PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE EQUIPOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICION

Cdigo: P- 020 Versin No.10 Fecha 2011-08-01

CONTROL DE CAMBIOS
MODIFICACION Versin original Se autoriza el traslado de los equipos entre obras, informando antes al almacn de repuestos Se modifica para versin ISO 9001:2000, pasa a ser parte del proceso de control de equipos de Topografa. Se modifica el texto diferenciando responsable y/o formatos aplicables Se incluye la utilizacin de la herramienta Anlisis de Modo y efecto de las mediciones para la determinacin del control metrolgico de los equipos y su periodicidad. Se crea formato de cronograma de calibracin y/o verificacin. Se implementan formatos para la verificacin de miras, cintas y flexmetros Se hace a cada topgrafo y/o cadenero responsable del control metrologico del equipo que tenga a cargo. Se modifica la codificacin de las cintas. Se incluye el proceso de adquisicin de equipo nuevo Revisin y actualizacin segn la Norma ISO 9001:2008 Revisin y actualizacin del procedimiento: responsables, identificacin de equipos, contenido de carpetas, informacin del almacn central Revisin y actualizacin de procedimiento, identificacin y control de equipos de medicin. 2011-08-01 10 2008-01-28 2009-09-14 2010-08-12 07 08 09 2004-01-30 2005-08-15 05 06 2003-05-29 2003-08-15 03 04 FECHA 2002-05-30 2002-07-10 VERSION No. 01 02

REVISADO POR RESPONSABLE DEL PROCESO Nombre ESPERANZA ROJAS A . ANTONIO GARCIA G. Cargo JEFE ALMACEN REPUESTOS TOPOGRAFO SUPERVISOR APROBADO POR CRISTINA RODRIGUEZ GRUPO DE TOPOGRAFOS DE LA EMPRESA AUX TOPOGRAFIA TOPOGRAFOS COMITE DE CALIDAD Nombre Cargo

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1. OBJETO: Establecer un Procedimiento para el control de los equipos de seguimiento y medicin utilizados en las mediciones de los procesos de ejecucin de obras para proporcionar la evidencia de la conformidad del producto con los requisitos establecidos. Mantener el Inventario de Equipos de Topografa, para as controlar su ubicacin, usuario y estado. 2. PROCESOS A LOS CUALES APLICA: Planificacin de Obras, Ejecucin de Obras, Control de Equipos de Seguimiento y Medicin. 3. DEFINICIONES (NTC 2194) VIM:1993 Vocabulario internacional de trminos bsicos y generales utilizados en Metrologa Ajuste de un Instrumento de Medicin: (VIM 4.33). Operacin para ubicar un instrumento de medicin en un estado de funcionamiento adecuado para su uso. Puede ser automtico o manual. Calibracin: conjunto de operaciones que establecen, bajo condiciones especificas, la relacin entre los valores de las magnitudes que indique un instrumento de medicin o un sistema de medicin, o valores representados por una medida materializada y los valores correspondientes determinados por medio de los patrnes. Divisin de escala: parte de una escala entre dos marcas sucesivas de la misma. Es la mnima medida que se puede tomar con un instrumento. Error de un instrumento de medicin: Indicacin de un instrumento de medicin menos un valor verdadero de la magnitud de entrada correspondiente. (cuando se compara con un patrn de referencia) Exactitud de un instrumento de medicin: Aptitud de un instrumento de medicin para dar respuestas cercanas a un valor verdadero. Exactitud de la medicin: Cercana del acuerdo entre el resultado de una medicin y un valor verdadero de la magnitud por medir. Instrumento de medicin: dispositivo destinado para efectuar mediciones, solo o en conjunto con uno o varios dispositivos adicionales. Incertidumbre de la medicin: parmetro, asociado con el resultado de una medicin, que caracteriza a la dispersin de los valores que en forma razonable se le podran atribuir a la magnitud por medir Lmites de error permisible (de un instrumento de medicin): (VIM 5.23) Valor extremo de un error permitido por las especificaciones, normas, regulaciones, etc. para un instrumento de medicin. Medicin: (VIM 2.01). Conjunto de operaciones cuyo objeto es determinar un valor de una magnitud. Precisin: Capacidad de un instrumento de dar el mismo resultado en mediciones diferentes realizadas en las mismas condiciones. Verificacin de un instrumento de medicin: Actividad que consiste en la comparacin entre el error del equipo de medicin determinado por los datos de calibracin y el error mximo permisible del equipo con la consecuencia de decisin de aceptar, reparar, ajustar, descalificar o desechar el equipo. 3. DESARROLLO DEL PROCESO

