Apostila de Arquivologia Apostila

Arquivologia para Concursos Pblicos
1.Introduo.............................................................................................................................. 5 Arquivos: Elementos e Definies............................................................................................5 Estgios de sua evoluo...................................................................................................... 6 Extenso de sua atuao........................................................................................................6 ature!a dos do"umentos..................................................................................................... 6 #$nero %"ara"ter&sti"a'..........................................................................................................6 ature!a do Assunto %"ara"ter&sti"a'.................................................................................... 6 (orres)ond$n"ia................................................................................................................... * +i)o de Arquivamento.......................................................................................................... * Diferen"iao entre ,i,liote"a e arquivo.............................................................................. * (entros de do"umentao ou informao.............................................................................* -rgani!ao e Administrao de Arquivos (orrentes............................................................... /evantamento de Dados......................................................................................................... Anlise dos dados "oletados................................................................................................. . 0lane1amento.........................................................................................................................2 0osio do arquivo na estrutura da instituio..................................................................2 (entrali!ao ou des"entrali!ao e "oordenao dos servios de arquivo.....................2 (entrali!ao.................................................................................................................2 Des"entrali!ao........................................................................................................... 2 (oordenao................................................................................................................. 2 Es"ol3a de m4todos de arquivamento e "lassifi"ao.......................................................2 5istemas de registro.................................................................................................... 16 Elementos de (lassifi"ao.........................................................................................16 0rin"&)ios de "lassifi"ao.......................................................................................... 16 Es"ol3a das Instalaes e equi)amentos.........................................................................16 (onstituio de arquivos intermedirios.........................................................................11 Im)lantao e a"om)an3amento.........................................................................................11 #esto de do"umentos............................................................................................................ 11 0roto"olo.............................................................................................................................17 1.1.8egistro e movimentao..............................................................................................17 1.7.Ex)edio......................................................................................................................17 1.9.-rgani!ao e Arquivamento....................................................................................... 17 :4todos de Arquivamento..............................................................................................19 :4todo Alfa,4ti"o %m4todo ,si"o'............................................................................... 19 8egras de Alfa,etao................................................................................................ 19 :4todo #eogrfi"o......................................................................................................... 15 ome do estado; "idade e "orres)ondente %quem enviou a "orres)ond$n"ia'...........15 ome da "idade; estado e "orres)ondente.................................................................. 15 :4todo num4ri"o sim)les...............................................................................................15 :4todo num4ri"o "ronol<gi"o........................................................................................16 :4todo D&gito=terminal.................................................................................................. 16 :4todos )or assunto %ideogrfi"os'................................................................................16 :4todo ideogrfi"o alfa,4ti"o en"i"lo)4di"o.............................................................16 :4todo ideogrfi"o alfa,4ti"o di"ionrio...................................................................16 :4todo ideogrfi"o num4ri"o > du)lex......................................................................16 :4todo ideogrfi"o num4ri"o > de"imal.................................................................... 1* 1
:4todo ideogrfi"o unitermo %ou indexao "oordenada'......................................... 1* :4todos )adroni!ados................................................................................................ 1* :4todos )adroni!ados > automti"o.......................................................................... 1* :4todos )adroni!ados > soundex...............................................................................1* :4todos )adroni!ados > r?neo e mnem?ni"o............................................................ 1. :4todos )adroni!ados > variadex.............................................................................. 1. :4todo alfanum4ri"o......................................................................................................1. Eta)as de arquivamento.................................................................................................. 1. Ins)eo...................................................................................................................... 1. Estudo......................................................................................................................... 1. (lassifi"ao............................................................................................................... 1. (odifi"ao................................................................................................................. 1. -rdenao................................................................................................................... 1. #uarda dos do"umentos..............................................................................................1. Em)r4stimo e "onsulta........................................................................................................1. Anlise; avaliao; seleo e eliminao............................................................................ 12 @alor dos do"umentos.................................................................................................... 76 Distino entre valores )rimrios e se"undrios.........................................................76 Distino entre valores )ro,at<rios e informativos.................................................... 76 @alores )ro,at<rios.....................................................................................................76 @alores Informativos.................................................................................................. 76 Ani"idade................................................................................................................ 71 Borma......................................................................................................................71 Im)ortCn"ia............................................................................................................. 71 Do"umentos relativos a )essoas = seleo es)e"ial e amostra estat&sti"a..............71 Do"umentos relativos a "oisas................................................................................71 Do"umentos relativos a fen?menos........................................................................ 77 (on"luses...................................................................................................................... 77 :i"rofilmagem............................................................................................................... 77 Bilme %rolo'.................................................................................................................77 Daqueta........................................................................................................................ 77 :i"rofi"3as................................................................................................................. 79 +e"nologia da Informao.............................................................................................. 79 +ransfer$n"ia e re"ol3imento..........................................................................................79 +i)os de transfer$n"ia.....................................................................................................79 Arquivos )ermanentes............................................................................................................ 7E Atividades de arran1o.......................................................................................................... 75 0rin"&)ios de arran1o de arquivos....................................................................................75 Evoluo dos )rin"&)ios de arran1o.............................................................................75 (on"luses finais so,re os )rin"&)ios de arran1o de do"umentos...............................7* Atividades de des"rio e )u,li"ao................................................................................. 7* +i)os ,si"os de instrumentos de )esquisa.....................................................................7. #uia.............................................................................................................................7. Inventrio sumrio...................................................................................................... 7. Inventrio anal&ti"o..................................................................................................... 7. (atlogo...................................................................................................................... 7. 7
8e)ert<rio................................................................................................................... 7. Fndi"e > instrumento de )esquisa auxiliar...................................................................72 +a,ela de equival$n"ia ou "on"ordCn"ia.................................................................... 72 I5AD%#' > orma #eral Interna"ional de des"rio arquiv&sti"a..................................72 Des"rio multin&vel................................................................................................... 72 8egras )ara des"rio multin&vel............................................................................72 Elementos de des"rio...............................................................................................96 I5AA8%(0B' > orma interna"ional de registro de autoridade arquiv&sti"a )ara entida= des "oletivas; )essoas e fam&lias..................................................................................... 96 #lossrio de termos asso"iados ao I5AA8%(0B'.......................................................96 Atividades de "onservao..................................................................................................96 Desinfestao.................................................................................................................. 91 /im)e!a.......................................................................................................................... 91 Alisamento...................................................................................................................... 91 8estaurao.........................................................................................................................97 Gan3o de gelatina............................................................................................................97 +e"ido............................................................................................................................. 97 5ilHing.............................................................................................................................97 /aminao.......................................................................................................................97 /aminao manual..........................................................................................................97 En"a)sulao...................................................................................................................97 Atividades de refer$n"ia..................................................................................................... 97 7.DE(8E+- I 7.19E; DE 7E DE DA EI8- DE 122*........................................................9E DA5 DI50-5IJKE5 #E8AI5...........................................................................................9E D- A(E55-...................................................................................................................... 9E D- 5I#I/- E DA 5E#A8A JA DA 5-(IEDADE E D- E5+AD-........................... 95 DA I +I:IDADE..............................................................................................................96 DA 8E08-DAJL-...........................................................................................................96 DA5 DI50-5IJKE5 BI AI5............................................................................................ 9* /ei ..152 de . de Daneiro de 1221.......................................................................................... 9. Dis)osies #erais..............................................................................................................9. Dos Arquivos 0M,li"os....................................................................................................... 9. Dos Arquivos 0rivados....................................................................................................... 92 Da -rgani!ao e Administrao de Instituies Arquiv&sti"as 0M,li"as.......................... 92 Do A"esso e do 5igilo dos Do"umentos 0M,li"os.............................................................. E6 Dis)osies Binais.............................................................................................................. E6 9.8egimento Interno do (onsel3o a"ional de Arquivos > (- A8N................................. E7 DA A+A8EOA E DA BI A/IDADE.............................................................................E7 DA (-:0E+P (IA......................................................................................................... E7 DA (-:0-5IJL- E D- :A DA+-............................................................................E9 DA -8#A IOAJL- E D- BA (I- A:E +-.......................................................... E9 DA5 A+8IGAIJKE5 D-5 :E:G8-5 D- (- A8N.................................................. E5 DA5 8EA IKE5 D- (- A8N.......................................................................................E6 DI50-5IJKE5 #E8AI5....................................................................................................E* E.DE(8E+- Q E.6*9; DE 9 DE DA EI8- DE 7667.......................................................... E* D- (- 5E/R- A(I- A/ DE A8NAI@-5.............................................................. E* 9
D- 5I5+E:A A(I- A/ DE A8NAI@-5...................................................................E2 D-5 D-(A:E +-5 0SG/I(-5................................................................................... 51 DA #E5+L- DE D-(A:E +-5...................................................................................57 DA DE(/A8AJL- DE I +E8E55E 0SG/I(- E 5-(IA/ DE A8NAI@-5 08I@A= D-5.................................................................................................................................... 57 DI50-5IJKE5 BI AI5 E +8A 5I+T8IA5....................................................................59 5./EI Q 5.E99; DE . DE :AI- DE 126............................................................................. 55 8E5-/AJL- Q 7 ............................................................................................................... 5* 8E5-/AJL- Q 16; DE 6 DE DEOE:G8- DE 1222....................................................... 5.
1.
Introduo Os arquivos permanentes formam-se a partir de documentos recolhidos dos arquivos correntes, portanto a administrao destes influencia diretamente os arquivos de custdia. Em vista disso, importantssima a atuao do arquivista na fase de administrao dos arquivos ativos, incluindo o controle e planejamento da produo documental. Os arquivos como instituio tiveram origem na antiga civili ao grega. !os sculos " e #" a.$. os atenienses guarda vam seus documentos de valor no templo da me dos deuses %&etroon'. O imperador (ustiniano ordenou que se reservasse um prdio p)*lico no qual o magistrado pudesse guardar os documentos, escolhendo algum que os mantivesse so* custdia. + finalidade era a de impedir a adulterao e propiciar as condi,es necess-rias para que pudessem ser encontrados rapidamente. En tretanto foi a partir da .evoluo /rancesa que se reconheceu definitivamente a import0ncia dos documentos para a sociedade. 1esse reconhecimento resultou em tr2s importantes reali a,es no campo arquivstico3 a' *' c' criao de uma administrao nacional e independente dos arquivos4 proclamao do princpio de acesso do p)*lico aos arquivos4 reconhecimento da responsa*ilidade do Estado pela conservao dos documentos de valor, do passado
"-rias ra ,es levaram os pases a instituir arquivos p)*licos3 a' *' c' necessidade pr-tica de incrementar a efici2ncia governamental4 motivos de ordem cultural, visto que os arquivos p)*licos constituem uma espcie de fonte de cultura, ao lado de li vros, manuscritos e peas de museus4 ra ,es de interesse pessoal, especialmente na /rana, que o*jetivando a aniquilao de uma sociedade antiga e acreditando que tais documentos eram imprescindveis 5 proteo de direitos feudais e privilgios, criaram um rgo especial 6 +gence 7emporaire des 7itres 6 cuja atividade principal era separar, para eliminao, todos os documentos alusivos a tais direitos e privilgios.
Entretanto, at *em pouco tempo os documentos serviam apenas para esta*elecer ou reivindicar direitos. 8uando no atendiam mais a essa e9ig2ncia, eram transferidos para museus e *i*liotecas, surgindo da a idia de arquivo administrativo e ar quivo histrico. Em meados do sculo :#: comea a desa*rochar um crescente interesse pelo valor histrico dos arquivos e os documentos ganham o status de testemunhos da histria. Arquivos: Elementos e De ini!es O primeiro elemento essencial refere-se 5 razo pela qual os materiais foram produ idos e acumulados. ;ero arquivos os documentos criados e acumulados na consecuo de algum objetivo. Em nvel governamental, tal o*jetivo o cumprimento de sua finalidade oficial (valor primrio). +ssim, filmes cinematogr-ficos, por e9emplo, quando produ idos ou rece*idos por uma administrao no cumprimento de fun,es especficas, podem ser considerados arquivos. 1ocumentos escritos, ainda que classificados como manuscritos histricos, se tiverem sido produ idos em decorr2ncia de uma atividade organi ada 6 como por e9emplo os de uma igreja, uma empresa, ou mesmo de um indivduo 6 podero ser considerados arquivos. O segundo elemento essencial di respeito aos valores pelos quais os arquivos so preservados. <ara que os documentos sejam arquivados devem ser preservados por ra ,es outras que no apenas aquelas para as quais foram criados e acu mulados. Essas ra ,es tanto podem ser oficiais quanto culturais. ;ero ento preservados para o uso de outros alm de seus prprios criadores %valor secund-rio'. 1evem ainda satisfa er a condio de serem realmente documentos do rgo que os oferece. <ara que se possa garantir a integridade dos documentos preservados deve-se mant2-los conservados num todo como documentos do rgo que os produ iu, deve-se ainda guard--los na sua totalidade, sem mutilao, modificao ou destruio de parte deles. $onquanto no haja uma definio de arquivo que possa ser considerada definitiva, pode-se defini-los como, =os documentos de qualquer instituio p)*lica ou privada que hajam sido consideradas de valor, merecendo preservao permanente para fins de refer2ncia e de pesquisa e que hajam sido depositados ou selecionados para depsito, num arquivo permanente.> %7...;chellen*erg'. Ou ainda, segundo ;lon ?uc@, e9-arquivista dos EA+, assim o definiu3 =+rquivo o conjunto de documentos oficial mente produ idos e rece*idos por um governo, organi ao ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros.> <ode-se di er que a finalidade de um arquivo a de servir Administrao4 e sua funo a de tornar dispon!vel as informa"es contidas no acervo documental so* sua guarda. O art. BC da Dei E.FGHIHF define arquivo da seguinte forma3 =$onsideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produ idos e rece*idos por rgos p)*licos, institui,es de car-ter p)*lico e entidades privadas, em decorr2ncia
do e9erccio de atividades especficas, *em como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a nature a dos documentos.> #stgios de sua evoluo +rquivos de primeira idade, corrente, ativo ou de movimento so aqueles constitudos de documentos em curso ou consultados freq$entemente conservados em depend2ncias pr9imas de f-cil acesso. +rquivos de segunda idade, intermedirios ou limbo, so aqueles constitudos de documentos que dei%aram de ser freq$entemente consultados, mas cujos rgos que os rece*eram e os produ iram podem ainda solicit--los. !o hnecessidade de conserv--los pr9imos aos escritrios. + perman2ncia dos documentos nesses arquivos transitria. <or isso, so tam*m chamados de =lim*o> ou =purgatrio>. +rquivos de terceira idade, de cust&dia ou permanentes so constitudos de documentos que perderam todo o valor de natureza administrativa , que se conservaram em ra o de seu valor 'ist&rico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evoluo. #stes so os arquivos propriamente ditos. + cada uma dessas fases 6 que so complementares 6 corresponde uma maneira diferente de conservar e tra( tar os documentos e, conseqJentemente, uma organi ao adequada. #%tenso de sua atuao 8uanto 5 a*rang2ncia de sua atuao podem ser setoriais e gerais ou centrais. Os arquivos setoriais %n)cleos de arquivo ou arquivo descentrali ado' so aqueles esta*elecidos junto aos &rgos operacionais, cumprindo fun,es de arquivo corrente. Os arquivos gerais ou centrais so os que se destinam a receber os documentos correntes provenientes dos diversos &rgos que integram a estrutura de uma instituio, centrali ando as atividades de arquivo corrente. )atureza dos documentos <odem ser especiais e especializados. O arquivo especial aquele que tem so* sua guarda documentos de for( mas f!sicas diversas 6 fotografias, discos, fitas, slides, disquetes, $1-.O& 6 e que, por esta ra o, merecem tratamento especial. +rquivo especializado o que tem so* sua custdia os documentos resultantes da e%peri*ncia 'umana num cam( po espec!fico, independentemente da forma que apresentem. E9.3 arquivos mdicos, arquivos de engenharia, arquivos tcnicos. +*nero (caracter!stica) <odem ser3 escritos ou te9tuais, cartogr-ficos %mapas e plantas', iconogr-ficos %fotografias, desenhos, gravuras', filmogr-ficos %filmes e fitas videomagnticas', sonoros %discos e fitas audiomagnticas', microgr-ficos %rolo, microficha, jaqueta', inform-ticos %disquetes, K1, $1-.O&'. )atureza do Assunto (caracter!stica) 8uanto 5 nature a do assunto os documentos podem ser ostensivos e sigilosos. Ostensivo o documento cuja divulgao no prejudica a administrao.;o sigilosos os documentos que, por sua nature a, devam ser de conhecimento restrito e, por isso, requerem medidas especiais de guarda para sua custdia e divulgao. Em nossa legislao, os arts. BL e BM da Dei E.FGH esta*elecem3 +rt. BL. 1ecreto fi9ar- as categorias de sigilo que devero ser o*edecidas pelos rgos p)*licos na classificao dos documentos por eles produ idos. N FC Os documentos cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e do Estado, *em como aqueles necess-rios ao resguardo da inviola*ilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas so originari amente sigilosos. N BC O acesso aos documentos sigilosos referentes 5 segurana da sociedade e do Estado ser- restrito por um prao m-9imo de LO %trinta' anos, a contar da data de sua produo, podendo esse pra o ser prorrogado, por uma )nica ve , por igual perodo. N LC O acesso aos documentos sigilosos referentes 5 honra e 5 imagem das pessoas ser- restrito por um pra o m- 9imo de FOO %cem' anos, a contar da sua data de produo. +rt. BM. <oder- o <oder (udici-rio, em qualquer inst0ncia, determinar a e9i*io reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispens-vel 5 defesa de direito prprio ou esclarecimento de situao pessoal da parte. <ar-grafo )nico. !enhuma norma de organi ao administrativa ser- interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo. + regulamentao do artigo BL dessa lei veio com o 1ecreto nC B.FLM de BM de janeiro de F.HHP, que est- reprodu ido em seu inteiro teor no ap2ndice #.
Correspond*ncia Q toda forma de comunicao escrita, produ ida e endereada a pessoas jurdicas ou fsicas, *em como aquela que se processa entre rgos e servidores de uma instituio. 8uanto ao destino e proced*ncia pode-se classificar a correspond2ncia em e%terna e interna. ,nterna a correspond2ncia trocada entre os rgos de uma mesma instituio. ;o os memorandos, despachos, circulares. $ontr-rio sensu, e%terna aquela trocada entre rgos de institui"es diversas ou entre rgos de uma entidade e pessoas fsicas, como ofcios, telegramas e cartas. + correspond2ncia pode ainda ser oficial e particular. ;er- oficial a que cuidar de assuntos de servio ou de interesse especfico das atividades de uma instituio. ;er- particular se de interesse pessoal de servidores ou empregados de uma instituio. -ipo de Arquivamento <ode ser 'orizontal ou vertical. .orizontal se os documentos ou fichas forem arquivados uns sobre os outros , *em como em cai9as, estantes ou escaninhos. ;er- vertical se os documentos ou fichas estiverem dispostos uns atrs dos outros, permitindo sua rpida consulta, sem a necessidade de remover outros documentos para ter acesso a um determinado documento ou ficha. /iferenciao entre biblioteca e arquivo +s diferenas *-sicas entre os materiais de *i*lioteca e de arquivo referem-se precipuamente ao modo pelo qual se originaram e ao modo pelo qual entraram para as respectivas custdias. $omo j- foi visto, os arquivos t2m estreito vnculo com as atividades funcionais de um rgo do governo ou de qualquer outra entidade. ;eu valor cultural pode ser considerado secundrio ou acidental. O material de uma *i*lioteca visa primordialmente a fins culturais 6 estudo, pesquisa e consulta. Os arquivos so rgos receptores, enquanto as bibliotecas so colecionadores. Os materiais de biblioteca so adquiridos principalmente a partir de compras e doa"es, ao passo que os arquivos so produ idos ou rece*idos por uma administrao para o cumprimento de fun,es especficas. (amais sero colecionadores como a *i*lioteca e sua qualidade prpria de arquivo s se conserva integralmente enquanto a forma e a inter-relao natural forem mantidas. Ama *i*lio teca no deve recolher documentos oficiais. +lm disso h- significativa distino quanto aos m0todos empregados em um e outro caso. +o apreciar o valor dos documentos e9pedidos por um rgo oficial ou privado, o arquivista no o fa tomando por *ase partes do material. !o e9amina e conclui quanto ao valor de uma simples pea avulsa como uma carta, um relatrio ou qualquer outro documento. /a o seu julgamento em relao 5s demais peas, isto , em relao 5 inteira documentao, resultante da atividade que a produ iu. O *i*liotec-rio, ao contr-rio, avalia o material a ser adquirido por sua instituio como peas isoladas. <or isso, os arquivistas no podem arranjar seus documentos de acordo com esquemas predeterminados de classificao de assunto. O *i*liotec-rio, no arranjo de seu material, que consiste em peas avulsas, pode empregar qualquer sistema de classificao. O principal o*jetivo de um sistema reunir materiais id2nticos, mas o valor de determinada pea no estar- ne cessariamente perdido se no for classificado em determinado lugar. O mesmo no ocorre no arquivo3 uma ve que as peas tenham sido retiradas do seu conte9to inicial, destruiu-se muito do seu valor de prova. 1a surgiu o princpio da proveni2ncia, pelo qual os documentos so agrupados pelas suas origens. O arquivista deve esta*elecer uma classificao ditada pelas cir cunst0ncias originais de criao. O princpio da proveni2ncia resultou de e9peri2ncias desastrosas ocorridas na Europa, quando se tentou o emprego de diversos esquemas de classificao. Outra diferena que pode ser destacada a de os materiais de biblioteca e9istirem via de regra em numerosos e%emplares, ao passo que os documentos de arquivos e9istem em um nico e%emplar ou em limitado nmero de c&pi( as. <ode-se di er que a biblioteconomia trata de documentos individuais e a arquiv!stica, de conjuntos de docu( mentos. Centros de documentao ou informao Os centros de informao a*rangem algumas atividades prprias da *i*lioteconomia, da arquivstica e da inform-tica, sendo o seu campo *em maior, e9igindo especiali ao no aproveitamento de documentos de toda espcie. Em sntese, o centro de informa"es tem por finalidade coligir1 armazenar1 classificar1 selecionar e disseminar toda a informao . A ess*ncia da documentao dei%ou de ser o documento1 para ser a informao em si mesma . ;ua finalidade principal a de poupar ao estudioso a perda de tempo e o esforo in)til de, por car2ncia de informa,es, resolver pro*lemas jsolucionados ou repetir e9peri2ncias que foram testadas anteriormente.
