveen informa in sobre plone, los autores, estandares que umple,
et .

2.1. Contenidos
Algunos de los tipos de ontenidos provistos por Plone son:
Do umento: presenta informa in estti a al usuario. Es el tipo ms omn y es muy similar a la tpi a
pgina web.
Item de noti ia: Es un do umento que posee ampos espe iales, omo fe ha y que se muestra automti amente dentro del tab de noti ias del sitio.
Enla e: Es un link a un url, posee los ampos ttulo, des rip in y url, el ual puede ser un enla e interno
o externo.
Imgen: Imgenes que pueden estar en los formatos digitales, tales omo los ar hivos gif o jpg.
Eventos: Un evento a realizarse, omo reuniones, onferen ias, et .
Carpeta: Similar a las de un sistema de ar hvios, es de ir, una arpeta para guardar ontenido y proveer
un me anismo para organizar el mismo.
Ar hivo: permite alma enar ontenidos tales omo una pel ula, sonido, texto, hoja de l ulo, ar hivo
omprimido o ualquier otra osa que se quiera subir al sito plone.
Carpetas inteligentes (smartfolders): Similares a las arpetas pero se diferen ian porque en vez de permitir
alma enar ontenido dentro de ellas, muestran ontenidos resultantes de una bsqueda uyo riterio es
previamente dendo. [5

2.2. Portlets
Las olumnas izquierdas y dere has ontienen una serie de ajas que muestran informa in de forma dinmi a.
Estas ajas son denominadas portlets y poseen distintas fun ionalidades.
Algunos de los portlets que poseen un sitio plone son:
Calendario: El alendario muestra el almanaque del mes en urso. Generalmente resalta el da a tual y es
posible mostrar das en los uales hay eventos aso iados.
Eventos: Cuando un usuario rea un evento apare e reado en el portlet de eventos. El portlet de eventos
puede ongurarse para mostrar los n eventos prximos, dentro de un intervalo de tiempo, et .
Autenti a in: Si un usuario no se ha autenti ado apare e el portlet de autenti a in. Es un formulario que
ontiene dos ampos, usuario, otnrasea y link a otro formulario para el aso en que el usuario ne esita
rear una nueva uenta u olvido su ontrasea.
Navega in: muestra un rbol al estilo dire torio de sistema de ar hivos on las se iones dentro del sitio.
Cuando se ha e li k en una arpeta muestra los ontenidos que ontiene.
Noti ias: Similar al portlet de eventos, muestra las noti ias que umplen on un riterio dado.[6
Los portlets pueden personalizarse e in luso es posible rear nuevos portlets.

2.3. A esibilidad de ontenido


Cada usuario que navega dentro de un sitio plone puede a eder a un ontenido dado, dependiendo del rol del
usuario y el estado del ontenido. El ontenido posee uno de los estados previamente denido en un workow.

2.3.1.

Roles de usuarios plone

Existen dos tipos de roles en plone, global y lo al. Un rol global tiene efe to en todo un sitio Plone, mientras
que uno lo al abar a iertas arpetas. Cada usuario pose al menos un rol: el rol standar de miembro, aunque
los usuarios pueden tener mas un rol.

2.3.2.

El rol Manager

Es el rol mas alto que puede lograr un usuario y es un rol global. Tiene los mas altos privilegios dentro de
Plone y puede realizar tareas tales omo:
Agregar y modi ar usuarios
Asingar o quitar roles lo ales a usuarios
Publi ar, re hazar o modi ar todo los ontenidos
Modi ar templates y otros elementos de la instala in de Plone.

2.3.3.

El rol miembro

Uno de los elementos estandard que provee plone es la fa ilidad para subs ribirse a un sitio plone. Dado
que los sitios Plone estn orientados a omunidad, uando alguien se une a un sitio plone, el nuevo usuario
posee el rol miembro. Un miembro, posee su propio espa io dentro de Plone, donde se pueden rear, modi ar
y mantener los ontenidos propios.
Un manager puede promover usuarios on roles miembro simples a niveles adi ionales.

2.4. Workow
Un workow provee una forma lgi a de administrar ontenido dentro de un sitio Plone. Ini ialmente se
poseen dos workows, el workow por defe to y el workow de arpetas.
El workow por defe to estable e los estados y transi iones para ada tipo de ontenido ex epto las arpetas
que poseen su propio workow.
Un estado es la informa in sobre un tipo de ontenido en un momento en parti ular. Ejemplo de estados
son pbli o, privado, pendiente y borrador. Una transi in es una a in que ambia el estado.

