COLOMBIA GuiaModernizacionEntidades

Departamento Administrativo de la Funcin Pblica
Direccin de Desarrollo Organizacional

Gua de Modernizacin
de Entidades Pblicas
Gua Metodolgica de Modernizacin Institucional
en los Organismos y Entidades de la Administracin Pblica
Escuela Superior
de Administracin Pblica
Honorio Miguel Henrquez Pinedo
Director Nacional
Mara Magdalena Forero Moreno
Subdirectora de Alto Gobierno
Carlos Roberto Cubides Olarte
Subdirector Acadmico
Luz Amparo Gonzlez Agudelo
Subdirectora
de Proyeccin Institucional
Mauricio Villalobos Rodrguez
Subdirector Administrativo
y Financiero
dgar Sierra Cardozo
Secretario General
Jaime Antonio Quiceno Guerrero
Decano Facultad de Pregrado
Zoraida Celis Carrillo
Decana Facultad de Postgrado
Rubn Dario Caldern Jaramillo
Jefe Oficina Asesora Jurdica
Germn Insuasty Mora
Jefe Oficina Asesora de Planeacin
Andrea Villada Aristizbal
Jefe Oficina Asesora de Sistemas
Salima Miserque Salomn
Jefe de Control Interno
Departamento Administrativo
de la Funcin Pblica
Fernando Grillo Rubiano
Director
Carla Liliana Henao Carmona
Subdirectora
Alberto Medina Aguilar
Director de Empleo Pblico
Elber Elicer Rojas Mndez
Director de Desarrollo
Organizacional
Mara del Pilar Arango Viana
Directora de Control Interno
y Racionalizacin de Trmites
Claudia Patricia Hernndez Len
Directora Jurdica
Celmira Frasser Acevedo
Jefe Oficina Asesora
de Planeacin
Juan Manuel Corts Gaona
Jefe Oficina de Control Interno
Julio Csar Baracaldo
Jefe Oficina de Sistemas
Bogot, D.C., Octubre de 2007
Revisin de Textos ESAP
Mara Juliana Ramrez Zea
Ivn Roberto Santoyo Pinzn
Coordinacin Tcnica DAFP
lbert Elicer Rojas Mndez
Jos Fernando Berro Berro
Edelmira Rodrguez Santos
Andrea Pardo Fonseca
Equipo de Trabajo
Sandra Milena Rodrguez Pretelt
Yineth Vargas Bautista
Edelmira Rodrguez Santos
Mara Lucrecia Ospina Montoya
Jos Fernando Berro Berro
Alberto Fredy Surez Castaeda
Jaime Orlando Delgado Gordillo
Oswaldo Alberto Galeano Carvajal
Diseo y Diagramacin
Gabriela Osorio Valderrama
rea de Comunicaciones - DAFP
Impresin
Imprenta Nacional de Colombia
Octubre de 2007
CONTENIDO
PRESENTACIN DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
DE LA FUNCIN PBLICA - DAFP ........................................................................ 9
PRESENTACIN ESCUELA SUPERIOR DE
ADMINISTRACION PBLICA - ESAP.................................................................... 11
INTRODUCCIN ................................................................................................... 13
MODERNIZACIN INSTITUCIONAL EN LOS ORGANISMOS
Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIN PBLICA ........................................... 15
ESTUDIO TCNICO.............................................................................................. 17
1. RESEA HISTORICA .................................................................................... 19
2. MARCO LEGAL ............................................................................................. 19
3. ANALISIS EXTERNO .................................................................................... 20
3.1 Entorno Poltico. ............................................................................................. 21
3.2 Entorno Econmico. ....................................................................................... 21
3.3 Entorno Social. ............................................................................................... 22
3.4 Entorno Tecnolgico. ..................................................................................... 22
4. ANLISIS FINANCIERO................................................................................ 23
5. ANLISIS INTERNO...................................................................................... 24
5.1 Identificacin y Anlisis de los Objetivos y Funciones Generales. ................ 24
Ejemplo de Entidad del Orden Nacional ........................................................ 25
Ejemplo de Entidad del orden Territorial ........................................................ 26
5.2 Misin. ............................................................................................................ 27
Ejemplo de Misin en el Orden Nacional ....................................................... 27
Ejemplo de Misin en el Orden Territorial ...................................................... 27
5.3 Visin ............................................................................................................. 28
Ejemplo de Visin en el Orden Nacional ....................................................... 28
Ejemplo de Visin en el Orden Territorial ...................................................... 28
5.4 Identificacin del Mapa de Procesos o Cadena de Valor .............................. 29
Metodologas para la Revisin y Anlisis de Procesos ................................. 30
5.5 Productos y/o Servicios ................................................................................. 33
5.6 Usuarios o Clientes ........................................................................................ 34
5.7 Evaluacin de la Prestacin de Servicios. ..................................................... 37
Anlisis de los Niveles de Desempeo.......................................................... 37
Ajuste de los Estndares a los Requerimientos ............................................ 37
5.8 Estatutos Internos (nicamente para Entidades Descentralizadas) ............. 37
5.9 Estructura....................................................................................................... 38
Formas de Estructura u Organizacin Interna de una Institucin ................. 38
Formas Organizacionales. ............................................................................. 39
Gua de Nodernzacon
de Entdades Pubcas
Departamento Admnstratvo de a luncon Pubca
Gua de Nodernzacon
de Entdades Pubcas
Estructura Funcional. ..................................................................................... 39
Estructura Matricial o por Proyectos. ............................................................. 40
Estructura Territorial o Geogrfica Desconcentracin. ............................... 40
Estructura por Unidades Estratgicas de Negocios. ..................................... 41
6. EVALUACIN DE LAS FUNCIONES, PERFILES
Y CARGAS DE TRABAJO............................................................................. 44
6.1. Evaluacin de las Funciones ......................................................................... 44
6.2 Perfiles y Cargas de Trabajo. ........................................................................ 44
6.3 Otras Tcnicas para Medicin de Tiempos de los Trabajos. ......................... 61
Clculo de Tiempos sobre la base de Tablas de Movimientos,
Estndares o Tiempos Normalizados. ........................................................... 61
Mtodo de la Filmacin de los Trabajos ........................................................ 61
Mtodo del Muestreo del Trabajo .................................................................. 61
Mtodo del Autopunteo del Trabajo. .............................................................. 62
7. PLANTA DE PERSONAL. .............................................................................. 62
7.1 Sistema de Nomenclatura y Clasificacin de Empleos ................................. 64
Ejemplo de Nomenclatura de Empleos en el Orden Nacional ...................... 66
Ejemplo de Nomenclatura de Empleos en el Orden Territorial ...................... 66
7.2. Determinacin de la Planta de Personal ....................................................... 66
Ejemplo de Planta de Personal en el Orden Nacional .................................. 68
Ejemplo de Planta de Personal en el Orden Territorial .................................. 69
7.3 Viabilidad o Disponibilidad Presupuestal. ...................................................... 69
7.4 Acto Administrativo de Modificacin de Planta. ............................................. 70
8. MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES
Y COMPETENCIAS LABORALES ................................................................ 72
8.1 Competencias Laborales ............................................................................... 72
8.2 Metodologa para Ajustar o Establecer los Manuales
Especficos de Funciones y de Competencias Laborales ............................. 73
ESCISIN O FUSIN DE ENTIDADES PBLICAS............................................. 83
Escisin de Entidades u Organismos .................................................................... 83
Fusin de Entidades u Organismos....................................................................... 84
ANEXO 1 Ejemplo de Resolucin para la Conformacin
del Grupo de Trabajo ......................................................................... 87
ANEXO 2 Herramientas Organizacionales para la Elaboracin
del Estudio Tcnico ........................................................................... 89
ANEXO 3 Normatividad para Instituciones del Orden Nacional y Territorial ........... 92
ANEXO 4 Modelo para Conformar y Organizar
Grupos Internos de Trabajo............................................................. 103
ANEXO 5 Cuadro Comparativo de Cargos y Costos por Nivel ....................... 105
Gua de Nodernzacon
de Entdades Pubcas
; Departamento Admnstratvo de a luncon Pubca
ANEXO 6 Modelo de Resolucin de Incorporacin ......................................... 109
ANEXO 7 Modelo de Acta de Posesin - Encargo ........................................... 110
ANEXO 8 Modelo de Acta de Posesin - Incorporacin................................... 111
ANEXO 9 Modelo de Resolucin para Distribucin de Empleos...................... 112
ANEXO 10 Modelo de Contenido de un Estatuto Interno
Entidad Descentralizada Nacional ................................................... 113
ANEXO 11 Modelo de Contenido de un Estatuto Interno
Entidad Descentralizada Territorial .................................................. 123
ANEXO 12 Modelo de Acto Administrativo de Estructura para una
Entidad Nacional del Sector Central ............................................... 133
ANEXO 13 Modelo de Acto Administrativo de Estructura para una
Entidad Nacional del Sector Descentralizado ................................. 139
ANEXO 14 Modelo de Acto Administrativo de Estructura en el
Orden Territorial Sector Central ....................................................... 147
ANEXO 15 Modelo de Decreto de Aprobacin de Estructura para
una Entidad Territorial del Sector Descentralizado ......................... 156
ANEXO 16 Modelo de Acto Administrativo de Planta de Personal
en el Orden Nacional ....................................................................... 159
ANEXO 17 Modelo de Acto Administrativo de Planta de Personal
en el Orden Territorial ...................................................................... 165
ANEXO 18 Modelo de Acto Administrativo de Planta de Personal de
una Empresa Industrial y Comercial o similar
en el Orden Territorial ...................................................................... 169
ANEXO 19 Modelo de Acto Administrativo
de Escisin del Orden Nacional ...................................................... 171
ANEXO 20 Modelo de Acto Administrativo
de Escisin del Orden Territorial ..................................................... 180
ANEXO 21 Modelo de Acto Administrativo de Fusin de Entidades ................. 181
ANEXO 22 Modelo de Acto Administrativo Manual Especfico
de Funciones y de Competencias Laborales .................................. 186
ANEXO 23 Competencias para la Creacin y Organizacin
de Corporaciones Pblicas, Organismos y Entidades
del Orden Nacional .......................................................................... 196
ANEXO 24 Competencias para la Organizacin de las Entidades
Rama Ejecutiva del Poder Pblico - Nivel Departamental .............. 202
ANEXO 25 Competencias para la Organizacin de las Entidades
Rama Ejecutiva del Poder Pblico - Nivel Municipal ...................... 203
Glosario de Trminos........................................................................................... 205
Bibliografa ......................................................................................................... 207
PRESENTACIN
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIN PBLICA
El Gobierno Nacional, a travs del Departamento Administrativo de la Funcin Pbli-
ca, ha orientado sus acciones a satisfacer las necesidades de la comunidad, y conse-
cuente con este propsito ha emprendido acciones de acercamiento institucional a
efectos de acompaar el desarrollo de modernizacin de las instituciones pblicas
territoriales.
El fin primordial de estos procesos de modernizacin de las organizaciones no es otra
que la de mejorar el desempeo de las entidades pblicas, de nivel nacional y territorial,
teniendo en cuenta los planes de desarrollo tanto del orden nacional, como departamen-
tal y municipal, para lo cual se hace necesario la elaboracin de un estudio tcnico me-
diante el cual las instituciones pblicas proyectan el cumplimento de las polticas, objeti-
vos y misin, en busca de mejores prcticas que permitan reformar y mejorar la presta-
cin de sus servicios.
Para lograr este objetivo, y pensando que prximamente llegarn nuevos gobernan-
tes a administrar y dirigir los destinos de las diferentes entidades pblicas territoriales,
es primordial fortalecer la orientacin y consolidacin de la institucionalidad pblica
como agente directo de mejoramiento de las condiciones de vida de los ciudadanos
que da a da demandan mayores y mejores servicios, por lo tanto el Departamento
Administrativo de la Funcin Pblica ha diseado y actualizado La Gua de Moderni-
zacin Institucional en los Organismos y Entidades de la Administracin Pbli-
ca, como una herramienta para facilitar la gestin de elaboracin de procesos de
reestructuracin institucional, la cual le permitir proponer reformas, mejoras y ajustes
a los cambios estructurales; a lograr adecuadas plantas de personal; a modernizar los
manuales especficos de funciones y de competencias laborales que permitan vincu-
Gua de Nodernzacon
de Entdades Pubcas
, Departamento Admnstratvo de a luncon Pubca
Gua de Nodernzacon
de Entdades Pubcas
+o Departamento Admnstratvo de a luncon Pubca
lar funcionarios capaces e idneos para el cumplimiento de sus planes, programas y
proyectos y dotarlas de los dems elementos bsicos de la administracin pblica.
Este instrumento que el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica ofrece a
todas las instituciones pblicas nacionales y territoriales constituye un desarrollo adi-
cional a los esfuerzos que hemos venido estructurando y divulgando, fieles al propsi-
to supremo de dar cumplimiento al precepto de alcanzar una administracin pblica
eficiente, oportuna, de calidad y orientada al ciudadano.
FERNANDO GRILLO RUBIANO
Director
Departamento Administrativo de la Funcin Pblica - DAFP
Gua de Nodernzacon
de Entdades Pubcas
++ Departamento Admnstratvo de a luncon Pubca
PRESENTACIN
ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIN PBLICA
La Modernizacin Institucional ha constituido y constituir siempre, dada la dinmica
que debe darse de manera continua en los organismos y entidades de la Administra-
cin Pblica, una permanente como vital preocupacin, toda vez que es necesaria su
correspondencia con las mltiples exigencias del mundo actual, circunstancia que
impone el sealamiento de criterios y derroteros como instrumentos posibles que ga-
ranticen la gil y eficiente realizacin de sus fines y tareas, al tiempo de reafirmar en la
ciudadana y comunidad fe y confianza hacia sus instituciones en concepto y cons-
tructo de participacin democrtica.
Todo esto explica, entonces, la razn de ser de la nueva normatividad constitucional
cuando en distintos preceptos establece claros y precisos derroteros y principios filo-
sficos en relacin con la funcin administrativa, los fines y propsitos del Estado, el
desarrollo de sus tareas y la evaluacin y control de la gestin pblica.
Una deficiente administracin no se subsana suprimiendo entidades pblicas o redu-
cindolas, sino nutrindola con elementos, tcnicas y procedimientos administrativos de
orden gerencial, determinados por probados y comprobados resultados, camino a lograr
una modernizacin institucional en sus correspondientes organismos y entidades, requi-
rindose para lo cual de procesos donde se enmarque sistematizacin, flexibilidad, equi-
librio, idoneidad y verificacin, entre otros muchos, siendo necesaria su estructuracin
en forma exacta, veraz y oportuna, de manera tal que facilite una gil disposicin de la
informacin necesaria para los propsitos que se requieran.
Demanda toda Modernizacin Institucional, en razn de lo que la misma importa y
entre varias muchas consideraciones, objeto, descripcin, estrategia, apoyo a su
Gua de Nodernzacon
de Entdades Pubcas
+ Departamento Admnstratvo de a luncon Pubca
desempeo, capacitacin, estudio de costos, financiamiento, ejecucin e informes, en
direccin a su permanente y continua evaluacin, elementos sustanciales para garan-
tizar su adecuada implementacin respecto de lo que se pretende y necesita en aten-
cin al mejoramiento continuo que debe darse y estar presente en los distintos orga-
nismos y entidades que conforman la Administracin Pblica.
En aras de lo cual y en lo entendido de lo expuesto, ha querido el Departamento
Administrativo de la Funcin Pblica DAFP, propiciador y orientador de definidos
fundamentos de cambio en organismos y entidades del Estado, en los niveles nacio-
nal como territorial, dar a conocer esta GUA METODOLGICA sobre MODERNIZA-
CIN INSTITUCIONAL EN LOS ORGANISMOS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRA-
CIN PBLICA, que est conformada por Presentacin; Introduccin; Justificacin;
Estudio Tcnico; Resea Histrica; Marco Legal; Anlisis Externo, Financiero e Inter-
no; Evaluacin de las Funciones, Perfiles y Cargas de Trabajo; Planta de Personal;
Manual Especfico de Funciones y Competencias Laborales; Escisin o Fusin de
Entidades Pblicas; Anexos y Glosario Terminolgico. Estos constituyen una herra-
mienta eficaz para definir, en soportados criterios y claros conceptos, todo cuanto se
relaciona con el ser, hacer y quehacer en tan especfica asignatura, fundamental en la
procura del Buen Gobierno, como para el mejor desempeo y fortalecimiento de las
entidades pblicas, soportes inestimables hacia la consolidacin de un Estado Social
de Derecho superiormente establecido en capacidad de satisfacer las ms elementa-
les y caras necesidades a su interior y ciudadana en sus vnculos asociativos que
posibiliten la vida en comunidad manifestndose en el mbito social.
HONORIO MIGUEL HENRQUEZ PINEDO
Director Nacional
Escuela Superior de Administracin Pblica ESAP
Gua de Nodernzacon
de Entdades Pubcas
INTRODUCCIN
Dentro de la visin que implica este nuevo milenio est el asumir un compromiso para que
el Estado proyecte su eficiencia institucional mediante la construccin o asimilacin de
modelos organizacionales que permitan lograr la efectividad de los compromisos misiona-
les, los cuales propendern por el mejoramiento de la calidad de vida de la sociedad.
Teniendo en cuenta la necesidad de la sociedad para contar con un Estado que satis-
faga sus necesidades y con el fin de promover la eficiente y eficaz administracin de
los recursos pblicos, es imprescindible que las instituciones conciban las reformas
como verdaderos procesos de transformacin de la organizacin y su gestin admi-
nistrativa, de manera tal que propicien la generacin de alternativas de mejoramiento
continuo en la prestacin de los servicios.
El fin ltimo de toda reforma debe ser mejorar sustancialmente el desempeo de las
entidades pblicas, en consonancia con los mandatos constitucionales y legales y con
las prioridades del plan de Desarrollo.
En este sentido, es importante sealar que a lo largo de muchos aos el Departamen-
to Administrativo de la Funcin Pblica ha acompaado y apoyado a cada organismo
y entidad del orden nacional y territorial en sus procesos de cambio, lo cual ha permi-
tido por una parte, mejorar herramientas que han contribuido al fortalecimiento de las
instituciones de la administracin publica, y de otra, generar una nueva imagen institu-
cional caracterizada por la simplificacin de estructuras, racionalizacin de los proce-
sos institucionales y la flexibilidad de plantas de personal.
La presente gua metodolgica es una herramienta ms de un conjunto de instru-
mentos que contribuyen al mejoramiento continuo de la gestin del Estado y bus-
Gua de Nodernzacon
de Entdades Pubcas
+( Departamento Admnstratvo de a luncon Pubca
ca ayudar a la construccin de organismos y entidades pblicas funcionales, co-
herentes con su misin y acordes a las exigencias y necesidades particulares del
entorno.
Es importante anotar que esta gua se encuentra actualizada con la nueva norma-
tividad que en materia de administracin pblica ha proferido el Gobierno Nacio-
nal, como es el caso de la Ley 909 de 2004, su Decreto Reglamentario 1227 de
2005, las nuevas normas sobre nomenclatura y clasificacin de empleos conteni-
das en los Decretos 770 y 785 de 2005 y 2489 del 2006, lo concerniente al tema
de competencias laborales a que se refiere el Decreto 2539 de 2005 y el Decreto
2772 de 2005, que establece para el nivel nacional los lineamientos tcnicos para
elaborar los correspondientes manuales de funciones y competencias laborales,
lo cual les permite a las instituciones pblicas dotarse de los elementos necesa-
rios para lograr su reestructuracin administrativa.
LBERT ELICER ROJAS MENDEZ
Director de Desarrollo Organizacional
Gua de Nodernzacon
de Entdades Pubcas
MODERNIZACIN INSTITUCIONAL EN LOS ORGANISMOS
Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIN PBLICA
A
bordar un proceso de modernizacin institucional implica la elaboracin de un
estudio tcnico o justificacin tcnica en el cual se analiza la situacin actual
de la institucin pblica respecto al cumplimiento de sus funciones, objetivos
generales y su misin. Con base en este anlisis y teniendo en cuenta la normatividad
vigente, se hace un diagnstico que puede implicar reformas o mejoras en uno o
varios de los elementos bsicos de la respectiva institucin pblica.
Estos elementos bsicos son: marco legal; anlisis externo; anlisis financiero; ob-
jetivos; funciones generales; misin; visin; productos y servicios; usuarios y clien-
tes; procesos estratgicos, misionales, de apoyo, y de control y evaluacin; estruc-
tura; sistema de nomenclatura, clasificacin y remuneracin de empleos; planta de
personal y manual especfico de funciones y de competencias laborales.
Para implementar el proceso de modernizacin los organismos y entidades de la
administracin pblica del orden nacional y territorial deben tener en cuenta los
principios que rigen la funcin administrativa al servicio del inters general, los
enunciados en el artculo 209 de la Constitucin Poltica, como son: igualdad,
moralidad, eficacia, economa, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la
descentralizacin, delegacin, coordinacin administrativa y la desconcentracin
de funciones.
En los casos que se requiera modificar estatutos, estructura o planta de personal,
se tendr en cuenta, adems, de lo dispuesto en el artculo 96 del Decreto 1227
de 2005 y dems normas que lo adicionen modifiquen o sustituyan, los siguientes
criterios:
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de Entdades Pubcas
Los organismos y entidades de la administracin pblica nacional y territorial
se organizarn de acuerdo con las necesidades cambiantes de la funcin p-
blica, haciendo uso de las innovaciones que ofrece la gerencia pblica.
La organizacin que se adopte se sujetar a la finalidad, objeto y funciones
generales de la entidad prevista en las leyes, decretos, ordenanzas o acuer-
dos, contribuyendo de manera eficaz y eficiente para el logro de los objetivos
institucionales, al desarrollo de sus funciones y al uso racional de los recursos
humanos, materiales, financieros y tecnolgicos.
Garantizar que exista la debida armona, coherencia y articulacin entre las
actividades que realicen cada una de las dependencias, de acuerdo con las
competencias atribuidas, para efectos de formular, ejecutar y evaluar las polti-
cas, planes y programas, que le permitan el ejercicio de sus funciones.
Establecer organizaciones flexibles que se adapten al entorno poltico, econ-
mico, tecnolgico y social, que sea plana y sencilla, con niveles jerrquicos
mnimos, con el fin de que las decisiones fluyan sin obstculos dentro de la
misma, permitiendo una comunicacin directa entre el estado y el ciudadano,
logrando los objetivos para la cual fue creada.
Evitar la duplicidad de funciones al interior de las instituciones y de stas con
otras entidades pblicas de cualquier orden.
Suprimir o fusionar los empleos que no se requieran para la prestacin de ser-
vicios y distribuir o suprimir las funciones especficas que se desarrollen, en
armona con las disposiciones vigentes que regulen la materia.
Gua de Nodernzacon
de Entdades Pubcas
+; Departamento Admnstratvo de a luncon Pubca
ESTUDIO TCNICO
D
e acuerdo con el artculo 46 de la Ley 909 de 2004 y su Decreto Reglamentario
1227 de 2005, los procesos de reformas organizacionales de las entidades de
la rama ejecutiva del orden nacional y territorial, debern motivarse, fundarse
en necesidades del servicio o en razones de modernizacin de la administracin y
basarse en justificaciones o estudios tcnicos que as lo demuestren.
As entonces, para llevar a cabo una reestructuracin, se debe elaborar el estudio
tcnico o la justificacin tcnica que conlleven a la expedicin de los actos administra-
tivos que consoliden el proceso de reforma organizacional.
La responsabilidad del estudio tcnico o justificacin tcnica estar en cabeza del repre-
sentante legal del organismo o entidad pblica, quien establecer las directrices genera-
les para adelantar el proceso, de conformidad con las polticas, lineamientos y orienta-
ciones impartidas por el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica.
El estudio tcnico puede ser realizado por la respectiva entidad, o por la Escuela
Superior de Administracin Pblica - ESAP, o por firmas especializadas en la materia;
estudio que deber garantizar el mejoramiento continuo de la organizacin. Para el
efecto en los dos ltimos casos, ha de estar acompaado de personal interno que
facilite la identificacin de la problemtica institucional, sin desconocer que la respon-
sabilidad directa del estudio sigue siendo de la respectiva institucin.
A efectos de dar inicio al proceso de reestructuracin, el director del organismo o
entidad podr constituir un equipo interno de trabajo, el cual tendr la responsabilidad
de la planeacin, diseo y ejecucin de dicho proceso, que se apoyar en profesiona-
les de las reas administrativa y tcnica o misional, con capacidad analtica, para
Gua de Nodernzacon
de Entdades Pubcas
+8 Departamento Admnstratvo de a luncon Pubca
presentar los resultados que servirn de base en la toma de decisiones relacionadas
con el direccionamiento de la institucin pblica. (Anexo 1)
Para elaborar el estudio tcnico, el Departamento Administrativo de la Funcin Pbli-
ca presenta esta metodologa, con el fin de orientar y facilitar a los organismos y
entidades el desarrollo paso a paso de los elementos bsicos que lo conforman.
Adicionalmente, este Departamento Administrativo ofrece capacitacin y asesora a las
instituciones pblicas del orden nacional y territorial que as lo requieran, la cual se soli-
citar mediante oficio dirigido al Director de este organismo, quien designar al asesor.
-Asignado el asesor y conformado el equipo de trabajo, el organismo o entidad deber
elaborar un cronograma incluyendo los responsables de las actividades, los tiempos
de ejecucin y los indicadores que permitan evaluar el proceso.
En el transcurso de la elaboracin del estudio tcnico o la justificacin tcnica, el
Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, a travs de la Direccin de Desa-
rrollo Organizacional, formular a la institucin que viene siendo asesorada, las obser-
vaciones y recomendaciones respectivas, si fueren del caso.
Adems de los instrumentos sugeridos en la presente gua, existen varias tcnicas o
herramientas organizacionales que pueden ser tomadas como soporte complementa-
rio o sustitutivo a la metodologa propuesta por este Departamento Administrativo,
entre las cuales podemos mencionar: la planeacin estratgica, benchmarking, mar-
ket testing o iniciativa de financiamiento privado. (Anexo 2)
Igualmente, es importante tener en cuenta como punto de referencia para el estudio
tcnico de cada institucin pblica los informes de gestin, de Control Interno, del
sistema de gestin de la calidad, de las Contraloras correspondientes y aquellos otros
que sirvan para la toma de decisiones.
Para el xito del proceso de modernizacin institucional se requiere contar con la
voluntad poltica, el compromiso de la alta direccin, la participacin del personal
de la institucin y disponer de los recursos fiscales y presupuestales a que haya
lugar.
La metodologa propuesta por el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica,
permite abordar y analizar de manera integral la organizacin de la institucin pblica,
y facilitar la construccin de la reforma organizacional, para lo cual se sugiere desa-
rrollar las siguientes etapas:
Gua de Nodernzacon
de Entdades Pubcas
+, Departamento Admnstratvo de a luncon Pubca
1. Resea Histrica
2. Marco Legal
3. Anlisis Externo
4. Anlisis Financiero
5. Anlisis Interno.
6. Evaluacin de las Funciones, Perfiles y Cargas de trabajo.
7. Planta de Personal
8. Manual Especfico de Funciones y Competencias Laborales.
1. RESEA HISTRICA
Partiendo del anlisis del sector, se procede al estudio sobre la evolucin y crecimien-
to de la entidad y de sus interrelaciones con el entorno, con el fin de obtener un cono-
cimiento de la misma, de sus definiciones de poltica, de las respuestas a las deman-
das de la sociedad, que ha afectado el desarrollo institucional, y de los cambios y
transformaciones que se han dado en la modalidad del servicio.
2. MARCO LEGAL
En esta etapa se pretende que cada organismo o entidad identifique, estudie y
analice las normas generales que le dan forma y competencia jurdica como insti-
tucin pblica, contenidas en la Constitucin Poltica, Leyes, Decretos, Ordenan-
zas y Acuerdos.
Igualmente, es importante tener en cuenta el plan de desarrollo nacional, departamen-
tal o municipal; el plan de ordenamiento territorial, cuando sea del caso, y planes
sectoriales, que son de cumplimiento obligatorio para cada institucin pblica acorde
con sus objetivos, funciones, misin, polticas y programas con los cuales se han com-
prometido, para actuar dentro del marco de la administracin pblica.
As mismo, este marco legal comprende el conocimiento y anlisis de las normas
propias de cada institucin que permitan identificar la regulacin aplicable en relacin
con los estatutos (en los casos que corresponda); estructura; nomenclatura, clasifica-
cin y remuneracin de empleos; planta de personal y manual especfico de funciones
y de competencias laborales.
Gua de Nodernzacon
de Entdades Pubcas
o Departamento Admnstratvo de a luncon Pubca
Una vez conocida y analizada la normatividad, as como los planes de desarrollo vigen-
tes, se debe verificar si la institucin pblica est actuando conforme a ellos y proponer
las reformas que se consideren necesarias a la regulacin propia de la entidad.
Desde el punto de vista legal, se entiende por Estructura Orgnica lo determinado por
la Ley 489 de 1998 en su artculo 50, as:
Contenido de los actos de creacin. La Ley que disponga la creacin de un organis-
mo o entidad administrativa deber determinar sus objetivos y estructura orgnica, as
mismo determinar el soporte presupuestal de conformidad con los lineamientos fis-
cales del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico.
La estructura orgnica de un organismo o entidad administrativa comprende la deter-
minacin de los siguientes aspectos:
1. La denominacin.
2. La naturaleza jurdica y el consiguiente rgimen jurdico.
3. La sede.
4. La integracin de su patrimonio.
5. El sealamiento de los rganos superiores de direccin y administracin y la
forma de integracin y de designacin de sus titulares, y
6. El Ministerio o el Departamento Administrativo al cual estarn adscritos o vin-
culados.
En el orden territorial habr de guardarse correlacin con las normas del orden nacional,
atendiendo a las disposiciones que para el efecto estn dispuestas en la Constitucin
Poltica, en las Leyes, Decretos, Ordenanzas y Acuerdos Municipales respectivos.
Como informacin se incluye el (Anexo No. 3) Resumen de Normatividad para institu-
ciones del orden nacional y territorial.
3. ANLISIS EXTERNO
Resulta de suma importancia examinar como la interaccin de la entidad con el medio
ambiente y con otras instituciones del contexto, afecta su organizacin interna, dando
como consecuencia cambios en las orientaciones y estrategias y ajustes en las activi-
dades, planes y programas.
Gua de Nodernzacon
de Entdades Pubcas
En esta etapa se deben analizar los diferentes factores que inciden en el desarrollo,
crecimiento y configuracin de la organizacin o entidad como son los polticos, eco-
nmicos, sociales y tecnolgicos, para que con base en ellos sea posible presentar
propuestas que adecuen la Institucin a su entorno.
Por lo anterior, es imprescindible conocer sus efectos en el sistema de administracin
de la organizacin y su adaptabilidad frente a los cambios en el entorno, para identifi-
car las amenazas, anticiparse a los acontecimientos y tomar decisiones, reorientando
oportunamente sus acciones en la direccin deseada.
El anlisis se realizar sustentado en el estudio de estadsticas, ndices, clculos,
grficos, anlisis comparativos, series cronolgicas, o proyecciones, entre otros, como
medidas de comprobacin; para lo cual, se seleccionarn slo aquellas variables rele-
vantes, de acuerdo con las caractersticas y la misin de cada organizacin. Como
referencia se menciona las siguientes:
3.1 Entorno Poltico
Las entidades y organismos pblicos nacionales y territoriales debern adoptar y ajus-
tar su organizacin interna teniendo en cuenta las orientaciones y decisiones de orden
poltico que incidan sobre la administracin pblica, como por ejemplo, la descentrali-
zacin, desconcentracin y delegacin administrativa, las normas que se dicten en
materia de empleo pblico y gerencia pblica, y que afecten las actividades propias de
cada institucin.
As mismo, se han de considerar las decisiones que adopten las Asambleas, Concejos
Municipales y Distritales, las cuales deben estar en concordancia y armona con las
fijadas por el orden nacional.
3.2 Entorno Econmico
Se busca identificar las ventajas o amenazas que se derivan de la aplicacin de
las polticas macroeconmicas, presupuestales y fiscales (como es el caso del
mandato de la Ley 617 de 2000 y Ley 715 de 2001 o la globalizacin de la econo-
ma), que enmarcan el quehacer de la respectiva institucin, y determinan su inci-
dencia en el costo de la prestacin de los servicios y salarios, la diversificacin de
productos, y de otra parte explorar otras variables que no permiten cumplir a ca-
balidad las metas y objetivos propuestos.
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Puede observarse en la realidad cmo una poltica de restriccin del gasto puede
afectar la ejecucin o avance de los proyectos de infraestructura a cargo del esta-
do y como el conjunto de factores externos y variables econmicas, pueden limi-
tar y condicionar el funcionamiento del sector y por ende de sus entidades adscri-
tas y vinculadas.
As mismo, se hace necesario considerar los mecanismos de participacin priva-
da en la prestacin de servicios pblicos, con el fin de fortalecer la accin del
Estado.
3.3 Entorno Social
Para mantener relaciones armnicas entre las instituciones y la sociedad a la cual va
dirigida su accin, aquellas deben conocer y responder a las necesidades cambiantes
de la poblacin, las cuales determinan sus demandas.
De all el requerimiento de consultar y conocer la evolucin de la demanda de servi-
cios y el nivel de satisfaccin frente al servicio prestado.
Es fundamental en este caso, el anlisis de determinadas variables y situaciones que
intervienen e influyen en la calidad de la estructura social del estado, tales como la
situacin de orden pblico, la inseguridad social, el crecimiento poblacional, la espe-
ranza de vida, el nivel educativo, la poltica de vivienda, los programas de seguridad
social del estado, la composicin de la fuerza laboral, la crisis de valores, la cultura
organizacional y la responsabilidad social, entre otras.
3.4 Entorno Tecnolgico
Es importante tener en cuenta los avances en el campo de las telecomunicacio-
nes, la automatizacin de la informacin, la conexin a Internet, los factores fsi-
cos y ambientales, la inversin en investigacin y desarrollos bsicos, la innova-
cin en diseos y la tecnologa de los servicios o productos, con el fin de analizar
su posible aplicacin al interior de la institucin, lo cual le va a permitir una mejor
prestacin de los servicios y calidad de los productos, lo que redundara en bene-
ficio de la comunidad.
El presente anlisis busca medir que tan distante se encuentra la entidad con respecto
a los avances tecnolgicos, en la utilizacin de las redes de informacin, como un
mecanismo de comunicacin e intercambio de informacin.
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Analizados los factores anteriores, la entidad u organismo debe identificar cuales de
stos inciden en el cumplimiento de los objetivos, funciones y misin de la institucin,
para que se propongan los correctivos o cambios necesarios.
4. ANLISIS FINANCIERO
Dentro del proceso de reestructuracin se juzga pertinente realizar un anlisis finan-
ciero que de cuenta objetiva de las condiciones que sobre este aspecto refleja la enti-
dad actualmente; as mismo, revisar el comportamiento financiero del pasado inme-
diato (ltimos 4 aos) y elaborar proyecciones con variables representativas, que per-
mitan una idea sobre la salud presupuestal o financiera de la entidad u organismo
pblico, siempre que se trate de entidades del sector descentralizado de la rama eje-
cutiva en el orden nacional y de entidades del orden territorial.
De este anlisis tambin forma parte el anexo 5, relacionado con el comparativo de
cargos y costos por niveles jerrquicos; as como los grficos, tendencias u otras so-
bre ingresos y gastos que resulten tiles; lo mismo que los anlisis de las variables e
indicadores de los estados de prdidas y ganancias cuando sean del caso y aquellos
descriptores sobre los indicadores y criterios de que trata la Ley 617 del ao 2000 y
dems normas relacionadas.
Por disposicin general, es pertinente tener en cuenta los siguientes aspectos bsi-
cos, al considerar una modificacin de planta de personal:
Cuando se trate de entidades u organismos del orden nacional, para efectos
de modificar la planta de personal, este capitulo suministrar la informacin
correspondiente para poner a consideracin y adelantar el trmite pertinente,
ante el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico, Direccin General del Presu-
puesto Pblico Nacional, el cual requiere y exige los siguientes requisitos:
1. Exposicin de motivos.
2. Costos comparativos de las plantas vigente y propuesta.
3. Efectos sobre los gastos generales.
4. Concepto del Departamento Nacional de Planeacin si se afectan los gas-
tos de inversin.
5. Y los dems que la Direccin General del Presupuesto Pblico Nacional
considere pertinentes.
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( Departamento Admnstratvo de a luncon Pubca
As, el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica aprobar las pro-
puestas de modificaciones a las plantas de personal, cuando hayan obtenido la
viabilidad presupuestal del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico-Direccin
General del Presupuesto Pblico Nacional.
Para el caso de las entidades u organismos del orden territorial, en proceso de
reestructuracin o modificacin de su planta de personal, debern adelantar
las gestiones correspondientes, ante la autoridad competente, para obtener la
certificacin que demuestre contar con los recursos necesarios para la imple-
mentacin de la reforma prevista, para lo cual tendrn que elaborar un docu-
mento, derivado de este capitulo, donde se adviertan los siguientes puntos:
- Exposicin de motivos
- Costos comparativos de la planta de personal actual frente la propuesta
- Efectos sobre los gastos generales
- Concepto de la Secretara de Hacienda o de la entidad o la dependencia
que haga sus veces.
- Dems informacin requerida para viabilizar el proyecto.
En todo caso, tanto en las entidades del orden nacional como territorial, para proveer
empleos vacantes se requerir del certificado de disponibilidad presupuestal por la
vigencia fiscal correspondiente. Por medio de ste, el Jefe de Presupuesto o quien
haga sus veces garantizar la existencia de los recursos del 1 de enero al 31 de
diciembre del ao que corresponda, por todo concepto de gastos de personal, salvo
que el nombramiento sea en reemplazo de un cargo provisto o creado durante la
vigencia, para lo cual se deber expedir el certificado de disponibilidad presupuestal
por lo que resta del ao fiscal.
Toda provisin de empleos de los servidores pblicos deber corresponder a los previs-
tos en la planta de personal, incluyendo las vinculaciones de los trabajadores oficiales.
5. ANLISIS INTERNO
5.1 Identificacin y Anlisis de los Objetivos y Funciones Generales
Se pretende conocer los objetivos y funciones generales otorgadas a la organizacin
por la norma de creacin, as como aquellas otras que la modifican o adicionan.
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Su anlisis permite determinar cmo han variado en el tiempo, si existe duplicidad de
funciones con otras entidades del sector pblico, constatar si necesariamente deben
ser llevadas a cabo por el Estado o por el contrario pueden ser atendidas por particu-
lares.
Como producto del anlisis, se debe concluir cuales funciones y objetivos se siguen
desarrollando, cuales no se requieren y cuales se proponen, para constatar si necesa-
riamente deben ser llevadas a cabo por el estado o por el contrario pueden ser atendi-
das por los particulares.
Igualmente, se debe precisar si es necesario modificar las normas de creacin para
adecuarlas a los cambios propuestos, disposiciones que se han de someter a la apro-
bacin de las instituciones que tienen la facultad legal para ello.
Para facilitar su comprensin, a continuacin se ilustra con los siguientes ejemplos:
Ejemplo de Entidad del Orden Nacional:
Objetivo General del Ministerio. El Ministerio de Transporte tiene como objetivo
primordial la formulacin y adopcin de las polticas, planes, programas y proyectos y
regulacin econmica en materia de transporte, trnsito e infraestructura de los mo-
dos de transporte carretero, martimo, fluvial, frreo y areo y la regulacin tcnica en
materia de transporte y transito de los modos carretero, martimo, fluvial y frreo.
