MANUAL DE PRODUCCIN DE DOCUMENTOS

1 TECNICAS DE REDACCIN: y sugerente. Son fundamentales para la expresin escrita. Se comunican y transmiten mensajes (ideas, sentimientos) y se expresan fenmenos de manera ordenada mediante signos comunes entre emisor y receptor. 1.1 LEYES DE ELEMENTOS DE COMUNICACIN: LOS LA Estilo: se podra definir como un equilibrio entre el orden y el movimiento. Ritmo: confiere movimiento, vida, ser motivador Vara segn el tipo de escrito, pero suele ser muy homogneo en un mismo texto (excepto casos surrealistas). Coherencia: recoge la idea principal y las secundarias, para tener un texto claro, breve, original, preciso, completo y correcto. Concordancia: relacin interna que guardan entre s las palabras dentro de una oracin. 1.4 EL PRRAFO Es la parte de un escrito que se considera con unidad suficiente para poder separarlo mediante una pausa que se indica con el punto aparte. 1.4.1 TIPOS DE PRRAFOS Normales: prrafos ms frecuentemente usados, se caracterizan por una sola idea temtica, la cual se desarrolla mediante varias ideas secundarias. De Excepcin: prrafos informativos que presentan ideas relacionadas sobre el mismo asunto.

Claridad: cdigo. Hay que escribir con un mximo de sencillez para que el cdigo no haga de filtro, sino que permita el paso del mensaje. Brevedad: mensaje. Intentar dar la mxima informacin en un mnimo de palabras. Precisin: contexto. El texto debe focalizarse en lo que interesa sin rodeos ni aadidos. Correccin: canal. Se debe escribir correctamente, cumpliendo las normas gramaticales y estructurales. Totalidad: receptor. No se debe dar la impresin de que transmite un mensaje incompleto. Originalidad: emisor. Se debe tratar de no copiar las formas. 1.2 LEYES DE LOS ELEMENTOS DE LA REDACCIN

MANUAL DE PRODUCCIN DE DOCUMENTOS

Retrospectivos: informacin que presentado. Prospectivos: informacin. unen ya se la ha La puntuacin vara segn el estilo de escritura; sin embargo, no eximen a no cumplir con ciertas normas mnimas y de evitar errores generalmente considerados como inaceptables. SIGNOS PRINCIPALES Punto y seguido (.): separa enunciados dentro de un prrafo. Punto y aparte (.): separa dos prrafos de contenido diferente dentro del texto. A continuacin hay que comenzar a escribir en lnea distinta. Punto final (.): siempre se coloca al final, cerrando un texto o enunciado. La coma (,): se emplea para separar los miembros anlogos de una enumeracin o serie, ya sean palabras o frases, salvo los que vengan precedidos por alguna de las conjunciones y, e, o, u o ni. Dos puntos (:): detiene el discurso para llamar la atencin sobre lo que sigue, que siempre est en estrecha relacin con el texto precedente. El punto y coma (;): se utiliza para unir dos oraciones relacionadas en una sola frase (yuxtaposicin). Las comillas ( , , ,,): se usan al principio y al final de las frases, por su carcter irnico,
7

anuncian

nueva

Conclusin: sirve para dar por terminado un escrito, en estos, con alguna ocasin, se hace un resumen de lo escrito. Deductivos: inicio. idea principal al

Inductivos: idea principal al final. Cronolgicos: sucesin temporal de un evento. Cmo escribir un prrafo? a) Escoger un tema. b) Escribir una oracin principal. c) Para sustentarla, buscar los detalles apropiados. d) Desechar los detalles irrelevantes. e) Construir y enlazar las oraciones coherentemente. f) Concluir con una oracin apropiada. g) Revisar y corregir. Unos de los aspectos importantes a la hora de redactar y transcribir los documentos son los signos de puntuacin, excelente ortografa y utilizacin de los conectores gramaticales. 1.5 SIGNOS DE PUNTUACIN

MANUAL DE PRODUCCIN DE DOCUMENTOS

vulgar o extranjero e impropio de la lengua que se utiliza. Parntesis (): se usan en pares para separar o intercalar un texto o para hacer una aclaracin. Los distintos tipos son: -Los parntesis propiamente dichos ( ). -Los corchetes [ ]. -Las llaves '{ }'. El signo de interrogacin (?): denota una pregunta. Proviene del latn cuestin que significa questio, o 'pregunta', abreviado como. Signos de exclamacin (!): se escriben para empezar y finalizar una oracin exclamativa, exhortativa o imperativa. Los puntos suspensivos (): se utilizan para dejar en duda, continuacin o en suspenso una accin. El guion (-): tiene tres usos principales. -Se utiliza para unir palabras. -Muestra la divisin de palabras a final de una lnea. -Se usa en obras como diccionarios. La raya (): se usa para introducir un inciso dentro de un perodo ms extenso y para sealar en los dilogos la intervencin. 1.5 CONECTORES GRAMATICALES Conjunto de palabras que une partes de un mensaje y establece una relacin lgica entre ellas. Existen diferentes tipos de conectores como: Aditivos o copulativos: sirven para aadir ms informacin. Ejemplo: y (e), ni, que, adems, tampoco, incluso, en segundo lugar, por otra parte, asimismo, tambin, sumado a, paralelamente, a continuacin, en otro orden de cosas, al mismo tiempo, de la misma manera, otro caso ms, entre otras. Disyuntivos: establecen una disyuncin o separacin, una opcin. Ejemplo: O (u), ya, bien, ya sea, entre otras. Causales: indican causa de algn hecho producido y su consecuencia, la introducen. Ejemplo: porque, pues, ya que, dado que, a causa de, por este motivo, por esta razn, por lo dicho, por lo cual, por lo que, debido a que, por eso, por esto, por ello, por aquello. Concesivos: establecen alguna oposicin o conceden algo parcialmente. Son restrictivos. Ejemplo: aunque, por ms que, si bien, aun cuando, pese a (que), de todas maneras. Temporales: indican un momento en el tiempo. Hay tres clases: -De anterioridad Antes, hace tiempo, haba una vez, al principio,

MANUAL DE PRODUCCIN DE DOCUMENTOS

al comienzo, anteriormente, previamente, tiempo atrs, antes de que, en primer lugar, inicialmente, entre otras. -De simultaneidad En este (preciso) instante, al mismo tiempo, mientras tanto, a la vez, cuando, fue entonces cuando, mientras, simultneamente, actualmente, entre otras. -De posterioridad Ms tarde, luego, despus, con el paso del tiempo, al da X, posteriormente, finalmente. Adicin: aaden informacin: adems, tambin, aparte de, ms an, y, etc. Ejemplo: Anita es responsable adems tiene buenas notas. Locativos: hacen referencia a lugares. Y a veces se sustituyen. Ejemplo: aqu, ah, all, delante de, encima de, en este/ ese/ aquel lugar, donde, junto a (arcasmo: cabe), al lado de, en medio de, por arriba de, por debajo de, entre otras. Repetitivos, aclaratorios o continuativos o de secuencia: Sealan continuidad en las ideas. Ejemplo: es decir, en otras palabras, mejor dicho, ms precisamente, dicho de otro modo/ otra manera, en pocas palabras, resumiendo y o sea, entre otras. De precisin: en cuanto a, por una parte, respecto de, con referencia a, por otro lado, en lo que concierne a, entre otras. Comparativos: son utilizados para hacer comparacin entre dos objetos: Igualmente, del mismo modo/ la misma manera, en cambio, contrariamente, inversamente, entre otras. Comparativos. Subrayan algn tipo de semejanza entre los enunciados Del mismo modo, igualmente, anlogamente, de modo similar. Para resumir o concluir: Finalmente, en resumen, en sntesis, en definitiva, en conclusin, por ltimo, sintetizando, resumiendo, para concluir, en suma, entre otras. De consecuencia o consecutivos: un enunciado expresa la consecuencia de otro. Ejemplo: por ende, por lo tanto, en consecuencia, por eso, por lo que, de ah que, por consiguiente, entonces, por lo que sigue, por esta razn, de manera que, con que, entre otras. Condicionales: Su nexo por excelencia es "SI. Indican condicin, requisito o necesidad. Ejemplo: Si, en caso de, siempre que, a menos que, a no ser que, entre otras. Tipos de conjunciones Consecutivas: conque, luego, y algunas locuciones: as pues, pues bien, de forma que, de manera que, as que, de modo que, por lo tanto, por eso que, en consecuencia, etc.
9

MANUAL DE PRODUCCIN DE DOCUMENTOS

Adversativas: pero, aunque, mas (sin tilde) indican restriccin o correccin; sino expresa exclusin; otras palabras como: excepto, salvo y menos, cuando funcionan como pero. 1.6 PASOS NECESARIOS PARA REDACTAR 1. 2. Seleccin del tema. Papelera Bsqueda de informacin. La correspondencia como cartas, memorandos, circulares, constancias y certificados se elaboran en la papelera establecida en original y copia. Las actas y los informes administrativos se elaboran en papel bond, tamao carta. Presentacin Los documentos no deben presentar errores tcnicos, ortogrficos, gramaticales ni de puntuacin. La presentacin debe ser impecable sin borrones ni repisados. El tipo y el tamao de la letra deben facilitar la lectura del texto (Arial, tamao 12). La cinta que se utiliza para la impresin debe garantizar y mantener la nitidez del documento. La tinta negra para firmar garantiza la nitidez en el proceso de microfilmacin. La transmisin va fax es un adelanto de informacin y exige el envo inmediato del original, nico respaldo de valor probatorio. . Usar trminos respetuosos y corteses. Emplear estilo gramatical natural, sencillo y continuo. 2.1.2 RECOMENDACIONES GENERALES Caractersticas Particulares Del Texto

2 DOCUMENTOS COMERCIALES 2.1 LA CARTA

10

Comunicacin escrita que se utiliza en las relaciones comerciales entre empresas y personas naturales; igualmente, entre las empresas y sus empleados. Se recomienda elaborar las cartas externos en formato carta, con logo, membrete y pie de pgina. Para las cartas internos, se recomienda que solo la primera hoja vaya con el logo, membrete y pie de pgina, las dems con el logo. Cuando existan anexos, se recomienda hacer su identificacin, descripcin dentro del texto. 2.1.1 CARACTERSTICAS DE REDACCIN Y PRESENTACIN Tratar un solo tema por comunicacin. Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa.

