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Mtodos tradicionales para la implementacin de sistemas ERP

La implementacin de sistemas de planificacin de recursos empresariales (ERP por su nombre en ingls Enterprise Resource Planning ) es un proceso complejo y detallado. El ERP afecta a muchos procesos de negocio, departamentos y empleados. La implementacin es donde los nuevos procesos de negocio se aprenden, prueban, ensean y utilizan. Debido a la gran cantidad de cambios y decisiones requeridas, una excelente planificacin y control de la aplicacin es esencial. Planificacin de la implementacin La planificacin de la implementacin requiere la consideracin de los procesos de negocio deseados y la priorizacin de las reas de negocio en las que los cambios deben ser implementados. La comprensin de las estrategias de la compaa ayuda a decidir qu parte del sistema ERP se debe implementar y cundo. Este generalmente se implementa en fases, con la primera fase "entrando en produccin", o el uso del sistema para ejecutar determinados departamentos. La segunda y tercera fases pueden involucrar a otras partes de la empresa y considerar la integracin con otros sistemas. La comprensin de la tolerancia de la empresa a los cambios es importante para la determinacin de las fases y el orden de aplicacin. Capacitacin La capacitacin se realiza en al menos tres niveles: un nivel genrico del ERP, otro nivel especfico del programa ERP y otro especfico para la empresa. La capacitacin genrica es simplemente comprender el impacto de un sistema ERP en la empresa; los ejecutivos, los gerentes y el equipo del proyecto ERP deben recibir esta formacin en base a su experiencia con el ERP. El programa de formacin especfica se hace para que el equipo del proyecto se prepare para la planificacin de la implementacin detallado, as como las pruebas y el desarrollo de cmo la empresa va a utilizar el sistema ERP. Esta fase de prueba se llama el "piloto del cuarto de conferencia". La capacitacin especifica de empresa es para los usuarios del sistema; se desarrolla despus de que se complet el piloto. Equipos y redes El equipo y las redes pueden retrasar implementaciones y por lo tanto requieren una buena planificacin y adquisicin por adelantado. Subestimar los requisitos en estas reas puede afectar seriamente la implementacin en el momento equivocado. Los sistemas Software-as-a-service (SaaS) eliminan la mayor parte del equipo y las redes requeridas y por lo tanto ofrecen un camino ms rpido a la aplicacin ERP. SaaS ERP estn disponibles a travs de Internet y gestionados

por servicios externos de una manera que protege la seguridad de datos y ofrece un excelente acceso y disponibilidad. Migracin de datos La migracin de datos de un sistema a otro puede ser una tarea compleja. Los datos pueden requerir una limpieza, reestructuracin y mejora antes de la mudanza al nuevo sistema ERP. La migracin de datos puede ser subestimada fcilmente, especialmente si la limpieza de los datos actuales es desconocida o la mayor parte de los datos deben introducirse manualmente en el nuevo sistema. Las empresas nuevas en ERP son ms susceptibles a errores en los datos y requisitos para mejorar los datos. Un anlisis cuidadoso de los datos de la empresa antes de la conversin te asegurar que la migracin de datos no afectar severamente los cronogramas de implementacin. Organizacin para resolver problemas Un comit de direccin ejecutiva trabaja con el equipo del proyecto para resolver rpidamente los problemas que potencialmente pueden paralizar una implementacin. El equipo del proyecto tambin tiene la autoridad para resolver ciertos problemas y debe desarrollar un proceso de resolucin de problemas que identifique y resuelva los muchos problemas que pueden surgir durante una implementacin rpida. Los equipos de proyecto y los comits ejecutivos son formas de gestionar eficazmente la implementacin fuera de la estructura de la gestin normal de la empresa.

Cmo implementar un sistema ERP


ERP son las siglas de planificacin de recursos empresariales (por sus siglas en ingls), una metodologa similar a una pieza de software. Un software ERP est diseado para organizar las aplicaciones de negocio bajo una nica plataforma integrada. Las aplicaciones suelen incluir finanzas, nmina, procesamiento de pedidos y otras herramientas de "apoyo" para realizar transacciones comerciales. Los sistemas ERP ayudan a la gestin en que los datos pueden ser fcilmente adaptados a los objetivos y se pueden seguir para apoyar la toma oportuna de decisiones. Los atributos importantes de los sistemas ERP son: la integracin, la estandarizacin y el intercambio de informacin. Instrucciones Implementacin de un ERP 1. Crea un plan de proyecto de alto nivel y una estrategia de implementacin del mdulo. Aquellos mdulos con el mayor nmero de puntos de integracin deberan, a menos que las necesidades del negocio de otra manera lo dicten, ser

