Está en la página 1de 7

PROCEDIMIENTO ELABORACIN Y PAGO DE LA NMINA DE !

"#$i%: 0& PERSONAL, APORTES DE SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES


F"'(): &0*
Ministerio del Interior

Cdigo: TH - ATP-0

*+0

, OB-ETI!O
Repblica de Colombia

Cumplir con el pago de los salarios y prestaciones sociales a que tienen derecho los funcionarios de la Entidad, en cada perodo mensual, con los respectivos descuentos de ley, as como el pago al sistema de seguridad social, aportes parafiscales y otros terceros. +, ALCANCE El procedimiento inicia con el reporte de las novedades de personal, devengados y deducidos, para ser procesadas en el sistema de nomina y realizar su pago mensual, igualmente generar los reportes de aportes de seguridad social, parafiscales y otros terceros para su respectivo pago. &, DEFINICIONES No.i%): Sistema que permite administrar informacin del capital humano de la Entidad, as como tambin mane ar todos los conceptos salariales y no salariales que hacen parte del pago a los empleados, deducciones y aportes. Est! regido por las normas vigentes. A/o#0"$ d" $"g1#id)d $o'i)2: la "ey #$$%&' creo en Colombia el Sistema de Seguridad Social (ntegral )SSS(* constituido por tres regmenes+ a. ,gimen -ensional b. ,gimen salud c. ,gimen ,iesgos -rofesionales. A/o#0"$ /)#)3i$')2"$: .e acuerdo con la "ey, todo empleador de car!cter permanente que tenga traba adores a su servicio, est! obligado a pagar aportes parafiscales, equivalentes al &/ de su nmina mensual de salarios, los cuales son destinados al SE01, ES1-, E((2, (C34 y las Ca as de Compensacin 4amiliar. 4, NORMATI!IDAD "ey #$$ de #&&', por la cual se crea el sistema de seguridad social integral y se dictan otras disposiciones. "ey 566 de #&&7, por medio de la cual se fi an trminos para el pago oportuno de cesantas para los servidores p8blicos, se establecen sanciones y se dictan otras disposiciones "ey 6'5 de #&&9, por la cual se reorganiza el 4ondo 0acional de 1horro, se transforma su naturaleza urdica y se dictan otras disposiciones. "ey :&: de 5$$', por la cual se reforman algunas disposiciones del sistema general de pensiones previstas en la "ey #$$ de #&&' y se adoptan otras disposiciones.

-!gina # de:

PROCEDIMIENTO ELABORACIN Y PAGO DE LA NMINA DE !"#$i%: 0& PERSONAL, APORTES DE SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES
F"'(): &0*
Ministerio del Interior

