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Fevrier 2012
Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE D UTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE
1992 2012
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SOMMAIRE
PRESENTATION DU LOGICIEL CONFIGURATION MINIMALE REQUISE INSTALLATION PROCEDURE D INSTALLATION PARAMETRAGE COMMENT DEMARRER ELLIPSE GRH-PAIE Identification : matricule et mot de passe Choix de la socit Choix du module UTILISATION Au niveau e la forme : Au niveau du fond : I.MODULE PAIE Prsentation de l interface Ellipse PAIE Prsentation des diffrents menus Ellipse PAIE. Menu Fichier Accs Basculer vers un autre menu Modifier une socit Table socit Utilisateurs Crer un nouvel utilisateur Changer mot de passe Changer de serveur Mise en page Configuration de l imprimante Quitter Menu Saisie Liste des employs Comment crer un nouvel employ ? Consulter et/ou modifier une fiche Employ Sous menu gestion des journaliers Saisie des lments fixes Comment crer un lment fixe ? Saisie des lments variables Saisie des engagements et prts IRPP sur gratification Saisie des heures Saisie des absences Gestion des sanctions Gestion des avancements employs Sous menu saisie rapide Sous menu enfant du personnel Le menu Traitements Calcul paie Le calcul des bulletins Comment faire ce calcul ? CNPS Non Plafonn Visualisation bulletin Annulation paie Visualiser cumul
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Affectation DIPE Ecritures comptables Mutation de personnel Affectation de rubrique Dpart en cong Exportation et virement de salaire Importation/Correction des Numeros CNP cration de la disquette DIPE magntique Le menu clture la clture mensuelle Aprs la clture : Rcapitulatif de la paie La clture annuelle Impression groupe Etats imprims du personnel Salaires Journaux de paie Sous menu Rglement Sous menu Crdit Sous menu Heures Cotisations/impts Rubrique paie Le menu Paramtres La socit Exemple Secteur d activit Zone de salaire Salaire normal Salaire domestique Direction et les Services Ville et Taxe Communale Pays Organismes : Partenaire Banque, Assurance, Syndicat Paramtre de paie Paramtres gnraux Anciennet sur base Salaire Anciennet nouvelle non-calcule Avancement effectu Avantages en nature Paramtres de cotisations locales La CNPS Le Crdit foncier et le Fond National de l emploi (CF & FNE) L impt sur le revenu et Centime Additionnel Communal IRPP / IRS et CAC. La Taxe Communale(TC) La redevance audiovisuelle du mois CRTV. Les Paramtres de cotisations expatries Rubriques de paie Modifier une rubrique Jour fri Plan comptable Menu Analytique Sous menu liste Sous menu affectation des analytiques Sous menu billetage Sous menu journal de paie
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Sous menu totaux sur salaires Menu Utilitaires Sous menu sauvegarde Sous menu restauration Sous menu R-indexation Sous menu Import de donnes Sous menu Export Sous menu conversion Menu Aide Menu A propos II. MODULE GRH Prsentation de l interface Ellipse GRH Prsentation des diffrents menus. - Menu Fichier Accs Basculer vers un autre menu Utilisateurs Changer mot de passe Mise en page Configuration de l imprimante Quitter Ellipse GRH B - Menu Saisie Sous menu liste du personnel Sous menu enfants du personnel Sous menu repos employ Sous menu jour de repos employ Sous menu gestion des congs employs 6001 : Liste des Congs prvus pour le mois 6002 : Enregistrer un nouveau Cong 6003 : Consultation/Modification Congs programms (Lettres de dpart cong/Avis de retour cong) 6004 : Liste de tous les congs de l anne 6005 : Donnes de cong dans le fichier personnel 6006 : Valider la liste des dparts cong du Mois 6007 : Mise jour des cumuls congs 6008 : Requte sur les dparts Cong et les non-dparts par priode 6009 : Traitement des avis de retour Cong 6010 : Correction du dernier cong Sous menu saisie des engagements et prts 9001 - Crer un nouveau Engagement/Prt 9002 Consulter un Engagement ou prt 9003 Consulter tous les prts Entreprise (d un employ) 9004 Tableau des prts diffrs. 9005 Traitement des Crdits multiples agents (Diffrer Crdits si quotit atteint) 9006 Recapitalisation et Cumul Prt Mutuelle 9007 - Quelques Editions Sous menu gestion des permissions et absences 001 Saisie des Absences d un jour donn. 002 Consulter Absences d un employ 003 Consulter un type de permission donn 004 Impression des absences et permissions 005 Absences par Jour 006 Harmoniser les absences de code 001 en absence non justifie Sous menu Gestion des absences non valides des fiches de pointage
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Sous menu gestion des accidents et primes de scurit Sous menu gestion des sanction 1.Nouvelle sanction : 2. Consulter/modifier fiche de sanction 3. Table des Sanctions 4.Nouvelle demande d explication 5.Consulter/Modifier une demande d explication 3. Table des demandes d explication Sous menu initialisation casernet mensuel 001 initialisation des semaines de travail du mois : Sous menu saisie des heures travailles par jour Menu heures et jours travaills Sous menu gestion des avancements 0001 Lancer le Traitement des Avancements Automatiques du Mois 002 Afficher la liste des propositions des Avancements Automatiques du mois 003 Valider la liste des Avancements Automatiques du mois 004 Consulter Profil Mouvement d un employ 005 Impact des avancements du mois sur la masse salariale 006 Vrification des mises jour de l historique/Carrire Employ Sous menu gratification annuelle du personnel Sous menu traitement mise la retraite employ Enregistrer un nouveau dpart en retraite Sous menu gestion de la mutuelle Volet 1 : Gestion des Prts Mutuelle 1 - Saisie de nouveaux prts mutuelle... 2 - Remboursement Anticips de Prts Mutuelle 3 - Consulter les Prts Mutuelle 4 - Consulter l'Etat des Prts d'un(e) employ(e) 5. Editer l'tat des prts par employ(e) 6 - Etat Solde des Prts Employs 7 - Impression des Bons Mutuelle 8 - Correction - Annulation des contributions mutuelles... Volet 2 : Contribution Mutuelle Consultation/Modification Contribution Mensuelle d un employ 2. Liste des Contribution du Mois en cours 3.Mise jour du Capital par Employ (depuis la date d embauche) Menu Traitements Sous menu visualiser cumul Sous menu affectation DIPE Sous menu mutation du personnel Menu Etats et interrogations Sous menu impression groupe Sous menu grille de salaire Sous menu Etats imprims du personnel Sous menu Crdit Sous menu Heures Sous menu Cumul Menu Paramtres Sous menu salaire normal Sous menu salaire domestique Sous menu direction Sous menu poste Sous menu ville Sous menu pays
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Sous menu organisme Sous menu jours fris Sous menu type permission et absence Sous menu Sanction du personnel Menu Utilitaires Sous menu export Sous menu ellipse zip Sous menu Conversion de fichiers Sous menu correction de la prime CRTV Sous menu correction de la prime assiduit Sous menu traitement sur les heures Menu Aide ANNEXE I Introduire votre N Licence ELLIPSE Commander votre N Licence ELLIPSE
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PRESENTATION DU LOGICIEL
I- CONFIGURATION MINIMALE REQUISE Le programme fonctionne sur tout micro-ordinateur supportant l intgrateur Microsoft Windows. Microsoft Windows (versions Windows 95, Windows 98, Windows NT 4, Windows 2000, Windows XP, Windows Seven) n est pas fourni et doit avoir t install sur le disque dur avant l installation du programme. La configuration matrielle minimale (microprocesseur et mmoire vive) est assujettie au systme d exploitation install. Le micro-ordinateur doit tre quip d une souris et d un lecteur CD Rom. L espace disque minimum pour installer et utiliser le programme est de 20 Mo. II- INSTALLATION L acquisition de licence Ellipse vous donne droit votre Package Ellipse contenant un CD d installation et un guide utilisateur. Vous devrez prendre le soin de vrifier que votre CD possde bien son code d installation.
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PROCEDURE D INSTALLATION
L opration d installation consiste transfrer le contenu du CD sur le disque dur. Une fois cette opration ralise, toutes les donnes seront stockes sur le disque dur. Le CD ne servira plus. Il est impratif de le conserver, il sera ncessaire en cas de mise jour du programme. La procdure d installation est automatique, le programme guide l utilisateur pas pas par une succession de messages l cran. Un certain nombre de contrles de cohrence sont effectus tout au long du droulement de cette procdure. Durant l installation du programme, il convient de suivre scrupuleusement les indications portes sur les pages qui suivent.
Programmes rsidents. Les utilisateurs de logiciels rsidents doivent les dsactiver avant d installer le programme. Ces logiciels pourront tre relancs une fois la procdure d installation du programme achev.
Cet installation sera cloture par la cration d un raccourci de demarrage du logiciel sur le bureau. III- PARAMETRAGE Aucun paramtrage de bas niveau n est fait. Ce qui vous reste faire est d aller sur le bureau windows, double cliquer sur l icne ci-aprs pour demarrer votre application.
IV- COMMENT DEMARRER ELLIPSE GRH-PAIE Double cliquer sur l icne ellipse prsent sur le bureau, une boite de dialogue intitule connexion s affiche. Vous devez alors saisir : v Votre identifiant ; v Votre mot de passe. Aprs cela, vous devez slectionner votre socit puis valider.
NOTONS BIEN Si la zone socit reste grise, et donc non active, cela signifie qu aucune socit n est accessible par votre identifiant. Votre logiciel est configur par dfaut avec l entreprise HYSACAM. Ainsi, lors du premier demarrage, vous devez la selectionner comme votre socit. Aprs validation, Vous devez alors choisir le module ou l environnement de travail Paie ; Car c est dans cet interface que vous allez commencer votre premire opration savoir Crer votre propre socit ou modifier celle par dfaut.
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Pour les prochains demarrages : Aprs avoir slectionn votre socit, vous devez alors choisir votre environnement de travail ou du moins le module sur lequel vous travaillerez.
Choix de la socit
Choix du module
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UTILISATION
Le choix du module vous renvoie l une des deux interfaces de travail d ellipse. Nanmoins quelque soit le choix du module, les interfaces sont presque identiques tant sur la forme que sur le fond.
Au niveau de la forme :
Elles prsentent chacune une barre de titre, une barre de menus, une barre d outil standard, les boutons de rduction/d agrandissement/de fermeture et enfin un espace divis en 2 parties. La partie de gauche de couleur jaune, prsente le logo du logiciel. La partie de droite de couleur noire affiche le mois en cours et autres informations (date et heure systme, le nom de la socit ainsi que l auteur du logiciel)
Au niveau du fond :
Nous avons les commandes qui ralisent les mmes actions ou affichent les mmes fentres quelque soit le module choisi.
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I. MODULE PAIE
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Ce module permet de faire le calcul de la solde des employs tous les mois. Vous pourrez alors crer votre socit ou vos socits, les paramtrer, crer vos directions, services, les postes ou fonctions des employs, les sections analytiques ou encore sections de charges ou de profits, ainsi que tout autre paramtre important qui justifie la spcificit de votre organisation : banque, caisse, assurance, syndicat, les rubriques de la paie, les codes villes et surtout votre grille de salaire interne. Il s agit d une fentre Windows sur laquelle vous travaillez tout le temps pour le calcul de la paie de votre personnel. La barre de menu comporte 7 commandes de menu (Fichier, Saisie, Traitements, Etats et interrogations, Paramtres, Utilitaires, Aide). Elle est place juste en bas de la barre de titre sur laquelle il est crit : Ellipse, logiciel de gestion des ressources humaines prcde de l icne Ellipse. La barre des raccourcis suit directement la barre des menus. Dans la section qui va suivre nous dtaillerons les menus Ellipse PAIE.
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a- Menu Fichier
En utilisant votre souris, cliquez sur Fichier, le premier menu de la barre des menus. Alors le menu fichier se droule et vous obtenez la page de commande des menus. Voyons en dtail chaque menu.
Accs
Cette ligne de commande permet de changer d utilisateurs ou de socit courante.
Cette ligne de commande est utilise pour basculer ou naviguer entre les diffrents modules qui sont votre porte (GRH ou PAIE), ceci sans avoir vous identifier nouveau.
