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COMPRAS Y SUMINISTROS: Jefe de Compras.

Josas Avila Esta unidad asegura el funcionamiento de las distintas unidades tcnicoadministrativas de CONALFA a travs de coordinar, agilizar y controlar el proceso de adquisicin de bienes y servicios con el fin de que se realicen oportunamente y de acuerdo a las polticas, normas y procedimientos establecidos. La persona que opte por este cargo tiene que tener las cualidades siguientes: Grado acadmico de Licenciado, preferiblemente Contador Pblico y Auditor, que tenga conocimientos de los sistemas de Guatecompras y Sicoin, tener experiencia como mnimo 3 aos en el rea de compras y contrataciones en una institucin o dependencia del Estado, tener habilidades en anlisis de documentos, elaboracin de informes, habilidad numrica, liderazgo y comunicacin. El encargado de esta unidad tiene como funciones las siguientes: Planifica, organiza, coordina, supervisa y controla las actividades desarrolladas por el personal de compras. Da seguimiento a los diversos eventos de los procesos de compras. Elabora rdenes de compra en el sistema de gestin SIGES. Analiza y autoriza pedidos de compras. Firma cheques de caja chica para adquisicin de bienes y contrataciones por montos menores de Q. 999.00. Evala y controla los suministros que se encuentran en el sistema de compras. Realiza publicaciones en el sistema de Guatecompras Revisa bases para eventos de cotizacin. As como tiene funciones tambin tiene responsabilidades, ser responsable de activos que equivalen a un monto de Q. 20,000.00 a Q. 60,000.00, tambin tendr la responsabilidad de informar a CONALFA de todo lo relacionado a informacin financiera, documentos contables, cheques, informacin de proveedores, informacin sobre eventos de compra. Este trabajo se desarrollar en un 60% en oficina privada, en este cargo tambin se corre el riesgo de tener accidentes de trnsito en la realizacin de comisiones de trabajo.

Al desempear este cargo la persona tendr que relacionarse internamente con clientes y proveedores, as como externamente con proveedores de CONALFA, tambin con el Ministerio de Finanzas Pblicas.

Tcnico en Compras:

Esta persona tendr como misin desarrollar eficazmente las actividades del proceso de adquisicin de bienes y servicios con el fin de que se realicen oportunamente y de acuerdo a las polticas, normas y procedimientos establecidos. Entre algunas de las funciones que tendr que realizar se encuentran las siguientes: Elaborar cronogramas de eventos de cotizacin y licitacin. Elaborar proyectos de bases de cotizacin y licitacin. Integra expedientes de cotizacin y licitacin. Lleva el control de cada uno de los expedientes. Elabora certificaciones de actas. Lleva el control de los libros de actas de hojas movibles. Elabora oficios relacionados con eventos de cotizacin. Apoya a las Juntas de cotizacin respecto a los proyectos de actas, sumarios, informes y tiles necesarios para el manejo de la informacin. Entrega de invitaciones a proveedores para los diferentes eventos de cotizacin. Solicita Cotizaciones a Proveedores, en compras menores de Q. 30,000.00. Elabora cuadros de anlisis comparativos de precios de las cotizaciones recibidas a los proveedores. Elabora rdenes de compra y pago en el SIGES. Efecta compras por medio de caja chica. Elabora cheques voucher Efecta pagos a proveedores. Razona facturas. Elabora correspondencia Elabora conciliaciones bancarias. Ingresa valores al formato de fondo de caja chica, clasificndolos con su respectivo grupo y rengln presupuestario en el sistema SICOIN.

Ejecuta traslados de las liquidaciones del fondo de caja chica. Esta persona tambin se tendr que relacionar profesionalmente tanto interna como externamente, con proveedores y clientes de CONALFA. Tendr la responsabilidad de informar sobre todo lo relacionado a la informacin financiera de CONALFA, documentos contables, informacin de proveedores e informacin sobre eventos de compra. El trabajo se realizar en un 60% en oficina compartida. Para poder optar a este puesto se tendr que tener como mnimo, haber aprobado el tercer ao o su equivalente en cursos de una carrera de ciencias econmicas, preferentemente Contadura Pblica y Auditora, Administracin de Empresas o Economa, conocimientos del sistema de Guatecompras y SICOIN, dos aos en el rea de tesorera en una institucin o dependencia del Estado, manejo de paquetes de computacin (Microsoft Office), tambin se le requiere que tenga habilidad numrica, comunicacin y relaciones humanas. Preguntas: 1. Existe una persona encargada de resguardar todo los suministros utilizados por CONALFA? 2. Existe documentacin que respalde las entradas y salidas de materiales utilizados por los facilitadores de CONALFA?

3. Cuenta la institucin con manuales y polticas internas que regulen las compras y suministros? 4. Se mantiene un archivo que resguarde toda la documentacin correspondiente a compras, ordenes de compras etc?

5. Se encuentran debidamente autorizadas todas las compras, por personas competentes? 6. Estn asegurados todos los suministros contra todos los riesgos que se corren dentro de la entidad?

7. Las cancelaciones de facturas por compras son autorizadas por personas competentes? 8. Las compras son realizadas por medio de rdenes de compra, y estn prenumeradas y debidamente autorizadas? 9. Son aprobados todos los precios de compra? 10. Se preparan informes de recepcin de mercadera o productos y estn debidamente prenumerados? 11. Se notifica inmediatamente al Departamento de Contabilidad sobre las mercancas devueltas a los proveedores? 12. Son registradas las facturas de los proveedores inmediatamente despus de recibidas? 13. Son verificadas las facturas contra las rdenes de compra y con los informes de recepcin en cuanto a precios, condiciones y calidad? 14. Se le da adecuado seguimiento a las rdenes de compra pendientes de recibirse? 15. Son contabilizadas adecuadamente todas las compras? 16. Se cuenta con registro de inventarios de materiales didcticos?

YANNGEND PEREZ MARTINEZ

Almacn y bodega Jefe de almacn: Vela porque los programas de alfabetizacin a nivel nacional cuenten con los viene, materiales y suministros necesarios para el desarrollo de las actividades, para lo cual coordina la ejecucin de actividades de almacenaje y bodega de materiales, mobiliario y equipo. Planifica y controla las actividades relacionadas con el almacenaje y bodega como inventario, elabora planes para su rea de acuerdo al Poa institucional, resuelve dudas con respecto a dicha rea a conalfa, lleva un registro as mismo es el encargado de revisar y firmar las requisiciones de almacn. Bodeguero departamental: Lleva control de materiales didcticos, activos fijos y fungibles que se encuentren en la coordinacin departamental, as como atiende requisiciones de bienes y servicios que plantea el personal de la coordinacin para la ejecucin de los planes y programas de trabajo y el alcance de sus metas del programa nacional de alfabetizacin. Controla y ordena el rea de bodega, atiende solicitudes de materiales o enseres fungibles, gestiona la requisicin de tarjetas kardex, realiza informes mensuales e inventario fsico, entrega tarjetas de responsabilidad para el personal.

Preguntas: Qu procedimiento utiliza el personal para solicitar materiales o enseres y a quien se lo solicita? A quin y en que cado entrega tarjetas de responsabilidad?

En algn momento el bodeguero departamental realiza compras directamente o solo recibe insumos por parte de conalfa? si el bodeguero departamental realiza compras cual es el proceso que sigue para ello?