Sistemas de Informacin Gerencial Laudon & Laudon CAP I.

REVOLUCION DE LOS SISTEMAS DE INFORMATICA Tanto las empresas grandes como pequeas usan sistemas de informacin y redes para realizar sus actividades electrnicamente, con el fin de hacerlas ms eficientes y competitivas. Los sistemas de informacin ayudan a las Cas a:

Extender su alcance a lugares lejanos, Ofrecer nuevos productos y servicios, Modificar los puestos de flujo de trabajo, Tal vez alterar profundamente la forma en que se hacen los negocios. 1.1-Por qu Sistemas de Informacin? Hasta hace poco, la informacin misma no se consideraba un activo importante de una Ca. , en cambio hoy, para los administradores es indispensable entender los sistemas de informacin, porque casi todas las organizaciones necesitan ste tipo de sistemas para sobrevivir y prosperar. Qu es un sistema de informacin? Un sistema de informacin es un conjunto de componentes interrelacionados que permiten reunir, procesar, almacena y distribuir informacin para apoyar la toma de decisiones y el control de una organizacin. Adems los sistemas de informacin tambin ayudan a los administradores y trabajadores:

a analizar problemas, visualizar aspectos complejos, crear productos nuevos. Los sistemas de informacin contienen informacin acerca de personas, lugares y cosas importantes dentro de su organizacin o en su entorno. INFORMACIN: Este trmino se refiere a datos a los que se les ha dado una forma que tiene sentido y es til para los humanos. DATOS: Son flujos de hechos en bruto que representan sucesos ocurridos en la organizacin o en el entorno, antes de ser organizados y acomodados de tal forma que las personas los puedan entender y usar. Tres actividades de un sistema de informacin producen la informacin que las organizaciones necesitan para: - tomar decisiones, - controlar operaciones, - analizar problemas,

- crear y producir y/o servicios nuevos. Estas actividades son: entrada, procesamiento y salida. La entrada captura o recolecta datos del interior de la organizacin o de su entorno para ser procesados en un sistema de informacin. El procesamiento convierte las entradas brutas en una forma que tiene ms sentido para los humanos. La salida transfiera la informacin procesada a las personas que la usarn o las actividades en las que ser usada. Los sistemas de informacin tambin requieren retroalimentacin que consiste en salidas que se devuelven a los miembros apropiados de la organizacin para ayudarles a evaluar o corregir la etapa de entrada. Los sistemas formales son aquellos que se basan en definiciones aceptadas y fijas de datos y procedimientos para obtener, almacenar, procesar, diseminar y usar esos datos. Operan segn reglas predefinidas que son relativamente fijas y no se modifican con facilidad. En cambio los sistemas de informacin informales, se basan en reglas de conductas no expresas. No existe un acuerdo en cuanto a qu es informacin ni cmo se almacenar o procesar. Los sistemas de informacin formales pueden ser manuales o computarizados. Los manuales utilizan tecnologa de lpiz y papel. Los sistemas de informacin computarizados, en cambio se apoyan en la tecnologa de hardware y software para procesar y diseminar informacin (CBIS: sistemas de informacin basados en computadoras). Los sistemas de informacin computarizados usan tecnologa de computacin para procesar datos en bruto y producir informacin con significado aunque hay una distincin entre:

una computadora y un programa de computadora, y un sistema de informacin. Las computadoras electrnicas y sus programas de software son los cimientos tcnicos, las herramientas y los materiales de los sistemas de informacin modernos. Las computadoras son el equipo para almacenar y procesar informacin. Los programas de computacin, o software, son conjuntos de instrucciones operativas que dirigen y controlan el procesamiento por computacin. Es importante saber cmo funcionan las computadoras y sus programas para disear soluciones o problemas de las organizaciones, pero las computadoras son slo una parte de un sistema de informacin. Para entender los sistemas de informacin es necesario comprender los problemas que pretenden resolver, sus elementos y diseo y los procesos de organizacin que dan pie a las soluciones. Los sistemas de informacin desde la perspectiva de los negocios Desde el punto de vista de los negocios, un sistema de informacin es una solucin organizacional y administrativa, basada en tecnologa de la informacin a un reto que se presenta en el entorno.

Para usar eficazmente sistemas de informacin, es necesario entender la organizacin, la administracin y la tecnologa de informacin ms amplia de los sistemas y la capacidad de stos para solucionar los retos y problemas del entorno. ORGANIZACIONES Los sistemas de informacin forman parte de las organizaciones. Los elementos claves de una organizacin son: su personal, la estructura, los procedimientos. Las organizaciones formales constan de diferentes niveles y especialidades, sus estructuras reflejan una divisin muy clara del trabajo. Se contratan y capacitan expertos para diversas funciones como:

Ventas y marketing: cuyo propsito es vender los productos y servicios de las organizaciones; Manufactura: se encarga de producir bienes y servicios. Finanzas: su propsito es administrar los activos financieros de las organizaciones, Contabilidad: se encarga de mantener los registros financieros de las organizaciones y de llevar el registro de flujo fondos; Recursos Humanos: su propsito es atraer, desarrollar y mantener la fuerza laboral de la organizacin y de mantener los expediente la organizacin. La organizacin coordina el trabajo mediante una jerarqua estructurada y procedimientos operativos estndar formales. La jerarqua acomoda el personal en una estructura de pirmide en la que la autoridad y responsabilidad aumenta con la altura. Los procedimiento operativos estndar (SOP): son reglas formales desarrolladas para efectuar tareas, las cuales guan a los empleados en la realizacin de diferentes procedimientos. La mayor parte de los procedimientos se formalizan y se ponen por escrito. Muchos de los SOP se incorporan en los sistemas de informacin como por ejemplo la forma de pagar a un proveedor o corregir una factura errnea. Las organizaciones requieren distintos tipos de habilidades y personas: los administradores, los trabajadores de conocimientos (ingenieros, arquitectos) quienes disean productos o servicios y crean conocimientos nuevos; y los trabajadores de datos (secretarios, oficinistas) que se encargan de procesar el papeleo de la informacin; los trabajadores de produccin o servicio (maquinistas) quienes producen realmente los bienes de la organizacin. Cada organizacin tiene una cultura nica, es decir, un conjunto fundamental de supuestos, valores y formas de hacer las cosas. Es posible encontrar partes de la cultura de la organizacin en un sistema de informacin: sistema de rastreo de paquetes porque la Ca. tiene como prioridad el servicio al cliente. Los sistemas de informacin emergen de perspectivas diversas, conflictos, sacrificios y acuerdos que son una parte natural de todas las organizaciones. ADMINISTRACIN Los administradores perciben retos de negocios en el entorno, establecen la estrategia de la organizacin para responder a ellos y asignan los recursos humanos y financieros necesarios

para poner en prctica la estrategia y coordinar el trabajo. Los administradores deben ejercer un liderazgo responsable. La administracin de hacer comprensibles las mltiples situaciones que enfrentan las organizaciones y formular planes de acciones para resolver sus problemas. Tambin deben crear nuevos productos y servicios e incluso volver a crear la organizacin de vez en cuando. Una parte sustancial de la administracin es la labor creativa impulsada por conocimientos e informacin nuevos. La tecnologa de la informacin puede desempear un rol crucial en la redireccin y rediseo de una organizacin. Las decisiones y los papeles administrativos varan en los distintos niveles de la organizacin: Los administradores del nivel superior: (directivos) toman decisiones estratgicas de largo plazo relacionadas con los bienes y servicios que se producirn. Los administradores de nivel medio: (gerentes) se encargan de poner en prctica los programas y planes de los directivos. Los administradores operativos: (supervisores) se encargan de monitorear las actividades diarias de la Ca. Cada nivel administrativo tiene diferentes necesidades de informacin y requisitos en cuanto a sistemas de informacin. TECNOLOGA La tecnologa de informacin es una de las muchas herramientas con que cuentan los administradores para enfrenta el cambio. El hardware de la computadora es el equipo fsico utilizado en un sistema de informacin para actividades de entrada, procesamiento y salida, consta de lo siguiente: la unidad de procesamiento, diversos dispositivos de entrada, salida y almacenamiento, y medios fsicos que vinculan esos dispositivos. El software de la computadora consiste en las instrucciones detalladas y preprogramadas que controlan y coordinan los componentes del hardware de la computadora en un sistema de informacin. La tecnologa de almacenamiento incluye los medios fsicos para almacenar datos, ejemplo: discos magnticos u pticos, cintas magnticas y tambin el software que rige la organizacin de los datos en esos medios fsicos. La tecnologa de comunicaciones consiste en dispositivos fsicos y software. Enlaza los diversos componentes del hardware y transfiere datos de un lugar fsico a otro. Una red vincula a dos o ms computadoras para compartir datos o recursos como una impresora. 1.2-Enfoques contemporneos de los sistemas de informacin. Las mltiples perspectivas de los sistemas de informacin demuestran que el estudio de esos sistemas es un campo multidisciplinario; no domina una sola teora o punto de vista. En Gral., el campo se puede dividir en enfoque tcnico y enfoque del comportamiento. Los sistemas de