"rgani#ao e Administrao de Arquivos Correntes + qualidade dessa administrao ir- determinar a e9atido com que podem ser fi9ados os valores da documenta o recolhidaF. 1eterminar- ainda o grau de facilidade com que os documentos de valor podem ser selecionados para reten o num arquivo permanente. O uso de documentos para fins de pesquisa depende da maneira pela qual foram originaria mente ordenados. Os mtodos de administrao de arquivos permanentes desenvolvem-se em funo dos utili ados na administrao dos arquivos correntes, lem*rando que um dos princpios *-sicos da arquivstica conservar, nos arquivos de custdia, o arranjo original. +ssim que o valor prim-rio %administrativo, legal, fiscal' dos documentos dei9e de e9istir, devero ser descartados, recolhidos ao arquivo de custdia ou transferidos a um arquivo intermedi-rio, caso contr-rio, tomaro espao estorvando o *om andamento das atividades correntes. Dogo, a administrao dos arquivos correntes oficiais tem por o*jetivo fa er com que os documentos sirvam 5s finalidades para as quais foram criados, da maneira mais eficiente e econRmica possvel, e concorrer para a destinao adequa da dos mesmos, depois que tenham servido a seus fins. Os documentos so eficientemente administrados quando3 a' uma ve necess-rios podem ser locali ados com rapide e sem transtorno ou confuso4 *' quando conservados a um custo mnimo de espao e manuteno enquanto indispens-veis 5s atividades correntes4 c' e quando nenhum documento reservado por tempo maior do que o necess-rio a tais atividades, a menos que tenham valor contnuo para pesquisa e outros fins. Os o*jetivos de uma administrao eficiente de arquivos s podem ser alcanados quando se dispensa ateno aos documentos desde a sua criao at o momento em que so transferidos para um arquivo de custdia permanente ou so eliminados. + administrao de arquivos preocupa-se com todo o perodo de vida da maioria dos documentos, lutando para limitar sua criao, de tal forma que possa determinar os que devem ser destinados ao =inferno> do incinerador, ou ao =cu> de um arquivo permanente, ou ao =lim*o> de um depsito intermedi-rio. + tarefa mais difcil da administrao de documentos prende-se aos documentos mais valiosos. 8uanto mais impor tantes ou valiosos, mais difcil se torna administr--los. Seralmente, os documentos mais valiosos so os que se referem 5s origens, 5 organi ao e ao desenvolvimento funcional de um rgo, e aos seus programas essenciais. .eferem-se antes 5 direo do que 5 e9ecuo das fun,es da repartio. Os documentos importantes so difceis de classificar para uso corrente. Os que fi9am uma poltica nem sempre podem ser identificados como tal, quando so inicialmente e9pedidos, enquanto que os documentos so*re opera,es de rotina so facilmente classific-veis. Os documentos de import0ncia so difceis de ser retirados de circulao uma ve terminado seu uso corrente. +queles que esta*eleceram diretri es e normas no se tor nam o*soletos ou no-correntes to logo cessam as atividades que os originaram. +s orienta,es neles continuam, muitas ve es, em vigor. Os documentos importantes, alm disso, so difceis de reunir para serem preservados num arquivo de cus tdia permanente, porque muitos deles t2m que ser segregados de uma grande massa de documentos insignificantes onde se acham su*mersos, sendo comum fa er-se essa separao aps perderem os documentos o valor para as opera,es cor rentes, quando j- se tornou o*scura a sua identificao. + organi ao de arquivos pode ser desenvolvida em v-rias etapas ou fases3 a' levantamento de dados4 *' an-lise dos dados coletados4 c' planejamento4 d' implantao e acompanhamento. 2evantamento de /ados O levantamento deve ter incio pelo e%ame dos estatutos1 regimentos1 regulamentos1 normas1 organogramas e demais documentos constitutivos da instituio mantenedora do arquivo a ser complementado pela coleta de informa,es so*re documentao. Q preciso analisar o g*nero dos documentos4 as esp0cies de documentos mais freqJentes4 os mode( los e formulrios em uso4 volume e estado de conservao do acervo4 arranjo e classificao dos documentos4 e9ist2ncia de registros e protocolos4 mdia de arquivamentos dirios4 controle de emprstimo de documentos4 processos adotados para conservao e reproduo de documentos4 e9ist2ncia de normas de arquivo, manuais, cdigos de classificao etc. +lm dessas informa,es, o arquivista deve acrescentar dados e refer*ncias sobre o pessoal encarregado do arquivo %n)mero de pessoas, sal-rios, nvel de escolaridade, formao profissional', o equipamento %quantidade, modelos, estado de conservao', a localizao f!sica %e9tenso da -rea ocupada, condi,es de iluminao, umidade, estado de conservao das instala,es, proteo contra inc2ndio', meios de comunicao disponveis %telefones, fa9'. Anlise dos dados coletados $onsiste em verificar se estrutura, atividades e documentao de uma instituio correspondem 5 sua realidade operacional. O diagnstico seria, portanto, uma constatao dos pontos de atrito, de falhas ou lacunas e9istentes no comple 9o administrativo, enfim, das ra ,es que impedem o funcionamento eficiente do arquivo.
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8e"ol3imento 4 a transfer$n"ia de do"umentos )ara o arquivo de "ust<dia.
Planejamento <ara que um arquivo, em todos os est-gios de sua evoluo %corrente, intermedi-rio, permanente' possa cumprir seus o*jetivos, torna-se indispens-vel 5 formulao de um plano arquivstico que tenha em conta tanto as disposi,es legais quanto as necessidades da instituio a que pretende servir. Posio do arquivo na estrutura da instituio .ecomenda-se que seja a mais elevada poss!vel, ou seja, que o arquivo seja su*ordinado a um rgo hierarquicamente superior, tendo em vista que ir- atender a setores e funcion-rios de diferentes nveis de autoridade. + adoo desse critrio evitar- srios pro*lemas na -rea das rela,es humanas e das comunica,es administrativas. Centralizao ou descentralizao e coordenao dos servios de arquivo + descentralizao se aplica apenas fase corrente dos arquivos . Em suas fases intermediria e permanente, os arquivos devem ser sempre centralizados. Centrali#ao !o consiste apenas da reunio da documentao em um )nico local, mas tam*m a concentrao de todas as atividades de controle 6 rece*imento, registro, distri*uio, movimentao e e9pedio 6 de documentos de uso corrente em um )nico rgo da estrutura organi acional, freqJentemente designado Protocolo e Arquivo, Comunica"es e Arqui( vo, ou outra denominao similar. 1entre as in)meras vantagens que um sistema centrali ado oferece, destacamos3 treinamento mais eficiente do pessoal de arquivo, maiores possi*ilidades de padroni ao de normas e procedimentos, ntida delimitao de responsa*ilidades, constituio de conjuntos arquivsticos mais completos, reduo dos custos operacionais, economia de espao e equipamentos. Descentrali#ao + descentralizao, por si s, um grande ato de classificao. 1ever- ser aplicada em nvel de departamento, mantendo-se o arquivo junto a cada departamento, onde estaro reunidos todos os documentos de sua -rea de atuao, incluindo os produ idos e rece*idos pelas divis,es e se,es que o comp,em. 1ever- ser mantido tam*m um arquivo para a documentao dos rgos administrativos. Essa descentraliza( o %sempre de arquivos correntes' o*edece *asicamente a dois critrios3 Centralizao das atividades de controle e descentralizao dos arquivos, tam*m denominados n( cleos de arquivo ou arquivos setoriais. /escentralizao das atividades de controle e dos arquivos Coordenao <ara que os sistemas descentrali ados atinjam seus o*jetivos com rapide , segurana e efici2ncia so imprescindveis 5 criao de uma $OO.1E!+TUO $E!7.+D, que e9ercer- fun"es normativas1 orientadoras e controladoras . + coordenao ter- por atri*ui,es3 prestar assist2ncia tcnica aos arquivos setoriais4 esta*elecer e fa er cumprir normas ge rais de tra*alho, de forma a determinar normas especficas de operao, a fim de atender 5s peculiaridades de cada arquivo setorial4 promover a organi ao ou reorgani ao dos arquivos setoriais, quando necess-rio4 treinar e orientar pessoal destinado aos arquivos setoriais4 promover reuni,es peridicas com os encarregados dos arquivos setoriais. Essa coordenao poder- constituir-se em um rgo da administrao ou ser e9ercida pelo arquivo permanente da entidade. #scol'a de m0todos de arquivamento e classificao O pro*lema *-sico na administrao de documentos correntes o de conserv--los de maneira ordenada e acess vel de forma a que possam ser rapidamente encontrados quando solicitados. <ara atingir esses objetivos torna-se necess-rio que os documentos sejam3 a' bem classificados4 e *' bem arquivados. 7odos os documentos devero ser arquivados em relao ao seu uso de forma a refletir a funo do rgo. !a avaliao de documentos p)*licos, o primeiro fator a ser levado em considerao o testemun'o ou prova que cont2m da organizao e da funo . !o tratamento dos documentos concernentes 5 organi ao e funcionamento, leva-se em conta o valor comprobat&rio dos mesmos. ;e a classificao dos documentos visa a refletir a organi ao, podese remov2-los para uma destinao adequada, uma ve e9tinta a unidade administrativa. E se, alm disso, so classificados pela funo 6 separando-se a funo su*stantiva %fins' da au9iliar %meios, facilitativas', a poltica da e9ecutiva, ou em geral, distinguindo-se a documentao importante da secund-ria 6 ento o mtodo de classificao proporciona as *ases para a preservao e destruio, seletivamente, dos documentos depois que hajam servido aos o*jetivos das atividades correntes. 8uanto aos sistemas de arranjo, podem ser estudados a partir de duas classes principais3 sistemas de registro e sistemas de arquivamento.
$istemas de registro O sistema de registro primitivo consiste em guardar os documentos de um rgo em duas sries, uma constituda de papis e9pedidos e outra de rece*idos. + caracter!stica essencial do sistema, da qual se deriva o seu nome, o regis( tro. !o servio de registro protocolam(se os documentos na ordem em que se acumulam . +tri*uem-se-lhes n)meros consecutivos. Esses n)meros so a chave para o controle dos documentos em am*as as sries, e constituem um meio de re fer2ncia para o nome dos signat-rios e para os assuntos dos documentos4 nos ndices as pessoas e os assuntos so identificados pelos mesmos. #ndicam a ordem dos documentos em cada srie. !um sistema de registro mais aperfeioado, os docu mentos de um servio so guardados numa srie que consiste em unidades de arquivamento nas quais tanto os documentos rece*idos como e9pedidos so colocados juntos. Essas unidades so registradas numericamente na ordem em que se acumulam, e fa em-se ndices para os nomes das partes e para os assuntos dos documentos cuja chave o n)mero das unida des de arquivamento.O sistema de registro um dos sistemas mais antigos imaginados para o trato de material document-rio. Os sistemas de arquivamento distinguem-se dos sistemas de registro pelo fato de no usarem registros ou pro( tocolos, isto , livros ou fichas nos quais se anota a entrada e o movimento dos documentos durante o seu uso corrente. <ara conseguir o mesmo controle valem-se de arquivos de prosseguimento ou fic'as(lembrete, que veremos mais adiante. Elementos de Classi icao K- tr2s elementos principais a serem considerados na classificao de documentos p)*licos3 a' a ao a que os documentos se referem %fun"es1 atividades e atos'4 *' a estrutura do rgo que os produ 4 c' o assunto dos documentos. Em vista disso, os m0todos de organizao podem ser funcional, organizacional e por assuntos. <ara que um rgo cumpra suas fun,es dever- reali ar dois tipos principais de atividades que se podem caracteri ar como fins (substantivas) e meios (facilitativas ou au%iliares) . !a e9ecuo de qualquer espcie de atividade, quer su*stantiva, quer au9iliar, ocorrem dois tipos de opera"es ou atos3 pol!ticos ou normativos e e%ecutivos. Os de naturea poltica determinam a diretri a ser seguida em todos os casos do mesmo g2nero. &uitas das ve es sero escolhidos mais de um m0todo ou sistema de arquivamento3. <or e9emplo, o item <atrimRnio pode estar organi ado geograficamente4 o item <essoal, em ordem alfa*tica4 o item $orrespond2ncia, em ordem cronolgica etc. Princ%pios de classi icao ; em casos e9cepcionais os documentos p)*licos devem ser classificados em relao aos assuntos que se origi nam da an-lise de determinado campo de conhecimento. Esses casos e9cepcionais referem-se a materiais de pesquisa, de refer2ncia e similares. Os documentos p)*licos podem ser classificados em relao 5 organi ao e podem ser descentrali ados, desde que as reparti,es que os acumulam e9ecutem atividades relativamente distintas e separ-veis. Entretanto, os documentos p)*licos devem ser classificados em relao 5 funo, pois resultam de uma funo, so usados em relao 5 funo e devem, portanto, ser classificados de acordo com esta %vide .esoluo nC FM L do $O!+.8 que trata da $lassificao, 7emporalidade e destinao de documentos de arquivos relativos 5s atividades-meio da +dministrao <)*lica 6 que por ser muito e9tensa no foi reprodu ida aqui' M. #scol'a das ,nstala"es e equipamentos Equipamento a totalidade de materiais de consumo e permanente necess-rios 5 reali ao do tra*alho arquivstico. &aterial de consumo aquele que sofre desgaste a curto e mdio pra o. ;o as fichas, as guias, as pastas, as tiras de insero e outros. !otao a inscrio feita na projeo, podendo ser alfa*tica, numrica ou alfanumrica. 7am*m poder- ser a*erta ou fechada. ;er- a*erta quando indicar somente o incio da seo e fechada quando indica o princpio e o fim. "ide figuras a*ai9o. + posio o local que a projeo ocupa ao longo da guia. O comprimento pode corresponder 5 metade da guia, a um tero, um quarto ou um quinto.
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o "onfundir m4todo ou sistema de arquivamento "om m4todo de organi!ao definido a"ima Esta,ele"e "lassifi"ao; tem)oralidade e destinao de do"umentos de arquivos relativos Us atividades=meio da Administrao 0M,li"a; "om notao )ura E 8e"omendamos a leitura dessa resoluo )ara efeito de familiari!ao "om os diversos )ro"edimentos arquiv&sti= "os
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Suia-fora a que tem como notao a palavra /ora e indica a aus2ncia de uma pasta do arquivo. 7ira de insero uma tira de papel gomado ou de cartolina, picotada, onde se escrevem as nota,es. 7ais tiras so inseridas nas proje,es das pastas ou guias. <asta miscel0nea aquela onde se guardam documentos referentes a diversos assuntos ou diversas pessoas em ordem alfa*tica e dentro de cada grupo, pela ordenao cronolgica. &aterial permanente aquele que tem grande durao e pode ser utili ado v-rias ve es para o mesmo fim. Constituio de arquivos intermedirios Os depsitos intermedi-rios s devem ser criados se ficar evidenciada a sua real necessidade. Em geral, e9istem em 0m*ito governamental, em face do grande volume de documentao oficial e de sua descentrali ao fsica. ,mplantao e acompan'amento O manual de arquivo dever- ser ela*orado aps estarem implantados e testados todos os procedimentos de arquivo. Esse manual dever- incluir organogramas e flu9ogramas, terminologia, informa,es so*re os arquivos da instituio, suas finalidades e responsa*ilidades, detalhamento das rotinas etc. &esto de documentos + Dei /ederal E.FGH, de E de (aneiro de FHHF conceitua =gesto de documentos>3 +rt. LC $onsidera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e opera,es tcnicas referentes 5 sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermedi-ria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. 1evem ser criados apenas documentos essenciais 5 administrao da instituio e evitadas duplica,es e emisso de vias desnecess-rias. + tramitao e utilizao de documentos consistem nas atividades de protocolo %rece*imento, classificao, registro, distri*uio, tramitao'4 e%pedio4 organizao e arquivamento de documentos em fase corrente e intermedi-ria4 ela*orao de normas de acesso 5 documentao %empr0stimos e consultas'.
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+ avaliao %com vistas 5 destinao' se desenvolve mediante an-lise dos documentos acumulados nos arquivos com a finalidade de esta*elecer seus pra os de guarda, determinando quais sero o*jeto de arquivamento permanente e quais devero ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de informao para a instituio e para terceiros. Protocolo 8uanto ao rece*imento e classificao pode-se adotar a seguinte rotina3 <asso +tividades F .ece*er a correspond2ncia B ;eparar a correspond2ncia oficial da particular L 1istri*uir a correspond2ncia particular M ;eparar a correspond2ncia oficial de car-ter ostensivo da de car-ter sigiloso G Encaminhar a correspond2ncia oficial sigilosa V +*rir a correspond2ncia ostensiva P 7omar conhecimento da correspond2ncia ostensiva verificando a e9ist2ncia de antecedentes E .equisitar ao +rquivo os antecedentes. ;e os antecedentes no estiverem no +rquivo, o ;etor de .egis tro e &ovimentao informar- onde se encontram e os solicitar- para ser feita a juntada H #nterpretar e classificar a correspond2ncia FO +por carim*o de protocolo no canto superior direito do documento FF +notar a*ai9o do n)mero e da data a primeira distri*uio e o cdigo de assunto, se for o caso FB Ela*orar o resumo do assunto a ser lanado na ficha de protocolo FL Encaminhar os papis ao ;etor de .egistro e &ovimentao 5656 7egistro e movimentao Este setor funciona como um centro de distri*uio e redistri*uio de documentos e suas atri*ui,es podem ser assim descritas3 <assos F B L M G V +tividades <reparar a ficha de protocolo, em duas vias, anotando3 n)mero de protocolo, data de entrada, proced2n cia, espcie, n)mero e data do documento, cdigo e resumo do assunto, primeira distri*uio +ne9ar a segunda via da ficha G ao documento, encaminhando-o ao seu destino, juntamente com os antecedentes, aps o registro e as anota,es pertinentes nas respectivas fichas #nscrever os dados constantes da ficha de protocolo nas fichas de proced2ncia e assunto, rearquivando-as em seguida +rquivar as fichas de protocolo em ordem numrica .ece*er dos v-rios setores os documentos a serem redistri*udos, anotar nas respectivas fichas %numricas' o novo destino Encaminhar os documentos aos respectivos destinos, de acordo com despacho de autoridade competen te
5636 #%pedio Seralmente so adotadas as seguintes atividades3 <assos F B L M G V +tividades .ece*er a correspond2ncia "erificar se no faltam folhas ou ane9os !umerar e completar a data, no original e nas cpias ;eparar o original da cpias E9pedir o original com os ane9os Encaminhar as cpias, acompanhadas dos antecedentes que lhes deram origem, ao arquivo
5686 9rganizao e Arquivamento 8uanto 5 organi ao, j- tratamos de forma sucinta no tpico , p-gina E4 e quanto ao arquivamento passaremos a descrever os principais mtodos de arquivamento e9istentes, *em como as fases includas na operao de arquivamento propriamente dito.
Essa fi"3a ser retirada no <rgo a que o do"umento 4 destinado )elo res)onsvel )elo "ontrole no Cm,ito desse <rgo; e ser novamente anexada ao do"umento quando este for en"amin3ado a outro <rgo; devendo essa )assa= gem ser feita )or interm4dio do 5etor de 8egistro e :ovimentao; que o redistri,uir
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:0todos de Arquivamento O m0todo de arquivamento determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade. Os sistemas de arquivamento apenas fornecem a estrutura mec0nica em relao 5 qual os documentos devem ser arranjados. Os documentos podem ser efica mente arranjados em quase todos os sistemas de arquivamento. 8ualquer sis tema de arquivamento, no importa qual seja, pode apresentar resultados satisfatrios se for adequadamente aplicado. + in sufici2ncia do arquivamento deve-se, com mais freqJ2ncia 5s falhas humanas do que a falhas do sistema. !a escolha de um mtodo de arquivamento deve-se levar em considerao tr2s premissas *-sicas3 o sistema escolhido deve ser simples, fle9vel e deve admitir e9pans,es. +lfa*tico Seogr-fico !umricos ?-sicos #deogr-ficos !umricos "ariade9 +utom-tico ;oude9 &neumRnico .Rneo ;imples $ronolgico 1igito-terminal +lfa*ticos Enciclopdico 1icion-rio 1uple9 1ecimal Anitermo ou #nde9ao coordenada
<adroni ados
$ada um desses mtodos pertence a dois grandes sistemas3 direto e indireto. ;istema direto aquele em que a *usca feita diretamente sem a necessidade de se consultar um !ndice ;istema indireto aquele em que, para se locali ar o documento, preciso antes consultar um !ndice ou um cdigo. O m0todo alfanum0rico 6 com*inao de letras e n)meros 6 no se inclui nas classes de mtodos *-sicos e padroni ados e considerado do sistema semi(indireto. :0todo Alfab0tico (m0todo bsico) &todo alfa*tico o mais simples. Q um m0todo direto. !esse mtodo, as fichas ou pastas so dispostas em ordem rigorosamente alfa*tica, respeitadas as normas gerais para alfabetao. +s nota"es nas guias podem ser abertas ou fec'adas4 simples ou compostas. !ota,es simples abertas3 A, B, C Ab, Ac etc4 nota,es compostas e fec'adas3 Aa-Al , Am-Az etc. ;ua desvantagem a alta incid*ncia de erros de arquivamento quando o volume de documentos muito grande, devido ao cansao visual e 5 variedade de grafia dos nomes. 'egras de Al abetao F. !os nomes de pessoas fsicas, considera-se o )ltimo so*renome e depois o prenome. E9emplo3 .ita Suimares, (uvenal $avalcante, &aria ;ilveira, <edro Dima +rquivam-se3 Cavalcante, (uvenal4 +uimares, .ita4 2ima, <edro4 ;ilveira, &aria O*s.3 havendo so*renomes iguais, prevalece a ordem alfa*tica do prenome. B. ;o*renomes compostos de um su*stantivo e um adjetivo ou ligados por hfen no se separam. E9emplo3 Keitor "illa-Do*os4 $arlos &ontes +ltos4 &arlia &orro + ul4 ;lvia <raia "ermelha +rquivam-se3 :ontes Altos, $arlos4 :orro Azul, &arlia4 <illa(2obos, Keitor4 Praia <ermel'a, ;lvia L. Os so*renomes formados com as palavras ;anta, ;anto ou ;o seguem a regra dos so*renomes compostos por um adjetivo e um su*stantivo. E9emplo3 Walmir ;anto $risto, Dus ;o $aetano, 1enise ;anta .ita +rquivam-se3 ;anta 7ita, 1enise4 ;anto Cristo, Walmir4 ;o Caetano, Dus. M. +s iniciais a*reviativas de pronomes t2m preced2ncia na classificao de so*renomes iguais.
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E9emplo3 +rquivam-se3 G.
