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ADQUISICION DE SUMINISTROS

Fuentes y formas de adquisicin de los suministros Los suministros que se utilizarn para atender la emergencia provienen de distintas fuentes, ya sea que las organizaciones los adquieran directamente, que sean donados por la comunidad nacional e internacional, o prestados por colaboradores. Compras Estas pueden ser locales o externas, y para decidir por una modalidad u otra, hay que tener en cuenta algunos aspectos, tales como: Compra local: depende de criterio diverso, tal como la disponibilidad local de los productos requeridos, la calidad y cantidad de lo que se puede encontrar localmente, la urgencia con que se necesitan dichos productos versus el tiempo para hacerlo llegar desde el extranjero. Pero en todo caso, se debe verificar la relacin costo-calidad para lo cual es importante contar con asesora tcnica. La compra voluminosa de un producto especfico podra eventualmente significar un efecto negativo en el mercado local o en el acceso de la poblacin a este producto. Por otra parte, comprar localmente favorece la recuperacin econmica de la regin afectada. Como es frecuente tener problemas de espacio para el almacenamiento, algunas veces se puede negociar con el vendedor local para que el producto comprado sea guardado en sus propias instalaciones y sea despachado contra solicitudes. Compra externa (extranjero u otra regin del pas): con frecuencia, la disponibilidad local de artculos especficos representa una dificultad, o la calidad/cantidad de los artculos disponibles localmente no es lo suficientemente

buena para llenar con eficiencia las necesidades. En estos casos, las compras externas son una opcin. En la tabla 6.1 se esbozan, a manera de ejemplo, algunas de las ventajas y desventajas de las diferentes modalidades de adquisicin de suministros.

Las requisiciones Cuanto ms clara y concretamente se hagan los pedidos, ms rpida y exactamente se recibir lo solicitado. Los malentendidos pueden provenir de cualquier parte cuando se hacen pedidos de artculos, especialmente en aspectos tcnicos. Formularios de pedido: se deben utilizar documentos estandarizados para realizar los pedidos, los cuales tienen que ser numerados, fechados y con copias para facilitar su seguimiento y poder controlar la respuesta a cada pedido

Responsable: solo una persona claramente identificada estar a c argo de hacer los pedidos. Claridad: los pedidos deben ser especificados claramente, incluyendo todos los datos y detalles posibles respecto a los artculos solicitados. El uso de catlogos y cualquier otra ilustracin, incluyendo dibujos, es siempre recomendado para hacer ms clara la pieza o el artculo que se est requiriendo. Una vez ms, se recomienda la asesora tcnica a la hora de hacer los pedidos, especialmente en el caso de productos menos comunes o no muy familiares. Prioridad: se debe mencionar muy claramente en cada pedido el nivel de prioridad, el cual depende de las necesidades detectadas, el volumen de distribucin y el control de existencias. Frecuencia de pedido: depende de las necesidades detectadas, el volumen de distribucin y el control de existencias de cada artculo. Sin embargo, no se debe esperar hasta el ltimo momento para hacer las nuevas rdenes de pedido. Siempre hay que tener en cuenta el tiempo que tomar para llegar una nueva carga o remesa. Medicamentos y materiales peligrosos: buscar informacin sobre las leyes y regulaciones nacionales relacionadas con el ingreso y manejo de estos productos y los procedimientos para obtener autorizaciones. Seguimiento de rdenes de pedido: cuando se consulte sobre un pedido en trmite, se debe mencionar su nmero y fecha El envo de los suministros Una manera de facilitar la tarea y evitar las complicaciones adicionales a quienes deben recibir los suministros en el terreno, es preparando adecuadamente los paquetes y la carga, mediante un sistema estandarizado.

