UNIVERSIDAD AUTNOMA SAN FRANCISCO Carrera Profesional: Asignatura: Comunicacin Oral y Escrita Separata: Comunicacin Escrita en las Organizaciones

INTRODUCCION No importa el sector a que se dedique, ni su cifra de facturacin, ni su tamao: Todas, absolutamente todas las empresas necesitan comunicarse. Y comunicarse, adems, de forma eficiente. De no hacerlo as, la empresa pierde rpidamente el contacto con la sociedad, y, por lo tanto, con su mercado. Llegados a este punto, el fracaso final es inevitable. Las organizaciones disponen de una amplia variedad de canales de comunicacin: Blogs, correos electrnicos, reuniones, cartas, llamadas telefnicas, video conferencias, presentaciones, anuncios publicitarios... Sin embargo, aunque los canales sean muchos y muy variados, las formas concretas en que las empresas emiten y reciben mensajes siguen siendo bsicamente la palabra y la escritura. La escritura asume un papel claramente protagonista en la comunicacin empresarial: Por la seguridad que proporciona. Por su capacidad para contener informaciones complejas. Por su aptitud para usarse en momentos y lugares distantes.

As, la escritura corporativa (tambin llamada, escritura empresarial, o de negocios) es el conjunto de documentos que una empresa crea en el desarrollo de su actividad. El trmino se ha traducido del ingls corporate writing. Es en Estados Unidos y Canad, desde principios de los ochenta del pasado siglo, donde se empieza a prestar atencin a la calidad de la comunicacin escrita, y a considerarla como uno de los factores que determinan el xito empresarial.

1. Y QU PUEDE HACER ESTE ALIADO POR LAS EMPRESAS? Pensemos por un momento en la autntica montaa de papeles que genera al cabo del ao hasta el ms modesto negocio Por qu es tan importante para una empresa tener una buena escritura corporativa?

Para responder a esta pregunta, nos fijaremos en cuatro aspectos clave de la gestin empresarial. Veremos cmo la escritura corporativa es una herramienta eficaz, prctica y de bajo coste que puede reportar numerosos beneficios a las organizaciones.

A. RELACIONES EXTERNAS. Las empresas se relacionan todos los das con personas y entidades muy diversas que genricamente llamaremos terceros (aunque a veces puedan estar muy vinculadas a la compaa). Aqu se incluyen proveedores, inversores, accionistas, prensa, clientes, competidores, Administracin, pblico en general... Estas relaciones se inician y desarrollan en buena medida a travs de documentos, entre otros muchos: Memorias anuales; informes de responsabilidad y gobierno corporativos; revistas profesionales; blogs corporativos, etc. Presentar unos documentos eficaces y bien elaborados en el fondo y en la forma, producir, entre otros, estos efectos favorables: Fomentar buenas relaciones con el entorno econmico y social. Mejorar la capacidad de influencia en el mercado. Transmitir una imagen positiva y profesional. Facilitar nuevas oportunidades de negocio.

B. RELACIONES INTERNAS. Un velero no puede llegar a buen puerto sin la cooperacin de toda su tripulacin. Un equipo de ftbol no puede ganar ttulos sin el esfuerzo de todos sus miembros. De igual forma, una empresa no puede progresar si todos sus integrantes no reman en la misma direccin. Es evidente que para dar directrices, hacer preguntas o plantear soluciones los miembros de las empresas hablan (o deberan hablar) todos los das. Pero tambin es cierto que los mensajes ms importantes, los ms complejos, y los que tienen que ser conocidos por todos, deben (o deberan constar) por escrito. Ejemplos de documentos internos: Informes, programas de formacin y motivacin para empleados, circulares, actas de reuniones.

Una buena escritura corporativa puede mejorar de forma significativa la gestin de las empresas: Mejorando el entendimiento entre sus integrantes. Facilitando el xito del trabajo en equipo. Fomentando la coordinacin y la eficiencia. Favoreciendo el aumento de la productividad.

C. MARKETING Y VENTAS. Para cualquier empresa es vital saber presentar sus productos y servicios de forma convincente y atractiva. De esta forma atraer nuevos clientes y mantendr a los que ya tiene. Para lograr estos objetivos, la empresa se sirve en muchas ocasiones de documentos. Entre ellos: Folletos promocionales, textos para presentaciones, catlogos, argumentarios de ventas. La misin de la escritura corporativa consiste en proyectar textos atractivos, centrados en las caractersticas y necesidades de los clientes. Los objetivos son: Distinguir los productos y servicios de los de la competencia. Estimular la atencin y el inters de los potenciales clientes. Conservar y satisfacer a los clientes que ya se tienen. Aumentar las ventas, y por tanto, los beneficios de la empresa.

