Manual de Protocolo RJ PDF

GOVERNO DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO
MANUAL DE GESTO DE PROTOCOLO
Rio de Janeiro 2012
GOVERNO DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO Srgio Cabral
SECRETARIA DE ESTADO DA CASA CIVIL Rgis Fichtner
SUBSECRETARIA DE GESTO DA CASA CIVIL Marco Antonio Horta Pereira
COORDENAO Valria Regina de Almeida Morandi
REDAO Fbio da Silva Siqueira Gabriela da Silva Jordo dos Santos Luciane Tom da Cunha Mariana Batista do Nascimento Maria Rosangela da Cunha
COLABORAO Cristiane Nunes Vrginio Fernanda de Moraes Costa Lucia Cardoso Marcelo Mrida Ndia Dvaki Pena Garcia Patrcia de Mello Silva Patrcia Santos Silva Viviane Gonalves da Silva
APOIO Arquivo Pblico do Estado do Rio de Janeiro - APERJ Programa de Ps-Graduao em Cincia da Informao PPGCI da Universidade Federal Fluminense UFF
Sumrio
1. 2. 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 2.6. 2.7. 2.8. 2.9. 3. 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6. 3.7. 3.8. 3.9. 3.10. 3.11. 3.12. 3.13. 3.14. 3.15. 3.16. 3.17. 3.18. 3.19. GERENCIAMENTO DE UNIDADES PROTOCOLADORAS ................................. 6 ATIVIDADES DE PROTOCOLO ................................................................................ 9 PRODUO DE DOCUMENTOS ................................................................................. 9 PADRONIZAO DA ESTRUTURA DOCUMENTAL ............................................ 10 TRAMITAO DE DOCUMENTOS E PROCESSOS ............................................... 14 RECEPO DE DOCUMENTOS E PROCESSOS ..................................................... 15 DISTRIBUIO INTERNA ......................................................................................... 16 EXPEDIO DE DOCUMENTOS E PROCESSOS ................................................... 16 ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS E PROCESSOS ......................................... 17 DESARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS E PROCESSOS .................................. 18 VISTA E CPIA DE DOCUMENTOS E PROCESSOS .............................................. 19 PROCEDIMENTOS PROCESSUAIS ........................................................................ 21 AUTUAO ................................................................................................................. 21 AUTUAO DE DOCUMENTOS COM CLASSIFICAO DE PRECEDNCIA . 22 AUTUAO DE DOCUMENTOS COM CLASSIFICAO DE SIGILO ................ 23 INSTRUO E NUMERAO DE FOLHAS ............................................................ 24 EMENDA CARMIM ..................................................................................................... 26 ABERTURA E ENCERRAMENTO DE VOLUME ..................................................... 27 ANEXAO DE DOCUMENTOS .............................................................................. 29 JUNTADA DE PROCESSOS ........................................................................................ 30 APENSAO DE PROCESSOS .................................................................................. 32 DESAPENSAO DE PROCESSOS ....................................................................... 33 DESENTRANHAMENTO DE PEAS PROCESSUAIS ......................................... 34 DESMEMBRAMENTO DE PEAS PROCESSUAIS ............................................. 35 ACAUTELAMENTO DE PROCESSOS .................................................................. 36 DESACAUTELAMENTO DE PROCESSOS ........................................................... 38 EXTINO E DESISTNCIA DE PROCESSOS .................................................... 39 ENCERRAMENTO DE PROCESSOS ..................................................................... 41 REABERTURA DE PROCESSOS............................................................................ 42 RECONSTITUIO DE PROCESSOS.................................................................... 42 DIGITALIZAO DE DOCUMENTO EM PROCESSO ADMINISTRATIVO .... 43
4 4. 4.1. 4.2. 4.3. PROCEDIMENTOS LEGAIS DE ATOS ADMINISTRATIVOS ........................... 44 ANULAO DE ATOS ADMINISTRATIVOS .......................................................... 44 REVOGAO DE ATOS ADMINISTRATIVOS ....................................................... 46 CONVALIDAO DE ATOS ADMINISTRATIVOS ................................................ 47
MODELOS DE DOCUMENTOS .............................................................................................. 48 GLOSSRIO .............................................................................................................................. 68 LEGISLAO ............................................................................................................................ 83
5 APRESENTAO
O Manual de Atividades de Gesto de Protocolo apresenta o conjunto de regras e procedimentos tcnicos que devero ser utilizados por todos os rgos e entidades da Administrao Pblica Estadual a fim de criar bases para a implantao do Sistema de Gesto de Protocolo no mbito do Governo do Estado do Rio de Janeiro. Elaborado em conjunto pela Secretaria de Estado da Casa Civil e pelo Arquivo Pblico do Estado do Rio de Janeiro, o Manual descreve os procedimentos relativos produo, ao trmite e ao uso de documento e processos administrativos e tem por objetivo racionalizar e padronizar procedimentos gerais referentes gesto de protocolo. Cabe ressaltar que neste Manual no esto contidas as regras de atividades ou orientaes tcnicas quanto indexao, classificao, arranjo, descrio,
armazenamento e preservao de documentos, as quais sero inseridas no Manual de Gesto Documental do Governo do Estado do Rio de Janeiro. Prezando pela compreenso clara, integral, padronizada e uniforme dos conceitos e termos tcnicos utilizados na elaborao do manual em questo, foi inserido no ANEXO I- Glossrio de termos usados no Manual. Por fim, o Manual de Atividades de Gesto de Protocolo foi elaborado em conformidade com a legislao estadual, as normas de Direito e os conceitos doutrinrios aplicados prtica administrativa imperante em servios de protocolo, de documentao e de informao.
1. GERENCIAMENTO DE UNIDADES PROTOCOLADORAS 1.1.Cadastro nico de Unidades Protocoladoras
1.1.1.
O Cadastro nico de Unidades Protocoladoras a base nica de
gerenciamento de Unidades Protocoladoras que subsidiar a sistemtica de Numerao nica de Protocolo (NUP). 1.1.2. 1.1.3. O Cadastro nico tem como objetivos: Gerenciar as Unidades Protocoladoras e controlar a numerao nica de protocolo; Administrar e consolidar dados relacionados identificao, quantificao e descrio das unidades de protocolo; Controlar as mudanas estruturais: criao, extino, fuso, ciso ou troca de subordinao das unidades de protocolo; Subsidiar a elaborao de indicadores associados a Unidades
Protocoladoras e processos administrativos; e Assegurar a integridade e a eficincia da numerao de processos. Entende-se por Unidade Protocoladora cada unidade administrativa com
competncia para autuar processos administrativos, gerenciar tramitao, expedio, recepo de documentos e realizar procedimentos processuais nos rgos. 1.1.4. O responsvel pela Unidade Protocoladora o titular do rgo, a quem
caber a incumbncia de promover a alterao/adequao dos dados de cadastro junto ao sistema de Cadastro nico. 1.1.5. de competncia do Arquivo Pblico do Estado do Rio de Janeiro - RJ o
gerenciamento do Cadastro nico de Unidades Protocoladoras. 1.1.6. O gerenciamento do Cadastro nico de Unidades Protocoladoras abrange
a implantao, a manuteno e o controle da sistemtica de Numerao nica de Protocolo e das atividades de cadastramento, cancelamento e reativao de cadastro.
1.2. Cadastramento
1.2.1. O cadastramento e a atualizao dos dados de cada Unidade Protocoladora no Cadastro sero realizados pelo titular do rgo. 1.2.2. Os dados obrigatrios de cadastramento so: nome do rgo, subordinao, se trata-se de Protocolo Central ou Setorial, nome do responsvel pelo Setor, telefone institucional e email institucional. 1.3. Aps o cadastramento, ser atribudo um cdigo identificador Unidade Protocoladora conforme regras estabelecidas no tpico Numerao nica de Protocolo (item 1.6 abaixo).
1.4. Cancelamento de cadastro
1.4.1. O cancelamento de cadastro ser efetuado em casos de extino, ciso ou fuso com outro rgo. 1.4.2. Sempre que houver cancelamento de cadastro de uma unidade protocoladora, seu respectivo cdigo identificador ser desativado. 1.4.3. Em casos de ciso, o cdigo do rgo originador ser desativado e sero criados cadastros para os rgos resultantes da ciso. 1.4.4. Em casos de fuso, os cdigos dos rgos envolvidos sero desativados e um novo cdigo ser atribudo ao rgo resultante da fuso.
1.5. Reativao de cadastro
1.5.1. Consiste na reativao do cadastro de rgos extintos, que voltarem condio anterior.
1.6. Numerao nica de Protocolo:
1.6.1. A Numerao nica de Protocolo (NUP) a sistemtica de identificao numrica de cada Unidade Protocoladora, vinculando-as ao seu respectivo rgo. 1.6.2. Os objetivos da NUP so:
Criar numerao nica para os processos administrativos, integrando os convencionais (em meio fsico) e os processos eletrnicos (gerados pelo Processo Digital); e
Permitir que o UPO gere automaticamente o nmero do processo administrativo e importe o nmero gerado pelo Processo Digital.
1.6.3. A utilizao do NUP no rgo tem como premissa o cadastramento de sua(s) respectiva(s) Unidade(s) Protocoladora(s). 1.6.4. Para processos administrativos em meio fsico, a NUP composta por 4 (quatro) grupos de caracteres e ser utilizada como identificador de processos administrativos estaduais.
NUP = E- SS/PPP.XXXXXX/AAAA NUP = Secretaria (S) + Unidade de Protocolo (P) + sequncia numrica (X) + ano de produo (A)
1 Grupo - Alfanumrico, composto por uma letra (E) e dois dgitos (SS). Este grupo corresponde Secretaria e respectivos rgos vinculados. Ser determinado por decreto.
Ex: E-12/ PPP.XXXXXX/AAAA (Secretaria de Estado da Casa Civil) E-12/ PPP.XXXXXX/AAAA (PRODERJ)
2 Grupo - Numrico, composto por trs nmeros (PPP). Este Grupo corresponde Unidade Protocoladora. Ser determinado por Portaria do APERJ.
Ex: E-12/001.XXXXXX/AAAA (Casa Civil) E-12/002.XXXXXX/AAAA (Arquivo Pblico)
3 Grupo - Numrico. Composto por seis dgitos (XXXXXX). Este Grupo corresponde faixa numrica (intervalo) sequencial de processos dentro de um rgo. Dever ser reiniciado a cada ano.
Ex: E-12/001.000001/AAAA (1 processo autuado Casa Civil) E-12/001.000002/AAAA (2 processo autuado Casa Civil)
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E-12/002.000001/AAAA(1 processo autuado APERJ)
4 Grupo - Numrico. Composto por quatro dgitos (AAAA). Este Grupo corresponde ao ano de produo do documento ou autuao do processo administrativo.
Ex: E-12/001.000001/2011 (1 processo autuado no ano de 2011 na Casa Civil)
1.6.5. Para processos administrativos originados de forma digital (Processo Digital), apenas o primeiro grupo da NUP alterado. As letras PD formaro o elemento identificador dos processos administrativos eletrnicos.
NUP = PD- SS/PPP.XXXXXX/AAAA NUP = Secretaria (S) + Unidade de Protocolo (P) + sequncia numrica (X) + ano de produo (A)
2. ATIVIDADES DE PROTOCOLO 2.1. PRODUO DE DOCUMENTOS 2.1.1. A Produo corresponde fase de criao de documentos, quando os mesmos so elaborados e tornam-se capazes de constituir elementos de prova, direito e/ou informao. Nesta fase preciso cuidado para que se evite a produo desnecessria de documentos que no so essenciais, reduzindo o volume a ser pesquisado, controlado e organizado e, ao mesmo tempo, obrigar a produo dos documentos necessrios para fazer prova da execuo da atividade. 2.1.2. Na elaborao de documentos devem ser observadas as caractersticas de autenticidade, fidedignidade, integridade e acessibilidade, descritas abaixo:
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Autenticidade: qualidade do documento associada ao que ele registra, pela qual se pode aferir se o mesmo o que diz ser, independentemente de se tratar de minuta, original ou cpia, e se livre de adulteraes ou qualquer outro tipo de corrupo.
Fidedignidade: qualidade do documento pela qual se pode aferir sua capacidade de sustentar os fatos que atesta. Para tanto, h que ser dotado de completude, criado pela autoridade competente e ter procedimentos de criao bem controlados. seus
Integridade: qualidade atribuda a um documento que est completo e inalterado.
Acessibilidade: qualidade do documento pela qual ele pode ser localizado, recuperado, apresentado e interpretado em qualquer tempo.
2.1.3. Os documentos elaborados no mbito do Poder Executivo Estadual devero apresentar estrutura e disposio de seus elementos de forma padronizada, em conformidade com as normas constantes no presente Manual.
2.2. PADRONIZAO DA ESTRUTURA DOCUMENTAL 2.2.1. O Cabealho deve apresentar os seguintes elementos: Braso do Estado do Rio de Janeiro; Nome do rgo e hierarquia (subordinao); Nmero de Classificao; Classificao de sigilo; Classificao de Precedncia; Identificador do documento;
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Local e data; Origem; Destinatrio; Assunto; e Anexos.
2.2.2. O Braso dever seguir o padro e respeitar as margens superior e inferior de 2,5cm e esquerda e direita de 3 cm.. 2.2.3. No sero admitidos logotipos em atos oficiais. 2.2.4. O nome do rgo e o nome dos setores devem ser escritos sem abreviaes e devem constar centralizados abaixo do braso, em letra maiscula. A fonte e o tamanho da letra do nome do rgo e do setor devem seguir o padro Times New Roman 9. 2.2.5. O Plano de Classificao deve ser inserido no canto superior esquerdo, conforme tipologia documental correspondente no Plano de Classificao de Documentos do Estado do Rio de Janeiro em vigor. 2.2.6. Se o documento produzido for sigiloso, deve-se inserir marcao ou indicao de grau de sigilo no canto superior esquerdo, acima do Plano de Classificao, com o respectivo grau de sigilo em todas as pginas, conforme exemplo abaixo:
