Normas de uso del correo electrnico

V0.4 - Aprobado por el Comit de Informtica de la Universidad de Oviedo (3/06/2003)

1) Los usuarios son los nicos responsables de todas las actividades realizadas con sus cuentas de acceso y su buzn asociado en la Universidad de Oviedo. En todo momento se debern cumplir las normas vigentes sobre el Acceso de los Usuarios a los Servicios de Uniovi Directo y las Leyes Vigentes en Espaa. 2) Est prohibido facilitar la cuenta de usuario y buzn a personas no autorizadas. 3) Los usuarios deben ser conscientes de la diferencia de utilizar direcciones de correo electrnico suministradas por nuestra institucin o privadas ofrecidas por cualquier proveedor Internet. Las comunicaciones privadas deben realizarse exclusivamente a travs de los buzones del proveedor Internet, pero nunca desde las instalaciones de la Universidad de Oviedo y para temas acadmicos sern usadas en exclusiva las direcciones internas proporcionadas por la Universidad. 4) Correo personal. Los servicios de correo electrnico suministrados por la Universidad de Oviedo pueden ser usados por el personal de la Universidad de Oviedo de forma incidental para temas personales, excepto si: a) interfieren con el rendimiento del propio servicio o suponen un alto coste para la Universidad. b) interfieren en las labores propias del usuario o de los gestores del servicio 5) Los mensajes de tipo personal estn sujetos a los trminos y condiciones de esta normativa. 6) Es incorrecto enviar mensajes con direcciones no asignadas por los responsables de nuestra institucin y en general es ilegal manipular las cabeceras de correo electrnico saliente. 7) Para la difusin de informacin a grupos de personas existen las listas de distribucin, en cuyo caso deben observarse las siguientes directrices: a) En ningn caso se podrn utilizar las listas de distribucin para la distribucin de informacin ajena a las finalidades de la Universidad. b) No se deben utilizar las listas de forma indiscriminada, ya que el exceso de informacin puede llegar a ser tan negativo como su falta. c) En los mensajes a las listas se debe evitar incluir archivos binarios como por ejemplo documentos de tamao elevado para evitar la degradacin del servicio de correo y el llenado involuntario de los buzones de los usuarios. d) Sern de obligado cumplimiento las normas y recomendaciones que se elaboren respecto del uso de las listas de distribucin. 8) Las comunicaciones de la Universidad de Oviedo con el resto de Internet son financiadas por RedIRIS (http://www.rediris.es). La Universidad de Oviedo como entidad afiliada, y sus usuarios deben por tanto:

a) Cumplir la poltica de uso de la red (http://www.rediris.es/rediris/aup.es.html), evitando en todo momento incurrir en un uso no aceptable de los recursos b) Ser consciente de los trminos, prohibiciones y perjuicios englobados en el Abuso en el Correo Electrnico en la comunidad de RedIRIS (http://www.rediris.es/mail/abuso/ace.es.html). c) Sern de obligado cumplimiento las normas y recomendaciones que se elaboren respecto del abuso en el correo electrnico. 9) Est prohibido realizar cualquiera de los tipos definidos en el Abuso de Correo Electrnico, Adems de las siguientes actividades: a) Utilizar el correo electrnico para cualquier propsito comercial o financiero ajeno a las funciones propias de la Universidad de Oviedo. b) No se debe participar en la propagacin de cartas encadenadas o participar en esquemas piramidales o temas similares. c) Distribuir de forma masiva grandes cantidades de mensajes sean o no de contenido universitario a direcciones externas a la Universidad de Oviedo.