Funciones Generales del Ministerio. El Ministerio de Transporte cumplir, adems
de las funciones que determina el artculo 59 de la Ley 489 de 1998, las siguientes:
1. Formular las polticas del Gobierno Nacional en materia de trnsito, transporte y
su infraestructura de los modos de su competencia.
2. Elaborar el proyecto del Plan Sectorial de Transporte e Infraestructura, en coor-
dinacin con el Departamento Nacional de Planeacin, DNP, y las entidades del
sector y evaluar sus resultados.
3. Elaborar los planes modales de transporte y su infraestructura con el apoyo de
las entidades ejecutoras, las entidades territoriales y la direccin martima.
4. Coordinar, promover, vigilar y evaluar la ejecucin de las polticas del Gobierno
Nacional en materia de trnsito, transporte y su infraestructura.
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n. Las dems que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de sus

objetivos.
Ejemplo de Entidad del Orden Territorial:
Objetivo General del Municipio.- El Municipio de .... tiene por finalidad servir a la
comunidad, promover la prosperidad general en procura del desarrollo integral de
sus habitantes, la preservacin de sus valores morales, culturales y patrimoniales,
el desarrollo de su territorio, el rescate y fortalecimiento de los bienes del Municipio
y todo lo que tenga que ver con la satisfaccin de sus necesidades como conglo-
merado social y el mejoramiento de su calidad de vida.
Funciones Generales del Municipio.- Corresponde al Municipio de ..., cumplir las
siguientes funciones:
1. Interpretar la voluntad soberana de sus habitantes y en el marco de la Constitu-
cin, la Ley y el Reglamento, asumir la debida consecuencia con sus mandatos.
2. Velar por la preservacin del territorio municipal y sus riquezas naturales, a fin
de que ellos sirvan y beneficien a los habitantes del Municipio, asegurando el
progreso de la entidad territorial, sin perjuicio de las intervenciones que para
efecto de su explotacin, usos, distribucin, utilizacin y consumo disponga la
Ley.
3. Administrar los asuntos municipales y prestar los servicios pblicos que determi-
ne la Ley.
4. Ordenar el desarrollo de su territorio y construir las obras que demande el pro-
greso municipal.
n. Las dems que le seale la Constitucin y la Ley.

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5.2 Misin
Abordar en primer termino el estudio de la misin, que constituye la razn de ser de la
organizacin, sintetiza los principales propsitos estratgicos y los valores esenciales
que deben ser conocidos, comprendidos y compartidos por todas las personas que
hacen parte de la organizacin.
Se debe establecer si la gestin que desarrolla la Institucin guarda correspondencia
con la misin encomendada, para potencializar la capacidad de respuesta de la orga-
nizacin, ante las oportunidades que se generan en su entorno, permitiendo orientar
sus programas en forma clara y mejorando rendimiento y productividad en la adminis-
tracin de los recursos humanos, financieros, tcnicos, materiales y de informacin.
La misin debe ser clara y sencilla para que sea comprendida y asimilada por todos
los miembros de la organizacin, y responder a los siguientes interrogantes: Qu
hace su Institucin?, Cmo lo hace?, Para quin lo hace?, el por qu lo hace ?, y
su relacin con la funcin principal que realiza o debe realizar.
Para las Instituciones pblicas del orden nacional, la misin se enmarca en los pre-
ceptos legales que le adjudic el legislativo en el acto de creacin, el cual solo puede
ser modificado por la instancia competente.
En el orden territorial la misin est sealada en los actos de creacin emanados por
las Asambleas Departamentales, Concejos municipales y Concejos distritales.
Ejemplo de Misin en el Orden Nacional:
Misin: Lideramos la modernizacin y el mejoramiento continuo de las institucio-
nes pblicas y el desarrollo de sus servidores para acercarlos al ciudadano a travs
de la investigacin, formulacin y evaluacin de polticas pblicas con criterio de
calidad y efectividad.
Ejemplo de Misin en el Orden Territorial:
Misin: Nuestra Misin Institucional es la de asegurar el bienestar de la Poblacin
de ... mediante la elaboracin y adopcin de planes, programas y proyectos para
ser ejecutados preferencialmente por el Municipio, las asociaciones comunitarias y
otros grupos sociales, asignando recursos con criterios de prioridad, equidad, soli-
daridad y desarrollo sostenible, propiciando la vinculacin de organismos naciona-
les e internacionales pblicos y privados.
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5.3 Visin
La visin es la proyeccin de la institucin a largo plazo que permite establecer su
direccionamiento, el rumbo, las metas y lograr su desarrollo, la cual debe ser construi-
da y desarrollada por la Alta Direccin de manera participativa, en forma clara, amplia,
positiva, coherente, convincente; comunicada y compartida por todos los miembros
de la institucin.
La construccin de una alternativa de visin, requiere de una administracin compro-
metida que promueva el cambio y motive la participacin de los integrantes de la
organizacin en el logro de los objetivos y metas propuestas; su comportamiento debe
ser consistente con la visin planteada, y estar dispuesta a enfrentar los retos, a ser
flexible y ajustarse permanentemente a las exigencias y a la dinmica de cambio que
impone el entorno.
Esta herramienta administrativa permite identificar cmo el esfuerzo de cada individuo
contribuye al objetivo propuesto y al logro de un mejor desempeo; porque cuando se
sabe lo que se quiere, se pueden eliminar actividades improductivas.
La visin debe responder a largo plazo a las preguntas: Qu queremos ser como
Institucin moderna?, Qu transformaciones quisiera ver en la institucin?, Qu
clientes tendra?, Qu procesos se llevarn a cabo?, Qu productos o servicios se
ofrecern?
Ejemplo de Visin en el Orden Nacional:
En el 2019 seremos valorados como organismo rector de polticas que contribu-
ye a la consolidacin de organizaciones pblicas profesionales, democrticas,
efectivas, sostenibles y generadores de confianza ciudadana en la administra-
cin pblica.
Ejemplo de Visin en el Orden Territorial:
Que el Municipio sea reconocido por implementar un esquema de desarrollo parti-
cipativo con la comunidad en la prestacin de los servicios bsicos y lograr su
proyeccin regional, creando opciones y oportunidades para todos; un Municipio
en el cual la estructura social se soporte en las organizaciones pblicas, privadas
solidarias y comunales.
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5.4. Identificacin del Mapa de Procesos o Cadena de Valor
De conformidad con el Decreto Reglamentario 1227 de 2005, toda entidad u orga-
nismo que inicie un proceso de reestructuracin, debe adelantar como mnimo el
anlisis de los procesos, la evaluacin de la prestacin de los servicios y la eva-
luacin de las funciones, los perfiles y las cargas de trabajo de los empleos.
Las entidades deben asegurar la operacin eficaz y eficiente de los procesos es-
tratgicos, misionales, de apoyo y de control y evaluacin, as como la red de
procesos asociados de manera que la organizacin tenga la capacidad de satisfa-
cer las necesidades de los clientes.
Como proceso se entiende la serie de fases o etapas secuenciales e interdepen-
dientes, orientadas a la consecucin de un resultado, en el que se agrega valor a
un insumo y se contribuye a la satisfaccin de una necesidad.
Existen cuatro clases de procesos:
5.4.1 Procesos estratgicos: Son aquellos que orientan evalan y hacen segui-
miento a la gestin de la entidad, incluyen procesos relativos al establecimiento de
polticas y estrategias, fijacin de objetivos, provisin de comunicacin y asegura-
miento de la disponibilidad de recursos necesarios.
5.4.2 Procesos Misionales: Son aquellos que contribuyen directamente al cumpli-
miento de los objetivos y a la razn de ser de la organizacin; su objetivo fundamental
es entregar los productos o servicios que el cliente o usuario requiere para satisfacer
sus necesidades.
Estos procesos tambin se conocen como crticos o claves de la organizacin.
5.4.3 Procesos de apoyo: Son aquellos que dan soporte para el buen fun-
cionamiento y operacin de los procesos estratgicos y misionales de la or-
ganizacin.
5.4.4 Procesos de control y evaluacin: Son aquellos que adelantan las mismas
dependencias responsables del proceso o la oficina de control interno o quien haga
sus veces, para verificar que los resultados y acciones previstas se cumplieron de
conformidad con lo planeado.
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PROCESO PRODUCTO GENERADO USUARIO/CLIENTE
PROCESOS ESTRATEGICOS
Realizar o ajustar la Polticas sectoriales Secretarias de salud,
planeacin del sector salud Empresas Sociales del
Estado
PROCESOS MISIONALES
Atencin Ambulatoria Consulta medica u Afiliados al rgimen contribu-
odontolgica tivo o al subsidiado.
PROCESOS DE APOYO
Pago de cuentas y Cuentas pagadas Empleados y proveedores
compromisos laborales
PROCESOS DE CONTROL Y EVALUACIN
Evaluacin y control del Queja del usuario Dependencia responsable
proceso de atencin del proceso
ambulatoria
Una vez identificados los procesos actuales, la entidad deber analizarlos, evaluarlos
y proponer los cambios que se consideren pertinentes para que ello conduzca a mejo-
rar la eficiencia y eficacia de los servicios o productos.
Para alcanzar los objetivos anteriores, es necesario actuar sobre los siguientes as-
pectos:
1. Eliminar errores, defectos, etc.
2. Reducir el tiempo de ejecucin.
3. Optimizar los recursos.
4. Simplificar los procedimientos.
Metodologas para la Revisin y Anlisis de Procesos
Para el desarrollo de esta revisin y anlisis, existen varias tcnicas. Una de ellas es
el anlisis de Opciones Prioritarias.
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El anlisis de Opciones Prioritarias se constituye en una tcnica fundamental para la
toma de decisiones estratgicas sobre los procesos que adelanta la entidad. Es decir,
permite determinar si cada uno de los procesos se debe llevar a cabo o no y, si debe
realizarse, cmo puede hacerse ms eficiente, lo que resulta en un ejercicio de priori-
zacin de los procesos que realiza la Entidad. Igualmente, evita que la organizacin
invierta tiempo y recursos en tratar de mejorar procesos que no son fundamentales
para el logro de sus objetivos.
Para aplicar esta tcnica se deben formular las siguientes preguntas, teniendo en
cuenta el orden establecido:
Pregunta 1: Se requiere que el proceso sea llevado a cabo?
Para comenzar es preciso plantearse si a la luz de las normas se requiere o no del
proceso. En caso contrario deber eliminarse.
Pregunta 2: Es necesario que el proceso sea ejecutado directamente por la enti-
dad?
En el evento que as sea, por razones normativas, por la naturaleza del proceso, o
porque no existan las condiciones para que un tercero lo provea efectivamente, ste
deber ser objeto de un mejoramiento permanente que se fundamenta en un estudio
de eficiencia.
Pregunta 3: Se est llevando a cabo el mismo proceso en varias dependencias de la
entidad, en otras entidades del sector, en los entes territoriales, o en otro sector?
Esta pregunta permite identificar si existe duplicidad de funciones y procesos y cuan-
tificar los niveles de ineficiencia.
A partir de este ejercicio, la entidad est en capacidad de definir la estructura interna y
la planta de personal requerida para el cumplimiento de su misin.
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Anlisis de Procesos a travs de la Metodologa
Opciones Prioritarias
SE REQUIERE ES NECESARIO SE LLEVA A CABO
DEPENDENCIA PROCESO EL PROCESO QUE SEA EN OTRAS OBSERVACIONES
EJECUTADO DEPENDENCIAS
POR LA ENTIDAD
3.1. Gestin de SI SI NO Se mantiene el
presupuestos proceso
tesorera proceso
contabilidad proceso
3.- UNIDAD 3.6. Gestin de SI SI NO Se mantiene el
FINANCIERA costos proceso
El proceso se debe
contratar con
3.7. Facturacin SI NO NO externos para
y cartera mejorar calidad
en el servicio y
eficiencia
4.1. Almacn SI SI SI Se traslada el
proceso
El proceso se debe
contratar con
4.2. Mantenimiento SI NO NO externos para
mejorar calidad
en el servicio y
eficiencia
El proceso se debe
contratar con
4.3. Lavandera SI NO NO externos para
mejorar calidad
4.- SERVICIOS en el servicio y
GENERALES eficiencia
El proceso se debe
contratar con
4.4. Vigilancia SI NO NO externos para
mejorar calidad
en el servicio y
eficiencia
El proceso se debe
contratar con
4.5. Transporte SI NO NO externos para
mejorar calidad
en el servicio y
eficiencia
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Las instituciones que necesiten obtener ms informacin sobre trmites, proce-
sos y procedimientos pueden consultar la Gua para la Racionalizacin de Trmi-
tes, Mtodos y Procedimientos, elaborada por la Direccin de Polticas de Con-
trol Interno Estatal y Racionalizacin de Trmites del Departamento Administrati-
vo de la Funcin Pblica, la cual puede ser consultada en la pgina web
www.dafp.gov.co
5.5 Productos y/o Servicios
Todo producto y/o servicio debe obedecer a la satisfaccin de una necesidad requeri-
da por un usuario o cliente, lo cual exige adelantar un proceso para la obtencin de
cada una de ellos.
Partiendo de la identificacin y anlisis de los productos y/o servicios, de la satisfac-
cin del cliente se pretende medir la eficiencia, eficacia y efectividad de la gestin
institucional.
Esta valoracin permite reflexionar sobre el funcionamiento de la institucin y su apor-
te real de servicios y productos a la sociedad, as como su calidad y cobertura.
Para realizar esta evaluacin debemos tener en cuenta:
La identificacin de cada uno de los productos y/o servicios ofrecidos por la institu-
cin, separando los internos de los externos y una vez identificados se deben revisar
los siguientes aspectos bsicos:
Si estos corresponden a los objetivos y funciones de la institucin.
El comportamiento de la demanda y cobertura de cada servicio y producto.
Los medios de divulgacin e informacin de los productos y/o servicios.
La oportunidad de entrega de los productos y/o servicios.
Las quejas, reclamos y sugerencias respecto a la prestacin de los productos
y/o servicios.
El nivel de investigacin, desarrollo y avance tecnolgico de los productos y/o
servicios, innovaciones y transformaciones alcanzadas.
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El equipo de trabajo debe identificar y recomendar los servicios o productos que de-
ben ser eliminados por considerar que no cumplen con los objetivos, funciones y mi-
sin institucional, as como aquellos que pueden ser contratados como es el caso de
las labores de celadura y vigilancia, aseo, o de proyectos o estudios especiales que
no pueden ser desarrollados con personal de planta.
5.6 Usuarios o Clientes
De acuerdo con la Norma Tcnica de Calidad NTCGP 1000:2004, los clientes son
toda organizacin, entidad o persona que recibe un producto o servicio, el cual incluye
a los destinatarios, usuarios o beneficiarios.
En relacin con los usuarios y clientes es necesario determinar:
Quienes son los clientes o usuarios actuales y potenciales para cada servicio o
producto identificado en el punto anterior.
La existencia de un sistema de informacin organizado o base de datos sobre
los clientes.
La frecuencia de obtencin de informacin sobre los usuarios y clientes y utili-
dad de dicha informacin.
La ubicacin de los clientes.
Los mtodos utilizados para medir la satisfaccin de los clientes, periodicidad y
qu se est haciendo para satisfacerlos.
Evaluar la efectividad del servicio de atencin al cliente.
Analizar el grado de satisfaccin de los clientes internos y externos a travs de
metodologas y herramientas administrativas, tales como, encuestas, segui-
miento a los indicadores de gestin, entre otros.
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5.7 Evaluacin de la Prestacin de Servicios
Esta evaluacin busca determinar los niveles de desempeo requeridos para lograr
las metas de la organizacin y conducirla al uso ptimo de los recursos con que cuen-
ta para la realizacin de los procesos que se mantienen en la entidad. Esto conlleva
dos actividades: el anlisis de los niveles de desempeo y el ajuste de los estndares
requeridos. Para ello se parte de las metas institucionales que deba alcanzar la enti-
dad y del resultado de la revisin y anlisis de los procesos.
Con el fin de obtener esta informacin, se puede hacer uso de material que tengan las
Oficinas de Planeacin y Control Interno, o el que se haya elaborado para dar cumpli-
miento al Estatuto Anticorrupcin (Ley 190 artculo 48) o a la ley del plan y sus normas
reglamentarias. Tambin se pueden consultar los estudios elaborados al interior de la
entidad, los estudios sectoriales y aquellos elaborados por otras entidades guberna-
mentales y no gubernamentales. Adicionalmente, se pueden utilizar las observacio-
nes directas, la memoria institucional y entrevistas.
Igualmente, pueden consultar los informes emanados de la Contralora General de la
Repblica y los presentados al Congreso, en desarrollo de las actividades realizadas
por cada entidad. Adicionalmente, se pueden utilizar las observaciones directas, la
memoria institucional y entrevistas.
Anlisis de los Niveles de Desempeo
Se trata de comparar los logros de la entidad en la provisin de servicios y/o productos
contra las metas previamente establecidas y analizar de manera especial la oportuni-
dad y calidad de los servicios. Ello permite identificar y cuantificar la capacidad que
tiene la entidad para cumplir las metas y de este modo establecer niveles de mejora-
miento en el uso de los recursos.
Ajuste de los Estndares a los Requerimientos
Con los resultados de la anterior actividad, y con base en el anlisis de los procesos,
ajustar los estndares de desempeo a los requerimientos y determinar las necesida-
des de la organizacin en trminos de recursos humanos.
5. 8 Estatutos Internos (nicamente para Entidades Descentralizadas)
Las entidades descentralizadas tanto del orden nacional como territorial, una vez
efectuado el anlisis de las etapas anteriores y dems aspectos relacionados con
su organizacin, debern analizar la conveniencia de ajustar sus estatutos inter-
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nos para que se adecuen a la naturaleza, funciones, objetivos y misin de la res-
pectiva entidad.
El acto administrativo que apruebe dichos estatutos, que son de competencia de los
respectivos Consejos o Juntas Directivas, deber tener en cuenta su denominacin,
naturaleza jurdica, sede, objeto, rganos de direccin con sus respectivas funciones,
rgimen de personal, rgimen disciplinario, salarial y prestacional, el patrimonio y el
rgimen jurdico de sus actos y contratos, entre otros.
(Anexo 10 Modelo de Estatuto Interno Entidad Descentralizada Nacional y Anexo 11
Modelo de Estatuto Interno Entidad Descentralizada Territorial)
5.9 Estructura
Formas de Estructura u Organizacin Interna de una Institucin
Encontramos tanto en la administracin pblica como en la empresa privada, organi-
zaciones ceidas a conceptos tradicionales e inmersos en prcticas administrativas
rutinarias que impiden su creatividad y marchitan paulatinamente su desarrollo institu-
cional.
Se presentan a continuacin las caractersticas propias del tipo de organizacin tradi-
cional actual, en contraste con las de la organizacin moderna que se desea proyectar
en el futuro.
TRADICIONAL MODERNA
1. Mecanicista 1. No mecanicista
2. Cerrada 2. Abierta
3. Mucha diferenciacin 3. Poca diferenciacin
4. Jerarquizada 4. Plana
5. Controles administrativas 5. Autocontrol
6. Trabajo individual 6. Trabajo en Equipo
7. Remuneracin por la posicin 7. Remuneracin por
jerrquica recultados
8. Comunicacin vertical 8. Comunicacin horizontal
9. Inflexible 9. Flexible
10. Ingreso por estudios y experiencia 10. Ingreso por competencias
11. Por oferta 11. Por demanda, desde la
exigencia del cliente
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Muchos estudiosos de las organizaciones consideran que existen cambios en la ma-
nera como se conciben, disean y administran las organizaciones.
Las organizaciones tradicionales son consideradas como sistemas mecanicistas, ce-
rrados, rgidos y orientados al desempeo de una funcin, con un alto grado de dife-
renciacin vertical y horizontal, que impide la comunicacin y dificulta la coordinacin
a medida que crecen. As mismo, dichas organizaciones dan nfasis a las jerarquas
rgidas, y al trabajo individual, fragmentan el pensamiento y contribuyen a la rutiniza-
cin del trabajo, acentan la presencia de controles administrativos y remuneran a sus
empleados por su posicin en la jerarqua de la organizacin.
Las organizaciones modernas exitosas, por el contrario, tienden a ser no mecanicistas,
abiertas al entorno, capaces de aprender con rapidez nuevas formas de accin cuando las
situaciones cambian, flexibles, descentralizadas y dirigidas al cliente o usuario. Se guan
por visiones y propsitos, trabajan por procesos, poseen estructuras planas y dan nfasis a
las relaciones laterales y de colaboracin, a la participacin, as como al trabajo en equipo;
promueven el desarrollo integral del talento humano y favorecen el autocontrol, la creativi-
dad y la remuneracin por resultados, generando compromiso y sentido de pertenencia y
su nfasis se centra en las necesidades del cliente. La organizacin se consolida a travs
de la estructura.
Se entiende por estructura u organizacin interna la distribucin de las diferentes uni-
dades o dependencias con sus correspondientes funciones generales, requeridas por
una institucin para cumplir los objetivos, funciones, misin y visin, dentro del marco
de la Constitucin y la Ley.
Formas Organizacionales
El diseo de la estructura no es una labor sencilla ya que es necesario analizar las
ventajas, inconvenientes y aplicacin de cada una de las alternativas posibles, para lo
cual se presentan a continuacin y en forma general algunos tipos o formas de organi-
zacin interna.
Estructura Funcional
Es el tipo de estructura ms comn en las entidades pblicas; el criterio fundamental
para dividir responsabilidades se establece mediante una especializacin del trabajo
por reas similares. Este tipo de estructura fomenta la creacin de especialistas en las
diferentes funciones con un alto grado de conocimientos y experiencia en las mismas.
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(o Departamento Admnstratvo de a luncon Pubca
La coordinacin de actividades en este tipo de estructura se establece mediante reglas y
normas, polticas y procedimientos estandarizados, en donde prima la jerarqua funcional.
Estructura Matricial o por Proyectos
La estructura matricial resulta de la participacin de una o ms unidades funcionales
en el desarrollo de proyectos o en la generacin de productos, en una misma estructu-
ra organizacional.
Una de las caractersticas distintivas de la estructura matricial es el sistema de autori-
dad doble, uno que nace de la relacin funcional y otro del proyecto institucional espe-
cfico o producto.
En este modelo la coordinacin es lateral, la cual se logra mediante la participacin de
quienes poseen los conocimientos, es decir los expertos y del gerente o cabeza del
proyecto y no solo de la autoridad funcional.
Se disea en organizaciones que necesitan respuestas a los cambios rpidos
basados en la investigacin y la tecnologa;
Facilita la utilizacin racional del personal de las diferentes reas, a travs de
la conformacin de equipos altamente especializados.
Estimula la interaccin constante entre los miembros del proyecto y la unidad
funcional;
Hace posible a la alta gerencia delegar la toma de decisiones, con lo cual con-
tar con ms tiempo para la formulacin de planes y programas a largo plazo
de una forma ms participativa y democrtica;
Fomenta la motivacin y el compromiso;
Brinda oportunidades para el desarrollo de las capacidades y creatividad del
talento humano.
Estructura Territorial o Geogrfica Desconcentracin
Cuando una entidad, de acuerdo con sus objetivos y necesidades, debe atender de-
mandas del servicio en el mbito nacional y territorial, puede ser razonable estructu-
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(+ Departamento Admnstratvo de a luncon Pubca
rarla en unidades que, adems de su sede central, tengan jurisdiccin en diferentes
zonas territoriales (regionales o seccionales).
El criterio bsico para este tipo de estructura es la ubicacin geogrfica, que lleva
implcita la delegacin, la desconcentracin de funciones y la correspondiente des-
centralizacin del servicio.
La creacin de regionales o seccionales, se har siempre y cuando los estatutos bsi-
cos lo permitan y debe ir acompaada por sistemas de direccin basados en un alto
grado de autonoma, con el fin de hacerlas operativas, flexibles y que se adapten a las
caractersticas y necesidades propias de la regin pero conservando los lineamientos
y las polticas generales emanadas del nivel central.
Estructura por Unidades Estratgicas de Negocios
El criterio bsico para distribuir funciones y asignar responsabilidades es el tipo de
negocios, establecindolos como unidades autnomas al interior de la organizacin.
Se caracteriza porque cada unidad tiene su propia misin y metas, prepara sus pro-
pios planes, administra sus recursos y tiene un tamao apropiado para su funciona-
miento.
Est gerenciado por un administrador o director, apoyado de un grupo de asesores.
Su tarea primordial consiste en el desarrollo y puesta en marcha de los planes estra-
tgicos y de operacin para el respectivo producto o servicio.
Las Unidades Administrativas Especiales, son un reflejo de este tipo de organizacio-
nes que se crean para la atencin de ciertos programas, propios ordinariamente de un
Ministerio o Departamento Administrativo.
El modelo funcional, jerrquico, cerrado, mecanicista, normatizado y rgido que ha
caracterizado las estructuras burocrticas tradicionales de las entidades pblicas, se
ha venido revisando para abrirle camino a las organizaciones abiertas, planas y giles
en donde las tareas individuales tienden a ser menos especializadas y con muy pocos
niveles jerrquicos.
Esta nueva conformacin tendr que cimentarse en la gerencia por proyectos, con
sistemas efectivos de informacin, utilizar como dinmica la flexibilidad y estimular la
participacin en la toma de decisiones.
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La estructura vigente de cada organismo o entidad se encuentra formalizada, en el
orden nacional a travs de un Decreto, en el orden territorial por medio de una Orde-
nanza si es departamental, o por un Acuerdo, si es del nivel municipal o distrital.
Una vez definidos todos los procesos que debe realizar la institucin para la presta-
cin de sus servicios o elaboracin de los productos, tanto internos como externos, y
teniendo en cuenta los principios enunciados anteriormente, el equipo de trabajo pro-
cede a examinar la estructura actual para determinar:
Que los procesos no estn fragmentados en reas o dependencias diferentes,
que impidan o dificulten su ejecucin.
Que los procesos estn asignados a las reas o dependencias atendiendo a su
similitud o afinidad, a los productos elaborados o servicios prestados para lo-
grar as una especializacin y agilizacin en la produccin de los mismos.
Que existan niveles jerrquicos mnimos de decisin que faciliten el desarrollo
de los procesos, la obtencin de los productos y la prestacin de los servicios.
Que no exista duplicidad de funciones entre dos o ms dependencias de la
institucin o con otras entidades u organismos pblicos.
Que la estructura actual corresponda a la legalmente aprobada.
Si con base en lo anterior se decide que es necesario modificar la estructura vigente,
la que se proponga debe definir las dependencias que harn parte de la institucin, en
donde se deben reflejar los rganos de direccin y administracin, los de asesora y
coordinacin. A cada una de las nuevas dependencias se le describen claramente las
funciones especficas, las cuales deben estar acorde con las funciones generales,
objetivos y procesos de la institucin.
La nueva estructura, por tanto, debe ser plana y sencilla, lo que se refleja con unos
niveles jerrquicos mnimos para que exista la debida armona, coherencia y articula-
cin entre las actividades que realice cada una de las dependencias, lo cual permitir
que las decisiones fluyan sin obstculos dentro de la organizacin, y se permita as
una comunicacin ms directa entre los usuarios y quienes toman las decisiones.
Es importante anotar que en el acto administrativo que apruebe la estructura, se
puede otorgar facultad al jefe de la institucin para conformar mediante resolu-
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cin, grupos internos de trabajo integrados con personal calificado, para raciona-
lizar la labor de las dependencias y lograr el mximo aprovechamiento de los
recursos humanos.
La representacin grfica de la estructura en un organigrama, ayuda a visualizar las
dependencias y sus lneas de asesora y decisin, de acuerdo con la jerarqua esta-
blecida en la norma que la aprueba.
La modificacin de la estructura u organizacin interna de los organismos y enti-
dades de la Administracin Nacional y las funciones de sus dependencias, es
competencia del Presidente de la Repblica de conformidad con el numeral 16 del
artculo 189 de la Constitucin Poltica, en concordancia con el artculo 54 de la
Ley 489 de 1998.
La modificacin de la estructura u organizacin interna de la Administracin Departa-
mental y las funciones de sus dependencias, es competencia de la Asamblea Depar-
tamental a travs de una Ordenanza, conforme lo prescribe el numeral 7 del artculo
300 de la Constitucin Poltica.
La modificacin de la estructura u organizacin interna de la Administracin Municipal
o Distrital y las funciones de sus dependencias, es competencia del respectivo Conce-
jo Municipal o Distrital a travs de un Acuerdo, conforme lo seala el nmeral 6 del
artculo 313 de la Constitucin Poltica.
La estructura propuesta solo tendra, adems del Despacho del Director, Gerente
o Presidente, las Oficinas Asesoras, la dependencia a cargo de la administracin
de los recursos fsicos, financieros y de gestin del talento humano y las depen-
dencias misionales correspondientes con su objetivo institucional y funciones ge-
nerales.
Teniendo en cuenta la complejidad de las funciones asignadas a las dependencias
legalmente establecidas, los representantes legales de las entidades podrn organi-
zar grupos internos de trabajo, para desarrollar planes, programas y proyectos con
carcter permanente o transitorio, de conformidad con el artculo 115 de la Ley 489,
mediante acto administrativo interno y separado. (Anexo 12, Anexo 13, Anexo 14 y
Anexo 15)
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(( Departamento Admnstratvo de a luncon Pubca
6. EVALUACIN DE LAS FUNCIONES,
PERFILES Y CARGAS DE TRABAJO
6.1 Evaluacin de las Funciones
Para realizar el anlisis de las funciones se sugiere seguir el procedimiento establecido
en el punto 5.6 de anlisis de funciones con la metodologa de opciones prioritarias.
6.2 Perfiles y Cargas de Trabajo.
Es importante destacar que el artculo 54 de la Ley 489 de 1998, el artculo 46 de la
Ley 909 de 2004 y los artculos 95, 96 y 97 del Decreto 1227 de 2005, modificado por
el Decreto 1746 de 2006, establecen el marco legal por el cual se expresa que los
estudios tcnicos deben estar basados en evaluacin de los perfiles y cargas de tra-
bajo de los empleos.
Con base en los procesos definidos, se procede a realizar el estudio de cargas de
trabajo que nos permite determinar las necesidades de personal (en cantidad y cali-
dad) de cada dependencia de la institucin.
Del resultado de los perfiles y las cargas de trabajo podr entonces efectuarse el
anlisis identificando si existe dficit o excedente de empleos en relacin con la planta
de personal actual y la verificacin de los perfiles de los empleos de la misma.
En el estudio de cargas trabajo se puede aplicar un conjunto de tcnicas que miden la
cantidad y tiempo de trabajo destinado al desarrollo de funciones, procesos y activida-
des asignadas a cada dependencia, para determinar la cantidad y calidad de los car-
gos requeridos para tal fin.
Para la medicin de cargas de trabajo se requiere haber identificado los procesos
asignados a cada una de las dependencias de la estructura propuesta.
La medicin de cargas de trabajo es una parte esencial dentro de la disciplina del
estudio del trabajo que se requiere en una reforma organizacional, pero previamente a
la medicin, es necesario tener en cuenta:
Identificar los productos, procesos, actividades y procedimientos que requiere
la Institucin en cada Dependencia.
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Hacer el anlisis de la organizacin o estructura de la entidad u organismo
acorde con la normatividad vigente.
La entidad debe elaborar la planilla de registro de informacin por dependencia segn
el formulario No 1, medicin de cargas de trabajo por dependencia, el cual nos
permitir consolidar la informacin para poder obtener la cantidad de personal re-
querido para la institucin (consolidado general) en el formulario No. 2.
Para utilizar la metodologa propuesta se debe proceder a diligenciar el formulario 1
en forma secuencial los siguientes 13 pasos:
Los primeros 11 pasos corresponden a diligenciar las 11 columnas del formulario 1.
Los pasos 12 y 13 corresponden a diligenciar las filas 12 y 13 del formulario 1
Medicin de Cargas de Trabajo por Dependencia:
Formulario N
o
. 1
Dependencia:
Para la presente gua se entiende por dependencia una unidad funcional especializa-
da de empleos para el cumplimiento de objetivos institucionales. El trmino Depen-
dencia, tambin se puede asimilar al de rea, Departamento o Direccin.
Anote en el encabezamiento del formulario el nombre de la dependencia en la cual
se va a realizar la medicin de las cargas de trabajo.
Ejemplo: Secretara de Planeacin y Obras Pblicas.
Fecha: Escriba la fecha en la cual se termin de realizar la medicin.
Pasos:
1. Procesos por dependencia.
Serie de etapas secuenciales e independientes, orientadas a la consecucin de un
resultado, en el que se agrega valor a un insumo y se contribuye a la satisfaccin
de una necesidad.
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Cada proceso tiene una salida nica que lleva consigo un objetivo propuesto, en-
trega de un servicio o producto.
Determine los procesos para cada uno de los servicios o productos de la depen-
dencia y antelos en la columna 1 del formulario.
Ejemplo:
Producto: Plan de ordenamiento territorial.
Proceso: Elaboracin Proyectos Plan de Ordenamiento Territorial.
2. Actividad.
Son las diversas actuaciones o acciones especficas que se realizan para el desa-
rrollo de un proceso.
Las actividades indican en forma secuencial cmo se desarrolla un proceso para
el logro de sus objetivos.
Cada actividad tiene una o varias procedimientos mediante el cual sta se desarrolla.
Determine para cada proceso las actividades requeridas en su ejecucin y regs-
trelas en la columna 2 del formulario.
Ejemplo:
Para el proceso Elaboracin Proyectos Plan de ordenamiento Territorial, las acti-
vidades son:
Definir la elaboracin del proyecto.
Evaluar y aprobar proyectos.
3. Procedimiento.
Son trabajos concretos que realizan uno o varios empleados.
Deben ser observables, repetitivas y medibles.
Determine para cada actividad los procedimientos necesarios para su logro y es-
crbalos en la columna 3 del formulario.
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(; Departamento Admnstratvo de a luncon Pubca
Ejemplo:
Para la Actividad evaluar y aprobar proyectos, los procedimientos son:
Evaluacin Proyectos y Cambios.
Aprobacin o Concepto.
Radicar Documentacin
Archivo Documentos.
Para los tres pasos anteriores se puede consultar la Gua para la Racionalizacin
de Trmites, Procesos y Procedimientos de febrero de 2002, que elabor la Direc-
cin de Polticas de Control Interno Estatal y Racionalizacin de Trmites del De-
partamento Administrativo de la Funcin Pblica.
4. Nivel y denominacin del empleo:
Empleo: Por empleo se entiende el conjunto de funciones, procedimientos y res-
ponsabilidades que se asignan a una persona y las competencias requeridas para
llevarlas a cabo, con el propsito de satisfacer el cumplimiento de los planes de
desarrollo y los fines del Estado. (Art. 19 de la Ley 909 de 2004).
El nivel del empleo corresponde a la jerarqua, naturaleza de sus funciones, sus
responsabilidades, y los requisitos exigidos para su desempeo y estos son: Di-
rectivo, Asesor, Profesional, Tcnico y Asistencial.
Para las Instituciones del Estado, los niveles estn dados por las siguientes nor-
mas:
Para Instituciones del Orden Nacional: Decreto 2489 de 2006.
Para Instituciones del Orden Territorial: Decreto 785 de marzo del 2005
La denominacin del empleo se refiere al nombre del cargo especfico que debe
realizar una determinada labor.
Nota: Sobre el Nivel del Empleo y su Denominacin se debe tener en cuenta el
sistema de nomenclatura y clasificacin de empleos vigente para la respectiva
entidad u organismo.
Coloque en la columna 4 del formulario, el nivel y la denominacin del empleo que
debe realizar el procedimiento.
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(8 Departamento Admnstratvo de a luncon Pubca
Ejemplo: Para el procedimiento elaborar proyectos, el nivel y la denominacin
del empleo que debe realizarlo es:
Nivel: Profesional.
Denominacin del empleo: Profesional Universitario.
5. Requisitos del procedimiento:
Es el conjunto de conocimientos (estudio experiencia) que se requieren para hacer
el procedimiento analizado.
Escriba en la columna 5 del formulario los requisitos que debe tener el cargo para
la ejecucin del procedimiento.
Ejemplo: Para el cargo Secretario del Nivel Asistencial, los requisitos para hacer
solo el procedimiento radicar documentacin, seran: Bachillerato.
Si se desea, se le puede igualmente relacionar la experiencia requerida.
6. Cantidad promedio de veces que se repite el procedimiento en el mes
Esta informacin est directamente relacionada con el total de productos, servi-
cios y procesos que se desarrollan en el mes. Se obtiene de las estadsticas de la
Institucin o de las metas que se tengan para el perodo o de los indicadores de
gestin.
Registre en la columna 6 del formulario el nmero de veces que en promedio se
repite el procedimiento en el mes.
Ejemplo: El procedimiento asignar proyectos se repite o se hace un promedio de
13 veces en el mes.
7. Tiempo de trabajo por cada procedimiento (Tiempo estndar)
Mida el tiempo de trabajo en horas requerido para la ejecucin de cada procedi-
miento descrito en la columna 3, y escrbalo en la columna 7 del formulario.
Aclaracin: El tiempo que se mide, es el tiempo realmente invertido en la ejecu-
cin del procedimiento en el proceso, y no el tiempo de duracin del mismo.
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(, Departamento Admnstratvo de a luncon Pubca
Ejemplo: Un proceso de licitacin desde su inicio hasta su terminacin puede
durar 6 meses, pero los tiempos que se miden son los reales que el empleado
invierte en la ejecucin de las diferentes procedimientos de la licitacin, y no se
incluyen los tiempos de espera, como el transcurrido entre la publicacin de la
licitacin y las respuestas de los proponentes, porque durante este tiempo los
empleados estn realizando otras labores de su dependencia.
El tiempo estndar
Es el tiempo que debe obtener un empleado experimentado al efectuar a ritmo
normal un trabajo especfico en condiciones bien determinadas y segn mtodos
definidos.
Al tiempo medido del procedimiento, se le agrega un tiempo suplementario por
fatiga, ruido o temperatura, dependiendo de las condiciones fsicas o ambientales
del puesto de trabajo. Para empleos administrativos o de oficina este porcentaje
de tiempo suplementario se estima en 7%.
Las condiciones para la aplicacin de stas tcnicas son dos:
Los procedimientos objeto de estudio deben estar perfectamente identificados.
Los procedimientos han de ser observables y medibles.
Hay varias clases de tiempos estndar, as:
Estndares Subjetivos: Los establece el responsable de una dependencia, ba-
sndose en su experiencia.
Estndares Estadsticos: Segn promedios de perodos anteriores.
Estndares Tcnicos: Fijados como resultado de la aplicacin de tcnicas
especiales.
Para la determinacin del Tiempo Estndar por cada procedimiento, se emplear,
segn el caso, una de las siguientes tcnicas para la medicin de tiempos:
7.1 Mtodo de los Estndares Subjetivos
Ms que una tcnica, es un procedimiento, y puede ser til para medir trabajos de
tipo administrativo y de carcter intelectual donde es difcil la aplicacin de otras
tcnicas.
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Consiste en determinar el tiempo de un procedimiento con base en estimaciones
de tiempos realizados por personas que tienen un buen conocimiento de ellas.
Se le pide a las personas experimentadas en la realizacin de los procedimientos,
que den un tiempo mnimo, un tiempo promedio y un tiempo mximo para realizar
el procedimiento dentro de un caso normal, no teniendo en cuenta los tiempos de
las situaciones extremas que se den ocasionalmente.
El tiempo resultante para realizar el procedimiento se calcula con la frmula:
T = ( Tm + 4 Tp+ TM ) / 6.
Donde:
T = Tiempo resultante.
Tm = Tiempo mnimo asignado al procedimiento.
Tp = Tiempo promedio asignado al procedimiento.
TM = Tiempo mximo asignado al procedimiento.
En esta frmula se le da ms ponderacin al tiempo promedio (4 veces) para que
el tiempo resultante tienda hacia ste, y se divide toda la suma por 6, porque es el
promedio de seis tiempos.