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votre cran, elle se prsente de la manire suivante : Le logiciel signalera une saisie obligatoire chaque fois que vous voudrez valider une cration sans remplir les champs. Le numro d enregistrement s incrmente automatiquement chaque fois qu une nouvelle structure est cre dans votre machine. Aprs la saisie des donnes, vous devez valider en cliquant sur le bouton OK de cette fentre. Des icnes de raccourci situes au dessus de la fentre vous permettent d accder directement une tche sans passer par les diffrents menus. Ds que vous avez cr votre Socit, vous devez vous donner les possibilits d y accder, pour cela vous allez utiliser la commande Utilisateurs du menu Fichier pour saisir le nom de l utilisateur et le mot de passe qui vous permettra d accder votre nouvelle structure (socit).
En cliquant sur l onglet Autres informations , on obtient la fentre cidessous qui prsente d autres informations sur votre organisation.
Ici vous prcisez : Vous tes exonrez Crdit Foncier ou pas Si votre organisation bnficie d un abattement Zone Franche ou pas et quel est le taux d abattement Renseignez aussi : Votre Numro CNPS, la clef associe, le Centre de dclaration, car tout ceci s affiche sur les tats de dclaration mensuelle et annuelle. Renseignez aussi : votre Rgime CNPS, votre secteur d activit : vous pouvez cliquer sur le bouton F6 pour choisir parmi les secteurs d activits par dfaut. Votre numro de registre de commerce (RC N), Votre numro de contribuable (ou d identification unique)
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Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE D UTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE Votre capital. La banque de domiciliation entreprise et le numro de compte associ.
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Observez le bouton Exercice l angle droite, il vous permettre de faire la mise jour de votre exercice de paie et mme de pouvoir visualiser et modifier parfois les dates (priodes) de paie.
Par la suite vous pouvez cliquez sur l onglet Complment de la fiche Socit pour inclure le logo de votre entreprise, etc.
Table socit
Cette commande permet de lister et /ou consulter l ensemble des socits prsentes dans votre base de donnes Ellipse
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Utilisateurs
Cette commande permet d afficher la liste des utilisateurs avec possibilit d ajout, de suppression et de modification de chaque utilisateur. Ici vous affichez la liste de tous les utilisateurs, et mme vous pouvez modifier les paramtres et habilitations de chaque utilisateur. En cliquant sur le bouton Modifier , on obtient la fentre superpose qui renseigne sur les modules accessibles par l utilisateur slectionn, savoir : - Interface Paie - Elments de salaires ou pas, - Interface Ressources Humaines, Observez que sur cette mme fentre vous pouvez changer le mot de passe de chaque utilisateur (ceci concerne les administrateurs). On peut aussi fixer les heures de connexion et la priode de dates pour chaque utilisateur. Si vous ne prcisez aucune date, ni aucune heure, alors l utilisateur concern pourra se connecter quand il veut et toute heure. Observez que sur cette fentre vous avez les boutons Socits et Menu . Le premier sert donner l utilisateur courant la possibilit de travailler sur une ou plusieurs socits de votre groupe. Le bouton Menu , lui permet de dire quels sont ses privilges sur les menus.
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Ds que vous saisissez les dates de votre premier exercice dans cette fentre et que vous validez en cliquant sur le bouton OK , votre fentre de travail apparat l cran. Vous pouvez dsormais effectuer vos travaux de paie sur votre PC.
Attention : Ces dates ne peuvent tre saisies et valides qu une seule fois pour une mme socit. Elles ne peuvent donc tre modifies.
Changer de serveur
Cette commande est destine aux bases se trouvant distance et dont le rpertoire est disponible sur vos disques virtuels dans le voisinage rseau ou tout simplement pour travailler en parallle sur plusieurs bases la fois sur le mme disque
Mise en page
Permet de choisir la mise en page qui vous convient. Ici, Ellipse utilise les API Windows, car cette utilitaire de mise en page est celui de votre systme d exploitation.
Configuration de l imprimante
Cette commande permet de configurer une imprimante donne. Ici aussi, Ellipse utilise les API Windows, car cette utilitaire de mise en page est celui de votre systme d exploitati on.
Quitter
Cette commande permet de fermer l application et de quitter le logiciel Ellipse GRH-PAIE.
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Menu Saisie
Le menu de saisie permet de paramtrer et de mettre jour les tables suivantes : Employs Engagements Elments fixes Absences Elments variables.
crer de nouveaux employs ou mme en supprimer. Nous allons mieux vous prsenter les lments de cration, de consultation, de suppression et de modification de la fiche employ. Cette table liste tous les employs de la socit laquelle vous tes connecte, et seulement ceux-l. Cela ne veut pas dire que vous visualisez l tous les employs de votre groupe.
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Les autres ne seront visibles que lorsque vous vous connecterez la socit laquelle ils appartiennent. Pour grer cet cran du personnel, vous observez les boutons fermer, supprimer, nouveau, modifier et cherche.
Fermer Supprimer Nouveau Modifier Cherche Navigation Permet de quitter cette fentre et revenir l cran menu gnral Permet de supprimer l employer donc le nom est en surbrillance Permet de crer un nouvel employ dans cette socit Permet de modifier les paramtres de l employ courant (en surbrillance) Pour rechercher dans cette liste un employ et/ou un groupe d employs prcis Aller au premier, au suivant, au prcdent ou au dernier employ de la liste affiche
Pour ne pas nous y attarder, et mieux pour plus de lisibilit, passons la modification d une fiche de personnel.
ELLIPSE vous permet de retrouver rapidement votre enregistrement dans la table en tapant les caractres de dbut du nom ou du prnom devant la zone nom/Prnom. Ainsi il est possible de modifier les donnes saisies pour un employ. La fentre ci-dessous prsente les dtails de la fiche Employ. Elle comporte sept (07) onglets, autrement dit Sept (07) pages de dtails qui sont : Etat civil, Situation professionnelle, Salaires,
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Carrire, Expatri, Absence, Mutuelle. La 1re page qui s affiche (voir ci-dessus) est la page dnomme ETAT CIVIL Comme son nom l indique, elle prsente les informations relatives l tat civil de l employ, et aussi ses lments d identification (carte nationale d identit et passeport). Dans la fiche Employ ci-dessus, vous allez alors saisir les lments de votre nouvel employ. Attention : des lments obligatoires sont saisir automatiquement avant de pouvoir valider votre nouvelle fiche ; ce sont : le matricule et le nom de l employ. Mais plus gnralement il faut renseigner correctement le nom, le prnom, la date de naissance de l employ (voir calcul de sa retraite), sa ville de rsidence (la taxe communale), son sexe, etc Ici aussi on peut renseigner les numros de tlphones (bureau, domicile, fax) de l employ, etc La fentre suivante prsente la page des lments de l onglet SITUATION PROFESSIONNELLE Cette fentre enregistre toutes les informations concernant la situation professionnelle d un employ ; Ce sont entre autres :
Son compte courant (Compte individuel qui est suivi en comptabilit personnel sur les 425 personnels), Son code analytique (son appartenance un centre de gestion des cots) et qui reprsente ainsi sa charge salariale, Sa zone de salaire, Son secteur d activit, Sa direction et son service Son poste Son Numro DIPE et la ligne DIPE Le syndicat auquel il appartient (cette zone peut rester vide s il n appartient aucun syndicat professionnel), Son Numro CNPS (ici Ellipse prcise comment insrer le numro CNPS, le format) Son jour de repos courant de la semaine et le suivant)
Notons bien : Les boutons A, Z, S, B, Q et Y vous tes slectionner l information utiliser dans des tables des valeurs par dfaut.
La fentre suivante dnomme SALAIRES prsente la page des lments de paie de l employ.
Les lments de salaires sont les lments de contrats de l employ : 1. Sa date d embauche ou d arrive dans votre organisation, 2. La dure de son contrat, IND pour Indtermine 3. Son contrat (Local, Expatri, Expatri Africain), 4. Son statut (Employ, Maitrise, Cadre) 5. Sa catgorie (01, 02, 03, ) toujours sur deux (02) positions 6. Son chelon (A, B, C, D, ) 7. L chance de son contrat,
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Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE D UTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE 8. Sa date dpart s il ne fait plus partie de l entreprise 9. Sa nature du paie en cours (normal, suspendu, dpart cong, dmission, licenciement) 10. Son mode de paie (Espce, virement, cheque).
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Il faut galement prciser sa banque, son numro de compte bancaire ; donnez le montant de son salaire de base ; Prcisez ses avantage en nature : logement (15%), voiture (10%), lectricit (4%), eau (2%), 1 domestique (5%) La fentre ci-contre prsente la page des lments de Carrire de l employ. Elle se nomme CARRIERE Zone cong Vous pouvez renseigner ici toutes les informations sur les congs de l employ Ainsi vous allez prciser pour un premier temps les informations de cong de l employ (dpart prvu, retour prvu et ensuite rel). Par la suite le systme grera cela tout seul. Par contre il existe dans l interface RH tout un module de gestion des congs. Zone Cumul Cong Cette zone n est pas ouverte la saisie. Les informations sont mises jour automatiquement par le systme.
Zone Avancement La petite table au milieu de l image prsente l volution de l employ dans votre entreprise. Elle est mise jour automatiquement par le systme lors de la cloture mensuelle de la paie, aprs traitement des avancements du mois (Voir Module Gestion des Avancements, GRH) Vous pouvez utiliser la plage droite pour faire la mise jour (ajouter, Modifier, Supprimer un enregistrement dans la table) de la carrire de chaque employ en prcisant chaque fois : 1. Date d avancement, 2. La nouvelle catgorie 3. Le nouvel chelon 4. La rfrence de la lettre d administration 5. La date de signature du directeur.
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Si l employ n a pas un statut Expatri , alors l onglet Expatri restera gris, non-actif Sinon, vous accderez la page nomme EXPATRIES C est la fentre des Cotisations et caisses expatries de l employ. Pour le reste savoir CONGE et MUTUELLE , elles prsentent juste un historique des congs de l employ et ses mouvements de la mutuelle.
Ces montants vont tre pris en compte lors des dclarations des taxes et reversements du mois.
NOTONS BIEN Il faut rappeler que lors de la cration de la fiche d une nouvelle recrue, on doit positionner sa catgorie, son chelon, mais surtout ses lments fixes. C est cet ensemble qui forme son traitement salarial en entreprise. Par la suite il peut s abonner une assurance, un crdit ou mme d autres primes et indemnit qui reviendraient donc tous les mois dans son bulletin de paie
Sont considrs comme lments fixes de paie, tous les lments de paie directement lis au contrat de l employ ou alors lis son anciennet et qui apparaissent tous les mois sans changement (sauf exceptionnellement) dans son bulletin de paie. Ce sont les lments tels que :
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1. l indemnit de transport, 2. l indemnit de logement, 3. la prime d assiduit, 4. la prime de responsabilit, 5. de technicit, 6. de caisse, 7. etc. Comment crer un lment fixe ? Pour saisir un nouvel lment, il faut choisir l option Crer un lment fixe , puis ensuite, il faut cliquer sur le bouton Continuer alors vous obtenez l cran la fentre ci-dessous : Pour remplir la fiche, il faut : Saisir le matricule de l agent dans la zone Employ ou utilisez le bouton F5 pour le retrouver dans la base de tous les employs de votre entreprise ; Tapez le code rubrique, (Par exemple taper 265 pour Indemnit Logement) ou utilisez le bouton F6 pour slectionner la rubrique dans la liste de toutes les rubriques de paie par dfaut; Indiquez le montant, Et ensuite indiquez la page des dates de dbut et de fin d effet
(Utilisez le bouton date juste cot de la zone Dbut effet pour renseigner automatiquement une plage qui ira ainsi du 01er janvier 1980 au 31 dcembre 2099) ;
Le sens est automatiquement renseign car la rubrique la slection peut avoir pour sens 1 (pour gain) ou 2 (pour retenue).
Dans certains cas on aurait prciser le montant de la rubrique la Base, puis ensuite la squence et le taux pratiquer pour que le systme vous propose dans ce cas le montant. Mais ce cas est trs rare.
Si vous avez fini de remplir toutes les zones de cette fentre, cliquez sur le bouton OK pour valider la cration de la nouvelle fiche, autrement dit l ajout d un nouvel lment fixe l employ concern.
