ORDENANZA N 043/96 H.C.D.

VISTO: La necesidad de aplicar tcnicas modernas de archivologa a los efectos de la conservacin y ordenamiento de la documentacin Municipal; y CONSIDERANDO: Que la creacin de un Archivo Municipal tiende a conservar en forma racional la enorme cantidad de documentos que producen las distintas oficinas municipales. Que este ordenamiento evitar la prdida de tiempo que ocasiona la !"squeda de antecedentes y facilitar la informacin vera# en forma inmediata. Que es necesario adecuar este Archivo Municipal a la estructura org nica del Municipio. POR ELLO: EL HONORABLE CONCEJO DELIBERANTE DE LA MUNICIPALIDAD DE LA CIUDAD DE CHAJARI: sa !"# a $a %&'s' (' ORDENANZA CAPITULO ) * PRINCIPIOS +ENERALES: Artculo l$.% &L A'()*+, M-.*(*/AL 0& ()A1A'*2 que se instituye por la presente ,rdenan#a tiene por finalidad el procesamiento y la conservacin de la documentacin municipal para o!tener la m 3ima eficacia y eficiencia en el suministro de la informacin requerida por los distintos sectores de 4o!ierno Municipal. Artculo 5$6.% A los fines de esta ,rdenan#a2 se consideran 7documentos7 todo el material escrito2 gr fico2 8di!u9o2mapas2 planos2 etc.6 multigrafiados2 reproduccin de los mismos 8fotografas2 cliss2 microfilmes2 etc. 6 2 discos2 pelculas2 cintas magnticas y cualquier otro elemento que sea soporte de informacin2 que haya sido producido o reci!ido en funcin de las actividades municipales relacionados con su vida administrativa que haya sido. donado encargado en custodia y conservacin por particulares a esta Administracin. Artculo :$6.% Los documentos pertenecientes al A'()*+, M-.*(*/AL2 son patrimonio p"!lico.% La conservacin permanente2 as como los pla#os de retencin transitoria y la eliminacin de esos documentos ser n determinados por normas especiales fundadas en estudios cientficos y con dictamen favora!le de la (omisin Asesora del Archivo. Artculo ;$6.% Los documentos que de!an eliminarse2 de acuerdo a lo esta!lecido en el Artculo anterior2 podr n ser ena9enados; en ese caso se procedera previamente a su inutili#acin como documentos.% -na ve# autori#ada la destruccin venta incineracin2 se la!rar un acta donde de!er n descri!irse: constancia2 conformidades2 listado y toda otra documentacin que diera lugar al tr mite2 de!iendo ser cuidadosamente archivadas como constancia. CAPITULO )) * ESTRUCTURA: Artculo <$6. % (rase en el m!ito de la =&('&>A'*A 0& 4,?*&'., de esta Municipalidad de (ha9ar 2 el A'()*+, M-.*(*/AL 0& LA (*-0A0 0& ()A1A'*. Artculo @$6 .% &L A'()*+, M-.*(*/AL2 estar a cargo de un 1&A& 0& A'()*+,. % La persona que sea designada para dicho cargo de!er tener como mnimo =&*= 8@6 AB,= de antigCedad en la

administracin municipal y contar con conocimientos tcnicos en materia archivstica.% 0epender de la =&('&>A'*A 0& 4,?*&'.,2 D sus funciones ser n las siguientes: a6% /lanificar2 organi#ar2 dirigir2 coordinar y controlar todo el sistema archivstico municipal; !6% 0ictar con acuerdo de la (omisin Asesora del mismo las >a!las de =eleccin 0escarte de documentos2 fi9ando el perodo de duracin de las distintas series: E =eries de +alor /ermanente7 y 7=eries de +alor >ransitorio7; c6% /roponer las normas necesarias referentes a la produccin2 procesamiento y conservacin de los documentos: d6% Asesorar y dictaminar tcnicamente en los asuntos de su competencia: e6% /roponer la aceptacin de legados y donaciones de documentos con destino al Area )istrica del Archivo2 como as tam!in proponer la conservacin y/o custodia de documentos de particulares que tengan significacin para la historia de la ciudad: f6 % &la!orar anualmente un informe so!re las actividades desarrolladas: g6% Autori#ar el prstamo y la salida de documentos del Archivo. % Las autoridades que pueden solicitar la documentacin o!rante en el Archivo son: &l /residente Municipal2 los (once9ales2 los =ecretarios2 el Asesor Letrado2 los 0irectores y los 1efes de 0epartamentos. &l prstamo de la documentacin no podr e3ceder de los die# 8lF6 das corridos; en caso de requerirse por m s tiempo2 de!er renovarse e3presamente el prstamo. % Quedan e3ceptuados de esta disposicin el material que se encuentra en el Area )istrica.