MANUAL DE PRODUCCIN DE DOCUMENTOS

El uso de resaltador, notas al margen, rayas y subrayados afectan la preservacin y conservacin del documento, por lo tanto, nunca debe afectarse los documentos con este procedimiento. El uso de grapas, clips y otros elementos metlicos aceleran el deterioro del documento. 2.1.3 CARACTERSTICAS GENERALES DEL TEXTO Uso de minsculas maysculas y Cuanto en un texto se escribe la fecha completa, se representa en orden de da, mes y ao. Cuando se escribe en forma numrica abreviada, se representa en orden de ao, mes y da. Las cifras que representan dinero no se separan con espacio sino con coma en los decimales, con punto para las unidades de mil y apstrofe para las unidades de milln. El signo de pesos va unido a la cifra y la palabra pesos sigue a la expresin en letras. Cuando se escriben en columna cifras con decimales y cifras enteras, los decimales de estas ltimas se representan con ceros y no con la letra minscula, ni con el signo igual (=). La escritura eventual de nmeros dentro de un texto se efecta de la siguiente manera: Del uno al nueve en letras y del 10 en adelante en cifras. Cuando estos nmeros hagan parte de un rango o de una serie, se escriben en cifras. Para grados, porcentajes y proporciones, se utilizan cifras, aunque sean menores de 10. Cuando sea necesario expresar cantidades en letras, se tiene en cuenta que desde el diecisis al veintinueve se escribe una sola palabra, del treinta y uno en adelante en tres palabras. Para documentos legales, los nmeros se escriben en cifras y en letras. Los nmeros telefnicos se separan por grupos y con

Las palabras escritas en mayscula sostenida no se dividen. Es conveniente tildar las vocales escritas en mayscula sostenida, cuando as lo requieran. Se utiliza mayscula sostenida para resaltar algn dato. NO se debe exagerar su uso. Se escriben con minscula los das, puntos cardinales y las estaciones del ao, excepto despus de punto y al comienzo del prrafo. Se escriben con mayscula inicial los nombres propios de personas, lugares, empresas, nombres de cargos y dependencias. Se debe distinguir el nombre propio del nombre genrico. Escritura de nmeros Los nmeros de cuatro cifras que representan aos no se separan con espacio ni con punto.

11

MANUAL DE PRODUCCIN DE DOCUMENTOS

Los ttulos y cargos correspondientes a damas se escriben en su respectiva forma femenina, como lo establece la Real Academia de la Lengua. CARGOS Gobernadora Asistenta Consulesa Decana Gerenta Alcaldesa Jueza Jefa Ministra Presidenta Rectora Revisora Fiscal Secretaria General Subgerenta Tesorera Vicerrectora TTULOS PROFESIONALES Abogada Administradora de Negocios Administradora de Empresas Arquitecta Bacteriloga Biloga Marina Comunicadora Social Contadora Pblica Geloga Fsica Nuclear Ingeniera Mdica Microbiloga Odontloga Psicloga Diseadora Textil

12

espacios; el indicativo entre parntesis. Los nmeros de cdula se representan en cifras de miles separadas con punto (.) y si la poblacin no es una capital, se aade el nombre del departamento entre parntesis ( ). Para la denominacin de hora local se utiliza el modelo internacional de 24 horas.

2.1.4 TRASCRIPCIN TEXTUAL DE DOCUMENTOS Para destacar la trascripcin de un texto se dejan una sangra de cuatro espacios a la izquierda y cuatro a la derecha. Las comillas indican inicio y finalizacin, as como continuidad en los prrafos de una trascripcin completa. Los puntos suspensivos indican existencia de texto que no es necesario incluir. 2.1.5 DENOMINACIONES FEMENINAS Y PROFESIONALES

MANUAL DE PRODUCCIN DE DOCUMENTOS

2.1.6 USO DE ABREVIATURAS 2.3 CLASES DE CARTAS En el texto de las cartas comerciales es incorrecto el uso de abreviaturas. Deben colocarse las palabras completas (doctor, usted, seor, seora, factura, cuenta y otros) Se exceptan de las que forman parte de nombre o razn social de una empresa si as las tienen registradas. En los tratamientos en las lneas de encabezado y de copia. 2.2 UTILIZACIN DE LA CARTA De acuerdo con sus objetivos, tienen los siguientes usos: Informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer solicitudes. Regular o aclarar una situacin. Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto. Dar respuesta a una comunicacin recibida. Reiterar una informacin, un requerimiento o solicitud urgente. Solicitar detalles de sobre un asunto determinado. Impugnar o corregir una situacin. Confirmar eventos ocurridos o pendientes. Solicitar o remitir informacin, documentos u objeto. Ofrecer agradecimiento, excusas o condolencias. Felicitar, invitar o convocar, y hacer llamados de atencin entre otros. Independientemente del estilo y segn su contenido, existen varias clases, entre las cuales se destacan: Organizacionales: se producen en el desarrollo de las actividades de la organizacin. Oficiales: se producen en las oficinas pblicas y organizacionales del Estado. Personales: se producen entre quienes se conocen, en ellas se permite utilizar un lenguaje informal.
13

2.4 PARTES DE LA CARTA 2.4.1 CDIGO Se recomienda escribirlo a 3 cm 4 cm del borde superior, dejando de cero a una interlinea libre cuando el papel tiene el logotipo o membrete, segn el estilo. 2.4.2 LUGAR DE ORIGEN Y FECHA DE ELABORACIN Se escribe a tres interlineas libres del cdigo y en forma completa en orden de: nombre del lugar de origen, da, mes (en minscula) y ao (sin separarlo con punto), segn el estilo. 2.4.3 DATOS DESTINATARIO DEL

MANUAL DE PRODUCCIN DE DOCUMENTOS

A partir del lugar de origen y la fecha de elaboracin, se dejan de cuatro a seis interlineas libres, segn la extensin de la comunicacin. Estos datos pueden ocupar varias lneas, de acuerdo con el tipo de documento. Est conformado por los siguientes componentes: 2.4.3.1 Tratamiento Se escribe en la primera interlinea libre. Los ttulos y cargos correspondientes a damas se escriben como lo establece en la Real Academia de la Lengua. Se escriben con mayscula inicial: 2.4.3.2 Nombre del destinatario Se ubica en la segunda interlinea libre. 2.4.3.3 Cargo Se ubica en la tercera interlinea libre. 2.4.3.4 Organizacin Se escribe en la interlinea libre siguiente al cargo, con la denominacin ms ampliamente conocida, es decir, razn social, sigla o acrnimo. En caso de nombre completo, la escritura se efecta con mayscula inicial o sostenida, de acuerdo con el registro efectuado ante la entidad competente y respetando las denominaciones Ltda., S.A. y otras que puedan contener la razn social. Las siglas y acrnimos se escriben en mayscula sostenida, a menos que la organizacin lo haya registrado de manera diferente. 2.4.3.5 Direccin De acuerdo con el medio a travs del cual se realice el envi de la comunicacin, en este espacio se escribe la direccin de nomenclatura, el apartado, el fax o el correo electrnico. Para designar el nmero en la direccin se recomienda dejar tres espacios entre la designacin principal y la nomenclatura. Cuando la direccin contiene informacin complementaria como bloque, interior, apartamento, entre otros, para su designacin se recomienda escribir la palabra completa. 2.4.3.6 Nombre del lugar de origen Se identifica el lugar de origen, como ciudad, municipio u otros, por su nombre y se escribe el departamento separado por una coma. Aunque el destino de la carta sea el lugar de origen de la misma, es necesario escribir el nombre del lugar de origen. 2.4.3.7 Pas Si la carta va dirigida al exterior, se escribe el nombre del pas en la misma interlinea libre del lugar de origen (ciudad o municipio) dependiendo de la extensin de los datos.

