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LA AUDITORIA DE LA GESTION FINANCIERA.

UN ENFOQUE CONCEPTUAL
SOLUCIONES PARA QUE NUESTROS CLIENTES GENEREN VALOR






EL CONTROL FINANCIERO Y LA AUDITORIA DE LA GESTION FINANCIERA
PARA LAS ENTIDADES DE SALUD





UN ENFOQUE CONCEPTUAL







VIRGILIO RAMON M.





BOGOT AGOSTO 2008

LA AUDITORIA DE LA GESTION FINANCIERA. UN ENFOQUE CONCEPTUAL
SOLUCIONES PARA QUE NUESTROS CLIENTES GENEREN VALOR

ASPECTOS GENERALES DEL CONTROL FINANCIERO Y LA AUDITORIA DE LA GESTION
FINANCIERA

1 DEFINICIONES

Los conceptos de auditoria y control estn ntimamente ligados; pues, esencialmente la funcin de
auditaje es una funcin de control. En la gerencia actual

Controlar es medir y medir es comparar el resultado de un proceso con un patrn preestablecido,
con el fin de sacar conclusiones que permitan reducir las diferencias entre el resultado real y el
patrn de medida.

El control es una funcin desarrollada por una o varias entidades (personas o dependencias) que
busca evaluar el comportamiento del sistema, velando por que se obtengan los objetivos fijados en
forma eficiente.

El proceso bsico de control implica tres pasos :

Establecimiento de normas y estndares
Evaluacin del desempeo frente a stas normas y estndares
Correccin de las desviaciones. Se debe tener voluntad poltica para llevar a cabo las
correcciones.

2 EL PROCESO ADMINISTRATIVO Y LA FUNCIN DE CONTROL

Las empresas con el fin de cumplir sus objetivos, de una u otra manera, tienen en cuenta las
funciones bsicas de la administracin: Planeacin, Organizacin, Direccin y Control.
Esto implica que todo administrador o directivo en su trabajo debe desarrollar continuamente estas
cuatro funciones en un proceso continuo y dinmico. Aqu se deduce que la funcin de control es
responsabilidad del directivo quien tiene a su cargo el proceso de toma de decisiones; por ello no
es adecuado que otros organismos suplanten esta funcin del administrador, ni ninguna otra de
tales funciones bsicas.

Este principio o fundamento permite concluir que los Organismos de Evaluacin y Control deben
orientarse hacia la confrontacin de la efectividad, eficacia y eficiencia de los controles que son
de responsabilidad del administrador. Estos controles son los que usualmente se denominan
controles internos; los cuales deben tener los siguientes atributos:

Los controles deben adaptarse a la naturaleza de las operaciones que se desarrollan
Los controles deben reportar rpidamente las desviaciones
Los controles deben mirar hacia adelante es decir, deben permitir identificar oportunamente
las desviaciones potenciales.
Los controles deben concentrarse en los puntos claves
Los controles deben ser objetivos
Los controles deben ser flexibles
Los controles deben reflejar el patrn de la Organizacin
Los controles deben ser econmicos
Los controles deben ser comprensibles
Los controles deben conducir a la accin correctiva


3 EL CONCEPTO DE AUDITORA


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El trmino Auditora es una adaptacin del trmino Auditing que se ha usado en los pases
Anglosajones para describir el trabajo de investigacin contable que permite emitir una opinin
sobre los estados financieros; pero con el desarrollo de las actividades y empresas este trmino ha
trascendido su aceptacin clsica y ya se aplica como significado de actividades que se
desarrollan sistemticamente para examinar y evaluar las actividades de una Organizacin con el
fin de propiciar informes tiles a la gestin directiva.

Este significado reciente exige para su aplicacin, un tipo de profesional con una slida formacin
directiva y gerencial, y de una visin administrativa suficiente y ms amplia que la sola visin
contable y financiera. Sin embargo, el aporte de los contables ha sido valioso y muchas de sus
tcnicas y desarrollos son tomados en el enfoque moderno de la Auditora de Gestin.

Podra decirse entonces que la Auditora es un control gerencial cuyo funcionamiento se orienta
hacia la medicin y evaluacin de la eficiencia, eficacia y efectividad de los controles en una
organizacin.

De acuerdo con lo anterior, la funcin de Auditora se manifiesta de varias formas en una Empresa.
A continuacin y a manera de ejemplo, presentamos una clasificacin:

Segn su vinculacin con la Organizacin

Auditora Externa: La ejercen entidades externas (no vinculadas) a la Organizacin.

Auditora Interna: La ejercen entidades con vnculo formal a la Organizacin. Debe
identificarse segn se explic anteriormente, del concepto Control Interno.

Segn los objetivos de su gestin

Auditora financiera: Se refiere al enfoque tradicional de velar por la razonabilidad de los
estados financieros.

Auditora de la Eficiencia Operacional : Tambin se denomina Auditora Operacional y en
algunos casos Auditora Administrativa. Se orienta hacia la evaluacin y revisin de los
procedimientos y controles internos en la organizacin.

Auditora de procesos: Es un nuevo concepto que surge como la funcin de control aplicada
a los procesos productivos.

Auditora de sistemas: Es la funcin de control aplicada al proceso automtico de informacin.

Auditora de recursos humanos: Por su naturaleza compleja se considera este tipo de auditora
en forma individual, pero es principalmente una subespecialidad de la Auditora
Administrativa.

Auditora Fiscal : Se refiere a la evaluacin de la estructura tributaria en una organizacin,
aunque es una subespecialidad de la Auditora Financiera.

La Revisora Fiscal:

Corresponde a un concepto de tipo legal cuyo enfoque est orientado hacia labores de supervisin
y vigilancia enmarcadas en las pautas de la Legislacin Comercial.

Pero independientemente de la anterior clasificacin, es importante diferenciar los objetivos de
cada uno de los dos susbistemas que contiene la funcin de Auditora propia de una empresa o
sistema, general.

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El primer susbsistema orientado hacia la evaluacin de la provisin de recursos,
operaciones y procedimientos tiene como objetivo la evaluacin de la eficiencia del sistema
general.

Mientras que el segundo, se enfoca en los resultados obtenidos por la administracin y esta
orientado hacia la evaluacin de la eficacia y efectividad del sistema general.

La diferenciacin es apenas de carcter metedolgico para facilitar su anlisis, puesto que en la
prctica el sistema de Auditora debe evaluar integralmente tanto la eficacia como la eficiencia y la
efectividad.


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LA AUDITORIA DE LA GESTION FINANCIERA


DEFINICION

Entre los informes contables ms importantes y ms ampliamente utilizados se encuentran los
Estados Financieros. Los Estados Financieros son la fuente principal de informacin financiera
para aquellas personas fuera de la Organizacin y tambin son tiles para la Gerencia. Los
Estados Financieros son muy concisos y resumen las actividades de una Institucin durante un
perodo especfico. Los Estados muestran la situacin financiera de la Entidad al final de un
perodo y los resultados de operacin a travs de los cuales la Institucin lleg a esa situacin
financiera.

El propsito de la AUDITORIA DE LA GESTION FINANCIERA es realizar un examen, con base
en las Normas de Auditora Generalmente Aceptadas, con el objetivo de establecer si los Estados
Financieros de una Empresa, Institucin o Entidad reflejan razonablemente el resultado de sus
operaciones y los cambios en su situacin financiera, comprobando que en la elaboracin de los
mismos y en las transacciones y operaciones que lo originaron, se observaron y cumplieron las
normas prescritas por las autoridades competentes y los Principios de Contabilidad
Generalmente Aceptados o prescritos por el Contador General de la Nacin.

El ejercicio de la Auditora de la gestin financiera tiene como objetivo principal la emisin de una
OPINION O DICTAMEN, sobre la razonabilidad de los Estados Financieros, analizados en
conjunto. Los Estados Financieros son:

Balance General o Estado de situacin Financiera
Estado de Prdidas y Ganancias o Estado de Resultados
Estado de Cambios en la Situacin Financiera
Estado de Ganancias o Dficit Acumulado

OBJETIVOS DE LA AUDITORIA DE LA GESTION FINANCIERA

Emitir un dictamen u opinin sobre la razonabilidad del contenido y presentacin de los estados
financieros en conjunto producidos por la entidad auditada.

Formular recomendaciones para mejorar los controles internos, los procedimientos, los
sistemas de orden financiero o cualquier otro aspecto de las entidades, a fin de obtener una
mayor eficiencia, eficacia y efectividad en la gestin financiera.

Verificar el cumplimiento de las disposiciones legales aplicables a cada entidad en particular.


ATRIBUTOS DE LA AUDITORIA DE LA GESTION FINANCIERA:

La auditora financiera es ante todo un proceso y por lo tanto, es:

UN EXAMEN: La Auditora de la Gestin Financiera es un examen de las operaciones financieras
y contables, que incluye los anlisis, verificaciones, estudios, revisiones, evaluaciones,
diagnsticos y las indagaciones necesarias sobre las operaciones y transacciones, documentos,
registros, libros de contabilidad, informe y dems aspectos relacionados con la informacin
financiera, con el fin de obtener evidencia vlida, comprobatoria y suficiente para evaluar sistemas
y procedimientos financieros y administrativos.


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UN PROCESO SISTEMATICO: La Auditora de la Gestin Financiera se desarrolla a travs de
una metodologa, tcnicas y procedimientos aplicados en forma sistemtica que permite que el
auditor exprese y sustente una opinin, acerca de la razonabilidad de la informacin financiera
presentada por la Entidad, opinin que debe evidenciarse y sustentarse a travs de los papeles de
trabajo.

UN DESARROLLO PROFESIONAL: El ejercicio de la Auditora de la Gestin Financiera exige
slidos conocimientos de contabilidad, auditora y disciplinas afines por parte del personal
responsable de su realizacin, respaldados por una direccin con amplia experiencia en
preparacin de programas, conduccin del trabajo y elaboracin del informe.

Es una condicin para el desarrollo de la Auditora de la Gestin Financiera que el personal que la
realiza; es decir, el auditor financiero sea una persona con capacidad para analizar, interpretar y
evaluar el desarrollo y registro de sus operaciones por lo que se requiere una formacin y
capacitacin, adems de un alto grado de independencia mental.

UNA VERIFICACION DE TIPO LEGAL: Este tipo de Auditora verifica la observancia permanente
al cumplimiento de la normatividad aplicable a la entidad y a las normas de contabilidad
generalmente aceptadas, para determinar la raznabilidad en la presentacin y contenido de los
estados financieros.

ES SELECTIVO Y POSTERIOR a la ejecucin de las operaciones, siendo en todo caso oportuno,
de tal forma que se permita la prctica de visitas intermedias, con el propsito de efectuar pruebas
preliminares que coadyuven a su planeacin y desarrollo posterior.

EL PROCESO CONCLUYE CON UN INFORME CONSTRUCTIVO: El anlisis de los Estados
Financieros concluye con un informe presentando los resultados del examen con base en los
Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados y las recomendaciones para mejorar los
mtodos y procedimientos de orden contable, as como los controles internos y todos aquellos
aspectos que coadyuven al mejoramiento de la administracin de los recursos, una mejor
organizacin y funcionamiento institucional del sistema financiero.



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EL PROCESO DE AUDITORIA DE LA GESTION FINANCIERA

Para el desarrollo del control financiero se establece un ordenamiento secuencial, uniforme,
determinando las actividades a ejecutar en cada una de las fases.

1. FASE DE PLANEACION:

En esta etapa, el auditor debe formular un plan general del trabajo que incluya un resumen de las
actividades a desarrollar, comprendiendo bsicamente la cobertura y alcance de la auditoria para
la obtencin de evidencias, discusin de ajustes, preparacin, discusin y entrega del informe
final. Igualmente, forma parte de la planeacin, la asignacin del personal en cuanto a calidad y la
cantidad y la especificacin del apoyo logstico necesario para el normal desarrollo de la auditoria.

2. ESTUDIO Y EVALUACION PRELIMINAR:

Comprende la recopilacin, estudio y evaluacin de la informacin preliminar acerca de la
estructura, funciones y objetivos de la entidad; as como de las caractersticas de sus operaciones.

A continuacin se enuncian una serie de procedimientos que contribuyen al conocimiento de la
Entidad a auditar.

Estudio de la base legal ( Norma o acto de creacin, estatutos, objetivos, funciones, normas
que rigen su funcionamiento, normatividad interna, manuales, etc.)
Inspeccin de las instalaciones
Observacin de operaciones
Estudio de manuales
Estudio de Informes, memorandos, actas, etc.
Anlisis de las Actas de J unta Directiva
Estudio de informes, papeles de trabajo, de auditoras de aos anteriores
Entrevistas
Estudio de los planes, programas y proyectos institucionales
Anlisis Financiero
Anlisis del ciclo operacional
Anlisis del resultado de exmenes llevados a cabo por la auditora interna.

La evaluacin de los aspectos mencionados permite obtener una orientacin inicial al equipo de
auditora sobre la posibilidad de encontrar diferencias materiales generales en los estados
financieros, as como una indicacin de aquellos factores que podran afectar los intereses de la
entidad, conocindose con la denominacin de riesgo general.

3. EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO:

Teniendo en cuenta que el Sistema de Control Interno es el plan de organizacin y mtodos
adoptados dentro de la Entidad con el fin de proteger y salvaguardar los activos, para evitar que se
cometan fraudes o errores que finalmente se traducen en prdida de recursos, de una parte; y de
otra, busca asegurar el grado de confianza de la informacin contable - financiera, promover la
eficiencia operativa y garantizar la adhesin a las polticas establecidas por la Entidad, la auditoria
de la gestin financiera debe evaluar cmo funciona; pues, dependiendo de su confiabilidad
dependern las pruebas de auditora que se deban desarrollar.

De acuerdo con lo anterior, el control interno comprende el conjunto de sistemas, planes, mtodos
y procedimientos necesarios para garantizar que las actividades de la entidad se realicen de
conformidad con las normas legales; la salvaguarda de recursos, exactitud y veracidad en la

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informacin financiera y administrativa; promover la eficiencia en las operaciones; estimular la
observacin de las polticas prescritas, para lograr el cumplimiento de metas y objetivos
programados.

