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Nombre del documento: Procedimiento para elaborar, Código: MP001

revisar y controlar nuevos formatos. Revisión:


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1. Propósito

Estandarizar los criterios a seguir en la elaboración y control de los formatos que se utilizan dentro de la
organización.

2. Alcance

2.1 Este procedimiento es aplicable a la elaboración de todas las formas y formatos que se
requieren documentar y controlar en la organización.

3. Políticas de operación

3.1 Podrán elaborar un nuevo formato, siempre y cuando utilicen un lenguaje sencillo y
comprensible, respetando y utilizando cabalmente los reglamentos y normas contenidas
en este procedimiento. Esto incluye que el formato se desarrolle también con su
correspondiente instructivo de llenado y ejemplos de los formatos llenos.

3.2 Deberán imprimir el formato aprobado en papel blanco, considerando los márgenes de la
papelería original en que posteriormente será reproducido. Este original en papel blanco
facilitará que se puedan obtener todas las copias a distribuir.

3.3 Deberán firmar las portadas de los formatos que ellos hayan elaborado.

3.4 Deben de incluir dentro de la correspondiente lista de distribución del formato a la


gerencia de su área.

3.5 Deben respaldar adecuadamente los formatos que han generado. De preferencia
almacenándolos en el disco duro de su computadora.
3.6 Tienen un plazo de 8 días naturales a partir del día en que están recibiendo el
documento correspondiente para hacer sus comentarios y observaciones. De no hacerlo
en este lapso, se considerará que están de acuerdo con el formato.

3.7 Los gerentes de la empresa son las únicas personas autorizadas para aprobar
formatos.

3.8 Deberán revisar cuidadosamente que todos los formatos que se están emitiendo dentro
de su área ayuden a incrementar la eficiencia de la organización.

3.9 Deben documentar y controlar los formatos más comúnmente utilizados en su área.

3.10 Deben de tener el control interno de los formatos que su área ha generado. Este
control incluye elaboración, aprobación, distribución periódica y revisión anual.

CONTROL DE EMISION
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ

Yadhira Torres Escamilla Armando García Gómez Guillermo Alejo Z.


Puesto: Jefa de Limpieza. Puesto: Jefe de División de Puesto: Gerente General.
cuartos

Fecha Fecha Fecha


05/12/05 05/12/05 05/12/05

Nombre del documento: Procedimiento para elaborar, Código: MP001


revisar y controlar formatos. Revisión:
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4. Diagrama de procedimiento
Nombre del documento: Procedimiento Código: MP001
para elaborar, revisar, y controlar Revisión:
formatos.
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5. Descripción del procedimiento

Secuencia de Actividad Responsable


Etapas

1. Imprimir Imprime en hojas blancas los formatos originales. Elaborador del


formato
2. Firmar Firma el formato en el renglón de elaboró. Elaborador del
formato

3. Obtener firma Obtiene la firma de aprobado. Elaborador del


formato

4. Entregar Entregar el original al gerente del área. Elaborador del


formato

5. Recibir Recibe el original y lo da de alta. Gerente del área

Gerente del área


6. Verificar Verifica y anota el nivel de revisión.

7. Anotar fecha Anota la fecha de emisión. Gerente del área

8.Anotar nombre Anota el nombre del registrador. Gerente del área


Nombre del documento: Procedimiento Código: MP001
para acondicionamiento y limpieza de Revisión:
cuartos.
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9. Paginar Página todas las hojas del formato. Gerente del área

10. Imprimir Imprime el original. Gerente del área


11. Distribuir Distribuye las copias a las áreas. Gerente del área
12. Destruir Destruye todas las copias obsoletas. Gerente del área
12. Sellar Sella con la leyenda de cancelado la versión anterior Gerente del área
del formato.
12. Archivar Archiva el nuevo formato. Gerente del área

6. Documentos de referencia.

Documentos
N/A

7. Registros

Registros Tiempo de Responsable de Código de


Retención Conservarlo Registro

N/A N/A N/A N/A

8. Glosario

N/A No aplica.

9. Anexos

N/A
10. Cambios de esta versión

Número de Fecha de Descripción del cambio


revisión actualización

x x N/A

Elaborador del formato El aprobador del formato Secretaria o gerente del area emisora