Manual de Gestin

Para el manejo de mi negocio

CONTABILIDAD BSICA

Cadena Productiva de la leche

Econ. Cecilia V. Chvez Guzmn Econ. Nelson D. Mendo Chvez Consultores SDE

Michiquillay La Encaada - Cajamarca Per

Manual de Gestin para el Manejo de mi negocio

Conformacin y Manejo de la Micro Empresa

Econ. Cecilia Vernica Chvez Guzmn Econ. Nelson Mendo Chvez Consultores SDE. *Toda propiedad intelectual se respeta. Michiquillay, La Encaada Cajamarca, marzo de 2013.

Business Consulting
SERVICIOS DE DESARROLLO EMPRESARIAL

DNDE ENCONTRAR?

1. PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE LA ORGANIZACIN 1.1. Qu es el proceso administrativo? 1.2. Planeacin 1.3. Organizacin 1.4. Ejecucin 1.5. Control 2. REGISTROS DE CONTROL 2.1. Registro de Caja 2.2. Registro de Compras 2.3. Registro de ventas 2.4. Registro de Cuentas por Cobrar 2.5. Registro de Cuentas por Pagar 3. CONTABILIDAD 3.1. Estructura de costos 3.2. Flujo de Caja 3.3. El valor de l organizacin

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1. PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE LA ORGANIZACIN

1.1. Qu es el proceso administrativo?
Los partidarios de la escuela del proceso administrativo consideran la administracin como una actividad compuesta de ciertas subactividades que constituyen el proceso administrativo nico. Este proceso administrativo formado por 4 funciones fundamentales: planeacin, organizacin, ejecucin y control.

1.2. Planeacin
Para determinar los objetivos en los cursos de accin que van a seguirse. Se deben cumplir algunas actividades importantes en la planeacin: a) Aclarar, amplificar y determinar los objetivos. b) Pronosticar. c) Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se har el trabajo. d) Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos. e) Establecer un plan general de logros enfatizando la creatividad para encontrar medios nuevos y mejores de desempear el trabajo. f) Establecer polticas, procedimientos y mtodos de desempeo. g) Anticipar los posibles problemas futuros. h) Modificar los planes a la luz de los resultados del control.

1.3. Organizacin
Para distribuir el trabajo entre los miembros de la organizacin y para establecer y reconocer las relaciones necesarias. Actividades organizacin: a) de la

b)

c)

d) e) f) g) h)

Subdividir el trabajo en unidades operativas (departamentos) Agrupar las obligaciones operativas en puestos. Reunir los puestos operativos en unidades manejables y relacionadas. Aclarar los requisitos del puesto. Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto adecuado. Utilizar y acordar la autoridad adecuada para cada miembro de la admn. Proporcionar facilidades personales y otros recursos. Ajustar la organizacin a la luz de los resultados del control.

Copiamos nuestro organigrama elaborado en el mdulo I

1.4. Ejecucin
Por los miembros de la organizacin para que lleven a cabo las tareas prescritas con voluntad y entusiasmo. Actividades de la ejecucin: a) Poner en prctica la filosofa de participacin por todos los afectados por la decisin. Conducir y retar a otros para que hagan su mejor esfuerzo. Motivar a los socios. Comunicar con efectividad. Desarrollar a los miembros para que realicen todo su potencial. Recompensar con reconocimiento y buena paga por un trabajo bien hecho. Satisfacer las necesidades de los empleados a travs de esfuerzos en el trabajo. Revisar los esfuerzos de la ejecucin a la luz de los resultados del control.

b)

c) d) e) f) g) h)

1.5. Control
De las actividades para que se conformen con los planes. Actividades del control: a) Comparar los resultados con los planes generales. b) Evaluar los resultados contra los estndares de desempeo. c) Idear los medios efectivos para medir las operaciones. d) Comunicar cuales son los medios de medicin.
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e) Transferir datos detallados de manera que muestren las comparaciones y las variaciones. f) Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias. g) Informar a los miembros responsables de las interpretaciones. h) Ajustar el control a la luz de los resultados del control.

2. REGISTROS DE CONTROL
Por muy pequea que sea la organizacin, siempre debo contar con registros bsicos que me permitan controlar los movimientos no slo de dinero, sino que adems de los productos que cosecho y vendo, de los clientes con los que cuenta mi organizacin, de las compras de materiales, de los crditos que otorgo. Muchas veces me excuso en la falta de tiempo para no contar con registros de control o que son difciles de llevar a cabo. A continuacin presentamos algunos de los registros que pueden ser de utilidad para la organizacin.

2.1. Registro de Caja.

En este registro anoto todos los ingresos y salidas de dinero, incluyendo los retiros que hago para mi uso personal.