.. ;ilveira, .o*erto ;ilveira, .icardo ;ilveira ;ilveira, ..4 ;ilveira, .icardo4 ;ilveira, .o*erto
Os artigos e preposi,es, tais como a, o, de, d, do, e, um, uma, no so considerados %ver tam*m regra nC H' E9emplo3 <aulo de /arias, .icardo dX/erreira, .osana dX+l*uquerque. +rquivam-se3 Albuquerque d=, .osana, >arias de, <aulo4 >erreira d=, .icardo. V. Os so*renomes que e9primem grau de parentesco como /ilho, ()nior, !eto, ;o*rinho so considera dos parte integrante do )ltimo so*renome, mas no considerados na ordenao alfa*tica. E9emplo3 &arco +ntRnio !eto, &aria (os ;o*rinho, ;ilvia &aria /ilho. +rquivam-se3 Ant?nio )eto, &arco4 @os0 ;obrin'o, &aria4 :aria >il'o, ;ilvia O*s.3 os graus de parentesco da alfa*etao s sero considerados quando servirem de elemento de descrio. P. Os ttulos no so considerados na alfa*etao. ;o colocados aps o nome completo, entre par2nteses. E9emplo3 1outora &aria Kelena, (ui +rmando &arques, $apito ;ilva &o ila. +rquivam-se3 .elena, &aria %1outora'4 :arques, +rmando %(ui '4 :ozila, ;lvia. E. Os nomes estrangeiros so considerados pelo )ltimo so*renome, salvo nos casos de nomes espa nhis e orientais %ver tam*m regras nC FO e FF'. E9emplo3 ;igmund /reud, $arl Sustav (ung, (ohn ?oY +rquivam-se3 AoB, (ohn4 >reud, ;igmund4 @ung, $arl Sustav H. +s partculas dos nomes estrangeiros podem ou no ser consideradas. O mais comum consider--las como parte integrante do nome quando escritas com letra mai)scula. E9emplo3 Suilio di $apri, Este*an 1e <enedo, $harles 1u <ont +rquivam-se3 Capri, Suilio di4 /e Penedo, Este*an, /u Pont, $harles FO. E9emplo3 tonio de los .ios +rquivam-se3 7ios, +ntonio de los Os nomes espanhis so registrados pelo pen)ltimo so*renome, que corresponde ao so*renome de famlia do pai. (os de Oviedo Y ?aZos, /rancisco de <ina de &ello, +ngel 1el +rco Y &olinero, +n Arco B :olinero, +ngel 1el4 9viedo B AaCos, (os de4 Pina de :ello, /rancisco de4
FF. Os nomes orientais 6 japoneses, chineses e -ra*es 6 so registrados como se apresentam. E9emplo3 Di :ian :in, Di [utang +rquivam-se3 Di :ian :in, Di [utang FB. Os nomes de firmas, empresas, institui,es e rgos governamentais devem ser transcritos como e apresentam, no se considerando, porm, para fins de ordenao, os artigos e preposi,es que os constituem. +dmite-se, para facilitar a ordenao, que os artigos sejam colocados entre par2nteses aps o nome. E9emplo3 Em*ratel, + $olegial, /undao Set)lio "argas, 7he Di*rarY of $ongress +rquivam-se3 Colegial %+'4 #mbratel, >undao Set)lio "argas4 2ibrarB of $ongress %7he' !os ttulos de congressos, confer2ncia, reuni,es, assem*lias e assemelhados, os n)meros ar-*icos, romanos ou escritos por e9tenso devero aparecer no fim, entre par2nteses. E9emplo3 ### $onfer2ncia de $irurgia $ardaca, Oitavo $ongresso de Engenharia $ivil Ar*ana, FC $ongresso de Odontologia +rquivam-se3 Confer*ncia de $irurgia $ardaca %###'4 Congresso de Engenharia $ivil Ar*ana %Oitavo'4 Congresso de Odontologia %FC' FM. +s correspond2ncias rece*idas de uma unidade de uma empresa ou de uma instituio %setor, seo, ger2ncia, departamento, superintend2ncia' devem ser arquivadas pelo nome da empresa e no da unidade. E9emplo3 Ser2ncia de +tendimento da 7EDE.(, ;uperintend2ncia /inanceira da 7EDE.( +rquivam-se3 -#2#7@ 6 Ser2ncia de +tendimento4 -#2#7@ - ;uperintend2ncia /inanceira FG. Os n)meros que fa em parte dos nomes das empresas devem ser escritos por e9tenso. E9emplo3 L& do ?rasil, /-*rica Estrela de M pontas, &adeiras $achoeira dos M +rquivam-se3 >brica Estrela de M %8uatro' <ontas4 :adeiras $achoeira dos M %8uatro'4 8 (-r*s) & do ?rasil FL.
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Essas regras podem ser alteradas para melhor servir 5 organi ao, desde que o arquivista o*serve sempre o mesmo critrio e faa as remissivas necess-rias para evitar d)vidas futuras. +s regras de ordenao podem ser adotadas segun do critrio de letra por letra ou de palavra por palavra, consideradas uma aps a outra. E9emplo de critrio letra por letra3 $anto dos $isnes, $anto dos /rades, $antoneira +legre, $anto .aiado E9emplo de critrio palavra por palavra3 $anto dos $isnes, $anto dos /rades, $anto .aiado, $antoneira +legre $omo se pode o*servar, no crit0rio letra por letra no se consideram os espaos entre palavras. :0todo +eogrfico O mtodo geogr-fico um sistema de recuperao direta onde a chave de recuperao a proced2ncia ou local. <odemos ordenar as pastas de duas maneiras3 (ome do estado) cidade e correspondente *quem enviou a correspond+ncia, 8uando se organi a um arquivo por estado, as cidades devem estar dispostas alfa*eticamente atr-s do seu estado correspondente. Entretanto, entre o nome do estado e de suas cidades deve-se colocar a capital que, logicamente, no se guir- a ordem alfa*tica. E9emplo3 .io de (aneiro 6 .io de (aneiro 6 (oo +lfredo ;o <aulo 6 $ampinas 6 <edro Dui &aranho 6 ;o Dui 6 &aria do $armo .io de (aneiro 6 $ampos 6 Ducas &arques ;o <aulo 6 ;o <aulo 6 Dvia de /-tima +rquivam-se3 &aranho 6 ;o Dui 6 &aria do $armo .io de (aneiro 6 .io de (aneiro 6 (oo +lfredo .io de (aneiro 6 $ampos 6 Ducas &arques ;o <aulo 6 ;o <aulo 6 Dvia de /-tima ;o <aulo 6 $ampinas 6 <edro Dui (ome da cidade) estado e correspondente $omo a principal chave a cidade, deve-se orden--las alfa*eticamente, no havendo destaque para as capitais. E9emplo3 +raatu*a 6 ;< 6 Dui $arlos ;o &ateus 6 E; 6 &aria +ugusta ?elm 6 <+ 6 +dal*erto Oliveira $rate)s 6 <E 6 /rancisco ?al*ino 1iadema 6 ;< 6 1ilma da ;ilva +rquivam-se3 +raatu*a 6 ;< 6 Dui $arlos ?elm 6 <+ 6 +dal*erto Oliveira $rate)s 6 <E 6 /rancisco ?al*ino 1iadema 6 ;< 6 1ilma da ;ilva ;o &ateus 6 E; 6 &aria +ugusta Q necess-rio que as pastas tragam os nomes dos estados em segundo lugar, porque h- cidades com o mesmo nome em diferentes estados. 8uando se trata de correspond2ncia com outros pases, alfa*eta-se em primeiro lugar o pas, seguido da capital e do correspondente. +s demais cidades sero dispostas em ordem alfa*tica, aps as respectivas capitais dos pases a que se referem. O mtodo geogr-fico direto e de fcil manuseio. ;ua desvantagem a de e9igir duas classifica"es. :0todo num0rico simples O mtodo numrico simples um mtodo indireto, pois e9ige a consulta a um ndice alfa*tico. !esse mtodo atri *ui-se a cada entrada uma numerao seqJencial sem qualquer preocupao com a ordenao alfa*tica. +lm disso, sernecess-rio um registro para controle da numerao utili ada nas pastas a fim de impedir duplicidades. !esse mtodo, os correspondentes eventuais tero a sua documentao arquivada em pastas miscelDneas, que devem conter de dez a vin( te correspondentes cada uma. Essa pasta miscel0nea pode ser organi ada segundo dois critrios distintos3 a' numeram-se somente as pastas, ar quivando-se nelas os correspondentes eventuais em ordem alfa*tica, os quais rece*ero o n)mero da pasta4 *' numera-se cada correspondente eventual, precedido da letra & %de miscel0nea', arquivando-os nas pastas sem considerar a ordenao
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alfa*tica. !o primeiro caso, a notao das pastas miscel0neas seria &-F, &-B, &L e, no segundo caso, &F-FO, &FF-BO, &BF-LO etc. !esse mtodo pode-se ainda reaproveitar uma numerao que venha a vagar. 7al mtodo tem ampla aplicao nos arquivos especiais e especiali ados. :0todo num0rico cronol&gico !esse mtodo, alm da ordem numrica deve-se o*servar a data. Q um mtodo adotado em quase todas as reparti,es p)*licas. !umera-se o documento e no a pasta. 1epois de autuado, o documento colocado em uma capa de cartoli na, passando a ser chamado da em diante de processo. !esse mtodo, tam*m possvel o reaproveitamento de numera o, desde que seja da mesma data. E o nico m0todo de arquivamento que dispensa o uso de pastas miscelDnea . +s vantagens desse mtodo so maior grau de sigilo, menor possibilidade de erros, por ser mais f-cil de lidar com n)meros do que com letras. ;ua desvantagem o fato de ser um m0todo indireto, o*rigando duplicidade de pesquisa. :0todo /!gito(terminal Esse mtodo surgiu em decorr2ncia da necessidade de serem redu idos erros no arquivamento de grande volume de documentos, cujo elemento principal de identificao o n)mero. Os documentos so numerados seqJencialmente, mas sua leitura apresenta uma peculiaridade que caracteri a o mtodo3 os n)meros, dispostos em tr2s grupos de dois dgitos cada um, so lidos da direita para a esquerda, formando pares. E9emplo3 o n)mero ELF.MBL, ser- lido BL.FM.EL 8uando o n)mero for composto de menos de seis dgitos, sero colocados eros 5 sua esquerda para fins de com plementao. ;o vantagens do mtodo dgito-terminal a reduo de erros de arquivamento e rapidez na localizao e ar( quivamento. :0todos por assunto (ideogrficos) Os alfa*ticos podem ser enciclopdico ou dicion-rio4 os numricos, duple9, decimal, unitermo ou inde9ao coordenada. -.todo ideogr/ ico al ab.tico enciclop.dico E9emplo3 $ursos Especiali ao /ormao <s-graduao 1outorado &estrado <esquisas +dministrao $i2ncia poltica Economia -.todo ideogr/ ico al ab.tico dicion/rio $ursos de doutorado $ursos de especiali ao $ursos de formao $ursos de mestrado $ursos de ps-graduao <esquisas de administrao <esquisas de ci2ncia poltica <esquisas de economia -.todo ideogr/ ico num.rico 0 duple1 Em todos os mtodos ideogr-ficos numricos necess-ria a ela*orao de um ndice alfa*tico remissivo. ;o portanto mtodos indiretos. $lassifica-se a documentao em classes correspondendo a assuntos, partindo-se do geral para o particular. E9emplo3 O +dministrao Seral F <esquisas F-F <sicologia
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F-F-B
+plicada ao tra*alho +plicada 5 educao F-B $i2ncia poltica F-L +dministrao F-M Economia Em relao ao mtodo decimal %visto a seguir' apresenta a vantagem de permitir a a*ertura ilimitada de classes. -.todo ideogr/ ico num.rico 0 decimal Esse mtodo *aseado na tcnica do ;istema 1ecimal de &elvil 1e\eY, cuja classificao divide o conhecimento humano em nove classes principais e uma dcima reservada para os assuntos inerentemente gerais e que no podem ser includos em nenhuma das outras nove classes predefinidas. $ada classe su*dividida em nove su*classes e uma dcima para generalidades, e assim sucessivamente. + parte inteira do n)mero composta de tr2s algarismos. + parte decimal, que facultativa, pode ter um, dois, tr2s ou mais algarismos. +s de primeiras divis,es so denominadas classes, as de seguintes, su*classes, e a seguir, sucessivamente, divis,es, grupos, su*grupos, su*se,es etc. Am *om e9emplo de classificao decimal pode ser encontrado na resoluo nC FM do $O!+.8. ;uas principais desvantagens so a limitao de de n)meros para cada nvel de classificao o que no ocorre no mtodo duple9 e a necessidade de se prever o desenvolvimento das atividades da instituio. -.todo ideogr/ ico unitermo *ou inde1ao coordenada, "em sendo utili ada com grande 29ito nos arquivos especiais e especiali ados. O mtodo consiste em se atri*uir a cada documento, ou grupo de documentos, um n)mero em ordem crescente %n)mero de registro', de acordo com sua entra da no arquivo. ;ua finalidade identificar e locali ar o documento quando solicitado. Ama ve numerado, atravs da an-lise do documento so identificadas as palavras-chave ou descritores, que serviro posteriormente como chave de pesquisa. 7ais elementos devem ser transcritos em uma ficha-ndice, como mostra o e9emplo a seguir3 +ssem*lia E9traordin-ria .esumo3 +ssem*lia e9traordin-ria para deli*erar so*re a continuidade da greve promovida pelos metal)rgicos de todo pas. /oi reali ada no salo vip do Kotel &arina, na praia do De*lon, em FL de maro de FHLV. !C OOFB <alavras-$have I descritores
Sreve &etal)rgicos +ssem*lia e9traordin-ria Kotel &arina FHLV + seguir, para cada palavra-chave prepara-se uma ficha, dividida em de colunas numeradas de O a H. O n)mero de registro transcrito nas fichas correspondentes 5s palavras-chaves escolhidas para sua identificao, na coluna cujo alga rismo coincidir com o final do n)mero atri*udo ao documento, como no e9emplo a seguir3 Sreve3 O F B L M G V P E H OBFO OLFF OFPB OOVL OFLG OOOV OOFP OOOE OOHH FFG OLBO OMBF OBLB OOFPL OFLM OBLG OOBV OMFP OOHE OFMH OMGO OMVF OBGB OOBML OBMM OMVG OBLV OLFP OFBE OMLH OGLF FH8F &etal)rgicos O F B L M G V P E H OFBO OMFF OBFB OOOL OFMG OOFV OFBP OOFE OFHH FFFG OLMO OGBF OLBB OOFHL OFMM OBMG OLMG OGBP OFOE OBLH OVLF OGFB OOBEL OBLM OMPG OGPG OMBP OFLE OLHH FH8F <elo e9emplo acima pode-se concluir que h- duas fichas que cont2m as palavras-chave Sreve e &etal)rgicos3 a OOOM e a OGLO. Esse mtodo recomendado para arquivos fotogr-ficos, sonoros e outros arquivos constitudos de documen tos especiais. -.todos padroni#ados 1entre os mtodos padroni ados, o mais conhecido o autom-tico. -.todos padroni#ados 0 autom/tico !esse mtodo os papis so arquivados com guias e pastas que j- indicam as divis,es das letras do alfa*eto. -.todos padroni#ados 0 sounde1
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<ara os arquivos alfa*ticos onom-sticos, de grandes propor,es.foi inventado o sistema sounde9, segundo o qual as unidades de arquivamento so ordenadas por cdigo, ao invs de o serem pela seqJ2ncia estritamente alfa*tica. O cdi go *aseia-se no som das consoantes dos nomes. +s unidades de arquivamento so assim agrupadas pelos nomes que soam de maneira id2ntica, sem levar em conta se a grafia ou no a mesma. -.todos padroni#ados 0 r2neo e mnem2nico !o trataremos desses dois sistemas por se acharem o*soletos. -.todos padroni#ados 0 variade1 Esse mtodo uma variao do mtodo alfa*tico. !esse mtodo so utili adas cores como elementos au9iliares para facilitar no s o arquivamento, como a locali ao de documentos. !esse mtodo tra*alha-se com uma chave constituda de cinco cores, onde cada cor representa a segunda letra do nome de entrada e no a primeira. 1essa forma, em cada letra do alfa*eto podero e9istir pastas nas cinco cores da chave. !esse mtodo possvel redu ir a incid2ncia de erros de arquivamento muito comuns no mtodo alfa*tico. :0todo alfanum0rico Esse mtodo no considerado *-sico nem padroni ado. Esse mtodo tra*alha com uma ta*ela constituda de di vis,es do alfa*eto, previamente planejadas e numeradas em ordem crescente. Asam-se nota,es fechadas, para evitar que depois de numeradas as divis,es sejam alteradas. E9emplo3 +a-+f ] F +g-+l ]B +m-+s ]L E assim, sucessivamente. #tapas de arquivamento ;o as seguintes as fases de arquivamento3 inspeo, estudo, classificao, codificao, ordenao e guarda dos documentos. Inspeo $onsiste no e9ame, por intermdio da leitura, do documento para verificar se o mesmo se destina ao arquivamento. Estudo $onsiste na leitura cuidadosa de cada documento para verificar a entrada que lhe dever- ser atri*uda, a e9ist2ncia de antecedentes, *em como a necessidade de serem feitas refer2ncias cru adas. Classi icao $onsiste na determinao da entrada e das refer2ncias cru adas que lhe sero atri*udas atravs de um processo interpretativo. Codi icao $onsiste na aposio dos sm*olos correspondentes ao mtodo de arquivamento adotado. "rdenao Q o agrupamento dos documentos de acordo com a classificao e codificao adotadas. ;ua finalidade agili ar o arquivamento e racionali ar o tra*alho. &uarda dos documentos Q o arquivamento propriamente dito. #mpr0stimo e consulta 1ocumentos de arquivo s podem ser consultados ou cedidos, por emprstimo, aos &rgos que os receberam ou produziram, aos rgos encarregados das atividades a que se referem os documentos e 5s autoridades superiores, na mesma linha hier-rquica. 8uanto aos prazos para empr0stimo de dossi*s, sugere-se que devam estar compreendidos numa fai%a de dez dias, podendo ser renovados mediante sua apresentao no +rquivo. 1ever- ser utili ada a guia(fora, que ficar- no lugar da pasta juntamente com o .eci*o de 1ossi2. Este deve conter os seguintes dados3 data da retirada, nome de quem retirou
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e sua unidade administrativa, !ndice da pasta, assinatura de quem retirou e do arquivista responsvel pelo empr0sti( mo. <ara facilitar sua cobrana, deve ser institudo o ic3/rio de lembretes ou vigil4ncia cont%nua ollo56up para controle de pra os, que poder- ser organi ado em diversas modalidades. <ara informa,es adicionais, consultar .esoluo nC FM do $O!+.8. Anlise1 avaliao1 seleo e eliminao O governo no pode conservar todos os documentos produ idos em conseqJ2ncia de suas m)ltiplas atividades. 7orna-se impossvel prover espao para arma en--los, *em como pessoal para cuidar dos mesmos. O custo da manuteno de tais papis vai alm das posses da mais rica nao. +lm disso, os documentos devem ser redu idos em quantidade para que sejam )teis 5 pesquisa erudita. O destino de um documento pode ser a transfer2ncia para um depsito de arma enamento tempor-rio % record center) ou para um arquivo de preservao em car-ter permanente, reduo de seu volume por meio de microfotografia ou sim plesmente a destruio imediata. + efici2ncia de um programa de destinao de documentos deve ser julgada to-somente pela e9atido de suas determina,es. + transfer2ncia para um depsito tempor-rio presume valor para um futuro uso administrativo, legal ou fiscal4 o recolhimento para um arquivo de custdia permanente, o valor para pesquisa ou valor permanente para outros fins. + microfilmagem, dado o seu alto custo, s proposta quando os documentos t2m valor prim-rio ou secund-rio que justifique a des pesa. E, lgico, fa -se mister um julgamento de valor sempre que se pretender destruir documentos. <ara maiores informa,es vide art. FC, N BC e art BC da Dei G.MLLIVE. Am instrumento de destinao pode servir a v-rios fins. <odem visar to-somente 5 identificao de corpos de documentos acumulados num rgo do governo e que precisam ser descartados imediatamente ou dentro de determinado pra o. Am documento preparado com esse o*jetivo chama-se Ilista de descarteJ ou Ilista de eliminaoJ. Essas ta*elas normalmente so aplicadas a documentos de tipo rotineiro e devem descrever os documentos de forma a facilitar a eliminao dos mesmos. O teste de efici2ncia de uma ta*ela decorre da possi*ilidade de os documentos nela includos serem re movidos e eliminados no fim dos perodos de reteno recomendados. + remoo ordenada e o descarte de grande quanti dade de papis in)teis dos arquivos correntes *aseiam-se em ta*elas de descarte. ;o, pois, um importante instrumento de administrao. Am instrumento de destinao pode tam*m ter o comple9o o*jetivo de identificar tipos rotineiros de documen( tos cujo descarte futuro possa ser realizado a intervalos determinados . Am documento feito com esse o*jetivo chamase Itabela de descarteJ. <odem ainda ter o comple9o o*jetivo de identificar todos os corpos de documentos de um rgo e indicar o destino que se deva dar a cada um deles , seja a eliminao, seja a transfer2ncia para um arquivo de custdia permanente. Am documento que englo*e todos os documentos dessa forma chama-se Iplano de destinaoJ ou Itabela de temporali( dadeJ6 7odos esses instrumentos de destinao so atos normativos. Ama ve determinada a eliminao de documentos, devem ser preparados os termos de eliminao correspondentes, os quais devem conter, de forma sucinta, a identificao dos conjuntos documentais, datas a*rangentes, nature a dos documentos e quantidade, *em como a indicao do instrumento de destinao que autori a a destruio. Os documentos devem ser classificados corretamente para uso corrente, como uma preliminar para a sua e9ata identificao nos instrumentos de destinao. 1evem ser classificados e arquivados de tal modo que possam ser prontamen te removidos para serem destrudos depois de terem servido ao uso corrente. + triagem ou escolha das pastas, quer sejam arranjadas segundo um sistema de registro ou por um sistema de arquivamento americano, um processo de alto custo. 1e fato, a triagem dificilmente se justifica do ponto de vista econRmico, a menos que uma *oa parte dos documentos que esto sendo e9aminados possa ser separada para descarte. + classificao, portanto, tem estreita ligao com as pr-ticas de desti nao. Os documentos devem ser classificados visando, em primeiro lugar, a facilitar o seu uso em atividades correntes, e somente como finalidade secund-ria a facilitar a sua remoo e descarte. $ontudo, se os documentos forem devidamente classificados em relao 5 funo, podem, em geral, ser eliminados segunda esta, pois muito do valor daqueles deriva de sua relao com a prpria funo. +s decis,es para se destruir documentos devem ser finais e irrevog-veis.