Normas de uso del correo electrnico

1. Los usuarios son los nicos responsables de todas las actividades realizadas con sus cuentas de acceso y su buzn asociado en la Universidad Autnoma de Madrid. En todo momento debern cumplir las Normas de Uso Aceptable y Seguridad de la Red de datos de la U.A.M. y las Leyes Vigentes en Espaa. 2. Est prohibido facilitar la cuenta de usuario y buzn a personas no autorizadas. 3. Los usuarios deben ser conscientes de la diferencia de utilizar direcciones de correo electrnico suministradas por nuestra institucin o privadas ofrecidas por cualquier proveedor Internet. Las comunicaciones privadas deben realizarse a travs de los buzones del proveedor Internet, y solo de forma incidental desde las instalaciones de la Universidad Autnoma de Madrid. Para temas acadmicos se recomienda el uso de las direcciones internas proporcionadas por la Universidad. 4. Correo personal. Los servicios de correo electrnico suministrados por la U.A.M. pueden ser usados por el personal de la Universidad Autnoma de Madrid de forma incidental para temas personales, excepto si: a) interfieren con el rendimiento del propio servicio o suponen un alto coste para la Universidad. b) interfieren en las labores propias del usuario o de los gestores del servicio. 5. Los mensajes de tipo personal estn sujetos a los trminos y condiciones de esta normativa. 6. Es incorrecto enviar mensajes con direcciones no asignadas por los responsables de nuestra institucin y en general es ilegal manipular las cabeceras de correo electrnico saliente. 7. Para la difusin de informacin a grupos de personas existen las listas de distribucin, en cuyo caso deben observarse las siguientes directrices: a) En ningn caso se podrn utilizar las listas de distribucin para la distribucin de informacin ajena a las finalidades de la Universidad. b) No se deben utilizar las listas de forma indiscriminada. c) En los mensajes a las listas se debe evitar incluir archivos binarios (como

por ejemplo, documentos de tamao elevado) para evitar la degradacin del servicio de correo y el llenado involuntario de los buzones de los usuarios. Como quiera que el envo de mensajes a listas institucionales puedan ser interpretadas de muy diferentes maneras, la U.A.M. regular su uso de manera especfica 8. Los usuarios del servicio de correo electrnico de la Universidad Autnoma de Madrid deben ser conscientes de los trminos, prohibiciones y perjuicios englobados en el Abuso en el Correo Electrnico descritos en el Anexo I. 9. Est prohibido realizar cualquiera de los tipos definidos como Abuso de Correo Electrnico en el Anexo I, adems de las siguientes actividades: a) Utilizar el correo electrnico para cualquier propsito comercial o financiero ajeno a las funciones propias de la Universidad Autnoma de Madrid. b) Participar en la propagacin de cartas encadenadas o participar en esquemas piramidales o temas similares. c) Distribuir de forma masiva grandes cantidades de mensajes sean o no de contenido universitario a direcciones externas a la Universidad Autnoma de Madrid. 10. No se permitir en la Red de la U.A.M. ninguna estafeta que no est administrada desde Tecnologas de la Informacin. Las estafetas que por motivos histricos existen, debern desaparecer paulatinamente. 11. Desde Tecnologas de la Informacin no se realizarn copias de seguridad de los buzones de los usuarios, siendo responsabilidad de stos guardar copia en su caso. 12. El incumplimiento de la presente normativa puede suponer la cancelacin inmediata del acceso del usuario, por parte del Vicerrector de Infraestructura y Promocin Tecnolgica sin perjuicio

El presente documento tiene como finalidad dar a conocer los lineamientos para el uso del servicio de correo electrnico de la Universidad de los Andes (en lo sucesivo ULA).

Uso y finalidad del correo electrnico Artculo 1.- El servicio de correo

electrnico de la ULA es una plataforma electrnica cuyo objetivo es servir de soporte para la promocin del libre pensamiento, la libertad de expresin, el desarrollo acadmico y el intercambio de ideas. Artculo 2.- El usuario de correo electrnico de la ULA tendr la responsabilidad de usar el sistema de correo electrnico de forma tica y lcita (en cumplimiento de la Ley Contra Delitos Informticos de la Repblica Bolivariana de Venezuela, reglamentos universitarios y otros *revisar qu reglamentos o estatutos universitarios aplican). Artculo 3.- No es aceptable enviar por correo electrnico cualquier material fraudulento, acosador, con contenido sexual explcito, obsceno, intimidatorio, difamatorio, ilcito, inapropiado o intolerante hacia otras tendencias, culturas, creencias religiosas y formas de pensamiento. Artculo 4.- Toda cuenta de correo electrnico tendr un nico responsable, incluyendo las cuentas institucionales y las listas de discusin. Artculo 5.- Queda expresamente prohibida la falsificacin de las identidades al enviar, reenviar, aprobar o recibir correos. As como la modificacin de cualquier parte del mismo, en cualquier parte de su trayecto desde su origen hasta el destino, incluyendo los servidores de correo, la red y los repositorios finales. Artculo 6.- La ULA no es responsable por la recepcin de cualquier correo electrnico cuestionable o inapropiado. Los usuarios que tengan conocimiento de este tipo de material, o lo reciban, pueden notificar el incidente a REDULA a travs del Centro de Atencin a Usuarios (en lo sucesivo CAU). Artculo 7. - RedULA es responsable de la implantacin de mecanismos tcnicos para disminuir el abuso de las cuentas de correos de sus usuarios debido a la recepcin de correos electrnicos no deseados. Artculo 8.- Si bien, por su naturaleza, los correos electrnicos parecen ser menos formales que otras comunicaciones escritas, stos se rigen por las mismas leyes. Por lo tanto, es importante que se est consciente de los posibles riesgos legales propios del uso del correo electrnico en forma irresponsable y no profesional.