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2.2.7. As pginas dos documentos sigilosos sero numeradas seguidamente, devendo cada uma conter, tambm, indicao do total de pginas que compem o documento. 2.2.8. Se o documento exigir, pela sua natureza, celeridade e prioridade de encaminhamento na sua tramitao, deve-se inserir carimbo de classificao de precedncia, urgente ou urgentssimo, abaixo da Classificao de Sigilo. Os documentos com classificao de precedncia devem ter prioridade na tramitao. 2.2.9. O carimbo urgente ou urgentssimo deve seguir o mesmo padro do enunciando nas regras para autuao de processo com grau de precedncia, descritas no item 3.2. 2.2.10. Considerando o prazo disposto na Lei 12.527, de Acesso Informao, todos os requerimentos protocolados referentes a esta lei devem receber o carimbo de grau de precedncia. 2.2.11. O identificador do documento composto pelo nome da espcie documental, que pode ser abreviado, seguido da sigla do rgo, da sigla do setor, do nmero sequencial e do ano. 2.2.12. Na mesma linha do identificador do documento constar o local, seguido da data. O ms deve ser apresentado por extenso. 2.2.13. A origem, quando aplicvel na estrutura do documento, ser escrita usando-se a denominao oficial do cargo da autoridade expedidora, precedido da preposio De:. 2.2.14. Destinatrios so, dentre outros, as autoridades, agentes da Administrao Pblica e os setores a que se destinam os documentos. 2.2.15. A indicao de destinatrio ser escrita utilizando-se a forma de tratamento e a denominao oficial do cargo, quando se tratar de autoridades, precedido das preposies Para:, ou Ao. 2.2.16. Identificar o assunto dos documentos baseado na ao a que ele se refere, tendo como referncia o Plano de Classificao de Documentos vigente;
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2.2.17. O assunto obrigatrio somente em atos de comunicao. 2.2.18. Se o documento possuir anexos, indicar o nome da tipologia documental e a quantidade de folhas entre parnteses.
Exemplo de Cabealho:
2.2.19. A composio e a forma dos atos administrativos devem obedecer s regras expressas no Manual de Redao Oficial do Estado do Rio de Janeiro em vigor. 2.2.20. O tamanho e a fonte da letra dos documentos devem seguir o padro Times New Roman, tamanho 12, e o espaamento 1,5. 2.2.21. Todos os documentos devem ser assinados pela autoridade que o exarou.
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2.3. TRAMITAO DE DOCUMENTOS E PROCESSOS 2.3.1. A tramitao consiste na atividade de encaminhar documentos/processos entre unidades organizacionais internas e/ou externas ao rgo. 2.3.2. O objetivo da tramitao encaminhar ou receber documentos/processos que subsidiem a tomada de decises. 2.3.3. A Unidade Protocoladora responsvel por controlar o ciclo de tramitao de documentos/processos, que se divide nas seguintes fases: Recepo, Distribuio Interna e Expedio. 2.3.4. Para tramitar documentos e processos administrativos eletronicamente deve-se utilizar o Sistema de Protocolo Eletrnico Integrado do Poder Executivo, no qual sero inseridos os seguintes registros inerentes ao processo: I. Numrico-cronolgico, com explicitao do nmero e data de autuao dos processos; II. Nominal, com indicao do nome dos interessados e do destinatrio ou da procedncia do processo; e III. lassificao, que ser baseada no Plano de Classificao vigente. 2.3.5. A tramitao de documentos e processos por meio do Sistema de Protocolo Integrado do Poder Executivo efetivada a partir da emisso de guia de remessa eletrnica, gerada automaticamente pelo sistema. 2.3.6. As guias de remessa eletrnica, emitidas pelo Sistema de Protocolo Eletrnico Integrado do Poder Executivo, so utilizadas para enviar e receber os documentos/processos, devendo-se evitar a sua impresso uma vez que a tramitao poder ser comprovada eletronicamente. 2.3.7. Um processo no poder, em virtude de aguardar anlise e deciso, ter seu trmite paralisado, por perodo superior a 1 ano.
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2.3.8. Atingido o prazo estipulado no item acima, o documento/processo deve ser remetido autoridade competente para retomar o trmite ou ser enviado para arquivamento. 2.4. RECEPO DE DOCUMENTOS E PROCESSOS 2.4.1. A recepo compreende a conferncia do documento recebido e, caso o mesmo no tenha sido recebido eletronicamente, efetuar o registro no Sistema de Protocolo Eletrnico Integrado do Poder Executivo. 2.4.2. A Unidade Protocoladora dever verificar a integridade dos documentos e registrar, se for o caso, indcios de violao ou de qualquer irregularidade, dando cincia do fato ao seu superior hierrquico e devolver ao remetente. 2.4.3. A confirmao do recebimento de documentos no Sistema de Protocolo Eletrnico Integrado do Poder Executivo deve ser precedida de conferncia dos dados cadastrados na guia de remessa eletrnica relativa aos documentos. 2.4.4. Qualquer inconsistncia resultar na devoluo dos documentos ao remetente para correo. 2.4.5. O registro e o recebimento de documentos devem ocorrer no Sistema de Protocolo Eletrnico Integrado do Poder Executivo. 2.4.6. Para o recebimento de documentos sigilosos e pessoais ser necessrio observar os critrios abaixo: I. O envelope interno s ser aberto pelo destinatrio, seu representante autorizado ou autoridade competente hierarquicamente superior. II. Os envelopes que contiverem a marca pessoal s podero ser abertos pelo prprio destinatrio.
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2.5. DISTRIBUIO INTERNA 2.5.1. A distribuio interna compreende o encaminhamento, a circulao e o controle do trmite do documento no rgo. 2.5.2. O encaminhamento tambm deve ser registrado no Sistema de Protocolo Eletrnico Integrado do Poder Executivo, por meio de guia de remessa eletrnica. 2.6. EXPEDIO DE DOCUMENTOS E PROCESSOS 2.6.1. A expedio consiste na remessa de documentos para destinatrios externos ao rgo. 2.6.2. O registro da expedio de documentos sem classificao de sigilo ocorrer via Sistema de Protocolo Eletrnico Integrado do Poder Executivo, com uso da guia de remessa eletrnica. 2.6.3. Para a expedio de documentos sigilosos e pessoais ser necessrio observar os critrios abaixo: I. A expedio de documentos sigilosos poder, a critrio do remetente, ser realizada mediante: servio postal, com opo de registro, mensageiro oficialmente designado, mala diplomtica, meio magntico ou eletrnico, ou transmisso de dados; II. Estes meios so vedados para documentos com grau de sigilo ultrassecreto que, em princpio, sero expedidos pessoalmente, por agente pblico autorizado, no sendo permitida a sua postagem; III. Em casos extremos, os documentos ultrassecretos que requeiram tramitao e soluo imediata, atendendo ao princpio da oportunidade, podero ser expedidos por meio magntico ou transmisso de dados, desde que criptografados eletronicamente por sistema de cifra de alta confiabilidade; IV. Todo documento sigiloso e/ou pessoal, ao ser expedido, ser acondicionado em envelope duplo, onde:
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a.
No envelope externo no constar qualquer indicao de grau de
sigilo ou o assunto do documento, constando somente informaes sobre o destinatrio; b. O envelope interno ser fechado, lacrado e deve indicar,
necessariamente, o remetente, o destinatrio, o nmero e a marcao ou carimbo com indicao do grau de sigilo. Deve ser expedido mediante recibo. V. Sempre que o assunto for considerado de interesse exclusivo do destinatrio, ser inscrita a palavra pessoal no envelope interno que contm o documento; VI. Quando o documento recebido de mbito externo for sigiloso, ser sempre acondicionado em envelope duplo, cuja distribuio far-se-, no que couber, de forma similar prevista para os documentos expedidos. 2.7. ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS E PROCESSOS 2.7.1. a guarda e armazenamento de documentos/processos no local estabelecido, conforme prazo de guarda correspondente.
2.7.2. O arquivamento ocorrer aps o encerramento do fluxo decisrio do documento/processo. 2.7.3. A Unidade Administrativa Originadora deve realizar os seguintes procedimentos em relao ao pedido de arquivamento:
I-
Conferir a classificao e temporalidade dada ao documento/processo;
II-
Se o documento/processo estiver em fase corrente, o arquivamento dever ser realizado na Unidade Administrativa Originadora, onde ser mantido at expirao do prazo fixado;
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III-
Se o prazo da fase corrente estiver expirado, a Unidade Administrativa Originadora dever observar os procedimentos de transferncia constantes no Manual de Gesto Documental.
2.8. DESARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS E PROCESSOS 2.8.1. a retirada dos processos arquivados, para estudo e apreciao ou reabertura, mediante solicitao motivada da Administrao Pblica ou do interessado.
2.8.2. Os procedimentos para o desarquivamento de processos consistem nas seguintes etapas: IO interessado nos processos deve realizar, junto Unidade Administrativa Protocoladora do rgo, o pedido de desarquivamento, indicando-se a sua finalidade vista, cpia, apensao ou reabertura;
II-
Em caso de reabertura, a Unidade Administrativa Protocoladora dever seguir os procedimentos estabelecidos no item 2.17;
III-
Em caso de vista, cpia e apensao, a Unidade Administrativa Protocoladora dever solicitar Unidade de Arquivamento o
desarquivamento do processo;
IV-
A Unidade de Arquivamento realiza o desarquivamento dos processos e os encaminha Unidade Administrativa Protocoladora que, por sua vez, seguir os procedimentos que forem pertinentes solicitao.
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2.9. VISTA E CPIA DE DOCUMENTOS E PROCESSOS 2.9.1. A vista consiste na consulta de processos/documentos para fins de estudo e apreciao. 2.9.2. Os documentos/processos passveis de consulta podero estar em trmite ou arquivados, cabendo unidade detentora disponibiliz-los para vista/cpia, conforme legislao vigente. 2.9.3. Considerando o prazo disposto na Lei 12.527, de Acesso Informao, todos os requerimentos de vista de documentos solicitados com base nesta lei devem ser tratados com prioridade. 2.9.4. Nos casos em que o documento/processo estiver arquivado, a Unidade Administrativa desarquivamento. 2.9.5. A vista efetuada a partir de solicitao, via requerimento, com entrada na Unidade Administrativa Protocoladora detentora do documento/processo. 2.9.6. A Unidade Administrativa Protocoladora deve disponibilizar local para consulta. 2.9.7. vedada a vista de processos/documentos fora das Unidades Protocoladoras da Administrao Pblica Estadual pelo interessado, procurador ou representante legal. 2.9.8. Caso o requerente no comparea no prazo de 30 dias, a contar da data do requerimento, o documento/processo voltar para a unidade administrativa de origem. 2.9.9. Para efetuar a vista de documento/processo, devem-se seguir os procedimentos abaixo: Ivista; IIA Unidade Administrativa Protocoladora deve protocolar o O interessado deve preencher o requerimento de solicitao de Protocoladora deve seguir os procedimentos de
requerimento;
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III-
O requerimento deve ser instrudo no processo (se o documento
compuser processo); IVA Unidade Administrativa Protocoladora deve disponibilizar local
apropriado para a vista e informar ao requerente o dia e o local de sua realizao.
2.9.10. A cpia consiste na reproduo de documentos ou de processos para fins de provas. 2.9.11. Considerando o prazo disposto na Lei 12.527, de Acesso Informao, todos os requerimentos de cpia de documentos solicitados com base nesta lei devem ser tratados com prioridade. 2.9.12. Os documentos/processos passveis de cpia podero estar em trmite ou arquivados, cabendo unidade detentora disponibiliz-lo para esse fim, conforme legislao vigente. Para efetuar a cpia de documento/processo o requerente deve seguir os procedimentos abaixo: IA cpia efetuada a partir de solicitao, via requerimento, com entrada na Unidade Administrativa Protocoladora detentora do
documento/processo. IIO requerente deve pagar taxa equivalente quantidade de folhas solicitadas, e a unidade protocoladora dever informar ao requerente que, de acordo com o Decreto n 43.527 de 16/05/2012, por cada folha de cpia ser cobrada o valor de R$ 0,10. E que o valor total equivalente as folhas copiadas dever ser pago por DARJ emitido, conforme as orientaes do site: http://www.fazenda.rj.gov.br. IIIA Unidade Administrativa Protocoladora s efetuar as cpias aps a apresentao do comprovante de pagamento (DARJ). IVA Unidade Protocoladora disponibilizar as cpias.
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3. PROCEDIMENTOS PROCESSUAIS 3.1. AUTUAO 3.1.1. Autuao consiste na abertura do processo administrativo e tem como objetivo a aquisio, resguardo, transferncia, modificao ou extino de direitos. 3.1.2. Autua-se um processo quando a natureza da ao dependa da deciso de duas ou mais pessoas. Dispensa-se a composio de processo nos casos em que a deciso dependa de uma nica pessoa com uma tramitao simples e breve, podendo assim, serem solucionados sem as formalidades do processo. 3.1.3. Os documentos oriundos de outro rgo do Poder Executivo Estadual tambm podem ser autuados, desde que cumpram os requisitos acima descritos. 3.1.4. A autuao de processo administrativo poder ser solicitada por qualquer parte interessada, respeitando o disposto no artigo 9, Captulo V da Lei Estadual 5.427/2009, materializando-se a partir do Termo de Abertura de Processo. 3.1.5. O processo deve ser autuado, preferencialmente, por um documento original. No entanto, ser admitida como exceo a autuao mediante cpia de documento, desde que a cpia seja autenticada por servidor pblico vista do original, considerando que o servidor possui f pblica em seus atos. 3.1.6. Os documentos transmitidos por fax, com procedncia fora da esfera do Poder Executivo Estadual, desde que fotocopiados, podero ser autuados na Unidade Administradora Protocoladora do rgo interessado. 3.1.7. Todos os processos autuados devero ser registrados no Sistema de Protocolo Eletrnico Integrado do Poder Executivo.