Attention : L lment fixe peut aussi tre une retenue de paie du genre Prime de police d assurance dduire chaque mois du salaire de l employ ou mme un remboursement planifi sur plusieurs mois taux/montant fixe. On peut aussi afficher la liste de tous les employs bnficiant ou lis une mme rubrique (lment fixe). Choisir la 2me ligne et cliquer sur continuer. De mme, on peut aussi afficher la liste de tous les lments fixe d un mme employ. Choisir la 3me ligne et cliquer sur continuer.
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Les lments variables sont automatiquement supprims lors de la clture mensuelle car ils ne sont valables que pour le mois en cours.
Idem que pour les lments fixes la seule diffrence qu ici il ne s agira pas de dates d chance.
Si vous saisissez le nombre d chance, Ellipse PAIE vous propose le montant de l chance et si vous saisissez le montant de l chance, il vous propose le nombre d chances. Puis vous allez prciser la date du premier remboursement c'est-dire la date de la premire chance, Ellipse PAIE vous donne directement le mois de la dernire chance. NB : une chance peut tre diffre, auquel cas, la date de la dernire chance ne sera plus la mme. Pour saisir un nouvel engagement choisir la ligne 9001 crer un nouveau Engagement ou prt , puis cliquez sur le bouton Continuer . Vous tes alors invit remplir les zones :
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Tapez le matricule de l employ ou slectionner le bouton F5 pour vous aider Tapez ici le code de la rubrique de crdit (Ex. 321 pour PRET SCOLAIRE) ou utilisez le bouton F6 pour vous aider. Dans cette zone renseigner le montant du prt, crdit, ou objet de l engagement. Renseignez ici le nombre de mois de remboursement ou d engagement. Le montant inscrit ici est directement utilis pour calculer le montant de chaque chance. Vous pouvez aussi directement renseigner le montant de l engagement mensuel, du coup le nombre d chances est recalcul. Date de la premire chance de remboursement ou d engagement respect. La date de la dernire chance est recalcule et affich automatiquement. Slectionnez cette zone si vous souhaitez bloquer le remboursement des engagements ou le respect des chances.
Montant/Echance
Premire chance
Remboursement diffr
Vous pouvez alors slectionner le bouton OK pour valider l enregistrement de votre Engagement ou Prt. Mais galement, vous pouvez aussi lancer les traitements suivant : 9002 Consulter un engagement ou prt 9003 Consulter tous les prts Entreprise 9004 Tableau des Prts diffrs 9005 Traitement des Crdits Multiples par employs (Diffrs des crdits si quotit saisissable atteint) 9006 Recapitalisation et Cumul Prt Mutuelle 9007 Quelques ditions
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En cliquant sur modifier la table ci-dessous apparait et vous pourrez alors, aprs avoir entr le matricule de l employ, mettre jour les donnes concernant ses heures travailles et ses heures supplmentaires.
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Il s agit de positionner dans la base des absences, les employs qui ont t absents au cours du mois, on prcisera chaque fois : v Le matricule, (vous tapez le
matricule et le systme affiche le nom, le prnom de l employ concern) v
Dans Ellipse Paie, vous pouvez aussi grer les sanctions infliges aux personnels, mais avant les sanctions, vous avez la possibilit de crer, diter et de distribuer des demandes d explication.
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Les diffrents types de sanctions peuvent s inscrire dans ce tableau. Vous pouvez tout moment en rajouter ou alors les modifier. Le systme prendra en compte ces modifications.
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Le menu Traitements
C est le menu des oprations proprement dit. Ici on effectue les traitements aprs toutes les saisies. Lorsque tous les lments de salaire des employs sont saisis, on procde au traitement de la paie. Ce traitement est constitu de l ensemble des oprations qui permettent de calculer les salaires des employs.
Calcul paie
Il permet de lancer la procdure de calcul des bulletins. Avant de procder au calcul de la paie, on commence d abord par clturer celle du mois prcdent. Nous reviendrons sur la procdure de clture aprs les dtails sur le calcul. Pour le mois courant, il est bon ici de rappeler toutes les actions mener avant de procder au calcul de la paie : 1. 2. 3. 4. 5. la mise jour de la base employe la saisie des nouveaux lments fixes et variables la saisie des engagements (crdit et autres) la saisie des absences, les pointages des employs.
On peut ds prsent lancer le traitement de la paie du mois. Cette opration consiste gnralement : 1. 2. 3. Calculer la paie des employs ;(globalement ou en appliquant des filtre afin de slectionner les agents soit par service, soit par statut, soit par plage de matricule, etc ) Visualiser les bulletins de paie calculs ; Et dans une moindre mesure annuler les paies sur lesquelles des oprations de modification et de recalcule sont ncessaires.
Le calcul des bulletins Cette fonctionnalit : Slectionne dans la base des employs ceux qui ont effectivement droit un salaire pour le mois courant (Type Paie = NORMALE), Ensuite lance le traitement de calcul de leur paie.
On peut ainsi calculer la paie du seul agent YYY, matricule _ _ ou alors la paie de tous les agents du service 50001, (50001 tant le code du Service Gnral).
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Comment faire ce calcul ? Choisir la commande Calcul Paie du menu Traitement. Une nouvelle fentre titre Calcul de la paie : mois aaaa s affiche l cran
(mois aaaa tant le mois et l anne courant de calcul de la paie dans la socit).
Exemple : Calcul de la paie Septembre 2011 (voir fentre ci-dessous) Sur la fentre ci-dessous, vous pouvez saisir les critres de slection des agents dont vous voulez calculer la paie. Une fois la paie d un agent calcule, il vous est possible : v Soit de la conserver telle quelle, v Soit de l annuler et de la recalculer.
Il est noter qu un double calcul n est pas possible.
Tapez en marge de chaque zone (exemple : code ville) le code que vous souhaiter insrer pour votre critre de slection. Si vous ne mettez rien, il est entendu que vous slectionnez dans ce cas tous les employs dont la paie n est pas encore calcule. Pour valider vos critres de slection ou alors continuer tout simplement en slectionnant tout le monde, cliquez sur le bouton ok . CNPS Non Plafonn Cliquez sur cet interrupteur si vous ne souhaitez pas un plafonnement dans le calcul de la base de la CNPS Pension Vieillesse des employs que vous avez slectionns. Ce sont des cas qui peuvent arriver. Cette fentre ci-dessus prsente la liste des agents qui sont slectionns et pour lesquels le calcul de la paie va s effectuer. Pour lancer le traitement de calcul de leur paie : Il faut cliquer sur le bouton Calculer la Paie situ au bas de la fentre. Une bote de dialogue s ouvre pour vous demander de confirmer le bien fond de vos intentions. Pour continuer cliquer sur le bouton OUI de cette nouvelle fentre. A la fin du traitement un message s affiche sur votre cran et prcise que le traitement de calcul de Paie est termin.
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Visualisation bulletin
Cette commande permet de visualiser les bulletins calculs.
Sur cette fentre vous visualisez les lments calculs de chaque bulletin de paie. Des boutons de parcours y sont prsents pour vous permettre de passer d une fiche l autre.
Dans la zone Matricule recherch, tapez le code (matricule) de l employ recherch puis appuyez deux fois (02) sur le bouton ENTREE de votre clavier pour afficher le bulletin de l employ en question.
Annulation paie
Elle permet d annuler une paie si son calcul n est pas satisfaisant au vue des bulletins. Le processus est similaire celui du calcul de la paie, sauf qu ici, le logiciel n annule que les calculs qui ont t effectus lors du processus de calcul. Vous pouvez slectionner les agents particuliers et annuler seulement leur paie ou alors annuler la paie de l ensemble des agents en cliquant directement sur ok dans la fentre comportant les critres de slection comme nous l avons vu prcdemment pour le calcul de la paie.
Une erreur dans la gestion de cette fentre peut occasionner de grands dommages ; nous vous recommandons donc vivement la matrise de l usage de cette table.
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Visualiser cumul
Il permet de visualiser les cumuls des employs par rubrique paie sur l historique depuis le dbut de l anne,
Affectation DIPE
C est l affectation des DIPE aux employs par groupe de 20 et par numro DIPE. ELLIPSE PAIE met votre disposition un module permettant d affecter automatiquement des nouveaux numros DIPE obtenus en dbut d anne, ceci pour faciliter l attribution des DIPE aux employs quand ces derniers sont devenus nombreux. Le principe est le suivant : ELLIPSE considre que chaque numro DIPE est attribu aux 20 prochains employs qui n ont pas encore de nouveaux numros DIPEs, et ainsi de suite. Il vous propose la fin les numros qui n ont pas t utiliss.
Ecritures comptables
Cette opration consiste gnrer les critures comptables de la paie (charges salariales/patronales du mois) dans le but de les exporter en cas de besoin da ns un fichier comptable.
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Ellipse Soft-Tech and Telecom Ltd. GUIDE D UTILISATION DU LOGICIEL ELLIPSE GRH - PAIE 1. 2. 3. 4.
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Vous devez cliquer sur le bouton qui se situe gauche de la zone charges salariales pour l activer. Vous allez ensuite slectionner le rpertoire de sauvegarde en cliquant sur le bouton situ droite de la zone de saisie du rpertoire. Puis vous saisissez le nom du fichier sauvegarder dans la nouvelle fentre qui s affiche. Ensuite vous cliquez sur le bouton GENERER .
Vous adoptez la mme procdure pour les charges patronales. Vous saisissez les informations complmentaires et vous cliquez sur le bouton gnrer pour la gnration des critures comptables.
Mutation de personnel
Il permet de muter votre personnel groupe d une socit l autre sur votre base de donnes. Il s agit ici d enregistrer tous les mouvements du personnel en termes de changement de ville en demeurant dans la socit ou de changement de service et mme d analytique. Pour grer les mutations d une Socit, d une Ville, d un Service ou d un Analytique l autre, il suffit de cliquer sur la petite flche droulante qui se trouve devant leur diffrente zone de saisie et de slectionner l lment dsir. Aprs la slection dans les diffrentes zones ci-dessus cites, vous devez saisir la liste des matricules de tous les employs concernes par ces mutations en les sparant par des ; . Enfin, cliquer sur le bouton Muter pour lancer les mutations. Une bote de dialogue s ouvre pour vous demander de confirmer le bien fond de vos intentions. Pour continuer cliquer sur le bouton OUI de cette nouvelle fentre. A la fin du traitement un message s affiche sur votre cran et prcise le nombre d employs muts.
Affectation de rubrique
Cette commande permet d affecter une rubrique de paie (en lments fixes, variables ou mme comme engagement) un groupe d employs la fois. Par exemple, cette commande simplifie la vie au cas il y aurait une prime quelconque affecter tout le personnel ; pas besoin de parcourir les fiches employs par employs, un seul click ici et le tour est jou ! Vous obtenez donc l cran l ensemble des employs slectionns bnficiaires de cette prime. Cliquez sur SUIVANT pour la suite, et vous obtenez la fentre cidessous qui vous propose de renseigner : 1. Le type d affectation (Montant ou Taux), pour cet exemple il s agira d un montant de 15.000 FCFA 2. Le Type de l lment de Paie (Variable, Fixe ou engagement) ; pour cet exemple il s agira de Variable
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Si vous aviez dit FIXE alors il vous proposait de renseigner la plage de dates d effet, Si vous aviez dit ENGAGEMENT, il vous proposait de renseigner le montant de l chance, la date de la 1re chance et le nombre d chance.
Pour finir Cliquez tout simplement sur le bouton AFFECTER et le systme affectera de faon automatique le montant tout le personnel slectionn, comme lment variable.
