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MDULO N2: HOJA ELECTRNICA DE CLCULO. MICROSOFT EXCEL

Tutor: Vctor V. Lpez Chvez Microsoft Office Microsoft Excel 1. Qu es Microsoft Excel? 2. Cules son sus partes en su interface grfica? 3. Cmo iniciar y salir de Microsoft Excel? 4. Cmo guardar y abrir una hoja de clculo de Microsoft Excel? 5. Aprender algunos conceptos bsicos sobre hojas de clculo. 6. Cmo aplicar formato a texto? 7. Cmo crear una tabla? 8. Cmo crear datos de series? 9. Cmo comprobar el diseo de impresin?

1. Qu es Microsoft Excel?
Excel es un software que le permite crear tablas, y calcular y analizar datos. Este tipo de software se denomina software de hoja de clculo. Excel le permite crear tablas que calculan de forma automtica los totales de los valores numricos especificados, imprimir tablas con diseos organizados y crear grficos simples. Excel es parte de "Office", un paquete de productos que combina varios tipos de software para crear documentos, hojas de clculo y presentaciones, y administrar el correo electrnico.

2. Cules son sus partes en su interface grfica?

Barradettulo:muestraelnombredearchivodelahojadeclculoqueseesteditandoyelnombredel softwareutilizado. BotndeOffice:hagaclicenestebotnsivaausarcomandosbsicos,comoNuevo,Abrir,Guardarcomo, ImprimiryCerrar. Barradeherramientasdeaccesorpido:incluyecomandosqueseutilizanconfrecuencia,comoGuardary Deshacer.Puedeagregarsuscomandosfavoritostambin.

2 Cintadeopciones:aquencontrarloscomandosnecesariosparatrabajar.Esigualque"Mens"o"barrasde herramientas"enotrosoftware. Ventanadeedicin:muestralahojadeclculoqueseesteditando.Lashojasdeclculosecomponende filasycolumnas.Puedeescribiroeditardatos.Loscuadradosdelahojadeclculosellaman"celdas". Botonesdevisualizacin:permitencambiarlaformaenquesemuestralahojaclculoqueesteditandopara queseadapteasusnecesidades. Barradedesplazamiento:permitecambiarlaposicinenlapantalladentrodelahojadeclculoqueest editando. Controldeslizantedelzoom:permitecambiarlaconfiguracindezoomdentrodelahojadeclculoqueest editando. Barradeestado:muestrainformacinsobrelahojadeclculoqueesteditando.

3. Cmo iniciar y salir de Microsoft Excel? Iniciar Excel

Para usar Excel busque el icono de Excel en el men Inicio y haga clic en l. Para iniciar Excel siga estos pasos. 1. Abra el men Inicio.

Haga clic en 2. (botn Inicio).

Busque el icono de Excel.

Seleccione Todos los programas. Luego, seleccione Microsoft Office y haga clic en Microsoft Office Excel 2007.

3.

Aparecer la pantalla de inicio y se abrir Excel.

Cerrar Excel
Para cerrar Excel siga estos pasos. 1. Haga clic en el botn de la parte superior derecha de la ventana Excel.

Haga clic en 2. Excel se cerrar.

Sugerencia: qu hacer si aparece el mensaje "Desea guardar los cambios efectuados en Libro1?"

4. Cmo guardar y abrir una hoja de clculo de Microsoft Excel? Guardar una hoja de clculo
Guarde una hoja de clculo de Excel que haya creado y editado. En Excel, cuando interrumpe el trabajo o cierra el programa, debe "Guardar", de lo contrario, perder el trabajo. Al "Guardar", la hoja de clculo se almacena como un "archivo" en el equipo. Ms tarde, puede abrir el archivo, modificarlo e imprimirlo. Para guardar una hoja de clculo siga estos pasos. 1. Haga clic en (botn Guardar).

Haga clic en 2.

en la Barra de herramientas de acceso rpido.

Especifique la ubicacin donde desea guardar la hoja de clculo.

3.

En el cuadro Guardar en especifique la ubicacin donde desea guardar la hoja de clculo. Se muestra la carpeta Mis documentos seleccionada previamente.

Automticamente, se especifica "Libro1" en el cuadro Nombre de archivo. Para cambiar el nombre del archivo, escriba un nuevo nombre de archivo.

Haga clic en Guardar. 1. La hoja de clculo se guarda como un "archivo".

El nombre de archivo en la barra de ttulo cambia de "Libro1" al nombre de archivo guardado. 2. Compruebe la ubicacin en la que se guard el archivo. Haga clic en (botn Inicio) y, luego, en Mis documentos.

Compruebe que el archivo guardado est en la carpeta Mis documentos.

