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Unidad Didctica 7
Consultas creadas en modo
diseo en Access 2007
Una Consulta sirve para generar o devolver informacin
a partir de Tablas y/o Consultas. Iniciaremos este
mdulo con Consultas muy simples que mostrarn
informacin de una Tabla, segn vayamos avanzando
ver que, mediante Consultas, es posible gestionar la
informacin de una Tabla, esto es, aadir registros,
modificarlos y borrarlos.
Unidad Didctica 7: Consultas creadas en Access 2007
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CONTENIDOS
1 Herramientas para crear una Consulta 4
2 Crear una Consulta en Vista Diseo
5
3 Operaciones que se pueden realizar con
los campos de una Consulta cuando est en
fase de diseo
9
4 Ejecucin de una Consulta
11
5 Consultas ordenadas
12
6 Consultas con criterios de seleccin 16
7 Consultas por parmetros 31
8 Consultas Utilizando ms de una Tabla
35
9 Consultas de Totales 40
10 Consultas con campos calculados
48
Unidad Didctica 7: Consultas creadas en Access 2007
Herramientas para crear una Consulta
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En la lista, se mostrarn todos los campos de las Tablas que se
seleccionaron para crear la Consulta. Si hay ms de una Tabla, el
nombre del campo ir precedido del nombre de la Tabla.
Si lo que se desea es seleccionar todos los campos, elija el
campo, en el que aparece el nombre de la Tabla seguido de un *.
c. Pulsar sobre el campo en la Tabla y manteniendo pulsado el
botn izquierdo del ratn y arrastrar el campo hasta la fila
5. Una vez elegido el campo, automticamente aparece el nombre de la
Tabla en el apartado
Unidad Didctica 7: Consultas creadas en Access 2007
Crear una consulta en Vista Diseo
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Realizar una Consulta, sobre la Tabla Artculos, donde aparezcan todos los
datos de dicha Tabla.
(a) Acceda a la ventana de crear una Consulta en modo Diseo.
(b) Elija la Tabla Artculos.
(c) Seleccione todos los campos de la Tabla para ello elija de la lista de
campos el primero que es un *; eligiendo ste es como si
seleccionara todos los campos de la Tabla.
(d) Ejecute la Consulta pulsando sobre el icono Resultados de la
pestaa Diseo.
(e) Para guardar la consulta pulse en la barra de acceso
rpido
Access le pedir un nombre para almacenarla en la base de datos. La Consultas
almacenadas se podrn ver si pulsa sobre el objeto Consulta.
7.1
Unidad Didctica 7: Consultas creadas en Access 2007
Crear una consulta en Vista Diseo
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La consulta aparecer como un nuevo objeto en el rea de exploracin.
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Operaciones que se pueden realizar con los campos de una Consulta en fase de diseo
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Realizar una Consulta, sobre la Tabla Artculos, donde se muestren todos
los DIRECTORES con sus correspondientes pelculas. El resultado de la
Consulta deber estar ordenado Ascendentemente por el campo
DIRECTOR.
(a) Cree una Consulta en modo Diseo.
(b) Elija la Tabla Artculos.
(c) Seleccione el campo DIRECTOR y TTULO.
(d) En el apartado Orden del campo DIRECTOR elija Ascendente.
Resultado
7.2
Unidad Didctica 7: Consultas creadas en Access 2007
Consultas Ordenadas
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Realizar una Consulta, sobre la Tabla Artculos, donde se muestren todos
los DIRECTORES con sus correspondientes pelculas. El resultado de la
Consulta deber estar ordenado Ascendentemente por el campo DIRECTOR
y si hubiera ms de una pelcula por Director, stas estaran ordenadas
Descendentemente respecto al Director.
(a) Cree una Consulta en modo Diseo.
(b) Elija la Tabla Artculos.
(c) Seleccione el campo DIRECTOR y TTULO.
(d) En el apartado Orden del campo DIRECTOR elija Ascendente y en
mismo apartado del campo TTULO, elija Descendente.
El resultado de esta Consulta aparecer ordenado ascendentemente
por el campo DIRECTOR algn valor de este campo estuviera repetido,
el campo TTULO se ordenar descendentemente respecto a los
registros de valor del campo DIRECTOR.
Resultado
7.3
Unidad Didctica 7: Consultas creadas en Access 2007
Consultas Ordenadas
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Resultado
Si escribe el texto Pedro Almodvar sin comillas Access se las aadir
automticamente.
Operador Como y uso de los comodines: ? y *
Si no conoce o no desea escribir el valor completo del campo
puede hacer uso de los comodines:
(?) Sustituye a un nico carcter.
(*)Sustituye al resto de la cadena a partir de donde se
encuentre el comodn *.
Unidad Didctica 7: Consultas creadas en Access 2007
Consultas con criterios de seleccin
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Cree una Consulta, sobre la Tabla Artculos que visualice los TTULOS cuyo
DIRECTOR contenga el nombre Pedro.
(a) Cree una Consulta en modo Diseo y seleccione la Tabla Artculos.
(b) En el campo DIRECTOR, escriba en el apartado Criterios el texto Como
Pedro * .
(c) Ejecute la Consulta.
Resultado
Fechas
Se trata como texto, por lo tanto el valor ir entrecomillado. Se puede
sustituir parte de la fecha por los comodines ? y *. Adems se puede
utilizar comodn #que sustituye a un dgito del 0 al 9 en la posicin
donde se encuentre el comodn.
Rango de valores
Usar rango de valores utilizando Como y []
Se utiliza para seleccionar los registros donde el valor del campo
por el que se ha realizado la seleccin contenga uno de los
valores del rango.
Slo se puede utilizar el rango dentro de la expresin Como
Ejemplos de Utilizacin:
Como [abc]*: Texto que comience por a, b o c.
7.5
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Consultas con criterios de seleccin
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Realizar una Consulta, sobre la Tabla Alquileres que visualice todos los
artculos alquilados en el mes de junio del ao 2007.
(a) Cree una Consulta en modo Diseo y seleccione la Tabla Alquileres.
(b) En el campo FECHAALQUILER, escriba en el apartado Criterios el texto
Como */06/2007 .
(c) Ejecute la Consulta.
Resultado
7.7
Unidad Didctica 7: Consultas creadas en Access 2007
Consultas con criterios de seleccin
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Numrico, Moneda o Autonumrico
Los valores numricos no van entrecomillados. Se introduce el valor
numrico y, si ste tuviera parte decimal, se utilizar como separador
de decimales, el carcter , (coma).
Se utilizarn los smbolos matemticos de comparacin y los
operadores relacionales:
> (mayor) < (menor) <> (distinto)
>= (mayor o igual) <= (menor o igual) = (igual)
Hacer una Consulta, sobre la Tabla Artculos que visualice los TTULOS cuyo
PRECIO sea menor a 10,20.
(a) Cree una Consulta en modo Diseo y seleccione la Tabla Artculos.
(b) En el campo PRECIO, en el apartado Criterios escriba el operador <
seguido del valor 10,2.
(c) Ejecute la Consulta.
Resultado
NOTA
Los comodines ? , * y # no pueden ser utilizados con
estos valores.
Si slo introduce el valor numrico, sin ningn operador,
Access lo interpreta como si hubiera introducido el
operador =.
7.8
Unidad Didctica 7: Consultas creadas en Access 2007
Consultas con criterios de seleccin
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Introducir varios criterios para un mismo campo
Si necesita introducir ms de un criterio de seleccin para un mismo campo
es necesario utilizar los operadores lgicos Y y O para anidar dichos criterios
de seleccin.
Si lo que queremos es que se cumplan todos los criterios de un campo a la
vez utilizaremos el operador Y y si lo que deseamos es que se cumpla uno u
otro utilizaremos el operador O.
NOTA
Puede hacer que aparezca la ventana Mostrar tabla
haciendo clic con el botn derecho del ratn sobre
cualquier parte vaca del rea del documento que
contiene la Consulta. Seleccinela en el men
contextual.
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Consultas con criterios de seleccin
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Hacer una Consulta, sobre la Tabla Artculos, que liste todos los TTULOS de
las pelculas que sean de TIPO Clsico o Western.
(a) Cree una Consulta en modo Diseo y seleccione la Tabla Artculos.
(b) En el campo TIPO, en el apartado Criterios escriba Clsico O
Western (si escribe Clsico" O " Western sin comillas, Access las
pondr automticamente).
En este caso podemos hacer uso del operador O o bien utilizar el
apartado O que est debajo del apartado Criterios:
Supongamos que deseamos aadir un nuevo criterio para el campo
TTULO, por ejemplo que sean pelculas TIPO Clsico o Western o
pelculas cuyo ttulo comience por cine.
7.9
Unidad Didctica 7: Consultas creadas en Access 2007
Consultas con criterios de seleccin
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Hacer una Consulta, sobre la Tabla Artculos, que liste todos los TTULOS de
las pelculas cuyo precio est comprendido entre los 5 y los 8.
En este caso utilizaremos el operador Y ya que queremos que se cumplan las
dos condiciones a la vez.
(a) Cree una Consulta en modo Diseo y seleccione la Tabla Artculos.
(b) En el campo PRECIO, en el apartado Criterios escriba la expresin
>5 Y <8.
(c) Ejecute la Consulta.
Resultado
Cul sera el resultado si hubiramos utilizado el operador O? El
resultado sera un listado de todas las pelculas cuyo precio fuese mayor
que 5 o menor que 8, es decir, todas. Comprubelo, La diferencia es
considerable !
Operador In(a; b; c;) lista de valores
Selecciona los elementos cuyo valor est dentro de la lista de valores. Los
valores podrn ser numricos o no, teniendo en cuenta que si el campo es de
tipo texto, el valor se deber escribir entrecomillado.
7.10
Unidad Didctica 7: Consultas creadas en Access 2007
Consultas con criterios de seleccin
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Hacer una Consulta, sobre la Tabla Artculos, que seleccione los TTULOS de
las pelculas cuya DURACIN sea de 90 o 100 minutos.
(a) Cree una Consulta en modo Diseo y seleccione la Tabla Artculos.
(b) En el apartado Criterios del campo duracin, escriba la expresin
In(90;100).
Tambin:
(c) Ejecute la Consulta.
Resultado
7.11
Unidad Didctica 7: Consultas creadas en Access 2007
Consultas con criterios de seleccin
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Operador Entre valor inicial Y valor final
Selecciona los registros cuyos valores estn comprendidos entre el valor
inicial y el valor final indicado, ambos inclusive.
Hacer una Consulta, sobre la Tabla Artculos, que seleccione los TTULOS de
las pelculas cuya DURACIN est entre 90 y 100 minutos.
(a) Cree una Consulta en modo Diseo y seleccione la Tabla Artculos.
(b) En el apartado Criterios del campo duracin, escriba la expresin
Entre 90 Y 100
Tambin:
(c) Ejecute la Consulta.
Resultado
7.12
Unidad Didctica 7: Consultas creadas en Access 2007
Consultas con criterios de seleccin
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Operador Negado
El aadir el operador Negado delante de una expresin hace que se
seleccionen los valores que no cumplan la expresin que se indica en el
campo.
Hacer una Consulta, sobre la Tabla Artculos, que seleccione los TTULOS de
las pelculas cuya DURACIN no est entre 90 y 100 minutos.
(a) Cree una Consulta en modo Diseo y seleccione la Tabla Artculos.
(b) En el apartado Criterios del campo duracin, escriba la expresin No
Entre 90 Y 100
Tambin:
(c) Ejecute la Consulta.
Resultado
7.13
Unidad Didctica 7: Consultas creadas en Access 2007
Consultas con criterios de seleccin
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Hacer una Consulta, sobre la Tabla Artculos, que seleccione los TTULOS de
las pelculas cuya DURACIN no sea ni 90 ni 100 minutos.
(a) Cree una Consulta en modo Diseo y seleccione la Tabla Artculos.
(b) En el apartado Criterios del campo duracin, escriba la expresin No
(In (90;100))
Tambin:
(c) Ejecute la Consulta.
Resultado
7.14
Unidad Didctica 7: Consultas creadas en Access 2007
Consultas con criterios de seleccin
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Es nulo o es No nulo (Puede ser usado en cualquier tipo de datos) Sirve para
buscar registros que tengan un determinado campo vaco, sin valor, es decir,
nulo.
La casilla de verificacin
Permitir decidir qu campos son los aparecern al ejecutar la Consulta.
Hacer una Consulta, sobre la Tabla Artculos, cuyo CDIGO comience por
BE o por SU, los campos que se mostrarn sern el TTULO, TIPO y
DURACIN. El resultado aparecer ordenado ascendentemente por el campo
TTULO.
El campo cdigo no se mostrar, slo lo usaremos par realizar la Seleccin.
(a) Cree una Consulta en modo Diseo y seleccione la Tabla Artculos.
(b) En el campo CDIGO, en el apartado Criterios escriba expresin
Como BE* O Como WE*.
(c) En el campo TTULO, en el apartado Orden seleccione Ascendente.
(d) Ejecute la Consulta.
7.15
Unidad Didctica 7: Consultas creadas en Access 2007
Consultas con criterios de seleccin
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Resultado
Modificar la consulta para que las pelculas que aparezcan, adems de
mostrar lo anteriormente solicitado muestre slo las pelculas que tengan
una imagen en el campo cartula
Unidad Didctica 7: Consultas creadas en Access 2007
Consultas por parmetros
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(d) Ejecute la Consulta. Aparecer una ventana pidindole el valor que
quiere que tome el parmetro para el campo donde est definido
(hemos introducido el valor Clsico).
En la ventana donde se introduce el parmetro no se distingue
maysculas de minsculas.
NOTA
El nombre debe ser el mismo que pusimos en el
apartado Criterios del campo pero sin los corchetes.
Este es el nombre que
escribimos, entre corchetes,
en el apartado Criterios
Unidad Didctica 7: Consultas creadas en Access 2007
Consultas por parmetros
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El resultado de la Consulta sern los registros cuyos valores en el
campo DIRECTOR y TIPO coincidan con los introducidos en los
parmetros correspondientes.
De esta forma hemos realizado una Consulta que nos servir para
cualquier DIRECTOR y para cualquier TIPO de pelculas.
Unidad Didctica 7: Consultas creadas en Access 2007
Consultas utilizando ms de una Tabla
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Las tablas seleccionadas estn relacionadas
Si, por cualquier motivo necesita incorporar una nueva Tabla a la Consulta
recuerde que slo tiene que abrir la ventana de Mostrar Tabla:
4. Los siguientes pasos son los propios de cualquier Consulta vista hasta
ahora.
Unidad Didctica 7: Consultas creadas en Access 2007
Consultas utilizando ms de una Tabla
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Hacer una Consulta donde se listen los TTULOS de las pelculas alquiladas
por los socios. Los datos que se debern mostrar son: TTULO de la pelcula,
NOMBRE y APELLIDOS del socio, la FECHA DE ALQUILER as como el
campo DEVUELTO.
IMPORTANTE: Las Tablas deben estar bien relacionadas, de lo contrario, el
resultado no ser el correcto.
(a) Cree una Consulta en modo Diseo y seleccione las Tabla Artculos,
Socios y Alquileres.
(b) Seleccione los campos:
De la Tabla Alquileres: FECHAALQUILER y DEVUELTO
De la Tabla Socios: NOMBREAPELLIDOS
De la Tabla Artculos: TTULO
Resultado
7.18
Unidad Didctica 7: Consultas creadas en Access 2007
Consultas utilizando ms de una Tabla
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Modifique el ejercicio anterior para que el listado de las pelculas alquiladas
sea para un determinado socio (esto nos est indicando que deberemos
utilizar un parmetro para el campo SOCIO de la Tabla Alquileres que es el
valor que relaciona las Tablas Socios y Alquileres)
IMPORTANTE: Las Tablas deben estar bien relacionadas, de lo contrario el
resultado ser errneo.
(a) Cree una Consulta en modo Diseo y seleccione las Tabla Artculos,
Socios y Alquileres.
(b) Seleccione los campos indicados en la siguiente imagen, y escriba el
parmetro en el apartado Criterios del campo socio de la Tabla
Alquileres.
No est activado el cuadro de verificacin del apartado Mostrar as pues,
cuando se ejecute la Consulta el campo Socio no se mostrar. Este
campo slo lo utilizamos para crear la Consulta con las especificaciones
del enunciado.
(c) Defina el parmetro en la ventana Parmetros de la consulta, para
realizar este paso pulse sobre la opcin de la pestaa
.
7.19
Unidad Didctica 7: Consultas creadas en Access 2007
Consultas utilizando ms de una Tabla
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Cree una Consulta que muestre el total de las pelculas para alquiler y para
venta.
(a) Cree una Consulta en modo Diseo y seleccione las Tabla Artculos.
(b) Pulse el icono para crear una Consulta de Totales.
(c) Seleccione la funcin Suma en el apartado Total de los campos
CANTIDAD EN ALQUILER y CANTIDAD EN VENTA.
(d) Ejecute la consulta
Resultado
Cul hubiera sido el resultado si quisiera agruparlo por tipo (gnero) de
pelculas?
Resultado
La suma de las pelculas en Alquiler y las pelculas en venta estn
grupadas por tipo, as que el resultado es el nmero total de pelculas en
Alquiler y en venta del gnero Blica, del gnero Clsico,
7.20
Unidad Didctica 7: Consultas creadas en Access 2007
Consultas de Totales
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Promedio. Calcula el valor medio de una columna. La columna debe
contener datos numricos, de moneda o de fecha y hora.
Cuenta. Cuenta el nmero de elementos en una columna.
Cree una Consulta que cuente el nmero de veces que se ha alquilado una
pelcula. El resultado de la Consulta deber mostrar el TTULO de la pelcula
y el nmero de veces que se ha alquilado.
(a) Cree una Consulta en modo Diseo y seleccione las Tablas Artculos
y Alquileres. Las Tablas debern estar relacionadas.
(b) Pulse el icono para crear una Consulta de Totales.
(c) Seleccione el campo TTULO y el campo ARTCULO:
(d) Ejecute la consulta
Resultado
7.21
Unidad Didctica 7: Consultas creadas en Access 2007
Consultas de Totales
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Resultado
Desviacin Estndar. Mide el grado de dispersin de los valores con
respecto a un promedio (una media).Para campos con valores
numricos.
Varianza. Mide la varianza estadstica de todos los valores de la
columna. Esta funcin se puede usar nicamente con datos numricos y
monetarios. Si la Tabla contiene menos de dos filas, Access devuelve un
valor nulo.
Primero y ltimo. Para Consultas de un slo campo indica cul es el
primer y el ltimo registro introducido en la Tabla.
Si en la Consulta aparece ms de un campo, si hay valores repetidos slo
aparecern los que se han introducido en primero o en ltimo lugar para cada
grupo de valores repetidos.
