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SISTEMA INTEGRADO DE ADMINISTRACIN EMPRESARIAL Y GUBERNAMENTAL MODULO GUBERNAMENTAL LOGSTICA

Manual de Uso

Sistema Integrado de Administracin Empresarial y Gubernamental SIADEG - 2002-2012

Sistema Gerencial
Mdulo Gubernamental

MANUAL DE USO REQUERIMIENTOS


Diseado y elaborado por: Esp. Ing. Sistemas No Ccapa Mamani.

Cusco Per - 2012


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SISTEMA INTEGRADO DE ADMINISTRACIN EMPRESARIAL Y GUBERNAMENTAL - SIADEG

CONTENIDO
CAPITULO I
1. INGRESO AL SISTEMA 1.1. 1.2. 1.3. Ingreso al Sistema Gerencial Pantalla Principal Ventanas de Uso General 1.3.1. 1.3.2. 1.3.3. 1.3.4. Ventana Multiseleccin Ventana de Registro de Productos Ventana de Registro de Trabajadores o Personal de la Entidad Generar Formatos 01 01 01 02 02 04 06 07

CAPITULO II
2. HOJA DE REQUERIMIENTO 2.1. 2.2. Contenido Registro de Requerimiento Reporte de Requerimiento 09 09 14 16

TRUCOS O ACCESOS DIRECTOS EN EL USO DEL SISTEMA El sistema cuenta con teclas Nemotcnicas que estn en todos los paneles, asimismo cuenta con teclados abreviados que se muestran en cada uno de los mens principales Ej. Existen palabras como Usuario, Empresa, en este Caso vemos que la U y p se encuentran subrayadas, a estos se puede acceder directamente haciendo la combinacin de teclas (Alt + Letra Subrayada) (Alt+U), (Alt+p), no interesa si se presiona en maysculas o minsculas. Existen tambin teclas que se muestran en los Mens como: (F7), (Ctrl+E), (F9), etc., estos se activan simplemente haciendo la combinacin de teclas que indica. (Ej. Si desea Cambiar una Empresa a otra precione solo Ctrl.+E; si desea generar un Backup precione F9, etc.)

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CAPITULO 1
1. 1.1. INGRESO AL SISTEMA Ingreso al Sistema Gerencial

Haga doble clic en el cono el Men Inicio.

del Sistema Gerencial que est en el Escritorio o en

Escriba el N de su DNI luego presione la tecla Enter y escriba su contrasea, Presione nuevamente la tecla enter para Ingresar o haga clic en el botn Ingresar.

1.2.

PGINA PRINCIPAL Men Principal

Barra de Herramientas

Calendario

Usuario

RUC

Razn Social

Periodo Activo

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Se debe tener en cuenta los datos que aparecen en inferior de la pantalla que muestra el RUC, Razn Social y el periodo con la cual estamos trabajando y principalmente debe verificar el Periodo o AO con la cual se est trabajando.

1.3. 1.3.1.

VENTANAS COMUNES VENTANA MULTISELECCIN.- Se muestra esta ventana cada vez que haga una Bsqueda de Registros, para el presente ejemplo muestra la relacin de requerimientos.

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(1) (Check) Mostrar.- Indica la cantidad de Registros que se va a mostrar; Ej. en este caso solo mostrar un mximo de 100 registros, puede Ud. Modificar para que muestre la cantidad de Registros que desee. Esta Opcin Funcionar solamente cuando est Activado, si est desactiva mostrar la cantidad total de Registros existentes, esto puede hacer que la bsqueda sea muy lenta dependiendo de la cantidad de registros que contenga. (2) (Check) Buscar al Escribir.- Esta opcin optimiza la bsqueda cuando est Activado. Si est Activado, al momento de presionar una tecla en el casillero de bsqueda se mostrar inmediatamente todos los registros que contienen dicho carcter.

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Si est desactivado, mostrar los registro que contenga las palabras escritas en el casillero de bsqueda luego de presionar Enter,

Se recomienda que est desactivado si tiene mayor de 10,000 registros para optimizar la bsqueda.