Y para aplicar los conceptos de asistencia eficaz, se debe evitar el envo de material que no ha sido solicitado. Suele suceder que algn producto que, segn la experiencia, debera ser enviado, no ha sido solicitado. En estos casos lo ms apropiado es consultar a los responsables en el terreno, o sugerirlo en caso que no hayan pensado en ello. Unas cuantas medidas bsicas harn una gran diferencia en la movilizacin y recepcin de los suministros. En los siguientes puntos se enumeran algunas. Empaque e identificacin de la carga Para facilitar la identificacin de los contenidos, se puede marcar los bultos aplicando el sistema de smbolos y colores que algunas organizaciones internacionales utilizan segn las diferentes categoras y artculos. Por ejemplo: verde para los medicamentos y equipo mdico rojo para vveres azul para vestimentas y enseres domsticos amarillo para equipo y herramientas, etc. Nunca enviar productos de cuya calidad o estado no haya seguridad. Evitar igualmente el envo de productos cuya fecha de vencimiento es muy prxima excepto en los casos de pronto uso o distribucin. Cada bulto debe estar claramente rotulado con: contenido (genricamente) lugar de destino nombre, direccin y telfono del destinatario nombre, direccin y telfono del remitente cualquier caracterstica especfica o cuidado que requiera la carga (peso, frgil, refrigeracin, material peligroso, etc.).

Esta rotulacin debe ser hecha con tinta indeleble o con etiquetas que no se desprendan fcilmente. Los bultos pertenecientes a un mismo lote deben ser numerados con un nmero particular relacionado a la cantidad total de bultos, por ejemplo, en un cargamento de 100 bultos, se numeran 1/100, 2/100, 3/100, 4/100 y as hasta el 100/100. Esto facilita la verificacin y seguimiento de la cantidad de bultos en los puntos de recepcin. Al empacar un envo, es importante tener en cuenta el viaje y la manipulacin que los bultos sufrirn. Por lo tanto, la resistencia del material de empaque es muy importante. Procedimientos para los envos Aviso de envo Quienes reciben los envos necesitan hacer los preparativos necesarios para la recepcin de la carga, lo cual implica adems buscar sitio para su almacenamiento, transporte en caso de trasbordos, personal para manipular la carga, etc. Por esa razn se les debe brindar, con suficiente anticipacin, toda la informacin posible sobre la naturaleza de la carga y su medio de transporte. Algunos aspectos que deben ser notificados al destinatario: Respecto a la carga: Tipo de productos que contiene la carga Cantidad (nmero de bultos) Peso y volumen Cuidados especiales requeridos por la carga (p.ej. refrigeracin) Nmero de pedido al que corresponde el envo (si lo hubiera) Sobre el medio de transporte

Tipo y caractersticas del transporte Compaa de transporte (si corresponde) Persona a cargo del transporte Respecto al itinerario Hora estimada de salida y ruta prevista Hora estimada de llegada. Todo cambio del horario o itinerario de envo debe ser notificado al punto de destino. Sitio exacto de llegada (en una zona de operaciones puede haber varios sitios de recepcin) Toda otra informacin que se considere pertinente para facilitar los preparativos de recepcin. Documentos de envo Envos nacionales o locales: Normalmente, requieren menos documentacin que los internacionales. Deben ir acompaados de un "manifiesto de carga" o "gua de transporte", que describe el cargamento y otra informacin sobre los suministros enviados, as como la lista de contenido mencionada anteriormente. Envos internacionales: En estos casos, la carga viaja acompaada de un "Conocimiento de embarque" (en ingls waybill o bill of lading) y su respectivo manifiesto de carga o gua de transporte preparados por la compaa de transportes. Es importante mencionar que la gua de transporte utilizada por la compaa con su papelera estandarizada, es para su propio uso y para los procedimientos de aduana, por lo cual es conveniente incluir la gua de transporte de la organizacin que hace el envo, as como la lista de contenidos describiendo la carga por bulto, que servir adems para sus propios controles internos.