informacin son sistemas sociotcnicos; aunque se componen de mquinas, dispositivos y tecnologa fsica dura, requieren sustanciales inversiones sociales, de organizacin e intelectuales, para funcionar debidamente. ENFOQUE TCNICO El enfoque tcnico de los sistemas de informacin hace hincapi en modelos normativos con bases matemticas para estudiar stos sistemas, as como en su tecnologa fsica y sus capacidades formales. Las disciplinas que contribuyen a ste enfoque son: las ciencias de la computacin, de la administracin y la investigacin de operaciones. Cs. de la computacin: se ocupan de establecer teoras de computabilidad, mtodo de cmputo y mtodo para almacenar y acceder a los datos de forma eficiente. Cs. de la administracin: se ocupan del desarrollo de modelos para la toma de decisiones y las prcticas gerenciales. Investigacin de operaciones: se concentra en tcnicas matemticas para optimizar parmetros selectos de las organizaciones (transporte, control de inventarios y costos de transaccin). ENFOQUE DEL COMPORTAMIENTO Se ocupa de cuestiones de conducta que surgen durante el desarrollo y mantenimiento a largo plazo de los sistemas de informacin, Ej.: cuestiones como integracin, diseo, implementacin, utilizacin y administracin estratgica de los negocios. Otras disciplinas del comportamiento aportan conceptos y mtodos importantes como por Ej.: los socilogos, estudian los sistemas de informacin pensando en cmo los sistemas afectan a individuos, en cmo los grupos y organizaciones moldean el desarrollo de los sistemas; los psiclogos, estudian los sistemas de informacin para ver cmo las personas que toman las decisiones perciben y usan la informacin formal; los economistas, estudian los sistemas de informacin teniendo en cuenta el impacto que tienen sobre el control, los costos dentro de la Ca. y en los mercados. El centro de ste enfoque generalmente no son soluciones tcnicas ms bien se concentra en los cambios de actitud, las polticas de administracin y organizacin y la conducta. Este enfoque no hace caso omiso a la tecnologa, de hecho la misma a menudo es el estmulo de un problema o aspecto conductual. ENFOQUE SISTEMAS SOCIOTECNICOS El estudio de los sistemas de informacin gerencial (MIS) surgi para concentrarse en los sistemas de informacin computarizados dirigido a los administradores. Los MIS combinan los trabajos tericos de las cs. de la computacin, las cs. de la administracin y la investigacin de operaciones con una orientacin prctica hacia la construccin de sistemas y aplicaciones. Tambin prestan atencin a los aspectos del comportamiento que tienen su origen en la sociologa, la economa y la psicologa. Ninguna de las dos perspectivas por s solas captura la realidad de los sistemas de informacin ya que los problemas de los sistemas rara vez son exclusivamente tcnicos o estn exclusivamente relacionados con el comportamiento.

El reto y el inters del campo de los sistemas de informacin radican en que requieren la apreciacin y la tolerancia de muchos enfoques diferentes. Una perspectiva sociotcnica de los sistemas de informacin ayuda a evitar un enfoque puramente tecnolgico de ellos. Es importante optimizar siempre el desempeo del sistema en su totalidad. Se debe poner atencin en los componentes tanto tcnicos como de comportamiento. Esto implica que la tecnologa se debe modifica y disear de forma tal que encaje con las necesidades de la organizacin y de los individuos. A su vez las organizaciones y los individuos tambin deben cambiar mediante capacitacin, aprendizaje y cambios de organizacin planificados a fin de que la tecnologa pueda operar y prosperar; es decir para que puedan aprovechar la nueva tecnologa de informacin. En una perspectiva sociotcnica el desempeo de un sistema se optimiza cuando la tecnologa y la organizacin se ajustan recprocamente hasta encajar de forma satisfactoria. 1.3-El nuevo rol de los sistemas de informacin en las organizaciones Los administradores no pueden ignorar los sistemas de informacin porque stos desempean un rol crucial en las organizaciones. Los sistemas actuales afectan directamente la forma en que los administradores deciden, la forma en que los directivos planifican y a veces qu bienes y servicios se producen. Estos sistemas desempean un rol estratgico en la vida de la Ca. La responsabilidad por los sistemas d informacin no puede delegarse a quienes toman las decisiones tcnicas. El alcance cada vez ms amplio de los sistemas de informacin Nueva relacin entre las organizaciones y los sistemas de informacin. Existe una interdependencia creciente de la estrategia de negocios, las reglas, los procedimientos y los sistemas de informacin de la organizacin (hardware, software, base de datos) cada vez es ms comn que un cambio en estrategia, reglas y procedimientos requieran cambios en los sistemas de informacin. Los sistemas existentes pueden actuar como limitantes sobre las organizaciones. A menudo, lo que a la organizacin le gustara hacer depende de lo que sus sistemas le permitan hacer. Por ej, incrementar la participacin en el mercado, desarrollar nuevos productos, depende cada vez ms de los tipos y de la calidad de los sistemas de informacin. El alcance cada vez ms extenso de los sistemas de informacin: con el tiempo los sistemas de informacin han comenzado a desempear un rol ms importante en la vida de las organizaciones. Los primeros sistemas dieron pie a cambios principalmente tcnicos que eran fciles de lograr. Los sistemas posteriores afectaron el control y el comportamiento Gral. Influyeron en las actividades centrales de la institucin relacionadas con productos, mercados, proveedores y clientes. Es capaz de implicar a las principales divisiones corporativas, tal vez cientos de usuarios finales de la organizacin. Los datos ahora estn disponibles para cientos de empleados a travs de computadoras personales. Este sistema contemporneo encarna cambios tanto administrativos como institucionales. La revolucin de las redes e Internet

La creciente potencia y la disminucin en el costo de la tecnologa de la computacin es una de las razones por la que los sistemas de informacin desempean un rol tan importante en las organizaciones y afectan a tantas personas. La creciente potencia de la tecnologa de computacin ha dado origen a poderosas redes de comunicacin que las organizaciones pueden usar para acceder a grandes depsitos de informacin de todo el mundo y coordinar sus actividades en el espacio y en el tiempo. Estas redes estn transformando la forma y el aspecto de las empresas de negocio e incluso de la sociedad. La red ms grande y ms usada es INTERNET que es una red internacional de propiedad tanto pblica como privada. Millones de personas usan Internet para intercambiar informacin o efectuar transacciones comerciales con otras organizaciones del todo el plantea. Internet es elstica, si se aaden o quitan redes, o se presentan fallos en el resto del sistema, Internet sigue funcionando. Gracias a estndares de comunicacin y tecnologa especiales, cualquier computadora se puede conectar con cualquier otra que est conectada a Internet mediante lneas telefnicas ordinarias. Las Cas y las personas privadas pueden usar Internet para intercambiar transacciones comerciales, mensajes de texto, imgenes grficas, e incluso video y sonido. Internet est creando una nueva plataforma de tecnologa universal en la que se puede construir todo tipo de productos, servicios, estrategias y organizaciones nuevos. Esta modificando la forma en que los sistemas de informacin se usan en los negocios y en la vida cotidiana. Internet est acelerando la revolucin de la informacin, inspirando nuevos usos de los sistemas de informacin y nuevos modelos de negocios. Es de inters para las organizaciones y los administradores la funcin de Internet llamada World Wide Web sistema con estndares universalmente aceptados para almacenar, recuperar, formatear y exhibir informacin en un ambiente de red. La informacin se almacena y exhibe en pginas electrnicas que pueden contener textos, grficos, animaciones, sonido y video. Estas pginas Web se puede vincular con otras pginas Web sin importar dnde se encuentren. Uno se puede conectar a pginas relacionadas para encontrar informacin adicional, programas de software o, ms vnculos con otros puntos de la Web. La Web puede servir como cimiento para nuevos tipos de sistemas de informacin. Todas las pginas de la WWW reciben el nombre de sitio Web (mantenidos por una organizacin o individuo). Nuevas opciones para el diseo de las organizaciones: La empresa conectada en red El crecimiento explosivo del poder del cmputo y las redes, incluida Internet, est convirtiendo a las organizaciones en empresas conectadas en red. Esto permite la distribucin instantnea de informacin dentro y fuera de la organizacin. Esta capacidad puede servir para redisear y dar nueva forma a las organizaciones, transformando su estructura, alcance de operaciones, mecanismos de informes y control, etc. Aplanamiento de las organizaciones Las organizaciones ms planas tienen menos niveles de administracin, y los empleados de ms bajo nivel reciben una mayor autoridad para tomar decisiones. Esos empleados estn facultados para tomar ms decisiones que en el pasado, ya no trabajan con horario estndar