14

MANUAL DE PRODUCCIN DE DOCUMENTOS

Solo cuando se utiliza el sobre con ventanilla, tanto el nombre del lugar de origen como el nombre del pas se escriben en mayscula sostenida. 2.4.4 ASUNTO Se escribe a dos interlineas libres de los datos del destinatario. Se escribe la palaba asunto, con mayscula inicial enseguida de dos puntos, sin negrilla y sin subrayar. Es aconsejable expresarlo en un mximo de cuatro palabras. Se omiten artculos, conjunciones o preposiciones sin que se afecte el sentido. 2.4.5 SALUDO Como saludo independiente, se escribe a dos interlineas libres despus del asunto. Para las damas el nombre y para los caballeros el apellido. Como parte inicial del texto se escribe a 3 interlneas del asunto. 2.4.6 TEXTO Comienza a tres interlineas libres del saludo independiente, cuando lo hay. Se escribe a interlineado sencillo entre prrafos. Es importante redactar el cuerpo del documento en forma clara, breve, directa, sencilla y cortes. 2.4.7 DESPEDIDA Se escribe a dos interlineas libres del texto. Para utilizar las despedidas ms usuales. Existen despedidas breves seguidas de coma (,). 2.4.8 REMITENTE RESPONSABLES Y FIRMAS

Estn conformados por el nombre y el cargo. El se sita de cuatro a seis interlineas libres de la despedida en mayscula sostenida y el cargo se escribe en la lnea siguiente con mayscula inicial sin centrar. La firma debe ubicarse en la parte superior del nombre del remitente. Estos elementos se ubican de acuerdo con el estilo elegido. 2.4.9 LNEAS ESPECIALES 2.4.9.1 Anexos Se detallan en el texto y al final de la comunicacin, a dos interlineas libres del remitente. La palabra anexo, o anexos, segn el caso, se escribe con mayscula inicial, seguida de dos puntos (:). A un espacio se enuncia la cantidad; entre parntesis se relaciona el numero de hojas, folios separados por coma (,). 2.4.9.2 Copias La palabra copia se escribe con mayscula inicial, sin abreviar y seguida de dos puntos (:). Se ubica a interlineado sencillo de anexos,

15

MANUAL DE PRODUCCIN DE DOCUMENTOS

si los hay, contra el margen izquierdo. 2.4.9.3 Identificacin transcriptor del recomienda usar las siguientes medidas: 4 cm, horizontales, desde el borde izquierdo de la hoja y entre 3 cm y 4 cm verticales desde el borde superior 2.5.1.2 Zona 2 Espacio destinado para la impresin de direccin, apartado, correo electrnico, sitio web, fax, telfono, lugar de origen y pas. Se recomienda usar las siguientes medidas: entre 1.5 cm y 2 cm desde el borde inferior de la hoja y centrado. 2.5.1.3 Zona 3
16

Identificacin del transcriptor, redactor y otros participantes en la elaboracin de las comunicaciones A dos interlineas libres de anexos y copias se escribe el nombre y el apellido de las personas que participaron. 2.4.10 SUBSIGUIENTES PAGINAS

Para su presentacin el encabezado y el nmero de pgina correspondiente son datos que permiten identificar el documento a partir de la segunda pgina. Se recomienda ubicarlos en la parte superior izquierda, a cero o una interlinea libre. 2.5 ASPECTOS GENERALES Segn la norma dice que si es necesario todos los documentos que se presentan en la gua se pueden imprimir por ambas caras de la hoja. 2.5.1 ZONAS 2.5.1.1 Zona 1 Espacio destinado para el membrete que incluye razn social, sigla o acrnimo, logotipo en caso de tenerlo y el Nmero de Identificacin Tributaria (NIT). Se

Espacio superior derecho destinado al registro y radicacin del documento es complementaria de la zona 1.

2.5.2 MRGENES Superior 4 cm Inferior 3 cm Lateral izquierdo 4 cm

MANUAL DE PRODUCCIN DE DOCUMENTOS

Lateral derecho 3 cm. 2.5.3.2 Bloque Las lneas de cdigo, lugar de origen, fecha de elaboracin, asunto, firma y cargo se escriben partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho.

2.5.3 ESTILOS Para efectos de la distribucin del contenido de la comunicacin, se tienen tres estilos como alternativas: bloque extremo, bloque y semibloque. 2.5.3.1 Bloque extremo Todas las lneas parten del margen izquierdo. 2.5.3.3 Semibloque Conservando la distribucin del estilo bloque, el primer rengln de cada prrafo tiene una sangra de 10 espacios.
17

2.5.4

MANUAL DE PRODUCCIN DE DOCUMENTOS

MODELOS Permite la unificacin de un archivo con texto fijo y datos variables; almacenados a travs de una carpeta externa. Para ello se realizaran los siguientes pasos: 2.7.1 INICIAR LA COMBINACIN DE CORRESPONDENCIA 1. Dar clic en el botn Archivo. 2. Dar clic en Abrir. 3. En la carpeta donde est almacenado el documento (la carta), Seleccionar el archivo Carta de Presentacin. 4. Dar clic en Abrir.

2.6 PLEGADO DE LA CARTA Convencional o rectangular: Borde inferior de la hoja hasta 3-4 cm arriba de la mitad se efecta el primer doblez; luego borde superior hacia abajo dejando pestaa de 1 cm se efecta segundo doblez.

18

Ahora es necesario Guardar este documento para realizar el ejercicio: 5. Dar clic en el Botn Archivo. 6. Dar clic en Guardar Como. 7. Dar nombre al archivo. 8. Dar clic en el botn Guardar. 2.7 COMBINAR CORRESPONDENCIA

MANUAL DE PRODUCCIN DE DOCUMENTOS

2.7.1.1 Crear Los Destinatarios Una vez guardado el documento, se inicia el procedimiento para realizar la combinacin de correspondencia: 1. Dar clic en la opcin Correspondencia del men. 2. Seleccionar la herramienta Iniciar combinacin de correspondencia. 3. Del panel de opciones, dar clic sobre Cartas, la carta proveniente de la primera actividad, ya est configurada para combinar. Ahora es necesario crear el listado de clientes a quienes se enviar la carta. 4. Dar clic en la herramienta Seleccionar destinatarios de la barra men. 5. Dar clic en la opcin Escribir Nueva Lista 6. El cuadro de dilogo Nueva lista de direcciones aparece en pantalla. 7. Debe establecer qu informacin va a almacenar en la lista de destinatarios. Dar clic en el botn Personalizar columnas 2.7.1.2 Eliminar Campos Listado de Destinatarios del

En el cuadro de dilogo Personalizar lista de direcciones, se puede agregar campos necesarios o remover los innecesarios. 1. Del listado, seleccione Campo de direccin 2, esta opcin ser eliminada. 2. Dar clic en Eliminar. 3. Una advertencia aparece en pantalla, dar clic en el botn S. Note que este campo desaparece del listado. Realizar estos mismos pasos para: Provincia o estado Cdigo postal Pas o regin

19

MANUAL DE PRODUCCIN DE DOCUMENTOS

2.7.1.3 Crear nuevos Campos en el Listado de Destinatarios Es posible crear campos que complementen el listado necesario de destinatarios. Crear un nuevo campo: 1. Es necesario crear un nuevo campo dentro de la lista, dar clic en el botn Agregar. 2. Digitar el nombre del campo, en este caso Cargo. 3. Dar clic en Aceptar. 4. El campo Cargo aparece en la lista, pero se debe ubicar debajo del campo Apellidos. 5. Dar clic en Subir, hasta ubicar en el sitio este campo. 6. Dar clic en Aceptar.

2.7.1.4 Ingresar los Datos del Destinatario

20

MANUAL DE PRODUCCIN DE DOCUMENTOS

1. Dar clic en Tratamiento y digitar el texto Sr. Sra. 2. En este caso, dar clic en Nombre y digitar (Mnica). La informacin de cada casilla, se debe encontrar en la carta que est trabajando, Mnica Villanueva ser el primer destinatario. Cada dato debe ser completado. Para moverse entre celdas, pulsar la Tecla TAB o pulsar las Flechas del teclado segn la direccin a la que necesite dirigirse. 3. Una vez completados los datos del primer destinatario, dar clic en el botn Nueva entrada. 4. Llenar los datos del nuevo destinatario, repetir estas acciones con todos los destinatarios. 5. Dar clic en Aceptar... 6. El cuadro de dilogo, Guardar lista de direcciones aparece en pantalla. Dar nombre al archivo. 7. Dar clic en el botn Guardar, se crear automticamente una carpeta especial para guardar esta base de datos. Microsoft Word 2010 se apoya en el programa Microsoft Access 2010 para administrar estas listas...

2.7.1.5 Insertar Los Campos en el Documento Macros De Word Una vez creada la lista de destinatarios, es necesario ubicar dentro de la carta de presentacin, los campos que se combinarn con el listado. Se inicia insertando una macro que actualice la fecha automticamente: 1. Seleccionar la fecha en la carta y borrar la seleccin, pulsando la Tecla Backs pace. 2. Ir a la opcin Vista del men. 3. Seleccionar la herramienta Macros. 4. Del panel, seleccionar Ver macros. 5. En el cuadro de dialogo que aparece en pantalla, seleccionar comandos de Word. 6. Digitar el nombre de la macro Insertar campo (debe ser todo pegado). 7. De las opciones en el listado, Seleccionar Insertar Campo Fecha.
21

MANUAL DE PRODUCCIN DE DOCUMENTOS

8. Dar clic en el botn Ejecutar. La fecha se insertar automticamente. 2.7.1.6 Editar Campos El formato actual de la fecha no es conveniente para la carta, por eso se debe cambiar el formato: 1. Dar clic sobre el elemento, un cuadro enmarca la fecha, pulsar botn derecho sobre este campo. Para incluir los campos combinados dentro del documento, hacer lo siguiente: 1. Seleccionar el texto Sr. o Sra. Y borrarlo con la tecla Backs pace. 2. Ir a la opcin Correspondencia. 3. Seleccionar la herramienta Insertar campo combinado. 4. Del panel, seleccionar Tratamiento.

22

2. Del panel, seleccionar la opcin Editar campo. 3. En pantalla aparece el cuadro de dialogo Campo, del listado propiedades de campo, en formatos de fecha, seleccionar una opcin. 4. Dar clic en Aceptar. 2.7.1.7 Insertar Combinados Campos

Los campos combinados son la informacin que se importar del listado de destinatarios a la carta creada.

