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Modelo de Hoja de Trabajo para llevar el control histrico de los activos fijos en una empresa

En uno de nuestros editoriales anteriores (el cual incluso ha sido uno de los ms comentados por nuestros visitantes), hicimos incapi en la importancia que tiene para una organizacin el que su departamento contable est llevando, desde el comienzo de operaciones de la empresa , un correcto y completo control de los activos fijos que llegan a ser propiedad de tal organizacin a lo largo de los aos (haz click aqu para consultar el editorial antes aludido) De no llevar ese control, se pudieran presentar inconvenientes graves para la informacin contable tales como el seguir depreciando un activo que despues de una determinada fecha ya haba sido depreciado en su totalidad. Igualmente, sin el detalle sobre el valor neto de cada uno de los activos a una fecha dada, no sera posible determinar la respectiva utilidad o perdida que se produce cuando el mismo sea retirado o vendido En consecuencia, y sabiendo que en muchas ocasiones los encargados de llevar estos detalles sobre la historia de los activos fijos de una organizacin no cuentan con los famosos "modulos de activos fijos" que se pueden adquirir para llevar esa historia a travs de los programas sistematizados de contabilidad, es necesario que tal historia se pueda llevar aunque sea mediante hojas de trabajo en excell como la que aqu estamos proponiendo Para quienes deseen utilizar esta hoja de trabajo aplicndola a sus propios casos particulares, es necesario que tengan presente lo siguiente 1. La hoja de trabajo se elabora para que sirve de control historico a cada uno de los activos que la empresa llegue a tener desde el comienzo de sus operaciones (sin importar su monto) y hasta cuando el activo llegue a ser dado de baja (retirado) ya sea por que se venda o destruya

2. En la hoja de trabajo, la primera seccin recolectara las cifras CONTABLES con las cuales se explicaran los datos llevados hasta el Balance General en la parte de "Propiedad Planta y Equipo" al cierre de cada ao . Pero en la segunda seccin (Vease filas 177 en adelante), se llevara el control sobre las cifras FISCALES con las cuales son dedunciados los respectivos activos al cierre de cada ao en la declaracin de renta 3. Si nos fijamos en la primera seccin (Cifras contables), y en el caso de los 2 activos que se muestran como ejemplo para la categora "terrenos" se puede ver que gracias a la informacin que se recolecta para cada uno de ellos (informacin que se tendra que digitar manualmente conforme a lo que figure en los auxilires de la contabilidad o de lo que figure por ejemplo en otras hojas de trabajo que se realizan para calcular automticamente los ajustes por inflacin y los gastos por depreciacion), se logra tener la historia sobre cmo se va formando el valor del costo histrico de dicho activo al pasar de un ao a otro. Pero si nos fijamos en los otros dos activos usados como ejemplo en este misma primera seccin, pero en la categora "Maqunaria y Equipos", all vemos que con el diseo de la hoja de trabajo se logra ir recolectando la informacin tanto para el "costo histrico" como para su "depreciacin acumulada"

4. Como es claro que al intentar imprimir esta informacin sera muy dispendioso el imprimir todas las cifras que componen el detalle del "costo histrico" y el detalle de la "depreciacin acumulada", y sabiendo que con el tiempo pueden ser muchos los activos fijos que se acumulan en una misma empresa, es por eso que se puede aprovechar las ventajas que ofrece el excell y proceder entonces a "ocultar" las filas donde estaba contenido ese detalle de tal forma que solo queden visibles las filas donde se desplieguen los totales sobre el "costo histrico" y los totales sobre "depreciacin acumulada" al cierre de cada ao. Eso es precisamente lo que hicimos con el detalle de los activos que colocamos de ejemplo en la categora "Equipo de computacin y comunicacin" (Vease filas 132 en adelante).