Cdigo: TH - ATP-0

*+0

"ey &&7 de 5$$7, por medio de la cual se reconoce la compensacin en dinero de las Repblica de Colombia vacaciones a los traba adores del sector privado y a los empleados y traba adores de la administracin p8blica en sus diferentes rdenes y niveles. .ecreto '#'7 de #&;9, por el cual se prev la integracin de la seguridad social entre el sector p8blico y el sector privado y se regula el rgimen prestacional de los empleados p8blicos y traba adores oficiales. .ecreto #&7$ de #&:', por el cual se reglamentan los .ecretos "eyes 56$$ y '$:6 de #&;9 y otras normas sobre administracin de personal civil. .ecreto<"ey #$65 de #&:9, por el cual se establece el sistema de nomenclatura y clasificacin de empleos de los =inisterios, .epartamentos 1dministrativos, Superintendencias, Establecimientos -8blicos y >nidades 1dministrativas Especiales de orden 0acional, se fi an las escalas de remuneracin correspondientes a dichos empleos y se dictan otras disposiciones. .ecreto<"ey #$67 de #&:9, por el cual se fi an las reglas generales para la aplicacin de las normas sobre prestaciones sociales de los empleados p8blicos y traba adores oficiales del sector nacional. .ecreto 9$; de #&&9, por el cual se reglamenta la afiliacin al ,gimen de Seguridad Social en Salud y la prestacin de los beneficios del servicio p8blico esencial de Seguridad Social en Salud y como servicio de inters general, en todo el territorio nacional. .ecreto $6: de 5$$$, por el cual se e?piden normas sobre afiliacin y se dictan otras disposiciones. .ecreto #:$' de 5$$5, por el cual se adoptan medidas para promover y controlar la afiliacin y el pago de aportes en el sistema de seguridad social en salud. .ecreto '#7$ de 5$$7, por el cual se dictan disposiciones en materia prestacional. .ecreto 6$6 de 5$$;, por el cual se dictan disposiciones en materia prestacional. .ecreto 569& de 5$$;, por medio del cual se establece el sistema de nomenclatura y clasificacin de los empleos p8blicos de las instituciones pertenecientes a la rama e ecutiva y dem!s organismos y entidades p8blicas del orden nacional y se dictan otras disposiciones. .ecreto #:': de 5$$&, por medio del cual se regulan aspectos de pago de la remuneracin de los servidores p8blicos. .ecreto anual de 1u?ilio de 2ransporte. .ecreto anual de sal!rio mnimo. .ecreto anual de fi acin de las escalas de asignacin b!sica mensual, para los empleados p8blicos del orden nacional. ,gimen del empleado oficial. .isposiciones sobre ,etencin en la 4uente.

-!gina 5 de:

PROCEDIMIENTO ELABORACIN Y PAGO DE LA NMINA DE !"#$i%: 0& PERSONAL, APORTES DE SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES
F"'(): &0*
Ministerio del Interior

Cdigo: TH - ATP-0

*+0

Repblica de Colombia 5, DESARROLLO

No,

T)#") ,ecibir y registrar novedades y documentos soporte ,ecibir y revisar novedades del personal y documentacin soporte.

5,0

5,0+

5,0&

Clasificar, ingresar, imprimir y revisar informacin

5,04

,ecibir y revisar nminas, consolidados y reportes.

D"$'#i/'i% d" 2) 0)#") P1%0o d" Co%0#o2 R"$/o%$)62" "a Secretaria E ecutiva recibe las novedades y documentos soportes para la elaboracin de la nmina en las fechas previstas por la Subdireccin de @estin Secretario e ecutivo Aumana, registra en la base de datos de correspondencia recibida y entrega al Subdirector de @estin Aumana. El Subdirector de @estin Aumana recibe las novedades del personal y la Subdirector de documentacin soporte, la revisa. Si la @estin Aumana informacin es correcta pasa al funcionario responsable de elaborar la nmina. El profesional universitario y el tcnico 1dministrativo, clasifican la informacin, la -rofesional ingresan en la base de .atos de nmina e >niversitario imprimen las mismas, los consolidados, <2cnico reportes y prenmina y se revisan, si 1dministrativo detectan errores, los corrigen e imprimen nuevamente y lo entregan al Subdirector -rofesional de @estin Aumana para su revisin y Especializado firma. En caso de problemas en el sistema @estin de del aplicativo de nmina, se acude al 2ecnologa -rofesional Especializado del @rupo de Sistemas encargado o el profesional -rofesional E?terno e?terno de 3asBare que da soporte, para los a ustes respectivos. El Subdirector de @estin Aumana recibe Subdirector de las nminas, consolidados y reportes de @estin Aumana y las mismas, los revisa. Si detecta el Subdirector inconsistencias, devuelve al profesional 1dministrativo y universitario y el tcnico 1dministrativo 4inanciero para las correcciones pertinentes. 4irma y -rofesional enva los consolidados, reporte de nmina >niversitario < y C. al 2cnico Subdirector 1dministrativo y 4inanciero 1dministrativo para el tr!mite correspondiente. El 1u?iliar 1dministrativo de la Subdireccin de @estin Aumana hace el reparto de las 1u?iliares nminas a cada una de las dependencias administrativos de la Entidad.