Ahora se insertar el Campo Nombre: 1. Seleccionar el nombre en la carta, Pulsando las Teclas Control+Shift+FlechaDerecha. (o dar clic sostenido en la palabra nombre). 2. Ir a la opcin Correspondencia 3. Seleccionar la herramienta Insertar campo combinado. 4. Seleccionar la opcin Nombre.

MANUAL DE PRODUCCIN DE DOCUMENTOS

5. Clic en aceptar.

2.7.1.8 Insertar saludo

la

Lnea

de

Tambin es posible escoger la forma de tratar al destinatario: 5. En el panel, se escoge la alternativa ms pertinente (primera opcin), ya que la formalidad es necesaria para este tipo de documento. Se puede visualizar el resultado de la lnea de saludo, aplicada a la lista de destinatarios. 6. Dar clic sobre los controles (Para visualizar). 7. Dar clic en el botn Aceptar.

23

1. Es necesario seleccionar la lnea actual de saludo y borrarla con la tecla Backspace. 2. Dar clic sobre la herramienta lnea De saludo. 3. Se abre el cuadro de dilogo, a continuacin se inserta la lnea de saludo. 4. Entre las alternativas, se puede seleccionar el saludo ms pertinente para el tipo de carta que se est construyendo. Escoger la opcin Estimado.

2.8 MEMORANDOS Comunicacin escrita que se utilizan para transmitir informacin,

MANUAL DE PRODUCCIN DE DOCUMENTOS

orientaciones o pautas entre dependencias locales regionales, nacionales e internacionales. 2.8.1 CARACTERSTICAS DE REDACCIN Y PRESENTACIN Se recomienda tener en cuenta los siguientes aspectos: Utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organizacin. Redactar en forma clara, breve, directa, sencilla, corts y en modo impersonal o en primera persona del plural. Distribuir el texto de acuerdo con su extensin. Tratar preferiblemente un solo tema por memorando. 2.8.2 UTILIZACIN MEMORANDO DEL Solicitar o remitir informacin, documentos u objetos. Felicitar, invitar o convocar a reuniones no protocolarias Hacer llamados de atencin, entre otros. 2.8.3 CLASES MEMORANDOS DE

Se utiliza en estilo bloque extremo y bloque (Va el cdigo, fecha y la firma con cargo del remitente centrado). 2.8.4 MRGENES Son los mismos que se utilizan en la carta comercial. 2.8.5 PARTES 2.8.5.1 Encabezado
24

Informar sobre un hecho en forma breve. Expresar necesidades. Hacer requerimientos. Regular o aclarar una situacin. Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto. Dar respuesta a una comunicacin recibida. Reiterar informacin, requerimiento o solicitud urgente. Conocer detalles sobre un aspecto determinado. Impugnar o corregir una situacin. Confirmar eventos.

Denominacin del documento A partir del margen superior de dos a tres interlineas se ubica la palabra MEMORANDO, en mayscula sostenida y centrada. 2.8.5.2 Numeracin o Referencia Se escribe de interlineas de memorando. . 2.8.5.3 Fecha dos a cuatro la palabra

Se tienen en cuenta las mismas Normas Icontec en la elaboracin de cartas comerciales y se escribe a cuatro interlineas del cdigo.

MANUAL DE PRODUCCIN DE DOCUMENTOS

2.8.5.4 Encabezamiento A cuatro interlineas de la fecha, contra el margen izquierdo, se ubica la preposicin PARA en mayscula sostenida, seguida de dos puntos (:). Al frente se anotan los datos del destinatario, con mayscula inicial. A dos interlineas de la palabra PARA, se ubica la preposicin DE, en mayscula sostenida, seguida de dos puntos (:). Al frente se anotan los datos del remitente, con mayscula inicial. A dos interlineas de la palabra DE, se ubica el vocablo ASUNTO, en mayscula sostenida, seguida de dos puntos (:). Al frente se anotan la sntesis del documento, sin exceder de cuatro palabras y con mayscula inicial. 2.8.5.5 Diligenciamiento Datos Del destinatario Remitente 1. ALTERNATIVA De Y 3. ALTERNATIVA DESTINATARIO: Cargo dependencia o cargo. REMITENTE: Cargo dependencia o cargo. 2.8.5.6 Asunto Esta palabra se escribe en mayscula sostenida a dos interlineas libres de la preposicin de (remitente). 2.8.5.7 Texto Se escribe de cuatro interlineas de la palabra asunto, puesto que el saludo va incluido en el primer prrafo, dejando dos interlineas libres entre prrafos. Para efectos de redaccin y presentacin. 2.8.5.8 Despedida Se recomienda escribirla a dos interlineas del texto; su ubicacin vara segn el estilo elegido. 2.8.5.9 Remitente Responsables Y Firmas y y

25

DESTINATARIO: Tratamiento, nombre y cargo. Este ltimo separado por coma. REMITENTE: Nombre y cargo, separados por coma. 2. ALTERNATIVA DESTINATARIO: Tratamiento, nombre y cargo. Este ltimo separado por coma. REMITENTE: Cargo y dependencia o cargo.

Se escribe a cuatro a seis interlineas de la despedida con el cargo. Cuando se aplican las alternativas segunda y tercera en el encabezamiento, se escribe el nombre del remitente con mayscula sostenida. La firma se ubica en la parte superior del nombre del remitente;

MANUAL DE PRODUCCIN DE DOCUMENTOS

estos dos elementos se escriben de acuerdo con el estilo elegido. Cuando se aplica la alternativa uno, solo debera aparecer la firma del remitente. Se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: Tratar un solo tema. Iniciar y finalizar el texto con una frase de cortesa. Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa. Usar tratamiento respetuoso y cortes. Emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo. Distribuir el texto de acuerdo con su extensin. 2.9.2 CLASES DE CIRCULARES La circular general se dirige a un grupo especfico de personas. La carta circular est dirigida en forma personalizada. 2.9 CIRCULARES Comunicaciones escritas de inters comn, con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo especfico de personas tanto interna como externamente. 2.9.1 CARACTERSTICAS DE REDACCIN Y PRESENTACIN Tiene como objetivo fundamental dar a conocer informacin de carcter general. La circular con carcter interno se utiliza para informar disposiciones, normas, lineamientos y polticas y la circular externa para dar a conocer reglas de negocios, nuevos productos o servicios, entre otro, 2.9.3 PARTES 2.9.3.1 Encabezado De cero a tres interlineas libres de la zona 1 se escribe la palabra Circular, en mayscula sostenida y centrada, acompaado por el Consecutivo que la identifica, si se requiere. 2.9.3.2 Cdigo Se escribe a tres interlineas libres del encabezado. 2.9.3.3 Lugar De Origen y Fecha de Elaboracin Se escribe a tres interlineas libres del cdigo.

26

MANUAL DE PRODUCCIN DE DOCUMENTOS

2.9.3.4 Encabezamiento Destinarios Y 2.9.3.9 Remitente Responsables Y Firmas

De 4 a 6 interlineas de la fecha, se escribe la palabra para, en mayscula sostenida, seguida del grupo destinario de la circular y su ubicacin, de acuerdo con el estilo utilizado. En el caso de la carta circular se utiliza la misma estructura para la elaboracin de la carta La preposicin PARA no va seguida de dos puntos (:) en el caso de la carta circular no se usa. 2.9.3.5 Asunto Se escribe tres interlineas libres de los datos del destinatario contra el margen izquierdo. 2.9.3.6 Saludo Se incluye en el inicio del texto. 2.9.3.7 Texto Se inicia a tres interlineas libres del asunto. Se escribe a interlineacin sencilla y cada prrafo se separa del anterior con una interlineacin libre. En circulares de uno o dos prrafos se puede dejar interlineacin de uno y medio en reglones entre prrafos. 2.9.3.8 Despedida Se escribe a dos interlineas libres del texto.

Se escribe a seis interlineas libres de la despedida y se escribe el nombre del remitente en mayscula y el cargo. 2.9.3.10 Lneas Especiales Se escribe a dos interlineas del remitente se escriben anexo, copias y transcriptor. 2.9.3.11 Identificacin Pginas Subsiguientes de

Est constituido por la lnea de identificacin contra el margen izquierdo y el nmero de la pgina contra el margen derecho. La lnea de identificacin debe contener el nmero de la circular, el cdigo de la fecha. El primer prrafo de las paginas subsiguientes se inicia de una a dos interlineas libres del encabezamiento. Lnea de identificacin en el margen izquierdo y nmero de pgina en el margen derecho.

