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Las Compras dentro de la Empresa

Como t bien sabes las Empresas no son autosuficientes, stas dependen de terceros o elementos externos. Para abastecer sus operaciones y actividades, las Empresas necesitan materias prima, materiales, mquinas, equipos, servicios, y un sin nmero de insumos que provienen del ambiente exterior. Como conclusin de lo anterior, puedes observar que para que las Empresas inicien sus operaciones, es necesario que los materiales e insumos se encuentren disponibles y su abastecimiento garantizado. La compra es aquella operacin que involucra todo el proceso de ubicacin de proveedor o fuentes de abastecimiento, adquisicin de materiales a travs de negociaciones de precio y condiciones de pago con el proveedor elegido y la recepcin de las mercaderas correspondientes para controlar y garantizar el suministro de la adquisicin. A. Funcin de Compras: Es aquella que relaciona a las distintas reas de la Empresa con los diferentes proveedores externos, es decir, el Departamento de Compras o Encargado de Compras, es el intermediario para cubrir las necesidades de la Empresa con sus proveedores. B. Importancias de Compras: Se manifiesta principalmente en asegurar el abastecimiento normal de las necesidades de insumos y materiales de la empresa. Adems la colaboracin en la administracin de los recursos materiales y financieros de la Empresa, es decir, saber a quin, cmo y cundo comprar, puede traer consigo mayor economa y ganancias para la Empresa. C. Organizacin de Compras: Todas las Empresas son diferentes por lo tanto sus necesidades tambin van a ser diferentes, ya sea por su giro, tamao, organizacin y situacin geogrfica. Dentro de todas la diferencia, podemos, establecer algunas semejanzas entre ellas como son: La actividad de compra puede ser centralizada o descentralizada, las cuales tienen sus ventajas o desventajas

Tipos de organizacin.

1. Organizacin Centralizada: Es aquella en que todas las compras de la empresa se concentran en el departamento, seccin o encargado de compras.

Las ventajas de estos sistemas son: Obtencin de mayores ventajas y descuentos de los proveedores por compras en grandes cantidades. Calidad uniforme de los materiales adquiridos. Mayor especializacin de los compradores. Organizacin de los procedimientos de compras. Las desventajas de este sistema son: Poca flexibilidad. No siempre atiende a las necesidades locales, cuando los diferentes organismos de la empresa se encuentran geogrficamente dispersos. 2. Organizacin Descentralizada: Es aqulla en que cada unidad dispersa de la empresa tiene sus propios encargados de compras para atender sus necesidades especficas y locales. Las ventajas de este sistema son: Mayor conocimiento de los proveedores locales. Mejor atencin de las necesidades especficas de cada unidad de la Empresa. Agilidad en las compras.

Entre las desventajas ms importantes se destacan: Permite un menor volumen de compra. No permite aprovechar las ventajas y descuentos de los proveedores. Falta de esquematizacin en los procedimientos de compra. Poca uniformidad en la calidad de los materiales comprados. Ausencia de compradores especializados.

El Ciclo de Compras Como te habrs dado cuenta el proceso de compra de una empresa no es fcil de realizar ya que se debe tener una organizacin adecuada y acorde a las necesidades propias de ellas. A continuacin podrs identificar las cinco etapas principales de un ciclo de compras:

Anlisis de la Solicitud de Compras. Investigacin y Seleccin de Proveedores. Negociacin con el Proveedor (seleccionado). Acompaamiento de Pedido (Follow-Up). Control de la Recepcin del Material Comprado.

Representemos el ciclo de compras en el siguiente esquema: 1. Anlisis de la Solicitud de Compra Corresponde a la primera etapa del ciclo de compras y comienza cuando el organismo encargado de adquisiciones recibe la solicitud de compras, emitida por el rea de punto o seccin que requiera un determinado producto. El organismo de compra efecta el anlisis del pedido, para conocer los antecedentes del material requerido tales como: Especificaciones, cantidades requeridas, poca adecuada para su recepcin entre otros. Debes tener muy en claro que en muchas empresas, las solicitudes de compras, se hacen llegar al organismo encargado a travs de un listado que adems de contener los antecedentes del material requerido, tambin lleva otros datos como son: Ficha de ltima compra, Nombre del proveedor, Cantidad comprada y Precio de venta. En esta primera etapa, el organismo de compras debe planear sus actividades de tal modo que pueda atender las solicitudes de compras recibidas, y proveer las compras. Como una forma de facilitar esta tarea, ste organismo mantiene un fichero o block de datos sobre los materiales necesarios para la empresa y a la vez un fichero de proveedores para cada tipo de material.