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3.1.8. No momento da autuao, a unidade protocoladora dever adotar os seguintes procedimentos processuais: I. Verificar a existncia de processos precedentes, com mesmo nome e mesmo assunto; II. Caso existam processos com o mesmo nome e o mesmo assunto, notificar ao solicitante e verificar a real necessidade de abertura do processo solicitado; III. IV. Identificar se o Termo de Abertura est assinado pelo solicitante; Preencher informaes referentes ao nmero do processo, data, nome do responsvel pela autuao e proceder assinatura do Termo de Abertura; V. Preencher os campos da capa padronizada do Processo Administrativo Estadual tais como: rgo, nmero do processo, data de incio, nome e assunto (de acordo com Plano de Classificao de Documentos vigente). Os dados acima citados podem ser substitudos por etiqueta; VI. Registrar a abertura do processo no Sistema de Protocolo Eletrnico Integrado do Poder Executivo classificando-o de acordo com o Plano de Classificao de Documentos em vigor; VII. Incluir, aps a capa do processo, o TERMO DE ABERTURA seguido pelo documento originador. 3.2. AUTUAO DE DOCUMENTOS COM CLASSIFICAO DE PRECEDNCIA 3.2.1. A autuao de documentos que exijam, pela sua natureza, celeridade e prioridade de encaminhamento na sua tramitao, recebe a classificao de urgente ou urgentssimo. 3.2.2. Considerando o prazo disposto na Lei 12.527, de Acesso Informao, todos os processos autuados referentes a esta lei devem receber o carimbo de grau de precedncia. 3.2.3. Os documentos com classificao de precedncia devem ter prioridade na autuao.
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3.2.4. O documento originador deve ser enviado ao protocolo com a classificao de precedncia. 3.2.5. Para a atribuio da classificao de precedncia devero ser adotados os seguintes procedimentos processuais: I. O solicitante deve informar o grau de precedncia (urgente/urgentssimo) correspondente no canto superior esquerdo do documento; e II. A Unidade Administradora Protocoladora, ao proceder autuao, deve inserir carimbo correspondente no canto superior esquerdo da capa do processo.
Modelo de carimbo urgente:
Modelo de carimbo urgentssimo:
3.3. AUTUAO DE DOCUMENTOS COM CLASSIFICAO DE SIGILO 3.3.1. Os documentos sigilosos devem receber carimbo indicativo de grau de sigilo, no canto superior esquerdo. O carimbo deve ser afixado no momento da produo do documento, de acordo com a Tabela de Temporalidade vigente. 3.3.2. Ao autuar ou instruir os documentos com classificao de sigilo, a Unidade Administrativa Protocoladora deve carimbar conforme o grau de sigilo correspondente, no canto superior esquerdo da capa do processo.
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3.3.3. Quando o documento sigiloso for instrudo, o processo deve herdar o mesmo grau de sigilo. Em caso de processos j classificados, deve ser refeita a classificao para prevalecer a mais elevada. Modelos de Carimbos de Sigilo
3.4. INSTRUO E NUMERAO DE FOLHAS 3.4.1. Instruo consiste na insero sequencial dos documentos necessrios para que um determinado processo cumpra a sua finalidade, devendo ser parte constante dele. Esses documentos so tambm chamados de peas processuais. 3.4.2. As peas processuais sero sempre rubricadas, datadas e numeradas, em ordem crescente, por meio de carimbo padronizado, conforme ordem cronolgica de instruo processual. 3.4.3. As peas processuais que instrurem o processo podero ser representadas por cpia ou outra forma de reproduo permanente, exigindo-se a conferncia com o original, quando julgado necessrio.
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3.4.4. Os versos das folhas no devero ser utilizados. 3.4.5. Nos casos em que a pea do processo estiver em tamanho menor que o padro A4, ser colado em folha de papel branco, inserindo o carimbo da numerao de peas de tal forma que o canto superior direito do documento seja atingido pelo referido carimbo. 3.4.6. Nenhum processo poder ter duas peas com a mesma numerao, no sendo admitido diferenci-las pelas letras A e B, nem rasur-las. 3.4.7. A primeira folha do processo ser a Capa padro (folha 1), a qual no ser numerada, nem receber carimbo ou marcao de instruo processual. A primeira folha numerada e com a referida marcao/carimbo ser sempre o Termo de Abertura de Processos (folha 2), seguido do documento originador (folha 3). 3.4.8. A Instruo dever adotar os seguintes procedimentos processuais: I. Inserir carimbo padronizado de instruo nas folhas do processo no canto superior direito da pgina. Preencher nmero do processo, data de criao do processo, nmero da folha que est sendo instruda na ordem crescente, rubrica do servidor que est efetuando a instruo; e II. Caso no tenha carimbo de instruo, inserir marcao com dados contidos no carimbo e numerar sequencialmente as folhas. O carimbo ou a marcao de instruo processual dever conter os elementos conforme exemplo abaixo: Modelo de Carimbo de Instruo
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3.5. EMENDA CARMIM 3.5.1. A Emenda Carmim o mtodo de retificao de elementos processuais de instruo ou autuao, por meio de utilizao de tinta cor Carmim (vermelho vivo). 3.5.2. Quando for constatada a necessidade de correo de qualquer elemento processual constante do carimbo de instruo, de qualquer folha do processo, a Unidade Administrativa Protocoladora responsvel pela falha dever recorrer Emenda Carmim. 3.5.3. A verificao de erros ou rasuras nos registros de autuao e instruo, no ato de recebimento de um processo administrativo, motivar a sua devoluo ao rgo responsvel pelo erro ou rasura para fins de retificao. 3.5.4. No podem ocorrer correes ou qualquer alterao na Capa do Processo ou em contedo decisrio de peas processuais por meio de Emenda Carmim. 3.5.5. Ao usar a Emenda Carmim devero ser adotados os seguintes procedimentos processuais: I. Riscar (tachar) o elemento processual, objeto da retificao, com caneta com tinta vermelha (carmim); II. Inserir carimbo de retificao abaixo do carimbo de instruo com os elementos que sofrero alteraes, informando data da correo e responsvel. Exemplos de retificao com Emenda Carmim: a) Na instruo, determinado Analista de Protocolo equivocou-se ao escrever a data no nmero identificador do processo.
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b) O elemento a ser corrigido, no caso o ano do processo, deve ser riscado, com tinta cor carmim, e deve ser inserido o carimbo de retificao (Emenda Carmim) abaixo do carimbo de instruo.
3.6. ABERTURA E ENCERRAMENTO DE VOLUME 3.6.1. A diviso de um processo por volumes tem a finalidade de organizar a incluso de folhas no processo administrativo, tendo em vista a manuteno da integridade e a preservao do processo e dos documentos que o compem. 3.6.2. Cada volume do processo no dever exceder a 200 folhas. Para encerrar o volume que alcanar o limite, deve-se incluir o Termo de Encerramento de Volume e abrir o volume subsequente, a partir do Termo de Abertura de Volume. A abertura de volumes dever ser registrada no Sistema de Protocolo Eletrnico Integrado do Poder Executivo. 3.6.3. Quando o documento, a ser instrudo, contiver nmero de folhas excedentes ao limite fixado nesta norma, deve-se abrir um volume processual apenas para esse documento. As peas processuais subsequentes sero instrudas em um novo volume.
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Ex: Se um documento de 200 folhas for instrudo em um processo que j possui 95 folhas, o primeiro volume ser encerrado com as 95 folhas e ser aberto o segundo volume para o documento com 200 folhas. 3.6.4. Ser vedada a quebra de pginas de documentos a serem instrudos no processo. Ex: No caso de processo contendo 180 folhas, no qual ser includo um documento contendo 50 folhas, o volume dever ser encerrado na folha 180, devendo ser aberto novo volume para a incluso do referido documento. 3.6.5. Ser admitido aumento de 10% do limite de folhas por volume (20 folhas). Exemplo: Um documento com 200 folhas ser instrudo em um volume processual com 20 folhas. Para no encerrar um volume com apenas 20 folhas, este documento com 200 folhas ser instrudo no mesmo volume, encerrando-se o mesmo com 220 folhas. 3.6.6. Ressalva-se que o no cumprimento das regras de encerramento e abertura de volume ocasionar interrupo do curso normal do processo, restituindo-o ao ltimo remetente para adequao. 3.6.7. As regras de volume so aplicveis apenas para os documentos que instruem o processo 3.6.8. As capas de volumes, a exemplo da capa de processo, contaro como folha, mas no sero numeradas. 3.6.9. A fixao dos colchetes que unem as folhas processuais observar a distncia, a partir da margem esquerda, de cerca de 2 cm. 3.6.10. Devero ser adotados os seguintes procedimentos processuais: I. Assinar e incluir o TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME, devidamente preenchido e numerado, aps a ltima folha do volume a ser encerrado; II. Incluir a indicao, "Volume I", na capa do processo.
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III. IV.
Preencher nova capa de processo, indicando a numerao do novo volume; Assinar e incluir o TERMO DE ABERTURA DE VOLUME, devidamente preenchido e numerado no novo volume; e
V.
Inserir e instruir, aps TERMO DE ABERTURA DE VOLUME, os documentos subsequentes.
3.7. ANEXAO DE DOCUMENTOS 3.7.1. Anexao a incluso de um ou mais documentos em um processo para fins de estudo e apreciao ou para fundamentar e comprovar as decises proferidas no processo. 3.7.2. A Anexao ser realizada pelas partes envolvidas no processo ou pela Unidade Administrativa Protocoladora na qual o processo est tramitando. 3.7.3. Podem ser anexados documentos avulsos com procedncias distintas (de rgos diferentes) do processo administrativo. 3.7.4. Cada documento anexado deve receber carimbo padronizado, ou marcao com os dados do carimbo. Cada documento anexado numerado,
sequencialmente, com numeral arbico (Exemplo: Anexo I possui 3 folhas, sendo folha 1, folha 2 e folha 3 (ou fl. 1, fl. 2 e fl. 3). 3.7.5. Cada documento a ser includo contar como um anexo. Caso sejam includos mais de um documento na anexao, estes recebero numerao sequencial em algarismos romanos (Anexo I, Anexo II, etc.). Os documentos anexados sero numerados sequencialmente aps cada capa com a marcao Anexo I, Anexo II, etc. 3.7.6. Documento encadernado ou em brochura, bem como os de grande volume, sero anexados ao processo por meio de capa de documento padronizada, contendo a indicao anexo e o nmero do processo.
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3.7.7. A anexao apenas ser desfeita a partir do desentranhamento e/ou do desmembramento1 de peas. 3.7.8. Para a anexao de documentos devero ser adotados os seguintes procedimentos processuais: I. Assinar e instruir TERMO DE ANEXAO DE DOCUMENTOS no processo; II. Inserir Folha de indicao de Anexos aps ltima folha do processo (a folha de indicao de anexos no ser instruda e numerada); III. IV. Incluir anexos (documentos) aps a folha de indicao de anexos; Inserir carimbo de anexo, contendo o nmero do processo, o nmero do anexo (em algarismos romanos) e o nmero de pginas do anexo (em numeral arbico). Pode-se tambm utilizar marcao com mesmo contedo, no canto superior direito de cada folha do anexo; e V. Registrar a ao no Sistema de Protocolo Eletrnico Integrado do Poder Executivo. Modelo de Carimbo de Anexao
3.8. JUNTADA DE PROCESSOS 3.8.1. Juntada a unio de processos que possuem dependncia entre si, sendo os fatores determinantes: interessado comum e mesma matria. A juntada definitiva e irreversvel.
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Deve-se observar as regras e procedimentos acerca de desmembramento e desentranhamento, conforme itens subsequentes.
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3.8.2. A juntada a integrao ou fuso de processos, a partir dos elementos processuais do processo principal, tais como: nmero do processo, interessados, procedncia, ano, etc. 3.8.3. A juntada de processos solicitada apenas pelos setores envolvidos nos processos e efetuada pela Unidade Protocoladora. 3.8.4. O processo mais recente juntado ao processo mais antigo (processo principal), seguindo a ordem cronolgica de decises, e tem seu trmite encerrado em decorrncia da juntada. 3.8.5. O processo juntado tem suas folhas renumeradas de acordo com a sequncia do principal e deve receber o nmero do processo principal. 3.8.6. A juntada de processos dever adotar os seguintes procedimentos processuais: I. Verificar se o processo a ser juntado possui mesmo(s) interessado(s) e mesma matria do processo principal; II. Assinar e instruir TERMO DE JUNTADA DE PROCESSOS aps a ltima folha do processo principal; III. IV. V. Retirar a capa do processo a ser juntado; Inserir folhas do processo juntado aps o Termo de Juntada; Inserir carimbo de instruo, ou marcao com mesmo contedo, abaixo do carimbo de instruo antigo; VI. Marcar um X sobre o carimbo anterior e preencher os campos do novo carimbo dando continuidade sequncia da ltima folha do processo principal, tais como outros elementos processuais; VII. Registrar ao no Sistema de Protocolo Eletrnico Integrado do Poder Executivo.
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Exemplo: a) O processo n E-12/123456/2012 foi juntado ao processo n E12/122555/2011 (processo principal). b) O processo mais recente perde a capa e as folhas de instruo devem ser renumeradas a contar da ltima folha do processo principal. c) O processo principal contm 53 folhas. O Termo de Juntada deve ser instrudo como folha 54. Desta forma, as folhas do processo juntado devem ser renumeradas iniciando em 55, conforme ilustrao abaixo.