Sugerencia: caracteres que no se pueden usar en nombres de archivo

Tenga en cuenta que no pueden utilizarse los siguientes caracteres en nombres de archivo. / Barra diagonal * Asterisco | Barra vertical \ Barra diagonal inversa ? Signos de interrogacin : Dos puntos >< Signos mayor que y menor que " Comillas dobles

Abrir una hoja de clculo

Abra el archivo que acaba de guardar. Abrir el archivo le permite continuar con su trabajo. Para abrir el archivo de hoja de clculo, siga estos pasos. 1. Haga clic en (botn Inicio) y, luego, en Mis documentos.

El archivo guardado est en la carpeta Mis documentos.

2.

Haga doble clic en el archivo.

Aparece la pantalla de inicio de Excel, y se muestra la hoja de clculo.

Sugerencia: tambin puede usar Abrir del botn de Office

Al hacer clic en (botn de Office) de Excel, el comando Abrir se muestra en el men que aparece. Puede usar Abrir para abrir una hoja de clculo.

1.

Haga clic en

(botn de Office) y, luego, en Abrir.

2.

Seleccione la hoja de clculo que desea abrir y haga clic en Abrir.

Sugerencia: tambin puede abrir las hojas de clculo que guard recientemente desde "Historial"
Al hacer clic en (botn de Office) de Excel, aparece una lista de archivos guardados recientemente en la parte inferior del men que se muestra como "Historial". Puede seleccionar un archivo de esta lista de "Historial" y abrirlo.

Haga clic en

(botn de Office) y, a continuacin, seleccione el archivo de hoja de clculo que desea abrir desde la lista de "Historial".

5. Aprender algunos conceptos bsicos sobre hojas de clculo.

Ya se explicaron los trminos "celda", "hoja de clculo" y "libro", pero no los comprendo del todo. Podran explicarlos un poco mejor?

Estos conceptos son muy importantes en Excel. Es importante que los comprenda muy bien.

Acerca de las celdas

Qu es una celda? Para qu sirve?

Una celda es un cuadrado de una hoja de clculo. Le permite escribir texto, nmeros y frmulas. Las filas estn representadas por nmeros y las columnas, por letras. Vea la siguiente figura.

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8.
Ahora comprendo. Los nmeros ya estn escritos en las filas. A, B y C estn escritos en las columnas. Y contienen texto y nmeros no?

S. Eso es una celda. Puede escribir texto o nmeros en las celdas de esta forma, y tambin puede escribir frmulas.

Parece complicado. El texto y los nmeros estn mezclados.

Parece complicado al principio, pero una vez que comprenda un par de puntos, todo ser ms fcil. Por ejemplo, observe la celda que tiene "manzana" escrito. La palabra "manzana" est en la celda en la que la columna con letra y la fila con nmero forman interseccin, verdad? Por lo tanto, cuando le preguntan qu palabra est escrita en "A2", debe responder "manzana". Entonces, dnde est escrito "empresa"?

Est en la interseccin de la letra B y el nmero 1. Es "B1"?

Correcto. Vuelva a observar la figura que est a continuacin. Si escribe "A" con el teclado, qu celda se muestra?

Es difcil. La celda tiene un borde negro. Es "B3"?

Correcto! Si mira con detenimiento la figura, "B3" est en la parte superior izquierda, no? Esta es la direccin de la celda en la que est escribiendo texto o nmeros en este momento. La celda se muestra con un borde negro que se llama "direccin de celda".

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Cmo se llama la celda con el borde negro? Es una celda, pero es distinta de otras.

Si tiene un borde negro, se llama "celda activa". Siempre hay una nica celda activa en la hoja de clculo en la que est trabajando. Si fuera un mapa, sera la marca "Usted est aqu". En otras palabras, la "direccin de celda" indica la direccin de "Usted est aqu" y la celda activa es la ubicacin actual.

Acerca de las hojas de clculo

Comprendo. Una "hoja de clculo", es cmo un mapa?

Exactamente. Una "hoja de clculo" contiene muchas "celdas"; es como una pgina en un libro de mapas. En la siguiente figura "Hoja1", "Hoja2" y "Hoja3" estn en las secciones marcadas en azul. Son como "Pgina 1", "Pgina 2" y "Pgina 3" de un libro.

Acerca de los libros

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Entonces, un "libro" es similar al libro de mapas?

Exactamente. Un "libro" contiene "hojas de clculo", es como un libro con muchas hojas.

6. Cmo aplicar formato a texto?

Informacin general
Despus de leer esta pgina, podr hacer lo siguiente.

Abra el libro que guard en la leccin anterior "Guardar y abrir una hoja de clculo" y d formato a un texto.

