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Curso Auditora Interna SAP

Temario

Teora Objetivos Mdulos de aplicacin - Descripcin general Datos Maestros Navegacin Introduccin a Mdulos de SAP ECC Introduccin al Mdulo de SD (Sales and Distribution) Introduccin al Mdulo de MM (Materials Management) Introduccin al Mdulo de FI (Finance) AIS - Audit Information System Prctica Anlisis de los puntos de control de reportes estndar SAP en los diferentes mdulos (SD, MM, FI) Anlisis de los puntos de control reportes relacionados con la operacin de Grupo Modelo en los diferentes mdulos (SD, MM, FI)

Objetivos

Objetivos

Al final del curso, los participantes debern tener un entendimiento sobre: Funcionalidad y terminologa bsica de SAP ECC

Funcionalidad general y caractersticas bsicas de control de los Mdulos SAP (FIFinanzas, CO - Costos, MM Manejo de Materiales, SD Ventas y Distribucin y HR Recursos Humanos)
Riesgos asociados con SAP y el impacto en la auditora Ejecucin de reportes dentro del entendimiento de los reportes para identificar puntos de control as como la ejecucin e interpretacin de los datos encontrados.

Mdulos de Aplicacin
Descripcin General

Mdulos de aplicacin SAP

Categora funcional Aplicaciones financieras FI, CO, EC, IM, TR, AM, PS Aplicaciones de logstica SD, MM, PM, PP, QM, LO Recursos Humanos PA, PD Aplicaciones cruzadas WF, ALE, EDI, I/Net, etc. Soluciones de industria - IS
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Mdulos de aplicacin Descripcin General


Procesos de auditora vs. aplicaciones SAP

Ciclo de Negocios de Auditora

Tesorera Activo Fijo Gastos Ingresos Administracin de inventarios Nmina y Personal

Categora funcional de los mdulos SAP Aplicaciones Financieras

Aplicaciones de Logstica

Recursos Humanos Componente Basis Aplicaciones Cruzadas Soluciones de Industria

Resumen Mdulos SAP


Finanzas (FI-RAR): El mdulo de aplicacin FI proporciona planes contables definidos por el usuario para la contabilidad principal automtica, reportes, la contabilidad de deudores y acreedores y la gestin de otras cuentas de mayor. Controlling (CO-RAR): El mdulo de aplicacin CO abarca los movimientos de gastos e ingresos de la empresa. Material Management (MM-PAI/AAP): El mdulo de aplicacin MM apoya las funciones de aprovisionamiento y de almacenamiento de existencias que se necesitan para las operaciones diarias. Sales and Distribution (SD-PAC/VAC): El mdulo de aplicacin SD ayuda a optimizar todas las tareas y actividades que se presentan al realizar operaciones de venta, entrega y facturacin.

Production Planning (PP-PAI): El mdulo de aplicacin PP se utiliza para planificar y controlar las actividades de produccin de una empresa.

Resumen Mdulos SAP (Cont.)


Project System (PS-IAC/PAG): El mdulo de aplicacin PS sirve para apoyar la planificacin, el control y la supervisin de proyectos muy complejos que persiguen determinados objetivos a largo plazo. Plant Maintenance (PM-PAI): El mdulo de aplicacin PM apoya la planificacin, el procesamiento y la ejecucin de tareas de mantenimiento. Quality Management (QM-PAI): El mdulo de aplicacin QM es un sistema que sirve para el control de calidad y la informacin y que apoya la planificacin de la calidad, la inspeccin de calidad y el control de la fabricacin y del aprovisionamiento. Workflow (Todos): El mdulo de aplicacin WF enlaza los mdulos de aplicacin ECC integrados del sistema SAP con tcnicas, herramientas y servicios vlidos para todas las aplicaciones. WF es una herramienta de soporte para todos los mdulos. WF automatiza el proceso empresarial con base en procedimientos y reglas predefinidas. Si se produce un evento que desencadena un proceso, el administrador del workflow lanza un tem de workflow.

Datos Maestros

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Concepto de Dato Maestro


Los registros maestros contienen todos los datos necesarios para procesar operaciones. Estos datos se conocen como datos maestros. Es la fuente central de informacin y son utilizados por todos los mdulos dentro de SAP. La gestin financiera y la logstica utilizan datos maestros. Los datos generales y los datos relevantes para las diversas reas del negocio se graban en los registros maestros compartidos para evitar que se dupliquen y se generen con mayor agilidad las operaciones haciendo uso de la base de datos donde se encuentran los datos maestros. Los datos maestros principales que maneja el sistema son los siguientes:

Clientes Proveedores Materiales Cuentas de mayor

Ventas & Distribucin Administracin de Materiales Planeacin de Producto

SD

Contabilid ad Financiera

FI

MM

CO
Controles
Admon. de Activos Fijos

PP

AA

Admon. de la Calidad

QM
Mantenimiento de la Planta

Datos Maestros
PM
HR IS
Flujo de Trabajo

Sistema del Proyecto

PS

WF

Recursos Humanos

Soluciones de la Industria

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Navegacin SAP ECC

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Navegacin
Utiliza el navegador Internet Explorer para ingresar al Portal Modelo, en la direccin: http://www.portal.gmodelo.com.mx

En la pgina inicial, haremos clic en el botn de Acceder al sistema que se encuentra en la esquina superior derecha. Se abrir una ventana donde se ingresa el nombre de usuario y contrasea.
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Ingreso al Sistema
Ingrese el mandante Ingrese el usuario Ingresar contrasea. Por seguridad, se mostraran asteriscos Seleccione el idioma de trabajo. Si lo deja en blanco, tomara el idioma por defecto (en este caso Espaol)

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Navegacin

Men de Sistema Botn de trmino de sesin

Caja de Control

Botn de trmino de sesin


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Salida del Sistema

Navegacin
Caractersticas de la pantalla de SAP

Barra de Men

Barra de Funciones

Lnea de Comando Men de Usuario

Barra de Herramientas

Barra de Ttulo

Barra de Estado

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Iconos bsicos

Enter Grabar Pantalla Anterior Pantalla Inicial Cancelar Imprimir Buscar

[Enter] [Ctrl+S] [F3] [Shift F3] [F12] [Ctrl+P]

Primera Hoja

Hoja Anterior
Hoja Siguiente Ultima Hoja

Crear Modo
Ayuda

[Ctrl+F]

Continuar Bsqueda [Ctrl+G]


Ejecutar [F8]

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Navegacin
Modos o Sesiones

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Atajos de Navegacin

/O

/n Cierra la transaccin en la que se est trabajando.

/o Crea un nuevo modo.


/i Cierra el modo en el que se est trabajando.
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Herramienta de bsqueda en SAP


Qu es Matchcode? Matchcode es una herramienta que nos permite buscar en forma rpida la entrada correcta para un campo, utilizando criterios especficos del registro de la base de datos.

MATCHCODE

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Herramienta de bsqueda en SAP


Ejemplo de bsqueda

Seleccionar el campo y selecciona la tecla F4 o el smbolo de desplegar (Matchcode).

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Ayuda F1

Al colocar el cursor en el campo Asset (Activo) y dar clic en el botn ayuda o F1, aparece la ayuda del campo

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Concepto de Nivel Organizacional SAP

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Qu es el Nivel Organizacional?
Tambin conocido como la Jerarqua SAP o la Estructura Corporativa Aspecto central para la operacin y control del software SAP Es definida durante la implementacin Impacta en: Cmo se realizan los procesos de negocios Enfoque y limitacin de la auditora Cmo se logran los reportes y la consolidacin Cmo la funcionalidad SAP cumplir con los requerimientos de negocios Cmo ocurrir el procesamiento de informacin entre compaas Algunos niveles organizacionales en SAP: Sistemas: Mandante Finanzas: Sociedad, Sociedad CO, catlogo de cuentas, rea de negocios, etc.

Ventas: Organizacin de ventas, oficina de ventas, canal de distribucin, divisin, etc.


Inventarios: Centro, Planta, Almacn, etc. Compras: Organizacin de compras, grupo de compras, etc. Recursos Humanos: rea de personal, grupo de empleados, etc.
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Introduccin a Mdulos SAP

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Introduccin al mdulo de MM
Caractersticas claves y funciones: MM-PUR Compras MM-IM Administracin de inventarios MM-WM Administracin de almacn MM-IV Verificacin de facturas MM-IS Sistema de Informacin
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Proceso de Administracin de Materiales


#1 Determinacin de requerimientos

#8 Pagos

#7 Verificacin de Factura

#2 Determinacin de fuentes

Aprovisionamiento
#3 Seleccin de proveedores

#6 Entrada de Mercancas

#5 Monitoreo de ordenes de compra

#4 Procesamiento de pedidos

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Estructura Organizacional MM

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Estructura Organizacional de MM