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;alvo em circunst0ncias e9cepcionais, os documentos no devem ser conservados temporariamente ou microfilmados a fim de adiar a necessidade de julgar so*re sua inutilidade ou de fundamentar uma opinio mediante verificao de falta de uso dos mesmos. Os documentos selecionados para eliminao normalmente so vendidos como papel velho, podendo, porm, ser eliminados por qualquer outro meio3 fragmentao, macerao etc. + incinerao 6 processo condenado 6, quer pelo aumento do ndice de poluio que provoca, quer pela impossi*ilidade de reciclagem do papel, no deve ser adotada. 8uando se fa um contrato para venda desses papeis, deve-se incluir uma cl-usula proi*indo a sua revenda como documen to. + macerao ou qualquer outro tratamento sempre aconselh-vel quando se tratar de documentos confidenciais. <alor dos documentos Em relao ao seu valor, os documentos podem ser3 Permanentes vitais ^ aqueles que devem ser conservados indefinidamente por serem de import0ncia vital para a organi ao. Permanentes ^ so os que, pela informao que cont2m, devem ser conservados indefinidamente. -emporrios 6_ quando se pode determinar um pra o ou determinada data em que cessa o valor do documento. Distino entre valores prim/rios e secund/rios Os valores inerentes aos documentos p)*licos so de duas categorias3 valores prim-rios, para a prpria entidade onde se originaram os documentos, e valores secund-rios, para outras entidades e utili adores privados. Distino entre valores probat7rios e in ormativos <ode-se determinar mais facilmente os valores secundrios de documentos oficiais se os analisarmos em relao a dois aspectos3 a' a prova que cont2m da organi ao e do funcionamento do rgo governamental que os produ iu, ou seja, todos os documentos essenciais relativos 5 origem, ao desenvolvimento e ao funcionamento de um rgo 6 documen( tos probat&rios ou demonstrativos, que cont*m o testemun'o da e%ist*ncia e das atividades do &rgo4 e *' a informa( o que cont2m so*re pessoas, entidades, coisas, pro*lemas, condi,es etc. com que o rgo governamental haja tratado. Os valores inerentes aos documentos decorrentes da prova que cont2m da organi ao e fun,es sero chamados de valores probat&rios. Os valores inerentes aos documentos devido 5 informao que cont2m sero chamados de valores IinformativosJ. + informao pode relacionar-se, de modo geral, a pessoas %fsicas e jurdicas', coisas ou fenRmenos, sa *endo-se que os dois tipos de valores no se e9cluem mutuamente. 8alores probat7rios Am governo respons-vel deve preservar um mnimo de provas de como era a sua organi ao e de como funciona va, em todos os seus numerosos e comple9os setores. 7odos os arquivistas admitem que o mnimo a ser guardado so os documentos so*re a organi ao e o funcionamento. &ediante uma seleo criteriosa de v-rios grupos e sries, um arquivis ta pode reunir, em um corpo de documentos relativamente pequeno, todos os fatos de import0ncia so*re a e9ist2ncia de um rgo. <ara efeito pro*atrio deve-se procurar responder as seguintes perguntas3 =o que era o negcio`>, =como era condu i do, por quem e com que resultados`>. +s estimativas de valores pro*atrios devem ser feitas com *ase no conhecimento completo da documentao do rgo4 no devem ser feitas tomando-se por *ase parte da documentao e no importa quo *em conce*ido e *em e9ecu tado seja um programa histrico4 jamais poder- produ ir tra*alhos que sirvam como su*stitutivos dos documentos originais. Outro ponto importante a ser considerado o de que se os documentos visam a servir como prova da organi ao e funo, h- que ser mantido o arranjo que lhes foi dado pelas unidades administrativas que os criaram4 no se deve reorgani --los pelos assuntos ou por outro princpio qualquer. 8alores In ormativos Os valores informativos derivam da informao contida nos documentos oficiais relativa aos assuntos de que tratam as reparti,es p)*licas e no da informao ali e9istente so*re as prprias reparti,es. + maioria dos documentos oficiais modernos preservados em arquivos de custdia valiosa, menos pela prova que oferecem da ao do governo, do que pela
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informao que apresentam so*re pessoas determinadas, situa,es, eventos, condi,es, pro*lemas, coisas e propriedades que deram origem a competente ao. !a apreciao do valor informativo e9istente nos documentos oficiais o arquivista no leva em considerao a ori( gem dos documentos 6 que rgo os produ iu, ou de que atividades resultaram. O interesse aqui reside na informao que cont2m. K- alguns testes pelos quais se pode julgar dos valores informativos dos documentos oficiais. ;o eles3 a) unicida( de4 b) forma4 e c) importDncia. Knicidade +o aplicar o teste o arquivista deve levar em conta tanto a unicidade da informao, quanto a unicidade dos documentos que cont2m a informao. O termo =unicidade>, aplicado 5 informao, significa que a informao contida em determi nados documentos oficiais no ser encontrada em outras fontes documentrias de forma to completa e utilizvel . + informao o*viamente )nica se no pode ser encontrada em outro lugar. <ara determinar se um corpo de documentos a )nica *oa fonte de informao so*re um dado assunto, preciso ser um verdadeiro perito no mesmo. O arquivista alemo &eissner formulou a m-9ima = a idade avanada deve ser respeitada > nos documentos. Os arquivistas de diversos pases esta*eleceram datas-limite antes das quais prop,em que todos os documentos sejam conser vados. !a +lemanha o ano de FPOO4 na #nglaterra, FPGO4 na /rana, FELO4 e na #t-lia, FEVF. + data italiana corresponde apro9imadamente, por coincid2ncia histrica, 5 adotada pelo +rquivo !acional dos Estados Anidos, onde se preservam quase todos os documentos ainda e9istentes criados antes da Suerra $ivil, iniciada em FEVF. >orma +o aplicar o teste forma, o arquivista deve novamente levar em conta3 a' a forma da informao nos documentos, e *' a forma dos documentos. + informao pode ser concentrada em documentos no sentido de que3 a' uns poucos fatos so apresentados em dado documento so*re muitas pessoas1 coisas ou fen?menos %informao e%tensa'4 *' muitos fatos so apresentados so*re algumas pessoas1 coisas ou fen?menos %informao intensa'4 ou c' muitos fatos so apresentados so*re mat0ri( as diversas 6 pessoas coisas e fenRmenos %informao diversa'. Em geral, os documentos que representam concentrao de informao so os que mais se prestam 5 preservao arquivstica, pois os arquivos quase sempre t2m pro*lemas de es pao para a guarda de documentos. O termo forma aplicado aos documentos e no informao neles contida refere-se 5 condio f!sica dos do( cumentos oficiais. + condio fsica importante, pois, se os documentos vo ser preservados num arquivo, devem apre sentar-se de forma que possi*ilitem a outros, que no os prprios criadores, us--los sem dificuldade e sem recorrer a dispendiosos equipamentos mec0nicos ou eletrRnicos. ,mportDncia O arquivista presume que sua primeira o*rigao a de conservar a documentao que contenha informao que satisfar- 5s necessidades do prprio governo, e depois disso, por mais indefinidas que sejam, as dos pesquisadores e do p)*lico em geral. +ntes de aplicar o teste da import0ncia, o arquivista deve estar certo de que os documentos satisfa em os testes de unicidade e forma. O teste de import0ncia relaciona-se a fatores imponder-veis 6 a matrias que no podem ser avaliadas com real certe a. Os testes de unicidade e forma, ao contr-rio, referem-se a fatores ponder-veis 6 a assuntos que so passveis de ser avaliados na *ase de fatos que no dei9am d)vidas. /ocumentos relativos a pessoas ( seleo especial e amostra estat!stica !a seleo de documentos, tendo em vista a informao que cont2m so*re pessoas, dois critrios so possveis. O primeiro selecionar aqueles que representam concentra,es de informa,es, tais como formul-rios de recenseamentos cujos documentos de per si fornecem informao e9tensa, intensa ou diversa, em forma concentrada. O segundo selecionar um certo n)mero de documentos ou pastas que sejam representativos ou ilustrativos do todo, ou que sejam suficientes para esclarecer os fenRmenos investigados. !a )ltima alternativa, isto , naquela de selecionar, para reteno, um n)mero limitado de processos so*re indiv duos, dois princpios podem ser adotados3 a' o de seleo especial4 e *' o de amostra estat!stica. /ocumentos relativos a coisas
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!o estudo dos documentos so*re coisas, os valores a serem considerados so os que derivam da informao que cont2m ore as prprias coisas e no da informao so*re o que acontece 5s coisas. Entre as coisas, o ser humano se preo cupa, fundamentalmente, com a terra na qual vive. /ocumentos relativos a fen?menos O termo fenRmeno refere-se aqui ao que ocorre com pessoas ou coisas. ;e os fenRmenos so antigos, interessam principalmente aos historiadores4 se novos, aos socilogos, economistas ou estudiosos de administrao. Am arquivista, no importa qual seja sua e9peri2ncia, ordinariamente apreciar- os documentos principalmente por seu valor ou interesse histrico. + maioria dos arquivistas tende a preservar todos os documentos que se referem de maneira significativa a pessoas, episdios ou acontecimentos importantes. 8uanto a documentos mais recentes so*re assuntos sociais e econRmicos, deve-se aplicar o princpio da seleo especial. Esse princpio significa, simplesmente, que alguns documentos so selecionados para preservao, porque cont2m dados que so representativos ou ilustrativos do todo, porque tratam de um acontecimento ou ao importante ou significati va, ou porque cont2m dados considerados prprios para um estudo de condi,es sociais e econRmicas especficas. Q *om distinguir-se imediatamente esse princpio do princpio de amostragem estatstica. Este )ltimo, adotado no incio do sculo ::, requer um conhecimento do mtodo que o arquivista, em geral, no possui. +s tcnicas de coleta, classificao e an-lise estatstica, de correlao de dados, cRmputo de mdias e pro*a*ilidades, previs,es, curvas e compilao de n)meros-ndices so tcnicas altamente especiali adas, parte de uma disciplina distinta. Conclus"es + avaliao de documentos no deve se *asear em intuio ou em suposi,es ar*itr-rias de valor. 1eve ser, ao contr-rio, *aseada na an-lise total da documentao relativa ao assunto a que se referem os documentos em questo. + an-lise a ess2ncia da avaliao arquivstica. +o mesmo tempo em que aquilata os valores pro*atrios dos documentos, o arquivista deve levar em conta o conjunto da documentao do rgo que os produ iu. #gualmente, ao apreciar os valores informativos dos documentos, o arquivista deve levar em considerao a documentao total em cone9o com o assunto a que se refere a informao. 1eve determinar se aquele grupo de documentos em questo contm informao )nica e se apresen ta uma forma que o torne )til como uma fonte de informao, e s depois de feito isto dever- entrar no reino do imponder- vel. :icrofilmagem Os o*jetivos da microfilmagem de documentos so, em geral, dois3 a' redu ir o seu volume4 *' garantir a sua dura *ilidade. 8ualquer determinao para microfilmar documentos deve ser *aseada nos seguintes princpios3 os documentos devem apresentar valor que justifique o custo dessa operao4 o processo de microfilmagem de alto custo, devendo-se, por isso, sopesar esse custo contra o da preservao dos documentos na forma original4 e os documentos a serem microfilmados devem ter caractersticas fsicas que se prestem 5 filmagem. !o ?rasil, a Dei G.MLLIVE regula a matria. O estudo da microfilmagem iniciou-se em FELG com a reproduo de diminutas imagens fotogr-ficas. Entretanto a sua utili ao como vemos hoje se deu em FHOV quando livros e documentos foram redu idos a pequenas dimens,es visan do sua utili ao em pesquisas. Entende-se por microfilmagem de substituio a que incide so*re documentos de guarda temporria, com vistas ao aproveitamento de espao. +s microformas podem apresentar-se em tr2s modos3 filme, jaqueta ou microficha4 9ilme *rolo, Q a forma de sada natural do processo de microfilmagem dos documentos. ;o gerados um filme original %sais de prata' para acondicionamento no arquivo de segurana e uma cpia %dia o' para consulta. Am filme tem a capacidade de arma enar mais ou menos B.MOO documentos de formato +M. !o filme esses documentos so chamados de fotogramas. :aqueta + sua impresso segue os mesmos procedimentos da forma anterior. 7am*m so gerados dois filmes3 um para guarda no arquivo de segurana e outro para consulta. Entretanto, esse segundo formato passa por novos procedimentos3 seus fotogramas so recortados e inseridos em jaquetas. Atili a-se o arquivamento em jaquetas nos documentos que formam
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dossi2s e que necessitam ser constantemente atuali ados e consultados, e9igindo, assim, a pro9imidade das informa,es. $omo esse processo mais tra*alhoso, somente uma pequena parte da documentao de uma empresa encontra-se nesse suporte. -icro ic3as <odem ser emitidas pelo sistema comum de microfilmagem ou atravs do sistema $O& 6 $omputer Output &icro film, ou seja, sada direta do computador para a microficha, atravs da fita spool, sem passar pelo papel. !o mais necess-ria a impresso de quilRmetros de formul-rios contnuos. ;ua capacidade de arma enamento de at MBO fotogramas. +s microfichas so usadas em arquivos que sejam *astante utili ados devido 5 facilidade de seu manuseio. Os equipamentos para a leitura das microformas podem ser simples 6 unicamente para a leitura 6 ou conjugados %leitorasI copiadoras' 6 para a leitura e cpia em papel. -ecnologia da ,nformao Os avanos tecnolgicos, ao lado das vantagens que oferecem, apresentam alguns pro*lemas que merecem refle 9o e e9igem solu,es dentro de curto espao de tempo3 falta de respaldo legal, no ?rasil, que assegure o valor pro*atrio dos registros contidos em suportes inform-ticos4 *ai9a dura*ilidade dos materiais empregados, tornando necess-ria a trans fer2ncia peridica das informa,es para outros suportes4 o*solesc2ncia, em pra os de quatro a cinco anos, dos equipamen tos necess-rios 5 leitura das informa,es arma enadas4 falta de padroni ao na fa*ricao de equipamentos e suportes. -ransfer*ncia e recol'imento 7ransfer2ncia e recolhimento so definidos respectivamente no art. FC, N FC e art FC, N BC da .esoluo nC B do $O!+.8. 7ransfer2ncia e recolhimento so feitos em ra o da freqJ2ncia de uso e no do valor do documento. + transfer2ncia dos documentos do arquivo corrente para o intermedi-rio e o recolhimento para o permanente o*jetivam racionali ar os tra *alhos 6 facilita o arquivamento e a locali ao de documentos, pois li*era espao e economi a recursos materiais, lem*ran do que o arquivo intermedi-rio dever- ser su*ordinado tcnica e administrativamente ao arquivo permanente. +s transfer2ncias para centros de depsito de arma enamento tempor-rio. atendem, no mnimo, a tr2s necessida des *em definidas3 a' servem para acomodar certos tipos de documentos que se acumulam regularmente nas reparti,es do governo e que devem ser conservados durante longos perodos de tempo4 *' servem para acomodar acumula,es especiais de documentos de rgos e9tintos ou de determinadas atividades4 e c' servem como um lugar onde se concentram todos os ac)mulos de documentos 6 regulares ou especiais, de valor e sem valor 6 ao se iniciar um programa de administrao de do cumentos ou arquivstico. Essas transfer2ncias tam*m ocorrem para -reas de custo redu ido, contri*uindo para a econo( mia do sistema, que sua finalidade primordial. + maior desvantagem de um plano de depsito tipo =lim*o>, reside no incentivo que d- 5s institui,es para protelar o e9ame de seus documentos. Esses centros no devem ser normalmente usa dos para arma enar documentos cujo destino os funcion-rios no possam decidir de imediato. ;empre que se transferem documentos do tipo no-rotineiro para centros intermedi-rios, fa -se mister o*ter informa,es precisas e completas so*re as origens administrativas e o significado funcional dos mesmos, a fim de facilitar sua avaliao. $onquanto tais informa,es sejam muito )teis na avaliao, as descri,es, por escrito, de documentos, raramente so um *om su*stituto para a informao que pode ser prestada oralmente por aqueles que os criaram. Q importante lem*rar que os documentos transferidos a um depsito intermedi-rio conservam a classificao que lhes foi dada nos arquivos correntes. 8uanto aos arquivos de custdia, deve-se o*servar alguns preceitos *-sicos3 primeiro, que um arquivo permanente no deve aceitar documentos que possam demandar empr0stimos freq$entes 5 repartio de origem, em*ora um centro intermedi-rio possa tomar tais encargos.4 segundo devem ser documentos com valor secundrio evidente que justifique sua reteno permanente4 terceiro, os corpos dos documentos transferidos para um arquivo devem ser unidades comple( tas e l&gicas, acompanhadas dos ndices que lhe sejam pertinentes, devem estar em boa ordem e, tanto quanto possvel, destitu!dos de peas sem valor que com eles possam ter sido arquivados. E por ltimo, um arquivo de custdia no deve recolher documentos a cujo uso se imponham restri"es consideradas descabidas e contrrias ao interesse pblico . -ipos de transfer*ncia +t a primeira metade do sculo :: a tradio arquivstica cl-ssica considerava apenas duas idades dos arquivos3 a administrativa e a 'ist&rica. Os documentos passavam diretamente de um a outro est-gio, no sendo prevista nenhuma fase de transio. $om o aumento da massa documental, surgiu a teoria da Iidade intermediriaJ e com ela a noo de depsitos intermedi-rios, cujo acervo constitudo de pap0is que no esto mais em uso corrente . Os arquivos intermedi-
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-rios tornaram-se uma necessidade reconhecida por administradores e arquivistas. ;ua funo principal consiste em proce der a um arquivamento transitrio, isto , em assegurar a preservao de documentos que no so mais movimentados, utili ados pela administrao e que devem ser guardados temporariamente, aguardando pelo cumprimento dos pra os esta*elecidos elas comiss,es de an-lise ou, em alguns casos, por um processo de triagem que decidir- pela eliminao ou arquiva mento definitivo, para fins de prova ou de pesquisa. K- dois tipos bsicos de transfer*ncia 3 permanente e peri&dica. Permanente a que se processa em interva( los irregulares e e9ige, quase sempre, que se indique em cada documento a data em que dever- ser transferido. ;& 0 apli( cada em casos especiais. Peri&dica a remoo de documentos, em intervalos determinados. Ela pode ser efetuada em uma etapa, em duas etapas, e ainda dentro de um per!odo determinado , sendo esta )ltima conhecida como peri&dica de m!nimo e m%imo. !a transfer*ncia peri&dica em uma etapa , os documentos julgados de valor so recolhidos diretamente do arquivo corrente para o arquivo permanente. !este caso, no h- arquivo intermedi-rio e a transfer2ncia rece*e o nome de reco( l'imento. !a transfer*ncia peri&dica em duas etapas 6 tam*m conhecida por dupla capacidade, transfer*ncia mlti( pla ou m0todo do ciclo 6 os documentos so transferidos para o arquivo intermedi-rio, onde permanecem durante determinado perodo e, posteriormente, se julgados de valor, so recolhidos em car-ter definitivo para o arquivo permanente. Q normalmente nessa fase %transfer2ncia' que se promove a desinfestao e a restaurao dos documentos. Arquivos permanentes Os arquivos permanentes constituem-se de materiais selecionados, que so escolhidos de uma grande massa de documentos produ idos e rece*idos por um governo, devido ao seu valor compro*atrio e informativo. ;o escolhidos to mando-se por *ase no a apreciao de certos documentos em particular, mas devido ao seu significado no conjunto da documentao de um determinado assunto ou atividade, ou, em termos mais amplos, na documentao de um rgo, de um governo, ou mesmo da sociedade em certo est-gio de desenvolvimento. O tra*alho de recolhimento de documentos a arquivos permanentes tem um duplo o*jetivo3 preserv--los e torn--los disponveis para serem usados. Os documentos p)*licos devem ser reconhecidos por lei como propriedade p)*lica. O direito a tais documentos ser- e9clusivamente do governo que os criou e sero conservados para a perpetuidade. 8ualquer lei que diga respeito 5 administrao de documentos p)*licos deve incluir no seu te9to normas para a sua reo*teno no caso de terem sido indevidamente alienados ou retirados da repartio. O princpio *-sico nullum tempus occurrit regi %art. FP, N MC, 1ecreto M.OPLIBOOB', que foi tradu ido como =contra o rei no h- prescrio> %vide art. FG e seguintes do 1ecreto M.OPLIBOOB'. + legislao so*re os documentos p)*licos, alm disso, deve definir claramente as responsa*ilidades de custdia do arquivista. O conceito de custdia pode ser e9plicado em relao ao conceito de propriedade p)*lica. Os documentos p) *licos podero ser conservados so* a custdia de qualquer rgo da administrao, sem, contudo, ser de sua propriedade. 8uando os documentos p)*licos so transferidos da custdia de um rgo para a de outro no h- transfer2ncia de propriedade, pois os documentos eram e continuam a ser propriedade do Estado. Degalmente, ento, o arquivista deve ter a custdia dos documentos que esto so* a sua guarda fsica, no que di respeito ao seguinte3 <rimeiro, deve o arquivista ter so*re os documentos os mesmos direitos e privilgios que tinha a entidade que os criou, relativamente 5 reproduo e 5 autenticao de cpias. ;egundo, deve ter, em relao aos documentos, certos direitos e privilgios adicionais que no so comumente e9ercidos pelas entidades criadoras. .eferem-se estes ao arranjo, 5 descrio e 5 pu*licao para fins que no aqueles para os quais foram originariamente criados 6 para servir a usos secund-rios de outras reparti,es e de particulares. Esses direi tos e privilgios so necess-rios ao arquivista para o *om cumprimento de seus deveres. 1eve haver disposi,es legais regulamentando o pro*lema da destruio de documentos p)*licos. Essa regulamentao h- que proi*ir a destruio de qualquer documento p)*lico por qualquer funcion-rio sem a devida aprovao da autoridade respons-vel pelos arquivos %vide art. FE, 1ecreto M.OPLIBOOB'. &esmo os documentos histricos de hoje podem tornar-se novamente administrativos amanh, por diversas cir cunst0ncias, devido 5 sua utili ao.
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Os princpios que se aplicam ao arranjo de documentos p)*licos num arquivo de custdia devem ser distintos dos princpios e9postos at agora, que se aplicam ao arranjo dos mesmos nas prprias reparti,es de origem. + administrao de arquivos permanentes *em mais comple9a que a dos arquivos corrente e intermedi-rio. $lassificam-se em quatro grupos distintos as atividades do arquivo permanente3 arranjo ^ reunio e ordenao adequada dos documentos4 descrio e pu*licao ^ acesso aos documentos para consulta e divulgao4 conservao ^ medidas de proteo aos documentos e, conseqJentemente do local de sua guarda, visando a impedir sua destruio4 refer2ncia ^ poltica de acesso e uso dos documentos.
Atividades de arranjo Em arquivologia entende-se por arranjo a ordenao dos documentos em fundos, a ordenao das s0ries dentro dos fundos e, se necess-rio, dos itens documentais dentro das s0ries . O arranjo uma das fun,es mais importantes em um arquivo,e, por isso, deve ser feito por pessoa qualificada e especiali ada. +s atividades desenvolvidas no ar( ranjo so de dois tipos3 intelectuais e f!sicas. +s intelectuais consistem na an-lise dos documentos quanto a sua forma, origem funcional e conte)do. +s atividades fsicas se referem 5 colocao dos papis nas galerias, estantes ou cai9as, seu em pacotamento, fi9ao de etiquetas etc. K- considervel diferena entre o arranjo do arquivo corrente e o do arquivo permanente. 8uanto aos arqui( vos intermedirios, no e%istem m0todos ou princ!pios espec!ficos de arranjo no sentido tcnico da palavra aqui empregado. !esses arquivos, de guarda transitria, aplicam-se apenas critrios racionais de disposio dos documentos em estantes e arm-rios.