Figura 1: Estados y transis iones de un workow

Workow y roles limitan la visibilidad de un ontenido a lo largo de la vida del mismo, por ejemplo:
Un miembro agrega ontenido en su espa io de trabajo. Tal usuario es el dueo del ontenido.
Otro miembro que posee el rol de reviewer de ontenido en esta arpeta parti ular revisa el ontenido,
omo lo sugiere el nombre.
El reviewer publi a el ontenido, y se vuelve visible para todos.
En detalle los estados tienen el siguiente signi ado:
Privado: ontenido en este estado es a esible solamente por el dueo. Este ontenido es removido del

ndi e de bsqueda para que no aparez a a identalmente omo resultado de bsquedas.


Retra t: Cuando el reviewer de ide no publi ar y mantener un ontenido en onsidera in. En este aso,

se impide la publi a in y queda visible para su dueo.


Reje t: El reviewer re haza el ontenido para ser publi ado y queda visible solo para su dueo. [6

Des riptos los elementos mas importantes que posee por defe to un sitio Plone, se veran distintos usos de
estos integrados a otros produ tos o extendidos para lograr solu iones ompletas.

3.

Plone omo Portal

3.1. Des rip in del problema


Posser una herramienta para publi ar informa in en internet on a eso pbli o y/o restringido. Maximizar
reusabilidad, dessarrollando sobre una apli a in web pre-fabri ada. Soporte de distintos tipos de ontenido.

3.2. Solu in: Plone


Un sitio Plone por defe to provee todos los me anismos ne esarios para satisfa er estos requerimientos. En
este tipo de asos emplear Plone requiere:
Reuso de los tipos de ontenidos provistos por Plone
Reuso y ongura in de me anismos de seguridad y visibilidad. Crear usuarios y ongurar sus roles.

Personaliza iones de look and feel, editando las hojas de estilo y templates provistos por Plone.
En aso que sean ne esarios nuevas fun ionalidades o tipos de ontenidos espe iales, puede requerir:
Evaluar y reusar produ tos de ter ero
Desarrollar produ tos propios
Las tareas pueden demandar mas o menor esfuerzo dependiendo de la omplejidad de lo que se desea desarrollar.

3.3. Ejemplos
3.3.1.

En

Portal Cmara de Diputados de Brasil

http://www. amara.gov.br

se puede a eder al portal o ial de la Camara de Diputados de Brasil.

Esta implementado en Plone y es un portal institu ional que soporta tres idiomas, espaol, ingls y portugus.
El propsito del portal es

rear un entorno integrado, que optimi e la imgen de la institu in, organi e su

ono miento-base y provea servi ios a todos sus iudadanos

[7. Para ello est organizado en se iones. Estas

son:
Informa in institu ional
Historia del organismo, informa in sobre el edi io, agenda ultural, miembros de la Cmara, Partidos
Polti os que la integran, des rip in del fun ionamiento del organismo, mo se ha en las leyes, lista de
miembros de las autoridades de ada dire in y se retara, urri ulum de ada una de las autoridades,
et .
Agenda de la Cmara
Orden del da de ada omisin, sesiones ordinarias.
Transparen ia
Agenda de viajes de los diputados dentro y fuera del pas, lista de ontratos y li ita iones elebradas por
la mara, administra in del presupuesto in luyendo planillas de gastos.
Proye tos de Ley y otras propuestas
Bus ador de proye tos de ley y otras propuestas, texto ompleto de proye tos de ley en formato pdf,
informa in sobre ada proye to in luyendo autor, estado a tual, des rip in, historial de la propuesta,
et .
Comisiones
Lista de omisiones permanentes, temporales, ordenes del da, a tas, audio de reuniones.
Bibliote a
Bibliote a digital de la mara, a eso de texto ompleto a estudios sobre Brasil. Estos ompreneden temti as omo administra in pbli a, polti a agrarias y alimenti ias, ien ias polti as, polti as te nolgi a,
dere ho ivil, pro esal, familiar, et .
Con ursos y li ita iones
Lista de on ursos para ubrir argos en la mara, plataforma de ompra ele trni a.
El sitio adems integra ontenidos implementados on otras apli a iones omo por ejemplo, elementos multimedia on audio y video de las sesiones.

3.3.2.

Otros sitios gubernamentales de Brasil

Estos sitios tambin son implementados en Plone:


Ministrio do Desenvolvimento So ial

http://www.mds.gov.br

Pro uradoria da Repbli a no Distrito Federal

http://www.prdf.mpf.gov.br

Portal do Comit T ni o de Implementa o de Software Livre no Governo Federal.

https://www.softwarelivre.gov.br

3.3.3.