ni lo hacen en una misma oficina. Estos empleados, adems pueden estar dispersos geogrficamente. La tecnologa de la informacin contempornea ha hecho posible stos cambios adems de proporcionar a los administradores informacin que les permite supervisar a ms trabajadores. Las computadoras conectadas en red han hecho posible que los empleados trabajen juntos como un equipo. Los miembros de los equipos pueden colaborar desde lugares diferentes. Estos cambios hicieron que el alcance del control de la gerencia tambin se ample, permitiendo a los administradores de alto nivel manejar y controlar ms trabajadores. Separar el trabajo de la ubicacin geogrfica Las tecnologas de informacin (mail, Internet, videoconferencias) permiten una coordinacin estricta de trabajadores dispersos geogrficamente en distintos horarios y culturas. Ahora es posible organizarse globalmente y trabajar a nivel local. Partes enteras de las organizaciones pueden desaparecer, como por ej. Los inventarios y las bodegas en los que se almacenan, si los proveedores se vinculan con los sistemas de computacin de la Ca. y entregan slo lo que necesitan y justo a tiempo. La tecnologa de la informacin ha eliminado la DISTANCIA, como factor importante para muchos tipos de trabajo y situaciones. Las Cas no estn limitadas por los lugares fsicos o por sus propias fronteras para suministrar productos y servicios. Los sistemas de informacin en red permiten a las Cas coordinar sus capacidades distribuidas geogrficamente e incluso coordinarse con otras organizaciones como organizaciones virtuales. Estas organizaciones utilizan redes que vinculan a personas, activos e ideas, para crear y distribuir productos y servicios, in estar limitada por las fronteras tradicionales de las organizaciones ni por la ubicacin fsica. Una Ca. puede aprovechar las capacidades de otra sin tener que establecer realmente un vnculo fsico con ellas. Cada una aporta las capacidades que desempea mejor. Estas organizaciones virtuales duran en tanto la oportunidad es rentable (los Sist. de informacin en red permiten a diferentes Cas unirse para suministrar bienes y servicios). Una organizacin que no es plenamente virtual puede tener algunas de sus actividades de negocios con caractersticas virtuales Ej. Uso de Internet para obtener productos, aprovechar cocimientos dentro y fuera de la Ca., etc. Reorganizacin de flujos de trabajo Los sistemas de informacin han ido sustituyendo gradualmente los procedimientos de trabajos manuales por procedimientos, flujos y procesos automatizados. Las mejoras en los flujos de trabajo han permitido a las organizaciones recortar sus costos y mejorar el servicio a los clientes de manera simultnea. Los flujos de trabajo rediseados pueden tener un impacto profundo en la eficiencia de las organizaciones e incluso dar pie a nuevas estructura de organizaciones, productos y servicios. Creciente flexibilidad de las organizaciones Las Cas usan la tecnologa para organizarse de forma ms flexible, lo que incrementa su capacidad para responder a cambios en el mercado y aprovechar nuevas oportunidades. Los sistemas de informacin confieren a las organizaciones tanto grandes como pequea una flexibilidad adicional para superar algunas de las limitaciones debidas a su tamao.

Las organizaciones pequeas suelen utilizar sistemas de informacin para adquirir un poco de la fuerza y el alcance de las organizaciones mayores: puede realizar actividades de coordinacin y muchas tareas de fabricacin con muy pocos administradores, oficinistas y obreros. Las organizaciones grandes pueden usar tecnologa para lograr un poco de la agilidad y responsabilidad de las organizaciones pequeas. Un aspecto de esto es la personalizacin masiva en la que se usan software y redes para controlar con gran precisin a produccin, de modo que los productos puedan personalizarse fcilmente sin el costo adicional de que implican las series de productos de produccin pequeas. El cambiante proceso de administracin La tecnologa de la informacin est transformando el proceso de administracin, al proporcionar a los administradores nuevas y potentes capacidades que les ayudan a planificar, organizar, dirigir y controlar. Muchas Cas estn usando la tecnologa de la informacin para la planificacin de recursos de empresa. La planificacin de recursos de empresa (ERP) es un sistema de administracin de negocios que integra todas las facetas del negocio, incluidas planificaciones, manufacturas, ventas y finanzas, de modo que se coordinen ms estrechamente compartiendo informacin entre s. El software de ERP modela y automatiza muchos procesos bsicos con la meta de integrar informacin de toda la Ca. y eliminar vnculos complejos y costosos entre los sistemas de informacin de distintas reas del negocio. Redefinicin de las fronteras de la organizacin Los sistemas de informacin en red permiten intercambiar electrnicamente, entre diferentes Cas, transacciones como pagos y rdenes de compra, reduciendo as el costo de obtener productos y servicios externos. Las organizaciones comparten datos de negocios, catlogos o mensajes de correo a travs de tales Sist. Estos sistemas de informacin en red pueden crear nuevas eficiencias y nuevas relaciones entre una organizacin, sus clientes y proveedores, que redefinen las fronteras de las organizaciones. Los sistemas que vinculan a una Ca. con sus clientes, distribuidores o proveedores se llaman sistemas interoganizacionales: son sistemas de informacin que automatizan el flujo de la informacin a travs de las fronteras de las organizaciones. Tales Sist. Permiten que la informacin o las capacidades de procesamiento de una organizacin mejoren el desempeo de otra, o mejoren las relaciones entre ellas. Comercio electrnico y negocios electrnicos Cada vez es ms comn que la tecnologa en la que se apoyan los cambios descriptos, sea Internet, que es capaz de vincular a miles de organizaciones en una sola red, creando los cimientos de un enorme mercado electrnico. Un mercado electrnico es un Sist. de informacin que enlaza a muchos compradores y vendedores para intercambiar informacin, productos y servicios y pagos. Gracias a las computadoras y las redes stos Sist. funcionan como intermediarios electrnicos y disminuyen los costos de las transacciones de mercados tpicos, como seleccionar proveedores, establecer precios, etc. Los compradores y vendedores pueden cerrar transacciones digitalmente, sin importar la distancia.

Una inmensa gama de bienes y servicios se anuncian, se compran y se intercambian en todo el mundo utilizando Internet como mercado global. La disponibilidad global de Internet para el intercambio de transacciones entre compradores y vendedores est fomentando el crecimiento del comercio electrnico. El comercio electrnico es el proceso de comprar y vender bienes y servicios electrnicamente, mediante transacciones de negocios a travs de Internet, redes y otras tecnologas digitales. El concepto abarca actividades como publicidad, marketing, soporte a clientes, entrega y pago. El comercio electrnico puede acelerar los pedidos, la entrega y l pago de bienes y servicios, al tiempo que reduce los costos operativos y de inventario de las Cas. Internet tambin se est aplicando para facilitar el manejo del resto del negocio: publicar polticas de empleo, revisar saldos de cuenta, programar reparaciones por mantenimiento de planta. Internet est surgiendo como plataforma para el comercio electrnico. Las Cas estn aprovechando la conectividad y facilidad de uso de Internet para crear redes corporativas internas llamadas intrarredes(intranets) basadas en la misma tecnologa. Negocio electrnico: el uso de Internet y otras tecnologas digitales para la comunicacin y coordinacin entre organizaciones, as como para la administracin de la Ca. Al distribuir informacin a travs de redes electrnicas, los negocios electrnicos extienden el alcance de la administracin existente. Los administradores pueden usar mail, documentos de web y software de trabajo en grupo, para comunicarse de forma eficaz y frecuente entre empleados. Comercio electrnico y negocio electrnico. El comercio electrnico usa la tecnologa de Internet y la digital para realizar transacciones con sus clientes y proveedores, en tanto que los negocios electrnicos usan esas tecnologas para manejar el resto del negocio. En una empresa que utiliza Internet y tecnologa digital para comercio electrnico y negocios electrnicos la informacin puede fluir sin interrupcin entre distintas partes de la Ca. y entre la Ca. y entidades externas. Tanto el comercio electrnico como los negocios electrnicos pueden alterar la forma en que se efectan los negocios. Si las organizaciones quieren utilizar Internet y otras tecnologas para negocios electrnicos y comercio electrnico, tal vez tengan que redefinir sus modelos de negocios, reinventar procesos de negocios, modificar sus culturas corporativas y crear relaciones ms estrechas entre sus clientes y proveedores. 1.4-Cmo usar los Sist. De informacin: Nuevas oportunidades con tecnologa El reto de los Sist. de informacin: aspectos de administracin claves. Los administradores enfrentan 5 retos claves para la construccin y el uso de los Sist. de informacin. 1-El reto estratgico de los negocios: cmo pueden los negocios usar tecnologa de informacin para disear organizaciones que sean competitivas y eficaces?. Al aplicar la tecnologa de informacin muchas organizaciones deben redisearse: como hacer cambios fundamentales en el comportamiento de la organizacin, desarrollar nuevos modelos de negocio y eliminar las ineficiencias de la estructura de la organizacin. Las organizaciones si