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DIAGRAMA OPERACIONAL

DESCRIPCION
En el Almacn de Repuestos se origina la informacin para la actualizacin del inventario de todos los equipos de topografa de la compaa. Cada vez que la compaa adquiere o traslada por un tiempo prolongado un equipo, se debe actualizar el inventario Para la identificacin de los equipos se utiliza un cdigo que indica el tipo de equipo, la ubicacin y un consecutivo como se indica en los ejemplos: Estaciones Ej.: Estacin Topcon No.3 Trnsito y Niveles Ej.: Nivel Aut No. 44 (nivel automtico # 44),

RESPONSABLE y/o FORMATO ASOCIADO

INICIO

Informacin compra o movimiento de equipos

Jefe de Almacn / Aux. Topografia

ELABORACION Y ACTUALIZACION DE INVENTARIO DE EQUIPOS

Formato F-100

IDENTIFICAR EQUIPOS DE MEDICIN

La identificacin de las Miras y cintas esta a cargo de los topgrafos de los proyectos. Miras: pueden ser de 4 mt. y 3 mdulos o cuerpos, o de 5 m. el numero (#) es segn cantidad de miras del proyecto Ej.: MIRA L4 M3 CSOC #2 Cintas: pueden ser metlicas, de fibra de vidrio o de tela de 30 o 20 m de longitud. El consecutivo es segn el nmero de cintas en el proyecto Ej.: CINTA MT L30 BUCA #1 o CINTA FV L30 MT80 #3 La identificacin de los flexmetros esta a cargo de los (as) residentes de calidad. Flexometros: Se identifican los flexometros que sean suministrados por la empresa. De la siguiente manera: Obra, Cargo del responsable, # consecutivo segn el nmero de flexometros en el proyecto. Topgrafo (Top), Cadenero (Cd), Director de Obra(DO), Ingeniero Residente (IR), Inspector (In) Ej.: NOBO101 Top #1 MT80 Cd #2 Cada equipo cuenta con su Hoja de Vida en la cual quedan registrados todos los datos del equipo, las novedades del mismo en cuanto a su estado de calibracin y/o verificacin, observaciones sobre arreglos y/o mantenimientos y su ubicacin.

Aux. Topografia Topgrafos Supervisores / F-100

Residente de Calidad

ELABORAR Y/O ACTUALIZAR HOJA DE VIDA

Formato F-099

CARPETA ORIGINAL

CREAR Y/O ACTUALIZAR CARPETA CONTROL PARA CADA EQUIPO CARPETA COPIA (Obra)

Para seguridad de la informacin, se llevan dos carpetas: Una CARPETA ORIGINAL con todos los documentos originales, que esta a cargo de la auxiliar de topografa y contiene: Hoja de vida del equipo F-099, Certificados de calibracin originales, Verificaciones efectuadas: copias recibidas de los responsables de topografa en cada proyecto. Una CARPETA COPIA que permanece con el responsable del equipo en obra y contiene: Hoja de vida del equipo F-099 Inventario de equipos en obra F-100, Cronograma de calibraciones F-123, Formato de entrega de elementos de topografa F- 067, Copias de calibraciones y verificaciones realizadas durante el tiempo del equipo en el proyecto. Esta carpeta y su respectiva actualizacin, estarn a cargo del responsable de cada equipo, es decir del topgrafo o cadenero que maneja el equipo.

Auxiliar. de topografa / F-099

Topgrafos F-100 F-123

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DIAGRAMA OPERACIONAL
PLAN DE ASEGURAMIENTO METROLOGICO

DESCRIPCION

RESPONSABLE y/o FORMATO ASOCIADO

DETERMINAR LAS ACTIVIDADES Y LAS MEDICIONES DE CADA ACTIVIDAD

Para la elaboracin del Plan de aseguramiento metrolgico:

1. Se determinan las mediciones que tienen incidencia directa en las caractersticas de calidad con base en las especificaciones de construccin y actividades que se realizan.
PLAN DE ASEGURAMIENTO METROLOGICO F-114

Jefe de Almacn de Repuestos, Topgrafos de los proyectos /F-099

DETERMINAR LAS CARACTERISTICAS DEL EQUIPO QUE CUMPLA CON LAS ACTIVIDADES A REALIZAR

2. Para cada medicin identificada se determina la exactitud requerida con base en las actividades y especificaciones del contrato. 3. Se selecciona el equipo adecuado teniendo en cuenta el rango, la divisin de escala y la precisin. Para la determinacin de la frecuencia de calibracin y/ o verificacin de los equipos, se analizan aspectos como desajuste, ciclo de uso (factor del equipo) e incidencia de la medicin en la decisin, periodicidad y medio ambiente de operacin en la matriz ANEM tabla de calculo de Frecuencia de Calibracin. Con esta informacin se establece el Cronograma de calibracin y/o verificacin de cada equipo en el proyecto. Los responsables de los equipos (topgrafos y/o cadeneros), son los encargados de realizar las verificaciones, y de solicitar la calibracin de los equipos segn el resultado de cada verificacin, al Almacn Central.