Los controles internos se agrupan en dos clases principales: controles administrativos y controles
contables. Los controles contables son medidas que se relacionan con la proteccin de los activos
o con la confiabilidad de la informacin contable.

Los controles administrativos son medidas diseadas para mejorar la eficiencia operacional; no
tienen relacin directa con la confiabilidad de los registros contables. Los controles administrativos
juegan un papel importante en el xito de las operaciones de una Empresa.

El sistema contable y el sistema de control interno estn estrechamente relacionados y el uno
depende del otro, pues el objetivo bsico de un sistema de contabilidad es proveer informacin
financiera til. El objetivo de un sistema de control interno es mantener la empresa operando de
acuerdo con los planes y polticas de la gerencia.

Es as como el sistema contable depende de los procedimientos de control interno para asegurar la
confiabilidad de los datos contables. Por su parte, muchos de los procedimientos de control interno
hacen uso de los datos de contabilidad para el seguimiento de los activos y controlar el
desempeo organizacional. La necesidad de un adecuado control interno financiero explica la
naturaleza y existencia de muchos registros, informes, documentos y procedimientos contables.

El sistema de control interno est basado en los controles gerenciales aplicados a los procesos
operacionales, para minimizar los riesgos de diferencias materiales en los estados financieros.

Hay algunos principios bsicos a tener en cuenta en la evaluacin del sistema de control interno
como:

Garanta razonable: Hace relacin a que los sistemas de control interno deben suministrar
una garanta razonable del cumplimiento de los objetivos del sistema. Esta garanta se evala
en trminos de costo/beneficio del riesgo que implican las operaciones.

Subdivisin de funciones:: Ninguna persona debe manejar todas las fases de una transaccin
desde el comienzo hasta el final. Cuando las operaciones operacionales estn organizadas de
tal forma que permitan la participacin de dos o ms empleados en toda transaccin, la
posibilidad de fraude se reduce y el trabajo de un empleado asegura la exactitud del otro. La
razn principal de muchos documentos comerciales y procedimientos contables es el logro de
un mayor control interno.

Lo anterior implica que las responsabilidades en cuanto autorizacin, procesamiento, registro y
transaccin de operaciones estn asignados a diferentes funcionarios.

Que este restringido el acceso a los registros.

Polticas y planeacin : Las directrices, objetivos y polticas deben estar reflejadas en planes a
largo, mediano y corto plazo. La planeacin operativa debe coordinarse con la planeacin
financiera y presupuestal.

Manuales de Funciones y Procedimientos: La existencia de estos garantiza la existencia de
mecanismos o procedimientos que permiten alcanzar los objetivos de control. Para cada
transaccin se deben establecer procedimientos de rutina. Si la Gerencia va a dirigir las
actividades de la organizacin de acuerdo con un plan, cada actividad debe pasar por cuatro
etapas separadas: debe ser autorizada, aprobada, ejecutada y registrada.


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Registro oportuno y adecuado de transacciones: La informacin financiera debe registrarse
oportunamente y clasificarse debidamente.

Acceso restringido a los recursos y fondos: La responsabilidad sobre la custodia y
utilizacin de los recursos y su registro, debe limitarse a las personas autorizadas para ello, en
concordancia con las polticas de la gerencia.

Niveles de autoridad y responsabilidad definidos: Las lneas de autoridad y responsabilidad
se pueden mostrar en un organigrama, cada organizacin debe indicar claramente las personas
o departamentos responsables de las operaciones. La autorizacin es el mecanismo que
garantiza que slo se realicen aquellas operaciones explcitamente comunicados por los
responsables, por tanto es importante que dentro de los lmites establecidos por la Direccin o
Gerencia de la Entidad se establezcan estos niveles para dejar autorizaciones especiales para
los hechos relevantes y transacciones que implican la disposicin de recursos para fines
especficos.

Eficacia de la administracin de fondos

Salvaguardas fsicos adecuados

La funcin contable y la custodia de activos deben estar separadas

Recurso Humano competente : Las polticas y prcticas de administracin de personal deben
garantizar la vinculacin de personal competente y profesional, as como mantener un nivel de
competencia que les permita el cabal desempeo de las labores encomendadas.

Supervisin: Es conveniente que exista una supervisin constante y permanente de las
operaciones, para asegurar el cumplimiento de los objetivos del control y reducir al mnimo los
errores.

Virtualmente toda organizacin grande tiene un departamento de Auditora Interna, encargado de
controlar y mejorar el sistema de control interno. Los auditores internos prueban y evalan los
controles contables y administrativos en todas las lneas de la organizacin y preparan informes de
alta gerencia sobre hallazgos y recomendaciones.

Para la evaluacin del sistema de control se deben tener en cuenta aspectos tales como:

Estructura organizacional debidamente establecida.

Polticas, planes, proyectos de la entidad se determinados dentro de un plan general.

La aplicacin de tcnicas administrativas para detectar fortalezas, debilidades, oportunidades
y amenazas y si son tenidas en cuenta en el proceso de planeacin.

La definicin clara de las funciones y responsabilidades de la unidad de control.

Un sistema de informacin que le provea a la alta direccin de datos oportunos reales y
fiables para una adecuada toma de decisiones.

La identificacin clara de los procesos organizacionales, de tal manera que facilite la
coordinacin, ejecucin y supervisin de labores.


4. DISEO DE LOS PROGRAMAS DE AUDITORA DE GESTION FINANCIERA

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La labor de auditora debe ser controlada por medio de la utilizacin de programas de trabajo,
estos programas son las directrices que se trazan para el examen de cada una de las cuentas.

El objetivo de los programas de auditora es proporcionar un plan sistemtico de los
procedimientos a aplicar en el anlisis de cada uno de los rubros de los estados financieros, su
contenido debe obedecer a los aspectos que deben tenerse en cuenta para obtener evidencia en
condiciones normales. Los programas de auditora de la gestin financiera proporcionan una base
sistemtica para la asignacin de tareas al equipo de auditores y son el medio a travs del cual los
funcionarios comparan el rendimiento con lo programado

5. FASE DE EJECUCION

Consiste en la aplicacin de los procedimientos diseados en cada uno de los programas de
auditora para la obtencin de evidencias con el fin de emitir opinin sobre la razonabilidad de los
estados financieros.

6. INFORME

Al concluir el trabajo de Auditora de la Gestin Financiera, el Auditor o Auditores responsables
deben elaborar y presentar un informe que comprende el dictamen u opinin sobre la
razonabilidad del contenido y presentacin de la informacin financiera analizada y los
comentarios, conclusiones y recomendaciones sobre los hallazgos significativos relacionados con
el ejercicio de la auditora.

Dicho informe debe formularse dando cumplimiento a las normas de auditora generalmente
aceptadas, relativas al mismo como son: indicar si los estados financieros han sido preparados y
presentados de acuerdo con los principios de contabilidad y las prcticas contables prescritas, si
estos principios han sido aplicados consistentemente con el perodo anterior: mostrar las
revelaciones informativas que considere necesarias para el buen entendimiento de los estados
financieros, expresar una opinin respecto si los estados financieros presentan razonablemente la
situacin financiera de la entidad y los resultados de las operaciones del ejercicio auditado, e
incluir otros aspectos complementarios para brindar la ms amplia informacin con relacin a las
conclusiones obtenidas del examen practicado.


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LAS NORMAS DE AUDITORIA DE LA GESTION FINANCIERA

Las normas para el ejercicio de la Auditora de la Gestin Financiera se definen como los principios
generales que dirigen y orientan el trabajo de auditora, estableciendo el marco conceptual dentro
del cual el auditor decide las acciones a tomar en la planeacin, ejecucin y elaboracin del
informe, sobre el examen de los estados financieros y dems operaciones relacionadas con
actividades econmicas y administrativas.

NORMAS GENERALMENTE ACEPTADAS

Las Normas de Auditora Generalmente Aceptadas aplicables al ejercicio de la Auditora de la
Gestin Financiera se refieren a:

La Persona
El trabajo
El informe de Auditora Financiera

1. Normas Personales

Las normas personales se refieren a las cualidades que el profesional (auditor) debe tener para
poder asumir un trabajo de este tipo, dentro de las exigencias que el carcter profesional de la
auditora impone.

1.1 Capacidad Profesional e Idoneidad

El Auditor para ejercer el control financiero debe tener una capacitacin, formacin profesional y la
ms alta formacin tica y moral, que permita realizar sus actividades normales de manera
satisfactoria.

1.2 Entrenamiento Tcnico

Este requisito implica que el Auditor Financiero antes de asumir su trabajo profesional, debe tener
un entrenamiento tcnico que le permita desarrollar las habilidades y conocimientos necesarios
para el desempeo del trabajo.

Dicho entrenamiento tcnico debe ser permanente y estar orientado a la contina actualizacin y
adquisicin de conocimientos requeridos para el adecuado desempeo profesional.

1.3 Independencia

La prctica de la auditora de la gestin financiera es un proceso que implica la aplicacin del juicio
del Auditor; por lo tanto, el Auditor Financiero al expresar una opinin con respecto a los estados
financieros de una empresa acta como una especie de juez del trabajo realizado por las personas
que prepararon los estados financieros.

Las consideraciones de orden subjetivo y personal no pueden ser tenidas en cuenta en la opinin
del auditor. La independencia mental y los juicios debidamente fundamentados, con elementos
objetivos son requisitos indispensables para que el dictamen e informe de la auditora financiera
sean vlidos.

1.4 Cuidado y Diligencia Profesionales

Para el eficiente desempeo de la auditora de la gestin financiera se requiere el cuidado, la
diligencia y responsabilidad profesional que humanamente puede esperarse de una persona con

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sentido de compromiso laboral. Esta norma se complementa con una adecuada supervisin de la
labor que desarrolla el Auditor.

2. Normas Relativas al Trabajo

Se refieren a aquellos aspectos que deben tenerse en cuenta en el desarrollo del proceso de
auditora financiera y son:

2.1 Planeacin y Supervisin

El desarrollo y ejecucin de la Auditora de la Gestin Financiera debe estar precedida de un Plan
de Auditora. Por lo tanto, las actividades deben estar debidamente programadas, con el fin de
asegurar el xito del trabajo.

Antes de cada fase del trabajo, es necesario determinar los procedimientos de auditora a
emplearse y el alcance, extensin y oportunidad en que van a ser aplicadas las pruebas y disear
los papeles de trabajo en que van a consignarse los resultados.

La supervisin consiste en evaluacin y asesora tcnica, profesional y oportuna prestada a un
auditor, con el fin de garantizar el cumplimento de los objetivos y los procedimientos de tal forma
que el producto final de auditoria, este garantizado en cuanto a su calidad.

2.2 Estudio y Evaluacin del Control Interno

El tema del control interno est directamente relacionado con el estudio de la contabilidad. Las
decisiones financieras se basan en la informacin contable. La Gerencia y/o personal directivo
necesita estar segura de que la informacin contable que recibe es exacta y confiable. Esto se
logra a travs de la efectividad del sistema de control interno.

Un sistema de control interno comprende todas las medidas de una organizacin para proteger los
recursos contra el despilfarro, el fraude y la ineficiencia, asegurar la exactitud y confiabilidad de la
informacin contable, el cumplimiento de las polticas y planes trazadas y evaluar el nivel de
rendimiento de todas las dependencias de la organizacin.

Cuando se hace una auditora a los estados financieros, el profesional siempre debe evaluar el
Sistema de Control Interno de la organizacin.

El estudio del control interno tiene por objeto conocer cmo opera, no solamente en los planes de
la direccin, sino en la ejecucin real de las operaciones cotidianas.

2.3 Obtencin de Evidencias

Es un requisito indispensable que todos los juicios, conclusiones y recomendaciones estn
plenamente evidenciados y permitan emitir una opinin vlida, suficiente y competente.

Las opiniones y conclusiones deben estar soportadas en evidencias vlidas, suficientes y
competentes, y reflejadas en los respectivos papeles de trabajo.

3. Normas Relativas al Informe

3.1 Contenido

Como resultado de la auditora se presentar un informe por escrito en el cual se har constar
adems, del dictamen u opinin sobre la razonabilidad de los estados financieros, todos los otros
aspectos relacionados con la gestin y perodo examinado.

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3.2 Cumplimiento de Principios de Contabilidad

En el informe de auditora se indicar claramente si los estados financieros auditados han sido
preparados de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados, respetando las
prcticas contables prescritas por los organismos reguladores.

3.3 Opinin

El informe de auditora financiera debe contener una opinin sobre la razonabilidad, la
confiabilidad, la veracidad de los estados financieros tomados en su conjunto o en su defecto, una
explicacin sobre las razones que impidan expresarlo.



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LAS PRUEBAS DE AUDITORIA DE LA GESTION FINANCIERA

Es la realizacin de procedimientos de auditora para identificar y evaluar el riesgo de diferencias
materiales en los estados financieros, la identificacin y evaluacin de los controles que mitiguen
esos riesgos y el desarrollo de un plan de auditora, que brinde una seguridad, razonable de que
las diferencias materiales sean detectadas.

Pruebas de cumplimiento

Es la evaluacin de los procedimientos relativos a los controles contables con el fin de determinar
si estn siendo aplicados tal como fueron diseados.

Estas pruebas dan el nivel de confianza en los procedimientos prescritos, para determinacin de la
naturaleza, oportunidad o extensin de las pruebas sustantivas de determinada clase de
transacciones o saldos.

Si el control interno es adecuado, ejerce efecto directo en el alcance y extensin del muestreo y de
las pruebas sustantivas. En general, si el sistema de control interno es eficiente, la aceptacin que
le otorgue el auditor dar normalmente por resultado que se reduzca el alcance de las muestras.

Las pruebas de cumplimiento se ocupan de evaluar si se llevaron a cabo los procedimientos
necesarios, cmo se llevaron y quin los realiz.

Pruebas Sustantivas

Consiste en la recopilacin de evidencias suficientes y competentes, que le permitan al auditor
obtener conclusiones razonables sobre los cuales basa su opinin sobre la informacin financiera.

