3.

Aplicacin Metodologa de Checkland

Esta metodologa lleva el nombre de su creador Peter checkland, para sistemas blandos, lo cual es la caracterstica que distingue a esta metodologa de otras que se ocupan de problemas duros que estn mas a menudo orientados a la tecnologa. As en cuanto a los sistemas que involucran componentes sociales muy grandes y organizaciones complejas se aplica la metodologa de peter.

Ventajas de la metodologa de Checkland Hace

mas

fcil

la

estructura

de

situaciones

problemticas

de

organizaciones complejas y obliga al usuario a no actuar de manera rgida y solo tcnica Herramienta obligatoria a usarse cuando son problemas muy complejos Utiliza tcnicas especificas

Limitacin de la metodologa de checkland Requiere que los involucrados se adapten al sistema completo Evitar cerrar el alcance de la investigacin muy rpido Es difcil realizar un grafico enriquecido sin la estructura de la situacin problemtica

Supuestos de la metodologa de Checkland Supone que la mayor parte de los problemas de gestin y organizacionales no son puros, por lo cual son muy complejos de analizar. La aplicacin sistemtica en una situacin asistemtica es valiosa

Pasos para la metodologa

1. Problema no estructurado 2. Graficas enriquecidas 3. Sistemas relevantes 4. Modelos conceptuales (sistema estructurado) 5. comparacin de las graficas enriquecidas con los modelos conceptuales 6. Cambios factibles y deseables 7. Accin para mejorar la situacin problemtica

1) Problema no estructurado Esta parte busca reunir la mayor parte de informacin por pequea que parezca, es decir hay que analizar el problema o situacin tal cual es y se presenta, sin un orden. con esto se busca no omitir detalles que existen y que se pueden olvidar por tratar de buscar un orden.

Ejemplo: El centro bicicletero, tiene mucho producto obsoleto por el paso del tiempo y no se ha sacado provecho de el como vender chatarra, hacer ventas de descuento, refacciones, etc. Por ser un negocio pequeo y familiar tiene resistencia al cambio por parte de los dueos, la falta de publicidad ha hecho que se pierda una parte de la poblacin a la que se puede llegar. El espacio en los almacenes se ve minimizado por el desorden de los artculos y productos. Los riesgos de trabajo para quienes se encargan de ajustar y pintar producto esta sin material de seguridad, se pierde mucho tempo en armar los pedidos por falta de clasificacin de producto, etc...

2) Grficas Enriquecidas

Es la expresin del problema por medio de una grafica que captura tanta informacin como sea posible referente a la citacin problemtica. Esta grafica puede mostrar lmites, la estructura, canales de comunicacin, flujos de

informacin, etc. Pero, particularmente muestra al elemento humano tras la actividad. Es muy parecido al Rich Picture, solo que esta tiene mucha ms informacin escrita que describe la situacin real que vive el sistema.

Ejemplos de una grafica enriquecida.

3) Construccin del sistema relevante

En este paso solo se cita al problema que se ha definido con anterioridad para que quede como medular. Ejemplo: Falta de administracin en el centro bicicletero X de Celaya

3.1) Anlisis de CATWOE Realizacin de una nueva definicin esencial

La definicin de fondo o de raz es la frase que representa lo que es la empresa, su objetivo y razn de existir, La misin, puede darse el caso en el que la empresa gira alrededor de una misin que no existe por que no se ha hecho o que por el contrario la hay , sin mucho xito por que las acciones encaminadas de la organizacin no se apegan a lo descrito en tal definicin raz. Se desarrolla un anlisis a travs de oraciones que elaboren una transformacin, hay seis elementos que definen como formularla y se representa por sus siglas en ingles CATWOE. Cliente: Todos los que pueden obteerun beneficio del sistema, son considerados clientes del sistema, si el sistema sufre sacrificios como despidos, entonces esos trabajadores son considerados como clientes. Actores: Son los agentes que transforman los insumos, y realizan actividades definidas en el sistema. Transformacin: Es la conversin de entradas en salidas. Weltanschauung: Expresin alemana para la visin del mundo. Esta visin hace significativo el proceso de transformacin. Dueo: Es el propietario que tiene el poder de cerrar y abrir el sistema. Ambiente: Todo elemento externo que debe ser considerado ( temas legales, ticos, polticas organizacionales) Ejemplo: Siguiendo con el ejemplo de la falta de administracin en el centro bicicletero X de Celaya. Dado que no existe una definicin raz en la organizacin, se procede a hacer el anlisis de CATWOE (si existe ponerla y elaborar una nueva para comparar y decidir si es necesario cambiarla o no)