(3) Buscar por:.- Es importante verificar este Criterio de bsqueda, ya que indica el nombre de la columna donde se va a realizar la bsqueda, (4) Casillero de Bsqueda.- En este casillero se escribe la palabra que desea buscar, no interesa si es en mayscula o minscula, ya que el sistema siempre har bsqueda en maysculas, presione Enter para que el cursor pase a los registros encontrados. En el ejemplo indica que debe escribir en casillero de bsqueda el Cdigo de Requerimiento por ejemplo: 0028, esto har que encuentre todos los Registros que contengan el N 0028 sin importar las dependencias a los cuales corresponda. Si desea optimizar la bsqueda para una determinada dependencia y un nmero de requerimiento exacto debe realizar de la siguiente forma, si el Registro que esta buscando es RQ2720120028, es recomendable escribir en el casillero de bsqueda 27 0028). Para optimizar la bsqueda no olvide de escribir las palabras poco comunes en el registro, eso quiere decir que debe escribir palabras que no se repitan demasiado. No olvide que si el Check Buscar al Escribir esta activado el sistema mostrar de inmediato los registros que contengan la palabra escriba. En caso de que estuviera desactivado el Check Buscar al Escribir deber presionar Enter para que realice la bsqueda. (5) Muestra la cantidad total de Registros que se estn mostrando actualmente. (6) Muestra los Registros que contiene esta ventana, una vez seleccionado un registro presione Enter o haga clic en el botn Ok para confirmar su seleccin. Si hace clic en Salir no se seleccionar nada.

(7) Botn Excel.- Este Botn guardar los registros en formato plano y lo abre inmediatamente en la Hoja de Clculo de Microsoft Excel.

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1.3.2.

VENTANA DE REGISTRO DE PRODUCTOS.- En esta ventana se deber de registrar todos los productos de bienes y servicios que sean necesarias, se debe aclara que una vez utilizado el producto registrado en algn registro ya no podr realizar cambios en dicho producto para no alterar otros registros utilizados.

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(01) Check.- Esta opcin es de uso automtico, Si esta activado indica que est modificando el registro Si est desactivado el sistema generar un nuevo cdigo al producto que se registra en momento de hacer clic en el botn Guardar. (02) Tipo de Registro.- Debe seleccionar el tipo de registro que se realiza, existen dos tipo de registro BB para registro de bienes. SS para registro de Servicios.

(03) N Correlativo de Producto.- En este casillero se muestra el nmero correlativo de producto, si desea modificar algn producto escriba el cdigo de producto presione la tecla F1 para buscar el producto a modificar. (04) Cdigo de Producto.- Aqu se muestra el cdigo de producto con el cual se est registrando (05) Descripcin de Producto.- En este casillero debe registrar la descripcin del producto con todas sus caractersticas tcnicas precisas y resumidas. Este casillero es muy importante en vista de que una vez utilizado en algn registro ya no podr corregirlo, por lo que deber registrar con todas sus caractersticas tcnicas exactas. (Ej. No es correcto registrar descripciones como CEMENTO, CALAMINA o AGREGADOS, debera registrarlo como: CEMENTO PORTLAND TIPO IP X 42.5 KLS, - CALAMINA DE

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1.80 M. X 0.70 M. X 0.25ML, - PIEDRA CHANCADA DE A 3/4", ARENA FINA DE RIO, ETC ), si se requiere poner por cajas o paquetes, deber especificar cul es la cantidad que viene en cada caja o paquete, (Ej. PAPEL BOND 75 GR. T: A-4 COLOR BLANCO (X 500 UNDS), su unidad de medida ser PAQUETEx500). (06) Unidad de Medida.- En este casillero deber seleccionar o escribir la Unidad de medida del Producto Se recomienda que debe ser siempre la mnima unidad de salida, esto quiere decir que sera incorrecto poner docenas, cajas, millares, etc., y se va a distribuir por unidades, en este caso la Unidad de medida debera ser UNIDAD. (07) Precio Unitario.- En este casillero deber registrar el precio unitario del producto que se est registrando, en caso de que no tuviera dicha informacin deber dejar con precio cero. (08) Otros.- Este casillero es opcional su registro. (09) Detalle de Registros.- Muestra los primeros 100 registros las que puede seleccionar uno de ellos, presionar ENTER y modificar el registro.. (10) Herramienta de Botones.- Permite crear nuevo Registro, Guardar Registro, borrar registros que no han sido utilizados an y salir de la ventana.