Prctica: Abrir un libro

Para obtener informacin sobre cmo abrir un libro, vea el tema "Guardar y abrir una hoja de clculo".

Tipos de formato de texto

El formato de texto se encuentra principalmente en Fuente en la ficha Inicio de la Cinta de opciones.

Vea en la siguiente tabla los nombres y las funciones de los botones que se muestran en la Cinta de opciones. Combnelos y dle formato a un texto.
Botn Fuente Tamao de fuente Aumentar tamao de fuente Disminuir tamao de fuente Nombre Cambia la fuente. Cambia el tamao del texto. Aumenta el tamao del texto. Disminuye el tamao del texto. Funcin

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Negrita Cursiva Subrayado Borde inferior Color de relleno Convierte en negrita el texto seleccionado. Convierte en cursiva el texto seleccionado. Dibuja una lnea debajo del texto seleccionado. Aplica un borde a la celda que est seleccionada. Asigna colores al fondo de las celdas seleccionadas.

Sugerencia: un botn de Cinta de opciones puede estar seleccionado o no seleccionado

Entre los botones que se utilizan para el formato de texto, est el seleccionado (amarillo: ) y el

no seleccionado (del mismo color que la Cinta de opciones: ). Puede alternar entre los dos estados si hace clic en el botn. "Seleccionado" significa que la caracterstica est aplicada. De todas formas, si cambia la posicin actual del cursor, se muestra el estado del botn de esa ubicacin.

Dar formato a un texto

1. Abra el libro que guard antes y seleccione la celda "A1".

Prctica: La celda seleccionada se llama "celda activa".

La celda seleccionada es la "celda activa" y la "direccin de celda" es la marca "Usted est aqu" que indica la posicin de la celda.

2.

Escriba "Lista de participantes del tour en autobs Nikko" y presione la tecla Entrar.

Sugerencia: qu sucede si el texto escrito desaparece?

Si escribe texto en una celda que no es ancha, en algunas ocasiones, el texto escrito desaparece. Sin embargo, puede ver el texto si aumenta el ancho de la celda. 1. Coloque el cursor entre la columna A y la columna B, y ver que se convierte en una cruz. Haga doble clic all.

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2.

El texto se har visible. En Excel si hace doble clic en una celda, sta se ajusta con el ancho adecuado.

3.

Seleccione la palabra "Nikko".

Sugerencia: cambiar la informacin de una celda

Cuando selecciona una celda con datos, el contenido de la celda se muestra ms arriba, en la "Barra de frmulas". No olvide este nombre porque aparecer muchas veces a partir de ahora.

4.

En Fuente, seleccione Arial Black.

5.

Con la palabra "Nikko" seleccionada, cambie el color del texto.

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6.

Seleccione las palabras "tour en autobs" en la Barra de frmulas.

7.

Haga clic en Negrita para seleccionarla y cambie el color.

8.

El grosor del texto y su color cambian.

9.

Seleccione "Lista de participantes" y cambie la fuente y el color. Vea el ejemplo que se muestra en la siguiente figura.

De esta forma, puede combinar varias caractersticas para dar formato al texto. Esta caracterstica es bsica. Practique hasta que la aprenda

7. Cmo crear una tabla?

En Excel puede crear una tabla y calcular o analizar los datos de la tabla. Como primer paso para usar Excel, se crear una tabla. En este artculo aprender cmo crear y usar una tabla. Este artculo consta de las siguientes dos pginas.

Prctica: Iniciar Excel

Vea el tema Iniciar y cerrar Excel para iniciar Excel.

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Crear una tabla

1. Arrastre para seleccionar el rango de celdas que se usar para crear la tabla.

2.

Haga clic en Tabla de Tabla en la ficha Insertar.

3.

Aparece el cuadro de dilogo Crear tabla. Haga clic en el botn Aceptar.

4.

El rango de celdas seleccionado se convierte en una tabla.

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Sugerencia: al crear la tabla, apareci una nueva ficha

Cuando crea una tabla, se muestran las herramientas de tabla, y la ficha Diseo se agrega automticamente a la Cinta de opciones. Los comandos para cambiar el nombre y el tamao de la tabla y su diseo se agrupan en la ficha Diseo.

La ficha Diseo se oculta al hacer clic en una celda fuera de la tabla. Haga clic en cualquier celda de la tabla para volver a mostrar la ficha Diseo.

Sugerencia: al crear la tabla, aparecieron celdas con texto en su interior

Cuando crea una tabla, automticamente se especifica "Columna1", "Columna2" y otros nmeros similares en la primera fila del rango de celdas seleccionado. Esta fila se denomina "fila de encabezado".