D. ESCRITURA TCNICA.

En este apartado incluimos documentos de distinto tipo, pero que tienen en comn su carcter funcional y descriptivo. Aunque en muchos casos van dirigidos a terceros, no son documentos comerciales, y tampoco estn orientados a las relaciones pblicas. Algunos ejemplos: Manuales de instrucciones, normas de procedimiento, pliegos de contratacin para concursos y subastas y solicitudes de subvenciones. En este tipo de textos es especialmente importante, aun ms si cabe que en los dems escritos, que la redaccin sea clara, coherente y bien construida. Hay un ejemplo en este grupo de especial inters prctico para todo tipo de empresas (incluidas, por supuesto, las PYMES y los autnomos): Las solicitudes de subvenciones y ayudas financieras.

Y es que muchas subvenciones quedan desiertas cada ao en Espaa porque los proyectos que se presentan a organismos pblicos o entidades financieras no se han redactado de forma adecuada. No es que los empresarios o profesionales carezcan de capacidad para elaborar los proyectos. Lo que sucede es que no estn familiarizados con la metodologa propia de este tipo de documentos.Por lo tanto, la obtencin de una ayuda, un prstamo o una subvencin puede depender de la adecuada redaccin y presentacin de la solicitud. PERO QUIN TIENE TIEMPO DE ESCRIBIR? Ya hemos visto la gran cantidad de documentos que una empresa genera en el desarrollo de su actividad. Tambin hemos comprobado lo importante que puede ser para una empresa saber escribir correctamente. Quin es la persona ms adecuada para ocuparse de la escritura corporativa? Escribir para la empresa con acierto y eficacia no es una misin imposible. Con dedicacin y el aprendizaje de las tcnicas adecuadas pueden lograrse mejoras muy apreciables. Sus efectos beneficiosos se notarn en breve tiempo en numerosos aspectos de la organizacin. Sin embargo, el gerente, el mando intermedio, el empleado o el emprendedor muchas veces no tienen el tiempo ni la inspiracin suficientes. Ocuparse de escribir el informe trimestral, o el artculo para el blog, o el catlogo de productos puede convertirse en una pesada carga. Sobre todo cuando se ha de compaginar esta tarea con el resto de las obligaciones del da a da. Es aqu donde entra en escena el escritor corporativo. Este profesional independiente es un viejo conocido de las empresas en USA y Canad, y cada vez est siendo ms demandado en los pases europeos. El escritor corporativo suele tener (aunque no es imprescindible) una formacin universitaria de letras (filologa, derecho, periodismo...) lo que le confiere un buen dominio de la expresin escrita. Adems, est habituado a trabajar en entornos corporativos, y conoce los problemas y las necesidades de las empresas Este profesional puede ayudar a la empresa en un momento de apuro puntual (ese discurso del consejero delegado que no sale ni a la de tres...), o bien colaborar de forma ms regular, elaborando o supervisando la comunicacin escrita de la compaa. Tambin puede realizar funciones de formacin ayudando a los empleados a mejorar sus habilidades comunicativas. Si adems el escritor conoce otros idiomas puede servir a la empresa como traductor.

2. CMO OPERA LACOMUNICACION EN LA EMPRESA? EMPRESA EMPRESA Comunicacin Interna

Fluye

Horizontal

Fluye

Ascendente

Descendente

A travs de

Redes Pueden ser de

A travs de

Formales

Informales

3. LA COMUNICACIN DESCENDENTE Cuya principal utilidad es la emisin de directrices de un superior a sus subordinados. sta ayudar a clarificar polticas, metas, etc. Se realiza a travs de memorndums, informes, instructivos, reglamentos, manuales de organizacin, peridicos y revistas internos, folletos, diagramas, videos. Esta informacin le dar sentido de direccin al trabajo, orienta a los empleados, suministra datos importantes y ayuda a resolver sus dudas. sta es la ms frecuente, ya que fluye hacia abajo en la estructura jerrquica de la empresa. Algunos canales de comunicacin ascendente son: Boletn o peridicos de empresa. Circulares. Manuales de empresa. Tablones de anuncio. Folletos de bienvenida. Entrevistas. Cursos de formacin.