los primeros en configurar. Ejemplo: El libro mayor toca muchos otros mdulos. La implementacin de mdulos con muchos puntos de contacto primero puede ahorrar el trabajo posterior. 2. Construye un equipo de proyecto que represente a todas las reas funcionales y las mltiples divisiones de la organizacin. Haz que el equipo disee su propia estructura, liderazgo y principios de funcionamiento de manera que todo el mundo utilice el mismo formato de presentacin de informes, seguimiento de problemas y otros mtodos de realizacin del trabajo. 3. Revisa la poltica de la empresa, las reglas del proceso y los requisitos de informacin. Durante esta fase, trata de disear procesos ms eficientes e identifica las reas problemticas actuales. Estos se utilizarn en fases posteriores de la implementacin. Actualiza tu plan del proyecto para incluir ms detalles. 4. Realiza un anlisis de Ajuste/Brecha, que consiste en configurar el nuevo sistema y el procesamiento de las transacciones, para medir qu tan bien cumple con los requisitos sealados en el paso anterior y lo bien que coincide con los procesos eficientes que imaginaste durante la revisin del proceso actual. Identifica las personalizaciones como las interfaces y los informes necesarios para soportar los requerimientos que no se cumplen en el sistema de entrega. Toma decisiones de configuracin y rellena las tablas del sistema de cimentacin de configuracin (cdigos, reglamentos y otras configuraciones). Aade datos de la muestra de modo que el sistema pueda actuar como un prototipo para proporcionar una herramienta de prueba inicial para validar el diseo. Actualiza el plan del proyecto con ms detalle. 5. Disea interfaces, reportes, personalizaciones y los procesos de conversin de datos que descubras en la fase de Ajuste/Brecha. Crea especificaciones que puedan ser entregados a los desarrolladores en la siguiente fase. Crea escenarios para probar el sistema. Actualiza el plan del proyecto con ms detalle. 6. Escribe programas definidos en el paso anterior. La codificacin de los programas incluye tener el desarrollador "Unit Test" junto con el usuario funcional que define los requisitos y escenarios de prueba. Define los nuevos procesos modelados despus de los procesos eficientes diseados en los pasos anteriores, pero que encajen con los procedimientos inherentes al nuevo sistema. Utiliza los nuevos procesos y procedimientos del sistema para construir formacin y documentacin. 7. Prueba el sistema completamente. En primer lugar, realiza "pruebas de integracin", un conjunto de pruebas que realiza tantos escenarios como sea posible en los ciclos de vida completos utilizando todas las aplicaciones y mdulos juntos para asegurarte de que funcionen como debieran y funcionen juntos. En la

siguiente etapa haz una prueba de los ciclos para duplicar los sistemas actuales y compara los resultados para asegurar que stos sean los mismos, o si son diferentes, debe haber una buena razn. Esta fase se refiere a menudo como "pruebas en paralelo". 8. Capacita a los empleados y a los otros usuarios tanto en los procedimientos del sistema y las nuevas reglas de proceso. Prepara a toda la organizacin y haz que los vendedores y los clientes sean conscientes de los cambios y cmo cada uno se ver afectado. 9. Implementa el sistema y monitorea el desempeo, la precisin y la fiabilidad. Este paso ser continuo e incluye el soporte del usuario y la aplicacin de actualizaciones y parches suministrados por el proveedor.

Metodologa de Proyecto ERP


El trmino "planificacin de recursos empresariales", o ERP (por sus siglas en Ingls), por lo general se refiere al uso de una nica aplicacin de software o base de datos para conectarse con los procesos de gestin de los recursos de tecnologa de informacin del negocio. Los sistemas ERP tpicamente traen informacin desde sistemas ms antiguos heredados, que, aunque obsoletos, siguen en uso debido a la dificultad de trasladar la informacin existente a los sistemas ms avanzados. Segn Houston Neal, director de marketing de Software Advice, el Big Bang, la ejecucin por fases, y la adopcin paralela son los tres mtodos ms comunes para la implementacin de un proyecto ERP. Significado Las grandes organizaciones con mltiples departamentos o ubicaciones a menudo tienen datos en varios servidores, creando bancos de datos inconexos que no son fcilmente compartidos entre las unidades de negocio. Las organizaciones pueden tener dificultades para llevar a cabo eficazmente a nivel empresa la toma de decisiones cuando la informacin de todos los departamentos o unidades no est fcilmente disponible en un solo lugar. Los sistemas ERP cierran estas brechas, recopilan informacin previamente dispersada por toda la organizacin en un solo lugar para que los lderes de la organizacin tengan acceso a la informacin necesaria para tomar decisiones informadas. Big Bang El enfoque de big bang a la ejecucin del proyecto ERP se produce cuando el sistema ERO se implementa todo a la vez, por lo general en una fecha determinada, a una hora determinada. El uso de la metodologa del proyecto big bang permite una implementacin del sistema ERP inmediata durante el cual

todas las unidades de negocio y ubicaciones cambian al nuevo sistema al mismo tiempo. Este mtodo puede ser til porque trata la posible escasez de recursos que la organizacin debe superar para garantizar el xito a largo plazo. La implementacin apresurada y la propensin a pasar por alto detalles aparentemente pequeos son algunas de las desventajas asociadas con el enfoque big bang a la ejecucin del proyecto ERP. Ejecucin por fases Un despliegue gradual consiste en la implementacin de una porcin del sistema ERP a la vez. Por ejemplo, el sistema ERP puede ser implementado en un nico departamento o ubicacin geogrfica antes de realizar una aplicacin en toda la organizacin. Este enfoque permite a los administradores de proyectos de ERP la oportunidad de identificar los posibles problemas que pueden dificultar el xito del nuevo sistema. A pesar de que la ejecucin por fases puede permitir una mayor atencin a los detalles, puede tener un impacto negativo en los empleados que pueden experimentar agotamiento asociado al trato con las inestables condiciones de trabajo. Adopcin en paralelo En una adopcin en paralelo, los usuarios utilizan tanto el sistema antiguo como el nuevo sistema ERP. Uno de los mayores beneficios de esta metodologa de proyecto ERP es la capacidad de mantener el acceso a la informacin almacenada en el sistema antiguo mientras aprenden a utilizar el sistema ERP. Este mtodo se utiliza a menudo en combinacin con el proyecto big band o el de ejecucin por etapas para asegurar que los usuarios sigan teniendo acceso a la informacin alojada en el sistema anterior, que puede no ser fcilmente accesible mediante el sistema ERP.