Clientes: toda persona u organizacin que se vea afectada actividades y procesos. Actores: Proveedores, empleados, trabajadores, directivos, dueo

por nuestras

Transformacin: Vender, atender, investigar, informar, ordenar, proporcionar, supervisar y cambiar los productos que distribuye la organizacin Weltanschauung: Satisfacer las necesidades del cliente con un servicio de calidad. Dueo: Leopoldo Hernndez de la Cruz Ambiente: Competencia, inflacin, depreciaciones, economa, tiempo, polticas, aranceles. MISIN O DEFINICIN RAZ El centro bicicletero X de Celaya ofrece satisfacer las necesidades del cliente al menor costo, en el menor tiempo y a la mejor calidad, involucrando a todo miembro de su organizacin y superando cualquier aspecto de la competencia.

4) Modelos Conceptales Es la otra forma de estructurar las caractersticas del problema y su anlisis. 4.1 Medidas de desempeo Dentro de un sistema y su interaccin con todas las partes se tiene de alguna forma que medir el desempeo que se va dando a lo largo funcin, par ello podemos hacer el diagnostico y a la vez buscar el control de las actividades de cada puesto en la organizacin. Los tres principales puntos a validar en este punto son: Eficacia, Eficiencia y efectividad.

Ejemplo Eficacia: Para medir el desempeo del recurso humano en una tienda distribuidora de bicicletas en la cual intervienen varios puestos de trabajo se tiene:
Personal del depto. No. De Funcin veces que se pidi No. De veces que no se Se puede controlar esa Como la controlo? Responsable del control de esa

informacin

obtuvo informacin 3 (o cuando

actividad?

actividad

Si (Por la lejana de

Colocar un interpone Clemente Ruiz (dueo)

Contabilidad Documentacin Elizabeth N. fiscal

10 al da

el telfono esta ocupado)

la oficina a para evitar y Elizabeth N. la tienda) No es necesario . distancias No es necesario . Laura vega (jefe en piso) .

Almacenista y Carmen T. atencin al cliente Etc. . . 25al da

Sin problema .

Ejemplo Eficiencia
Personal del depto. Funcin Tiempo de acceso a informacin solicitada Tiempo de contestacin de telfono, aprox. 10 veces al da (tiempo que tarda 1 min.) 22 veces por da y tarda 1 min. en reportarse . $ 23 $ 3.83 Costo por hora de trabajo Costo de tiempo de acceso

Contabilidad Eugenia A.

Inventario y funciones de archivo Atencin al

Sofa F.

cliente y entregas

$ 20

$ 7.3

Etc.

Ejemplo Efectividad. Suponemos que el problema radica en el inventario por haber demasiado, obsoleto y sin contar.
Artculo en tienda Que hay? Aceites A1 Cadenas Conos de bloqueo Pedales Etc. Cantidad Ahora 30 70 50 50 . Cantidad que debera haber? 10 20 50 20 . $ en Sobrante inventario ahora 20 50 0 30 . 300 350 150 750 . $ en inventario sobrante 200 250 0 450g .

4.2) Prueba de validacin Esta prueba consiste en la enumeracin de las actividades ( Q`s) que se realizan en le organizacin, sin importar el orden o importancia en la primera parte. Posteriormente se agrupan estas actividades que son afines a una rea o actividad mas especifica para su mejora. Y finalmente se hace el anlisis de coherencia para tratar de buscar una solucin a cada actividad que enumero al inicio. Ejemplo: Siguiendo con La Falta de administracin en el centro bicicletero X de Celaya A) Enumeracin de actividades (Q`s) que se realizan en el sistema. 1. Arreglan y ajustan bicicletas 2. Venden bicicletas y refacciones 3. Checan la calidad de los artculos 4. Preparan y envan pedidos 5. Atienden clientes mayoristas 6. Atienden quejas y devoluciones 7. Mantienen el mercado 8. Amplan el mercado 9. Ofrecen diferentes sistemas de venta 10. Asesoria de clientes