CommunesPlone

La Union de Villas y Comunas de Valonia, sur de Blgi a, auspi ian el proye to CommunesPlone. El proye to
tiene omo objetivo lograr independen ia de proveedores de servi ios IT, desarrollando ellos mismo y de forma
ooperativa, apli a iones y websites para uso propio y de sus iudadanos.
El proye to reusa Zope/Plone y lo extiende generando herramientas tales omo un mdulo de administra in
de do umentos para Internet, un dire torio de nego ios y sitios omunales tales omo:
Sambreville

http://www.sambreville.be
Senee

http://www.seneffe.be
Anderlues

http://www.anderlues.be
En este momento se estn desarrollando otras herramientas in luyendo un mdulo de erti a in.

3.3.4.

Otros sitios

Esta es una breve lista de portales lo alizados de diferentes organiza iones gubernamentales lo alizadas en
otros pases :
Ciudad de Berna

http://www.bern. h
State Pro urement O e - O ial Site for the State of Hawaii

http://www.hawaii.gov/spo

Programa e-government in New Zealand

http://www.e.govt.nz

The Earth S ien e Data Systems Standards Pro ess - NASA

http://spg.gsf .nasa.gov

Asia-Pa i Development Information Programme - ONU

http://apollo.apdip.net/egov-init

Ministry of Women's Aairs - New Zealand

http://www.mwa.govt.nz/

4.

Plone omo extranet e intranet

4.1. Des rip in del problema


En esta se in se emplean los trminos extranet e intranet para des ribir los depsitos entrales de datos
ompartidos, desarrollados para ser a esibles va Internet solamente a miembros autorizados de distintos grupos
de trabajo. Adems una extranet puede ontener pequeas apli a iones para administrar iertos datos pre isos.
A modo de ejemplo, trataremos aspe tos ne esarios para desarrollar la extranet de una pequea organiza in
gubernamental que posee tres reas, A, B y C. Cada una de ellas est ompuesta por un nmero distintos
miembros. La extranet debe poseer:
Un repositorio de do umenta in para ada rea
Una apli a in para manejo de expedientes
Una apli a in para administra in de a tas
En lo que a seguridad se reere, se desea que toda la extranet tenga a eso restringido, de modo que solamente
los miembros de ada rea puedan a eder a la informa in que posee el sitio. Adems, en el repositorio de
do umenta in, ada rea debe poseer una se in que es a esible solo para miembros del rea y otra que es
a esible por los miembros de ualquier rea. El manejo de expedientes y la adminsitra in de a tas debe ser
visible para ualquier miembro de la organiza in.

4.2. Solu in: Plone y produ tos de ter eros


Empleando el tipo de ontenidos arpetas se puede dar la extru tura ne esaria al sitio.

Figura 2: Navega in de una extranet modelo

Una vez reada la estru tura, se debe pro eder a denir usuarios y niveles de a esos. Como se vio anteriormente Plone ya provee herramientas para manejos de usuarios, roles, grupos y priva idad. En aso de que estos
no sean su ientes existen produ tos de ter eros omo TeamSpa e que agrega fun ionalidades, tales omo tipos
de ontenido para organizar usuarios y restringir a esos. Creados estos, los usuarios emplearn tipos de ontidos
estandares de Plone en la arpeta repositorio de do umentos. Para administrar expedientes se puede emplear
un issue tra ker omo Poi y en el aso de las administra in de a tas el produ to ollege de CommunesPlone.

4.2.1.

TeamSpa e

El produ to TeamSpa e es parte de una herramienta de desarrollador que permite representar la estru tura
de una organiza in usando Plone, agrupando y dando privilegios a determinados usuarios. Para ello emplea
tipos de ontenidos, algunos de ellos uales son:
Team
representa un equipo, departamento o, grupo de trabajo, et .
TeamMembership
representa una persona involu rada dentro de un Team de TeamSpa e
TeamSpa e
Un folder donde un miembro de un equipo (team) posee privilegios para rear y administrar ontenido.
Este se usa omo un espa io de trabajo para olabora in el ual puede ser visible para el pbli o o
a esible para los miembros del Team.
Dado un Team, un miembro puede estar a tivo o ina tivo, y pueden poseer distintos roles, por lo tanto
privilegios, dentro del espa io de trabajo de un Team.

4.2.2.