4. LA COMUNICACIN ASCENDENTE Este tipo de comunicacin suministra retroalimentacin de los subordinados. Establece un camino de oportunidad para recibir sugerencias, quejas, opiniones, etc. Por medio de ella se puede conocer el clima organizacional y es muy valiosa para integrar a los trabajadores con la alta direccin. Se realiza a travs de Programas de Sugerencias, Encuestas, Procedimientos de Quejas, una Poltica de Puertas Abiertas, Dilogo y Entrevistas y Reuniones de Grupo. Desarrolla, entre otras las siguientes funciones: Permite a los mandos superiores conocer los problemas del personal. Facilita la integracin y participacin de los trabajadores. Influye en una adecuada toma de decisiones. Promueve la mejora de calidad. Este tipo de comunicacin en las empresas suele ser escasa. Las causas ms habituales se pueden resumir en: Los canales ascendentes no suelen estar formalizados. La informacin fluye distorsionada. Los jefes no admiten de buen grado las crticas a su gestin. Algunos canales de comunicacin ascendente: Encuestas. Sondeos de opinin. Manual de empresa. Informes a la direccin. Reuniones con subordinados.

5. LA COMUNICACIN HORIZONTAL Es la comunicacin que se desarrolla entre dos personas del mismo nivel jerrquico. Es una comunicacin muy til para la integracin de los grupos de trabajo, para la sociabilizacin necesaria entre las personas y para hacer eficiente el trabajo de los grupos y equipos laborales. La mayora de los mensajes que transitan formalmente en forma horizontal tienen por objetivo la integracin y coordinacin. La comunicacin horizontal en la empresa: Fomenta el compaerismo y el espritu de equipo. Evita malos entendidos. Enriquece la formacin y experiencia de los trabajadores. Facilita la coordinacin. Propicia el consenso en la toma de decisiones.

Procedimientos de comunicacin horizontal: Debate. Grupos de estudio. Seminarios. Visitas a departamentos sta puede estar o no formalizada. En caso de no estarlo corre sus riesgos, pues crea conflictos al omitir los canales verticales formalmente establecidos.

6. TIPOS DE LENGUAJE As mismo, adems de las formas de comunicacin formal, existen las Redes que se utilizan en la Comunicacin Informal dentro de las Organizaciones, las cules son muy importantes desde el punto de vista del Comportamiento Organizacional, porque cuando las organizaciones las aprovechan en su beneficio, suelen ser de gran utilidad y si se les descuida o se desconocen, pueden ser generadoras de problemas. Dentro de las organizaciones se pueden emplear diversas formas de lenguaje, aunque la forma ms simple de comunicacin siempre ser " el habla". Podemos clasificar los diferentes tipos de lenguaje en verbales y no verbales.

A. EL LENGUAJE VERBAL PUEDE SER ORAL O ESCRITO Los smbolos que utiliza el Lenguaje Verbal, tanto en su forma oral, como en su forma escrita, son las palabras. Es indispensable que emisor y receptor, manejen el mismo idioma y por lo tanto conozcan las mismas palabras, sin embargo, una misma palabra puede tener diversos significados y es primordial llegar a un acuerdo convencional del significado que tendr un smbolo, es decir, una palabra determinada. Para decidir el significado es importante el contexto en que se est utilizando la palabra, esto es el ambiente, y la cultura de los miembros de la organizacin. Bsicamente debemos emplear palabras comunes en la cultura que predomina en la organizacin, palabras que preferentemente todos conozcan y sean simples de comprender. En el caso de palabras que puedan prestarse a confusin, necesitamos primero identificar esas palabras clave dentro del contexto de otras palabras y smbolos y reducir al mnimo su confusin limitando su sentido. Los buenos comunicadores se centran en la idea ms que en las palabras.

La legibilidad es el proceso de clarificar la comunicacin haciendo ms comprensible la escritura y el habla, sin rebuscamientos y sustituyendo las frases complejas por ideas simples.