3.9. APENSAO DE PROCESSOS 3.9.1. Apensao a unio temporria de um ou mais processos a outro. Este procedimento motivado quando, por sua natureza, embora no deva fazer parte integrante de outro processo, existam motivos que justifiquem que seja examinado e analisado em conjunto com outro processo, a fim de assegurar a uniformidade de tratamento em matrias semelhantes e/ou complementares (assuntos correlatos).
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3.9.2. A apensao de processos solicitada apenas pelos setores envolvidos nos processos e efetuada pela Unidade Protocoladora. 3.9.3. Os processos que possurem outro(s) processo(s) apenso(s) devero ter uma sinalizao especfica durante o trmite, ou seja, devero conter uma indicao dos processos apensados. 3.9.4. Os processos que forem apensados a outro tero seu trmite interrompido at a sua desapensao. 3.9.5. A Apensao de processos dever adotar os seguintes procedimentos processuais: I. Verificar se o processo a ser apensado possui matria ou assunto correlato ao processo principal; II. Assinar e instruir TERMO DE APENSAO DE PROCESSOS no processo principal; III. IV. Inserir processo como apenso do processo principal, sem retirar a capa2; Registrar ao no Sistema de Protocolo Eletrnico Integrado do Poder Executivo.
3.10.
DESAPENSAO DE PROCESSOS 3.10.1. Aps cumprir o propsito da apensao, os envolvidos nos processos podero solicitar a desapensao Unidade Protocoladora. A desapensao pode ocorrer tambm no encerramento do processo principal. 3.10.2. Nos casos de processos apensados de rgos de procedncia distintas, a Unidade Protocoladora, no momento da desapensao, dever encaminhar o apenso ao rgo de origem.
Este procedimento pode ser realizado por meio de amarrao, com fita apropriada a esta finalidade ou material semelhante, ou procedimento que garanta a tramitao e localizao de ambos na disposio determinada, ou seja, processo principal na frente do processo apensado. Todavia, deve-se observar se o procedimento utilizado adequado para a conservao e integridade fsica do processo e dos documentos que o compem.
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3.10.3. A desapensao de processos dever adotar os seguintes procedimentos processuais: I. Assinar e instruir TERMO DE DESAPENSAO DE PROCESSOS no processo principal; II. Nos casos de processos em trmite, separar fisicamente e enviar o processo apensado para concluso do seu trmite; III. Registrar ao no Sistema de Protocolo Eletrnico Integrado do Poder Executivo; IV. Se o processo apensado tiver procedncia distinta do principal, a Unidade Protocoladora dever encaminh-lo ao rgo que procedeu sua autuao.
3.11. DESENTRANHAMENTO DE PEAS PROCESSUAIS 3.11.1. O desentranhamento consiste na retirada de documentos de um processo a pedido de interessado (pessoa fsica ou jurdica) ou da Administrao Pblica; 3.11.2. O desentranhamento de documento ser solicitado a partir de despacho de solicitao de desentranhamento de documentos. Tambm poder ser solicitado mediante petio, que ser deferida ou indeferia pela autoridade competente por meio de despacho de deferimento ou indeferimento de desentranhamento. Se a petio for impetrada por habeas data, esta anlise dever ser atendida no prazo de 48 (quarenta e oito) horas. 3.11.3. Quando deferido pela autoridade, a Unidade Protocoladora deve incluir o TERMO DE DESENTRANHAMENTO no lugar das peas desentranhadas. 3.11.4. Se o requerente for um rgo pblico da esfera estadual ou representante deste, a Unidade Protocoladora encaminhar o documento conforme regras de tramitao de documentos. Caso contrrio, solicitar recibo no Termo de Desentranhamento de Documento, o qual dever ser datado e assinado.
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3.11.5. O desentranhamento de peas dever adotar os seguintes procedimentos processuais: I. II. Verificar se o requerente parte interessada no processo; O requerente deve emitir despacho de solicitao de desentranhamento ou entregar a petio Unidade Protocoladora; III. A Unidade Protocoladora deve instruir no processo o despacho ou a petio do requerente; IV. Encaminhar o processo autoridade responsvel pelo rgo para deferimento ou indeferimento. No caso de indeferimento este dever ser fundamentado; V. Se o requerimento for deferido pela autoridade, a Unidade Protocoladora dever instruir o TERMO DE DESENTRANHAMENTO DE PEAS no lugar da pea retirada; VI. Se o requerimento for indeferido, a Unidade Protocoladora dar cincia e vista do processo ao requerente do desentranhamento.
3.12. DESMEMBRAMENTO DE PEAS PROCESSUAIS 3.12.1. O desmembramento de documentos consiste na separao de um documento ou parte da documentao de um ou mais processos visando formao de novo processo. 3.12.2. O desmembramento de documento ser realizado a partir de requerimento de desmembramento de documentos, o qual ser deferido ou indeferido pela autoridade competente por meio de despacho de autorizao de desmembramento. 3.12.3. A Unidade Protocoladora, se autorizado, deve instruir o TERMO DE DESMEMBRAMENTO e providenciar a abertura de um novo processo com os documentos desmembrados.
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3.12.4. O desmembramento de peas dever adotar os seguintes procedimentos processuais: I. II. III. Verificar se o solicitante parte envolvida no processo; O solicitante deve preencher requerimento de desmembramento; A Unidade Protocoladora deve instruir no processo o requerimento e encaminh-lo autoridade responsvel pelo rgo para deferimento ou indeferimento; IV. A autoridade responsvel pelo rgo deve emitir despacho deferindo ou indeferindo o desmembramento de documentos. Em caso de recusa a autoridade deve fundamentar a deciso; V. Se o requerimento for deferido pela autoridade, a Unidade Protocoladora dever instruir o TERMO DE DESMEMBRAMENTO DE
DOCUMENTOS no lugar da(s) pea(s) retirada(s); VI. Providenciar a autuao dos documentos desmembrados, seguindo as regras de autuao; VII. VIII. Registrar no Sistema de Protocolo Eletrnico Integrado do Poder Executivo; Se o requerimento for indeferido, a Unidade Protocoladora dar cincia e vista do processo ao requerente do desmembramento.
3.13. ACAUTELAMENTO DE PROCESSOS 3.13.1. Acautelamento o direito de cautela que possui a Administrao Pblica para evitar que haja dano ou leso ao interesse/patrimnio pblico ou segurana de bens, pessoas e servios. 3.13.2. A medida acauteladora constitui efeito suspensivo, ou seja, de paralisao do processo at que os possveis danos ou leses sejam extintos ou sanados.
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3.13.3. As providncias acauteladoras so discricionrias, ou seja, dependem de anlise do administrador responsvel pela tomada de deciso, devendo ser obrigatoriamente motivadas. 3.13.4. Devero ser adotados os seguintes procedimentos processuais: I. O interessado deve solicitar autoridade competente fundamentando a necessidade de acautelamento; II. A Unidade Protocoladora ir instruir no processo o requerimento e encaminh-lo autoridade responsvel pelo rgo para deferimento ou indeferimento. III. A autoridade responsvel pelo rgo dever emitir despacho deferindo ou indeferindo o acautelamento de processos, justificando em caso de recusa; IV. Se o requerimento for deferido pela autoridade, a Unidade Protocoladora dever intimar o interessado para manifestao, salvo quando o mesmo for desconhecido ou estiver em local no sabido e/ou o decurso do prazo para manifestao puder causar danos irreversveis ou de difcil reparao. Aps intimao, aguardar 48 horas para promover acautelamento do processo; V. Instruir o TERMO DE ACAUTELAMENTO DE PROCESSO, no qual constar: responsvel pelo acautelamento, requerente do acautelamento, data do acautelamento e assinatura do responsvel pelo acautelamento; VI. Se o requerimento for indeferido, a Unidade Protocoladora dar cincia e vista do processo ao requerente do acautelamento. VII. A Administrao Pblica poder desacautelar um processo, a qualquer momento, de ofcio ou motivada por solicitao das partes interessadas.
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3.14. DESACAUTELAMENTO DE PROCESSOS 3.14.1. O desacautelamento consiste na liberao do processo administrativo, anteriormente sob cautela de determinado rgo da Administrao Pblica, para o prosseguimento de seus trmites normais. 3.14.2. A Administrao Pblica poder desacautelar um processo, a qualquer momento, de ofcio ou motivada por solicitao de terceiros. 3.14.3. Quando a solicitao de desacautelamento no ocorrer de ofcio, o solicitante dever, em primeira instncia, recorrer ao rgo responsvel pelo acautelamento. 3.14.4. Devem ser adotados os seguintes procedimentos processuais: I. II. Encaminhar requerimento fundamentando autoridade competente; A Unidade Protocoladora ir instruir no processo o requerimento e encaminh-lo autoridade responsvel pelo rgo para deferimento ou indeferimento, fundamentando no caso de recusa; III. A autoridade responsvel pelo rgo dever emitir despacho deferindo ou indeferindo o desacautelamento de documentos; IV. Se o requerimento for deferido pela autoridade, a Unidade Protocoladora dever instruir o TERMO DE DESACAUTELAMENTO DE
PROCESSOS, no qual constar: responsvel pelo desacautelamento, requerente do desacautelamento, data do desacautelamento e assinatura do responsvel pelo desacautelamento; V. Se o requerimento for indeferido, a Unidade Protocoladora dar cincia e vista do processo ao requerente do desacautelamento.
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3.15. EXTINO E DESISTNCIA DE PROCESSOS 3.15.1. A administrao pblica poder declarar extinto o processo quando exaurida sua finalidade ou quando o objeto da deciso se tornar impossvel, intil ou prejudicado por fato superveniente. 3.15.2. A extino de processos administrativos poder ocorrer por declarao da prpria administrao pblica ou por desistncia das partes interessadas, mediante TERMO DE EXTINO DE PROCESSO. 3.15.3. A desistncia do processo ocasionar sua extino somente quando se tratar de desistncia total, ou seja, quando todos os interessados desistirem da ao, desde que o ato no cause prejuzos e danos ao interesse pblico e a terceiros. 3.15.4. Quando se tratar de desistncia parcial, ou seja, quando apenas parte dos interessados desistirem da ao, o processo no ser extinto, devendo haver a formalizao das respectivas desistncias em TERMO DE DESISTNCIA DE PROCESSO. 3.15.5. O TERMO DE DESISTNCIA DE PROCESSO dever ser preenchido e assinado em todos os casos de desistncia, total ou parcial, sendo imediatamente instrudo pela respectiva Unidade Protocoladora. 3.15.6. Os processos extintos no devero ser reabertos. Para os casos em que houver a necessidade de retomar as aes processuais, as partes interessadas devero proceder abertura de novo processo. 3.15.7. A extino de processos mediante declarao da administrao pblica dever adotar os seguintes procedimentos processuais: I. Encaminhar requerimento justificado autoridade responsvel pelo rgo que autuou o processo; II. A Unidade Protocoladora ir instruir no processo o requerimento e encaminh-lo autoridade competente para deferimento ou indeferimento;
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III.
A autoridade responsvel pelo rgo dever emitir despacho deferindo ou indeferindo a extino de processos;
IV.
Quando o requerimento for deferido pela autoridade, o rgo dever notificar os interessados, quando existirem, e aguardar, no mximo, 10 (dez) dias para manifestao das partes.
V.
Quando houver manifestao das partes, a Unidade Protocoladora dever encaminhar a manifestao para anlise e deciso da autoridade responsvel que aprovou a extino.
VI.
Quando a deciso pela extino do processo for mantida, a Unidade Protocoladora dever instruir o TERMO DE EXTINO DE
PROCESSOS e dar cincia do ato aos interessados que realizaram manifestao. VII. Quando a autoridade responsvel pela extino julgar procedente a manifestao do interessado, o processo dever seguir os trmites normais. VIII. Quando o processo for declarado extinto, a unidade de protocolo dever encaminh-lo para arquivamento, cabendo cumprir o respectivo prazo de guarda constante na Tabela de Temporalidade. 3.15.8. A extino de processos mediante desistncia total dos interessados dever adotar os seguintes procedimentos processuais: I. Os interessados devero formalizar solicitao mediante preenchimento do TERMO DE DESISTNCIA DE PROCESSO junto unidade protocoladora do rgo responsvel pela autuao do processo; II. A unidade protocoladora encaminhar o TERMO DE DESISTNCIA DE PROCESSO assessoria jurdica do rgo para que esta analise se o ato de extino pode ocasionar prejuzos e danos ao interesse pblico ou a terceiros, deferindo ou indeferindo a solicitao. III. A anlise da assessoria jurdica ser formalizada e instruda ao processo.
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IV.
Em caso de deferimento da solicitao, a autoridade competente preencher o TERMO DE EXTINO DO PROCESSO, e dar cincia ao solicitante.
V.
Em caso de indeferimento, que dever ser fundamentado, a Unidade Protocoladora dar prosseguimento aos trmites normais informando a deciso ao solicitante.
3.16.
ENCERRAMENTO DE PROCESSOS
3.16.1. O encerramento de processos consiste na finalizao do fluxo decisrio do processo administrativo e, por conseguinte, no arquivamento no rgo de origem. 3.16.2. Somente o rgo originador do processo poder encerr-lo mediante preenchimento e assinatura de TERMO DE ENCERRAMENTO DE PROCESSO. 3.16.3. Quando o processo j estiver encerrado seu fluxo decisrio somente poder ser reiniciado ou alterado mediante reabertura de processo. 3.16.4. O encerramento de processos dever adotar os seguintes procedimentos processuais: I. A unidade protocoladora dever verificar se o TERMO DE