quieren beneficiarse con la tecnologa de informacin necesitan repensar y redisear la forma en que disean, producen, entregan y mantiene y los bienes y servicios. Deben disear Sist. competitivos y eficaces. 2-El reto de la globalizacin: cmo pueden las Cas. Entender las necesidades de negocios y de Sist. de informacin de un entorno econmico global? Si las empresas buscan desarrollar Sist. de informacin multinacionales integrales, los negocios deben desarrollar hardware, software y estndares de comunicacin globales, y crear estructuras de contabilidad e informaciones multiculturales. Deben entender las necesidades de Sist. en un entorno de negocio global. 3-El reto de la arquitectura de informacin: com. Pueden las organizaciones desarrollar una arquitectura de informacin y una infraestructura de tecnologa de informacin que apoye sus metas de negocio? Los Sist. nuevos, a menudo requieren redisear la organizacin y desarrollar una nueva arquitectura de informacin: es el diseo que la tecnologa de informacin adapta en una organizacin determinada para lograr metas o realizar funciones selectas. Los administradores actuales deben saber cmo acomodar y coordinar las diversas tecnologas de computacin y aplicaciones del Sist. de negocios, para satisfacer las necesidades de informacin de cada nivel de su organizacin, as como las necesidades de la organizacin en su totalidad. La plataforma tecnolgica para sta arquitectura se denomina infraestructura de tecnologa de informacin que consiste en el hardware y software, tecnologa de datos y almacenamiento, redes y recursos humanos necesarios para operar el equipo. stos constituyen una plataforma de recursos de tecnologa de informacin compartido por la organizacin y estn disponibles para todas sus aplicaciones.. se debe crear una arquitectura de informacin que apoye las metas de la organizacin. 4-El reto de la inversin en sistemas de informacin: cmo pueden las organizaciones determinar el valor de negocios de los sistemas de informacin?. Se debe determinar el valor de negocios de los Sist. de informacin. 5-El reto de responsabilidad y control: cmo pueden las organizaciones disear sistemas que la gente sea capaz de controlar y vender?. Los sistemas de informacin se deben disear de modo que funcionen como deben y de modo que los seres humanos puedan controlar el proceso. Al construir y usar Sist. de informacin las organizaciones deben tomar en cuenta la salud, la seguridad, la permanencia en el empleo y el bienestar social. CAPITULO 2: EL ROL ESTRATGICO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN. RETOS GERENCIALES. Orchids Paper Products us sistemas de informacin para lograr una ventaja de mercado temporal sobre sus competidores: ofreci sus productos a un precio bajo y proporcion un nivel alto de servicio. Sin embargo, se requiere algo ms que un solo salto tecnolgico para sostener esta ventaja competitiva. Los administradores necesitan descubrir formas de mantener dicha ventaja durante muchos aos. En trminos especficos, los administradores necesitan superar los siguientes retos:

INTEGRACIN: cada vez es mayor el nmero de empresas que encuentra ventajas en la integracin
de sus sistemas. La integracin de sistemas para diferentes niveles y funciones de una organizacin, a fin de intercambiar informacin libremente, puede ser tecnolgicamente difcil y costoso.

 MANTENIMIENTO DE LA VENTAJA COMPETITIVA: la ventaja competitiva no siempre es

sostenible. Las condiciones del mercado cambian. La tecnologa y las expectativas de los clientes cambian. Los sistemas de informacin estratgicos clsicos se beneficiaron por ser los primeros en sus respectivas industrias, pero luego surgieron sistemas rivales. Los sistemas de informacin por s solos no pueden proporcionar una ventaja duradera en los negocios. APLICACIONES DE SISTEMAS CLAVE EN LA ORGANIZACIN. Hay diferentes clases de sistemas. Se crean sistemas para atender los diferentes intereses de la organizacin. DIFERENTES CLASES DE SISTEMAS. Cuatro tipos principales de sistemas de informacin sirven a los diferentes niveles de organizacin: sistemas en el nivel operativo, en el nivel de conocimiento, en el nivel de administracin y en el nivel estratgico. LOS SISTEMAS EN EL NIVEL OPERATIVO. Sistemas de informacin que monitorean las actividades y transacciones elementales de la organizacin. El propsito principal de los sistemas en este nivel es contestar a preguntas de rutina y rastrear el flujo de transacciones a travs de la organizacin. LOS SISTEMAS EN EL NIVEL DEL CONOCIMIENTO. Sistemas de informacin que apoyan a los trabajadores de conocimientos y datos de una organizacin. El propsito de los sistemas en el nivel de conocimiento es ayudar a la organizacin a controlar el flujo de documentos. LOS SISTEMAS EN EL NIVEL DE ADMINISTRACIN. Sistemas de informacin que apoyan las actividades de seguimiento, control, toma de decisiones y administracin de los administradores de nivel medio. Los sistemas en el nivel de la administracin o direccin por lo regular proporcionan informes peridicos, en lugar de informacin instantnea acerca de las operaciones. LOS SISTEMAS EN EL NIVEL ESTRATGICO. Sistemas de informacin que apoyan las actividades de planificacin a largo plazo de los administradores de nivel superior. Una organizacin tpica cuenta con sistemas en los niveles operativos, de administracin, de conocimientos y estratgico, para cada rea funcional. Las distintas organizaciones tienen diferentes sistemas de informacin para las mismas reas funcionales. Los sistemas de informacin deben crearse a la medida de las necesidades nicas de cada una. No existe un sistema de informacin universal que encaje en todas las organizaciones. SEIS TIPOS PRINCIPALES DE SISTEMAS. 1) SISTEMAS DE PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES (TPS). Sistemas computarizados que efectan y registran las transacciones diarias rutinarias, necesarias para la marcha del negocio; estos sistemas sirven al nivel operativo de la organizacin. TPS de nmina es un sistema tpico de procesamiento de transacciones contables que se encuentran en casi todas las compaas. Rastrea el dinero que se paga a los empleados. Los elementos del archivo maestro se combinan de diversas formas para preparar informes de inters para la gerencia y dependencias del gobierno, o para generar cheques de nmina que se envan a los empleados.

Estos TPS son capaces de generar otros informes combinando los elementos de datos existentes. Todas las organizaciones tienen estos cinco tipos de TPS. SISTEMAS DE TRABAJO DE CONOCIMIENTOS DE AUTOMATIZACIN DE OFICINAS. 2) SISTEMA DE TRABAJO DE CONOCIMIENTO (KWS). Sistema de informacin que ayuda a los trabajadores de conocimientos en la creacin e integracin de nuevos conocimientos en la organizacin. 3) SISTEMA DE AUTOMATIZACIN DE OFICINAS. Sistema de computacin, por ejemplo, procesador de textos, correo electrnico y calendarizacin, diseado para aumentar la productividad de los trabajadores de datos en la oficina. Tanto los sistemas de trabajo de conocimiento (KWS) como los sistemas de automatizacin de oficinas (OAS) satisfacen las necesidades de informacin en el nivel de conocimientos de la organizacin. En general, los trabajadores de conocimientos son personas que poseen grados universitarios. Un sistema de automatizacin de oficinas (OAS) es una aplicacin de tecnologa de informacin diseada para aumentar la productividad de los trabajadores de datos en la oficina, apoyando las actividades de coordinacin y comunicacin de la oficina tpica. Los sistemas tpicos de automatizacin de oficinas manejas y controlan documentos, programan actividades y comunican. PROCESAMIENTOS DE TEXTO. Tecnologa de la automatizacin de la oficina que facilita la creacin de documentos mediante la edicin, el formateo, el almacenamiento y la impresin computarizada de textos. Se refiere al software y hardware que crea, edita, formatea, almacena e imprime documentos. LA AUTOEDICIN. Tecnologa que produce documentos con calidad profesional, combinando las salidas de procesadores de texto con diseo, grficos y funciones especiales de formacin. Produce documentos con calidad profesional. SISTEMAS DE IMGENES DE DOCUMENTOS. Sistemas que convierten documentos e imgenes a una forma digital para poder almacenar y acceder a ellos en una computadora. Los sistemas de imgenes de documentos convierten documentos e imgenes a una forma digital para poder almacenarlos y acceder a ellos en computadora. 4) SISTEMAS DE INFORMACIN GERENCIAL (MIS). Sistema de informacin en el nivel de administracin de una organizacin que sirve a las funciones de planificacin, control y toma de decisiones, proporcionando informes rutinarios resumidos y excepciones. Los MIS resumen y preparan informes acerca de las operaciones bsicas de la compaa. Los MIS sirven a los administradores interesados en resultados semanales, mensuales y anuales y suelen contestar a preguntas estructuradas que se conocen con mucha antelacin. Estos sistemas son poco flexibles y tienen una capacidad analtica reducida. CARACTERSTICAS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN GERENCIAL.