EL LENGUAJE ORAL: Es la forma de comunicacin ms rpida y simple y tiene la ventaja de que la retroalimentacin se puede recibir de manera inmediata. Las dos formas de comunicacin oral, comnmente empleadas en las organizaciones son el habla en la comunicacin cara a cara, y el habla a travs de un aparato como son: el telfono o los micrfonos y altavoces. La comunicacin cara a cara, permite mejor la retroalimentacin inmediata y adems de hablar y escuchar, podemos ver y observar movimientos, gesticulaciones, percibir el tono de la voz y la inflexin que se le da a lo que se dice. Todo esto representa una gran ventaja, que no tiene la comunicacin telefnica o a travs de otro aparato, aunque tambin sea realizada oralmente, ya que no se puede ver a la contraparte y consecuentemente no se puede combinar con el lenguaje no verbal que nos dice mucho ms que lo que se expresa con palabras. Tan importante o ms que saberse expresar oralmente, es lo importante de saber escuchar. Recuerde que: 1. La naturaleza nos ha dado dos odos y una lengua, lo cual podra indicar que debemos emplear el doble del tiempo en escuchar ms que en hablar. 2. As como disponemos de dos odos, deberamos utilizar uno para entender y otro para sentir. 3. Los que toman decisiones y no saben escuchar, tienen una mayor probabilidad de equivocarse en sus decisiones, porque cuentan con menos informacin que puede ser til para tomar buenas decisiones.

EL LENGUAJE ESCRITO: La comunicacin escrita puede tomar muchas formas: cartas, memorandums, oficios, circulares, folletos, boletines, informes, reportes, peridicos, revistas, etc. El material escrito en las empresas, generalmente va dirigido a empleados y a clientes y frecuentemente tiene ms dificultades de legibilidad que los escritos que se utilizan en otros mbitos. Con la utilizacin de la jerga profesional y el lenguaje tcnico, se ha hecho cada vez ms difcil la lectura y comprensin de la comunicacin escrita en las organizaciones, y se ha olvidado que el propsito de estas formas de comunicacin no es impresionar sino hacerse entender.

Existe una gran necesidad de tener muy presentes las caractersticas de los receptores y sus exigencias y adaptar a su nivel el uso de las palabras, clarificando los tecnicismos y eliminando los intelectualismos que lo nico que hacen es crear barreras en la comunicacin.

7. NORMAS GENERALES PARA LA ELABORACIN DE MENSAJES ESCRITOS Ante todo escriba para comunicarse. Su misin principal al escribir es decir algo a alguien. Para que nos entiendan tenemos que escoger nuestras palabras con cuidado. Tenemos que escoger palabras que el receptor entienda con rapidez y facilidad y que no transmitan sugerencias que puedan tener un efecto negativo en las relaciones que mantenemos con el receptor. Todo texto escrito debe realizarse bajo un plan establecido previamente. Debe tener una introduccin, en la que se exponga aquello que se va a decir; un cuerpo principal, en el que se desarrolla el tema y, por ltimo, una conclusin, sta es decisiva: si es demasiado larga, poco precisa, o demasiado oscura corre el riesgo de fatigar la atencin del lector. En las comunicaciones escritas, se sealan como ventajas entre otras, su autoridad, precisin, permanencia y amplitud de cobertura. Las comunicaciones orales tienen como mritos la facilidad y rapidez de su transmisin, su menor costo, su carcter personal y las posibilidades inmediatas de retroalimentacin. .. 8. NORMAS CONCRETAS PARA LA ELABORACIN DE COMUNICACIONES A. INFORMES El informe formal por escrito es uno de los pilares de la comunicacin en toda organizacin. Su funcin es la de permitir que gran nmero de personas reciban hechos y razonamientos relativos a un problema que deben resolver. Un informe no requiere que todas las personas interesadas en l estn presentes en un momento dado y es rpido para el que lo recibe. Su desventaja es que no permite un dilogo. Hace falta una reunin para ello. Los cinco pasos para un informe slido son: preparacin, investigacin, organizacin, redaccin y revisin, son los elementos necesarios para producir un informe, cualquiera que sea su categora. No se puede realizar un informe eficaz si no se han hecho los preparativos adecuados; no puede estar bien organizado s no se ha realizado una buena investigacin, no puede estar bien redactado si la organizacin no es slida, y no se puede revisar con xito a menos que se haya esforzado por redactar bien el borrador original. La persona que lee un informe agradece que ste sea preciso y claro y con una buena conclusin. Al redactar un informe debe evitar escribir sobre cosas abstractas siempre que sea posible, y escribir sobre personas, cosas y hechos.