5. Para lograr "ocultar" las filas con los detalles que no se necesiten revelar al momento de una impresin, lo que se debe hacer es "seleccionar" todas las filas respectivas con el botn izquierdo del mouse, y luego, con el botn contrario del mouse, se hace click sobre esas filas seleccionadas con lo cual aparece un men en el cual se encuentra la opcin "ocultar". Se hace clik con el botn izquierdo en dicha opcin, y con ello quedan ocultadas tales filas. Para volveras a "mostrar", lo que se hace en ese caso es seleccionar desde la fila anterior a aquella que compona la primera fila del rango de filas ocultas, y hasta llegar a la fila que siga despues de la ltima que compona el rango de filas ocultadas. Se hace click con el botn derecho del mouse, y en ese caso aparecer la opcin "mostrar". Al hacer click con el botn izquierdo del mouse en tal opcin se lograr que las filas que estaban ocultas puedan "mostrarse" de nuevo.

Empresa : EL EJEMPLO S.A. Nit : 890.567.999-0 I. INFORMACIN SOBRE LOS VALORES CONTABLES DE SUS ACTIVOS FIJOS Categora del Activo Cdigo de identificacin al interior de la empresa T-001 Descripcin del activo Datos por el ao terminado en dic 31 de 2003 Datos por el ao terminado en dic 31 de 2004 Datos por el ao terminado en dic 31 de 2005 Datos por el ao terminado en dic 31 de 2006

Terrenos

Lote en cali en la Calle 50 40-10, identificado con MI 370-456456 y predial No.0000122222-99999 a) Informacin sobre el "Costo Histrico" Saldo al inicio del ao Costo de adquisicin (se adqurir en fecha:oct 10/03 ) Adiciones y mejoras hechas durante el ao Ajustes por inflacin durante el ao Retiro durante el ao (se retir en feha: mayo 10/05) Total costo histrico al final del ao 0.00 10,000,000.00 0.00 230,000.00 0.00 10,230,000.00 10,230,000.00 0.00 2,000,000.00 527,868.00 0.00 12,757,868.00 12,757,868.00 0.00 0.00 200,000.00 12,957,868.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00

T-002

Lote en Bogot en la Calle 30 50-60, identificado con MI 375-456456 y predial No.00001-22222-8888 a) Informacin sobre el "Costo Histrico" Saldo al inicio del ao Costo de adquisicin (se adqurir enn fecha:sept.10/05) Adiciones y mejoras hechas durante el ao Ajustes por inflacin durante el ao Retiro durante el ao Total costo histrico al final del ao Total Categoria- Terrenos 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 10,230,000.00 0.00 20,000,000.00 0.00 400,000.00 0.00 20,400,000.00 33,157,868.00 20,400,000.00 0.00 0.00 1,020,000.00 0.00 21,420,000.00 21,420,000.00 21,420,000.00 0.00 0.00 1,071,000.00 0.00 22,491,000.00 22,491,000.00

Maquinarias y Equipos

M-001

Maquina procesadora de jugos marca Sthell, modelo X90 colo rojo, instalada en la planta ubica en Bogot a) Informacin sobre el "Costo Histrico" Saldo al inicio del ao Costo de adquisicin (se adqurir en fecha:ene 10/04 ) Adiciones y mejoras hechas durante el ao Ajustes por inflacin durante el ao Retiro durante el ao Total costo histrico al final del ao

0.00 0.00 423,680,000.00 469,864,000.00 0.00 400,000,000.00 0.00 0.00 0.00 0.00 25,000,000.00 0.00 0.00 23,680,000.00 21,184,000.00 23,493,200.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 423,680,000.00 469,864,000.00 493,357,200.00