Pruebas de Doble Propsito

Son aquellas pruebas que se realizan para obtener evidencia de que los procedimientos de control
interno estn siendo aplicados en la forma establecida y obtener pruebas relacionadas con lo
completo, exacto y vlido de la informacin contenida en los estados financieros.

Materialidad

Se define como la magnitud de una omisin o diferencia en la informacin contable, que hace
probable que el juicio del auditor confe o no en dicha informacin. El juicio preliminar de
materialidad debe estar enfocado hacia el error tolerable para una cuenta, partida o situacin.

Evidencias

Es el conjunto de hechos comprobados, suficientes, competentes y pertinentes que sustentan las
conclusiones del auditor; es la informacin especfica obtenida durante la labor de auditora a
travs de observaciones, inspecciones, entrevistas y exmenes de los registros.

Caractersticas de la evidencia

Suficiencia.
La evidencia debe ser vlida y suficiente para demostrar los hechos sin necesidad de recurrir a
aplicaciones adicionales.


Pertinencia.

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La evidencia debe tener relacin directa con la observacin o recomendacin formulada, pues se
entiende que constituye el fundamento respaldo de la misma.

El auditor debe procurar en los posible no incluir como evidencia, documentos que pueden estar
tangencialmente relacionados con el caso, pero que no son propios para mostrar su ocurrencia.


Competencia.
Para ser competente la evidencia debe ser tanto vlida como apropiada; la validez depende del
grado de las circunstancias en las que se obtiene.



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TECNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA DE LA GESTION FINANCIERA


1 TECNICAS DE AUDITORA

Son los mecanismos que utiliza el Auditor Financiero en la ejecucin del proceso de Auditora de la
Gestin Financiera, para obtener la evidencia necesaria que fundamente sus opiniones y
conclusiones.

Las Tcnicas pueden ser oculares, verbales, por escrito, por revisin del contenido de documentos
y por examen fsico.

2 TECNICAS DE VERIFICACION OCULAR

Observacin: Consiste en apreciar mediante la visin los procedimientos empleados para la
ejecucin de las operaciones. Son ejemplos de la aplicacin de esta tcnica, presenciar el
proceso de la elaboracin de comprobantes, observar cmo se desarrolla la preparacin y
realizacin prctica de la toma de inventarios, etc.

Comparacin: Es el mecanismo que pretende cotejar partidas que por su naturaleza y
tratamiento contable deben tener saldos congruentes.

Revisin : consiste en la apreciacin ocular de las diferentes operaciones, transacciones y
todos aquellos aspectos que afecten la eficiencia en la administracin de los recursos y/o
afecten directa o indirectamente el contenido y razonabilidad de las cifras.

Rastreo o trazabilidad: Consiste en el seguimiento de situaciones, procedimientos o registros
contables para determinar su confiabilidad

3 TECNICAS DE VERIFICACIN VERBAL

Indagacin. Es la obtencin de informacin con base en averiguaciones con empleados o
terceros sobre los diferentes aspectos relacionados con la informacin financiera y los
procedimientos de orden contable y administrativo y todas aquellas situaciones que pueden
afectar la razonabilidad de lo saldos

4. TECNICAS DE VERIFICACIN ESCRITA

Anlisis: Consiste en identificar y clasificar para su posterior estudio todos los cargos y abonos de
una cuenta.

Esta tcnica se divide en anlisis de saldos y en anlisis de movimiento.

Anlisis de saldos. Consiste en descomponer los saldos en sus partidas de cargos y abonos .

Anlisis de movimientos. Esta tcnica es aplicable a aquellas cuentas del Estado de Prdidas y
Ganancias o Estado de Resultado Cuando los saldos no se conforman por compensacin de
partidas sino por acumulacin de ellas, o no es posible relacionar los cargos con los abonos,
aparece el estudio del movimiento por acumulacin de partidas homogneas.

Conciliacin: Pretende determinar la concordancia entre dos registros independientes pero
relacionados entre s. Una de las tcnicas ms utilizadas es la conciliacin bancaria en la cual se
busca establecer una correspondencia y confiabilidad entre el saldo del extracto bancario y el

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saldo de los libros teniendo en cuenta las diversas partidas conciliatorias.

Confirmacin de Saldos: Comprende la comunicacin escrita a los terceros que intervinieron de
una u otra forma en las transacciones de la Compaa, y por tanto conocen la naturaleza y
condiciones de la operacin objeto de confirmacin para que informen a cerca de la autenticidad y
validez de la informacin reportada en los Estados Financieros.

La circularizacin puede ser positiva y negativa. La positiva a su vez puede formularse en forma
directa o indirecta.

Circularizacin positiva. Es aquella comunicacin en la cual se pide a un tercero una
respuesta a una situacin bien sea afirmativa o negativa.

Circularizacin positiva directa. Es aquella comunicacin en la cual se pide a un
tercero una respuesta ante un saldo que se somete a su consideracin. Esta
circularizacin se utiliza para todas las cuentas del activo con la excepcin de bancos, el
cual se confirma mediante un formato en forma positiva indirecta.

Circularizacin positiva indirecta. Es aquella comunicacin dirigida a terceros en la
cual no se suministra dato alguno y por el contrario se solicitan datos de las propias
fuentes de los confirmantes. Esta forma de circularizacin se utiliza generalmente para las
cuentas de pasivo y para confirmar saldos en bancos.


Circularizacin negativa. Es aquella comunicacin la cual se pide a un tercero que
responda nicamente si no est conforme con los datos suministrados.


5 TECNICAS DE VERIFICACIN DOCUMENTAL

Cmputo. A travs de esta tcnica el Auditor realiza re-liquidaciones con el fin de verificar la
exactitud matemtica de las operaciones o efectuar clculos.

Comprobacin. Consiste en verificar la evidencia que apoya o sustenta una transaccin u
operacin, a fin de demostrar su autoridad, legalidad, propiedad, veracidad, certidumbre, etc.

Anlisis de tendencias y desviaciones: El auditor efecta anlisis que permitan determinar
tendencias, variaciones o fluctuaciones por comparacin de las cifras de los estados financieros.


6 TECNICAS DE VERIFICACIN FSICA

Inspeccin: Consiste en la constatacin de la existencia fsica de fondos y bienes y de los
documentos que acreditan la propiedad sobre determinados activos. Son ejemplos de esta tcnica
el arqueo de valores, el arqueo de caja, el inventario fsico de activos fijos y existencias, el arqueo
de los documentos por cobrar, etc.



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LOS PAPELES DE TRABAJO UTILIZADOS EN LA PRACTICCA DE LA AUDITORIA DE LA
GESTION FINANCIERA

Estos documentos constituyen la evidencia documental de la labor realizada por el Auditor. Como
quiera que los papeles de trabajo no han de ser de uso exclusivo de la persona que los prepara,
resulta necesario que su contenido sea presentado dentro de la mayor claridad y de manera
completa, a fin de que resulten inteligibles y tiles para cualquier persona autorizada que pueda
tener acceso a ellos.

Su preparacin cuidadosa resulta indispensable, pues permite un examen ordenado y metdico de
las distintas cuentas, procedimientos y operaciones de la Entidad objeto de examen, situacin que
adems de conllevar a ahorro de tiempo, coadyuva a los Supervisores a la conduccin de su
trabajo de inspeccin.

Para los efectos de la terminologa a emplear en el manejo de papeles de trabajo, se aplicarn
los siguientes conceptos:

Archivo: Ordenamiento lgico identificado de los documentos resultantes de la ejecucin del
mismo.

Preparacin: mtodo para confeccionar adecuadamente las distintas planillas, cdulas o papeles
de trabajo, que constituyen la evidencia del trabajo de Auditora financiera realizado.

Indices: Smbolo numrico o alfanumrico que permite la identificacin y lectura de los papeles de
trabajo, facilitando posteriormente su ordenacin y ubicacin en el archivo correspondiente.

Referenciacin: Identificacin o relacin de asuntos, contenidos en una cdula papel de trabajo,
con las anotaciones de datos, cifras, incluidos otros papeles de trabajo que tienen vinculacin o
relacin directa con la primera.

Marcas: Smbolos utilizados en los papeles de trabajo para explicar un concepto o la explicacin
de un procedimiento de Auditora.

Papeles de trabajo: conjunto de documentos, formularios, papeles y dems que reflejan la
evidencia obtenida por quien realiza la Auditora Financiera, para sustentar el trabajo desarrollado,
los mtodos y procedimientos seguidos y las conclusiones y resultados obtenidos. Igualmente se
consideran como tales la informacin bsica de carcter general referida a los antecedentes y
actividades de la Entidad.

OBJETIVOS DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo tienen los siguientes propsitos:

1. Proporcionar un registro sistemtico de la labor efectuada al llevar a cabo una auditora.

2. Proporcionar un registro de la informacin, y evidencia obtenidas y desarrolladas en respaldo
de los hallazgos, conclusiones y recomendaciones como resultado de la labor de auditora
financiera.
Caractersticas de los papeles de trabajo:

Los papeles de trabajo deben sustentar las conclusiones y recomendaciones y demuestran tanto
la naturaleza, como el alcance del trabajo realizado, para ello deben tener las siguientes
caractersticas:


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Ser complementos, exactos, comprensibles, concisos, integrales, legibles y ordenados.

Deben identificarse claramente a travs de un encabezamiento que incluya:

Nombre completo de la entidad auditada.
Ttulo de la cuenta sujeta a anlisis o prueba a realizar.
Perodo cubierto o fecha en la cual se practica el examen.

Deben codificarse para fines de su ordenamiento e identificacin de acuerdo a los ndices
preestablecidos.

Deben prepararse objetivamente en lpiz negro utilizando el anverso de la hoja y por ningn
motivo se efectuarn anotaciones al dorso.

Debe anotarse claramente la fuente de donde se obtuvo la informacin.

Debe evitarse el uso de abreviaturas, utilizndolas en caso excepcional.

Deben incluir la extensin y alcance de las pruebas selectivas aplicadas indicando los
procedimientos de muestreo y el porcentaje de transacciones examinadas de la muestra.

Los ndices, las referencias y las muestras de auditora deben efectuarse con un color que resalte.

Debe incluirse en ellos los datos pertinentes.

Los ndices deben anotarse en la parte superior derecha.

La referencia debe mostrarse al lado derecho de las cifras, o de los datos, que debe cruzar con la
informacin contenida en otros papeles de trabajo.

Las marcas de auditora se utilizan preferiblemente a criterio del auditor.


CLASES DE PAPELES DE TRABAJO

Generales

Son documentos fuente que soportan una prueba y pueden ser, entre otros, los siguientes:

Estados financieros
Actas de juntas directivas
Contratos

Especficos

Son los documentos de anlisis, entre los que encontramos:

Cdula sumaria
Extractos bancarios
Confirmacin de clientes
Anlisis de Cuentas
Resultados de entrevistas.

TIPOS DE ARCHIVOS


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Los archivos para los papeles de trabajo para cada asignacin deben dividirse en dos grupos
bsicos:

Archivos corrientes

El material que se coloque en los archivos corrientes deben estar constituido por la informacin
relacionada principalmente con las fases corrientes de la auditora y que no se consideran de uso
continuo en auditoras posteriores. El tipo de material que se debe incluir en estos archivos es el
siguiente:

1. Revisiones corrientes de los controles financieros y administrativos;

2. Anlisis y otros papeles que respalden el examen y prueba detallada;

3. Memorndums de las discusiones con funcionarios de la entidad, del contratista u otros
funcionarios;

4. Correspondencia corriente;

5. Programa de trabajo;

6. Papeles de trabajo que se van acumulando con respaldo de los hallazgos corrientes;

7. Cdulas Sumarias: Es una hoja resumen para cada concepto o partida principal de los estados
financieros. En las hojas resumen se relacionan las cuentas individuales del mayor general que
se agrupan o componen una partida de los estados financieros.

8. Cdulas de Detalle: Contienen la evidencia de los anlisis de pruebas efectuadas, para formar
una opinin sobre el saldo de la cuenta. El saldo final que se muestre en la cdula de detalle
debe coincidir con el saldo de la cuenta individual que aparece en el resumen. Si fuese
necesario se preparan subcuentas para registrar prueba de los datos que respaldan las
transacciones, o para desarrollar otros trabajos de auditora necesarios.

9. Materiales y papeles que se van acumulando durante la preparacin del informe, inclusive los
borradores.

No se puede prescribir ningn patrn uniforme para la clasificacin de archivos corrientes. Los
archivos deben organizarse segn cada auditora especfica. La prueba principal es la
conveniencia en su utilizacin y la facilidad para ubicar el material.


Archivos permanentes

Estos archivos deben contener la informacin de inters o utilizacin continua o repetitiva en
auditoras subsiguientes. As como en el caso de archivos corrientes deben organizarse de la
manera que sirvan mejor a las necesidades de auditora.

Los archivos permanentes deben incluir material de referencia como el siguiente:

1. Historial legislativo referente a leyes de una aplicabilidad continua en la entidad:
Estatutos o disposiciones orgnicas
Legislacin aplicable
Organigrama de la Entidad

2. Poltica y procedimientos de la entidad:

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Planes y polticas gerenciales
Copias de actas o extractos de la Asamblea, J unta Directiva, Consejo y Administracin u
Organismos competentes.
Lista de Directivos y Asesores
Lista de compaas filiales con vnculo econmico
Recortes informativos acerca de la entidad o de sus funcionarios

3. Financiamiento;

4. Organizacin y personal;

5. Poltica y procedimientos de presupuesto, contabilidad e informaciones;

6. Controles internos administrativos, incluyendo la auditora interna;

7. Antecedentes de estadsticas sobre asignaciones, desembolsos, logros, etc.

8. Ubicacin de las actividades.

Los archivos permanentes deben servir como base de informacin para ayudar a planificar futuras
labores. Deben proporcionar una informacin resumida rpidamente accesible sobre las labores
efectuadas anteriormente y sobre informes emitidos, incluyendo una lista de las reas principales
cubiertas en auditoras anteriores, las fechas aproximadamente en que se efectu la labor y los
resultados de dicha labor. Los archivos permanentes deben revisarse y actualizarse
peridicamente. Para que los archivos no se tornen demasiado voluminosos, se puede retirar el
material que no es de uso corriente pero que debe retenerse y trasladarlo a los archivos inactivos,
identificndolo y anotando los motivos de dicho traslado.