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1.3.3.

VENTANA DE REGISTRO DE TRABAJADORES O PERSONAL DE LA ENTIDAD.- En este panel, Ud. Deber Registrar a los trabajadores de la Entidad, ya sea Nombrados, Contratados o Externos quienes tengan que realizar Requerimientos o Reportes.

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(1) Registre el N de DNI de la persona a quien se va a registrar. Tecla F1: En este casillero sirve para Buscar Trabajadores Registrados, tambin es equivalente si presiona Enter cuando el casillero est vacio

El criterio de bsqueda permite seleccionar la columna por el cual se va a realizar la bsqueda en el Panel de Seleccin. Tecla F2: Sirve para Buscar Registros de la Base de datos principal de Clientes y/o Proveedores.
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Tecla F12: Sirve para Registrar en la Base de Datos Principal de Clientes Proveedores.

(2) Ingrese el Apellido Paterno, Materno y los Nombres en cada Casillero, es necesario Presionar Enter en el Casillero del segundo Nombre para que se genere la Razn Social, (3) Se visualiza el Nombre completo del Trabajador. (4) Registre el Cargo que desempea y la Oficina donde labora. El Cargo es necesario porque permite jalar la informacin para realizar los requerimientos.

1.3.4.

GENERAR FORMATOS.- Esta ventana permite personalizar el formato de Impresin en papeles Pre-Impresos.

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(01) Nombre del Formato.- Presione la tecla F1 para seleccionar el formato que desea Modificar, Si se selecciona el Primer formato BASICO, debe hacer clic en el botn Abrir (2) y luego cambiar de nombre de formato para guardar como otro modelo. (02) Abrir.- Este botn permite Abrir los datos del formato seleccionado.
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(03) Pos/Arriba.- En esta columna se registra la posicin desde Arriba hacia debajo de cada panel registrada; Existen cinco paneles en cada formato que estn con los nombres de (MARGEN SUPERIOR, ALTURA ENCABEZADO, ALTURA DATOS GENERALES, ALTURA DETALLE Y ALTURA PARTE INFERIOR), estos paneles nicamente se registran posiciones desde la parte superior por lo que siempre tendrn valores de cero en la columna de Pos/Izquierda. (04) Pos/Izquierda.- En esta columna se registra la posicin desde el margen Izquierdo de la Hoja hacia la derecha. Si se selecciona el Primer formato BSICO, debe hacer clic en el botn Abrir (2) y luego cambiar de nombre de formato para guardar como otro modelo. Si se selecciona el Primer formato BSICO, debe hacer clic en el botn Abrir (2) y luego cambiar de nombre de formato para guardar como otro modelo. (05) Guardar.- Luego de realizar las modificaciones de las posiciones de cada texto, debe guardar con este botn. (06) Borrar.- Este botn permite borrar el formato que est abierto. (07) Salir.- Botn que permite salir de la ventana actual.

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CAPITULO II 2. HOJA DE REQUERIMIENTO


En la Ventana Principal del Sistema Gerencial haga clic sobre la Pestaa Requerimiento, luego haga clic en el Botn Requerimientos.

2.1.

Registro de Requerimiento.- En esta venta se detalla el registro de requerimientos. Se debe aclara que en todos los casilleros deben presionar ENTER para pasar al siguiente casillero, esto facilita el rpido registro y uso del Sistema.