Los MIS apoyan decisiones estructuradas en los niveles de control operativo y administrativo, pero
tambin son tiles para las actividades de planificacin de los administradores de nivel superior.

 Los MIS generalmente estn orientados hacia los informes y el control; estn diseados para informar
acerca de las operaciones existentes y, por tanto, para coadyudar al control cotidiano de las operaciones.

Los MIS se apoyan en datos y flujos de datos que ya existen en la organizacin. Los MIS tienen poca capacidad analtica. Los MIS generalmente ayudan a tomar decisiones empleando datos del pasado y el presente. Los MIS son relativamente inflexibles. Los MIS tienen una orientacin interna, ms que externa.
5) SISTEMAS DE APOYO A DECISIONES (DSS). Sistema de informacin en el nivel de administracin de una organizacin que combina datos y modelos analticos avanzados o herramientas de anlisis de datos, para apoyar la toma de decisiones semiestructurada y no estructurada. Los DSS ayudan a los administradores a tomar decisiones que cambian rpidamente. Los DSS tienen que responder con la suficiente rapidez como para ejecutarse varias veces al da, cadA vez que cambian las condiciones. Estn construidos explcitamente con diversos modelos para analizar datos, o condensan grandes cantidades de datos en una forma que pueden analizar los encargados de tomar decisiones. Los DSS se disean de modo que los usuarios puedan trabajar con ellos directamente. Los DSS son iterativos: el usuario puede modificar supuestos, hacer nuevas preguntas e incluir datos nuevos. 6) SISTEMAS DE APOYO A EJECUTIVOS (ESS). Sistemas de informacin en el nivel estratgico de una organizacin, diseado para apoyar la toma de decisiones no estructuradas, mediante grficos y comunicaciones avanzados. Los ESS se disean de modo que puedan incorporar datos de sucesos externos, como nuevas leyes fiscales o nuevos competidores, y tambin obtienen informacin resumida de los MIS y DSS internos. Estos sistemas filtran, comprimen y rastrean datos cruciales. CARACTERSTICAS DE LOS SISTEMAS DE APOYO DE DECISIONES.

Los DSS ofrecen a los usuarios flexibilidad, adaptabilidad y respuesta rpida. Los DSS operan con poca o ninguna ayuda de programadores profesionales. Los DSS apoyan decisiones y problemas cuyas soluciones no se pueden especificar por adelantado. Los DSS emplean anlisis de datos y herramientas de modelado avanzado.
RELACIONES ENTRE LOS SISTEMAS: INTEGRACIN. Un TPS es una fuente de datos importante para otros sistemas, en tanto que el ESS es primordialemente un receptor de datos de sistemas de ms bjo nivel. Adems, es posible intercambiar datos entre sistemas que sirven a diferentes ras funcionales.

En definitiva, es ventajoso tener cierto grado de integracin, a fin de que la informacin fluya con facilidad entre las diferentes partes de la organizacin. SISTEMAS DE INFORMACIN Y ESTRATEGIA DE NEGOCIOS. QU ES UN SISTEMA DE INFORMACIN ESTRATGICO?. SISTEMAS DE INFORMACIN ESTRATGICOS. Sistemas de computacin en cualquier nivel de una organizacin, que modifican las metas, los procesos, los productos, los servicios o las relaciones con el entorno, para ayudar a la organizacin a adquirir una ventaja competitiva. Los sistemas de informacin estratgicos no son los mismos que los sistemas en el nivel estratgico para los administradores de nivel superior que se concentran en los problemas de toma de decisiones a largo plazo. Los sistemas de informacin estratgicos se pueden usar en todos los niveles de las organizaciones y tienen mayor alcance y races ms profundas que los otros tipos de sistemas que se han descrito. ESTRATEGIAS EN EL NIVEL DE NEGOCIO Y EL MODELO DE CADENA DE VALOR. COMO APROVECHAR LA TECNOLOGA EN LA CADENA DE VALOR. EL MODELO DE LA CADENA DE VALOR. Modelo que destaca las actividades primarias o de apoyo que aaden un margen de valor a los productos o servicios de una compaa y en las que se pueden ampliar ptimamente los sistemas de informacin para lograr una ventaja competitiva. El modelo de cadena de valor identifica puntos de apalancamiento cruciales especficos en los que una compaa puede utilizar la tecnologa de informacin de la forma ms eficaz posible para mejorar su posicin competitiva. LAS ACTIVIDADES PRIMARIAS. Las actividades relacionadas ms directamente con la produccin y distribucin de los productos o servicios de una compaa. Las operaciones transforman los insumos en productos terminados. LAS ACTIVIDADES DE APOYO. Las actividades que hacen posible la realizacin de las actividades primarias de una compaa; consisten en la infraestructura, los recursos humanos, la tecnologa y las compras de la organizacin. El sistema de Orchids Paper Products, crea valor al bajar los costos operativos. Los negocios deben tratar de crear sistemas de informacin estratgicos para las actividades de valor que aadan ms valor a su compaa. Un anlisis estratgico podra identificar la actividad de ventas y marketing como un rea en la que los sitemas de informacin daran el mayor impulso a la productividad. El sistema tambin podra proporcionar informacin que permita a la compaa desarrollar productos ms afines a su mercado meta. Podran requerirse muchos proyectos distintos, o una serie de sistemas vinculados, para crear una ventaja competitiva. El rol de la tecnologa de la informacin en el nivel de negocios es ayudar a la compaa a reducir costos, diferenciar sus productos y servir a mercados nuevos. PRODUCTOS Y SERVICIOS CON SISTEMAS DE INFORMACIN.

DIFERENCIACIN DE PRODUCTOS. Estrategia competitiva para crear lealtad a la marca, mediante el desarrollo de productos y servicios nuevos y exclusivos que los competidores no puedan copiar fcilmente. SISTEMAS PARA CONCENTRARSE EN UN NICHO DE MERCADO. DIFERENCIACIN ENFOCADA. Estrategia competitiva para desarrollar nuevos nichos de mercado para productos o servicios especializados, de modo que el negocio pueda competir en el rea meta mejor que sus competidores. Los sistemas de informacin permiten a las compaas analizar finamente los patrones de compra, gustos y preferencias de sus clientes, a fin de dirigir sus campaas publicitarias y de marketing de forma eficiente a mercados meta cada vez ms pequeos. EXTRACCIN DE DATOS. Anlisis de grandes cantidades de datos para encontrar patrones y reglas que pueden guiar la toma de decisiones y predecir un comportamiento futuro. Esta informacin ayuda a las compaas a disear mejores promociones de venta o exhibiciones de productos. La extraccin de datos tambin sirve para localizar a clientes individuales con intereses especficos, o para determinar los intereses de un grupo dado de clientes. Las dos metas son incrementar el uso de la tarjeta por parte del cliente y expandir la presencia de la misma. APLICACIONES DE LA EXTRACCIN DE DATOS.

Identificar a los individuos u organizaciones que con ms probabilidad respondern a un envo por
correo directo.

Determinar qu productos y servicios suelen comprarse juntos, como cerveza y cigarrillos. Predecir qu clientes son los ms probables que cambien a competidores. Identificar las transacciones que podran ser fraudulentas. Identificar caractersticas comunes de los clientes que compran el mismo producto. Predecir lo que ms interesa ver a cada visitante de un sitio Web.
La compaa puede utilizar estos datos para manejar y crear perfiles de los visitantes del sitio Web y dirigirse a individuos y grupos con intereses comunes. Las compaas obtienen algunos de esos datos internamente, y otros los compran a organizaciones externas. Al analizar detenidamente los patrones de compra previos a las personas, pueden forjar relaciones con esos clientes y ofrecerles productos y servicios ms personalizados. Se ha estimado que el costo de adquirir un cliente nuevo es cinco veces mayor que el de retener a un cliente existente. La extraccin de datos es una herramienta potente y rentable, pero pone en peligro la intimidad de los individuos.