Este mtodo tiene la ventaja de su facilidad, rapidez y bajo costo, y como inconve-
nientes un grado de precisin relativo pero aceptable.
Ejemplo: La segunda procedimiento del formulario 1: Resolver la Consulta, se
midi por el Mtodo de los Estndares Subjetivos.
Al solicitarse informacin de los tiempos de ejecucin de este procedimiento a los
empleados que ms conocan de l, se obtuvo la siguiente informacin:
Tiempo mnimo: 0.5 horas
Tiempo promedio: 1.0 hora
Tiempo mximo: 4.0 horas.
Aplicando la frmula:
T = {T.mnimo + (4x T.promedio) + T.mx. } / 6
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T = {0.5 h.+ (4x1.0 h.) + 4.0 h } /6 = 1.416 horas
ms el 7% de tiempo suplementario : 0.099 horas
Da: 1.416 h. + 0.099 h. = 1.51 horas
Entonces:
T = 1.51 horas es el tiempo estndar para el procedimiento Resolver Consulta
que se anota en la columna 7 del formulario 1.
7.2 Mtodo de los Estndares Estadsticos
Se establece el tiempo del procedimiento sacando el promedio (media aritmtica)
de los tiempos de l en perodos anteriores si son conocidos, y se le agrega el
tiempo suplementario.
Ejemplo: El procedimiento Entregar Documentacin, se midi por el Mtodo de
los Estndares Estadsticos.
Se conocen los tiempos de 5 perodos anteriores respectivamente, as:
T1 = 3.66 minutos = 0.061 horas
Sacamos el promedio de los 5 tiempos:
T = (0.061h+0.048h+0.054h+0.062h+0.045h)/ 5 = 0.054 horas.
ms el 7% de tiempo suplementario: 0.003 horas
Da: 0.054 h. + 0.003 h. = 0.057 horas
Entonces:
T = 0.057 horas, es el tiempo estndar para el procedimiento Entregar documen-
tacin que se anota en la columna 7 del formulario 1.
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7.3 Mtodo del Cronometraje
Este mtodo es aplicable a trabajos bien definidos y repetitivos.
Los procedimientos tienen que dividirse en elementos operativos u operaciones
elementales fciles de reconocer y de separar de los dems, en los que est muy
claro su comienzo y terminacin.
Se mide con un cronmetro el tiempo que un empleado experimentado y trabajan-
do a ritmo normal tarda en realizar cada elemento operativo u operacin.
En una Hoja de Anlisis se anotan los tiempos cronometrados de cada elemento
operativo, en cantidad suficiente (se recomienda hacer por lo menos 20 medicio-
nes) para obtener un buen nivel de confianza y precisin. De los tiempos obtenidos
se eliminan el mayor y el menor, y de los restantes se saca el promedio (media
aritmtica).
A la suma de los promedios de cada uno de los elementos operativos de las ta-
reas, se le agrega el 7% de tiempo suplementario y el resultado es el tiempo estn-
dar asignado al procedimiento.
Este mtodo tiene como ventaja la precisin, y como inconvenientes su costo ele-
vado, repercusiones psicolgicas y requiere personal con suficiente experiencia
para su aplicacin.
Ejemplo: El procedimiento Archivo de Documentos se midi por el Mtodo del
Cronometraje.
Este procedimiento se dividi en dos elementos operativos:
a. Verificar que est completa la documentacin que se requiere archivar.
b. Llevar y colocar los documentos en la correspondiente carpeta de archivo.
Cronometrados los 20 tiempos para cada uno de los elementos operativos a y b se
obtuvieron los siguientes promedios.
Promedio de los tiempos de a = 1.451 minutos
Promedio de los tiempos de b = 3.203 minutos
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Tiempo total de a + b = 4.654 minutos
Ms el 7% de tiempo suplementario: 0.326 minutos
Da: 4.654 min. + 0.326 min. = 4.980 minutos.
Este tiempo lo dividimos por 60 para convertirlo en horas.
4.980 min. / 60 = 0.083 horas.
Entonces:
T = 0.083 horas es el tiempo estndar para el procedimiento Archivo de Docu-
mentos que se anota en la columna 7 del formulario 1.
8. Tiempo total en horas hombre en el mes de cada procedimiento
distribuido por niveles y denominacin del empleo
Nota: En la columna 8, ingrese las subcolumnas de nivel y denominacin de em-
pleo que requiera de acuerdo con la columna 4.
Ejemplo: En la columna 4 del formulario 1 vemos que los procedimientos son
realizados por los siguientes niveles y denominacin de empleo:
Asistencial: Secretario.
Profesional: Profesional Universitario.
Directivo: Director Administrativo
Tcnico: Tcnico
Por lo tanto en la columna 8 se colocan 4 subcolumnas para los cuatro niveles y
denominaciones requeridos.
Multiplique la cantidad de veces que se repite el procedimiento en el mes (columna
6) por el tiempo estndar asignado al mismo (columna 7) y el resultado colquelo
en la casilla correspondiente al respectivo nivel y denominacin del cargo en la
subcolumna de la columna 8.
Ejemplo: El procedimiento Resolver Consulta aparece en la columna 6 que se repite
o se hace un promedio de 92 veces al mes, y en la columna 7 tiene un tiempo estndar
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de 1.51 horas, al hacer la multiplicacin tenemos: 92 x 1.51 horas = 138.92 horas, que
se colocan en la columna 8 en la casilla de la subcolumna de Profesional Universitario.
9. Total promedio mes de horas hombre por actividad
Para el clculo del tiempo requerido en cada actividad: sume los tiempos totales
de los procedimientos de la respectiva actividad de las subcolumnas de la colum-
na 8, y el total escrbalo en la columna 9 del formulario.
Ejemplo: El tiempo de la actividad Definir la Elaboracin del Proyecto es igual a
la suma de los procedimientos: Entregar Documentacin (0.741 h.), ms Asignar
Proyectos (0.741 h.) y ms Elaborar Proyectos (331.89 h.) = 333.37 horas.
10. Total promedio mes de horas hombre por proceso
Este tiempo, es el total en horas de todos los servicios o productos que nos da el
proceso en el mes, o el total de la meta que nos hemos propuesto elaborar en el
mismo perodo.
Sume los tiempos de cada actividad del respectivo proceso registrados en la co-
lumna 9 y el total antelo en la columna 10 del formulario 1.
Ejemplo: Para el primer proceso Atencin de Consultas Personales y Telefni-
cas se suman los tiempos de las actividades Determinar Tema de Consulta
0.552 h. ms Atender la Consulta 138.92 h, lo cual nos da un tiempo total del
proceso de 139.47 horas en el mes.
11. Cantidad de productos generados por el proceso en el mes
Es la cantidad de servicios o productos, resultado de los procesos que estamos
elaborando en el mes o que nos hemos fijado como meta hacer en el mes.
Escriba esta cantidad en la columna 11 del formulario
Ejemplo: Para el primer proceso Atencin de Consultas Personales y Telefni-
cas se generan como productos 92 Consultas Resueltas en el mes.
Nota: La cantidad de productos anotados en la columna 11 del formulario se refie-
re a los completamente terminados en el mes.
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Las columnas No. 9, 10 y 11 son informativas para la Institucin y sirven para
anlisis de procesos y de productividad.
12. Total horas requeridas mes por nivel y denominacin
del empleo, por actividades y procesos.
Sume el tiempo total en el mes de cada procedimiento por nivel y denominacin
del empleo de las subcolumnas de la columna 8, y el resultado colquelo en el
penltimo rengln de la respectiva subcolumna.
El anterior resultado es el tiempo total utilizado de horas en el mes por cada nivel
y denominacin y cargo.
En el caso del ejemplo del formulario 1, el total de horas requeridas al mes para el
nivel Profesional y denominacin Profesional Universitario para sus respectivos
procedimienrtos es de:
(138.92 + 331.89 + 6.50) horas = 477.31 horas requeridas en el mes.
Para el Director Administrativo:
(0.741 + 6.50) horas = 7.24 horas requeridas en el mes.
Similar al procedimiento anterior, se procede a sumar todos los tiempos de las
etapas de la columna 9, y los tiempos de los procesos de la columna 10, y colocar
los totales en el penltimo rengln de las respectivas columnas.
As:
Tiempo total de las actividades (Colum. 9):
T = 0.552 h. + 138.92 h. + 333.37 h. + 14.82 h. = 487.66 horas requeridas en el
mes.
Tiempo total de los procesos (Colum. 10):
T = 139.47 h. + 348.19 h. = 487.66 horas requeridas en el mes.
Estos tiempos totales de las actividades o de los procesos representan el total de
tiempo que se debe laborar en la dependencia para los dos procesos.
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de Entdades Pubcas
NOTA: En este ejemplo y para fines prcticos, solo estamos utilizando dos proce-
sos en la dependencia, pero en el ejercicio real se deben colocar tantos procesos
como productos existan.
Tanto los procesos como las actividades y porcedimientos se deben trabajar en
forma macro de tal forma que se facilite su anlisis y medicin.
13. Total personal requerido por nivel y denominacin del empleo
y total personal requerido en la dependencia.
Para determinar la cantidad de personal requerido para cada nivel y denominacin
del empleo, se divide su correspondiente total de horas en el mes de las subcolum-
nas de la columna 8, por 167 horas, tiempo real que un empleado pblico trabaja
en promedio por mes. El resultado de la divisin se coloca en el ltimo rengln de
la subcolumna respectiva.
Las 167 horas de trabajo en el mes, se calculan as: La jornada semanal de trabajo
por empleado es de 44 horas semanales, (artculo 33 Decreto 1042 de 1978, mo-
dificado por Decreto 85 de 1986). Por lo cual, si se trabaja 5 das a la semana,
correspondera trabajar cada da 8.8 horas.
El ao tiene 365 das de los cuales se descuentan 52 domingos, 52 sbados, 18
das festivos y 15 das de vacaciones, dando 228 das realmente laborados al ao,
para un promedio de 19 das/mes.
19 das/mes x 8.8 horas /da = 167 horas/mes.
Para el caso del ejemplo, en el cargo de Profesional Universitario del nivel Profe-
sional, se requieren:
477.31 horas/ 167 horas/mes = 2.85 Profesionales Universitarios.
El Total de Personal Requerido en la Dependencia es igual a la suma de todos los
requerimientos de personal por nivel y denominacin del empleo de la ltima casi-
lla de las subcolumnas de la columna ocho.
Ejemplo:
0.0433 Director Administrativo 0.0064 Tcnico
2.8580 Profesional Universitario 0.0121 Secretario
TOTAL : 2.9198 empleados Aprox. 2.92 empleados
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de Entdades Pubcas
Tambin es igual al obtenido dividir el tiempo total de todas las actovidades (co-
lumna 9) o de los procesos (columna 10) por 167 horas:
487.66 horas/ 167 horas/ empl. = 2.92 empleados
Una vez terminado el estudio de cargas de trabajo de la dependencia podemos
hacer las siguientes consideraciones:
Determinar si sobra o falta personal en la dependencia.
Una vez obtenido el total del personal por cada nivel, se procede a hacer la planta
de personal, donde se distribuyen por grados, acorde con los requisitos de los
procedimientos consignados en la columna 5 del formulario 1 y al sistema de no-
menclatura y clasificacin de empleos vigente.
Al conocer la cantidad de horas hombre y el nivel de los empleos utilizados en cada
actividad y en todo el proceso, podemos hallar su costo en lo relacionado a la parte
de nmina, y as utilizar esta informacin para anlisis de productividad o estudio
ms riguroso de aquellas actividades que estn generando los mayores costos.
Determinar cules cargos estn recargados de trabajo y cules estn subutiliza-
dos y por lo tanto cmo utilizarlos en otras dependencias o reasignar funciones en
la misma, aprovechando las ventajas de tener la planta de personal globalizada.
Un cargo para el cual se requiera 1.55 empleados: Est recargado de trabajo.
Un cargo para el cual se requiera 0.55 empleados: Est subutilizado
Nota: Cuando en una dependencia tenemos un requerimiento total de personal en
cifras decimales, se considera pertinente aproximarlo al nmero entero ms prxi-
mo por encima o por debajo, exclusivamente para los decimales que estn en el
rango de 0.80 a 1 de 0 a 0.30.
Ejemplo: Los 2.85 profesionales universitarios requeridos para realizar las labo-
res de los dos procesos en el mes, se aproximan a tres empleados.
Un requerimiento de 0.917 de persona se asume que equivale a 1 persona.
En el caso contrario, un requerimiento de 3.123, se asume que equivale a 3 personas.
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Personal Requerido para la Institucin. Formulario No. 2
Para la elaboracin del FORMULARIO No.2, PERSONAL REQUERIDO PARA LA
INSTITUCIN se trasladan todos los totales de personal requerido por cada nivel
(ltima casilla de las subcolumnas de la columna 8 del Formulario No.1) que se haya
elaborado para cada dependencia, a las respectivas casillas del formulario No. 2 en la
fila correspondiente a la misma dependencia.
Luego, en el formulario No.2: Se suman horizontalmente los requerimientos de perso-
nal de cada dependencia, y nos da la cantidad de empleados requerida para la mis-
ma.
Ejemplo : Si despus de elaborado el estudio de cargas de trabajo para un municipio
nos dio en el formulario No. 1 que para la dependencia Despacho del Alcalde se re-
quieren los siguiente empleados en los niveles as :
1 De nivel Directivo
1 De nivel Asesor
2 De nivel Asistencial
Esta informacin es la que se trasladara a la correspondiente fila (Despacho del Alcal-
de) en el Formulario No. 2.
Se suman verticalmente en cada columna los requerimientos de personal de cada
nivel y nos da el No. de empleados requeridos del mismo en la Institucin.
La suma de los empleados requeridos para todas las dependencias nos da el total de
empleados de la Institucin.
Por ltimo, para verificar la exactitud de la informacin registrada se suman las perso-
nas requeridas en cada dependencia (ltima columna del formulario 2), y debe ser
igual al total de la sumatoria de la ltima fila.
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6.3 Otras Tcnicas para Medicin de Tiempos de los Trabajos.
Clculo de Tiempos sobre la base de Tablas de Movimientos,
Estndares o Tiempos Normalizados
Se basa en descomponer un procedimiento en movimientos o micromovimientos de
manos, brazos o piernas etc. o combinacin de los anteriores como: Introducir un
sobre en la mquina de escribir, consultar direccin, escribir direccin etc. y luego a
cada movimiento asignarle un tiempo preestablecido y que est en tablas que se con-
siguen en el mercado o son elaboradas en la misma empresa.
La suma de los tiempos de todos los movimientos, ms el tiempo suplementario por
fatiga, ruido, temperatura etc. da el tiempo total del procedimiento.
Tiene como ventajas este mtodo el de la precisin, y como inconvenientes el costo
elevado, limitaciones en su aplicacin y requiere personal especializado.
Mtodo de la Filmacin de los Trabajos
En esta tcnica se utiliza la filmacin de los trabajos con cmaras especiales que
permiten al personal experto cuantificar el tiempo de cada procedimiento.
Esta tcnica tambin es muy til para el estudio de los mtodos de trabajo.
Como ventajas, este mtodo tiene rapidez, precisin y costo reducido. Presenta
inconvenientes de resistencia de los empleados y no aplicable a trabajos de tipo
intelectual.
Mtodo del Muestreo del Trabajo
Esta tcnica es tambin conocida como Mtodo de Observaciones Instantneas, Ob-
servaciones Aleatorias o Work Sampling.
En este mtodo, una persona realiza una serie de observaciones instantneas en
momentos escogidos en forma aleatoria o al azar, y anota en una Hoja de Anlisis qu
labor est realizando el empleado en ese momento.
Con base en el anlisis de todas las observaciones, obtiene el porcentaje de la jorna-
da laboral que el empleado le dedica a realizar cada procedimiento. Luego ese por-
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centaje lo convierte en horas, y ese tiempo obtenido, agregndole el suplementario
por ruido, fatiga o temperatura, es el tiempo estndar asignado a la tarea.
El momento en el cual se debe realizar cada observacin, se saca de tablas de tiem-
pos aleatorios que existen en el mercado.
El grado de precisin depende de la cantidad de observaciones.
Este mtodo presenta un grado de precisin satisfactoria, y tiene la dificultad de distin-
guir por la sola observacin, qu procedimiento est realizando el empleado.
Mtodo del Auto Punteo del Trabajo
En este mtodo el empleado va anotando en un formulario, previamente elaborado, la
secuencia, hora de iniciacin y terminacin de todas los procedimientos que realiza a
lo largo de su jornada laboral.
Con base en el formulario, se establecen los tiempos de los diferentes procedimientos.
Este mtodo es aplicable para empleados con puestos de responsabilidad, y emplea-
dos que realizan trabajos muy variados o difciles de cuantificar.
7. PLANTA DE PERSONAL
Es el conjunto de los empleos requeridos para el cumplimiento de los objetivos y fun-
ciones asignadas a una institucin, identificados y ordenados jerrquicamente acorde
con el sistema de nomenclatura y clasificacin vigente.
De conformidad con el artculo 19 de la Ley 909 de 2004, el diseo de cada empleo
debe contener:
La descripcin del contenido funcional del empleo, de tal manera que per-
mita identificar con claridad las responsabilidades exigibles a quien sea su
titular;
El perfil de competencias que se requieren para ocupar el empleo, incluyendo
los requisitos de estudio y experiencia, as como tambin las dems condicio-
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nes para el acceso al servicio. En todo caso, los elementos del perfil han de ser
coherentes con las exigencias funcionales del contenido del empleo;
La duracin del empleo siempre que se trate de empleos temporales.
Empleos de carcter temporal.: Los organismos y entidades del Orden Nacional y Territo-
rial, podrn contemplar excepcionalmente en sus plantas de personal empleos de carcter
temporal o transitorio. Su creacin deber responder a una de las siguientes condiciones:
a) Cumplir funciones que no realiza el personal de planta por no formar parte de
las actividades permanentes de la administracin;
b) Desarrollar programas o proyectos de duracin determinada;
c) Suplir necesidades de personal por sobrecarga de trabajo, determinada por
hechos excepcionales;
d) Desarrollar labores de consultora y asesora institucional de duracin total, no
superior a doce (12) meses y que guarde relacin directa con el objeto y la
naturaleza de la institucin.
La justificacin para la creacin de empleos de carcter temporal deber contener la
motivacin tcnica para cada caso, as como la apropiacin y disponibilidad presu-
puestal para cubrir el pago de salarios y prestaciones sociales.
El grupo de trabajo deber revisar en la planta de personal vigente los siguientes
aspectos:
Si la planta de personal actual est aprobada legalmente mediante acto admi-
nistrativo por la autoridad que tiene la facultad para ello.
Si se ajusta al sistema de nomenclatura y clasificacin de empleos vigente.
Si se adapta a la estructura u organizacin interna vigente o a la propuesta.
Si cumple con las funciones, objetivos y misin definidos en la norma de crea-
cin o las que la han modificado.
Si permite cumplir con los procesos, productos y servicios que se han definido.
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Revisados los puntos anteriores se puede concluir si se requiere o no modificar la
planta de personal actual. En caso afirmativo, para elaborar la nueva planta de perso-
nal se deben considerar los siguientes aspectos:
1. Haber desarrollado las etapas 1 al 6 de la presente gua.
2. Ajustarse a las disposiciones vigentes sobre el sistema de nomenclatura y cla-
sificacin de empleos y escala salarial.
3. Elaborar un estudio de cargas de trabajo para cada una de las dependencias
propuestas en la nueva estructura u organizacin interna
4. Establecer la planta de personal propuesta
5. Elaborar los cuadros comparativos de la planta de personal y sus costos para
determinar su incidencia presupuestal
6. Determinar, si es del caso, las indemnizaciones para los cargos de carrera
administrativa que se van a suprimir.
7.1. Sistema de Nomenclatura y Clasificacin de Empleos
Es una ordenacin sistemtica y codificada de las distintas denominaciones de em-
pleo dentro de cada uno de los niveles jerrquicos determinados por las normas vi-
gentes y que para el caso del orden nacional se encuentran establecidos en el Decre-
to 2489 de 2006 y sus modificatorios y en el orden territorial en el Decreto Ley 785 de
2005.
Los actuales niveles jerrquicos tanto del nivel Nacional como el Territorial se encuen-
tran clasificados as:
Directivo
Asesor
Profesional
Tcnico
Asistencial
Dentro de cada nivel jerrquico, anteriormente descritos, existen varias denominacio-
nes de empleo que se identifican con un cdigo y grado salarial.
Denominacin del empleo. Se refiere al nombre del cargo especfico que debe
realizar una determinada labor. Para cada nivel jerrquico la norma de nomencla-
tura y clasificacin de empleos determina las diferentes denominaciones de em-
pleo que son aplicables.
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Cdigo. Cada denominacin de empleo se identifica con un cdigo de varios dgi-
tos de acuerdo con la norma vigente de nomenclatura y clasificacin de empleos.
Para el orden nacional es de cuatro (4) dgitos, el primero seala el nivel jerrquico
y los tres siguientes indican la denominacin del cargo.
Para el orden territorial es de tres (3) dgitos, el primero seala el nivel jerrquico y
los dos siguientes indican la denominacin del cargo.
Este cdigo deber ser adicionado hasta con dos dgitos ms que correspondern a
los grados de asignacin bsica que las asambleas y concejos les fijen a las diferen-
tes denominaciones de empleos.
Grado Salarial. Es el nmero de orden que indica la asignacin bsica mensual
para cada denominacin de empleo dentro de una escala progresiva de salarios,
segn la complejidad y responsabilidad inherente al ejercicio de sus funciones.
Cada denominacin de empleo puede tener uno o ms grados salariales depen-
diendo de funciones, responsabilidades, requisitos de conocimientos y experien-
cia para el desempeo de su labor.
En el orden nacional los grados salariales son fijados por los Decretos que sobre el
particular expida el Gobierno Nacional con base en la Ley 4 de 1992.
En el orden territorial los grados salariales, conformado hasta por dos dgitos, es-
tn fijados por las Asambleas y Concejos Municipales o Distritales, segn el caso,
teniendo en cuenta los lmites mximos fijados por Decreto del Gobierno Nacional
con base en las facultades de la Ley 4 de 1992.
De acuerdo con lo anteriormente expuesto se puede concluir que el sistema de no-
menclatura y clasificacin de empleos lo conforman el nivel jerrquico, la denomina-
cin de empleo, el cdigo y el grado salarial.
Vale mencionar que para establecer las escalas salariares en el nivel territorial, existe
una competencia concurrente segn lo expresa la Corte Constitucional, en sentencia
C-510 de 1999, donde seal:
En estos trminos, para la Corte es claro que existe una competencia concurren-
te para determinar el rgimen salarial de los empleados de las entidades territoria-
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les, as: Primero, el Congreso de la Repblica, facultado nica y exclusivamente
para sealar los principios y parmetros generales que ha de tener en cuenta el
Gobierno Nacional en la determinacin de este rgimen. Segundo, el Gobierno
Nacional, a quien corresponde sealar slo los lmites mximos en los salarios de
estos servidores, teniendo en cuenta los principios establecidos por el legislador.
Tercero, las asambleas departamentales y concejos municipales, a quienes co-
rresponde determinar las escalas de remuneracin de los cargos de sus depen-
dencias, segn la categora del empleo de que se trate. Cuarto, los gobernadores
y alcaldes, que deben fijar los emolumentos de los empleos de sus dependencias,
teniendo en cuenta las estipulaciones que para el efecto dicten las asambleas
departamentales y concejos municipales, en las ordenanzas y acuerdos corres-
pondientes. Emolumentos que, en ningn caso, pueden desconocer los lmites
mximos determinados por el Gobierno Nacional.
Ejemplo de Nomenclatura de Empleos en el Orden Nacional:
DENOMINACIN DEL EMPLEO CDIGO GRADO
NIVEL DIRECTIVO
Contador General de la Nacin 0004 25
24
Director Tcnico Administrativo u Operativo 0100 21
20
19
Ejemplo de Nomenclatura de Empleos en el Orden Territorial:
DENOMINACIN DEL EMPLEO CDIGO GRADO
NIVEL DIRECTIVO
Alcalde 005
Secretario de Despacho 020 03
NIVEL PROFESIONAL
Profesional Universitario 219 03
Profesional Especializado 222 05
7.2. Determinacin de la Planta de personal
Elaborado el estudio de cargas de trabajo y acorde con las funciones asignadas a
cada dependencia y los respectivos procesos en la estructura determinada, se proce-
de a la elaboracin de la nueva planta de personal.
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Es importante tener en cuenta que la planta de personal desde el punto de vista de su
aprobacin debe conformarse en forma global, pero tcnicamente debe corresponder
al estudio previo de cargas de trabajo y a la estructura u organizacin interna deter-
minada.
La planta de personal global consiste en la relacin detallada de los empleos requeridos
para el cumplimiento de las funciones de una entidad, sin identificar su ubicacin en las
unidades o dependencias que hacen parte de la organizacin interna de la institucin.
La planta de personal global presenta las siguientes ventajas:
Permite ubicar el personal de acuerdo con los perfiles requeridos para el ejer-
cicio de las funciones.
Conduce a una mayor agilidad, eficiencia y productividad en el logro de los
objetivos institucionales, dando cumplimiento a los principios sobre funcin ad-
ministrativa establecidos en la Constitucin Poltica, en el Plan de Gobierno y
los respectivos Planes de Desarrollo.
Flexibiliza la administracin del recurso humano al permitir la movilidad del
personal de un rea afn a otra, como un mecanismo real e idneo para dinami-
zar los procesos operativos y tcnicos y facilitar la gestin de la entidad.
Permite la conformacin de grupos internos de trabajo, permanentes o transi-
torios, conformados con personal interdisciplinario, liderados por funcionarios
altamente calificados, como una alternativa para racionalizar las actividades,
logrando el mximo aprovechamiento de los recursos humanos disponibles
dentro de una institucin.
Para establecer la planta de personal es indispensable tener en cuenta la estructura u
organizacin interna propuesta, el sistema de nomenclatura y clasificacin de em-
pleos, la escala salarial vigente y el estudio de cargas de trabajo.
Ahora bien, con el fin de garantizar la preservacin de los derechos de los empleados
de carrera, las reformas de planta de personal de las entidades de la rama ejecutiva
de los rdenes nacional y territorial, que impliquen supresin de empleos de carrera,
debern motivarse expresamente; fundarse en necesidades del servicio o en razones
de modernizacin de la Administracin y basarse en estudios tcnicos que as lo de-
muestren. (Artculo 46 de la Ley 909 de 2004, Artculo 95 del Decreto 1227 de 2005).
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La entidad debe proceder a definir la planta de personal relacionando los empleos de
cualquier nivel jerrquico cuyo ejercicio implica confianza, que tengan asignadas fun-
ciones de asesora institucional, asistenciales o de apoyo y que estn al servicio direc-
to e inmediato y adscritos a los Despachos del Ministro, Viceministro, Director y Sub-
director de Departamento Administrativo, Superintendente, Gobernador, Alcalde (dis-
trital, municipal o local), Contralor o Personero, Presidente, Director o Gerente de
Establecimiento Pblico, entre otros, los cuales deben ser especificados en forma
separada, pues tales particularidades le dan connotacin de empleos de libre nombra-
miento y remocin, de conformidad con las normas de carrera administrativa.
Los dems empleos, ya sean de libre nombramiento y remocin (por pertenecer al
nivel directivo) o de carrera administrativa de los distintos niveles, pasarn a ser parte
de la Planta de Personal Global de la institucin, la cual estar compuesta por un
nmero de empleos determinados por el estudio de cargas de trabajo.
Ejemplo de Planta de Personal en el Orden Nacional:
Nmero de cargos Dependencia y Denominacin del Empleo Cdigo Grado
DESPACHO DEL MINISTRO
1 (uno) Ministro 0005 --
1 (uno) Secretario Ejecutivo 4210 18
1 (uno) Secretario 4178 12
DESPACHO DEL VICEMINISTRO
1 (uno) Viceministro 0020 --
1 (uno) Secretario 5040 17
PLANTA GLOBAL
3 (tres) Profesional Especializado 2028 18
1 (uno) Profesional Universitario 2044 11
3 (tres) Profesional Universitario 2044 10
5 (cinco) Profesional Universitario 2044 09
1 (uno) Profesional Universitario 2044 07
2 (dos) Profesional Universitario 2044 06
1 (uno) Conductor Mecnico 4103 17
3 (tres) Conductor Mecnico 4103 15
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Ejemplo de Planta de Personal en el Orden Territorial:
Nmero de cargos Dependencia y Denominacin del Empleo Cdigo Grado
DESPACHO DEL ALCALDE
1 (uno) Alcalde 005 --
1 (uno) Asesor 105 10
1 (uno) Secretario Ejecutivo 425 05
PLANTA GLOBAL
3 (tres) Secretario de Despacho 020 06
4 (cuatro) Jefe de Oficina Asesora de Jurdica 115 05
3 (tres) Profesional Especializado 222 08
5 (cinco) Profesional Universitario 219 03
2 (dos) Profesional Universitario 219 05
2 (dos) Conductor Mecnico 482 02
7.3 Viabilidad o Disponibilidad Presupuestal.
En primer lugar la entidad debe identificar en el presupuesto asignado a la institucin
dentro de pago funcionamiento el rubro servicios personales.
En el orden territorial es indispensable tener en cuenta las disposiciones contempla-
das en la Ley 617 de 2000 y Ley 715 de 2001 y dems normas relacionadas.
A continuacin, se debe evaluar el costo anual de la planta de personal propuesta
considerando los gastos de las asignaciones bsicas, gastos de representacin, pri-
mas tcnicas y dems prestaciones sociales legales.
Con la informacin anterior se comparan los costos de la planta de personal propuesta
con el presupuesto asignado, para determinar si se cuenta con los recursos suficien-
tes para cubrir los costos de la nmina planteada.
Si el presupuesto es inferior al costo real de la nmina de la planta de personal pro-
puesta, se debe replantear la cantidad de servicios o productos que la institucin ofre-
ce, requirindose hacer los ajustes necesarios en el estudio de cargas de trabajo has-
ta que se adecue al presupuesto aprobado al organismo o entidad correspondiente.
La otra alternativa ante la situacin de presentarse un presupuesto inferior, es solicitar
un reajuste presupuestal dentro de los trminos legales cuando ste aplique.
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;o Departamento Admnstratvo de a luncon Pubca
Igualmente, el equipo de trabajo debe hacer un anlisis comparativo entre la planta de
personal actual frente a la planta de personal propuesta, con el fin de identificar, si es
del caso, la cantidad de empleos a suprimir, sean de carrera administrativa o de libre
nombramiento y remocin, para valorar las indemnizaciones a que haya lugar, cuando
se trate de funcionarios con derechos de carrera administrativa.
Adoptada la planta de personal por la autoridad competente, sta solo tendr efectos
fiscales a partir de la posesin de sus empleados, pues las plantas de personal no
tienen efectos fiscales retroactivos, salvo disposicin legal y expresa en contrario.
Es fundamental para sancionar un acto administrativo de modificacin de la planta de per-
sonal en una entidad nacional y territorial, solicitar la expedicin de la viabilidad o disponibi-
lidad presupuestal respectivamente, emitida por la autoridad competente, en la que conste
que existen recursos para cubrir los costos de la planta propuesta y las indemnizaciones
respectivas, en el caso de supresin efectiva de empleos de carrera administrativa.
La disponibilidad presupuestal no se requiere para el estudio y revisin preliminar del
acto administrativo, pero es requisito indispensable para la aprobacin de la planta de
personal y firma del acto administrativo respectivo.
7.4 Acto Administrativo de Modificacin de Planta.
Toda modificacin a las plantas de personal de los organismos y entidades de las
ramas ejecutivas del poder pblico del orden nacional, deber ser aprobada por el
Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, en armona con lo dispuesto en
el artculo 115 de la Ley 489 de 1998, en donde se prev que las plantas de personal
de los organismos y entidades de la rama ejecutiva nacional sern aprobadas por el
Gobierno Nacional.
Lo anterior conlleva a determinar que el acto administrativo de planta de personal en el
orden nacional ha de ser aprobada por Decreto Presidencial, el cual llevar las firmas del
Ministro de Hacienda y Crdito Pblico, el Ministro o Director de Departamento corres-
pondiente y Director del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica.
En un Departamento la modificacin de la planta de personal de la Gobernacin es
facultad del Gobernador a travs de un Decreto departamental. (Art. 305, numeral 7
de la Constitucin Poltica). Para las entidades descentralizadas departamentales es
competencia de las Juntas o Consejos Directivos conforme a lo establecido por el
Decreto Ley 1221 de 1986, el cual contar con la aprobacin del Gobernador.
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;+ Departamento Admnstratvo de a luncon Pubca
Para los Municipios y Distritos, la modificacin de la planta de personal de la Alcalda
es facultad del Alcalde a travs de un Decreto municipal o distrital (Art. 315, numeral
7 de la Constitucin Poltica). Para las entidades descentralizadas del orden munici-
pal es competencia de las autoridades que sealen sus actos de creacin de acuerdo
con lo sealado en el Decreto Ley 1333 de 1986.
La competencia para modificar las plantas de personal de las Contraloras Departa-
mentales, Municipales y Distritales es de la Asamblea Departamental o del Concejo
Municipal o Distrital correspondiente.
La modificacin de las plantas de personal de las Personeras Municipales o Distrita-
les es de los Concejos Municipales o Distritales segn el caso.
En el acto administrativo de aprobacin se debe hacer diferenciacin entre la planta
de personal de empleos pblicos y la de trabajadores oficiales (cuando sea del caso),
por lo tanto, en la norma que establezca la planta de personal, se har la relacin
detallada de los empleos pblicos de acuerdo con el sistema de nomenclatura y clasi-
ficacin de empleos y para el caso de trabajadores oficiales slo se har referencia a
un nmero global de stos, en artculo separado.
Con el fin de atender las necesidades del servicio y cumplir con eficacia y eficiencia
los objetivos y funciones del organismo o entidad, se podr incluir la competencia de
crear con carcter permanente o transitorio grupos interno de trabajo, a los cuales se
les debe determinar las tareas que debern cumplir y las consiguientes responsabili-
dades y dems normas necesarias para su funcionamiento.
Adicionalmente, para el manejo adecuado de la planta global, se ha de otorgar facul-
tad al Ministro, Director de Departamento, Gobernador, Alcalde, Director, Gerente o
Presidente de organismo o entidad nacional o territorial, para distribuir los empleos y
ubicar el personal, de acuerdo con los perfiles requeridos para el ejercicio de las fun-
ciones, la organizacin interna, las necesidades del servicio y los planes, programas y
proyectos trazados por la entidad. (Anexo 16, Anexo 17, Anexo 18)
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8. MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES
Y COMPETENCIAS LABORALES
El manual especfico de funciones y de competencias laborales es un instrumento de
administracin de personal a travs del cual se establecen las funciones y las compe-
tencias laborales de los empleos que conforman la planta de personal de una entidad
y los requerimientos exigidos para el desempeo de los mismos. Se constituye en el
soporte tcnico que justifica y da sentido a la existencia de los cargos en una entidad
u organismo.
Para la elaboracin del manual especfico de competencias laborales la entidad debe
tener en cuenta como marco de referencia el Manual General de Funciones que para
las entidades y organismos que conforman la rama ejecutiva del orden nacional est
dado por los Decretos 770 y 2772 de 2005 y dems normas que lo sustituyan, modifi-
quen o adicionen; en el mbito territorial el marco legal se encuentra previsto en el
Decreto 785 de 2005.
El manual especfico de funciones y de competencias laborales, se orienta al logro de
los siguientes propsitos:
Instrumentar la marcha de procesos administrativos tales como: seleccin de
personal, induccin de nuevos funcionarios, capacitacin y entrenamiento en los
puestos de trabajo y evaluacin del desempeo.
Generar en los miembros de la organizacin el compromiso con el desempeo
eficiente de los empleos, entregndoles la informacin bsica sobre los mismos.
Proporcionar informacin de soporte para la planeacin e implementacin de
medidas de mejoramiento y modernizacin administrativas, estudio de cargas
de trabajo.
Facilitar el establecimiento de parmetros de eficiencia y criterios de autocontrol.
8.1. Competencias Laborales
Las competencias laborales refieren a un nuevo concepto en la administracin pbli-
ca, que se define como la capacidad de una persona para desempear, en diferentes
contextos y con base en los requerimientos de calidad y resultados esperados en el
sector pblico, las funciones inherentes a un empleo; capacidad que est determina-
da por los conocimientos, destrezas, habilidades, valores, actitudes y aptitudes que
debe poseer y demostrar el empleado pblico.
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Las competencias comunes, las comportamentales y las funcionales, adems de los
requisitos de estudio y experiencia, conforman las competencias laborales.
Las competencias comunes y comportamentales hacen referencia al conjunto de carac-
tersticas de la conducta que se exigen como estndares bsicos para el desempeo del
empleo, atendiendo a la motivacin, las aptitudes, las actitudes, las habilidades y los
rasgos de personalidad, cuyos criterios para describirlas estn definidos en los artculos
6, 7 y 8 del Decreto 2539 de 2005, las cuales se aplican de la siguiente forma:
Competencias comunes a los servidores pblicos a quienes se les aplica los
Decretos Leyes 770 y 785 de 2005 y
Las Competencias Comportamentales mnimas por nivel jerrquico.
Las competencias funcionales precisan y detallan aquello que debe estar en capaci-
dad de hacer el empleado para ejercer un cargo y se definirn a partir del contenido
funcional del empleo.
8.2. Metodologa para Ajustar o Establecer los Manuales
Especficos de Funciones y de Competencias Laborales
8.2.1 Ajuste o establecimiento de los manuales: Las entidades del orden nacional
y territorial procedern a ajustar o establecer los manuales especficos de funciones y
de requisitos incluyendo los siguientes aspectos:
1) La identificacin del propsito principal o razn de ser del empleo, que es la
misin o el objeto del empleo que explica la necesidad de existencia del mismo
dentro de la estructura de procesos y misin encomendados al rea a la cual
pertenece.
2) Las competencias comunes a los servidores pblicos y las comportamentales
que se han definido por cada nivel jerrquico de empleos, observando lo dis-
puesto en los artculos 7 y 8 del Decreto 2539 de 2005.
3) Las competencias funcionales de los empleos en los trminos dispuestos en el
numeral 5.1 y 5.2 del artculo 5 del Decreto 2539 de 2005.
4) Los requisitos de estudio y experiencia ajustados de acuerdo con lo dispuesto
en el Decreto 770 de 2005 y el Decreto 2772 de 2005, para las entidades del
orden nacional y en el Decreto 785 de 2005, para las del orden territorial.
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;( Departamento Admnstratvo de a luncon Pubca
8.2.2 Procedimiento: A continuacin se establece el procedimiento a seguir por las
entidades del orden nacional y territorial para ajustar o establecer los manuales espe-
cficos de funciones y de requisitos.
Para la realizacin del ajuste del manual especfico de funciones y de requisitos actual
se recomienda la conformacin de un grupo o equipo de trabajo conformado por per-
sonal vinculado a la institucin y conocedoras de las funciones sealadas para cada
dependencia o rea de trabajo.
8.2.2.1. Ajustar la nomenclatura de los empleos: Las entidades del orden territorial
debern ajustar o establecer sus plantas de personal de conformidad con la nomen-
clatura y clasificacin de empleos establecidas en el Decreto 785 de 2005.
En relacin con las instituciones del orden nacional, deber observarse la clasificacin
y nomenclatura de empleos prevista en el Decreto 2489 de 2006 y a las dems dispo-
siciones que dicte el Gobierno Nacional en esta materia.
8.2.2.2. Ajustar el manual especfico de funciones y de requisitos a un manual
especfico de funciones y de competencias laborales. Para ilustrar el procedimiento
se toma como ejemplo un empleo del nivel profesional, cuya denominacin es profe-
sional especializado cdigo 2028 grado 19.