Unidad Didctica 7: Consultas creadas en Access 2007
Consultas de Totales
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Cree una Consulta que muestre el ltimo registro introducido en la Tabla
Artculos.
(a) Cree una Consulta en modo Diseo y seleccione la Tabla Artculos.
(b) Pulse el icono para crear una Consulta de Totales.
(c) Seleccione:
(d) Ejecute la Consulta.
Resultado
Compruebe el resultado si:
Seleccione la funcin en todos los campos excepto
en el campo cdigo que contine con .
Aparecern todos los registros de la Tabla Artculos
7.23
Unidad Didctica 7: Consultas creadas en Access 2007
Consultas de Totales
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Dnde. Esta opcin hay que seleccionarla cuando indiquemos algn criterio de
seleccin para el campo.
Cree una Consulta que muestre el nmero de veces que se ha alquilado
una pelcula de GNERO clsico.
(a) Cree una Consulta en modo Diseo y seleccione lass Tabla Artculos
y Alquileres.
(b) Pulse el icono para crear una Consulta de Totales.
(c) Seleccione:
O Tambin:
(d) Ejecute la consulta
NOTA
Access no puede mostrar el campo para el que se ha
especificado la opcin Donde en el apartado Total. Si se
fija, al seleccionar Donde se desactiva la casilla del
apartado Mostrar.
Si quiere que aparezca este campo en la ejecucin de
la Consulta deber agregarlo dos veces (una con la
opcin Donde y la otra sin ella).
7.24
NOTA
El valor especificado en el apartado Criterios hay que
escribirlo tal como est en la Tabla (incluido maysculas
y minsculas).
Unidad Didctica 7: Consultas creadas en Access 2007
Consultas de Totales
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Resultado
Unidad Didctica 7: Consultas creadas en Access 2007
Consultas con campos calculados
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(f) Ejecute la Consulta.
Resultado
Los campos calculados se pueden utilizar como informacin para realizar otras
Consultas.
Unidad Didctica 7: Consultas creadas en Access 2007
Consultas con campos calculados
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Cree una Consulta en modo Diseo y seleccione las Tabla Artculos y
Alquileres alquiler una pelcula ms de 11 das. Mostrar el TTULO de la
Pelcula.
(a) Cree una Consulta en modo Diseo ( ).
(b) Seleccione la consulta creada en el ejemplo anterior.
(c) Seleccione los campos TTULO Y DAS EN ALQUILER de la
Consulta y ponga en el apartado Criterios del campo Das en alquiler
>11.
(d) Ejecute la Consulta.
Resultado
7.26
Unidad Didctica 7: Consultas creadas en Access 2007
Consultas con campos calculados
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Cmo relacionamos una Consulta y una Tabla? En la ventana de
Diseo de la Consulta que estamos diseando seleccione el campo TTULO
de la Consulta y llvelo hasta el mismo campo de la Tabla Artculos.
Una vez creada la relacin, realice un doble clic sobre ella para seleccionar
el tipo de combinacin.
El resultado de esta relacin ser:
Si Ejecuta la Consulta, el resultado ser:
Unidad Didctica 7: Consultas creadas en Access 2007
Consultas con campos calculados
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Utilizar funciones para construir campos calculados.
ACCESS lleva incorporadas diferentes funciones que le ayudaran a construir
campos calculados, estas funciones sirven para manipular texto, fechas, etc.
Cree una Consulta que muestre el mes en el que se han alquilado las
pelculas. Mostraremos los campos TTULO de la pelcula, NOMBRE y
APELLIDOS del Socio, FECHA DE ALQUILER y el nuevo campo calculado
donde se muestre slo el mes de Alquiler de la pelcula.
(a) Cree una Consulta en modo Diseo y seleccione las Tablas
Alquileres, Artculos y Socios.
(b) Seleccione los campos TTULO, NOMBREAPELLIDOS Y FECHA DE
ALQUILER de las Tablas correspondientes.
(c) Posicione el cursor en el apartado Campo de una columna en blanco
y pulse, sobre l, con el botn derecho del ratn. En el men
emergente, seleccione la opcin .
(d) En la ventana de Generador de Expresiones, abra la carpeta
Funciones Incorporadas y seleccione el grupo de funciones
Fecha/Hora:
Seleccione la funcin Mes
y pulse sobre el botn o realice un doble clic para hacer que
esta funcin aparezca en el cuadro de texto que hay en la parte
superior de la ventana Generador de Expresiones y as poder trabajar
con ella. Aparecer de la forma: Mes (nmero) ahora habr que
sustituir nmero por el campo FECHAALQUILER de la Tabla
Alquileres; para ello, despliegue la carpeta y pulse sobre la
carpeta de y seleccione el campo FECHAALQUILER
7.27
Unidad Didctica 7: Consultas creadas en Access 2007
Consultas con campos calculados
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Utilizando la Consulta del Ejemplo anterior crear una nueva consulta para
que en lugar de que aparezca el nmero del mes en el que se alquil la
pelcula, aparezca el nombre del mes.
Utilizaremos como valor base el campo calculado Mes en alquiler del
ejemplo anterior y a este campo le aplicaremos la funcin
NombreMes(mes;abreviate) a la que le pasaremos como parmetro el
valor del campo calculado Mes en alquiler.
Al ejecutarse esta Consulta aparecern los siguientes campos:
- TTULO de la pelcula (ordenados ascendentemente)
- NOMBRE Y APELLIDOS del socio
- FECHA DE ALQUILER
- NOMBRE DEL MES en el que se alquil la pelcula.
(a) Cree una Consulta en modo Diseo y seleccione la Consulta
EjemploGuiado_UD7_27.
(b) Para esta nueva Consulta utilizaremos todos los campos de la
Consulta EjercicioGuiado_UD7_27.
(c) Aada la ordenacin ascendente para el campo TTULO .
(d) Desactive el apartado Mostrar del campo MES EN ALQUILER.
(e) Cree un nuevo campo Calculado y abra la ventana del Generador de
Expresiones. Seleccione la Funcin NombreMes del bloque de
funciones Fecha/Hora de las Funciones Incorporadas y pulse sobre el
botn o realice un doble clic sobre ella.
Seleccione el interior del parntesis de la funcin NombreMes y lo
sustituiremos por el campoCalculado Mes en Alquiler; recuerde que
para acceder a este campo deber dirigirse a la carpeta ,
abrir la subcarpeta y seleccionar el campo
MES EN ALQUILER.
(f) Ejecute la Consulta.
Resultado
7.28
Unidad Didctica 7: Consultas creadas en Access 2007
Consultas con campos calculados
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Consultas utilizando la funcin condicional Silnm
Esta funcin, permite escoger el resultado o la operacin ha realizar en una
columna calculada, en funcin del contenido de otra columna. La expresin
general para la funcin es,
SiInm (Condicin; operacin si la condicin es cierta; operacin si la
condicin es falsa)
Unidad Didctica 7: Consultas creadas en Access 2007
Consultas con campos calculados
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Realizar una Consulta que muestre el mensaje Sin penalizacin si el
nmero de das que ha tenido alquilada una pelcula no excede de 15 y un
mensaje indicando el nmero de das en los que no podr alquilar una
pelcula, este nmero se realizar segn el siguiente clculo:
5 * nmero de das que exceda de 15.
(a) Cree una Consulta en modo Diseo y seleccione la Tabla Alquileres.
(b) Seleccione los campos SOCIO, ARTCULO, FECHA ALQUILER y FECHA
DEVOLUCIN.
(c) Cree el campo calculado DAS EN ALQUILER de la misma forma que lo
hizo en el Ejemplo Guiado 25.
Das en Alquiler: [Alquileres]![FechaDevolucin]-[Alquileres]![FechaAlquiler]
(d) Guarde la Consulta, de lo contrario no podr utilizar el campo
calculado creado en el apartado (c).
(e) Posicione el cursor en el apartado Campo de una columna en blanco
de la Consulta para crear otro campo Calculado donde utilizaremos la
funcin SiInm. Esta funcin la encontrar en la carpeta
y seleccionando el bloque . El
formato que aparecer en el cuadro de texto de la ventana Generador
de Expresiones ser la siguiente:
(f) Este nuevo campo lo llamaremos PENALIZACIN.
(g) La expresin del nuevo campo calculado, PENALIZACIN es la
siguiente:
Penalizacin: SiInm([Das en alquiler]>15; ([Das en alquiler]-15)*5;
"Sin penalizacin")
7.29
Texto entrecomillado porque es un literal,
queremos que aparezca este texto.
Unidad Didctica 7: Consultas creadas en Access 2007
Consultas con campos calculados
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(h) Ejecute la Consulta.
Resultado
Si quisiramos que apareciera la palabra das junto con los das de
penalizacin, es decir, en el resultado anterior, en el nico registro que
tiene penalizacin apareciera 20 das en lugar de 20; tendramos que
concatenar el texto das al resultado de la operacin.
Para concatenar cadenas utilizaremos el operador & El campo quedara de
la forma:
Penalizacin: SiInm([Das en alquiler]>15; ([Das en alquiler]-15)*5 & "
das" ; "Sin penalizacin")
Unidad Didctica 7: Consultas creadas en Access 2007
Consultas con campos calculados
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Unidad Didctica 8: Consultas creadas utilizando los asistentes de Access 2007
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Unidad Didctica 8
Consultas creadas utilizando
los asistentes de Access 2007
En esta Unidad didctica aprenderemos a crear
Consultas de forma fcil y rpida utilizando los
asistentes que nos proporciona Access
Unidad Didctica 8: Consultas creadas utilizando los asistentes de Access 2007
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CONTENIDOS
1 Introduccin 63
2 Consultas Sencillas
65
3 Consultas de referencias cruzadas 72
4 Consultas de bsqueda de duplicados
79
5 Consultas de bsqueda de no coincidentes
81
Unidad Didctica 8: Consultas creadas utilizando los asistentes de Access 2007
Consultas Sencillas
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(1) Introduccin
Para crear una Consulta utilizando cualquiera de los Asistentes siga los siguientes
pasos:
1. Pulse sobre el icono del grupo de la pestaa
.
2. Se abre una ventana donde se muestran todos los asistentes de los que
dispone para crear Consultas.
Breve descripcin de los asistentes:
Asistente para Consultas sencillas
El asistente para consultas sencillas permite hacer rpidamente Consultas de
detalle (Consultas sencillas donde slo seleccione los campos que desea
visualizar de la Tabla sin ningn tipo de criterio de seleccin) o resumen
(Consultas de Totales).
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Consultas Sencillas
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4. Seleccionar el tipo de Consulta que desea. Esta opcin slo aparecer si ha
seleccionado algn campo de tipo numrico.
5.
Mostrar los valores de los campos seleccionados en la ventana anterior
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Consultas Sencillas
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Cree una consulta, utilizando el asistente para Consultas sencillas que
muestre los campos Ttulo, Tipo y Precio de la tabla Artculos.
(a) Cree una Consulta con el asistente para Consultas sencillas.
(b) Seleccione en la lista desplegable de Tablas/ Consultas, la Tabla
Artculos y los campos seleccionados sern los que aparecen en la
columna . Pulse sobre el botn .
(c) El asistente solicita el tipo de consulta que deseamos (Detalle o
Resumen). Seleccione Detalle y pulse .
(d) Guarde la Consulta con el ttulo EjemploGuiado_UD8_1. En esta
misma ventana, Access nos pregunta si deseamos ver el resultado de
la Consulta o deseamos abrir la consulta en modo diseo (modo en el
que hemos estado trabajando en la Unidad Didctica 7).
(e) Elija y
pulse sobre el botn de .
8.1
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Consultas Sencillas
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Consultas Sencillas
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Esta opcin es til cuando queremos realizar operaciones con los
campos numricos de la Tabla (Sumar los valores de un campo, obtener el
valor mximo o mnimo, calcular el promedio de un campo).
NOTA
En la ventana de opciones de resumen slo se
presentarn los campos numricos.
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Consultas Sencillas
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Cree una Consulta que muestre el PRECIO mximo de la Tabla Artculos.
(a) Cree una Consulta con el asistente para Consultas sencillas.
(b) Seleccione en la lista desplegable de Tablas/ Consultas, la Tabla
Artculos y seleccione el campo PRECIO:
Pulse sobre el botn .
(c) Ahora el asistente solicita el tipo de Consulta que deseamos (Detalle
o Resumen). Seleccione Resumen y pulse .
(d) Seccione la casilla de verificacin de Mx
(e) Guarde la Consulta con el nombre EjercicioGuiado_UD8_2.
Resultado
En la ventana Opciones de Resumen, en la parte inferior derecha,
aparece una casilla de verificacin que si se selecciona da como
resultado una nueva columna indicando el nmero de registros que tiene
la Tabla Artculos.
Resultado
8.2
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Consultas Sencillas
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Qu tendramos que hacer para que se muestre el TTULO de la
pelcula?
Deberemos crear una nueva Consulta en modo Diseo en la que formarn
parte la Tabla Artculos y la Consulta que acabamos de crear
(EjemploGuiado_UD8_2). La nueva consulta quedar de la forma :
Resultado
El campo PRECIO de la Tabla Alquileres deber
ser igual al campo Mx De PRECIO creado en la
Consulta EjercicioGuiado_UD8_2
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Consultas de Referencias Cruzadas
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(d) Aparece un cuadro similar al anterior donde tendr que indicar el
campo de encabezado de las columnas. Seleccione el campo
OCUPACIN y pulse botn .
(e) Elija el campo con el que se va a operar para mostrar el resultado de
dicha operacin en la interseccin de cada una de las filas y
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Consultas de Referencias Cruzadas
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Cree una Consulta que muestre el PRECIO mximo de la Tabla Artculos.
(a) Cree una Consulta con el asistente de Referencias Cruzadas.
(b) Seleccione la Tabla Artculos
(c) Seleccione el campo TIPO y haga clic sobre el botn para que
aparezca en la columna de Campos seleccionados.
En la columna de la izquierda aparecern todos los TIPOS (GNEROS)
de pelculas que hay en la Tabla Artculos. Y pulse sobre
para continuar.
(d) Seleccione el campo cuyos valores desea que sea aparezcan como
cabecera de cada una de las columnas de la Tabla resultante.
Seleccione el campo DIRECTOR. Y pulse .
8.4
Unidad Didctica 8: Consultas creadas utilizando los asistentes de Access 2007
Consultas de Referencias Cruzadas
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(e) Seleccione el campo CDIGO y la funcin Cuenta ya que lo que quiere
es contar el nmero de directores que trabajan en un determinado
gnero de pelculas.
- Para que aparezca la columna que nos muestre el nmero de
directores que trabajan cada uno de los gneros
cinematogrfico deberemos seleccionar la casilla de verificacin
Unidad Didctica 8: Consultas creadas utilizando los asistentes de Access 2007
Consultas de Referencias Cruzadas
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Pulse sobre .
(f) Guarde la Consulta como EjercicioGuiado_UD8_4.
Resultado (parcial, faltan directores):
Cree una Consulta de referencias cruzadas que muestre cuntas veces se
ha alquilado cada una de las pelculas por ciudad.
Esta Consulta tiene que basarse en otra puesto que los campos que
necesitamos se encuentran en varias Tablas (Alquileres, Socios y
Artculos).
(a) Lo primero que tenemos que hacer es realizar la Consulta que
muestre las pelculas que se han alquilado en una determinada
ciudad (suponemos que cada socio alquila en su ciudad).
La Consulta la realizaremos en modo Diseo y quedara de la
siguiente manera:
Columna que muestra el nmero
total de pelculas por gnero
cinematogrfico.
8.5
NOTA
Para que una Consulta pueda utilizarse como partida
para otra Consulta de referencias cruzadas, al menos
deber tener 3 campos numricos, de fecha o de texto.
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Consultas de Referencias Cruzadas
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(b) Acceda a crear una Consulta con el asistente de Referencias
Cruzadas.
(c) Pulse el botn de radio y seleccione la Consulta que
acabamos de crear.
(d) Seleccione el campo TTULO y pulse sobre el botn para que
aparezca en la columna de Campos seleccionados.
En la columna de la izquierda aparecern todos los TTULOS de
pelculas que hay en la Consulta que estamos utilizando como base.
Y pulse sobre para continuar.
(e) Ahora deber seleccionar el campo cuyos valores que desea que
aparezcan como cabecera de cada una de las columnas de la Tabla
resultante. Seleccione el campo CIUDAD. Y pulse .
(f) En la siguiente pantalla, seleccione la funcin Cuenta sobre el campo
ARTCULOS.
(g) Guarde la Consulta como EjercicioGuiado_UD8_5.
Resultado
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Consultas de bsqueda de duplicados
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Resultado
Unidad Didctica 8: Consultas creadas utilizando los asistentes de Access 2007
Consultas de bsqueda de no coincidentes
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(e) Seleccione los campos que desea que aparezcan al ejecutar la
Consulta que estamos realizando. Elija los campos TTULO, DIRECTOR
y TIPO.
Pulse
(f) Guarde la Consulta como EjercicioGuiado_UD8_7.
Unidad Didctica 8: Consultas creadas utilizando los asistentes de Access 2007
Consultas de bsqueda de no coincidentes
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Resultado
Unidad Didctica 9: Consultas para la manipulacin de Tablas
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Unidad Didctica 9
Consultas para la manipulacin
de Tablas
Estas Consultas nos permitirn crear Tablas a partir de
la informacin contenida en otras y aadir, actualizar o
eliminar registros.
Unidad Didctica 9: Consultas para la manipulacin de Tablas
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CONTENIDOS
1 Introduccin 86
2 Consultas para la creacin de nuevas
Tablas
87
3 Consultas para la actualizacin de los
registros de una Tabla
94
4 Consultas para aadir registros a una
Tabla
98
5 Consultas para eliminar registros de una
Tabla
106
Unidad Didctica 9: Consultas para la manipulacin de Tablas
Introduccin
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(1) Introduccin
Estas Consultas nos permitirn crear nuevas Tablas a partir de informacin
contenida en otras ya existentes o manipular la informacin contenida en las
mismas. No podremos aadir nuevos campos ni modificar el tipo u otros detalles de
la definicin de los campos.
Para crear este tipo de Consulta, lo primero que tendremos que hacer ser crear
una consulta en modo Diseo. Recuerde que para crear una Consulta en modo
Diseo deber pulsar sobre del grupo de la pestaa . Una
vez que estemos en la ventana de Diseo de Consulta ver los siguientes botones
del grupo de la pestaa
.
En esta unidad didctica aprenderemos a usar los siguientes tipos de Consulta:
Consulta para crear una nueva Tabla a partir de los datos recogidos de otras
Tablas, de la misma o de otra base de datos.
Consulta para aadir nuevos registros a una Tabla procedentes de otras
Tablas.