2. Investigacin y Seleccin de Proveedores: sta es la segunda etapa del ciclo de compras la que podemos dividir en dos partes: La Investigacin y La Seleccin de los Proveedores. La Investigacin: Consiste en investigar y estudiar los posibles proveedores de los materiales requeridos. Esta investigacin la realiza el organismo encargado de compras y parte con la verificacin de los proveedores ya registrados. Debes tener claro que muchos proveedores buscan las empresas a travs de sus ejecutivos de ventas correspondientes y en la actualidad, va Internet (e-mail, correo electrnico); estos para ser calificados para posibles consultas, envan datos para su registro, como nombre, direccin, capital social, productos o servicios ofrecidos, referencias de

los clientes, etc. Es necesario recordar que Proveedores son las empresas que producen las materias primas e insumos necesarios y que los venden. Como ya viste en la etapa anterior, el organismo encargado de compra debe tener un banco de datos acerca de los proveedores ya registrados, que contengan antecedentes de los abastecimientos realizados y las condiciones en que se negocio. Este registro facilita enormemente los trabajos de investigacin y seleccin de proveedores ya que adems de los datos del proveedor, el organismo de compra debe mantener todo texto posible como listas telefnica, revistas tcnicas, catlogos, folletos, prospectos, cartas, etc., es decir todo lo que pueda ofrecer informacin sobre los posibles proveedores. En el Banco de Datos, podemos clasificar a los proveedores como: Proveedor Real, que es aquel que ya efectu ventas de materiales o insumos a la Empresa. Proveedor Potencial aquel que puede ser candidato para futuros abastecimientos. La Seleccin: Consiste en comparar las propuestas o cotizaciones recibidas de los proveedores y elegir cul es el que mejor atiende las conveniencias de la empresa. Para una buena seleccin del proveedor se deben considerar diversos criterios tales como: precio, calidad del material, condiciones de pago, descuentos, plazos de entrega, confiabilidad en el cumplimiento de plazos, etc. Debes tener presente que a pesar de los diversos criterios, generalmente el "precio" es la referencia ms importante en la seleccin de los proveedores. La investigacin de los proveedores bsicamente es una estadstica del mercado que permite verificar cuales son las posibles fuentes de suministro de un material requerido. La tarea de seleccin y eleccin de proveedores la hace el organismo de compras y tiene como base la comparacin entre los posibles proveedores. De acuerdo a lo anterior podemos concluir que la investigacin permite una comparacin de los diversos proveedores calificados, mientras que la seleccin es una decisin sobre cul ser el escogido para proveer el material requerido. 3. Negociacin con el Proveedor: Una vez que se ha escogido el proveedor ms adecuado, el organismo de compras empieza a negociar con l la adquisicin del material requerido, dentro de las condiciones ms adecuadas de precios y pago. La atencin y cumplimiento de las especificaciones exigidas de material y el establecimiento de plazos de entrega, deben ser asegurados en la negociacin. La negociacin es la tercera etapa del proceso y sirve para definir cmo se har la emisin de la orden de compra al proveedor. La Orden de Compra es un contrato formal entre la Empresa y el Proveedor, en ella se detallan las condiciones en que se realiz la negociacin, ya que tiene la fuerza de un contrato. Su aceptacin implica cumplir con todas las condiciones estipuladas. El comprador por una parte es el responsable de las condiciones y especificaciones contenida en la orden de

compra, mientras que el proveedor debe estar plenamente informado de todas las clusulas, pre-requisitos y criterios exigidos por la Empresa, los procedimientos de recepcin del material, los controles y especificaciones de calidad, etc., para que el pedido de la compra sea legalmente valido. Qu es la Negociacin?, Se le da este nombre a los contactos entre el organismo de compra y el proveedor para reducir las diferencias y llegar a un trmino medio; cada parte cede un poco para que ambos se beneficien.