Dpart en cong
Permet de positionner une slection d employs comme devant aller en congs. C est tout. Vous pourrez tout aussi bien ouvrir chaque fiche d employ et dans la zone type de salaire, choisir dans la combo DEPART CON que cela ferait la mme chose, mais le feriez pour tous les employs dans ce cas, Or cette fonction ici le fait d un seul cout. La consquence immdiate est que lors du calcul de la paie de ces employs, le systme calcule tout seul le montant CONGES PAYS et l insre dans le bulletin du mois
Aprs le calcul des bulletins, vous aimeriez parfois exporter les salaires nets ou les numros de compte bancaire des employs directement dans les institutions bancaires ou vos employs sont domicilis. La fentre ci-dessus s affiche et l vous devez renseigner le code l institution bancaire, puis cliquer sur le bouton CONTINUER-F12, et vous verrez s afficher dans la table la liste des virements de salaire de cette institution l. Ensuite vous passez l onglet Plan d exportation . Ici, vous allez renseigner le fichier d exportation et son rpertoire (lieu d emplacement), avant de lancer alors le traitement d exportation. Deux (02) options (boutons) aux choix pour l exportation : - Exporter Avec Dlimiteur pour EXCEL ; - Exporter Sans Dlimiteur ; - importation et changement numro CNPS . Il permet d importer les numros CNPS pour les DIPE magntiques mensuelles, annuelles et en dbut d exercice.
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Importation/Correction des Numeros CNPS Les Numros CNPS que vous avez dans vos bases de donnes des employs peuvent tre mal renseigns ou mme pas du tout renseigns. Le prsent module vous permet de les renseigner partir d'un fichier EXCEL ou mme TEXTE. Dans Ellipse pour un certain nombre d'employs de la socit en cours. Pour le faire vous devez dfinir un fichier TEXTE donc les rubriques ou colonnes sont spares par des points-virgules (;).
Vous devez avoir le format suivant : Colonne 1 : le matricule de l'employ ...........Exemple : 1591 Colonne 2 : le nom de l'employ ..................Exemple : MBIN Colonne 3 : le Numro CNPS...........................Exemple : 3548527142G (sans les tirets et donc sur 11 caractres) Donner un nom a votre fichier, du genre "Numeros_CNPS13062011.csv" , puis enregistrez-le sur c:\ Ceci dit, il vous est aussi possible de slectionner un employ quelconque, de vrifier et mme de modifier son NUMERO CNPS, Pour le faire observez le haut de cette fentre, le champ Matricule pour choisir l employ concern, et le champ Numro CNPS pour consulter et modifier son numro.
ELLIPSE met votre disposition le module Cration de la Disquette DIPE magntique pour exporter au format des fichiers CNPS : 1. Les DIPEs en dbut d annes 2. Les DIPEs mensuels 3. Les DIPEs du personnel embauch en cours d exercice 4. Les DIPEs en fin d exercice 5. Les personnels temporaires
Peut-tre faut-il rappeler que pour utiliser ce module, il est des pralables exigs, tels que : Avoir rcupr votre identifiant ENTREPRISE la CNPS et la Clef ; Avoir aussi le NCNPS de chacun des employs de votre entreprise Avoir demand et obtenu de la CNPS les N DIPEs des employs pour l exercice en cours, Evidemment vous devez possder un N de contribuable.
Slectionnez l une des cinq (5) options proposes pour avancer. Dans cet exemple, nous choisissons la 1re option i.e. DIPEs Mensuel , puis nous validons en cliquant sur le bouton CONTINUER .
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Attention : on ne peut avoir une disquette DIPE magntique CNPS sur une paie dj clture ; alors vous devez crer cette disquette DIPE avant de clturer la paie du mois en cours.
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Alors la nouvelle fentre qui s affiche se prsente comme ci-dessous : Vous devrez vrifier que tous les employs qui s afficheront ont un NCNPS, un NDIPE, une Clef CNPS et une Clef DIPE bien positionns, sinon les donnes ne seront pas satisfaisantes, bien que la Base du CNPS tolre que parfois ces informations soient laisses
VIDE , ce qui est exig alors c est le matricule interne de l employ, c'est--dire l identifiant unique que possde le salari au sein de votre entreprise. Ce matricule doit d ailleurs rester le mme tout au long de la dure de son embauche dans votre entreprise. Cliquez sur le bouton CONTINUER . Alors la fentre ci-dessous va s afficher, mais la table sera vide. Utiliser le bouton DEMARRER pour dmarrer le formatage des donnes pour que le fichier de sortie soit au format CNPS, et c est donc aprs quoi la table se rempli telle que vous le voyez sur l image ci-dessous. Il ne vous reste plus qu exporter le fichier et le porter aux informaticiens de la CNPS. Choisir le bouton EXPORTER pour le faire. 1. 2. Renseignez alors le dlimiteur VIDE Utilisez le bouton Parcourir pour choisir l emplacement du fichier destination dans votre machine, Donnez un nom au fichier du
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genre DIPECNPS_mois_anne (exemple : DIPECNPS Aot 2011) Puis cliquez sur le bouton Exporter qui est actif.
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Le menu clture
Ce menu permet de lancer la procdure de la clture mensuelle, de la clture annuelle de la paie, de l dition de tous les tats de fin du mois et d anne. La clture de la paie consiste arrter dfinitivement la paie d un mois ou celle d une anne pour pouvoir calculer celle du mois ou de l exercice suivant. Avant de lancer la clture, pensez faire diter ou imprimer tous les tats relatifs la paie du mois clturer.
La clture mensuelle
Une fois les impressions du mois termines, vous devez faire une sauvegarde. Il faut toujours en faire, on en fait jamais trop. Pour ce faire, choisissez la commande Clture mensuelle du menu clture, la fentre suivante s affiche :
Pour le cas des employs qui ont pris leur cong, il faut suspendre leur paie lors du calcul de la paie des employs pour rendre la clture possible. Il n est pas superflu de rappeler que pour passer d un mois de paie l autre, il faut clturer la paie.
L option avant clture vous permet de prciser le rpertoire de sauvegarde de votre base avant l opration de clture. L option aprs clture vous permet de prciser le rpertoire de sauvegarde de votre base aprs l opration de clture. Une fois tout ceci prcis, vous pouvez alors dcocher les deux cases avant clture et aprs clture puis cliquer sur le bouton Dbuter pour lancer l opration de clture mensuelle. Aprs la clture : 1. Les lments variables sont supprims 2. Les bulletins de paie le sont galement 3. Les lments du journal de paie sont envoys dans le fichier de cumul annuel.
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4. 5.
Le nouveau mois de paie est activ, et les diffrentes semaines aussi, Le pointeur des avancements automatique est remis FAUX, tant qu il le reste, vous ne pourrez pas calculer la paie du nouveau mois en cours, aussi devriez-vous faire le traitement des congs du mois, le traitement des avancements automatiques du mois, le traitement des employs en retraite du mois, les retours de congs prolongs tels que les congs de maternit, et la leve de suspension pour les employs SUSPENDUS qui reviennent la paie. 6. Les heures de pointage des agents par jour CASERNET sont rinitialises.
Rcapitulatif de la paie
Ce module est un regroupement d tats qu il est bon d imprimer avant la clture annuelle proprement dite. Car comme dans tout agenda de gestion, il existe des tats dit Etats de fin d anne . ELLIPSE a choisit de placer cette ligne de commande entre celle de la clture mensuelle et celle de la Clture Annuelle.
(0/12) qu il vous est possible de faire la clture annuelle de votre paie. Si cette clture se passe bien, dsormais vous serez sur 1/12, c est--dire au premier mois de paie de la
C est maintenant sur ce mois nouvelle anne.
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Le menu Etats
Ici, on va pouvoir diter tous les tats disponibles automatiquement sur Ellipse PAIE. Les tats Ellipse Paie sont mis votre disposition ds que les traitements de calcul de la paie sont termins. Ces tats sont ceux de la paie, des dclarations, des taxations, des cotisations et autres.
Impression groupe
Le logiciel tant conu pour une utilisation locale, vous n avez plus qu reprer votre tat et le lancer en impression soit l cran, soit vers l imprimante. NB : Pour vous faciliter la tche, vous pouvez utiliser la commande Impression groupe pour imprimer tous vos tats de fin de mois en quelques clics.
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Salaires
Il permet d imprimer l tat des dcouverts, des retenues sur salaires, des primes et indemnits sur salaires, des employs rmunrs, des employs non rmunrs, variation du salaire net, bulletin de paie, bulletin de paie ancien format, bulletin de simulation, bulletin de charges, totaux sur salaires, Exportation des salaires nets, rcapitulatif gnral, cart salaire de base avec grille normale.
Journaux de paie
Ce menu permet d imprimer le journal de paie, le rcapitulatif journal par service, par rubrique, journal comptable par matricule et par compte, journal de centralisation (salaire).
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Cotisations/impts
Vous slectionnez votre Etats parmi ceux lists ici, savoir Cotisations Syndicales, Redevance CRTV, Reversement CF/FNE, Rglement DIPE, Cotisation CNPS, Journaux, Rglements Salaires, Retenues Salariales, Masse salariale, puis sous prcisez dans le deuxime onglet (slection) pour quelle ville, quelle service, quel statut d employs, quelle section analytique de salaire, quel type de contrat employ et mme vous pouvez prciser la (les) plage(s) de matricules concernes.
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Rubrique paie
Il permet d imprimer les tats de rubriques de paie par matricule, au nombre desquels l tat des retenues mutuelle du personnel dont le code est 998, mais plus encore l tat des matricules par rubrique et par lments fixes et variables, lignes de paie, masse salariale par type rubrique, par analytique, par service, par services dtaills, par services dtaills avec pourcentages, journal de paie, rapprochement pour quotit retenue, tat des salaires du mois par matricule, masse salariale par rubrique de paie. Dans ce sous-menu, on a aussi l ensemble des tats qui taient trs utiliss dans l ancien programme. A savoir : - Masse salariale par Service, - Journal de paye - Rapprochement pour Quotit retenue - Etat des salaires du mois - Etat des salaires du mois par rubrique
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Le menu Paramtres
Le paramtrage permet de saisir tout ce qui est cration d un point de vue comptable et commercial.
La socit Exemple
Le logiciel est install avec une socit nomme Exemple, ceci vous permet de voir comment est utilis le logiciel et comment peuvent se faire les paramtrages et les saisies. Les paramtrages sont reprsents par l ensemble des lments qui entrent dans la composition du salaire. Tout un menu est rserv aux paramtres d Ellipse PAIE. Il s agit de la constitution des tables et des paramtres de la lgislation du travail et de la convention tels qu ils ont appliqus dans votre socit.
Secteur d activit
Dans cette table, nous avons enregistr pour vous les secteurs d activit possibles de notre environnement. Ellipse a dj cr pour vous les secteurs par dfaut qui sont proposs par la convention collective. Trs souvent pour les socits de service, Il faudra choir le code 32 : Secteur TERTIAIRE II (173.33 Heures par mois). Une grille de salaire peut tre associe chaque Secteur d activit.
Zone de salaire
Dans cette table nous avons enregistr pour vous les zones de salaire de notre environnement. On a au dpart 4 (I, II, III, IV) ; bien que aujourd hui la notion de zone de salaire est devenu un peu caduque ; pour cela, l utilisateur peut affecter tous ses employs dans la zone I. Une grille de salaire peut tre associe chaque Zone de salaire.
Salaire normal
Vous trouverez livr avec le logiciel, une grille de salaire correspondant aux catgories, chelons, zones de salaires et secteurs d activit. Ici, Ellipse PAIE a enregistr pour l utilisateur la grille de salaire normal applique en zone I, Tertiaire II (173,33 Hr/Mois) pour les catgories de 1 12 et pour les chelons de A G.
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Salaire domestique
Idem. Une grille dans laquelle on a renseign les salaires domestique, employs de maison, etc
Vous pouvez crer autant de direction que vous souhaitez, et associer chaque direction autant de services que possible. Il faudrait cependant rester cohrent, car chaque employ est par la suite associ un service, et donc une direction. Voil la structuration de l entreprise, ne pas confondre la gestion des centres de couts car deux (02) employs de services diffrents peuvent tre associs un mme centre de cout (analytique), et vis-versa.
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Pays
Il faut saisir dan Ellipse la liste des pays. Car vos employs peuvent tre issus de nationalits diffrentes et dans leur fiche employe, il vous est demand de renseigner sur le pays
L application de paie et de gestion des ressources humaines peut adresser des chques de virement ces organismes suivant le total des retenues sur salaires opres sur la paie des agents qui ont prsents auprs de l entreprise une autorisation de retenue sur salaire au profit de l organisme concern. Il faut toujours exig d avoir ce document de l employ avant d oprer un quelconque prlvement sur son salaire.