PASO 1. Identificacin del empleo
Se denomina identificacin del empleo al conjunto de datos que describen la denomina-
cin, dependencia, cdigo, grado, nivel, nmero de cargos y cargo del jefe inmediato.
Procedimiento para identificar el empleo.
Nivel. Establezca el nivel jerrquico al cual pertenece el empleo.
Denominacin del Empleo. Identifique el nombre o denominacin del empleo, segn
se encuentra previsto en el acto administrativo de ajuste de la planta de personal, el cual
deber estar de acuerdo con la nomenclatura de empleos del Decreto 785 de 2005, para
las instituciones de orden territorial y en relacin con las instituciones del orden nacional
han de observarse las denominaciones de empleo previstas en el Decreto 2489 de 2006.
Cdigo. El cdigo del empleo debe igualmente corresponder al sealado en la norma
que ajusta la respectiva planta de personal y expresa:
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de Entdades Pubcas
a) El primer dgito establece el nivel jerrquico al cual pertenece el empleo.
b) Para el orden territorial los dos dgitos siguientes corresponden a la denomina-
cin del cargo, dentro del respectivo nivel jerrquico; para el caso de empleos
de orden nacional son los tres dgitos siguientes.
Grado. Los dos dgitos siguientes corresponden al grado de remuneracin o de asig-
nacin salarial determinada en la escala fijada por las respectivas autoridades compe-
tentes.
No. De Cargos. Relacione el nmero de empleos de igual denominacin, cdigo y
grado de remuneracin existentes en la planta de personal de la entidad. (Excluir los
empleos pblicos sealados por la Ley como de libre nombramiento y remocin).
Dependencia. Escriba aquella en la cual est ubicado el empleo, cuando los empleos
se encuentran descritos dependencia por dependencia, en la planta de personal. En
el caso de las plantas globales sealar: Donde se ubique el cargo.
Cargo del Jefe Inmediato. Escriba el nombre del cargo a quien corresponde ejercer
la supervisin directa del desempeo laboral. En las plantas de personal en las cuales
se efecta la distribucin de empleos por dependencia, ste corresponder al empleo
de la respectiva jefatura. En el caso de las plantas globales, se indicar: Quien ejerza
la supervisin directa.
Ejemplo:
MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES
I - IDENTIFICACIN
Nivel: Profesional
Denominacin del Empleo: Profesional Especializado
Cdigo: 2028
Grado: 19
No. de cargos Cinco (5)
Dependencia Donde se ubique el cargo
Cargo del Jefe Inmediato: Quien ejerza la supervisin Directa
PASO 2. Definicin del propsito principal o razn de ser del empleo.
Cada empleo de la administracin pblica tiene un propsito fundamental y nico para
el cumplimiento de la misin institucional. Dicho propsito es la descripcin de su
objeto fundamental.
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El propsito principal y las funciones esenciales deben describir entonces lo que es
necesario hacer o lograr en trminos de resultado.
La identificacin del propsito principal del empleo explica la necesidad de su existen-
cia o su razn de ser dentro de la estructura de procesos y misin encomendados al
rea a la cual pertenece
La estructura gramatical sugerida para orientar la definicin del propsito principal del
empleo, es la siguiente:
VERBO
1
OBJETO CONDICIN
1
Para facilitar el desarrollo de esta actividad se sugiere consultar el listado de verbos contenido en el Anexo 2.
La accin fundamental del
empleo en funcin de los
procesos en que participa
y del rea de desempeo
especfico
Los aspectos sobre los
que recae su accin den-
tro de su rea de desem-
peo.
Los requerimientos de ca-
lidad que se espera obte-
ner en los resultados de
su funcin laboral.
Continuando con el ejemplo anterior, el propsito principal sera el siguiente:
VERBO OBJETO CONDICIN
Realizar estudios e investigaciones
tendientes a promover el
desarrollo integral del ta-
lento humano al servicio
de la entidad.
II PROPSITO PRINCIPAL
Realizar estudios e investigaciones tendientes a promover el desarrollo integral del
talento humano al servicio de la entidad.
PASO 3. Funciones Esenciales del empleo.
Se denominan funciones esenciales aquellas que se requieren para el cumplimiento
del propsito principal del empleo y presentan las siguientes caractersticas:
Gua de Nodernzacon
de Entdades Pubcas
;; Departamento Admnstratvo de a luncon Pubca
a) Describen lo que una persona debe realizar;
b) Responden a la pregunta: qu debe hacerse para lograr el propsito principal?;
c) Expresan lo que debe hacerse, lo cual no corresponde siempre con lo que se
hace actualmente;
d) Cada funcin enuncia un resultado diferente;
e) Su redaccin sigue el mismo ordenamiento metodolgico que para el propsito
clave.
Las funciones esenciales de cada empleo deben ser claras, precisas y describen el
qu debe hacer y el para qu de cada funcin, de conformidad con la misin institucio-
nal, las actividades de la dependencia, los programas y proyectos y con el nivel y
naturaleza general del empleo.
III. DESCRIPCIN DE FUNCIONES ESENCIALES
AREA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA GESTIN HUMANA:
1. Adelantar estudios e investigaciones para identificar las necesidades de capacitacin y
preparar y presentar el plan institucional de capacitacin, los programas de induccin,
reinduccin, estmulos y evaluacin del desempeo para el talento humano de la enti-
dad.
2. Adelantar estudios que permitan mantener actualizada la planta de personal y el ma-
nual especfico de funciones y de competencias laborales teniendo en cuenta la estruc-
tura de la entidad y las necesidades de las dependencias de la entidad.
3. Adelantar estudios de las mejores prcticas para efectuar anlisis comparativos con
otras entidades pblicas y del sector privado para el desarrollo del talento humano al
servicio de la entidad y proponer su adopcin.
4. Efectuar el seguimiento al Plan Institucional aprobado por la entidad y proponer los
correctivos a que haya lugar.
5. Ejecutar y evaluar los programas y proyectos en materia de capacitacin, induccin,
reinduccin, evaluacin del desempeo y estmulos que deba adelantar el rea, para el
mejoramiento continuo y desarrollo del talento humano.
6. Preparar, presentar, ejecutar y evaluar el plan anual de bienestar social de la entidad.
(falta el para qu)
7. Orientar el desarrollo de los programas de seguridad social y las relaciones con las
diferentes entidades prestadoras de estos servicios, con el fin de optimizar el servicio
para los servidores de la entidad.
8. Preparar proyectos de actos administrativos, oficios y documentos relacionados con el
rea del recurso humano, para mantener actualizada las situaciones administrativas de
los funcionarios de la entidad de conformidad con las normas vigentes.
9. Adelantar los estudios para elaborar y mantener actualizados los procedimientos pro-
pios de la dependencia.
Gua de Nodernzacon
de Entdades Pubcas
;8 Departamento Admnstratvo de a luncon Pubca
PASO 4. Definicin de las Contribuciones Individuales o Criterios de desempeo.
Las contribuciones individuales se refieren al conjunto de productos o resultados labo-
rales que permiten medir o especificar lo esperado, en trminos de resultados obser-
vables como consecuencia de la realizacin del trabajo.
Describen en forma detallada lo que el empleado respectivo ejerciendo un determina-
do empleo, tiene que lograr y demostrar para comprobar que es competente e idneo.
De acuerdo con esta definicin, determine las contribuciones individuales que se espera de
cada empleo, teniendo en cuenta las funciones esenciales de ste y su propsito principal.
Para tal efecto, defina qu resultados se obtienen de los procesos, actividades y fun-
ciones que realiza el empleado a partir de las siguientes preguntas:
Qu se espera del desempeo?
Cmo se espera el resultado?
Cul es la calidad de los resultados?
La estructura gramatical sugerida para orientar la definicin de las contribuciones indi-
viduales de quien est llamado a desempear el empleo, es la siguiente:
OBJETO VERBO CONDICIN
Los resultados de la acti-
vidad laboral
La accin ejecutada Cumplimiento del resulta-
do esperado en condicio-
nes de calidad
Continuando con el ejemplo, las siguientes seran las contribuciones individuales del
empleo:
OBJETO VERBO CONDICIN
Los planes y programas
en materia de bienestar
social, estmulos y evalua-
cin del desempeo
presentados estn de acuerdo con las
polticas y normas en ma-
teria de administracin de
personal.
Los planes y programas en
materia de capacitacin
responden a las necesidades institu-
cionales y del personal de
la entidad.
Gua de Nodernzacon
de Entdades Pubcas
;, Departamento Admnstratvo de a luncon Pubca
Al describir las contribuciones individuales observe que:
a) Cada funcin esencial puede tener dos o ms contribuciones individuales.
b) La contribucin individual contiene un resultado y una condicin de calidad.
c) No se describen tareas. Se describen los resultados esperados del desempeo.
d) Las condiciones de calidad son medibles y observables.
e) El cumplimiento del resultado y la condicin de calidad permite evaluar el des-
empeo y el nivel de competencia.
Siguiendo el anlisis descrito, se va obteniendo una descripcin del empleo, as:
PROPSITO FUNCIONES CONTRIBUCIONES
PRINCIPAL ESENCIALES INDIVIDUALES
Realizar estudios e investi-
gaciones tendientes a pro-
mover el desarrollo integral
del talento humano al servi-
cio de la entidad.
1. Adelantar estudios e in-
vestigaciones para identifi-
car las necesidades de ca-
pacitacin y preparar y pre-
sentar el plan institucional de
capacitacin, los programas
de induccin, reinduccin,
estmulos y evaluacin del
desempeo para el talento
humano de la entidad.
1. Los planes y programas
en materia de bienestar so-
cial, estmulos y evaluacin
del desempeo presentados
estn de acuerdo con las
polticas y normas en mate-
ria de administracin de per-
sonal.
2. Los planes y programas
en materia de capacitacin
responden a las necesida-
des institucionales y del per-
sonal de la entidad.
2. ...
IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEO)
1. Los planes y programas en materia de bienestar social, estmulos y eva-
luacin del desempeo presentados estn de acuerdo con las polticas y
normas en materia de administracin de personal.
2. Los planes y programas en materia de capacitacin responden a las nece-
sidades institucionales y del personal de la entidad.
3. ...
Se pueden identificar tantas contribuciones individuales como resultados se
esperan del ejercicio de las funciones esenciales y del propsito principal del
empleo que se analice.
...
Gua de Nodernzacon
de Entdades Pubcas
8o Departamento Admnstratvo de a luncon Pubca
PASO 5. Definir los Conocimientos Bsicos o Esenciales que debe
poseer quien ocupe el empleo
Los conocimientos bsicos o esenciales comprenden el conjunto de teoras, princi-
pios, normas, tcnicas, conceptos y dems aspectos del saber que debe poseer y
comprender quien est llamado al desempeo del empleo, para alcanzar las contribu-
ciones individuales.
Estos conocimientos bsicos o esenciales no se refieren a los certificados o ttulos de
un determinado estudio formal existente en los anteriores manuales especficos de
funciones y de requisitos y simplemente debern armonizarse con el Decreto regla-
mentario del Decreto Ley 770 de 2005 para instituciones del orden nacional y el De-
creto Ley 785 de 2005, para instituciones del orden territorial.
Por ello los conocimientos bsicos o esenciales, se refieren a lo que es indispensable
que el empleado conozca para garantizar las contribuciones individuales que se han
identificado.
En el ejemplo del empleo tipo, se relacionan un conjunto de conocimientos bsicos o
esenciales, respecto a la primera contribucin individual, Los planes y programas en
materia de bienestar social, estmulos y evaluacin del desempeo presentados estn
de acuerdo con las polticas y normas en materia de administracin de personal, as:
Siguiendo el anlisis descrito, se va obteniendo una descripcin del empleo, as:
PROPSITO FUNCIONES CONTRIBUCIONES CONOCIMIENTOS
PRINCIPAL ESENCIALES INDIVIDUALES BSICOS O ESENCIALES
Realizar estudios e in-
vestigaciones tendien-
tes a promover el desa-
rrollo integral del talen-
to humano al servicio
de la entidad.
1. Adelantar estudios e
investigaciones para
identificar las necesida-
des de capacitacin y
preparar y presentar el
plan institucional de ca-
pacitacin, los progra-
mas de induccin, rein-
duccin, estmulos y
evaluacin del desem-
peo para el talento
humano de la entidad.
1. Los planes y progra-
mas en materia de bien-
estar social, estmulos y
evaluacin del desem-
peo presentados es-
tn de acuerdo con las
polticas y normas en
materia de administra-
cin de personal.
2. Los planes y progra-
mas en materia de ca-
pacitacin responden a
las necesidades insti-
tucionales y del perso-
nal de la entidad.
1. Pl an Naci onal de
Capacitacin.
2. Polticas pblicas en
administracin de per-
sonal.
3. Normas sobre admi-
nistracin de personal.
4. Metodologas de in-
vestigacin y diseo de
proyectos.
2. ... ...
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8+ Departamento Admnstratvo de a luncon Pubca
V. CONOCIMIENTOS BSICOS O ESENCIALES
1. Plan Nacional de Capacitacin.
2. Polticas pblicas en administracin de personal.
3. Normas sobre administracin de personal
.4. Metodologas de investigacin y diseo de proyectos.
PASO 6. Establecer los Requisitos de Estudio y Experiencia
De conformidad con el decreto que establece el Manual General de Funciones y de
Requisitos para los empleos de las entidades del orden nacional y el Decreto Ley 785
de 2005 para las entidades del orden territorial, fije los requisitos de estudio y expe-
riencia requeridos para el desempeo de los mismos.
Identifique el nivel jerrquico del empleo (directivo, asesor, profesional, tcnico o asis-
tencial)
En el caso de las instituciones de orden territorial considere los requisitos mnimos y
mximos para el nivel jerrquico y la categora de la respectiva entidad territorial, en
cuanto a educacin y experiencia se refiere, de acuerdo con lo dispuesto en el artculo
13 del Decreto 785 de 2005.
En relacin con las instituciones del orden nacional, debern identificarse los requisi-
tos de educacin y experiencia de acuerdo con lo que dispone el Decreto Ley 770 y el
2772 de 2005 y dems normas que lo modifiquen o adicionen.
Continuando con el ejemplo, los requisitos de estudio y experiencia requeridos para el
desempeo del empleo Profesional Especializado cdigo 2028 grado 19 son:
Estudios
Ttulo Profesional en Ingeniera Industrial,
Administracin de Empresas, Administracin
Pblica o Psicologa.
Ttulo de postgrado en la modalidad de es-
pecializacin en reas relacionadas con las
funciones del empleo.
Experiencia
Setenta y dos (72) meses de experiencia
profesional relacionada.
VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA
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de Entdades Pubcas
Para la fijacin de los Requisitos se deben tener en cuenta las siguientes considera-
ciones:
Los Requisitos para el desempeo de los empleos se establecern de acuer-
do con las funciones y caractersticas del cargo y no podrn ser inferiores
ni superiores a los sealados en el Manual General de Funciones y Requi-
sitos.
Los equipos de trabajo de las instituciones territoriales deben tener cuida-
do al determinar los requisitos especficos de los diferentes empleos de su
planta de personal, a efectos de determinar la experiencia, pues el Decreto
785 de 2005 no precisa la cantidad en meses, semestres o aos que debe
acreditarse para el ejercicio de un empleo. Para ello con base en el estudio
de cargas de trabajo y en el anlisis ocupacional debe observarse la com-
plejidad, calidad y salarios de los empleos que pertenecen a un mismo
nivel jerrquico, de manera que resulte ms expedito determinar la expe-
riencia acreditable.
Para los cargos que requieran ttulo o aprobacin de aos de estudios en
educacin superior, en las modalidades de formacin profesional, tecnol-
gica o tcnica profesional, sealar las disciplinas acadmicas relacionadas
con sus funciones, es decir que respalden la posesin de los conoci-
mientos necesarios para su desempeo.
La seleccin de disciplinas se har teniendo en cuenta la naturaleza de las
funciones del empleo, de la dependencia o del rea de desempeo, para lo
cual se apoyarn la informacin del Sistema Nacional de Informacin so-
bre Educacin Superior SNIES del Ministerio de Educacin Nacional.
Para los empleos que tengan requisitos determinados en la Constitucin
Poltica, en Leyes o Decretos especiales, relacionar en el manual las dis-
posiciones respectivas y transcribirlos, citando de manera exacta dicha
norma.
Determinar la clase de experiencia requerida, bien sea profesional, relacio-
nada, laboral o docente segn los conocimientos, las habilidades y destre-
zas adquiridas o desarrolladas mediante el ejercicio de una profesin arte
u oficio y el tiempo en trmino de aos.
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de Entdades Pubcas
PASO 7. Inclusin de competencias comunes
En el acto administrativo que ajusta el manual especifico de funciones y de competen-
cias, se transcribirn las competencias comunes establecidas en el artculo 7 en el
PASO 8. Inclusin de las competencias comportamentales
por nivel jerrquico de empleos
En el acto administrativo que ajusta el manual especifico de funciones y de competen-
cias laborales, se transcribirn las competencias comportamentales mnimas estable-
cidas en el artculo 8 en el Decreto 2539 de 2005, para cada uno de los niveles
jerrquicos de empleo que se requieran. (Anexo 22)
ESCISIN O FUSIN DE ENTIDADES PBLICAS
Dentro del proceso de elaboracin del estudio tcnico es posible que se perfile la idea
de escindir o fusionar entidades pblicas, evento en el cual, se proceder de acuerdo
con la normatividad vigente y segn las siguientes consideraciones:
Escisin de Entidades u Organismos
Cuando las condiciones internas y externas de operacin y funcionamiento de una
organizacin pblica ponen en peligro su permanencia, es imperativo proponer la ne-
cesidad de separar un servicio o funcin de la institucin legalmente competente para
prestarlo o ejercerlo, a fin de preservar la viabilidad y sostenibilidad financiera y la
integridad de la organizacin original, as como del servicio o funcin que se vislumbra
escindible, adems de las consideraciones propias de pertinencia, eficiencia, eficacia,
oportunidad y calidad de la prestacin del servicio.
Estas consideraciones polticas, sociales, econmicas y cualquiera otra que recomiende
tal accin de separacin, han de desarrollarse en el estudio tcnico que justifica y da
razn de las motivaciones e implicaciones de la escisin, conforme al modelo sugeri-
do en esta gua.
Es claro que corresponde, en el orden nacional, al Congreso de la Repblica determinar la
estructura de la administracin nacional, conforme a lo ordenado en el numeral 7 del artcu-
Gua de Nodernzacon
de Entdades Pubcas
8( Departamento Admnstratvo de a luncon Pubca
lo 150 de la Carta
2
, competencia que dada la complejidad propia del funcionamiento del
Estado y fundado en razones de conveniencia pblica orientada a la satisfaccin del servi-
cio, su organizacin, celeridad y eficacia, hoy se comparte con el Gobierno Nacional, cuan-
do es revestido de facultades extraordinarias cedidas por el legislador. Igual circunstancia
se presenta en el nivel territorial, cuando por constitucin esa facultad es de las Asambleas
Departamentales o Concejos Municipales o Distritales, o de los respectivos Gobernadores
y Alcaldes en uso de facultades otorgadas por la correspondiente corporacin pblica.
A manera de modelo se sugiere el texto de proyecto de decreto o de acto administra-
tivo correspondiente, bajo el entendido que se han concedido facultades extraordina-
rias para desarrollar la escisin y consecuente creacin del nuevo ente pblico que
desarrollar las funciones o prestar el o los servicios separados del ente original.
En ejercicio de esta facultad, debe observarse lo previsto en el artculo 50 de la Ley
489 de 1998, como quiera que el mismo implica la creacin de una nueva institucin y
por tanto debern abordarse los tem de nombre y sigla, definicin del objeto y funcio-
nes generales, naturaleza jurdica y consiguiente rgimen jurdico, sede, definicin e
integracin de los rganos de direccin y administracin, integracin del patrimonio y
el Ministerio o Departamento Administrativo al cual se encuentra adscrito o vinculado,
si es del orden nacional, o a la Gobernacin o Alcalda, si se trata de entidades del
orden territorial. ( Anexo 19 y Anexo 20)
Fusin de Entidades u Organismos
La fusin de entidades u organismos, entendida como una figura jurdica que le permi-
te al Presidente de la Repblica o a las autoridades territoriales correspondientes,
determinar la estructura de la administracin, se encuentra regulada, para el caso
nacional por la Ley 790 de 2002.
Con fundamento en este desarrollo legal que abre el espacio para fusionar entidades,
las autoridades competentes debern acatar los principios constitucionales que rigen
la funcin administrativa y los fines esenciales del Estado y tener en cuenta los si-
guientes criterios, expresados en el artculo 2 de la mencionada Ley 790 de 2002.
2
La Constitucional Poltica expresa en el numeral 7 del artculo 150: Determinar la estructura de la administra-
cin nacional y crear, suprimir o fusionar ministerios, departamentos administrativos, superintendencias, esta-
blecimientos pblicos y otras entidades del orden nacional, sealando sus objetivos y estructura orgnica;
reglamentar la creacin y funcionamiento de las Corporaciones Autnomas Regionales dentro de un rgimen
de autonoma; as mismo, crear o autorizar la constitucin de empresas industriales y comerciales del estado y
sociedades de economa mixta.
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de Entdades Pubcas
Artculo 2. Fusin de entidades u organismos nacionales. El Presidente de
la Repblica, como suprema autoridad administrativa, de conformidad con lo
dispuesto en el numeral 15 del artculo 189 de la Constitucin Poltica, podr
disponer la fusin de entidades u organismos administrativos del orden nacio-
nal, con objetos afines, creados, organizados o autorizados por la ley, cuando
se presente al menos una de las siguientes causales:
a) Cuando la institucin absorbente cuente con la capacidad jurdica, tcnica
y operativa para desarrollar los objetivos y las funciones de la fusionada, de
acuerdo con las evaluaciones tcnicas;
b) Cuando por razones de austeridad fiscal o de eficiencia administrativa sea
necesario concentrar funciones complementarias en una sola entidad;
c) Cuando los costos para el cumplimiento de los objetivos y las funciones de
la entidad absorbida, de acuerdo con las evaluaciones tcnicas, no justifi-
quen su existencia;
d) Cuando exista duplicidad de funciones con otras entidades del orden nacio-
nal;
e) Cuando por evaluaciones tcnicas se establezca que los objetivos y las
funciones de las respectivas entidades u organismos deben ser cumplidas
por la entidad absorbente;
f) Cuando la fusin sea aconsejable como medida preventiva para evitar la
liquidacin de la entidad absorbida. Cuando se trate de entidades financie-
ras pblicas, se atendern los principios establecidos en el Estatuto Org-
nico del Sistema Financiero.
Pargrafo 1. La entidad absorbente cumplir el objeto de la entidad absorbi-
da, adems del que le es propio. La naturaleza de la entidad fusionada, su
rgimen de contratacin y el rgimen laboral de sus servidores pblicos, sern
los de la absorbente.
El Presidente de la Repblica, al ordenar la fusin armonizar
los elementos de la estructura de la entidad resultante de la misma,
con el objeto de hacer eficiente su funcionamiento.
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de Entdades Pubcas
Pargrafo 2. En ningn caso, los costos para el cumplimiento de los objetivos
y las funciones por parte de la entidad absorbente podrn superar la suma de
los costos de cada una de las entidades involucradas en la fusin. Cuando la
fusin implique la creacin de una nueva entidad u organismo, los costos de
sta para el cumplimiento de los objetivos y las funciones no podrn superar
los costos que tenan las fusionadas.
Nota: El acto administrativo con el cual se pretenda la fusin de las enti-
dades u organismos, dentro de las facultades legal de la autoridad que lo
emite, debe incluir la causal o las causales previstas que originan la fu-
sin. ( Anexo 21)
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de Entdades Pubcas
8; Departamento Admnstratvo de a luncon Pubca
ANEXO 1
Las entidades del orden nacional y territorial que asuman directamente la elaboracin
de los estudios tcnicos que demanda el proceso de reestructuracin, podrn confor-
mar un grupo de trabajo responsable del desarrollo y ejecucin dicho proceso; para tal
efecto, se presenta el siguiente modelo de acto administrativo.
EJEMPLO DE RESOLUCIN PARA
CONFORMACIN DEL GRUPO DE TRABAJO
RESOLUCIN No. DE___________
Por la cual se conforma un grupo de trabajo para elaborar el estudio tcnico
para la modificacin de estatutos, estructura, planta de personal y Manual
de Funciones y de Requisitos de (entidad) de acuerdo con ....
El (Jefe del Organismo), en uso de sus facultades legales
RESUELVE:
ARTCULO PRIMERO: Conformar un grupo de trabajo, responsable de efectuar los
estudios tendientes a la modificacin de los estatutos internos, la estructura y planta
de personal de (entidad), de conformidad a las disposiciones de la Ley 489 de 1998,
Ley 909 de 2004 y sus Decretos reglamentarios.
Funcionario Cargo Cdigo Grado
ARTCULO SEGUNDO: La coordinacin del grupo de trabajo estar a cargo
de..................
ARTCULO TERCERO: Corresponde al grupo de trabajo conformado en el articulo
primero, elaborar el respectivo programa del proceso de reorganizacin institucional,
en el cual se tendr en cuenta el desarrollo y cumplimiento de sus diferentes etapas.
ARTCULO CUARTO: La presente Resolucin, rige a partir de su fecha de expedicin.
Comunquese y cmplase,
Dado en Bogot. D.C..
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de Entdades Pubcas
MODELO DE CRONOGRAMA
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
MES MES 1 MES 2 MES 3 MES 4
SEMANA 1 2 3 4 5 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
ETAPAS DEL
ESTUDIO TCNICO
1. Resea Histrica
2. Marco Legal
3. Anlisis Externo
4. Anlisis Financiero
5. Anlisis y evaluacin
de los procesos y la
prestacin de servicios
5.1 Identi fi caci n y
Anlisis de los objetivos
y funciones generales
5.2 Misin
5.3 Visin
5.4 Identi fi caci n del
mapa de procesos o
cadena de valor
5.4.1 Estratgicos
5.4.2 Misionales
5.4.3 Apoyo
5.4.4 Control y evaluacin
5.5 Productos y Servicios
Clientes o usuarios
5.7 Eval uaci n de l a
prestacin del servicios
5.8 Estatutos internos
(entidades
descentralizadas)
5.9 Estructura
6. Evaluacin de
funciones, perfiles y
cargas de trabajo
6.1 Cargas de trabajo
6.2 Planta de personal
6.2.1 Sistema de
nomenclatura y
clasificacin de empleos
6.2.2 Determinacin de la
planta de personal
6.2.3 Disponibilidad
presupuestal
6.2.4 Acto administrativo
de modificacin de planta
7. Manual Especifico
de funciones y de
competencias laborales
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de Entdades Pubcas
8, Departamento Admnstratvo de a luncon Pubca
ANEXO 2
HERRAMIENTAS ORGANIZACIONALES PARA
LA ELABORACIN DEL ESTUDIO TCNICO
Las tcnicas o herramientas organizacionales que a continuacin se presentan son
complementarias, las cuales pueden ser aplicadas paralelamente en el desarrollo del
diagnstico institucional:
DOFA: Herramienta de la planeacin estratgica que permite conocer las debilidades,
oportunidades, fortalezas y amenazas de la institucin, facilita correlacionar las dife-
rentes variables, estudiar la situacin actual de la entidad y formular las estrategias
para mejorar el desempeo de la organizacin.
Mejores Prcticas Benchmarking: Es un proceso sistemtico y continuo de eva-
luacin de los productos, servicios y procedimientos de trabajo, que permite compa-
rarse con otras empresas o entidades exitosas, que sean reconocidas como repre-
sentantes de las mejores prcticas, con el propsito aprender de ellas y mejorar el
desempeo organizacional. El objetivo de esta herramienta es encontrar respuesta a
las siguientes preguntas:
Cmo estamos?
Cmo podemos estar?
Cmo podemos mejorar?
Cmo podemos aprender?
Por lo tanto, al utilizar el benchmarking las organizaciones tienen que haber identifica-
do como estn funcionando para comparar su desempeo con otras organizaciones
similares y obtener de ellas las mejores prcticas para aplicarlas con el fin de incre-
mentar su eficiencia, fijando objetivos y estableciendo metas muy claras hasta dnde
se quiere llegar y con qu recursos cuenta para que se cumplan.
Al aplicar esta metodologa se debe tener en cuenta lo siguiente:
Identificar a qu proceso o funciones se le va a aplicar el benchmarking.
Conformar un equipo de trabajo identificando los procesos o funciones a com-
parar
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de Entdades Pubcas
,o Departamento Admnstratvo de a luncon Pubca
Seleccionar las entidades que le suministren la informacin sobre el caso obje-
to de estudio
Extractar y analizar la informacin objeto del benchmarking
Elaborar un plan de accin con actividades, responsables de su ejecucin y
tiempo requerido implementacin.
Market Testing: Esta herramienta busca mejorar la prestacin de sus servicios y la
consecucin de sus objetivos. Con el market testing, se prueba la capacidad del sec-
tor privado en la prestacin de un servicio asignado a una entidad pblica en particu-
lar, para que compita con sus propias dependencias y de esta forma seleccionar al
ms experto para que lo desarrolle. Este se aplica siempre y cuando el servicio se
puede ofrecer por fuera de la entidad a menor costo y mayor calidad.
Con esta herramienta se logra, entre otros:
Reducir costos en la prestacin del servicio
Alcanzar el mximo costo-beneficio y mejorar la calidad en la prestacin del
servicio
Fomentar la competitividad entre el sector pblico y el sector privado
Las principales fases de esta metodologa, son:
Identificacin: Qu procesos son necesarios desarrollarlos en la entidad?
Factibilidad: Existe alguna prohibicin en la legislacin?
Evaluacin: Cmo se van a evaluar las licitaciones?
Monitoreo de contratos: Administracin frente a lo convenido
Revisin: Ajustes al contrato de acuerdo con lo que se presente en el
mercado y en su desarrollo.
Iniciativa de Financiamiento Privado (IFP): Esta metodologa se utiliza con el fin de
atraer dineros del sector privado e invertirlo en el sector pblico. Con esto se benefi-
cian tanto las entidades pblicas haciendo uso de los bienes y servicios para los cua-
les el Gobierno no cuenta con el presupuesto suficiente como el sector privado bene-
ficindose de las utilidades que genera y de esta forma considerarlo como socio.
Los objetivos de esta metodologa son:
Traer habilidades gerenciales del sector privado al sector pblico
Ofrecer servicios de mejor calidad y con mayor costo-beneficio
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de Entdades Pubcas
,+ Departamento Admnstratvo de a luncon Pubca
Facilitar nuevas oportunidades de inversin
Posibilitar un manejo de flujo de fondos pblicos
Solucionar problemas potenciales al utilizar la Iniciativa del Financiamiento Privado
Restricciones constitucionales y legales
Riesgos en la transferencia de inversiones
Sensibilidad de tipo poltico y cultural
Existe riesgo si el pliego de condiciones y el contrato no es claro, detallado,
transparente y competitivo para recibir los beneficios deseados en los diferen-
tes procesos. Es la nica manera de tener un control eficiente sobre el desarro-
llo del proceso contratado.
Para el desarrollo del diagnstico se requiere de informacin, la cual se obtendr a
travs del diseo de las siguientes herramientas: formularios, entrevistas individuales
o de grupo, observacin directa, encuestas o combinacin de entrevista y encuesta,
dependiendo de las necesidades, problemas y situacin de la entidad, apoyada en las
fuentes secundarias de informacin.
El anlisis y las conclusiones del estudio puede hacerse por cada rea de gestin
anlisis de resultados de acuerdo con la configuracin organizacional, para luego inte-
grarlo al diagnstico institucional.
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ANEXO 3
MARCO LEGAL Y COMPETENCIAS
MARCO LEGAL GENERAL
Constitucin Poltica, Artculo 150.
Corresponde al Congreso:
7o. Determinar la estructura de la administracin nacional y crear, suprimir y fusionar
ministerios, departamentos administrativos, superintendencias, establecimientos pblicos
y otras entidades del Orden Nacional, sealando sus objetivos y estructura orgnica.
Constitucin Poltica Artculo 210.
Las entidades del orden nacional descentralizadas por servicios slo pueden ser crea-
das por la ley o por autorizacin de sta, con fundamento en los principios que orien-
tan la actividad administrativa. La ley establecer el rgimen jurdico de las entidades
descentralizadas y la responsabilidad de sus presidentes directores o gerentes.
Dicta el estatuto de inhabilidades, incompatibilidades y responsabilidades de los miem-
bros de las Juntas Directivas de las entidades descentralizadas y de los representan-
tes legales de stas.
Ley 489 de 1998.
Estatuto Bsico de Organizacin y Funcionamiento de la Administracin Pblica.
Ley 909 de 2004, Artculo 46.
Describe las funciones del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica en la
realizacin de los estudios tcnicos.
NORMAS EN MATERIA ESTATUTARIA
Ley 80 de 1993, modificada por la Ley 1150 de 2007.
Estatuto General de Contratacin de la Administracin Pblica.
Ley 87 de 1993.
Establece normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos
del estado.
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Ley 190 de 1995.
Adopta el Estatuto Anticorrupcin.
Ley 617 de 2000.
Ley de racionalizacin del gasto pblico en el orden nacional y territorial.
Ley 715 de 2001.
Por la cual se dictan normas orgnicas en materia de recursos y competencias de
conformidad con los artculos 151,288,356 y 357 (acto legislativo 01 de 2001) de la
Constitucin Poltica y se dictan otras disposiciones para organizar la prestacin de
los servicios de educacin y salud entre otros.
Ley 734 de 2002.
Adopta el Cdigo Disciplinario nico.
Ley 962 de 2005.
Dicta normas para suprimir y reformar las regulaciones, trmites y procedi-
mientos.
Reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993.
Reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993.
Decreto 770 de 2005
Por el cual se establece el sistema de funciones y de requisitos generales para los
empleos pblicos correspondientes a los niveles jerrquicos pertenecientes a los or-
ganismos y entidades del Orden Nacional a que se refiere la Ley 909 de 2004.
Decreto 2772 de 2005
Por el cual se establecen las funciones y requisitos generales para los diferentes em-
pleos pblicos de los organismos y entidades del orden nacional y se dictan otras
disposiciones.
Por el cual se establecen las competencias laborales generales para los empleos
pblicos de los distintos niveles jerrquicos de las entidades a las cuales se aplican
los Decretos Ley 770 y 785 de 2005.
Gua de Nodernzacon
de Entdades Pubcas
,( Departamento Admnstratvo de a luncon Pubca
Por el cual se establece el sistema de nomenclatura y clasificacin de los em-
pleos pblicos de las instituciones pertenecientes a la Rama Ejecutiva y dems
organismos y entidades pblicas del orden nacional y se dictan otras disposi-
ciones.
MARCO LEGAL EN EL ORDEN TERRITORIAL
Normas Sobre Organizacin y Estructuras Administrativas
Rgimen Departamental
Modificado por el Acto Legislativo No. 01 de 1996, artculo 2. (enero 15). Competen-
cia de las Asambleas Departamentales.
Atribuciones del gobernador. frente a la creacin y supresin de empleos.
Constitucin Poltica, Artculo 306 .
Permite que: Dos o ms departamentos podrn constituirse en regiones administrati-
vas y de planificacin .
La ley definir los principios para la adopcin del estatuto especial de cada regin.
(Ley orgnica de Ordenamiento Territorial).
Rgimen Municipal
Divisin poltico-administrativa.
Competencia de los concejos.
Atribuciones del alcalde.
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de Entdades Pubcas
Constitucin Poltica. Artculo 319.
Relacionado con el rea Metropolitana.
Sobre las provincias.
Rgimen Especial
Ley 87 de 1993.
Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades
y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones
Ley 136 de 1994.
Por la cual se dictan normas tendientes a modernizar la organizacin y el funciona-
miento de los Municipios.
Art. 6. Categorizacin de los municipios Modificado por la Ley 617 de 2000.
Art. 117 Comunas y Corregimientos.
Art. 118 Administracin de los Corregimientos.
Art. 148 Asociacin de Municipios.
Art. 153 rganos de Administracin de la Asociacin.
Art. 156 Modificado por el artculo 21 de la Ley 617 del 2000: nicamente los municipios
y distritos clasificados en categora especial y primera, y aquellos de 2. Categora que
tengan ms de cien mil habitantes podrn crear y organizar sus propias Contraloras.
Ley 128 de 1994.
El artculo 7. de la Ley 128 de 1994 Ley Orgnica de las reas Metropolitanas,
establece los rganos de Direccin y Administracin.
Ley 152 de 1994.
Por la cual se establece la ley orgnica del plan de desarrollo.
Ley 489 de 1998.
Estatuto bsico de organizacin y funcionamiento de la administracin pblica. Regula
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el ejercicio de la funcin administrativa, determina la estructura y define los principios y
reglas bsicas de la organizacin y funcionamiento de la administracin pblica.
Nota. Las entidades descentralizadas del nivel territorial se sujetan a lo dis-
puesto por la Ley 489 de 1998.
Art. 18 Supresin y simplificacin de trmites.
Art. 39 Integracin de la Administracin Pblica.
Art. 69 Creacin de las entidades descentralizadas.
Ley 617 de 2000.
Ley de racionalizacin del gasto pblico nacional y territorial.
Cdigo de Rgimen departamental.
Cdigo de rgimen municipal.
Reglamenta parcialmente la Ley 87 de1993.
Reglamenta parcialmente la Ley 87 de1993.
Plantas de Personal, Nomenclatura y Escala Salarial
Ley 4 de 1992.
Determina el sistema salarial y el rgimen prestacional de empleados pblicos.
Ley 136 de 1994.
Define las normas aplicables a los empleos pblicos y trabajadores oficiales del
municipio, como las atribuciones del Alcalde frente a la planta de personal a su
cargo.
Art. 184 Estmulo Personal (primas tcnicas).
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,; Departamento Admnstratvo de a luncon Pubca
Ley 190 de 1995.
Estatuto anticorrupcin. Establece los requisitos para la posesin y para el desempe-
o de cargos o empleos pblicos.
Ley 734 de 2002.
Cdigo disciplinario nico. Define las faltas disciplinarias en que pueden incurrir los
servidores pblicos, la competencia para adelantar las investigaciones respectivas y
el procedimiento a seguir.
Ley 909 de 2004.
Por la cual se expiden normas que regulan el Empleo Publico, la Carrera Administra-
tiva, la Gerencia Pblica y se dictan otras disposiciones
Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 909 de 2004 y el Decreto-Ley 1567 de
1998
Decreto ley 760 de 2005.
Por el cual se establece el procedimiento que debe surtirse ante y por la Comisin
Nacional del Servicio Civil para le cumplimiento de sus funciones.
Decreto Ley 785 2005
Por el cual se establece el sistema de nomenclatura y clasificacin y de funciones y
requisitos generales de los empleos de las entidades territoriales que se regulan por la
disposiciones de la Ley 909 de 2004
Por el cual se establecen las competencias laborales generales para los empleos
pblicos de los distintos niveles jerrquicos de las entidades a las cuales se aplican
los Decretos Ley 770 y 785 de 2005.
Por el cual se reglamenta el artculo 16 de la Ley 909 de 2004 sobre las Comisiones
de Personal.
Sistema nico de Informacin de Personal.
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,8 Departamento Admnstratvo de a luncon Pubca
Manual Especifico de Funciones y Competencias Laborales.
Establece que no habr empleo pblico que no tenga funciones detalladas en la ley o
reglamento.
7. Faculta al Gobernador para crear, suprimir y fusionar los empleos de sus dependen-
cias, sealar sus funciones especiales y fijar sus emolumentos con sujecin a la Ley y
a las ordenanzas respectivas.
Ley 136 de 1994.