Consulta para actualizar los valores de uno o ms campos de una Tabla.
Consulta para eliminar registros de una Tabla.
Unidad Didctica 9: Consultas para la manipulacin de Tablas
Consultas para la creacin de nuevas Tablas
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(f) El siguiente paso ser elegir qu campos tendr la nueva Tabla y el
Criterio de seleccin utilizado para los registros que contendr.
Elegiremos todos los campos y como Criterio de seleccin para el
campo DIRECTOR pondremos Pedro Almodvar
(g) Guarde la consulta.
Al guardar la consulta aparecer en el rea de exploracin con un
icono diferente a las que se han guardado hasta ahora.
(h) Ejecute la consulta.
De forma predeterminada, cuando se abre una base de datos que no
reside en una ubicacin de confianza, o bien, cuando se opta por no
confiar en la base de datos, Access impide la ejecucin de todas las
consultas de accin, es decir, las consultas de datos anexados,
consultas de actualizacin, consultas de eliminacin y consultas de
creacin de tabla.
Elegiremos slo los registros que tengan como
DIRECTOR a Pedro Almodvar.
El apartado Mostrar est desactivado porque no
se puede mostrar un mismo campo ms de una
vez y el campo DIRECTOR ya est incluido al
seleccionar en la primera columna Artculos.*
Unidad Didctica 9: Consultas para la manipulacin de Tablas
Consultas para la creacin de nuevas Tablas
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(i) Al ejecutar la Consulta le aparecer el siguiente mensaje:
(j) Y despus este otro
Este mensaje le indica que en la nueva Tabla se van a aadir 3
registros, que son los registros cuyo DIRECTOR es Pedro Almodvar.
(k) Observe que, en el rea de exploracin aparecer la Tabla creada a
partir de la Consulta que acabamos de disear.
(l) Abra la Tabla Pelculas de Pedro Almodvar_UD9_1.
Unidad Didctica 9: Consultas para la manipulacin de Tablas
Consultas para la creacin de nuevas Tablas
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Realice una Consulta que cree una Tabla para un determinado TIPO de
pelculas de la Tabla Artculos.
Para realizar este ejercicio lo mejor ser hacer una Consulta genrica que
utilice parmetros, de esta forma una nica Consulta nos servir para crear
una Tabla que contendr los registros correspondientes al TIPO
introducido para el parmetro en tiempo de ejecucin.
NO CREAR UNA TABLA POR CADA EJ ECUCIN DE LA CONSULTA
(a) Cree una Consulta en modo Diseo.
(b) Seleccione la Tabla Artculos y cierre la ventana Mostrar Tabla.
(c) Pulse sobre la opcin
(d) Escriba el nombre que tendr la nueva Tabla.
La Tabla la crearemos en la base de datos activa.
(e) El siguiente paso ser elegir los campos que deseamos tenga la
nueva Tabla y el Criterio de seleccin para con los registros. Incluya
todos los campos.
(f) Definimos el parmetro GENERO, para ello, recuerde que deber
pulsar sobre del grupo de la pestaa
, y escriba el nombre del parmetro y su tipo de datos.
9.2
Unidad Didctica 9: Consultas para la manipulacin de Tablas
Consultas para la creacin de nuevas Tablas
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(g) Ejecute la Consulta.
Escriba un valor para el parmetro GENERO.
Le mostrar el siguiente mensaje:
(h) Si abrimos la Tabla el
resultado ser:
(i) Qu ocurre si intenta ejecutar de nuevo la Consulta?
Unidad Didctica 9: Consultas para la manipulacin de Tablas
Consultas para la creacin de nuevas Tablas
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Le mostrar en pantalla un mensaje indicndole que si sigue adelante
con la ejecucin de la Consulta los datos que tiene la Tabla que se
cre cuando se ejecut la Consulta se eliminarn y pasar a contener
los registros que cumplan con el nuevo parmetro que se le
introduzca.
Unidad Didctica 9: Consultas para la manipulacin de Tablas
Consultas para la actualizacin de los registros de una Tabla
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Este mensaje nos indica que se ha encontrado una fila (registro) donde el
campo CIUDAD tiene el valor Mlaga y que se va actualizar al valor MLAGA.
Abra la Tabla Socios para comprobar el Resultado, despus de la
actualizacin tendr el siguiente aspecto:
Cree una Consulta que actualice el campo cantidad de pelculas en alquiler
de la Tabla Artculos, incrementndola en un 10%.
(a) Cree una Consulta en modo Diseo.
(b) Seleccione la Tabla Artculos y cierre la ventana Mostrar Tabla.
(c) Pulse sobre la opcin
(d) Seleccione el campo CANTIDAD EN ALQUILER de la Tabla Artculos.
En el apartado tendremos que introducir la
expresin que sume a la CANTIDAD EN ALQUILER actual el 10%; para ello,
utilizaremos el generador de expresiones.
Posicione el cursor en :
Pulse sobre la herramienta generador de expresiones
del grupo de la pestaa
. Tambin podra haber utilizado el men contextual
con el botn derecho del ratn.
9.4
Unidad Didctica 9: Consultas para la manipulacin de Tablas
Consultas para la actualizacin de los registros de una Tabla
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Seleccione el campo CANTIDAD EN ALQUILER de la Tabla Artculos y
pulse sobre el icono (o teclee +)
Seleccione de nuevo el campo CANTIDAD EN ALQUILER de la Tabla
Artculos y multiplquelo por 0,10 (no escriba 0.10ya que Access
mostrar un mensaje de error).
(Esta ltima operacin est entre parntesis para controlar bien el
orden en el que se ejecutarn las operaciones).
[Artculos]![CANTIDAD EN ALQUILER] +( [Artculos]![CANTIDAD EN
ALQUILER] *0,10 )
La Consulta tendr el siguiente aspecto:
(e) Ejecute la consulta.
(f) Al ejecutar la Consulta, nos aparecer la siguiente ventana de aviso.
(g) Abra la Tabla Artculos para comprobar el Resultado.
Unidad Didctica 9: Consultas para la manipulacin de Tablas
Consultas para la actualizacin de los registros de una Tabla
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Fjese que si el redondeo es menor a 0,5 no se incrementa. 4 * 0,10 =
0,4 (no se incrementa la cantidad en alquiler).
Unidad Didctica 9: Consultas para la manipulacin de Tablas
Consultas para aadir registros a una Tabla
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Quizs le aparezca la ventana
Marque la opcin Habilitar este contenido.
Le aparecer el siguiente aviso:
Pulse sobre el botn para aadir las 3 filas de la Tabla
Socios de CCM a la Tabla Socios.
Unidad Didctica 9: Consultas para la manipulacin de Tablas
Consultas para aadir registros a una Tabla
(h) Abra la base de datos VideoClub2003 para comprobar que la Tabla
Socios contiene 6 registros nuevos.
.
Unidad Didctica 9: Consultas para la manipulacin de Tablas
Consultas para aadir registros a una Tabla
Cree una Consulta de Actualizacin que aada los registros de la Tabla
Alquileres de CCM (de la base de datos videoclub sucursal CCM 2007) a la
Tabla Alquileres (de la base de datos VideoClub2007) pero slo se
aadirn los registros de los socios de Toledo.
(a) Lo primero que haremos ser importar las Tablas Alquileres de
CCM y Socios de CCM a la base de datos VideoClub2007 para ello
siga los siguientes pasos:
Abra la base de datos VideoClub2007.
Pulse sobre del grupo de la pestaa
.
Busque la base de datos videoclub sucursal CCM 2007 utilizando el
botn .
En la pantalla de Importar objetos, seleccione las dos Tablas
(Alquileres de CCM y Socios de CCM).
9.6
Unidad Didctica 9: Consultas para la manipulacin de Tablas
Consultas para aadir registros a una Tabla
Compruebe que aparecen las dos Tablas como objetos de la base de
datos activa.
Si no lo estn ya, relacione las dos Tablas que ha importado,
recuerde que deber usar la herramienta .
(b) Cree una Consulta en modo Diseo y seleccione la Tabla Socios de
CCM y Alquileres de CCM y cierre la ventana Mostrar Tabla.
Unidad Didctica 9: Consultas para la manipulacin de Tablas
Consultas para aadir registros a una Tabla
Opcin sin importar las Tablas a la base de datos VideoClub2003
(a) Abra la base de datos
(b) Cree una consulta en modo diseo con las Tablas Alquileres de CCM
y Socios de CCM.
(c) Pulse sobre el icono .
(d) Seleccione la base de datos Videoclub 2007 y la Tabla donde se
aadirn los registros.
Unidad Didctica 9: Consultas para la manipulacin de Tablas
Consultas para aadir registros a una Tabla
(e) Ejecute la Consulta.
(f) Aparece el mensaje
(g) Abra la base de datos VdeoClub2003 y compruebe que en la Tabla
Artculos estn los registros anexados.
Unidad Didctica 9: Consultas para la manipulacin de Tablas
Consultas para eliminar registros a una Tabla
(h) Abra la Tabla Alquileres y comprobar que los campos de los
registros que desebamos eliminar se han eliminado.
MDULO IV- FORMULARIOS
UNIDADES DIDCTICAS:
1. Unidad didctica 10: Formularios en Access 2007 (I)
2. Unidad didctica 11: Formularios en Access 2007 (II)
Unidad Didctica 10: Formularios en Access 2007 (I)
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Unidad Didctica 10
Formularios en Access 2007 (I)
Conoceremos todos los posibles controles que
pueden aparecer en un Formulario.
Aprenderemos a crear Formularios automticos
y utilizando los asistentes que ofrece Access.
Finalmente veremos cmo crear Formularios en
modo diseo
Unidad Didctica 10: Formularios en Access 2007 (I)
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CONTENIDOS
1 Introduccin 4
2 Elementos de un Formulario
6
3 Crear un Formulario utilizando el asistente 22
4 Formularios Automticos
26
5 Trabajar con un Formulario en modo Diseo
37
Unidad Didctica 10: Formularios en Access 2007 (I)
Introduccin
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(1) Introduccin
Los Formularios son pantallas que contienen campos de datos procedentes de las
Tablas.
Los Formularios se utilizan fundamentalmente para ver, introducir y modificar la
informacin contenida en una base de datos, en definitiva, para gestionar registros
de una Tabla o Consulta.
Cuando se prepara un Formulario para trabajar con registros, cada campo de la
tabla se asocia a un control del formulario. El control ms comn es el cuadro de
texto. Son tambin habituales: las listas de valores y los cuadros combinados (estos
controles dependern de cmo estn definidos los campos asociados en la tabla).
El diseo de un Formulario puede ser manual, aunque, lo ms cmodo y rpido es
utilizar los asistentes que nos ofrece Access y retocarlos posteriormente (si
queremos variar algn aspecto del Formulario).
En la solapa est el grupo con las diferentes opciones para
crear formularios:
Para crear un formulario con asistente pulse sobre y seleccione
.
Para abrir un formulario en vista diseo pulse .
A continuacin veremos una breve descripcin de los tipos de Formularios que
ofrece Access 2007.
Crea un formulario que le permite introducir informacin de un
registro cada vez.
Unidad Didctica 10: Formularios en Access 2007 (I)
Introduccin
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Crea un formulario dividido que muestra una hoja de datos en la
seccin superior y un formulario en la seccin inferior para escribir
informacin sobre el registro seleccionado en la hoja de datos.
Crea un formulario que muestra mltiples registros en una hoja de
datos, con un registro por fila.
Puede ser una forma muy rpida de crear un
formulario, especialmente si est pensando en incluir slo unos pocos
campos.
Crea un nuevo formulario en blanco en la vista diseo.
En la vista diseo, puede realizar cambios de diseo avanzados en
formularios como agregar tipos de controles y cdigo de escritura.
Puede utilizar este tipo de formulario cuando quiera
crear un grfico que muestre informacin sobre valores contenidos en una
Tabla o devueltos por una Consulta.
Al crear los formularios con estos controles, Access tendr en cuenta la tabla
seleccionada, que ser la tabla de trabajo del nuevo formulario.
Al pulsar sobre aparece una lista de opciones:
Crea un formulario paso a paso a travs de un
asistente. Es muy til en la creacin de formularios para la gestin de
Tablas.
. Este tipo de formulario muestra tablas cruzadas.
Unidad Didctica 10: Formularios en Access 2007 (I)
Elementos de un Formulario
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(2) Elementos de un Formulario
Para desarrollar este punto vamos a crear un Formulario en columnas sobre la
Tabla Socios, para ello seleccione la tabla socio y pulse sobre . El
resultado sera el siguiente.
La imagen mostrada se denomina . Y su Vista en modo
diseo ser as.
Unidad Didctica 10: Formularios en Access 2007 (I)
Elementos de un Formulario
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Formas de ver un Formulario
Vista en ejecucin del Formulario (resultado final). El
formulario no puede ser modificado.
Ofrece una vista detallada de la estructura del formulario
(Encabezado, Detalle y Pie de pgina de un formulario). El formulario no se est
ejecutando, luego slo se ver el contenido de los controles etiqueta, no se
podrn ver los datos del resto de los controles. Por el contrario, en este modo es
donde se pueden realizar todos los cambios de estructura en el formulario.
Una vez creado el formulario, se puede ajustar fcilmente
su diseo en la vista Presentacin. Usando los datos reales del formulario como
punto de referencia, se pueden reorganizar los controles y ajustar su tamao. Se
pueden colocar controles nuevos en el formulario y configurar las propiedades
del formulario y de sus controles.
Partes del Formulario en
En este modo se visualizan, por defecto, en el centro del formulario los valores
de los campos de cada uno de los registros. No aparece encabezado ni pie de
formulario predefinido. Ninguna de las partes que se muestran puede ser
modificada, nicamente podemos movernos por los distintos registros o
introducir registros nuevos. Para realizar estas operaciones disponemos de la
barra que se muestra en la siguiente figura:
Unidad Didctica 10: Formularios en Access 2007 (I)
Elementos de un Formulario
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Partes del Formulario en
Pulsando sobre el fondo del Formulario con el botn derecho del ratn nos
aparece un men que entre otras opciones, muestra todas las partes que
podemos visualizar en un Formulario.
Regla Cuadrcula Encabezado del Formulario Detalle Pie del Formulario
REGLA Y CUADRCULA Nos ayudarn a situar fcilmente los controles.
ENCABEZADO DE FORMULARIO Lo que introduzcamos en este apartado ser lo
que aparecer al principio del formulario (si el formulario est compuesto por
ms de una pgina, slo en la primera pgina).
ENCABEZADO DE PGINA Y PIE DE PGINA Aparecer al principio y al final de cada
una de las pginas que forman el formulario.
El encabezado y pie de pgina no aparecer cuando se abra el Formulario con
, s se ver al imprimir el Formulario o al visualizarlo en vista
.
Unidad Didctica 10: Formularios en Access 2007 (I)
Elementos de un Formulario
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Encabezadodepgina
Unidad Didctica 10: Formularios en Access 2007 (I)
Elementos de un Formulario
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Al visualizar el formulario en vista preliminar aparecen nuevas herramientas que nos
ayudar a configurar el aspecto final del formulario.
Si pulsa sobre la herramienta se abrir una ventana donde tendremos la
posibilidad de configurar el aspecto de la presentacin final del formulario.
En este apartado podr:
Establecer los mrgenes de impresin
Decidir qu imprimir.
Se imprimir slo el contenido de los campos
(sin etiquetas) y no se vern los encabezados de pgina ni de
formulario, slo se visualizar el pi de pgina.
Unidad Didctica 10: Formularios en Access 2007 (I)
Elementos de un Formulario
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Se visualizar las etiquetas y el contenido de
los campos as como los encabezados y pie de pgina.
En este apartado podr:
Elegir la orientacin y el tamao del papel.
Seleccionar la impresora
Este apartado le permitir configurar el contenido de cada pgina,
nmero de columnas por pgina, separacin entre ellas, tamao de las
columnas.
DETALLE. En este apartado aparecen los registros origen del Formulario.
PIE DE FORMULARIO. En este apartado se escribir el texto que quiere que
aparezca al final del formulario. Este apartado slo ser visible si visualiza el
Formulario en modo no en vista preliminar
Unidad Didctica 10: Formularios en Access 2007 (I)
Elementos de un Formulario
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Controles
Se denomina control a cada uno de los elementos que forman un formulario.
Si crea un formulario en modo diseo las herramientas para crear controles
sern las siguientes:
Men contextual.
Herramientas de Diseo.
Tipos de Controles
Controles dependientes. Controles cuyo origen de datos son campos de una
Tabla o una Consulta.
Controles independientes. La informacin que muestran estos controles no
procede de las Tablas o Consultas.
Unidad Didctica 10: Formularios en Access 2007 (I)
Elementos de un Formulario
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Controles calculados. Controles cuyo origen de datos es una expresin.
Descripcin de los Controles
Seleccionar. Permite seleccionar uno o ms controles.
Asistente para controles Si est seleccionado, al crear un control que
disponga de asistente, dicho control se crear siguiendo los pasos del asistente.
Etiqueta Permite visualizar un texto fijo, este texto se escribir
directamente dentro del control o en su propiedad Ttulo.
Cuadro de texto Puede tener dos usos:
Como control dependiente: Se utiliza para mostrar un dato almacenado
en un campo de la tabla o consulta origen del formulario.
Como control independiente: Es utilizado para presentar los resultados
de un clculo o para aceptar la entrada de datos del usuario. En su
propiedad Origen del control se encuentra el nombre del campo de la
Tabla al que est asociado o la frmula de clculo cuando se presenta un
resultado para ese clculo. En este caso, delante de la frmula hay que
poner el signo = .
Grupo de opciones. Se utiliza para presentar una serie de opciones de las
que slo se puede seleccionar una a la vez. Un grupo de opciones consta de un
marco de grupo y de un conjunto de casillas de verificacin , botones de
opcin , o botones de alternar . Cuando se crea un grupo de opciones se
abre un asistente que le ayudar a crear las distintas alternativas.
Botn de alternar. Utilizado para presentar un campo de tipo S/No, este
control aparecer presionado para el valor S, de lo contrario, representar al
valor No.
Casilla de verificacin. Este control es muy til para presentar un campo de
tipo S/No, este control aparecer marcado para el valor S y sin marcar para
representar el valor No.
Botn de opcin. Control muy utilizado para presentar un campo de tipo
S/No, este control aparecer seleccionado para el valor S y sin seleccionar
para representar el valor No.
Unidad Didctica 10: Formularios en Access 2007 (I)
Elementos de un Formulario
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Cuadro combinado Este control mostrar los valores de una lista. En el
control se visualizar slo un valor de la lista pero si desea ver todos los
elementos de la lista deber desplegarla pulsando sobre la flecha del control. Al
crear este control se le abrir un asistente que le ayudar a definirlo.