Princ!pios de arranjo de arquivos O conservador de arquivos no se ocupa apenas com o arranjo dos documentos de uma )nica repartio, como o caso do arquivista encarregado dos documentos de uso corrente. Ocupa-se do arranjo de todos os documentos so* sua custdia, os quais emanam de diversos rgos, de muitas su*divis,es administrativas e de numerosos funcion-rios individuais. +rranja seus documentos para uso no-corrente, em contraposio ao uso corrente, e arranja-os de acordo com certos princpios *-sicos da arquivstica e no segundo qualquer classificao predeterminada ou esquema de arquivamento. Evoluo dos princ%pios de arran;o O primeiro grande passo terico, que diferia do velho mtodo de arranjo de arquivos de acordo com esquemas de classificao predeterminados, ocorreu quando Sui ot %FPEP-FEPM', ministro da #nstruo <)*lica de FELB a FELH e primeiroministro de FEMO a FEME, *ai9ou regulamentos relativos ao arranjo de documentos dos dpartments que haviam sido colocados so* a jurisdio dos Archives Nationales, pela lei de BV de outu*ro de FPHV. O primeiro desses regulamentos foi pu*licado em E de agosto de FELH e completado por circular emitida pelo ministro do #nterior, conde 1uchatel %FEOL-VP', em BM de a*ril de FEMF. Essa circular, intitulada Instructions pour la mise em ordre et l classement des archives dpartmentales et communales, esta*eleceu um esquema lgico para o agrupamento de documentos dos dpartments que, em*ora modificado por dois suplementos posteriores, ainda est- em vigor. Os princpios gerais esta*elecidos para a e9ecuo desse esquema foram os seguintes3 a' os documentos deviam ser agrupados por fundos % onds', isto , todos os documentos origin-rios de uma determinada instituio, tal como uma entidade administrativa, uma corporao ou uma famlia, seriam agrupados e considerados como o fonds daquela determinada instituio4 os documentos de um onds deviam ser arranjados por grupos de assuntos, e a cada grupo seria atri*udo um lugar definitivo em relao aos outros grupos4
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as unidades, nos grupos de assuntos, seriam arranjadas conforme as circunst0ncias, em ordem cro nolgica, geogr-fica ou alfa*tica.
+ circular de BM de a*ril de FEMF formulou o princpio *-sico de respect des onds, pelo qual todos os documentos origin-rios de uma =autoridade administrativa, corporao ou famlia> devem ser agrupados, constituindo fundos. 1entro desses os documentos devem ser arranjados por assuntos, e aps, em ordem cronolgica, geogr-fica ou alfa*tica. +s rela,es entre os grupos de assuntos, dentro de um fundo, devem ser determinadas pelo conte)do dos mesmos. 8uando se tratar, por e9emplo, de uma coleo de decretos ou leis , ou de decis,es judiciais, as peas devem ser arranjadas em ordem cronol&gica, visto que um pesquisador, geralmente, indica a data de tais documentos. ;e, por outro lado, se tratar de assuntos de municipalidades, prefervel o arranjo geogrfico, visto que os pesquisadores ha*itualmente indicam o nome da municipalidade. ;e se tratar de documentos relativos a pessoas, claro que o arranjo alfab0tico pelos nomes dos indivduos facilita as *uscas. O eminente palegrafo !atalis de WaillY %FEOG-EV' justificou o princpio respect des onds nos seguintes termos3 =Ama classificao geral de documentos por fundos e %nos fundos' por assunto, a )nica maneira adequada de se assegurar a reali ao imediata de uma ordem regular e uniforme. 7al classificao apresenta v-rias vantagens. Em primeiro lugar, mais simples de se por em pr-tica do que qualquer outro sistema, pois consiste to-somente em reunir peas das quais apenas 0 necessrio determinar a origem . !um grande n)mero de casos, essa classificao feita com mais facilidade, porquanto consta simplesmente da reproduo da ordem atri*uda por seus donos anteriores4 essa ordem pode, talve , ser conseguida por meio de invent-rios e9istentes, sendo, neste caso, suficiente confrontar os documentos inventariados e dar-lhes outra ve ordem original. ;e, ao invs de seguir esse mtodo, se prop,e uma ordem terica, *aseada na nature a das coisas, todas essas vantagens se perdem.> 9 antigo sistema de arranjar os documentos de acordo com algum sistema arbitrrio de classificao de as ( suntos foi abandonado, ao menos teoricamente, e su*stitudo por um sistema *aseado em princpio aplic-vel de maneira geral. Esse princpio o de agrupar os documentos oficiais de acordo com a natureza das institui"es pblicas que os acumulam. O princpio do respect des onds evoluiu e foi ampliado na <r)ssia, onde se decidiu, primeiro, que os documentos p)*licos devem ser agrupados de acordo com as unidades administrativas que os criaram %e no de acordo com a natu( reza das institui"es que os criaram1 como na >rana ' e, em segundo lugar, que o arranjo dado aos documentos pelos pr&prios &rgos criadores deve ser preservado no arquivo de cust&dia permanente . O princpio de agrupar os documentos oficiais de acordo com a origem nos organismos p)*licos administrativos chamado princ!pio da proveni*ncia. O reagrupamento dos documentos de diferentes rgos, por assuntos, foi ento reconhecido como um mtodo im pratic-vel, especialmente depois do grande aumento que sofreu o volume dos documentos transferidos. $riou-se ainda um novo princpio chamado 'egistraturprin#ip. Este esta*elecia que os documentos de cada rgo devem ser mantidos, no arquivo de custdia, na ordem dada pelo servio de registro do rgo, e no reorgani ados por grupos de assuntos. Os arquivistas holandeses tam*m concluram no ser possvel, tampouco desej-vel, que se destrua a ordem origi nal do registro para su*stitu-la por outra *aseada no que possa parecer um esquema mais lgico de ca*ealhos de assun tos. =+ ordem original do registro>, e9plicaram, =no foi criada ar*itrariamente, no resulta do acaso, mas, ao contr-rio, conseqJ2ncia lgica da organi ao do corpo administrativo de cujo funcionamento o registro produto>. + evoluo desses princpios na #nglaterra e EA+ seguiram a mesma linha, consagrando-se mundialmente o princpio da proveni2ncia por v-rias ra ,es3 a' o princpio protege a integridade dos documentos no sentido de que as suas origens e os pro cessos pelos quais foram criados refletem-se no seu arranjo. + maioria dos documentos do governo se acumula em cone9o com atos oficiais e, como os atos do governo se relacionam entre si, atravs da funo e da organi ao administrativa, assim os documentos so mais inteligveis quando conservados juntos, so* a identidade do rgo ou da su*diviso do rgo, pelo qual foram acumulados e na ordem geral que lhes foi dada por aquele rgo4 o princpio ajuda a revelar o significado dos documentos, pois os assuntos de documentos individuais somente podem ser completamente compreendidos, no conte9to, com documentos correlatos. ;e os documentos so ar*itrariamente tirados do seu conte9to e reunidos de acordo
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com um sistema su*jetivo ou ar*itr-rio qualquer, o real significado dos mesmos, como prova document-ria, pode-se tornar o*scuro ou at se perder4 c' o princpio d- ao arquivista um guia e9eqJvel e econRmico para o arranjo, descrio e utili ao dos documentos so* sua custdia. 8ue*rar as unidades e9istentes e su*stitu-las ar*itrariamente por novas consumiria, inutilmente, grande parte do tempo do arquivista, e a comple9idade e diversidade de assuntos que os documentos co*rem tornariam irreali -veis o aca*amento de qualquer tarefa desse g2nero.
Conclus!es inais sobre os princ%pios de arran;o de documentos !a aplicao do princpio da proveni2ncia, a entidade administrativa que os produ iu no precisa ter sido completa e independente, como na #nglaterra, mas deve, no entanto, ter sido de tal ordem que os seus documentos possam ser pronta mente distinguidos de outros grupos de documentos, considerando-se a relao desses para com a funo ou campo de as sunto. +lm disso, os documentos preservados pelo testemunho que cont2m da organi ao e da funo devem ser man tidos na ordem que lhes foi atri*uda pelos rgos que os criaram, mantiveram ou acumularam. $onquanto essa ordem no re)na os documentos por assuntos que atenderiam a todas as necessidades dos pesquisadores, a )nica maneira vi-vel de colocarem-se os documentos em ordem, conservando-se, ao mesmo tempo, os valores de prova quanto ao funcionamento do governo. 1ar novo arranjo, de acordo com algum plano ar*itr-rio, a documentos que j- estejam em ordem ou parcialmente ordenados, seria um e9travagante desperdcio de tempo, e impor um plano de arranjo ar*itr-rio aos poucos documentos que estejam inteiramente desordenados no atenderia a qualquer o*jetivo conce*vel. 1eve fa er-se uma e9ceo 5 regra de preservar os documentos na ordem original, quando estes rece*eram novo arranjo nos rgos governamentais, depois de servirem a seus o*jetivos prim-rios. O arranjo original deve ser preservado se reflete o uso feito dos documentos quando correntes, mas novos arranjos artificiais que visaram servir a outros fins que no os correntes s devem ser preservados no arquivo de custdia permanente se atenderem 5s necessidades arquivsticas. <or fim, os documentos modernos que so conservados pelo seu conte)do informativo 6 sem refer2ncia ao seu valor como testemunho da organi ao e funo 6 devem ser mantidos na ordem que melhor sirvam 5s necessidades dos pes quisadores e dos funcion-rios. Ama *oa proporo de documentos modernos preservada unicamente pela informao que cont2m so*re pessoas, lugares ou so*re matria social, econRmica, cientfica etc. 7ais documentos devem ser arranjados, unicamente, tendo-se em vista facilitar a sua utili ao pelos estudiosos, cientistas e outros, sem o*servar como estavam ar ranjados na repartio. + escolha dos fundos dever- ser esta*elecida de acordo com as circunst0ncias e conveni2ncias, o*edecendo a dois critrios3 a' *' Estrutural, constitudo dos documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivos4 /uncional, constitudo dos documentos provenientes de mais de uma fonte geradora de arquivo, reunidos pela semelhana de suas atividades, mantido, porm, o princpio da proveni2ncia.
Atividades de descrio e publicao O tra*alho de um arquivo s se completa com a ela*orao de instrumentos de pesquisa, que consistem na descri o e na locali ao dos documentos no acervo, e se destinam a orientar os usu-rios nas diversas modalidades de a*orda gem a um acervo documental. +lm de tornar o acervo acessvel, os instrumentos de pesquisa o*jetivam divulgar o conte)do e as caractersticas dos documentos. Os documentos, quanto 5 substDncia, so descritos fa endo-se refer*ncia ao &rgo administrativo que os cri( ou, s fun"es, ou s atividades. Os documentos so descritos estruturalmente, dando-se informao so*re a natureza f!sica dos mesmos e so*re os sistemas segundo os quais so arquivados ou classificados . O primeiro elemento na descrio de documentos a autoria, que indicada mencionando-se o nome da unidade administrativa, dentro do rgo governamental, que os criou4 o segundo elemento o tipo f!sico a que pertencem os do-
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cumentos 6 correspond2ncia, relatrios, ordens, ta*elas e outros4 o terceiro elemento o t!tulo da unidade que est sen( do descrita4 o quarto a estrutura f!sica da unidade 6 partes de um grupo classificado de documentos, volumes encadernados, maos de documentos ou cai9as. -ipos bsicos de instrumentos de pesquisa Em FHPL, a ++? formou um grupo de tra*alho, so* a direo de seu presidente, com a finalidade de definir os ins trumentos de pesquisa *-sicos. $onsiderando que a maioria dos arquivos *rasileiros no disp,em de instrumentos de pes quisa e nem mesmo de um mnimo de orientao, o grupo selecionou e definiu os quatro seguintes tipos3 guia, inventrio, catlogo e repert&rio. &uia O*ra destinada 5 orientao dos usurios no con'ecimento e na utilizao dos fundos que integram o acervo de um arquivos permanente. Q o instrumento de pesquisa mais gen0rico , pois se prop,e a informar so*re a totalidade dos fundos e9istentes no arquivo. ;ua finalidade informar so*re o 'ist&rico, a natureza, a estrutura, o per!odo de tempo, a quantidade de cada fundo integrante do acervo total do arquivo. Invent/rio sum/rio #nstrumento no qual as unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divis"es so identificadas e descritas sucintamente. 7rata-se de instrumento do tipo arrolamento, cuja organi ao deve refletir o arranjo adotado para a disposio do fundo, ou parte dele, como uma srie, por e9emplo. ;ua finalidade descrever a composio do fundo 6 ou parte dele, pela enumerao de suas unidades de arquivamento, sumariamente descritas 6 e ao mesmo tempo prover o arquivo de um instrumento preliminar de *usca para cada fundo. O invent-rio deve ser precedido de uma introduo contendo informa,es so*re os seguintes elementos3 modali( dade de incorporao do fundo no acervo do arquivo4 breve not!cia 'ist&rica sobre a instituio1 a pessoa ou a fam!lia da qual o fundo proveniente4 e%plicao sobre o modo de consulta do inventrio. O invent-rio sum-rio fundamental e deve ser o primeiro instrumento de pesquisa a ser elaborado tanto para os fundos de arquivos pblicos 6 constitudos de documentos de car-ter oficial 6 quanto para os de arquivos privados. Invent/rio anal%tico #nstrumento de pesquisa no qual as unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divis,es so identi( ficadas e descritas pormenorizadamente. ;ua finalidade propiciar ao usu-rio um conhecimento individuali ado das unidades de arquivamento, atravs da descrio minuciosa de seu conte)do. Cat/logo #nstrumento de pesquisa ela*orado segundo um crit0rio temtico1 cronol&gico1 onomstico ou geogrfico , incluindo todos os documentos pertencentes a um ou mais fundos, descritos de forma sumria ou pormenorizada. ;ua finalidade agrupar os documentos que versem sobre um mesmo assunto , ou que tenham sido produ idos num dado perodo de tempo, ou que digam respeito a determinada pessoa, ou a lugares especficos e9istentes num ou mais fundos. 'epert7rio Q o instrumento de pesquisa que descreve pormenorizadamente documentos previamente selecionados, pertencentes a um ou mais fundos, segundo um crit0rio temtico1 cronol&gico1 onomstico ou geogrfico . !esse tipo de instrumento est- presente um ju!zo de valor que esta*elece ou no a incluso de determinado documento. ;ua ela*orao s se justifica em casos especficos, quando h- inteno de ressaltar documentos individuais relevantes. + disposio das entradas e demais informa,es se assemelha 5 do cat-logo, sendo os itens descritos minuciosamente, ca*endo mesmo a transcrio de documentos na ntegra.
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<ndice 0 instrumento de pesquisa au1iliar Q uma lista sistem-tica e pormenori ada dos elementos do conte)do de um documento ou grupo de documentos, disposta em determinada ordem para indicar sua localizao no te%to. =abela de equival+ncia ou concord4ncia Q um instrumento de pesquisa au9iliar que d- a equival2ncia de antigas nota,es para as novas que tenham sido adotadas, em decorr2ncia de alterao no sistema de arranjo. ,;A/(+) L )orma +eral ,nternacional de descrio arquiv!stica Esta norma esta*elece diretri es gerais para a preparao de descri,es arquivsticas. 1eve ser usada em conjuno com as normas nacionais e9istentes ou como *ase para a sua criao. O o*jetivo da descrio arquivstica identificar e e9plicar o conte9to e o conte)do de documentos de arquivo a fim de promover o acesso aos mesmos. <rocessos relacionados 5 descrio podem comear na ou antes da produo dos docu mentos e continuam durante sua vida. +s regras contidas nesta norma no do orientao para a descrio de documentos especiais, tais como selos, registros sonoros ou mapas. &anuais e9pondo regras de descrio para tais documentos j- e9istem. !ormas de descrio arquivstica so *aseadas em princpios tericos aceitos. <or e9emplo, o princpio de que a descrio arquivstica procede do geral para o particular uma conseqJ2ncia pr-tica do princpio do respeito aos fundos Am fundo pode ser descrito como um todo numa )nica descrio ou representado como um todo e em suas partes em v-rios nveis de descrio. O fundo constitui o nvel mais geral de descrio4 as partes constituem nveis su*seqJentes, cuja descrio, com freqJ2ncia, s plenamente significativa quando vista no conte9to da totalidade do fundo. +ssim, pode e9istir uma descrio no nvel do fundo, no nvel da srie, no nvel do dossi2 I processo e I ou uma descrio no nvel do item. !veis intermedi-rios, tais como se,es ou su*sries, podem ocorrer. $ada um desses nveis pode ser novamente su*dividido, de acordo com a comple9idade da estrutura administrativa e I ou fun,es da entidade que gerou os documentos e a sua organi ao. !o gloss-rio do #;+1%S' encontramos uma definio de seo3 !"ubdivis#o de um fundo compreendendo um con$unto de documentos relacionados %ue corresponde a subdivis&es administrativas da agncia ou institui'#o produtora ou, %uando tal n#o poss(vel, correspondendo a uma divis#o geogr)fica, cronol*gica, funcional ou agrupamentos de documen tos similares +uando o organismo produtor tem uma estrutura hier)r%uica comple,a, cada se'#o tem tantas subdivis&es su bordinadas %uantas forem necess)rias, de modo a refletir os n(veis da estrutura hier)r%uica da unidade administrativa subor dinada prim)ria Descrio multin%vel ;e o fundo como um todo estiver sendo descrito, ele dever- ser representado numa s descrio, utili ando-se os elementos descritivos apropriados. ;e necess-ria a descrio das suas partes, estas podem ser descritas em separado, usando-se igualmente os elementos apropriados. + soma total de todas as descri,es assim o*tidas, ligadas numa hierar quia, representa o fundo e as partes para as quais foram ela*oradas as descri,es. <ara as finalidades destas regras, tal tc nica de descrio denominada descrio multin!vel. 7egras para descrio multin!vel /#;C7,MN9 /9 +#7A2 PA7A 9 PA7-,CK2A7
O*jetivo3 .epresentar o conte9to e a estrutura hier-rquica do fundo e suas partes componentes. .egra3 !o nvel do fundo, d2 informao so*re ele como um todo. !os nveis seguintes e su*seqJentes, d2 infor mao so*re as partes que esto sendo descritas. +presente as descri,es resultantes numa relao hier-rquica entre a par te e o todo, procedendo do nvel mais geral %fundo' para o mais particular. ,)>97:AMN9 7#2#<A)-# PA7A 9 )O<#2 /# /#;C7,MN9
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O*jetivo3 .epresentar com rigor o conte9to e o conte)do da unidade de descrio. .egra3 /ornea apenas a informao apropriada para o nvel que est- sendo descrito. <or e9emplo, no fornea informa,es detalhadas so*re dossi2s I processos se a unidade de descrio for um fundo4 no fornea a histria administrati va de um departamento inteiro se o produtor da unidade de descrio for uma diviso ou uma seo. 7#2AMN9 #)-7# /#;C7,MP#;
9bjetivo3 7ornar e9plcita a posio da unidade de descrio na hierarquia. .egra3 .elacione, se aplic-vel, cada descrio 5 sua mais pr9ima e superior unidade de descrio, e identifique o nvel de descrio. )N9 7#P#-,MN9 /# ,)>97:AMN9
O*jetivo3 Evitar redund0ncia de informao em descri,es hierarquicamente relacionadas. .egra3 !o mais alto nvel apropriado, d2 a informao que comum 5s partes componentes. !o repita em um n vel inferior informao que j- tenha sido dada num nvel superior. Elementos de descrio Esses elementos so divididos em sete -reas3 -rea de identificao, -rea de conte9tuali ao, -rea de conte)do e estrutura, -rea de condi,es de acesso e uso, -rea de fontes relacionadas, -rea de notas e -rea de controle da descrio. ,;AA7(CP>) L )orma internacional de registro de autoridade arquiv!stica para entidades coletivas1 pessoas e fam!lias Esse segundo tra*alho tem um aspecto complementar em relao ao #;+1%S'. + criao de registros de autoridade arquivstica possi*ilita o controle das entradas de entidades coletivas, pessoas e famlias, permitindo tanto a identificao de fundos fracionados entre diversas institui,es, como tam*m o prprio rastreamento de temas ligados a essas entidades coletivas, pessoas e famlias em fundos diversos de variados arquivos. &loss/rio de termos associados ao I$AA'*CP9, Catlogo de autoridade %authorit. file' -conjunto organi ado de registros de autoridade. Controle de autoridade %authorit. control' - controle de termos normali ados, incluindo nomes prprios %de pessoas fsicas ou jurdicas e geogr-ficos', utili ados como pontos de acesso. /ados de autoridade %authorit. data' - informao em um registro de autoridade ou em um arquivo de autoridade. #ntrada de autoridade %authorit. entr.' - ponto de acesso normali ado esta*elecido pela instituio arquivstica respons-vel. Ponto de acesso %access point' - nome, palavra-chave, entrada de ndice, pelo qual uma descrio possa ser pesquisada, identificada ou recuperada. 7egistro de autoridade %authorit. record' - uma entrada de autoridade com*inada com outros elementos de informao que descreve a entidade %entidade coletiva, pessoa ou famlia' e que pode remeter a outras entradas de autoridade Atividades de conservao + conservao compreende os cuidados prestados aos documentos e, conseqJentemente, ao local de sua guarda. K- dois fatores 6 apontados pela .epartio de !ormas 7cnicas % Bureau of "tandards' 6 que afetam a preservao do material so* a custdia de um arquivo3 agentes e%ternos e internos de deteriorao . Os agentes e9ternos decorrem das condi,es de arma enagem e de uso4 os internos so inerentes 5 prpria nature a material dos documentos. $a*e
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ao arquivista precaver-se contra esses agentes destrutivos, provendo-se de instala,es que anulem ou redu am os efeitos malficos dos agentes e9ternos e empregando mtodos que preservem os materiais perecveis, seja na forma original, seja em qualquer outra forma. + lu , a temperatura, a umidade, a poluio -cida do ar e as impure as no papel so os principais agentes de dete riorao. Os agentes e9ternos mais respons-veis pela deteriorao so os gases -cidos da atmosfera e particularmente o di9ido sulf)rico %KB;OG'. + poluio -cida do ar, *em como outros fatores e9ternos de deteriorao, temperatura e umidade desfavor-veis, somente podem ser tratados pelo uso de aparelhos de ar-condicionado. !as -reas onde se o*serva elevada poluio atmosfrica, os prdios destinados a arquivos devem ser equipados com aparelhos de ar-condicionado. O controle de temperatura1 de umidade relativa e de poluentes , por meio de instrumentos, com o o*jetivo de criar uma atmosfera favor-vel 5 conservao dos documentos denomina-se climatizao. +s atividades relacionadas com o arranjo, descrio e consulta ficam em plano secund-rio, em face do importante pro*lema da preservao dos documentos. + lu , o ar seco, a umidade, o movo, a temperatura inadequada, a poeira, gases e in)meras pragas, a mdio e lon go pra os, so altamente prejudiciais 5 conservao do acervo documental. + luz do dia deve ser abolida na -rea de ama enamento, porque no s acelera o desaparecimento das tintas, como enfraquece o papel. + prpria lu artificial deve ser usada com parcimRnia. O ar seco outro fator de enfraquecimento do papel. + umidade, alm de e9ercer o mesmo efeito do ar seco, propicia o desenvolvimento de mofo. O ndice de umidade ideal situa-se entre GH e GQR. + temperatura no deve sofrer oscila,es, mantendo-se entre 3F e 33S. O calor constante destr&i as fibras do papel. O ideal a utili ao ininterrupta de aparel'os de ar condicionado e desumidificadores , a fim de climati ar as -reas de arma enamento e filtrar as impure as do ar. !o sendo vi-vel tal pr-tica, deve-se empregar s!lica(gel, acondicionada em recipientes pl-sticos, no fundo das gavetas ou estantes para com*ater a umidade. + poeira e os gases contri*uem para o envel'ecimento prematuro dos pap0is. +s emana,es deletrias dos gases tam*m destroem as fi*ras do papel. 1eterminados insetos so atra!dos pela celulose do papel1 cola1 goma ou case!na, mas a umidade a princi( pal causadora de seu aparecimento, pois neste am*iente encontram condi,es ideais para se desenvolverem. ;o as seguintes as principais opera,es de conservao3 a' desinfestao4 *' limpe a4 c' alisamento4 d' restaurao ou reparo. /esinfestao O mtodo mais eficiente de com*ater os insetos a fumigao. + su*st0ncia qumica a ser empregada nesse processo deve passar por testes de garantia da integridade do papel e da tinta so* sua ao. $om a fumigao os insetos, em qualquer fase de desenvolvimento, so completamente destrudos. $ontudo, de acordo com uma pu*licao oficial do +rquivo !acional cujo te9to original de #ndgrid ?ec@, a fumiga o de documentos no mais recomendada em virtude dos gases t9icos e compostos o9idantes danosos. 2impeza Q a fase posterior 5 fumigao. !a falta de instala,es especiais para essa operao, utili a-se um pano macio, uma escova ou um aspirador de p. Alisamento $onsiste em colocar os documentos em *andejas de ao ino9id-vel, e9pondo-os 5 ao do ar com forte percentagem de umidade, HO a HGa, durante uma hora, em uma c0mara de umidificao. Em seguida, so passados a ferro, folha por folha, em m-quinas eltricas. $aso e9istam documentos em estado de fragilidade, recomenda-se o emprego de prensa ma nual so* presso moderada. !a falta de equipamento adequado, aconselha-se usar ferro de engomar caseiro.
