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Mdulo 4: Diagrama de Gantt en Excel

Informtica II

MODULO 4:
Diagrama de Gantt en Excel
IV
Apellidos y Nombre Semestre Escuela

29.10.13
Fecha

Ing. Santivaez Bernardo Sal

29/10/2013
El diagrama o grfico Gantt es un herramienta til en la gestin de proyectos, creada por Henry L. Gantt en 1917. Consiste en confeccionar un cuadro con todas las actividades o tareas, por orden de inicio, con los respectivos tiempos previstos para su realizacin e identificacin de la actividad precedente, a partir del cual se calculan las fechas de inicio y finalizacin, y se realiza una representacin grfica horizontal del comienzo y duracin de todas las tareas del proyecto. Con este mtodo se consigue una mayor eficiencia en la ejecucin de proyectos, porque permite conseguir los siguientes objetivos:

Minimizar los tiempos de espera lo que


implica una recursos. utilizacin ptima de los

Reducir al mximo el incumplimiento de los


plazos.

Minimizar los stocks en curso. Acortar el tiempo empleado en la ejecucin


global del proyecto.

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Diagrama de Gantt en Excel

El DIAGRAMA DE GANTT, para quienes no estn familiarizados con el tema, es una herramienta grfica que permite visualizar el tiempo total de una secuencia de actividades, por ejemplo, para un proyecto. Para graficarlos, el MS Project es una excelente herramienta, pero hoy aprenderemos cmo crear un Diagrama de Gantt usando Excel.

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Por qu Excel? La respuesta es bastante sencilla: No todos tienen el MS Project instalado, pero la mayora s tiene el MS Excel. No tienen Exc el? Son libres? Hay para todos seores, ya que pueden hacer exactamente lo mismo usando el Calc de Open Office. Ya que antes aprendimos a cmo crear un grfico de regresin lineal y una lnea de tiempo en Excel. Por qu no un Gantt? Comencemos entonces.

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Diagrama de Gantt en Excel

GANTT EN EXCEL
Comenzaremos definiendo 4 columnas para realizar nuestro diagrama. Tengamos en cuenta que no se trata de un Gantt exacto dadas las limitaciones que supone el usar Excel y no un programa especializado, sin embargo, algo haremos.

INGRESAR DATOS
Las columnas que usaremos sern un listado de actividades, una fecha de inicio, una duracin (en das para este ejemplo) y una fecha de fin. Recomiendo ordenar las fechas de inicio de las actividades en forma ascendente, es decir, de aquella que comienza ms temprano a la que comienza ms tarde.
NOTA: No habrn en este diagrama limitaciones de precedencia, de modo que no nos complicaremos con una red a la cual apliquemos el mtodo PERT. El Excel con nuestros datos quedara ms o menos as luego de listar algunas actividades y tiempos:

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Como se muestra en la imagen superior, los valores de las celdas de la columna de fecha fin de las actividades se obtienen a partir de la fecha de inicio sumando la duracin de las mismas. Recuerden que es necesario restar 1 da, para qu as tambin cuenta el da en que estn iniciando las actividades. Por ejemplo, si una actividad comienza el 1 de junio y dura 6 das, la fecha fin no puede ser 1 + 6 = 7 de junio, ya que si hacemos esto estamos dejando de contar el primero de junio. Las fechas de inicio consideran que las actividades se realizan al comienzo de ese da

GRFICO GANTT
A continuacin insertaremos el grfico en Excel. Para esto, sin seleccionar ningn dato de la tabla que hemos creado, vamos a la pestaa Insertar e insertamos un grfico de Barra/Barra en 2D/Barra apilada .
Insertar + Grficos + Barra en 2-D + Barra Apilada

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Diagrama de Gantt en Excel

Nos aparecer un cuadro vaco, ya que no hemos seleccionado ningn dato, sobre el que haremos clic derecho y seleccionaremos la opcin:

Luego nos mostrar una ventana. Hacemos clic en Agregar.