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18 19 20 21 22 (1) Dependencia.- En este casillero se registra el cdigo de Dependencia u Oficina desde la cual est realizando su requerimiento. Cada dependencia solicitante tiene su propio control correlativo de Requerimientos. 23

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Presione la Tecla F1 para realizar la bsqueda correspondiente por cualquiera de los criterios en el Panel de Seleccin.

El Criterio 2 = Descripcin es la mejor opcin para realizar la bsqueda, por eso el sistema muestra automticamente este criterio para realizar la bsqueda. Ej.

(2) Nro de Requerimiento.- Este casillero es por lo general de carcter automtico, se genera el ltimo numero libre que corresponde a la dependencia. Si desea abrir un requerimiento ya registrado, Ud. deber escribir el nmero de Requerimiento luego presionar Enter para que se visualice su contenido. Si no conoce el numero de Requerimiento que desea visualizar, Ud. Deber presionar la Tecla F1 que mostrar los criterios de bsqueda mediante lo s cuales puede seleccionar en la Ventana de Multiseleccin. En Check que est en la parte superior de este casillero estar desactivado si el Registro es nuevo y se activar automticamente si el registro se encuentra en modo de Modificacin o Edicin. Cuando se escriba nmeros de requerimiento reserva dos o libres el sistema mostrar un mensaje preguntando si ese registro que intenta generar es una Regularizacin, si acepta el registro de regularizacin se desactivar automticamente el Check siguiente de Autogenerar (3) Check Autogenerar.- Este Check debe estar activado siempre para que no tenga problemas de duplicidad al momento de guardar el Registro. Las posibles duplicidades se dan cuando varios usuarios de una misma dependencia realizan su requerimiento simultneamente. Si este Check est activado no tendr ningn problema ya que el Sistema genera r nuevo nmero para cada uno de los requerimientos que se estn generando simultneamente dependiendo quien guarde primero. Si este Check est Desactivado el Sistema guardar de todas maneras el nmero de requerimiento que se muestra en el casillero anterior (2), esto puede ser til cuando ese nmero sea una regularizacin o registro de un nmero reservado o libre. (4) Fecha.- Cada vez que genere un nuevo registro este casillero tendr la fecha actual del sistema, por lo que se recomienda tener actualizado la fecha de su computador, esto no impide que pueda realizar registros con fechas anteriores o modificaciones. (5) Secuencia Funcional.- Si conoce el N de Secuencia Funcional (SIAF) escriba directamente, si no conoce el nmero de Sec. Fun. Presione la tecla F1 y realice la bsqueda en la Ventana de

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Multiseleccin De acuerdo al criterio de bsqueda que seleccione convenientemente. (6) Sub Secuencia.- Este casillero es de uso exclusivo de Entidades que tienen implementado el Registro de Sub Secuencias, Las Sub Secuencias son Registros que se pueden personalizar para cada ACTIVIDAD (Ej. Dentro de Gestin Administrativa se puede realizar Sub Secuencias de todas las oficinas administrativas a quienes se les asigna tambin su techo presupuestal personalizado, en caso de Actividades de Mantenimiento de Infraestructura o vas, tambin se puede personalizar cada trabajo que se ejecuta). Si conoce el nmero de Sub Secuencia escriba directamente. Si no conoce su Sub Secuencia presione la tecla F1, seleccione el criterio correspondiente y busque en la Ventana de Multiseleccin. Si an no tiene sub Secuencia debe solicitar a la Oficina de Presupuesto para que le asigne una Sub Secuencia (7) Cuenta Corriente.- Presione la tecla (F1) para buscar la Cuenta Corriente asociado con el Rubro y la Fuente de Financiamiento con la cual est presupuestado la Secuencia Funcional, este casillero muestra nicamente las Cuentas Corrientes asociadas a la Secuencia funcional seleccionado en el casillero (6). (8) DNI - Solicitante.- Ingrese en N de DNI del Solicitante de la dependencia, para casos de Obras por lo general se ingresa el DNI del Ingeniero Residente de Obra. Presione la tecla (F1) para buscar los DNIs de todos los trabajadores registrados. Presione la tecla (F12) para Crear o Modificar el Registro de Trabajadores de la Entidad. Si al presionar Enter en este casillero no aparece su cargo en el siguiente casillero, debe modificar y Registrar su cargo correspondiente del trabajador presionando la tecla F12. (9) Cargo.- Este casillero se registra en forma automtica a l presionar enter en el casillero (8), en caso de que no corresponda al cargo o condicin del solicitante puede modificar en forma manual. (10) DNI Entregar A: .- Ingrese en N de DNI de la persona quien va a recibir los bienes requeridos de Almacn Central una vez que hayan sido adquiridos. Presione la tecla (F1) para buscar los DNIs del personal autorizado para recepcionar los bienes. Presione la tecla (F12) para Crear o Modificar el Registro del personal que recepcionar los bienes.