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7estaurao Os documentos devem ser tratados em relao 5 acide , antes de se tentar a restaurao por qualquer mtodo. + restaurao e9ige um conhecimento profundo dos papis e tintas empregados. "-rios so os mtodos e9istentes. O m0todo ideal aquele que aumenta a resist*ncia do papel ao envel'ecimento natural e s agress"es e%ternas do meio am*iente, sem que adven'a preju!zo quanto legibilidade e fle%ibilidade , e sem que aumente o volume e o peso. Aan'o de gelatina $onsiste em mergulhar o documento em *anho de gelatina ou cola, o que aumenta a sua resist*ncia1 no preju( dica a visibilidade e a fle%ibilidade e proporciona a passagem dos raios ultravioletas e infravermel'os . Os documentos, porm, tratados por este processo, que natural, tornam(se suscet!veis ao ataque dos insetos e dos fungos1 al0m de e%igir 'abilidade do e%ecutor. -ecido <rocesso de reparao em que so usadas folhas de tecido muito fino, aplicadas com pasta de amido. + durabili( dade do papel aumentada consideravelmente, mas o emprego do amido propicia o ataque de insetos e fungos , impe( de o e%ame pelos raios ultravioletas e infravermel'os, alm de reduzir a legibilidade e a fle%ibilidade. ;ilTing Este mtodo utili a tecido 6 crepeline ou musseline de seda 6 de grande dura*ilidade, mas, devido ao uso de adesi vo 5 base de amido, afeta suas qualidades permanentes. 7anto a legi*ilidade quanto a fle9i*ilidade, a reproduo e o e9ame pelos raios ultravioletas e infravermelhos so pouco prejudicados. Q, no entanto, um processo de dif!cil e%ecuo, cuja mat0ria prima de alto custo. 2aminao <rocesso em que se envolve o documento1 nas duas faces1 com uma fol'a de papel de seda e outra de aceta( to de celulose, colocando-o numa prensa hidr-ulica. O acetato de celulose, por ser termopl-stico, adere ao documento, juntamente com o papel de seda, e dispensa adesivo. + dura*ilidade e as qualidades permanentes do papel so asseguradas sem perda da legi*ilidade e da fle9i*ilidade, tornando-o imune ao de fungos e pragas. 8ualquer mancha resultante do uso pode ser removida com -gua e sa*o. O volume do documento reduzido, mas o peso duplica. + aplicao, por ser mecani ada, r-pida e a matriaprima, de f-cil o*teno. O material empregado na restaurao no impede a passagem dos raios ultravioletas e infraver( mel'os. +ssim, as caractersticas da laminao so as que mais se apro%imam do m0todo ideal. 2aminao manual Este processo, desenvolvido na bndia, utili a a matria-prima *-sica da laminao mecani ada, em*ora no empregue calor nem presso, que so su*stitudos pela acetona. + laminao manual, tam*m chamada laminao com solven( te, oferece grande vantagem 5queles que no disp,em de recursos para instalar equipamentos mecani ados. #ncapsulao Atili a *asicamente pelculas de polister e fita adesiva de duplo revestimento. O documento colocado entre duas l0minas de polister fi9adas nas margens e9ternas por fita adesiva nas duas faces4 entre o documento e a fita deve haver um espao de Lmm, dei9ando o documento solto dentro das duas lDminas. + encapsulao considerada um dos mais modernos processos de restaurao de documentos. Atividades de refer*ncia Essas atividades se constituem fundamentalmente em esta*elecer as pol!ticas de acesso e de uso dos documentos. <or pol!tica de acesso devemos entender os procedimentos a serem adotados em relao ao que deve ou pode
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ser consultado. $ompete ao arquivo determinar a li*erao ou restrio de acesso, aps analisar os aspectos polticos e le gais que envolvem as informa,es, *em como os direitos de terceiros, ou determinao de autoridade superior. 8uanto 5 pol!tica de uso, o arquivo esta*elece quem e como devem ser consultados os documentos, indicando as categorias de usu-rios que tero acesso ao acervo, *em como ela*orando o regulamento da sala de consulta.
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A)$ndi"e I
/eis e De"retos
>. DEC'E=" (? >.1@A) DE >A DE :A(EI'" DE 1BBC 7egulamenta o art6 38 da 2ei nU Q65HV1 de Q de janeiro de 5VV51 que disp"e sobre a categoria dos documentos pbli( cos sigilosos e o acesso a eles1 e d outras provid*ncias6 O <.E;#1E!7E 1+ .E<c?D#$+1 no uso da atri*uio que lhe confere o art. EM, inciso #", da $onstituio, e tenso em vista o disposto no art. BL da Dei nC E.FGH, de E de janeiro de FHHF, 1E$.E7+3 $+<b7ADO # 1+; 1#;<O;#TdE; SE.+#; Art6 5U Este decreto regula a classificao, reproduo e o acesso aos documentos p)*licos de nature a sigilosa, apresenta dos em qualquer suporte, que digam respeito 5 segurana da sociedade e do Estado e 5 intimidade do indivduo. Art6 3U <ara os fins deste 1ecreto, considera-se3 , - acesso3 possi*ilidade de consulta aos documentos de arquivo4 ,, - classificao3 atri*uio de grau de sigilo a documentos4 ,,, - credencial de segurana3 certificado concedido por autoridade competente, que ha*ilita uma pessoa a ter acesso a docu mento sigiloso4 ,< - custdia3 responsa*ilidade pela guarda de documentos4 < - desclassificao3 atividade pela qual a autoridade respons-vel pela classificao dos documentos sigilosos os torna os tensivos e acessveis 5 consulta p)*lica4 <, - documento ostensivo3 documento cujo acesso irrestrito4 <,, - documento sigiloso3 documento que contm assunto classificado como sigiloso, e que, portanto requer medidas especiais de acesso4 <,,, - grau de sigilo3 gradao atri*uda 5 classificao de um documento sigiloso, de acordo com a nature a de seu conte)do e tendo em vista a conveni2ncia de limitar sua divulgao 5s pessoas que t2m necessidade de conhec2-lo. ,W - reclassificao3 atividade pela qual a autoridade respons-vel pela classificao dos documentos altera a sua classificao. $+<b7ADO ## 1O +$E;;O Art6 8U Q assegurado o direito de acesso pleno aos documentos p)*licos, o*servado o disposto neste 1ecreto e no art. BB da Dei E.FGH, de E de janeiro de FHHF. Art6 GU 8ualquer documento classificado como sigiloso, na forma do art. FG deste 1ecreto, recolhido a instituio arquivstica p)*lica, que em algum momento tenha sido o*jeto de consulta p)*lica, no poder- sofrer restrio de acesso. Art6 HU Os rgos p)*licos e institui,es de car-ter p)*lico custodiadores de documentos sigilosos, devero constituir $o miss,es <ermanentes de +cesso, para o cumprimento deste 1ecreto, podendo ser criadas su*comiss,es. Art6 XU +s $omiss,es <ermanentes de +cesso devero analisar, periodicamente, os documentos sigilosos so* custdia, su* metendo-os 5 autoridade respons-vel pela classificao, a qual, no pra o regulamentar, efetuar-, se for o caso, sua desclas sificao. Pargrafo nico. + relao dos documentos desclassificados, contendo nome e sigla do rgo ou da instituio, tipo, n)me ro e data do documento, grau de sigilo original, destinat-rio e assunto, dever- ser encaminhada, semestralmente, pelas co miss,es permanentes de acesso, para pu*licao em 1i-rio Oficial da Anio, do 1istrito /ederal, dos Estados ou dos &unic pios, conforme o caso. Art6 YU /indo o pra o esta*elecido no art. BH deste 1ecreto, as $omiss,es <ermanentes de +cesso devero li*erar os docu mentos referidos nesse dispositivo. Art6 QU ;ero li*erados 5 consulta p)*lica os documentos que contenham informa,es pessoais, desde que previamente au tori ada pelo titular ou por seus herdeiros.
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Art6 VU +s $omiss,es <ermanentes de +cesso podero autori ar o acesso a documentos p)*licos de nature a sigilosa a pessoas devidamente credenciadas, mediante apresentao, por escrito, dos o*jetivos da pesquisa. Art6 5F. O acesso aos documentos sigilosos, origin-rios de outros rgos ou institui,es, inclusive privadas, custodiados para fins de instruo de procedimento, processo administrativo ou judicial, somente poder- ser autori ado pelo agente do respec tivo rgo ou instituio de origem. Art6 55. O acesso a qualquer assunto sigiloso, resultante de acordos ou contratos com pases estrangeiros, atender- 5s nor mas e recomenda,es de sigilo constantes desses instrumentos. Art6 53. + eventual negativa de autori ao de acesso dever- ser justificada por escrito. Art6 58. 7odos t2m direito de acessar, mediante requerimento protocolado na instituio p)*lica custodiadora, documentos e informa,es a seu respeito, e9istentes em arquivos ou *ancos de dados p)*licos. Art6 5G. O atendimento 5 consulta a documentos sigilosos ou a informa,es pessoais e9istentes nos arquivos ou em *ancos de dados ser- dado no pra o da lei, a partir da data de entrada do requerimento no protocolo. $+<b7ADO ### 1O ;#S#DO E 1+ ;ESA.+!T+ 1+ ;O$#E1+1E E 1O E;7+1O Art6 5H. Os documentos p)*licos, sigilosos classificam-se em quatro categorias3 , - ultra-secretos3 os que requeiram e9cepcionais medidas de segurana e cujo teor s deva ser do conhecimento de agentes p)*licos ligados ao seu estudo e manuseio4 ,, - secretos3 os que requeiram rigorosas medidas de segurana e cujo teor ou caracterstica possam ser do conhecimento de agentes p)*licos que, em*ora sem ligao ntima com seu estudo ou manuseio, sejam autori ados a deles tomarem conhecimento em ra o de sua responsa*ilidade funcional4 ,,, - confidenciais3 aqueles cujo conhecimento e divulgao possam ser prejudiciais ao interesse do <as4 ,< - reservados3 aqueles que no devam, imediatamente, ser do conhecimento do p)*lico em geral. Art6 5X. ;o documentos passveis de classificao como ultra-secretos aqueles referentes 5 so*erania e integridade territorial nacionais, planos de guerra e rela,es internacionais do <as, cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e do Estado. Pargrafo nico. + classificao de documento na categoria ultra-secreto somente poder- ser feita pelos chefes dos <ode res E9ecutivo, Degislativo e (udici-rio federais. Art6 5Y. ;o documentos passveis de classificao como secretos aqueles referentes a planos ou detalhes de opera,es militares, a informa,es que indiquem instala,es estratgicas e aos assuntos diplom-ticos que requeiram rigorosas medidas de segurana cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e do Estado. Pargrafo nico. + classificao de documento na categoria secreta somente poder- ser feita pelas autoridades indicadas no par-grafo )nico do art. FV deste 1ecreto, por governadores e ministros de Estado, ou, ainda, por quem haja rece*ido dele gao. Art6 5Q. ;o documentos passveis de classificao como confidenciais aqueles em que o sigilo deva ser mantido por interesse do governo e das partes e cuja divulgao prvia possa vir a frustrar seus o*jetivos ou ponha em risco a segurana da sociedade e do Estado. Pargrafo nico. + classificao de documento na categoria confidencial somente poder- ser feita pelas autoridades indicadas no par-grafo )nico do art. FP deste 1ecreto, pelos titulares dos rgos da +dministrao <)*lica /ederal, do 1istrito /ederal, dos Estados e dos &unicpios, ou, ainda, por quem haja rece*ido delegao para esse fim. Art6 5V. ;o documentos passveis de classificao como reservados aqueles cuja divulgao, quando ainda em tr0mite, comprometa as opera,es ou o*jetivos neles previstos. Pargrafo nico. + classificao de documento na categoria reservada somente poder- ser feita pelas autoridades indicadas no par-grafo )nico do art. FE deste 1ecreto, e pelos agentes p)*licos formalmente encarregados da e9ecuo de projetos, planos e programas.
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Art6 3F. Os pra os de classificao dos documentos a que se refere este 1ecreto vigoram a partir da data de sua produo, e so os seguintes3 , - ultra-secretos, m-9imo de trinta anos4 ,, - secretos, m-9imo de vinte anos4 ,,, - confidenciais, m-9imo de de anos4 ,< - reservados, m-9imo de cinco anos. Art6 35. Os documentos sigilosos, de valor pro*atrio, informativo e histrico, de guarda permanente, de acordo com o art. BG, da Dei ne E.FGH, de E de janeiro de FHHF no podem ser destrudos. Art6 33. <oder- a autoridade respons-vel pela classificao dos documentos, ou a autoridade mais elevada, findo o motivo de sua classificao ou alterao de sua nature a, e considerando o interesse para a pesquisa e para a administrao, alte r--la ou cancel--la, tornando-os ostensivos. Art6 38. <oder- a autoridade respons-vel pela classificao dos documentos, considerando o interesse de segurana da sociedade e do Estado, renov--la por uma )nica ve , por igual perodo. Pargrafo nico. <oder- a autoridade superior 5 que classificou o documento alterar o grau de sigilo dos documentos em tr0mite. Art6 3G. Os documentos sigilosos sero guardados em condi,es especiais de segurana. Art6 3H. Os procedimentos relativos 5 emisso de credencial de segurana sero o*jeto de disposi,es internas de cada r go ou instituio de car-ter p)*lico. Art6 3X. Os agentes p)*licos encarregados da custdia de documentos sigilosos devero passar, devidamente conferidos, a seus su*stitutos todos os documentos so* sua responsa*ilidade. Art6 3Y. Os documentos sigilosos, de guarda permanente, o*jeto de desclassificao, devero ser encaminhados 5 instituio arquivstica p)*lica, na sua esfera de compet2ncia, ou ao arquivo permanente do rgo, para fins de organi ao, preservao e acesso. $+<b7ADO #" 1+ #!7#&#1+1E Art6 3Q. E9cetuam-se do acesso p)*lico irrestrito os documentos cuja divulgao comprometa a intimidade, a vida privada, a honra e a imagem das pessoas, e aqueles integrantes de processos judiciais que tenham tramitado em segredo de justia. +rt. 3V6 ;ero restritos pelo prazo de cem anos1 a partir da data de sua produo1 os documentos a que se refere o art6 3Q deste /ecreto6 Pargrafo nico. E9cepcionalmente, desde que o*servadas as disposi,es constantes do art. He, poder- ser autori ado o acesso aos documentos referidos no art. BE deste 1ecreto. $+<b7ADO " 1+ .E<.O1ATUO Art6 8F. + instituio p)*lica custodiadora de documentos sigilosos fornecer-, quando solicitada pelo usu-rio, reproduo to tal ou parcial dos documentos, o*servadas as restri,es legais e as esta*elecidas pelas $omiss,es <ermanentes de +cesso. Z 5U 7odas as cpias decorrentes de reproduo sero autenticadas pelo <residente da $omisso <ermanente de +cesso respectiva. Z 3U Os documentos que contenham informa,es que comprometam a vida privada, a honra e a imagem de terceiros pode ro ser reprodu idos parcial ou totalmente, o*servado o disposto no art. Ee deste 1ecreto. Art6 85. ;ero fornecidas certid,es dos documentos que no puderem ser copiados, devido a seu estado de conservao, desde que necess-rias para fa er prova em ju o. $+<b7ADO "#
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1+; 1#;<O;#TdE; /#!+#; Art6 83. Os agentes p)*licos respons-veis pela custdia de documentos sigilosos esto sujeitos 5s regras referentes ao sigilo profissional ou a seu cdigo especfico de tica. Art6 88. Os rgos p)*licos e institui,es de car-ter p)*lico custodiadores de documentos sigilosos tero um pra o m-9imo de sessenta dias para constituir e instalar sua $omisso <ermanente de +cesso, a partir da data de pu*licao deste 1ecre to. Art6 8G. Este decreto entra em vigor na data de sua pu*licao. Art6 8H. /icam revogados os 1ecretos nes PH.OHH, de OV de janeiro de FHPP, e HH.LMP, de BV de junho de FHHO. ?raslia, BM de janeiro de FHHP4 FPVC da #ndepend2ncia e FOHC da .ep)*lica. /E.!+!1O KE!.#8AE $+.1O;O Nelson A /obim %1i-rio Oficial da Anio, de BP de janeiro de FHHP'
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/eis e De"retos
Dei E.1FB de E de :aneiro de 1BB1 9 P7#;,/#)-# /A 7#P[A2,CA, fao sa*er que o $ongresso !acional decreta e eu sanciono a seguinte lei3 $+<b7ADO # 1isposi,es Serais Art6 5S Q dever do <oder <)*lico a gesto documental e a de proteo especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio 5 administrao, 5 cultura, ao desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao. Art6 3S $onsideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produ idos e rece*idos por rgos p)*li cos, institui,es de car-ter p)*lico e entidades privadas, em decorr2ncia do e9erccio de atividades especficas, *em como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a nature a dos documentos. Art6 8S $onsidera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e opera,es tcnicas referentes 5 sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermedi-ria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Art6 GS 7odos t2m direito a rece*er dos rgos p)*licos informa,es de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que sero prestadas no pra o da lei, so* pena de responsa*ilidade, ressalvadas aquelas cujos sigilo seja imprescindvel 5 segurana da sociedade e do Estado, *em como 5 inviola*ilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. Art6 HS + +dministrao <)*lica franquear- a consulta aos documentos p)*licos na forma desta lei. Art6 XS /ica resguardado o direito de indeni ao pelo dano material ou moral decorrente da violao do sigilo, sem preju o das a,es penal, civil e administrativa. $+<b7ADO ## 1os +rquivos <)*licos Art6 YS Os arquivos p)*licos so os conjuntos de documentos produ idos e rece*idos, no e9erccio de suas atividades, por rgos p)*licos de 0m*ito federal, estadual, do 1istrito /ederal e municipal em decorr2ncia de suas fun,es administrativas, legislativas e judici-rias. Z 5S ;o tam*m p)*licos os conjuntos de documentos produ idos e rece*idos por institui,es de car-ter p)*lico, por entida des privadas encarregadas da gesto de servios p)*licos no e9erccio de suas atividades. Z 3S + cessao de atividades de institui,es p)*licas e de car-ter p)*lico implica o recolhimento de sua documentao 5 instituio arquivstica p)*lica ou a sua transfer2ncia 5 instituio sucessora. Art6 QS Os documentos p)*licos so identificados como correntes, intermedi-rios e permanentes. Z 5S $onsideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentao, constituam de consultas freqJentes. Z 3S $onsideram-se documentos intermedi-rios aqueles que, no sendo de uso corrente nos rgos produtores, por ra ,es de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
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Z 8S $onsideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histrico, pro*atrio e informativo que devem ser definitivamente preservados. Art6 VS + eliminao de documentos produ idos por institui,es p)*licas e de car-ter p)*lico ser- reali ada mediante autori( zao da instituio arquiv!stica pblica, na sua especfica esfera de compet2ncia. Art6 5FS Os documentos de valor permanente so inalien-veis e imprescritveis. $+<b7ADO ### 1os +rquivos <rivados Art6 55. $onsideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produ idos ou rece*idos por pessoas fsicas ou jurdicas, em decorr2ncia de suas atividades. Art6 53. Os arquivos privados podem ser identificados pelo <oder <)*lico como de interesse p)*lico e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a 'ist&ria e desenvolvimento cient!fico nacional. Art6 58. Os arquivos privados identificados como de interesse p)*lico e social no podero ser alienados com disperso ou perda da unidade documental, nem transferidos para o e9terior. <ar-grafo )nico. !a alienao desses arquivos o <oder <)*lico e9ercer- prefer2ncia na aquisio. Art6 5G. O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse p)*lico e social poder- ser franque ado mediante autori ao de seu propriet-rio ou possuidor. Art6 5H. Os arquivos privados identificados como de interesse p)*lico e social podero ser depositados a ttulo revog-vel, ou doados a institui,es arquivsticas p)*licas. Art6 5X. Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produ idos anteriormente 5 vig2ncia do $digo $ivil ficam identificados como de interesse p)*lico e social. $+<b7ADO #" 1a Organi ao e +dministrao de #nstitui,es +rquivsticas <)*licas Art6 5Y. + administrao da documentao p)*lica ou de car-ter p)*lico compete 5s institui,es arquivsticas federais, estaduais, do 1istrito /ederal e municipais. Z 5S ;o +rquivos /ederais o +rquivo !acional do <oder E9ecutivo, e os arquivos do <oder Degislativo e do <oder (udici-rio. ;o considerados, tam*m, do <oder E9ecutivo os arquivos do &inistrio da &arinha, do &inistrio das .ela,es E9teriores, do &inistrio do E9rcito e do &inistrio da +eron-utica. Z 3S ;o +rquivos Estaduais o arquivo do <oder E9ecutivo, o arquivo do <oder Degislativo e o arquivo do <oder (udici-rio. Z 8S ;o +rquivos do 1istrito /ederal o arquivo do <oder E9ecutivo, o +rquivo do <oder Degislativo e o arquivo do <oder (udi ci-rio. Z GS ;o +rquivos &unicipais o arquivo do <oder E9ecutivo e o arquivo do <oder Degislativo. Z HS Os arquivos p)*licos dos 7erritrios so organi ados de acordo com sua estrutura poltico-jurdica.