Cuadro de lista. Este control tiene la misma finalidad que el cuadro
combinado pero con la diferencia que en el cuadro de lista se muestran todos los
valores de la lista. Al crear este control se le abrir un asistente que le ayudar a
definirlo.
Botn. Al pulsar sobre este control se ejecutar una accin. Al crear este
control se le abrir un asistente que le ayudar a definir la accin (abrir otro
formulario, ejecutar macro, operar con un registro,).
Imagen. Se utilizan para insertar una imagen fija en el Formulario.
Marco de objeto independiente Se utiliza para insertar archivos de sonido,
documentos de Word o un grfico. El objeto que presenta este control ser fijo,
es decir no variar dependiendo del registro que se muestre.
Marco de objeto dependiente. Se utiliza para insertar un objeto (archivo de
sonido, documentos de Word, un grfico,). Este control est asociado a un
campo por lo que variar segn el registro que se muestre.
Salto de pgina La accin de este control no tiene efecto al visualizar el
Formulario en Vista Formulario , s al visualizar el formulario, al imprimir o en
vista preliminar.
Control ficha Este control nos ayudar a organizar la informacin que se
presenta en el formulario.
Subformulario/Subinforme. Este control permite crear un formulario o un
Informe dentro de otro formulario o Informe ya existente. Se llama Subformulario
a un formulario que se crea dentro de otro. Los Subformularios tambin reciben
el nombre de Formulario Detalle o Formulario secundario. El formulario principal
y el formulario secundario estn vinculados, es decir, el subformulario slo
presentar los datos asociados al registro seleccionado en el formulario principal.
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Elementos de un Formulario
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Lnea. Este control crear una lnea en el formulario.
Rectngulo. Mediante este control podr dibujar un rectngulo en el
formulario.
Ms controles. Al pulsar sobre este icono, se desplegar una lista con otros
controles que podr asociar al formulario.
Operaciones que puede realizar con un Control
Las operaciones que se pueden realizar sobre un control son accesibles desde
su men contextual (al pulsar el botn derecho del ratn).
Seleccionar uno o ms controles
Para seleccionar un control basta con pulsar sobre l.
Para seleccionar ms de un control tenemos dos opciones:
Mantener pulsada la tecla mayscula a la vez que seleccionamos con el
ratn cada uno de los controles.
Teniendo pulsado el botn izquierdo del ratn dibuje un recuadro
abarcando los controles que queremos seleccionar.
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Aadir Control
Si lo que queremos es que el control est asociado a un campo, lo mejor ser
pulsar sobre el icono lista de campos que est situado en la
barra de herramientas, seleccionar el campo y, sin soltar el ratn, arrastrarlo
hacia el rea del Formulario. Access asignar automticamente un control de
tipo etiqueta al campo.
Si lo que desea es aadir un control que no est asociado a ningn campo:
seleccione el control en la barra de herramientas, site el ratn en el rea de
diseo del Formulario y teniendo pulsado el ratn con el botn izquierdo,
realice un recuadro del tamao que desea tenga el control.
Mover y modificar el tamao del Control
Lo primero ser seleccionar el control y aparecern alrededor recuadros
negros de dos tamaos y lneas.
NOTA
Si desea eliminar algn control de la seleccin,
mantenga pulsada la tecla mayscula a la vez que
selecciona el control que desea eliminar.
Movercontrol Modificartamao
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Elementos de un Formulario
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Alinear controles
Para alinear varios controles debe seleccionarlos. Pulse con el botn derecho
del ratn sobre la seleccin y elija cualquiera de las opciones de
y Alinea el grupo de controles con el que est ms
a la izquierda o ms a la derecha respectivamente.
y . Alinea los controles con el que est situado ms
arriba o ms abajo respectivamente.
Si slo est seleccionado un control, las opciones de alineacin se reducen a
slo poder elegir alinear .
Ajustar el tamao de los controles
Herramienta til si desea que varios controles tengan el mismo tamao.
Ajusta el Tamao del control al texto que contiene.
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Elementos de un Formulario
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Modificar Formato del control
Para modificar el Formato de un control utilizaremos las
herramientas del grupo
Alinear texto dentro del control.
Para modificar el color del fondo del control seleccionado o de un
determinado apartado del Formulario.
Para modificar el color de la fuente.
del grupo Asigna un determinado relieve al control.
del grupo Opciones de color para el contorno del control.
En el men contextual asociado a los controles cuadro de texto, lista de
valores y cuadro combinado, tendremos la opcin de variar el formato del
control segn su estado. Para realizar esta operacin, seleccione
en el men contextual del control. Al
pulsar sobre esta herramienta aparece el siguiente cuadro de dilogo donde
seleccionaremos el aspecto del control segn los distintos estados en los que
se pueda encontrar.
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Elementos de un Formulario
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Slo podremos dar formato al control para tres condiciones:
Permiteagregar ms de una condicin
para el control seleccionado.
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Elementos de un Formulario
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Propiedades de un control
Las propiedades de un control sirven para especificar sus caractersticas.
Cada tipo de control tiene unas propiedades que lo definen.
Para ver las propiedades de un determinado control tiene dos opciones:
Seleccione el control y pulse con el botn derecho sobre l. En el men que
se despliega (men contextual), seleccionar la opcin .
Seleccione el control y pulse sobre el icono del grupo .
Qu contienen cada uno de los apartados?
Datos referentes a la esttica del control y del contenido de ste.
En este apartado tendremos propiedades que se refieren al origen de los
datos y a las especificaciones de estos.
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Elementos de un Formulario
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Eventos a ejecutar dependiendo de acciones relacionadas con el ratn o
con el estado del control.
Otras propiedades propias de cada control.
Aparecen todas las propiedades reflejadas en los apartados anteriores.
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Crear un Formulario utilizando un asistente
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(3) Crear un Formulario utilizando el asistente
Para crear un Formulario siguiendo el asistente de Access:
1. Seleccione la pestaa
2. Del grupo
3. Pinche en
4. Se abrir el siguiente men
5. Elija
Utilizando el asistente para Formularios, cree un formulario para gestionar
los registros de la Tabla Artculos. En el formulario aparecern todos los
campos de la Tabla.
(a) Seleccione .
(b) En la primera ventana del asistente elegiremos la Tabla que ser
origen de los datos del Formulario. En nuestro caso, la Tabla
Artculos y seleccione todos los campos. Ayudndonos del icono
pasaremos todos los campos de la columna Campos
disponibles a la de Campos seleccionados.
10.1
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Crear un Formulario utilizando un asistente
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(c) Pulse sobre .
(d) Elija la distribucin de los campos dentro del Formulario. Pulse sobre
el botn de radio En columnas y pulse sobre .
(e) Continuando con el asistente, el siguiente paso ser elegir el estilo
del Formulario. Elija el estilo Oficinas. Pulse sobre .
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Crear un Formulario utilizando un asistente
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(f) En el ltimo paso daremos un nombre al Formulario creado y
seleccionaremos el botn de radio:
(g) Pulse sobre el botn.
Resultado
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Crear un Formulario utilizando un asistente
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Algunas de las operaciones que podemos realizar con los registros del formulario
estn reflejadas en los grupos de la pestaa
en la vista .
Para eliminar un registro.
Para Ordenar los registros del Formulario ascendente y descendentemente.
Para aadir un nuevo registro.
Para realizar una correccin ortogrfica al contenido de los
datos de la Tabla.
en la barra de acceso rpido. Si desea deshacer los cambios realizados
sobre un registro.
Para buscar un valor en cualquier campo de los registros del formulario.
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Formularios Automticos
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(4) Formularios Automticos
Realizar un Formulario Automtico sobre la Tabla Artculos.
(a) Seleccione la Tabla Artculos y pulse sobre .
Resultado
10.2
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Formularios Automticos
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Realizar un Formulario Automtico Dividido sobre la Tabla Artculos.
(a) Seleccione la Tabla Artculos y pulse sobre .
Resultado
10.3
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Formularios Automticos
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Realizar un Formulario Automtico de varios elementos sobre la Tabla
Artculos.
(a) Seleccione la Tabla Artculos y pulse sobre .
Resultado
10.4
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Formularios Automticos
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Tabla Dinmica:
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Formularios Automticos
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Formularios Automticos
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Descripcin de las distintas reas del Formulario
En las reas fila y columna aparecern los valores de los campos
seleccionados en cada una de ellas.
En el rea de filtro colocaremos el campo por el que se desea hacer los
filtros de datos.
En el rea de datos dispondremos el campo a mostrar como campo de
totales, el contenido ser un campo calculado.
Veamos alguna de las herramientas de la pestaa Diseo de Tabla
dinmica en la vista :
Lista de campos. Al pulsar sobre este icono se abrir una ventana
que muestra los campos de la tabla seleccionada para crear el Formulario.
Para aadir un campo a un rea determinada tiene dos opciones:
Pulse sobre l y desplcelo hacia el apartado deseado.
Seleccione el campo y el rea del formulario en la ventana Lista de
campos de Tabla dinmica y pulse sobre el botn .
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Formularios Automticos
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y Permite mostrar o no los valores de los campos en
las distintas reas.
Ordena ascendentemente los valores del rea seleccionada.
Ordena descendentemente los valores del rea seleccionada.
El Filtro se realiza sobre el rea seleccionada. El Autofiltro
muestra todos los valores del campo seleccionado en dicho rea.
Muestra unos determinados valores de la parte inferior o superior del rea
seleccionada. La opcin de permite hacer una seleccin
personalizada de los datos.
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Formularios Automticos
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Actualiza los valores del formulario si se ha realizado alguna
modificacin en los valores de la Tabla origen de los datos. Para que se
realice la actualizacin la tabla modificada debe ser guardada previamente.
Exporta a Excel la tabla dinmica generada en este Formulario.
Para eliminar un campo del rea, seleccione el campo dentro del rea y pulse
Supr o seleccione la opcin
Estas herramientas permiten realizar
operaciones con los valores del campo del rea de datos.
NOTA
Un campo de una tabla slo puede estar en un rea del
formulario.
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Formularios Automticos
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Realizar un Formulario Automtico, utilizando la opcin de Autoformulario
Tabla Dinmica sobre la Tabla Artculos. Deseamos que aparezcan como
TTULO de cada fila las pelculas clsicas o western y como encabezado
ttulo de las columnas los nombres de los DIRECTORES. En el rea de datos
deber aparecer la CANTIDAD EN VENTA y en ALQUILER de cada una de las
pelculas..
(a) Seleccione la Tabla Artculos y pulse sobre
Para crear una Tabla dinmica.
(b) Pulsar sobre el icono para que aparezca la ventana con los
campos de la Tabla.
(c) Rellenamos las distintas reas del Formulario:
Desplace el campo TIPO al rea de filtro.
Desplace el campo TTULO al rea de las filas.
Desplace el campo DIRECTORES al rea de las columnas.
Arrastre hasta el rea de datos los campos CANTIDAD EN
VENTA y CANTIDAD EN ALQUILER.
10.5
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Formularios Automticos
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(d) En este punto, en el Formulario, visualizamos todas las pelculas de
todos los autores.
Ahora vamos a proceder a hacer el filtrado de datos por tipo de
pelcula.
Despliegue la lista del campo Tipo y nos aparecer una lista
con los valores del campo TIPO. Seleccione slo los valores Clsico y
Western y pulse sobre el botn Aceptar.
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Formularios Automticos
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Resultado:
DirectoresdelosttulosdeClsico
yWestern
Ttulosdepelculasde
ClsicoyWestern
Para el TTULO Desayuno con diamantes hay
dos valores para los campos CANTIDAD EN
VENTA y CANTIDAD EN ALQUILER porque en la
Tabla hay dos entradas para este TTULO
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Trabajar con un Formulario en modo Diseo
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(5) Trabajar con un Formulario en modo Diseo
Crear un Formulario nuevo en modo Diseo
Seleccione .
Aparece un Formulario con el siguiente aspecto:
Lo primero que tendremos que hacer es pulsar sobre el icono
para hacer visible los campos disponibles en la tabla seleccionada. Aparecer
la siguiente pantalla mostrando los campos.
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Trabajar con un Formulario en modo Diseo
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Para aadir campos al formulario, realice un doble clic sobre el campo o
seleccione el campo y arrstrelo hacia el lugar del formulario donde
quiera ubicarlo. Dependiendo del tipo de datos del campo y sus
caractersticas, aparecer automticamente una caja de texto, un
cuadro para acoger una imagen, una lista desplegable,
Si desea introducir algn campo que no est en la tabla seleccionada,
cree el control utilizando Los campos disponibles en tablas
relacionadas de la parte inferior de la ventana Lista de campos.
Una vez que el campo est sobre el formulario, podr desplazarlo de
lugar o cambiar su tamao ayudndose de los cuadros que rodean
tanto a la etiqueta como a la caja de texto que va a contener el valor
del campo.
Las etiquetas que acompaan a la caja de texto que contendr el valor
del campo, aparecern con el nombre que le hemos dado a dicho
campo en la tabla. Este nombre puede ser modificado y para ello slo
hay que situar el cursor sobre el texto y cambiarlo. Las etiquetas que
acompaan a los campos no son imprescindibles, pueden ser
eliminadas pero sirven para identificar al campo.
Pulsando sobre este cuadro
puede desplazar la etiqueta
a otro lugar del Formulario.
Pulse sobre cualquiera de los cuadros
que rodean al campo y arrastre para
modificar su tamao.
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Trabajar con un Formulario en modo Diseo
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El nombre que aparece dentro de la caja de texto del campo slo se ve
en modo diseo, en cuanto veamos el formulario en modo
presentacin o Vista Formulario, el valor que aparecer ser el que
corresponda al campo.
Vista Formulario
Vista Diseo
Dar formato a un Formulario
Tanto en los formularios creados con el asistente como en los formularios
automticos vemos que el contenido de las etiquetas no aparecen completos
cmo podemos modificar un Formulario? Trabajando con l en modo Diseo
.
Para dar formato a un formulario ya creado ste deber estar en modo
Diseo .
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Trabajar con un Formulario en modo Diseo
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Abra el Formulario resultante del Ejemplo Guiado 10.1 y realice las
siguientes modificaciones:
(a)Ponga como color de fondo del Encabezado del Formulario un verde
claro.
(b) Modifique el tamao de las etiquetas para que se vea todo su
contenido.
(c) Alinee los controles, excepto el de cartula, con el situado ms a la
izquierda.
(d) Cambie el texto Cdigo del Artculo por CDIGO.
(e) Ponga como color de fondo del Formulario el mismo verde que el del
encabezado.
(f) Introduzca la imagen logoArtculos en el encabezado.
(g) Introduzca la fecha actual en el encabezado del Formulario (se
mostrar la fecha del sistema).
(h) Poner los bordes de los cuadros de texto en color blanco y el ancho de
lnea a 2.
(i) Hacer que cuando un campo tenga el foco (est seleccionado) tenga
como color de fuente el color Burdeos y que el color del fondo de la caja
sea gris.
(j) Poner como efecto especial al campo CARTULA sombreado para la
imagen.
(a) Abra el Formulario en modo Diseo .
Seleccione el fondo del encabezado y pulse sobre el
Icono y elija un color verde claro. Para realizar esta accin tambin
puede pulsar con el botn derecho del ratn y en el men contextual
pulsar sobre color de fondo o de relleno y seleccionar el color.
10.6
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Trabajar con un Formulario en modo Diseo
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(b) Seleccione etiqueta por etiqueta y modifique su tamao
(c) Seleccione todos los controles. Para ello posicione el puntero del
ratn en la regla superior, cambiar su forma para convertirse en una
flecha negra y gruesa, y haga clic. Se seleccionarn todos los
controles a la vez.
(d) Acerque el ratn a uno de los cuadrados pequeos de la derecha de
la lnea de seleccin y haga ms cortos los controles.
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Trabajar con un Formulario en modo Diseo
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Fjese que todos los controles estn unidos por el diseo, de forma
que aparecen los cuadrados grandes de los bordes para mover los
controles independientemente.
Para quitar el diseo tiene varias opciones. Una posibilidad es sacar
del diseo unos cuantos campos.
Para ello seleccione los campos Cartula, Precio, Fecha de
adquisicin, Cantidad en alquiler, y Cantidad en venta. Utilice la
combinacin de teclas Ctrl+x para cortar lo seleccionado, y Ctrl+v
para pegarlos otra vez.
Observe que se han superpuesto a los campos que no se han
cortado. Ahora tenemos dos grupos de campos cada grupo agrupado
por su propio diseo.
Mueva ahora los campos, al lugar adecuado. Para moverlos
seleccinelos y coloque observe que aparece una cruz con 4 puntas
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Trabajar con un Formulario en modo Diseo
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de flecha en la parte superior izquierda del grupo seleccionado.
Arrastre dicha cruz para mover el bloque.
Ahora vamos a ver como quitar completamente el diseo a un campo
de un grupo de diseo. Para esto seleccione el campo y utilice el
men contextual.
Seleccione el campo Cantidad en venta. Abra la ventana de men
contextual (clic botn derecho del ratn). Seleccione la opcin
Diseo, y la opcin Quitar. En este momento habrn aparecido los
cuadrados grandes que permiten mover el control.
Coloque este campo segn se indica en la siguiente imagen.
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Trabajar con un Formulario en modo Diseo
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(e) Site el cursor dentro de la etiqueta y cambie el texto
(f) Realice un clic sobre el fondo del Formulario con el botn derecho del
ratn y proceda de la misma forma que en el apartado (a).
(g) Pulse sobre el icono y dibuje un recuadro sobre el rea del
encabezado, aparecer la siguiente ventana.
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Trabajar con un Formulario en modo Diseo
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Busque la imagen, seleccinela y para finalizar pulse sobre el botn
Si la imagen se recorta pruebe a modificar la propiedad Modo de
cambiar el tamao.
(h) Seleccione la opcin de men . Aparecer la ventana de Fecha y
Hora. Pulse Aceptar.
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Trabajar con un Formulario en modo Diseo
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(i) Seleccione todos los campos, pulse sobre el icono y elija el
color blanco. Tambin se puede realizar este cambio a travs de la
hoja de propiedades en la propiedad
(j) Access permite cambiar el formato de un control dependiendo de una
condicin, es decir, por un lado tendremos el aspecto predeterminado
del control y por otro el aspecto que tendra segn la Condicin que
se establezca en el apartado Condicin 1 (por ejemplo, que el valor
del campo est entre dos valores, que sea mayor que un determinado
valor, que el campo tenga foco, es decir, que est seleccionado, ).
Seleccione uno a uno los campos (no etiquetas) del formulario y elija
en el men contextual del control la opcin de
Seleccione las opciones que se muestran en la figura. Elija el color de
fuente Burdeos y negrita y ponga como color de fondo el
color gris.