Muchos crticos han puesto en duda si se debe permitir o no a las compaas recabar informacin tan detallada acerca de los individuos. ADMINISTRACIN DE LA CADENA DE ABASTO Y DE LOS SITEMAS DE RESPUESTAS EFICIENTE A CLIENTES. Se emplea un legendario sistema de reabastecimiento de inventarios controlado por la informacin de punto de venta. El sistema de reabastecimiento contnuo enva pedidos de mercanca nueva directamente a los proveedores tan pronto como los consumidores pagan sus compras en la caja registradora. Las terminales de punto de venta registran el cdigo de barras de cada artculo que pasa por la caja y envan una transaccin de compra directamente a una computadora central. La computadora rene los pedidos y los transmite a los proveedores. El sistema tambin permite ajustar las compras de artculos de tiendas a modo de satisfacer las demandas de los clientes. LA ADMINISTRACIN DE LA CADENA DE ABASTO. Integracin de las necesidades de logstica de proveedores, distribuidores y clientes en un solo proceso cohesivo. Para manejar la cadena de abasto, la compaa trata de eliminar retrasos y reducir la cantidad de recursos que se ocupan en el trayecto. Los sistemas de informacin hacen posible una administracin eficiente de la cadena de abasto, integrando planificacin de demanda, pronstico, requisicin de materiales, procesamiento de pedidos, asignacin de inventarios, surtido de pedidos, servicios de transporte, recepcin, facturacin y pago. Los sistemas de administracin de la cadena de abasto no slo reducen los costos de inventarios, sino que tambin suelen entregar el producto o servicios ms rpidamente al cliente. La administracin de la cadena de abasto puede servir para crear eficientes sistemas de respuestas a clientes que atienden con mayor eficiencia sus demandas. La comodidad y facilidad de uso de estos sistemas de informacin elevan los costos de cambio. CADENA DE ABASTO. Conjunto de entidades fsicas como plantas de produccin, centros de distribucin, transportes, expendios de ventas al detalle, personas e informacin, que se vinculan a travs de procesos que suministran bienes o servicios desde su origen hasta el consumidor final. COSTOS DE CAMBIO. El gasto en que incurre un cliente o una compaa por concepto de prdida de tiempo y gasto de recursos, cuando cambia de un proveedor o sistema, a un proveedor o sistema competidor. El sistema de inventarios sin existencia y pedidos utiliza administracin de la cadena de abasto para crear un sistema eficiente de respuesta a clientes. Terminales enlazadas a las computadoras propias, se instalan en por ejemplo hospitales. Cuando un hospital quiere hacer un pedido, no necesita llamar a un vendedor ni enviar una orden de compra; simplemente usa una terminal de computadora para ordenar de su catlogo de suministros completo. El sistema genera informacin de embarque, facturacin e inventarios, y las terminales en el hospital proporcionan al cliente una fecha de entrega estimada.

Este sistema es similar a los sistemas de entrega justo a tiempo. La entrega se hace directamente en los pasillos. Esto ha creado efectivamente un inventario sin existencias, en el que la computadora acta como bodega de los hospitales. Los inventarios sin existencia reducen sustancialmente la necesidad de espacio y personal de almacenamiento en los hospitales, y los costos de mantenimiento y manejo. Todas las responsabilidades relacionadas con inventarios recaen sobre el distribuidor, quien maneja el flujo de suministro. Estos sistemas de informacin tambin ofrecen beneficios para los proveedores, quienes pueden monitorear continuamente las necesidades de productos, la candelarizacin de las fbricas y los compromisos de sus clientes y compaginarlos con sus propios programas para asegurar que siempre est disponible suficiente inventario. ESTRATEGIA EN EL NIVEL MEDIO DE COMPAA Y TECNOLOGA DE INFORMACIN. MEJORAMIENTO DE LAS APTITUDES CENTRALES. APTITUD CENTRAL. El argumento es que el desempeo de todas las unidades de negocios slo puede mejorar en la medida en que dichas unidades desarrollen, o creen, un ncleo central de aptitudes. Una aptitud central es una actividad en la que una compaa es lder de clase mundial. Las aptitudes centrales podran consistir en ser el mejor fabricante de fibras pticas del mundo, el mejor diseador de componentes miniatura, el mejor servicio de entrega de paquetes, o el mejor fabricante de pelculas delgadas. Una aptitud central se basa en conocimientos que se adquieren a lo largo de muchos aos de experiencia. Tales sistemas podran fomentar o ampliar aptitudes existentes y ayudar a los empleados a adquirir conciencia de nuevos conocimientos externos, o tambin podran ayudar al negocio a aplicar aptitudes existentes. La extraccin de datos es un promotor de aptitudes el nivel de la compaa, no slo en el nievel del negocio. SOCIEDADES DE INFORMACIN: alianza cooperativa formada entre dos corporaciones con el fin de compartir informacin para obtener una ventaja estratgica. Ambas compaas unen sus fuerzas, sin fusionarse realmente, compartiendo informacin. Tales sociedades ayudan a las compaas a tener acceso a nuevos clientes, al crear nuevas oportunidades para efectuar ventas cruzadas y dirigir sus productos. Se usan dos tipos, dos modelos analticos en el nivel de la industria: el modelo de fuerzas competitivas y la economa de redes. MODELO DE FUERZAS COMPETITIVAS. Modelo empleado para describir la interaccin de influencias externas, especficamente amenazas y oportunidades, que afectan la estrategia y capacidad para competir de una organizacin. Se puede lograr una ventaja competitiva mejorando la capacidad de la compaa para tratar con los clientes y proveedores. Esto aumenta la eficiencia de la industria.

Los clientes podran recibir un mejor servicio e incurriran en costos de cambio si usaran productos de otras industrias. Adems, los miembros de una industria pueden construir consorcios, simposios y redes de comunicaciones apoyados por IT que abarquen toda la industria y coordinen las actividades frente a las dependencias del gobierno. ECONOMA DE REDES. Modelo basado en el concepto de una red en la que la adicin de un participante ms implica cero costos marginales, pero puede crear una ganancia marginal mucho mayor; se usa como modelo para los sistemas estratgicos en el nivel de la industria. Cuanto mayor sea el nmero de suscriptores de un sistema telefnico, o de Internet, mayor ser el valor para todos los participantes. Es posible que las redes no experimenten rendimientos decrecientes a corto plazo. Desde el punto de vista de la economa de redes, la tecnologa de informacin suele ser estratgicamente til. Para depurar su sistema operativo, proporcionar nuevas ideas de explicacin y extensiones, proporcionar a los clientes consejos y nuevas aplicaciones y en general participar en una red potente y til. USO DE LOS SISTEMAS PARA OBTENER VENTAJA COMPETITIVA: ASPECTOS DE ADMINISTRACION. Los sistemas de informacin estratgicos a menudo modifican a la organizacin, haciendo que adopte nuevos patrones de conducta. MANEJO DE TRANSICIONES ESTRATGICAS. TRANSICIONES ESTRATGICAS: movimiento de un nivel de sistema sociotcnico a otro. Suelen ser necesarias cuando se adoptan sistemas estratgicos que exigen cambios en los elementos social y tcnico de una organizacin. A medida que las compaas tratan de convertir los sistemas de informacin en parte integral de la estrategia corporativa total, su estructura interna tambin debe cambiar de modo que refleje estos nuevos sucesos. Tales cambios a menudo implican un desvanecimiento de las fronteras tanto externas como internas de las organizaciones. INVENTARIOS CONTROLADOS POR EL PROVEEDOR. Estrategia de control de inventarios que asigna al proveedor la responsabilidad de tomar decisiones de reabastecimiento de inventarios, con base en datos de pedidos, puntos de venta o bodegas, proporcionados por el cliente. Se basa en la teora de que los proveedores son los expertos en el producto o categoray, por lo tanto, son los ms indicados para asegurarse de que el abasto coincida con la demanda. Los administradores necesitarn idear nuevos mecanismos para coordinar las actividades de sus compaas con las de sus clientes, proveedores y otras organizaciones. Captulo 4 Informacin, Administracin y Toma de decisiones Retos Gerenciales

En grandes y pequeas compaas, los administradores se enfrentan a preguntas como hacia donde va la industria?, Se debe modificar el modelo de negocios?, Cmo se puede ampliar la participacin en el mercado?, Cul debe ser la estrategia? Entre otras. En algunos casos, los administradores encuentran soluciones empleando sistemas de informacin, en otras situaciones las computadoras podran servir de poco o de nada. La aplicacin de sistemas de informacin al proceso de administracin hace que surjan estos retos gerenciales:

Naturaleza no estructurada de las decisiones importantes

Muchas decisiones importantes no estn estructuradas y requieren el juicio y el estudio de muchos factores complejos. Los sistemas de informacin por s solos no ofrecen soluciones, los constructores de los mismo s deben determinar con exactitud si hay algn aspecto que puede computarizarse y cmo pueden los sistemas apoyar el proceso de tomar una decisin.