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Paramtre de paie
On vient alors l lment essentiel du paramtrage ELLIPSE. C est une zone dangereuse et rserve aux seuls administrateurs de votre paie. Les personnes qui choisissent cette commande doivent avoir une grande notion dans la gestion des paramtrages de paie, dans la comprhension de la lgislation du travail, dans la comptabilit et autres. Il s agit ici du paramtrage exclusif de votre logiciel pour lui donner la configuration. Vous pouvez constater que l utilisateur peut ainsi crer autant de fiche de paramtres autant qu il peut. Mais une seule fiche de paramtres est allouable/affectable une socit. Cette affectation se fait lors du paramtrage de la fiche Socit. La fiche des paramtres de Ellipse paie est prsente en plusieurs pages ou onglets : 1. Les paramtres gnraux d abord, 2. Les paramtres de cotisations locales, 3. Les paramtres de cotisations expatries 4. Et la suite des paramtres de cotisations expatries
Paramtres gnraux
Avant de continuer, il faut retenir que des codes de certaines rubriques ont t retenus pour donner au paramtrage une intgrit assez solide. Par exemple :
100. Salaire de base 210. Congs pays 200 :Anciennet nouvelle 860. Cumul cong 190. Anciennet gele 710. Brut imposable 299 :Indemn compensatrice 705 :Brut non imposable, 999. Net payer 835. Brut
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Le premier Echelon : Il permet de positionner la valeur du plancher catgoriel dans le calcul d anciennet nouvelle Il sera A pour une grille de salaire ayant les chelons A B C D il sera 1 pour une grille de salaire ayant les chelons 1 2 3 4 Ainsi quand l utilisateur aura cr/modifi des rubriques (voir la ligne de commande paramtres Rubriques), il devra s assurer que les valeurs de codes rubriques cres/modifies restent bien celles qui sont positionnes sur la fiche de paramtres de paie. Sinon, il devra aussi renseigner les bons codes aprs. Anciennet sur base Salaire Quand vous cochez cette rubrique, c est que vous souhaitez que le systme calcule l anciennet de chaque agent sur la base de son salaire de base. Mais normalement l anciennet est calcule sur le plancher du salaire de base catgoriel. C est--dire que si l employ est par exemple en catgorie 08, chelon D, alors son anciennet sera calcule sur la base du salaire de base de Catgorie 08, chelon A. Anciennet nouvelle non-calcule Il peut arriver que votre socit ne veuille pas que le systme calcule tout seul l anciennet nouvelle. Alors On attribuera par exemple un lment fixe dnomm Anciennet gele dont le montant sera fix par l employeur. Avancement effectu Ce champs renseigne aux oprateurs ou administrateurs de votre paie si le traitement des avancements automatiques du mois a dj t trait ou pas. Vous savez que si vous ne traitez pas les avancements du mois, il ne vous sera pas possible de calculer les bulletins du mois. Il faut absolument clturer les avancements avant de calculer la paie. Avantages en nature Sur la fiche (photographie ci-dessus), on note ceci : Eau (2%) , Electricit (4%), Domestique (5%), Logement (15%), Vhicule (10%) et la Nourriture. Ce sont les taux d avantages en nature en vigueur dans la lgislation au moment de ce jeu d essai. Par la suite l utilisateur peut les changer, au gr du temps et d une nouvelle lgislation.
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La CNPS Cette zone concerne les lments de reversement et de dclaration CNPS du mois. Rappelons que la CNPS dans le logiciel de paie traite des sujets suivants : N 1234Libell CNPS Pension Vieillesse salariale CNPS Accident de travail CNPS Allocations Familiales CNPS Pension Vieillesse patronale Code 440 725 720 700 Taux 2.8% 1.75 % ou 2.5% 7% 4.2%
Rappelons qu ici, en ce qui concerne la pension vieillesse, la base brute de calcul est plafonne 300.000 FCFA, ce qui correspond une valeur payer de 300.000 FCFA x 2.8 = 8400 FCFA pour tout salaire dont la base brute de calcul CNPS suprieure ou gale 300.000 FCFA. Le Crdit foncier et le Fond National de l emploi (CF & FNE) Cette zone concerne les lments de reversement et de dclaration Crdit foncier (CF) et au Fond national de l Emploi (FNE) pour le mois en cours. Rappelons que la CF et le FNE sont paramtrs tels qu il suit : N 123Libell CF salariale CF patronal FNE patronale Code 430 715 435 Taux 1.00% 1.50% 1.00%
L impt sur le revenu et Centime Additionnel Communal IRPP / IRS et CAC. Il s agit du nouvel impt. Celui qui est en vigueur depuis le 1er janvier 2004. Il arrive en remplacement de la Surtaxe Progressive (SP) et de la Taxe proportionnelle (TP).
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Vous trouverez dans les nouveaux documents de la lgislation et sur le site Internet du ministre des finances sa dfinition, sa base de taxation, ainsi que l ensemble des lments de paie qui rentre dans le calcul de la base brute de son calcul. Par ailleurs certains pourraient tout simplement utiliser la grille valable pour retrouver l impt payer par leurs salaris. Ellipse paie calcul automatiquement la valeur de cet impt, en utilisant les lments cidessous : N 1234567891011Libell Code ISR 1er Taux d imposition (Valeur < 2.000.000) 2me Taux d imposition (2.000.001 <= Valeur < 3.000.000) 3me Taux d imposition (3.000.001 <= Valeur < 5.000.000) 4me Taux d imposition (Valeur > 5.000.000) Taux (ISR + CAC) Montant abattement annuel Minimum taxable Salaire Code CAC (Centimes additionnels Communaux Taux de prlvement CAC Base de prlvement CAC Code 475 10.00% 15.00% 25.00% 35.00% 1.10% 500.000 FCFA 60.000 FCFA 390 10% IRPP
La Taxe Communale(TC) Il s agit d une taxe lie la ville. Par exemple pour la ville de Douala/Cameroun on notera ceci : L 1 2 3 4 5 6 salaire 15000 25000 50000 75000 100000 125000 montant TC 58 83 170 270 520 770 L 7 8 9 10 11 12 salaire 150000 200000 350000 400000 500000 999999 montant TC 1020 1270 1520 2020 2270 2520
La redevance audiovisuelle du mois CRTV. Il existe une grille pour la redevance audiovisuelle ; elle est applicable sur toute l tendue du territoire, et ne dpend ni de la zone, ni du secteur d activit et mme pas de la ville. Assiette salaire Nombre Montant unitaire Total Salaire Entre 0 50 00 100 000 200 000 300 000 400 000 500 000 600 000 700 000 800 000 900 000 1000 000 et PLUS Et 50 000 100 000 200 000 300 000 400 000 500 000 600 000 700 000 800 000 900 000 1000 000 Montant CRTV 0 750 1950 3250 4550 5850 7150 8450 9750 11050 12350 13000
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Cette page concerne les cotisations trangers, et particulirement la France et certains pays africains francophones.
De faons gnrales Sur la fiche de paramtrage, un numro de code est affect chaque rubrique de paie, ce numro nous permet de retrouver facilement un lment de paie recherch, il suffit pour cela d aller dans le menu Paramtre et de slectionner la commande Rubrique de paie. En cliquant sur cette commande vous vous retrouverez face une fentre intitule Table des Rubriques de paie, vous n aurez plus qu saisir le numro de code de votre rubrique pour la retrouver facilement.
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Rubriques de paie
Voici effectivement comment se prsente la table des rubriques de paie.
Il faut noter que le logiciel Ellipse paie vous est livr avec toutes les rubriques de paie qui sont couramment utilises dans les entreprises pour traiter la paie du personnel. NOUVEAU : Pour ajouter de nouvelles rubriques, MODIFIER : On peut aussi modifier la fiche d une rubrique en cliquant sur ce bouton MODIFIER SUPPRIMER : On peut supprimer une rubrique, condition de vrifier que cette rubrique n a jamais t utilise dans le cadre d un quelconque paramtrage. SELECTION : Ce bouton permet de faire une requte afin d afficher un groupe de rubriques ayant nos critres de recherche en commun LISTE : Ce bouton vous imprime un tat listant les rubriques, COMPTES : Ce bouton imprime un tat des rubriques, cette fois en associant chaque rubrique les comptes comptables paramtrs pour la gnration et/ou la diffusion des critures comptables de paie Modifier une rubrique Cliquons alors sur le bouton Modifier pour afficher en consultation/modification la rubrique 028 : INDEMNITE COMPENSATRICE. On obtient la fentre ci-contre, dont voici d ailleurs les explications :
v Comment lire et comprendre chaque rubrique de cette fiche ?
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028
Ce qui signifie que le code rubrique est 028. Dans le bulletin on verra cette mme valeur SALAIRE MENSUEL Il aurait pu tre Aucun , Prime, Indemnit, Crdit, avance, Impt, Retenue expatri, retenue, salaire, Heure, Remboursement, Net ou Cumul. L utilisateur n aura qu positionner la valeur adquate, le logiciel saura ce qu il en est, suivant la lgislation
Type Salaire
Salaire
Sens Imposable Anciennet Absence Heure supp Cumul expatri Rubrique patronale Bulletin Journal de paie Elment exceptionnel Licenciement Impt sur le
GAIN Oui Oui Oui Oui Oui Gris Oui Oui Non Non Non Oui, Non
Il aurait pu tre GAIN ou RETENU Ce qui signifie que cette rubrique fait partie du Brut Imposable Non Qu il fait plutt partie du Brut Non Imposable La valeur de cette rubrique participe la base de calcul de l anciennet nouvelle La valeur cette rubrique est recalcule au prorata du nombre de jours de prsence La valeur cette rubrique participe la base de calcul du centime de l heure supplmentaire Sa valeur participe la base de calcul du Cumul expatri Quand elle active, seule elle indique que la valeur de cette rubrique est une charge patronale Le oui indique que cette rubrique doit s afficher sur le bulletin ( certaine rubriques telles les rubriques patronales en effet ne doivent pas s afficher sur le bulletin du salari) Le oui indique que cette rubrique doit s afficher sur le journal de paie ( certaine rubriques telles les rubriques patronales en effet ne doivent pas s afficher sur le journal de paie du mois) Le Oui indique que cette rubrique est un lment exceptionnel. Pour le positionner en exceptionnel, l utilisateur doit revoir la dfinition d un lment exceptionnel dans les livres de fiscalit. La valeur cette rubrique participe la base de calcul de l indemnit de licenciement et de la provision pour dpart. La valeur cette rubrique participe la base de calcul de l impt sur le revenu Taxable sur IRPP Pour le reste c est pareil il s agira chaque fois de dire si oui ou non la rubrique est taxable pour l impt en question.
La deuxime page de cette fiche prsente la liaison avec la comptabilit. Ce paramtrage est trs utile pour la gnration des critures comptables de la paie, par employ, par service, par direction, par ville, ou mme par centre de suivi des couts (section analytique)
Comptabilit Compte Expatri Compte Cadre Local Compte Matrise Local Compte Employ Local Autre
Renseigner dans les zones indiques les comptes comptables lis aux charges salariales ou patronales associes la rubrique Compte de charges pour un agent Expatri Compte de charges pour un agent Cadre local Compte de charges pour un agent Matrise local Compte de charges pour un agent Employ local Compte de charges pour un agent de session local.
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Jour fri
Il s agit des jours de non travail, fixes, chms ou alors ceux qui sont dclars par l administration au cours de l anne. Il est important de noter qu il faut positionner les jours fris du mois avant le calcul de la paie. Sinon le logiciel vous recommandera d annuler le calcul de la paie pour pouvoir positionner les jours fris.
Plan comptable
Il s agit d une section des comptes de votre comptabilit qui se retrouve dans le logiciel de paie. Ce sont les comptes de charges salariales, patronales et de reversements de taxes et autres cotisations. Sous cette table des comptes, l utilisateur observera les boutons de gestion des listes auxquels il est dj habitu sur les produits Ellipse. En appuyant sur le bouton Modifier , une nouvelle fentre titre Fiche Compte s ouvrira et renseignera sur les dtails du compte slectionn dans la liste ci-dessus. Numro de compte : Il s agit du code comptable de rfrencement du numro de compte. Exemple : 42000000 Libell : Il s agit de la dsignation du compte Cocher la rubrique Analytique obligatoire , pour les comptes sur lesquels vous dsirez obtenir un cumul de charges salariales ou patronale. Suivi de budget, Ce sont ces comptes qui vont tre utiliss dans le paramtrage des rubriques de paie pour indiquer les liaisons avec la comptabilit. Il est galement possible de crer et/ou de modifier un compte ; pour cela cliquer sur Nouveau ou alors sur Modifier et renseignez les champs.