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Trabajar con un Formulario en modo Diseo
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(k) Seleccione el campo que contiene la imagen de la cartula,
despliegue el icono de efectos especiales y elija la opcin de
.
Resultado final
Si desea que el contenido de la imagen CARTULA se adapte al rea
asignada: Seleccione el campo cartula (no la etiqueta), abra la hoja de
propiedades y cambie la propiedad Modo de cambiar el tamao:
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Abra el Formulario del ejemplo anterior:
Insertar una pelcula de flash lbumLaGranEvasin.swf. En el Formulario
aparecer el icono predeterminado donde se muestre una Etiqueta que
ponga lbum de Fotos.
(a) Abra el Formulario en modo Diseo .
(b) Ample el tamao del Formulario, para ello, acerque el cursor del
ratn al borde del formulario y pulse y arrastre hasta ampliar el ao en
aproximadamente 4 cm (en este espacio colocaremos el nuevo
control).
(c) Pulse sobre el control (marco de objeto independiente) y realice
un recuadro en el fondo del formulario.
Busque el archivo Flash, seleccione y la casilla de
verificacin , y pulse .
10.7
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Trabajar con un Formulario en modo Diseo
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(d) En la hoja de propiedades del objeto las propiedades activado y
bloqueado de la pestaa deben estar como se muestran
Y en la pestaa
Para activar la animacin visualice el formulario en vista Formulario y
realice un doble clic sobre el icono.
En la pestaa Formato ponga
Resultado
Realice un doble clic para visualizar la pelcula flash.
Para poder visualizar la pelcula deber tener instalado en el
ordenador el plugin flash player o Macromedia flash.
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Cree un documento Word integrado en el Formulario, dicho documento
tendr la sinopsis de la pelcula.
(a) Abra el Formulario en modo Diseo .
(b) Seleccione el control (marco de objeto independiente) y realice
un recuadro en el fondo del Formulario.
(c) Como tipo de objeto, seleccione Documento de Microsoft Word y
pulse sobre el botn de radio pues crearemos el
documento de Word dentro del Formulario. Pulse sobre el botn
(d) Aparecer el formulario con una ventana simulando un documento de
Word y las herramientas de Word.
Como tipo de letra para el documento elegiremos la Century Gothic
de 10, la justificacin del texto ser completa y el color de la fuente
blanco (esto seleccinelo una vez escrito el texto porque de lo
contrario no lo ver).
(e) Realice un clic sobre el fondo del formulario para dar por finalizada la
creacin del documento Word.
(f) Cree una etiqueta sobre el cuadro del documento que ponga
Sinopsis. Para ello seleccione el control y haga clic donde va a
ubicar la etiqueta y arrastre hasta que el recuadro tenga el tamao
apropiado. El formato de la etiqueta ser el siguiente: Fuente Century
Gothic de 12 puntos blanca y negrita (el formato a la fuente se da una
vez creada la etiqueta y con el texto escrito dentro de ella).
(g) Para que el borde pase desapercibido, elija transparente como color
de la lnea
10.8
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Resultado
NOTA
IMPORTANTE !!
Tanto la animacin Flash como el documento de Word
que se han aadido al formulario en los dos ltimos
Ejemplos Guiados, no pertenecen a las Tablas. No
existe ningn campo en la Tabla Artculos que
contengan dichos objetos, son objetos que estn
nicamente en el formulario. Al no estar dentro de las
Tablas, el contenido de dichos objetos no se actualiza
para cada registro, siempre son los mismos para todos
lo registros de la Tabla.
Si quisiramos que se actualizaran dependiendo del
registro seleccionado habra que incluir dos nuevos
campos, de tipo OLE que contengan la animacin y la
Sinopsis especfica para cada uno de los registros.
Unidad Didctica 10: Formularios en Access 2007 (I)
Trabajar con un Formulario en modo Diseo
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Cundo es til crear un Formulario en blanco en modo diseo?
Cuando queramos crear un Formulario de presentacin o un Formulario de inicio
que de acceso a otros Formularios u otros objetos.
Supongamos que tenemos un Formulario por cada una de las Tablas de la
base de datos que se llaman F_NombreDeLaTabla. Cree un Formulario
que sirva para tener acceso al resto de los Formularios de la base de
datos.
(a) Cree un autoformulario en columnas de cada una de las Tablas y
guarde cada uno de los formularios como F_nombreDeLaTabla
(F_Artculos, F_Alquileres, F_Socios, F_Ventas).
(b) Cree un Formulario en blanco .
(c) Abra el Formulario en modo Diseo .
(d) Aparecer un Formulario en blanco como muestra la siguiente figura:
(e) Cierre la ventana Lista de campos (no la utilizaremos en este
ejercicio).
10.9
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(f) Vamos a aadir un control botn de comando por cada uno de
los Formularios que representa a una Tabla, recuerde activar el
control asistente para controles con el fin de facilitar la
construccin del botn.
Seleccione el icono del control Botn , posicione el cursor sobre
el rea de detalle del Formulario y dibuje un recuadro en el
Formulario. Si tiene activado el asistente para controles,
automticamente se activar el asistente para botones de comando
que nos preguntar qu accin desea que ocurra cuando se hace clic
sobre el botn.
Seleccione en la columna de Categoras Operaciones con
Formularios y en la columna de Acciones Abrir Formulario. Pulse
sobre el botn .
(g) Seleccione el Formulario que desea abrir, abriremos F_Artculos.
Pulse sobre el botn .
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(h) En la siguiente ventana elegiremos lo que se visualizar cuando se
abra el Formulario. Le diremos que nos muestre todos los registros.
(i) Elija el botn de radio Texto: y elimine el texto. Pulse
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(j) Para finalizar le daremos un nombre al botn y pulsaremos
Si se ha fijado el proceso se podra haber acabado en la segunda
ventana del asistente, cuando elegimos el Formulario que desea
abrir, si hubiramos pulsado sobre el botn finalizar, Access hubiera
elegido las opciones por defecto para el resto de los pasos.
(k) Cree al lado del botn una etiqueta donde ponga Artculos, el texto
estar escrito en el tipo de fuente Century Gothic de 12puntos, de
color negro. Recuerde que para hacer una etiqueta deber usar el
control y dibujar un recuadro en el rea de detalle del
Formulario donde escribir el texto; una vez escrito el texto le
daremos formato.
Si se fija, cuando ha creado la etiqueta Artculos, en la parte superior
izquierda de la etiqueta aparece un tringulo verde
, con esto Access nos est indicando que
considera que en esta etiqueta falta algo, l considera que hay un
error. Si pulsa sobre el icono se mostrar el supuesto error
Si desplegamos Access nos ofrece una serie de opciones
Unidad Didctica 10: Formularios en Access 2007 (I)
Trabajar con un Formulario en modo Diseo
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Elija la de
(l) Repita el proceso desde el punto (f) hasta el (h) para realizar el resto
de los botones (cada uno acceder a un Formulario) y las etiquetas
correspondientes.
(m) Para que todos los botones sean del mismo tamao, seleccione todos
los botones con la ayuda de la tecla mayscula o realizando un
recuadro con el cursor del ratn alrededor de los botones, pulse con
el botn derecho del botn y seleccione en el men contextual la
opcin y dentro de sta
. Realice la misma operacin pero esta vez
eligiendo .
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Trabajar con un Formulario en modo Diseo
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Resultado
Si desea que desaparezca el indicador de selector de registro y los botones
de desplazamiento, visualice las propiedades del Formulario y en la pestaa
Unidad Didctica 10: Formularios en Access 2007 (I)
Trabajar con un Formulario en modo Diseo
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Modifique el Formulario realizado en el EJ EMPLO GUIADO 10.9 para
aadir un botn donde ponga Salir y que al pulsarlo cierre la aplicacin.
(a) Abra el Formulario en modo Diseo.
(b) Dibuje un botn utilizando el control Botn (recuerde que es
conveniente tener activado el botn de asistentes para controles
para que, de esta forma, nos facilite Access la configuracin del
botn).
(c) En la pantalla de acciones elija la categora de Aplicacin y dentro
de sta la accin Salir de la aplicacin. Esta aplicacin no slo
implica cerrar el Formulario sino tambin salir de Access. Pulse
para continuar.
(d) Escriba Salir como texto para el botn.
(e) Compruebe que funcionan todos los botones.
10.10
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Trabajar con un Formulario en modo Diseo
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Modifique el Formulario realizado en el EJ EMPLO GUIADO 10.10 para darle
un color blanco al Formulario.
Inserte una imagen en el Formulario
(a) Abra el Formulario en modo Diseo.
(b) Pulse con el botn derecho del ratn sobre el Fondo del Formulario y
elija, del men contextual, la opcin
y seleccione el color blanco.
(c) Pulse sobre el control y realice un recuadro del tamao que
desea tenga la imagen, elija la imagen cine.jpg.
Si la imagen no le saliera completa, seleccione para
modificar las propiedades de la imagen y deber modificar la
propiedad en la pestaa formato.
Para que no se vea el borde de la imagen modifique la propiedad
y elija el color blanco (#FFFFFF).
10.11
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Trabajar con un Formulario en modo Diseo
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Si se desea desplazar por los controles del Formulario con el
Tabulador, el orden de tabulacin ser, por defecto, el orden en que
se han creado los controles. Si desea cambiar este orden elija
Resultado
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Trabajar con un Formulario en modo Diseo
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Inserte un hipervnculo que permita enviar un e-mail, en el Formulario
aparecer el siguiente Ttulo Consultas de cine.
(a) Abra el Formulario creado en el EJ EMPLO GUIADO 10.11 en modo
Diseo.
(b) Seleccione el control para crear el hipervnculo. Automticamente
saldr una pantalla donde configurar la direccin de e-mail.
(c) Seleccione en
(d) Rellene los datos que se muestran en la siguiente figura.
En el apartado Texto escriba el Ttulo que aparecer en el Formulario.
10.12
Lo aade automticamente Access, slo tendra
que escribir manual.access@gmail.com
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Trabajar con un Formulario en modo Diseo
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Resultado
Al pulsar sobre el hipervnculo se ejecutar el
programa por defecto que tenga para enviar correos electrnicos.
Campos calculados
Son campos creados en los Formularios cuyos contenidos no se reflejarn en la
Tabla.
Crear un campo calculado en el Formulario de Artculos (creado en el
EJ EMPLO GUIADO 8), en dicho campo aparecer el precio total de la
inversin en pelculas. (CANTIDAD EN ALQUILER + CANTIDAD EN VENTA) *
PRECIO.
(a) Abra el Formulario en modo Diseo.
(b) Vamos a dibujar una etiqueta y una caja de texto a la derecha del
campo PRECIO.
Si no tiene espacio puede hacer ms pequea la caja de texto que
contiene el precio de cada una de las pelculas u optar por hacer ms
ancho el Formulario.
10.13
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Trabajar con un Formulario en modo Diseo
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Seleccione el control caja de texto y trace un rectngulo.
Automticamente le aparecer una etiqueta asociada a la caja de texto,
en la etiqueta escribiremos el texto de TOTAL.
Seleccione el campo que acabamos de crear, abra la hoja de
propiedades.
Seleccione la pestaa de
Pulse sobre el Generador de expresiones de la propiedad Origen del
control
Tiene que generar la expresin que tendr como resultado el valor del
campo TOTAL.
=([CANTIDAD EN VENTA]+[CANTIDAD EN ALQUILER])*[PRECIO]
NOTA
Los campos que forman parte de la expresin, deben
ser seleccionados del Formulario cargado.
NOTA
No olvide iniciar la expresin con el signo =, de lo
contrario dar error
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Trabajar con un Formulario en modo Diseo
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Pulse sobre el botn
(c) En la pestaa ponga la propiedad Activado a No para que
el valor de este campo no pueda ser modificado.
(d) Modifique las propiedades de la pestaa Formato
(e) Cierre el cuadro de propiedades.
(f) Ponga el texto Total en la etiqueta.
(g) Ejecute el Formulario.
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Trabajar con un Formulario en modo Diseo
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Crear un Formulario donde tengamos un control Ficha con tres pginas,
una nos mostrar los artculos alquilados y/o vendidos a la llamaremos
Artculos, otra nos mostrar los datos de de la tabla alquileres a la que
llamaremos Alquileres y la ltima contendr los datos de las ventas de
artculos y la llamaremos Ventas.
(a) Cree un Formulario en blanco.
(b) Seleccione el control Ficha y dibuje un recuadro en el
Formulario, la Ficha tendr un ancho aproximado de 13 cm y un
alto de 10 cm.
10.14
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Trabajar con un Formulario en modo Diseo
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(c) Abra la lista de campos y disponga los campos
correspondientes a la Tabla Artculos en la Pgina 1 de la
Ficha.
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Trabajar con un Formulario en modo Diseo
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(d) Cambie el nombre de la Pgina 1, pngale Artculos, para ello,
seleccione la hoja de propiedades de la pgina, pulse sobre la
pestaa y escriba en la propiedad nombre Artculos
(e) Siga los mismos pasos para cambiar el nombre a la Pgina 2 y
pngale el nombre de Alquileres.
(f) Agregue una nueva Pgina, a la que llamaremos Ventas,.Para
aadir una nueva pgina a la Ficha, pulse sobre la Ficha con el
botn derecho del ratn y seleccione la opcin
Aydese de las opciones de alinear para que todos los
controles queden bien alineados, para ello, recuerde que
deber seleccionar todos los controles que quiera alinear,
pulsar con el botn derecho y seleccionar la opcin alinear.
(g) El resultado de nuestro trabajo es el siguiente:
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Trabajar con un Formulario en modo Diseo
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Unidad Didctica 11: Formularios en Access 2007 (II)
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Unidad Didctica 11
Formularios en Access 2007 (II)
En esta unidad didctica trabajaremos con
subformularios, que nos permitirn ver datos de
Tablas que estn relacionadas con el Formulario
principal. Aprenderemos a personalizar los
Formularios mediante la modificacin de sus
propiedades y crearemos Formularios de
grficos.
Unidad Didctica 11: Formularios en Access 2007 (II)
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CONTENIDOS
1 Formularios y Subformularios 71
2 Algunas Propiedades de los campos de un Formulario
94
3 Formularios Grficos 104
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Formularios y Subformularios
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(1) Formularios y Subformularios
Cundo es til utilizar un subformulario?
Cuando dos Tablas estn relacionadas, tienen datos que puede ser de inters
visualizar en una misma pantalla. Se vern slo los datos de las Tablas que tengan
campo comn (campos clave).
Los subformularios van dentro del Formulario principal, como si se tratase de un
control ms. Los subformularios mostrarn informacin relacionada con la clave
primaria del Formulario principal.
En la figura anterior, en la parte superior vemos un Formulario principal que
contiene los datos de la Tabla artculos y en la parte inferior un subformulario
donde se presentan los registros asociados de la Tabla Alquileres con el cdigo del
artculo, es decir, en el subformulario se muestra los alquileres de la pelcula cuyo
registro se est visualizando en el Formulario principal.
Unidad Didctica 11: Formularios en Access 2007 (II)
Formularios y Subformularios
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Crear un Formulario donde aparezcan, en el Formulario principal cada uno
de los registros de la Tabla Socios y en el subformulario los datos de los
alquileres realizados por el socio que se muestra en el Formulario principal.
(a) Cree un Formulario sobre la Tabla Socios. Para ello seleccione la
tabla Socios y pulse sobre la herramienta .
(b) Vamos a cambiar la posicin y tamao de los campos de la Tabla
Socios que queremos aparezcan en el Formulario principal, para ello,
seleccione y coloque los campos como se muestran
en la siguiente figura.
11.1
Unidad Didctica 11: Formularios en Access 2007 (II)
Formularios y Subformularios
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Para conseguir este aspecto, se han hecho ms estrechos los campos,
luego se han cortado y pegado el grupo de campos de la derecha, se han
colocado, y finalmente se ha vuelto a ajustar el ancho de los campos. Por
tanto tenemos dos grupos de campos independientes los campos de cada
grupo quedan unidos por el mismo diseo.
Ahora se ha quitado el diseo a los campos de la parte izquierda. Se han
borrado las etiquetas NIFSocio y NombreApellidos, y se ha desplazado
todo hacia la izquierda.
El resultado ser as:
Unidad Didctica 11: Formularios en Access 2007 (II)
Formularios y Subformularios
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(c) Para crear el subformulario, el formulario principal debe estar en vista
diseo , pulse sobre el icono , realice un
recuadro sobre el Formulario del tamao que desea que tenga el
subformulario (aunque ya sabe que el tamao lo podremos modificar
ms tarde). Automticamente aparecer el asistente que nos guiar
en el diseo del subformulario; recuerde que para que salte el
asistente tiene que tener seleccionado el icono de asistentes para
Formularios .
(d) Comienza el asistente para SubFormularios
Lo primero ser elegir el origen de los datos para este subformulario,
tenemos dos opciones:
, con esta opcin el subformulario
resultante tendr formato de Hoja de datos.
, en este caso el formato ser el que tenga
el Formulario origen.
Unidad Didctica 11: Formularios en Access 2007 (II)
Formularios y Subformularios
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Elija la opcin .
(e) En el paso siguiente elegiremos la Tabla que contiene los datos y los
campos que aparecern en el subformulario. Elegiremos todos
excepto el campo IDENTIFICADORALQUILER. Recuerde que para
seleccionar los campos puede hacerlo uno a uno y una vez
seleccionados, pulsar sobre .
Para continuar pulse
(f) En siguiente paso elija el campo comn en ambas Tablas (clave
primaria-clave externa)
Tendremos dos opciones:
Nos ofrece el juego clave primaria-clave externa.
Nos aparecer la lista de campos de ambas Tablas
y elegiremos los campos cuyo valor queremos que coincidan.
Unidad Didctica 11: Formularios en Access 2007 (II)
Formularios y Subformularios
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Elegiremos la primera opcin aunque si optamos por la segunda,
eligiendo los campos NIFSOCIO y SOCIO obtendremos el mismo
resultado.
(g) Para finalizar daremos un nombre al subFormulario y pulsaremos
Unidad Didctica 11: Formularios en Access 2007 (II)
Formularios y Subformularios
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Subformulario Resultante:
Unidad Didctica 11: Formularios en Access 2007 (II)
Formularios y Subformularios
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Vemos que los campos SOCIOS y ARTCULOS del subformulario son
demasiado amplios para el valor que contienen, esto es porque, en la
Tabla Alquileres, estos campos estn definidos como un cuadro de
lista, donde se muestran todos los NIF de los socios y los CDIGOS de
los artculos. Para cambiar el control Cuadro de lista por un
cuadro de edicin, seleccione el campo, pulse sobre el botn
derecho del ratn y seleccione la opcin de y
.
Realizaremos el mismo proceso para el campo Artculos.