27

MANUAL DE PRODUCCIN DE DOCUMENTOS

Toda acta debe llevar el nombre del grupo que se rene. Adems, se debe aclarar si es carcter ordinario o extraordinario. Debe expresar detalles intrascendentes. Se redactan en tiempo pasado, excepto las de descargo que deben redactarse en tiempo presente. Ningn prrafo debe iniciarse con gerundio. No se deben redactar con lenguaje telegrfico, ni presentar errores tcnicos, ortogrficos, gramaticales y puntuacin. Los prrafos deben ser concisos, claros y con nfasis en las decisiones tomadas. Cuando haya votaciones, se indica el nmero de los votos emitidos a favor, en contra y en blanco. En caso de nombramientos, se registran los resultaos y los nombres completos. 2.10.2 CARACTERSTICAS PRESENTACIN DE

28

2.10 ACTA Expresa lo tratado en una reunin o situacin especfica. Es un documento que adquiere valor administrativo, legal, jurdico e histrico desde el momento de su creacin. De acuerdo con la importancia o caractersticas especficas del acta, cada organizacin debe cumplir con lo ordenado en la legislacin vigente y en algunos casos se debe presentar ante la entidad competente; en este caso el acta se debe elaborar en el papel con membrete. 2.10.1 CARACTERSTICAS REDACCIN DE

Se pueden presentar en hojas sueltas o en libros que se destinen para el afecto. Las presentaciones originales y copias deben ser impecables, sin borrones ni repisados. Las actas de asambleas o juntas directivas se pueden llevar en un mismo. 2.10.3 ACTAS CLASIFICACIN DE

2.10.3.1 Registradas

MANUAL DE PRODUCCIN DE DOCUMENTOS

Documento que corresponde a reuniones de sociedades annimas, limitadas, en comandita, consejos y juntas directivas, que obligan a cumplir condiciones especficas de la entidad competente. 2.10.3.2 No Registradas 2.10.5.3 Encabezamiento Documento que constituye la memoria de las reuniones o actos administrativos. 2.10.4. CLASES DE ACTAS Actas comits: de consejo municipal, consejos, juntas directivas, entre otras. Actas de asambleas. Actas de reuniones administrativas. Actas de levantamiento de cadveres. Actas de baja de inventarios. Actas de eliminacin de documentos. Actas de sociedades Actas de entrega 2.10.5 PARTES DEL ACTA 2.10.5.1 Titulo El ttulo est conformado por el nombre del grupo que se rene, se escriben: Centrado. Mayscula sostenida. Se puede utilizar negrilla para resaltar. Est conformado por las palabras fecha, lugar, hora, lugar, asistentes, ausentes o invitados, cada una de ellas en mayscula sostenida. Los datos del encabezamiento van alineados y en mayscula. 2.10.5.3.1 Lugar de Origen y Fecha de Reunin Contra el margen izquierdo, a cuatro interlineas de la denominacin del documento, se escribe la palabra fecha, en mayscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se anota la ciudad o municipio donde se realizado la reunin y la fecha completa (da, mes, ao en minscula y ao sin separarlo con puntos). La ciudad separada de la fecha con una coma. 2.10.5.3.2 Hora Contra el margen izquierdo, a dos interlineas de la fecha se escribe la palabra hora en mayscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se escribe la hora que 2.10.5.2 Denominacin Documento Y Nmero del

Una o dos interlineas se ubica la palabra acta, en mayscula sostenida, centrada y a continuacin el nmero consecutivo que le corresponda.

29

MANUAL DE PRODUCCIN DE DOCUMENTOS

inicio y de reunin. finalizacin de la En reuniones o comits organizacionales internos. En caso de sociedades mercantiles, es necesario tener en cuenta que si los socios concurre a travs de apoderado, debe escribirse el nombre de este. 2.10.5.3.6 Invitados A continuacin de la lista de asistentes, a tres interlineas del ltimo nombre se escribe la palabra invitados, si los hay, en mayscula sostenida, seguida de dos puntos: (:) y contra el margen izquierdo. Los nombres y apellidos completos se escriben con mayscula inicial, sencilla y despus del tratamiento. 2.10.5.3.7 Ausentes Contra el marguen izquierdo, a dos interlineas del ltimo nombre y con mayscula inicial sostenida se escribe la frase orden del da, seguida de dos puntos (:). A dos interlineas contra la margen izquierda se enumeran los temas motivos de la ausencia. 2.10.5.4 Orden del Da En la lista de asistentes es necesarias aclarar cuando una persona lleva la representacin de otra: En caso de reuniones de sociedades que registran sus actas en la entidad completamente, se indica el nmero de derechos propios o ajenos representados. Contra el margen izquierdo, a dos interlineas del ltimo nombre y con mayscula sostenida se escribe la frase orden del da, seguida de dos puntos (:). A dos interlineas y contra el marguen izquierdo, se enumeran los temas de la reunin, con mayscula inicial identificndolos con nmeros

2.10.5.3.3 Lugar Contra el marguen izquierdo, a dos interlineas de la hora se escribe la palabra lugar, en mayscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se escribe el sitio de la reunin. 2.10.5.3.4 Asistentes Contra el margen izquierdo, a tres interlineas del lugar se escribe la palabra asistente, en mayscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente, se escribe el titulo o vocativo seguido de los nombres y apellidos completos con mayscula inicial, a interlineacin sencilla. El cargo que desempea cada uno en la reunin se separa del nombre con coma (,) y se sigue el orden jerrquico establecido para reunin. En caso de igual jerarqua, los nombres se presentan en orden alfabtico por apellidos. 2.10.5.3.5 Representaciones

30

MANUAL DE PRODUCCIN DE DOCUMENTOS

arbigos, todos a interlineado sencillo. Si el tema requiere de dos o ms renglones, el segundo y subsiguiente se escriben contra el marguen izquierdo interlineacin sencilla. Entre el tema y el tema se dejan dos interlineas. 2.10.5.5 Desarrollo Contra el margen izquierdo, a dos interlineas del ltimo tema y con mayscula sostenida se escribe la palabra desarrollo, seguida de dos puntos (:). A dos interlineas contra el marguen izquierdo, se inicia el primer tema con numero arbigo. A dos interlineas del ttulo del tema se inicia el desarrollo del texto correspondiente, escrito a interlineacin sencilla entre renglones y doble entre prrafos. Para escribir el numeral y el tema siguiente se dejan dos interlineas, separando los prrafos de cada numeral con una interlinea. 2.10.5.6 Compromisos Se recomienda implementar el uso de un instrumento de recordacin de actividades, tareas o compromisos asumidos en la reunin, especificado su nmero de acta, fecha de la realizacin y observaciones. 2.10.5.7 Convocatoria Si se programa una nueva reunin, se escribe la palabra convocatoria mayscula sostenida, a dos interlineas del ltimo rengln del texto contra el marguen izquierdo y con mayscula inicial, de cuatro a cinco interlineacin sencilla del nombre, con mayscula inicial y sin centrar. 2.10.5.8 Cargos Firmas, Nombres Y

El nombre completo de los firmantes responsables se escribe en mayscula sostenida o con mayscula inicial, de seis interlineas. El cargo se escribe a interlineacin sencilla del nombre, con mayscula inicial y sin centrar. Los nombres y los cargos de los firmantes autorizados se reparten de manera jerarqua.
31

2.10.5.9. Paginas SubsiguientesLneas de identificacin (margen izquierdo) nmero de pgina (margen derecho).

MANUAL DE PRODUCCIN DE DOCUMENTOS

Expresin en mayscula sostenida que se escribe contra el margen izquierdo. De tres o cuatro interlineas de la identificacin del documento. Los datos personales se presentan a las columnas y constan de los siguientes. enunciados: nombre, identificacin (cedula y libreta militar), fecha de nacimiento, estado civil, domicilio y telfono. Opcionales: licencia de conduccin, pasaporte, tarjeta (matricula) profesional. Los enunciados se escriben en mayscula sostenida, contra el margen izquierdo, seguidos de los dos puntos (:). 2.11 HOJA DE VIDA Resumen escrito y ordenado de la capacitacin profesional, experiencia laboral, correcta presentacin de la vida cotidiana. El objetivo principal es presentar potencial informacin al empleador posibilite una entrevista posterior. Relacin de los datos personales, estudios, experiencia y referencias que califican a una persona para el desarrollo de una determinada actividad. 2.11.1 CARGO Titulo de la posicin que ocupa una persona. 2.11.2 DATOS PERSONALES 2.11.2.3 Fecha De Nacimiento 2.11.2.1 Nombre La palabra NOMBRE se escribe en mayscula sostenida. A tres interlineas de la expresin DATOS PERSONALES. 2.11.2.2 Identificacin El enunciado IDENTIFICACION se escribe a dos reglones de la lnea anterior. Al frente se especifica la clase de documento, como tarjeta de identidad, cedula de ciudadana, libreta militar o cedula de extranjera con el nmero respectivo y la ciudad de expedicin. Se puede presentar en forma abreviada as: C.C., C.E. y T.I.

32

MANUAL DE PRODUCCIN DE DOCUMENTOS

La expresin FECHA DE NACIMIENTO se escribe a dos reglones de la lnea anterior. Al frente se anotan con mayscula inicial, el nombre de la ciudad y la fecha completa Separados por coma. 2.11.2.4 Domicilio El enunciado DOMICILIO se escribe en mayscula sostenida. A dos reglones de la lnea anterior. Al frente se anotan la direccin y la ciudad de residencia.
2.11.2.4 Telfono

2.11.3.1 Primarios Secundarios:

La palabra TELFONO se anota en mayscula sostenida. A dos reglones de la lnea anterior. Al frente se escribe el nmero telefnico, separado nicamente con espacio. 2.11.3 ESTUDIOS: Titulo en mayscula sostenida que se ubica contra el margen izquierdo. A tres renglones de la ltima lnea de los datos personales. Los estudios se presentan a dos columnas y constan de los siguientes enunciados: estudios primarios, segundarios, de posgrado y otros. Los enunciados se escriben en mayscula sostenida, contra el margen izquierdo, seguido de dos puntos (:)

El vocablo PRIMARIO O SECUNDARIO se escribe a tres interlineas del ttulo ESTUDIOS. Al frente, con la tabulacin establecida se anota el nombre del establecimiento, el ttulo obtenido o los periodos cursados, la ciudad y el ao de terminacin. El enunciado correspondiente se anota a dos interlineas del ltimo regln escrito. Al frente, con la tabulacin establecida, se registran el nombre del establecimiento Se puede suprimir la informacin sobre estudios primarios o secundarios cuando el aspirante es bachiller o universitario. 2.11.3.3 Estudios Complementarios Titulo en mayscula sostenida que se ubica contra el margen izquierdo, a tres interlineas del ltimo regln escrito. A tres interlineas del ttulo anterior, se relacionan a los cursos o seminarios, destacdnoslos en negrilla o en maysculas sostenida. 2.11.4 EXPERIENCIA Ttulo en mayscula sostenida que se ubica contra el margen izquierdo. A tres interlineas del ltimo regln.