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Menu Analytique
Ce menu englobe l dition de la liste des sections analytiques, des actions d affectation, le journal de paie, le billetage et de ressortir les totaux sur salaire.
Il permet d afficher les listes des diffrents centres de couts (sections analytiques). Par ce menu, il vous est possible de faire la mise jour de votre structuration interne, pour mieux percevoir les charges salariales par centre de couts.
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Menu Utilitaires
Les sous menus de ce menu sont trs importants dans la gestion de la base des donnes de la paie. C est eux qui permettent la rcupration des donnes sauvegardes aprs les oprations de clture ainsi que la r-indexation de certains fichiers.
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mais avec suppression des rubriques non conformes. v La r-indexation avec compactage : c est une r-indexation avec suppression mais aussi avec compactage sur des zones o il ya eu suppression. Attention : Avant toute r-indexation, il est fortement recommand de faire une sauvegarde de tous vos fichiers sur des supports amovibles. Pour rindexer un fichier, on le slectionne et on l envoi dans la zone de fichiers rindexer en cliquant sur la flche direction droite, on clique ensuite sur le bouton Rindexer. On peut galement rindexer l ensemble des fichiers en cliquant sur la double flche direction droite, l ensemble des fichiers se transportent dans la zone des fichiers rindexer, on clique ensuite sur le bouton Rindexer.
ELLIPSE PAIE vous permet d importer des fichiers que vous avez organiss dans une feuille EXCEL et enregistr ensuite au format .TXT ou .CSV en respectant le nombre de rubriques du fichier et en insrant une premire ligne spciale qui permet au systme de reconnaitre son Format. Quand le format est reconnu, en cliquant sur le bouton VALIDER, vous observerez que le bouton IMPORTER devient actif, sinon il restera gris, et donc non oprant.
Pour continuer vous cliquerez sur le bouton IMPORTER et le systme prendra la suite du traitement.
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Cliquez alors sur le bouton Suivant pour continuer et l, vous obtiendrez alors la fentre ci-dessous qui permet de prciser les conditions d exportation, i.e. le format du fichier, le nom, le dlimiteur des rubriques
Menu Aide
Il vous permet d diter ce guide en ligne
Menu A propos
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A - Menu Fichier
En utilisant votre souris, cliquez sur Fichier, le premier menu de la barre des menus. Alors le menu fichier se droule et vous obtenez la page de commande des menus. Voyons en dtail chaque menu.
Accs
Cette ligne de commande permet de changer d utilisateurs ou de socit courante. Idem comme dans l interface Ellipse Paie
Utilisateurs
Cette commande permet d afficher la liste des utilisateurs avec possibilit d ajout, de suppression et de modification de chaque utilisateur. Pour une premire utilisation, cliquez sur le bouton Nouveau pour vous donner les droits ncessaires pour avoir votre session. Aprs la saisie de l identit de l utilisateur, du nom, du prnom et du mot de passe qui devront dornavant vous permettre d accder aux fichiers de gestion du personnel de votre socit, vous devez valider en cliquant sur le bouton OK ou en appuyant sur la touche Entre de votre clavier, ds que vous le faites, ces coordonnes sont enregistres et s affichent dans la table des utilisateurs chaque fois que vous y accder.
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Mise en page
Permet de choisir la mise en page qui vous convient. Idem comme dans l interface paie
Configuration de l imprimante
Cette commande permet de configurer une imprimante donne. Idem comme dans l interface paie
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B - Menu Saisie
Ce menu permet d entrer l ensemble des lments du personnel dans la base de donnes, il est constitu de plusieurs sous-menu. Contrairement ce quoi ce menu fait penser, il ne s agit pas seulement des saisies, mais plus de lancement de modules qui vont permettre des traitement aussi bien sur les enfants du personnel, les rotations du personnel et donc la gestion des jours de repos, la gestion des congs, des engagement et/ou crdits, la gestion des permissions et autres absences, le suivi des validations des absences constates au pointage, la gestion de la prime de scurit, la gestion des sanctions, la gestion des avancements, de la gratification de fin d annes et des problmes lis l iRPP annuel, la gestion du traitement des retraits, et le grand module de gestion de la mutuelle. Mais le plus important et c est une primordiale dans la main-d uvre pointe l heure, le module de gestion du CASERNET .
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Choisir l employ concern, Puis renseignez pour l enfant saisir : - Le nom - Le prnom - La date de naissance - Le lieu de naissance - Le sexe (masculin ou fminin) - Le Numro de registre de l Acte de naissance.
1er volet : informations Pour saisir un jour de repos, il faut introduire le matricule de l employ et taper le code du jour de repos ; ces codes vont de 1 7 reprsentants chaque jour de la semaine. Valider avec le bouton OK.
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2me volet : importation Un fichier Excel des jours de repos est mis la disposition des ressources humaines ; Ce fichier est ensuite enregistrer sous le format .CSV, format de l importation. Cliquer ensuite sur Parcourir pour choisir le rpertoire dans lequel le fichier est log, Validez puis cliquer sur Importer.
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congs du mois en cours sans avoir cltur la paie du mois prcdent. 6001 : Liste des Congs prvus pour le mois
Cette fonction permet d afficher une proposition de liste des congs du mois en cours qui est remis au RH pour validation.
Pour modifier une proposition de cong, choisir l option Modifier, la fentre suivante apparait alors :
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6002 : Enregistrer un nouveau Cong Cette fonction permet d enregistrer un nouveau cong a partir du matricule de l employ Il faut prendre soin de renseigner les bonnes dates sinon un message
d erreur apparait :
6003 : Consultation/Modification Congs programms (Lettres de dpart cong/Avis de retour cong) Cette fonction permet de consulter ou modifier les informations sur un cong ; en mme temps, Il permet galement d imprimer des lettres de dpart et de retour cong. Les boutons TOUT permet d imprimer toutes les lettres la fois et UNE donne la possibilit de spcifier et choisir l impression d une et une seule lettre.
6004 : Liste de tous les congs de l anne Cette fonction permet d afficher les congs des employs sur l anne
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6005 : Donnes de cong dans le fichier personnel Cette fonction affiche les donnes de congs (date de dpart, date de retour, date de dernier cong) dans le fichier du personnel
6006 : Valider la liste des dparts cong du Mois Cette fonction est trs importante Elle permet de faire la validation automatique de la liste des congs pralablement remise au RH pour consultation.
Vous devez rentrer : - une rfrence de lettre cong sign par la direction - Renseigner sur qui a sign cette lettre groupe
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- Sur la date de signature de cette lettre Evidemment, ce qui suppose que vous avez dj imprim la liste des dparts cong valids et que le directeur valid cette liste. Revenu sur Ellipse, vous pouvez alors faire la mise jour de votre liste en excluant ceux que le directeur juge utile de les retenir, et aussi en ajoutant manuellement ceux qui n ont pas t dsigns automatiquement par le systme. Quand tout se passe bien, le systme vous renvoie un message systme qui s affiche : Traitement Termin 6007 : Mise jour des cumuls congs Cette fonction permet de mettre jour les cumuls de cong dans le fichier du personnel A la fin de l opration, le message cicontre s affiche : Traitement Termin 6008 : Requte sur les dparts Cong et les non-dparts par priode Cette fonction permet de faire les requtes lies aux congs en renseignant les champs de date ; Continuer avec le bouton Remplir
6009 : Traitement des avis de retour Cong Cette fonction permet de traiter les avis de retour cong
6010 : Correction du dernier cong Cette fonction permet de faire des corrections sur les dates du dernier cong pour tout le personnel
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9001 - Crer un nouveau Engagement/Prt L oprateur de la paie reoit des services RH des BONS pour oprer des retenues sur le salaire de certains employs. Ces bons peuvent tre traits soient comme un lment variable de paie (intervenant une seule fois), Soit comme un lment fixe nombre de mois dfini ou pas, Soit finalement comme un prt dont on connait le capital emprunt, le montant de chaque chance de retenu, le nombre d chances, la date (ou le mois) du premier paiement (ou de la premire coupure) et finalement la date de la dernire coupure. Cette fonction permet de saisir un nouveau prt, en introduisant dans la machine et partir d un bon le matricule de l employ, le montant du prt (Capital), le motif et le nombre de mensualits 9002 Consulter un Engagement ou prt Cette fonction permet d afficher une catgorie de prt donn en utilisant le code du prt ;
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Il faut pour cela avoir entr le bon code de prt qui vous intresse. Par exemple si vous tapez 997 correspondant au prt socit, vous aurez une boite semblable celle ci-dessus : Vous choisirez l un des endett, Si vous cliquez sur Modifier, vous aurez la fentre ci-contre :
9003 Consulter tous les prts Entreprise (d un employ) Cette fonction permet d afficher l ensemble des diffrents prts d un employ en utilisant son matricule. Cliquez sur Modifier si vous avez entr des informations errones sur un prt ; par contre, Diffrer permet de diffrer le paiement d un prt une date ultrieure ; cliquez sur supprimer pour supprimer un prt donn. 9004 Tableau des prts diffrs.
Diffrer un prt, c est donner un ordre au systme afin qu aucune retenue ne soit oprer sur le salaire de l employ concern par le prt. Il est important de grer les prts diffrs, sinon, on pourrait garder indfiniment des prts l tat de diffrs. Et jamais ils ne seront alors rembourss.
Cette fonction permet d afficher l ensemble des prts diffrs par type en utilisant le code du prt.
9005 Traitement des Crdits multiples agents (Diffrer Crdits si quotit atteint) Suivant la lgislation du travail, on ne doit pas prlever plus du tiers (1/3) des gains de l employ pour des remboursements et autres crdits. Pour cela, Ellipse permet aux oprateurs de pouvoir vrifier que pour des employs concerns par les oprations de retenues crdits du mois, qu il n en est pas qui ont perdu plus du (1/3) tiers de leur salaire. 9006 Recapitalisation et Cumul Prt Mutuelle Cette fonction permet de regrouper l ensemble des prts mutuels en un seul prt afin de prlever la quotit cessible sur le salaire de l employ. Cette opration passe par le bouton CONTINUER, qui nous renvoi une fentre qui permet de rechercher l ensemble des prts par le bouton CHERCHER, et ensuite on clique sur le bouton CONVERSION, une boite de dialogue s affiche pour demander l utilisateur de faire attention vu le caractre dangereux de l opration (prire de bien lire la boite de dialogue qui s affiche).
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Enfin, pour continuer, cliquez sui OUI et en fonction de la catgorie de chaque employ endett, une certaine somme est prleve sur son salaire comme prt mutuel avec pour code 997 : prts et engagements mutuelle.
Le contexte :
Mbella Souffo a dans nos fichiers trois (03) prts mutuelle qu il a reu. On peut facilement retracer les origines des trois prts, car les bons mutuelle ont t saisis dans l interface Mutuelle, et d ailleurs ce sont ces bons qui ont gnr les trois (03) crdit en question. Seulement, ces crdits ne sont pas octroys au mme montant, au mme moment et pas avec le mme montant de remboursement par chance. Le systme connaissant la catgorie de Mr Mbella Souffo (MatriculeFiche Employ Catgorie) va vous demander de renseigner sur le montant standard de prlvement mensuel. Comme il est par exemple la 6me Catgorie, le systme tablira qu il faut lui prlever 30.000 Frs CFA pour l chance. Le systme va donc calculer la somme des restes rembourser des trois prts, ce qui constituera le capital du nouveau prt donc l chance sera dtermin comme indique. Et la paie du mois sera la date de premire coupure. Le nombre de mois d chances tant Capital/30.000 Frs CFA.
9007 - Quelques Editions Cette fonction permet de faire des ditions et tats des crdits diffrs et non diffrs.