Confidencialidad del correo

Artculo 9.- El correo electrnico por omisin no es considerado un medio seguro. Si un usuario requiere enviar alguna informacin cuyo contenido debe ser

confidencial por este medio, debe utilizar mecanismos de seguridad adicionales para garantizar su la integridad y confidencialidad. Es responsabilidad de RedULA ofrecer dichos mecanismos as como garantizar el entrenamiento de los usuarios en su correcta utilizacin.

Almacenaje del correo y tamao del buzn

Artculo 10.- El sistema de correo electrnico establece limitaciones de espacio para el almacenamiento de los buzones de sus usuarios. Cada usuario tendr un cupo mximo de espacio donde almacenar sus correos. Artculo 11.- Los buzones de correo electrnico que superen el cupo podrn ver disminuida la funcionalidad de su correo, hasta tanto no reduzca el tamao de su buzn a valores por debajo del cupo mximo.

De la contrasea de correo electrnico

Artculo 12.- La contrasea del servicio de correo electrnico no debe ser de fcil deduccin, para evitar que otras personas accedan a su correo sin su consentimiento. Para ello se necesitar tener una clave de al menos 8 caracteres, que contenga caracteres especiales (ejemplos: ^,*,+,=, etc.), minsculas, maysculas y nmeros. La contrasea ser considerada fuerte si contiene al menos 2 caracteres de cada tipo indicado anteriormente. Artculo 13.- La contrasea debe ser cambiada al menos 2 veces al ao.

Exencin de responsabilidad
Artculo 14.- RedULA no se hace responsable por el contenido de los correos electrnicos que puedan ser enviados por cualquiera de sus usuarios an cuando la violacin de lo establecido en el artculo 2 de este reglamento pueda implicar sanciones administrativas o legales.

Creacin, desactivacin y eliminacin de cuentas de correo electrnico Artculo 15.- Toda persona perteneciente a la comunidad universitaria (alumnos, profesores, personal administrativo, investigadores, etc.) tiene derecho a solicitar una cuenta de correo. Los usuarios podrn utilizar este servicio tanto en el interior como desde fuera de la Universidad, siempre y cuando dispongan de un computador con conexin a Internet. Artculo 16.- Las cuentas sern desactivadas si el usuario no ingresa a su cuenta en 30 das. Si el usuario vuelve a utilizar su cuenta en los 30 das siguientes a la desactivacin, la cuenta ser reactivada automticamente. Sin embargo, si la cuenta permanece inactiva al menos 60 das continuos su re-activacin debe ser solicitada al CAU.

Uso de listas de distribucin

Artculo 17. - Toda lista de discusin debe tener un responsable, quien definir la poltica de subcripcin, desubscripcin y mantenimiento en la misma.

Artculo 18.- Las listas de distribucin sern creadas por el CAU a solicitud de uno o ms usuarios o entidades administrativas de la ULA. RedULA se encargar de estudiar su factibilidad tcnica y aceptar o no su creacin. Artculo 19.- Los usuarios podrn subscribirse a una lista de correo electrnico en la direccin http://mail.ula.ve/listas, el responsable de la lista evaluar la solicitud y aceptar o no su inscripcin. Envo de correos masivos Artculo 20.- Para prevenir sobrecargas del trfico de red y lentitud en los servicios de RedULA se restringe el envo de correos masivos a mltiples destinatarios por correo a enviar. Artculo 21.- Por la mismas razones enunciadas en el artculo 20 se restringe el tamao de los correos masivos. Artculo 22.- El responsable de una lista de distribucin es el encargado de definir la poltica de envos de correos a dicha lista.