b) Informacin sobre la "Depreciacin aumulada" Mtodo de depreciacin utilizado durante el ao Linea recta Saldo al inicio del ao Valor gasto depreciacin del ao Ajustes por inflacin durante el ao Retiro durante el ao Total Depreciacin acumulada al final del ao Costo neto del activo al final del ao M-002 Maquina empacadora de jugos marca Sthell, modelo X800 colo azul, instalada en la planta ubica en Bogot a) Informacin sobre el "Costo Histrico" Saldo al inicio del ao Costo de adquisicin (se adqurir en fecha:oct 10/05 ) Adiciones y mejoras hechas durante el ao Ajustes por inflacin durante el ao Retiro durante el ao (se retir en mayo 10/06) Total costo histrico al final del ao b) Informacin sobre la "Depreciacin aumulada" Mtodo de depreciacin utilizado durante el ao Linea recta Saldo al inicio del ao Valor gasto depreciacin del ao Ajustes por inflacin durante el ao Retiro durante el ao (se retir en mayo 10/06) Total Depreciacin acumulada al final del ao Costo neto del activo al final del ao Total Categora-Maquinaria y Equipos Equipo de Computacin y Comunicacin E-001 Computar marca Compac, modelo AT-890000 colo rojo, ubicado en la oficina de Cali a) Informacin sobre el "Costo Histrico" Saldo al inicio del ao Costo de adquisicin (se adqurir en fecha:ene 10/03 ) Adiciones y mejoras hechas durante el ao Ajustes por inflacin durante el ao Retiro durante el ao Total costo histrico al final del ao

Linea recta Linea recta reduc.saldos 0.00 0.00 43,568,000.00 92,903,720.00 0.00 42,368,000.00 46,986,400.00 250,904,567.00 0.00 1,200,000.00 2,349,320.00 20,719,451.90 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 43,568,000.00 92,903,720.00 364,527,738.90 0.00 380,112,000.00 376,960,280.00 128,829,461.10

0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00

0.00 0.00 0.00 260,000,000.00 0.00 0.00 0.00 5,200,000.00 0.00 0.00 0.00 265,200,000.00

265,200,000.00 0.00 0.00 5,304,000.00 270,504,000.00 0.00

Linea recta 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00

Linea recta Lnea Recta 0.00 0.00 26,785,200.00 0.00 26,520,000.00 5,410,080.00 0.00 265,200.00 267,852.00 0.00 0.00 32,463,132.00 0.00 26,785,200.00 0.00 0.00 238,414,800.00 0.00 615,375,080.00 128,829,461.10

380,112,000.00

0.00 2,000,000.00 0.00 100,000.00 0.00 2,100,000.00

2,100,000.00 0.00 0.00 105,000.00 0.00 2,205,000.00

2,205,000.00 0.00 0.00 110,250.00 0.00 2,315,250.00

2,315,250.00 0.00 0.00 115,762.50 0.00 2,431,012.50

Mtodo de depreciacin utilizado durante el ao Linea recta Linea recta Linea recta linea recta Saldo al inicio del ao 0.00 210,000.00 452,000.00 708,981.00 Valor gasto depreciacin del ao 200,000.00 220,500.00 231,525.00 243,101.25 Ajustes por inflacin durante el ao 10,000.00 21,500.00 25,456.00 354,679.00 Retiro durante el ao 0.00 0.00 0.00 0.00 Total Depreciacin acumulada al final del ao 210,000.00 452,000.00 708,981.00 1,306,761.25 Costo neto del activo al final del ao 1,890,000.00 1,753,000.00 1,606,269.00 1,124,251.25 E-002 Scaner marca Hewlett Packar, modelo AT-9000 color blanco, ubi a) Informacin sobre el "Costo Histrico" Saldo al inicio del ao Costo de adquisicin (se adqurir en fecha:oct 10/05 ) Adiciones y mejoras hechas durante el ao Ajustes por inflacin durante el ao Retiro durante el ao Total costo histrico al final del ao b) Informacin sobre la "Depreciacin aumulada" Mtodo de depreciacin utilizado durante el ao Linea recta Saldo al inicio del ao Valor gasto depreciacin del ao Ajustes por inflacin durante el ao Retiro durante el ao Total Depreciacin acumulada al final del ao Costo neto del activo al final del ao Total Categora-Equipo de computacin y Comunic GRAN TOTAL VALORES CONTABLES