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Se debe aclara tambin que este N de DNI ser la que aparezca como Recepcionante en la PECOSA.

(11) Detalle de Requerimiento.- En este casillero se debe registrar un resumen breve acerca del los bienes que se estn requiriendo. Tener en cuenta que este detalle aparecer en todo s los reportes de logsticas

hasta almacn, por lo que conviene que sea preciso el resumen. (12) Adquisicin / Contratacin .- Esta opcin se activa cuando el requerimiento que registra debe ser adquirido mediante una Orden de Compra o Servicio. (13) Pedido de Almacn.- Esta opcin se activa cuando el requerimiento debe ser atendido directamente de almacn Central equivale a una Nota de Pedido de Almacn. (14) Cdigo de Producto .- en este casillero se selecciona todos los productos del requerimiento uno por uno. Presione la tecla (F1) para abrir la Ventana de Multiseleccin y realizar la bsqueda de un producto determinado. Presione la tecla (F12) para abrir la Ventana de Productos y registra o modificar productos. El (Check) que est en la parte superior de este casillero es de uso automtico Si esta desactivado requerimiento. Si est Activado indica que est realizando la modificacin del registro sealado en el detalle del requerimiento. (15) Clasificador de Gasto.- Presione la tecla F1 para seleccionar el Clasificador de Ingreso Asociado a la Secuencia Funcional registrado, en caso no aparezca ningn clasificador de gasto, solicite a la Oficina de presupuesto realizar la sincronizacin con el SIAF o el registro manual de los clasificadores de gasto. (16) Cantidad.- Ingrese la cantidad requerida del producto seleccionado, (17) Precio Unitario.- En este casillero debe ingresar el Precio Unitario del producto que se requiere. Presione ENTER para guardar el producto actual. Se debe considerar que el precio unitario de los productos para casos de Obras se encuentra detallado en el Expediente tcnico del Proyecto. Para caso de gastos corrientes el sistema muestra precios unitarios referenciales, en caso que no fuera precios actualizados debe solicitar a la Unidad de Logstica dichos precios. indica que est ingresando un nuevo producto para el