Literal D, Numeral 4 del Artculo 91. Faculta al Alcalde para crear, suprimir o fusionar
los empleos de sus dependencias, sealarles funciones especiales y fijarles sus emo-
lumentos con arreglos a los acuerdos correspondientes.
Ley 190 de 1995.
Artculo 9. Fija un trmino de tres (3) meses a partir de su vigencia para que las
entidades pblicas elaboren su manual de funciones, especificando claramente las
funciones que debe cumplir cada funcionario.
Determina adems que las funciones deben ser comunicadas a cada empleado, quien res-
ponder por el cumplimiento de las mismas de acuerdo con la ley, el reglamento y el manual.
Decreto Ley 785 2005
Por el cual se establece el sistema de nomenclatura y clasificacin y de funciones y
requisitos generales de los empleos de las entidades territoriales que se regulan por la
disposiciones de la Ley 909 de 2004
Planeacin y Ordenamiento Territorial
Ley 152 de 1994.
Disposiciones sobre elaboracin, presentacin, aprobacin, ejecucin y evaluacin
del plan de desarrollo.
Ley 388 de 1997.
Fija reglas con sujecin a las cuales el municipio realiza la planeacin fsica del territo-
rio de su jurisdiccin.
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Presupuesto.
Dispone reglas que rigen a nivel municipal para la preparacin, elaboracin, presenta-
cin, discusin, aprobacin, ejecucin, control y evaluacin del presupuesto.
Educacin, Salud y Seguridad Social, Deporte y Cultura.
Ley 1045 de 1978.
Reglas generales para la aplicacin de las prestaciones sociales de empleados pbli-
cos y trabajadores oficiales.
Ley 10 de 1990.
Por la cual se reorganiza el sistema nacional de salud y se dictan otras disposicio-
nes.
Ley 30 de 1992.
Por la cual se organiza el servicio pblico de la educacin superior.
Ley 100 de 1993.
Por la cual se crea el Sistema de Seguridad Social en Salud y se dictan otras dispo-
siciones.
Ley 115 de 1994.
Ley general de educacin.
Ley 181 de 1995.
Por la cual se dictan disposiciones para el fomento del deporte, la recreacin, el aprove-
chamiento del tiempo libre y la educacin fsica y se crea el Sistema Nacional del Deporte.
Ley 397 de 1997.
Epgrafe: Normas sobre patrimonio cultural, fomento y estmulos a la cultura.
Ley 715 de 2001.
Deroga la Ley 60 de 1993 y dicta normas orgnicas en materias de recursos y compe-
tencias de conformidad con los artculos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01 de
2001) de la Constitucin Poltica y se dictan otras disposiciones para organizar la
prestacin de los servicios de educacin y salud entre otros.
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+oo Departamento Admnstratvo de a luncon Pubca
Rgimen prestacional de Empleados Pblicos y trabajadores oficiales. Bsicos sobre
trabajadores oficiales, ms los que los modifican, sustituyan o reglamenten.
Decreto 1848 de l969.
Reglamenta el Decreto 3135 de 1968.
Medio Ambiente
Ley 99 de 1993.
Organiza el Sistema Nacional Ambiental, las entidades nacionales y territoriales que
lo conforman.
Vivienda
Ley 9 de 1989.
Dispone reglas para adelantar proyectos de desarrollo urbano, de conservacin del
espacio pblico as como para el proceso de expropiacin con fines urbansticos.
Ley 3 de 1992.
Transforma el ICT en el INURBE y define la poltica de vivienda de inters social,
estableciendo las responsabilidades sociales para el efecto.
Ley 388 de 1997.
Actualiza las disposiciones anteriores en materia de vivienda de inters social y el
desarrollo de procesos de expropiacin.
Servicios Pblicos Domiciliarios
Ley 142 de 1994.
(Adicionada por la Ley 689 de 2001) Por la cual se establece el rgimen de los servi-
cios pblicos domiciliarios y se dictan otras disposiciones.
Ley 143 de 1994.
Establece el rgimen para generacin, interconexin, transmisin, distribucin y co-
mercializacin de electricidad en el territorio nacional.
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+o+ Departamento Admnstratvo de a luncon Pubca
Ley 286 de 1997.
Fija plazos para la transformacin institucional de entidades que prestan los servicios
anteriores.
Endeudamiento
Ley 358 de 1996.
Consagra las reglas para el clculo de la capacidad de endeudamiento de las entida-
des territoriales.
Regula las distintas operaciones de crdito pblico y los procedimientos y requisitos
para su celebracin por parte de las entidades territoriales.
Turismo
Ley 300 de 1996.
Ley General de Turismo.
Orden Pblico
Ley 418 de 1997.
Prorroga la vigencia de disposiciones en materia de orden pblico, de intervencin y
control de autoridades nacionales, sobre las finanzas territoriales.
Transporte
Ley 105 de 1993.
Hace la distribucin de competencias entre los Entes de la Nacin y Territoriales en materia
de construccin, mantenimiento, inversin y administracin de la malla vial del pas.
Ley 336 de 1996.
Dispone las regulaciones para el ejercicio de la actividad del transporte a nivel nacio-
nal y municipal.
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de Entdades Pubcas
Agrario
Ley 101 de 1993.
Ley general de desarrollo agropecuario y pesquero. Establece la obligacin para los
municipios de crear las UMATAS, y ofrece la alternativa de asociarse con otros muni-
cipios para cumplir esta obligacin.
Contratacin
Ley 80 de 1993.
Estatuto General de Contratacin de la Administracin Pblica.
Ley 1150 de 2007
Modifica Ley 80 de 1993.
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de Entdades Pubcas
ANEXO 4
MODELO PARA CONFORMAR Y ORGANIZAR
GRUPOS INTERNOS DE TRABAJO
RESOLUCION No. DE
( )
Por el cual se conforman Grupos Internos de Trabajo y se les asignan funciones.
EL DIRECTOR (Nombre de la entidad)
En ejercicio de las facultades legales y en especial las conferidas por
el artculo_____ Decreto____ de _____, (ubicar el artculo de la norma que estable-
ce la planta de personal, en la cual lo faculta )
RESUELVE:
ARTCULO. Conformar en (nombre de la entidad), los siguientes Grupos de Trabajo,
ubicados como a continuacin se determina:
DEPENDENCIA Y DENOMINACION DEL GRUPO
1. DIRECCIN GENERAL
1.1 Grupo Asesor de la Direccin
2. OFICINA JURDICA
1.1Grupo de Jurisdiccin Coactiva
3. DIVISIN ADMINISTRATIVA
3.1 Grupo de Adquisiciones
3.2 Grupo de servicios Generales
3.3 Grupo de Contratacin
..........
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de Entdades Pubcas
+o( Departamento Admnstratvo de a luncon Pubca
Para las labores de coordinacin, ejecucin, supervisin y control de las actividades,
el Director General, designar un Coordinador en cada uno de los Grupos que a su
juicio se requieran.
ARTCULO. Establecer las funciones de los Grupos de Trabajo a que hace referencia
el artculo anterior, as:
GRUPO ASESOR DE LA DIRECCIN
.......
.......
ARTCULO. La presente Resolucin rige a partir de la fecha de su expedicin, deroga
las disposiciones que le sean contrarias, en especial.( si existe alguna)
CUMUNQUESE Y CMPLASE
Dada en a los
(Fdo) DIRECTOR GENERAL
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ANEXO 6
MODELO DE RESOLUCIN DE INCORPORACIN
RESOLUCION No.
Por el cual se hacen unas incorporaciones en la (Alcalda) de _____________
EL GOBERNADOR
(ALCALDE, GERENTE O DIRECTOR) DE _____________
en ejercicio de sus facultades legales y especial de las que le confiere el Decreto
(Acuerdo) No ________de _________ de 200__
RESUELVE:
ARTICULO 1. Incorprase a la planta de personal establecida mediante Decreto
(Acuerdo) No ____ del ___ de ___________ de 200___, a los empleados que vienen
prestando sus servicios en la (Organismo o entidad) as:
Denominacin Cdigo Grado Apellido Nombre Cdula No
Despacho del Gobernador
Planta global
ARTICULO 2. La presente Resolucin rige a partir de la fecha de su expedicin, surte
efectos fiscales a partir de la fecha de posesin de los empleados incorporados y
deroga las disposiciones que le sean contrarias.
COMUNQUESE Y CMPLASE.
Dado en , a
GOBERNADOR (ALCALDE, GERENTE O DIRECTOR)
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++o Departamento Admnstratvo de a luncon Pubca
ANEXO 7
MODELO ACTA DE POSESIN - ENCARGO
ACTA DE POSESIN No.
FECHA: ________________
En la ciudad de ________ se present al Despacho del Gobernador (Alcalde, Ge-
rente o Director)(o quien este haya delegado) de _______ el seor (nombre com-
pleto), identificado con la cdula de ciudadana No_____________de ______, con el
fin de tomar posesin del cargo de (denominacin del cargo) cdigo ____ grado __
de la Planta Globalizada de (la Gobernacin de _____ (Alcalda de o Nombre com-
pleto de la Entidad), con asignacin bsica mensual de $ __________ al cual fue
nombrado con carcter de ENCARGO por Resolucin No. ____de fecha ___ de
_______ de 200_, con efectos fiscales a partir del ___de _______ del ao 200___.
Prest el juramento ordenado por el artculo 122 de la Constitucin Poltica.
Manifest, bajo la gravedad del juramento, no estar incurso en causal alguna de inha-
bilidad general o especial, de incompatibilidad o prohibicin de las establecidas por
los Decretos 2400 de 1968, 1950 de 1973, Ley 4 de 1992, Ley 200 de 1995 y dems
disposiciones vigentes para el desempeo de empleos pblicos.
En cumplimiento a lo dispuesto por el artculo 141 del Decreto 2150 de 1995, solo se
exige la presentacin de la cdula de ciudadana.
FIRMA DEL POSESIONADO FIRMA DE QUIEN POSESIONA
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+++ Departamento Admnstratvo de a luncon Pubca
ANEXO 8
MODELO ACTA DE POSESIN - INCORPORACIN
ACTA DE POSESIN No.
FECHA:________________
En la ciudad de ________ se present al Despacho del Gobernador (Alcalde, Ge-
rente o Director)(o quien este haya delegado) de _______ el seor (nombre com-
pleto), identificado con la cdula de ciudadana No___________de ______, con el fin
de tomar posesin del cargo de (denominacin del cargo) cdigo ____ grado __ de
la Planta Globalizada de (la Gobernacin de_______ (Alcalda de o Nombre com-
pleto de la Entidad), con asignacin bsica mensual de $ __________ al cual fue
INCORPORADO por Resolucin No._______ de fecha ___ de _______ de 200__,
con efectos fiscales a partir del ___de _______ del ao 200___.
Prest el juramento ordenado por el artculo 122 de la Constitucin Poltica.
Manifest, bajo la gravedad del juramento, no estar incurso en causal alguna de inha-
bilidad general o especial, de incompatibilidad o prohibicin de las establecidas por
los Decretos 2400 de 1968, 1950 de 1973, Ley 4 de 1992, Ley 200 de 1995 y dems
disposiciones vigentes para el desempeo de empleos pblicos.
En cumplimiento a lo dispuesto por el artculo 141 del Decreto 2150 de 1995, solo se
exige la presentacin de la cdula de ciudadana.
FIRMA DEL POSESIONADO FIRMA DE QUIEN POSESIONA
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ANEXO 9
MODELO DE RESOLUCION PARA DISTRIBUCION DE EMPLEOS
RESOLUCION No. DE
Por la cual se distribuyen los cargos de la planta Global de (nombre de la entidad)
EL DIRECTOR (ENTIDAD)
En uso de sus facultades legales y en especial de las que le confiere
el artculo (ver artculo de la norma que lo faculta)
R E S U E L V E :
ARTCULO 1. Asignar a las diferentes dependencias de (nombre de la entidad) los
cargos de la Planta Global aprobada mediante el decreto ______ de ____ , as:
No de cargos Dependencia Denominacin Cdigo Grado Carcter
del empleo del empleo
Planta del Despacho
Planta global
ARTCULO 2. La presente resolucin rige a partir de la fecha de su expedicin.
COMUNQUESE Y CMPLASE,
Dada en a los
DIRECTOR
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ANEXO 10
MODELO DE CONTENIDO DE UN ESTATUTO INTERNO
ENTIDAD DESCENTRALIZADA NACIONAL
ACUERDO No
( )
Por el cual se adoptan los Estatutos Internos de (nombre entidad)
(para empresa industrial y comercial o
sociedad de economa mixta) LA JUNTA
DIRECTIVA DE (NOMBRE ENTIDAD) en
ejercicio de las facultades legales y
estatutarias, en especial las que le confiere el
literal b) del artculo 90 de la Ley 489 de 1998
(para establecimiento pblico o empresa
social del estado) EL CONSEJO DIRECTIVO
DE (NOMBRE ENTIDAD) en ejercicio de las
facultades legales y estatutarias, en especial
las que le confiere el literal d) del artculo 76
de la Ley 489 de 1998
ACUERDA:
ARTCULO 1. Adptanse los estatutos internos que rigen la organizacin y fun-
cionamiento de (Nombre Entidad).
CAPTULO I
DENOMINACIN, NATURALEZA JURDICA, DOMICILIO
Y JURISDICCIN, DURACIN, OBJETIVO Y FUNCIONES
(Se recomienda transcribir de la norma de creacin de la entidad o estructura orgni-
ca, los textos que corresponden a los siguientes tems.)
ARTCULO - DENOMINACION. La institucin para todos los efectos legales se de-
nominar _________________ (Si la norma de creacin le establece una sigla, podr
ser incluida en este artculo).
ARTCULO - NATURALEZA JURDICA. La (el) (nombre de la entidad) creada(o) por
la Ley (el Decreto Ley ) ____ No. ____ de 2____, es un establecimiento pblico (em-
presa social del estado, empresa industrial y comercial, sociedad de economa mixta
sometida(o) al rgimen de las empresas industriales y comerciales del estado, unidad
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administrativa especial), del orden nacional, con personera jurdica, autonoma admi-
nistrativa y patrimonio independiente, adscrito (o vinculado) al Ministerio (o Departa-
mento Administrativo) de________.
ARTCULO- DOMICILIO Y JURISDICCIN. El (nombre entidad) tendr como domi-
cilio la ciudad de_______________________. Por disposicin de la Junta Directiva
(Consejo Directivo) podr establecer dependencias operativas y administrativas en
cualquier lugar del territorio nacional.
ARTCULO - DURACIN. La duracin de (nombre entidad) es _______________.
ARTCULO - OBJETO. El (nombre entidad) tiene como objeto ......
ARTCULO - FUNCIONES. El (nombre entidad) cumplir las siguientes funciones:
CAPTULO II
RGANOS DE DIRECCIN Y ADMINISTRACIN
ARTCULO. DIRECCIN Y ADMINISTRACIN. La direccin y administracin de
(Nombre entidad), estar a cargo de la Junta Directiva (Consejo Directivo) y del Ge-
rente (Director o Presidente).
ARTCULO. INTEGRACIN DE LA JUNTA DIRECTIVA (CONSEJO DIRECTIVO).
La Junta Directiva (Consejo Directivo) de la (nombre completo de la entidad descen-
tralizada) estar integrada por:
(Transcribir de la norma de creacin o de la estructura orgnica, la integracin en ella
definida)
PARGRAFO 1. Actuar como Secretario de la Junta Directiva (o Consejo Direc-
tivo) el Secretario General (o quien haga sus veces o quin designe el jefe del organis-
mo) a quien corresponde llevar los archivos de las reuniones y decisiones y certificar
sobre sus actos.
PARGRAFO 2. El Director (Gerente o Presidente) de (nombre de la entidad),
asistir a las reuniones de la Junta Directiva (Consejo Directivo) con derecho a voz
pero sin voto.
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PARGRAFO 3. Los miembros de la Junta Directiva (Consejo Directivo) a que se
refieren los numerales __, __, sern nombrados para perodos de __ aos y podrn
ser reelegidos conforme a las normas vigentes sobre la materia.
(En este punto se deben considerar disposiciones sobre la representacin y tempora-
lidad de los miembros en la Junta Directiva o Consejo Directivo, previstas en la norma
de creacin o estructura orgnica).
ARTCULO - FUNCIONES DE LA JUNTA DIRECTIVA (CONSEJO DIRECTIVO): Son
funciones de la Junta Directiva (Consejo Directivo) de (nombre entidad), adems de
las establecidas en la Ley (artculo 76 o 90 de la Ley 489 de 1998, segn su naturaleza
jurdica) las siguientes:
(Se recomienda transcribir las funciones sealadas en la norma de creacin o estruc-
tura orgnica.)
1. Formular la poltica general de la institucin, aprobar los planes y programas que
deben proponerse para su incorporacin en los planes sectoriales, conforme a las
normas y criterios sealados por el Departamento Nacional de Planeacin, la
Direccin General del Presupuesto Nacional y el Ministerio de __________ (o
Departamento Administrativo al cual se halle adscrito o vinculado).
2. Controlar el funcionamiento general de la institucin de conformidad con la polti-
ca y los planes adoptados, evaluar la gestin y rendir concepto sobre el informe
anual presentado por el Director (Gerente o Presidente) sobre las labores desa-
rrolladas por la entidad.
3. Autorizar al Director (Gerente o Presidente) la celebracin de contratos y emprs-
titos internos o externos con destino a la entidad, de acuerdo con las normas
legales vigentes, cuando stos superen los topes delegados.
4. Delegar en el Director General (Gerente o Presidente) algunas de las funciones
que le son propias.
5. Aprobar el proyecto de presupuesto del respectivo organismo
6. Adoptar o reformar los estatutos internos.
7. Fijar las pautas generales para la negociacin de convenciones colectivas y auto-
rizar el nombramiento de negociadores. (empresas industriales y comerciales).
8. Presentar a consideracin del Gobierno Nacional las modificaciones a la estruc-
tura y planta de personal para su aprobacin.
9. Darse su propio reglamento.
10. Las dems que le seale la Ley y dems normas que sean necesarias para el
adecuado funcionamiento de la entidad.
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ARTCULO - REUNIONES LA JUNTA DIRECTIVA (CONSEJO DIRECTIVO).-: La
Junta Directiva (o Consejo Directivo) se reunir ordinariamente una (1) vez cada mes
y extraordinariamente cuando sea convocada por su Presidente, el Gerente (Director
o Presidente), o a solicitud de por lo menos ...... (x) de sus miembros.
PARGRAFO 1. La convocatoria a reuniones ordinarias o extraordinarias de la
Junta Directiva (o Consejo Directivo) se har mediante citacin escrita a sus miem-
bros con anticipacin no menor de dos (2) das e indicacin de los temas a tratar.
PARGRAFO 2. A las reuniones podrn asistir particulares y funcionarios de la
entidad, cuando as lo determine la Junta Directiva (o Consejo Directivo) o el Director
General (Gerente o Presidente), con el fin de informar o conceptuar sobre temas es-
pecficos.
ARTCULO - DENOMINACIN DE LOS ACTOS. Las decisiones de la Junta Directiva
(o Consejo Directivo) se adoptarn por medio de Acuerdos (salvo que el acto de creacin
disponga otra cosa), que llevarn la firma del Presidente y del Secretario de la misma.
PARGRAFO 1. De las reuniones de la Junta Directiva (Consejo Directivo), se
dejar constancia en el Libro Actas en las que se consigne lo ocurrido en las sesiones
y las decisiones adoptadas, las cuales sern firmadas por el presidente y el secretario
de la respectiva sesin.
PARGRAFO 2. Los Acuerdos y Actas se numerarn sucesivamente con indica-
cin del da, mes y ao en que se expidan y estarn bajo la custodia del Secretario de
la misma.
ARTCULO - QURUM. La Junta Directiva (o Consejo Directivo) requerir para
deliberar de la asistencia de la mitad ms uno de los miembros que la integran. Sus
decisiones se adoptarn por mayora de votos de los miembros presentes (salvo que
el acto de creacin disponga cualificacin para el qurum decisorio).
(En este punto han de tenerse como referencia lo dispuesto en el acto de creacin)
ARTCULO - CALIDAD DE LOS MIEMBROS. Los miembros de la Junta Directiva (o
Consejo Directivo), aunque ejercen funciones pblicas, no adquieren por ese solo
hecho la calidad de empleados pblicos; no obstante estn sometidos al rgimen de
responsabilidades, incompatibilidades e inhabilidades establecidas en la Ley y los re-
glamentos.
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ARTCULO. CALIDADES, INCOMPATIBILIDADES E INHABILIDADES DE LOS
MIEMBROS.- Los miembros de la Junta Directiva (o Consejo Directivo) que no osten-
ten la calidad de empleados pblicos no adquieren por ese solo hecho dicha calidad.
Los miembros de la Junta Directiva (o Consejo Directivo) y el Gerente (o Director o
Presidente) estarn sujetos a las inhabilidades e incompatibilidades sealadas en la
Constitucin Poltica, la Ley y las normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan.
ARTCULO - HONORARIOS. Los miembros de la Junta Directiva (Consejo Directivo)
podrn recibir honorarios por su asistencia a las sesiones, los cuales estarn a cargo
de la entidad y fijados en los trminos y condiciones sealados en el Decreto 1486 de
1999 y las dems disposiciones que la modifiquen, adicionen o sustituyan.
ARTCULO - POSESIN. Los miembros de la Junta Directiva (Consejo Directivo) se
posesionarn ante el Ministro de ________________ (o Director de Departamento
Administrativo de _____________ , segn su adscripcin o vinculacin).
ARTCULO. DEL DIRECTOR GENERAL (GERENTE O PRESIDENTE) El (nombre
de la entidad), tendr un Director General (Gerente o Presidente), agente del Presi-
dente de la Repblica, de su libre nombramiento y remocin, quien ser el represen-
tante legal de la entidad.
ARTCULO. FUNCIONES DEL DIRECTOR (GERENTE O PRESIDENTE). El Direc-
tor General (Gerente o Presidente) de (nombre entidad) tendr, adems de las funcio-
nes que le sealen las Leyes (en especial el artculo 78 de la Ley 489 de 1998) Decre-
tos y dems disposiciones legales vigentes las siguientes:
1. Presentar a la Junta Directiva (Consejo Directivo), la poltica general de la Institu-
cin, expedir las normas adoptar el plan general y velar por el cumplimiento de
los trminos y condiciones establecidos para su ejecucin.
2. Organizar, dirigir y controlar de conformidad con las directrices trazadas por la
Junta Directiva (Consejo Directivo), las actividades de la institucin, y suscribir
como representante legal los actos y contratos, ordenar los gastos y suscribir
convenios necesarios para el cumplimiento de los objetivos y funciones asigna-
das a la entidad, con arreglo a las disposiciones vigentes y a los presentes esta-
tutos.
3. Presentar para estudio y aprobacin de la Junta Directiva (Consejo Directivo) el
proyecto de estatuto interno, y las modificaciones a que haya lugar y, proponer al
Gobierno Nacional la modificacin de la estructura y la planta de personal.
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4. Cumplir y hacer cumplir las decisiones y Acuerdos de la Junta Directiva (Consejo
Directivo).
5. Delegar en los funcionarios de la entidad el ejercicio de algunas funciones, cuan-
do la Constitucin, la Ley o los estatutos lo permitan.
6. Nombrar y remover el personal, efectuar los traslados y remociones y aplicar el
rgimen disciplinario, con arreglo a las normas vigentes.
7. Adoptar los reglamentos, el manual especfico de funciones y de requisitos, y el
manual de procedimientos, necesarios para el cumplimiento de las funciones de
la entidad.
8. Distribuir el personal de la planta de personal global, teniendo en cuenta la es-
tructura, las necesidades del servicio y los planes y programas trazados por la
entidad.
9. Informar previamente a la Junta Directiva (Consejo Directivo) sobre la adjudica-
cin de los contratos, la declaracin de caducidad de los mismos, y peridica-
mente sobre el estado de la contratacin, su cumplimiento e incumplimiento y las
sanciones o correctivos que se apliquen.
10. Constituir mandatarios y apoderados que representen a la entidad en los asuntos
judiciales y dems de carcter litigioso.
11. Someter a consideracin y aprobacin de la Junta Directiva (Consejo Directivo) el
proyecto de presupuesto, sus adiciones y traslados, as como los estados financieros,
de conformidad con las disposiciones orgnicas y reglamentarias sobre la materia.
12. Presentar para consideracin y aprobacin de la Junta Directiva (Consejo Direc-
tivo) los planes y programas que se requieran para el desarrollo del objeto de la
entidad.
13. Controlar el manejo de los recursos financieros, para que stos se ejecuten de
conformidad con los planes y programas establecidos y con las normas orgni-
cas del presupuesto nacional.
14. Crear y organizar, mediante acto administrativo los Grupos Internos de Trabajo y
rganos de Asesora y Coordinacin, teniendo en cuenta la estructura, los pla-
nes y programas institucionales.
15. Administrar y velar por la adecuada utilizacin de los bienes y fondos que consti-
tuyen el patrimonio de la entidad.
16. Rendir informes generales y peridicos al Ministro (Director de Departamento
Administrativo, segn su adscripcin o vinculacin) en la forma que ste lo deter-
mine, sobre el estado de ejecucin de las funciones, actividades desarrolladas y
la situacin general de la entidad.
17. Ordenar los gastos con cargo al presupuesto, conforme a las normas generales y
reglamentarias del presupuesto pblico nacional, los estatutos y Acuerdos de la
Junta Directiva (Consejo Directivo).
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++, Departamento Admnstratvo de a luncon Pubca
18. Las dems que se relacionen con la organizacin y funcionamiento de la entidad
y no estn expresamente atribuidas a otra autoridad.
ARTCULO - DENOMINACIN DE LOS ACTOS DEL DIRECTOR GENERAL (GE-
RENTE O PRESIDENTE). Los actos o decisiones que adopte el Director General (
Gerente o Presidente), en ejercicio de las funciones a l asignadas por la Ley, los
presentes estatutos y los Acuerdos de la Junta Directiva (Consejo Directivo), se deno-
minarn Resoluciones, las que se numerarn sucesivamente con la indicacin del da,
mes y ao en que se expidan. Su conservacin y custodia estar a cargo del Secreta-
rio General o de quien haga sus veces.
CAPTULO III
ESTRUCTURA
ARTCULO - ESTRUCTURA. La estructura de (Nombre de la entidad), ser la deter-
minada por el Gobierno Nacional, con sujecin a las disposiciones legales vigentes y
a los principios y reglas generales contenidas en el artculo 54 de la Ley 489 de 1998
y atendiendo las necesidades de la entidad, la cual ser flexible de tal manera que
permita el cumplimiento eficaz y eficiente de sus funciones.
CAPTULO IV
RGIMEN DE PERSONAL
Nota: Se recomienda el siguiente texto para instituciones con naturaleza
jurdica de Establecimiento Pblico y de Empresas Sociales del estado:
ARTCULO - CLASIFICACION DE LOS SERVIDORES. Para todos los efectos legales, las
personas que prestan sus servicios a (nombre de la entidad), tendrn el carcter de emplea-
dos pblicos y por lo tanto estarn sometidos al rgimen legal vigente para los mismos.
Excepcionalmente, (en los establecimientos pblicos) sern trabajadores oficiales
quienes desarrollen actividades de construccin y sostenimiento de obras pblicas,
de conformidad con lo que determine la Ley y el respectivo acto de creacin
Excepcionalmente, (en las Empresas Sociales del Estado) tendrn la calidad de tra-
bajadores oficiales quienes desempeen empleos destinados al mantenimiento de la
planta fsica hospitalaria, o de servicios generales.
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jurdica de Empresas Industriales y Comerciales del Estado y Sociedades
de Economia Mixta sometidas al rgimen legal de dichas empresas:
ARTCULO - CLASIFICACIN DE LOS SERVIDORES Para todos los efectos lega-
les las personas que presten sus servicios a (nombre entidad), tendrn el carcter de
trabajadores oficiales vinculados mediante contrato de trabajo, a excepcin de los
cargos de las siguientes actividades: __________, las cuales debern ser desempe-
adas por personas con calidad de empleados pblicos.
ARTCULO - RGIMEN DISCIPLINARIO. Los empleados pblicos y trabajadores
oficiales de (nombre entidad) estn sujetos al rgimen disciplinario nico previsto en
la Ley 734 de 2002 y dems normas que la modifiquen, adicionen o sustituyan.
ARTCULO - RGIMEN SALARIAL Y PRESTACIONAL. Los empleados pblicos
estarn sujetos al rgimen general de salarios y prestaciones sociales que rige para
este tipo de empleados de la Rama Ejecutiva del poder pblico en el orden nacional.
El rgimen salarial y prestacional de los trabajadores oficiales estar sujeto a las dis-
posiciones de la Ley 6a de 1945 y sus Decretos reglamentarios, laudos arbitrales,
convenciones colectivas y dems normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan.
ARTCULO - POSESIN. El Gerente (o Director) de la entidad se posesionar ante
el Presidente de la Repblica. Los otros empleados lo harn ante el Gerente (o Direc-
tor) o ante el funcionario en quien se delegue esta responsabilidad, en cada caso.
CAPTULO V
PATRIMONIO
ARTCULO - PATRIMONIO. El patrimonio de (nombre de la entidad), estar consti-
tuido por los bienes que como persona jurdica adquiera a cualquier ttulo y por los
ingresos que reciba de conformidad con las Leyes vigentes:
(Se recomienda transcribir los elementos definidos en la estructura orgnica o norma
de creacin)
1.
2.
3.
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n) Los dems ingresos que le asignen las Leyes, Ordenanzas, Acuerdos u otros
actos de entidades pblicas.
CAPTULO VI
CONTROL FISCAL, CONTROL INTERNO Y CONTROL ADMINISTRATIVO
ARTCULO - CONTROL FISCAL. Corresponde a la Contralora General de la Rep-
blica ejercer la vigilancia de la gestin fiscal, la cual se har en forma posterior y
selectiva, conforme a los procedimientos, sistemas y principios establecidos en el ar-
tculo 267 de la Constitucin Poltica, la Ley 42 de 1993 y dems disposiciones que las
modifiquen, adicionen o sustituyan.
ARTCULO - CONTROL INTERNO. El (nombre entidad) establecer el Sistema de
Control Interno y disear los mtodos y procedimientos necesarios para garantizar
que todas las actividades, as como el ejercicio de las funciones a cargo de sus servi-
dores se cian a los artculos 209 y 269 de la Constitucin Poltica, a la Ley 87 de 1993
y dems normas reglamentarias que se expidan sobre el particular.
ARTCULO - CONTROL ADMINISTRATIVO. El Gerente (Director o Presidente) de
(nombre de la entidad), tomar las medidas necesarias, con el fin de que se suministre la
informacin y documentos que se requieran para la eficacia de las visitas de inspeccin
tcnicas, administrativa, fiscal o judicial que ordene la autoridad competente.
CAPTULO VII
RGIMEN JURDICO DE LOS ACTOS Y CONTRATOS.
ARTCULO - ACTOS ADMINISTRATIVOS.- Los actos administrativos que expida la
(nombre de la entidad) para el cumplimiento de sus funciones estn sujetos al proce-
dimiento gubernativo contemplado en las disposiciones legales vigentes.
ARTCULO - RGIMEN DE CONTRATACION. Los contratos que celebre el (nombre
entidad) se regirn por el Estatuto General de Contratacin establecido por la Ley 80
de 1993, sus normas reglamentarias y dems disposiciones que las modifiquen, adi-
cionen o sustituyan.
ARTCULO - JURISDICCIN COACTIVA. El (nombre entidad) tiene jurisdiccin co-
activa para hacer exigibles los crditos a su favor, de acuerdo con las normas estable-
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cidas para las entidades pblicas del orden nacional, en los trminos del artculo 112
de la Ley 6 de 1992 y las normas que la modifiquen, adicionen o sustituyan.
CAPTULO VIII
DISPOSICIONES VARIAS
ARTCULO - CERTIFICACIONES.- Los certificados sobre el ejercicio del cargo del
Gerente (o Director o Presidente) sern expedidos por el Secretario General de la
Entidad, o quien haga sus veces, las de los miembros de la Junta Directiva (o Consejo
Directivo) por el Secretario de la Junta Directiva (o Consejo Directivo) y los referentes
a los dems empleados los expedir el funcionario a quien por funcin le corresponda.
ARTCULO - VIGENCIA. El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su expedi-
cin, y para su validez se requiere concepto previo y favorable del Departamento Ad-
ministrativo de la Funcin Pblica y deroga las disposiciones que le sean contrarias,
en especial los Acuerdos (citar los Acuerdos cuyas disposiciones se modifican, adicio-
nan o sustituyen con el nuevo Acuerdo).
PUBLQUESE Y CMPLASE
Dado en a los
EL PRESIDENTE EL SECRETARIO
JUNTA DIRECTIVA (o Consejo Directivo) JUNTA DIRECTIVA (o Consejo Directivo)
NOTAS:
Para las Instituciones de Educacin Superior, distintos a entes Universitarios Au-
tnomos, han de invocarse las facultades conferidas en el literal a) del artculo 29
de la Ley 30 de 1992 y el literal d) del artculo 76 de la Ley 489 de 1998.
Para los entes universitarios autnomos han de invocarse las facultades conferi-
das en el literal d) del artculo 65 de la Ley 30 de 1992 y la norma de creacin del
respectivo ente universitario. Adicionalmente debe indicarse que no requieren
concepto favorable del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica.
Para las Corporaciones Autnomas Regionales han de citarse las facultades con-
feridas en el artculo 26 de la Ley 99 de 1993 y la respectiva norma de creacin
de la Corporacin. Adicionalmente debe indicarse que no requieren concepto
favorable del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica.
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Anexo 11
MODELO DE CONTENIDO DE UN ESTATUTO INTERNO
ENTIDAD DESCENTRALIZADA TERRITORIAL
ACUERDO No.
( )
Por el cual se adoptan los estatutos internos de la
(nombre completo de la entidad descentralizada)
(para empresa industrial y comercial o
sociedad de economa mixta) LA JUNTA
DIRECTIVA DE (NOMBRE ENTIDAD) en
ejercicio de las facultades legales y
estatutarias, en especial las que le confiere la
Ordenanza (Acuerdo o Decreto)
No. ____ de _______,
(para establecimiento pblico o empresa
social del estado) EL CONSEJO DIRECTIVO
DE (NOMBRE ENTIDAD)en ejercicio de las
facultades legales y estatutarias, en especial
las que le confiere la Ordenanza
(Acuerdo o Decreto) No. _____ de ______,
ACUERDA:
ARTCULO 1. Adptanse los estatutos que rigen la organizacin y funciona-
miento de (Nombre Entidad).
CAPTULO I
NATURALEZA, DENOMINACIN, DOMICILIO, OBJETO,
FUNCIONES Y PATRIMONIO
ARTCULO - DENOMINACIN. Para todos los efectos legales la institucin se deno-
mina (nombre completo de la entidad descentralizada y si en la norma de creacin o
estructura orgnica se dispuso la utilizacin de una sigla, citarla).
ARTCULO - NATURALEZA. La (Nombre completo de la entidad descentralizada),
es una (Empresa Industrial y Comercial del Estado, Sociedad de Economa Mixta,
Establecimiento Pblico, o ... ) del orden (distrital, municipal o departamental), dotada
de personera jurdica, autonoma administrativa y patrimonio independiente.
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ARTCULO- DOMICILIO. El (nombre completo de la entidad descentralizada) tiene
su domicilio en el Municipio de _____________, Departamento de ___________.
ARTCULO. OBJETO. La (nombre completo de la entidad descentralizada) tiene por
objeto (describir la definicin del objeto contenido en la norma de creacin o estructu-
ra orgnica).
ARTCULO - FUNCIONES. En desarrollo de su objeto social, la (nombre completo de
la entidad descentralizada) puede realizar con sujecin a las normas generales y es-
peciales que rija cada caso, todos los actos, contratos y operaciones que tengan rela-
cin con las siguientes actividades (tener en cuenta las funciones descritas en la nor-
ma de creacin o estructura orgnica):
CAPTULO II
RGANOS DE DIRECCIN Y ADMINISTRACIN
ARTCULO - DIRECCION Y ADMINISTRACION. La direccin y administracin de
(Nombre entidad), estar a cargo de la Junta Directiva (Consejo Directivo) y del Ge-
rente (Director o Presidente).
ARTCULO - INTEGRACION DE LA JUNTA DIRECTIVA (CONSEJO DIRECTIVO).-
La Junta Directiva (o Consejo Directivo) de la (nombre completo de la entidad descen-
tralizada) estar integrada(o) por:
(Transcribir de la norma de creacin o de la estructura orgnica, esto es, de la Orde-
nanza o Acuerdo, la integracin en definida en dicho acto)
- El Gobernador (Alcalde) o su delegado quien la presidir.
- El Secretario de ...
-
PARGRAFO 1. Actuar como Secretario de la Junta Directiva (o Consejo Directivo) el
Secretario General (o quien haga sus veces o quin designe el jefe del organismo) a quien
corresponde llevar los archivos de las reuniones y decisiones y certificar sobre sus actos.
PARGRAFO 2. El Director (Gerente o Presidente) de (nombre de la entidad),
asistir a las reuniones de la Junta Directiva (Consejo Directivo) con derecho a voz
pero sin voto.
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PARAGRAFO 3. Los miembros de la Junta Directiva (Consejo Directivo) a que se
refieren los numerales __, __, sern nombrados para perodos de __ aos y podrn
ser reelegidos conforme a las normas vigentes sobre la materia.
(En este punto se deben considerar disposiciones sobre la representacin y tempora-
lidad de los miembros en la Junta Directiva o Consejo Directivo, previstas en la norma
de creacin o estructura orgnica).
ARTCULO - FUNCIONES DE LA JUNTA DIRECTIVA (CONSEJO DIRECTIVO).- La
Junta Directiva (Consejo Directivo) es la encargada de la direccin, control, formula-
cin de polticas y normatividad, para garantizar a la comunidad una eficaz y adecua-
da prestacin de los servicios, para lo cual cumplir las siguientes funciones (entre
otras):
1. Formular la poltica general de la empresa, el plan de desarrollo administrativo y
los planes y programas que conforme a la Ley orgnica de planeacin y a la Ley
orgnica de presupuesto, deben proponerse para su incorporacin a los planes
sectoriales y a travs de estos al Plan de desarrollo.
2. Pproponer al gobierno departamental (municipal) las modificaciones a la estruc-
tura orgnica que considere pertinentes y adoptar los estatutos internos de la
entidad y cualquier reforma que a ellos se introduzca.
3. Aprobar el proyecto de presupuesto del respectivo organismo.
4. Controlar el funcionamiento general de la organizacin y verificar su conformidad
con la poltica adoptada.
n. Las dems que le seale la Ley.
ARTCULO. REUNIONES DE LA JUNTA DIRECTIVA (CONSEJO DIRECTIVO).-
La Junta Directiva (o Consejo Directivo) se reunir ordinariamente una (1) vez cada
mes y extraordinariamente cuando sea convocada por su Presidente, el Gerente (Di-
rector o Presidente), o a solicitud de por lo menos ...... (x) de sus miembros.
PARGRAFO 1. La convocatoria a reuniones ordinarias o extraordinarias de la
Junta Directiva (o Consejo Directivo) se har mediante citacin escrita a sus miem-
bros con anticipacin no menor de dos (2) das e indicacin de los temas a tratar.
PARGRAFO 2. A las reuniones podrn asistir particulares y funcionarios de la
entidad, cuando as lo determine la Junta Directiva (o Consejo Directivo) o el Director
General (Gerente o Presidente), con el fin de informar o conceptuar sobre temas es-
pecficos.
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ARTCULO. DENOMINACIN DE LOS ACTOS. Las decisiones de la Junta Directi-
va (o Consejo Directivo) se adoptarn por medio de Acuerdos (salvo que el acto de
creacin disponga otra cosa), que llevarn la firma del Presidente y del Secretario de
la misma.