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Art6 5Q. $ompete ao +rquivo !acional a gesto e o recolhimento dos documentos produ idos e rece*idos pelo <oder E9ecu tivo /ederal, *em como preservar e facultar o acesso aos documentos so* sua guarda, e acompanhar e implementar a polti ca nacional de arquivos. Pargrafo nico. <ara o pleno e9erccio de suas fun,es, o +rquivo !acional poder- criar unidades regionais. Art6 5V. $ompetem aos arquivos do <oder Degislativo /ederal a gesto e o recolhimento dos documentos produ idos e rece *idos pelo <oder Degislativo /ederal no e9erccio das suas fun,es, *em como preservar e facultar o acesso aos documentos so* sua guarda. Art6 3F. $ompetem aos arquivos do <oder (udici-rio /ederal a gesto e o recolhimento dos documentos produ idos e rece*i dos pelo <oder (udici-rio /ederal no e9erccio de suas fun,es, tramitados em ju o e oriundos de cartrios e secretarias, *em como preservar e facultar o acesso aos documentos so* sua guarda. Art6 35. Degislao estadual, do 1istrito /ederal e municipal definir- os critrios de organi ao e vinculao dos arquivos estaduais e municipais, *em como a gesto e o acesso aos documentos, o*servado o disposto na $onstituio /ederal e nesta lei. $+<b7ADO " 1o +cesso e do ;igilo dos 1ocumentos <)*licos Art6 33. Q assegurado o direito de acesso pleno aos documentos p)*licos. Art6 38. 1ecreto fi9ar- as categorias de sigilo que devero ser o*edecidas pelos rgos p)*licos na classificao dos docu mentos por eles produ idos. Z 5S Os documentos cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e do Estado, *em como aqueles necess-rios ao resguardo da inviola*ilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas so originariamente sigilosos. Z 3S O acesso aos documentos sigilosos referentes 5 segurana da sociedade e do Estado ser- restrito por um pra o m-9imo de LO %trinta' anos, a contar da data de sua produo, podendo esse pra o ser prorrogado, por uma )nica ve , por igual perodo. Z 8S O acesso aos documentos sigilosos referente 5 honra e 5 imagem das pessoas ser- restrito por um pra o m-9imo de FOO %cem' anos, a contar da sua data de produo. Art6 3G. <oder- o <oder (udici-rio, em qualquer inst0ncia, determinar a e9i*io reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispens-vel 5 defesa de direito prprio ou esclarecimento de situao pessoal da parte. Pargrafo nico. !enhuma norma de organi ao administrativa ser- interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo. 1isposi,es /inais Art6 3H. /icar- sujeito 5 responsa*ilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse p)*lico e social. Art6 3X. /ica criado o $onselho !acional de +rquivos %$onarq', rgo vinculado ao +rquivo !acional, que definir- a poltica nacional de arquivos, como rgo central de um ;istema !acional de +rquivos %;inar'.
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Z 5S O $onselho !acional de +rquivos ser- presidido pelo 1iretor-Seral do +rquivo !acional e integrado por representantes de institui,es arquivsticas e acad2micas, p)*licas e privadas. Z 3S + estrutura e funcionamento do conselho criado neste artigo sero esta*elecidos em regulamento. Art6 3Y6 Esta lei entra em vigor na data de sua pu*licao. Art6 3Q6 .evogam-se as disposi,es em contr-rio. ?raslia, E de janeiro de FHHF4 FPOC da #ndepend2ncia e FOLC da .ep)*lica. /E.!+!1O $ODDO. /arbas 0assarinho
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A)$ndi"e I
/eis e De"retos
@. 'egimento Interno do Consel3o (acional de Arquivos 0 C"(A'G $+<b7ADO # 1+ !+7A.Ef+ E 1+ /#!+D#1+1E Art6 5S O $onselho !acional de +rquivos - $O!+.8, rgo colegiado vinculado ao +rquivo !acional, criado pelo art. BV da Dei nC E.FGH, de E de janeiro de FHHF, que disp,e so*re a <oltica !acional de +rquivos, e regulamentado pelo 1ecreto nC M.OPL, de L de janeiro de BOOB, tem por finalidade3 , - definir a poltica !acional de arquivos p)*licos e privados e4 ,, - e9ercer orientao normativa visando 5 gesto documental e 5 proteo especial aos documentos de arquivo. $+<b7ADO ## 1+ $O&<E7g!$#+ Art6 3S <ara consecuo de suas finalidades, compete ao $O!+.83 , - esta*elecer diretri es para o funcionamento do ;istema !acional de +rquivos - ;#!+., visando 5 gesto, 5 preservao e ao acesso aos documentos de arquivos4 ,, - promover o inter-relacionamento de arquivos p)*licos e privados com vistas ao interc0m*io e 5 integrao sist2mica das atividades arquivsticas4 ,,, - propor ao $hefe da $asa $ivil da <resid2ncia da .ep)*lica normas legais necess-rias ao aperfeioamento e 5 imple mentao da poltica !acional de arquivos p)*licos e privados4 ,< - elar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais que norteiem o funcionamento e acesso aos arquivos p) *licos4 < - estimular programas de gesto e de preservao de documentos p)*licos de 0m*ito federal, estadual, do 1istrito /ederal e municipal, produ idos ou rece*idos em decorr2ncia de suas fun,es e9ecutiva, legislativa e judici-ria4 <, - su*sidiar a ela*orao de planos nacionais de desenvolvimento, sugerindo metas e prioridades da poltica !acional de arquivos p)*licos e privados4 <,, - estimular a implantao de sistemas de arquivos nos <oderes E9ecutivo, Degislativo e (udici-rio da Anio, nos Estados, no 1istrito /ederal e nos <oderes E9ecutivo e Degislativo dos &unicpios4 <,,, - estimular a integrao e moderni ao dos arquivos p)*licos e privados4 ,W - propor ao <residente da .ep)*lica, por intermdio do $hefe da $asa $ivil da <resid2ncia da .ep)*lica, a declarao de interesse p)*lico e social de arquivos privados, nos termos do art. FB da Dei nC E.FGH, de FHHF, e do art. BL do 1ecreto nC M.OPL, de BOOB4 W - estimular a capacitao tcnica dos recursos humanos que desenvolvam atividades de arquivo nas institui,es integrantes do ;#!+.4 W, - recomendar provid2ncias para a apurao e a reparao de atos lesivos 5 poltica !acional de arquivos p)*licos e priva dos4 W,, - promover a ela*orao do cadastro !acional de arquivos p)*licos e privados, *em como desenvolver atividades censit- rias referentes a arquivos4 W,,, - manter interc0m*io com outros conselhos e institui,es cujas finalidades sejam relacionadas ou complementares 5s suas, para prover e rece*er elementos de informao e ju o, conjugar esforos e encadear a,es4 e W,< - articular-se com outros rgos do <oder <)*lico formuladores de polticas nacionais nas -reas de educao, cultura, ci 2ncia e tecnologia, informao e inform-tica.
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$+<b7ADO ### 1+ $O&<O;#TUO E 1O &+!1+7O Art6 8S O $O!+.8 constitudo por de essete mem*ros conselheiros, sendo3 , - o 1iretor-Seral do +rquivo !acional, que o presidir-4 ,, - dois representantes do <oder E9ecutivo /ederal4 ,,, - dois representantes do <oder (udici-rio /ederal4 ,< - dois representantes do <oder Degislativo /ederal4 < - um representante do +rquivo !acional4 <, - dois representantes dos +rquivos <)*licos Estaduais e do 1istrito /ederal4 <,, - dois representantes dos +rquivos <)*licos &unicipais4 <,,, - um representante das institui,es mantenedoras de curso superior de +rquivologia4 ,W - um representante de associa,es de arquivistas4 e W - tr2s representantes de institui,es que congreguem profissionais que atuem nas -reas de ensino, pesquisa, preservao ou acesso a fontes documentais. Z 5S O <residente do $onselho, em suas faltas e impedimentos, ser- su*stitudo por seu su*stituto legal no +rquivo !acional. Z 3S $ada conselheiro ter- um suplente. Z 8S Os mem*ros referidos no inciso ### sero designados pelo <residente do ;upremo 7ri*unal /ederal. Z GS Os mem*ros referidos no inciso #" sero designados um pelo <residente da $0mara dos 1eputados e outro pelo <resi dente do ;enado /ederal. Z HS Os demais conselheiros e respectivos suplentes sero designados pelo <residente da .ep)*lica, o*servado o disposto no art. LF do 1ecreto nC M.OPL, de BOOB, a partir de listas apresentadas pelo $hefe da $asa $ivil da <resid2ncia da .ep)*li ca, mediante indica,es dos dirigentes dos rgos e entidades representadas. Z XS O mandato dos conselheiros ser- de dois anos, permitida uma reconduo. Z YS Q o*rigao do conselheiro titular impossi*ilitado de comparecer 5 reunio do <len-rio do $O!+.8 providenciar o com parecimento do suplente. Z QS + aus2ncia do conselheiro e do respectivo suplente a mais de duas reuni,es no perodo de um ano ser- comunicada 5 autoridade respons-vel pela designao do conselheiro, para as provid2ncias que entender ca*veis. Art6 GS O e9erccio das atividades de conselheiro de nature a relevante e no sujeito a remunerao. $+<b7ADO #" 1+ O.S+!#f+TUO E 1O /A!$#O!+&E!7O ;eo # 1a Estrutura ?-sica Art6 HS O $O!+.8 tem como estrutura *-sica o <len-rio, as $0maras 7cnicas, as $0maras ;etoriais e as $omiss,es Especiais. Art6 XS O $O!+.8 funcionar- na sede do +rquivo !acional. Pargrafo nico. +s reuni,es do $O!+.8 podero ser convocadas para local fora da sede do +rquivo !acional, por deli*erao do seu <len-rio ou ad referendum deste, sempre que ra o superior indicar a conveni2ncia de adoo dessa medida.
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Art6 YS Os integrantes das c0maras e comiss,es sero designados pelo <residente do $O!+.8, ad referendum do <len-rio. Art6 QS O e9erccio das atividades desenvolvidas nas c0maras e comiss,es considerado relevante e no sujeito a remune rao. ;eo ## 1o <len-rio Art6 VS O <len-rio, rgo superior de deli*erao do $O!+.8, constitudo na forma do art. LC deste .egimento. Art6 5F. +o <len-rio compete3 , - propor ao $hefe da $asa $ivil da <resid2ncia da .ep)*lica alterao neste .egimento4 ,, - definir a <oltica !acional de +rquivos <)*licos e <rivados4 ,,, - *ai9ar normas necess-rias 5 regulamentao e implementao da <oltica !acional de +rquivos e do ;#!+.4 ,< - decidir so*re os assuntos encaminhados 5 sua apreciao pelas c0maras tcnicas, c0maras setoriais, comiss,es especiais, conselheiros e representantes da sociedade civil4 e < - criar e e9tinguir c0maras tcnicas, c0maras setoriais e comiss,es especiais, *em como definir as compet2ncias e esta*e lecer o pra o de durao destas. ;eo ### 1as $0maras 7cnicas Art6 55. O <len-rio do $O!+.8 constituir- c0maras tcnicas, de car-ter permanente, visando ela*orar estudos e normas necess-rias 5 implementao da poltica !acional de arquivos p)*licos e privados e ao funcionamento do ;#!+.. Z 5S +s c0maras tcnicas sero integradas por especialistas, conselheiros ou no, designados pelo <residente do $O!+.8, ad referendum do <len-rio. Z 3S O <residente de c0mara tcnica poder-, eventualmente, recorrer a profissional, qualificado para o trato de assuntos es pecficos, no tendo este direito a voto. Z 8S O mem*ro de c0mara tcnica que faltar, injustificadamente, a mais de duas reuni,es no perodo de um ano, ser- desligado. Z GS +s c0maras tcnicas apresentaro relatrios de suas atividades ao <len-rio do $O!+.8. Art6 53. +s c0maras tcnicas sero presididas por um de seus mem*ros. Art6 58. O presidente de c0mara tcnica ser- eleito em reunio ordin-ria da respectiva $0mara, por maioria simples dos votos de seus integrantes. Pargrafo nico. O presidente de c0mara tcnica participar- das vota,es. Art6 5G. O presidente de c0mara tcnica poder- relatar processos ou designar relator. Pargrafo nico. Os processos sero apresentados pelos relatores, juntamente com os respectivos pareceres. Art6 5H. +s decis,es das c0maras tcnicas sero tomadas por votao da maioria simples dos votos de seus mem*ros. ;eo #" 1as $0maras ;etoriais
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Art6 5X. O <len-rio do $O!+.8 constituir- c0maras setoriais, de car-ter permanente, visando identificar, discutir e propor solu,es para quest,es tem-ticas que se repercutirem na estrutura e organi ao de segmentos especficos de arquivos, in teragindo com as c0maras tcnicas. Z 5S +s c0maras setoriais sero integradas por especialistas, conselheiros ou no, designados pelo <residente do $O!+.8, ad referendum do <len-rio. Z 3S O presidente de c0mara setorial poder-, eventualmente, recorrer a profissional qualificado para o trato de assuntos espe cficos, no tendo este direito a voto. Z 8S O mem*ro de c0mara setorial que faltar, injustificadamente, a mais de duas reuni,es no perodo de um ano, ser- desli gado. Z GS +s c0maras setoriais apresentaro relatrios de suas atividades ao <len-rio do $O!+.8. Art6 5Y. +s c0maras setoriais sero presididas por um de seus mem*ros. Art6 5Q. O presidente de c0mara setorial ser- eleito em reunio ordin-ria da respectiva c0mara, por maioria simples dos votos de seus integrantes. Pargrafo nico. O presidente de c0mara setorial participar- das vota,es. Art6 5V. O presidente de c0mara setorial poder- relatar processos ou designar relator. Pargrafo nico. Os processos sero apresentados pelos relatores, juntamente com os respectivos pareceres. Art6 3F. +s decis,es das c0maras setoriais sero tomadas por votao da maioria simples dos votos de seus mem*ros. ;eo " 1as $omiss,es Especiais Art6 35. O <len-rio do $O!+.8 constituir- comiss,es especiais, de car-ter tempor-rio, para e9ame de assuntos especficos. Z 5S Em caso de urg2ncia, o <residente do $O!+.8 poder- criar comiss,es especiais, ad referendum do <len-rio. Z 3S +s comiss,es especiais sero integradas por especialistas,conselheiros ou no, designados pelo <residente do $O!+.8, ad referendum do <len-rio, sendo o e9erccio das atividades por eles desenvolvidas considerado relevante e no su jeito a remunerao. Z 8S O presidente de comisso especial poder-, eventualmente, recorrer a profissional qualificado para o trato de assuntos especficos, no tendo este direito a voto. Z GS O mem*ro de comisso especial que faltar 5 maioria das reuni,es reali adas pela $omisso no ter- seu nome includo nos crditos dos documentos por ela ela*orados. Z HS +s comiss,es sero presididas por um de seus mem*ros, eleito por maioria simples dos votos de seus mem*ros. Art6 33. O presidente de comisso especial designar- o relator da matria a ela su*metida, para ela*orao de documento conclusivo a ser apresentado ao <len-rio do $O!+.8. Pargrafo nico. O parecer da comisso ser- aprovado por votao da maioria simples dos votos de seus mem*ros. $+<b7ADO " 1+; +7.#?A#TdE; 1O; &E&?.O; 1O $O!+.8 ;eo # 1o <residente Art6 38. +o <residente do $O!+.8 incum*e dirigir, coordenar e supervisionar as atividades do $onselho e, especificamente3
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, - representar o $O!+.8 nos atos que se fi erem necess-rios4 ,, - convocar e presidir as reuni,es do <len-rio4 ,,, - rece*er os e9pedientes dirigidos ao $O!+.8, encaminhando ao <len-rio aqueles pendentes de deli*erao4 ,< - su*meter 5 votao as matrias a serem decididas pelo <len-rio, intervindo na ordem dos tra*alhos ou suspendendo-os sempre que necess-rio4 < - designar os integrantes das c0maras tcnicas e das comiss,es especiais, ad referendum do <len-rio4 <, - indicar, dentre os mem*ros do $O!+.8, os relatores das matrias4 <,, - indicar conselheiros para reali ao de estudos, levantamentos e emisso de pareceres necess-rios 5 consecuo das finalidades do $O!+.84 <,,# - decidir, por voto de qualidade, matrias su*metidas ao <len-rio4 ,W - assinar as atas das reuni,es, as resolu,es do $O!+.8 e os atos relativos ao seu cumprimento4 W - criar, em caso de urg2ncia, comiss,es especiais, ad referendum do <len-rio4 W, - encaminhar ao $hefe da $asa $ivil da <resid2ncia da .ep)*lica e9posio de motivos e informa,es so*re matria da compet2ncia do $O!+.84 W,, - cumprir e fa er cumprir as resolu,es emanadas do <len-rio4 W,,, - e9pedir atos administrativos e normativos internos4 e W,< - encaminhar ao $hefe da $asa $ivil da <resid2ncia da .ep)*lica altera,es deste .egimento propostas pelo <len-rio. ;eo ## 1os $onselheiros Art6 3G. +os conselheiros incum*e3 , - comparecer 5s reuni,es4 ,, - apreciar e votar a ata de reunio4 ,,, - de*ater e votar a matria em discusso4 ,< - requerer informa,es, provid2ncias e esclarecimentos ao <residente do $O!+.84 e < - reali ar estudos, apresentar proposi,es, apreciar e relatar as matrias que lhes forem atri*udas. $+<b7ADO "# 1+; .EA!#dE; 1O $O!+.8 Art6 3H. O <len-rio do $O!+.8 reunir-se--, ordinariamente, no mnimo, uma ve a cada quatro meses e, e9traordinariamente, por convocao de seu <residente ou a requerimento de, no mnimo, dois teros de seus conselheiros. Pargrafo nico. O <len-rio somente se reunir- para deli*erao com o quorum mnimo de de conselheiros. Art6 3X. +s c0maras tcnicas, as c0maras setoriais e as comiss,es especiais reunir-se-o por convocao dos respectivos presidentes ou coordenadores, seguindo o cronograma esta*elecido por seus mem*ros. Pargrafo nico. +s c0maras tcnicas, as c0maras setoriais e as comiss,es especiais somente se reuniro para deli*erao presentes a maioria de seus mem*ros. Art6 3Y. 1as reuni,es do <len-rio, de c0maras tcnicas, de c0maras setoriais e de comiss,es especiais ser- lavrada ata que, aps aprovao dos presentes, ser- arquivada no $O!+.8.
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Art6 3Q. + pauta das reuni,es ordin-rias do <len-rio do $O!+.8 ser- encaminhada aos conselheiros com anteced2ncia de, no mnimo, quin e dias, acompanhada da documentao necess-ria a estudos para deli*erao. Pargrafo nico. + pauta das reuni,es incluir-, dentre outros assuntos, os seguintes3 , - leitura e aprovao da ata da reunio anterior4 ,, - leitura do e9pediente e das comunica,es da ordem do dia4 ,,, - deli*erao de matria4 e ,< - votao de matria. $+<b7ADO "## 1#;<O;#TdE; SE.+#; Art6 3V. Os casos omissos e as d)vidas surgidas na aplicao deste .egimento sero dirimidos pelo <len-rio do $O!+.8. h<u*licada no 1i-rio Oficial da Anio, de FM de fevereiro de BOOBi
4.
DEC'E=" (H A.IC@) DE @ DE :A(EI'" DE >II>. .egulamenta a Dei no E.FGH, de E de janeiro de FHHF, que disp,e so*re a poltica nacional de arquivos p)*licos e privados.
9 P7#;,/#)-# /A 7#P[A2,CA, no uso da atri*uio que lhe confere o art. EM, inciso #", da $onstituio, e tendo em vista o disposto na Dei no E.FGH, de E de janeiro de FHHF, /#C7#-A\ $aptulo # 1O $O!;EDKO !+$#O!+D 1E +.8A#"O; +rt. Fo O $onselho !acional de +rquivos - $O!+.8, rgo colegiado, vinculado ao +rquivo !acional, criado pelo art. BV da Dei no E.FGH, de E de janeiro de FHHF , tem por finalidade definir a poltica nacional de arquivos p)*licos e privados, *em como e9ercer orientao normativa visando 5 gesto documental e 5 proteo especial aos documentos de arquivo. +rt. Bo $ompete ao $O!+.83 # - esta*elecer diretri es para o funcionamento do ;istema !acional de +rquivos - ;#!+., visando 5 gesto, 5 preservao e ao acesso aos documentos de arquivos4 ## - promover o inter-relacionamento de arquivos p)*licos e privados com vistas ao interc0m*io e 5 integrao sist2mica das atividades arquivsticas4 ### - propor ao $hefe da $asa $ivil da <resid2ncia da .ep)*lica normas legais necess-rias ao aperfeioamento e 5 implementao da poltica nacional de arquivos p)*licos e privados4 #" - elar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais que norteiam o funcionamento e o acesso aos arquivos p)*licos4
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" - estimular programas de gesto e de preservao de documentos p)*licos de 0m*ito federal, estadual, do 1istrito /ederal e municipal, produ idos ou rece*idos em decorr2ncia das fun,es e9ecutiva, legislativa e judici-ria4 "# - su*sidiar a ela*orao de planos nacionais de desenvolvimento, sugerindo metas e prioridades da poltica nacional de arquivos p)*licos e privados4 "## - estimular a implantao de sistemas de arquivos nos <oderes E9ecutivo, Degislativo e (udici-rio da Anio, dos Estados, do 1istrito /ederal e nos <oderes E9ecutivo e Degislativo dos &unicpios4 "### - estimular a integrao e moderni ao dos arquivos p)*licos e privados4 #: - identificar os arquivos privados de interesse p)*lico e social, nos termos do art. FB da Dei no E.FGH, de FHHF4 : - propor ao <residente da .ep)*lica, por intermdio do $hefe da $asa $ivil da <resid2ncia da .ep)*lica, a declarao de interesse p)*lico e social de arquivos privados4 :# - estimular a capacitao tcnica dos recursos humanos que desenvolvam atividades de arquivo nas institui,es integrantes do ;#!+.4 :## - recomendar provid2ncias para a apurao e a reparao de atos lesivos 5 poltica nacional de arquivos p)*licos e privados4 :### - promover a ela*orao do cadastro nacional de arquivos p)*licos e privados, *em como desenvolver atividades censit-rias referentes a arquivos4 :#" - manter interc0m*io com outros conselhos e institui,es, cujas finalidades sejam relacionadas ou complementares 5s suas, para prover e rece*er elementos de informao e ju o, conjugar esforos e encadear a,es4 :" - articular-se com outros rgos do <oder <)*lico, formuladores de polticas nacionais nas -reas de educao, cultura, ci2ncia, tecnologia, informao e inform-tica. +rt. Lo ;o mem*ros conselheiros do $O!+.83 # - o 1iretor-Seral do +rquivo !acional, que o presidir-4 ## - dois representantes do <oder E9ecutivo /ederal4 ### - dois representantes do <oder (udici-rio /ederal4 #" - dois representantes do <oder Degislativo /ederal4 " - um representante do +rquivo !acional4 "# - dois representantes dos +rquivos <)*licos Estaduais e do 1istrito /ederal4 "## - dois representantes dos +rquivos <)*licos &unicipais4 "### - um representante das institui,es mantenedoras de curso superior de arquivologia4 #: - um representante de associa,es de arquivistas4
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: - tr2s representantes de institui,es que congreguem profissionais que atuem nas -reas de ensino, pesquisa, preservao ou acesso a fontes documentais. N Fo $ada $onselheiro ter- um suplente. N Bo Os mem*ros referidos nos incisos ### e #" e respectivos suplentes sero designados pelo <residente do ;upremo 7ri*unal /ederal e pelos <residentes da $0mara dos 1eputados e do ;enado /ederal, respectivamente. N Lo Os conselheiros e suplentes referidos nos inciso ## e " a : sero designados pelo <residente da .ep)*lica, a partir de listas apresentadas pelo $hefe da $asa $ivil da <resid2ncia da .ep)*lica, mediante indica,es dos dirigentes dos rgos e entidades representados. N Mo O mandato dos $onselheiros ser- de dois anos, permitida uma reconduo. N Go O <residente do $O!+.8, em suas faltas e impedimentos, ser- su*stitudo por seu su*stituto legal no +rquivo !acional. +rt. Mo $a*erao +rquivo !acional dar o apoio tcnico e administrativo ao $O!+.8. +rt. Go O <len-rio, rgo superior de deli*erao do $O!+.8, reunir-se--, em car-ter ordin-rio, no mnimo, uma ve a cada quatro meses e, e9traordinariamente, mediante convocao de seu <residente ou a requerimento de dois teros de seus mem*ros. N Fo O $O!+.8 funcionar- na sede do +rquivo !acional. N Bo +s reuni,es do $O!+.8 podero ser convocadas para local fora da sede do +rquivo !acional, por deli*erao do <len-rio ou ad referendum deste, sempre que ra o superior indicar a conveni2ncia de adoo dessa medida. +rt. Vo O $O!+.8 somente se reunir- para deli*erao com o quorum mnimo de de conselheiros. +rt. Po O $O!+.8 poder- constituir c0maras tcnicas e comiss,es especiais, com a finalidade de ela*orar estudos, normas e outros instrumentos necess-rios 5 implementao da poltica nacional de arquivos p)*licos e privados e ao funcionamento do ;#!+., *em como c0maras setoriais, visando a identificar, discutir e propor solu,es para quest,es tem-ticas que repercutirem na estrutura e organi ao de segmentos especficos de arquivos, interagindo com as c0maras tcnicas. <ar-grafo )nico. Os integrantes das c0maras e comiss,es sero designados pelo <residente do $O!+.8, ad referendum do <len-rio. +rt. Eo Q considerado de nature a relevante, no ensejando qualquer remunerao, o e9erccio das atividades de $onselheiro do $O!+.8 e de integrante das c0maras e comiss,es. +rt. Ho + aprovao do regimento interno do $O!+.8, mediante proposta deste, da compet2ncia do $hefe da $asa $ivil da <resid2ncia da .ep)*lica. $aptulo ## 1O ;#;7E&+ !+$#O!+D 1E +.8A#"O; +rt. FO. O ;#!+. tem por finalidade implementar a poltica nacional de arquivos p)*licos e privados, visando 5 gesto, 5 preservao e ao acesso aos documentos de arquivo. +rt. FF. O ;#!+. tem como rgo central o $O!+.8.