En caso que el usuario no posea su cuenta de correo, deber seleccionar el botn Solicitud de Correo y en la pgina Web. El sistema seguidamente mostrar una pantalla como la que se observa en la figura siguiente (ver Figura n 1).
Figura n 1

El usuario deber llenar los campos que se muestran en la pantalla, los cuales se indican a continuacin: Cdula de Identidad: el usuario deber ingresar su nmero de cdula de identidad. Introduzca solo nmeros (Ej: 5974729) Fecha de Nacimiento: el Usuario deber ingresar su fecha de nacimiento, en el siguiente orden: -Da: selecciona el da de nacimiento correspondiente de acuerdo a las fechas que muestra la tabla de ayuda. -Mes: selecciona el mes de nacimiento correspondiente de acuerdo a las fechas que muestra la tabla de ayuda. -Ao: deber ingresar los cuatro dgitos del ao de nacimiento (ejemplo 1980). Contrasea para su correo (mximo 8 caracteres): el usuario debe ingresar una contrasea que sea mnimo de seis (6) caracteres y que no exceda de los ocho (8) caracteres. Repita contrasea: se debe ingresar nuevamente la contrasea que se acaba de ingresar a fin de confirmarla. Seguidamente el sistema mostrar la pantalla indicando el siguiente mensaje: Se recibieron sus datos, pronto tendr la cuenta activada. Puede hacerle seguimiento a su solicitud por este medio

Paralelamente el personal de la OTI (Oficina de Tecnologas de Informacin) recibir y procesar las diferentes solicitudes y proceder a la creacin y activacin de la cuenta de correo. El personal de la OTI (Oficina de Tecnologas de Informacin) proceder a crear los siguientes formularios: Constancia de Activacin y Entrega de Correo Electrnico, en la cual se mostrar al Usuario los datos correspondientes a su nueva cuenta de correo. Solicitud de creacin de las diferentes cuentas y transcurrido el tiempo prudencial del procesamiento, el usuario obtendr respuesta del estatus de su solicitud. Seguidamente el sistema mostrar otra pantalla que indica el Estatus de la Solicitud, de la cuenta del correo, el cual ser el estatus de Creacin (resaltado), indicando el mensaje siguiente: Su cuenta de correo est creado. Cualquier informacin adicional contacte a la Unidad de Soporte. Correo soporte@upel.gov.ve. Telfono (0212) (ver Figura n 2):
Figura n 2

A partir de este momento el usuario podr utilizar su correo con total normalidad.

Desarrollo y mantenimiento de sistema: Evaluar, analizar, disear y ejecutar los requerimientos de desarrollo de Sistemas Computacionales requeridos por las diversas unidades orgnicas de la Institucin, de acuerdo con las polticas, normas y procedimientos establecidos en los Planes Estratgicos de la Institucin. FUNCIONES: 1. Coordinar con las distintas reas de la Institucin, la formulacin y ejecucin de planes de trabajo que incluyan el desarrollo de nuevos proyectos informticos y/o el mantenimiento de los ya existentes. 2. Autorizar el inicio de los estudios y desarrollos de nuevos proyectos, as como las modificaciones de importancia de los sistemas actuales, de acuerdo a las prioridades establecidas por la Gerencia General, la Gerencia de Administracin y Finanzas y el rea de Informtica y Sistemas. 3. Controlar los planes de desarrollo de sistemas de acuerdo a las prioridades establecidas por la Alta Direccin y el POA anual aprobado. 4. Investigar y evaluar las nuevas tecnologas en informtica para el desarrollo de los sistemas de informacin, a fin de seleccionar e implementar la tecnologa ms apropiada para los requerimientos de la institucin. 5. Planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades del mantenimiento correctivo y evolutivo de los sistemas informticos. 6. Apoyar al lder usuario en la sustentacin de la alternativa seleccionada para aquellos mantenimientos que impliquen nuevas funcionalidades, previo anlisis comparativo de varias de stas, con el fin de obtener la aprobacin final por parte de los funcionarios responsables. 7. Administrar los proyectos del rea de desarrollo, entindase por proyecto a un proceso que contiene un conjunto de actividades coordinadas y controladas con fechas de inicio y fin; llevadas a cabo para conseguir un objetivo, de acuerdo a requerimientos especficos formulados por las reas usuarias, incluyendo restricciones de tiempo, costos y recursos. 8. Apoyar al lder usuario en la sustentacin de la alternativa seleccionada para un proyecto, previo anlisis comparativo de varias de stas, con el fin de obtener la aprobacin final por parte de los funcionarios responsables 9. Delegar al personal a su cargo las labores de anlisis, diseo, desarrollo, supervisin y definicin tcnica de nuevos proyectos informticos.