% .o se dar vista de la documentacin2 en caso de particulares que no 9ustifiquen su inters2 de estos no presenten su poder legal2 los letrados2 los patrocinantes que no estn autori#ados por el 1&A& 0& A'()*+,; h6% /rocurar la recuperacin de documentos municipales; i6% *ntervenir en los actos que importen transferencias de documentos de inters histrico municipal entre particulares. Artculo G$6.% &L A'()*+, M-.*(*/AL2 se estructurar con las siguientes =ecciones org nicas: a6% =eccin Archivo 4eneral; !6% =eccin Archivo *ntermedio; c6% =eccin Administracin de 0ocumentos y (entro de *nformacin Artculo H$6.% La =&((*,. A'()*+, 4&.&'AL2 tendr las siguiente funciones: a6% (onservar el material transferido para su custodia proveyendo los medios necesarios para mantenerlo en las me9ores condiciones y evitar su deterioro2 destruccin2 alteracin desaparicin; !6% Mantener actuali#ado el *nventario. c6% ,rdenar la documentacin de acuerdo con las normas archivsticas y de manera que me9or facilite su utili#acin2 respetando los principios de procedencia y de orden original. d6% 0escri!ir la documentacin confeccionando au3iliares de !"squeda m s adecuados a fin de facilitar el acceso a la informacin de manera intensiva y e3tensiva con la mayor rapide# posi!le; e6% /u!licar au3iliares de informacin de aquellos documentos que posean notorio valor para la investigacin; f6 %0ifundir el conocimiento de su acervo mediante conferencias2 e3posiciones2 pu!licaciones y cualquier otro medio tendiente a ese fin; g6%/romover2 estimular y facilitar investigaciones administrativas histricas y culturales en general2 mediante la utili#acin de su documentacin; h6% (ompletar y o!tener copia de los documentos histricos relacionados con la historia local que se encuentren en otros archivos e instituciones y entregarles a su ve# copia del material que posee y sea de inters para las mismas; i6% /roveer servicios de consulta2 reproduccin documental y e3pedir copia autenticada de la documentacin que custodia2 !a9o las normas que se dicten a tal efecto.

Artculo I$6.% LA =&((*,. A'()*+, 4&.&'AL2 reunir : a6 % Los documentos municipales declarados de conservacin permanente; !6% Mapas2 planos2 di!u9os2 croquis2 etc.2 referentes al Municipio; c6% >oda otra documentacin que por su car cter sea compati!le con las funciones del Archivo. Artculo JF$6. % La =eccin Archivo 4eneral tendr un A'&A )*=>,'*(A en la que se conservaran todos los documentos producidos por esta Municipalidad en el perodo comprendido entre JHHI 8creacin6 y JI;5 8ascenso a *ra. (ategora62 etapa en que la localidad se denomin sucesivamente 7+*LLA L*?&'>A07 D +*LLA ()A1A'*7. >am!in estar n conservados en la misma todos aquellos que los particulares donaren entregaren a la Municipalidad para su custodia. Artculo ll$6.%La documentacin que ingrese en esta rea no podr salir de ella2 ya que pasa a ser patrimonio histrico2 salvo los siguientes casos: el caso de particulares que2 cumplidos los pla#os acuerdos pactados2 quisieran retirar la documentacin que encargaren en custodia mediante 'esolucin del 0epartamento &9ecutivo con fines especficos y determinados2 la que estar de!idamente fundada. Artculo l5$6.%La consulta de los documentos del Area )istrica es li!re y gratuita y se podr reali#ar en la forma que determine la autoridad municipal. Artculo l:$6. % La =&((*,. A'()*+, *.>&'M&0*,: reunir los documentos que hayan perdido vigencia administrativa inmediata2 pero que de!en conservarse por un pla#o determinado hasta su eliminacin transferencia al Archivo 4eneral. Artculo l;$6 =on funciones de la =eccin Archivo *ntermedio: a6%(onservar el material en forma econmica pero garanti#ando siempre su !uen estado. !6%'equerir a las dependencias municipales la documentacin que reglamentariamente corresponda ser transferida. c6%&fectuar la eliminacin de aquellos documentos que determinen las normas esta!lecidas seg"n los artculos :$ y ;$. Artculo l<$6.