Cliente 400

Cdigo de Compaa 3027

Cdigo de Compaa 3029

Organizacin De Compras OC01

Organizacin De Compras RC01

Organizacin De Compras RC02

Fabrica

Fabrica

Fabrica

Fabrica

Fabrica

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Estructura Organizacional de MM
Cliente/Mandante: Unidad autnoma en un sistema ECC con registros maestros nicos y su propio conjunto de tablas. Un cliente puede ser por ejemplo, un grupo corporativo. Cdigo de compaa: Unidad de contabilidad independiente dentro de un mandante. Cada sociedad tiene su propio balance en prdidas y ganancias. Planta/Centro: Unidad organizacional que sirve para subdividir una empresa de acuerdo a la produccin, obtencin, mantenimiento y aspectos de planificacin de materiales. Es un lugar donde los materiales son producidos y los servicios son proporcionados. Almacn: Lugar de almacenamiento de los distintos productos con los que cuenta la organizacin (Materia prima, refacciones, producto terminado, producto semiterminado, etc. Organizacin de compras: Unidad de organizacin responsable del aprovisionamiento de materiales y servicios para uno o ms centros y de la negociacin de precios y condiciones de compras con el proveedor. Existen tres formas: Nivel grupal compra para todos los cdigos de compaa Especfico de Compaa compra para un cdigo de compaa Especfico de Fbrica compra para una fbrica
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Resumen de la Estructura Organizativa de Inventarios


Cliente 400

Cdigo de Compaa 3027

Fbrica AC01

Almacn LV01

Almacn RES1

Tipo de Almacn

Tipo de Almacn

Tipo de Almacn

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Fbrica
Unidad dentro de una compaa que produce o facilita bienes y/o provee servicios, tpicamente una locacin manufacturera o centro de distribucin. Un cdigo de compaa puede tener una o varias fabricas, sin embargo una fabrica slo puede estar asignada a un cdigo de compaa. Incluye uno o ms almacenes (Ejemplo: Almacn de produccin, calidad, producto terminado y libre utilizacin entre otros)

Almacn
Un almacn es un lugar o espacio fsico para el almacenaje de bienes Define la ubicacin de materiales dentro de una fbrica.

Puede ser una bodega, depsito o un lugar especfico dentro de una bodega o depsito.

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Procesos de Negocio en MM

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Compras: Conceptos Bsicos


Las tareas de compras son bsicamente el aprovisionamiento externo de materiales y servicios, supervisin de entregas y pagos a los proveedores.

Existen diferentes documentos estndares dentro del mdulo de compras que soportan toda la operacin:
Solicitud de Pedido (documento interno) Peticin de oferta: Transmite una necesidad definida en una solicitud de material o servicio a proveedores potenciales

Oferta: Contiene los precios y condiciones del proveedor y constituye la base de la seleccin de proveedor.
Pedido: formaliza la operacin de compras. Pedido abierto / contrato marco: acuerdo de compras por un perodo de tiempo. Plan de entregas: Otra clase de "contrato marco" o del acuerdo de compra a largo plazo. Los planes de entrega permiten la creacin de repartos en los que se especifican cantidades de compra, fechas de entrega y posiblemente tambin las horas precisas de entrega, durante un perodo predefinido. Existen estrategias de liberacin que definen el proceso de autorizacin para las solicitudes de pedido o documentos de compra. Cada estrategia es configurable en el sistema.
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Administracin de Inventarios: Conceptos Bsicos


El personal de almacn es el encargado de gestionar los stocks por cantidad y valor as como gestionar cualquier movimiento de materiales entre almacenes. Las movimientos de mercanca impactan directamente sobre las existencias del almacn, ya que las incrementa o las reduce en tiempo real. Los movimientos de mercanca ms comunes son: Entrada Salida Traslado Traspaso Un movimiento de mercancas en el sistema se traduce en una clase de movimiento lo cual identifica el movimiento realizado.

Movimiento de Mercancas Entrada de mercancas para un pedido Salida de mercancas para un centro de coste Liberacin de stock en calidad

Clase de Movimiento 101 201 321

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Administracin de Inventarios (Cont.)


Principio de registro de documentos: Por cada movimiento de existencias que se registra en el sistema, se genera un documento de material. Si el movimiento de existencias es relevante para Finanzas se crea un documento contable, afectando una cuenta de mayor. Una vez contabilizado un movimiento de mercancas ya no se puede modificar el documento. Si se desea modificar la cantidad del material, debe introducirse un nuevo documento. Los documentos de material se dividen en clases de operacin o documento.

Movimiento de Mercancas Entrada de mercancas para pedidos Salida de mercancas, traspasos, etc. Salidas de mercanca para entregas

Clase de documento WE WA WL

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Gestin de Materiales: Conceptos Bsicos


El componente de Gestin de Materiales se relaciona estrechamente con: Planificacin de necesidades de materia prima / Producto Terminado Compras Verificacin de facturas Comercial

Sistema de Informacin para Logstica


I2

Datos Maestros Lotes Material Proveedor Ctas. Mayor Cliente Ubicaciones

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Recepcin de mercanca: Conceptos Bsicos


La Recepcin de Mercanca (GR) es uno de los movimientos de mercanca que incrementa las existencias en el almacn. El personal del punto de recepcin de la mercanca verifica los materiales recibidos y los distribuye para su consumo o a un almacn.

La recepcin de mercanca se realiza con base a la orden de compra debido a que: Se verifica contra el pedido la recepcin de la mercanca (Control: Los datos de la orden de compra se pueden transferir a la recepcin de mercanca lo que reduce el registro de datos y simplifica la verificacin de envos extra o menores El historial de la orden de compra se actualiza con los datos del envo, lo que hace posible el monitoreo de envos tardos La factura del proveedor es verificada contra las cantidades solicitadas y las enviadas.

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Verificacin de facturas: Conceptos Bsicos


La Verificacin de facturas logstica forma parte de la Gestin de materiales (MM). Se sita al final de la cadena logstica que incluye Compras, Gestin de stocks y Verificacin de facturas. En la verificacin de facturas, las facturas recibidas son validadas contra las cantidades recibidas y los precios pactados. Completa el proceso de compras. Se relaciona estrechamente con los mdulos FI, CO y AA.

FACTURA

VERIFICACION DE FACTURAS

DOCUMENTO DE FACTURA

Payment PROGRAMA Program DE PAGOS

PEDIDO

DOCUMENTO DE MATERIAL

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Verificacin de facturas (Cont.)


Cuenta de Recepcin de Mercanca / Facturas (GR/IR) Se utiliza como una cuenta de depuracin Se utiliza para asegurar la recepcin oportuna de productos y facturas til para determinar acumulaciones al final del periodo contable La transaccin MB5S ofrece un resumen del saldo entre la recepcin de mercanca y facturas La cuenta GR/IR se utiliza para enviar: Mercanca recibida que an no ha sido facturada Facturas de mercancas que an no se han recibido

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Introduccin al Mdulo SD
Caractersticas claves y funciones: - Organizational Model - SD-MD Master Data - SD-CAS Sales Support - SD-SLS Sales - SD-SHP Shipping - SD-BIL Billing
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Proceso de Ventas y Distribucin

Crditos e Ingresos

Datos Maestros
No. Referencia Orden de Venta Recepcin de Pagos
FI/GL

Entrega
FI/GL MM

Facturacin
FI/GL FI/AR

FI/AR

Calendario de Pagos

Devolucin

Nota de Crdito/Cargo

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Estructura Organizacional en SD
Cdigo de Compaa

rea de Ventas 1
Canal de Distribucin Organizacin de Ventas

rea de Ventas 2
Canal de Distribucin

Divisin

Divisin

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Estructura Organizacional en SD (Cont.)


Cdigo de Compaa 3027

rea de Ventas Canal de Distribucin 01

Organizacin de Ventas 3027

Divisin

Oficina de Ventas MTZ Torren

Grupo de Ventas
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Estructura Organizacional Conceptos


rea de ventas: Una combinacin especfica de organizacin de ventas, canal de distribucin y divisin Los ingresos por ventas se pueden reconocer y reportar a este nivel; los anlisis de ventas se pueden basar en este nivel Organizacin de ventas: Unidad organizacional que vende y distribuye productos, negocia trminos de venta y es responsable por estas transacciones Canal de distribucin: Canal a travs del cual los materiales o servicios vendibles llegan a los clientes. Los canales de distribucin tpicos incluyen mayoreo, menudeo y venta directa. Divisin: Una divisin segrega lneas de productos Utilizadas para determinar el rea de ventas y de negocios para un material, producto o servicio

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Procesos de Negocio en SD

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Ventas
El rea de Ventas ser el responsable de monitorear los pedidos de venta provenientes del cliente a manera de cumplir con las exigencias pactadas con cada uno de ellos. Las labores del rea de Ventas son: - Definir precios de venta con base a un estudio de mercado. - Determinar la disponibilidad de material en almacn - Determinar el punto de embarque - Verificar crdito del cliente - Determinar ruta del cliente - Determinar fecha de entrega

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Tipos de documentos de venta


Cada tipo de documento de venta requiere un manejo diferente por parte del usuario final El tipo de documento de venta debe ingresarse al momento de crear un documento de venta

Pedido Estndar Solicitud de Abono / Nota de Cargo Contrato

Reposicin de Artculos en Consignacin

Clases de Documentos de Venta

Venta al Contado

Devolucin/Bonificaciones Entrega Gratuita

Pedido con Entrega Inmediata

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Tipos de documento de venta (Cont.)