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EL INFORME DE AUDITORIA DE LA GESTION FINANCIERA


1. INTRODUCCION:

La tercera Norma de Auditora hace relacin con los Informes de Auditora, en donde se debe dejar
constancia del trabajo realizado; por lo tanto, al finalizar la labor de la auditora y como prueba de
la gestin desarrollada, los responsables deben elaborar y presentar un informe que comprende el
resultado del examen practicado; el cual debe contener los comentarios, conclusiones y
recomendaciones sobre los hallazgos significativos relacionados con el ejercicio de la auditora.

A continuacin presentamos algunos atributos que debe tener el informe:

Informar: Comunicar sobre las debilidades de un proceso, los riesgos y las consecuencias que
se pueden presentar de persistir la situacin encontrada.

Convencer : Cuando se informa de una situacin, el informe debe tener la capacidad de
persuadir al lector, con argumentos eficaces, para que cambie de opinin o abandone la que
sostena, probndole algo de modo que racionalmente no pueda negarlo o refutarlo.

Despertar inters: Es crear una inclinacin ms o menos fuerte del nimo, hacia la narracin
que le atrae o conmueve, es decir cautivar la atencin hacia lo que se dice en el informe.

De acuerdo con lo anterior, a continuacin enunciamos los siguientes puntos que un buen
informe no debe contener:

Ambiguedad: Es decir, incierto de doble sentido, que el lector no encuentre en la lectura e
interpretacin conceptos opuestos o que lo confundan y llegue a dudar, y en consecuencia,
llegue a sacar conclusiones errneas o falsas.

Monotona: Uniformidad en la redaccin; es decir, que carezca de variedad en el estilo que se
redacta, que los temas principales y secundarios sean tratados de la misma forma y aburra al
lector.

Lenguaje incorrecto: Se deben usar las palabras correctas, que formen la oracin justa y que
describan en forma exacta y sin problemas semnticos el tema.

Mala ortografa y puntuacin indebida: No es de buen gusto o agrado leer informes que
tengan errores de ortografa, que desmerecen la cultura y educacin del redactor. La mala
puntuacin, hace que las frases pierdan su verdadero sentido y valor de expresin.

Falta de sencillez y uso de oraciones excesivamente largas: Las frases utilizadas deben
ser cortas y precisas. No debe escribirse con lujos de detalles innecesarios, que slo
contribuyen a confundir al lector, ya que se debe tener en cuenta que conceptos triviales hacen
perder el tema general o principal de la oracin.

Trminos tcnicos: Cuando el destinatario del informe, desconoce el significado de los
trminos o expresiones tcnicas, stas deben dejarse de utilizar y escribir en el lenguaje
cotidiano o sencillo, para que el lector pueda comprenderlo.

2. CARACTERISTICAS DEL INFORME DEL AUDITOR


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Los informes de auditora deben tener ciertas caractersticas, las cuales se desprenden de lo
comentado anteriormente y que no deben pasarse por alto en el momento de su elaboracin,
como :

Seguro : En el contenido del informe debe mostrarse la seguridad y la confianza con que los
responsables desarrollaron la labor de auditora. Por lo tanto, cuando el auditor decide incluir
una deficiencia dentro del informe debe tener en los papeles de trabajo la evidencia que la
soporte.

Conciso: Debe ser breve en la expresin, con pocas palabras se puede decir mucho.

Claro: Debe ser fcil de comprender y para ello es importante que se respete las siguientes
pautas:

4 No debe existir ambiguedad en las palabras utilizadas.
4 El lenguaje tcnico debe expresarse en un lenguaje corriente de fcil comprensin.
4 Debe mantener un orden lgico y coherente.
4 Utilizar grficos y cuadros para ayudar a comprender e interpretar los conceptos
expuestos.
4 Resaltar los conceptos principales.

Objetivo: El informe debe contener realmente lo que se encontr; por lo tanto, en su redaccin
no debe presentarse parcialidades. Lo anterior est fundado en:

4 El criterio de independencia del Auditor.
4 En la responsabilidad profesional y tcnica
4 En que el informe debe ser constructivo y eficiente.

Oportuno: Debe ser hecho en el momento conveniente; es decir:

4 Presentado en el momento justo, ideal o preciso.
4 Que el tema tratado, tenga actualidad o vigencia para el lector.


3. PLANEACION DEL INFORME DE AUDITORIA

Teniendo en cuenta la norma de auditora relacionada con "La planeacin del Trabajo"; la
elaboracin del informe esta sujeto a una planeacin; ya que este es el resultado de la gestin de
un equipo de trabajo. Lo anterior cobra vigencia por cuanto, en algunas oportunidades, la persona
que realiza el trabajo de auditora no es la misma que prepara el informe; pues, se pueden
presentar las siguientes alternativas:

Quin hizo el trabajo de auditora sea la misma persona que elabore el informe final.
Una persona efecta el trabajo de auditora y otra realiza la redaccin del informe.
Una persona realiza el trabajo de auditora y luego prepara un borrador o proyecto de informe y
otra persona elabora la correccin final.

A continuacin y a manera de sugerencias, presentamos unas etapas que deben ser tenidas en
cuenta, para la elaboracin del informe:

Durante la realizacin del trabajo de Auditora y cuando se finalice un punto del programa de
Auditora y si se encuentran deficiencias, se deben ir preparando las notas correspondientes y
registrarlas en la "Planilla de Observaciones". Las notas deben ser discutidas con el

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responsable del rea y dependiendo del riesgo, de las consecuencias y del criterio del auditor
se incluirn en el informe.
Las notas se deben numerar y referenciar para determinar a que punto del programa
corresponde.
Elaboracin del proyecto del Informe, teniendo en cuenta los atributos y caractersticas
comentadas anteriormente.

4. ANALISIS PREVIO AL INFORME DE AUDITORIA

El trabajo de auditora consiste en la evaluacin del sistema de control interno vigente de la
empresa, y mediante el mismo, se puede determinar: los puntos fuertes o favorables y los
puntos dbiles o desfavorables de control; y con base en esta evaluacin, se puede establecer la
naturaleza, oportunidad y alcance, de los procedimientos de auditora a aplicar.

Durante la revisin se trata de constatar de una parte, que los puntos fuertes de sistema,
realmente lo sean; y de otra, investigar o analizar los puntos dbiles, para determinar el porqu
de los mismos? y la obtencin de elementos de prueba (ejemplos) que lo sustenten para denotar la
ineficiencia de los controles, a travs de hechos o sucesos reales.

Como lo habamos comentado, la evidencia del trabajo del auditor son los papeles de trabajo;
razn por la cual se hace necesario expresar, por escrito, la opinin sobre cada particular ya que
luego servir como base para la elaboracin del Informe del Auditor, una vez lo haya discutido
con su superior.

La discusin del informe con el superior es muy importante, adems que es parte de la norma de
Auditora que tiene que ver con la "Supervisin del Trabajo". Dentro de las ventajas que origina,
citamos:

Consolidar las apreciaciones obtenidas durante el trabajo de auditora.
Eliminar errores y posibles juicios subjetivos
Discutir las soluciones que propone el que realiz la labor
Mantener uniformidad de criterio dentro del Departamento de Auditora Interna.

Debemos tener en cuenta, que el informe del Auditor Interno, no es una denuncia de los hechos
relevados en el sector auditado; ni tampoco es un sumario secreto, que guarda informacin de una
demanda del Auditor, en perjuicio del rea en la cual se realiz la auditora. Por lo tanto, es
conveniente, antes de que el informe sea terminado y entregado, realizar una reunin con el
responsable del rea auditada, para comentarle lo ocurrido, describirle los problemas surgidos y
registrar las medidas propuestas para solucionar esas cuestiones.

As como comentbamos que el informe haba necesidad de discutirlo con el superior, tambin hay
necesidad que en la marcha, se le haga conocer al rea auditada las deficiencias encontradas.
Esto contribuye a mejorar la eficiencia de la organizacin ya que:

Rompe la expectativa que se forma en el rea auditada, sobre las conclusiones a que llegaron
los auditores. De esta manera no se logra el enfrentamiento con el Auditor, pues, , saben que
se van a discutir las observaciones y no se generar una ansiedad para conocer los resultados.

Si no se discute previamente se presenta un desgaste administrativo por cuanto surgen
comunicaciones en uno y otro sentido las cuales deben ser respondidas por los involucrados.
En resumen, si se enva el Informe al destinatario, con el conocimiento, y llegado el caso,
tambin con la opinin del auditado, se evita esta ida y vuelta de informes que generan
desgaste funcional y de imagen, y se gana mucho mas tiempo, ya que el destinatario, conoce el
problema y la solucin, o por lo menos, que la misma est en camino.


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En la discusin con el rea auditada, pueden surgir nuevos elementos de juicio, ya que quizs
puedan aparecer nuevos conceptos, que no son conocidos por el personal de menor jerarqua
y, en consecuencia, se logra un mejor esclarecimiento de los hechos o sucesos.


5. PRESENTACION DEL INFORME DE AUDITORIA

De aqu en adelante, se explicar una forma de presentacin de un Informe de Auditora, que en
la prctica da un buen resultado, debido a que las personas destinatarias de los Informes, son
ejecutivos muy ocupados, y con poca disponibilidad de tiempo para leer grandes textos,
engorrosos, que le hacen perder minutos con lecturas intrascendentes.

Por lo tanto, la manera que sugerimos de presentar estos Informes, consiste en partir de lo general
o importante y llegar a lo analtico o particular. Como se ver ms adelante, segn el tema o el
destinatario, se puede tener un panorama general o resultado, y si se quiere profundizar, se
recurre a la informacin particular o analtica. Por lo expresado ms arriba, debemos decir que un
informe se puede dividir en cuatro grandes fases o captulos:

Memorando indicativo
Dictamen u opinin
Observaciones de Control Interno
Informacin complementaria

5.1. MEMORANDO

La primera hoja del Informe, es la que denominamos memorando indicativo, es como un ndice o
una lista o enumeracin breve y ordenada de los temas notables que contiene:

Destinatario: nombre y apellido y cargo
Emisor: nombre y apellido y cargo
Copias: destinatarios (enumerarlos con nombre y apellido y cargo)
Lugar y fecha de emisin
Ttulo del Informe
Material que remite
Indice del contenido del material que remite
Firma del emisor

5.2. DICTAMEN U OPINION

El dictamen es la opinin y juicio que se forma y/o emite una persona acerca de alguna cosa o
hecho. El dictamen u opinin comprende tres secciones:

La primera se relaciona con el Alcance, la segunda con el Contenido y la tercera con la
Conclusin.

5.2.1 Alcance:

En ella se describe en forma clara y precisa, el objetivo de la auditora; ampliando lo que se indic
en el ttulo del Informe. Se debe detallar el objeto que llev a la investigacin practicada. El
contenido en detalle de esta seccin es el siguiente:

Resumen del Plan de Auditora trazado

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Explicar si el Plan de Auditora trazado sufri modificaciones durante el transcurso del trabajo,
con la ampliacin o reduccin de los Programas de Auditora, o se centr la atencin sobre un
punto en especial.
Explicar las salvedades que delimitan a posteriori la responsabilidad del Auditor
Detallar en forma clara el alcance de las Pruebas de Auditora realizadas, para dejar claro al
lector sobre la determinacin de los lmites del trabajo.

5.2.2 Contenido u opinin:

Es la parte central del dictamen sobre la tarea de revisin y expresa la opinin global acerca del
objeto bsico de la auditora practicada, sealando la razonabilidad o no del Sistema de Control
Interno vigente. Esta opinin global, debe entenderse como el concepto o parecer que se forma el
Auditor de una cosa, hecho o sector, que no es incontrovertible, o sea que no admite duda.

La opinin puede tener las siguientes formas:

Favorable:

Cuando la opinin es propicia, apacible o benigna para el auditado (denominada opinin favorable
total). Pero en ciertos casos, puede ser una opinin favorable, pero con cierta o alguna salvedad;
es decir, con una advertencia que se emplea como descargo, excusa o limitacin de lo que va a
decir o expresar.

Desfavorable o adversa:

Es una opinin poco favorable, perjudicial, opuesta o contraria a lo que debera ser como normal o
correcto. En este caso se denomina opinin desfavorable o adversa total. Pero puede darse el
caso que el dictamen final, emitido por el Auditor sea adverso pero existan algunos puntos o
temas correctos, y esto se exprese en la opinin global.

Abstencin:

La abstencin de opinar es privarse de emitir un juicio, ya sea por falta de pruebas contundentes
que la sustente, o que por la existencia de hechos futuros inciertos, hacen que el Auditor deba
privarse de dictaminar.

5.2.3 Conclusin:

Con base en las opiniones obtenidas se concluye sobre el trabajo realizado. Es importante anotar,
que el objetivo del trabajo es Concluir sobre la auditora practicada. En esta seccin tambin se
pueden incluir aquellos comentarios finales, sobre aspectos muy importantes que no fueron
expuestos en ninguna otra parte del Informe y que tienen fundamental importancia.


5.3. OBSERVACIONES DEL CONTROL INTERNO

En esta fase el Informe del Auditor debe registrar el resultado de la evaluacin realizada al
Sistema de Control Interno y deben tenerse en cuenta las siguientes caractersticas:

Los puntos del Sistema de Control Interno que fueron revisados deben quedar claramente
reflejados.

Las declaraciones o afirmaciones determinadas en las sentencias, deben ser claras y
accesibles para el lector.

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Los hechos o sucesos deben ser exactos y certeros

Las observaciones registradas deben estar perfectamente respaldadas por los papeles de
trabajo, en cuanto al alcance y soportadas con ejemplos.