PARGRAFO 1. De las reuniones de la Junta Directiva (Consejo Directivo), se
dejar constancia en el Libro Actas en las que se consigne lo ocurrido en las sesiones
y las decisiones adoptadas, las cuales sern firmadas por el presidente y el secretario
de la respectiva sesin.
PARGRAFO 2. Los Acuerdos y Actas se numerarn sucesivamente con indica-
cin del da, mes y ao en que se expidan y estarn bajo la custodia del Secretario de
la misma.
ARTCULO - QURUM.- La Junta Directiva (o Consejo Directivo) requerir para deli-
berar de la asistencia de la mitad ms uno de los miembros que la integran. Sus
decisiones se adoptarn por mayora de votos de los miembros presentes (salvo que
el acto de creacin disponga cualificacin para el qurum decisorio).
(En este punto ha de tenerse como referencia lo dispuesto en el acto de creacin)
ARTCULO. CALIDADES, INCOMPATIBILIDADES E INHABILIDADES DE LOS
MIEMBROS.- Los miembros de la Junta Directiva (o Consejo Directivo) que no osten-
ten la calidad de empleados pblicos no adquieren por ese solo hecho dicha calidad.
Los miembros de la Junta Directiva (o Consejo Directivo) y el Gerente (o Director o
Presidente) estarn sujetos a las inhabilidades e incompatibilidades sealadas en la
Constitucin Poltica, la Ley y las normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan.
ARTCULO. HONORARIOS.- Los miembros de la Junta Directiva (o Consejo Direc-
tivo), podrn recibir honorarios por su asistencia a las sesiones ordinarias y extraordi-
narias, los cuales sern fijados por resolucin ejecutiva con cargo al presupuesto de la
(Nombre completo de la entidad descentralizada), de acuerdo con las normas vigen-
tes sobre la materia.
ARTCULO - DEL GERENTE GENERAL (DIRECTOR O PRESIDENTE).- El (nom-
bre completo de la entidad descentralizada) tendr un Gerente (o Director o Presiden-
te) General, agente del Alcalde, (Gobernador) de su libre nombramiento y remocin,
quien ser el representante legal de la entidad.
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ARTCULO - FUNCIONES DEL GERENTE (DIRECTOR O PRESIDENTE): El Ge-
rente (o Director o Presidente) de la (nombre completo de la entidad descentraliza-
da) cumplir todas aquellas funciones que se relacionen con la organizacin y fun-
cionamiento que no se hallen expresamente atribuidas a otra autoridad y en espe-
cial las siguientes:
1. Ejecutar las decisiones de la Junta Directiva (o Consejo Directivo), dictar los
actos administrativos que le correspondan y realizar las actividades condu-
centes al cumplimiento del objetivo de la entidad.
2. Dirigir, coordinar, vigilar y controlar la gestin de todas las dependencias de
la entidad.
3. Presentar para estudio y aprobacin de la Junta Directiva (o Consejo Directi-
vo) el anteproyecto del presupuesto acompaado de los informes o proyec-
tos de ejecucin y los planes y programas requeridos para el desarrollo del
objeto de este y que requiera la organizacin.
4. Coordinar y velar por el buen recaudo de los recursos que se reciban, orde-
nar el gasto de la entidad, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes.
5. Delegar funciones administrativas que sean competencia de otros niveles de
responsabilidad y que se requieran, de conformidad con las disposiciones
legales vigentes, sin perjuicio de reasumir estas funciones cuando lo crea
conveniente.
6. Ordenar la ejecucin de los planes, programas y proyectos elaborados para
el cumplimiento de los objetivos de la entidad.
7. Nombrar, promover y remover a los funcionarios de entidad, de conformidad
con las disposiciones legales vigentes.
8. Ordenar el estricto cumplimiento de las normas vigentes de administracin
de personal y dictar las disposiciones necesarias para su administracin.
9. Presentar al Gobernador (Alcalde) y a la Junta Directiva (o Consejo Directi-
vo), informes generales y peridicos sobre el desarrollo de la entidad.
10. Constituir mandatarios y apoderados que representen a la entidad en asun-
tos judiciales o extrajudiciales o de carcter litigioso.
11. Administrar los bienes y recursos que constituyen el patrimonio de la entidad y
velar por la correcta aplicacin de los recursos y la debida utilizacin de los
bienes.
12. Ordenar el trmite, de conformidad con las disposiciones legales vigentes,
de todo lo relacionado con el otorgamiento de comisiones al exterior de los
empleados de la entidad.
13. Convocar a la Junta Directiva (o Consejo Directivo) a sesiones extraordina-
rias cuando lo estime conveniente.
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14. Suscribir los actos administrativos y celebrar los contratos que sean necesarios
para el cumplimiento de las funciones y la ejecucin de los programas de la enti-
dad, conforme a las disposiciones legales reglamentarias y estatutarias.
15. Promover y ordenar programas de capacitacin tcnica para funcionarios de
la entidad en reas afines al objetivo de la misma, para estimular la incorpo-
racin de nuevas tecnologas, mtodos de trabajo, conceptos de reingeniera
y calidad en la bsqueda permanente de un alto rendimiento empresarial.
16. Ejercer el control administrativo a la ejecucin presupuestal de la empresa y velar
porque la ejecucin de los planes y programas del mismo se adelanten conforme
a las disposiciones legales, reglamentarias y estatutarias de la Junta Directiva (o
Consejo Directivo).
17. Someter a consideracin y aprobacin de la Junta Directiva (o Consejo Di-
rectivo) en los plazos fijados por sta, los estados financieros, los informes
de ejecucin presupuestal y los planes y programas de la empresa, de acuer-
do con los estatutos y dems normas aplicables.
18. Las dems que se relacionen con la organizacin y funcionamiento de la en-
tidad y no estn expresamente atribuidas con otra autoridad.
ARTCULO - DENOMINACIN DE LOS ACTOS DEL GERENTE GENERAL (DIREC-
TOR O PRESIDENTE).- Los actos y decisiones del Gerente (o Director o Presidente)
cumplidos en ejercicio de las funciones a l asignadas por la Ley, los presentes Esta-
tutos y los Acuerdos de la Junta Directiva o (Consejo Directivo), se denominarn Re-
soluciones, las que se numerarn consecutivamente, con indicacin del da, mes y
ao en que se expiden. Su conservacin y custodia estar a cargo del Secretario
General o de quien haga sus veces.
CAPTULO III
ESTRUCTURA
ARTCULO ESTRUCTURA.- La estructura de (nombre completo de la entidad descentra-
lizada) ser propuesta por la Junta Directiva (o Consejo Directivo) y adoptada mediante De-
creto por el Gobernador (Alcalde), atendiendo las necesidades de la Entidad y las en materia
de organizacin y funcionamiento de entidades pblicas, la cual ser flexible, permitiendo el
cumplimiento de las funciones establecidas en la Ley de manera eficaz y eficiente.
(En este punto ha de observarse lo dispuesto en el acto de creacin de la entidad
descentralizada, en relacin a si el acto de estructura requiere o no de la aprobacin
mediante Decreto por parte del Gobernador (Alcalde))
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CAPTULO IV.
RGIMEN DE PERSONAL
jurdica de establecimiento pblico y empresas sociales del Estado:
ARTCULO - CLASIFICACIN DE LOS SERVIDORES. Para todos los efectos lega-
les, las personas que prestan sus servicios a (nombre de la entidad), tendrn el carc-
ter de empleados pblicos y por lo tanto estarn sometidos al rgimen legal vigente
para los mismos.
Excepcionalmente, (en los establecimientos pblicos) sern trabajadores oficiales
quienes desarrollen actividades de construccin y sostenimiento de obras pblicas,
de conformidad con lo que determine la Ley y el respectivo acto de creacin
Excepcionalmente, (en las Empresas Sociales del Estado) tendrn la calidad de tra-
bajadores oficiales quienes desempeen empleos destinados al mantenimiento de la
planta fsica hospitalaria, o de servicios generales.
Nota: Recomienda el siguiente texto para instituciones con naturaleza jur-
dica de empresas industriales y comerciales del estado y de sociedades
de economia mixta sometidas al rgimen legal de dichas empresas:
ARTCULO - CLASIFICACION DE LOS SERVIDORES Para todos los efectos lega-
les las personas que presten sus servicios a (nombre entidad), tendrn el carcter de
trabajadores oficiales vinculados mediante contrato de trabajo, a excepcin de los
cargos de las siguientes actividades de confianza y manejo: .________________, las
cuales debern ser desempeadas por personas con calidad de empleados pblicos.
ARTCULO -. RGIMEN DISCIPLINARIO.- Los empleados pblicos y trabajadores
oficiales de (nombre entidad) estn sujetos al rgimen disciplinario nico previsto en
la Ley 734 de 2002 y dems normas que la modifiquen, adicionen o sustituyan.
ARTCULO - RGIMEN SALARIAL Y PRESTACIONAL.- Los empleados pblicos de
(nombre de la Institucin) estarn sujetos al rgimen de nomenclatura y clasificacin
de empleos dispuesto por la Ley o autorizado por sta, a las disposiciones que en
materia de escala salarial fije la (Asamblea Departamental o Concejo Municipal o Dis-
trital) y al rgimen salarial y prestacional que dicte el Gobierno Nacional en desarrollo
de la Ley 4 de 1992, o aquellas que la modifiquen, adicionen o sustituyan.
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El rgimen salarial y prestacional de los trabajadores oficiales estar sujetos a las
disposiciones de la Ley 6a de 1945 y sus Decretos reglamentarios, laudos arbitrales,
convenciones colectivas y dems normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan.
ARTCULO - POSESION.- El Gerente (o Director) de la entidad se posesionar ante
el Gobernador (Alcalde). Los otros empleados lo harn ante el Gerente (o Director) o
ante el funcionario en quien se delegue esta responsabilidad en cada caso. Los miem-
bros de la Junta Directiva (o Consejo Directivo) se posesionarn ante el Presidente de
la Junta Directiva (o Consejo Directivo).
CAPTULO V
PATRIMONIO
ARTCULO. PATRIMONIO.- El patrimonio de (nombre de la entidad), estar consti-
tuido por los bienes que como persona jurdica adquiera a cualquier ttulo y por los
ingresos que reciba de conformidad con las Leyes vigentes:
(Se recomienda transcribir los elementos definidos en la estructura orgnica o norma
de creacin)
1.
2.
3.
n) Los dems ingresos que le asignen las Leyes, Ordenanzas, Acuerdos u otros
actos de entidades pblicas.
CAPTULO VI
CONTROL FISCAL, CONTROL INTERNO Y CONTROL ADMINISTRATIVO
ARTCULO CONTROL FISCAL.- La vigilancia del control fiscal de la (nombre de la
entidad) corresponde a la Contralora (departamental o municipal), la cual se har en
forma posterior y selectiva, conforme a los procedimientos, sistemas y principios esta-
blecidos en los artculos 267 de Constitucin Poltica, la Ley 42 de 1993 y dems
disposiciones que las modifiquen, adicionen o sustituyan.
ARTCULO CONTROL INTERNO.- La (nombre de la entidad) establecer el Siste-
ma de Control Interno y disear los mtodos y procedimientos necesarios para ga-
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rantizar que todas las actividades, as como el ejercicio de las funciones a cargo de
sus servidores se cian a los artculos 209 y 269 de la Constitucin Poltica, a la Ley
87 de 1993 y dems normas reglamentarias que se expidan sobre el particular.
ARTCULO - CONTROL ADMINISTRATIVO. El Gerente (Director o Presidente) de
(nombre de la entidad), tomar las medidas necesarias, con el fin de que se suministre
la informacin y documentos que se requieran para la eficacia de las visitas de inspec-
cin tcnicas, administrativa, fiscal o judicial que ordene la autoridad competente.
CAPTULO VII
RGIMEN JURDICO DE LOS ACTOS Y CONTRATOS
ARTCULO - ACTOS ADMINISTRATAIVOS.- Los actos administrativos que expida
la (nombre de la entidad) para el cumplimiento de sus funciones estn sujetos al pro-
cedimiento gubernativo contemplado en las disposiciones legales vigentes.
ARTCULO - RGIMEN DE CONTRATACION. Los contratos que celebre el (nombre
entidad) se regirn por el Estatuto General de Contratacin establecido por la Ley 80
de 1993, sus normas reglamentarias y dems disposiciones que las modifiquen, adi-
cionen o sustituyan.
ARTCULO - JURISDICCION COACTIVA.- La (nombre de la entidad) tiene jurisdic-
cin coactiva para hacer exigibles los crditos a su favor, de acuerdo con las normas
establecidas para las entidades pblicas del orden departamental, municipal distri-
tal, en los trminos de las disposiciones vigentes sobre la materia.
VIII. DISPOSICIONES VARIAS
ARTCULO - CERTIFICACIONES.- Los certificados sobre el ejercicio del cargo del
Gerente (o Director o Presidente) sern expedidos por el Secretario General de la
Entidad, o quien haga sus veces, las de los miembros de la Junta Directiva (o Consejo
Directivo) por el Secretario de la Junta Directiva (o Consejo Directivo) y los referentes
a los dems empleados los expedir el funcionario a quien por funcin le corresponda.
ARTCULO - VIGENCIA. El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su expedicin, y
deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial los Acuerdos (citar los Acuer-
dos cuyas disposiciones se modifican, adicionan o sustituyen con el nuevo Acuerdo).
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PUBLIQUESE Y CMPLASE
Dado en a,
JUNTA DIRECTIVA ( o Consejo Directivo) JUNTA DIRECTIVA (o Consejo Directivo)
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ANEXO 12
MODELO DE ACTO ADMINISTRATIVO DE ESTRUCTURA
PARA UNA ENTIDAD NACIONAL DEL SECTOR CENTRAL
REPBLICA DE COLOMBIA
DECRETO No.
( )
Por el cual se establece (o modifica) la estructura de (nombre del Ministerio,
Departamento Administrativo o Superintendencia o Unidad Administrativa Especial
sin personera jurdica), y se determinan las funciones de sus dependencias.
EL PRESIDENTE DE LA REPUBLICA DE COLOMBIA,
En ejercicio de las facultades que le otorga el numeral 16 del artculo 189 de la
Constitucin Poltica en concordancia con el artculo 54 de la Ley 489 de 1.998,
DECRETA:
ARTCULO 1o. ESTRUCTURA. Para el desarrollo de sus funciones el (la) (nom-
bre del Ministerio, Departamento Administrativo o Superintendencia o Unidad Admi-
nistrativa Especial sin personera jurdica) tendr la siguiente estructura:
1. Despacho del (Ministro, o ...)
1.1 Oficina Asesora de Planeacin
1.2 Oficina Asesora Jurdica
1.3 Oficina de Control Interno
2. Despacho del (Viceministro o ...)
2.1 Direccin de ...
2.2 Direccin de ...
3. Secretara General
3.1 Direccin de ...
4. rganos de Coordinacin y Asesora
4.1 Comisin de Personal
4.2 Comit de Coordinacin del Sistema de Control Interno
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ARTCULO 2o. DESPACHO DEL ....
Son funciones de Despacho del ..., las siguientes:
1.
2.
3.
n. Las dems que le sealen las normas legales vigentes relacionadas con las fun-
ciones y objetivos generales de la entidad y que no estn expresamente atribui-
das a otra autoridad.
ARTCULO 3o. OFICINA ASESORA DE PLANEACIN. Son funciones de la Ofi-
cina de Planeacin, las siguientes:
1. Asesorar a la Gerencia General de la (entidad) en la formulacin, coordinacin y
evaluacin de las polticas institucionales, estudios y proyectos necesarios para
el mantenimiento y expansin de la red terciaria nacional.
2. Fomentar la elaboracin de estudios e investigaciones que permitan mejorar la
formulacin y orientacin de los programas institucionales.
3. Preparar, en colaboracin con otros organismos pblicos, en especial con el Mi-
nisterio de Hacienda y Crdito Pblico y el Departamento Nacional de Planea-
cin, y cuando fuere el caso, con tcnicos y representantes del sector privado,
los planes y programas de la entidad y elaborar en coordinacin con las dems
dependencias de la entidad, el anteproyecto de presupuesto que en cada vigen-
cia fiscal se requiera para su ejecucin.
4. Programar las modificaciones al presupuesto de inversin y darles el trmite co-
rrespondiente.
5. Asistir a las entidades territoriales en la elaboracin y presentacin de proyectos
de inversin y canalizar las solicitudes que formulen los entes territoriales y co-
munidades para ... y as mismo, efectuar el registro de proyectos en el Banco de
Proyectos de Inversin Nacional (BPIN), de acuerdo con la metodologa estable-
cida por el Departamento Nacional de Planeacin.
6. Realizar estudios, anlisis y evaluaciones de factibilidad tcnica y operativa del
sistema de informacin computarizada de acuerdo a los requerimientos de la
entidad y recomendar el mtodo para implementar el software adquirido o desa-
rrollado en concordancia con la metodologa establecida y garantizar el uso ade-
cuado del sistema y la informacin buscando el mejoramiento del manejo de la
informacin y automatizacin de las oficinas.
n. Las dems inherentes a la naturaleza de su dependencia y las que le sean asig-
nadas por las normas legales.
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ARTCULO 4o. OFICINA ASESORA JURDICA.
Son funciones de la Oficina Jurdica, las siguientes:
1. Asesorar a la Gerencia General y coordinar con las dems dependencias de la
(entidad) el trmite y solucin de los asuntos de carcter jurdico, as como con-
ceptuar sobre la interpretacin de las normas legales inherentes a la institucin.
2. Representar jurdicamente a la entidad en los procesos que se instauren en su
contra o que sta deba promover, mediante poder que le otorgue el Gerente
General y mantenerlo informado sobre el desarrollo de los mismos.
3. Resolver las consultas formuladas por los organismos pblicos y privados, as
como por los usuarios y particulares, de conformidad con las normas que rigen
los servicios y funciones de la institucin.
4. Colaborar con las dems dependencias en la elaboracin de los pliegos de con-
diciones y trminos de referencia para las licitaciones y concurso de mritos que
deba realizar la (entidad).
5. Llevar el registro de las garantas contractuales otorgadas a favor de la (entidad)
y controlar su vencimiento, renovacin y en general el cumplimiento de las obli-
gaciones legales contradas por los contratistas.
6. Tramitar con la debida oportunidad las solicitudes que formulen las autoridades
jurisdiccionales, de polica, del Ministerio Pblico, al igual que las presentadas
por particulares u otras entidades, cuando traten sobre asuntos que competen a
la Oficina.
7. Tramitar los cobros que adelante la institucin por jurisdiccin coactiva.
n. Las dems inherentes a la naturaleza de la dependencia y las que le sean asig-
ARTCULO 5o. OFICINA DE CONTROL INTERNO. Son funciones de la Oficina
de Control Interno, las siguientes:
1. Asesorar y apoyar a la Gerencia General en la definicin de polticas referidas al
diseo e implementacin de los sistemas de control interno que contribuyan a
incrementar la eficiencia en las diferentes reas de la entidad, as como la de
garantizar la calidad en la prestacin de los servicios de la entidad.
2. Disear y establecer, en coordinacin con las diferentes dependencias de la (en-
tidad), los criterios, mtodos, procedimientos e indicadores de eficiencia y pro-
ductividad para evaluar la gestin y proponer las medidas preventivas y correcti-
vas del caso.
3. Coordinar, implementar y fomentar sistemas de control de gestin administrativa,
financiera y de resultados institucionales.
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4. Realizar evaluaciones peridicas sobre la ejecucin del plan de accin (plan indi-
cativo), del cumplimiento de las actividades propias de cada dependencia y pro-
poner las medidas preventivas y correctivas necesarias.
5. Vigilar que la atencin de quejas y reclamos presentadas por los ciudadanos en
relacin con la misin de la entidad, se presten en forma oportuna y eficiente y
rendir los informes sobre el particular.
6. Disear e implementar un sistema de auditoria de sistemas de la entidad estable-
ciendo normas, metas y objetivos y efectuar el anlisis de los resultados para la
toma de acciones preventivas y correctivas.
7. Dirigir y coordinar el desarrollo de las actividades que busquen la mxima eficien-
cia en el cumplimiento de los trmites y en el desarrollo de las labores de cada
dependencia.
n. Las dems inherentes a su naturaleza y las que le sean asignadas por las nor-
mas legales.
ARTCULO 6o. DESPACHO DEL . Son funciones del Despacho (del Viceminis-
terio o de la Subdireccin del Departamento), las siguientes:
1.
2.
3.
mas legales.
ARTCULO 7o. DIRECCIN DE .... Son funciones de la Direccin de ...., las si-
guientes:
1.
2.
3.
mas legales.
ARTCULO 8o. DIRECCIN DE .... Son funciones de la Direccin de ...., las si-
guientes:
1.
2.
3.
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mas legales.
ARTCULO 9o. SECRETARA GENERAL. Son funciones de la Secretara Ge-
neral, las siguientes:
1.
2.
3.
mas legales.
ARTCULO 10o. DIRECCIN DE .... Son funciones de la Direccin de ..., las si-
guientes:
1.
2.
3.
mas legales.
ARTCULO 11o. RGANOS DE COORDINACIN Y ASESORA. La Comisin
de Personal, el Comit de Coordinacin del Sistema de Control Interno, y dems rga-
nos de asesora y coordinacin que se organicen e integren cumplirn sus funciones
de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes.
El (Ministro o Director de Departamento Administrativo o Superintendente o Director
de la Unidad Administrativa Especial) podr crear Comits permanentes o transitorios
especiales para el estudio, anlisis y asesora en temas alusivos a la institucin.
ARTCULO 11o. El presente Decreto rige a partir de la fecha de su publicacin y
deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial el Decreto (anterior nor-
ma que establece y modifica la estructura de la entidad).
PUBLQUESE Y CMPLASE
Dado en Bogot, D.C., a
(Fdo.) PRESIDENTE DE LA REPBLICA
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(Fdo.) EL MINISTRO (DIRECTOR DE DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO) DE ...,
(Fdo) EL DIRECTOR DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCION
PUBLICA,
NOTAS:
El epgrafe del proyecto de Decreto debe encabezar cada una de las hojas del
mismo y coincidir su texto con el determinado en la primera hoja.
Dejar prudente espacio en blanco para la firma del seor Presidente de la Rep-
blica (se sugiere ocho (8) renglones, NO COLOCAR PIE DE FIRMA NI CARGO)
Guardar estricto orden de precedencia legal de los Ministerios y Departamentos
Administrativos.
En la hoja en la que firma el Sr. Presidente de la Repblica deben observarse las
siguientes reglas:
- Contener parte sustancial del articulado del proyecto de decreto que se pre-
tende sancionar.
- Incluir la firma de por lo menos un Ministro o Director de Departamento Ad-
ministrativo.
En la pgina en que firma un Ministro o Director de Departamento Administrativo
debe ir acompaado de la firma de otro Ministro o Director de Departamento
Administrativo.
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ANEXO 13
PARA UNA ENTIDAD NACIONAL DEL SECTOR DESCENTRALIZADO
REPBLICA DE COLOMBIA
DECRETO No.
( )
Por el cual se establece (o modifica) la estructura de (nombre de la entidad)
y se determinan las funciones de sus dependencias
EL PRESIDENTE DE LA REPUBLICA DE COLOMBIA,
En ejercicio de las facultades que le confiere el artculo 54 de la Ley 489 de 1.998, y
CONSIDERANDO:
Que la Junta Directiva (Consejo Directivo) del (nombre de la entidad) en la sesin del
(da) del (mes) de (ao), segn Acta No. ___ de (fecha), decidi someter a la aproba-
cin del Gobierno Nacional el establecimiento (o la modificacin) de su estructura.
DECRETA:
ARTCULO 1o. ESTRUCTURA. Para el desarrollo de sus funciones el (la) (nom-
bre de la entidad) tendr la siguiente estructura:
1. Consejo Directivo
2. Gerencia General
1.1 Oficina Asesora de Planeacin
1.2 Oficina Asesora Jurdica
1.3 Oficina de Control Interno
3. Subgerencia de Ingeniera
4. Subgerencia Administrativa y Financiera
5. rganos de Coordinacin y Asesora
1.2 Comit de Coordinacin del Sistema de Control Interno
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+(o Departamento Admnstratvo de a luncon Pubca
ARTCULO 2o. JUNTA DIRECTIVA (CONSEJO DIRECTIVO). La Junta Directi-
va (Consejo Directivo) del (nombre de la entidad), estar integrado y cumplir sus
funciones de conformidad con lo establecido en la Ley 489 de 1998, (citar la norma de
creacin), en sus estatutos y dems disposiciones legales vigentes.
ARTCULO 3o. GERENCIA GENERAL. Son funciones de la Gerencia General,
las siguientes:
1. Cumplir y hacer cumplir las decisiones y Acuerdos de la Junta Directiva (del
Consejo Directivo).
2. Dirigir, coordinar, vigilar y controlar las actividades conducentes al cumpli-
miento de los objetivos de la (entidad) y ejercer su representacin.
3. Ordenar los gastos, dictar los actos, realizar las operaciones y celebrar los
contratos y convenios que se requieran para el normal funcionamiento de la
entidad.
4. Nombrar, dar posesin y remover al personal de la (entidad), de conformidad
con las normas legales vigentes sobre la materia.
5. Presentar informes a la Junta Directiva (al Consejo Directivo) y al Ministerio
de ......... (o al Departamento Administrativo de ...) y a otras autoridades que
los requieran, en la forma que stos lo determinen sobre el estado de ejecu-
cin de las funciones que corresponden a la (entidad) y los informes genera-
les y peridicos o particulares que le solicite, sobre las funciones desarrolla-
das y la situacin general de la entidad, de conformidad con las normas lega-
les vigentes sobre la materia.
6. Crear y conformar, con carcter permanente o transitorio, grupos internos de
trabajo, mediante resolucin, teniendo en cuenta las necesidades del servi-
cio y los planes y programas trazados por la entidad; as como designar el
funcionario bajo el cual quedar la coordinacin y supervisin del grupo.
7. Garantizar el ejercicio del control interno y gestin de la entidad y propender
por el mejoramiento institucional.
8. Dirigir y coordinar las acciones relacionadas con la divulgacin de las activi-
dades de la (entidad), incluidas las relativas a especificaciones tcnicas y
servicios que presta, a travs de los diversos medios de comunicacin en los
diferentes rdenes territoriales, procurando un oportuno y veraz conocimien-
to de aquellas por parte de la colectividad y, en general, trazar las polticas y
dirigir lo atinente al manejo de los medios de comunicacin.
n. Las dems que le sealen las normas legales vigentes relacionadas con las
funciones y objetivos generales de la entidad y que no estn expresamente
atribuidas a otra autoridad.
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ARTCULO 4o. OFICINA ASESORA DE PLANEACION. Son funciones de la
Oficina de Planeacin, las siguientes:
1. Asesorar a la Gerencia General de la (entidad) en la formulacin, coordinacin y eva-
luacin de las polticas institucionales, estudios y proyectos necesarios para el mante-
nimiento y expansin de la red terciaria nacional.
2. Fomentar la elaboracin de estudios e investigaciones que permitan mejorar la formu-
lacin y orientacin de los programas institucionales.
3. Preparar, en colaboracin con otros organismos pblicos, en especial con el Ministerio
de Hacienda y Crdito Pblico y el Departamento Nacional de Planeacin, y cuando
fuere el caso, con tcnicos y representantes del sector privado, los planes y programas
de la entidad y elaborar en coordinacin con las dems dependencias de la entidad, el
anteproyecto de presupuesto que en cada vigencia fiscal se requiera para su ejecucin.
4. Programar las modificaciones al presupuesto de inversin y darles el trmite corres-
pondiente.
5. Asistir a las entidades territoriales en la elaboracin y presentacin de proyectos de
inversin y canalizar las solicitudes que formulen los entes territoriales y comunidades
para ... y as mismo, efectuar el registro de proyectos en el Banco de Proyectos de
Inversin Nacional (BPIN), de acuerdo con la metodologa establecida por el Departa-
mento Nacional de Planeacin.
6. Realizar estudios, anlisis y evaluaciones de factibilidad tcnica y operativa del siste-
ma de informacin computarizada de acuerdo a los requerimientos de la entidad y
recomendar el mtodo para implementar el software adquirido o desarrollado en con-
cordancia con la metodologa establecida y garantizar el uso adecuado del sistema y
la informacin buscando el mejoramiento del manejo de la informacin y automatiza-
cin de las oficinas.
n. Las dems inherentes a la naturaleza de su dependencia y las que le sean asignadas
por las normas legales.
ARTCULO 5o. OFICINA ASESORA JURIDICA. Son funciones de la Oficina Ju-
rdica, las siguientes:
1. Asesorar a la Gerencia General (Direccin o Presidencia) y coordinar con las
dems dependencias de la (entidad) el trmite y solucin de los asuntos de ca-
rcter jurdico, as como conceptuar sobre la interpretacin de las normas legales
inherentes a la institucin.
2. Representar jurdicamente a la entidad en los procesos que se instauren en su
contra o que sta deba promover, mediante poder que le otorgue el Gerente
General y mantenerlo informado sobre el desarrollo de los mismos.
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3. Resolver las consultas formuladas por los organismos pblicos y privados, as
como por los usuarios y particulares, de conformidad con las normas que rigen
los servicios y funciones de la institucin.
4. Colaborar con las dems dependencias en la elaboracin de los pliegos de con-
diciones y trminos de referencia para las licitaciones y concurso de mritos que
deba realizar la (entidad).
5. Llevar el registro de las garantas contractuales otorgadas a favor de la (entidad)
y controlar su vencimiento, renovacin y en general el cumplimiento de las obli-
gaciones legales contradas por los contratistas.
6. Tramitar con la debida oportunidad las solicitudes que formulen las autoridades
jurisdiccionales, de polica, del Ministerio Pblico, al igual que las presentadas
por particulares u otras entidades, cuando traten sobre asuntos que competen a
la Oficina.
7. Tramitar los cobros que adelante la institucin por jurisdiccin coactiva.
n. Las dems inherentes a la naturaleza de la dependencia y las que le sean asig-
ARTCULO 6o. OFICINA DE CONTROL INTERNO. Son funciones de la Oficina
de Control Interno, las siguientes:
1. Asesorar y apoyar a la Gerencia General en la definicin de polticas referidas al
diseo e implementacin de los sistemas de control interno que contribuyan a
incrementar la eficiencia en las diferentes reas de la entidad, as como la de
garantizar la calidad en la prestacin de los servicios de la entidad.
2. Disear y establecer, en coordinacin con las diferentes dependencias de la (en-
tidad), los criterios, mtodos, procedimientos e indicadores de eficiencia y pro-
ductividad para evaluar la gestin y proponer las medidas preventivas y correcti-
vas del caso.
3. Coordinar, implementar y fomentar sistemas de control de gestin administrativa,
financiera y de resultados institucionales.
4. Realizar evaluaciones peridicas sobre la ejecucin del plan de accin (plan indi-
cativo), del cumplimiento de las actividades propias de cada dependencia y pro-
poner las medidas preventivas y correctivas necesarias.
5. Vigilar que la atencin de quejas y reclamos presentadas por los ciudadanos en
relacin con la misin de la entidad, se presten en forma oportuna y eficiente y
rendir los informes sobre el particular.
6. Disear e implementar un sistema de auditoria de sistemas de la entidad estable-
ciendo normas, metas y objetivos y efectuar el anlisis de los resultados para la
toma de acciones preventivas y correctivas.
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7. Dirigir y coordinar el desarrollo de las actividades que busquen la mxima eficien-
cia en el cumplimiento de los trmites y en el desarrollo de las labores de cada
dependencia.
mas legales.
ARTCULO 7o. SUBGERENCIA DE INGENIERIA. Son funciones de la Subge-
rencia de Ingeniera, las siguientes:
1. Asesorar a la Gerencia General (Direccin o Presidencia) de la (entidad) en la
formulacin, administracin y ejecucin de polticas institucionales, planes, pro-
gramas y proyectos en materia de ....
2. Dirigir y coordinar los estudios relacionados con ...
3. Dirigir, coordinar y controlar segn las polticas institucionales fijadas, las activi-
dades relacionadas con ...
4. Adoptar las disposiciones vigentes en materia de ... establecidas por las entida-
des competentes, en la elaboracin de trminos de referencia de ... y en la ejecu-
cin de las mismas.
5. Prestar apoyo y asesora tcnica a los entes territoriales en las actividades de
formulacin, preparacin, evaluacin y tramitacin de los programas y proyectos
de ....
mas legales.
ARTCULO 8o. SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA. Son fun-
ciones de la Subgerencia Administrativa y Financiera:
1. Asesorar al Gerente (Director o Presidente) en la formulacin de polticas, nor-
mas y procedimientos para la administracin de recursos humanos, fsicos, eco-
nmicos y financieros de la entidad.
2. Dirigir y controlar los procesos administrativos y financieros de la institucin en
todos los niveles.
3. Proponer y ejecutar las polticas, planes, programas y dems acciones relaciona-
das con la gestin financiera, administrativa y presupuestal de la institucin.
4. Coordinar y programar las actividades de administracin de personal, seguridad
industrial y relaciones laborales del personal, de acuerdo con las polticas de la
entidad y las normas legales vigentes establecidas sobre la materia.
5. Coordinar la realizacin de estudios sobre planta de personal y adelantar los estudios
necesarios con el fin de mantener actualizado el manual especfico de funciones y de
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+(( Departamento Admnstratvo de a luncon Pubca
competencias laborales de la entidad, de conformidad con las normas legales vigen-
tes.
6. Dirigir y coordinar la ejecucin del presupuesto de la entidad y velar por el cumplimien-
to de los trmites requeridos para el pago de las cuentas.
7. Dirigir la elaboracin del plan financiero de fuentes y usos de recursos de la entidad,
efectuar su seguimiento y proponer los correctivos necesarios, as como preparar el
programa anual mensualizado de Caja, PAC, en coordinacin con las dems depen-
dencias de la (entidad).
8. Programar, en coordinacin con la Oficina Asesora Jurdica, los procesos de licitacin,
contratacin, adquisicin, almacenamiento y custodia de bienes y materiales.
9. Conocer en primera instancia de los procesos disciplinarios que se adelanten contra
los servidores pblicos de la (entidad).
10. Velar por la debida aplicacin del Sistema de Desarrollo Administrativo, relacionado
con las polticas, estrategias, metodologas, tcnicas y mecanismos de carcter admi-
nistrativo y organizacional para la gestin y el manejo de los recursos humanos, tcni-
cos, materiales, fsicos y financieros de la (entidad), orientado a fortalecer la capaci-
dad administrativa y el desempeo institucional, de conformidad con las normas lega-
les vigentes.
n. Las dems inherentes a su naturaleza y las que le sean asignadas por las normas
legales.
ARTCULO 9o. RGANOS DE COORDINACIN Y ASESORA. La Comisin
de Personal, el Comit de Coordinacin del Sistema de Control Interno, y dems rga-
nos de asesora y coordinacin que se organicen e integren cumplirn sus funciones
de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes.
El Gerente General podr crear Comits permanentes o transitorios especiales para
el estudio, anlisis y asesora en temas alusivos a la institucin.
ARTCULO 10o. El presente Decreto rige a partir de la fecha de su publicacin y
deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial el Decreto (anterior nor-
ma que establece y modifica la estructura de la entidad).
PUBLQUESE Y CMPLASE
Dado en Bogot, D.C., a
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(Fdo) EL DIRECTOR DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIN
PBLICA,
NOTAS:
Administrativos.
siguientes reglas:
Contener parte sustancial del articulado del proyecto de decreto que se pretende
sancionar.
Incluir la firma de por lo menos un Ministro o Director de Departamento Adminis-
trativo.
Administrativo.
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ANEXO 14
EN EL ORDEN TERRITORIAL SECTOR CENTRAL
ORDENANZA ACUERDO DECRETO No.
( )
Por la (el) cual se (establece o modifica) la estructura de la Gobernacin
- Alcalda (nombre del Departamento o Municipio)
y se sealan las funciones de sus dependencias.
LA ASAMBLEA DEPARTAMENTAL DE
(nombre del Departamento)
En ejercicio de las facultades que le
confiere el numeral 7 del artculo 300 de la
constitucin Poltica,
EL CONCEJO MUNICIPAL DE
(nombre del Municipio)
En ejercicio de las facultades que le otorga
el numeral 6 del artculo 313 de la
Constitucin Poltica,
Nota: Si la Asamblea Departamental o el Concejo Municipal o Distrital con-
cedi facultades extraordinarias al Gobernador o al Alcalde, segn el caso,
para dictar normas en relacin con la estructura del Departamento o el
Municipio, entonces las facultades a invocar sern:
EL GOBERNADOR DEL DEPARTAMENTO
DE (nombre del Departamento)
En desarrollo de las facultades extraordinarias
conferidas por la Asamblea Departamental
mediante Ordenanza No. __ de (ao).
EL ALCALDE DEL MUNICIPIO DE
(nombre del Municipio)
En desarrollo de las facultades extraordinarias
conferidas por el Concejo Municipal o Distrital
mediante Acuerdo No. __ de (ao).
ORDENA / ACUERDA / DECRETA:
Nota: El modelo que se sugiere a continuacin se desarrolla para un Muni-
cipio; por lo tanto, para aplicarlo a la estructura de un Departamento deben
hacerse las adaptaciones correspondientes en materia de autoridades:
Asamblea Departamental y Gobernador, cuando fuere del caso.
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ARTCULO. - ESTRUCTURA. La estructura de la Alcalda de (escribir nombre del
Municipio) ser la siguiente:
1. Despacho del Alcalde
1.1 Oficina de Planeacin
2. Secretaria General y de Gobierno
3. Secretaria de Obras y Servicios Pblicos
4. Secretaria de Agricultura y Del Medio Ambiente
5. Organismos de Asesora y Coordinacin
5.1 Consejo de Gobierno
5.2 Consejo de Planeacin
5.4 Consejo de Seguridad
ARTCULO - DESPACHO DEL ALCALDE.- La Jefatura de la administracin local y
la representacin Legal del Municipio corresponden al Alcalde, quien las ejercer
con la inmediata colaboracin de los Secretarios de Despacho y sus respectivos
colaboradores.
ARTCULO - FUNCIONES DEL ALCALDE.- Corresponde al Alcalde, en el cumpli-
miento de las competencias y autorizaciones dadas en la Constitucin, las Leyes, las
Ordenanzas, los Acuerdos, y las que le fueren delegadas por el Presidente de la Re-
pblica o el Gobernador del Departamento, las siguientes funciones:
Con Carcter General:
1. Cumplir y hacer cumplir en el Municipio la Constitucin, las Leyes, los Decre-
tos, las Ordenanzas de la Asamblea Departamental y los Acuerdos del Concejo
Municipal.
2. Conservar el orden pblico en el Municipio, de conformidad con la Ley y las ins-
trucciones y rdenes del Presidente de la Repblica y el Gobernador del Depar-
tamento de ... y en su calidad de primera autoridad de polica del Municipio. La
Polica Nacional cumplir con prontitud y diligencia las ordenes que le imparta
por conducto del respectivo comandante.
3. Dirigir la accin administrativa del Municipio, asegurar el cumplimiento de las
funciones y la prestacin de los servicios a su cargo; representarlo judicial y ex-
trajudicialmente; nombrar y remover a los funcionarios bajo su responsabilidad.
4. Ejercer la direccin y coordinacin de las actividades jurdicas del Municipio y
supervisar su efectividad y observancia de sus recomendaciones.
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5. Garantizar el ejercicio del control interno y supervisar su efectividad y observan-
cia de sus recomendaciones.
A. Con estricta sujecin a lo previsto por el artculo 91 de la Ley 136 de 1994 y
en relacin con El Concejo, las siguientes:
1. Presentar los proyectos de Acuerdo sobre planes y programas de desarrollo eco-
nmico y social, y de obras pblicas, que deber estar coordinado con los planes
departamentales y nacionales.