% La documentacin que ingrese al Archivo ser entregada con la firma de un funcionario responsa!le de la dependencia que la trae y acompaKada de un *nventario de 'emisin por triplicado. -na copia quedar con la documentacin2 otra ser colocada en !i!lioratos en forma cronolgica y correlativa y la tercera quedar 2 previa firma de reci!o del Archivero2 para la oficina productora. Artculo l@$6.% La =&((*,. A0M*.*=>'A(*,. 0& 0,(-M&.>,=2 D (&.>', 0& *.A,'MA(*,.2 tendr las siguientes funciones: a6%&studiar la produccin de todos los documentos municipales para proponer la normali#acin y la racionali#acin de los mismos2 teniendo en cuenta sus potenciales valores de conservacin. !%6%*ntervenir en la creacin2 modificacin o supresin de formularios. c6%/roponer normas so!re tcnicas de archivos asi como de au3iliares descriptivos. d6%Asistir y facilitar la gestin de las distintas reas del 4o!ierno Municipal proporcionando a los usuarios informacin ver # y e3haustiva2 con rapid# y economa. e6%'eali#ar las operaciones documentales de seleccin2 registro2 an lisis2 !"squeda y difusin de la documentacin e informacin pertinente. Artculo lG$6.% La =eccin Administracin y (entro de *nformacin reunir :

a6%-n e9emplar de cada pu!licacin reali#ada oficialmente por cualquier organismo Municipal; !6 (opia de todos los documentos de congresos2 reuniones2 seminarios2 cursos2 actividades artsticas o culturales2 etc.2 organi#adas por la Municipalidad en los que participen las autoridades2 agentes2 o elencos de la misma. c6%Material !i!liogr fico de referencia y o!ras generales so!re las distintas materias de competencia municipal2 especialmente de derecho y legislacin2 revistas y pu!licaciones seriadas especiali#adas. d6%(oleccin de legislacin2 principalmente nacional y de la /rovincia de &ntre 'os. e6 L(ualquier otro material !i!liogr fico o sustitutivo de ste que2 por su car cter sea compati!le con las funciones de esta =eccin. CAPITULO III COMISION ASESORA Artculo lH$6. % (rase la (,M*=*,. A=&=,'A2 la que estar integrada de la siguiente manera: a6%&l 1&A& 0&L A'()*+, M-.*(*/AL2 quien la presidir ; !6%-n representante del ),.,'A?L& (,.(&1, 0&L*?&'A.>&; c6%La 0*'&(>,'A 0&L M-=&, '&4*,.AL 7(AM*LA Q-*',4A7; d6 &l (',.*=>A )*=>,'*(, 0& LA (*-0A0. Artculo JI$6.% Los Miem!ros de la (omisin Asesora actuar n con car cter Ad%)onorem y e9ercer n sus funciones mientras as lo considere el )onora!le (once9o 0eli!erante. Artculo 5F$6.% La (omisin Asesora se reunir a convocatoria del 0irector del Archivo cuando ste lo estime conveniente y como mnimo una ve# cada cuatrimestre. Artculo 5l$6 .% La (omisin Asesora solo podr sesionar en mayora. Las decisiones ser n v lidas con el voto de la mayora del total de sus Miem!ros. Artculo 55$6.% &sta (omisin tiene por funcin asesorar so!re los siguientes asuntos: a6 (asos previstos en el Art. :$ y su concordante2 Art. @$62 *nc. !62 de la presente ,rdenan#a. !6 >odo lo referido a la creacin y produccin documental; c6 Asesorar so!re los documentos que ingresar n al Area )istrica del Archivo; d6 %(ualquier otro tema que someta a su consideracin el &ncargado del Archivo. CAPITULO IV * PENALIDADES: Artculo 5:$6.% &l incumplimiento de las disposiciones so!re pla#os de retencin transitoria o de conservacin permanente de documentos2 la infraccin a normas de seguridad en cuanto a la conservacin2 la eliminacin de documentos sin la autori#acin correspondiente2 as como la sustraccin2 mutilacin o deterioro de documentos ser n consideradas faltas graves. Artculo 5;$6. % &l gasto emergente de la aplicacin de la presente ,rdenan#a2 ser ela!oracin /resupuestaria para el AB, JIIG. Artculo 5<$6. &lvese al 0epartamento &9ecutivo a sus efectos. Artculo 5@$M6. (omunquese2 regstrese2 pu!lquese2 archvese. 0ada en la =ala de =esiones del )onora!le (once9o 0eli!erante de la Municipalidad de la (iudad de (ha9ar a los trece das del mes de noviem!re de mil novecientos noventa y seis. previsto en la