Por lo tanto, la imagen que debe tener el lector del Informe, es que lo manifestado en l, no es
casual, eventual o de escasa significacin o apreciacin. Cada observacin sobre el
funcionamiento del Sistema de Control Interno debe ser expresada teniendo en cuenta:

Identificacin del tema: Debe hacerse en forma clara, breve y contundente. Es la ubicacin del
lector dentro del punto en cuestin

Descripcin del problema: Es explicar en forma breve, por medio del lenguaje, las diversas
partes o circunstancias de las personas, cosas o hechos, de modo que se obtenga una
representacin de ellas.
Analizar el hecho observado, es decir, realizar una separacin y distincin de las partes de un
todo, para conocer sus principios o elementos constitutivos.

Sugerencia: Es hacer entrar en el nimo del lector una idea, ya sea insinundosela,
inspirndosela o hacindole caer en ella. Es una medida correctiva que presenta el auditor en
donde es importante que se evale el costo econmico de la solucin o sugerencias propuestas.

Opinin del sector auditado: Es la explicacin del cargo imputado o atribuido.
Debe ser clara y acorde con la metodologa usada en el Informe.


5.4. INFORMACION COMPLEMENTARIA

Esta cuarta y ltima parte del Informe del Auditor, est fundada en la exposicin de la
descomposicin de un todo real, para proceder al examen o consideracin de sus partes o
elementos componentes. En ella, las observaciones del Sistema de Control Interno vigente, son
redactadas en forma sintticas, tratando de incorporar o reunir, la mayor cantidad de hechos o
sucesos, con la menor cantidad de palabras. Es el detalle operativo del Informe, es decir son los
ejemplos que avalan las partes del mismo.

Esta informacin analtica, debe colocarse en una especial separata, para que no haga engorrosa
la lectura, y todos los casos estn recopilados en un solo lugar.


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COMO SE EJERCE EL CONTROL FINANCIERO EN LAS ORGANIZACIONES A PARTIR DE LA
PRACTICA DE LA AUDITORIA DE LA GESTION FINANCIERA


Introduccin

Las actividades de produccin, mercadeo y ventas, as como las de administracin y, en general
las relacionadas con la operacin y funcionamiento de las organizaciones, obtienen sus resultados
a travs del uso eficiente y de la combinacin efectiva e inteligente de los distintos recursos
dispuestos de manera organizada y sobre los cuales se acta en forma individual o grupal. Del
estilo y la manera como se combinen dichos recursos, depender el xito o el fracaso de las
actividades organizacionales y es, precisamente, en el rea financiera en donde se ven reflejados
dichos resultados; pues, no podemos perder de vista que la GESTION EMPRESARIAL debe
considerarse como un TODO, en donde la gestin financiera cumple su funcin de catalizador de
las dems actividades.

As pues, el Control Financiero permite a la Empresa, de una parte, evaluar en forma permanente,
objetiva y sistemtica las tendencias que se vayan generando, las desviaciones que se presentan
con relacin a las metas pre-establecidas, los rendimientos que se vayan produciendo y, de otra
parte, aporta a la alta direccin elementos de juicio tiles y suficientes para tomar decisiones que
garanticen mantener el rumbo hacia el cumplimiento de objetivos organizacionales propuestos.

Dentro de este orden de ideas, el Control Financiero y Contable garantiza la eficiencia en la
consecucin de los recursos financieros, la eficacia en su utilizacin y la efectividad en su
orientacin.

De acuerdo con lo anterior, el Control Financiero debe garantizar a la Alta direccin de la
Empresa, que todas las actividades que realicen, y que de una u otra forma tengan relacin con
las actividades financieras, queden registradas; de tal manera, que al consolidarlas en los
estados financieros muestren la realidad, con el fin de establecer cules fueron las causas de
dicha situacin, para tomar, si es del caso, los correctivos que se requieran para tener un marco
de referencia ms amplio para la Planeacin Financiera, con el fin de direccinar la empresa al
cumplimiento de sus objetivos organizacionales, tal como lo habamos comentado anteriormente.


OBJETIVOS:

Presentar de una manera fcil de comprender y entender la prctica del control contable y
financiero en cualquier tipo de organizacin
Establecer la importancia del control del flujo nominal en las organizaciones, como
resultado de la monetizacin del flujo real.
Dar a conocer el manejo de las diferentes herramientas e instrumentos utilizados en la
prctica del control financiero en los niveles estratgico, tctico y operativo.


EL CONTROL FINANCIERO DESDE EL PUNTO DE VISTA ESTRATGICO:

Cuando hablamos del control financiero a nivel estratgico, debemos centrarnos en evaluar la
coherencia del plan financiero con el plan estratgico de la organizacin, con el fin de determinar si
las metas y objetivos de este ltimo son alcanzables y si la asignacin de los recursos financieros
estn garantizados, de tal manera que contribuyan a la generacin de valor.


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De acuerdo con lo anterior, es importante analizar y evaluar la viabilidad econmica y financiera de
las diferentes acciones que se pretenden realizar y que para nuestro caso llamaremos la
estrategia funcional y que se reflejar en la estrategia financiera .

En concordancia con lo planteado, la estrategia funcional la definiremos como todas las polticas
y estrategias que se plantean para contribuir a la generacin de valor en los aspectos comerciales,
productivos, administrativos, calidad y de servicio al cliente que van a generar tanto ingresos como
costos para la organizacin y son precisamente, los que van a fortalecer o debilitar la estrategia
financiera.

En cuanto a la estrategia financiera, al igual que la estrategia funcional, el fin ltimo es la creacin
de valor. La alta direccin es quin se encarga de disear estas estrategias por lo tanto el control
gerencial a este nivel debe participar en el diseo de las mismas y para el efecto debe ayudar a la
alta direccin a establecer su viabilidad, tal como lo comentamos anteriormente.

Desde el punto de vista del control gerencial lo podemos abordar desde tres aspectos:

Evaluar las polticas relacionadas con decisiones de inversin,
Evaluar las polticas relacionadas con la financiacin y
Evaluar las polticas que tienen que ver con la operacin del negocio.


1. LAS POLTICAS DE INVERSIN:

En este aspecto es necesario tener en cuenta las inversiones que se van a desarrollar en activos
que contribuyen directamente a la operacin (activos corrientes) y a los que son soportes para la
operacin (activos fijos o productivos e inversiones de largo plazo.)

En cuanto a las primeras y que hacen parte de lo que se llama administracin del capital de
trabajo, el cul ser tratado ms adelante, es importante evaluar:

1.1. Las polticas de efectivo de la empresa.

Al evaluar las polticas de efectivo se deben evaluar todas las dems polticas qu tienen que ver
tanto con la estrategia funcional como con la estrategia operativa; pues, las polticas de efectivo,
son simplemente la monetizacin del flujo real.
En este orden de ideas, se deben evaluar las polticas relacionadas tanto con la generacin del
efectivo como las relacionadas con la salida de efectivo; por lo tanto, cuando analizaremos cada
una de las cuentas, nos referiremos a este punto.

A nivel gerencial, como instrumento de control financiero se cuenta con el Flujo de Caja, que no es
ms que la planeacin y programacin de las entradas y salidas de efectivo en un perodo de
tiempo; y que a partir del mismo, la alta direccin, puede evaluar la gestin de la estrategia
funcional, estableciendo la programacin de las salidas y evaluando la programacin de las
entradas.

Cuando se presentan sobrantes de efectivo, es necesario evaluar en dnde se colocarn, teniendo
en cuenta aspectos de rentabilidad, liquidez y riesgo.

En este aspecto, se deben introducir las herramientas relacionadas con la ingeniera econmica o
el valor del dinero en el tiempo (VDT). Sobre el particular es importante, resaltar que hoy en da, a
partir del manejo de los excedentes de tesorera, las empresas obtienen una fuente bien
significativa de ingresos que se reflejan en el estado de ganancias y prdidas.


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Cuando se presenta dficit de efectivo, se deben analizar las diferentes fuentes de financiacin y
por lo tanto se cae en el campo del anlisis de la poltica de endeudamiento.

1.2. Las polticas de crdito. La cartera de la empresa:

La poltica de crdito se disea con el fin de incrementar las ventas, pero el vender a crdito
implica congelar recursos que la empresa podra utilizar en otras actividades. As mismo, no todos
los clientes son sujetos de crdito; por lo tanto, hay que evaluar la poltica de crdito teniendo en
cuenta la relacin beneficio/costo. Cunto genera las ventas a crdito vs. el costo que implica
esas ventas a crdito.
Para llevarlo a cabo, se deben evaluar los siguientes aspectos:

Cules son las pautas para otorgar los crditos?
Cules son las condiciones de los crditos?. (Montos, plazos, condiciones).
Cules son las estrategias de recuperacin de cartera?
Cules son las polticas de descuentos?.

El control gerencial, en este aspecto debe centrarse en el anlisis marginal para evaluar la bondad
econmica de la poltica de crdito, a travs de:

Cul ser el incremento de las ventas totales por efecto de ventas a crdito?
Cul ser el costo en que se incurre por mantener estos recursos congelados?.

Entre los costos ms comunes se tienen los de administrar la cartera, logsticos del rea de
cartera, provisiones ms los financieros por los recursos inmovilizados, los que se calculan
teniendo en cuenta el costo de oportunidad de la empresa.

Otra herramienta que se tiene es el diseo de una matriz de crdito, que permita establecer con
antelacin las condiciones en que se disear la poltica de crdito, la cual, dicho sea de paso, se
debe estar revisando continuamente; pues las condiciones del mercado cambian.

Sobre el particular, vale la pena resaltar que una poltica de crdito acertada se refleja en el saldo
de la cartera de la empresa. A veces se cree que la poltica de crdito, se centra simplemente en
la recuperacin de la cartera, sin tener en cuenta las causas por las cules la cartera no es buena.
Las causas de una cartera mala, se deben analizar en la poltica de crdito.

1.3. La poltica de los inventarios:

Al igual que la cartera, la poltica de los inventarios se debe evaluar con los mismos criterios de
beneficio/costo; pero no perdiendo de vista, que los inventarios son los que le permiten tener
actividad a la empresa; en ltimas, para las empresas comercializadoras y transformadoras con los
que van a contribuir a la generacin de los ingresos.
En este orden de ideas, y dependiendo el tipo de empresa, el tipo de producto que manejan se
elabora una matriz teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

Niveles de Inventario Ventajas Desventajas
ALTOS AV AD
BAJOS BV BD

Las diferentes combinaciones que surjan deben evaluarse, incluyendo aspectos de racionalidad
econmica; ya que sobre este tema existen muchas teoras, que van desde el justo a tiempo
hasta tener inventarios en exceso, las que se deben evaluar. En este aspecto, se hace nfasis en
que los niveles de inventario tienen que estar en concordancia con el ciclo del negocio y con el
ciclo productivo de la empresa; pues, estos para cada empresa son diferentes.


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En este sentido, las empresas no pueden generalizar, lo que s es cierto, es que deben ponderar
cul de las diferentes combinaciones mostradas anteriormente es la que ms valor le genera y
para lo cual se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

Tipo de negocio
Tipo de producto que manejan
Tiempo del proceso productivo
Distribucin geogrfica de sus clientes finales
Distribucin geogrfica de sus proveedores.
Ventajas competitivas frente a la competencia para negociar con los proveedores.
Tipos de negociacin con proveedores.
Polticas de descuento por volumen en compras, y pagos.

Aqu se puede notar, que surge una relacin bien importante con agentes externos que son los
compromisos adquiridos con los proveedores , uno de los socios estratgicos de la empresa,
por lo tanto se debe evaluar toda la poltica de compras y adquisiciones ; ya que esta es una
de las que ms recursos consume y en ltimas, tiene una incidencia bien significativa en el flujo de
caja.

En lo que respecta a las polticas de inversin destinadas al soporte de las operaciones del
negocio se deben evaluar las siguientes:

1.4. La poltica de adquisicin de activos fijos:

Para empezar con este tema, vale la pena mencionar que la magnitud de los recursos econmicos
que se deben destinar para hacer inversiones en este tipo, son bien significativos al compararlos
con los destinados a la parte de la operacin del negocio y, por lo tanto, esta poltica se debe
evaluar teniendo en cuenta aspectos de riesgo, expectativas; pues, como se dice coloquialmente,
la alta direccin se puede equivocar adquiriendo ms cantidad de la materia prima requerida para
un perodo determinado, pero no se pude equivocar en el diseo de una capacidad instalada o en
la adquisicin de una nueva tecnologa.

Con lo planteado anteriormente, no queremos decir que las polticas relacionadas con los activos
corrientes, debemos evaluarlas a la ligera, lo que queremos significar es que hay ms riesgo en las
polticas de compra de activos fijos, por lo que se debe evaluar incluyendo conceptos de manejo
de riesgo, para que cuando la alta direccin tome la decisin, esta sea la ms acertada y por
consiguiente el riesgo asociado se disminuya.

Cuando hablamos de la poltica de adquisicin de activos fijos, nos referimos a la palanca
operativa de la empresa, capacidad de utilizacin de la planta, mejoramiento de procesos. Esta
situacin origina otras polticas como son las relacionadas con:

Polticas de depreciacin;
Polticas de mantenimiento de activos fijos;
Polticas de manejo, custodia y seguridad de los activos fijos;
Polticas de venta y enajenacin de activos fijos.

El control financiero en este aspecto cuenta con las herramientas que le brinda la teora
relacionada con la evaluacin econmica y financiera de inversiones para establecer si la poltica
de compra de activo fijos realmente le conviene a la empresa; o por el contrario, existen otras
alternativas para utilizarlos, que no requieran el comprometer los recursos financieros en esta
actividad y por el contrario, se podran liberar en otro tipo de actividades.


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En este aspecto se utilizan los indicadores que miden la bondad econmica de los proyectos como
son los criterios:

Valor presente neto;
Tasa interna de retorno;
Relacin beneficio costo
Costo anual equivalente.
EVA

Vale la pena comentar, que quin ejerce el control en la organizacin, debe indicarle a la alta
direccin, antes de tomar la decisin, sobre la conveniencia de realizar este tipo de inversin;
pues, en algunos casos, se hacen las inversiones y lo que ocurre es que se ha sobredimensionado
la capacidad productiva de la empresa (palanca operativa), originado sobrecostos que al final se
reflejan en la disminucin el valor econmico de la empresa.