Diversidad de los roles gerenciales

Adems de ayudar a los administradores a planificar, organizar y coordinar, es vital que los sistemas ayuden a lograr que las cosas se lleven a cabo mediante comunicacin interpersonal, implementacin de programas personales y establecimiento de redes en toda la organizacin. Estos sistemas requieren de una visin diferente de los sistemas de informacin que son menos formales, ofrecen ms capacidades de comunicacin, son susceptibles de ajustarse a las situaciones particulares de los administradores. Lo que hacen los administradores Los sistemas de informacin y de direccin en su contexto El estudio formal de la administracin comenz en la dcada de 1880 como una rama de la ingeniera. La direccin como disciplina comenz a surgir cuando el tamao de las organizaciones industriales creci de alrededor de 100 empleados a miles de trabajadores en un mismo sitio. Desde entonces han surgido tres escuelas de administracin, cada una con literatura distinta, un tema en particular y un punto de vista nico acerca de cmo se deben comportar los administradores para asegurar el xito de la organizacin. El xito de las organizaciones tiene algo que ver con la competencia tcnica, la adaptabilidad de las organizaciones a los entornos y con la pericia y el conocimiento de fondo del producto y del proceso de produccin. Se han organizado escuelas tericas y literaturas alrededor de estas tres observaciones:

Escuela Tcnico-racional Hace hincapi en la precisin con que puede efectuarse la tarea, la organizacin de tareas en trabajos y los trabajos en sistemas de produccin.

Escuela Conductual Hace hincapi en lo bien que una organizacin se puede adaptar a su entorno externo e interno.

Escuela Cognoscitiva

Hace hincapi en lo bien que la organizacin aprende y aplica la pericia y los conocimientos, y en qu tan bien los administradores explican las situaciones nuevas. Cada una de estas teoras se utilizan para explicar por qu es necesario construir sistemas de informacin y cmo los administradores deben usar la tecnologa de la informacin. Estas tres escuelas son complementarias y cada una representa una dimensin importante tanto de la direccin como de las organizaciones. Tres escuelas de administracin El perodo clsico inicia en 1880 (1880-1927) , durante este periodo la perspectiva tcnicoracional predominaba que sola ser la de los ingenieros y los pensadores racionalistas en la administracin cientfica. El perodo contemporneo inicia a fines de la dcada de 1920 (19301962), estuvo dominado por los psiclogos sociales, socilogos y expertos en el comportamiento de las organizaciones, quienes hacen hincapi en la conducta individual y colectiva. El perodo posmodero inicia a principio de los aos sesenta (1965-presente) con lo que naci la perspectiva cognoscitiva, est dominado por los economistas, socilogos, tericos gerenciales y otros que hacen hincapi en los conocimientos en que se basan las organizaciones. Cada teora describe un elemento importante para ser o convertirse en una organizacin eficiente y eficaz. La perspectiva tcnico-racional o Clsica Aqu la organizacin se ve como un sistema mecnico cerrado parecido a una mquina. La eficacia y la eficiencia de la organizacin dependen de la precisin con que se disean las partes y del ingenio del diseador al integrarlas. El rol del administrador es disear un mecanismo ms perfecto, estudiando con detenimiento las piezas (trabajos, tareas, personas y maquinaria) rediseando las piezas y construyendo una administracin eficaz que pueda monitorear de cerca toda la operacin. Hay dos variaciones de esta perspectiva:

Escuela de administracin cientfica (se concentra en fabricas) Escuela administrativo-burocrtica (se concentra en las organizaciones administrativas de cuello blanco Las cinco funciones de los administradores son: 1- Planificar 2- Organizar 3- Coordinar 4- Decidir 5- Controlar

Sin embargo como descripcin de los que los administradores realmente hacen estos cinco trminos no son satisfactorios lo que se necesita en una descripcin es un entendimiento detallado de cmo se comportan realmente los administradores. La perspectiva conductual Es una reaccin ante las limitaciones de la escuela tcnica que omitia considerar a las personas que trabajan en las organizaciones como seres humanos, el rol de los grupos pequeos, las normas de grupo y no tomar en cuenta el entorno externo en el que la organizacin opera. Aqu la organizacin se ve como un organismo biolgico abierto, donde la eficiencia y la eficacia de la organizacin dependen de su capacidad para adaptarse a su entorno y acomodarse internamente de modo que todos sus componentes estn apoyados y alimentados. El rol del administrador es ayudar a la organizacin en su lucha por sobrevivir, redisendola continuamente para que pueda encajar en su entorno y adaptarse a l asegurando tambin que los empleados estn satisfechos y trabajen bien. Hay dos escuelas principales dentro de esta perspectiva:

Escuela de relaciones humanas (se concentra en las necesidades psicolgicas y sociopsicolgicas de los empleados) Escuela de estructura de sistemas (se concentra en la estructura de la organizacin y las necesidades de sta para adaptarse a un entorno que cambia continuamente). Los cientficos del comportamiento contemporneos han descubierto por observacin que los administradores no se comportan como hace creer el modelo clsico de la administracin, el comportamiento real de los administradores parece ser menos sistemtico, ms informal, menos meditativo, mas reactivo, menos organizado de lo que los estudiosos de los sistemas de informacin y la toma de decisiones generalmente esperan. Un estudio de la conducta gerencial real realizado por Mintzberg (1971) indica que la conducta real de los administradores a menudo contrasta con la definicin clsica:

Trabajo de alto volumen y alta velocidad Gran cantidad de trabajo a un ritmo incesante y con alto nivel de intensidad. Los administradores al parecer tienen muy poco tiempo libre.

Variedad, fragmentacin, brevedad Las actividades gerenciales estn fragmentadas y son breves. Los administradores desplazan su atencin rpidamente de un problema a otro casi sin seguir patrones. Cuando se presenta un problema hay que dejar de hacer todas las dems cosas hasta que la cuestin se resuelva.

Preferencia por problemas actuales, ad hoc, especficos Los administradores cuentan con informacin actual pero incierta (prefieren chismes, rumores y especulaciones)

Red compleja de interacciones y contactos Los administradores mantienen una red diversa y compleja de contactos que acta como un sistema de informacin informal (conversan con clientes, secretaria, asociados, etc.)

Marcada preferencia por los medios verbales Prefieren los medios verbales de comunicacin por ser ms flexibles, por requerir menor esfuerzo y por producir una respuesta ms rpida.

Control de la orden del da A pesar de tener gran volumen de trabajo los administradores son capaces de controlar sus propios asuntos. Al desarrollar sus propios compromisos a largo plazo, sus propios canales de informacin y sus propias redes, los administradores de nivel superior pueden controlas su programa personal, en cambio los administradores con menor xito suelen sentirse abrumados por los problemas que le llevan sus subordinados. Roles Gerenciales: Mintzberg Los roles gerenciales son expectativas acerca de las actividades que los administradores deben desempear en una organizacin. Mintzberg clasifica las actividades gerenciales en 10 roles que pertenecen a tres categoras:

Interpersonales
Los administradores actan como figuras decorativas (cuando representan a sus compaas en el exterior o cuando realizan tareas simblicas como entregar premios a los empleados), como lderes (tratando de motivar aconsejar y apoyar a sus subordinados) o como enlaces entre diversos niveles de la organizacin (dentro de cada nivel actan como enlaces entre los miembros del equipo gerencial).

De informacin
Los administradores actan como centro nervioso de su organizacin recibiendo informacin ms concreta y actualizada y redistribuyndola a quienes necesitan tener conocimiento de ella. As se convierten en diseminadores y voceros de su organizacin.

De decisin
Los administradores inician actividades, manejan perturbaciones, reparten recursos y negocian conflictos y actan como mediadores entre grupos en conflicto dentro de la organizacin. Los sistemas de informacin, si se construyen debidamente, pueden apoyar estos diversos roles gerenciales de varias maneras. La siguiente tabla permite ver donde pueden ayudar los sistemas a los administradores y donde no. Rol Roles Interpersonales - Figura Decorativa - Lder Interpersonal No Existe No Existe Conducta Sistema de Apoyo

- Enlace Roles de Informacin - Centro Nervioso - Diseminador Procesamiento de informacin

Sistemas de comunicacin electrnicos.