El cdigo de tipo de documento de venta define: Categora de documento que le permite al sistema saber si se est creando una orden, entrega, etc. Rango de nmeros utilizado Las pantallas que se muestran para el ingreso de informacin La transaccin que se puede utilizar para ingresar este tipo de documento Tipo de precio para el documento Si se requiere una referencia a un documento anterior Si se requiere un nmero de cliente (este es el caso para la mayora de los tipos de documentos) Si el documento debe bloquearse automticamente para entrega o cobranza El tipo de verificacin de crdito que debe realizarse

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Precios y condiciones: Conceptos Bsicos


Precios: El clculo de precios (para uso externo de clientes o vendedores) y costos (para fines internos, tales como contabilidad de costos)

Condiciones: Un conjunto de circunstancias que aplican cuando se calcula un precio Almacenadas en registros de condiciones (precios por mayoreo, promociones, etc.) La Tcnica de Condiciones se utiliza para determinar el precio con base en el registro de condiciones
Otros factores variables que determinan el precio final son: cliente, producto, cantidad de la orden, fecha

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Crdito: Conceptos Bsicos


Realizadas automticamente con base en varios criterios rea de control de crdito La clase de documento Existen diferentes tipos de verificaciones de crdito Los usuarios pueden definir cmo reacciona el sistema a las verificaciones de crdito Mensajes de error Documentos bloqueados Las detenciones de crdito debern revisarse y resolverse manualmente Se puede autorizar al personal de administracin de crdito por lmite de crdito o valor de documento Se debe generar una lista de detenciones

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Proceso de Entrega

Orden

Pendientes por Entregar Clasificacin / Empaque Embarque

Proceso de Entregas Actualizacin del Maestro de Materiales

Salida de Mercancas

Documento Material Documento Contable

Actualizacin FI

Facturacin

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Nota de Entrega (Delivery)


Documento central de envo: Inicia y monitorea la programacin de seleccin y entrega Utiliza informacin de la orden de venta y agrega informacin adicional necesaria para la lista de seleccin Registra la informacin generada durante el proceso de envo Puede crearse automtica o manualmente (VL01 Manualmente, VL10BATCH Automticamente) Forma la base para registrar la emisin de bienes

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Envo
Salida de Mercanca Ocurre cuando los bienes seleccionados se cargan al vehculo de transporte y salen de la compaa Desde el punto de vista de envo, la transaccin de negocios se ha completado La informacin requerida para el documento y registro de salida de mercanca se copia del envo El documento de salida de mercanca no puede cambiarse, esto asegura que se facture la cantidad real entregada Despus de que se registra la salida de mercanca, slo se pueden hacer cambios limitados a la entrega

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Salida de Mercanca
La salida de mercanca slo puede registrarse si se cumplen las siguientes condiciones: La informacin est completa La seleccin est completa El artculo tiene estatus de completo en MM-WM (para artculos seleccionados en el sistema de administracin de bodega) Un registro de salida de mercanca carga a inventarios y abona a costo de ventas. Este tipo de documento no registra ingresos

Reduce el inventario fsico


Genera posteo estndar en G/L Cuando se genera el GI (salida de mercanca) se asume que la compaa ya cuenta con el producto Bloquea el documento de entrega para futuros cambios
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Flujo de Documentos con Transporte de salida


Pedidos de Cliente Pedidos de Cliente Pedidos de Cliente Entregas de Salida Entregas de Salida Entregas de Salida

Doc. de Transporte

Doc. de Gastos Porte

Salida de Mercancas Salida de Mercancas Salida de Mercancas Doc. de Facturacin Doc. de Facturacin Doc. de Facturacin

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Facturacin
PEDIDO (ORDER)

PEDIDO (ORDER)

PEDIDO (ORDER)

FACTURA (INVOICE)

ENTREGA (DELIVERY)

ENTREGA (DELIVERY)

FACTURA (INVOICE)

Tipos de Facturas
Factura Nota de Crdito Nota de Debito Cancelacin Devolucin

TRANSPORTE (SHIPMENT)

FACTURA (INVOICE)

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Introduccin al Mdulo FI

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Descripcin General del Mdulo FI


El mdulo de aplicacin FI proporciona planes contables definidos por el usuario para la contabilidad principal automtica, reportes, la contabilidad de deudores y acreedores y la gestin de cuentas de mayor. Todas las operaciones relevantes para contabilidad realizadas en los componentes de Logstica (LO) o Recursos Humanos (HR) se contabilizan en tiempo real para Gestin Financiera por medio de la determinacin de cuentas automtica. Las contabilizaciones efectuadas en las cuentas auxiliares crean una contabilizacin correspondiente en el libro mayor. Esto asegura que se reflejen exactamente los movimientos logsticos de mercancas (tales como las entradas y salidas de mercancas) en las actualizaciones de contabilidad. Gestin y representacin de todos los datos de contabilidad: se graban todas las actividades de la empresa segn el principio del registro por documentos. Flujo de datos abierto e integrado: mediante actualizaciones automticas se asegura el flujo de datos Gestin financiera y los otros componentes del Sistema SAP.
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Principales sub-mdulos del mdulo de FI


Los elementos clave del Mdulo FI son, entre otros: Libro mayor (FI-GL) Acreedores (FI-AP)

Deudores (FI-AR)
Contabilidad bancaria (FI-BL) Contabilidad de activos fijos (FI-AA) Control presupuestario (FI-FM) Gestin de viajes (FI-TV) Ledger especial (FI-SL)

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Integracin del Mdulo FI con otros Mdulos

SD
Clculo de Precios Facturacin

Cuentas deudores Compensacin de CXC Gestin de Crdito

Cuenta Acreedores Verificacin de Factura Cuentas Materiales Inventario

MM
Clculo de Precios Facturacin Pedido

FI
Asignacin de Cuentas para Activo Fijo Depreciacin Histrica

AM

Cuentas de Mayor Contabilizaciones Compensaciones

Asignacin de cuentas para empleados Afectaciones bancarias

Maestro de Activo Fijo Determinacin del Rango de Nmeros

Ejecucin de la Nmina

HR

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Cuentas auxiliares y de mayor


Cuando se contabilizan partidas en un libro auxiliar (deudores o acreedores, por ejemplo), el Sistema ECC, a su vez, contabiliza automticamente los mismos datos en el libro mayor. Cada libro auxiliar tiene una o ms cuentas asociadas en el libro mayor. Estas cuentas asociadas aseguran que el saldo de las cuentas de mayor siempre sea cero.

Cont. Auxilia r

Libro Mayor

Doc. Original

Cuenta de Deudor

Contabilidad de Deudores

Doc. Original

Cuenta de Acreedor

Contabilidad de Acreedores

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Estructura Organizacional

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Vista Financiera
Cliente 400

Catlogo de Cuentas PCGM

Catlogo de Cuentas PCGM

Cdigo de Compaa 0001

Cdigo de Compaa 1001

Cdigo de Compaa 1002

rea de Negocios

rea de Negocios

rea de Negocios

rea de Negocios

rea de Negocios

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Estructura Organizacional (FI)


Plan de Cuentas - Cada Sociedad utiliza en el sistema SAP las cuentas de mayor de un Plan de Cuentas concreto. - Las cuentas de mayor estn definidas de forma unvoca con el plan de cuentas.

Sociedad - Unidad organizativa de contabilidad externa centralizada dentro del Sistema SAP. - Se debe definir por lo menos una sociedad antes de implementar el componente Gestin financiera. - Una sociedad es una entidad legal de la compaa. Divisin - Unidad organizativa de contabilidad externa que coincide con un rea de actividad o con un rea de responsabilidad especfica de una sociedad. - Se crea con el propsito de disear un sistema de gestin de informes internos (Balances y cuentas de resultados). - Mismas divisiones para todas las sociedades - Se definen en funcin de las reas de operacin significativas de una sociedad GL (por ejemplo, lneas de productos, subsidiarias).

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Estructura Organizacional (FI) (Cont.)


Moneda: -Es preciso especificar para cada una de las sociedades la moneda en la que deben gestionarse los libros. -Esta moneda es la moneda nacional de la sociedad, o sea, la moneda local (o moneda de la sociedad). -A partir de una vista de sociedad, todas las otras monedas son monedas extranjeras. Ejercicio: - Un perodo de doce meses (normalmente) para los cuales una Sociedad crea regularmente saldos y verifica inventarios. - Puede coincidir exactamente con el ao natural, pero esto no es obligatorio. - Un ejercicio se divide en perodos contables. - Cada perodo contable se define por una fecha de inicio y una fecha de finalizacin.

- Antes de poder contabilizar documentos, hay que definir en el sistema los perodos contables.

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Datos Maestros

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Datos Maestros en FI
En la contabilidad financiera, los Datos Maestros abarcan: Las Cuentas de Mayor El registro de bancos Las cuentas de proveedores Las cuentas de clientes

Acreedores Cuentas de Mayor Bancos Deudores

Bancos Propios Bancos Propios de Deudores y Acreedores

Los tipos de cuentas estndares son: A (Activo), K (Acreedor), D (Deudor), M (Materiales) y S (Cuentas Generales).

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Conceptos Generales de FI

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Clases de Documentos en FI
Un documento de FI se identifica por: No de documento Sociedad Ao fiscal Dos conceptos relevantes a nivel documentos son: Clase de documento Clave de contabilizacin La clase de documento se utiliza para: Diferenciar las operaciones comerciales Controlar qu clase de cuenta es contabilizada (deudor, acreedor, activo fijo, cuenta de mayor). Controlar la asignacin de los nmeros de documentos

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Claves de contabilizacin
Las claves de contabilizacin se definen a nivel de lnea dentro del documento. Las claves de contabilizacin controlan: En qu tipo de cuenta esa lnea puede ser posteada Si esa lnea va a ser posteada como un dbito o como un crdito Algunas claves de contabilizacin estndares: 25 Salida de pagos 31 - Factura 70 Activos Fijos Debe 75 Activos Fijos Haber 40 Contab. debe 50 Contab. Haber 80 Entrada inicial de stocks 89 Alta de inventario

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Claves de contabilizacin (Cont.)