De acuerdo con lo anterior, es este aspecto lo que debemos evaluar es la manera como la
empresa se apalancar operativamente y para lo cul se debe tener en cuenta los siguientes
aspectos:

Identificar los factores operativos y estratgicos que puedan generar en el largo plazo una
ventaja competitiva sostenible.

Analizar el peso de los costos fijos dentro de la estructura de costos de la empresa.

Analizar la relacin entre costos fijos y variables, determinando los mejores niveles de
rentabilidad.

Analizar cules son los niveles de los mrgenes de operacin en los que la empresa pude
obtener los mejores resultados de la operacin; de tal manera que le permita mejorar la
administracin de los costos y gastos de la empresa.

Ahora bien, una vez adquiridos los equipos se deben analizar las polticas comentadas
anteriormente; ya que si no estn presentes, lo que ocurre es que los activos fijos se deterioren. En
esta parte el control tctico y operativos debe ser muy efectivo; pues contribuyen a que estos
activos se les d un buen uso y trato y garantizan la conservacin y custodia de los mismos.

1.5. La poltica de las inversiones permanentes:

Las inversiones permanentes las realizan las empresas con fines de obtener rentabilidad, poder y
dominio; bien sea en el sector en que estn trabajando o en otros sectores. Hoy en da estn muy
de moda las fusiones, las compras de empresas, que si los miramos a la luz de las inversiones
permanentes, lo que se est haciendo es incrementar el movimiento de esta cuenta en los estados
financieros.

De acuerdo con lo anterior, se deben abordar y evaluar las siguientes polticas:

Poltica de compra;
Poltica de manejo, custodia y seguridad
Poltica de venta y enajenacin

En este aspecto se utilizan los mismos criterios enunciados en la parte de los activos fijos; pero
hay un concepto que se debe evaluar por separado; el relacionado con el riesgo.

1.5.1. Los riesgos de las inversiones permanentes:

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Riesgo de mercado
Riesgo de solvencia
Riego J urdico

El riesgo de mercado es la contingencia de prdida o ganancia por la variacin del valor del
mercado frente al valor registrado de la inversin, cambios en las condiciones del mercado,
incluidas las variaciones en la tasa de inters y tasa de cambio.

Riesgo de solvencia es la contingencia de prdida por el deterioro en la estructura financiera del
emisor o garante de un ttulo. Puede generar disminucin en el valor de la inversin o en la
capacidad de pago total o parcial de los rendimientos o del capital de la inversin.

Riesgo J urdico es la prdida derivada de situaciones de orden legal que afectan la titularidad de
las inversiones o la efectiva recuperacin de su valor.


2. LA POLITICA DE ENDEUDAMIENTO:

La poltica de endeudamiento hacen relacin con el lado derecho del balance, por lo tanto en este
aspecto hay que evaluar la conveniencia de obtener financiacin a travs de terceros (fuentes
externas) o a travs de recursos propios (fuentes internas). La conveniencia se debe evaluar
desde el punto de vista del costo de las fuentes de financiacin lo que va a determinar la
estructura financiera de la empresa.

En este aspecto, se debe evaluar la razn del endeudamiento. Para qu es que la empresa va a
conseguir recursos; en otras palabras, identificar el objeto del endeudamiento. Este podra ser
para:

Financiar capital de trabajo. (inventarios, cuentas por cobrar)
Para compra de activos fijos e inversiones permanentes
Para gastos operativos
Para gastos no operativos
Para pago de deudas

Una vez, resulto el punto anterior, se debe evaluar cmo es que vamos a obtener los recursos.
Cmo va a ser la mezcla de recursos propios y recursos externos; pues esta, es la que a la final
nos va a determinar la estructura financiera, el presupuesto de capital y el costo de capital de la
empresa. Elementos necesarios para evaluar la poltica de financiacin empresarial.

Seguidamente, presentamos lo que corresponde a la financiacin a travs de los pasivos y del
patrimonio, para posteriormente, concluir con el anlisis del presupuesto de capital y el costo de
capital.

2.1. La financiacin con terceros:

Los terceros son los que conforman los pasivos tanto de corto como de largo plazo, que proveen
de fondos a la empresa, por lo que se convierten en socios estratgicos . Aqu se pueden
relacionar a:

Proveedores,
Gobierno,
Trabajadores
Accionistas, a travs de los dividendos decretados y no pagados

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Banqueros
Poseedores de bonos emitidos por la empresa

Estos socios, por el hecho de suministrar recursos deben recibir una remuneracin, que se
traduce para la empresa en costo. El costo de la financiacin, que en algunos casos se refleja de
una manera visible en el estado de resultados. (Por ejemplo, los gastos financieros que se reflejan
en el rubro de otros egresos).

Estos fondos la empresa los obtiene bien sea para financiar actividades de carcter inmediato
(corto plazo) o actividades de carcter permanente (largo plazo).

Como ya lo comentamos, los pasivos tienen un costo, por lo tanto se debe evaluar las diferentes
alternativas que el mercado ofrece, con el fin de obtener las mejores condiciones de financiacin
en trminos de costo financiero, plazos, colaterales exigidos.

De acuerdo con lo anterior, al evaluar la poltica de financiacin se debe evaluar, necesariamente,
el entorno del mercado financiero, para tener un panorama del mismo en el momento en que la
empresa vaya a hacer uso de la financiacin.

2.2. La financiacin con recursos propios:

La financiacin con recursos propios tambin tiene un costo; pero que no se refleja en el estado de
resultados, se mide a travs de la corriente de pago de dividendos a los accionistas, que en
ltimas, no es ms que unos recursos que la empresa tiene que entregar a los dueos, pero que
realmente los requiere para su operacin.

En este punto se debe evaluar la poltica de pago de dividendos; pues al no entregarlos, la
empresa dispondra de esos recursos (en el balance se reflejan como utilidades retenidas) pero
que ms adelante tendran que entregrselos a los inversionistas incrementados, lo que se traduce
en un costo para la empresa.

Con base en lo anterior lo que se puede concluir es que el lado derecho del balance tiene
diferentes fuentes de financiacin y cada una de ellas tiene diferente costo. Esto es lo que se
conoce con el nombre de costo promedio ponderado de capital.


2.3. El costo promedio ponderado de capital:

Cuando se esta evaluando la poltica de endeudamiento, se debe conocer cul es el costo de las
diferentes fuentes de financiacin; pues, a partir de este costo, nos va a permitir tomar decisiones.
Las decisiones que tome la empresa, mnimo le deben rentar lo que le cuestan sus recursos.

Es la necesidad de obtener financiacin interna y externa para llevar a cabo inversiones.

En lo que respecta a la financiacin externa se deben tener en cuenta las siguientes variables:

costos financiacin: intereses, comisiones, dividendos
plazos establecidos
garantas (colaterales)

Ahora, cuando la deuda es con los socios, se debe evaluar el impacto en la utilidad y en la
rentabilidad del accionista. riesgo-rentabilidad-liquidez.


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Desde el punto de vista de gestin lo que se busca es tratar de disminuir este costo a partir
de:
El diseo de un instrumento de deuda atractivo al inversionista, cuya tasa est por
debajo de la tasa de mercado
La creacin de instrumento de capital con un costo menor al del mercado, y
Optimizando la estructura de capital, que corresponde al menor costo ponderado de
capital.

2.4. El apalancamiento financiero y la generacin de valor:

El objetivo es obtener financiacin pero sin deteriorar la rentabilidad y la generacin de valor, para
lo cual debe tener en cuenta las siguientes variables:

monto de la inversin (volumen de activos)
estructura de deuda recursos propios (pasivo y patrimonio)
utilidades esperadas antes de intereses e impuestos (uaii)
costo de la deuda
tasa impositiva

se puede afirmar que un buen apalancamiento financiero est determinado porque el rendimiento
de sus activos es mayor al costo de la deuda (utilidad neta/patrimonio), existe independencia
financiera (relacin pasivo/capital)

2.5. La estructura ptima de capital:

La pregunta que siempre surge cuando se aborda este tema es cul es la proporcin ptima del
lado derecho del balance. Qu es mejor: financiarse con recursos propios o con recursos
externos. Aqu surgen una infinidad de respuestas; pero la que responde a esta pregunta, es
aquella en donde la combinacin de las fuentes de financiacin por su costo es la menor.

De acuerdo con lo anterior, la estructura ptima de capital, es aquella que:

Maximiza simultneamente el valor de la empresa y el precio de las acciones
Minimiza el costo promedio ponderado de capital y
Trabaja con un nivel de riesgo aceptable

La metodologa para obtenerlo es la siguiente:

Calcular las proporciones de deuda y capital
Determinar los costos asociados de deuda y capital
Calcular el costo promedio ponderado de capital
Seleccionar la mejor combinacin
Definir acciones para alcanzar nivel deseado.

Finalmente, a continuacin se presentan algunos conceptos que al tenerlos en cuenta, facilitan la
evaluacin de las polticas de endeudamiento:

Mayor deuda en la estructura de capital implica mayor riesgo financiero y mayor costo del
capital.
A medida que se agrega deuda a la estructura de capital los cargos por intereses
aumentan y las utilidades netas disminuyen

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Mayor apalancamiento financiero implica mayor riesgo financiero
Al haber mayor apalancamiento los inversionistas requieren mayores rendimientos va
dividendos
Mayor endeudamiento implica mayor riesgo de insolvencia
Los retornos de la inversin se basan en el equilibrio entre riesgo y rentabilidad


3. LAS POLTICAS RELACIONADAS CON LA OPERACIN DEL NEGOCIO:

Las polticas relacionadas con la operacin del negocio tienen que ver de una parte, con la
generacin de ingresos (relacin con los clientes externos) y de otra parte, con los programas de
control y disminucin de costos (relacin con los clientes internos y los procesos internos), que se
reflejan en el estado de resultados y que muestran la actividad de la empresa y la forma cmo
utilizaron los recursos.

De acuerdo con lo anterior, se deben evaluar dos tipos de polticas: La de generacin de ingresos
y la de la control y disminucin de costos.

3.1. La poltica de generacin de ingresos:

Si bien es cierto que los ingresos son los que le dan vida a las empresas su generacin depende
de las estrategias funcionales que se diseen, los cuales se reflejan en el estado de resultados.
Dentro de este aspecto. La principal poltica a evaluar es la relacionada con la de fijacin de
precios y el nivel de unidades a vender; para lo cual es necesario evaluar la consistencia del plan y
presupuesto estratgico de marketing.

3.2. La poltica de costos y gastos:

La empresa para llevar a cabo su actividad incurre en costos y gastos, por lo tanto, aqu se deben
evaluar las polticas relacionadas con:

La estructura de costos
El manejo y control de los costos
La reduccin de costos

3.2.1. La estructura de costos:

En esta parte se debe evaluar si la empresa tiene una clara poltica de estructura de costos. En
algunas oportunidades queda registrada en el Manual de Costos. Aqu debe quedar registrado si
la empresa est dividida por centros de costos, o clasificada por procesos o actividades; pues con
base en estos criterios podemos abordar el control con el fin de establecer cunto cuesta lo que la
empresa realiza bien a nivel o lo que es ms importante, cunto le cuesta cada bien o servicio o
cada actividad; ya que al fin y al cabo a partir de la estructura de costos es que se puede el precio
de venta.

Para evaluar la poltica de estructura de costos el control financiero cuenta con las siguientes
herramientas que se deben aplicar para saber a ciencia cierta cunto cuesta lo que la empresa
desarrolla, pues consideramos que en Colombia son muy pocas las empresas que tienen
implementada una poltica de costos y al no tenerla, se convierte en una de las debilidades ms
grandes que tienen nuestros empresarios. Estas son:

Evaluar el nivel de actividad de la empresa a travs de establecer cul es su capacidad
instalada y el porcentaje de utilizacin. Aqu hay que tener en cuenta las polticas de
adquisicin de activos fijos. Determinar la palanca operativa.

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Evaluar la clasificacin de los costos: fijos y variables para poder determinar cul es el
punto de equilibrio que le permita a partir de su nivel de actividad establecer en que
momento recupera su inversin y determinar las utilidades esperadas, una vez obtenga el
punto de equilibrio.

Evaluar el margen de contribucin para determinar la capacidad de maniobra frente a la
competencia y que le sirva como herramienta para la fijacin de precios.

3.2.2. El manejo y control de los costos:

Esta poltica est relacionada con la sensibilizacin a todos los miembros de la organizacin
relacionados con el manejo y control de los costos. Por lo tanto, aqu nos debemos apoyar en otras
reas para evaluar esta poltica.

No obstante lo anterior, a continuacin presentamos los siguientes puntos que sirven para
evaluarla:

La fijacin de estndares de costos. A partir de esta herramienta controlamos las
diferentes actividades que la empresa desarrolla.

La confrontacin de los estndares con los relaes

La revisin y mantenimiento de los estndares.

3.2.3. La reduccin de costos:

Los programas de reduccin de costos deben ser precedidos de la poltica de estructura de costos
y de la poltica de manejo y control de costos. Se pueden reducir costos, cuando se conoce cunto
cuesta lo que estamos haciendo y ejercemos un control sobre los mismos.

De acuerdo con lo anterior, este es el punto que a todos los empresarios les interesa, pero que
desafortunadamente, algunos lo han aplicado sin tener en cuenta lo planteado anteriormente y lo
que ha originado son desajustes y desequilibrios al interior de las organizaciones.

La reduccin de costos debe ir acompaada de una poltica de mejoramiento de procesos y aqu
es donde cobra importancia el establecimiento de puntos crticos, el anlisis de riesgos y por lo
tanto, la implementacin de controles.

A travs del mejoramiento de procesos se pueden determinar aquellos procesos que no generan
valor pero si costos y que al eliminarlos contribuyen significativamente a la disminucin de los
costos.

