ORGANIZACION Y COMERCIALIZACION DE EVENTOS

Definicin de banquetes
La palabra banquete es derivada del italiano bachetto que quiere decir banco alrededor de la mesa, como tambin proviene de la palabra francesa bane que quiere decir comida en compaa. (Correa, 1997)

Concepto de banquetes
Un banquete es una comida o cena esplendida a la que concurren muchas personas para celebrar algn acontecimiento especial como una boda, un baile de quince aos, o bien un banquete de clausura que se acostumbra a ofrecer a los participantes de una convencin. Es el trmino empleado para cubrir el servicio de reuniones especiales en un establecimiento, est separado del servicio normal y se encuentra en los diversos restaurantes y salones, incluyen reuniones tales como comidas, conferencias cocteles, cenas bailes etc., en los grandes establecimientos de primera clase las reuniones tendrn un lugar especial para cada evento. (Correa, 1997) Hoy en da los banquetes son actos muy generalizados que se producen por diversos motivos, debido a la necesidad de contactos con las persona. Aunque las costumbres y los mens han sufrido una gran transformacin, su finalidad en lneas generales, deja en segundo plano el factor comida; ya que el motivo principal en la mayora de los casos salvo los banquetes tradicionales, es reunir a un determinado nmero de personas para un fin determinado. Es una comida esplendida a la concurren muchas personas para celebrar algn acontecimiento especial.

Mtra. Edith Melndez Ibarra

emelendez@uv.mx

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Los banquetes se clasifican en:
Bodas -Bailes de empresas -Desfiles de moda Cenas de Gala -Homenajes -Comidas de Negocios Cenas de Fin de ao y Reyes -Seminarios -Presentacin de personajes Congresos -Conferencias -Cumpleaos Cocteles con distintos motivos -Rueda de prensa -Inauguraciones

Objetivo de los banquetes

Ofrecer un excelente servicio con la mayor eficiencia, rapidez y calidad al cliente solicitante. Su objetivo principal es vender eventos (banquetes) toda la poca del ao. El rea de ventas en una empresa de banquetes es la responsable de promocionar y ofrecer los servicios con que cuenta sta, dirigindose a todo tipos de empresas, a particulares y a grupos y convenciones que requieran de banquetes proporcionando un excelente servicio al cliente para que quede satisfecho y con deseos de regresar solicitar los servicios as como es posible que lo recomiende.

Generalidades de los manuales administrativos

La historia de los manuales como herramienta de la administracin es prcticamente reciente. El surgimiento de los manuales en las empresas datan de la segunda guerra mundial surgieron por la falta y necesidad de personal capacitado. El empleo de los manuales se cre como auxiliar para obtener el control deseado del personal de una organizacin y las polticas, estructura funcional, procedimientos y otras prcticas del organismo para que al que est trabajando puedan drsele de manera sencilla, directa, uniforme y autorizada mediante los manuales.

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Cabe mencionar que muchos de los primeros manuales adolecan de defectos tcnicos, pero es innegable que fueron de gran utilidad en adiestramiento de nuevo personal. Con el transcurrir de los aos los manuales se fueron integrando a las empresas, con adaptaciones ms tcnicas aplicndolas a diversas funciones operacionales (promocin, ventas, finanzas, etc.). Los manuales proporcionaban informacin e instrucciones que facilitaban las actividades de cada individuo en esa poca. (Valencia, 1992)

Concepto
Un manual es un documento el cual se elabora como gua para la actuacin individual o por funciones, como consecuencia lgica de intentar un control adecuado dentro de la diversidad de actividades que en la empresa se llevan a cabo. Es por lo anterior que se considera necesario que uno de los proyectos inmediatos que se deben emprender en la empresa, es la preparacin de un manual administrativo que permita dar a conocer y aclarar los objetivos, las polticas a seguir, la estructura y las funciones, las tcnicas de mtodos y sistemas para el desarrollo propio de las funciones. Es conveniente analizar la opinin de algunos autores, a fin de contar con una idea ms amplia que nos permita aclarar en qu consiste un manual. A continuacin se muestran algunas de estas definiciones. Agustn Reyes Ponce, opina que el concepto de un manual es emprico, variable y fcil de comprender. Significa un folleto, libro, carpeta, etc., en los que una forma (manuable) se concentra en forma sistemtica, una serie de elementos administrativos, un fin concreto. Para orientar y uniformar la conducta que se pretende entre cada grupo humano en la empresa. (Ponce, 1999) Duhalt Graus Miguel A. lo define como: Un documento que contiene, en forma ordenada y sistemtica, informacin y o instrucciones sobre historia, organizacin,