Emplee abreviaturas y contracciones, un informe no ha de ser pomposamente solemne de tono o forma. Si el informe se basa en sus observaciones y juicios personales, dgalo sin ms. "Pienso...", "Creo...". Debe prever las posibles preguntas que pueda generar su informe y contestarlas. Emplee ilustraciones, casos y ejemplos si lo cree necesario. Si quiere sealar una idea en concreto, subraye, es una manera de hacer que el lector sepa qu es importante.

B. RESMENES Un resumen debe Ud. escribirlo con sus propias palabras. En primer lugar, debe leer dos veces o escuchar con atencin lo que se va a resumir. Tome notas para el esquema y subraye los puntos importantes. Haga un borrador inicial que se base en sus notas buscando sus propias palabras. Compare ahora lo que ha escrito con sus notas y con el original, asegrese de que ha incluido todos los puntos esenciales y no incluya ejemplos, ilustraciones o citas, no incluya ideas propias ni cambie lo que dice el autor. Ahora, ya puede redactar el resumen final recordando que el objetivo de un resumen es ahorrar tiempo al lector. Este resumen final debe ser mucho ms breve que el original y no debe Vd. incluir en l sus propias opiniones. Revise el resumen: corrija aspectos gramaticales, la estructura de las frases, ortografa, puntuacin, etc. C. MENSAJES CORTOS Para escribir una breve nota, una carta, etc. debe, en primer lugar, anotar brevemente lo que quiere decir; organizar estas notas de forma lgica; hacer un primer borrador; revisar ese borrador por si hay errores gramaticales, sintcticos u ortogrficos, o por si encontrara ambigedad en su contenido o en su tono y redactar el borrador definitivo, si fuese necesario. Antes de ponerse a escribirlo, debe estar seguro de que conoce todos los hechos que necesita y que los ha comprobado.

9. ALMACENAMIENTO. La documentacin tiene como fin ltimo guardar, conservar y almacenar los documentos para que luego se puedan recuperar fcilmente. La tarea fundamental de la documentacin, especialmente en los medios de comunicacin, es la recuperacin de la informacin

Los centros de documentacin llevan a cabo el proceso documental pensando en el usuario-redactor. Por tanto, desde que llega el documento hasta que lo recibe el redactor se prepara el documento pensando en la necesidad informativa. No siempre coinciden los documentos con los que trabaja el centro de documentacin con las necesidades reales del redactor. Para ello, el documentalista deber conocer la realidad informativa y anticiparse a los hechos noticiosos. En ocasiones, implica un riesgo que ha de ser asumido por el director del centro de documentacin. Otra parte de los documentalistas trabaja con documentos no tan urgentes, pero importantes, pues no todas las informaciones son de actualidad; es ms, en ocasiones, ni siquiera necesitan apoyos documentales. Sin embargo, estas pequeas noticias que abundan en casi todas las secciones de los medios terminan por constituir entes informativos y documentales importantes. As, si un robo de unas caractersticas especiales se lleva a cabo con demasiada frecuencia y en determinadas zonas, aquellas informaciones que tenan un escaso valor documental pasan a ser con el tiempo documentos determinantes Es responsabilidad del documentalista encargado de la seccin, actualizar y considerar vlidas documentalmente informaciones que no tienen inicialmente un contenido documental.

REFERENCIAS A. BIBLIOGRFICAS 1. Childe, Gordon, Los orgenes de la civilizacin, Fondo de Cultura Econmica, Mxico, 1996 2. FRAUNFOHER THOMPSON, Stepehn. Cultura Organizacional. Editorial Paids, Espaa, 2003. 3. GOLDHABER, Gerald M. Comunicacin Organizacional, Editorial Diana, Mxico, 1986. 4. BONILLA GUTIRRREZ, Carlos. La comunicacin. Funcin bsica de las relaciones pblicas, Editorial TRILLAS, Espaa,1994. 5. Llauca Curin, Rodrigo. Tecnicas de estudio. Normas de comunicacin, editorial 21, Santiago 2010. B. DIGITALES 1. http://es.wikipedia.org/wiki/Expresi%C3%B3n_escrita 2. http://www.angelfire.com/nt/informemex/introduccion.html 3. http://www.elergonomista.com/comunicacionformas.html 4. http://www.articuloz.com/relaciones-publicas-articulos/la-comunicacionescrita-una-herramienta-eficaz-para-las-empresas-de-exito-659968.html