33

MANUAL DE PRODUCCIN DE DOCUMENTOS

Se relacionan en los nombres de las empresas, los cargos y el tiempo de servicio, comenzando con el ltimo cargo desempeando. El nombre de la empresa se escribe en mayscula inicial y con la denominacin ms ampliamente conocida, es decir, nombre completo, sigla o acrnimo. El cargo desempeado se escribe a continuacin del nombre de la empresa, se destaca el cargo en negrilla o en mayscula sostenida. Cuando se considere necesario, pueden describirse las funciones desempeadas en el cargo que se desee destacar y el tiempo de servicio. 2.11.5 INVESTIGACIONES, PBLICAS Y OTROS La informacin relacionada con investigaciones, publicaciones afiliacin a entidades, distinciones recibidas y otros, se representa as: El ttulo que corresponda se escribe en mayscula sostenida, contra el margen izquierdo, a tres interlineas del ttulo se hace la primera descripcin. Los ttulos se destacan en negrilla o en mayscula sostenida. 2.11.6 REFERENCIAS Las referencias se clasifican en laborales y personales. Referencias laborales, se escriben en mayscula sostenida, contra el margen izquierdo, a tres interlineas del ltimo rengln escrito. Se escriben el nombre de la empresa y los datos de la persona que da la referencia (nombre, cargo que desempea, direccin y telfono). Las referencias personales, se escriben en mayscula sostenida contra el margen izquierdo, a tres interlineas del ltimo regln escrito. Los datos de la persona que da la referencia, como el nombre, la profesin o dignidad, subsiguientes se anota a un regln entre lneas y a dos entre prrafos.
2.11.7 NOMBRE Y FIRMA De acuerdo a seis interlineas del ltimo regln, contra el margen izquierdo. Se escribe el nombre completo, en mayscula sostenida y sobre este la firma correspondiente. 2.11.8 FECHA DE PRESENTACIN
34

De tres a cuatro interlineas del nombre se escriben la ciudad y la fecha de presentacin, separados por coma. 2.11.9 SUBSIGUIENTES PAGINAS

El encabezado se ubica entre 2cm y 3 cm del borde superior de la hoja y se escribe en mayscula inicial. La lnea de identificacin est constituida por el nombre del

MANUAL DE PRODUCCIN DE DOCUMENTOS

2.12.2 CERTIFICADOS Es un documento de carcter probatorio, pblico o privado, que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne (acontecimiento acompaado de formalidades necesarias para la validez de un acto judicial, juramentado, ceremonia, norma requiere registro notarial). Con base en el hecho o acto que se prueba, puede emitirse certificados de: Calificaciones obtenidas dentro de perodos acadmicos. Registro civil o parroquial de nacimiento, bautizo o de defuncin y becas, donaciones, exenciones, crditos, paz y salvos, resultados mdicos, documentos de identidad entre otros. 2.12.3 CARACTERSTICAS DE REDACCIN Y PRESENTACIN Su objetivo es dar a conocer la informacin de carcter personal. Se debe tener en cuenta los siguientes aspectos. Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa. Usar un tratamiento impersonal, respetuoso y corts. Empezar un estilo gramatical natural, sencillo y continuo. Utilizar los formatos establecidos en cada organizacin.

documento y el de quien presenta la de hoja vida. El primer prrafo de las paginas subsiguientes se inicia de dos a tres interlineas del encabezado 2.12 CONSTANCIAS CERTIFICADOS 2.12.1 CONSTANCIAS Es un documento de carcter probatorio, que no requiere solemnidad, puede ser personal. Segn el hecho o el acto se clasifican en Constancias para: Tiempo de servicio. Experiencia. Salarios u honorarios. Clases de trabajo. Cumplimiento de comisiones y comportamiento del trabajador, entre otros. Y

35

MANUAL DE PRODUCCIN DE DOCUMENTOS

Distribuir el texto de acuerdo con su extensin. Suministrar la informacin en forma personalizada y expandir siempre en original 2.12.4 PARTES 2.12.4.1 Cdigo: Es opcional; se escribe dos interlneas libre margen superior para los tres casos: 2.12.4.2 Lugar de Origen Puede ir al comienzo del documento o despus del cdigo o al final del texto. En cualquier caso, se escribe a tres interlneas libres del texto que lo procede. 2.12.4.3 Cargo El cargo de la persona responsable, se escribe en mayscula sostenida, centrado, precedido de los artculos l o la, tambin en mayscula sostenida, a una distancia entre cuatro o seis interlneas libres de la fecha y lugar de elaboracin (dependiendo de la extensin del texto). 2.12.4.4 Identificacin documento del 2.12.4.5 Texto Cada prrafo del texto se inicia con la ejecucin que, escrita en mayscula inicia, a cuatro interlneas libres de la identificacin. En el primer prrafo debe incluirse el tratamiento nombre completo del solicitante, en mayscula sostenida y el nmero de documento de identidad. En los siguientes prrafos al referirse al solicitante se debe hacer por el tratamiento y el apellido. En el ltimo prrafo se especfica el motivo por el cual se expide la certificacin o la constancia y de preferencia se incluye el destinatario. Los prrafos se separan con unas o dos interlneas, segn la extensin del texto. 2.12.4.6 Remitente Responsables Y Firmas

36

Se utiliza de igual forma que en la elaboracin de la carta.

Las expresiones certifican o hace constar, se escriben seguidas de dos puntos (:). Se ubica a cuatro o cinco interlneas libres del cargo, centradas y en maysculas sostenidas.

MANUAL DE PRODUCCIN DE DOCUMENTOS

administrativo o en el cumplimiento de sus funciones. Cuando existan anexos en un informe, se recomienda hacer su identificacin, descripcin o aclaracin dentro del texto. 2.13.1 CARACTERSTICAS DE REDACCIN Y PRESENTACIN En los informes se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: Tratar un solo tema por informe. Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa. Usar tratamiento. Redactar en forma impersonal (se proyecta, se estudi). Disponer el orden en que se van a describir y contar las actividades realizadas. Elegir un lenguaje tcnico adecuado, as como el tono para presentar los hechos. En relacin con la numeracin de las pginas subsiguientes se coloca el nombre del informe y la numeracin de la pgina. 2.13.2 UTILIZACIN INFORME DEL

CERTIFICADO

37

2.13 INFORME La expedicin de informes est a cargo de funcionarios o empleados autorizados, mediante acto

De acuerdo con los objetivos del informe, se recomienda que el remitente tenga en cuenta los siguientes usos: Regular o aclarar una situacin.

MANUAL DE PRODUCCIN DE DOCUMENTOS

Informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer requerimientos. Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto. Reiterar una informacin, un requerimiento o solicitud urgente. Impugnar o corregir una situacin. Presentar detalles sobre un aspecto determinado. 2.13.3 CLASES DE INFORMES 2.13.3.1.1 Partes 2.13.3.1 Resumen ejecutivo 2.13.3.1.1.2 Encabezamiento Este tipo de informe breve se usa para: Informar sobre el desarrollo de un evento organizacional. Dejar constancia del procedimiento realizado durante la verificacin de asuntos administrativos. Reportar eventos extraordinarios ocurridos durante una reunin. Dar a conocer diferentes aspectos sobre visitas administrativas o de verificacin. Presentar resumen de un proceso de evaluacin y certificacin. Elaborar resumen sobre el comportamiento inadecuado de un equipo o maquinaria grupo de personas o de un individuo. Pueden tener o no portada. En caso de un tenerla se remplaza por un encabezamiento. Se recomienda resumen incluya: que el 2.13.3.1.1.5 Cdigo Est compuesto por los elementos que se describen a continuacin. 2.13.3.1.1.3 Razn social Solo se escribe cuando el papel o soporte no tiene membrete que identifique a la organizacin. En este caso se ubica dentro de los tres o cuatro centmetros del margen superior de la hoja contra el margen izquierdo y en mayscula sostenida. 2.13.3.1.1.4 Dependencia Corresponde a la seccin, departamento o divisin donde se origina el resumen. Se escribe dejando de cero a una interlnea libre del margen superior de la hoja (3 cm 4 cm), con mayscula y sobre el margen izquierdo. Encabezamiento, conformado por razn social, dependencia, nmero o cdigo, titulo, lugar de origen y fecha de elaboracin. Autora del resumen ejecutivo. Objetivos. Numerales o temas. Conclusiones y recomendaciones. Firma

38

MANUAL DE PRODUCCIN DE DOCUMENTOS

Cuando exista cdigo de la dependencia o codificacin especial de los informes (resmenes ejecutivos), se escribe en la misma lnea de la dependencia. 2.13.3.1.1.6 Ttulo El resumen ejecutivo puede tener uno o varios objetivos que describen, en forma breve, el propsito de los mismos. Se pueden enunciar en un solo prrafo o presentarlos as: De dos a tres interlneas libres del ltimo responsable del resumen y sobre el margen izquierdo, se escriben la palabra objetivo(s) seguida de (:) y con mayscula sostenida. 2.13.3.1.1.10 Temas o numerales El resumen ejecutivo, generalmente, contiene uno o varios, temas precisos y sucintos. Si es ms de uno, se enumeran y enuncian. Se inician a dos interlneas libre para digitar el texto correspondiente. 2.13.3.1.1.11 subsiguientes Pginas