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Tipos de fechas en documentos


Fecha de documento: se ingresa al momento que se captura el documento. Esta fecha puede ser pasada, presente o futura. Fecha de captura: lo asigna el sistema de forma automtica. Se visualiza en la cabecera de documento.

Fecha de contabilizacin: es la fecha en la cual se contabiliza el documento. Se captura manualmente. El perodo debe estar abierto para poder contabilizar en l.

Fecha de conversin: la fecha del tipo de cambio. Se toma de la tabla de tipos de cambio y slo aplica para posteos en moneda extranjera.

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Moneda en los documentos


Moneda de la transaccin: la moneda en la cul es contabilizado el documento. Moneda Local: moneda de la Sociedad en la cual se est contabilizando el documento. Primera moneda paralela. Ejemplo: moneda del grupo. Segunda moneda paralela. SAP siempre guarda las transacciones en la moneda de la transaccin y en la moneda local. Se pueden definir dos monedas adicionales para que el sistema guarde esta informacin en paralelo, para ello, se debe realizar la configuracin correspondiente.

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Sub-mdulos de FI

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Cuentas por Cobrar (FI/AR)


FI-AR se relaciona estrechamente con SD. Desde este mdulo se visualizan las partidas de clientes. Desde este mdulo tambin, en conjunto con SD, se administra y controlan los mecanismos de control de crdito.

Pedido de venta

Entrega

Posteo

Facturacin

Cobranza

Impacto en FI

Rol de FI

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Compensacin de Partidas Abiertas en Cuentas por Pagar (FI/AR)


Compensar un documento contable: se tiene una cuenta por cobrar (partida abierta) y se liquida con un movimiento contable de compensacin:

Operacin de contabilizacin Entrada de pagos Salida de pagos

Ejemplo operativo Pago deudor Procedimiento de cargo de cuenta Pagos en efectivo

Salida de pagos con formulario impreso


Traslado interno Impresin de cheques en modo interactivo

Pago inmediato por cheque


Factura contabilizada como abono debido al defecto de un producto Cheque generado automticamente daado durante la impresin

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Cuentas por Pagar (FI / AP)


FI-AP se relaciona estrechamente con MM. Desde este mdulo se visualizan las partidas de proveedores. Se calendarizan los pagos de los proveedores a travs del programa de pagos.

Solicitud de Pedido

Pedido

Recepcin

Verificacin de Facturas

Pago

Impacto en FI

Rol de FI

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Compensacin de Partidas Abiertas en Cuentas por Pagar (FI/AP)


Compensar un documento contable: se tiene una cuenta por pagar (partida abierta) y se liquida con un movimiento contable de compensacin:

Operacin de contabilizacin Ejemplo operativo Salida de pagos Salida de pagos con formulario impreso
Traslado interno Entrada de pagos

Cargo Pago inmediato con cheque


Factura compensada debido a un defecto de producto Reembolso del acreedor, por ejemplo, descuento por cantidad anual

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Activo Fijo (FI/AA)


Para administrar y controlar activos fijos Es un auxiliar del GL Proporciona informacin detallada sobre transacciones de activos

Consiste en:

Contabilidad Tradicional de Activos (desde la adquisicin hasta el retiro)


Activos Arrendados y Activos en Proceso No realiza la conciliacin automtica con el G/L Se integra con FI/AP

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Conceptos Bsicos de Activo Fijo


Clases de activos fijos: Los activos fijos se agrupan en clases de activos fijos. Las registros maestros de todas las clases de activos se asignan a ciertas cuentas del mayor general. A cada clase de inmovilizado se le asigna un rango de nmeros. El catlogo de clases es relevante en todas las sociedades de un mandante. Ejemplos: Terrenos, Edificios, Automviles, etc. Componentes del clculo de la depreciacin: Los planes de valoracin se utilizan para gestionar diferentes condiciones legales para la amortizacin y valoracin de activos fijos. El rea de valoracin es el propsito para el cul se va a depreciar un activo fijo, por ejemplo, para fines fiscales. Mtodo de depreciacin. Clases de Activo Fijo: Se pueden utilizar para estructurar sus activos fijos en funcin de las necesidades de su empresa. Las clases de activos fijos son vlidas para todas las sociedades. Ej. Terrenos, Edificios, Automviles, etc.

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Tesorera (FI/TR)
Se compone de los siguientes sub-mdulos: Gestin de Caja Destinada para supervisar flujos de pagos y proteger la liquidez, para que pueda satisfacer sus compromisos de pago. Control de Fondos La tarea principal del Control de fondos es indicar el flujo de pagos de control en funcin de la liquidez. Esto supone, por ejemplo, indicar la falta de liquidez inminente o los eventuales excesos del presupuesto en la mayor brevedad posible. Mientras la Gestin de caja se considera como medio a corto plazo, el control de fondos trata la evolucin de la liquidez a medio y largo plazo.

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Libro Mayor FI/GL


Registra todas las transacciones de negocios (asientos y liquidacin de cuentas internas). En este mdulo se concentran dos actividades relevantes: Apertura y cierre de perodos Mantenimiento del plan de cuentas

Interfaces y cierres de mdulos

ANLISIS Y
APROBACIN AJUSTES

ADMINISTRACI N Y BLOQUEO PLAN DE CUENTAS

APERTURA DE PERODO CONTABLE

Asientos preliminares

Asientos Definitivos

CORRIDA DE COMPENSACI N AUTOMTICA

CIERRE y REPORTEO

Asientos Automticos COMPENSACIN MANUAL

83

AIS / Audit Information System

84

SAP Sistema de Informacin de Auditora (AIS)


AIS es una herramienta dentro de SAP ECC Es una estructura de reportes estndar y predefinidos. Basado en roles y perfiles Auditora de sistemas Proporciona herramientas para evaluar los controles del sistema y configuraciones.

Auditora de Negocio: Estados Financieros Operaciones del negocio (Compras, ventas, inventarios, CxP, CxC, etc.)
AIS es rbol de reportes con vnculos a diferentes tipos de documentacin Documentacin propia de AIS (Ayuda en lnea), Librera de SAP, documentacin IMG, vnculos a documentacin web. Enfocado a: Auditoria Interna Control Interno Permite a los auditores bajar informacin para que la usen herramientas externas, como ACL, IDEA o Excel.

85

Qu es AIS ?
AIS Sistema Informtico de Auditora

BD SAP

Auditora de Sistemas

Auditora de Negocio Auditora SI G/L SI Clientes SI Proveedores SI Activos

Auditora
SI

SI Desarrollo

SI Usuarios

CA900

AC900

86

Sistema de Informacin de Auditora (AIS)


Acceso al General Ledger : Registro completo de todas las transacciones contables en el sistema

Ambientes fuera de SAP


Planeacin de la auditora Programa de trabajo - Auditora de sistemas - Auditora de negocios

Ambiente mySAP ERP ...


Controles en lnea en la base de datos de SAP

Cuentas Clientes

Software de anlisis de datos (ACL, IDEA, Excel)

Line items

Export interface

Informacin del sistema Conciliacin de saldos Balances Documentos

Proveedores
Activos Materiales Compras

Exportacin de datos

Software de reporteo
Preparacin de Papeles de trabajo

Balances

Balances Line items y procesos Estado de resultados

Facturas

Reportes

87

Vistas de AIS

Auditora de sistemas
Auditores Internos

Auditora de negocios

Auditora de impuestos

Auditores Externos
Gerentes de seguridad en la informacin Auditores de Impuestos

88

Parte Prctica Reportes Estndar SAP

Temario

Reportes Antecedentes Gastos (Estndar) Compras Facturacin Cuentas x Pagar Datos maestros de proveedores

Ingresos (Estndar) Ventas Facturacin Cuentas x Cobrar Datos maestros de proveedores Inventario (Estndar) Control de Stocks Valor de stock Datos maestros
Finanzas (Estndar) Saldos en Cuentas de Mayor Datos maestros Activos Fijos

SAP-AIS
SAP ECC cuenta con una serie de reportes estndar que podemos visualizar en cualquier momento sin afectar el performance o sin realizar alguna modificacin en algn dato que pudiera afectar la operacin de la organizacin. AIS nos permitir organizar esa informacin con el fin de analizar de manera ptima sin perder tiempo y mucho menos el sentido de la revisin. Los roles AIS deben contar con los reportes suficientes que permitan evaluar los puntos de control permitiendo a los auditores internos/externos y control interno realizar anlisis exhaustivos de la informacin.