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Cette commande permet de grer les diffrents types d absences et permissions d un employ, et de suivre les permissions de tous genres et les absences du personnel. En effet, il est possible de saisir les absences d un jour donn, ou tout simplement consulter ces absences. 001 Saisie des Absences d un jour donn. On suppose que les fiches de pointages des jours travaills par les employs sont organises par jour, et donc les oprateurs de saisie de la paie sont plus l aise saisir par jour. Cette fonction permet la saisie des absences d un jour donn ; on clique sur le bouton CONTINUER et la fentre des diffrentes permissions s affiche et en fonction de ce que l on veut faire, porter son choix. On peut consulter tous les diffrents types d absences d un employ, consulter un type de permissions donn en utilisant le code de l absence, et IMPRIMER les absences et permissions d une priode donn
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Mais avant de continuer, on doit choisir le type d absence et/ou de permission, ce qui propose donc une saisie regroupe par type de permission/absence. On dnombre ainsi les types d absence et/ou permission suivants dans ELLIPSE
001 ABSENCE 004 MISSION 007 - AFFAIRES PERSONNELLES 010 - DEUIL MEMBRE DE FAMILLE 013 - ASSISTANCE FAMILIALE 016 - ACCIDENT DE CIRCULATION 002 - CONGE ANNUEL 005 - DEUIL PARENTS 008 - REPOS MEDICAL / ARRET MALADIE 011 - CONGE POUR MARIAGE 014 - DEPART DEMISSION 017 - ACCIDENT DE TRAVAIL 003 - PERMISSION MALADIE 006 - FORMATION PROFESSIONNELLE 009 - CONGE DE PATERNITE 012 - REJOUISSANCE FAMILIALE 015 - DEPART LICENCIEMENT 018 - SANCTION - MISE A PIED
Si on a choisi le type 001 ABSENCE, en cliquant sur le bouton Continuer , la fentre suivant s affiche l cran : Et on peut : - soit saisir une nouvelle absence (saisir les donnes de l absence et cliquer sur le bouton Ajouter ) - Soit modifier une fiche d absence dj saisie et prsente dans la liste, (slectionner une ligne de la liste des
absences, ce qui affiche ses lments plus haut, on les modifie puis on clique sur le bouton Modifie )
Soit mme supprimer une fiche d absence prsente dans la liste (utiliser le bouton Supprimer pour supprimer la
ligne slectionne dans la liste)
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002 Consulter Absences d un employ Cette fonction permet d afficher, partir du matricule d un employ, ses diffrents types d absence.
003 Consulter un type de permission donn Cette fonction permet d afficher les tats d un type d absence partir de son code. Par exemple, pour l assistance familiale ayant pour code 013 ASSISTANCE FAMILIALE, nous avons les tats suivants :
004 Impression des absences et permissions Cette fonction permet l impression des diffrents types d absence. Les options d impression sont les suivantes :
-
Tous les employs absents du mois Une slection d employs (plage de matricules contigus) Toutes les absences (sans prcision sur le type d absence) Pour une slection de types d absence (plage de code d absence
contigus)
005 Absences par Jour Cette fonction permet d avoir toutes les absences enregistres pour un jour donn. Gnralement on est but du fait que lors de la saisie des fiches de pointage des heures, on peut positionner des employs comme tant absents, du coup on a plus la visibilit sur l intgralit des absences en machine pour le mois, jour par jour. Cette fonction va rgler ce problme. Pour cela :
1. 2. Taper une date valide dans le champ Taper la date du jour ICI , Cliquer ensuite sur le bouton Rechercher
Remarque : Vous pouvez ici imprimer la table des absences par jour, qui renseigne aussi sur absence pay ou non, absence maladie, absence cong, absence non justifie (ABS)
006 Harmoniser les absences de code 001 en absence non justifie Gnralement on est but du fait que lors de la saisie des fiches de pointage des heures, on peut positionner des employs comme tant absents, du coup on a plus la visibilit sur l intgralit des absences en machine pour le mois, jour par jour. Cette fonction permet :
1. De lister toutes les absences des pointages jour par jour et de les prsenter aux RH pour qu ils s assurent que ces personnes ne bnficiaient pas d une permission quelconque qui aurait chappe celui qui les a programm pour le travail de ce jourl.
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2.
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Et si cette vrification est faite, toutes les autres absences sont positionnes en ABSENCE INJUSTIFIEE (dont le code est 001)
Sous menu Gestion des absences non valides des fiches de pointage
Il s agit d imprimer la liste des absences non valids des fiches de pointage sur tout le mois et aprs impression, remettre cette liste au RH pour validation, et aprs retour la paie pour confirmation. Pour afficher cette liste, deux options s offrent vous :
1. 2. Soit cliquer sur tout le mois pour avoir les tats mensuels Soit entrer une date valide dans l espace prvu cet effet.
Il y a des champs obligatoires comme le matricule de l employ, le lieu de l accident et les dommages , et aprs avoir saisi tous les accidents on procde l harmonisation de la prime de scurit qui doit couper pendant les trois mois suivants la prime de scurit aux employs.
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Cette fonction permet de saisir une nouvelle sanction pour un employ. F5 permet de choisir le matricule de l employ sanctionner F6 permet de choisir rapidement la sanction lui adresser.
Il faut absolument renseigner tous les champs sinon le message d erreur apparait :
2. Consulter/modifier fiche de sanction Cette fonction permet de faire une requte pour obtenir l ensemble des sanctions d un employ donn. Ici, on peut galement :
Imprimer la sanction, Modifier la fiche de cette sanction Et dans une certaine mesure, on peut supprimer la sanction
3. Table des Sanctions Cette fonction vous permet d afficher la table des sanctions de vos employs. Elle est mise la disposition des utilisateurs ayant plus de droit sur l application. Elle offre une vue complte de toutes les sanctions. 4.Nouvelle demande d explication Cette fonction permet de saisir les demandes d explication. C est une fiche simple Entrer les informations suivantes :
Rfrence de la demande (suivi courrier) Demande du : la date de la demande d explication Le matricule de l employ Puis enfin le motif de la demande. Cliquer pour terminer sur le bouton Valider pour enregistrer la demande.
5.Consulter/Modifier une demande d explication Idem comme pour consulter/modifier une sanction
3. Table des demandes d explication Idem comme pour Table des Sanctions
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001 initialisation des semaines de travail du mois : Cette fonction va donc initialiser les semaines du mois (les crer, les ouvrir, et permettre qu elle soit disponible pour accueillir les jours de travail). La fentre pointage des heures de travail qui s affiche, vous renseigne sur les fiches semaines crer, puisque le systme connait dj votre mois de paie, il sait pouvoir le diviser en des tranches de 7 jrs compter du premier jour du mois de paie dans votre organisation ( HYSACAM Douala, le 1er jour du mois est le 25 du mois prcdent) Il ne reste plus qu cliquer sur initialiser les heures du mois. Ellipse GRH procde l effacement des heures du mois prcdent et au positionnement des heures du mois en cours.
Attention Le positionnement des heures du mois en cours signifie que le systme suppose que tous ceux qui sont prsent dans la base vont travailler tous les jours pour 5 heures de travail les jours prcdents leur jour de repos, et 7 heures les autres jours. Evidemment le systme mettra 0 heures les jours de repos. Ceux qui sont en absence (maladie, cong ou tout autre permission) encore courue se verront points 0 heures pour ces jours-l.
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fiches de pointage jour par jour pour faire des modifications, suppressions et autres ajouts.
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Comment commencer ? On y accde en introduisant la date du jour, attention cette date doit tre valide, sinon, un message d erreur apparait. La date doit tre comprise entre le 1er jour du mois de paie et le dernier jour. Ces deux (02) dates sont affiches au haut de votre fentre. Cette fentre renseigne aussi sur votre exercice comptable et sur la dnomination de votre mois de paie.
Une fois une date valide entre, la table ci-dessus s affiche : Introduire le Matricule de l employ dans le champ Employ ou utilisez F5 pour rechercher l employ dont on veut saisir les heures travailles le jour courant. Si le systme le reconnait alors il vous affiche des informations sur lui (nom, prnom, jour de repos, en cong ce moi oui/non, sont service, sa fonction, ses fiches d absences dans l anne, ses congs, ensuite le pointage de ce jour dj fait sur sa fiche, le cumul par type d heures, cumul gnral de ses heures dans le mois en cours. Au cas o il serait absent, on coche la case : Absent ce jour-ci ! On peut ainsi saisir les heures suivantes :
HN. Jour Nbre heures Normale jour (de 06 heures 18. Heures 59) HN. Nuit Nbre Heures normales nuit (de 19 heures 5 heures 59) Hr Jr.Repos Nbre d heures jour de repos travaill Hr Jr.Fri Nbre d heures jour fri travaill F3 110% Nbre d heures 110 % du jour F4 115% Nbre d heures 1150 % du jour F6 120% Nbre d heures 120 % du jour F7 130% F8 140% F9 150% F11 200% Nbre d heures 130 % du jour Nbre d heures 140 % du jour Nbre d heures 150 % du jour Nbre d heures 150 % du jour
Cette mme fiche renseigne sur le salaire horaire et le salaire mensuel de l agent, sur le salaire courant horaire du mois qui tient compte de son pointage mensuel courant, sur son anciennet nouvelle et sur le total de ses primes. Elle donne aussi le total (en jours) des absences depuis le dbut de l anne et une estimation du montant des congs pays. Vous enregistrerez les modifications sur le pointage du jour en appuyant sur le bouton Enregistrer- F12 ou tout simplement en appuyant sur la touche fonction F12 de votre clavier.
Le bouton CASERNET permet d afficher le CASERNET mensuel d un employ tel que vous le montre l image cidessous : Ceci est le reporting jour par jour et pour tous les jours du mois de paie en cours (dans cet exemple du 26/08/2011 au 25/09/2011). Mais galement vous pouvez souhaiter avoir ce reporting semaine par semaine, pour toutes les semaines de paie du mois de paie courant. Cette fois l, choisissez le bouton Quotas Hebdo au bas de cette fiche.
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HARMONISATION DU CASERNET
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Aprs avoir saisi toutes les heures du mois, y compris les heures supplmentaires, les absences, les sanctions et autres, il faut procder l harmonisation du CASERNET en cliquant sur le bouton harmonisation, La boite ci-dessous s affiche (bien lire le message qu elle contient !).
Bienvenue dans cette section! Il s'agit ici de lancer le traitement de r-calcul des heures du mois, par employ(e), par jour, par semaine et videmment par mois. Ce module permet de mettre jour les donnes des heures travailles par chaque employ(e). Ainsi on pourra alors tirer la suite de ce traitement : - le casernet quotidien, pour chaque jour - le casernet hebdomadaire, pour chaque semaine dans ce mois, - et enfin le casernet mensuel, qui va pendre en compte toutes heures du mois, en tenant bien sr compte . Du quota journalier (7h/jour ou nuit), . Du quota des 40 heures par semaine, avec 2 heures supplmentaires 120% . Du quota mensuel qui est dtermin en fonction du mois, du jour de repos de l'employ(e), Il faut aussi souligner que ce module est trs important quand vous avez fait la mise jour du fichier des absences (cong, maladie, permission, absences justifies, absences non justifies,...) D'ailleurs les absences non-justifies vont fortement impacter les heures par dfaut du casernet. Les primes sont toujours IMPACTES par les absences, quelles soient justifies ou pas, payes ou pas. Seules les primes CRTV et LAIT ne seront pas touches. Maintenant, Attention ! Ce traitement peut prendre plusieurs minutes. Vous devez patienter pendant le long traitement. Nanmoins vous pouvez interrompre le traitement en appuyant sur le bouton "Arrter !". Pour continuer, appuyer sur le bouton "Traitement des heures.
Ensuite lancer le traitement des heures en cliquant sur le bouton traitement des heures. Le traitement peut tre arrt tout moment en cliquant sur le bouton ARRETER. Le bouton ANNULER HEURES SUPP permet d annuler les heures supplmentaires 120% aux employs ayant dj un forfait d heures supplmentaires. ; Pour continuer, il faut cliquer sur oui.