0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00

0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00

0.00 300,000.00 0.00 3,000.00 0.00 303,000.00

303,000.00 0.00 0.00 15,150.00 0.00 318,150.00

Linea recta 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 1,753,000.00

Linea recta 0.00 30,300.00 606.00 0.00 30,906.00 272,094.00 1,878,363.00

Lnea Recta 30,906.00 31,815.00 2,400.00 0.00 65,121.00 253,029.00 1,377,280.25

1,890,000.00

12,120,000.00 415,022,868.00 638,673,443.00 152,697,741.35

I. INFORMACIN SOBRE LOS VALORES FISCALES Categora del Activo Cdigo de identificacin al interior de la empresa T-001 Descripcin del activo Datos por el ao terminado en dic 31 de 2003 Datos por el ao terminado en dic 31 de 2004 Datos por el ao terminado en dic 31 de 2005 Datos por el ao terminado en dic 31 de 2006

Terrenos

Lote en cali en la Calle 50 40-10, identificado con MI 370-456456 y predial No.0000122222-99999 a) Informacin sobre el "Costo Histrico" Saldo al inicio del ao Costo de adquisicin (se adqurir en fecha:oct 10/03 ) Adiciones y mejoras hechas durante el ao Ajustes por inflacin durante el ao Retiro durante el ao (se retir en feha: mayo 10/05) Total costo histrico al final del ao Lote en Bogot en la Calle 30 50-60, identificado con MI 375-456456 y predial No.00001-22222-8888 a) Informacin sobre el "Costo Histrico" Saldo al inicio del ao Costo de adquisicin (se adqurir enn fecha:sept.10/05) Adiciones y mejoras hechas durante el ao Ajustes por inflacin durante el ao Retiro durante el ao Total costo histrico al final del ao Total Categoria- Terrenos

0.00 10,000,000.00 0.00 230,000.00 0.00 10,230,000.00

10,230,000.00 0.00 2,000,000.00 527,868.00 0.00 12,757,868.00

12,757,868.00 0.00 0.00 200,000.00 12,957,868.00 0.00

0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00

T-002

0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 10,230,000.00

0.00 20,000,000.00 0.00 400,000.00 0.00 20,400,000.00 33,157,868.00

20,400,000.00 0.00 0.00 1,020,000.00 0.00 21,420,000.00 21,420,000.00

21,420,000.00 0.00 0.00 1,071,000.00 0.00 22,491,000.00 22,491,000.00

Maquinarias y Equipos

M-001

Maquina procesadora de jugos marca Sthell, modelo X90 colo rojo, instalada en la planta ubica en Bogot a) Informacin sobre el "Costo Histrico" Saldo al inicio del ao Costo de adquisicin (se adqurir en fecha:ene 10/04 ) Adiciones y mejoras hechas durante el ao Ajustes por inflacin durante el ao Retiro durante el ao Total costo histrico al final del ao b) Informacin sobre la "Depreciacin aumulada" Mtodo de depreciacin utilizado durante el ao Linea recta Saldo al inicio del ao Valor gasto depreciacin del ao Ajustes por inflacin durante el ao Retiro durante el ao Total Depreciacin acumulada al final del ao Costo neto del activo al final del ao

0.00 0.00 423,680,000.00 469,864,000.00 0.00 400,000,000.00 0.00 0.00 0.00 0.00 25,000,000.00 0.00 0.00 23,680,000.00 21,184,000.00 23,493,200.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 423,680,000.00 469,864,000.00 493,357,200.00

Linea recta Linea recta reduc.saldos 0.00 0.00 43,568,000.00 92,903,720.00 0.00 42,368,000.00 46,986,400.00 250,904,567.00 0.00 1,200,000.00 2,349,320.00 20,719,451.90 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 43,568,000.00 92,903,720.00 364,527,738.90 0.00 380,112,000.00 376,960,280.00 128,829,461.10