ENCERRAMENTO est assinado pelo solicitante; II. Preencher, assinar e instruir o TERMO DE ENCERRAMENTO no processo; III. Registrar encerramento no Sistema de Protocolo Eletrnico Integrado do Poder Executivo.
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3.17.
REABERTURA DE PROCESSOS
3.17.1. A reabertura de processos corresponde reiniciao, reviso ou retomada de seu fluxo decisrio e, por conseguinte, ao desarquivamento do processo. 3.17.2. A solicitao de acesso ao processo j encerrado e arquivado com fins de vista ou cpia no ser, para todos os efeitos, considerada reabertura de processos. 3.17.3. A reabertura ser solicitada apenas pelos setores envolvidos. Quando a solicitao for de rgo externo, ser realizada por meio de Ofcio. Quando ocorrer no prprio rgo, ser realizada mediante Correspondncia Interna. 3.17.4. A reabertura de processos dever adotar os seguintes procedimentos processuais: I. A unidade protocoladora receber e verificar se o Ofcio ou a Comunicao Interna procedem de partes interessadas ou envolvidas no processo; II. Preencher, assinar e instruir o TERMO DE REABERTURA DE PROCESSOS aps a ltima folha do processo; III. Encaminhar o processo ao solicitante da reabertura por meio de guia de remessa eletrnica; IV. Registrar a reabertura no Sistema de Protocolo Eletrnico Integrado do Poder Executivo.
3.18.
RECONSTITUIO DE PROCESSOS
3.18.1. A reconstituio de processos consiste na reunio de documentos com o objetivo de remontar processos em casos de desaparecimento ou extravio. 3.18.2. O servidor que identificar o desaparecimento ou o extravio do processo dever comunicar o fato, imediatamente, autoridade responsvel para fins de apurao.
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3.18.3. A
apurao
ser
realizada
mediante
sindicncia
ou
processo
administrativo disciplinar, conforme institudo pelo Decreto-Lei 220/75. 3.18.4. A autoridade responsvel pela apurao, na reconstituio de processos dever adotar os seguintes procedimentos processuais: I. Ordenar a documentao que comprove as aes de busca do processo extraviado, juntamente com o documento pelo qual foi notificado o desaparecimento do processo; II. Enviar autoridade da unidade a que estiver jurisdicionado para autorizao da abertura de sindicncia e reconstituio; III. Promover a reconstituio por meio do resgate de informaes referentes ao assunto e objeto do processo extraviado, obtendo cpias dos documentos que o constituam; IV. Autuar processo de reconstituio utilizando os mesmos dados cadastrados no processo extraviado (nmero, interessado, data, assunto, origem) atribuindo-lhe nova numerao; V. Acrescentar na primeira folha do processo a informao de que o mesmo est sendo reconstitudo, onde deve constar o nmero do processo extraviado, o interessado, assuntos e outras informaes identificadoras do processo.
3.19. DIGITALIZAO ADMINISTRATIVOS
DE
DOCUMENTOS
EM
PROCESSOS
3.19.1. A digitalizao ser utilizada para fins de consulta e instruo processual em processos administrativos eletrnicos. 3.19.2. Os documentos digitalizados, para fins de trmite processual, tm a mesma fora probante dos originais, ressalvada a alegao motivada de adulterao antes ou durante o processo de digitalizao.
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3.19.3. Os originais dos documentos digitalizados devero ser preservados pelo seu detentor at cumprimento dos prazos de guarda previstos na Tabela de Temporalidade em vigor. 3.19.4. Os documentos digitalizados devero ser gerados apenas em formato PDF (Portable Document Format). 3.19.5. Quando um processo administrativo em meio fsico for juntado ou apensado a um processo administrativo em meio eletrnico, a Unidade Protocoladora dever digitaliz-lo e promover a incluso deste no Processo Digital, mantendo o original pelo prazo previsto na Tabela de Temporalidade vigente. 3.19.6. O processo original cujas peas foram digitalizadas a fim de integrar processo eletrnico, aps a digitalizao, receber carimbo ou marcao com a identificao do processo administrativo eletrnico correspondente, contando com os seguintes elementos: I. II. III. Nmero do processo eletrnico; Data da entrada; Responsvel pela incluso.
3.19.7. Os procedimentos previstos neste item devero observar o disposto no Decreto n 42.352/2010 e normas complementares. 4. PROCEDIMENTOS LEGAIS DE ATOS ADMINISTRATIVOS
4.1. ANULAO DE ATOS ADMINISTRATIVOS 4.1.1. A Anulao consiste no desfazimento de atos administrativos, quando eivados de vcio de legalidade. 4.1.2. A anulao de um ato administrativo pode ocorrer de ofcio, pela prpria administrao, ou mediante provocao de terceiros, produzindo, em ambos os casos, efeitos retroativos data em que o ato foi praticado.
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4.1.3. Ao(s) interessado(s) pelo ato dever ser assegurada a oportunidade de se manifestar previamente anulao. 4.1.4. Todos os atos de anulao devero ser motivados, com indicao dos fatos e fundamentos jurdicos. A motivao deve ser explcita, clara e congruente, podendo consistir em declarao de concordncia com fundamentos de anteriores pareceres, informaes, decises ou propostas, que, neste caso, sero parte integrante do ato. 4.1.5. A anulao de ofcio dever adotar os seguintes procedimentos processuais: I. A autoridade que praticou o ato invlido, ou seu superior hierrquico, submeter o assunto assessoria jurdica; II. A assessoria jurdica opinar sobre a validade do ato sugerindo, quando for o caso, providncias para instruo dos autos. III. A assessoria jurdica dever indicar a necessidade, ou no, da manifestao prvia do interessado do ato. 4.1.6. A anulao mediante provocao por terceiro interessado dever observar os seguintes procedimentos processuais: I. Preencher requerimento de anulao e encaminhar autoridade que praticou o ato; II. Submeter assessoria jurdica do rgo para emisso de parecer em at 20 (vinte) dias; III. A assessoria jurdica do rgo opinar sobre a procedncia, ou no, do pedido, sugerindo, quando for o caso, providncias para a instruo dos autos e esclarecendo se a eventual anulao atingir terceiros; IV. Quando o parecer apontar a existncia de terceiros interessados, a autoridade determinar sua intimao para, em 15 (quinze) dias, manifestar - se a respeito;
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V.
Concluda a instruo, sero intimadas as partes para, em 7 (sete) dias, apresentarem suas razes finais;
VI.
A autoridade, embasada no parecer da assessoria jurdica do rgo, decidir em at 20 (vinte) dias, por despacho motivado, sendo convocadas as partes;
VII.
Aps deciso, caber recurso hierrquico.
4.2. REVOGAO DE ATOS ADMINISTRATIVOS 4.2.1. A Revogao corresponde suspenso dos efeitos de determinado ato administrativo por motivo de convenincia ou oportunidade, devendo ser respeitados os direitos adquiridos at a data da revogao. 4.2.2. Ao(s) interessado(s) pelo ato dever ser assegurada a oportunidade de se manifestar previamente revogao. 4.2.3. Todos os atos de revogao devero ser motivados, com indicao dos fatos e fundamentos jurdicos. A motivao deve ser explcita, clara e congruente, podendo consistir em declarao de concordncia com fundamentos de anteriores pareceres, informaes, decises ou propostas que, neste caso, sero parte integrante do ato. 4.2.4. A revogao de atos administrativos dever adotar os seguintes procedimentos processuais: I. A autoridade que praticou o ato invlido, ou seu superior hierrquico, submeter o assunto assessoria jurdica; II. A assessoria jurdica opinar sobre a validade do ato sugerindo, quando for o caso, providncias para instruo dos autos. III. Indicar a necessidade, ou no, da manifestao prvia do interessado do ato.
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4.3. CONVALIDAO DE ATOS ADMINISTRATIVOS 4.3.1. A convalidao consiste na possibilidade de a Administrao, voluntariamente, tornar vlidos os atos administrativos que possuam vcios de legalidade passveis de serem sanados. 4.3.2. A convalidao de um ato administrativo poder ser solicitada pela Administrao Pblica ou por qualquer administrado. 4.3.3. Todos os atos de convalidao devero ser motivados, com indicao dos fatos e fundamentos jurdicos. A motivao deve ser explcita, clara e congruente, podendo consistir em declarao de concordncia com fundamentos de anteriores pareceres, informaes, decises ou propostas que, neste caso, sero parte integrante do ato. 4.3.4. As solicitaes de convalidao devero ser encaminhadas autoridade responsvel pelo ato a ser convalidado. Aps anlise, a autoridade responsvel pelo ato dever convalid-lo mediante outro ato, referenciando o ato convalidado, e dar publicidade convalidao. 4.3.5. A convalidao de atos administrativos dever adotar os seguintes procedimentos processuais: I. Para vcio de competncia: a autoridade competente que praticou ou ato ou autoridade hierarquicamente superior dever convalidar o ato mediante ratificao formal e motivada. II. Para vcio de objeto, quando plrimo (mltiplo): a autoridade competente que praticou ou ato ou a autoridade hierarquicamente superior dever convalidar o ato mediante converso ou reforma. Para quando, independente do vcio apurado, constatar-se que a anulao do ato trar mais prejuzos ao interesse pblico: a autoridade competente que praticou o ato ou a autoridade hierarquicamente superior dever realizar a exposio de motivos para convalidao de ato administrativo.
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MODELOS DE DOCUMENTOS
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Governo do Estado do Rio de Janeiro <rgo> <Setor >
TERMO DE ABERTURA DE PROCESSO Caso o solicitante e o usurio no sejam a mesma pessoa: Em <dd> de <ms por extenso> de <aaaa>, cumprindo a ordem do(a) Senhor(a) <Nome do Solicitante>, servidor do(a) <rgo do Solicitante>, procedeu-se a abertura do processo de n <nmero do processo>. Com este fim e para constar, eu, <Nome do usurio>, servidor(a) do(a) <rgo do usurio>, lavrei o presente termo que vai por mim assinado.
Caso o solicitante e o usurio seja a mesma pessoa: Em <dd> de <ms por extenso> de <aaaa>, procedeu-se a abertura do processo de n <nmero do processo>. Com este fim e para constar, eu, <Nome do usurio>, servidor(a) do(a) <rgo do usurio>, lavrei o presente termo que vai por mim assinado.
<Cidade>, <dd> de <ms por extenso> de <aaaa>
<Nome do usurio> <Cargo do usurio>
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Governo do Estado do Rio de Janeiro <rgo> <Setor>
TERMO DE REABERTURA DE PROCESSO Caso o solicitante e o usurio no sejam a mesma pessoa: Em <dd> de <ms por extenso> de <aaaa>, cumprindo a ordem do(a) Senhor(a) <Nome do Solicitante>, servidor do(a) <rgo do Solicitante>, procedeu-se a reabertura do processo de n <nmero do processo>. Com este fim e para constar, eu, <Nome do usurio>, servidor(a) do(a) <rgo do usurio>, lavrei o presente termo que vai por mim assinado. Caso o solicitante e o usurio seja a mesma pessoa: Em <dd> de <ms por extenso> de <aaaa>, procedeu-se a reabertura do processo de n <nmero do processo>. Com este fim e para constar, eu, <Nome do usurio>, servidor(a) do(a) <rgo do usurio>, lavrei o presente termo que vai por mim assinado.
51
TERMO DE ENCERRAMENTO DE PROCESSO Caso o solicitante e o usurio no sejam a mesma pessoa: Em <dd> de <ms por extenso> de <aaaa>, cumprindo a ordem do(a) Senhor(a) <Nome do Solicitante>, servidor do(a) <rgo do Solicitante>, procedeu-se o encerramento do processo de n <nmero do processo>, contendo <Nmero de Folhas> folhas. Com este fim e para constar, eu, <Nome do usurio>, servidor(a) do(a) <rgo do usurio>, lavrei o presente termo que vai por mim assinado.
Caso o solicitante e o usurio seja a mesma pessoa: Em <dd> de <ms por extenso> de <aaaa>, procedeu-se o encerramento do processo de n <nmero do processo>, contendo <Nmero de Folhas> folhas. Com este fim e para constar, eu, <Nome do usurio>, servidor(a) do(a) <rgo do usurio>, lavrei o presente termo que vai por mim assinado.
52
TERMO DE EXTINO DE PROCESSO
Em <dd> de <ms por extenso> de <aaaa>, procedeu-se a extino do processo n <nmero do processo> devido ao exaurimento de sua finalidade, impossibilidade de consecuo do objeto da deciso, que o mesmo tenha se tornado intil ou que tenha sido prejudicado por fato superveniente.
<Justificativa da Reprovao>
Com este fim e para constar, eu, <Nome do usurio>, servidor(a) do(a) <rgo do usurio>, lavrei o presente termo que vai por mim assinado.
<Nome do usurio> <Cargo do usurio
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TERMO DE DESARQUIVAMENTO DE PROCESSO Caso o solicitante e o usurio no sejam a mesma pessoa: Em <dd> de <ms por extenso> de <aaaa>, cumprindo a ordem do(a) Senhor(a) <Nome do Solicitante>, servidor do(a) <rgo do Solicitante> procedeu-se o desarquivamento do processo de n <nmero do processo>. Para constar, eu, <Nome do usurio>, servidor(a) do(a) <rgo do usurio>, lavrei o presente termo que vai por mim assinado.
Caso o solicitante e o usurio sejam a mesma pessoa: Em <dd> de <ms por extenso> de <aaaa>, procedeu-se o desarquivamento do processo de n <nmero do processo>. Para constar, eu, <Nome do usurio>, servidor(a) do(a) <rgo do usurio>, lavrei o presente termo que vai por mim assinado.
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TERMO DE ABERTURA DE VOLUME
Em <data por extenso>, procedeu-se a abertura de volume no processo n E________________.
<Nome Completo> <Matrcula ou Id Funcional>
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TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME
Em <data por extenso>, procedeu-se ao encerramento do presente volume, no qual consta o intervalo de folhas _______a _____, do processo n E-________________.
<Nome Completo Analista de Protocolo> <Matrcula ou Id funcional>
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TERMO DE ANEXAO DE DOCUMENTO