Aux. topografa / F-114

SELECCIONAR EL EQUIPO

Topgrafos, Aux. Topografa F-113, F-123

ANALISIS NECESIDAD Y FRECUENCIA DE CALIBRACION

MATRIZ AMEM TABLA DE CALCULO DE FRECUENCIA DE CALIBRACION F-101

ESTABLECER y/ o ACTUALIZAR CRONOGRAMA DE CALIBRACION

CRONOGRAMA DE CALIBRACION F-123

En cada proyecto se debe implementar la verificacin de los equipos de topografa, el cual consiste en chequear la precisin del equipo, como se indica en los Instructivo I-006 y I-012.
El registro de VERIFICACION del equipo se realiza en la cartera destinada para el fin, o en el formato establecido segn el tipo de equipo. El documento o fotocopia de esta verificacin, debe anexarse a la carpeta copia del equipo y enviarse copia, lo antes posible, a la Auxiliar de Topografa para la Carpeta original.

Topgrafos y/o Cadeneros Registro de verificacin

VERIFICACION O COMPROBACION DEL EQUIPO

CARTERA DE VERIFICACIN

Topgrafos y/o Cadeneros Registro de verificacin

La verificacin o comprobacin del equipo se realiza con la comparacin del error del equipo contra el error mximo permisible establecido en las especificaciones del proyecto.

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DIAGRAMA OPERACIONAL
4

DESCRIPCION

RESPONSABLE y/o FORMATO ASOCIADO

Si el error del instrumento no es mayor al error permisible, se acepta, se registra verificacin y se identifica estado de verificacin. Si el equipo es aceptado debe usarse, conservarse y mantenerse de acuerdo con lo establecido en el Plan de Aseguramiento Metrolgico para equipos de Topografa.
si

no

ERROR EQUIPO>ERROR PERMISIBLE?

Los equipos de topografa identifican su estado de verificacin o calibracin, con dos colores: Verde: Equipo verificado y/o calibrado y aceptado para el uso Rojo: Equipo pendiente de calibracin o mantenimiento no apto para su uso. Para realizar las mediciones crticas de topografa, en las obras, solo se deben usar equipos rotulados con etiquetas de color verde

ACEPTAR EQUIPO E IDENTIFICAR ESTADO DE VERIFICACION

NO SE ACEPTA EQUIPO E IDENTIFICAR ESTADO DE VERIFICACION

Topografos Supervisores, Directores de Obra, Residentes, Cadeneros primeros / Registro de calibracin o verificacin F-099

REGISTRO DE VERIFICACION

REPARACION O MANTENIMIENTO?

Cada proyecto se responsabiliza de que las verificaciones se cumplan en las fechas determinadas, de lo contrario se le debe colocar al equipo el color rojo. Si al verificar el error del instrumento es mayor al error permisible NO se acepta. Se registra la verificacin y se solicita la calibracin al Almacn central informando tambin a la auxiliar de Topografa. El equipo se enva a reparacin o mantenimiento al almacn central.

si
USO, CONSERVACION Y MANTENIMIENTO DEL EQUIPO

no

REPARAR Y/O MANTENER EQUIPO

FIN

SE VERIFICA INTERNAMENTE EL EQUIPO

Si el equipo es desechado se debe actualizar el inventario de equipos de topografa y retirar el equipo.

Topgrafos Y cadeneros responsables

DESECHAR EQUIPO

Los responsables de los equipos deben verificar que se haya hecho la calibracin correctamente y que el equipo este apto para el uso, si NO es apto para el uso debe informarse al almacn y Aux. Topografa y devolver el equipo. Los certificados de calibracin emitidos por el laboratorio competente, no deben presentar errores, ni tachones, la fecha debe ser clara. Desde el almacn central deben enviarse los certificados de calibracin originales a la Auxiliar de Topografa encargada de revisarlos y colocar su aprobacin.