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poltica y procedimientos de una empresa, que se consideran necesarios para la mejor ejecucin del trabajo. (Valencia, 1992) Granma Kellog, el manual presenta sistemas y tcnicas especficas. Seala el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier grupo de trabajo que desempea responsabilidades especficas. Un procedimiento por escrito significa establecer debidamente un mtodo estndar para ejecutar algn trabajo. Para Monch y Garca define a los manuales como documentos de tallados, que contiene en forma ordenada y sistemtica, informacin acerca de la organizacin de la empresa. Terry G.R. lo define como un registro escrito de informacin e instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa. Un manual es un conjunto de documentos que partieron de los objetivos fijados y las polticas implantadas para lograrlo, seala la secuencia lgica y cronolgica de una serie de actividades traducidas a un procedimiento determinado, deseado de los esfuerzos del personal. Por medio de estos indicando quien lo realizar, que actividades han de desempearse y la justificacin de todas y cada una de ellas, de tal forma que sustituyen una gua para el personal que ha de realizarlas. Los manuales administrativos son elementos bsicos de referencia y auxilio en las empresas, para obtener el control de los manuales puede proporcionarse al personal sus deberes y responsabilidades, los segmentos de trabajo, polticas y objetivos de la empresa en forma sencilla, directa y autorizada. Los manuales tienen objetivos claros, los cuales son importantes analizarlos.

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Objetivo de los Manuales
As mismo se sealan los objetivos que se logran al contar con manuales administrativos: Presentar una visin de conjunto de la organizacin (individual, grupal o sectorial). Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa, para definir responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones. Coadyuvar a la correcta realizacin de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad del trabajo. Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realizacin del trabajo, evitando la repeticin de instrucciones y directrices. Agilizar el estudio de la organizacin. Facilitar el reclutamiento, seleccin e integracin de personal. Sistematizar la iniciativa, aprobacin, publicacin y aplicacin de las modificaciones necesarias en la organizacin. Determinar las responsabilidades de cada unidad y puesto en relacin con el resto de la organizacin. Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerrquicos que lo componen. Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos, materiales, financieros y tecnolgicos disponibles. Funcionar como medio de relacin y coordinacin con otras organizaciones. Servir como vehculo de orientacin e informacin a los proveedores de bienes, prestadores de servicios y usuarios o clientes con los que interacta la organizacin. De la misma forma como se especifican los objetivos de los manuales, es importante tambin analizar la lista de las ventajas y desventajas que sobrelleva manuales administrativos en las empresas. utilizar

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Ventajas y limitaciones de la utilizacin de los Manuales
Los manuales administrativos son valiosos instrumentos que ofrecen una serie de ventajas, contribuyen al logro de los objetivos de manera ms acertada. Sin embargo, presentan ciertas limitaciones que no anulan la importancia de su utilizacin.

Ventajas
Estimulan la uniformidad Aumenta la eficacia en la realizacin de actividades Garantiza continuidad y coherencia en las prcticas y normas a travs del tiempo. Ayudan a controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evita su alteracin arbitraria. Constituyen una fuente permanente de informacin sobre las prcticas generales y sectoriales de una organizacin. Ayudan a institucionalizar y hacer efectivos los procedimientos. Permiten que todos los empleados conozcan las normas que rigen los procesos de trabajo. Son una herramienta til en el entrenamiento y capacitacin de nuevos empleados.