4. Acompaamiento del Pedido (Follow-Up): Hecha la orden de compra, el organismo de compras necesita asegurarse que la entrega del material se har de acuerdo a los plazos establecidos, calidad y cantidad negociada y por lo tanto debe haber un seguimiento del pedido, a travs de constantes contactos personales o telefnicos con el proveedor. Esto significa que el organismo de compras no abandona al proveedor despus de haber emitido la orden de compra. El seguimiento o acompaamiento representa una constante supervisin del pedido y una cobranza permanente de resultados. Cuando la compra es de gran volumen, algunas Empresas realizan el seguimiento en fechas y plazos preestablecidos. De aqu la denominacin Follow-Up, trmino en ingles que significa seguir, acompaar, fechar. La etapa de Follow-Up permite localizar en forma anticipada los problemas y xitos, sorpresas desagradables; a travs de l, el organismo de compras puede apurar el pedido, exigir la entrega en los plazos establecidos y/o intentar complementar el atraso con otros proveedores. 5. Control de la Recepcin del Material Comprado: Es la quinta etapa del ciclo de compras y se da compra. En la recepcin del material, el organismo de compras verifica si las cantidades estn correctas y, junto con el organismo de control de calidad, realiza la inspeccin para comparar el material con las especificaciones determinadas en la orden de compra, esta operacin es la que se llama Inspeccin de calidad en la recepcin del material. Confirmada la cantidad y calidad del material, el Organismo de Compras autoriza a la bodega o almacn, recibir el material y encomienda al Organismo de Tesorera o Cuentas por Pagar, la autorizacin para el pago de la factura al proveedor, dentro de las condiciones de precio y plazo de pago estipulado. El ciclo de compras en continuo e ininterrumpido, por lo tanto el gran volumen de trabajo que realiza un organismo de compras exige una agenda de seguimiento y cobranza muy intensa, principalmente, en empresas donde puedan ocurrir cambios en el plan de produccin que impliquen anticipaciones o atrasos en las entregas de materiales.

ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN EL PROCESO DE COMPRAS Dentro de la gestin de compras se deben incluir todas aquellas compras que inciden en el cumplimiento de los requisitos del producto. Como la actividad de la empresa es satisfacer las exigencias del mercado, para ello es necesario trabajar en: - El cumplimiento de entrega - Las especificaciones del producto - Plazos acordados - Precios Todo lo anterior se logra teniendo un dominio de las compras y subcontrataciones. Una gestin eficaz del proceso de compras brinda confianza en los clientes internos, externos e interesados. As mi cliente interno no me diga los requisitos, yo debo preguntar por ellos y darle esa informacin al proveedor. Es indispensable que para la gestin de compras sea ms importante el cumplimiento de los requisitos antes que fijarse en el precio. Es importante que se tengan estrategias de compras dentro de la empresa y se tengan documentadas. Quien maneje las compras en la empresa no debe abandonar al proveedor hasta el momento que se le pague para conservar la buena relacin. Prever lo que puede suceder en el cumplimiento del contrato por parte del proveedor y de la empresa para ello se debe dejar muy claro en caso de algn problema o incumplimiento que se debe hacer, si hay plizas de cumplimiento o sanciones, etc. Es muy importante hacer la proyeccin de las compras Se debe pedir lo que realmente se necesita Los clientes internos deben ayudar a compras a ser eficientes a veces las compras urgentes se saltan todos los procedimientos establecidos para las compras. Generalmente las compras urgentes son por falta de planeacin.

El proveedor debe ser muy confiable y ms el de las importaciones. NO CONFORMIDADES MS FRECUENTES: No se hace lo que dicen los documentos No incluir un producto critico dentro del listado de crticos La evaluacin a los proveedores se debe hacer tanto a los que se tienen como a los nuevos Cuando se hace una compra urgente no se lleva a cabo el procedimiento establecido Se debe hacer seguimiento a proveedor; es indispensable, y el resultado de la evaluacin se debe emplear para tomar la decisin con respecto al proveedor. Si se compra a un proveedor que no est en el listado es una no conformidad Cuando un proveedor es nico es decir que solo le puedo comprar a l porque no hay ms o por directriz de la Gerencia lo nico que no le hago es la seleccin pero debo hacerle ms controles y tratar de que mejore. Actualizacin de fichas tcnicas, que estn actualizadas LA NORMA EXIGE: Los pedidos verbales no se admiten Documentar lo que voy a comprar (fichas tcnicas, rdenes de compra, contrato de prestacin de servicio, certificado de calidad, etc.) Cuando son compras constantes se documenta una vez las especificaciones de compra y estas se tienen en cuenta cada que se vaya a hacer una compra.