En la nueva ventana que nos aparece, llamada Seleccionar origen de datos, colocamos el cursor en el campo de Nombre la serie y luego seleccionamos la celda Fecha de inicio. Para el campo Valores de la serie , borramos el texto por defecto = {1} y seleccionamos el rango de celdas con los valores de las fechas de inicio. Hacemos algo anlogo pero aadiendo otra serie de datos tomando esta vez la columna duracin. Ahora en la misma ventana de seleccin de origen de datos hacemos clic en el botn Etiquetas del eje horizontal y seleccionamos el rango de celdas con los nombres de las actividades, es decir, en el ejemplo, desde Actividad 1 hasta Actividad 8. Agregue en Entradas de Leyenda (Series), hasta obtener:

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El Grfico tendr esta apariencia:

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Ahora sobre las barras correspondientes a las series de datos de fecha de inicio hacemos clic derecho, luego seleccionamos la opcin Dar formato a serie de datos y all en la seccin Relleno , cambiamos la opcin a Sin relleno .

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Hacemos lo mismo pero haciendo clic en actividades y seleccionando Dar formato a eje . All en el grupo de opciones por defecto (Opciones del eje) marcamos el check que dice Categoras en orden inverso como se muestra en la imagen debajo. Obtendremos:

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Diagrama de Gantt en Excel

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Luego de esto ya nuestro diagrama se ve mucho mejor y se pueden deducir algunas cosas relacionadas a estas actividades, como por ejemplo, cules se solapan, cules comienzan luego de otras, la duracin comparativa de las actividades, etc. Sin embargo, de momento las fechas an no se visualizan bien ni ayudan mucho, as que arreglaremos esto. Para esto definiremos un nuevo rango de fechas. Comenzaremos escribiendo en dos celdas aparte, la fecha de inicio y fecha de fin del proyecto (considerando la fecha de la actividad que comienza primero y la fecha de fin de la actividad que termina de ltimo).

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Diagrama de Gantt en Excel

Para el caso ejemplo tenemos la de inicio en 06/06/2012 y la de fin de proyecto en 21/07/2012. Cambiaremos el FORMATO DE CELDAS de fecha a nmero. Estas fechas cambiarn entonces a su formato numrico, convirtindose en:

Esto nos servir para definir el rango de fechas del grfico. Hacemos clic derecho sobre la seccin de fechas del grfico y seleccionamos la opcin de dar FORMATO DE EJE.

All en la seccin Opciones del eje definimos Mnimo y Mximo como Fijo tomando los nmeros que obtuvimos de las fechas, es decir, 41431 y 41476. Los ingresamos y cerramos.

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Para finalizar podemos cambiar el formato de la fecha (desde la misma ventana anterior) en la seccin Nmero, donde agregamos el formato dd/mm para omitir el ao. Luego de agregarlo lo seleccionamos como un formato Personalizado y listo.

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Diagrama de Gantt en Excel

Clic en Agregar y clic en cerrar Ya tienen su Gantt en Excel, debera quedar algo as como la imagen del inicio del Mdulo. Espero que les haya servido.

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Grabe su archivo como <Apellido_Paterno>4A

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INFORMTICA II

Diagrama de Gantt en Excel

Informtica II

MODULO 4:
Diagrama de Gantt en Excel
IV
Apellidos y Nombre Semestre Escuela

29.10.13
Fecha

ACTIVIDAD PRCTICA
Objetivo: Encontrar el proceso para obtener el DIAGRAMA DE GANTT en Excel EVENTO 1: Actualizar los siguientes datos a partir de la fecha considerando la misma
duracin en el desarrollo de las actividades:

Finalmente obtener su DIAGRAMA DE GANTT utilizando Microsoft Excel


Grabe su archivo como <Apellido_Paterno>4B

EVENTO 2: Actualizar los siguientes datos a partir de la fecha considerando la misma


duracin en el desarrollo de las actividades:

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Finalmente obtener su DIAGRAMA DE GANTT utilizando Microsoft Excel


Grabe su archivo como <Apellido_Paterno>4C

IMPORTANTE:
Entregar al profesor los tres archivos Excel o sino enviar al correo electrnico:

sasanbe@aol.com
Ing. Sal Santivez Bernardo

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