Poi

Poi es un Administrador de issues (asuntos) para Plone. Dentro de un equipo de desarrollo de software,
un issue tra ker permite a sus miembros ha er seguimiento de grandes y pequeas tareas, pedidos, mejoras y
ualquier osa que ir ula dentro de un proye to open sour e, generalmente. Un issue tra ker es una herramienta
para administrar issues. Esto es, onsultar listar issues, ver estado (abierto, resuelto, an elado), agregar y
modi arlos.
La pgina prin ipal de Poi permite navegar los issues por estado, rea, entre otros. Ha er bsquedas de
issues. Cargar nuevos issues.
Cuando se arga un nuevo issue, se deben ompletar ampos omo ttulo, des rip in, rea, responsable y
op ionalmente se pueden agregar ar hivos, et .
Una vez argado un issue, se lo puede aprobar o re hazar. Do umentar ambios, agregar nuevos ar hivos,
ambiar el responsable y una vez resuelto, se ambia el estado a errado.

Op ionalmente se puede habilitar noti a in por mail, de modo que los ambios en los issues pueden ser
reportados en una lista de orreos. Esto es espe ialmente til para mantener al tanto a todo un equipo de
trabajo sobre la evolu in de un proye to.
La ongura in de Poi para el ejemplo de la organiza in gubarnamental solo requiere denir las tres reas,
en el momento de rea in del issue tra ker, y la ongura in de la lista de orreos.

4.2.3.

College

El produ to provee un onjunto de tipos de ontenido para administra in de es uelas. Uno de ellos es para
el manejo de ordenes del da orientadas a asambleas. La orden del da permite gestionar la omposi in de
la asamblea, deniendo una agenda de temas a tratar y a medida que estos son tratados, se do umentan los
ambios.
Una vez nalizada la asamblea se puede imprimir el a ta on toda la agenda y resolu iones de ada punto
que la omponen, dado que el produ to posee un generador de do umentos PDF que genera una a ta de la
reunin f ilmente imprimible.
Instalar ollege impli a el agregado de nuevos tipos de ontenidos. Luego, uando se desea agregar una
agenda, solo se debe ir a la arpeta reada para alma enar estos ontenidos y los usuarios pro edern omo de
forma similar a otro ontenido de ontenido plone.

5.

Agrade imientos
Este trabajo no hubiera sido posible sin la olabora in y pa ien ia de Mar elo Baldi del proye to Proposi in

para el uso de Te nologas Abiertas en el Estado, Federi o Heinz de FSFLA, Pablo Ambrosio y Emanuel Sartor
de menttes, Paul Everitt y en espe ial a Xavier Heymans ambos miembros de Zea Partners.

6.

Referen ias:

1. Plone ( ontent management system)


Wikipedia -

http://en.wikipedia.org/wiki/Plone_( ontent_management_system)

2. Content management system


Wikipedia 3. Zope
Wikipedia -

http://en.wikipedia.org/wiki/Content_management_system

http://en.wikipedia.org/wiki/Zope

4. Python programming language


Wikipedia -

http://en.wikipedia.org/wiki/Python_programming_language

5. Using topi s and Smart Folders


Peter Shute - Plone.org -

http://plone.org/do umentation/how-to/using-topi s

6. Plone Fast Tra k: The Basi s of Building a Content Management System with Plone
Julie C Meloni - Sams 2005
7. CommunesPlone proje t Walloon Communes jointly opt for Open Sour e Software
IDABC - Open Sour e Observatory -

http://e .europa.eu/idab /en/do ument/5617/469

8. Knowledge Management in the Brazilian Parliament: The Role of the Centre for Do umentation and
Information
Ana Lgia Mendes, Andra Perna y L ia Regina Pires Soares, Brazil.

http://sdi.b n. l/ifla_es/Do umentos/FINALPaperVers_343o_Ing.pdf

9. The denitive Guide of Plone


Andy M Kay - Apress 2004
10. CommunesPlone Proje t

http://www. ommunesplone.be/
svn. ommunesplone.be
a

11. CommunesPlone: quand des ommunes font avan er leur informatique dans la m me dire tion

http://www.uv w.be/arti les/3,325,39,39,1296.htm


8

12. Extranet
Wikipedia -

http://en.wikipedia.org/wiki/Extranet

13. Collaboration With Ar hetypes


Rob Miller - Plone Conferen e 2004
14. Samplex: A Sample Extranet
Rob Miller - Plone Symposium 2005

15. Why Plone? An Intranet Point of View


Alexander Limi - Plone.org -

http://plone.org/about/old/arti les/plone-intranet

16. Issue tra king system


Wikipedia -

http://en.wikipedia.org/wiki/Issue_tra king_system

17. Proye to Proposi in para el uso de Te nolog as Abiertas en el Estado

http://www.proposi ion.org.ar