RESPONSABILIDAD DEL PROCESO DE COMPRAS: Asegurar que el recurso comprado o subcontratado cumpla con las especificaciones y exigencias acordadas tales como: Calidad, Tiempo de entrega, Lugar, Cantidad, Precio, etc. Comunicacin con el proveedor La informacin debe ser: Comprensible para el proveedor Veraz y verificable Bidireccional (quien se comunica con el proveedor, quien debe atender al proveedor) Presentada de forma consistente y regular (decirle como mnimo como lleg la

Mercanca) Emitida a travs de canales apropiados Crear registros para documentar reclamaciones Aprovechar Internet Establecer lneas jerrquicas para la comunicacin (no todo el mundo puede estar llamando a un proveedor para un reclamo debe estar definido quien habla con el proveedor.

GESTION DE LA CALIDAD DE COMPRAS: BENEFICIOS DE LA GESTION DEL PROCESO DE COMPRAS: El proceso de compras ayuda a Disminuir: Tiempo: Solucin de problemas Inspeccin Continuidad del proceso Costos: Solucin de problemas Inspeccin Reparacin o adecuacin Servicio o reclamos ndice de devoluciones: Internas y externas Penalizacin por incumplimiento Perdida de materiales: Reprocesos Desperdicios Reclamos

Importancia De La Gestin De Compras Las empresas en la actualidad operan en mercados cada vez ms globalizados y se enfrentan a una fuerte competencia, debido a esta situacin es de vital importancia reducir costos y lograr un desempeo eficiente y eficaz en las organizaciones. La funcin de compras, por consiguiente, representa una gran oportunidad para reducir costos y aumentar beneficios. La compra ha dejado de ser una actividad ms para convertirse en una estrategia para las organizaciones y el objetivo de sta estrategia es conseguir para las empresas los mejores proveedores que puedan abastecer los mejores productos y servicios, todo esto al mejor precio. La actividad de compras juega un importante papel en la mayor parte de las organizaciones, dado que los materiales adquiridos generalmente representan entre el 40 y el 60 % del valor de las ventas de productos finales. Esto significa que reducciones de costos relativamente pequeas pueden tener un mayor impacto sobre los beneficios as como en otras reas de la organizacin. La funcin de compra tiene por objetivo adquirir los bienes y servicios que la empresa necesita, garantizando el abastecimiento de las cantidades requeridas en trminos de tiempo, calidad y precio. La funcin de compras ha ido evolucionando desde los parmetros tradicionales de obtener los mejores precios, calidad exigida, servicio necesario, etc., a funciones ms avanzadas que complican la gestin de las compras. La complejidad de la gestin de compras depende principalmente de los siguientes factores: 1. Volumen de compras y pedidos anuales 2. Entorno en el que se desarrolla la funcin. Las responsabilidades bsicas de la gestin de compras son: Mantener una continuidad en los suministros teniendo en cuenta los programas y las operaciones de la empresa. Proporcionar estos suministros de acuerdo con las normas de calidad requeridas. Obtener los productos necesarios al costo ms bajo posible, dentro de las condiciones y plazos de entrega solicitados por la empresa. Prevenir las variaciones de precios en el mercado, as como el cambio en las te ndencias que le interesen a la organizacin.

Para que se realice una gestin de compras efectiva es necesaria una coordinacin y una comunicacin entre los departamentos de ventas, de produccin y el de compras. Para cumplir sus objetivos, la funcin de compras consta de actividades como. Anlisis del mercado Seleccin de proveedores. Control de requerimientos de calidad La gestin de precios, para conseguir compras lo ms econmicas posibles. Para que un gestor realice sus actividades de manera correcta debe seguir y diferenciar las siguientes etapas: 1. Reconocimiento de la necesidad. El proceso de compra comienza cuando el comprador reconoce la necesidad de adquirir un producto o servicio a partir de reconocer una diferencia entre el estado deseado y el estado real existente. 2. Bsqueda de informacin. En esta etapa el comprador debe recopilar toda la informacin que considera necesaria para fundamentar sus anlisis y la toma de decisiones. 3. Formacin de alternativas. A partir de la informacin recopilada el comprador determinar las alternativas de compra. 4. Evaluacin de alternativas. El comprador evala de acuerdo a criterios cada alternativa para llegar a seleccionar la que es ms conveniente para la empresa. 5. Decisin de compra. Considerando la evaluacin mencionada se llega a la decisin de compra. 6. Ejecucin de la compra. Esta etapa comprende el conjunto de acciones para ejecutar la decisin de compra. 7. Monitoreo postcompra.

Luego de realizada la compra debe mantenerse un monitoreo del producto o servicio durante todo el ciclo de consumo o uso.