Caso o solicitante e o usurio no sejam a mesma pessoa: Em <dd> de <ms por extenso> de <aaaa>, cumprindo a ordem do(a) Senhor(a) <Nome do Solicitante>, servidor do(a) <rgo do Solicitante>, foi(foram) anexado(s) aos presentes autos o(s) processo(s) especificado(s) abaixo: Caso o solicitante e o usurio seja a mesma pessoa: Em <dd> de <ms por extenso> de <aaaa>, foi(foram) anexado(s) aos presentes autos o(s) processo(s) especificado(s) abaixo:
DOCUMENTOS <Nome do documento> <Nome do documento>
PGINAS <Nmero de Pginas> <Nmero de Pginas>
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TERMO DE JUNTADA DE PROCESSO
Caso o solicitante e o usurio no sejam a mesma pessoa: Em <dd> de <ms por extenso> de <aaaa>, cumprindo a ordem do(a) Senhor(a) <Nome do Solicitante>, servidor do(a) <rgo do Solicitante>, foi(foram) juntado(s) aos presentes autos o(s) processo(s) especificado(s) abaixo: Caso o solicitante e o usurio seja a mesma pessoa: Em <dd> de <ms por extenso> de <aaaa>, foi(foram) anexado(s) aos presentes autos o(s) processo(s) especificado(s) abaixo:
Em ambos os casos: PROCESSOS <Nome do processo> <Nome do processo> FOLHAS <Nmero de Folhas> <Nmero de Folhas>
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TERMO DE APENSAO DE PROCESSO
Em <dd> de <ms por extenso> de <aaaa>, procedeu-se a apensao do processo administrativo conforme especificao abaixo: PROCESSO <Nmero do Processo Administrativo>
Com este fim e para constar, eu, <Nome Completo Servidor>, servidor(a) do(a) <rgo>, lavrei o presente termo que vai por mim assinado.
<Cidade>, <DD> de <Ms por extenso> de <YYYY>.
<Nome Completo Servidor> <Cargo Servidor>
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TERMO DE DESAPENSAO DE PROCESSO
Caso o solicitante e o usurio no sejam a mesma pessoa: Em <dd> de <ms por extenso> de <aaaa>, cumprindo a ordem do(a) Senhor(a) <Nome do Solicitante>, servidor do(a) <rgo do Solicitante>, procedeu-se a desapensao do processo de n <nmero do processo apenso> deste processo. Com este fim e para constar, eu, <Nome do usurio>, servidor(a) do(a) <rgo do usurio>, lavrei o presente termo que vai por mim assinado.
Caso o solicitante e o usurio seja a mesma pessoa: Em <dd> de <ms por extenso> de <aaaa>, procedeu-se a desapensao do processo de n <nmero do processo apenso> deste processo. Com este fim e para constar, eu, <Nome do usurio>, servidor(a) do(a) <rgo do usurio>, lavrei o presente termo que vai por mim assinado.
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TERMO DE ACAUTELAMENTO DE PROCESSO Caso o solicitante e o usurio no sejam a mesma pessoa: Em <dd> de <ms por extenso> de <aaaa>, cumprindo a ordem do(a) Senhor(a) <Nome do Solicitante>, servidor do(a) <rgo do Solicitante>, procedeu-se o acautelamento do processo de n <nmero do processo>. Com este fim e para constar, eu, <Nome do usurio>, servidor(a) do(a) <rgo do usurio>, lavrei o presente termo que vai por mim assinado.
Caso o solicitante e o usurio seja a mesma pessoa: Em <dd> de <ms por extenso> de <aaaa>, procedeu-se o acautelamento do processo de n <nmero do processo>. Com este fim e para constar, eu, <Nome do usurio>, servidor(a) do(a) <rgo do usurio>, lavrei o presente termo que vai por mim assinado.
61
TERMO DE DESACAUTELAMENTO DE PROCESSO
Caso o solicitante e o usurio no sejam a mesma pessoa: Em <dd> de <ms por extenso> de <aaaa>, cumprindo a ordem do(a) Senhor(a) <Nome do Solicitante>, servidor do(a) <rgo do Solicitante>, procedeu-se o desacautelamento do processo de n <nmero do processo>. Com este fim e para constar, eu, <Nome do usurio>, servidor(a) do(a) <rgo do usurio>, lavrei o presente termo que vai por mim assinado.
Caso o solicitante e o usurio seja a mesma pessoa: Em <dd> de <ms por extenso> de <aaaa>, procedeu-se o desacautelamento do processo de n <nmero do processo>. Com este fim e para constar, eu, <Nome do usurio>, servidor(a) do(a) <rgo do usurio>, lavrei o presente termo que vai por mim assinado.
62
TERMO DE DESENTRANHAMENTO DE DOCUMENTOS
Em <data por extenso>, cumprindo a ordem do (a) Senhor (a) <Nome do Servidor>, <cargo do servidor> do (a) <nome do setor>, do (a) <nome do rgo>, procedeu-se ao desentranhamento das folhas n <n a nx>, do processo n <nmero do processo>. Com este fim e para constar, eu, <Nome do servidor>, servidor (a) do (a) <nome do rgo>, lavrei o presente termo que vai assinado por mim e pelo requerente supracitado.
<Local>, <data por extenso> <Assinatura do responsvel pelo desentranhamento <Matrcula ou ID Funcional>
<Assinatura do requerente do desentranhamento> <Matrcula ou ID Funcional>
63
TERMO DE DESMEMBRAMENTO DE DOCUMENTOS
Em <data por extenso>, cumprindo a ordem do (a) Senhor (a) <Nome do Servidor>, <cargo do servidor> do (a) <nome do setor>, do (a) <nome do rgo>, procedeu-se ao desmembramento das folhas n <n a nx>, do processo n <nmero do processo>. Com este fim e para constar, eu, <Nome do servidor>, servidor (a) do (a) <nome do rgo>, lavrei o presente termo que vai assinado por mim e pelo requerente supracitado.
<Local>, <data por extenso>.
<Assinatura do responsvel pelo desmembramento> <Matrcula ou ID Funcional>
<Assinatura do requerente do desmembramento> <Matrcula ou ID Funcional>
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TERMO DE DESISTNCIA DE PROCESSO Caso o solicitante e o usurio no sejam a mesma pessoa: Em <dd> de <ms por extenso> de <aaaa>, cumprindo a ordem do(a) Senhor(a) <Nome do Solicitante>, CPF n <CPF>, procedeu-se o a desistncia de interesse no processo de n <nmero do processo>. Com este fim e para constar, eu, <Nome do usurio>, servidor(a) do(a) <rgo do usurio>, lavrei o presente termo que vai por mim assinado.
Caso o solicitante e o usurio seja a mesma pessoa: Em <dd> de <ms por extenso> de <aaaa>, procedeu-se o a desistncia de interesse no processo de n <nmero do processo>. Com este fim e para constar, eu, <Nome do usurio>, servidor(a) do(a) <rgo do usurio>, lavrei o presente termo que vai por mim assinado.
65
TERMO DE ANULAO
Caso o solicitante e o usurio no sejam a mesma pessoa: Em <dd> de <ms por extenso> de <aaaa>, cumprindo a ordem do(a) Senhor(a) <Nome do Solicitante>, servidor do(a) <rgo do Solicitante>, procedeu-se a anulao do <Nome do Ato> contido neste procedimento administrativo, nas folhas de <> at <>. Para constar, eu, <Nome do usurio>, servidor(a) do(a) <rgo do usurio>, lavrei o presente termo que vai por mim assinado.
Caso o solicitante e o usurio seja a mesma pessoa: Em <dd> de <ms por extenso> de <aaaa>, procedeu-se a anulao do <Nome do Ato> contido neste procedimento administrativo, nas folhas de <> at <>. Para constar, eu, <Nome do usurio>, servidor(a) do(a) <rgo do usurio>, lavrei o presente termo que vai por mim assinado.
66
TERMO DE CONVALIDAO
Caso o solicitante e o usurio no sejam a mesma pessoa: Em <dd> de <ms por extenso> de <aaaa>, cumprindo a ordem do(a) Senhor(a) <Nome do Solicitante>, servidor do(a) <rgo do Solicitante>, procedeu-se a convalidao do <Nome do Ato> contido neste procedimento administrativo, nas folhas de <> at <>. Para constar, eu, <Nome do usurio>, servidor(a) do(a) <rgo do usurio>, lavrei o presente termo que vai por mim assinado.
Caso o solicitante e o usurio seja a mesma pessoa: Em <dd> de <ms por extenso> de <aaaa>, procedeu-se a convalidao do <Nome do Ato> contido neste procedimento administrativo, nas folhas de <> at <>. Para constar, eu, <Nome do usurio>, servidor(a) do(a) <rgo do usurio>, lavrei o presente termo que vai por mim assinado.
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TERMO DE REVOGAO
Caso o solicitante e o usurio no sejam a mesma pessoa: Em <dd> de <ms por extenso> de <aaaa>, cumprindo a ordem do(a) Senhor(a) <Nome do Solicitante>, servidor do(a) <rgo do Solicitante>, procedeu-se a revogao do <Nome do Ato> contido neste procedimento administrativo, nas folhas de <> at <>. Para constar, eu, <Nome do usurio>, servidor(a) do(a) <rgo do usurio>, lavrei o presente termo que vai por mim assinado. Caso o solicitante e o usurio seja a mesma pessoa: Em <dd> de <ms por extenso> de <aaaa>, procedeu-se a revogao do <Nome do Ato> contido neste procedimento administrativo, nas folhas de <> at <>. Para constar, eu, <Nome do usurio>, servidor(a) do(a) <rgo do usurio>, lavrei o presente termo que vai por mim assinado.
<Cidade>, <dd> de <ms por extenso> de <aaaa> <Nome do usurio> <Cargo do usurio>
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GLOSSRIO
69
A
ABERTURA DE PROCESSO Ver AUTUAO ABERTURA DE VOLUME a abertura (criao) de volume a partir de um processo. Sempre que o volume do documento atingir aproximadamente 200 pginas ser aberto um novo volume. ACAUTELAMENTO Medida tomada pela Administrao Pblica que, em caso de perigo ou risco iminente de leso ao interesse/patrimnio pblico, visa sua proteo por meio de paralisao do processo, at que os possveis danos ou leses sejam extintos ou sanados. ACUMULAO Formaes progressivas, naturais e orgnicas do arquivo. Reunio de documentos produzidos e/ou recebidos no curso das atividades de uma instituio ou pessoa. ADMINISTRAO PBLICA Conjunto de todos os rgos pblicos institudos legalmente para a realizao dos objetivos constitucionais do governo, seja nas esferas federal, estadual ou municipal, por meio da prestao de servios, execuo de investimentos, implementao de programas sociais e regulao de atividades de toda natureza em benefcio do interesse pblico. integrado pelos servidores pblicos e deve atuar segundo os princpios de legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e razoabilidade (art. 37, CF). Difere do conceito de governo, pois, ao contrrio deste, no desenvolve atividade poltica, e sim atos administrativos, visando a execuo instrumental da ao governamental. Recebe tambm a designao de Poder Executivo, quando se busca dar significado responsabilidade constitucional para execuo da ao governamental. A Administrao Pblica classificada em Administrao Pblica Direta e Indireta. ANEXAO a unio de um ou mais documentos a um processo para fins de estudo e apreciao. A anexao apenas ser desfeita a partir do desentranhamento e/ou do desmembramento.
70 ANEXO Material complementar ao texto, devendo ser includo somente quando imprescindvel sua compreenso. APENSAO DE PROCESSOS a unio de um ou mais processos a outro, destinada ao estudo e examinao em conjunto, a fim de assegurar a uniformidade de tratamento em matrias semelhantes (assuntos correlatos). A apensao ter um prazo limite at a avaliao e destinao dos processos. A partir da avaliao, a Comisso de Avaliao dever solicitar a desapensao compulsria. O processo apensado ser o mais antigo. ARMAZENAMENTO Guarda de documentos em mobilirio ou equipamentos prprios, em reas que lhes so destinados. ARQUIVAMENTO a guarda dos documentos/processos no local estabelecido, de acordo com a classificao do Plano de Classificao vigente. No que tange a processos, esse procedimento sempre se d aps o seu encerramento. ARQUIVO Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pblica ou privada, pessoa ou famlia, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte. ARQUIVO CORRENTE Conjunto de documentos com valor primrio administrativo, estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos na execuo das atividade, mantidos junto aos rgos produtores em razo de sua vigncia e da frequncia com que so por eles consultados. ARQUIVO INTERMEDIRIO Conjunto de documentos com valor primrio probatrio (legal ou fiscal), originrios de arquivos correntes ,com uso pouco frequente e que aguardam em depsitos de armazenamento temporrio sua destinao final.
71 ARQUIVO PERMANENTE Conjunto de documentos custodiados em carter definitivo em funo de seu valor secundrio, recolhidos dos arquivos correntes ou intermedirios. ASSINATURA DIGITAL Modalidade de assinatura em meio eletrnico que permite aferir a origem e a integridade do documento. ASSINATURA ELETRNICA Ver ASSINATURA DIGITAL ASSUNTOS CORRELATOS No que tange a processos, entende-se por assuntos correlatos o inter-relacionamento dos contedos de diferentes processos. Em virtude de apresentarem interessados comuns e mesma matria, tais processos possuem dependncia entre si, o que torna justificvel proceder apensao ou juntada dos mesmos, com o intuito de analis-los conjuntamente. AUTUAO o termo que caracteriza a abertura (formao) do processo. Nela devero ser observados os documentos cujo contedo esteja relacionado a aes e operaes contbeis, financeiras, ou requeira anlises, informaes, despachos e decises de diversas unidades organizacionais de uma instituio. AVALIAO DE DOCUMENTOS A avaliao consiste na anlise dos documentos de arquivos visando definir seus requisitos: classificao de criticidade e sigilo, fluxo, prazo de guarda, contedo, indexadores etc.
C
CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS Seqncia de operaes que, de acordo com as competncias, funes e atividades da organizao, visam distribuir os documentos de arquivo.Consiste em organizar os tipos documentais, a partir do agrupamento dos mesmos em classes - refletindo a estrutura organizacional de onde provm, formando um conjunto documental com os mesmos requisitos. CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOS
72 Sucesso de fases por que passam os documentos, desde o momento em que so criados (produo) at a sua destinao final (eliminao ou guarda permanente). Ver tambm TABELA DE TEMPORALIDADE CLASSIFICAO DE SIGILO Requisito fundamental para a Segurana da Informao, a classificao de sigilo o processo de identificar e definir nveis e critrios adequados de proteo das informaes que garantam a sua confidencialidade, integridade e disponibilidade de acordo com a sua importncia para a organizao. Conforme o teor do sigilo atribudo, podem ser classificados nos graus ultrassecreto, secreto e reservado. PLANO DE CLASSIFICAO O Plano de Classificao de documentos um instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um rgo no exerccio de suas funes e atividades. CONSERVAO Conjunto de procedimentos e medidas destinadas a assegurar a proteo fsica dos arquivos contra agentes de deteriorao. Ver tambm preservao. CONSULTA Ver VISTA DE PROCESSOS