ACTUALIZAR INVENTARIO

Aux. topografa

FIN

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DIAGRAMA OPERACIONAL
VERIFICACIN DE MIRAS, CINTAS Y FLEXO METROS:
REVISAR CRONOGRAMA

DESCRIPCION

RESPONSABLE y/o FORMATO ASOCIADO

Previamente, en el cronograma establecido, se han determinado las fechas para la verificacin de miras, cintas y flexometros.

DETERMINAR FECHAS DE VERIFICACIN DE MIRAS, CINTAS O FLEXO METROS

La direccin de topografa de la empresa, dispone de un flexometro debidamente calibrado y cuya utilizacin es exclusiva para realizar las verificaciones establecidas.

Aux. Topografia Topgrafos Cadeneros /F-123

APLICAR FORMATOS ESTABLECIDOS

REALIZAR VERIFICACIONES

5a

En la fecha de cumplimiento, se realizan las verificaciones de acuerdo a los formatos establecidos y como se indica en el Instructivo I-006. y se identifica su estado de verificacin, con dos colores:
Verde: Equipo verificado y aceptado para el uso. Rojo: Equipo pendiente verificacin o mantenimiento no apto para su uso.

Topgrafos Cadeneros /F-098 F-101A F-101B

SI

CUMPLE?

Para realizar las mediciones en las obras, solo se deben usar equipos rotulados con etiquetas de color verde

CONTINUAR UTILIZANDO HASTA PRXIMA VERIFICACIN

NO

Segn el resultado, si las verificaciones cumplen, se continan utilizando los equipos hasta la nueva verificacin. Se sugieren tiempos de verificacin de las miras cada 3 meses, de las cintas cada 3 meses y de los flexometros Cada 3 meses si no ha ocurrido reposicin de los equipos en el periodo.

SI ENVIAR A MANTENIMIENTO O DESECHAR

EQUIPO ES UNA MIRA?

NO

Si no cumplen, y dependiendo del tipo de equipo, se decide que hacer:

RECIBIR DE MANTENIMIENTO DESECHAR CINTA O FLEXOMETRO

MIRAS: se informa a la responsable del inventario y se enva a mantenimiento. Cuando se recibe del mantenimiento, se vuelve a verificar para determinar si puede seguir trabajando.

Topgrafos Cadeneros /F-044 o F-115

5a

SOLICITAR REPOSICIN

CINTAS Y FLEXOMETROS: Se solicita su reposicin y se da de baja.

FIN

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DIAGRAMA OPERACIONAL
CONTROL DE INVENTARIO DE EQUIPOS
PLANIFICACION DE EQUIPO F-070

DESCRIPCION

RESPONSABLE y/o FORMATO ASOCIADO

Cuando inicia una obra es necesario planificar las necesidades de los equipos, las cuales son especificadas en el plan de calidad de cada obra. Despus de realizar la planificacin, el encargado del proyecto, diligencia una "Requisicin " y la enva al Jefe del Almacn de Repuestos.

DETERMINAR REQUERIMIENTO

Director de Obra, Topgrafo / F-077

SOLICITUD DE EQUIPOS DE TOPOGRAFIA

REQUISICION F-044

El Jefe del Almacn, consulta el Inventario de equipos para determinar si los hay disponibles.
CONSULTA DE INVENTARIOS

Jefe de Almacn de Repuestos, / F-100

si

EQUIPO DISPONIBLE?

no

Si hay equipos disponibles, solicita la aprobacin de uno de los Topgrafos Supervisores de la compaa para trasladar el equipo.

Topgrafos supervisores

SOLICITUD DE APROBACION DE TRASLADO

REVISAR LA DISPONIBILIDAD MAS PROXIMA

NECESIDAD COMPRA?

CONSULTA HOJA DE VIDA DEL EQUIPO

no 8

si

Dependiendo del cumplimiento del cronograma de verificacin, el topgrafo aprueba el traslado del equipo a la obra y se diligencia y se enva con una "Remisin F-052".

EQUIPO APTO PARA EL USO?

no

ORDENAR MANTENIMIENTO, REPARACION O CALIBRACION

Si el resultado de la revisin no es satisfactorio, y el equipo no se encuentra apto para el uso, se ordena o programa el mantenimiento, la reparacin, ajuste y/o calibracin. Informar a la Auxiliar de Topografa de las necesidades que surjan.