2. Colaborar con el Concejo para el buen desempeo de sus funciones; presentarle
informes generales sobre su administracin en la primera sesin ordinaria de
cada ao, y convocarlo a sesiones extraordinarias en las que slo se ocupar de
los temas y materias para los cuales fue citado.
3. Sancionar y promulgar los Acuerdos que hubiere aprobado el Concejo y objetar
los que considere inconvenientes o contrarios al ordenamiento jurdico.
4. Enviar al Gobernador, dentro de los cinco (5) das siguientes a su sancin o expe-
dicin los Acuerdos del Concejo, los Decretos de carcter general que expida, los
actos mediante los cuales se reconozca y decrete honorarios a los Concejales y
los dems de carcter particular que el Gobernador solicite.
B. En relacin con el orden pblico:
1. Conservar el orden pblico en el Municipio, de conformidad con la Ley y las ins-
trucciones del Presidente de la Repblica y del respectivo Gobernador. La Polica
Nacional cumplir con prontitud y diligencia las rdenes que le imparta el Alcalde
por conducto del respectivo Comandante.
2. Dictar para el mantenimiento del orden pblico o su restablecimiento de confor-
midad con la Ley, si fuera del caso, medidas tales como:
a) Restringir y vigilar la circulacin de las personas por vas y lugares pblicos;
b) Decretar el toque de queda;
c) Restringir o prohibir el expendio y consumo de bebidas embriagantes;
d) Requerir el auxilio de la fuerza armada en los casos permitidos por la Cons-
titucin y la Ley, y
e) Dictar dentro del rea de su competencia, los reglamentos de Polica local
necesarios para el cumplimiento de las normas superiores, conforme al art-
culo 9 del Decreto 1355 de 1970 y dems disposiciones que lo modifiquen
o adicionen.
C. En relacin con la Nacin, el Departamento y las autoridades Jurisdiccionales:
1. Conceder permisos, aceptar renuncias y posesionar a los empleados que ejer-
zan sus funciones en el Municipio, cuando no haya disposicin que determine la
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+(, Departamento Admnstratvo de a luncon Pubca
autoridad que deba hacerlo, en casos de fuerza mayor o caso fortuito o cuando
reciba tal delegacin.
2. Coordinar y supervisar los servicios que presten en el Municipio entidades
nacionales o departamentales e informar a los superiores de las mismas, de
su marcha y del cumplimiento de los deberes por parte de los funcionarios
respectivos en concordancia con los planes y programas de desarrollo muni-
cipal.
3. Visitar peridicamente las dependencias administrativas y las obras pblicas que
se ejecuten en el territorio de la jurisdiccin.
4. Ejercer las funciones que le delegue el Gobernador.
5. Colaborar con las autoridades jurisdiccionales cuando stas requieran de su apoyo
e intervencin.
D En relacin con la administracin municipal.
1. Dirigir la accin administrativa del Municipio; asegurar el cumplimiento de las
funciones y de la prestacin de los servicios a su cargo; representarlo judicial y
extrajudicialmente.
2. Nombrar y remover los funcionarios bajo su dependencia y a los gerentes y direc-
tores de los establecimientos pblicos y las empresas industriales y comerciales
de carcter local, de acuerdo con las disposiciones pertinentes.
3. Suprimir o fusionar entidades o dependencias municipales, de conformidad con
los Acuerdos respectivos.
4. Los Acuerdos que sobre este particular expida el Concejo, facultarn al Alcalde
para que ejerza la atribucin con miras al cumplimiento de los principios de igual-
dad, moralidad, eficacia, economa, celeridad, imparcialidad y publicidad defini-
dos por el Artculo 209 de la Constitucin Poltica.
E. Con relacin a la ciudadana:
1. Informar sobre el desarrollo de su gestin a la ciudadana, a travs de bandos y
medios de comunicacin local de que se disponga.
2. Convocar por lo menos dos veces al ao a las organizaciones sociales y veedu-
ras ciudadanas, para presentar los informes de gestin y de los ms importantes
proyectos que sern desarrollados por la administracin.
3. Difundir de manera amplia y suficiente el plan de desarrollo del Municipio a los
gremios, a las organizaciones sociales y comunitarias y a la ciudadana en
general.
ARTCULO FUNCIONES DE LA OFICINA DE PLANEACIN.- Son funciones de la
oficina de Planeacin las siguientes:
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1. Dirigir, coordinar e impulsar las acciones administrativas relacionadas con el Plan
de Ordenamiento Territorial (POT), con el fin de planificar los usos del territorio y
la orientacin de los procesos de ocupacin del mismo y hacer efectiva la partici-
pacin del Consejo Territorial de Planeacin Municipal.
2. Dirigir y coordinar el diseo, elaboracin, presentacin y ejecucin del Plan de
Desarrollo del Municipio.
3. Asesorar a las dems dependencias de la administracin municipal en la formu-
lacin, elaboracin y presentacin de los programas y proyectos para integrar el
Plan de Desarrollo Municipal, generando una cultura de Planeacin.
4. Propiciar la Construccin de Obras de Infraestructura por autogestin comunita-
ria y asociativa.
5. Elaborar los estudios y anlisis orientados a establecer los convenios y
alianzas estratgicas que deba realizar el Municipio con entes pblicos y
privados del orden nacional, departamental y municipal, con miras a obte-
ner beneficios para la comunidad en costos, calidad y mejoramiento de or-
den tcnico.
6. Efectuar anlisis de las necesidades de infraestructura en agua potable, sanea-
miento bsico y servicios bsicos para las comunidades del Municipio, estable-
cer las fortalezas y oportunidades que en esta materia se tienen en el nivel local,
con miras a establecer los planes y programas del Sector o alianzas estratgicas
encaminadas a dotar a las comunidades con servicios domiciliarios que contribu-
yan a elevar su nivel de vida.
n. Las dems acordes con la naturaleza de la dependencia o que le sean auto-
rizadas.
ARTCULO FUNCIONES DE LA SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO.- Son
funciones de la Secretara de General y de Gobierno, las siguientes:
1. Asistir al Alcalde en las funciones de direccin y coordinacin de la Alcalda.
2. Asumir las funciones delegatarias que le seale el Alcalde en sus faltas tempora-
les, salvo que, por ausencia o incapacidad de ste, la designacin recaiga en
cualquier otro Secretario del Despacho.
3. Asesorar al Alcalde en la formulacin, direccin y ejecucin de las polticas gene-
rales sobre justicia policiva, educacin, deporte y recreacin, cultura y turismo,
desarrollo social, y participacin ciudadana del Municipio.
4. Dirigir las actuaciones de polica del Municipio con sujecin a las disposiciones
legales vigentes.
n. Las dems que le asigne la Ley o que correspondan a la naturaleza de la depen-
dencia.
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ARTCULO FUNCIONES DE LA SECRETARA DE OBRAS Y SERVICIOS PBLI-
COS.- Son funciones de la Secretara de Obras y Servicios Pblicos, las siguientes:
1. Identificar las necesidades insatisfechas de obras y servicios pblicos de la po-
blacin urbana y rural del Municipio.
2. Desarrollar programas de vivienda a favor de las personas de ms bajos recur-
sos econmicos y con necesidades bsicas e insatisfechas de vivienda.
3. Captar, almacenar, tratar, conducir, distribuir y comercializar agua potable en el
mbito de su competencia.
4. Recibir, conducir, tratar y disponer las aguas servidas en los trminos y condicio-
nes fijados por las normas para estos servicios en el mbito de su competencia.
5. Recoger, conducir, regular y manejar las aguas lluvias y las aguas superficiales
en el mbito de su competencia.
6. Administrar, operar y prestar los servicios pblicos de acueducto y alcantarillado
y aseo en el mbito de su competencia.
7. Dirigir, coordinar y controlar las acciones conducentes a la continua y adecuada
prestacin de los servicios pblicos de acueducto y alcantarillado y aseo en el
mbito de su competencia.
n. Las dems acordes con la naturaleza de la dependencia o que le sean autoriza-
das.
ARTCULO FUNCIONES DE LA SECRETARA DE AGRICULTURA Y DEL ME-
DIO AMBIENTE.- Son funciones de la Secretara de Agricultura y del Medio Ambiente,
las siguientes:
1. Formular polticas, planes y programas agropecuarios y de desarrollo rural, forta-
leciendo los procesos de participacin, planificacin y concertacin, en armona
con los lineamientos de la poltica municipal y nacional.
2. Planear, ajustar y promocionar instrumentos, incentivos y estmulos para el finan-
ciamiento, la capitalizacin, fomento a la produccin, comercializacin interna y
externa en las reas de su competencia, as como para promover la asociacin
gremial y campesina.
3. Coordinar los planes y programas, de carcter productivo y social, dirigidos al
sector agropecuario, que involucren la investigacin y tecnologa, la asistencia
tcnica, la agroindustria, la comercializacin, la organizacin y capacitacin, el
crdito, infraestructura y adecuacin predial.
4. Fomentar la constitucin de las asociaciones campesinas y las organizaciones
gremiales agropecuarias, as como la cooperacin entre stas y los organismos
del sector agropecuario, pesquero y de desarrollo rural.
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5. Diagnosticar y evaluar la situacin de los recursos naturales renovables y del
medio ambiente, con el fin de establecer la problemtica ambiental a efectos de
proponer polticas, generar estrategias y adelantar acciones tendientes a preser-
var y recuperar los ecosistemas estratgicos y promover el desarrollo regional
dentro del concepto de sostenibilidad en armona con las polticas y planes esta-
blecidos por las autoridades ambientales competentes.
6. Disear e implantar, en coordinacin con las autoridades ambientales que tiene
jurisdiccin en el Municipio y con el Instituto de Hidrologa, Meteorologa y Estu-
dios Ambientales, un sistema de informacin ambiental que permita una eficiente
y gil administracin, proteccin, recuperacin y control del medio ambiente y de
los recursos naturales.
n. Las dems acordes con la naturaleza de la dependencia o que le sean autorizadas.
DE LOS ORGANISMOS DE ASESORA Y COORDINACIN
ARTCULO DEL CONSEJO DE GOBIERNO.- El Consejo de Gobierno es el rga-
no superior jerrquico de consulta, asesora, evaluacin y de coordinacin de los asun-
tos generales de la administracin municipal, el cual estar integrado por:
-
-
-
Pargrafo 1. El Consejo de Gobierno sesionar por convocatoria del Alcalde.
Pargrafo 2. Actuar como Secretario del Consejo de Gobierno, el funcionario que
determine el Alcalde.
ARTCULO FUNCIONES DEL CONSEJO DE GOBIERNO.- Son funciones del Con-
sejo de Gobierno, las siguientes:
1. Por parte de cada Secretario, Director o jefe de Oficina, rendir un resumen de las
novedades que presenten sus respectivos despachos.
2. Someter a consideracin, anlisis y recomendacin, los temas propuestos por el
Alcalde y adquirir con respecto a los mismos los compromisos a que haya lugar.
3. Lo dems que proponga el Alcalde.
ARTCULO DEL CONSEJO ECONMICO.- El Consejo Econmico es el rgano asesor
de los asuntos econmicos de la administracin municipal, el cual estar integrado por :
Gua de Nodernzacon
de Entdades Pubcas
-
-
-
Pargrafo 1. El Consejo Econmico sesionar por convocatoria del Alcalde.
Pargrafo 2. Actuar como Secretario del Consejo de Econmico, el funcionario que
ARTCULO FUNCIONES DEL CONSEJO ECONOMICO.- Son funciones del Con-
sejo Econmico, las siguientes:
1. Someter a consideracin, anlisis y recomendacin, los temas propuestos por el
Alcalde y adquirir con respecto a los mismos los compromisos a que haya lugar.
2. Rendir concepto con relacin al Plan Financiero, al Plan Operativo Anual de In-
versin del Municipio, al Proyecto de Presupuesto Anual de Ingresos y Egresos,
el Programa Anual de Caja, al Acuerdo de Gastos y a los Actos de Adiciones y
Traslados Presupuestales que de su parte elabore el Secretario de Gobierno.
3. Revisar los planes y programas de inversin, a fin de recomendar los ajustes que
le deban ser introducidos para su correcta ejecucin.
-
n. Las dems que seale el Alcalde.
ARTCULO DEL CONSEJO DE PLANEACIN.- El Consejo de Planeacin es un
rgano de carcter consultivo y servir de foro para la discusin de los planes de
desarrollo local, el cual estar integrado por:
-
-
-
Pargrafo 1. El Consejo de Planeacin sesionar por convocatoria del Alcalde.
Pargrafo 2. Actuar como Secretario del Consejo de Planeacin, el funcionario que
ARTCULO FUNCIONES DEL CONSEJO DE PLANEACIN.- Son funciones del
Consejo de Planeacin las siguientes:
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1. Asesorar a la Alcalda en la metodologa de Planeacin para la administracin
municipal.
2. Asesorar a la Alcalda en la formulacin de los planes de desarrollo local.
-
ARTCULO DE LA COMISIN DE PERSONAL.- La Comisin de Personal tendr
las funciones y competencias y se integrar de acuerdo con las normas legales vigen-
tes en la materia.
ARTCULO DEL CONSEJO DE SEGURIDAD.- El Consejo de Seguridad es el rga-
no superior de consulta, asesora, evaluacin y de coordinacin de los asuntos de
seguridad pblica del Municipio y estar integrada por:
-
-
-
Pargrafo 1. El Consejo de Seguridad sesionar por convocatoria del Alcalde.
Pargrafo 2. Actuar como Secretario del Consejo de Seguridad, el funcionario que
ARTCULO FUNCIONES DEL CONSEJO DE SEGURIDAD.- Son funciones del
Consejo de Seguridad las siguientes:
1. Planear y coordinar las polticas y medidas de seguridad necesarias para el man-
tenimiento y restablecimiento del orden pblico del Municipio.
2. Disponer y coordinar los asuntos de Seguridad y el uso de la fuerza pblica en la
jurisdiccin municipal.
3. Asesorar al Alcalde en la adopcin de medidas de orden pblico.
4. Las dems funciones que le establezca la Ley o los Decretos reglamentarios.
ARTCULO VIGENCIA.- El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su publica-
cin y deroga los Acuerdos ____ (relacionar el Acuerdo de estructura vigente y los
Acuerdos que lo modifiquen) y dems disposiciones que le sean contrarias.
Dado en (Municipio) a los
Gua de Nodernzacon
de Entdades Pubcas
PRESIDENTE SECRETARIO
NOTAS:
El epgrafe del proyecto de (Ordenanza o de Acuerdo o de Decreto) debe enca-
bezar cada una de las hojas del mismo y coincidir su texto con el determinado en
la primera hoja.
Dejar prudente espacio en blanco para la firma del seor Presidente y Secretario
(de la Asamblea o Concejo)
En la hoja en la que firma el Sr. Presidente y Secretario (Gobernador o Alcalde)
debe observarse las que esta debe contener parte sustancial del articulado del
proyecto de Ordenanza o Acuerdo o Decreto que se pretende sancionar.
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de Entdades Pubcas
ANEXO 15
MODELO DE DECRETO DE APROBACIN DE ESTRUCTURA PARA UNA
ENTIDAD TERRITORIAL DEL SECTOR DESCENTRALIZADO
MODELO DE ESTRUCTURA
DECRETO No.
( )
Por el cual se aprueba el Acuerdo No. ____ de (ao), por el cual se establece (o
modifica) la estructura de (nombre de la entidad) y se determinan las funciones de
sus dependencias.
DEL (Nombre del Departamento)
En ejercicio de las facultades que le confiere
el artculo (citar la norma de creacin de la
entidad descentralizada que impone la
aprobacin del Acuerdo de estructura por
parte del Gobernador)
EL ALCALDE DEL MUNICIPIO DE
(Nombre del Municipio)
En ejercicio de las facultades que le confiere
el artculo (citar la norma de creacin de la
entidad descentralizada que impone la
aprobacin del Acuerdo de estructura por
parte del Alcalde)
DECRETA:
ARTCULO PRIMERO. Aprubase el Acuerdo No. _____ del (da) del (mes) de (ao),
emanado de la Junta Directiva (o Consejo Directivo) de (nombre de la entidad), por el
cual se establece (o modifica) la estructura de (nombre de la entidad) y se determinan
las funciones de sus dependencias, cuyo texto es el siguiente:
ACUERDO No.
( )
Por el cual se establece (o modifica) la estructura de (nombre de la entidad)
y se determinan las funciones de sus dependencias
Gua de Nodernzacon
de Entdades Pubcas
LA JUNTA DIRECTIVA (EL CONSEJO DIRECTIVO),
DE (NOMBRE DE LA ENTIDAD)
En ejercicio de las facultades que le confiere el artculo (citar la norma que
otorga a la Junta Directiva la facultad de determinar la estructura),
CONSIDERANDO:
Que la Junta Directiva (Consejo Directivo) del (nombre de la entidad) en la sesin del
(da) del (mes) de (ao), segn Acta No. ___ de (fecha), decidi someter a la aproba-
cin del Gobernador (Alcalde) el establecimiento (o la modificacin) de su estructura.
DECRETA:
ARTCULO 1o. ESTRUCTURA.
Para el desarrollo de sus funciones el (la) (nombre de la entidad), tendr la siguiente
estructura:
ARTCULO 2o. JUNTA DIRECTIVA (CONSEJO DIRECTIVO). Son funciones de
ARTCULO 3o. GERENCIA GENERAL. Son funciones de la Gerencia General,
las siguientes:
ARTCULO 4o. OFICINA ASESORA DE PLANEACIN. Son funciones de la
Oficina de Planeacin, las siguientes:
(...)
ARTCULO 10o. El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de publicacin del
Decreto que lo apruebe y deroga (modifica) las disposiciones que le sean contrarias,
en especial el Decreto (anterior norma que establece y modifica la estructura de la
entidad).
PUBLQUESE Y CMPLASE
Dado en (nombre de la ciudad o municipio), a
Gua de Nodernzacon
de Entdades Pubcas
ARTCULO SEGUNDO. El presente Decreto rige a partir de la fecha de su publicacin
y deroga (modifica) las disposiciones que le sean contrarias, en especial (citar las
respectivas normas que se derogan (o modifican).
Dado en (Municipio) a los
(Fdo) EL GOBERNADOR (Fdo)EL ALCALDE
NOTAS:
Dejar prudente espacio en blanco para la firma del seor Alcalde (se sugiere
ocho (8) renglones)
La hoja en la que firma el Sr. Alcalde debe contener parte sustancial del articula-
do del proyecto de Acuerdo que se pretende aprobar.
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ANEXO 16
MODELO DE ACTO ADMINISTRATIVO DE PLANTA
DE PERSONAL EN EL ORDEN NACIONAL
DECRETO No.
( )
Por el cual se modifica la planta de personal de (entidad) ...
EL PRESIDENTE DE LA REPBLICA DE COLOMBIA,
en ejercicio de las facultades que le confiere el numeral 14 del artculo 189
de la Constitucin Poltica y el artculo 115 de la Ley 489 de 1998, y
CONSIDERANDO:
Que (nombre del organismo o entidad) present el estudio tcnico de que trata el
artculo 46 de la Ley 909 de 2004 y los artculos 95 a 97 del Decreto 1227 de 2005
para efectos de modificar su planta de personal, el cual obtuvo concepto favorable del
Departamento Administrativo de la Funcin Pblica;
Que (nombre del organismo o entidad) para el propsito de modificar su planta de
personal cuenta con (certificado de viabilidad presupuestal o concepto favorable,
dependiendo si con la modificacin se incurre en costos adicionales o no de la planta
de personal, respectivamente) de la Direccin General del Presupuesto Pblico Na-
cional del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico;
NOTA: Si se trata de una entidad descentralizada debe incluirse este otro
considerando:
Que la Junta Directiva (Consejo Directivo) del (nombre de la entidad) en la
sesin del (da) del (mes) de (ao), segn Acta No. ___ de (fecha), decidi
someter a la aprobacin del Gobierno Nacional la modificacin de su plan-
ta de personal;
Gua de Nodernzacon
de Entdades Pubcas
DECRETA:
Artculo 1. Suprmense de la planta de personal de (nombre del organismo o enti-
dad) los siguientes cargos:
No. de Cargos Dependencia y Denominacin del cargo Cdigo Grado
DESPACHO DEL DIRECTOR
2 (dos) Asesor 1020 16
PLANTA GLOBALIZADA
4 (cuatro) Jefe de Oficina 0137 20
3 (tres) Asesor 1020 15
8 (ocho) Profesional Especializado 2028 23
4 (cuatro) Profesional Especializado 2028 20
16 (diecisis) Profesional Especializado 2028 18
12 (doce) Profesional Universitario 2044 11
3 (tres) Profesional Universitario 2044 09
2 (dos) Tcnico Administrativo 3124 11
2 (dos) Tcnico Administrativo 3124 09
7 (siete Secretario Ejecutivo 4210 16
1 (uno) Auxiliar Administrativo 4044 14
1 (uno) Conductor Mecnico 4103 15
2 (dos) Auxiliar de Servicios Generales 4064 09
Artculo 2. Las funciones propias de las diferentes dependencias de la (entidad)
sern atendidas por la planta de personal que a continuacin se establece:
DESPACHO DEL DIRECTOR
1 (Uno) Director de Departamento Administrativo 0010 -
1 (Uno) Asesor 1020 18
2 (Dos) Asesor 1020 15
2 (Dos) Asesor 1020 11
1 (Uno) Secretario Ejecutivo del Despacho de
Director de Departamento Administrativo 4212 25
1 (Uno) Conductor Mecnico 4103 15
DESPACHO DEL SUBDIRECTOR
1 (Uno) Subdirector de Departamento Administrativo 0025 -
Gua de Nodernzacon
de Entdades Pubcas
1 (Uno) Tcnico Administrativo 3124 11
1 (Uno) Secretario Ejecutivo del Despacho de
Subdirector de Departamento Administrativo 4215 25
1 (Uno) Conductor Mecnico 4103 15
PLANTA GLOBAL
3 (Tres) Director Tcnico 0100 22
2 (Dos) Jefe de Oficina 0137 20
1 (Uno) Jefe de Oficina Asesora Jurdica 1045 15
1 (Uno) Jefe de Oficina Asesora de Planeacin 1045 15
5 (Cinco) Profesional Especializado 2028 22
15 (Quince) Profesional Especializado 2028 20
14 (Catorce) Profesional Especializado 2028 18
18 (Dieciocho) Profesional Especializado 2028 16
14 (Catorce) Profesional Universitario 2044 11
11 (Once) Profesional Universitario 2044 10
11 (Once) Profesional Universitario 2044 09
4 (Cuatro) Tcnico Administrativo 3124 14
13 (trece) Tcnico Administrativo 3124 13
3 (Tres) Tcnico Administrativo 3124 12
2 (Dos) Tcnico Administrativo 3124 11
1 (Uno) Secretario Ejecutivo 4210 23
4 (Cuatro) Secretario Ejecutivo 4210 21
7 (Siete) Secretario Ejecutivo 4210 18
9 (Nueve) Auxiliar Administrativo 4044 13
3 (Tres) Conductor Mecnico 4103 15
1 (Uno) Auxiliar de Servicios Generales 4064 13
NOTA: Si la institucin cuenta entre sus servidores con trabajadores oficia-
les, de acuerdo con la clasificacin que hace la ley, incorpore el siguiente
artculo.
Artculo 3. Fjase en diecisiete (17) el nmero de trabajadores al servicio de (nombre
del organismo o entidad)
Artculo 4. Transitorio. A partir de la ejecutoria de la Sentencia que autoriza el le-
vantamiento de fuero sindical o del vencimiento del trmino de este fuero contempla-
do en la ley o en los estatutos, de los empleos establecidos en el artculo 2 del pre-
sente Decreto, quedarn automticamente suprimidos los cargos ocupados por servi-
dores pblicos que gozan de fuero sindical y que se relacionan a continuacin:
Gua de Nodernzacon
de Entdades Pubcas
2 (Dos) Profesional Especializado 2028 16
3 (Tres) Profesional Universitario 2044 11
5 (Cinco) Secretario Ejecutivo 4210 18
1 (Uno) Auxiliar Administrativo 4044 13
1 (Uno) Auxiliar de Servicios Generales 4064 13
PARGRAFO: En defensa de la garanta constituida por el fuero sindical, los anterio-
res cargos se mantendrn temporalmente vigentes en la planta de personal que por
este decreto se establece hasta el cumplimiento de las condiciones establecidas en el
presente artculo.
NOTA: Recuerde que los cargos correspondientes a servidores pblicos
aforados, incluidos en este artculo deben estar efectivamente creados en
el artculo 2 que establece la nueva planta de personal.
Artculo 5. El (jefe del organismo o entidad) distribuir los cargos de la planta global
a que se refiere el artculo 2 del presente Decreto, mediante acto administrativo y
ubicar el personal teniendo en cuenta la organizacin interna, las necesidades del
servicio, los planes y programas de la entidad.
Artculo 6. Los empleados pblicos de carrera administrativa a quienes se les suprime
el cargo como consecuencia de lo dispuesto en el artculo 1 del presente Decreto, po-
drn optar entre ser indemnizados o ser incorporados a empleos de carrera equivalen-
tes, conforme a lo consagrado en el artculo 44 de la Ley 909 de 2004 y en el Decreto
Reglamentario 1227 de 2005, con sujecin al procedimiento establecido en el Decreto
Ley 760 de 2005 y dems disposiciones que la reglamenten, modifiquen o sustituyan.
NOTA: Si el organismo o entidad descentralizada suprime cargos desem-
peados por servidores con la calidad de trabajadores oficiales, deber
incluir el siguiente artculo:
Artculo 7. Las indemnizaciones de los trabajadores oficiales a quienes se les supri-
ma el cargo, se reconocern y pagarn de conformidad con lo previsto en la Ley 6 de
1945, el contrato de trabajo, las convenciones colectivas, los laudos arbitrales y las
disposiciones legales vigentes.
Artculo 8. La incorporacin de los funcionarios a la nueva planta de personal que se
adopta en el presente Decreto, se har conforme a las disposiciones legales vigentes
Gua de Nodernzacon
de Entdades Pubcas
sobre la materia, dentro de los siguientes treinta (30) das calendario, contados a
partir de la fecha de su publicacin.
Los empleados pblicos continuarn percibiendo la remuneracin mensual corres-
pondiente a los empleos que desempean actualmente, hasta tanto se produzca la
incorporacin a la nueva planta de personal y tomen posesin del cargo.
Artculo 9. Los cargos de carrera vacantes de la planta de personal se proveern de
conformidad con lo dispuesto en la Ley 909 de 2004 y el Decreto reglamentario 1227
de 2005 y dems disposiciones que le modifiquen, adicionen o sustituyan.
Artculo 10. El presente Decreto rige a partir de la fecha de su publicacin y deroga
las disposiciones que le sean contrarias, en especial ... ....(citar la o las normas que se
pretende sustituir).
PUBLQUESE Y CMPLASE.
Dado en Bogot, D. C., a
(Espacio en blanco para la firma del Seor Presidente de la Repblica)
EL MINISTRO DE HACIENDA Y CRDITO PBLICO,
EL MINISTRO O DIRECTOR DE DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
CORRESPONDIENTE,
EL DIRECTOR DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
DE LA FUNCIN PBLICA,
NOTAS:
Administrativos.
siguientes reglas:
Gua de Nodernzacon
de Entdades Pubcas
Contener parte sustancial del articulado del proyecto de decreto que se pretende
sancionar.
Incluir la firma de por lo menos un Ministro o Director de Departamento Adminis-
trativo.
Administrativo.
Gua de Nodernzacon
de Entdades Pubcas
ANEXO 17
MODELO DE ACTO ADMINISTRATIVO DE PLANTA DE PERSONAL
EN EL ORDEN TERRITORIAL
PLANTA DE PERSONAL - ALCALDA
DECRETO No. de ________
( )
Por el cual se establece la Planta de Personal de la Alcalda de
(Nombre del Municipio)
EL ALCALDE MUNICIPAL DE_____________
En ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas
por el numeral 7 del artculo 305 de la Constitucin Poltica, y
CONSIDERANDO:
Que la Alcalda de ______________ elabor los estudios de que tratan los artculos
46 de la Ley 909 de 2004 y 95,96 y 97 del Decreto 1227 de 2005, para efectos de
modificar su planta de personal.
Que cuenta con el certificado de viabilidad presupuestal expedido por (autoridad com-
petente)
DECRETA:
Artculo 1. Suprmense los siguientes empleos de la planta de personal de la Alcal-
da de (nombre del municipio):
Gua de Nodernzacon
de Entdades Pubcas
1 (Uno) Auxiliar Administrativo 407 01
2 (Dos) Secretario Ejecutivo 425 02
PLANTA GLOBAL
2 (Dos) Auxiliar Administrativo 407 01
ARTCULO 2. Las funciones propias de la Alcalda de (nombre del municipio) sern
cumplidas por la planta de personal que se establece a continuacin:
1 (Uno) Alcalde 005
1 (Uno) Secretario Ejecutivo del Despacho del Alcalde 438 03
1 (Uno) Conductor 480 01
PLANTA GLOBAL
5 (Cinco) Secretario de Despacho 020 02
1 (Uno) Profesional Especializado 222 02
1 (Uno) Profesional Universitario 219 01
6 (Seis) Tcnico Operativo 314 01
8 (Ocho) Auxiliar Administrativo 407 01
2 (Dos) Secretario 440 01
1 (Uno) Celador 477 01
NOTA: Si la institucin cuenta entre sus servidores con trabajadores oficiales, de
acuerdo con la clasificacin que hace la ley, incorpore el siguiente artculo.
Artculo 3. Fjase en diecisiete (17) el nmero de trabajadores oficiales al servicio de
(nombre del organismo o entidad)
Artculo 4. Transitorio. A partir de la ejecutoria de la Sentencia que autoriza el
levantamiento de fuero sindical o del vencimiento del trmino de este fuero con-
templado en la ley o en los estatutos, de los empleos establecidos en el artculo 2
del presente Decreto, quedarn automticamente suprimidos los cargos ocupa-
dos por servidores pblicos que gozan de fuero sindical y que se relacionan a
continuacin:
Gua de Nodernzacon
de Entdades Pubcas
8 (Ocho) Auxiliar Administrativo 407 01
PARGRAFO: En defensa de la garanta constituida por el fuero sindical, los anterio-
res cargos se mantendrn temporalmente vigentes en la planta de personal que por
este decreto se establece hasta el cumplimiento de las condiciones establecidas en el
presente artculo.
NOTA: Recuerde que los cargos correspondientes a servidores pblicos
aforados, incluidos en este artculo deben estar efectivamente creados en
el artculo 2 que establece la nueva planta de personal.
Artculo 5. El alcalde distribuir los cargos de la planta global a que se refiere el
artculo 2 del presente Decreto, mediante acto administrativo y ubicar el personal
teniendo en cuenta la organizacin interna, las necesidades del servicio, los planes y
programas de la entidad.
Artculo 6. Los empleados pblicos de carrera administrativa a quienes se les supri-
me el cargo como consecuencia de lo dispuesto en el artculo 1 del presente Decreto,
podrn optar entre ser indemnizados o ser incorporados a empleos de carrera equiva-
lentes, conforme a lo consagrado en el artculo 44 de la Ley 909 de 2004 y en el
Decreto Reglamentario 1227 de 2005, con sujecin al procedimiento establecido en el
Decreto Ley 760 de 2005 y dems disposiciones que la reglamenten, modifiquen o
sustituyan.
NOTA: Si el organismo o entidad descentralizada suprime cargos desem-
peados por servidores con la calidad de trabajadores oficiales, deber
incluir el siguiente artculo:
Artculo 7. Las indemnizaciones de los trabajadores oficiales a quienes se les supri-
ma el cargo, se reconocern y pagarn de conformidad con lo previsto en la Ley 6 de
1945, el contrato de trabajo, las convenciones colectivas, los laudos arbitrales y las
disposiciones legales vigentes.
Artculo 8. La incorporacin de los funcionarios a la nueva planta de personal que se
adopta en el presente Decreto, se har conforme a las disposiciones legales vigentes
sobre la materia, dentro de los siguientes treinta (30) das calendario, contados a
partir de la fecha de su publicacin.
Gua de Nodernzacon
de Entdades Pubcas
Los empleados pblicos continuarn percibiendo la remuneracin mensual corres-
pondiente a los empleos que desempean actualmente, hasta tanto se produzca la
incorporacin a la nueva planta de personal y tomen posesin del cargo.
Artculo 9. Los cargos de carrera vacantes de la planta de personal se proveern de
conformidad con lo dispuesto en la Ley 909 de 2004 y el Decreto reglamentario 1227
de 2005 y dems disposiciones que le modifiquen, adicionen o sustituyan.
Artculo 10. El presente Decreto rige a partir de la fecha de su publicacin y deroga
las disposiciones que le sean contrarias, en especial .......(citar la o las normas que se
pretende sustituir).
PUBLQUESE Y CMPLASE
Dado en a los
EL ALCALDE
Gua de Nodernzacon
de Entdades Pubcas
ANEXO 18
MODELO DE ACTO ADMINISTRATIVO DE PLANTA DE PERSONAL
DE UNA EMPRESA INDUSTRIAL Y COMERCIAL O ASIMILAR
EN EL ORDEN TERRITORIAL
DECRETO No. DE
Por el cual se establece la Planta de Personal de (nombre de la entidad)
EL GOBERNADOR O ALCALDE MUNICIPAL DE (.....)
en ejercicio de las facultades que le otorga el artculo 66
del Decreto Ley 1221 de 1986,
DECRETA:
ARTCULO 1. Suprmanse de la planta de personal de (entidad) los siguientes car-
gos:
ARTCULO 2. La planta de personal de empleados pblicos de (nombre de la enti-
dad), ser la siguiente:
1(Uno) Gerente General de Entidad Descentralizada 050 18
1(Uno) Jefe de Oficina 006 17
..............
ARTCULO 3. El nmero de trabajadores oficiales al servicio de (nombre de la enti-
dad) ser de ..........(letras y nmeros).
Gua de Nodernzacon
de Entdades Pubcas
+;o Departamento Admnstratvo de a luncon Pubca
ARTCULO 4. El presente decreto rige a partir de la fecha de su publicacin y deroga
las disposiciones que le sean contrarias, en especial (relacionar las normas que se
derogan)
COMUNQUESE Y CMPLASE,
Dado en , a los
GOBERNADOR O ALCALDE
Gua de Nodernzacon
de Entdades Pubcas
+;+ Departamento Admnstratvo de a luncon Pubca
ANEXO 19
MODELO DE ACTO ADMINISTRATIVO DE ESCISIN DEL ORDEN NACIONAL
MODELO DE DECRETO DE ESCISIN ORDEN NACIONAL
PRESIDENCIA DE LA REPBLICA
DECRETO DE 200_
( )
Por el cual se escinde el (nombre de la institucin) y se crea (o crean una(s)
(nombre de la institucin a crear)
En ejercicio de las facultades extraordinarias que le confiere (citar expresamente el
numeral o literal del artculo y Ley que atribuye la facultad para escindir).
DECRETA:
CAPTULO I
ESCISIN Y CREACIN
ARTCULO 1. Escisin. Escndese de (nombre de la institucin de la cual se escinde
y de la dependencia que ejerce la funcin o desarrolla el proceso que da origen a la
nueva institucin).
ARTCULO 2. Creacin. Crase (o cranse la institucin o instituciones que ser(n)
la(s) receptora(s) de las funciones o procesos que se escinden), adscrita(s) o
vinculada(s) al Ministerio (o Departamento Administrativo)
Gua de Nodernzacon
de Entdades Pubcas
CAPTULO II
OBJETO, FUNCIONES GENERALES Y SEDE
ARTCULO 3. Objeto. La (nombre de la entidad o entidades creadas) creada(s) en el
artculo anterior tienen por objeto (definir el objeto social de la(s) entidad(es) creada(s))
NOTA: Si como resultante de la escisin se produjese la creacin de enti-
dades con naturaleza jurdica, objeto y funciones generales diferentes, se
recomienda desarrollar individualmente los elementos de estructura org-
nica a que se refiere el artculo 50 de la Ley 489 de 1998, de manera
separada, por captulo.
ARTCULO 4. Funciones Generales. En desarrollo de su objeto, (nombre de la insti-
tucin) creada en el presente decreto cumplir las siguientes funciones:
1.
2.
3.
n.
ARTCULO 5. Sede. La (nombre de la institucin) creada en el presente decreto ten-
dr como sede (identificar el municipio que servir de sede principal de la organiza-
cin).
CAPTULO III
ESTRUCTURA Y RGANOS DE DIRECCIN Y ADMINISTRACIN
ARTCULO 6. Estructura. La (nombre de la institucin creada) contar con una Junta
Directiva (o un Consejo Directivo), un Gerente General (o Presidente o Director Gene-
ral) A partir de esta estructura bsica, institucin definir la estructura organizacional
de acuerdo con las necesidades y requerimientos de los servicios que ofrezca cada
una de ellas, con arreglo a las disposiciones vigentes..
ARTCULO 7. rganos de direccin y administracin. La direccin y administra-
cin de (nombre de la institucin), estarn a cargo de la Junta Directiva (o Consejo
Directivo) y del Gerente General (o del Presidente o Director General).
ARTCULO 8. Conformacin de la Junta Directiva (o Consejo Directivo). La Junta
Directiva (o Consejo Directivo) de (nombre de la institucin) estar conformada(o) as:
Gua de Nodernzacon
de Entdades Pubcas
1.
2.
3.
4.
5.
n.
PARGRAFO 1. A las reuniones de la Junta Directiva (o Consejo Directivo) asistir
con voz pero sin voto el Gerente General (o Presidente o Director General). Podrn
concurrir tambin los dems servidores pblicos que la Junta Directiva (o Consejo
Directivo) o el Gerente General (o Presidente o Director General) determinen, cuando
las circunstancias lo requieran, y lo harn con voz pero sin voto.
PARGRAFO 2. Las reuniones de la Junta Directiva (o Consejo Directivo) se harn
constar en un Libro de Actas con las firmas del Presidente de la Junta y del Secretario
que designe la respectiva Junta Directiva. (o Consejo Directivo).
PARGRAFO 3. Los Miembros de la Junta Directiva (o Consejo Directivo) tendrn
derecho a honorarios, de acuerdo con la tarifa que fije el Ministerio de Hacienda y
Crdito Pblico.
ARTCULO 9. Funciones Generales de la Junta Directiva (o Consejo Directivo). La
Junta Directiva (o Consejo Directivo) de (nombre de la institucin) cumplir las si-
guientes funciones:
1. Establecer las directrices para la administracin General de la institucin.
2. Aprobar los planes estratgicos y los planes operativos anuales de la institucin.
3. Analizar y aprobar el anteproyecto de presupuesto anual, y sus modificaciones
de acuerdo con las normas presupuestales, el plan estratgico y el plan operativo
para la vigencia fiscal.
4. Determinar la estructura, la planta de personal, sus modificaciones y proponerlas
al Gobierno Nacional para su aprobacin.
5. Aprobar los estados financieros y de ejecucin presupuestal presentados por el
Gerente General (o Presidente o Director General).
6. Supervisar el cumplimiento de los planes y programas definidos para la institu-
cin.
7. Designar el Revisor Fiscal y fijar sus honorarios (En el caso de tratarse de una
Empresa Social del Estado, Empresa Industrial y Comercial del Estado o Socie-
dad de Economa Mixta)
Gua de Nodernzacon
de Entdades Pubcas
+;( Departamento Admnstratvo de a luncon Pubca
8. Autorizar al Gerente General de forma especfica o general para suscribir contra-
tos en desarrollo de su objeto, en aquellos eventos en que la cuanta, segn los
estatutos, lo exija.
