Auditoria Y Nominas

AUDITORÍA DEL CICLO DE PERSONAL Y NÓMINAS El ciclo de personal y nominas involucra el empleo y pago de todos los empleados, sin importar la clasificación o método con que se determine su compensación. Los empleados incluyen ejecutivos con un sueldo fijo más bonificación, oficinistas con sueldo mensual con tiempo extra o vendedores a comisión, y personal de fábrica y sindicalizado a los que se les paga por ahora. El ciclo es importante por varias razones. En primer lugar, los sueldos, salarios, impuestos a los patrones, y otros costos de los mismos son el gasto principal en todas las compañías. En segundo lugar, la mano de obra es una consideración tan importante en la evaluación del inventario en compañías industriales y dé construcción, que la clasificación y adjudicación de mano de obra incorrecta puede resultar en una equivocación considerable en la utilidad neta, por último las nóminas son un área donde se desperdician grandes cantidades de recursos de empresa por ineficiencia o se roban por medio del fraude. En las compañías más grandes, muchas cuentas del mayor General con frecuencia se afectan por la nomina. Por ejemplo, es común que las grandes organizaciones tengan 50 cuentas o mas de gastos de nominas. Las nominas también afectan las cuentas de inventario de producción en proceso y artículos terminados para las empresas industriales. Al igual que en el ciclo de ventas y cobranza, la auditoria del ciclo de personal nóminas incluye la comprensión de la estructura interna de control, evaluación del riesgo de control, pruebas de controles y pruebas sustantivas de transacciones, procedimientos de análisis y pruebas de detalles de los saldos. Existen varias diferencias importantes entre el ciclo de nominas y personal y otros ciclos en una auditoría tipifica. Existe una clase de transacciones para las nóminas. 1a mayoría de los ciclos incluye por lo menos dos clases de transacciones. Por ejemplo, el ciclo dé ventas y cobranza incluye tanto ventas como transacciones en que se recibí efectivo, y a menudo incluye también devoluciones en ventas y cancelan clones de cuentas no cobrables. En cambio, la nomina tiene una clase de transacciones porque el recibo de servicios de empleados y el pago de esas servicios a través de la nomina ocurren en un corto periodo. Las transacciones tienen mucho más importancia que las cuentas relacionadas en los saldos. Las cuentas relacionadas con la nómina, como nómina acumulada e Impuestos retenidos, por lo general son pequeñas en comparación con la cantidad total de transacciones para el año. Los controles Internos sobre la nómina son efectivos para casi todas las compañías hasta las pequeñas. Las razones para los controles efectivos son las fuertes penalizaciones federales y estatales que se imponen por errores en la retención y pago de impuestos sobre nóminas y problemas de moral en los empleados si no se les paga o se les paga

A ninguna persona que tiene acceso a las tarjetas de pago. Registro de personal: Registros que incluyen datos como la fecha de contratación. los auditores generalmente enfatizan por lo general pruebas de controles. y al gobierno y otras instituciones. FUNCIONES EN EL CICLO. autorización por la administración. es sumamente importante la separación de responsabilidades. o en el caso de funcionarios. y pago neto. del ingreso de nuevos empleados. y no cuando se incurre en costos por mano de obra. el resumen y cálculo del pago bruto. El ciclo de nóminas y personal comienza con la contratación de personal y termina con el pago a los empleados por los servicios prestados. se cargan los gastos cuando se les paga realmente a los empleados.menos. deducciones autorizados. TOMA DE TIEMPO Y PREPARACIÓN DE LA NÓMINA Esta función es de capital importancia en la auditoria de nóminas. pruebas sustantivas de transacciones y procedimientos de análisis en la auditoria de las nóminas. PERSONAL Y EMPLEO El departamento de personal proporciona una fuente independiente para entrevistar y contratar al personal calificado. porque afecta directamente los gastos por nomina para el periodo. y la preparación de los registros . El departamento también es una fuente independiente de registros para la verificación interna de la información sobre salarios. el ciclo involucra la obtención de servicio de los empleados consistentes con los objetivos de la organización y la de los servicios de una manera correcta. deducciones. incluyendo el numero de exenciones para la retención de impuesto sobre ingresos. Durante el periodo. bonos de ahorro de Estados Unidos y cuotas sindicales. Como parte de estos controles. Incluye la preparación tarjetas de tiempo para los empleados. Un segundo control importante es la investigación adecuada de la competencia y confiabilidad de los nuevos empleados. Las pruebas de detalles de saldos a menudo requieren unos cuantos minutos. Entre tanto. la autorización de los cambios iníciales y periódicos en las tasas de pago. la cuenta de salarios y sueldos acumulados sí utiliza al final de un periodo contable. y la fecha de terminación de empleados que dejan de trabajar para la compañía. Forma de autorización de tasa de pago: Forma que autoriza la tasa de pago. la preparación de los cheques respectivos. evaluaciones del desempeño y terminación del empleo. investigaciones del personal. Controles internos: Desde un punto de vista de auditoría. Forma de autorización de deducción: Forma que autoriza las deducciones por nomina. La fuente de la información es un contrato laboral. Se registran las acumulaciones de la mano de obra al ajustar los asientos al final del periodo. la autorización del consejo de administradores. En la mayoría de los sistemas. los impuestos retenidos y acumulados en las nominas y los beneficios. se les permite el acceso los registros de personal. DOCUMENTOS Y REGISTROS RELACIONADOS Y CONTROLES INTERNOS. tasas de pago. los controles internos más importantes en el aspecto del personal involucran los métodos formales de informar al personal de la toma de tiempo y de preparación de nóminas. registros de nóminas o cheques. por cualquier costo de mano de obra devengado pero no pagado. Por estas tres características.