Limitaciones
Limitan la creatividad del personal, convirtindose muchas veces en freno para la iniciativa individual. Las deficiencias en su elaboracin conllevan a serias dificultades en el normal desenvolvimiento de las operaciones. El costo de la elaboracin y revisin puede ser alto. Si no se somete a un proceso permanente de actualizacin; pierden su vigencia con rapidez.
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Acostumbran a ser poco flexibles. Incluyen solo los aspectos formales de la organizacin, descuidando los informales. La utilizacin de un lenguaje tcnico es de difcil comprensin para todos los niveles.

Necesidad de los manuales

Se necesita un manual cuando ocurren algunas de las siguientes circunstancias: Muchas personas desempeando actividades similares y complejas. Alta rotacin de personal entre los puestos de trabajo. Trabajos muy especializados y no repetitivos en los cuales, grupos de usuarios deben manejar diseos complejos y casi siempre desconocidos para ellos (tal como es el anlisis y diseos de sistemas). Grandes flujos de informacin entre unidades administrativas o funcionales, lo cual puede determinar la necesidad de estandarizar la captacin, proceso y manejo de datos sobre todo cuando existen varios turnos de trabajo. En la actualidad las organizaciones estn adoptando el uso de manuales administrativos como medios para la satisfaccin de distintos tipos de necesidades. Depende de estas necesidades cada empresa adopta el tipo de manual que ms se adapte a sus necesidades. Despus de haber analizado algunas ventajas y desventajas de contar con un manual administrativo dentro de las organizaciones se encuentra la clasificacin de los manuales.

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Clasificacin de los manuales
Existen diversas clasificaciones de los manuales, y se puede elaborar diferentes tipos de manuales a los que se designa con nombres diversos, pero q pueden resumirse de la siguiente manera: Por su naturaleza o rea de aplicacin: Micro administrativo: Son los manuales que corresponden a una sola organizacin. Pueden referirse a ella en forma general o circunscribirse a alguna de sus reas en forma especfica. Macro administrativos: Son los documentos que contienen informacin de ms de una organizacin. Meso administrativos: Incluyen a una o ms organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo especfico. El trmino meso administrativo se usa normalmente en el sector pblico, aunque tambin puede emplearse en el sector privado. Por su contenido: De organizacin: los cuales contienen informacin detallada referente a los antecedentes, legislacin, atribuciones, estructura, organigrama misin y funciones organizacionales. Cuando corresponden a un rea especfica incluyen la descripcin de puestos; de manera opcional pueden presentar el directorio de la organizacin. De procedimientos: Constituyen un instrumento tcnico que incorpora informacin sobre la sucesin cronolgica y secuencial de operaciones concatenadas entre s para realizar una funcin actividad o tarea especfica en una organizacin.

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Manual de Historia: Su propsito es proporcionar informacin histrica sobre el Organismo: sus comienzos, crecimiento, logros, administracin y posicin actual. Manual de organizacin: Su propsito es exponer en forma detallada la estructura organizacional formal a travs de la descripcin de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos, y las relaciones. Manual de polticas: Consiste en una descripcin detallada de los lineamientos a ser seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. Una adecuada definicin de polticas y su establecimiento por escrito, permite: a) Agilizar el proceso de toma de decisiones b) Facilitar la descentralizacin, al suministrar lineamientos a niveles intermedios. c) Servir de base para una constante y efectiva revisin. Manual de contenido mltiple: Cuando el volumen de actividades, de personal o simplicidad de la estructura organizacional, no justifique la elaboracin y utilizacin de distintos manuales, puede ser conveniente la confeccin de este tipo de manuales. Un ejemplo de este manual es el de "polticas y procedimientos", el de "historia y organizacin", en si consiste en combinar dos o ms categoras que se interrelacionan en la prctica administrativa.

Por su funcin especfica:

De puestos, De tcnicas, De ventas, De produccin,

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De finanzas, De personal, De operacin, De sistemas, De bienvenida.