9. Evaluar y calificar los informes peridicos de gestin y resultados del Gerente
General (Presidente o Director General).
10. Expedir o reformar sus estatutos.
11. Las dems que le sealen la ley, los estatutos y reglamentos, de acuerdo con su
naturaleza.
PARGRAFO. La Junta Directiva (o Consejo Directivo), sesionar de conformidad
con lo dispuesto en sus respectivos estatutos.
ARTCULO 10. Actos de la Junta Directiva (o Consejo Directivo). Las decisiones
de la Junta Directiva (o Consejo Directivo) se denominarn Acuerdos, los cuales de-
bern llevar la firma de quien presida la reunin y del Secretario de la Junta.
ARTCULO 11. Designacin del Gerente General. La entidad tendr un Gerente
General, quien ser su representante legal, designado y removido libremente por el
Presidente de la Repblica,
ARTCULO 12. Funciones del Gerente General (Presidente o Director General).
Son funciones del Gerente General (o Presidente o Director General) las siguientes:
1. Ejercer la representacin legal de la institucin.
2. Proponer a la Junta Directiva la modificacin de la organizacin interna y de la
planta de personal de la institucin.
3. Informar a la Junta Directiva y al Ministerio (o Departamento Administrativo al que
se encuentre adscrita o vinculada la institucin) sobre el estado de ejecucin de
los programas y rendir los informes generales y peridicos o especiales que le
soliciten.
4. Dirigir la institucin, manteniendo la unidad de intereses, en torno a la misin y
objetivos de la misma.
5. Expedir los actos administrativos, rdenes y directrices necesarias para el funcio-
namiento de la institucin.
6. Coordinar y controlar el cumplimiento de la funcin disciplinaria.
7. Crear los comits asesores y grupos de trabajo necesarios para el cumplimiento
de las funciones de la institucin y conformar los previstos en la ley.
8. Vincular, posesionar y remover el personal de la institucin, conforme a las dispo-
siciones legales.
Gua de Nodernzacon
de Entdades Pubcas
9. Distribuir y reubicar los empleos de la planta de personal global, entre las distin-
tas dependencias de la empresa, de acuerdo con las necesidades del servicio.
10. Adoptar los manuales de Procesos y Procedimientos y los especficos de Funcio-
nes y Competencias Laborales.
11. Ejercer la ordenacin del gasto de la institucin con sujecin a las disposiciones
establecidas en las normas presupuestales y reglamentarias.
12. Presentar a consideracin de la Junta Directiva (o Consejo Directivo) de la insti-
tucin el anteproyecto de presupuesto y sus modificaciones para la respectiva
vigencia fiscal.
13. Presentar a consideracin de la Junta Directiva (o Consejo Directivo) las modi-
ficaciones al presupuesto, conforme con lo establecido en las disposiciones
vigentes.
14. Administrar los bienes y recursos destinados al funcionamiento de la institucin.
15. Autorizar el recibo de las donaciones o aceptar bienes en comodato para el cum-
plimiento de los fines de la institucin.
16. Suscribir los actos y contratos que se requieran para el funcionamiento de la
institucin, de acuerdo con las autorizaciones de la Junta Directiva (o Consejo
Directivo).
17. Constituir apoderados que representen a la empresa en negocios judiciales y
extrajudiciales.
18. Las dems que le sealen la ley y los estatutos.
CAPTULO IV
REGIMEN JURDICO
ARTCULO 13. Rgimen jurdico de los actos y contratos. Los actos de la
(nombre de la institucin), estarn sujetos al rgimen jurdico propio de las per-
sonas de derecho pblico, con las excepciones que consagren las disposicio-
nes legales.
El rgimen contractual ser el establecido por las normas del derecho Pblico ( priva-
do, de acuerdo con la naturaleza jurdica de la institucin) y en ellos se podrn utilizar
discrecionalmente las clusulas exorbitantes previstas en el Estatuto General de Con-
tratacin Estatal.
ARTCULO 14. Carcter de los servidores. Para todos los efectos legales, los servi-
dores de (nombre de la institucin) sern empleados pblicos, salvo aquellos que de
conformidad con el artculo 5 del Decreto 3135 de 1968 tengan el carcter de trabaja-
dores oficiales.
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de Entdades Pubcas
ARTCULO 15. Continuidad de la relacin. Los servidores pblicos que a la entrada
en vigencia del presente Decreto, se encontraban vinculados a (nombre de la institu-
cin de la cual se escinde la dependencia, proceso o funcin que da origen a la nueva
institucin), quedarn automticamente incorporados, sin solucin de continuidad, en
la planta de personal de (nombre de la nueva institucin).
PARGRAFO. El tiempo de servicio de los servidores pblicos que pasan de (nom-
bre de la institucin de la cual se escinde la dependencia, proceso o funcin que da
origen a la nueva institucin), a la (nombre de la nueva institucin), se computar
para todos los efectos legales, con el tiempo que sirvan en esta ltima, sin solucin
de continuidad.
ARTCULO 16. Del rgimen de salarios y prestaciones. El Rgimen salarial y pres-
tacional de los empleados pblicos de (nombre de la entidad o entidades) creada(s)
en el presente Decreto, ser el propio de los empleados pblicos de la Rama Ejecutiva
del orden nacional. En todo caso se respetarn los derechos adquiridos.
CAPTULO V
DEL PATRIMONIO
ARTCULO 17. Conformacin del patrimonio. El patrimonio de la (nombre de la
institucin) estar conformado por:
1. Los bienes muebles e inmuebles de (nombre de la institucin de la cual se escin-
de la dependencia, proceso o funcin que da origen a la nueva institucin), que
se le transfieran como consecuencia de la escisin y que corresponden a los
activos que actualmente tiene para el desempeo de las actividades de la (nom-
bre de la dependencia, proceso o funcin escindida) .
2. Las donaciones que reciba de entidades pblicas y privadas, nacionales o inter-
nacionales, y de personas naturales.
3. Los dems bienes que adquiera a cualquier ttulo.
4. Los incrementos patrimoniales.
5. Los aportes que reciba del presupuesto nacional.
6. La venta de servicios.
7. Los ingresos financieros
8. La utilidad que genere la enajenacin de activos.
9. Los recursos que ingresen por actividades diferentes a la operacin principal de
la institucin.
10. Los dems que resulten del desarrollo de su objeto social y actividades conexas.
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+;; Departamento Admnstratvo de a luncon Pubca
PARGRAFO 1. Dentro de los seis (6) meses siguientes a la fecha de constitucin e
instalacin de los rganos de direccin, el Gerente General (Presidente o Director
General) designar los servidores pblicos para la realizacin del inventario pormeno-
rizado de los bienes, o en su defecto contratar el servicio.
PARGRAFO 2. Para efectos de la apertura de la contabilidad de la entidad, se debe-
rn tomar los valores de los bienes, derechos y obligaciones que figuren registrados
en la contabilidad de (nombre de la entidad de la se escinde la nueva institucin)
conforme a las normas expedidas por la Contadura General de la Nacin.
CAPTULO VI
DISPOSICIONES TRANSITORIAS
ARTCULO 18. Contratacin de bienes y servicios. La (nombre de la nueva institu-
cin) se subroga por ministerio del mismo en los contratos que haya celebrado (nom-
bre de la institucin de la cual se escinde la dependencia, proceso o funcin que da
origen a la nueva institucin), y que se encuentren actualmente vigentes, cuyo objeto
sea ejecutar obras o suministrar bienes o servicios, que correspondan a la institucin.
Los dems contratos que se hayan celebrado por (nombre de la institucin de la cual
se escinde la dependencia, proceso o funcin que da origen a la nueva institucin),
para realizar obras o suministrar bienes o servicios, entre otros, con destino a la (nom-
bre de la dependencia escindida) se mantendrn en (nombre de la institucin de la
cual se escinde la dependencia, proceso o funcin que da origen a la nueva institu-
cin), sin perjuicio de que el mismo pueda cederlos parcialmente a (nombre de la
nueva institucin) creada en el presente Decreto. Respecto de los contratos que no
sean cedidos (nombre de la institucin de la cual se escinde la dependencia, proceso
o funcin que da origen a la nueva institucin), celebrar convenios inter administrati-
vos con la (nombre de la nueva institucin) para determinar las condiciones en que las
institucin pagar al (nombre de la institucin de la cual se escinde la dependencia,
proceso o funcin que da origen a la nueva institucin), el valor de las obras, bienes o
servicios a que se refieren dichos contratos.
PARGRAFO. El (nombre de la institucin de la cual se escinde la dependencia,
proceso o funcin que da origen a la nueva institucin), podr continuar adelantando
los procesos contractuales que haya iniciado para ejecutar obras u obtener bienes o
servicios para el funcionamiento y la prestacin directa del servicio de (nombre del
servicio o actividad escindida) del (nombre de la institucin de la cual se escinde la
dependencia, proceso o funcin que da origen a la nueva institucin), se encuentren
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+;8 Departamento Admnstratvo de a luncon Pubca
en trmite a la entrada en vigencia del presente Decreto. Los contratos respectivos
podrn ser cedidos o su ejecucin delegada en los trminos de la Ley 489 de 1998 en
la (nombre de la nueva institucin), creada en el presente Decreto.
ARTCULO 19. Pago de pensiones. (Si la entidad de la cual se escinde el servicio
tiene a su cargo el reconocimiento y pago de pensiones de sus servidores, y sta
contina con el pago de las pensiones reconocidas a la entrada en vigencia de este
Decreto, deber precisar tal circunstancia).
ARTCULO 20. Transferencia de recursos, bienes y derechos patrimoniales. El
(nombre de la institucin de la cual se escinde la dependencia, proceso o funcin que
da origen a la nueva institucin), deber concluir en un plazo mximo de un (1) ao
contado a partir de la vigencia del presente Decreto, todos los trmites relacionados
con la transferencia de los recursos, bienes y derechos patrimoniales a (nombre de la
nueva entidad) creada en el presente Decreto.
La transferencia de los recursos, bienes y derechos se har mediante actas de entre-
ga las cuales, cuando se trate de bienes inmuebles, se inscribirn en el Registro de
Instrumentos Pblicos.
ARTCULO 21. Cuentas por pagar. A partir de la entrada en vigencia del presente
Decreto, la (nombre de la nueva institucin) aqu creada, asume las cuentas por pagar
que tenga pendientes la (nombre de la dependencia de la institucin de la cual se
escinde el servicio o actividad) que hacen parte de la misma, de acuerdo con el levan-
tamiento patrimonial efectuado por el (nombre de la institucin de la cual se escinde la
dependencia, proceso o funcin que da origen a la nueva institucin),
ARTCULO 22. Vigencia. El presente Decreto rige a partir de su publicacin y deroga
todas las disposiciones que le sean contrarias.
PUBLQUESE Y CMPLASE
Dado en Bogot, D.C. a los
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+;, Departamento Admnstratvo de a luncon Pubca
PBLICA,
NOTAS:
Administrativos.
siguientes reglas:
- Contener parte sustancial del articulado del proyecto de decreto que se pre-
tende sancionar.
- Incluir la firma de por lo menos un Ministro o Director de Departamento Ad-
ministrativo.
Administrativo.
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+8o Departamento Admnstratvo de a luncon Pubca
ANEXO 20
MODELO DE ACTO ADMINISTRATIVO DE ESCISIN
EN EL ORDEN TERRITORIAL:
( )
Por la (el) cual se escinde el (nombre de la institucin) y se crea
(o crean una(s) (nombre de la institucin a crear).
LA ASAMBLEA DEPARTAMENTAL
DE (nombre del Departamento)
En ejercicio de las facultades que le
confiere el numeral 7 del artculo 300 de la
constitucin Poltica,
EL CONCEJO MUNICIPAL (DISTRITAL)
DE (nombre del Municipio)
En ejercicio de las facultades que le otorga
el numeral 6 del artculo 313 de la
Constitucin Poltica,
Nota: Si la Asamblea Departamental o el Concejo Municipal o Distrital con-
cedieron facultades extraordinarias al Gobernador o al Alcalde, segn el caso,
para dictar normas en relacin con la escisin de (nombre de la entidad) del
Departamento o el Municipio, entonces las facultades a invocar sern:
DE(nombre del Departamento)
En desarrollo de las facultades
extraordinarias conferidas por la Asamblea
Departamental mediante Ordenanza
No. __ de (ao).
EL ALCALDE DEL MUNICIPIO (DISTRITO)
DE(nombre del Municipio)
En desarrollo de las facultades
extraordinarias conferidas por el Concejo
Municipal o Distrital mediante Acuerdo
No. __ de (ao).
ORDENA - ACUERDA DECRETA:
Nota: A continuacin es procedente aplicar el formato sugerido para la esci-
sin en el orden nacional, adicionndolo segn el caso con las consideracio-
nes especiales contenidas en el Acto administrativo que autoriza la escisin
o las particularidades que la misma pudiere generar y fuere pertinente regu-
lar en el acto administrativo que desarrolla la escisin misma.
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+8+ Departamento Admnstratvo de a luncon Pubca
ANEXO 21
MODELO DE ACTO ADMINISTRATIVO DE FUSIN DE ENTIDADES
( )
Por el cual se fusiona (citar la entidad o entidad(es) absorbida (s) en la (citar la
entidad absorbente) y se modifica su estructura.
en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales en especial las sealadas en
los numerales 15 y 16 del artculo 189 de la Constitucin Poltica, literales (citar el
o los que dan origen a la fusin) artculo 2 de la Ley 790 de 2002 y el artculo 54
de la Ley 489 de 1998 (estas dos leyes para el Caso Nacional), y
LA ASAMBLEA DEPARTAMENTAL DE (Nombre del Departamento)
en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales en especial las sealadas
en el numeral 7 del artculo 300 de la Constitucin Poltica, y
EL CONCEJO MUNICIPAL DE (Nombre del Municipio)
en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales en especial las sealadas
en el numeral 6 del artculo 313 de la Constitucin Poltica, y
CONSIDERANDO:
(Ajustar para las entidades territoriales las referencias normativas y las correspon-
dientes autoridades en los siguientes considerandos)
Que el numeral 15 del artculo 189 de la Constitucin Poltica, establece que corres-
ponde al Presidente de la Repblica como suprema autoridad administrativa fusionar
entidades u organismos administrativos nacionales de conformidad con la ley; (ajustar
para el caso territorial).
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Que la Ley 790 de 2002 en el artculo 2 seal que el Presidente de la Repblica
podr disponer la fusin de entidades u organismos administrativos del orden nacio-
nal, con objetos afines, creados, organizados o autorizados por la ley, teniendo en
cuenta los criterios all previstos; (ajustar para el caso territorial)
Que de acuerdo con el estudio tcnico adelantado se concluy que deben ser fusiona-
das en consideracin a las siguientes causales del artculo 2 de la Ley 790 de 2002
(ajustar a las causales establecidas por ordenanza o acuerdo).
a)
b)
c)
...
Que el numeral 16 del artculo 189 de la Constitucin Poltica, establece que corres-
ponde al Presidente de la Repblica como suprema autoridad administrativa modificar
la estructura de los ministerios, departamentos administrativos y dems organismos
administrativos nacionales, con sujecin a los principios y reglas generales que defina
la ley. (ajustar para el caso territorial).
Que el pargrafo primero del artculo 2 de la Ley 790 de 2002 establece que al orde-
narse una fusin se debern armonizar los elementos de la estructura de la entidad
resultante con el objeto de hacer eficiente su funcionamiento. (ajustar para el caso
territorial).
DECRETA:
CAPITULO I
FUSIN, DENOMINACIN, NATURALEZA JURDICA,
INGRESOS Y PATRIMONIO
Artculo __. Fusin y denominacin. Fusinase la...
Artculo __. Naturaleza Jurdica.-
Artculo __. Direccin.
Artculo __. Domicilio.
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Artculo __. Ingresos.
Artculo __. Patrimonio.
(Ajustar si es una entidad del sector central)
CAPITULO II
OBJETO Y FUNCIONES GENERALES
Artculo __. Objeto.-
Artculo __. Funciones Generales.-
CAPITULO III
ESTRUCTURA Y FUNCIONES
Artculo __. Estructura de (Nombre de la Entidad)
Artculo __. Despacho del (citar la Dependencia). Son funciones del Despacho...:
CAPITULO IV
DISPOSICIONES LABORALES
Artculo __. Adopcin de la nueva planta de personal. De conformidad con la es-
tructura prevista por el presente decreto, el Gobierno Nacional (o la autoridad compe-
tente) proceder a adoptar la nueva planta de personal.
Artculo __. Atribuciones de los funcionarios de las plantas actuales. Los funcio-
narios de la planta de personal actual de la (citar las entidades fusionadas), continua-
rn ejerciendo las atribuciones a ellos asignadas y percibiendo la misma remunera-
cin, hasta tanto sean incorporados a la planta de personal adoptada de conformidad
con lo dispuesto en el artculo anterior.
Artculo __. Rgimen Laboral. El rgimen laboral de los servidores (de la enti-
dad), ser el de los empleados pblicos de la rama ejecutiva del poder pblico del
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orden nacional y tendrn el rgimen especial de carrera administrativa que seale
la ley.
CAPITULO V
DISPOSICIONES FINALES
Artculo __. Contratos vigentes. Los contratos y convenios actualmente vigentes
celebrados por las entidades fusionadas, se entienden subrogados en la (citar el nom-
bre de la entidad absorbente), la cual continuar con su ejecucin y cumplimiento sin
que para ello sea necesario suscripcin de documento adicional alguno. La documen-
tacin relacionada con cada uno de dichos contratos y convenios deber allegarse,
debidamente foliada y relacionada, a la (dependencia respectiva), en un plazo no mayor
de 30 das hbiles, contados a partir de la publicacin del decreto que adopte la planta
de personal.
Artculo __. Transferencia de bienes, derechos y obligaciones. Los bienes, dere-
chos y obligaciones de la (citar entidad absorbida) sern transferidos a la (entidad
absorbente).
Artculo __. Obligaciones especiales de los empleados de manejo y confianza y
los responsables de los archivos de las entidades fusionadas. Los empleados
que desempeen empleos o cargos de manejo y confianza, los responsables de los
archivos de las entidades fusionadas debern rendir las correspondientes cuentas
fiscales e inventarios y efectuar la entrega de los bienes y archivos a su cargo, confor-
me a las normas y procedimientos establecidos por la Contralora General de la Rep-
blica, la Contadura General de la Nacin y el Archivo General de la Nacin, sin que
ello implique exoneracin de la responsabilidad a que haya lugar en caso de irregula-
ridades. (citar entes de Control territoriales si es del caso).
Artculo __. Deber de colaboracin. Los funcionarios de las entidades fusio-
nadas, debern colaborar eficientemente en las actividades necesarias para la
ejecucin de los mandatos aqu enunciados y para que el proceso de fusin se
lleve a cabo en adecuadas condiciones de coordinacin, eficiencia, eficacia y
celeridad.
Artculo __. Referencias normativas. A partir de la entrada en vigencia del presente
decreto, todas las referencias que hagan las disposiciones legales vigentes a la (enti-
dad absorbida) se entendern efectuadas a la (entidad absorbente).
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Artculo __. Vigencia y Derogatorias. El presente (acto Administrativo) rige a partir
de su publicacin y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial los
Decretos, las Ordenanzas, Acuerdos, (citar los Nmeros correspondientes con sus
fechas de expedicin).
PUBLQUESE Y CMPLASE
Dado en Bogot, D.C. a los
PBLICA,
Notas:
Administrativos.
siguientes reglas:
- Contener parte sustancial del articulado del proyecto de decreto que se
pretende sancionar.
- Incluir la firma de por lo menos un Ministro o Director de Departamento
Administrativo.
Administrativo.
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ANEXO 22
MODELO DE ACTO ADMINISTRATIVO MANUAL ESPECFICO
DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES
Decreto, Ordenanza, Resolucin Acuerdo No. de 2007
Por el (la) cual se ajusta el Manual Especfico de Funciones y de Competencias
Laborales para los empleos de la Planta de Personal de (nombre de la entidad)
Instituciones de orden nacional
El Ministro, Director de Departamento
Administrativo, Superintendente,
o Director de entidad Descentralizada de
(nombre de la institucin).
en ejercicio de las facultades
que le confieren el articulo 28 del
Instituciones de orden territorial
El Gobernador, Alcalde, Director de Entidad
Descentralizada, Concejo Municipal,
Asamblea Departamental o la Junta
Directiva de (nombre de la institucin).
en ejercicio de las facultades
que le confieren los artculos 13 y 28 del
Decreto Ley 785 de 2005
DECRETA (RESUELVE O ACUERDA):
ARTICULO 1o. Ajustar el Manual Especfico de Funciones y de Competencias La-
borales, para los empleos que conforman la planta de personal de (nombre de la
entidad) fijada por el (Acto Administrativo de Planta No. de fecha), cuyas funcio-
nes debern ser cumplidas por los funcionarios con criterios de eficiencia y eficacia en
orden al logro de la misin, objetivos y funciones que la ley y los reglamentos le sea-
lan (nombre de la entidad), as:
NOTA: A partir de la pgina siguiente iniciar la descripcin de funciones y
competencias laborales de cada uno de los empleos objeto del presente
ajuste de manual.
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Decreto, Acuerdo o No. de Hoja No.
Por el (la) cual se ajusta el Manual Especfico de Funciones y de Competencias Laborales
para los empleos de la Planta de Personal de (nombre de la entidad)
I. IDENTIFICACION
Nivel: Profesional
Denominacin del Empleo: Profesional Especializado
Cdigo: 2028
Grado: 19
No. de cargos Cinco (5)
Dependencia Donde se ubique el cargo
Cargo del Jefe Inmediato: Quien ejerza la supervisin Directa
PROPSITO PRINCIPAL
Realizar estudios e investigaciones tendientes a promover el desarrollo integral del talento
humano al servicio de la entidad.
II. DESCRIPCIN DE FUNCIONES ESENCIALES
AREA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA GESTION HUMANA:
1. Adelantar estudios e investigaciones para identificar las necesidades de capacitacin y
preparar y presentar el plan institucional de capacitacin, los programas de induccin,
reinduccin, estmulos y evaluacin del desempeo para el talento humano de la entidad.
2. Adelantar estudios que permitan mantener actualizada la planta de personal y el ma-
nual especfico de funciones y de competencias laborales teniendo en cuenta la estruc-
tura de la entidad y las necesidades de las dependencias de la entidad.
3. Adelantar estudios de las mejores prcticas para efectuar anlisis comparativos con
otras entidades pblicas y del sector privado para el desarrollo del talento humano al
servicio de la entidad y proponer su adopcin.
4. Efectuar el seguimiento al Plan Institucional aprobado por la entidad y proponer los
correctivos a que haya lugar.
5. Ejecutar y evaluar los programas y proyectos en materia de capacitacin, induccin,
reinduccin, evaluacin del desempeo y estmulos que deba adelantar el rea, para el
mejoramiento continuo y desarrollo del talento humano.
6. Preparar, presentar, ejecutar y evaluar el plan anual de bienestar social de la entidad.
(falta el para qu)
7. Orientar el desarrollo de los programas de seguridad social y las relaciones con las
diferentes entidades prestadoras de estos servicios, con el fin de optimizar el servicio
para los servidores de la entidad.
8. Preparar proyectos de actos administrativos, oficios y documentos relacionados con el
rea del recurso humano, para mantener actualizada las situaciones administrativas de
los funcionarios de la entidad de conformidad con las normas vigentes.
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9. Adelantar los estudios para elaborar y mantener actualizados los procedimientos pro-
pios de la dependencia.
II. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEO)
1. Los planes y programas en materia de bienestar social, estmulos y evaluacin del
desempeo presentados estn de acuerdo con las polticas y normas en materia de
administracin de personal.
2. Los planes y programas en materia de capacitacin responden a las necesidades ins-
titucionales y del personal de la entidad.
3. ...
Nota. Se pueden identificar tantas contribuciones individuales como resultados se esperan
del ejercicio de las funciones esenciales y del propsito principal del empleo que se analice.
II. CONOCIMIENTOS BSICOS O ESENCIALES
1. Plan Nacional de Capacitacin.
2. Polticas pblicas en administracin de personal.
3. Normas sobre administracin de personal.
4. Metodologas de investigacin y diseo de proyectos.
Estudios
Pblica o Psicologa, y
Ttulo de postgrado en la modalidad de es-
pecializacin en reas relacionadas con las
funciones del empleo.
Experiencia
Setenta y dos (72) meses de experiencia
Alternativa de Requisitos de Estudio y Experiencia
Estudios
Pblica o Psicologa.
Experiencia
Noventa y seis (96) meses de experiencia
Nota: Cuando la planta de personal presente los cargos distribuidos para
cada una de las dependencias de la organizacin, la identificacin del
empleo se har as:
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I. IDENTIFICACION
Nivel: Asistencial
Denominacin del Empleo: Secretario Ejecutivo
Cdigo: 425
Grado: 21
No. de cargos Uno (1)
Dependencia Direccin Regional Atlntico
Cargo del Jefe Inmediato: Director Regional
II. PROPSITO PRINCIPAL
Administrar informacin del rea, para personal interno y externo, aplicando el Sistema de
Gestin Documental.
III. DESCRIPCIN DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Elaborar documentos en procesadores de texto, cuadros en hojas de calculo presenta-
ciones en software relacionado y manejar aplicativos de internet.
2. Llevar el registro y control de los documentos y archivos de la oficina.
3. Recibir, radicar, redactar y organizar la correspondencia para la firma del jefe y distri-
buirla de acuerdo con sus instrucciones.
4. Atender personal y telefnicamente al pblico y fijar las entrevistas que sean autoriza-
das por el jefe.
5. Llevar y mantener al da el archivo y la correspondencia.
6. Manejar con discrecin la informacin y la correspondencia del jefe de la dependencia.
7. Mantener actualizado el directorio telefnico del jefe de la dependencia.
8. Tramitar los pedidos de tiles y papelera de la oficina.
9. Aplicar el Sistema de Gestin Documental de la Escuela
10. Llevar la agenda y recordar los compromisos.
11. Ejercer el autocontrol en todas las funciones que le sean asignadas.
12. Las dems funciones asignadas por la autoridad competente, de acuerdo con el nivel,
la naturaleza y el rea de desempeo del cargo.
IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEO)
1. Los documentos recibidos se clasifican y radican diariamente con base en el sistema
de gestin documental.
2. La correspondencia se distribuye diariamente de acuerdo con los procedimientos esta-
blecidos en el sistema de gestin documental.
3. Las copias de los registros fsicos y magnticos de las respuestas y oficios enviados
son archivados diariamente
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+,o Departamento Admnstratvo de a luncon Pubca
Nota: Se pueden identificar tantas contribuciones individuales como resultados se esperan
del ejercicio de las funciones esenciales y del propsito principal del empleo que se analice.
V. CONOCIMIENTOS BSICOS O ESENCIALES
1. Tcnicas de archivo
2. Clases de documentos
3. Sistema de Gestin documental institucional
4. Software de archivo
5. Informtica bsica
Estudios
Diploma de Bachiller Tcnico Comercial
Experiencia
Veinticuatro (24) meses de experiencia la-
boral.
Alternativa de Requisitos de Estudio y Experiencia
Aprobacin de Educacin Bsica Secunda-
ria (Grado 9 -o 4 de Bachillerato)
Cuarenta y ocho (48) meses de experiencia
laboral.
Artculo 2. Competencias Comunes a los Servidores Pblicos. Las competencias
comunes para los diferentes empleos a que se refiere el presente manual especfico
de funciones y de competencias laborales sern las siguientes: (Transcribir el artculo
7. del Decreto 2539 de 2005)
COMPETENCIA DEFINICIN DE CONDUCTAS ASOCIADAS
LA COMPETENCIA
Orientacin
a resultados
Realizar las funcio-
nes y cumpl i r l os
compromisos orga-
nizacionales con efi-
cacia y calidad.
Cumple con oportunidad en funcin de es-
tndares, objetivos y metas establecidas
por la entidad, las funciones que le son asig-
nadas.
Asume la responsabilidad por sus resultados.
Compromete recursos y tiempos para me-
jorar la productividad tomando las medidas
necesarias para minimizar los riesgos.
Realiza todas las acciones necesarias para
alcanzar los objetivos propuestos enfrentan-
do los obstculos que se presentan.
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+,+ Departamento Admnstratvo de a luncon Pubca
LA COMPETENCIA
Orientacin
al usuario
y al ciudadano
Dirigir las decisiones
y acciones a la satis-
faccin de las nece-
sidades e intereses
de los usuarios inter-
nos y externos, de
conformidad con las
responsabilidades
pblicas asignadas
a la entidad.
Atiende y valora las necesidades y peticio-
nes de los usuarios y de ciudadanos en ge-
neral.
Considera las necesidades de los usuarios
al disear proyectos o servicios.
Da respuesta oportuna a las necesidades
de los usuarios de conformidad con el servi-
cio que ofrece la entidad.
Establece diferentes canales de comuni-
cacin con el usuario para conocer sus ne-
cesidades y propuestas y responde a las mis-
mas.
Reconoce la interdependencia entre su tra-
bajo y el de otros.
Transparencia
Hacer uso responsa-
ble y claro de los re-
cursos pblicos, eli-
minando cualquier
discrecionalidad in-
debida en su utiliza-
cin y garantizar el
acceso a la informa-
cin gubernamental.
Proporciona informacin veraz, objetiva y
basada en hechos.
Facilita el acceso a la informacin relacio-
nada con sus responsabilidades y con el
servicio a cargo de la entidad en que labora.
Demuestra imparcialidad en sus decisiones.
Ejecuta sus funciones con base en las nor-
mas y criterios aplicables.
Utiliza los recursos de la entidad para el
desarrollo de las labores y la prestacin del
servicio.
Compromiso con la
Organizacin
Al i near el propi o
comportamiento a
l as necesi dades,
prioridades y metas
organizacionales.
Promueve las metas de la organizacin y res-
peta sus normas.
Antepone las necesidades de la organiza-
cin a sus propias necesidades.
Apoya a la organizacin en situaciones difciles.
Demuestra sentido de pertenencia en to-
das sus actuaciones.
Artculo 3. Competencias Comportamentales por nivel jerrquico de empleos.
Las competencias comportamentales por nivel jerrquico de empleos que como mni-
mo, se requieren para desempear los empleos a que se refiere el presente manual
especfico de funciones y de competencias laborales, sern las siguientes:
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NIVEL PROFESIONAL
LA COMPETENCIA
Aprendizaje
Continuo
Adquirir y desarrollar
permanentemente
conocimientos, des-
trezas y habilidades,
con el fin de mante-
ner altos estndares
de eficacia organiza-
cional.
Aprende de la experiencia de otros y de la
propia.
Se adapta y aplica nuevas tecnologas que
se implanten en la organizacin.
Aplica los conocimientos adquiridos a los
desafos que se presentan en el desarrollo
del trabajo.
Investiga, indaga y profundiza en los te-
mas de su entorno o rea de desempeo.
Reconoce las propias limitaciones y las
necesidades de mejorar su preparacin.
Asimila nueva informacin y la aplica co-
rrectamente.
Experticia
profesional
Aplicar el conoci-
miento profesional en
la resolucin de pro-
blemas y transferirlo
a su entorno laboral.
Analiza de un modo sistemtico y racional
los aspectos del trabajo, basndose en la
informacin relevante.
Aplica reglas bsicas y conceptos comple-
jos aprendidos.
Identifica y reconoce con facilidad las causas
de los problemas y sus posibles soluciones.
Clarifica datos o situaciones complejas.
Planea, organiza y ejecuta mltiples tareas ten-
dientes a alcanzar resultados institucionales.
Trabajo en Equipo
y Colaboracin
Trabajar con otros
de forma conjunta y
de manera participa-
tiva, integrando es-
fuerzos para la con-
secucin de metas
institucionales co-
munes.
Coopera en distintas situaciones y compar-
te informacin.
Aporta sugerencias, ideas y opiniones.
Expresa expectativas positivas del equipo o
de los miembros del mismo.
Planifica las propias acciones teniendo en
cuenta la repercusin de las mismas para la
consecucin de los objetivos grupales
Establece dilogo directo con los miembros
del equipo que permita compartir informa-
cin e ideas en condiciones de respeto y
cordialidad.
Respeta criterios dispares y distintas opi-
niones del equipo.
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de Entdades Pubcas
LA COMPETENCIA
Creatividad
e Innovacin
Generar y desarro-
llar nuevas ideas,
conceptos, mtodos
y soluciones.
Ofrece respuestas alternativas.
Aprovecha las oportunidades y problemas
para dar soluciones novedosas.
Desarrolla nuevas formas de hacer y tec-
nologas.
Busca nuevas alternativas de solucin y se
arriesga a romper esquemas tradicionales.
Inicia acciones para superar los obstcu-
los y alcanzar metas especficas.
NIVEL ASISTENCIAL
LA COMPETENCIA
Manejo de
la Informacin
Manejar con respeto
l as i nformaci ones
personales e institu-
cionales de que dis-
pone.
Evade temas que indagan sobre informa-
cin confidencial.
Recoge slo informacin imprescindible
para el desarrollo de la tarea.
Organiza y guarda de forma adecuada la
informacin a su cuidado, teniendo en cuenta
las normas legales y de la organizacin.
No hace pblica informacin laboral o de
las personas que pueda afectar la organiza-
cin o las personas.
Es capaz de discernir qu se puede hacer
pblico y qu no.
Transmite informacin oportuna y objetiva.
Adaptacin
al cambio
Enfrentarse con fle-
xibilidad y versatili-
dad a situaciones
nuevas para aceptar
los cambios positiva
y constructivamente.
Acepta y se adapta fcilmente a los cam-
bios
Responde al cambio con flexibilidad.
Promueve el cambio.
Disciplina
Adaptarse a las pol-
ticas institucionales y
buscar informacin de
los cambios en la au-
toridad competente.
Acepta instrucciones aunque se difiera de
ellas.
Realiza los cometidos y tareas del puesto
de trabajo.
Acepta la supervisin constante.
Realiza funciones orientadas a apoyar la
accin de otros miembros de la organizacin.
Gua de Nodernzacon
de Entdades Pubcas
+,( Departamento Admnstratvo de a luncon Pubca
LA COMPETENCIA
Relaciones
Interpersonales
Establecer y mante-
ner rel aci ones de
trabajo amistosas y
positivas, basadas
en la comunicacin
abierta y fluida y en
el respeto por los
dems.
Escucha con inters a las personas y cap-
ta las preocupaciones, intereses y necesi-
dades de los dems.
Transmite eficazmente las ideas, sentimien-
tos e informacin impidiendo con ello malos
entendidos o situaciones confusas que pue-
dan generar conflictos.
Colaboracin
Cooperar con l os
dems con el fin de
alcanzar los objeti-
vos institucionales.
Ayuda al logro de los objetivos articulando
sus actuaciones con los dems.
Cumple los compromisos que adquiere.
Facilita la labor de sus superiores y com-
paeros de trabajo.
Nota: Slo se incluyen las competencias comportamentales de los niveles profe-
sional y asistencial, por cuanto en este modelo se alude a cargos de los niveles
profesional y asistencial.
Artculo 4. El jefe de personal (o quien haga sus veces), entregar a cada fun-
cionario copia de las funciones y competencias determinadas en el presente manual
para el respectivo empleo en el momento de la posesin, cuando sea ubicado en otra
dependencia que implique cambio de funciones o cuando mediante la adopcin o
modificacin del manual se afecten las establecidas para los empleos. Los jefes in-
mediatos respondern por la orientacin del empleado en el cumplimiento de las mis-
mas.
Artculo 5. Cuando para el desempeo de un empleo se exija una profesin,
arte u oficio debidamente reglamentado, la posesin de grados, ttulos, licencias, ma-
trculas o autorizaciones previstas en las leyes o en sus reglamentos, no podrn ser
compensados por experiencia u otras calidades, salvo cuando las mismas leyes as lo
establezcan.
Artculo 6. La autoridad competente (Ministro, Director Alcalde...etc) mediante acto
administrativo adoptar las modificaciones o adiciones necesarias para mantener ac-
tualizado el manual especfico de funciones y de competencias laborales y podr es-
tablecer las equivalencias entre estudios y experiencia, en los casos en que se consi-
dere necesario.
Gua de Nodernzacon
de Entdades Pubcas
Artculo 7.El presente (.... acto administrativo) rige a partir de la fecha de su aproba-
cin, modifica en lo pertinente (hacer referencia a los actos administrativos correspon-
dientes) y dems disposiciones que le sean contrarias.
COMUNQUESE Y CMPLASE
Dada a los
(Firma la autoridad competente)
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de Entdades Pubcas
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o( Departamento Admnstratvo de a luncon Pubca
Gua de Nodernzacon
de Entdades Pubcas
GLOSARIO DE TRMINOS
Con el objeto de contribuir a una pedagoga en la aplicacin de la presente gua se
incluye a continuacin el glosario de los trminos utilizados:
COMPETENCIAS:
Las competencias laborales se definen como la capacidad de una persona para des-
empear, en diferentes contextos y con base en los requerimientos de calidad y resul-
tados esperados en el sector pblico, las funciones inherentes a un empleo; capaci-
dad que est determinada por los conocimientos, destrezas, habilidades, valores, ac-
titudes y aptitudes que debe poseer y demostrar el empleado pblico.
COMPETENCIAS FUNCIONALES:
Capacidades que se identifican a partir de un anlisis del propsito principal del em-
pleo y su desagregacin progresiva, con el objeto de establecer las contribuciones
individuales del empleo, los conocimientos bsicos, los contextos en los que se debe-
rn demostrar las contribuciones individuales y las evidencias requeridas que demues-
tren las competencias laborales.
COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES:
Conjunto de caractersticas de la conducta que se exigen como estndares bsicos
para el desempeo del empleo, atendiendo a la motivacin, las aptitudes, las actitu-
des, las habilidades y los rasgos de personalidad.
CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES:
Es el conjunto de productos o resultados laborales que permiten medir o especificar lo
esperado, en trminos de resultados observables como consecuencia de la realiza-
cin del trabajo. Describen en forma detallada lo que el empleado respectivo, ejercien-
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do un determinado empleo, tiene que lograr y demostrar para comprobar que es
competente e idneo.
EVIDENCIAS REQUERIDAS:
Es el conjunto de hechos o indicaciones precisas referidas a los productos, los servi-
cios, el desempeo o el conocimiento, que permiten comprobar o demostrar por parte
de un empleado que alcanza las contribuciones individuales dentro de los estndares
esperados y definidos para el efecto.
CONOCIMIENTOS BSICOS O ESENCIALES:
Los conocimientos bsicos o esenciales comprenden el conjunto de teoras, princi-
pios, normas, tcnicas, conceptos y dems aspectos del saber que debe poseer y
comprender quien est llamado al desempeo del empleo, para alcanzar las contribu-
ciones individuales.
PROPSITO PRINCIPAL DEL EMPLEO:
La identificacin de la misin crtica que explica la necesidad de existencia del empleo
o razn de ser dentro de la estructura de procesos y misin encomendados al rea a
la cual pertenece.
ACTITUDES:
Es la disposicin de actuar, sentir y pensar en torno a una realidad particular y concre-
ta. Entre ellas pueden considerarse: entusiasmo, positivismo, optimismo, persisten-
cia, flexibilidad y bsqueda de la excelencia, entre otras.
VALORES:
Corresponden a los principios de conducta, entre ellos se cuentan la tica, responsa-
bilidad, lealtad, sentido de pertenencia, adhesin a normas y polticas y orientacin al
servicio, entre otros
APTITUDES Y HABILIDADES:
Caracterstica biolgica o aprendida que permite a una persona hacer algo mental o
fsico. Laboralmente es la capacidad y potencialidad de la persona para llevar a cabo
un determinado tipo de actividad.
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de Entdades Pubcas
o; Departamento Admnstratvo de a luncon Pubca
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