Cambie el ttulo del subformulario por ALQUILERES DEL SOCIO, con tipo
de fuente Arial, a 10 puntos y en negrita, para ello, slo site el cursor
del ratn dentro de la etiqueta y sustituya el texto.
Unidad Didctica 11: Formularios en Access 2007 (II)
Formularios y Subformularios
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El resultado final al ejecutar este ejemplo es el siguiente:
Podemos mostrar ms de un subformulario asociado a un mismo
formulario Principal?
S, slo deberemos seleccionar de nuevo el icono para crear subFormularios y
realizar un recuadro sobre el rea del Formulario. Por ejemplo, en el ejemplo guiado
anterior podramos crear otro subFormulario donde se reflejaran las ventas
realizadas al socio que aparece en el Formulario Principal.
Si al ejemplo anterior le aadiramos un subFormulario que reflejase las ventas que
se han realizado al socio que se muestra en el Formulario principal, los pasos
seran los mismos que para incluir el subFormulario de alquileres, pero eligiendo la
Tabla ventas y el resultado sera:
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Formularios y Subformularios
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Unidad Didctica 11: Formularios en Access 2007 (II)
Formularios y Subformularios
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Crear un Formulario principal donde especifiquemos slo el Ttulo de la
pelcula y debajo crearemos dos subformularios: uno que nos indicar los
alquileres de esa pelcula y otro que nos indicar las ventas.
(a) El origen de los subformularios va a ser otro Formulario luego lo
primero ser crear los dos Formularios que van a ser origen de datos
de los subformularios.
Crearemos un Formulario, en modo Diseo sobre las Tablas
correspondientes, para las pelculas vendidas y otro para las
alquiladas, slo contendrn cuadros de texto as que si aparece algn
cuadro de lista habr que cambiarlo por un cuadro de edicin.
Los Formularios de Alquileres y ventas tendrn todos los campos de
las respectivas Tablas, exceptuando los identificadores de ventas y
alquiler. Estos Formularios no tendrn encabezado del Formulario.
Los Formularios tendran un aspecto semejante a:
11.2
Unidad Didctica 11: Formularios en Access 2007 (II)
Formularios y Subformularios
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(b) Creamos el Formulario principal en modo Diseo sobre la Tabla
Artculos e incluimos slo el campo TTULO y el campo CDIGO (Los
dems campos los eliminaremos) aunque slo haremos visible el campo
TTULO. La propiedad Visible del campo CDIGO deber estar a No.
El campo CDIGO lo necesitaremos al crear los subformularios, ya que
vincularemos el Formulario Principal y el Subformulario por el campo
CDIGO (campo comn en ambas Tablas).
Unidad Didctica 11: Formularios en Access 2007 (II)
Formularios y Subformularios
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Resultado
(c) Visualice el Formulario principal en modo diseo y seleccione el
control de la barra de herramientas para crear el subformulario.
(d) En la primera pantalla del asistente elegiremos la opcin de
y elegiremos el Formulario de Alquileres
creado en el punto (a)
Unidad Didctica 11: Formularios en Access 2007 (II)
Formularios y Subformularios
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(e) El paso siguiente ser elegir el campo que vincula el Formulario
Principal y el Subformulario, elegiremos la opcin por defecto que es:
(f) Para crear el subformulario de ventas el proceso es el mismo.
Hay un Inconveniente en tener los Subformularios de Alquileres y
Ventas para un mismo Artculo y es que si un artculo slo se ha vendido,
el SubFormulario de Alquiler aparece slo con el campo del cdigo con
valor y el resto de los campos vacos.
Una posible solucin sera mantener el Formulario Principal y aadirle
dos botones uno de Ventas y otro de Alquileres, cada uno de estos
botones abrira el Formulario correspondiente.
Pasos:
Elimine del Formulario principal los dos subformularios creados.
Cree un Botn llamado Alquileres utilizando el control
Elija la opcin de Abrir Formulario y seleccione SubFormulario
Alquileres UD11_2.
Una vez activado el asistente elija que slo se muestre la
informacin especfica que le indicaremos en el siguiente paso
(slo queremos que nos muestre los Alquileres de la pelcula que
se muestra en pantalla).
Unidad Didctica 11: Formularios en Access 2007 (II)
Formularios y Subformularios
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Elija los campos cuyos valores coincidan para que se
muestren los registros en el Formulario.
Debern coincidir los campos CDIGO y ARTCULO
Unidad Didctica 11: Formularios en Access 2007 (II)
Formularios y Subformularios
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En el siguiente paso elija que en el botn aparezca el texto
Alquileres.
Siga los mismos pasos que hemos dado para crear el botn de
Alquileres para crear el botn de Ventas.
Resultado:
Descripcin detallada del botn
En la hoja de propiedades de este botn, en la pestaa de , al
hacer clic sobre el botn se ejecutar una accin que ser la carga del
Formulario Alquileres que hemos creado para esta ocasin, pero este
Formulario se deber abrir mostrando la pelcula cuyo cdigo coincida con
el del cdigo que se muestra en el Formulario desde el que se hace la
llamada.
Si se abre el men contextual del botn alquileres desde la Vista Diseo
del Formulario
Unidad Didctica 11: Formularios en Access 2007 (II)
Formularios y Subformularios
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Y se pulsa la opcin Aparecer la ventana de
herramientas de Macros donde se configura la accin que realizar el
botn.
Unidad Didctica 11: Formularios en Access 2007 (II)
Formularios y Subformularios
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En la propiedad
-
Se muestra la expresin que se aplicar para elegir los artculos de la tabla
Alquileres que se mostrarn. Se trata de una expresin en la que se iguala
el valor del campo artculo al del campo CDIGO del Formulario del
EjemploGuiado_UD11_2b que es el que contiene el botn.
Si no funcionara correctamente, desde aqu se puede abrir el Generador
de Expresiones y crear la expresin de filtro que interese.
Si se pulsa el botn Alquileres con la pelcula ALATRISTE seleccionada.
Se abrir el subformulario de Alquieres con un nico registro, que es el que
coincide con el cdigo CE001 correspondiente a la pelcula ALATRISTE.
Unidad Didctica 11: Formularios en Access 2007 (II)
Formularios y Subformularios
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Crear botones en los SubFormularios
Poder crear o no botones en el subFormulario depende de cmo se haya
creado dicho subformulario.
Si el Subformulario se crea a partir de los datos obtenidos de una
Tabla o Consulta (dato que se solicita en la primera pantalla del
asistente para subformulario), el botn creado en dicho subformulario
ser visible mientras el subformulario est en vista diseo, pero al
ejecutar el Formulario principal observar que el botn del
subformulario ha desaparecido.
Crear un Formulario principal donde especifiquemos el NIF y el NOMBRE y
APELLIDOS del socio y un subformulario donde se muestre los alquileres
realizados por dicho socio, con los campos SOCIO, ARTCULO Y FECHA DE
ALQUILER. Dicho Subformulario se crear con el asistente, eligiendo la
opcin de a partir de la Tabla Alquileres.
Para finalizar cree un botn en el subformulario que abra un Formulario
mostrndonos todos los datos del artculo cuyo CDIGO se muestra en el
subFormulario.
(a) Cree un Formulario en blanco donde visualicemos el NIF del socio y
su nombre y apellidos que seleccionaremos de la Tabla Socios de la
lista de campos en la Vista Diseo del Formulario.
11.3
Unidad Didctica 11: Formularios en Access 2007 (II)
Formularios y Subformularios
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(b) Utilizando la herramienta cree un subformulario sobre la Tabla
Alquileres.
(c) Cambie los cuadros combinados SOCIO y ARTCULO por cuadros de
edicin.
(d) Cree un botn en el subformulario que abra un Formulario donde se
muestre toda la informacin del artculo cuyo cdigo coincida con el
que se presenta en el subformulario.
(e) Si ejecutamos el Formulario el resultado ser:
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Formularios y Subformularios
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Observar que el botn ha desaparecido al visualizar
el Formulario en vista Formulario.
Si el Subformulario tiene como origen de datos otro Formulario, no
habr problemas a la hora de visualizar los botones creados en el
subformulario.
?
Unidad Didctica 11: Formularios en Access 2007 (II)
Formularios y Subformularios
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Crear un Formulario principal donde especifiquemos el NIF y el NOMBRE y
APELLIDOS del socio y un subformulario donde se muestren los alquileres
realizados por dicho socio. Este subformulario mostrar los campos SOCIO,
ARTCULO, FECHA DE ALQUILER y DEVUELTO. Para crear el subformulario se
utilizar el asistente, eligiendo la opcin de a
partir del Formulario principal. Para finalizar cree un botn en el
subFormulario que nos abra un Formulario mostrndonos todos los datos
del artculo cuyo CDIGO se muestra en el subformulario.
(a) Cree un Formulario con los campos de la Tabla Alquileres: SOCIO,
ARTCULO, FECHA DE ALQUILER y DEVUELTO.
Este Formulario lo guardaremos como:
(b) Cree un Formulario en blanco donde visualicemos el NIF del socio y
su nombre y apellidos que seleccionaremos de la Tabla Socios de la
lista de campos en la Vista Diseo del Formulario. Este Formulario lo
guardaremos como: EjercicioGuiado_UD11_4.
(c) En el Formulario EjercicioGuiado_ UD11_4 cree un subformulario,
con la ayuda de la herramienta y cuyo origen de datos sea el
Formulario EjemploGuiado_UD11_4_AlquileresSocio.
11.4
Unidad Didctica 11: Formularios en Access 2007 (II)
Formularios y Subformularios
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(d) Cree un botn dentro del subFormulario que nos permita abrir
el Formulario que muestra los datos de los artculos, mostrando slo
los registros cuyo cdigo de artculo coincida con el cdigo que se
muestra en el subFormulario.
(e) Al ejecutar el Formulario, el resultado tendra el siguiente aspecto:
Ahora s aparece el botn creado en el subformulario.
Unidad Didctica 11: Formularios en Access 2007 (II)
Algunas propiedades de los campos de un Formulario
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(2) Algunas propiedades de los campos de un Formulario
Para acceder a la hoja de propiedades de los elementos que componen el
Formulario, pulsar sobre el icono que aparece en la barra de
herramientas diseo de formularios o bien pulsar con el botn derecho del
ratn sobre un elemento del Formulario y elegir la opcin
del men contextual.
Las propiedades de cada uno de los elementos del Formulario estn
clasificadas segn el tipo de propiedad
En la pestaa estn englobadas todas las propiedades del resto de
las pestaas.
Dependiendo del tipo de campo que ha seleccionado aparecern unas
propiedades u otras.
Veamos las propiedades definidas en cada uno de los apartados
En esta pestaa estn recogidas todas la propiedades que hacen
referencia al contenido del control, como puede ser el origen de datos para
dicho control, si el contenido del control puede ser o no modificado,
Origen del control
Indica de dnde se obtendrn los datos para ese control (Tabla,
Consulta, campo de un Formulario, resultado de una expresin).
Activado
S: Permite seleccionar el valor de un campo
No: No permite seleccionar el contenido de un campo
Bloqueado
S: Se puede modificar el contenido del campo
No: No se puede modificar el contenido del campo
Si el control es una caja de texto, aparecern las propiedades propias
de dicho campo en la Tabla correspondiente en la base de datos
(mscara de entrada, valor predeterminado, regla de validacin, texto
de validacin,).
Unidad Didctica 11: Formularios en Access 2007 (II)
Algunas propiedades de los campos de un Formulario
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Si el control es un cuadro combinado o una lista aparecern las
propiedades necesarias que nos permiten coger los elementos como:
Origen de la fila de una determinada Tabla o Consulta, columna
dependiente, en definitiva, las mismas propiedades que definen la
lista de valores en la Tabla donde cre este campo.
Crear un formulario sobre la Tabla Artculos. Crear un formulario, en modo
Diseo sobre la Tabla Artculos continuacin se detallan:
TTULO. Activado S, Bloqueado S
DIRECTOR. Activado No. Bloqueado S
ACTORES. Activado S. Bloqueado S
GNERO (TIPO). Activado No. Bloqueado S
(a) Cree un Formulario sobre la Tabla Artculos que contenga los campos
que se detallan en el enunciado.
(b) Visualice el Formulario en vista Formulario y observe que los
campos que tienen la propiedad Activado a No, no reciben enfoque,
no se puede seleccionar su contenido. En los campos cuya propiedad
Bloqueado est a S no puede ser modificado su valor pero si tienen
la propiedad Activado a S, si recibirn enfoque y se podr
seleccionar su contenido.
11.5
Unidad Didctica 11: Formularios en Access 2007 (II)
Algunas propiedades de los campos de un Formulario
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Propiedades de la pestaa referidas al Formulario
Unidad Didctica 11: Formularios en Access 2007 (II)
Algunas propiedades de los campos de un Formulario
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En esta pestaa se recogen todas las propiedades que tienen que ver con la
esttica y el formato de los elementos del Formulario.
Barras de desplazamiento (Ambas, Ninguna, Slo vertical, Slo horizontal),
Nombre de la fuente, Tamao de la fuente, Color del texto, Color de los
bordes, Color del fondo, Alineacin del texto,
Propiedades de la pestaa referidas al Formulario
Unidad Didctica 11: Formularios en Access 2007 (II)
Algunas propiedades de los campos de un Formulario
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Algunas propiedades de los campos de un Formulario
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Algunas propiedades de los campos de un Formulario
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Propiedades de la pestaa referidas al rea de Detalle del
Formulario
Si estamos trabajando con un subformulario las caractersticas con las que podremos
trabajar sern las siguientes:
Unidad Didctica 11: Formularios en Access 2007 (II)
Algunas propiedades de los campos de un Formulario
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Unidad Didctica 11: Formularios en Access 2007 (II)
Algunas propiedades de los campos de un Formulario
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Abra el Formulario resultante del Ejemplo guiado 11.4 y modifique las
siguientes propiedades de Formato:
Subformulario
Estilo de los bordes: Rayas cartas
Ancho de los bordes: 2 ptos
Color de los bordes: azul
Formulario
Color de fondo: Amarillo claro
Efecto especial: Con relieve
(a) Abra el Formulario resultante del EjemploGuiado_UD11_4.
(b) Pulse sobre el subformulario y visualice sus propiedades.
Seleccione la pestaa Formato y modifique las propiedades que le indica
el enunciado.
Realice la misma operacin para el detalle del formulario.
Resultado
11.6
NOTA
Si quisiera cambiar el color de fondo del subformulario
tendra que abrir el Formulario base para el
subformulario de este ejemplo y modificar la propiedad
Color de fondo.
Unidad Didctica 11: Formularios en Access 2007 (II)
Algunas propiedades de los campos de un Formulario
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En esta pestaa se marcarn las acciones a ejecutar si salta un determinado
evento, por ejemplo: al hacer clic; antes o despus de actualizar el valor de
un campo; al realizar una movimiento con el ratn; al pulsar una tecla,
Si deseamos que se ejecute un evento para alguna de estas acciones,
tendremos que crear un procedimiento de evento. Para ello podremos elegir
alguna de las siguientes opciones (que son desarrolladas en otra Unidad).
Unidad Didctica 11: Formularios en Access 2007 (II)
Formularios Grficos
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(3) Formularios Grficos
Estos Formularios sirven para crear grficos a partir de los datos de los campos de
una Tabla o Consulta.
Cree un Formulario que muestre el nmero de TTULOS de cada uno de los
DIRECTORES. Hacer dos grficos:
Uno: Se mostrarn los Ttulos de todo Tipo (gnero)
Dos: Se mostrarn los Ttulos de los Clsicos
(a) Seleccione la tabla Artculos, y desde la pestaa Crear, cree un
formulario de
(b) Aparecer el siguiente rea de trabajo con la lista de campos del
grfico:
Seleccione para cada una de las reas del grfico un campo.
11.7
Unidad Didctica 11: Formularios en Access 2007 (II)
Formularios Grficos
Pgina105 de 111
(c) Arrastre:
Al rea de Filtro el campo Tipo
Al rea de Datos, el campo Ttulo
Al rea de Categora, el campo Directores
(d) El resultado sera el siguiente:
Para el caso Dos:
Despliegue la lista de TIPO y seleccione slo Clsico.
Unidad Didctica 11: Formularios en Access 2007 (II)
Formularios Grficos
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Unidad Didctica 11: Formularios en Access 2007 (II)
Formularios Grficos
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Siguiendo con el ejemplo anterior:
Ponga como Ttulo del Eje Y: Nmero de pelculas dirigidas
Ponga como Ttulo del Eje X: Directores
(a) Para modificar estos valores tendremos que seleccionar cada uno de
los Ttulos y pulsar sobre propiedades
(b) Seleccione (del eje Y), pulse sobre propiedades, pulse
sobre la pestaa Formato y escriba en el apartado Ttulo Nmero de
pelculas dirigidas.
(c) Seleccione Ttulo del eje (del eje X), pulse sobre propiedades, pulse
sobre la pestaa Formato y escriba en el apartado Ttulo Directores.
11.8
Unidad Didctica 11: Formularios en Access 2007 (II)
Formularios Grficos
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Resultado:
Unidad Didctica 11: Formularios en Access 2007 (II)
Formularios Grficos
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Cree un grfico sobre la Tabla Artculos donde aparezcan todos los
TTULOS de las pelculas y la suma de los PRECIOS (en el caso de pelculas
que aparezcan ms de una vez)
Ponga como Ttulo del Eje Y: Precios
Ponga como Ttulo del Eje X: Pelculas
(a) Cree un formulario de Grfico dinmico sobre la Tabla Artculos.
(b) Arrastramos el campo Precio al rea de datos
Arrastramos el campo Ttulo al rea de categoras
(c) Pulse con el botn derecho del ratn sobre el campo Precio que est
en el rea de datos, seleccione la opcin
del men contextual y pulse
sobre
Resultado:
11.9
17+13,90
Unidad Didctica 11: Formularios en Access 2007 (II)
Formularios Grficos
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Y si queremos que aparezca, adems de la suma de los precios de
una determinada pelcula, su valor medio?
Tendramos que aadir, al rea de datos un nuevo campo PRECIO y
seleccionar la funcin Promedio
Resultado:
La Pelcula Casablanca es la nica que aparece dos veces en la Tabla
Artculos y su precio medio es 15,45
Podemos cambiar el tipo de grfico? S, para ello, pulse sobre el
grfico y sobre el icono de la pestaa Diseo. Le aparecer
una hoja de propiedades donde variar el estilo del grfico.
Unidad Didctica 11: Formularios en Access 2007 (II)
Formularios Grficos
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MDULO V- INFORMES
UNIDADES DIDCTICAS:
1. Unidad didctica 12: Informes en Access 2007
Unidad Didctica 12: Informes en Access 2007
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Unidad Didctica 12
Informes en Access 2007
En esta Unidad Didctica aprenderemos a disear,
crear y dar formato a los Informes.