Esta forma se utiliza sólo cuando un empleado desempeña sus actividades por órdenes de producción. el pago neto. las tarjetas de tiempo se entregan por semana. Por lo general. PAGO DE LA NÓMINA La firma verdadera y distribución de los cheques se maneja de forma correcta para evitar su robo. El total devengado por cada empleado en el archivo maestro. Después que se ha cobrado el cheque y el banco lo regresa a la empresa. que no tenga . El importe del cheque es el pago bruto menos impuestos y otras deducciones retenidas. es igual al saldo total de la nómina bruta en diversas cuentas del mayor general. Controles internos: Los controles sobre los cheques deben incluir limitar la responsabilidad de la autorización para firmar los cheques a un empleado. en diferentes departamentos. Diario de nómina: Diario para registrar los cheques de nomina indican el pago bruto. También se hace el control para evitar que alguna persona inserte las tarjetas de varios empleados o que presente una tarjeta de tiempo ficticia. Deben existir controles adecuados para evitar cálculos erróneos en cada una de estas actividades. El archivo maestro se actualiza con la información de los archivos de transacciones de nóminas de la computadora. El registro para cada empleado incluye el pago bruto por cada periodo de nómina. Reporte resumido de nómina: Documento generado por computadora que resume en diversas formas la nómina por un periodo. los relojes registradores de tiempo preparan de forma automática la tarjeta de tiempo. Se prepara el cheque como parte de la función de formulación de la nómina pero la firma autorizada convierte al cheque en un activo. retenciones y pago neto. Archivo maestro de nómina: Archivo donde se registran todas las transacciones de nómina para cada empleado y se mantiene el total de salarios pagados empleados durante el año hasta la fecha. Tarea de tiempo: documento que indica la hora en que el empleado dejó de trabajar en cada día. Estos serán iguales a la nomina a bruta para el periodo. Cheques de nómina: Cheque suscrito al empleado por los servidos que desempeñó. Los totales del diario se traspasan al mayor general por la computadora. Un resumen es el total cargado a cada cuenta del mayor por cargos por la nómina. se le llama cheque cancelado. número y fecha del cheque.de nómina. y el número de horas que trabajó. El diario de nómina se genera para cualquier periodo a partir de las transacciones en nóminas que se incluyen en los archivos del sistema de cómputo. Tarjeta de tiempo en la obra: Documentó que indica las ordenes en las que un trabajador de fábrica ha laborado durante un periodo determinado. Otro resumen común para una organización manufacturera son los totales cargados a diversos órdenes en un sistema de contabilidad de costos por ordenes de producción. También se incluyen los detalles de diario en el archivo maestro de nóminas. Para muchos empleados. Controles internos: Un control adecuado del tiempo en las tarjetas de tiempo incluye el uso de un reloj marcador u otro método similar. las deducciones del pago bruto. para tener la certeza que se les paga a los empleados el número de horas que laboraron.