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(18) Guardar Producto.- Este botn guarda el producto registrado, para simplificar el proceso de guardado presionar ENTER en el casillero anterior (17) esto equivale a hacer un clic en este botn. (19) Modificar Producto.- Este botn permite jalar los datos del registro seleccionado para realizar las modificaciones que sea necesario, para facilitar este proceso, seleccione un producto del detalle de productos (23) y presione ENTER. (20) Borrar producto.- Este botn permite borrar un registro del detalle (23) seleccionado. (21) Excel.- Este botn permite exportar al Microsoft Excel el detalle de los productos registrados en este requerimiento (23). (22) Cantidad de Registros.- Muestra la cantidad de Productos que se han registrado en el requerimiento. (23) Detalle de Productos.- Muestra los productos que se estn requiriendo. Si desea Modificar un registro, seleccione el Registro y presione Enter haga clic en el botn Modificar (19), realice las modificaciones necesarias hasta guardar el detalle (Enter en casillero P.U.). Si desea Borrar un Registro del Detalle, Seleccione el Registro, luego haga clic en el Botn Borrar Detalle (20). Si desea Exportar a Microsoft Excel el detalle del Requerimiento actual haga clic en el Botn Abrir XLS (21) (24) Botn Nuevo.- Este botn permite limpiar todos los casilleros y genera nuevo nmero de requerimiento. (25) Botn Guardar.- Este botn permite guardar las modificaciones realizadas en cualquier casillero de la parte superior del requerimiento u observaciones. (26) Botn Anular.- Este botn se utiliza cuando el requerimiento actual ya no es necesario su trmite, por lo que permite la Anulacin del N de Requerimiento el cual permite anular pero deja todo los datos de registro tal como se registraron. (27) Botn Borrar.- Este botn permite Liberar el N de requerimiento, por lo que el N Borrado quedar libre para poder utilizar otro registro de requerimiento con este mismo N. (28) Botn Reportes.- Este botn Activa la pestaa de (32) Reportes. (29) Botn Salir .- Este botn sale de la ventana de requerimiento. (30) Ejecucin Presupuestal.- Muestra el presupuesto asignado, el Gasto ejecutado y el saldo disponible a todo gasto.
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(31) Observaciones.- En este casillero grande ud. Deber detallar las condiciones que se debe tener para adquirir el requerimiento solicitado, Ej. Cronograma de entrega de bienes en caso de agregados, combustible, cemento y otros. Lugar de Entrega de los bienes Caractersticas especficas de los bienes (Ej. En cdigo de producto se puede haber seleccionado Alquiler de camioneta, por lo que en este casillero deber especificar el modelo, ao de Fab. Maquina seca o servida, incluye conductor o no, implementos de seguridad, soat, entre otras especificaciones) Para casos de servicios se debe Resumir los trminos de referencia y todo lo que facilite para la adquisicin del bien o servicio de forma rpida.

(32) REPORTES.- En esta venta veremos cmo se realiza el reporte de un requerimiento.

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(01) Cadena Funcional Detallada.- Si activa esta opcin el sistema imprimir los cdigos y la descripcin detallada de la Cadena Funcional Programtica con su respectivo nombre en forma detallada, si esta desactivado solo imprimir el resumen del la Cadena Programtica lo cual es recomendable.

(02) Imprimir Formato Completo.- Si esta activado esta opcin el Requerimiento se imprimir en formato completa, si esta desactivado le pedir un Modelo de impresin (04) para imprimir en Formato pre impreso.

(03) Clasificador y Precio Unitario de Referencia.- Si activa esta opcin y este expediente ya se encuentra con Orden de Compra, el sistema imprimir los Clasificadores, Precios Unitarios, precios Totales y seguimiento de trmite con la cual se ha adquirido; si deja desactivado o que an no tenga trmite alguno, mostrar el Requerimiento en forma normal.

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(04) Modelo de Requerimiento.- Si esta desactivado la opcin Formato Completo (03), debe seleccionar (F1) el modelo del formato Pre Impreso. Si an no tiene formatos deber crear el primer formato BSICO haciendo clic en el botn Generar. Se puede configurar varios formatos pre-impresos; para crear o modificar formatos presione la tecla F12. Para buscar formatos presione la tecla F1 y seleccione un formato establecido.

(05) N de Lneas.- Este casillero indica el nmero de lneas que tendr el formato de impresin, puede variar dependiendo del tipo de papel que se utilice.

(06) N de letras.- Este casillero registrar la cantidad de letras que tendr un registro (una fila), esto facilitar que se acomode al formato del ancho de columna que tenga el detalle del productos.

(07) Tipo de firmas.- Esta opcin se selecciona de forma automtica dependiendo del tipo de Proyecto Actividad que se visualiza, sin embargo puede seleccionar antes de presionar en el botn Preliminar.

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