Unidad Didctica 12: Informes en Access 2007
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CONTENIDOS
1 Introduccin 4
2 Partes de un Informe
5
3 Vistas de un Informe 7
4 Creacin de un Informe Bsico
8
5 Creacin de Informes con asistente
16
6 Creacin de Informes en modo Diseo
21
7 Creacin de Informes que generan etiquetas
31
8 Informes y Subinformes
41
Unidad Didctica 12: Informes en Access 2007
Introduccin
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(1) Introduccin
Un informe sirve para mostrar informacin, en formato impreso, de Tablas o
Consultas, organizada y/o resumida de una determinada manera. Adems de estos
datos, al Informe, se pueden aadir otros elementos estticos, como pueden ser
imgenes, agregar totales,
Aunque se puede crear un Informe de forma totalmente manual, lo ms habitual es
utilizar el asistente para crear informes que ofrece Access 2007 y posteriormente,
modificarlo (formato, distribucin de los campos, ). Otra forma de obtener un
Informe es mediante la creacin de un Informe automtico bsico sobre una Tabla o
Consulta de Access.
Se pueden utilizar informes para crear etiquetas postales. Access 2007 ofrece un
asistente especfico para esta accin.
Unidad Didctica 12: Informes en Access 2007
Partes de un Informe
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Si quisiera poner este pie de pgina manualmente, basta con introducir, en vista
Diseo la funcin =Ahora() para que aparezca la fecha actual
y para que aparezca Pgina 1 de 1 en este caso, en Vista Diseo aparecer:
=" Pgina " & [Page] & " de " & [Pages]
Pie del Informe
Texto que aparecer en la ltima pgina del Informe, despus de mostrarse el
ltimo dato del Informe.
NOTA
Si en cualquiera de los campos del informe, la
informacin se refleja como ########## es porque
el cuadro de texto es demasiado pequeo para
albergar toda la informacin que tiene que mostrar el
campo.
Unidad Didctica 12: Informes en Access 2007
Vistas de un Informe
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Realizar un Formulario Automtico sobre la Tabla Artculos.
(a) Seleccione la tabla Artculos y pulse sobre .
(b) La vista presentacin de este Informe es:
(c) El Informe est compuesto por:
Encabezado del Informe:
Encabezado de pgina:
rea de Detalle: Muestra cada uno de los registros de la
Tabla
Pie de pgina:
Observe el resultado del Ejemplo Guiado 12.1 en modo Vista Presentacin. Se
puede apreciar que no se muestran todos los campos en el ancho de una pgina
DIN A4. Vamos a intentar darle una solucin, utilizando las herramientas de la
pestaa Diseo:
12.1
Unidad Didctica 12: Informes en Access 2007
Creacin de un Informe bsico
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Sobre el EJ EMPLO GUIADO 12.1:
1. Compruebe que el papel est orientado horizontalmente.
2. Ajuste los mrgenes del papel.
3. Exporte los datos a un documento Word
(a) Abra el Informe creado en el EJ EMPLO GUIADO 12.1
(b) Visualcelo en vista Preliminar
(c) Para comprobar la orientacin del papel observe cual de estos iconos
est activado
(d) Para poner los mrgenes lo ms estrecho posible seleccione ,
se mostrarn las siguientes opciones
Si quiere personalizarlos an ms, pulse sobre la flecha que hay a la
derecha del nombre de grupo
12.2
Unidad Didctica 12: Informes en Access 2007
Creacin de un Informe bsico
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(e) Para exportar el Informe obtenido a un documento Word, pulse sobre el
icono . Aparecer un asistente pidindole un nombre del archivo y
dnde desea guardar el contenido del Informe generado. El archivo ser
del tipo Rich Text Format (Formato de texto enriquecido). Si abre el
documento Word que se acaba de crear ver que no se visualiza toda la
informacin. El motivo es que la pgina no es lo suficientemente grande
para albergar toda la informacin y slo aparece hasta el campo GNERO,
el resto de los campos estn pero no se visualizan.
Para que se visualice correctamente este Informe habra que
visualizarlo en modo diseo y modificar el tamao de los controles as
como el tamao de las fuentes de las etiquetas que forman el
encabezado de pgina.
Qu podemos hacer para que se visualice todos los campos en una
hoja?
Visualizar el Informe en Vista Diseo y variar el tamao de las fuentes,
hacer ms pequeas las cajas de texto para hacer que aparezca la
informacin en dos lneas en lugar de una.
Unidad Didctica 12: Informes en Access 2007
Creacin de un Informe bsico
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Sobre el EJ EMPLO GUIADO 12.2:
1. Cambie el tamao de todas las fuentes a 9 ptos.
2. Haga ms estrechas las cajas de texto.
(a) Abra el Informe creado en el EJ EMPLO GUIADO 12.2
(b) Visualcelo en vista Diseo.
(c) Para cambiar el tamao de las fuentes, seleccione todos los campos de
la Tabla (cuadros de texto donde aparecen los ttulos de los campos y los
cuadros de texto donde aparecen los datos de dichos campos), para ello,
pulse sobre la parte superior de la regla (cambiar la forma del puntero del
ratn y se convertir en una flecha gruesa y negra) que se encuentra en la
parte izquierda del Informe y arrastre hacia abajo sobre la misma regla
(Elimine la seleccin de las etiquetas encabezado del Informe, recuerde
que para ello bastar con pulsar sobre la etiqueta a la vez que
mantenemos pulsada la tecla maysculas)
Escriba un 8 en el apartado del tamao de la fuente.
(d) Para cambiar el tamao de todas las celdas a la vez podra seguir el
mismo proceso de seleccin, pero lo mejor es ir una a una y ajustar cada
celda al tamao adecuado. Seleccione la celda que contiene el dato (no el
nombre del campo), posicione el cursor del ratn en lateral derecho y
cuando el cursor se convierta en una doble flecha de dos puntas ,
desplace el cursor hacia la izquierda hasta conseguir el tamao deseado.
Si las cajas de texto o las etiquetas resultan demasiado anchas puede
optar por hacerlas ms altas y estrechas y distribuir los datos en varias
lneas.
Una forma muy cmoda de hacerlo es desde la Vista Presentacin que
permite cambiar fcilmente el ancho de las columnas arrastrando la lnea
discontinua que delimita las mismas.
12.3
Unidad Didctica 12: Informes en Access 2007
Creacin de un Informe bsico
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Resultado
Si exportamos ahora el informe a un documento Word, s se ver todo su
contenido (slo un detalle, al exportar a un archivo rtf, no se visualizan las
imgenes del campo CARTULA).
Lneasdiscontinuasdelimitadorasde
columnaenlavistaPresentacin.
Unidad Didctica 12: Informes en Access 2007
Creacin de un Informe bsico
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Sobre el EJ EMPLO GUIADO 12.3:
Clasifique los datos de la Tabla por TIPO (GNERO). Ponga como encabezado
de este grupo GNERO
Ordene los datos de la Tabla por el campo TTULO
(a) Abra el Informe creado en el EJ EMPLO GUIADO 12.2
(b) Visualcelo en vista Diseo.
(c) Pulse sobre el icono . En la parte inferior del Informe
aparecern dos opciones nuevas:
Pulse sobre Agregar un grupo y aparecer la siguiente opcin en la parete
inferior del informe
Seleccione el campo TIPO
Agregue un orden dentro del grupo seleccionando el campo TTULO y elija
ordenar los registros de manera ascendente.
(d) Quite el Diseo con el men contextual al campo Tipo del Informe, y
coloque el campo la zona del encabezado de grupo junto a su etiqueta
segn se muestra en la imagen.
12.4
Unidad Didctica 12: Informes en Access 2007
Creacin de un Informe bsico
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.
Seleccione todas las etiquetas del encabezado de pgina y colquelos en
la zona de Encabezado de Tipo segn se muestra en la imagen.
Resultado
Observe que dentro de cada grupo los registros estn ordenados por ttulo
Pgina.
Unidad Didctica 12: Informes en Access 2007
Creacin de Informes mediante el asistente para Informes
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Cuarto: Elegir el criterio de ordenacin para los datos mostrados en el Informe e
informacin de resumen (para datos numricos: Suma, Min, Mximo, Promedio).
Quinto: Elegir la forma en que se distribuirn los datos en el Informe y la
orientacin de la pgina.
Sexto: Elegir el estilo del Informe dentro de unas plantillas prediseadas.
Paracambiarelorden
deagrupamiento
Podremos elegir el nmero de
letras iniciales que se tendrn en
cuenta para el agrupamiento
Unidad Didctica 12: Informes en Access 2007
Creacin de Informes mediante el asistente para Informes
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Cree un Informe utilizando el asistente para Informes donde aparezcan los
siguientes datos, agrupados por TTULO del artculo:
TTULO del artculo, NIF y NOMBRE y APELLIDOS del Socio, FECHA DEL ALQUILER y
FECHA DE DEVOLUCIN
Dentro de cada grupo de datos, los datos aparecern ordenados por la FECHA
DE ALQUILER.
Elija como distribucin del Informe Esquema 1 y como estilo Negrita.
(a) Crear un Informe utilizando el asistente para Informes de Access.
Seleccione
(b) Seleccione de la Tabla Artculos, el campo TTULO.
(c) Seleccione de la Tabla Alquileres la fecha de alquiler y la fecha de
devolucin.
(d) Seleccione de la Tabla Socios: NIF, NOMBRE Y APELLIDOS.
En el primer paso del asistente tendremos los siguientes campos
seleccionados:
Pulse sobre el botn
(e) Elija de qu Tabla sern los campos que se visualicen primero. Elija la
Tabla Artculos.
12.5
Unidad Didctica 12: Informes en Access 2007
Creacin de Informes mediante el asistente para Informes
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Pulse sobre el botn
(f) No deseamos ningn nivel de agrupamiento as que en la siguiente
pantalla del asistente pulse
(g) Elija el campo FECHAALQUILER como criterio de ordenacin de los
registros del Informe. Pulse sobre el botn
(h) Elija Esquema como mtodo de distribucin. Pulse sobre el botn
(i)Elija como estilo del Informe Oficina. Pulse sobre el botn
Unidad Didctica 12: Informes en Access 2007
Creacin de Informes mediante el asistente para Informes
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(j) Escriba el Ttulo del Informe y pulse
Resultado
Unidad Didctica 12: Informes en Access 2007
Creacin de Informes en modo Diseo
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Las herramientas de las que disponemos para trabajar con los Informes en
modo Diseo son las siguientes:
Si observa atentamente, muchas herramientas son las mismas que para los
Formularios, y se usan de la misma forma.
Cree un Informe utilizando el asistente para Informes donde aparezcan los
datos de la Tabla Artculos agrupados por TPO y por DIRECTOR.
Ordenar los registros por TTULO
(a) Crear un Informe utilizando el asistente para Informes de Access.
Seleccione
(b) SeleccionetodosloscamposdelaTablaArtculos.
(c) Elija el campo TIPO como primer nivel de agrupamiento y seguidamente elija
elcampoDIRECTORcomosegundoniveldeagrupamiento.
Pulsesobreelbotn
12.6
Unidad Didctica 12: Informes en Access 2007
Creacin de Informes en modo Diseo
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(d) ElijaelcampoTTULOcomocampoporelqueseordenarnlosregistros.
(e) Elijaunadistribucin(porejemploenpasos)
(f) ElijaunestiloparaelInforme(porejemploConcurrencia)
(g) EscribaArtculosclasificadosportipoydirectorcomottulodelInforme
Aadir nuevos campos a un informe
Existentes en las Tablas o resultantes de una expresin
Para aadir un campo que existe en la Tabla origen del Informe, seleccione el
campo y arrstrelo hacia el rea donde desea que aparezca el valor de este
campo, normalmente ser el rea de del Informe. Si el campo que
desea incluir en el Informe pertenece a otra Tabla, cree un cuadro de texto y
ascielo a un campo existente o al resultado de una expresin. Para ello,
visualice las propiedades del control , seleccione la pestaa de
y seleccione el Origen de los datos para dicho control.
Unidad Didctica 12: Informes en Access 2007
Creacin de Informes en modo Diseo
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Campos especiales
Por campos especiales se entienden los campos de fechas, nmeros de pginas
o cualquier otro campo cuyo valor se genere a partir de una funcin. Estos
campos se crearn mediante el control cuadro de texto y se asociar su
contenido a una funcin a travs de
Eliminar campos de un Informe
Para eliminar un cambo basta seleccionarlo y pulsar la tecla Supr o pulsar
sobre el campo que se desea eliminar con el botn derecho del ratn y
seleccionar, en el men contextual, la opcin
Cree un Informe donde aparezcan los socios que han realizado algn alquiler y
la fecha en la que se realiz dicho alquiler. Los campos que aparecern en el
Informe son:
NIFy FECHA DE ALQUILER.
(a) Crear un Informe utilizando el asistente para Informes de Access.
Seleccione
(b) Seleccione los campos NIFy FECHA DE ALQUILER de la Tabla
Artculos.
Seleccione el campo socio y convirtalo en un cuadro de edicin utilizando
el men contextual
Si ejecuta el Informe ver que sale una referencia al socio por cada uno de
los artculos que ha alquilado Si quisiramos obtener una nica vez los
datos del socio y seguidamente todos los artculos alquilados, tendramos
que realizar un Subinforme (que veremos ms adelante).
12.7
Unidad Didctica 12: Informes en Access 2007
Creacin de Informes en modo Diseo
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Opciones de agrupacin y ordenacin
A travs de las herramientas podremos agrupar y ordenar la informacin que
aparece en los Informes.
Al activar este icono aparecer una ventana que nos permitirn aadir
campos para agrupar los registros y establecer un orden para dichos registros:
Unidad Didctica 12: Informes en Access 2007
Creacin de Informes en modo Diseo
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Cree un informe con datos de los socios agrupados por el campo
OCUPACIN. Dentro de este grupo, los registros aparecern agrupados por el
campo CIUDAD.
Campos del informe: NOMBRE Y APELLIDOS, E-MAIL, DIRECCIN.
(a) CreeunInforme sobre la Tabla Socios.
(b) Seleccione y arrastre hasta el rea de Detalle los campos:
NOMBREAPELLIDOS, E-MAIL, DIRECCIN y CIUDAD
(c) Pulse sobre la herramienta y realice la agrupacin y
ordenacin del enunciado.
Arrastre desde la Lista de campos el campo Ocupacin hasta la zona
de Encabezado de ocupacin.
Arrastre desde la Lista de campos el campo Ocupacin hasta la zona
de Encabezado de ocupacin.
12.8
Unidad Didctica 12: Informes en Access 2007
Creacin de Informes en modo Diseo
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(d) Modifique la ubicacin y el formato de los campos segn se muestra
en la siguiente imagen.
(e) Visualice el Informe en Vista preliminar.
Unidad Didctica 12: Informes en Access 2007
Creacin de Informes en modo Diseo
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Agrupacin utilizando expresiones.
Si lo que desea es hacer agrupaciones utilizando parte de alguno de los
campos existentes en el Informe, deber crear una expresin utilizando el
generador de expresiones para aplicar las funciones incorporadas de Access
sobre el campo en cuestin.
Unidad Didctica 12: Informes en Access 2007
Creacin de Informes en modo Diseo
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Modificar el Ejemplo Guiado 12.8 para que el resultado aparezca agrupado por
ciudad y ao en que se dio de alta el socio (este ao hay que extraerlo del
campo FECHA DE ALTA de la Tabla Socios).
(a) Abra el Ejemplo anterior en vista Diseo.
(b) Agregue un nuevo grupo con su respectivo encabezado de grupo.
(c) Arrastre al rea de encabezado Fecha de alta el campo fecha de alta.
(d) Pulse sobre el cuadro de texto Fecha de alta y visualice sus
propiedades. En el apartado Origen del control pulse sobre
Para generar la expresin. Seleccione la funcin ao del grupo de
funciones Fecha/Hora de la carpeta
(e) En la expresin generada en lugar de nmero deber aparecer el
campo FECHAALTA del Formulario
12.9
Unidad Didctica 12: Informes en Access 2007
Creacin de Informes en modo Diseo
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Resultado
Unidad Didctica 12: Informes en Access 2007
Creacin de Informes que generan etiquetas
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Tercero:
En este paso seleccionaremos los campos cuyos datos aparecern en
cada una de las etiquetas.
Unidad Didctica 12: Informes en Access 2007
Creacin de Informes que generan etiquetas
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Cuarto:
En este punto elegiremos el campo por el que se ordenarn las
etiquetas (se puede ordenar por ms de un campo).
Quinto:
Para finalizar, le daremos un nombre al informe que va a contener estas
etiquetas y decidiremos si deseamos ver, al finalizar la ejecucin del
asistente, el resultado final de las etiquetas o deseamos ver este
informe en modo diseo para as hacer alguna modificacin (por
ejemplo ampliar la separacin entre los campos).
Unidad Didctica 12: Informes en Access 2007
Creacin de Informes que generan etiquetas
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Cree un Informe que genere etiquetas con los datos de la Tabla Socios. Los
datos que aparecern en la etiqueta son: NOMBREAPELLIDOS, DIRECCIN y
CIUDAD. La etiqueta estar formada por dos lneas, en la primera aparecern
nombre y apellidos y en la segunda direccin y ciudad. Las etiquetas estarn
ordenadas por ciudad y dentro de cada CIUDAD por el campo
NOMBREAPELLIDOS
(a) Seleccione sobre la tabla Socios.
(b) Elija un tipo de etiqueta, por ejemplo la que contiene como nmero de
producto C2166. Pulse
(c) Elija como tipo de fuente verdana de tamao 11 ptos y color azul.
Pulse
(d) Elija los campos que vamos a incluir en la etiqueta. Primero pulse
sobre el campo NOMBREAPELLIDOS, pulse la tecla enter para pasar
a la siguiente lnea, seleccione el campo DIRECCIN y seguidamente
CIUDAD. Pulse
12.10
Unidad Didctica 12: Informes en Access 2007
Creacin de Informes que generan etiquetas
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(e) Seleccione los campos por los que se ordenarn las etiquetas. Primero
pulse sobre el campo CIUDAD y agrguelo a la columna Ordenar por
pulsando sobre , seguidamente realice la misma operacin con el
campo NOMBREAPELLIDOS. Pulse sobre
(f) Guardaremos este informe con el nombre de
EjemploGuiado_UD12_10 y seleccionaremos el botn de radio de
para ver este Informe en modo Diseo.