y el regreso inmediato de cheques no reclamados para su depósito nuevamente. Controles internos: El control más importante en la preparación de estas declaraciones es una serie bien definida de políticas que indican dónde se archivan cada forma. CONTROLES INTERNOS. contenido y cantidad. La mayoría de los sistemas computarizados de nominas incluyen la preparación de declaraciones de impuestos sobre nominas utilizando la información en los archivos maestro y de transacción de nominas. El énfasis sobre estas pruebas se origina en el hecho de que se carece de evidencia independiente proporcionada por un tercero. impuestos acumulados en la nómina. Si se utiliza una máquina firmadora de cheques para reemplazar una firma manual. PREPARACIÓN DE DECLARACIONES DE IMPUESTOS SOBRE LA NÓMINA Y EL PAGO DE LOS MISMOS. Declaraciones de impuestos sobre nóminas: Formas de impuestos que se presentan a las unidades locales. PRUEBAS DE CONTROLES Y PRUEBAS SUSTANTIVAS DE TRANSACCIONES La mayoría de las estructuras de control interno para las nóminas está muy estructurada y bien diseñada para controlar las salidas de efectivo y minimizar las quejas e insatisfacción de los empleados. y otras cuentas de saldos. La naturaleza y fechas de vencimiento de las formas varia. Las pruebas de controles y pruebas sustantivas de los procedimientos de transacciones son los medios más importantes para verificar los saldos en la cuenta en el ciclo de nominas y personal. en la mayoria de las auditorías los montos en las cuentas de saldo son pequeños y se verifican con relativa facilidad si el auditor tiene confianza en que las transacciones de la nomina se han registrado correctamente en la computadora y se han preparado correctamente las .acceso a la toma de tiempo o a la preparación de la nómina. La preparación y envío oportuno por correo de las declaraciones de impuestos sobre nóminas es un requisito establecido por las leyes federales y estatales sobre nómina. se encuentran disponibles sistemas de alta calidad para computadora. Por lo general no es fácil establecer un buen control en el ciclo de nominas y personal. se debe controlar cuidadosamente la máquina firmadora de cheques. estatales y federales del gobierno para el pago de impuestos retenidas y el impuesto del patrón. además. pero estas son comúnmente consistentes en el momento oportuno. Además. como sería una confirmación para verificar los salarios acumulados impuestos sobre ingresos retenidas. Es común utilizar técnicas electrónicas para el procesamiento de datos en la preparación de todos los diarios y cheques de nómina. también se requieren los mismos controles. A menudo se utilizan sistemas propios de la empresa. dependiendo del tipo de impuestos. Para los empleados de fábricas u oficinas. es frecuente que haya gran número de transacciones relativamente homogéneas de pequeñas cantidades. PRUEBAS DE CONTROLES Y PRUEBAS SUSTANTIVAS DE TRANSACCIONES. aunque también utilizan los sistemas de centros externos de servicio. Como efecto de las preocupaciones relativamente constantes acerca de las nominas que existen de compañia a compañía. la disminución de la nómina por alguien que no esté involucrado en otras funciones de la nómina. Hay menos transacciones nóminas de ejecutivos.

personal nuevo en el departamento de nómina que es responsable de la preparación de las declaraciones. CONSIDERACIONES DE INVENTARIOS Y NÓMINAS FICTICIAS Es frecuente que los auditores extiendan sus procedimientos de manera considerable en la auditoria de las nominas de acuerdo con las siguientes circunstancias (1) cuando la nómina afecta de manera significativa la evaluación del inventario. Las indicaciones de posibles errores en las declaraciones incluyen el pago de multas e intereses en el pasado pagos incorrectos. artículos terminados o construcción en proceso. como ocurre frecuentemente entre las compañías manufactureras y de construcción. es fácil determinar si el cliente ha pagado la cantidad correcta de manera oportuna al comparar las salidas subsecuentes de efectivo con los registros de las nominas. Por . la falta de verificación interna de la información y la existencia de fuertes problemas de flujo de efectivo para el cliente. Relación entre la nomina y la evaluación del inventarió: En aquellas auditorías donde la nómina es una porción significativa del inventario. Las formas para impuestos sobre nominas corresponden a Impuestos federales sobre ingresos. Se determinan estos requisitos al referirse a fuentes cómo las disposiciones fiscales. Penalizaciones e intereses si el cliente no prepara debidamente las formas sobre impuestos. Existe una responsabilidad potencial por impuestos no pagados. e Impuestos federales y estatales por desempleo Puede ser necesaria una conciliación detallada de la información en las formas para impuestos y los registros de nómina. FORMAS Y PAGOS DE IMPUESTOS S0BRE NÓMINAS En muchas organizaciones los impuestos sobre las nóminas son una Consideración importante. contratos sindicales y acuerdos con los emplea dos. Después que el auditor conoce los requisitos. Preparación de formas de impuestos sobre pagos: Como parte de la comprensión de la estructura de control interno. y (2) cuando el auditor está preocupado acerca de la posibilidad de que haya transacciones fraudulentas de consideración en la nomina. tanto porque las cantidades en ocasiones son considerables como porque pueden surgir graves responsabilidades por no presentar oportunamente las formas sobre impuestos. El auditor determina primero los requisitos del cliente para presentar los pagos. retención de FOCA. Es deseable comprobar si el cliente ha cumplido con la obligación legal presentar los pagos que corresponden a todas las retenciones de nómina como parte de las pruebas sobre nóminas. cuotas sindicales. una clasificación incorrecta de cuentas de las nóminas puede afectar de forma considerable la evaluación de activos para cuentas como producción en proceso. cuando el auditor cree que existe una probabilidad razonable de que las declaraciones de impuestos pueda haberse preparado incorrectamente.declaraciones de los impuestos sobre nóminas. Las retenciones que preocupan en estas pruebas son partidas como impuestos. retención de impuestos estatales municipales sobre impuestos. aunque los pagos se efectúan por lo general de los desembolsos de efectivo en general. Pago oportuno de los impuestos retenidos sobre nóminas y otras retenciones. seguros y ahorró en las nominas de Pago. el auditor revisa la preparación por lo menos de una de cada tipo de formas de impuestos sobre nominas por las que el cliente es responsable.