Crear una tabla con la primera fila como fila de encabezado

Si desea incluir encabezados de tabla en el rango de celdas utilizado para crear la tabla, active la casilla La tabla tiene encabezados en el cuadro de dilogo Crear tabla. La primera fila del rango de celdas seleccionado se transforma en la fila de encabezado. Escriba un encabezado de tabla y convierta la primera fila en la fila de encabezado de la tabla. 1. Abra una nueva hoja de clculo y escriba el texto que desea usar como encabezado de tabla en las celdas. Por ejemplo, escriba "Desayuno" en "A1", "Almuerzo" en "B1", y "Cena" en "C1".

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2.

Arrastre para seleccionar el rango de celdas que se usar para crear la tabla. En este ejemplo la tabla abarcar de la celda "A1" a la celda "C4".

3.

Haga clic en Tabla de Tabla en la ficha Insertar.

4.

Aparece el cuadro de dilogo Crear tabla. Active la casilla La tabla tiene encabezados y haga clic en el botn Aceptar.

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5.

El rango de celdas seleccionado se convierte en una tabla. Las celdas que contienen los datos del Paso 1 adoptan el estilo de fila de encabezado.

Si cre una tabla en el Paso 4 sin activar la casilla La tabla tiene encabezados, se agrega una fila de encabezado automticamente.

8. Cmo crear datos de series?

En Excel puede escribir nmeros, fechas y horas secuenciales de forma automtica. Al hacer clic en una celda de la hoja de clculo para seleccionarla, aparece un pequeo recuadro negro en la esquina inferior derecha de la celda seleccionada. Este cuadro se denomina "controlador de relleno".

Con el controlador de relleno, puede especificar una serie de datos y copiar datos rpidamente. Cuando se alinea el cursor con el controlador de relleno, el cursor cambia a una cruz negra ( ). Abra el libro que guard en la seccin anterior, "Crear una tabla", y proceda a crear una serie de datos.

Especificar datos de una serie

Especifique datos de una serie. En este ejemplo, escribir nmeros secuenciales en la columna "Nmero".

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1. Seleccione la primera celda en la que desea escribir una serie de datos. En este ejemplo, seleccione la primera fila en "Nmero".

2.

Escriba el primer valor de la serie de datos. En este ejemplo, escriba "1" para escribir nmeros a partir de uno.

3.

En la celda siguiente, escriba el siguiente valor de la serie de datos. Escriba "2", que es el valor que sigue a "1".

4.

Seleccione las celdas que contienen los valores de la serie de datos.

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5.

Arrastre el

(controlador de relleno) hacia abajo.

6.

Se agrega la serie de datos.

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9. Cmo comprobar el diseo de impresin?

En Excel es fcil obtener una vista previa de cmo quedar el diseo cuando se imprima, sin imprimirlo realmente. La imagen de impresin que se muestra en la pantalla se llama "vista previa de impresin". Puede ver la vista previa incluso si la impresora no est conectada a su equipo.

Prctica: Abrir un libro

Para obtener informacin sobre cmo abrir un libro, vea el tema Guardar y abrir una hoja de clculo".

Abrir la vista previa de impresin

1. Haga clic en (botn de Office), seleccione Imprimir y haga clic en Vista previa de impresin.

2.

Se abrir una vista previa de la hoja de clculo.

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Sugerencia: para una hoja de clculo con varias pginas

Cuando una hoja de clculo tiene varias pginas, puede hacer clic en Pgina siguiente en Vista previa en la ficha Vista previa de impresin para ver la pgina siguiente de la vista previa de impresin. Tambin puede hacer clic en Pgina anterior en esta ficha para ver la pgina anterior.

Usar el zoom en la vista previa de impresin con la Cinta de opciones

La vista previa de impresin muestra la primera pgina en toda la ventana. Puede hacer zoom en la pantalla y revisar la pgina con un valor de zoom del 100%. Con Zoom de la Cinta de opciones, haga zoom en la pantalla. 1. [Haga clic en Zoom de Zoom en la ficha Vista previa de impresin.

2.

El valor de zoom cambia a 100%.

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3.

Haga clic en Zoom de Zoom en la ficha Vista previa de impresin.

4.

Se restaura el valor de zoom original en la vista previa de impresin.

Hacer clic en la vista previa de impresin y usar el zoom para incrementar la vista
Puede hacer clic en Vista previa de impresin e incrementar la vista de la pantalla. 1. Coloque el cursor sobre la hoja de clculo en la vista previa de impresin. 2. Confirme que la forma del cursor haya cambiado a y haga clic en la vista previa de impresin.

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3.

Se aumenta la vista previa y la forma del cursor cambia a

4. 5.

Confirme que la forma del cursor haya cambiado a

y haga clic en la vista previa de impresin.

Se restaura el valor de zoom original en la vista previa de impresin.