D
DATA DE PRODUO A data em que foram produzidos os documentos de uma unidade de descrio. DEFERIMENTO Num processo administrativo, deferimento um ato de consentimento dado por parte de uma autoridade competente para uma solicitao julgada como procedente, ou seja, digna de ser acatada.
73 DESAPENSAO DE PROCESSOS a separao de um ou mais processos anteriormente apensados. O processo desapensado seguir seu trmite independentemente do processo ao qual estava apensado. Ver tambm TERMO DE DESAPENSAO DE PROCESSOS DESARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS/PROCESSOS a retirada de um documento/processo de sua unidade de arquivamento. Tal procedimento pode ser realizado para se providenciar vista a estes, quando solicitada, ou a reabertura do processo, sendo que neste caso dever ser instrudo o respectivo Termo de Desarquivamento de Processos. DESENTRANHAMENTO DE PEAS DE PROCESSOS a retirada de peas de um processo, podendo ocorrer quando houver interesse da Administrao ou a pedido do interessado. Ver tambm TERMO DE DESENTRANHAMENTO DE PEAS DE PROCESSO DESMEMBRAMENTO DE DOCUMENTOS a separao de parte da documentao de um ou mais processos para formao de novo processo. Ver tambm TERMO DE DESMEMBRAMENTO DE DOCUMENTOS DESPACHO Deciso proferida pela autoridade administrativa em caso que lhe submetido apreciao. O despacho pode ser favorvel ou desfavorvel pretenso solicitada pelo administrador, servidor pblico ou no. DESTINAO DE DOCUMENTOS Em decorrncia da avaliao, consiste no encaminhamento dos documentos para descarte ou guarda permanente. DIGITALIZAO Processo de converso dos documentos arquivsticos em formato digital, que consiste em unidades de dados binrios, denominadas de bits - que so 0 (zero) e 1 (um), agrupadas em
74 conjuntos de 8 bits (binary digit) formando um byte, e com os quais os computadores criam, recebem, processam, transmitem e armazenam dados. De acordo com a natureza do documento arquivstico original, diversos dispositivos tecnolgicos (hardware) e programas de computadores (software) sero utilizados para converter em dados binrios o documento original para diferentes formatos digitais. No entanto, o produto dessa converso no ser igual ao original e no substitui o original que deve ser preservado. A digitalizao, portanto dirigida ao acesso, difuso e preservao do acervo documental. DILIGNCIA Ato pelo qual um processo que, tendo deixado de atender as formalidades indispensveis ou de cumprir alguma disposio legal, devolvido ao rgo que assim procedeu, a fim de corrigir ou sanar as falhas apontadas. DOCUMENTO Informao registrada, produzida ou recebida no incio, conduo ou concluso de uma atividade individual ou organizacional, e que compreende contedo, contexto e estrutura para fazer prova dessa atividade. DOCUMENTO ORIGINADOR o documento que, no momento da autuao, d origem ao processo. DOCUMENTOS OSTENSIVOS Documentos cujo acesso irrestrito, no havendo limitao explcita de conhecimento e de divulgao no mbito interno. DOCUMENTOS RESERVADOS So os documentos que no devem, imediatamente, ser do conhecimento do pblico em geral, pois podem conter dados ou informaes cuja revelao no autorizada possa comprometer planos, operaes ou objetivos neles previstos. DOCUMENTOS SECRETOS Documentos que requeiram rigorosas medidas de segurana e cujo teor ou caractersticas possam ser do conhecimento de agentes pblicos que, embora sem ligao ntima com seu estudo ou manuseio, sejam autorizados a deles tomarem conhecimento em razo de sua responsabilidade funcional.
75 DOCUMENTOS ULTRASSECRETOS Documentos que requeiram excepcionais medidas de segurana, cujo teor ou caractersticas s devam ser de conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio.
E
EMENDA CARMIM Forma de retificao, devidamente certificada, de um erro constante no processo, o qual ser riscado com caneta de tinta vermelha e, em seguida, ser inserida a informao correta ao lado, tambm com tinta vermelha. Feito isso, ser utilizado carimbo de retificao. ENCERRAMENTO DE VOLUME Procedimento de encerramento do volume de um processo que alcana o limite mximo de 200 folhas. Ver tambm TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME ESPCIE DOCUMENTAL Configurao que assume o documento de acordo com a disposio e a natureza das informaes nele contidas (Dicionrio SP, 1996) ex: ata, carta, certido, projeto, relatrio, etc. EXPEDIO o ato de encaminhar o documento fisicamente e virtualmente para instituies externas. EXTINO o encerramento provocado quando exaurida a finalidade do processo, ou quando o objeto da deciso se tornar impossvel, intil ou prejudicado.
F
FLUXO DE PROCESSO Ver TRAMITAO
76 FOLHA DE INSTRUO Documento timbrado de carter informativo que, quando devidamente preenchido, utilizado para emisso de despacho, informaes, encaminhamento e/ou outros atos necessrios instituio dos processos, recebendo carimbo padro para sua validao como parte integrante do processo. FOLHA DO PROCESSO cada uma das faces de uma folha de papel do processo. FORMATO O formato diz respeito configurao fsica de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado: Exemplos: formulrios, fichas, livro, caderno, planta, folha, cartaz, microficha, rolo, tira de microfilme, mapa, etc.
G
GESTO DE DOCUMENTOS Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
H
HABEAS DATA a garantia constitucional, que nos termos literais da Constituio Federal (art. 5, inciso LXXII), tem por finalidade assegurar o conhecimento de informao relativa pessoa do impetrante, constante de registros ou banco de dados de entidades governamentais ou de carter pblico, assim como a retificao de dados, quando no se prefira faz-lo por processo sigiloso, judicial ou administrativo. remdio constitucional considerado personalssimo pela maior parte da doutrina, ou seja, s pode ser impetrado por aquele que o titular dos dados questionados. Todavia, a jurisprudncia admite que determinadas pessoas vinculadas ao indivduo tenham legitimidade (cnjuge, ascendente, descendente e irm/o).
77
I
INDEFERIMENTO Num processo administrativo, quando uma solicitao no recebe a aquiescncia de autoridade competente, haja vista ter sido considerada no procedente. INTERESSADO Pessoa fsica ou jurdica que se apresentem como titulares de direitos ou interesses individuais, ou no exerccio de representao. INSTRUO PROCESSUAL a integrao sequencial dos documentos necessrios para que um determinado processo cumpra a sua finalidade/ao. Tais documentos, em vista de sua fundamentalidade para o processo, devem ser parte constante deste.
J
JUNTADA a unio de processos que possuem dependncia entre si, com mesmo interessado e assuntos correlatos, e, portanto, dever ser definitiva e irreversvel, ressalvando-se a possibilidade de desentranhamento e/ou desmembramento. As decises proferidas tero nico efeito. Ver tambm TERMO DE JUNTADA
N
NUMERAO DE PEAS a numerao atribuda s partes integrantes do processo.
O
ORDENAO DE DOCUMENTOS Procedimento que tem como objetivo bsico facilitar e agilizar a consulta aos documentos, principalmente quando estes atingem um volume significativo. A ordenao feita com base nos
78 elementos informativos contidos nos documentos. De forma geral, os elementos informativos mais comumente tomados como referncia para a ordenao so: nmero do documento; data; local de procedncia; nome do emissor ou do destinatrio; objeto ou tema especfico do documento.
P
PGINA DO PROCESSO Ver FOLHA DO PROCESSO PEA PROCESSUAL o documento que, sob diversas formas, integra o processo. Ex: folha, folha de talo de cheque, passagem area, brochura, termo de convnio, contrato, fita de vdeo, nota fiscal, entre outros. PODER EXECUTIVO Conjunto de indivduos, liderados pelo Presidente da Repblica, Governador e Prefeito, conforme a esfera governamental, que assume a direo da Administrao Pblica por um perodo determinado (quatro anos), investidos de poderes constitucionais para a execuo de aes governamentais que lhes permitem, nos termos da lei, programar, estabelecer normas diversas, contratar servios, adquirir bens, vender bens pblicos e conceder a explorao de servios pblicos para cumprir as finalidades do Estado. PRAZO DE GUARDA Perodo definido na Tabela de Temporalidade durante o qual os documentos permanecem no arquivo corrente e no arquivo intermedirio. PETIO um pedido a uma autoridade, mais comumente a um funcionrio governamental ou entidade pblica. PRESERVAO Gesto que abrange todas as aes que possibilitem a garantia da integridade das informaes contidas nos documentos.
79 PROCEDNCIA A instituio que originou o documento. PROCESSO Documento no diplomtico informativo. Desenvolvimento de um expediente, incluindo tipos diversos de documentos e que, recebendo informaes, pareceres e despachos, tramita at que se cumpra o ato administrativo que gerou a sua criao. PROCESSO ACESSRIO o processo que apresenta matria indispensvel instruo do processo principal. PROCESSO PRINCIPAL o processo que, pela natureza de sua matria, poder exigir a anexao de um ou mais processos como complemento sua deciso. PROTOCOLO Conjunto de operaes e procedimentos visando ao controle dos documentos que ainda tramitam no rgo, de modo a garantir a sua imediata localizao e recuperao.
R
REABERTURA DE PROCESSO Consiste na reiniciao e retomada do fluxo de tomada de deciso e, por conseguinte, o desarquivamento do processo fsico. RECEBIMENTO o ato de receber o documento tanto fsica quanto virtualmente. RECOLHIMENTO Passagem de documentos do arquivo intermedirio para o arquivo permanente.
80 REGISTRO DO DOCUMENTO a reproduo dos dados do documento, feita em sistema prprio, destinado a controlar a movimentao das correspondncias e do processo, alm de fornecer dados de suas caractersticas fundamentais aos interessados.
S
SISTEMA DE PROTOCOLO ELETRNICO INTEGRADO DO PODER EXECUTIVO Sistema que possibilita o controle da tramitao dos processos e documentos protocolados nos diversos rgos da administrao estadual. O sistema registra tanto as movimentaes internas, entre os setores de cada entidade, quanto as tramitaes externas, entre os rgos e secretarias. Sua utilizao pela administrao pblica direta e indireta do Estado do Rio de Janeiro obrigatria. SUPORTE Material que serve de base s diferentes formas de registro da informao. Exemplos: filme, papel, fita magntica, disco, etc.
T
TABELA DE TEMPORALIDADE Instrumento de destinao aprovado pela autoridade competente que determina os prazos de guarda dos documentos e estabelece os critrios para microfilmagem e eliminao. TERMO DE ABERTURA DE VOLUME o documento que comprova e registra a ao de abertura de volume. Ver tambm ABERTURA DE VOLUME TERMO DE ANEXAO o documento que comprova e registra a ao de anexao de um ou mais documentos a um processo. Ver tambm ANEXAO
81 TERMO DE APENSAO o documento que comprova e registra a ao de apensao. Este documento instrudo no processo principal. Ver tambm APENSAO TERMO DE DESAPENSAO o documento que comprova e registra a ao de desapensao. Este documento instrudo no processo principal. Ver tambm DESAPENSAO TERMO DE DESENTRANHAMENTO DE PEAS DE PROCESSO o documento utilizado para informar a retirada de pea(s) de um processo. Ver tambm DESENTRANHAMENTO DE PEAS DE PROCESSO TERMO DE DESMEMBRAMENTO DE DOCUMENTOS o documento que comprova e registra a ao de desmembramento de documentos. Ver tambm DESMEMBRAMENTO DE DOCUMENTOS TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME o documento que comprova e registra a ao de encerramento de volume de um processo. Ver tambm ENCERRAMENTO DE VOLUME TERMO DE JUNTADA o documento que comprova e registra a ao de juntada de processos. Este documento instrudo no processo principal. Ver tambm JUNTADA TERMO DE REABERTURA DE PROCESSO o documento que comprova e registra a ao de reabertura de um processo. Ver tambm REABERTURA DE PROCESSO
82
TIPO DOCUMENTAL a configurao que assume a espcie documental de acordo com a atividade que ela representa. (Dicionrio Terminologia SP, 1996) Ex: certido de registro de imveis, projeto de construo de barragem, etc. TIPOLOGIA DOCUMENTAL Estudo dos tipos documentais. TRAMITAO a atividade de circulao de documentos e processos entre unidades organizacionais internas e/ou externas para dar conhecimento, bem como receber informes, respostas e pareceres que subsidiem a tomada de decises. a movimentao do processo por meio de sistema prprio.
U
UNIDADE ADMINISTRATIVA (UA) rgo da Administrao Pblica definido em lei, com estrutura e competncias especficas para a implementao de aes governamentais. UNIDADE PROTOCOLADORA Ver PROTOCOLO
V
VISTA DE PROCESSOS (ou DOCUMENTOS) Ao de examinar ou conhecer um documento/processo. Busca direta ou indireta de informaes.
83
LEGISLAO
RIO DE JANEIRO. Lei Estadual n 5.562, de 20 de outubro de 2009 - Dispe sobre a poltica de arquivos pblicos e privados do estado do rio de janeiro e d outras providncias. RIO DE JANEIRO. Lei Estadual n 5.427, de 01 de abril de 2009 - Estabelece normas sobre atos e processos administrativos no mbito do Estado do Rio de Janeiro, tendo por objetivo, em especial, a proteo dos direitos dos administrados e o melhor cumprimento dos fins do Estado. RIO DE JANEIRO. Decreto Estadual n 42.352, de 15 de maro de 2010 Regulamenta a Lei Estadual n 5.427, de 01 de abril de 2009, no que dispe sobre a informatizao de documentos e processos administrativos na administrao pblica estadual e d outras providncias. RIO DE JANEIRO. Decreto Estadual n 43.597, de 16 de maio de 2012 Regulamenta procedimentos de acesso a informaes previsto nos artigos 5, XXXIII e 216 da Constituio da Repblica e a Lei Federal n 12.527, de 18.11.2011. BRASIL. Portaria Normativa n 05, de 19 de dezembro de 2002. Dispe sobre os procedimentos gerais para utilizao dos servios de protocolo, no mbito da Administrao Pblica Federal, para os rgos e entidades integrantes do Sistema de Servios Gerais - SISG.