Topgrafos supervisores, Jefe de Almacn de Repuestos

si

CERTIFICADO

TRASLADO DEL EQUIPO

REMISION F-052

Si en el Almacn Central no hay equipo disponible, el Jefe de Almacn de Repuestos Con el Topgrafo supervisor quien ordenan el traslado de un proyecto A otro, previa revisin del equipo y constancia del estado de la revisin en la cartera. La informacin de los movimientos de todos los equipos se debe enviar a la auxiliar de topografa para mantener 7 actualizado el inventario.

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DIAGRAMA OPERACIONAL

DESCRIPCION

RESPONSABLE y/o FORMATO ASOCIADO

ACTUALIZACION INVENTARIO

Si el equipo esta apto, se remite con un reporte de movimiento de inventario del Almacn Central o con el F-052 Control de salidas de almacen , para la actualizacin del inventario con la nueva ubicacin del equipo.

Director Obra, Residente, Almacenista, Jefe de Almacn de Repuestos Aux. de Topografa

UTILIZACION EQUIPO EN OBRA

Durante el tiempo que el equipo es utilizado en la obra, se deben cumplir con las verificaciones programadas en el cronograma La copias de estas verificaciones se deben hacer llegar a la auxiliar de topografa encargada de actualizar la Carpeta Original de cada equipo Al finalizar la obra o al no requerir ms el equipo, este de debe reintegrar al Almacn de Repuestos con el mismo formato de remisin y la carpeta del equipo.
Jefe de Almacn de Repuestos, Director Obra, Residente

FIN DE OBRA O NO SE REQUIERE MAS EL EQUIPO

DEVOLUCION DEL EQUIPO A ALMACEN DE REPUESTOS

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DIAGRAMA OPERACIONAL
ADQUISICION DE EQUIPO NUEVO
8

DESCRIPCION

RESPONSABLE y/o FORMATO ASOCIADO

La adquisicin de un equipo nuevo en la empresa se puede realizar en cualquier momento sin necesidad de haber realizado una planificacin de equipo de topografa La presidencia autoriza la compra a la Jefe de Almacn Central, se legaliza mediante una una requisicin la cual es diligenciada por el topgrafo y se enva a la DACC.
APLICACIN PROCEDIMIENTO P-015

NECESIDAD EN LA EMPRESA

Topgrafo / F-044

ELABORAR REQUISICION

El equipo entra al inventario de la empresa como un activo. Una vez se ha realizado la compra, se realiza su ingreso y el Jefe de Almacn informa a la Auxiliar de Topgrafia quien elabora la hoja de vida del equipo para as tener la documentacin correspondiente antes de enviarlo a un proyecto.

INGRESO DE EQUIPO NUEVO

Jefe de Almacn y/o Topgrafo / F-099

ELABORAR HOJA DE VIDA

F-099

Igualmente se actualiza el plan de aseguramiento metrolgico determinando las condiciones de manipulacin, conservacin y mantenimiento del equipo De la misma forma, la matriz de frecuencia de calibracin debe ser actualizada por el topgrafo responsable del equipo.

Aux de Topografia / F-114

ACTUALIZAR EL PLAN METROLOGICO PARA LOS EQUIPOS DE TOPOGRAFA

F-114

Aux. de Topgrafia / F-113

ACTUALIZAR LA MATRIZ AMEN, TABLA DE CALCULO DE FRECUENCIA DE CALIBRACION

F-113

El equipo es entregado a la obra acompaado de una remisin, de la que se enva copia a la aux, de topografa, para informar la ubicacin y asignacin del equipo.

ENTREGAR EQUIPO A OBRA CUANDO LO REQUIERAN

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Cdigo: P- 020 Versin No.10 Fecha 2011-08-01

4. ANEXOS

* * * * * * * * * * * * *

I 006 I 012 F- 052 F-067 F-070 F- 098 F- 099 F- 100 F- 101A F- 101B F- 102 F- 114 SC

Instructivo para verificacin de equipos de topografa. Instructivo para toma y registro de datos topogrficos Control de Salida de Almacn Entrega de elementos de Topografa Planificacin de los dispositivos de seguimiento y medicin Verificacin de miras Hoja de vida de equipos de topografa. Inventario de equipos de topografa. Verificacin de flexometros Verificacin de cintas Control de carteras entregadas en obra Plan de Aseguramiento Metrolgico de Equipos de Topografa. Formato para determinar el factor Metrolgico CM de los equipos de laboratorio Tabla de Clculo de Frecuencias de Calibracin o Verificacin de Equipos de Topografa Cronograma de Calibracin y/o Verificacin de Equipos de Topografa

F-113

F-123

10