10. Supervisar y controlar la gestin de proyectos y solicitudes de cambio elaboradas por su personal a cargo, as como el fiel cumplimiento de las normas establecidas para el desarrollo y pase a produccin de los proyectos informticos. 11. Supervisar y controlar las actividades delegadas a los AnalistasProgramadores y Web Master a su cargo a fin de garantizar el fiel cumplimiento de los plazos establecidos. 12. Coordinar con los Analistas-Programadores, la Web Master, la Unidad de Soporte Tcnico y Produccin y la Unidad de Seguridad de la Informacin, lo referente a la implementacin y operatividad de los sistemas desarrollados, y la capacitacin a los respectivos usuarios. 13. Coordinar con la Jefatura de Informtica y Sistemas, la metodologa y estndares que han de seguirse en el desarrollo e implementacin de los sistemas informticos. 14. Analizar e identificar las necesidades de capacitacin de los recursos del rea, as como las necesidades de hardware y de nuevas versiones y/o actualizaciones de software de desarrollo, en coordinacin con la Jefatura de Informtica y Sistemas, la Sub-Gerencia de Recursos Humanos y la Jefatura de Logstica y Control Patrimonial, respectivamente. 15. Realizar otras actividades inherentes a la naturaleza de sus funciones delegadas por la Jefatura de Informtica y Sistemas

GAF-sis-01-P: Procedimiento de atencin a usuarios GAF-sis-02-P: Procedimiento de mantenimiento de equipos informticos GAF-sis-04-P: Procedimiento de Backup de Servidores y Estaciones de Trabajo GAF-sis-05-P: Desarrollo de sistemas de informacin GAF-sis-06-P: Mantenimiento de sistemas de informacin GAF-sis-08-P: Procedimiento de intervencin en la base de datos

F-SIS-01: Copia de Informacin a Dispositivo Externo F-SIS-02: Solictud de Notebook F-SIS-03: Control de Atencin de Usuarios F-SIS-05: Nuevo Sistema de Informacin F-SIS-06: Prototipo de Sistema F-SIS-07: Reuniones de trabajo F-SIS-08: Informe de errores detectados F-SIS-11: Instalaciones efectuadas F-SIS-14: Acta final de entrega de sistema F-SIS-17: Registro de Asistencia

F-SIS-18: Atencin de Incidencias/Solictudes F-SIS-19: Cuadro de Clasificacin F-SIS-20: Informe de Control de Backup F-SIS-21: Gua de Actualizacin de Sistemas en Produccin M-SIS-03: Informe de actividades efectuadas No Incluidos dentro del Sistema de Calidad: F-UST-01: Requerimiento de Equipos de Computo F-UST-04: Asignacin de Equipos de Computo F-UST-06: Mantenimiento Preventivo ORIs yOLIs

Instalacin de Software: Para solicitar la instalacin de un SOFTWARE INTERNO y EXTERNO se debe enviar al rea de Informtica y Sistemas el Formato de solicitud de instalacin de software va mensajera con la firma del Jefe de rea autorizando la instalacin, indicando el software requerido. La Unidad de Soporte Tcnico evala la solicitud, de ser aprobada se procede a la instalacin en caso contrario se indica el motivo en el mismo formato. En ambos casos se enva el formato al rea solicitante para la firma de usuario quien da la conformidad del servicio. Para el caso de SOFTWARE EXTERNO se requiere adicionalmente un MEMORANDUM solicitando la instalacin. Para solicitar la desinstalacin de Software se debe enviar al rea de Informtica y Sistemas el Formato de solicitud de instalacin de software va correo electrnico o mensajera, en este caso no necesita autorizacin.

Cliente delgado: que depende primariamente del servidor central para las tareas de procesamiento, y principalmente se enfoca en transportar la entrada y la salida entre el usuario y el servidor remoto