La empresa lo que debe buscar son los costos de la calidad que son los que le ahorra dinero y
contrarrestar los de no calidad que le aumentan las erogaciones de dinero.

En la cadena del valor se pueden detectar costos de no calidad como:
Los de prevencin
Los de evaluacin
Los de los errores tanto internos como externos
Los de los equipos y mquinas que utilizamos para controlar
Los en que incurre el cliente exeterno
Los originados por la insatisfaccin del cliente externo que se traducen en prdida de
fidelidad.

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Los originados por la prdida de reputacin.

EL CONTROL FINANCIERO DESDE EL PUNTO DE VISTA TACTICO:

En esta fase del control es donde la direccin puede contribuir con mayor xito al logro de la
efectividad global de la organizacin. La alta direccin controla el cumplimiento de lo previsto a
partir del flujo de comunicaciones descendentes y ascendentes que se generan. Las descendentes
comprenden instrucciones, rdenes y directrices y las ascendentes incluyen informes y otros
instrumentos de rendicin de cuentas. En las organizaciones pequeas la mayor parte de los
controles son orales.

En las grandes empresas, las directrices escritas y los informes son esenciales. El director puede
realizar una contribucin real dinamizando este flujo de instrumentos de control, analizando tanto el
flujo como el instrumento con el fin de asegurarse de que tan slo se transmite informacin exacta
y esencial.

Al abordar el control financiero desde este punto, nos referimos a las diferentes estrategias
financieras que se utilizan para incrementar el valor de la empresa y que estn relacionadas con la
gestin de la gerencia financiera y de una manera especial con el cmo se hace .

Para el desarrollo del cmo se hace es necesario que el controlador financiero tenga claro el
marco conceptual y prctico de los diferentes instrumentos que presentamos en la parte del
control estratgico; pues las estrategias que utiliza cada empresa son puntuales y por lo tanto, es
ah en donde se pone a prueba la habilidad del controlador financiero para evaluar lo efectividad
de las estrategias utilizadas.














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EL CONTROL FINANCIERO DESDE EL PUNTO DE VISTA OPERATIVO.

A continuacin presentamos una metodologa que nos permite ejercer el control financiero desde
el punto de vista operativo para cada una de las cuentas del balance general.

Sobre el particular es importante sealar que en esta fase del control, es donde se deben
implementar ms controles; pues de una parte, es aqu en donde se llevan a acabo muchas
actividades para cumplir las polticas y estrategias y, de otra parte, es donde se registran todas las
transacciones cuyo fin es alimentar el sistema de informacin contable y financiero que al final se
va consolidar la informacin para presentar los estados financieros.

Lo comentado anteriormente no significa que el control estratgico y tctico se deba descuidar, lo
que ocurre es que cada uno se hace con diferente ptica pero sin perder la consistencia e
integralidad, ya que al final el control es uno solo.

Efectivo en caja y bancos.

Objetivos:
Comprobar la autenticidad de los saldos de fondos en efectivo y depsitos a la vista.
Verificar que se encuentren adecuadamente clasificados para su presentacin como primer
rubro del activo disponible dentro del balance
Determinar si efectivamente se incluyen en este rubro del balance todos los fondos que existen
de propiedad de la Empresa.
Determinar si estos fondos son realmente disponibles y sin restriccin (pignoracin) alguna.
Determinar si las divisas extranjeras estn adecuadamente valuadas.
Evaluar el control interno.


Procedimientos:
Evaluar el control interno
Arqueos del efectivo y valores similares
Cortes de ingresos y egresos
Confirmacin y revisin de conciliaciones bancarias
Anlisis y comprobacin de movimientos
Revisin de traspasos entre bancos
Examen de hechos y transacciones posteriores

Cuentas y documentos por cobrar

Objetivos
Verificar la existencia y correccin de saldos
Comprobar la autenticidad de los derechos adquiridos que se presentan en el balance.
Establecer su valuacin y probabilidad de cobro de los derechos presentados.
Evaluar el control interno

Procedimientos
Evale el control interno existente.
Solicite confirmacin directa de los deudores, tanto de documentos y garantas.
Anlisis y comprobacin de movimiento.
Revisin de los pagos recibidos de los deudores por ventas, prstamos a terceros,
intereses, reclamaciones al Gobierno por impuestos.

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Examen de hechos transacciones posteriores al cierre del balance (generalmente al 31 de
diciembre )
Anlisis de provisin para incobrables
Revisin de las polticas de antigedad y pruebas sobre antigedad de saldos
Cmputo de intereses acumulados o prepagados, pruebas sobre intereses recibidos.

Inventarios

Objetivos
Comprobar su existencia fsica y correcta aplicacin de su costo
Determinar su correcta clasificacin en los estados financieros
Comprobar su correcta valuacin
Establecer que no se encuentren pignorados
Asegurarse de la fecha del inventario fsico y al final del ejercicio de que todos los movimientos
por mercancas recibidas y de artculos embarcados y facturados son contabilizados en el
periodo que les corresponde.
Que la entidad tenga la documentacin necesaria que comprueba la propiedad de las
existencias.
Que los inventarios en trmite se encuentren debidamente contabilizados, de acuerdo con las
condiciones de la compra que sern las que determinan si son de propiedad de la empresa.
Evaluar el control interno.

Procedimientos
Revisin global mensual de los movimientos de cada uno de los distintos grupos de inventario a
travs de su cuenta control, determinando que se originaron por transacciones normales del
negocio.
Efectuar las pruebas fsicas que considere necesarias, lo cual mediante el examen de la
documentacin de movimientos de inventarios y otros procedimientos, le permitir satisfacerse
de las cifras individuales del inventario no examinado.
Confirmacin de existencias de dadas en consignacin.
Comprobar que el costo de ventas se ha calculado uniformemente en relacin al ao anterior.


Propiedad, planta y equipo (Activos fijos)

Objetivos
Determinar su correcta clasificacin y presentacin en los Estados Financieros
Determinar la propiedad legal
Conocer y mostrar en el balance cualquier limitacin o gravamen a esa propiedad.
Establecer si todos los bienes de los cuales la entidad es propietaria, estn reflejados en el
balance.
Comprobar que la presentacin de estos bienes en el balance sea el costo de adquisicin .
Comprobar que el cmputo de la depreciacin sea razonable, consistente en el ejercicio
anterior y de acuerdo con los mtodos aceptados para calcularla.
Asegurarse del adecuado registro de los ingresos y egresos de los bienes considerados como
propiedad, planta y equipo.
Evaluar el control interno.


Procedimientos:
Revise y evale el control interno existente
Practique una inspeccin a las instalaciones y a la planta si existe.

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Obtenga y revise los documentos legales que soportan la propiedad de los activos fijos,
escrituras, plizas de seguro y recibos del impuesto predial.
Revisar los egresos o retiros de muebles, maquinaria y equipo, ya sea por venta donacin u
obsolescencia, etc.
Efectuar recuentos fsicos de los bienes.
Anlisis y comprobacin de movimientos.
Examen de hechos y transacciones posteriores.

Pasivos a corto y largo plazo

Objetivos
Establecer la correcta clasificacin y presentacin en el Balance
Cerciorarse de que todos los pasivos pendientes de liquidar o que deben estimarse, se
encuentran registrados.
Asegurarse de que todos los pasivos pendientes de liquidar se hayan contrado a nombre de la
empresa o institucin, as como que correspondan a obligaciones reales y pendientes de cubrir.
Determinar si existen garantas otorgadas, gravmenes y asegurarse que estos se revelan
adecuadamente en los estados financieros o sus notas.
Asegurarse de que se revelan adecuadamente las tasas de inters y los rendimientos de la
deuda a largo plazo.
Comprobar que todas las contingencias de importancia estn mencionadas en los Estados
Financieros o notas.


Procedimientos
Confirmacin de saldos.
Anlisis de los pagos posteriores,
Revisin de actas y contratos importantes
Comparacin con otras cuentas de balance y resultados
Revisin de transacciones posteriores y obtencin de carta de la Gerencia en cuanto al debido
y completo registro de las obligaciones conocidas


Patrimonio

Objetivos:
Establecer la correcta clasificacin del patrimonio y de las distintas partidas que lo conforman
Determinar si los valores que se presentan en los distintos renglones del patrimonio
corresponden, por su naturaleza a los rubros correspondientes.
Verificar el cumplimiento de los requisitos legales y estatutarios necesarios para la creacin y
movimientos de las distintas partidas del patrimonio.

Procedimientos
Anlisis de los cambios en las cuentas de Patrimonio y Ganancias retenidas.
Examen de todas las actas de la Asamblea General y J unta Directiva que amparan las
transacciones de Capital.
Anlisis de los cambios, ao por ao en las cuentas del Patrimonio y ganancias retenidas.



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ANEXO No. 1

DEFINICION, FUNCIONES Y MARCO CONCEPTUAL
DE LA CONTABILIDAD


MARCO CONCEPTUAL DE LA CONTABILIDAD

El 29 de diciembre de 1993, el Ministerio de Desarrollo Econmico, emiti el Decreto nmero 2649
por el cual se reglamenta la contabilidad en general y se expiden los principios o normas de
contabilidad generalmente aceptadas en Colombia. De este Decreto vamos a transcribir las partes
que consideramos pertinentes para los fines de este libro.


A. DE LOS PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS

1. Definicin:

Se entiende por principios convenios y normas de contabilidad generalmente aceptados
en Colombia, el conjunto de conceptos bsicos y de reglas que deben ser observadas al
registrar e informar, contablemente, sobre los asuntos y actividades de personas naturales
o jurdicas.

Apoyndose en ellos, la contabilidad identifica, registra, clasifica, interpreta e informa la
historia de las operaciones de un ente econmico, en forma clara, completa y fidedigna.

2. Ambito de aplicacin:

Los principios de contabilidad generalmente aceptados, deben ser aplicados por todos los
entes econmicos obligados a llevar contabilidad y por quienes, sin estar obligados a
llevarla, pretendan hacer valer su contabilidad como prueba.


B. OBJETIVOS Y CUALIDADES DE LA CONTABILIDAD.

1. Objetivos bsicos.

Los principales objetivos de la contabilidad, se pueden compendiar en los siguientes
puntos:

a) Conocer, registrar y presentar los bienes y recursos de propiedad de un ente
econmico, reconocer la obligacin que tiene de responder con estos recursos, a sus
propietarios y a otros entes. Mostrar los cambios experimentados en tales recursos y la
utilidad o prdida, obtenida durante el perodo.

b) Hacer que la codificacin, el registro y la presentacin de la informacin contable, sea
clara, precisa y til, entre otras cosas, para:

i. Ayudar a la administracin con una informacin oportuna y veraz, para orientar
la organizacin y direccin del negocio.

ii. Predecir comportamientos futuros de las cuentas, como flujos de efectivo,
presupuestos de ventas, gastos, utilidades e inversiones.


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iii. Tomar decisiones de crecimiento, inversin, capitalizacin y crdito.

iv. Servir de base para: la valoracin de las empresas, la determinacin de precios
y tarifas, la estimacin de las cargas tributarias, el anlisis de la situacin financiera
de la empresa y su planeacin.

v. Evaluar la gestin de la administracin y la direccin de la Empresa.

vi. Ejercer control sobre las operaciones del ente econmico.

2. Cualidades de la informacin contable.

Para que la informacin contable sea de buena calidad, debe ser:

a) Comprensible, es decir clara para que sea fcil de entender.

b) Util para el cumplimiento de los objetivos que persigue.

c) Pertinente para que posea valor de realimentacin y de prediccin.

d) Oportuna para que permita detectar a tiempo las acciones necesarias para corregir las
fallas y explorar nuevas posibilidades.

e) Confiable, de tal manera que sea neutral, equitativa y verificable y represente
fielmente los hechos econmicos.

f) Comparable, para lo cual debe haber sido preparada con bases uniformes y
consistentes, a lo largo de varios perodos contables.


C. NORMAS BASICAS

Definicin: Las normas bsicas son un conjunto de postulados, conceptos y limitaciones que
fundamentan y circunscriben la informacin contable, con el fin de que sta goce de las cualidades
indicadas en el numeral anterior.

El decreto 2649 del 29 de diciembre de 1993, reglamenta como normas contables bsicas las
siguientes:

1. Ente econmico
2. Continuidad
3. Unidad de medida
4. Perodo
5. Valuacin o medicin
6. Esencia sobre forma
7. Realizacin
8. Asociacin
9. Mantenimiento del patrimonio
10. Revelacin plena
11. Importancia relativa o materialidad
12. Prudencia
13. Caractersticas y prcticas de cada actividad.



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Ente econmico: El ente econmico es la empresa, esto es, la actividad econmica organizada
como una unidad, respecto de la cual se predica el control de los recursos. El ente debe ser
definido e identificado en forma tal que se distinga de otros entes.

Continuidad: Los recursos y hechos econmicos deben contabilizarse y revelarse teniendo en
cuenta si el ente econmico continuar o no funcionando normalmente en perodos futuros. En
caso de que el ente econmico no vaya a continuar en marcha, la informacin contable as deber
expresarlo.

Al evaluar la continuidad de un ente econmico debe tenerse en cuenta que asuntos tales como
los que se sealan a continuacin pueden indicar que el ente econmico no continuar
funcionando normalmente:

Tendencias negativas (prdidas recurrentes, deficiencias de capital de trabajo, flujos de efectivo
negativos).

Indicios de posibles dificultades financieras ( incumplimiento de obligaciones, problemas de
acceso al crdito, refinanciaciones, venta importante de activos).

Otras situaciones internas o externas (restricciones jurdicas a la posibilidad de operar, huelgas,
catstrofes naturales).

Por lo tanto, se recomienda prudencia en la aplicacin de los conceptos de los numerales
anteriores, ya que la experiencia nos ensea que empresas que han atravesado situaciones
financieras difciles como las enumeradas anteriormente, han logrado superar sus dificultades y se
mantienen exitosamente en el mercado, mientras que otras s han tenido que liquidarse o
venderse.

Unidad de medida: Los diferentes recursos y hechos econmicos deben reconocerse en una
misma unidad de medida.