Pulse sobre
Unidad Didctica 12: Informes en Access 2007
Creacin de Informes que generan etiquetas
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Resultado
El resultado en vista preliminar es:
Unidad Didctica 12: Informes en Access 2007
Creacin de Informes que generan etiquetas
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(f) Ahora procederemos a introducir en el pie de pgina la funcin
necesaria para que aparezca el texto Pgina seguido del nmero de
la pgina actual, el texto de y el nmero de pginas en total que tiene
el Informe; para ello, seleccione el control cuadro de texto y
dibuje un recuadro sobre el rea del Encabezado de pgina y escriba
el texto, escriba dentro del cuadro de texto:
="Pgina " & [Page] & " de " & [Pages]
De dnde obtenemos el contenido de la caja de texto?
En la propiedad Origen de control de la Hoja de propiedades, al pulsar sobre
se muestra la ventana del Generador de expresiones.
En el Generador de expresiones, abra la carpeta Expresiones comunes y
realice un doble clic sobre Pgina N de M; la expresin que se ha generado
es
Unidad Didctica 12: Informes en Access 2007
Creacin de Informes que generan etiquetas
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Resultado en Vista Diseo
Si quisiramos introducir un blanco entre la Direccin y la Ciudad
pondramos:
Unidad Didctica 12: Informes en Access 2007
Creacin de Informes que generan etiquetas
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Resultado
NOTA
Si en algn momento no aparecen las dos columnas es
porque no caben as que hay que jugar con el tamao
de la fuente e ir comprobando en vista preliminar hasta
que se ajusten a las dos columnas.
Unidad Didctica 12: Informes en Access 2007
Informes y Subinformes
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Tercero: Damos un nombre al SubInforme. Recuerde que el nombre que le
d es el que aparecer como Ttulo en el SubInforme. Si no desea que
aparezca dicho nombre, siempre puede eliminar la etiqueta que precede al
Subinforme.
Vemos que el NIF del Socio, de la Tabla Alquileres es un lista de valores,
cambiarla a cuadro de edicin para que no salga toda la lista (botn
derecho sobre el cuadro de lista, seleccione.
(d) Cambie el control socio del subformulario a Cuadro de edicin
Resultado (parcial) en Vista Presentacin:
Unidad Didctica 12: Informes en Access 2007
Informes y Subinformes
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Observe en el resultado que, en el subinforme aparece de nuevo el NIF del
socio. Es un campo que necesitamos para vincular el Informe y el
subinforme, as que no lo podemos eliminar pero s lo podemos ocultar y
para ello establezca su propiedad visible a No
MDULO VI- MACROS
UNIDADES DIDCTICAS:
1. Unidad didctica 13: Macros en Access 2007
Unidad Didctica 13: Macros en Access 2007
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Unidad Didctica 13
Macros en Access 2007
En esta Unidad Didctica conoceremos la utilidad de
las macros y aprenderemos a disear y crear
macros.
Unidad Didctica 13: Macros en Access 2007
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CONTENIDOS
1 Introduccin 4
2 Crear una Macro
5
3 Macros independientes y Macros incrustadas 17
Unidad Didctica 13: Macros en Access 2007
Introduccin
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(1) Introduccin
Qu es una macro?
Una macro es un conjunto de instrucciones o acciones que sirven para
automatizar tareas. Cada tarea es una accin que se llevar a cabo sobre objetos
o datos de la base de datos.
Para qu se puede utilizar una macro?
Una macro se puede emplear para agilizar la realizacin de tareas repetitivas,
para abrir Informes o Formularios, para iniciar la ejecucin de una accin
asociada a la pulsacin de un botn, para validar una accin (si queremos
eliminar un registro que nos pida confirmacin para ejecutar la accin de borrado).
En definitiva, con una macro es posible:
Automatizar tareas repetitivas
Validar una accin
Crear barras de men y de herramientas para Formularios e Informes
Controlar el inicio de una aplicacin Access
Modificar propiedades de un objeto
Automatizar transferencia de datos a otras aplicaciones
Unidad Didctica 13: Macros en Access 2007
Crear una Macro
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Herramientas para trabajar con Macros
Nombres de macros. Permite poner nombre a cada una de las acciones
por separado, de esta manera se podr acceder a stas individualmente. Hace
que se muestre la columna en la ventana de diseo de
macro.
Condiciones. Hace que se muestre la columna
Permite aadir una expresin, cuyo resultado slo ser el condicionante para
que la accin se ejecute caso de ser verdadero o no en el caso de que la
condicin sea falsa.
Inserta fila en el rea de diseo de una Macro.
Elimina filas en el rea de diseo de una Macro.
Ejecutar completamente la Macro creada Paso a paso.
Ejecuta una Macro paso a paso, instruccin a instruccin.
Esta herramienta es muy til cara comprobar fallos en una Macro, por ejemplo .
cuando con una Macro no obtenemos el resultado deseado pero no sabemos
exactamente dnde falla.
Generar. Asistente para crear Macros.
Al activar las herramientas Nombre de macros y condiciones , la ventana de
diseo de macro quedar de la forma:
Unidad Didctica 13: Macros en Access 2007
Crear una Macro
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Ejecucin de una Macro
Cmo ejecutar una macro?
Desde la pantalla de Diseo de la propia Macro
Pulsar sobre . Se ejecutar paso a paso o no dependiendo de si esta
opcin est o no seleccionada.
Asociando dicha macro a un control de la base de datos, por ejemplo a un botn.
Al crear el botn seleccione Otras en el apartado Categoras y en Accin
Ejecutar Macro.
Otra forma de asociar una macro a un control es a travs de las
propiedades del control ; para ello seleccione la pestaa , elija el evento
que har saltar la accin y seleccione una macro ya creada a travs de la lista
desplegable o cree una nueva pulsando sobre .
Unidad Didctica 13: Macros en Access 2007
Crear una Macro
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Modo de ejecucin Paso a Paso
Al ejecutar la Macro aparece la siguiente ventana:
Ejecuta la accin y si no hay error, aparecer la accin
siguiente.
Detiene la ejecucin de las Macros y se cierra la ventana
de Macro paso a paso
Desactiva el modo paso a paso y ejecuta el resto de las
acciones que componen la Macro.
Cree una macro que permita Cerrar la ventana que se encuentre activa.
Pngale a la macro el nombre de cerrar ventana.
(a) Pulse sobre .
(b) Pulse sobre la herramienta para que aparezca la columna
de .
(c) En la columna escriba Cerrar ventana.
(d) En la columna seleccione Cerrar
(e) El apartado es opcional, escriba un comentario que
identifique la accin de la Macro.
13.1
Unidad Didctica 13: Macros en Access 2007
Crear una Macro
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Qu podemos hacer con las Macros que hemos creado? Cmo
integrarlas en nuestros Formularios o Informes?
(f) (f) Abra, en modo Diseo , un Formulario, por
ejemplo el primer ejemplo guiado de la unidad 10
(EjercicioGuiado_UD10_1).
(g) (g) Cree un botn. Para ello seleccione el control botn para
dibujar un rectngulo en el rea del encabezado del Formulario.
Recuerde tener activada la herramienta para que salte el asistente que
nos ayudar a configurar el botn.
(h) En el primer paso del asistente, cuando pregunta
, seleccione en el
apartado Otras y en el apartado Ejecutar macro y pulse .
(i) En el siguiente paso del asistente nos pregunta
seleccione, la que
acabamos de crear .
Fjese que aparecen dos macros con una parte del nombre repetido. Pulse
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Crear una Macro
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Es el nombre que le hemos asignado a la
accin.
Es el nombre de la macro.
(j) Seleccione la imagen de Salir para el botn que acaba de crear. Para
que aparezca esta imagen debe tener activada
y el botn de radio y pulse
.
(k) En el ltimo paso del asistente daremos un nombre al botn que
acabamos de crear para ejecutar la Macro. Llmelo, por ejemplo,
Botn cerrar y pulse sobre .
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Crear una Macro
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Al pulsar sobre el botn del Formulario, si se ha realizado
alguna modificacin en ste, aparecer un mensaje indicando si
desea guardar los cambios
.
si pulsamos sobe el botn , se guardarn los cambios y
seguidamente se cerrar el Formulario. Si pulsamos sobre se
anular la accin de la macro.
Por qu pregunta si queremos guardar?
Si observa la macro en modo diseo, ver que en la accin cerrar, en el
apartado aparece, en el apartado
el argumento Preguntar, si pulsa sobre
esta celda, ver que hay otras dos opciones S y No para cerrar el
Formulario guardndolo o no. Si seleccionamos cualquiera de estas dos
opciones no volver a aparecer el cuadro de dilogo preguntando si desea
guardar el Formulario.
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Crear una Macro
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Podemos ejecutar ms de una accin dentro de una misma macro?
S y adems podemos identificar independiente a cada una de las acciones
por el nombre que le hemos dado en la columna ; de tal
manera que las podemos utilizar individualmente o en grupo, es decir,
podemos utilizar todo el grupo de acciones y se ejecutaran todas las
acciones o slo parte del grupo y se ejecutar la accin seleccionada con
nombre del grupo. Nombre de la macro como hicimos en el ejemplo
anterior, aunque en este ejemplo, el resultado hubiera sido el mismo si
hubiramos elegido el nombre del grupo, ya que la macro slo est
formada por una accin.
Abra la macro creada en el ejercicio guiado anterior y adale la accin
Guardar.
(a) Abra la Macro creada en el ejercicio guiado anterior en modo diseo.
(b) En la columna escriba AbrirTablaArticulos
(c) En la columna seleccione AbrirTabla de la lista de
acciones.
(d) En la zona de Argumentos de accin, en la propiedad Nombre Tabla
seleccione Artculos
(e) El apartado es opcional, escriba un comentario
que identifique la accin de la Macro.
(f) Guarde la macro.
Abra el Formulario EjemploGuiado_UD10_2 y en el encabezado del
Formulario cree un botn, se activar el asistente y ver que aparecen las
macros del ejercicio anterior ms la que hemos creado en este ej
Seleccione el nombre del grupo .
13.2
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Crear una Macro
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Si en el apartado no especificamos ni el
(Tabla, Consulta, Formulario, Informe, Macro, Mdulo, Pgina de acceso a
datos, Vista de servidor, Diagrama, Procedimiento almacenado o Funcin)
ni el sobre el que se ejecutar la accin, dicha accin se
ejecutar sobre el objeto activo.
Usar condiciones para la ejecucin de una Macro
En el rea de diseo de la Macro, podemos incluir una columna para crear
condiciones asociadas a una accin. Para ello, muestre la columna
condicin, pulsando sobre el icono .
Cree un macro que indique que si el contenido de los campos CANTIDAD EN
ALQUILER y CANTIDAD EN VENTA de la Tabla Artculos es menor o igual a 0
muestre el mensaje de error Este artculo no tiene unidades ni para
alquilar ni para vender. Activar un sonido de aviso. El ttulo de la ventana
ser ATENCIN!!!!.
(a) Escriba en el apartado el siguiente texto
( [CANTIDAD EN ALQUILER]<=0 ) Y ( [CANTIDAD EN VENTA]<=0 )
(b) En la columna elija la accin
(c) Los sern los siguientes:
13.3
Contenido del campo
Cantidad en alquiler (El
nombre del campo debe
ir entre [])
El Operador lgico Y har que se
evalen los dos campos para dar
el resultado de la expresin. El
resultado ser verdadero si los
dos campos son <=0
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Crear una Macro
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(d)
Esta Macro har que se muestre el mensaje:
Este mensaje aparecer en el momento que los dos campos tenga como
valor un nmero menor o igual a cero.
Si quisiramos que el mensaje saltara en el momento que alguno de los dos
campos tuviera como valor un nmero menor o igual a cero pondramos el
operador lgico O en lugar del Y.
Puede una misma condicin afectar a ms de una accin?
Si, pondremos la condicin para la primera accin y si queremos que la
siguiente accin se ejecute si la condicin anterior es cierta, pondremos en
el apartado condicin (tres puntos suspensivos)
NOTA
Si el contenido del campo que hemos aadido en el
apartado fuera texto, en lugar de
numrico, el valor se tendra que poner entre comillas
dobles ()
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Crear una Macro
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Cree un Macro que abra el Formulario del EjemploGuiado_UD10_1, si el
campo Director, del primer registro de la Tabla es J ohn Sturges, mostrar un
mensaje indicando la situacin y detener la ejecucin de la macro. Para
finalizar abriremos el Informe EjemploGuiado_UD12_2
(a) Cree una Macro en modo diseo.
(b) Las acciones que seleccionaremos sern:
1. AbrirFormulario (no asociada a ninguna condicin)
2. La accin CuadroMsj se ejecutar si la condicin:
([Formularios]![EjemploGuiado_UD10_1]![DIRECTOR])="J ohn Sturges"
es cierta.
La accin DetenerMacro tambin se ejecutar si se cumple la
Condicin anterior, ya que tiene como condicin los (tres puntos
suspensivos).
3. La accin AbrirInforme se ejecutar si la condicin del paso 2 es
falsa.
El mensaje que aparece si se cumple la condicin de que el campo
DIRECTOR =J ohn Sturges
Slo se evala el primer registro, si el campo DIRECTOR de este
registro es J ohn Sturges, directamente se abre el informe, de lo
contrario, sale el mensaje de error y se detiene la macro, no se
evalan el resto de los registros.
Macro Autoexec
Si queremos que una Macro se ejecute automticamente al abrir la
base de datos, deber guardar dicha macro con el nombre de
Autoexec.
13.4
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Crear una Macro
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Cree un Macro que se ejecute automticamente al abrir la base de datos,
dicha macro abrir el Formulario creado en el Ejercicio Guiado 12 de la
Unidad Didctica 10 (Inicio)
(a) Cree una Macro en modo diseo.
(b) En el apartado seleccione AbrirFormulario y los argumentos
de dicha accin sern los siguientes:
(c) Guarde la Macro con el nombre de Autoexec.
(d) Cierrelabasededatosyvuelvaaabrirla,observarqueseabre
directamenteelFormularioindicado.
13.5
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Macros independientes y Macros incrustadas
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Crear una macro incrustada que haga saltar un mensaje de error si
intentamos abrir un informe que no contiene datos. El mensaje ser del
tipo.
(a) Cree una copia de la Tabla Alquileres y borre todos los registros que
contiene la Tabla.
(b) Pulse sobre el fondo del Informe en vista
con el botn derecho del ratn y elija
(c) En la lista desplegable elija Informe.
(d) Seleccione la pestaa y site el cursor sobre el cuadro de
texto del evento y pulse sobre .
(e) Elija como Generador el
NOTA
Access permite generar un grupo de macros como una
macro incrustada. Sin embargo, slo se ejecutar la
primera macro del grupo cuando se desencadene el
evento.
13.6
Unidad Didctica 13: Macros en Access 2007
Macros independientes y Macros incrustadas
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(f) Genere la siguiente Macro
Guarde el Informe y ejectelo o ejecute la Macro que acaba de crear.
Ver que aparece el mensaje de aviso.
MDULO VII- OPERACIONES
SOBRE UNA BASE DE DATOS
ACCESS
UNIDADES DIDCTICAS:
1. Unidad didctica 14: Seguridad en las bates de datos
Access
Unidad Didctica 14: Seguridad en las bases de datos Access
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Unidad Didctica 14
Seguridad en las bases de
datos Access
En esta unidad didctica abordaremos la
seguridad en Access desde dos puntos de vista:
Acceso a la aplicacin.
Estudio de herramientas que
facilitan la seguridad de la base de datos.
Unidad Didctica 14: Seguridad en las bases de datos Access
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CONTENIDOS
1 Introduccin 4
2 Herramientas para mantener la seguridad de los datos
5
3 Control de acceso a usuarios 7
4 Otras herramientas de seguridad 8
Unidad Didctica 14: Seguridad en las bases de datos Access
Introduccin
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(1) Introduccin
En qu consiste la seguridad en una base de datos?
Podemos estudiar la seguridad en las bases de datos desde dos puntos de vista:
Mantener la integridad de los datos en ellas almacenados. Compactando y
reparando la base de datos, creando copias de seguridad de una base de
datos, creando y manteniendo rplicas de la base de datos
Controlar el acceso de los usuarios a los datos y objetos de la base de datos,
asignado privilegios a estos usuarios. Estos privilegios nos permitirn tener un
control sobre los objetos de la base de datos, qu operaciones pueden realizar
dichos usuarios sobre cada uno de los objetos y sobre los datos de la base de
datos.
Unidad Didctica 14: Seguridad en las bases de datos Access
Herramientas para mantener la seguridad de los datos
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Crear una copia de seguridad de una base de datos
De la base de datos completa
Para acceder a esta herramienta despliegue el botn de Office , pulse
sobre y elija
Al realizar una copia de seguridad con la herramienta de Access, el asistente
lo nico que le solicita es el nombre que le desea dar a esa copia. Por defecto
ser el nombre del archivo ms la fecha del sistema.
De algunos objetos de la base de datos
Una forma de hacer copias de seguridad parcial de una base de datos, es
crear una base de datos nueva y desde sta, importar los objetos de los que
queremos obtener copia.
Rplica de una base de datos
Una rplica es una copia de la base de datos, desde esta copia se podrn
editar los datos pero no se podr modificar la estructura de la base de datos,
sta slo se podr modificar desde la base de datos de la que se hizo la
rplica, es decir, desde el Diseo principal. Las versiones anteriores de Office
soportaban la creacin de rplicas, pero el formato de archivo .ACCDB no
admite rplicas.
Unidad Didctica 14: Seguridad en las bases de datos Access
Control de Access a usuarios
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Proteccin de una base de datos mediante una contrasea
Cuando se usa una contrasea para cifrar una base de datos, todos los datos se
vuelven ilegibles para otras herramientas y se obliga a los usuarios a escribir una
contrasea para poder usar la base de datos. El cifrado aplicado en Office
Access 2007 usa un algoritmo ms seguro que el usado en las versiones
anteriores de Access.
Pasos a seguir para establecer una contrasea:
1. Para establecer una contrasea necesita tener abierta la base de datos en
modo Exclusivo:
1. Haga clic en el Botn Microsoft Office y, a continuacin,
haga clic en Abrir .
2. En el cuadro de dilogo Abrir, busque el archivo que desee abrir
y, a continuacin, seleccione el archivo.
3. Haga clic en la flecha situada junto al botn Abrir y, a
continuacin, haga clic en Abrir en modo exclusivo.
Unidad Didctica 14: Seguridad en las bases de datos Access
Otras herramientas de seguridad
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2. En la ficha , en el grupo ,
haga clic en .
Se abre una ventana donde escribir la contrasea que desea sea
introducida al abrir la base de datos.
La prxima vez que abra la base de datos le aparecer la siguiente
ventana de Seguridad de contrasea para poder continuar.
Si desea anular la contrasea asignada a la base de datos Pulse
sobre yleaparecerlasiguienteventana.
El comando que aparece en el grupo, o
vara en funcin de si la base de datos est cifrada o no. Si la
base de datos est cifrada, el grupo muestra el comando Quitar contrasea y cifrado
de base de datos.