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Le bouton Rechercher permet d afficher la liste des employs qui doivent tre avancs au cours du mois, puis cliquer sur enregistrer. Une boite s affiche pour confirmer l enregistrement des avancements. Cliquer sur ok Vous devez enregistrer cette liste de propositions en cliquant sur le bouton Enregistrer L impact des avancements automatiques sur la masse salariale est donn ici , ainsi que le nombre des employs concerns. 002 Afficher la liste des propositions des Avancements Automatiques du mois Cette fonction affiche la liste des employs qui vont tre avancs au cours du mois. Vous devez imprimer cette liste et la remettre au responsable des Ressources humaines de votre socit, qui pourra la faire valider par le Directeur. Pour y arriver, cliquer sur Imprimer. La zone rouge est numrique ; 1 veut dire valid et 0 non valid Le bouton imprimer ce niveau permet d afficher la liste des avancements confirms et non confirms qui seront remis aux RH pour validation. 003 Valider la liste des Avancements Automatiques du mois Cette fonction permet la validation des avancements automatiques du mois. Ceci passe par le bouton Valider et enregistrer Saisir dans le champ Ref lettre d administration la rfrence appose sur la liste imprime et valide par le Directeur. (Par exemple : avancement Octobre 2011) et Puis saisir aussi la Date de validation du directeur dans le champs date de signature (par exemple : 30/10/2011) sont des obligatoires. Le bouton Valider et enregistrer permet de valider et enregistrer en mme temps les avancements. Il est aussi possible d imprimer les tats d avancements valids.
Attention : La validation des avancements est une opration irrversible, il faut donc tre sur avant de valider et enregistrer.
004 Consulter Profil Mouvement d un employ Cette fonction permet de consulter le profil d un employ, son historique d avancement, ce qu on
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dnomme parfois Carrire . Ceci renseigne pour un employ donn, quel a t son parcours depuis son arrive dans votre entreprise. 005 Impact des avancements du mois sur la masse salariale Cette fonction affiche l impact des avancements sur la masse salariale. Mais elle est dj largement traite dans les fonctions prcdentes.
006 Vrification des mises jour de l historique/Carrire Employ C est une routine qui permet la vrification et la mise jour d un employ mal renseign.
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Cette fonction de consulter et de saisir les employs qui iront bientt en retraite. Le traitement se fait de faon unique, employ par employ. Elle permet aussi de projeter pour un employ donn quoi il a droit, s il dcide d aller la retraite la date X que l oprateur peut introduire.
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Ce menu permet la gestion globale de la Mutuelle ; cliquer sur gestion des prts mutuelle pour continuer Voici les diffrentes fonctions de cette interface :
1 - Saisie de nouveaux prts mutuelle... 2 - Remboursement Anticips de Prts Mutuelle 3 - Consulter les Prts Mutuelle 4 - Consulter l'Etat des Prts d'un(e) employ(e) 5 - Editer l'tat des prts par employ(e) 6 - Etat Solde des Prts Employs 7 - Impression des Bons Mutuelle 8 - Correction - Annulation des contributions mutuelles...
1 - Saisie de nouveaux prts mutuelle... Cette fonction permet de saisir les dettes mutuelles partir des bons mutuelle ; on introduit la date des bons, le code du crdit, me matricule d un employ et le nombre d chance ; valider avec le bouton OK-F12
Remarque : Le bon Mutuelle est d abord considr comme tel, mais ensuite il est repris dans l interface PAIE de faon transparente comme nouveau prt. Mais il faut rappeler que sa trace peut par la suite se perdre dans la paie du fait des recapitalisations des prts de mme nature, mais la mutuelle pourra toujours vous renseigner sur tous les prts.
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2 - Remboursement Anticips de Prts Mutuelle Cette fonction Permet de saisir les remboursements anticips, c est--dire qu un employ dcide de rembourser sa dette en espces la caisse. Ce reu de caisse est renvoy la paie et saisi dans cette rubrique. Cela a pour consquence de diminuer sa dette auprs de son compte Mutuelle.
Plusieurs employ qui sollicitent des prts Mutuelle aiment souvent faire des remboursements anticips pour ne pas que les retenues oprer sur leur paie impactent gravement le NET percevoir, surtout quand ils souhaitent obtenir un prt consistant auprs d une banque.
3 - Consulter les Prts Mutuelle Cette fonction permet de consulter les prts Mutuelle de toute sorte ; C est une fonction trs dlicate du moment qu elle offre consulter tous les prts Mutuelle qui existent dans votre base.
Le bouton modifier permet de modifier les informations sur un prt. 4 - Consulter l'Etat des Prts d'un(e) employ(e) Affiche l tat des prts d un employ ; F5 permet de faire le choix du matricule de l employ, cliquer sur solde compte pour avoir l historique de cet employ qui peut tre imprim.
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5.Editer l'tat des prts par employ(e) Permet d diter l tat des prts par employ. Ceci se fait par le bouton continuer puis valider en cliquant sur OUI
6 - Etat Solde des Prts Employs Ressort les tats de solde des prts de tous les employs. Cet tat peut tre export sous Excel, on utilise le bouton solde compte pour ressortir cet tat. 7 - Impression des Bons Mutuelle Cette fonction permet de spcifier l tat des saisies des bons mutuelle par jour et faire les diffrentes requtes. 8 - Correction - Annulation des contributions mutuelles... Annule et corrige toutes les contributions dans la mutuelle. Le message suivant qui s affiche est extrmement important car son action est irrversible, donc il vaut mieux bien lire et tre absolument sur avant de cliquer sur OUI
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1.
Ici, il est possible de Consultation ou de modification les contributions mensuelle d un employ. Pour ce faire, appuyer sur F5 pour entrer le matricule de l employ recherch.
2. Liste des Contribution du Mois en cours C est la liste des contributions du mois en cours. Les critres de recherches peuvent tre la ville, ou le service, ou encore le statut ou mme le type de contrat etc. Simplement aller imprimer l tat des Rubriques de Paie par employ en tapant pour code rubrique 998. 3.Mise jour du Capital par Employ (depuis la date d embauche)
minor par la date de dbut de la Mutuelle.
Cette fonction permet la mise jour du capital des cotisations par employ depuis leur embauche.
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Menu Traitements
Aprs avoir entr toutes les donnes, dans le menu prcdent, le menu traitements vous permet de visualiser les cumuls de chaque employ, leur affecter de nouveau numro DIPE aprs clture et grer, s il y a lieu, des affectations du personnel.
Ainsi voici comment lire cette table : Exemple 1re ligne de la table : L employ 0042 cumul 90.758 Fr CFA sur la rubrique 115 (Heures Supplmentaires 115%) sur l anne. Et plus loin en bas on peut lire que sur la rubrique 100 (Salaire de Base/Heures normale travailles) notre employ 0042 aura cumul sur l anne 1.553.768 FCFA Son cumul cong (860) qui est 2.441.219 fCFA s est annul en janvier, ce qui signifie qu il prend ses congs en janvier. Son salaire normal (100) ne redevient consistant que plus tard en avril, ce qui signifie que cet employ a prs de 60 jours de cong.
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1. 2. 3.
4.
Renseigner la ville : Par exemple taper DLA pour DOUALA Puis entrer au fur et mesure les numros DIPE reu, en utilisant la flche vers la droite == Tous les numros entrs devront alors se retrouver dans la zone intitule NDIPE affecter ; Le bouton Suivant qui est gris sur votre schma devient actif une fois que vous avez entr au moins un numro DIPE, Cliquer donc sur ce bouton Suivant pour continuer la procdure d affectation et suivez les instructions qui s affichent.
Pour le 1er cas, la procdure consiste choisir la socit, la ville ou le service dans lequel l employ doit tre mut et cliquer sur le bouton Muter. Puis vous tapez les matricules des employs concerns. Enfin vous cliquer sur le bouton Muter qui seul fait le travail.
En fait pourquoi cette fonction ?
Cas de figure o vous tes un groupe de socits et vous pouvez muter un employ de la socit base Douala vers Yaound. Vous devez en mme temps conserver ses cumuls, tout son dossier disciplinaire, ses cotisations, ses contributions mutuelle, ses dettes etc... Et d ailleurs vous pouvez crer une socit DEPART dans laquelle vous muter tous les employs qui ont quitt votre socit, pour la retraite, par licenciement ou autre
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Menu Paramtres
Le paramtrage permet de saisir tout ce qui est cration d un point de vue comptable et commercial. Le logiciel est install avec une socit nomme Exemple, ceci vous permet de voir comment est utilis le logiciel et comment peuvent se faire les paramtrages et les saisies. Les paramtrages sont reprsents par l ensemble des lments qui entrent dans la composition du salaire. Tout un menu est rserv aux paramtres d Ellipse GRH. Il s agit de la constitution des tables et des paramtres de la lgislation du travail et de la convention tels qu ils ont appliqus dans votre socit.
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Menu Utilitaires
Ce sont des outils qui permettent aux administrateurs informaticiens et dans une certaine mesure aux oprateurs de la paie de pouvoir mieux entretenir leur base de donnes de la paie et de la gestion des ressources humaines. Il faut bien les manipuler car des erreurs ici peuvent plutt tre fatales pour votre travail et des mois d efforts perdus.
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Le casernet tri-hebdo : pour 3 semaines Le Casernet Mensuel : pour le mois ; Il suffit pour cela de spcifier les dates
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Menu Aide
Un menu d aide comme dans tout logiciel qui tourne sous Windows
Aprs le temps d utilisation TEST GRATUIT, vous devez obtenir du service commercial ELLIPOSE un numro de Code qui vous permette de bnficier dsormais de la version Commerciale de notre produit.
Comment obtenir votre Licence Pour obtenir ce code (N Licence), c est trs simple ; Il vous suffit de nous renvoyer pour votre machine (PC) le Numro de code (N Code) qui s affiche votre cran. Il commence gnralement par ELP suivi d une suite de chiffres et de lettres qui font de vous et de votre machine un utilisateur identifi dans le rseau des clients ELLIPSE. Envoyez-nous ce code par email ou par tlphone, et vous recevrez en retour le numro de licence.
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ANNEXE I
ETUDE DE CAS (Ellipse paie) 1/ Mr Franois MOUTCHO est employ CBK and Co depuis le 01.01.1998. Cet exercice consiste calculer sa paie du mois de juin 2003 en tenant compte de ses lments de paie cidessous.
Salaire de Base (SB) = 94.700 C/E = 05/B Transport = 40.000 Logement = 20.000 NB : Ce traitement prendra en compte son anciennet nouvelle. 2/ Imaginer un dcoupage d lments de paie pour un employ qui doit percevoir un net de 150.000 FCFA en Cat/E = 05/B o Sbrut = 116,5% Snet. Paie l inverse.
Rsolution 1/ Nous clturons d abord la paie du mois d avril 2003 en utilisant la commande clture mensuelle du menu clture, et en sauvegardant cette paie du mois d avril dans un rpertoire de notre choix. Passons au calcul de la paie du mois de juin de l employ Moutcho.
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Passons l enregistrement des lments de paie de l employ Moutcho. Pour cela, slectionnons le Menu Saisie et choisissons la commande Elments fixes ; sur la fentre titre Elments fixes du personnel qui apparat l cran cliquons sur le bouton Nouveau, une nouvelle fentre Fiche Elment Fixe apparat et se superpose sur la premire, dans celle-ci, entrons le Matricule de l employ Moutcho et ses lments fixes de paie soient : Transport : 40.000 Fcfa Logement : 20.000 Fcfa Validons en cliquant sur OK Rsolution Cas N2 Supposons que notre employ s appelle Njoh Marcel, Son salaire net doit tre gal 150.000 F SBrut = 116,5% SNet SBrut = 174.750 F Dans la grille des salaires (Menu paramtre , Commande salaire normal ) nous relevons que en Zone 1, Tertiaire I 173Hrs/M on : Cat/E = 05/B le Salaire de Base = 94.690 F.
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Par ailleurs nous savons que : Salaire de Base + Primes ou Indemnits = SBrut 94.690 F + P ou I = 174.750 F Primes ou Indemnits = 80.060 F Salaire Brute 174.750 F Retenues = Salaire Net Retenues = 150.000 F
Transport : 30.000 F Indemnits diverses : 20.000 F Elments exceptionnels : 10.050 F Logement : 20.000 F Assurance Maladie : 12.300 F
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