Control y monitoreo Las operaciones de transporte, as como todos los otros segmentos de la cadena logstica, requieren procedimientos de control y monitoreo que permitan seguir los suministros desde el momento de su despacho hasta la recepcin en su destino final. Estos controles servirn entre otras cosas para: 1. Conocer el camino recorrido por los suministros y as poder identificar dnde pudo haber quedado, por ejemplo, un cargamento que no lleg a su destino. 2. Identificar a todas las personas que han tenido responsabilidad con el cargamento desde su punto de despacho hasta el destino final. 3. Tener documentos de control sobre el envo y recepcin de suministros. En el caso de los envos, esta funcin la cumplen las guas de transporte, las cules deben ser impresas en formularios estandarizados que permitan recopilar como mnimo la informacin siguiente: nmero consecutivo del envo; fecha de envo; lugar de envo; medio de transporte; nombre y firma de los responsables: el que despacha, el que transporta, el que recibe; descripcin de la carga; espacio para observaciones. La llegada de los suministros Los suministros llegan de diversas procedencias y por diferentes medios. De esta manera, los sitios de ingreso y de recepcin son igualmente diversos.

Puntos de ingreso de la asistencia Por lo general los suministros, ya sea del extranjero o de otras regiones del mismo pas, llegarn a los puertos martimos y fluviales, a los aeropuertos o a las fronteras terrestres. Estos son lugares de trnsito para los suministros antes de ser recolectados por sus destinatarios, aunque la gran mayora no tienen uno. Para estos ltimos casos, suelen ser las autoridades nacionales quienes se encargan de su manejo. Es aqu en donde idealmente se debe hacer el registro de los suministros que arriban, a partir de las Guas de Transporte, los Conocimientos de Embarque o cualquier otro documento que acompae y describa la carga. Como se ha mencionado ya, ante la llegada masiva de embarques la capacidad operativa de estos puntos de ingreso se agota pronto y su manejo puede convertirse en caos. Recepcin de embarques internacionales Procedimientos de aduana y documentos de transporte: Se debe insistir en la importancia que tiene la preparacin de las actividades logsticas en la fase de planificacin para emergencias, ya que hay aspectos crticos que requieren ser coordinados con anticipacin y sobre los cuales debe haber acuerdos preliminares con las autoridades respectivas. Cuando se reciben embarques procedentes del extranjero, lo ms conveniente es contratar a una agencia de trmites aduaneros para que se ocupe de todas las formalidades de aduanas. Sin embargo, esto no siempre es posible, dependiendo del pas y las circunstancias, de manera que es importante saber que todos los cargamentos internacionales estn acompaados obligatoriamente y como mnimo, de los siguientes documentos, los cuales son necesarios para retirarlos de la aduana:

Conocimiento de embarque o Waybill: es el contrato de transporte y la comprobacin de que la carga ha sido entregada a bordo. Este documento describe adems la carga en trminos de cantidad de paquetes, volumen, peso y otra informacin particular del embarque. En ingls, Waybill es un trmino usado para transporte terrestre y areo. Para transporte martimo se denomina Bill of Lading. En castellano siempre ser Conocimiento de Embarque. Manifiesto de Carga: este documento notifica el tipo de producto, su origen y su destino, y es para conocimiento y uso de las autoridades aduaneras en el pas de recepcin. Lista de contenidos (Packing list): idealmente el embarque debe venir acompaado por esta lista que identifica el contenido de la carga bulto por bulto, aunque no es obligacin del proveedor. Esto se aplica ms en los casos en que el proveedor sea la sede de una organizacin en otro pas. Normalmente el remitente enva estos documentos una vez que la carga haya sido entregada al transportista que la llevar. Si no, hay que solicitar su envo lo ms pronto posible para proceder a la tramitacin respectiva. Otros documentos que pueden acompaar la carga dependiendo de situaciones especficas son: Certificado fitosanitario: En muchos pases, las autoridades aduaneras y de salud no aceptarn el desembarco de dichos productos si no contienen esta certificacin. Es muy importante tener en cuenta que el certificado por s mismo no es una garanta absoluta del estado de conservacin de los alimentos a su llegada al pas receptor, ya que dependiendo del tipo de producto, muchas veces por retrasos en la ruta, problemas de transporte o de conservacin estos podran daarse.