-!gina ' de:

PROCEDIMIENTO ELABORACIN Y PAGO DE LA NMINA DE !"#$i%: 0& PERSONAL, APORTES DE SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES
F"'(): &0*
Ministerio del Interior

Cdigo: TH - ATP-0

*+0

No,

T)#")
Repblica de Colombia

5,05

,ecibir y certificar la nmina.

5,07

,ecibir, realizar pagos y enviar informacin a la Entidad 3ancaria

5,08

Elaborar nminas adicionales.

D"$'#i/'i% d" 2) 0)#") P1%0o d" Co%0#o2 Cada dependencia recibe la respectiva nmina y cada Cefe certifica con su firma que el personal a su cargo prest los servicios correspondientes al perodo liquidado. 1s mismo cada funcionario revisa los valores liquidados y firma. >na vez firmadas las nminas se envan al @rupo de @estin 4inanciera y Contable El @rupo de @estin 4inanciera y Contable. recibe las nminas, consolidados, reportes y C. de pago, realiza los respectivos registros y obligaciones para firma y posterior pago mediante la transaccin respectiva con la Entidad 3ancaria, para la dispersin de los valores en cada una de las cuentas de los funcionarios "a Subdireccin de @estin Aumana, se encarga de elaborar nminas adicionales de las posesiones posteriores a la elaboracin de la nmina mensual, as como nminas adicionales del personal retirado incluyendo los actos administrativos de reconocimiento de vacaciones, esto se realiza antes de liquidar los reportes de "ey #$$ y parafiscalesD posteriormente se realizan las tareas 7.$5 a la 7.$; .

R"$/o%$)62"

Cefe de la .ependencia y%o coordinador

-rofesional Especializado 2cnico 1dministrativo

Subdirector de @estin Aumana -rofesional >niversitario 2cnico 1dministrativo

-!gina 6 de:

PROCEDIMIENTO ELABORACIN Y PAGO DE LA NMINA DE !"#$i%: 0& PERSONAL, APORTES DE SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES
F"'(): &0*
Ministerio del Interior

Cdigo: TH - ATP-0

*+0

No,

T)#")
Repblica de Colombia

"iquidar, imprimir, revisar 1portes de 5,09 Seguridad Social, -arafiscales y @enerar -lanilla.

D"$'#i/'i% d" 2) 0)#") P1%0o d" Co%0#o2 R"$/o%$)62" "a Subdireccin de @estin Aumana, una vez realiza todas las nminas del mes correspondiente e incluidas en la tabla de acumulados de la base de datos de nmina, el profesional universitario y el tcnico 1dministrativo de nmina liquidan los reportes de "ey #$$, aportes patronales, aportes parafiscales, 4ondo 0acional de 1horro y dem!s reportes solicitados por el @rupo de @estin 4inanciera y Contable. (mprimen, revisan, y unto con el -rofesional Especializado de -rofesional Sistemas se genera la -lanilla Enica >niversitario < >nificada, una vez verificados los datos 2cnico cruzados con las nminas del mes 1dministrativo correspondiente, se imprimen todos los -rofesional reportes y se generan los C.S definitivos, Especializado stos se remiten al Subdirector para su Fficina de aprobacin y firma. En caso de problemas Sistemas en el aplicativo de nmina, se acude al -rofesional E?terno -rofesional Especializado del @rupo de Sistemas encargado o el profesional e?terno de 3asBare que de soporte, para los a ustes respectivos.