Por su mbito: Generales: son documentos que contiene informacin global de una organizacin, atendiendo a su estructura, funcionamiento y personal. Especficos: son manuales que concentran un tipo de informacin en particular ya sea unidad administrativa, rea, puesto, equipos, tcnicas o una combinacin de ellos. (Valencia, 1992)

Manual de Procedimientos de Banquetes

Un manual de procedimientos es un documento que contiene la descripcin de actividades que deben seguirse en la realizacin de al funciones de una unidad administrativa, o de dos o ms de ellas, este incluye los puestos o unidades administrativas que interviene precisando su responsabilidad y participacin.

Objetivo del Manual de Procedimientos

Los objetivos del manual de procedimientos son: Presentar una visin integral de cmo opera la organizacin Precisar la secuencia lgica de los pasos de que se compone cada uno de los procedimientos. Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada rea de trabajo Describir grficamente los flujos de las operaciones.

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Servir como medio de integracin y orientacin para el personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporacin a su unidad orgnica. Propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales. (Valencia, 1992)

Contenidos de un Manual de Procedimientos .

Un manual no debe contener ms que los elementos estrictamente necesarios para el logro de los objetivos previstos y para el mantenimiento de los controles indispensables. Hay que dejar claro que un manual de procedimientos no debe estar sobrecargado de elementos superfluos que reduzcan considerablemente su valor operativo, la sencillez y la profundidad deben ser los caracteres que inspiren su programacin. Sin embargo sencillez y profundidad son dos trminos cuyo significado vago adquiere mayor relieve solamente cuando se desciende a cada una de las situaciones del organismo social. De estas breves anotaciones se puede comprender lo difcil que es abarcar en una forma nica todos los elementos que deben aparecer en cada seccin de manual. Sin embargo la prctica puede dar una serie de elementos como: 1) ndice 2) Introduccin 3) Objetivos del manual 4) Alcance 5) Como usar el manual 6) Organigrama 7) Graficas diagrama de flujo 8) Estructura procedimental 9) Descripcin narrativa de los principios.

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El empleo en mayor o menor escala de cada uno de los apartados anteriores depende de los procedimientos de que se trate, del lector al que va dirigido o de los especialistas que lo elaboren. a) ndice: es una lista de los apartados en un manual, es decir, es un esquema al que se le puede aadir, nmeros o letras del alfabeto como referencia. b) Introduccin: este apartado debe contener una explicacin del propsito que se pretende cumplir con el manual. Su propsito es explicar al usuario del manual lo que es el documento, el objetivo que se pretende cumplir a travs de l, su alcance y como usar este manual. Objetivo del manual: debe contener la explicacin del propsito que se pretende cumplir con el manual. Alcance: es una explicacin breve de lo que abarca el manual de procedimientos. Como usar el manual: esta seccin es, tal vez, la parte ms importante de la introduccin, indican al usuario todo cuanto tiene que saber para utilizar el formato. c) Organigrama: se representa grficamente la estructura orgnica, a fin de ayudar a visualizar las principales relaciones de la organizacin formal, nos podemos auxiliar por medio del uso de organigramas. Consiste en una forma grfica que muestra las funciones principales, la relacin bsica entre ellas los canales de autoridad formal de quin tiene autoridad sobre quin. d) Graficas: en este apartado los procedimientos tienen que representarse de manera grfica, siguiendo la secuencia en que se realizan las operaciones de un determinado procedimiento y/o recorrido de las formas o materiales.

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La tcnica que se utiliza para representar grficamente los procedimientos, se denomina diagrama de flujo. Estos son idneos para representar el fluj o de los pasos de un procedimiento. Diagrama de flujo: estos muestran las unidades administrativas que intervienen en el procedimiento de acuerdo a los puestos. e) Texto (descripcin narrativa): se deber precisar por escrito, de manera narrativa y secuencial, cada uno de los pasos que haya que realizar dentro de un procedimiento, explicando en qu consisten, cuando, como y con qu, donde y en qu tiempo se llevan a cabo, indicando las unidades administrativas responsables de la ejecucin. La redaccin de los procedimientos es muy importante, deben ser claros directos y concisos. Los usuarios no deben verse obligados a interpretar los temas ni llegar a obtener conclusiones, solo se necesita hacer lo que se indica en el manual. (Valencia, 1992)

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