Por regla general se debe utilizar como unidad de medida la moneda funcional. La moneda
funcional es el signo monetario del medio econmico en el cual el ente principalmente obtiene y
usa efectivo.

En Colombia la unidad de medida o moneda funcional es el peso, as que, aunque las operaciones
se realicen en otra moneda, para su contabilizacin deben traducirse a pesos colombianos, a la
tasa oficial o representativa segn el caso.

Perodo: El ente econmico debe preparar y difundir peridicamente estados financieros, durante
su existencia.

Los cortes respectivos deben definirse previamente, de acuerdo con las normas legales y en
consideracin al ciclo de las operaciones.

Por lo menos una vez al ao, con corte al 31 de diciembre, el ente econmico debe emitir estados
financieros de propsito general.

Valuacin o medicin: Tanto los recursos como los hechos econmicos que los afecten deben
ser apropiadamente cuantificados en trminos de la unidad de medida.

Con sujecin a las normas tcnicas, son criterios de medicin aceptados el valor histrico, el valor
actual, el valor de realizacin y el valor presente.


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Valor o costo histrico es el que representa el importe original consumido u obtenido en
efectivo, o en su equivalente, en el momento de realizacin de un hecho econmico. Con arreglo a
lo previsto en este decreto, dicho importe debe ser reexpresado para reconocer el efecto
ocasionado por las variaciones en el poder adquisitivo de la moneda.

Valor actual o de reposicin es el que representa el importe en efectivo o en su equivalente, que
se consumira para reponer un activo o se requerira para liquidar una obligacin, en el momento
actual.

Valor de realizacin o de mercado es el que representa el importe en efectivo, o en su
equivalente, en que se espera sea convertido un activo o liquidado un pasivo, en el curso normal
de los negocios. Se entiende por valor neto de realizacin el que resulta de deducir del valor del
mercado los gastos directamente imputables a la conversin del activo o a la liquidacin del
pasivo, tales como comisiones, impuestos, transporte y empaque.


Valor presente o descontado es el que representa el importe actual de las entradas o salidas
netas en efectivo, o en su equivalente, que generara un activo o un pasivo, una vez hecho el
descuento de su valor futuro a la tasa pactada o, a falta de sta, a la tasa efectiva promedio de
captacin de los bancos y corporaciones financieras para la expedicin de certificados de depsito
a trmino con un plazo de 90 das (DTF), la cual es certificada peridicamente por el Banco de la
Repblica.

Esencia sobre forma. Los recursos y hechos econmicos deben ser reconocidos y revelados de
acuerdo con su esencia o realidad econmica y no nicamente en su forma legal.

Cuando en virtud de una norma superior, los hechos econmicos no puedan ser reconocidos de
acuerdo con su esencia, en notas a los estados financieros se debe indicar el efecto ocasionado
por el incumplimiento de aquella disposicin sobre la situacin financiera y los resultados del
ejercicio.

Nota: Las normas tributarias, las normas de la superintendencia que controla al ente econmico y
otras, se consideran normas superiores y cuando los registros contables se han hecho de acuerdo
con ellas, se debe informar en las notas como lo dispone el prrafo anterior.

Realizacin. Slo pueden reconocerse hechos econmicos realizados. Se entiende que un hecho
econmico se ha realizado cuando quiera que pueda comprobarse que, como consecuencia de
transacciones o eventos pasados, internos o externos, el ente econmico tiene o tendr un
beneficio o un sacrificio econmico, o ha experimentado un cambio en sus recursos, en uno y otro
caso razonablemente cuantificables.

Asociacin. Se deben asociar con los ingresos devengados en cada perodo los costos y gastos
incurridos para producir tales ingresos, registrando unos y otros simultneamente en las cuentas
de resultado.

Cuando una partida no se pueda asociar con un ingreso, costo o gasto correlativo y se concluya
que no generar beneficios o sacrificios econmicos en otros perodos, debe registrarse en las
cuentas de resultados en el perodo corriente.


Por ejemplo: Si se est pagando un estudio de mercadeo para el lanzamiento de un producto, el
importe pagado se debe llevar a un activo como gasto diferido, para ser amortizado como gasto en
los perodos en que el estudio est generando ingresos derivados de su aplicacin. Pero si el
estudio o investigacin nos lleva a la conclusin de que el producto no se sacar al mercado, dicha
erogacin se llevar como gasto en el perodo en que se paga.

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Mantenimiento del patrimonio. Se entiende que un ente econmico obtiene utilidad, o
excedentes, en un perodo nicamente despus de que su patrimonio al inicio del mismo,
excluidas las transferencias de recursos a otros entes realizadas conforme a la ley, haya sido
mantenido o recuperado. Esta evaluacin puede hacerse respecto al patrimonio financiero (
aportado) o del patrimonio fsico (operativo).

Salvo que normas superiores exijan otra cosa, la utilidad, o excedente se establece respecto del
patrimonio financiero debidamente actualizado para reflejar el efecto de la inflacin.

Revelacin plena. El ente econmico debe informar en forma completa, aunque resumida, todo
aquello que sea necesario para comprender y evaluar correctamente su situacin financiera, los
cambios que sta hubiere experimentado, los cambios en el patrimonio, el resultado de sus
operaciones y su capacidad para generar flujos futuros de efectivo.

La norma de revelacin plena se satisface a travs de los estados financieros de propsitos
general, de las notas a los estados financieros, de informacin suplementaria y de otros informes,
tales como el informe de los administradores sobre la situacin econmica y financiera del ente y
sobre lo adecuado de su control interno.

Tambin contribuyen a ese propsito los dictmenes o informes emitidos por personas legalmente
habilitadas para ello que hubieren examinado la informacin con sujecin a las normas de
auditora generalmente aceptadas.

Importancia relativa o materialidad. El reconocimiento y presentacin de los hechos
econmicos debe hacerse de acuerdo con su importancia relativa.

Un hecho econmico es material cuando, debido a su naturaleza o cuanta, su conocimiento o
desconocimiento, teniendo en cuenta las circunstancias que lo rodean, puede alterar
significativamente las decisiones econmicas de los usuarios de la informacin.

Al preparar estados financieros, la materialidad se debe determinar con relacin al activo total, al
activo corriente, al pasivo total, al pasivo corriente, al capital de trabajo, al patrimonio o a los
resultados del ejercicio, segn corresponda.

Nota: Esta norma de importancia relativa o materialidad, debe usarse con mucha prudencia y
solamente en los hechos que realmente no son relevantes para la empresa. Por ejemplo la cuanta
mnima por encima de la cual un bien deba ser registrado como activo o que por debajo de ella
deba ser registrado como gasto, como los elementos de aseo, tiles de escritorio, etc. Al decir que
la materialidad, se debe determinar en relacin con el monto del activo o pasivo, no quiere decir
que, si la empresa maneja cifras muy grandes, partidas como 10 millones de pesos que no van a
alterar significativamente las decisiones econmicas del usuario, se puedan despreciar en la
contabilidad o aproximar o dejarse de registrar.

Prudencia. Cuando quiera que existan dificultades para medir de manera confiable y veficable un
hecho econmico realizado, se debe optar por registrar la alternativa que tenga menos
probabilidades de sobreestimar los activos y los ingresos o de subestimar los pasivos y los gastos.

Por ejemplo: un activo se debe registrar por su costo de adquisicin y por el valor que uno crea
que tiene. La valorizacin de los activos no se debe llevar a ingreso porque no es una utilidad
realizada. Solamente cuando la valorizacin es por ajuste por inflacin, puede ser llevada a
utilidades en la cuenta correccin monetaria.

Caractersticas y prcticas de cada actividad. Procurando en todo caso la satisfaccin de las
cualidades de la informacin, la contabilidad debe disearse teniendo en cuenta las limitaciones

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razonablemente impuestas por las caractersticas y prcticas de cada actividad, tales como la
naturaleza de sus operaciones, su ubicacin goegrfica, su desarrollo social, econmico y
tecnolgico.


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ANEXO No. 2

LOS PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD

Los principios de Contabilidad son guas o reglas resultantes de la experiencia o investigacin. Su
propsito es asegurar que la informacin presentada en los estados financieros sea vlida, til y
confiable. El auditor deber examinar los Principios de Contabilidad y utilizados con el fin de
permitir una opinin profesional sobre la conformidad con dichos principios del Sistema de
Contabilidad y la representaciones de gerencia evidenciados por los informes financieros. De ser
posible se deber identificar los cambios sustanciales, sus razones y su incidencia sobre los
informes financieros deber explicarse desde el punto de vista histrico y de perspectiva. El auditor
deber exponer su opinin respecto la conveniencia del cambio. En su informe el auditor deber
identificar los Principios de Contabilidad sobre los cuales basa su opinin, as como las
disposiciones estatutarias o administrativas que afectan adversamente los principios contables
utilizados por el organismo, programa o actividad.

Consistencia

El auditor deber determinar si la entidad bajo examen ha seguido consistentemente los mismos
principios de contabilidad de un perodo informativo a otro. Esta norma se aplica no slo a los
datos mostrados en los estados de situacin financiera o de operaciones, sino tambin a los datos
estadsticos o presupuestarios que pudieran ser comprendidos en el informe del auditor.

Cuando se requiere una salvedad a causa de una falta de consistencia que afecta
significativamente el informe financiero, la clusula de salvedad deber describir: 1) las razones de
la salvedad, 2) la incidencia sobre los informes financieros de la entidad bajo examen, y 3) la
opinin del auditor respecto a la aceptabilidad del cambio.

Revelacin completa

Los informes y estados, tanto financieros, de una entidad gubernamental debern contener la
informacin necesaria para que los usuarios o lectores... la gerencia, electorado, acreedores,
donantes y otros... puedan formar una opinin respecto a la efectividad y prudencia de la
administracin ejercida por los funcionarios responsables. La responsabilidad de proporcionar tal
informacin corresponde a la gerencia. El auditor deber informar si los datos proporcionados son
insuficientes para revelar hechos que pudieran tener incidencia significativa sobre los informes
financieros.

La revelacin adecuada no implica ni requiere que se proporcione una cantidad excesiva de
informacin. La revelacin deber ser razonablemente completa y equitativa, mas no tan compleja
que pueda causar confusin o interferir con la comprensin. La informacin deber reducirse a
proporciones comprensibles y manejables, evitando sin embargo tal grado de resumen que se
omitir u oscurecera los antecedentes o relaciones necesarias.

Existen seis indicadores especficos de materialidad que pueden utilizarse por separado o en
combinacin. Los indicadores son:

Monto absoluto en dinero.

La razn entre el monto de un tem y una cantidad apropiada de base.

La vida de un activo.

La importancia del tem en el logro de la misin.

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La importancia del tem en el mantenimiento de controles adecuados, como por ejemplo una serie
de pequeas discrepancias.


La caracterstica de los tems involucrados, tales como indicaciones de malversacin o fraude.

Eventos ocurridos posterior al trmino del perodo bajo examen podrn tener un efecto material o
significativo en las operaciones de la entidad o en sus informes financieros u operacionales. Tales
eventos podrn afectar directamente a los informes financieros; podrn afectar a la entidad
mediante efectos indirectos sobre informes financieros; o podrn afectar las condiciones bajo las
cuales tienen lugar las operaciones. Si tales eventos ocurriesen, debern revelarse en el informe
de auditora mediante un ajuste de los informes financieros o por medio de un comentario por parte
del auditor en su informe.

Requisitos legales o reglamentarios

En toda auditora financiera requiere del auditor una opinin sobre la razonabilidad de lo contenido
en los informes financieros, el cumplimiento de las disposiciones legales y regulatorias vigentes es
materia de importancia debido a que incumplimiento podra resultar en obligaciones no reveladas
en los informes financieros. El cumplimiento con las leyes y disposiciones regulatorias asume en
muchas instancias, an mayor importancia debido a que los lectores de los informes financieros y
de auditora tambin desean saber si los fondos designados a fines determinados efectivamente se
gastaron en dichos fines.

Las normas para el examen y evaluacin requieren que el auditor en su examen considere la
legislacin y reglamentacin vigente. Las normas para informar requieren que el auditor incluya en
su informe la exposicin de cualquier instancia significativa de incumplimiento revelado por su
labor de examen y evaluacin. El contenido de su exposicin requiere de su juicio profesional.
Casos significativos de incumplimiento an aquellos que no causen obligacin legal a la entidad
bajo examen, debern incluirse. Casos menores de incumplimiento de procedimiento no necesitan
revelarse.

Aunque la norma de informe es generalmente en base a excepciones que solo el incumplimiento
necesita informarse, se debe tener presente que muchas entidades frecuentemente desean una
declaracin positiva respecto al descubrimiento o no de instancias de incumplimiento.


Esta situacin se da especialmente en programa de aporte donde la entidad autorizadora
frecuentemente desea por medio del informe del auditor, contar con la seguridad de que se ha
considerado este aspecto. Para las auditoras de esta naturaleza los auditores debern llegar a un
entendimiento con la entidad autorizada respecto a la extensin del comentario sobre cumplimiento
deseado. Cuando se trate de auditoras coordinadas el programa de auditora deber especificar la
extensin de los comentarios sobre cumplimiento que el auditor a de realizar.

Cuando se informa sobre incumplimiento, el auditor deber ubicar sus hallazgos en una
perspectiva apropiada. El nmero de casos de incumplimiento deber relacionarse al nmero total
de casos examinados para proporcionarle al lector una base para juzgar la frecuencia de
incumplimiento.



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BIBLIOGRAFA.

Mallo Carlos y Otro. Control de Gestin y Control Presupuestario. Mcgrawhill. Madrid.

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Ramn Virgilio. Lecturas Bsicas de Finanzas, Ingeniera de Costos y de Control Contable
Financiero. Documentos preparados para las ctedras de Control Contable y Financiero en la
Especializacin de Control Interno de la Universidad Militar Nueva Granada, la de Auditoria
Financiera en las especializaciones de Auditoria en Salud en la Universidad del Rosario y Gerencia
en Salud de la Universidad J orge Tadeo Lozano.