B) Agrupacin de Q`s afines a un rea 10,9,1 Ofrece satisfacer las necesidades de sus clientes 3,2 6,5,4 3,7 Menor costo, tiempo y mayor calidad Involucramiento de todos los miembros de la organizacin Competitividad

c) Anlisis de coherencia para cada Q`s Q1, Q9 y Q10: Capacitacin y adiestramiento del personal proporcionando la herramienta y equipo necesario en un espacio adecuado de trabajo. Ofrecer

precios competitivos ayudado por un pronostico de ventas y proporcionando opciones de compra. Q2 y Q3: Ofrecer variedad, precio y un servicio de calidad. Crear competencia entre proveedores, hacer convenios y que haya una persona capacitada para recibir las entregas. Q4, Q5 y Q6: Capacitacin al personal de comunicacin, relaciones humanas, establecer lazos de confianza con el cliente, dar seguimiento a los mayoristas poscompra, establecer un buzn de sugerencias, un medio electrnico y un telfono para cualquier inconveniente. Q7 y Q8: seguimiento a los clientes, bsqueda de mas mercado, investigacin de mercado y campaas publicitarias.

5) Comparacin de las graficas enriquecidas con los modelos conceptuales

En esta parte se trata de justificar que los modelos conceptuales que se estn analizando corresponden a los problemas que se muestran en la grafica enriquecida, de tal manera que el proyecto no se desvi del problema principal.

Ejemplo: Siguiendo con La Falta de administracin en el centro bicicletero X de Celaya

Grafica enriquecida Modelos conceptales Estn acorde Proporcionan informacin para

ayuda al problema Resistencia al cambio y No hay No aplica No

falta de apertura por parte del dueo Atencin al y cliente con sin Atienden poca mayoristas Atienden devoluciones Entregas incompletas o tarde Preparan por perdidas de tiempo pedidos y envan Si Si quejas y clientes Si Si

capacitacin amabilidad

Artculos obsoletos por falta Atienden de un sistema de ventas y devoluciones por inventario acumulado

quejas

y Si

Si

Bsqueda de nuevos clientes Mantienen el mercado o mercadotecnia Amplan el mercado Ofrecen diferentes

Si

Si

sistemas de venta

Nota: en este punto se trata de relacionar todos los datos proporcionados en la grafica enriquecida con las Q`s, los datos de la asignacin de recursos y / o las medidas de desempeo.

6) Cambios factibles, deseables Al llegar a este punto se ha observado perfectamente las actividades que tienen problemtica, as mismo, se han ido creando ideas de las posibles tcnicas o acciones a realizar para dar solucin o buscar la alternativa que minimice dicha situacin. Este punto lo podemos plasmar en un cuadro representativo que analice el como, la accin posible, si es deseable y la viabilidad.

Ejemplo: Siguiendo con La falta de administracin en el centro bicicletero X de Celaya

COMO capacitacin adiestramiento DESEABLE? y Si, del seguridad VIABLE? ACCIN POSIBLE Destinar 2 o 3 sesiones para que los trabajadores ms longevos den tips y formas de manejo de trabajo. Empezar a invertir en herramienta bsica una vez cada mes por ejemplo. proporciona Si de Hacer convenio con proveedores para buscar descuentos que se den a su vez al cliente. Venta por catalogo. acordes Ofrecer con las que garantas da el proporciona Si al

personal proporcionando empleado y da mayor la herramienta y equipo desempeo necesario en un espacio mismo adecuado de trabajo Ofrecer variedad, precio Si, y un servicio de calidad del

acaparamiento mercado

proveedor.

Tener

un

registro

adecuado de los productos para minimizar los tiempos de respuesta Capacitacin al personal Si, de comunicacin con ello se si Bsqueda comunicacin de y cursos humanos de en

obtiene mejor trato al cliente

escuelas de psicologa y trabajo social. Estos no tendrn costo por ser un servicio prestado por la escuela.

seguimiento clientes

los Si, ayuda a que el si cliente se sienta

Poner un buzn de sugerencias, hacer encuestas llamadas. llamadas de poscompra, satisfaccin y

tomado en cuenta

Nota: en los comos, pueden tomar como base el anlisis de coherencia que hicieron en la etapa 4.

7) Accin para mejorar la situacin problemtica. Establecer las acciones que mejoren la situacin mas a detalle, podemos mencionar en tiempo, el lugar, personal involucrado, capital requerido (Si aplica), etc.