M-002

Maquina empacadora de jugos marca Sthell, modelo X800 colo azul, instalada en la planta ubica en Bogot a) Informacin sobre el "Costo Histrico" Saldo al inicio del ao Costo de adquisicin (se adqurir en fecha:oct 10/05 ) Adiciones y mejoras hechas durante el ao Ajustes por inflacin durante el ao Retiro durante el ao (se retir en mayo 10/06) Total costo histrico al final del ao Total Depreciacin acumulada al final del ao Costo neto del activo al final del ao Total Categora-Maquinaria y Equipos

0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00

0.00 0.00 0.00 260,000,000.00 0.00 0.00 0.00 5,200,000.00 0.00 0.00 0.00 265,200,000.00 0.00 26,785,200.00 0.00 238,414,800.00 380,112,000.00 615,375,080.00

265,200,000.00 0.00 0.00 5,304,000.00 270,504,000.00 0.00 0.00 0.00 128,829,461.10

Equipo de Computacin y Comunicacin

E-001

Computar marca Compac, modelo AT-890000 colo rojo, ubicado en la oficina de Cali a) Informacin sobre el "Costo Histrico" Saldo al inicio del ao Costo de adquisicin (se adqurir en fecha:ene 10/03 ) Adiciones y mejoras hechas durante el ao Ajustes por inflacin durante el ao Retiro durante el ao Total costo histrico al final del ao

0.00 2,000,000.00 0.00 100,000.00 0.00 2,100,000.00

2,100,000.00 0.00 0.00 105,000.00 0.00 2,205,000.00

2,205,000.00 0.00 0.00 110,250.00 0.00 2,315,250.00

2,315,250.00 0.00 0.00 115,762.50 0.00 2,431,012.50

b) Informacin sobre la "Depreciacin aumulada" Mtodo de depreciacin utilizado durante el ao Linea recta Linea recta Linea recta linea recta Saldo al inicio del ao 0.00 210,000.00 452,000.00 708,981.00 Valor gasto depreciacin del ao 200,000.00 220,500.00 231,525.00 243,101.25 Ajustes por inflacin durante el ao 10,000.00 21,500.00 25,456.00 354,679.00 Retiro durante el ao 0.00 0.00 0.00 0.00 Total Depreciacin acumulada al final del ao 210,000.00 452,000.00 708,981.00 1,306,761.25 Costo neto del activo al final del ao 1,890,000.00 1,753,000.00 1,606,269.00 1,124,251.25 E-002 Scaner marca Hewlett Packar, modelo AT-9000 color blanco, ubi a) Informacin sobre el "Costo Histrico" Saldo al inicio del ao Costo de adquisicin (se adqurir en fecha:oct 10/05 ) Adiciones y mejoras hechas durante el ao Ajustes por inflacin durante el ao Retiro durante el ao Total costo histrico al final del ao b) Informacin sobre la "Depreciacin aumulada" Mtodo de depreciacin utilizado durante el ao Linea recta Saldo al inicio del ao Valor gasto depreciacin del ao Ajustes por inflacin durante el ao Retiro durante el ao Total Depreciacin acumulada al final del ao Costo neto del activo al final del ao Total Categora-Equipo de computacin y Comunic GRAN TOTAL VALORES FISCALES

0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00

0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00

0.00 300,000.00 0.00 3,000.00 0.00 303,000.00

303,000.00 0.00 0.00 15,150.00 0.00 318,150.00

Linea recta 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 1,753,000.00

Linea recta 0.00 30,300.00 606.00 0.00 30,906.00 272,094.00 1,878,363.00

Lnea Recta 30,906.00 31,815.00 2,400.00 0.00 65,121.00 253,029.00 1,377,280.25

1,890,000.00

12,120,000.00 415,022,868.00 638,673,443.00 152,697,741.35