91

Reportes Estndar
Gastos Reporte
Registro Info por Material Registro Info por Proveedor

Proceso
Compras Compras Compras Compras Compras Compras CXP CxP CxP, CxC

Estatus

Transaccin
ME1M ME1L

Lista de Pedidos por Proveedor


Documentos de compras para proyecto Libro de Pedidos por Material Historial del Precio del Pedido Lista de Partidas Abiertas de Acreedores Partidas abiertas Anlisis de Vencimiento Facturas asignadas doblemente

ME2L
ME2J ME0M ME1P FBL1N S_ALR_87012078 S_ALR_87012341

Reportes Estndar
Gastos Reporte
ndice de Materiales Visualizar modificaciones de Acreedores

Proceso
Datos maestros Datos maestros

Estatus

Transaccin
MM60

S_ALR_87012089

Acreedores marcados para borrado en sociedades


Datos maestros de proveedores Intervalos de Nmero de Cheque

Datos maestros
Datos maestros Pagos

S_ALR_87101122

XK03, FK03, MK03

S_P99_41000102

Ficha Tcnica SAP- Gastos

Detalle de Reporte Compras


Registro Info por Material

Transaccin = ME1M
Campos requeridos para la obtencin: - Material - Proveedor

Uso del Reporte: Muestra los registros info creados para cada material. Se visualizan los precios, cantidad, fecha y la organizacin de compras por material.

Punto de Control: -Histrico del precio de compra a proveedores por diferentes materiales.

Detalle de Reporte Compras


Registro Info por Proveedor

Transaccin = ME1L
Campos requeridos para la obtencin: - Proveedor - Material - Grupo de artculos

Uso del Reporte: Muestra los registros info creados para cada proveedor. Se visualizan los materiales, precios, cantidad, fecha y la organizacin de compras por proveedor.

Punto de Control: -Histrico del precio de compra de materiales por diferentes proveedores.

Detalle de Reporte Compras


Lista de Pedidos por Proveedor

Transaccin = ME2L
Campos requeridos para la obtencin: Proveedor Organizacin de compras Centro Grupo de compras Tipo de documento de compras

Uso del Reporte: Muestra un listado de pedidos registrados para cada proveedor en un perodo de tiempo.

Punto de Control: -Detalle del pedido solicitado por proveedor en una fecha determinada.

Detalle de Reporte Compras


Documentos de compra por Proyectos

Transaccin = ME2J
Campos requeridos para la obtencin: - Elemento PEP - Proyecto

Uso del Reporte: Muestra un listado de pedidos registrados para cada proyecto elemento PEP registrado por proveedor.

Punto de Control: -Detalle de los pedidos involucrados en proyectos.

Detalle de Reporte Compras


Libro de Pedidos por Material

Transaccin = ME0M
Campos requeridos para la obtencin: - Centro - Material

Uso del Reporte: Despliega los materiales referenciados a un libro de pedidos Asignacin de proveedor fijos para materiales.

Punto de Control: -Identificar en un periodo de tiempo determinado a que proveedor se le compro cierto material.

Detalle de Reporte Compras


Historial del Precio del Pedido

Transaccin = ME1P
Campos requeridos para la obtencin: - Proveedor - Material

Uso del Reporte: Muestra informacin cambios en precios materiales en un determinado

de los de los periodo

Punto de Control: -Identificar en un periodo de tiempo determinado el precio del material por pedido de compra.

Detalle de Reporte CxP


Lista de Partidas Abiertas de Acreedores

Transaccin = FBL1N
Campos requeridos para la obtencin: - Cuenta de acreedor - Sociedad - Fecha de inters

Uso del Reporte: Muestra un listado de las partidas pendientes a ser pagadas o tratadas por proveedor y por Sociedad. El reporte puede ser hecho por partidas abiertas, partidas compensadas o todas las partidas.

Punto de control: Es posible revisar las partidas abiertas que tiene un cierto proveedor y adems validar su historial de pago.

Detalle de Reporte CxP


Partidas abiertas Anlisis de Vencimiento

Transaccin = S_ALR_87012078
Campos requeridos para la obtencin: - Cuenta de acreedor - Sociedad

Uso del Reporte: Muestra el saldo de un acreedor de acuerdo a su fecha de vencimiento.

Punto de Control: Revisar la antigedad de saldo para proveedores de acuerdo a las fechas de vencimiento

Detalle de Reporte CxP, CxC


Facturas Asignadas doblemente

Transaccin = S_ALR_87012341
Campos requeridos para la obtencin: - Sociedad - Cuenta de Acreedor - Clase de cuenta

Uso del Reporte: El reporte que termina en 2341 revisa si la referencia numrica se coloca en diferentes facturas. El reporte que termina en 1127 valida que se hayan registrado 2 veces la misma factura con los mismos valores, cantidad y fecha.

Punto de Control: Integridad para la generacin de cuentas x pagar y cuentas x cobrar.

Detalle de Reporte Maestro de Materiales


ndice de Materiales

Transaccin = MM60
Campos requeridos para la obtencin: - Material - Centro

Uso del Reporte: Catlogo de materiales para verificar: Planta Nmero de material Tipo y creador del material Medidas e indicadores

Punto de Control: Confirmar que nicamente existen materiales creados que sean autorizados por centro.

Detalle de Reporte Maestro de Proveedores


Visualizar Modificaciones de Acreedores

Transaccin = S_ALR_87012089
Campos requeridos para la obtencin: - Acreedor - Fecha - Modificado por

Uso del Reporte: Permite visualizar modificaciones que sean realizado al proveedor en una fecha especfica.

Punto de Control: Validar la integridad de los acreedores con respecto a sus datos maestros.

Detalle de Reporte Maestro de Proveedores


Acreedores marcados para borrado en sociedades

Transaccin = S_ALR_87101122
Campos requeridos para la obtencin: - Acreedor - Sociedad

Uso del Reporte: Muestra los acreedores con los cuales ya no debe existir ningn acuerdo de compra ya que se finaliz el contrato y no fue renovado.

Punto de Control: Validar los acreedores con los que ya no se puede realizar ningn tipo de acuerdo.

Detalle de Reporte Maestro de Proveedores


Datos maestros de Proveedores

Transaccin = XK03, FK03, MK03


Campos requeridos para la obtencin: - Acreedor - Sociedad - Organizacin de compras

Uso del Reporte: Muestra los datos maestros de acreedores de acuerdo a: XK03: Visualizar todos los datos FK03: Visualizar datos financieros MK03: Visualizar datos de compras

Punto de Control: Visualizar que los acuerdos de compra establecidos en contratos se encuentren registrados en los datos maestros.

Detalle de Reporte Pagos


Intervalos de nmeros de cheque

Transaccin = S_P99_41000102
Campos requeridos para la obtencin: - Sociedad pagadora - Banco

Uso del Reporte: Visualiza las remesas de cheques creadas en la sociedad.

Punto de Control: Confirmar que la remesa de cheques que se esta manejando en las operaciones de pagos son autorizados.

Reportes Estndar
Ingresos Reporte
Lista de pedidos Documentos comerciales incompletos

Proceso
Ventas Ventas Entregas Facturas Facturas Transportes CxC CxC CxC

Estatus

Transaccin
VA05N V.02

Monitor de entregas
Lista de facturas Facturas con bloqueos Lista de transportes (reparto) Lista de Partidas Individuales Deudores Anlisis PA deudores segn saldos de partidas vencidas Historial de pagos de deudores

VL06O, VL03N
VF05, VF03 VFX3 VT12 FBL5N S_ALR_87012178 S_ALR_87012177

Reportes Estndar
Ingresos Reporte
Modificaciones crticas en deudores Visualizacin de datos maestros Deudores marcados para borrado en sociedades

Proceso
Datos maestros Datos maestros Datos maestros

Estatus

Transaccin
S_ALR_87012182

XD03, FD03

S_ALR_87101065

Ficha Tcnica SAP- Ingresos

Detalle de Reporte Ventas


Lista de Pedidos

Transaccin = VA05N
Campos requeridos para la obtencin: - Nmero de documento - Solicitante - Clase de pedido - Organizacin y oficina de ventas - Canal de distribucin Uso del Reporte: Este reporte nos sirve para obtener los pedidos pendientes por surtir y/o revisar todos los pedidos en una UEN en especfico.

Punto de Control: Validar los pedidos solicitados por cierto cliente. El reporte muestra todas las caractersticas del pedido.

Detalle de Reporte Ventas


Documentos comerciales incompletos

Transaccin = V.02
Campos requeridos para la obtencin: - Organizacin y oficina de ventas - Canal de distribucin - Sector

Uso del Reporte: Este reporte permite identificar algn dato que se encuentre incompleto en algn documento de venta, esto con el fin de dar solucin.

Punto de Control: Validar la integridad de los documentos comerciales.

Detalle de Reporte Ventas


Monitor de entregas

Transaccin = VL06O, VL03N


Campos requeridos para la obtencin: - Organizacin de ventas - Canal de distribucin - Sector

Uso del Reporte: Reporte que permite monitorear las salidas de mercanca de almacn hacia el cliente correspndiente.

Punto de Control: Realizar una conciliacin entre el pedido de venta, la salida de mercanca y la ruta.

Detalle de Reporte Facturacin


Lista de Facturas

Transaccin = VF05, VF03


Campos requeridos para la obtencin: - Organizacin de ventas - Nmero de factura - Clase de factura - Cliente Uso del Reporte: Este reporte nos da un listado de las facturas y notas de crdito generadas por la operacin es importante mencionar que es optimo saber las clases de documento para su revisin ptima

Punto de Control: Validar las facturas realizadas con respecto a un cliente.