Es el tema sobre el cual trata el resumen ejecutivo. Se escribe a dos interlneas libres de la dependencia, con mayscula y centrado. 2.13.3.1.1.7 Lugar de origen y fecha de elaboracin Se escribe contra el margen izquierdo, a 2 3 interlneas libres del ttulo, en mayscula sostenida y seguida de dos puntos (:). 2.13.3.1.1.8 Autora del resumen ejecutivo Contra el margen izquierdo y en mayscula inicial, seguido de dos puntos, se escribe a dos interlneas libres de la fecha, precedidos por las expresiones elaborado por, preparado por, o responsable. Los datos de la fecha de elaboracin y del responsable del resumen se alinean. En caso de varios autores, se tiene en cuenta que si hay autor y coautor, aparecen en ese orden por orden alfabtico de apellido. 2.13.3.1.1.9 Objetivo

39

Se deben identificar, de acuerdo con los numerales de cada hoja. Se escribe el nombre del informe y el nmero correspondiente de la hoja. 2.13.3.1.1.12 Conclusiones Es fundamental que las palabras conclusiones, recomendaciones, sugerencias o propuestas se escriban en maysculas sostenidas y contra el margen izquierdo, a dos interlneas libres del ltimo rengln del texto. La

MANUAL DE PRODUCCIN DE DOCUMENTOS

primera lnea de escritura se inicia a dos interlneas del ttulo. 2.13.3.1.1.13 Nombres, cargos y firmas Al finalizar el cuerpo del resumen ejecutivo, el autor o autores lo deben firmar. El nombre se anota en mayscula sostenido, de cuatro a seis interlneas libres el ltimo prrafo y a continuacin se escribe el cargo. 2.13.3.1.1.14 Rbrica Segn el tema tratado en el resumen ejecutivo y por seguridad, el autor o autores pueden escribir su rbrica en cada una de las hojas del mismo, en la parte inferior al margen izquierdo. 2.13.3.1.1.15 Lneas especiales Cuando se tienen anexos, copias, redactor y transcriptor. Las interlneas sencillas se dejan entre cada uno de estos.

40

2.14 TARJETAS PROTOCOLARIAS Estas tarjetas forman parte de las comunicaciones organizacionales

MANUAL DE PRODUCCIN DE DOCUMENTOS

escritas para el manejo de las relaciones pblicas y de negocios. Proyectan no solo la imagen corporativa, sino tambin la de los ejecutivos y de aquellas personas que manejan todo lo relacionado con oferta, venta de bienes y servicios. 2.14.1 TARJETAS PRESENTACIN DE d. Direccin, consultorio u oficina, telfono fijo y mvil, telefax, apartado, correo electrnico, sitio web. e. Ciudad o municipio y pas.

Buscan facilitar a quien las recibe Tener la informacin para contactar al directivo o funcionario requerido. Se debe contener la siguiente informacin: a. Logotipo de la organizacin (adaptado al tamao de la tarjeta). b. Razn social completa con el acrnimo o sigla que lo representa. c. Nombres y apellidos completos del directivo o funcionario de la organizacin que va a utilizar la tarjeta. d. Cargo que desempea. e. Direccin, telfonos fijos y mviles, telefax, apartado, correo electrnico, sitio web, si lo tiene, ciudad o municipio y pas. Para profesionales independientes, se debe incluir: a. Nombres y apellidos completos. b. Profesin y servicios que ofrece. c. Universidad de donde egreso.

2.14.2 TARJETAS INVITACIN

DE

Contienen: a. Logotipo, escudo o nombre de la organizacin. b. Nombre completo del que invita. c. Titulo o texto impreso donde mencione el deseo de invitar y el motivo del acontecimiento. d. Direccin (cuando sea necesario, se recomienda incluir un mapa para la ubicacin del sitio). e. Da, hora. f. Nmero de telfono. g. De acuerdo con las necesidades del evento, se debera escribir la frase favor confirmar asistencia.

41

MANUAL DE PRODUCCIN DE DOCUMENTOS

d. Nombre completo de la persona a quien se le enva. e. Ciudad o municipio y fecha.

2.14.3 TARJETAS AGRADECIMIENTO FELICITACIN

DE Y

Las de agradecimiento incluyen mensajes que expresan gratitud. Su estilo requiere pertinencia de acuerdo con la ocasin y preferencias del remitente. Se recomienda que estas tarjetas contengan: a. Logotipo, escudo o nombre de la organizacin del remitente. b. Nombres, apellidos y cargo de quien enva los agradecimientos. c. Texto o motivo d. Nombres, apellidos y cargo de la persona a quien se le enva. e. Cuidad o municipio y fecha. Las de felicitacin sirven para expresar sentimientos corporativos y personales. Se aconseja que su texto o mensaje sea breve, coherente y cordial. Incluyen: a. Logotipo, escudo o nombre de la organizacin del remitente. b. Nombres, apellidos y cargo de quien enva la felicitacin. c. Texto o motivo.

2.15 SOBRES COMERCIALES El sobre tiene por propsito ser la cubierta de los documentos, para su entrega o envi. 2.15.1 CARACTERSTICAS LA PRESENTACIN DE
42

Al registrar los datos del destinatario, stos deben ser iguales a los consignados en la comunicacin en forma clara y completa. Se recomienda que el sobre coincida en color, calidad y diseo con la papelera de la organizacin. Se recomienda que el sobre tenga impreso el membrete de la organizacin. Para el diseo de sobres grandes, se recomienda tener en cuenta las zonas, con la posibilidad de aumentar sus medidas horizontales y verticales. Se sugiere que el tamao del sobre para el envo de anexos permita guardarlos sin dobleces. Para distribuir mejor la informacin en un sobre de tamao

MANUAL DE PRODUCCIN DE DOCUMENTOS

grande, se recomienda escribir los datos del destinatario en mayscula sostenida, a interlineacin de uno y medio, en el tercio que le corresponda. La impresin de los datos tanto del remitente como del destinatario, en sobres grandes puede hacerse en sentido vertical u horizontal. Para las organizaciones que manejan el correo centralizado, se recomienda escribir en el sobre el nombre o cdigo de la dependencia remitente, debajo de la informacin de la zona 1. Cuando se utilizan servicios especiales de correo, se escribe el nmero de telfono (fijo o mvil) del destinatario en el rengln anterior al lugar de origen t el del remitente debajo de los datos de la zona 1. Al utilizar etiqueta, sta debe adherirse centrada en el segundo tercio del sobre. Se recomienda que tenga el tamao apropiado para escribir los datos completos del destinatario. 2.15.2 CLASES DE SOBRES 2.15.2.1 Segn su uso los sobres se clasifican en a. Sobre oficio con ventanilla o sin ventanilla. b. Sobre carta con ventanilla o sin ventanilla. c. Sobre para tarjeta. d. Sobre de manila (extra oficio, oficio, carta, y media carta con ventanilla y sin ventanilla). 2.15.2.2 De destino: a. b. c. acuerdo con su

Local Nacional Internacional

2.15.3 UTILIZACIN Proteger el informacin. documento y la

2.15.4 MODELOS 2.15.4.1 Modelo 1 Para efecto de la impresin los datos, se determinan tres zonas: en la zona 1 y 2 se imprimen los datos del remitente y la zona 3 se deja libre para uso exclusivo de la oficina de correos. 2.15.4.2 Modelo 2 Tiene dos zonas: la zona 1 donde se imprimen los datos del remitente y la zona 2 para los sellos de la oficina de correos. 2.15.5 ZONAS 2.15.5.1 Zona 1 Espacio destinado para la ubicacin de la razn social, sigla o acrnimo y NI.T de la entidad que remite. 2.15.5.2 Zona 2 Espacio destinado impresin de la para la direccin

43

MANUAL DE PRODUCCIN DE DOCUMENTOS

topogrfica y electrnica, fax, pgina web, el apartado areo, el telfono fijo o mvil, el nombre de la ciudad o municipio de origen, el pas y otras menciones obligatorias, segn disposiciones legales. 2.15.5.3 Zona 3 Espacio superior derecho para uso exclusivo de la oficina de correos. Los datos del destinatario se ubican centrados en el segundo tercio sin sobrepasarlo, de acuerdo con el tamao del sobre; su distribucin debe ser armnica. Se dirige en forma en forma personalizada. Estos datos se escriben en interlineacin sencilla y pueden ocupar hasta ocho renglones. 2.15.6.1 Tratamiento o ttulo Se escribe con mayscula inicial. 2.15.6.2 Nombre Se escribe en la segunda lnea con mayscula sostenida o mayscula inicial. De preferencia con los apellidos, no se usa negrilla. 2.15.6.3 Cargo Se escriben en mayscula inicial Los cargos muy extensos se pueden repartir en dos lneas con particin silbica. 2.15.6.4 Organizacin Se escribe en la lnea siguiente al cargo con la denominacin ms conocida, razn social, acrnimo o sigla. Cuando se escribe el nombre completo, la escritura se hace con mayscula inicial y respetando las denominaciones Ltda., S.A. y otras que puede contener la razn social. Las siglas compuestas por la letra inicial de cada palabra de la razn social se escriben en

44

2.15.6 PARTES Para su distribucin, el sobre se visualiza en tercios y se distribuye as: En el tercio izquierdo se escribe la informacin como. Confidencial, personal, contiene disquete, videocinta, CD-ROM, entre otros, en mayscula sostenida. En el tercio central se escriben los datos del destinatario. En el tercio derecho es para uso exclusivo de la oficina de correos.