Por ejemplo. al comparar el saldo con el diario de la nómina. y los desembolsos en efectivo del periodo subsecuente. Por lo general. sobrestante. bonos de ahorro y seguros en la misma forma. Si el supervisor también distribuye los cheques de pago. pero esta acumulación a menudo es más difícil . Por ejemplo. un supervisor puede marcar diariamente la tarjeta de un empleado y él mismo aprobarla al final del periodo. el uso del 60% como pago bruto del periodo subsecuente como la acumulación es un ejemplo de una aproximación. Si la estructura de control interno está operando efectivamente. la forma de impuestos sobre nóminas preparada en el periodo subsecuente. se comprueban con facilidad los cortes y la precisión al mismo tiempo por estos procedimientos. Se verifican otras partidas retenidas. De manera similar. La emisión de cheques de nomina a Individuos que no trabajan para la compañía (empleados ficticios) con frecuencia da por resultado que se continúen emitiendo cheques de un empleado después de que se ha terminado su empleo.ejemplo. Este análisis se limita a las pruebas para los dos tipos más comunes: empleados ficticios y horas fraudulentas. que siguen de forma consistente año tras año. Algunas empresas calculan las horas exactas de pago que se devengaron en el periodo actual y se pagaron en el periodo subsecuente. pero que todavía no se desembolsan. si la nómina subsecuente resulta del empleo durante tres días en el año en curso y el empleo de dos dias del año subsecuente. CANTIDADES RETENIDAS DEL PAGO DE LOS EMPLEADOS Se comprueban los impuestos en nóminas que han sido retenidos. compañero del empleado. El personal asalariado por lo general recibe todo su pago con excepción de tiempo extra el último día del mes. Comprobación de nominas ficticias: Aunque los auditores no son los principales responsables de la detección de fraudes. Existen varias formas en que los empleados pueden defraudar a una empresa en el área de nominas. pero con frecuencia varios días de salarios para los empleados por hora quedan sin pagar al final del año. como cuotas sindicales. SUELDOS Y SALARIOS ACUMULADOS Surge la acumulación de sueldos y salarios siempre que no se les paga a los empleados durante los últimos días u horas de salarias devengados hasta el periodo subsecuente. la evaluación del inventario se ve afectada si el costo de mano de obra directo de los empleados individuales se carga erróneamente a la orden de producción o procesos equivocados. El corte correcto y precisión de los sueldos y salarios acumulados depende de la política de la compaña. se amplían los procedimientos de auditoría cuando surge la posibilidad de la corrosión de irregularidades considerables. existe bastante oportunidad para el desfalco. COMISIONES ACUMULADAS Los mismos conceptos utilizados en la verificación de sueldos y salarios acumulados son aplicables a las comisiones acumuladas. si los sueldos del personal administrativo se han cargado equivocada o intencionalmente a los costos indirectos de fabricación. la persona que comete este tipo de desfalco es un empleado de nóminas. los costos indirectos cargados al inventario en la fecha del balance pueden haberse sobreestimado. o quizás el ex empleado. de acuerdo con algunas estructuras de control interno. mientras que otras calculan una proporción aproximada.

Si las cantidades son considerables. mientras otros recibirán un sueldo mensual más una comisión que se paga por trimestre. que la falla al registrarlos resultaría un error considerable. a algunos vendedores se les paga una comisión cada mes y no devengan salario. En algunos casos la comisión varía para diferentes productos. Es importante comparar el método de la acumulación de Comisiones con años anteriores Para verificar su consistencia. es necesario primero determinar la naturaleza del acuerdo de comisiones y luego probar los cálculos con base en el acuerdo. . Por lo general.de verificar porque es frecuente que las empresas tengan varios tipos diferentes de acuerdos con los vendedores y otros empleados a comisión. se logra la verificación de la acumulación registrada comparándola con la cantidad autorizada en las actas del consejo de administración. y no se paga sino hasta varios meses después del fin de año. también es común confirmar el importe que se debe directamente con los empleados. Al verificar las comisiones acumuladas. Por ejemplo. las bonificaciones no pagadas de fin de año a los funcionarios y empleados son una partida tan grande. BONIFICACIONES ACUMULADAS En muchas organizaciones.

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