Detalle de Reporte Facturacin


Facturas con bloqueos o problemas de contabilizacin financiera

Transaccin = VFX3
Campos requeridos para la obtencin: - Organizacin de ventas - Creado el - Clase de factura

Uso del Reporte: Este reporte nos da un listado de facturas con algn tipo de bloqueo o problema de cuentas para su contabilizacin financiera, es importante que este reporte este siempre vaco. (Parte del monitoreo diario)

Punto de Control: Confirmar datos sobre el bloqueo de la factura.

Detalle de Reporte Ventas


Lista de Transportes (Reparto)

Transaccin = VT12
Campos requeridos para la obtencin: - No. Transportes - Clase de transporte - Puesto de planificacin

Uso del Reporte: Reporte que permite visualizar los transportes que se crearon posterior al ruteo en roadnet. En este reporte es posible ligar la ruta con el transporte.

Punto de Control: Permite confirmar la ruta junto con el transporte con el fin de poder realizar un arqueo de rutas.

Detalle de Reporte Ventas


Lista de Partidas Individuales Deudores

Transaccin = FBL5N
Campos requeridos para la obtencin: - Cuenta de deudor - Sociedad - Fecha de revisin

Uso del Reporte: Este reporte nos da un listado de las partidas de los clientes, ya sean abiertas, compensadas o todas,

Punto de Control: Permite visualizar los saldos pendientes por pagar por parte del cliente y que cuentas x cobrar an no cobra por ellos.

Detalle de Reporte Ventas


Anlisis Partidas Abiertas Deudores segn el saldo de partidas vencidas

Transaccin = S_ALR_87012178
Campos requeridos para la obtencin: - Cuenta de deudor - Sociedad - Fecha de revisin

Uso del Reporte: Este reporte nos da un anlisis de partidas abiertas pero que estas sobrepasan su fecha de vencimiento.

Punto de Control: Permite visualizar los saldos pendientes por pagar por parte del cliente y que cuentas x cobrar an no cobra por ellos. Anlisis de cartera.

Detalle de Reporte Ventas


Historial de pagos de deudores

Transaccin = S_ALR_87012177
Campos requeridos para la obtencin: - Cuenta de deudor - Sociedad - Fecha de revisin

Uso del Reporte: Este reporte nos da un historial de pagos de deudores en cierto periodo de tiempo.

Punto de Control: Permite analizar la rentabilidad de los clientes con base a la frecuencia de pagos.

Detalle de Reporte Ventas


Datos maestros de Clientes (Modificaciones crticas)

Transaccin = S_ALR_87012182
Campos requeridos para la obtencin: - Cuenta de deudor - Fecha de revisin

Uso del Reporte: Este reporte nos da un historial de cambios en los datos maestros de clientes.

Punto de Control: Realizar un anlisis integro de: -Datos correctos -Realizado por personal autorizado -Valores con respecto a contratos

Detalle de Reporte Maestro de Clientes


Datos maestros de Clientes

Transaccin = XD03, FD03


Campos requeridos para la obtencin: - Deudor - Sociedad - Organizacin de ventas - Canal de distribucin

Uso del Reporte: Muestra los datos maestros de acreedores de acuerdo a: XD03: Visualizar todos los datos FD03: Visualizar datos financieros

Punto de Control: Visualizar que los acuerdos de venta establecidos en contratos se encuentren registrados en los datos maestros.

Detalle de Reporte Maestro de Clientes


Deudores marcados para borrado en sociedades

Transaccin = S_ALR_87101065
Campos requeridos para la obtencin: - Deudor - Sociedad

Uso del Reporte: Muestra los deudores con los cuales ya no debe existir ningn acuerdo de venta ya que se finaliz el contrato y no fue renovado.

Punto de Control: Validar los deudores con los que ya no se puede realizar ningn tipo de acuerdo.

Reportes Estndar
Inventarios Reporte
Stock de inventarios por fecha de contabilizacin Visualizacin stock en almacn por material Resumen de stocks Documentos contables por material Documentos de material anulados Lista de Saldos Entrada de Mercanca/ Recepcin de facturas

Proceso
Inventarios Inventarios Inventarios Inventarios Inventarios Inventarios

Estatus

Transaccin
MB5B MB52, MB51

MMBE MR51

MBSM

MB5S

Ficha Tcnica SAP- Inventarios

Detalle de Reporte Inventarios


Stock de Inventarios por fecha de contabilizacin

Transaccin = MB5B
Campos requeridos para la obtencin: - Centro - Material

Uso del Reporte: Revisar la cantidad de stock por material y almacn en un periodo determinado.

Punto de Control: Control de Inventarios. Rastrear movimientos de materiales.

Detalle de Reporte Inventarios


Visualizar Stocks en Almacn por material

Transaccin = MB52, MB51


Campos requeridos para la obtencin: - Centro - Material

Uso del Reporte: Revisar la cantidad de stock por material y almacn en un periodo determinado de manera masiva. Adems muestra el estatus en el que se encuentra actualmente (Libre, Bloqueado, etc.)

Punto de Control: Control de Inventarios. Rastrear movimientos de materiales.

Detalle de Reporte Inventarios


Resumen de Stocks

Transaccin = MMBE
Campos requeridos para la obtencin: - Material - Tipo de material - Unidad medida

Uso del Reporte: Permite visualizar niveles de stock por material en varios almacenes centros, en sus distintos estatus.

Punto de Control: Control de Inventarios. Rastrear movimientos de materiales.

Detalle de Reporte Inventarios


Documentos contables por material

Transaccin = MR51
Campos requeridos para la obtencin: - Material - Clase de operacin

Uso del Reporte: Visualiza Documentos Contables para materiales o un rango de materiales con ciertos parmetros de entrada especificados.

Punto de Control: Control de Inventarios. Rastrear movimientos de materiales. Valuacin de Inventario.

Detalle de Reporte Inventarios


Documentos anulados

Transaccin = MBSM
Campos requeridos para la obtencin: - Material

Uso del Reporte: Visualiza mediante parmetros de documentos de material y sus documentos de originales

ciertos entrada anulado material

Punto de Control: Control de Inventarios. Rastrear movimientos de materiales. Valuacin de Inventario.

Detalle de Reporte Inventarios


Lista de saldos Entrada de Mercanca (EM) / Recepcin de factura (RF)

Transaccin = MB5S
Campos requeridos para la obtencin: - Organizacin de compras - Documento de compras

Uso del Reporte: Proporciona la lista de saldos de las entradas de mercanca con su respectiva factura con la opcin de diferentes parmetros de entrada

Punto de Control: Conciliacin entre los saldos de recepcin de entrada de mercanca y la verificacin de factura.

Reportes Estndar
Finanzas Reporte
Altas de Activos Fijos Bajas de Activos Fijos

Proceso
Activos Activos Contabilidad

Estatus

Transaccin
S_ALR_87012050 S_ALR_87012052

Diario de partidas individuales


Balance PyG Visualizar modificaciones en cuentas de mayor Visualizacin de saldos

S_ALR_87012291
S_ALR_87012284 S_ALR_87012293, FSS4, FS04 FS10N, FAGLB03

Contabilidad
Contabilidad Contabilidad

Reportes Estndar
Finanzas Reporte
Lista Individual de Cuentas de Mayor Diario de libro de caja

Proceso
Contabilidad Caja Caja

Estatus

Transaccin
FBL3N S_P6B_12000118

Libro de caja: Doc. Borrados


Plan de Cuentas Cuentas de mayor marcadas para borrado para sociedad

S_P6B_12000119
S_ALR_87100991 S_P7D_67000045

Contabilidad
Contabilidad

Ficha Tcnica SAP- Finanzas

Detalle de Reporte Finanzas


Altas de Activos Fijos

Transaccin = S_ALR_87012050
Campos requeridos para la obtencin: - Clase de activos fijos - Divisin - Centro de costos - Emplazamiento - Sociedad Uso del Reporte: Permite visualizar las altas por clase y detalle de los activos.

Punto de Control: Validacin de altas de activos.

Detalle de Reporte Finanzas


Bajas de Activos Fijos

Transaccin = S_ALR_87012052
Campos requeridos para la obtencin: - Clase de activos fijos - Divisin - Centro de costos - Emplazamiento - Sociedad Uso del Reporte: Permite visualizar las bajas por clase y detalle de los activos.

Punto de Control: Validacin de bajas de activos.

Detalle de Reporte Finanzas


Diario de Partidas Individuales

Transaccin = S_ALR_87012291
Campos requeridos para la obtencin: - Sociedad - Fecha contable - No. Documento

Uso del Reporte: Crea un resumen de los documentos contables generados da con da

Punto de Control: Conciliacin de afectaciones contables en el sistema.

Detalle de Reporte Finanzas


Balance y PyG

Transaccin = S_ALR_87012284
Campos requeridos para la obtencin: - Sociedad - Cuenta de mayor - Plan de cuentas

Uso del Reporte: Permite visualizar las modificaciones en campos realizadas en los documentos contables.

Punto de Control: Integridad en contables.

documentos

Detalle de Reporte Finanzas


Visualizar modificaciones en cuentas de mayor en la sociedad

Transaccin = S_ALR_87012293, FSS4, FS04


Campos requeridos para la obtencin: - Sociedad - Nmero de cuenta

Uso del Reporte: Permite visualizar las modificaciones en campos realizadas en los documentos contables.