,ecibir, revisar, 5,0: firmar y enviar los reportes

El Subdirector recibe los reportes, los revisa. Si detecta inconsistencias, devuelve al profesional universitario y el tcnico 1dministrativo para las correcciones pertinentes. 4irma, enva los reportes y C.S al Coordinador del @rupo de @estin 4inanciera y Contable para la firma y tr!mite correspondiente. El @rupo de @estin 4inanciera y Contable recibe los reportes y C.S para realizar las obligaciones y posteriores transferencias para la realizacin de los pagos respectivos

Subdirector de @estin Aumana y el Coordinador de @estin 4inanciera y Contable -rofesional >niversitario < 2cnico 1dministrativo -rofesional Especializado 2cnico 1dministrativo

,ecibir y 5, 0 transferir reportes y C.S

-!gina 7 de:

PROCEDIMIENTO ELABORACIN Y PAGO DE LA NMINA DE !"#$i%: 0& PERSONAL, APORTES DE SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES
F"'(): &0*
Ministerio del Interior

Cdigo: TH - ATP-0

*+0

No,

T)#")
Repblica de Colombia

D"$'#i/'i% d" 2) 0)#") P1%0o d" Co%0#o2 "a Subdireccin de @estin Aumana anualmente elabora+ 0minas de prima de servicios y prima de navidad. ,eportes de consolidacin de cesantas al 4ondo 0acional del 1horro. ,ealizar el tr!mite de certificados de ingresos y retenciones.

R"$/o%$)62" Subdirector de @estin Aumana y el Coordinador del @rupo de @estin 4inanciera y Contable -rofesional >niversitario < 2cnico 1dministrativo 1u?iliares 1dministrativos

5,

2ramitar nminas de primas, reportes consolidado de cesantas, estudio de retencin en la fuente y tr!mite de certificados de ingresos y retencin.

"a Subdireccin de @estin Aumana semestralmente elabora+ Estudios de retencin en la fuente.

7, REGISTROS ,esoluciones de nombramientos, renuncias, insubsistencias, encargos, coordinaciones, destituciones, reubicaciones, comisiones, licencias no remuneradas, vacaciones, primas tcnicas, actas de posesin, sanciones disciplinarias, registro de asistencia y formato de liquidacin para reconocimiento de horas e?tras, recargos nocturnos, dominicales festivos y compensatorios 4ormularios remitidos por las entidades que ofrecen sus servicios mediante el sistema de libranza a los funcionarios. Grdenes udiciales. 1utorizacin de los funcionarios para descuentos especiales. Copias de los formularios de afiliacin o traslado de E-S )Entidades promotoras de salud*. Copias de los formularios de afiliacin o traslado de las 14- )1dministradoras de 4ondos de -ensiones*. (ncapacidades, por enfermedad o maternidad, accidentes de traba o o enfermedad profesional. Solicitudes para aplicar deducible a la base de retencin en la fuente. Certificaciones de continuidad laboral.

8, INFORMACIN SECUNDARIA
INFORMACIN A PUBLICAR 0%1 RESPONSABLE 0%1 0%1 FRECUENCIA 0%1 UBICACIN

9, SISTEMAS DE INFORMACIN

-!gina ; de:

PROCEDIMIENTO ELABORACIN Y PAGO DE LA NMINA DE !"#$i%: 0& PERSONAL, APORTES DE SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES
F"'(): &0*
Ministerio del Interior

Cdigo: TH - ATP-0

*+0

1plicativo de nomina -rograma en -rofesional F,1C"E, con Especializado generador de reportes en poBer builder :, ANE;OS 0F 1-"(C1 0, CONTROL DE CAMBIOS FECHA 5;%$9%5$$& '$%##%5$##
E2)6o#

SISTEMA DE INFORMACIN Repblica de Colombia

DESCRIPCIN

RESPONSABLE

UBICACIN

Sistemas

CAMBIO Se agreg en el procedimiento los aportes de seguridad social y parafiscales, se modific el desarrollo de las actividades, riesgos y punto de control Se actualiza el procedimiento a los nuevos formatos y la versin.
R"<i$ = A/#o6

!ERSIN $5 $'

HHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHH Carlos "evi Iuintero -rofesional >niversitario

HHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHH Culi!n =arulanda Calero Subdirector de @estin Aumana

-!gina : de: