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NORMA TCNICA NTC

COLOMBIANA 4095


1997-04-16




NORMA GENERAL PARA LA DESCRIPCIN
ARCHIVISTICA











E: GENERAL STANDARD FOR ARCHIVAL DESCRIPTION


CORRESPONDENCIA:


DESCRIPTORES: archivos; catalogacin; descripcin;
descripcin archivstica; archivo
histrico; descripcin documental.
















I.C.S.: 01.140.20

Editada por el Instituto Colombiano de Normas Tcnicas y Certificacin (ICONTEC)
Apartado 14237 Bogot, D.C. - Tel. 6078888 - Fax 2221435


Prohibida su reproduccin Editada 2004-03-04










PRLOGO



El Instituto Colombiano de Normas Tcnicas y Certificacin, ICONTEC, es el organismo nacional
de normalizacin, segn el Decreto 2269 de 1993.

ICONTEC es una entidad de carcter privado, sin nimo de lucro, cuya Misin es fundamental
para brindar soporte y desarrollo al productor y proteccin al consumidor. Colabora con el sector
gubernamental y apoya al sector privado del pas, para lograr ventajas competitivas en los
mercados interno y externo.

La representacin de todos los sectores involucrados en el proceso de Normalizacin Tcnica
est garantizada por los Comits Tcnicos y el perodo de Consulta Pblica, este ltimo
caracterizado por la participacin del pblico en general.

La NTC 4095 fue ratificada por el Consejo Directivo en 1997-04-16.

Esta norma est sujeta a ser actualizada permanentemente con el objeto de que responda en
todo momento a las necesidades y exigencias actuales.

A continuacin se relacionan las empresas que colaboraron en el estudio de esta norma a travs
de su participacin en el Comit Tcnico 000028 Archivstica de la STN del Archivo General de
la Nacin.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
ARCHIVO GENERAL DE MANIZALES
ARCHIVO HISTRICO DEL ATLNTICO
ARMFILM
BANCO DE LA REPBLICA
FUNDACIN ANTIOQUEA PARA LOS
ESTUDIOS SOCIALES
GOBERNACIN DEL VAUPS
MINISTERIO DE JUSTICIA
UNIVERSIDAD DE CALDAS
UNIVERSIDAD DEL ROSARIO
UNIVERSIDAD NACIONAL DE MEDELLN
UNIVERSIDAD PEDAGGICA Y
TECNOLGICA DE COLOMBIA

Adems de las anteriores, en Consulta Pblica el Proyecto se puso a consideracin de las
siguientes empresas:

ACADEMIA DE HISTORIA DE
BARRANQUILLA
ARCHIVO DEPARTAMENTAL DEL
VAUPS
ARCHIVO HISTRICO DE LA
UNIVERSIDAD COLEGIO MAYOR DEL
ROSARIO
ARCHIVO HISTRICO DEL MAGDALENA
ARCHIVO HISTRICO DEL VALLE
BIBLIOTECA BARTOLOM CALVO
GERENCIA PARA EL DESARROLLO
CULTURAL DEL VALLE
GOBERNACIN DE BOYAC
GOBERNACIN DEL META
INPEC
INSTITUTO DE CULTURA Y TURISMO
DEL GUAVIARE
MINISTERIO DE GOBIERNO
SENA ORINOQUA Y AMAZONA
UNIDAD TCNICA DE LA UNIVERSIDAD
DE CALDAS












ICONTEC cuenta con un Centro de Informacin que pone a disposicin de los interesados
normas internacionales, regionales y nacionales.


DIRECCIN DE NORMALIZACIN






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NORMA GENERAL PARA LA DESCRIPCIN ARCHIVSTICA










0. INTRODUCCIN

Los antecedentes de esta Norma los encontramos en un borrador de Reglas Generales
elaboradas por un sub-Grupo de la Comisin Ad-Hoc de Normas de Descripcin Archivstica del
Consejo Internacional de Archivos, surgido a raz de la primera reunin plenaria de la Comisin,
que se llev a cabo en Alemania en octubre de 1990.

En junio de 1991, se reuni nuevamente este grupo en Inglaterra para estudiar el borrador, el
cual fue ampliado y corregido en la reunin plenaria de la Comisin que se efectu en Madrid en
enero de 1992.

Este borrador de Madrid de la "Norma Internacional General de Descripcin Archivstica",
ISAD(G), fue distribuido entre la comunidad archivstica internacional y expuesta en el XII
Congreso Internacional de Archivos de Montreal (1992), dndose a discusin en sesin abierta.
El documento se discuti nuevamente en Estocolmo en enero de 1993. Asimismo, en el mes de
marzo de 1995 y bajo el auspicio del Consejo Internacional de Archivos, se llev a cabo en
Cartagena un Seminario Internacional de Descripcin de Archivos, durante el cual se discuti
este borrador. Colombia propuso entonces algunas adiciones, las cuales fueron acogidas.

Esta Norma Tcnica Colombiana recoge entonces la ltima versin (en espaol) difundida por el
CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS ms las adiciones propuestas.

Es claro que esta Norma, que pretende considerar todas las posibilidades de descripcin
archivstica, es aplicable en su totalidad a los archivos histricos.

Para el desarrollo de cualquier tarea de carcter descriptivo, se deben realizar previamente los
procesos de clasificacin y ordenacin, teniendo en cuenta los principios bsicos de la
archivstica: r re es sp pe et to o a a l la a p pr ro oc ce ed de en nc ci ia a y al o or rd de en n o or ri ig gi in na al l d de e l lo os s d do oc cu um me en nt to os s.

La descripcin se efectuar de una manera racional y jerrquica, de lo general a lo particular,
para lo cual identificaramos previamente las siguientes divisiones documentales posibles, las
cuales representaran el acervo de un archivo histrico.



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FONDO


SUBFONDO



SECCIN



SUBSECCIN



SERIE



SUBSERIE




UNIDAD ARCHIVSTICA
(Expediente)





UNIDAD DOCUMENTAL
(Pieza)





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1. GLOSARIO DE TRMINOS RELACIONADOS CON LAS REGLAS QUE SE
ENUNCIAN PARA LA DESCRIPCIN DE ARCHIVOS

Los trminos definidos en este glosario forman parte de las reglas de descripcin y tales
definiciones han de ser entendidas en cuanto han sido formuladas especficamente para la mejor
comprensin de la norma.

1.1 ACCESO (Access). La condicin de disponibilidad de los documentos de un fondo, para
su consulta, la cual debe someterse a determinadas reglas y condiciones.

1.2 DESCRIPCIN ARCHIVSTICA (Archival Description). El conjunto de actividades que
desarrolla el archivo para producir catlogos, ndices, inventarios y otros, los cuales son
instrumentos descriptivos o de consulta de los documentos.

1.3 EXPEDIENTE (File). Un conjunto organizado de documentos agrupados juntos para su
uso en la gestin del productor o en el proceso de organizacin archivstica, debido a que se
relacionan con un mismo asunto, actividad o trmite. Un expediente es, habitualmente, la unidad
bsica dentro de una serie documental.

1.4 FECHAS DE CREACIN (Date of Creation). Las fechas reales en las que se produjo o
elabor la documentacin incluida en una unidad de descripcin.

1.5 FECHAS EXTREMAS (Date of Accumulation). El periodo durante el cual la
documentacin incluida en la unidad de descripcin, o que forma parte de ella, ha sido reunida
por su productor.

1.6 FONDO (Fonds). El conjunto de documentos, cualquiera que sea su formato o soporte,
producidos orgnicamente y/o reunidos y utilizados por una persona particular, familia, u
organismo en el ejercicio de las actividades y funciones de ese productor.

1.7 INSTRUMENTO DE CONSULTA. El trmino ms amplio que abarca cualquier
descripcin o medio de referencia elaborado o recibido por un archivo en el proceso de
establecimiento del control administrativo o intelectual sobre la documentacin. Este medio de
referencia ha de permitir entonces el control, la localizacin y la recuperacin de la informacin.

1.8 INSTRUMENTO DE DESCRIPCIN (Finding Aid). Vase INSTRUMENTO DE
CONSULTA.

1.9 LOCALIZACIN (Location). La sede de la institucin archivstica, o el domicilio del
propietario privado, donde se conserva la unidad de descripcin.

1.10 NIVEL DE DESCRIPCIN (Level of Description). La posicin que ocupa la unidad de
descripcin en la jerarqua del fondo.

1.11 ORGANISMO (Corporate Body). Una organizacin, entidad o grupo de personas que se
identifica por un nombre propio y que acta, o puede actuar, como una persona jurdica.

1.12 ORGANIZACIN (Arrangement). Las operaciones intelectuales implicadas en el anlisis
y organizacin de los documentos. Esta actividad implica los distintos procesos.

1.13 PROCEDENCIA (Provenance). El organismo o persona que ha creado, reunido y/o
conservado y utilizado los documentos en el desempeo de su actividad como persona fsica o
jurdica.


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1.14 PRODUCTOR (Creator). Vase Procedencia.

1.15 PUNTO DE ACCESO A LA INFORMACIN (Access Point). Un nombre, palabra clave,
trmino indizado, etc., por el cual una descripcin puede ser buscada, identificada y recuperada.

1.16 SERIE (Series). Documentos que poseen una organizacin de acuerdo al procedimiento
administrativo o que son conservados como una unidad porque son el resultado de la misma
gestin o procedimiento, o la misma actividad, tienen una misma tipologa, o debido a cualquier
otra relacin derivada de su creacin, recepcin o utilizacin.

1.17 SUBFONDO (Sub-fonds). La subdivisin del fondo que contiene un conjunto de
documentos relacionados que corresponden a subdivisiones administrativas en las oficinas u
organismos que los originaron. Cuando el organismo productor posee una estructura jerrquica
compleja, cada sub-grupo puede tener tantos sub-grupos subordinados como sean necesarios,
para reflejar los niveles de la estructura orgnica hasta la unidad administrativa subordinada ms
pequea. Tambin es aplicable este trmino a aquella agrupacin que se hace de documentos
por criterios geogrficos, cronolgicos, funcionales o similares.

1.18 SUBSERIE. Aquellos documentos que son el resultado de una misma gestin y cuyo
contenido temtico se refiere a un asunto especfico.

Ej.: Serie: CONTRATOS
Subserie: Contratos de prestacin de servicios
Contratos de obra

1.19 TIPOLOGA (Form). El tipo de documento que puede existir en una unidad de
descripcin y que se distingue de acuerdo a su origen y caractersticas externas o diplomticas.

1.20 TTULO (Title). Una palabra, frase, carcter o conjunto de caracteres con los que se
define a la unidad de descripcin.

1.21 TTULO FORMAL (Formal title). Un ttulo que aparece de manera destacada en la
documentacin que est siendo descrita.

1.22 TTULO ATRIBUIDO (Supplied Title). Un ttulo proporcionado por el archivero a una
unidad de descripcin que carece de un ttulo formal.

1.23 UNIDAD DE DESCRIPCIN (Unit of Description). Un documento o conjunto de
documentos, en cualquier soporte, tratado como una entidad, y que constituye, por tanto, la base
de una sola descripcin.

1.24 UNIDAD DOCUMENTAL (Item). La ms pequea unidad de archivo, indivisible
intelectualmente. Ej.: una carta, memorndum, informe, fotografa, registro sonoro.

1.25 VALORACIN (Appraisal): Proceso mediante el cual se determinan los valores tanto
primarios como secundarios de los documentos, con el fin de establecer su permanencia en las
diferentes fases de archivo.

1.26 SELECCION (Selection): El proceso por medio del cual se determina el destino final de
la documentacin, bien sea para su eliminacin o conservacin.




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2. NIVELES DE DESCRIPCIN

La descripcin de los documentos del Archivo Histrico o Permanente debe contemplar diversos
niveles, distribuidos de acuerdo a ciertas reas o zonas que se identifican con la estructura de los
elementos a describir:

1. REA DE IDENTIFICACIN
2. REA DE CONTEXTO
3. REA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA
4. REA DE CONDICIONES DE ACCESO Y UTILIZACIN
5. REA DE DOCUMENTACIN ASOCIADA
6. REA DE NOTAS

Tales niveles descriptivos estn, asimismo, en consonancia con la "Norma Internacional General
de Descripcin Archivstica". Esta norma contiene los aspectos ideales a considerar en una
descripcin archivstica; sin embargo, pensando en una gil descripcin de los fondos, se
deberan diligenciar siempre, por lo menos, ciertos aspectos mnimos, sealados en el formato
que contiene todos los niveles de la Norma. As, teniendo en cuenta la descripcin que haramos
de un conjunto documental o de agrupaciones menores, los distintos niveles se contemplaran de
la siguiente manera:

. REA DE IDENTIFICACIN: se diligencian TODOS los niveles

. REA DE CONTEXTO (a nivel de SERIE, UNIDAD ARCHIVSTICA y UNIDAD
DOCUMENTAL):

Quedaran como NO OBLIGATORIOS los siguientes niveles:

2.1 Nombre del Productor
2.3 Forma de Ingreso
2.4 Historia Administrativa
2.5 Historia de la Custodia

. REA DE CONTENIDO: Se diligencian TODOS los niveles, exceptuando cuando
se trate de UNIDAD ARCHIVSTICA y UNIDAD DOCUMENTAL.

. REA DE CONDICIONES DE ACCESO Y UTILIZACIN: Se diligencian TODOS
los niveles.

. REA DE DOCUMENTACIN ASOCIADA: Se diligencian TODOS los niveles.

. REA DE NOTAS: Se diligencian TODOS los niveles.

Podemos observar los niveles de descripcin de la norma - posicionados en las
zonas o reas correspondientes - en el formato para la descripcin del Archivo
Histrico: (vase el Anexo A).


3. DOCUMENTO DE REFERENCIA:

CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. Norma Internacional General de Descripcin
Archivstica. ISAD(G) International Standard Archival Description.

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Anexo A (Normativo)

Formato de descripcin archivstica


Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN

DIVISIN DE CLASIFICACIN Y DESCRIPCIN

FORMATO DE DESCRIPCIN ARCHIVSTICA
1



ARCHIVO HISTRICO O PERMANENTE


1. REA DE IDENTIFICACIN

1.1 CDIGO(s) DE ___________________
REFERENCIA ___________________
___________________

1.2 TTULO _______________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________

1.3 FECHA(s) DE CREACIN DE LA
UNIDAD DE DESCRIPCIN ____________________________________

1.4 NIVEL DE DESCRIPCIN _________ ________________________________

1.5 VOLUMEN _______ ______________ SOPORTE _____ _________________

1.5.1 CARPETAS _ _ / __ ______ LEGAJOS __ /__ ______ CAJAS / _ OTROS ____

1.5.2 FOLIOS __________ _________________________________________

1.5.3 TIPO DOCUMENTAL ___________________________ _________________________

1.5.4 N DE ORDEN ___________________________ ____________________________


2. REA DE CONTEXTO

2.1 NOMBRE DEL PRODUCTOR _______ ______________________________

2.2 FORMA DE INGRESO ___________ ______________________________

1
Este formato corresponde a los Elementos de Descripcin propuestos por el Consejo Internacional de
Archivos. A este formato se han adicionado los niveles que aparecen en letra cursiva y que provienen de la
Ficha de Descripcin que utiliza la Divisin de Clasificacin y Descripcin del A.G.N.

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2.3 HISTORIA INSTITUCIONAL / NOTA BIOGRFICA _
___________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________

2.4 FECHA(s) EXTREMAS DE GENERACIN DE LOS DOCUMENTOS POR EL
PRODUCTOR_______________________________________________________________________


2.5 HISTORIA DE LA CUSTODIA DE LOS DOCUMENTOS ___________
___________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________


3. REA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA

3.1 RESUMEN / NOTA DE ALCANCE Y CONTENIDO __________________________________________
___________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________

3.1.1 LUGARES _________ ____ _________________________________
___________ ____ ______________________________________

3.1.2 NOMBRES / CARGOS __________ ______________________________ __
___________ __________________________________________

3.1.3 TEMAS __________ _______________________________________
____________ __________________________________________

3.2 VALORACIN, SELECCIN Y ELIMINACIN ____________ _
____________________ __________________ __________________

3.3 SISTEMA DE ORGANIZACIN ____________ ____
___________________________________________________________________________________

3.4 NUEVOS INGRESOS ___________
___________________________________________________________________________________


4. REA DE CONDICIONES DE ACCESO Y UTILIZACIN

4.1 CONDICIONES DE ACCESO ___________ ___________________________
___________ __________________________________________

4.2 CARACTERSTICAS FSICAS Y ESTADO DE CONSERVACIN _____________________________
__________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________

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4.3 INSTRUMENTOS DE CONSULTA ___________ __________________________
___________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________

4.4 SITUACION JURDICA ___________ ______________________________

4.5 DERECHOS DE AUTOR / NORMAS SOBRE REPRODUCCIN _________ ______________
____________ __________________________________________

4.6 LENGUA DE LOS DOCUMENTOS __________ __________________________
____________ ___________________________________________


5. REA DE DOCUMENTACIN ASOCIADA

5.1 LOCALIZACIN DE LOS DOCUMENTOS ORIGINALES ___________________________________
___________________________________________________________________________________


5.2 EXISTENCIA DE COPIAS ____________ ______________________________
___________ ______________________________________________________________________

5.3 UNIDADES DE DESCRIPCIN RELACIONADAS
EN EL ARCHIVO ____________________________________________
___________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________

5.4 DOCUMENTACIN COMPLEMENTARIA EN OTROS ARCHIVOS ______ _______________
____________ __________________________________________
____________ __________________________________________

5.5 BIBLIOGRAFA _________ ____________________________________
__________ _______________________________________________________________________


6. REA DE NOTAS

6.1 NOTAS _________ _ _______________________________________
____________
________________________________________________________________
___________________________________________________
__________________________________________________
___________________________________________________ ____________________

. . . . . . .



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Anexo B (Informativo)

Explicacin de los niveles de descripcin contemplados en el formato



1. REA DE IDENTIFICACIN

1.1 CDIGO (s) DE REFERENCIA

En este nivel se pretende identificar el documento a describir, relacionndolo con su ubicacin
fsica en el archivo: incluye el cdigo del pas de conformidad con la Norma ISO 3166,
seguido del cdigo asignado al edificio de archivo o depsito de acuerdo con la Norma
nacional-, ms la signatura topogrfica local:

Ejemplo:


CO AGN Depsito 4, Estante 12, Cara B, Bandeja 1


1.2 TTULO

Denominacin de la unidad de descripcin.

Si la unidad de descripcin ya tiene un ttulo, se debe mencionar aqu, respetando los
trminos originales (orden y ortografa), mas no necesariamente en lo relativo a la
puntuacin y las maysculas. Si no posee un nombre, se le debe asignar uno. Este ttulo
debe corresponder al nivel de descripcin (Fondo, Seccin, Subseccin, Serie,
Expediente)

Ejemplo:


(Ttulo a nivel de Fondo):
.Ministerio de Gobierno

(Ttulo a nivel de Seccin):
. Oficina de Derechos de Autor

(Ttulo a nivel de Serie):
. Telegramas relativos a posesiones presidenciales

(Ttulo a nivel de pieza documental):
. Carta dirigida al Presidente Nez


1.3 FECHAS DE CREACIN DE LA UNIDAD DE DESCRIPCIN

Anotar aqu las fechas reales de creacin de los documentos que componen la unidad de
descripcin. Si en la unidad de descripcin se incluyen documentos generados antes de
la creacin del organismo o del nacimiento del individuo productor, tales fechas deben
contemplarse en este rengln. (vase el numeral 2.4, Fechas de generacin de los
documentos por el productor)

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Se suministrarn estas como fechas nicas o como periodo cronolgico, segn el caso.
La inclusin como periodo cronolgico se dar, excepto cuando la unidad de descripcin
es un fondo abierto a nuevas transferencias. En caso de ser un periodo, se indicarn las
fechas extremas.

Ejemplo:

a) - 1855-1882

(Relacin y remisin de documentos correspondientes al Estado de Cundinamarca
-ttulos de tierras baldas y certificacin- enviados a la Secretara del Tesoro para
su incineracin. Las fechas de los documentos relacionados y remitidos oscilan
entre 1855 y 1866).

(comparar con 2.2)


b) - 14.07.1855 - 09.11.1882

Otras fechas podran ser:


c) - Antes de 1759
en los casos de no poderse
precisar la fecha con exactitud
- Despus de 1880



d) - 1937

e) Opcional (para FONDO o SECCIN): Se incluirn las fechas predominantes o de mayor
concentracin, as como las lagunas significativas (siempre que se indiquen las fechas
predominantes, deben incluirse las fechas extremas).

Ejemplo:

1855-1882 (predominantes: 1855-1866)
1855-1882 (lagunas: 1861-1867)


NOTA: En caso de que se mencionen en la unidad de descripcin fechas distintas a las de
creacin de la misma y que no correspondan a las fechas reales del documento, esto se debe
mencionar en el tem 6.1, "Notas". Ej.: (hipotticamente nos estamos refiriendo a un documento
generado en 1786): "Se hace referencia al 5 de Octubre de 1555, cuando un Acuerdo de la
Audiencia dispuso que se les diga diariamente la misa a los presos de la crcel..."



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1.4 NIVEL DE DESCRIPCIN

Se debe sealar el nivel al cual corresponde la unidad de descripcin.

Ejemplos:

Fondo

Subfondo

Seccin

Subseccin

Serie

Subserie

Expediente

Pieza Documental


1.5 VOLUMEN DE LA UNIDAD DE DESCRIPCIN

Se debe indicar aqu el volumen de la unidad de descripcin, sealando la cantidad de
unidades fsicas - en nmeros arbigos - y mencionando seguidamente la clase de
soporte de los documentos que la componen.

Ejemplos:

Volumen: 15 folios Soporte: Papel

1.5.1 CARPETAS, LEGAJOS, CAJAS, OTROS

En el espacio correspondiente debe sealarse el nmero con el cual se identifica a la
unidad de conservacin.

Ejemplo:

12 /
Carpeta _________

8 /
Legajo _________


3 /
Caja _________


Paquete 19
Otros __________

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Cuando se diligencien los subniveles anteriores, debe tenerse en cuenta que el primer nmero
corresponde al nmero de orden de la unidad de conservacin (consecutivo) y el segundo al
nmero total de unidades de conservacin del Fondo, Seccin o Serie descritos (correlativo),
separado por una barra oblicua (/).


1.5.2 FOLIOS

En este punto se indica el nmero con el cual se identifica el folio o los folios de la unidad de
descripcin.

Ejemplo:


22-31
Folios ______



1.5.3 TIPO DOCUMENTAL

La consideracin de la tipologa documental es bien importante para el anlisis descriptivo. Esta
tiene regularmente dos acepciones: la diplomtica y la jurdico-administrativa. As, una
Escritura (tipologa diplomtica), por ejemplo, puede ser de poder, venta, etc. (tipologa
diplomtica). Y su enunciacin debe contemplar los dos aspectos: Escritura de Poder, Escritura
de Venta, etc.
2


Con respecto a la unidad archivstica, se trata el mismo criterio:

Expediente de confirmacin de Encomienda




Tipologa Tipologa
Diplomtica Jurdica


(se enuncian aqu las dos acepciones de tipologa).


1.5.4 N DE ORDEN

Al elaborar un catlogo,
3
se le asignan a cada documento dos tipos de numeracin: una
correlativa y otra consecutiva.

2
HEREDIA HERRERA, Antonia. Manual de Instrumentos de Descripcin Documental, p. 85

3
El CATLOGO contiene solamente la resea de la unidad de descripcin, la cual debe ir identificada con el
nmero consecutivo que le corresponda y la referencia de la unidad de conservacin respectiva.

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La numeracin CORRELATIVA consiste en el nmero que se le da a cada unidad descriptiva
(pieza documental, expediente, etc.), por cada unidad de conservacin (legajo, caja, paquete,
etc.). El nmero correlativo (Nmero de Orden) es la referencia entonces para cada unidad
descriptiva, v.gr. por cada legajo de un fondo.

El nmero consecutivo en cambio ("Nmero de ndice"), se refiere al nmero dado a cada unidad
descriptiva dentro del fondo (de "1" a "n"). Es decir, se numeran ininterrumpidamente los
documentos hasta la ltima unidad. Este nmero equivale, en un manejador de bases de datos
como Micro CDS/Isis, al nmero de registro o MFN (Master File Number).


2. REA DE CONTEXTO

2.1 NOMBRE DEL PRODUCTOR

Se debe relacionar aqu el nombre del productor o productores de la unidad de
descripcin, bien sea una persona, una entidad o institucin.

Ejemplos:


En el caso de una entidad:


. Secretara de Marina

Cuando se refiera a una persona, cuyo nombre identifique una COLECCIN o ARCHIVO
PARTICULAR, debe anotarse en el siguiente orden: APELLIDOS - Nombres - Cargos (con el
objeto de lograr listados alfabticos):


AMAR Y BORBN, Antonio Virrey




Apellidos nombre cargo


En muchos casos se mencionar en el documento el cargo o posicin de la persona objeto de la
descripcin. Sin embargo, si se desconoce este, debemos anotar el papel que desempea o la
caracterstica que lo identifica. As, podremos encontrar que apareceran en el ndice: Paula.
negra. / CASTILLO, Jos Felipe. Testigo de fianza / ESCOBAR, Carlos Ernesto. Testigo de cargo
judicial / Leoncio. esclavo / LOZANO, Clodoveo. Testador /

2.2 FORMA DE INGRESO

Se debe informar acerca de las circunstancias de ingreso de la unidad de descripcin al
archivo.


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Se har mencin de la persona que hizo donacin del documento o del origen de su
adquisicin. Si son desconocidos, indicarlo.

Ejemplo:

. Donacin de BERNARDO J. CAYCEDO al Archivo Nacional, en Julio de 1970.

. Libros transferidos por el Ministerio de Industrias y Fomento, Abril de 1927.


2.3 HISTORIA INSTITUCIONAL / NOTA BIOGRFICA

Se debe suministrar la historia administrativa de la entidad u organismo productor del
documento, o una nota biogrfica si su productor es un individuo.

Los elementos que se deben enunciar en este nivel deben referirse, si es una entidad, a su
origen, evolucin y funciones. Si se trata de un individuo, deben indicarse sus apellidos,
nombres y cargos, lugares, fechas de nacimiento y defuncin, actividades.

Ejemplos:

. El VIRREINATO DE LA NUEVA GRANADA fue creado por Decreto del soberano
Felipe V, en mayo de 1717, con una jurisdiccin que abarcaba los territorios que
ms tarde conformaran la Gran Colombia. Don ANTONIO DE LA PEDROSA Y
GUERRERO lleg a Santaf con el propsito de instalar el Virreinato, ostentando
el ttulo de Gobernador, Capitn y Presidente de la Real Audiencia. Sin embargo, la
Cdula Real que lo nombr no le otorgaba la calidad de Virrey. Por tanto su
sucesor, Don JORGE DE VILLALONGA, se considera a menudo como el primer
Virrey del Nuevo Reino de Granada, quien tom posesin de su cargo en 1719. El
ltimo Virrey en ocupar el Palacio, fue Don Juan Smano, quien sali de l para no
regresar jams, en el ao de 1819.

. FRANCISCO JOSE DE CALDAS, notable cientfico y patriota colombiano nacido
en 1770 en la ciudad de Popayn y quien muri fusilado por rdenes del General
espaol PABLO MORILLO en 1816. Su obra cientfica contribuy al desarrollo
cultural de la naciente repblica. Hacia 1807 fund el Semanario de Nueva
Granada, obra de gran inters cientfico reimpresa en Pars por el ao de 1849.


2.4 FECHAS DE GENERACION DE LOS DOCUMENTOS POR EL PRODUCTOR

Se consignan aqu las fechas de creacin de aquella unidad de descripcin q qu ue e c co on nt te en ng ga a
a ac cc ci io on ne es s r re eg gi is st tr ra ad da as s e en n l lo os s d do oc cu um me en nt to os s p po or r e el l p pr ro od du uc ct to or r. Tales fechas no pueden ser
anteriores a la creacin del organismo o al nacimiento del individuo productor (las fechas
de aquellos documentos con otras procedencias que formen parte de la unidad de
descripcin, como los que resultan de una investigacin legal, deben anotarse en el
numeral 1.3, Fechas de creacin de la unidad de descripcin).

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Ejemplo:

- 1855-1866

(Relacin y remisin de documentos correspondientes al Estado de Cundinamarca - ttulos de
tierras baldas y certificacin- enviados a la Secretara del Tesoro para su incineracin. Las
fechas de los documentos relacionados y remitidos oscilan entre 1855 y 1866).


2.5 HISTORIA DE LA CUSTODIA DE LOS DOCUMENTOS:

Aqu se deben mencionar los cambios de propiedad y custodia de la unidad de
descripcin, detallando tambin las fechas pertinentes, as como registrar aquellos datos
que contribuyan a demostrar su autenticidad, integridad e interpretacin.

Ejemplo:

"La documentacin correspondiente al fondo BERNARDO J. CAYCEDO fue donada al
entonces Archivo Nacional de Colombia por el historiador y acadmico Bernardo J.
Caycedo. Tales documentos permanecieron en poder de su familia por casi dos
siglos. En una primera entrega (9 de Julio de 1970), pasaron al Archivo 367
expedientes y papeles sueltos, en su mayora correspondientes al siglo XVI y
ordenados en 44 cajas. Posteriormente, en 1975, se hizo una segunda entrega de
4.767 documentos contenidos en 11 cajas, correspondientes al perodo comprendido
entre los aos de 1838 y 1907."


3. REA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA

3.1 RESUMEN / NOTA DE ALCANCE Y CONTENIDO

En este nivel se debe registrar el contenido de la unidad de descripcin, con la finalidad
de que el usuario juzgue el inters potencial y utilidad de tal informacin.

Se elabora entonces una resea del documento, la cual debe contener los siguientes
elementos: Autor, Destinatario, Perodos Cronolgicos y Contenido.

Como es una resea, naturalmente el contenido no debe ser muy extenso. Sin embargo
debe ser lo suficientemente amplio y debe dar una idea clara de la informacin que puede
encontrarse en la unidad de descripcin.
4


4
NOTA RELATIVA A LAS NORMAS DE TRANSCRIPCIN: Si el documento objeto de la descripcin es una pieza
antigua que requiera transcripcin al espaol, se deben observar las normas para la transcripcin de documentos
histricos hispanoamericanos, aprobadas en la Primera Reunin Interamericana sobre Archivos, celebrada en
Washington en el ao de 1961. En general, deben observarse las reglas ortogrficas actuales.

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Ejemplo:

"Demanda instaurada en 1805 por el Monasterio de Santa Clara de Santaf,
sobre la mortuoria de SIMN VLEZ y FRANCISCA MONTOYA, por la dote
que stos le asignaran a MARA JOSEFA DE SAN IGNACIO, religiosa Clarisa
de la ciudad de Antioquia. Igualmente, se hace referencia a las reparaciones
que se han efectuado en dicho monasterio".


Una vez elaborada la resea de contenido, se deben extraer de all aquellos elementos
que son susceptibles de indizacin, como en el caso de las categoras Toponmicas,
Onomsticas, Cronolgicas y Temticas. Estos elementos deben consignarse como
"subniveles" del nivel de Contenido. (Vase los numerales 3.1.1; 3.1.2; 3.1.3).


3.1.1 LUGARES

Santaf / Santaf -Monasterio de Santa Clara- / Honda / Antioquia (ciudad)


En el caso anterior encontramos un punto (Monasterio de Santa Clara) que se debe
inscribir dentro del toponmico (del griego topos, lugar) correspondiente (Santaf). De tal
manera que en el Indice impreso quedara de la siguiente manera:


SANTAF Toponmico Mayor
Monasterio de Santa Clara Localidad menor
0028 Nmero de ndice del Catlogo

(vase Anexo C)

Debe escribirse primero el nombre propio tal y como cotidianamente se le conozca, seguido
entre parntesis por el accidente o ubicacin geogrfica:


Santa Marta (ciudad)
Sierra Nevada de Santa Marta (macizo)
Cocuy (ro)
Cocuy (sierra nevada)
El Cocuy[En este caso va solo. Aqu se refiere al municipio]

Los toponmicos se consignarn de acuerdo a la divisin poltico-administrativa del
momento en el cual se describe y se registra a continuacin la circunscripcin territorial de
la poca del documento.

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Ejemplos:

Cartagena (Bolvar)
8
Baha
309, 804
Distrito
170, 84, 490
Provincia
749, 506

Sabanalarga (Antioquia)
Cantn (Provincia de Cartagena)
99
Distrito Parroquial

(vase Anexo C) 74

Si se hace necesario suministrar algunas indicaciones relativas a cambios de ubicacin o de
nombre, conviene hacerlo a nivel de "NOTAS".


3.1.2 NOMBRES / CARGOS

El orden a seguir al diligenciar el nivel de nombres, debe ser el siguiente:

APELLIDO(s), Nombre(s). Cargo.


Ejemplos:

ALVAREZ DE SANTILLAN, Juan Jos. Capitn, Encomendero
Apellido(s) Nombre(s) Cargos(s)

117 Nmero de ndice del Catlogo

CAMACHO, Martn. Escribano
98

CARDENAS, Vicente. Gobernacin Provincia de Popayn.
288

DE LIAN Y CISNEROS, Melchor. Arzobispo de La Plata (Provincia de los
Charcas) -Bolivia-.
77

DE MORALES BOCANEGRA, Ambrosio. Capitn, Alcalde Ordinario de Ibagu
5

DE OCANDO, Sebastin. Obispo de Santa Marta
44

DE OJEDA, Alonso. Fraile
1708

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18
FLREZ DE OCARIZ Y ACUA, Joseph. Capitn, Corregidor
834

GARCA, Francisco. Escribano, Notario Apostlico
66

HENRIQUEZ, Luis. Oidor
45

LPEZ SALGADO, Gaspar. Alcalde Ordinario
759

RICO, Andrs Joseph. Religioso Dominico
22

RUZ DE RIAO, Antonio. Presbtero
180

(vase Anexo C)


En lo posible, se debe abreviar el tem relativo a "cargo", suprimiendo preposiciones:


RODRGUEZ GAFARO, Alonso. Relator Real Audiencia

y No "Relator de la Audiencia"

DE TORRES, Cristbal. Obispo Nuevo Reino de Granada

y No "Obispo del Nuevo Reino de Granada"


En caso de no existir apellidos, como cuando se mencionan los esclavos o los indgenas,
consignar el nombre acompaado de una caracterstica o connotacin que la identifique:

Paula. Negra esclava

Si aparece el ttulo nobiliario sin el nombre, debe consignarse:

SFRAGA. Marqus

Ahora bien, si no aparece el cargo, se escribir nicamente el nombre:

MATA, Mateo

Si aparece el apellido sin el nombre, se debe dejar como aparece:

RODRGUEZ

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3.1.3 TEMAS


Los TEMAS o DESCRIPTORES deben dar una idea clara de lo que se desea expresar.
Se debe hacer uso primero, del descriptor principal, seguido de una acotacin a este -
entre parntesis- que hace referencia a qu se dice del tema principal y por ltimo, si es el
caso, agregar entre guiones una expresin que indique qu trmite o gestin se est
mencionando. Algunas veces esta ltima expresin coincide con la tipologa documental.


TEMA PRINCIPAL (Calificativo) -clase de gestin-
000 Nmero de ndice del Catlogo


Ejemplos:

MINAS (explotacin) -pleitos-
748

ESCLAVOS (remates) -postulaciones-
88

ESCRITURAS PBLICAS (cancelaciones) -solicitudes-
3

CONVENTOS (rentas) -remates-
9

EMPADRONAMIENTOS (relaciones)
123

SALARIOS (Nmina)
86

(vase Anexo C)


3.2 VALORACIN, SELECCIN y ELIMINACIN

Aqu se debe informar acerca de cualquier operacin realizada sobre la unidad de
descripcin en lo que tiene que ver con los procesos de valoracin, seleccin y
eliminacin, si es que ello afecta o modifica la interpretacin de los documentos.
Igualmente, aqu se debe informar acerca de las reglas de conservacin o permanencia
(Tablas de Retencin) que le conciernen. Si se cree conveniente, se debe anotar el
nombre de la persona responsable de la clasificacin.


Ejemplo:

"Se ha determinado que stos documentos, debido a su valor testimonial, deben ser
conservados permanentemente a partir de un trmino de diez aos de existencia".


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"Han sido eliminadas las copias de estos documentos, en virtud del Acuerdo N 12 del da
17 de Septiembre de 1990, expedido por la Junta Directiva de la entidad
___________________."



3.3 SISTEMA DE ORGANIZACIN

Se debe proporcionar informacin acerca de la ordenacin que el archivista le ha dado a la
unidad de descripcin. Se enunciarn las principales caractersticas de la estructura
interna y el orden de los documentos.


Ejemplos:

. Expedientes ordenados alfabticamente.
. Encontramos un nmero consecutivo (por legajo) asignado a cada documento.
. La ordenacin por legajo sigue un orden cronolgico.
. Hay dos series: Copiadores de correspondencia, Libros de Actas.


3.4 NUEVOS INGRESOS

Aqu se debe indicar si se esperan futuros ingresos documentales que alteren el volumen
de la unidad de descripcin. Se informar entonces sobre la cantidad y frecuencia de tales
ingresos.

Ejemplo:

Los documentos de carcter histrico de la Oficina de Sanidad se transfieren a
este archivo -una vez cumplido su valor administrativo- al final del ao, en el mes
de Diciembre. En promedio, son depositados en este archivo diez (10) metros
lineales cada ao.


4. REA DE CONDICIONES DE ACCESO Y UTILIZACIN

4.1 CONDICIONES DE ACCESO

Se sealarn aquellas condiciones (legales o materiales) que restrinjan o afecten el acceso
a la unidad de descripcin. Se informar el periodo de restriccin de su consulta y la fecha
aproximada en la cual se pondr nuevamente a disposicin.


Ejemplos:

. Acceso restringido a este material. Slo podr consultarse con el permiso expreso
del director de la entidad productora.

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. Correspondencia familiar que solamente puede ser consultada a partir del ao 2.020.

. Documento en tratamiento por ataque biolgico. Estar en servicio nuevamente a
partir del 1 de Octubre de 1996.

. No se podr acceder a este documento, hasta tanto se haya microfilmado.

. La mayora de estos documentos se pueden consultar libremente. Sin embargo,
aquellos relativos a Hojas de Vida, slo podrn consultarse con el permiso del
gerente de la entidad.


4.2 CARACTERSTICAS FSICAS Y ESTADO DE CONSERVACIN

Aqu se debe proporcionar informacin acerca de cualquier caracterstica fsica relevante
que afecte la utilizacin de la unidad de descripcin.


Ejemplos:

. Marca de agua: (folio 76) Escudo de Armas rematado por una corona (6 cms de
alto x 3 cms de ancho

. Papel sellado para los aos de 1784-1785 y refrendado para el periodo de
1786-1787.

. Folio roto en el extremo superior izquierdo

. Documento mutilado.

. Presenta oxidacin en la tinta, lo cual hace difcil su lectura.

. (Folio 345) Color del papel: azul plido.

. Folio manchado en el borde inferior izquierdo.


4.3 INSTRUMENTOS DE CONSULTA

Aqu se informar sobre cualquier instrumento de consulta que est en el archivo o que
posea el productor y que nos proporcione informacin sobre el contenido de la unidad de
descripcin.

Ejemplos:

. ndice temtico de la documentacin producida despus de 1924.

. ndice de la Correspondencia, hasta 1911

. Catlogo de Actas de Junta Directiva del Ministerio de la Economa, perodo 1877-
1910. Imprenta del Ministerio de la Economa, 1915.

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4.4 SITUACION JURDICA

En este nivel se debe dar informacin acerca de la situacin legal o status jurdico de la
unidad de descripcin.


Ejemplo:

. Documentacin transferida en virtud del Decreto 010 de 1987.


4.5 DERECHOS DE AUTOR / NORMAS SOBRE REPRODUCCIN

Aqu se consignarn las normas relativas a la utilizacin, reproduccin o publicacin de la
unidad de descripcin, despus de haber tenido acceso a ella. Cualquier restriccin al
respecto debe mencionarse aqu.


Ejemplos:

. Derechos adquiridos por ANTENA Televisin.

. Prohibida la reproduccin de fotografas, sin autorizacin escrita de los sucesores
del seor Samuel Velsquez.


4.6 LENGUA DE LOS DOCUMENTOS

Aqu se deben sealar los idiomas predominantes en los documentos que conforman la
unidad de descripcin. Se deben mencionar tambin distintos tipos de alfabetos, tipos de
escritura, smbolos y abreviaturas utilizadas.

Ejemplos:

. Espaol

. Texto principal en francs. Anotaciones marginales en ingls

. Latn

. Italiano


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5. REA DE DOCUMENTACIN ASOCIADA

5.1 LOCALIZACIN DE LOS DOCUMENTOS ORIGINALES

Si la unidad de descripcin es una reproduccin, y alguna persona o entidad posee los
originales, stos se deben mencionar aqu, siempre y cuando esta informacin no sea
confidencial. Se informar igualmente de cualquier dato que sirva para localizar la
documentacin original. Si los documentos originales ya no existen, mencionarlo.


Ejemplos:

. Documento original, en la Biblioteca Nacional, Sala de la Constitucin.

. Originales destruidos, luego de su microfilmacin en 1988.

. Originales en la Academia Colombiana de Historia.


5.2 EXISTENCIA DE COPIAS

Si la unidad de conservacin se encuentra en otro tipo de soportes - bien sea en el archivo
o fuera de l - se debe mencionar aqu, indicndose adems el lugar donde puede ser
consultado.


Ejemplos:

. Actas de sesin plenaria: tambin disponibles en microfilm.

. Mapas de la Comisin Corogrfica 1850-1858: disponibles tambin en vdeo.


5.3 UNIDADES DE DESCRIPCIN RELACIONADAS EN EL ARCHIVO

Se deben identificar otros documentos que se relacionen con la unidad de descripcin. Si
la fuente complementaria es un instrumento de consulta, debemos utilizar para ello el nivel
4.3 -Instrumentos de Consulta-.


Ejemplos:

. Para conocer ms documentos relativos a la Expedicin Botnica, vase por
ejemplo: Seccin "Colecciones", fondo "Enrique Ortega Ricaurte", Carpeta 2,
Folios 1-25.

. Expedientes relativos a la censura de prensa. Vase el fondo "Ministerio de
Gobierno" - Seccin 5, Tomo 7, Folios 73 a 278.

. Series documentales relacionadas: Acuerdos de la Asamblea Departamental.

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5.4 DOCUMENTACIN COMPLEMENTARIA EN OTROS ARCHIVOS

Aqu se debe sealar la existencia en otros archivos de aquella documentacin
relacionada con la procedencia de la unidad de descripcin.


Ejemplos:

. ARCHIVO CENTRAL DEL CAUCA, expedientes relativos a la Real Casa de
Moneda de Popayn.

. MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES, fondos relativos a la Secretara de
Guerra y Marina


5.5 BIBLIOGRAFA

Se indicar cualquier publicacin que se haya basado en la utilizacin y anlisis de la
unidad de descripcin.


Ejemplos:

. Folios 70-77: publicados en el Boletn de Historia y Antigedades, Ao XXV, N
344, ao de 1978, pgs. 4-11.

. Folio 44: se hace alusin a este documento en la obra Historia Eclesistica y Civil
de la Nueva Granada, Tomo I, pg. 151, Biblioteca de Autores Colombianos, Ao
de 1957.


6. REA DE NOTAS

6.1 NOTAS

En este nivel se proporcionar informacin adicional de importancia, que no corresponda a
ninguno de los niveles anteriores.



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Anexo C (Informativo)

Ejemplos para la elaboracin de catlogos e ndices
*



Ejemplos relativos a los productos finales de una descripcin, como es el caso de los
instrumentos de consulta denominados CATLOGOS e NDICES:


CATLOGO


N de ndice DESCRIPCIN Caja, Legajo, Folios

01658 Bogot. 00-00-1991. Texto de articulado debatido en la
ASAMBLEA NACIONAL CONSTITUYENTE y que remite
su secretario, JACOBO PREZ ESCOBAR, a la Presidencia
de la misma. Tema: Trabajo.- Articulado (votacin Junio 18
de 1991).... 21,312,105-107. Copia

01659 ........

NDICES


NDICE CRONOLGICO


25-02-91 fecha
00005, 00006, 00018, 00077,
00095, 00145, 00227, 00456, nmero de ndice
01567, 01658, 01770... (remite al CATLOGO)

13-03-91
00124, 00765...



NDICE TOPONMICO

BOGOTA
00001, 00003, 00010, 00097,
00870, 00955, 01548, 01658, nmero de ndice
01794, ... (remite al CATLOGO)
Banco de la Repblica
00077, 00135, 00188, ...
Barrio La Virginia
03504


*
(Fuente: ARCHIVO GENERAL DE LA NACION, Seccin: REPUBLICA, Fondo:
CONSTITUCIONES - ASAMBLEA NACIONAL CONSTITUYENTE 1991).


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NDICE ONOMSTICO

PREZ ESCOBAR, Jacobo. Secretario General ASAMBLEA NACIONAL
CONSTITUYENTE 1991
00001, 00079, 00158, 00773,
00915, 00986, 01382, 01420,
01579, 01658, 01913,...



NDICE TEMTICO


TRABAJO
Articulado:
01658, 04515 nmero de ndice
Primer Debate, (remite al CATLOGO)
04527
Artculos 5 y 6
- Proposicin Aditiva -
00869
Cultura y Medios de Comunicacin Varios
(Reforma Constitucional)
- Propuesta N 5 - niveles
02188
Derecho a la Huelga (Artculo 5)
Proposiciones de
Aditiva
04614, 04615
Sustitutivas, Indizacin
00871
N 3,
04263
Derecho de Asociacin
- Proposicin Sustitutiva N 4 -
04264
Integrantes Subcomisin; Autores
Aditivas y Sustitutivas
-listado-
00883
Intervencin,
02003
Proposicin,
02194
Propuestas,
02010, 02948
Trabajador
Informe Ponencia,
Articulado,
02689
Ponencia, 1 Parte,
01757
Proyecto de Articulado,

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27
01760
Valor Fundamental
- Proyecto N 63 -
02254
Votacin Articulado
00882
y Derechos Sindicales
-Ponencia-
01755

TRMITE
de las leyes -discusin-
03476

TRANSICIN
Participativa Hacia Nuevas
Instituciones
- Proposicin
Sustitutiva N 21-
04016...









TABLA DE CONTENIDO


Pgina


0. INTRODUCCIN........................................................................................................ 1


1. GLOSARIO DE TRMINOS RELACIONADOS CON LAS REGLAS QUE
SE ENUNCIAN PARA LA DESCRIPCIN DE ARCHIVOS........................................ 3


2. NIVELES DE DESCRIPCIN..................................................................................... 5


3. DOCUMENTO DE REFERENCIA............................................................................... 5


Anexo A. Formato de descripcin archivstica .................................................................. 6

Anexo B. Explicacin de los niveles de descripcin contemplados
en el formato ...................................................................................................... 9

REA DE IDENTIFICACIN............................................................................... 9

REA DE CONTEXTO...................................................................................... 13

REA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA........................................................ 15

REA DE CONDICIONES DE ACCESO Y UTILIZACIN................................. 20

REA DE DOCUMENTACIN ASOCIADA ...................................................... 23

REA DE NOTAS ............................................................................................. 24


Anexo C. Ejemplos para la elaboracin de catlogos e ndices...................................... 25