Punto de Control: Integridad en contables.

documentos

Detalle de Reporte Finanzas


Visualizacin de Saldos

Transaccin = FS10N, FAGLB03


Campos requeridos para la obtencin: - Sociedad - Nmero de cuenta - Ejercicio

Uso del Reporte: Permite visualizar las modificaciones en campos realizadas en los documentos contables.

Punto de Control: Integridad en contables.

documentos

Detalle de Reporte Finanzas


Lista individual de cuentas de mayor

Transaccin = FBL3N
Campos requeridos para la obtencin: - Sociedad - Cuenta de mayor

Uso del Reporte: Permite visualizar las modificaciones en campos realizadas en los documentos contables.

Punto de Control: Integridad en contables.

documentos

Detalle de Reporte Finanzas


Diario de libro de caja

Transaccin = S_P6B_12000118
Campos requeridos para la obtencin: - Sociedad - Da de registro - Libro de caja

Uso del Reporte: Permite visualizar las modificaciones en campos realizadas en los documentos contables.

Punto de Control: Integridad en contables.

documentos

Detalle de Reporte Finanzas


Libro caja: Doc. borrados

Transaccin = S_P6B_12000119
Campos requeridos para la obtencin: - Sociedad - Da de registro - Libro de caja

Uso del Reporte: Permite visualizar las modificaciones en campos realizadas en los documentos contables.

Punto de Control: Integridad en contables.

documentos

Detalle de Reporte Finanzas


Plan de cuentas

Transaccin = S_ALR_87100991
Campos requeridos para la obtencin: - Sociedad - Da de registro - Plan de cuentas - Cuenta de mayor Uso del Reporte: Permite visualizar las modificaciones en campos realizadas en los documentos contables.

Punto de Control: Integridad en contables.

documentos

Detalle de Reporte Finanzas


Cuentas de mayor marcadas para borrado para sociedad

Transaccin = S_P7D_67000045
Campos requeridos para la obtencin: - Sociedad - Da de registro - Plan de cuentas - Cuenta de mayor Uso del Reporte: Permite visualizar las modificaciones en campos realizadas en los documentos contables.

Punto de Control: Integridad en contables.

documentos

Parte Prctica Reportes Z SAP

Reportes <Z>
Ventas (PAC y VAC)
Reporte
Tiempos de Ruta Visitas sin reporte Inventario y Consolidacin Reparto Autoventa Recargas Autoventa Conciliacin Saldos SAP vs Saldos PVM Reporte de Clientes sin Venta Datos maestros de Cliente por Ruta Reporte de Clientes sin venta Quiebre de Inventario Comn

Proceso
Visitas Visitas Liquidacin Liquidacin Liquidacin Liquidacin Liquidacin Liquidacin Liquidacin

Estatus

Transaccin
ZPACTR_COMP_VISITS ZPACTR_NO_DEL_VISIT ZPACTR_131 ZPACTR_RECAUTOVTA ZPACTR_133 ZPACTR_CUSTNS ZPACTR_143 ZVACTR_WITH_OUT_SALE ZVACTR_QUIEBREINV

Reportes <Z>
Ventas (PAC y VAC)
Reporte
Anlisis de Descuento por Cliente Reporte de Saldos de Envases Plantas- Agencias

Proceso
Pedidos Pedidos Pedidos Pedidos Pedidos CxC CxC Fomentos

Estatus

Transaccin
ZVACTR_RBONIFIMAN ZPACTR_PLANT_AGENCY

Conciliacin de Envase por Cliente


Comodato Envase Stock Out en Agencias Comparativo CxC vs CxP Anlisis Grupo de Operaciones

ZPACTR_CONC_ENVASE
ZPACTR_COMO_ENVASE ZVACTR_STOCKOUT ZPACTR_CONCILIA_CP ZVACTR_ANAGPO

Fomentos: Contratos Prximos a Vencer


Fomentos: Detalle de Pagars

ZVACTR_CNPRVNC
ZVACTR_FOMENTOSM

Fomentos

Reportes <Z>
Ventas (PAC y VAC)
Reporte
Reporte de Rutas Reporte de Monto Cobrado

Proceso
Liquidacin CxC

Estatus

Transaccin
ZPACTR_REPRUTA ZVACTR_MONCOB

Detalle de Reporte
Reporte de rutas

Transaccin = ZPACTR_REPRUTA
Uso del Reporte: Este reporte nos da un estudio del entorno de los datos que se involucran en las rutas como el transporte, conductores y estatus de la liquidacin.

Campos requeridos para la obtencin: -Fecha -Organizacin de ventas

Punto de Control: Confirmar contra el sistema el arqueo de la ruta contra documentos de liquidacin en SAP.

Detalle de Reporte
Reporte Monto Cobrado

Transaccin = ZVACTR_MONCOB
Uso del Reporte: Este reporte da el total de importes cobrados por cliente en una oficina de ventas determinada.

Campos requeridos para la obtencin: -Oficina de Ventas -Organizacin de ventas - Ruta

Punto de Control: Validar la cobranza en una oficina de ventas determinada.

Detalle de Reporte
Tiempos de Ruta

Transaccin = ZPACTR_COMP_VISITS
Uso del Reporte: Este reporte nos da un resumen de los tiempos entre cada visita, nos ayuda a identificar tiempos excedidos entre cada visita y tomar acciones correctivas. Hay que considerar que cuando

una pvm tiene problemas y se toma la decisin de ingresar las ventas al final de todas las visitas, estos tiempos pierden realidad.

Campos requeridos para la obtencin: -Organizacin de ventas -Oficina de Ventas -Ruta

Punto de Control: Eficiencia de la ruta y cumplimiento de la ruta.

Detalle de Reporte
Visitas sin Reparto

Transaccin = ZPACTR_NO_DEL_VISIT
Uso del Reporte: Este reporte tiene como finalidad mostrar todas aquellas visitas que se realizan a los clientes solo para recolectar envase o cobrar partidas vencidas. La finalidad es la de optimizar el uso de los recursos (unidades de reparto).

Campos requeridos para la obtencin: -Organizacin de ventas -Oficina de Ventas -Ruta -Centro de Distribucin

Punto de Control: Control de envase en almacenes.

Detalle de Reporte
Recargas de Autoventa

Transaccin = ZPACTR_RECAUTOVTA
Uso del Reporte: Este reporte nos da un resumen por periodo (mes) de todas las cargas realizadas por las rutas de autoventa y un porcentaje de recargas por cada una, este nos sirve para mantener el control en el limite de recargas permitidas e identificar posibles cargas mal planificadas. Campos requeridos para la obtencin: -Organizacin de ventas -Oficina de Ventas

Punto de Control: Control de cargas y recargas por ruta

Detalle de Reporte
Reporte Dato Maestro de Cliente por Ruta

Transaccin = ZPACTR_143
Uso del Reporte: Este reporte nos da un resumen de clientes por ruta en una agencia determinada, incluye PREVENTA y AUTOVENTA, til en la evaluacin de planes de visita. Se recomienda cambiarle el nombre a la transaccin ya que es mas fcil aprenderse el nombre

Campos requeridos para la obtencin: -Organizacin de ventas -Oficina de Ventas -Canal Distribucin

d
Punto de Control: Control de clientes visitados por ruta

Detalle de Reporte
Saldo SAP Vs. Saldo PVM

Transaccin = ZPACTR_133
Uso del Reporte: Este reporte nos ayuda a obtener un listado de clientes por agencia y por ruta y nos arroja una diferencia entre lo que se liquido y lo que se ingreso como venta en SAP. til en el monitoreo para saber si ventas pendientes de aplicar. Campos requeridos para la obtencin: -- Oficina de Ventas - Ruta - Deudor

Punto de Control: Control de liquidacin entre la PVM y SAP.

Detalle de Reporte
Conciliacin de Envase por Cliente

Transaccin = ZPACTR_CONC_ENVASE
Uso del Reporte: Este reporte nos da un resumen de movimientos por cliente de comodato de envase, tomando en cuenta las reglas de prstamo de envase.

Utilizacin: Agencias

Audiencia: Gerente de Operaciones Asesor Sr. de Planeacin de Rutas Gerente Administrativo Supervisor de Ventas Supervisor de Ventas a Domicilio y Atencin a Clientes

Detalle de Reporte
Reporte de Clientes sin Venta

Transaccin = ZVACTR_WITH_OUT_SALE
Uso del Reporte: Muestra los clientes que no hayan tenido ventas en un periodo determinado

Campos requeridos para la obtencin: -- Oficina de Ventas - Organizacin de Ventas - Fecha

Punto de Control: Control de clientes que no debe asignarse ninguna venta.

Detalle de Reporte
Reporte Comparativo CxC Vs. CxP

Transaccin = ZPACTR_CONCILIA_CP
Uso del Reporte: Para comparar los montos de la cuenta x pagar y el importe de la factura intercompaa (CXC). Para cerveza se usa el documento Y015, para servicios Y022, para fletes Y008.

Campos requeridos para la obtencin: -- Oficina de Ventas - Organizacin de Ventas - Sociedad

Punto de Control: Conciliacin entre CxC y CxP

Detalle de Reporte
Fomentos: Contratos Prximos a Vencer

Transaccin = ZVACTR_CNPRVNC
Uso del Reporte: Reporte que muestra los contratos prximos a vencer

Campos requeridos para la obtencin: Mes de Vencimiento, Zona de ventas, Organizacin de Ventas, Canal de Distribucin y Oficina de Ventas

Punto de Control: Validacin de vencimiento de fomentos (notas de cargo) por prstamo a cliente.