Declaracin de materiales peligrosos: esto es, cuando la carga contiene algn producto qumico que requiera cuidados, manipulacin o verificacin especiales; p.ej., insecticidas, reactivos de laboratorio, productos para potabilizacin de agua, etc Los trminos internacionales de comercio (Incoterms) La compra, venta y transporte internacional de bienes estn regidos por Trminos de Comercio Internacional, conocidos como Incoterms. Estos sirven para determinar las condiciones en que se hace la transaccin e identificar las responsabilidades y compromisos tanto del vendedor como del comprador en cuanto a costos y riesgos de la mercadera, lugar de entrega, etc. Por eso, cuando se adquieren productos, sobre todo en el extranjero, es muy importante tener claro cul Incoterm se est aplicando a la transaccin Existen 13, de los cuales los ms comunes son: CIF: el precio que el comprador paga cubre el costo de la mercadera misma (Cost), un seguro (Insurance) para los productos y el valor del embarque o transportacin (Freight) de los productos hasta el destino final. Este trmino se utiliza nicamente para el transporte martimo y fluvial. El trmino equivalente para otros tipos de tansporte, sean areo, terrestre o una combinacin de varios (multimodal) es CIP que quiere decir "transporte (Carriage) y seguro (Insurance) pagado a (Paid to)". Mediante el CIF y el CIP, el vendedor se compromete a: 1. Entregar la carga en el puerto acordado con el comprador y que consta en los documentos, para lo cual consigue y paga el transporte. 2. Pagar un seguro que cubre la mercadera desde sus instalaciones hasta el embarque de la carga; es decir hasta el punto de partida de la embarcacin.

3. Encargarse de las formalidades aduaneras de exportacin para la partida de la carga del pas de origen, hacia su destino final. Y al comprador le corresponde: 1. Los riesgos de prdida o deterioro u otros gastos que resulten despus de la entrega en la embarcacin. 2. Las formalidades aduaneras de importacin, es decir para el ingreso de la carga al pas de destino, as como la descarga y manipulacin de la carga a su llegada. Explicacin de trminos comunes de transporte INCOTERMS (*)

Recepcin de cargamentos locales Esto suele ser menos complicado que los embarques internacionales ya que no requiere de todos los procedimientos burocrticos mencionados, aunque se necesita un nivel de preparacin adecuado para su recepcin. Casi siempre se trata de los cargamentos enviados al terreno para su almacenamiento o distribucin. Pueden llegar mediante compaas comerciales o de transportes al servicio de las operaciones de las distintas organizaciones. Se deben respetar todas las medidas de seguridad posible, tanto para las personas como para los suministros, y por ms urgente que sea la carga, se tomar el tiempo que requiera un procedimiento cuidadoso. Se deber designar una persona para la supervisin y control durante el proceso de descarga para evitar la manipulacin inadecuada de los bultos, as como realizar el conteo y verificacin de la carga. Verificacin de la carga El contenido del cargamento debe ser verificado en el momento de su recepcin y descarga. Si se pospone, es posible que nunca se haga o que sea demasiado tarde para identificar y solucionar anomalas y sealar responsables. Esta verificacin debe incluir como mnimo: Conteo de paquetes y verificacin del peso: la cantidad debe corresponder a lo indicado por los documentos que acompaan al cargamento. Correspondencia de contenidos: que estos correspondan a lo que ha sido ordenado, cuando se trata de un envo solicitado, o bien en todo caso, que corresponda a lo que indican las guas de transporte de la carga.

Estado general de la carga: condicin de los empaques y los artculos. Detect ar derrames, empaques rotos, y en general artculos en mal estado. Faltantes: si hay indicios de paquetes que hayan sido abiertos, se deben verificar faltantes. Controles La funcin de los documentos que acompaan la carga es la de facilitar su gestin y control. Es siempre necesario hacer el control cruzado entre la "verificacin documental", es decir, lo expresado en los papeles, y la "verificacin fsica", es decir, la comprobacin visual de los suministros recibidos. La gua de transporte de la organizacin que enva debe ser el documento oficial para indicar la recepcin. Toda diferencia o problema detectado debe ser comunicado al remitente o proveedor lo ms pronto posible y ser anotado en el espacio de observaciones de dicha gua. Una copia de la gua se quedar con el receptor, la otra ser el comprobante de entrega del conductor y la tercera regresa al responsable del envo.

BIBLIOGRAFIA http://helid.digicollection.org/es/d/Js2912s/9.1.html