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+rt. FB. #ntegram o ;#!+.3 # - o +rquivo !acional4 ## - os arquivos do <oder E9ecutivo /ederal4 ### - os arquivos do <oder Degislativo /ederal4 #" - os arquivos do <oder (udici-rio /ederal4 " - os arquivos estaduais dos <oderes E9ecutivo, Degislativo e (udici-rio4 "# - os arquivos do 1istrito /ederal dos <oderes E9ecutivo, Degislativo e (udici-rio4 "## - os arquivos municipais dos <oderes E9ecutivo e Degislativo. N Fo Os arquivos referidos nos incisos ## a "##, quando organi ados sistemicamente, passam a integrar o ;#!+. por intermdio de seus rgos centrais. N Bo +s pessoas fsicas e jurdicas de direito privado, detentoras de arquivos, podem integrar o ;#!+. mediante acordo ou ajuste com o rgo central. +rt. FL. $ompete aos integrantes do ;#!+.3 # - promover a gesto, a preservao e o acesso 5s informa,es e aos documentos na sua esfera de compet2ncia, em conformidade com as diretri es e normas emanadas do rgo central4 ## - disseminar, em sua -rea de atuao, as diretri es e normas esta*elecidas pelo rgo central, elando pelo seu cumprimento4 ### - implementar a racionali ao das atividades arquivsticas, de forma a garantir a integridade do ciclo documental4 #" - garantir a guarda e o acesso aos documentos de valor permanente4 " - apresentar sugest,es ao $O!+.8 para o aprimoramento do ;#!+.4 "# - prestar informa,es so*re suas atividades ao $O!+.84 "## - apresentar su*sdios ao $O!+.8 para a ela*orao de dispositivos legais necess-rios ao aperfeioamento e 5 implementao da poltica nacional de arquivos p)*licos e privados4 "### - promover a integrao e a moderni ao dos arquivos em sua esfera de atuao4 #: - propor ao $O!+.8 os arquivos privados que possam ser considerados de interesse p)*lico e social4 : - comunicar ao $O!+.8, para as devidas provid2ncias, atos lesivos ao patrimRnio arquivstico nacional4 :# - cola*orar na ela*orao de cadastro nacional de arquivos p)*licos e privados, *em como no desenvolvimento de atividades censit-rias referentes a arquivos4
56
:## - possi*ilitar a participao de especialistas nas c0maras tcnicas, c0maras setoriais e comiss,es especiais constitudas pelo $O!+.84 :### - proporcionar aperfeioamento e reciclagem aos tcnicos da -rea de arquivo, garantindo constante atuali ao. +rt. FM. Os integrantes do ;#!+. seguiro as diretri es e normas emanadas do $O!+.8, sem preju o de sua su*ordinao e vinculao administrativa. $aptulo ### 1O; 1O$A&E!7O; <c?D#$O; +rt. FG. ;o arquivos p)*licos os conjuntos de documentos3 # - produ idos e rece*idos por rgos e entidades p)*licas federais, estaduais, do 1istrito /ederal e municipais, em decorr2ncia de suas fun,es administrativas, legislativas e judici-rias4 ## - produ idos e rece*idos por agentes do <oder <)*lico, no e9erccio de seu cargo ou funo ou deles decorrente4 ### - produ idos e rece*idos pelas empresas p)*licas e pelas sociedades de economia mista4 #" - produ idos e rece*idos pelas Organi a,es ;ociais, definidas como tal pela Dei no H.VLP, de FG de maio de FHHE, e pelo ;ervio ;ocial +utRnomo +ssociao das <ioneiras ;ociais, institudo pela Dei no E.BMV, de BB de outu*ro de FHHF. <ar-grafo )nico. + sujeio dos entes referidos no inciso #" 5s normas arquivsticas do $O!+.8 constar- dos $ontratos de Sesto com o <oder <)*lico. +rt. FV. js pessoas fsicas e jurdicas mencionadas no art. FG compete a responsa*ilidade pela preservao adequada dos documentos produ idos e rece*idos no e9erccio de atividades p)*licas. +rt. FP. Os documentos p)*licos de valor permanente, que integram o acervo arquivstico das empresas em processo de desestati ao, parcial ou total, sero recolhidos a institui,es arquivsticas p)*licas, na sua esfera de compet2ncia. N Fo O recolhimento de que trata este artigo constituir- cl-usula especfica de edital nos processos de desestati ao. N Bo <ara efeito do disposto neste artigo, as empresas, antes de concludo o processo de desestati ao, providenciaro, em conformidade com as normas arquivsticas emanadas do $O!+.8, a identificao, classificao e avaliao do acervo arquivstico. N Lo Os documentos de valor permanente podero ficar so* a guarda das empresas mencionadas no N B o, enquanto necess-rios ao desempenho de suas atividades, conforme disposto em instruo e9pedida pelo $O!+.8. N Mo Os documentos de que trata o caput so inalien-veis e no so sujeitos a usucapio, nos termos do art. FO da Dei no E.FGH, de FHHF. N Go + utili ao e o recolhimento dos documentos p)*licos de valor permanente que integram o acervo arquivstico das empresas p)*licas e das sociedades de economia mista j- desestati adas o*edecero 5s instru,es do $O!+.8 so*re a matria. $aptulo #"
51
1+ SE;7UO 1E 1O$A&E!7O; 1+ +1&#!#;7.+TUO <c?D#$+ /E1E.+D ;eo , /as Comiss"es Permanentes de Avaliao de /ocumentos +rt. FE. Em cada rgo e entidade da +dministrao <)*lica /ederal ser- constituda comisso permanente de avaliao de documentos, que ter- a responsa*ilidade de orientar e reali ar o processo de an-lise, avaliao e seleo da documentao produ ida e acumulada no seu 0m*ito de atuao, tendo em vista a identificao dos documentos para guarda permanente e a eliminao dos destitudos de valor. N Fo Os documentos relativos 5s atividades-meio sero analisados, avaliados e selecionados pelas $omiss,es <ermanentes de +valiao de 1ocumentos dos rgos e das entidades geradores dos arquivos, o*edecendo aos pra os esta*elecidos em ta*ela de temporalidade e destinao e9pedida pelo $O!+.8. N Bo Os documentos relativos 5s atividades-meio no constantes da ta*ela referida no N F o sero su*metidos 5s $omiss,es <ermanentes de +valiao de 1ocumentos dos rgos e das entidades geradores dos arquivos, que esta*elecero os pra os de guarda e destinao da decorrentes, a serem aprovados pelo +rquivo !acional. N Lo Os documentos relativos 5s atividades-fim sero avaliados e selecionados pelos rgos ou entidades geradores dos arquivos, em conformidade com as ta*elas de temporalidade e destinao, ela*oradas pelas $omiss,es mencionadas no ca( put, aprovadas pelo +rquivo !acional. ;eo ,, /a #ntrada de /ocumentos Arquiv!sticos Pblicos no Arquivo )acional +rt. FH. Os documentos arquivsticos p)*licos de 0m*ito federal, ao serem transferidos ou recolhidos ao +rquivo !acional, devero estar avaliados, organi ados, higieni ados e acondicionados, *em como acompanhados de instrumento descritivo que permita sua identificao e controle. <ar-grafo )nico. +s atividades tcnicas referidas no caput, que precedem 5 transfer2ncia ou ao recolhimento de documentos, sero implementadas e custeadas pelos rgos e entidades geradores dos arquivos. +rt. BO. O &inistrio do <lanejamento, Oramento e Sesto dever-, to logo sejam nomeados os inventariantes, liquidantes ou administradores de acervos para os rgos e entidades e9tintos, solicitar 5 $asa $ivil da <resid2ncia da .ep)*lica a assist2ncia tcnica do +rquivo !acional para a orientao necess-ria 5 preservao e 5 destinao do patrimRnio documental acumulado, nos termos do N Bo do art. Po da Dei no E.FGH, de FHHF. +rt. BF. + $asa $ivil da <resid2ncia da .ep)*lica, mediante proposta do +rquivo !acional, *ai9ar- instruo detalhando os procedimentos a serem o*servados pelos rgos e entidades da +dministrao <)*lica /ederal, para a plena consecuo das medidas constantes desta ;eo. $aptulo " 1+ 1E$D+.+TUO 1E #!7E.E;;E <c?D#$O E ;O$#+D 1E +.8A#"O; <.#"+1O; +rt. BB. Os arquivos privados de pessoas fsicas ou jurdicas que contenham documentos relevantes para a histria, a cultura e o desenvolvimento nacional podem ser declarados de interesse p)*lico e social por decreto do <residente da .ep)*lica.
57
N Fo + declarao de interesse p)*lico e social de que trata este artigo no implica a transfer2ncia do respectivo acervo para guarda em instituio arquivstica p)*lica, nem e9clui a responsa*ilidade por parte de seus detentores pela guarda e a preservao do acervo. N Bo ;o automaticamente considerados documentos privados de interesse p)*lico e social3 # - os arquivos e documentos privados tom*ados pelo <oder <)*lico4 ## - os arquivos presidenciais, de acordo com o art. Lo da Dei no E.LHM, de LO de de em*ro de FHHF4 ### - os registros civis de arquivos de entidades religiosas produ idos anteriormente 5 vig2ncia da Dei no L.OPF, de Fo de janeiro de FHFV, de acordo com o art. FV da Dei no E.FGH, de FHHF. +rt. BL. O $O!+.8, por iniciativa prpria ou mediante provocao, encaminhar- solicitao, acompanhada de parecer, ao $hefe da $asa $ivil da <resid2ncia da .ep)*lica, com vistas 5 declarao de interesse p)*lico e social de arquivos privados pelo <residente da .ep)*lica. N Fo O parecer ser- instrudo com avaliao tcnica procedida por comisso especialmente constituda pelo $O!+.8. N Bo + avaliao referida no N Fo ser- homologada pelo <residente do $O!+.8. N Lo 1a deciso homologatria ca*er- recurso das partes afetadas ao $hefe da $asa $ivil da <resid2ncia da .ep)*lica, na forma prevista na Dei no H.PEM, de BH de janeiro de FHHH. +rt. BM. O propriet-rio ou detentor de arquivo privado declarado de interesse p)*lico e social dever- comunicar previamente ao $O!+.8 a transfer2ncia do local de guarda do arquivo ou de quaisquer de seus documentos, dentro do territrio nacional. +rt. BG. + alienao de arquivos privados declarados de interesse p)*lico e social deve ser precedida de notificao 5 Anio, titular do direito de prefer2ncia, para que manifeste, no pra o m-9imo de sessenta dias, interesse na aquisio, na forma do par-grafo )nico do art. FL da Dei no E.FGH, de FHHF. +rt. BV. Os propriet-rios ou detentores de arquivos privados declarados de interesse p)*lico e social devem manter preservados os acervos so* sua custdia, ficando sujeito 5 responsa*ilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente. +rt. BP. Os propriet-rios ou detentores de arquivos privados declarados de interesse p)*lico e social podero firmar acordos ou ajustes com o $O!+.8 ou com outras institui,es, o*jetivando o apoio para o desenvolvimento de atividades relacionadas 5 organi ao, preservao e divulgao do acervo. +rt. BE. + perda acidental, total ou parcial, de arquivos privados declarados de interesse p)*lico e social ou de quaisquer de seus documentos dever- ser comunicada ao $O!+.8, por seus propriet-rios ou detentores. $aptulo "# 1#;<O;#TdE; /#!+#; E 7.+!;#7k.#+; +rt. BH. Este 1ecreto aplica-se tam*m aos documentos eletrRnicos, nos termos da lei. +rt. LO. O $hefe da $asa $ivil da <resid2ncia da .ep)*lica *ai9ar- instru,es complementares 5 e9ecuo deste 1ecreto.
59
+rt. LF. /ica delegada compet2ncia ao $hefe da $asa $ivil da <resid2ncia da .ep)*lica, permitida a su*delegao, para designar os mem*ros do $O!+.8 de que trata o N Lo do art. Lo. +rt. LB. Este 1ecreto entra em vigor na data de sua pu*licao. +rt. LL. /icam revogados os 1ecretos nos F.FPL, de BH de junho de FHHM , F.MVF, de BG de a*ril de FHHG, B.FEB, de BO de maro de FHHP, e B.HMB, de FE de janeiro de FHHH. ?raslia, L de janeiro de BOOB4 FEFo da #ndepend2ncia e FFMo da .ep)*lica. /E.!+!1O KE!.#8AE $+.1O;O "ilvano 1ianni
5E
A)$ndi"e I
/eis e De"retos 5.
DEI (H F.A@@) DE E DE -AI" DE 1BJE. .egula a microfilmagem de documentos oficiais e d- outras provid2ncias. 9 P7#;,/#)-# /A 7#P[A2,CA , fao sa*er que o $O!S.E;;O !+$#O!+D decreta e eu sanciono a seguinte Dei3 +rt FC Q autori ada, em todo o territrio nacional, a microfilmagem de documentos particulares e oficiais arquivados, 2stes de rgos federais, estaduais e municipais. N FC Os microfilmes de que trata esta Dei, assim como as certid,es, os traslados e as cpias fotogr-ficas o*tidas diretamente dos filmes produ iro os mesmos efeitos legais dos documentos originais em ju o ou fora d2le. N BC Os documentos microfilmados podero, a critrio da autoridade competente, ser eliminados por incinerao, destruio mec0nica ou por outro processo adequado que assegure a sua desintegrao. N LC + incinerao dos documentos microfilmados ou sua transfer2ncia para outro local far-se-- mediante lavratura de t2rmo, por autoridade competente, em livro prprio. N MC Os filmes negativos resultantes de microfilmagem ficaro arquivados na repartio detentora do arquivo, vedada sua sada so* qualquer prete9to. N GC + eliminao ou transfer2ncia para outro local dos documentos microfilmados far-se-- mediante lavratura de t2rmo em livro prprio pela autoridade competente. N VC Os originais dos documentos ainda em tr0nsito, microfilmados no podero ser eliminados antes de seu arquivamento. N PC 8uando houver conveni2ncia, ou por medida de segurana, podero e9cepcionalmente ser microfilmados documentos ainda no arquivados, desde que autori ados por autoridade competente. +rt BC Os documentos de valor histrico no devero ser eliminados, podendo ser arquivados em local diverso da repartio detentora dos mesmos. +rt LC O <oder E9ecutivo regulamentar-, no pra o de HO %noventa' dias, a presente Dei, indicando as autoridades competentes, nas esferas federais, estaduais e municipais para a autenticao de traslados e certid,es origin-rias de microfilmagem de documentos oficiais. N FC O decreto de regulamentao determinar-, igualmente, quais os cartrios e rgos p)*licos capacitados para efetuarem a microfilmagem de documentos particulares, *em como os requisitos que a microfilmagem reali ada por aqueles cartrios e rgos p)*licos devem preencher para serem autenticados, a fim de produ irem efeitos jurdicos, em ju o ou fora dele, quer os microfilmes, quer os seus traslados e certid,es origin-rias. N BC <rescrever- tam*m o decreto as condi,es que os cartrios competentes tero de cumprir para a autenticao de microfilmes reali ados por particulares, para produ ir efeitos jurdicos contra terceiros. +rt MC Q dispens-vel o reconhecimento da firma da autoridade que autenticar os documentos oficiais arquivados, para efeito de microfilmagem e os traslados e certid,es originais de microfilmes. +rt GC Esta lei entra em vigor na data de sua pu*licao. +rt VC .evogam-se as disposi,es em contr-rio.
55
?raslia, E de maio de FHVE4 FMPC da #ndepend2ncia e EOC da .ep)*lica. +. $O;7+ E ;#D"+ 2u(s Ant3nio da 1ama e "ilva
56
A)$ndi"e I
/eis e De"retos
'E$"DKLM" (H > (/irio 9ficial da Knio1 de 3G de outubro de5VVH) C9);#2.9 )AC,9)A2 /# A7]K,<9; /isp"e sobre as medidas a serem observadas na transfer*ncia ou no recol'imento de acervos documentais para ins( titui"es arquiv!sticas pblicas6 O <.E;#1E!7E 1O $O!;EDKO !+$#O!+D 1E +.8A#"O; - $O!+.8, no uso de suas atri*ui,es previstas no item "##, do art. FP, de seu .egimento #nterno, de conformidade com deli*erao do <len-rio, em BP de setem*ro de FHHG e $onsiderando a import0ncia da preservao dos acervos produ idos pela administrao p)*lica como instrumento de prova e informao so*re suas atividades para as administra,es e gera,es futuras4 $onsiderando a necessidade de orientar os rgos e entidades integrantes do ;istema !acional de +rquivos - ;#!+. em relao 5 transfer2ncia ou ao recolhimento de seus acervos para institui,es arquivsticas p)*licas, cumprida sua finalidade administrativa nos arquivos correntes4 $onsiderando que a transfer2ncia e o recolhimento de acervos, corretamente operacionali ados, so fundamentais para garantir melhores condi,es de guarda e preservao dos documentos, *em como para torn--los rapidamente disponveis aos usu-rios, 7#;92<#3 Art6 5S - Os acervos documentais a serem transferidos ou recolhidos 5s institui,es arquivsticas p)*licas, pelos rgos e entidades do <oder <)*lico, devero estar organi ados, avaliados, higieni ados, acondicionados e acompanhados de instru mento descritivo que permita sua identificao e controle. Z 5S - $onsidera-se transfer2ncia a passagem de documentos de um arquivo corrente para o arquivo intermedi-rio, onde aguardaro sua destinao final3 eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Z 3S - $onsidera-se recolhimento a entrada de documentos para guarda permanente em institui,es arquivsticas p)*licas. Art6 3S - O instrumento descritivo mencionado no +rt. FC dever- conter os seguintes dados3 rgo de proced2ncia %respons- vel pela transfer2ncia ou recolhimento'4 rgo de proveni2ncia %respons-vel pela produo e acumulao do acervo'4 tipo e n)mero das em*alagens utili adas no transporte %containers, cai9as, pacotes'4 tipo e n)mero das unidades de acondiciona mento4 descrio do conte)do, indicando, entre outras informa,es, o g2nero dos documentos %te9tual, iconogr-fico, audiovisual, cartogr-fico, inform-tico'4 e datas-limite dos documentos. <ar-grafo )nico - O instrumento descritivo dever- conter data e assinatura do respons-vel pelo rgo que procede a transfer2ncia ou o recolhimento. Art6 8S - +s institui,es arquivsticas p)*licas devero *ai9ar instru,es normativas so*re a matria, no seu 0m*ito de atua o. (+#&E +!7A!E; 1+ ;#D"+ +.8A#"O !+$#O!+D
5*
A)$ndi"e I
/eis e De"retos
A7]K,<9 )AC,9)A2 C9);#2.9 )AC,9)A2 /# A7]K,<9; 'E$"DKLM" (H 1I) DE J DE DENE-O'" DE 1BBB /isp"e sobre a adoo de s!mbolos ,;9 nas sinal0ticas a serem utilizadas no processo de microfilmagem de docu( mentos arquiv!sticos6 O <.E;#1E!7E 1O $O!;EDKO !+$#O!+D 1E +.8A#"O; - $O!+.8, no uso de suas atri*ui,es previstas no item #:, do art.FE, de seu .egimento #nterno, de conformidade com deli*erao do <len-rio, em sua FGl reunio ordin-ria reali ada no dia V de de em*ro de FHHH e, $onsiderando os dispositivos da Dei nC G.MLL, de E de maio de FHVE, regulamentada pelo 1ecreto nC F.PHH, de LO de janeiro de FHHV e da <ortaria &( nC GE, de BO de junho de FHHV, que tratam da microfilmagem de documentos arquivsticos4 $onsiderando os resultados da $omisso Especial criada pela <ortaria $O!+.8 nC LO, de BB de fevereiro de FHHH, com a fi nalidade de adequar os sm*olos de normas #;O de sinalticas tcnicas 5 microfilmagem de documentos arquivsticos4 $onsiderando a necessidade de que a microfilmagem dos documentos arquivsticos seja reali ada dentro dos padr,es e nor mas internacionais, resolve3 Art6 5S +dotar, no processo de microfilmagem de documentos arquivsticos, sm*olos constantes da #;O HEPEIFHHO, ane9o F, e o roteiro de sinalticas, ane9o B. Art6 3S Esta .esoluo entra em vigor na data de sua pu*licao. @A,:# A)-K)#; /A ;,2<A %1i-rio Oficial da Anio de BB de de em*ro de FHHH. ;eo #, pg. BOB' %;ESAE +!E:O; F E B' %$lique nas figuras para v2-las maior'
5.
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8e"ol3imento 4 a transfer$n"ia de do"umentos )ara o arquivo de "ust<dia.

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