Detalle de Reporte
Fomentos: Detalle de Pagars

Transaccin = ZVACTR_FOMENTOSM
Uso del Reporte: Muestra los detalles pagares de los

Campos requeridos para la obtencin: Cliente, Organizacin de Ventas y Oficina de Ventas Punto de Control: Validacin de estatus de vencimiento de fomentos (notas de cargo) por prstamo a cliente.

Detalle de Reporte
Quiebre de Inventario Camin

Transaccin = ZVACTR_QUIEBREINV
Uso del Reporte: Muestra el quiebre de inventario en el camin.

Campos requeridos para la obtencin: Fecha para la Ejecucin y Organizacin de ventas (UEN)

Punto de Control: Recarga de producto por ruta o por fecha

Detalle de Reporte
Anlisis Grupos de Operaciones

Transaccin = ZVACTR_ANAGPO
Uso del Reporte: Muestras las ventas de una organizacin de ventas, oficina de ventas, ruta y cliente.

Campos requeridos para la obtencin: Perodo, Zona de ventas, Organizacin de Ventas, Centro Punto de Control: Validacin de la operacin de ventas por cupo, marca o presentacin en unidades, litros y pesos de acuerdo con el valor organizativo delimitado.

Detalle de Reporte
Anlisis de Descuento por Cliente

Transaccin = ZVACTR_RBONIFIMAN
Uso del Reporte: Reporte de descuentos por clientes, dando as su importe de bonificaciones por mes.

Campos requeridos para la obtencin: Organizacin de ventas

Punto de control: Validacin de registro de bonificaciones manuales de un cliente en un periodo determinado

Detalle de Reporte
Reporte de Saldos de Envases Plantas-Agencias

Transaccin = ZPACTR_PLANT_AGENCY
Uso del Reporte: Para revisar el comodato que tiene la compaa en cuestin con otras.

Campos requeridos para la obtencin: Fbrica Periodo

Punto de control: Valida las cantidad de envases que tienen en comodato las agencias

Detalle de Reporte
Inventario y Consolidacin Reparto Autoventa

Transaccin = ZPACTR_131
Uso del Reporte: Este reporte realiza una consolidacin de inventario por ruta entre la carga y la devolucin de producto tanto en preventa como autoventa.

Campos requeridos para la obtencin: -Sociedad -Centro -Ruta

Punto de Control: Realizar una consolidacin en el inventario que se regresa al almacn.

Detalle de Reporte
Comodato Envase

Transaccin = ZPACTR_COMO_ENVASE
Uso del Reporte: Este reporte confirma la cantidad de envases de diferentes presentaciones que se encuentran en prstamo con el cliente.

Campos requeridos para la obtencin: -Oficina de Cliente -Ruta -Cliente

Punto de Control: Realizar una consolidacin del envase que se encuentra a prstamo con el cliente.

Detalle de Reporte
Stock Out en Agencias

Transaccin = ZVACTR_STOCKOUT
Uso del Reporte: Este reporte da un resumen de toda la operacin de Agencias desde la ruta, organizacin de ventas, oficina de ventas, fecha, documento de venta, solicitante y material.

Campos requeridos para la obtencin: -Oficina de ventas -Organizacin de ventas -Sector -Ruta Punto de Control: Mantener un seguimiento proceso de ventas en agencias.

al

Detalle de Reporte
Reporte de Clientes Sin Venta

Transaccin = ZPACTR_CUSTNS
Uso del Reporte: Este reporte visualiza por oficina de ventas el porcentaje total con los que se cuentan movimientos.

Campos requeridos para la obtencin: -Agencia -Organizacin de ventas -Ruta

Punto de Control: Validar la operacin con los clientes en cada oficina y por ruta.

Reportes <Z>
RAR Reporte
Saldos Intercompaas Balanza de Consolidacin Financiera

Proceso
Contabilidad Contabilidad

Estatus

Transaccin
ZRARTR_SDOSINTER ZRARTR_FICNSLDTNBLNC

Detalle de Reporte
Saldos Intercompaa

Transaccin = ZRARTR_SDOSINTER
Uso del Reporte: Reporte que muestra el saldo por cobrar o por pagar por cuenta de grupo (Consolidacin) entre las distintas unidades asociadas.

Campos requeridos para la obtencin: -- Unidad de Consolidacin - Unidad asociada - Perodo Contable

Punto de Control: Control de saldos entre dos unidades de negocio del grupo.

Detalle de Reporte
Balanza de Consolidacin Financiera

Transaccin = ZRARTR_FICNSLDTNBLNC
Uso del Reporte: Nos permite ver la Balanza por Cuentas de Grupo (consolidacin).

Campos requeridos para la obtencin: -- Unidad de Consolidacin - Ejercicio - Perodo Contable

Punto de Control: Revisin de la consolidacin del grupo por cuenta de mayor.

Ejercicios Prcticos

173

Ejemplo 1 Integracin de Saldos

174

S_ALR_87012301 Saldos de Cuenta Mayor

Validamos la cuenta 11055900 de Mercanca en trnsito de terceros para verificar el valor absoluto (441,051.82)

S_ALR_87012284 Balance PyG

El Valor absoluto obtenido en los saldos de cuenta de mayor puede ser corroborado en la balanza de prdidas y ganancias

FBL3N Lista de partidas individuales cuentas de mayor

El Valor absoluto obtenido en los saldos de cuenta de mayor la balanza de prdidas y ganancias a detalle puede ser validado por los documentos financieros que lo integran

FBL3N Lista de partidas individuales cuentas de mayor


Tomamos como ejemplo una de las partidas detectando un registro contable haber (50) a la cuenta de mercanca en trnsito y una contabilizacin debe (40) en la cuenta de recepcin de mercancas, este documento fue cargado por batch por lo que no esta relacionado con operacin regular o de compra

Integracin de Saldos Ejemplo 2

179

S_ALR_87012301 Saldos de Cuenta Mayor

Validamos la cuenta 11030104 de deudores diversos terceros, para verificar el valor absoluto (482,444.23)

S_ALR_87012284 Balance PyG

El Valor absoluto obtenido en los saldos de cuenta de mayor puede ser corroborado en la balanza de prdidas y ganancias

FBL3N Lista de partidas individuales cuentas de mayor

El Valor absoluto obtenido en los saldos de cuenta de mayor la balanza de prdidas y ganancias a detalle puede ser validado por los documentos financieros que lo integran

FBL3N Lista de partidas individuales cuentas de mayor

Tomamos como ejemplo un documento DZ referente a pago deudor para ligar este con su documento origen

VF03 Visualizar Factura

Verificamos el documento de facturacin que corresponde a una nota de crdito tradicional y validamos el flujo de documentos para validar el documento origen

El documento de ventas que origino el movimiento es un documento de ventas de Nota de Crdito nmero 5000384828

VA03 Visualizar pedido de cliente

Documento de ventas de Nota de Crdito nmero 5000384828 que coincide con la facturacin

FB03 Visualizar Documento

Por ltimo validamos el documento contable 0020003933 con la intensin de verificar que el correspondieran con la nota de crdito

Ejemplo 3 Diferencias en Liquidacin de Autoventa

ZPACTR_143 Reporte Dato Maestro de Cliente por Ruta

Org. Ventas: 3028 Of. Ventas: BD00 Ruta: BD0033

Para comenzar el ejercicio requerimos el nmero del cliente de una ruta especfica.

188

ZPACTR_133 Saldo SAP vs Saldo PVM

Requerimos conocer la diferencia que de saldo entre SAP/PVM por ruta y cuenta de deudor.

Org. Ventas: 3028 Of. Ventas: BD00 Ruta: BD0033 Cuenta Deudor: 400001990

189

FBL5N Lista de Partidas Individuales deudores

Org. Ventas: 3028 Of. Ventas: BD00 Cliente: 400001990


D

Validamos el saldo de diferencia del cliente mencionado $13,749.16

190

FB03 Visualizar documento contable

Saldo: $13,749.16 Sociedad: 3028

Validamos el saldo de diferencia del cliente mencionado $13,749.16 en el documento contable

191

VL06O Monitor de Entregas de Salida

Expedicin: ED00 Fecha: 29.10.2010 Clase de entrega: Y050 Venta lleno YD50 Devolucin vaco Ruta: BD0033 Mov. Mcanca: C
D

Monitoreamos las salidas relacionadas a ese cliente para validar el producto en venta.

192

VL03N Visualizar entrega de salida

Visualizamos la entrega sobre la venta solicitada referente a la venta de producto.

193

VL03N Visualizar entrega de salida


Visualizamos la entrega sobre la venta solicitada referente a l envase.
D

194

VA03 Visualizar Pedido de Venta

Visualizamos el pedido de venta que contiene el producto a enviar.

195

VF03 Visualizar Factura


D

Visualizamos la factura relacionada a la venta del producto

196

FB03 Visualizar documento financiero Visualizamos

el

documento financiero que contiene el saldo de diferencia que tenamos en un inicio.

197

/n/DSD_SL_COCKPIT Visualizar Cockpit

Validamos la ruta en esa fecha donde corroboramos que no se encuentra la visita a ese cliente en la fecha conveniente.

198

199