Registro de Caja
Fecha Concepto Ingresos Salidas Saldo

2.2. Registro de Compras.

Este registro me permite saber cundo, a quien y bajo qu condiciones se han efectuado las diferentes compras. Adems puedo saber
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conjuntamente con el registro de inventarios la cantidad de materias primas e insumos que utilizo para la produccin.

Registro de Compras
Fecha Artculo Cant. Precio U. Proveedor Cond. Pago

2.3. Registro de Ventas.

El registro de ventas me pone al tanto de los productos que son ms solicitados, conozco a mis clientes y las condiciones de venta que reciben (pago a quince das, a fin de mes, otro).

Registro de Ventas
Fecha Artculo Cant. Precio U. Cliente Cond. Pago

2.4. Registro de Cuentas por Cobrar.

Si mi negocio trabaja con algunas facilidades de pago a los clientes, para colocar mis productos, como el pago a quince das, un mes u otras facilidades, entonces es de suma importancia que yo cuente con un registro de cuentas por cobrar como el siguiente:

Registro de Cuentas por Cobrar

Nombre del Cliente No. Comp. venta Monto Abono de la a la deuda Deuda Fecha que paga

Direccin

Saldo

2.5. Registro de Cuentas por Pagar.

As como controlo los pagos de mis clientes que me adeudan, tambin debo controlar las responsabilidades asumidas con mis proveedores, alguna institucin financiera, un familiar u otro colega y las fechas en las que tengo que cumplir con dichas responsabilidades. El siguiente registro me permite hacer este tipo de control.

Registro de Cuentas por Pagar

Nombre del Proveedor Direccin No. Comp. venta Monto Abono de la a la deuda Deuda Saldo Fecha en que pag

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3. LA CONTABILIDAD
3.1. Estructura de costos. Estructura de Costos
Componentes / actividad ACTIVO FIJO TERRENOS Y/O INFRAESTRUCTURA Terreno Casa MAQUINARIA Y EQUIPOS Mochila Fumigadora HERRAMIETAS Set de mecnica MUEBLES Y ENSERES Escritorio Estante CAPITAL DE TRABAJO Semilla de papa Guano de Gallinaza Cal Fungicida MANO DE OBRA Propietario Pen con men Operario con yunta GASTOS ADMINISTRATIVOS Propietario Aporte a Asociacin Seguro Agrario Unidad de Medida Cantidad Costo Costo Total Unitario S/. S/. 660,00 0,00 0,00 0,00 260,00 260 0,00 400,00 400,00 0,00 0,00 0,00 2987,50 720,00 130,00 80,00 765,00 0,00 500,00 232,50 40,00 500,00 20,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 3647,50 11

Ha Unidad Unidad Unidad Unidad Unidad Unidad Arroba Saco Saco Kg Global Persona Persona Unidad Persona Global Global Global

1 0 1 0 1 0 0 60 10 8 9 0 1 15 2 1 1 0 0 0 0 0

0,00 0,00 260 0,00 400,00 0,00 0,00 12,00 13,00 10,00 85,00 0,00 500,00 15,50 20,00 500,00 20,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

IMPUESTOS Y/O GASTOS FINANCIEROS Impuestos SUNAT Global Licencias ITF COSTO TOTAL DEL PROYECTO (S/.)

3.2. Flujo de Caja. Flujo de Caja

CONCEPTO INGRESOS Ventas* Otros TOTAL INGRESOS (A) EGRESOS Terrenos y/o Infraestructura Maquinaria y equipos Herramientas Muebles y enseres Gastos Pre-operativos Materia Prima/Mercadera Mano de Obra Costos Indirectos Gastos Administrativos Gastos de Ventas Impuestos RUS/RER/RG TOTAL EGRESOS (B) SALDO ECONMICO (A) (B) = (C) SALDO ACUMULADO Mes 0 Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4 Mes 5

3.3. El valor de la organizacin.

El valor capital no es el nico criterio para evaluar el verdadero valor de un negocio, necesito sumar a ello aspectos como mi cartera de clientes, el nivel de organizacin, su funcionamiento que le ha permitido alcanzar un prestigio y un flujo de utilidades relativamente constantes.

Mi negocio vale ms que el valor contable. 4. Comunicacin

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Referencias Bibliogrficas
Idalberto Chiavenato Administracin Quinta Edicin Noviembre de 2009 Editorial Mc Graw Hill El ambiente externo de las organizaciones Anglica B. Ruiz Contreras. La rendicin de cuentas de las organizaciones civiles mexicanas Alberto Hernndez Baqueiro. Conozca de Empresa OIT Centro Internacional de Capacitacin. Lima Per 2006. Conozca su empresa MITINCI DESIDE- FUNDES

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