MANUAL DE PRODUCCIN DE DOCUMENTOS

mayscula sostenida. Con punto o no, segn este registrado. 2.15.6.5 Direccin o apartado La direccin consta de una de las siguientes nominaciones: calle, avenida, carrera, diagonal o transversal con su respectivo numero y sin abreviaturas. Se dejan tres espacios entre el nmero de la calle (entre otros) y el de la puerta. 2.15.6.6 Destino Puede ser local, nacional o internacional. Se escribe con mayscula inicial. 2.15.6.6.1 Local Si el destino es en la misma ciudad o municipio. Se escribe este nombre en mayscula inicial. 2.15.6.6.2 Nacional Se escribe nombres de ciudad y departamento correspondiente separados por coma (,) y con mayscula inicial. 2.15.6.6.3 Internacional La informacin debe ir en el idioma inicial del destino o en ingles, a interlineacin sencilla. El nombre del destinatario debe ir mayscula sostenida.

3. BIBLIOGRAA Norma Tcnica Colombiana GTC185, Documentacin Organizacional de fecha 2009/09/30, editada por el Instituto Colombiano de Normas Tcnicas y Certificacin.
45

4. GLOSARIO TERMINOS Y DEFINICIONES Para los propsitos de este documento normativo se aplican los siguientes trminos y definiciones. Abreviatura. Representacin de una palabra o grupo de palabras, obtenida por eliminacin de algunas de las letras, de su escritura completa, y que siempre se cierra con un punto. Acrnimo. Vocablo conformado por diferentes letras iniciales de una razn social. Acta. Documento o elemento que se adjunta a la comunicacin o al

MANUAL DE PRODUCCIN DE DOCUMENTOS

informe; sirve para complementar y aclarar. Asunto. Sntesis del contenido de la comunicacin. Bibliografa. Relacin alfabtica de fuentes documentales sobre una materia o asunto determinado, registrados en cualquier soporte fsico, consultadas por el investigador para sustentar sus escritos. Captulo. Divisin que se hace en los libros y en cualquier otro escrito para organizar y facilitar la comprensin del texto. Cargo. Nombre de la posicin que ocupa la persona de expedir el documento. Carta. Comunicacin escrita que se utiliza en las relaciones entre organizaciones y personas naturales; igualmente, en las relaciones entre las organizaciones y sus empleados. Certificado. Documento de carcter probatorio, pblico o privado, que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne. Circular. Comunicacin escrita de inters comn, con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo especfico de personas tanto interna como externamente. Cita. Pasaje, prrafo o proposicin que proviene de alguien diferente al autor del informe, para apoyar o corroborar la propia idea o para compararla. Cdigo. Sistemas que identifican el departamento, el rea o la seccin que produce el documento con sus respectivas series. Hace referencia a la identificacin numrica, alfabtica, alfanumrica y otros, de la dependencia en la organizacin, seguida de la serie documental, en caso de que exista. Conclusiones. Juicio y razonando del anlisis sobre los resultados del informe, presentados de manera directa, clara, concisa y lgica. Constancia. Documento carcter probatorio, que requiere solemnidad. de no

46

Contenido. En esta pgina se enuncia los ttulos de primero, segundo, tercer y cuarto nivel y la relacin de los materiales complementarios del trabajo, en el mismo orden en que aparecen y los nmeros donde se encuentran. Convocatoria. Acuerdo de fecha, hora y lugar para la siguiente reunin. Copia. Fiel documento. reproduccin del

MANUAL DE PRODUCCIN DE DOCUMENTOS

Cubierta. Parte exterior que cubre las hojas internas; suele reproducir los datos de la portada. Desarrollo. Descripcin de los asuntos tratados en una reunin. Despedida. Palabras o frase de cortesa con la cual se finaliza una comunicacin. Destinatario. Persona a quien va dirigida la comunicacin Encabezado. Ttulo de la comunicacin que se realiza. Lnea de identificacin para indicar la continuidad del documento. Encabezamiento. Conjunto de palabras con que se inicia un documento, segn el tipo de comunicacin. Palabras fijas que sirven de gua para establecer el inicio de un documento. Espacio. Distancia horizontal de la escritura, entre palabras o cifras, o ambas. Esquema. Representacin grfica y simblica de la distribucin que deben tener los textos de los documentos. Estilo. Distribucin de las diferentes lneas conforman la comunicacin Experiencia. proporciona habilidad o hacer algo. Practica que conocimiento, competencia para Figura. Grficos, dibujos, planos, fotografas, mapas, diagramas o esquemas. Foliar. Accin de numerar las hojas. Folio. Hoja Fuente o tipo de letra. Tamao de los caracteres utilizados en la edicin de un documento. Fuente bibliogrfica. Lista de fuentes consultadas que estn relacionadas con el tema. Glosario. Lista alfabtica de trminos con sus definiciones y explicaciones, necesarias para la comprensin del documento. Ilustracin. Representacin de un objeto. Tabla, figura u otro material grafico que aparece en el cuerpo del documento para ampliar, completar y ejemplificar el texto. ndice. Lista opcional pormenorizada y especializada de los diversos trminos precisos (geogrficos, onomsticos, autores, temas y otros) que se incluyen en el documento, para facilitar su ubicacin en el texto. Informe. Documento que describe o da a conocer datos precisos sobre el estado de cualquier actividad, estudio o proyecto relativo a un caso concreto para conocer resultados de procesos administrativos.

47

MANUAL DE PRODUCCIN DE DOCUMENTOS

Interlinea. Distancia vertical entre dos renglones Interlinea escritura. libre. Rengln sin organizaciones para tratar asuntos internos. Mensaje electrnico. Comunicacin escrita, a travs de internet. Modelo. Esquema de distribucin de zonas que le permite a la organizacin la diagramacin de su papelera. Nota de pie de pgina. Aclaracin del autor del informe para ampliar o completar una idea expresada en el texto. Nivel. Ubicacin, dentro de la jerarqua de los elementos temticos que conforman un documento. Objetivo. Describe la finalidad del informe corto. Orden del da. Relacin de temas que se han de tratar en una reunin. Pgina. Cara de una hoja. Lo escrito o impreso en una cara del papel. Paginar. paginas. Accin de numerar

Introduccin. Escrito, como prembulo, que expone brevemente el contenido, el alcance y objetivos del informe extenso. Lneas especiales. Lneas de anexos, copia e identificacin del transcriptor. Logotipo. Smbolo que identifica a la organizacin. Proyecta la imagen corporativa y hace fcil la identificacin de la entidad que genera o produce la comunicacin. Mrgenes. Distancia que queda en blanco en cada uno de los cuatro lados de una pgina impresa. Material complementario. Parte agregada o anexa a una obra que la complementa directa o indirectamente; separada fsicamente del documento que contiene la parte principal de la misma que, con frecuencia, es de naturaleza diferente de esta, por ejemplo: mapas, folletos, entre otros. Membrete. Inscripcin impresa del conjunto de datos que identifican a una persona natural o jurdica. Memorando. Comunicacin escrita que se emplea en las

48

Portada. Primera pgina del informe; contiene los datos requeridos para la identificacin de documento. Radicacin. Procedimiento por el cual las entidades asignan un nmero consecutivo a las

MANUAL DE PRODUCCIN DE DOCUMENTOS

comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o envi, con el propsito de oficializar el trmite y cumplir con los trminos de vencimiento que establezca la ley. Razn social. Nombre identifica a una organizacin que Rengln. Serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal. Resumen ejecutivo. Exposicin sucinta de un tema que debe quedar por escrito. Informe breve que se limita a precisar el desarrollo de acciones ejecutivas. Rubrica. Rasgo de figura determinada, que cada persona escribe como parte de la firma, despus de su nombre o titulo. Saludo. Frase de cortesa en la cual se inicia la comunicacin. Sigla. Abreviatura conformada por letras iniciales de cada palabra de una razn social. Sobre. Cubierta que guarda y protege un documento, para su entrega o envi. Soporte. Medio fsico para registrar informacin escrita, sonora, visual, electromagntica, disco ptico, entre otros. Subdivisin. Cada parte en que se fracciona un capitulo. Corresponde a temas y subtemas. Tabulado. Espacio determinado para escribir datos en columnas. Tercio. Cada una de las tres partes en que se visualiza el sobre. Texto. En las comunicaciones organizacionales, es el contenido del mensaje.

Recomendacin. Formulacin concisa de acciones necesarias, como resultados directo de las conclusiones que se consideran alcanzadas. Redactor. Persona que genera y plasma ideas en una comunicacin. Referencias bibliogrfica. Conjunto de datos suficientemente precisos ordenados, los cuales facilitan la identificacin de una fuente documental o parte de ella. Registro. Procedimiento por el cual las entidades ingresan en sus sistemas de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como: nombre de la persona, entidad remitente o destinataria, nombre o cdigo de la(s) dependencia(s) competente(s), numero de radicacin, nombre del funcionario responsable del trmite, anexos y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros. Remitente. Nombre, apellidos y cargo del firmante.

49

MANUAL DE PRODUCCIN DE DOCUMENTOS

Ttulo. Palabras o frase con la cual el autor denomina e identifica un documento o cada uno de los temas divisiones o subdivisiones de un escrito o una publicacin. Transcriptor. Persona responsable de elaborar, digitar o transcribir la comunicacin. Vieta. Smbolo que se le coloca para separar series o prrafos que no estn numerados en un trabajo escrito. Zona. Espacio predeterminado para ubicacin de un conjunto de datos impresos o escritos.

50