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GOVERNO DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO

MANUAL DE GESTO DE PROTOCOLO

Rio de Janeiro 2012

GOVERNO DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO Srgio Cabral

SECRETARIA DE ESTADO DA CASA CIVIL Rgis Fichtner

SUBSECRETARIA DE GESTO DA CASA CIVIL Marco Antonio Horta Pereira

COORDENAO Valria Regina de Almeida Morandi

1. GERENCIAMENTO DE UNIDADES PROTOCOLADORAS 1.1.Cadastro nico de Unidades Protocoladoras

O Cadastro nico de Unidades Protocoladoras a base nica de

1.4. Cancelamento de cadastro

1.5. Reativao de cadastro

1.6. Numerao nica de Protocolo:

Integridade: qualidade atribuda a um documento que est completo e inalterado.

Local e data; Origem; Destinatrio; Assunto; e Anexos.

No envelope externo no constar qualquer indicao de grau de

Conferir a classificao e temporalidade dada ao documento/processo;

O requerimento deve ser instrudo no processo (se o documento

compuser processo); IVA Unidade Administrativa Protocoladora deve disponibilizar local

apropriado para a vista e informar ao requerente o dia e o local de sua realizao.

Modelo de carimbo urgente:

Modelo de carimbo urgentssimo:

Inserir e instruir, aps TERMO DE ABERTURA DE VOLUME, os documentos subsequentes.

3.19. DIGITALIZAO ADMINISTRATIVOS

Aps deciso, caber recurso hierrquico.

Governo do Estado do Rio de Janeiro <rgo> <Setor >

<Cidade>, <dd> de <ms por extenso> de <aaaa>

<Nome do usurio> <Cargo do usurio>

Governo do Estado do Rio de Janeiro <rgo> <Setor>

<Cidade>, <dd> de <ms por extenso> de <aaaa>

<Nome do usurio> <Cargo do usurio>

Governo do Estado do Rio de Janeiro <rgo> <Setor>

<Cidade>, <dd> de <ms por extenso> de <aaaa>

<Nome do usurio> <Cargo do usurio>

Governo do Estado do Rio de Janeiro <rgo> <Setor >

TERMO DE EXTINO DE PROCESSO

<Cidade>, <dd> de <ms por extenso> de <aaaa>

<Nome do usurio> <Cargo do usurio

Governo do Estado do Rio de Janeiro <rgo> <Setor>

<Cidade>, <dd> de <ms por extenso> de <aaaa>

<Nome do usurio> <Cargo do usurio>

Governo do Estado do Rio de Janeiro <rgo> <Setor >

TERMO DE ABERTURA DE VOLUME

Em <data por extenso>, procedeu-se a abertura de volume no processo n E________________.

<Nome Completo> <Matrcula ou Id Funcional>

Governo do Estado do Rio de Janeiro <rgo> <Setor >

TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME

<Nome Completo Analista de Protocolo> <Matrcula ou Id funcional>

Governo do Estado do Rio de Janeiro <rgo> <Setor >

TERMO DE ANEXAO DE DOCUMENTO

DOCUMENTOS <Nome do documento> <Nome do documento>

PGINAS <Nmero de Pginas> <Nmero de Pginas>

<Cidade>, <dd> de <ms por extenso> de <aaaa>

<Nome do usurio> <Cargo do usurio>

Governo do Estado do Rio de Janeiro <rgo> <Setor >

TERMO DE JUNTADA DE PROCESSO

<Cidade>, <dd> de <ms por extenso> de <aaaa>

<Nome do usurio> <Cargo do usurio>

Governo do Estado do Rio de Janeiro <rgo> <Setor >

TERMO DE APENSAO DE PROCESSO

<Cidade>, <DD> de <Ms por extenso> de <YYYY>.

<Nome Completo Servidor> <Cargo Servidor>

Governo do Estado do Rio de Janeiro <rgo> <Setor >

TERMO DE DESAPENSAO DE PROCESSO