Sistema de informacin gerencial Sistema de correo y de oficina Sistema de oficina y profesionales, estaciones de trabajo

- Vocero Roles de Decisin - Empresario - Manejador de perturbaciones - Repartidor de recursos - Negociador

Procesamiento de informacin

No Existe

Toma de Decisiones Toma de Decisiones

No Existe Sistema DSS No Existe

Cmo logran los administradores que se hagan las cosas: Kotter Kotter (1982) usa en enfoque conductal para describir la forma en que trabajan los administradores y se apoya en los trabajos de Mintzberg. Afirma que los administradores eficaces participan en tres actividades crticas: 1. Los administradores generales dedican un tiempo considerable a establecer programas y metas personales tanto a largo como a corto plazo. 2. Los administradores eficaces dedican mucho tiempo a construir una red interpersonal (utilizando herramientas formales e informales), integrada por personas de prcticamente todos los niveles de la organizacin, estas redes suelen ser congruentes con los planes y redes formales de la organizacin pero diferentes y estn aparte. 3. Los administradores usan sus redes para poner en prctica sus programas personales, segn sus hallazgos, los administradores generales recurren a otros administradores de su mismo nivel, a personal de apoyo corporativo, a subordinados e incluso a competidores para que les ayuden a alcanzar sus metas. Lo que los administradores deciden: Wrapp Wrapp (1984) descubri que los buenos administradores dan a la organizacin un sentido de direccin general y se vuelven hbiles para desarrollar oportunidades, rara vez hacen declaraciones de poltica directas y casi nunca tratan de imponer soluciones o programas totales para problemas especficos.

Dedican mucho tiempo y energa a involucrarse en las decisiones y los problemas operativos, a fin de mantenerse bien informados. Estos administradores concentran su tiempo y energa en un subconjunto pequeo de problemas de la organizacin en el que pueden intervenir con xito de forma directa. Los administradores mantienen su visibilidad pero evitan quedar atados a polticas rgidas. La perspectiva cognoscitiva y la era posmoderna Aqu la organizacin es un organismo que conoce y piensa, al igual que los seres humanos tratan de entender su entorno y pueden aprender y conocer las cosas. El rol del administrador es utilizar su capacidad de entendimiento para definir correctamente la situacin de la organizacin a fin de poder actuar (percibir problemas y definir soluciones) y construir la infraestructura para el procesamiento de informacin y conocimientos de la organizacin. La eficiencia y eficacia de la organizacin depender de cmo el administrador lo haga. Hay dos escuelas dentro de esta perspectiva:

Escuela de entendimiento gerencial Hace hincapi en el rol clave del administrador en cuanto a percibir e interpretar correctamente los sucesos del entorno, comprender y conceptualizar los problemas que la organizacin enfrenta, definir el conjunto de soluciones y tomar la decisin de solucin.

Perspectiva de la compaa basada en conocimientos Hace hincapi en la recoleccin, almacenamiento, diseminacin y uso de los conocimientos y la informacin. Entendimiento Gerencial Su premisa bsica es que los administradores definen la situacin tanto para los empleados como para la compaa, incrementan el valor, la eficacia y la eficiencia de la compaa en la medida en que entienden las cosas correctamente. Algunas otras premisas:

Los administradores crean estructuras de conocimiento (o mapas mentales) que transforman el flujo catico y ambiguo de sucesos del entorno en problemas manejables y se convierten en los cimientos de los programas y las polticas de la organizacin para salir adelante y sobrevivir. Los administradores son los encargados de resolver problemas y tomar decisiones, ellos definen los problemas que la organizacin enfrenta y el xito es en gran medida el resultado de lo bien que sus administradores resuelvan problemas y tomen decisiones. Los administradores son los encargados de procesar la informacin de los entornos externos e interno de la compaa. Cada vez es ms comn que las herramientas y los sistemas de tecnologa de la informacin coadyuven a este procesamiento de la informacin. El administrador obtiene la informacin con base en su definicin de la situacin. Crean estructuras, programas y rutinas de procesamiento de informacin que estudian los entornos externo e interno de acuerdo con las estructuras de conocimiento que ellos tienen. Perspectiva de la compaa basada en conocimientos Se concentra menos en el administrador que en la organizacin en su totalidad. Su premisa bsica es que el xito de la organizacin, su supervivencia y eficiencia, dependen de la

capacidad de la organizacin para reunir, producir, mantener, diseminar conocimientos, los cuales sirven para producir bienes y servicios. Algunas otras premisas:

Los conocimientos son el activo productivo y estratgico central de la compaa. Los conocimientos son un atributo tanto de los individuos como de las organizaciones, estas pueden apropiarse de los conocimientos personales y codificarlos en forma de manuales, software y procedimientos operativos. Los conocimientos pueden ser explcitos o tcitos. Los explcitos se codifican en libros, manuales, imgenes, videos, etc. Los tcitos se han creado a lo largo de aos de experiencia, incluyen destreza, valores, culturas, etc. Y estn incorporados en los individuos y las organizaciones. Las organizaciones y las personales pueden aprender ya que pueden modificar su conducta en base en informacin y conocimientos nuevos. Los conocimientos pueden estar incorporados en maquinas, todo capital fsico es un ejemplo de conocimientos. La funcin de la compaa es crear valor, sobrevivir y ser eficiente mediante la integracin de conocimientos especializados. La estrategia de la compaa es desarrollar aptitudes centrales que otras compaas no puedan copiar fcilmente ni puedan ser objeto de marketing. En esta perspectiva, dado que las actividades intelectuales y basadas en conocimientos son el corazn de la organizacin, los administradores deben concentrarse mas en la forma de dirigir a los trabajadores de conocimientos (reunir, adquirir, almacenar y diseminar informacin y conocimientos) y cmo incorporar conocimientos nuevos en la organizacin. Las aplicaciones de la tecnologa de informacin se debern concentrar en los trabajadores de conocimientos y en el manejo de dichos conocimientos. Los equipos y grupos se vuelven mas importantes en esta perspectiva porque la resolucin de problemas a menudo requiere la contribucin de muchas personas que trabajan en el rea problema. Introduccin a la toma de decisiones (Niveles, tipos y etapas de la toma de decisiones). La toma de decisiones es una de las funciones ms difciles de los administradores. Los sistemas de informacin han ayudado a los administradores a comunicar y distribuir informacin aunque solo los han apoyado de forma limitada en la toma de decisiones. Niveles de toma de decisiones Las diferencias en la toma de decisiones se pueden clasificar segn su nivel en la organizacin:

Nivel estratgico La toma de decisiones estratgica determina los objetivos, los recursos y las polticas de la organizacin. Un problema importante en este nivel es predecir el futuro de la organizacin y de su entorno, en este proceso generalmente interviene un grupo pequeo de administradores de nivel superior que manejan problemas complejos, no rutinarios.

Nivel de administracin

Se ocupa principalmente de la eficiencia y eficacia con que se utilizan los recursos y del desempeo de las unidades operativas. Requiere una interaccin estrecha con quienes estn llevando a cabo las tareas de la organizacin, requiere un conocimiento intimo de la toma de decisiones operativas y de la realizacin de las tareas.

Nivel de conocimiento Se ocupa de evaluar ideas nuevas de productos y servicios, formas de comunicar conocimientos nuevos y formas de distribuir informacin en toda la organizacin.

Nivel operativo Determina la forma de llevar a cabo las tareas especificas propuestas por quienes toman decisiones estratgicas y por los administradores de nivel medio y establecer criterios para determinarlas y repartir recursos. Tipos de decisiones: Estructuradas y no Estructuradas Dentro de cada uno de estos niveles de toma de decisiones, Simon (1960) clasifico las decisiones como programadas y no programadas (o estructuradas y no estructuradas).

Decisiones programadas o estructuradas Son repetitivas y rutinarias e implican un procedimiento definido para manejarlas.

Decisiones no programadas o no estructuradas Son aquellas en las que el encargado de tomarlas debe aportar juicio, evaluacin y entendimiento de la definicin del problema. Estas decisiones son novedosas, importantes y no rutinarias y no existe un procedimiento convenido para tomarlas.

Decisiones semiprogramadas o semiestructuradas Solo una parte del problema tiene una respuesta bien definida provista por un procedimiento aceptado. Tipos de decisiones y tipos de sistemas La combinacin de estas dos perspectivas de la toma de decisiones produce una matriz: Nivel de la Organizacin De conocimiento De administracin

Operativo Tipo de DecisinEstructurada Cuentas por cobrar

Estratgico

Excedentes en Calendarizacion costos de Electrnica produccin

Semi- estructurada

Calendarizacion de proyectos Ubicacin de instalaciones de produccin Nuevos productos, nuevos mercados

No Estructurada

Diseo de Productos

TPS = Sistema de procesamiento de transacciones OAS = Sistema de automatizacin de oficinas MIS = Sistema de trabajo de conocimiento DSS = Sistema de informacin gerencial KWS= Sistema de apoyo a decisiones ESS = Sistema de apoyo a ejecutivos En general es nivel operativo enfrenta problemas bien estructurados, en cambio el nivel estratgico ataca problemas poco estructurados al igual que el nivel de conocimiento. Sin embargo en todos los niveles de organizacin existen tanto los problemas estructurados como los no estructurados. Etapa de la toma de decisiones La toma de decisiones consta de varias actividades que se efectan en diferentes momentos. El encargado de tomar las decisiones debe percibir y entender los problemas, luego disear soluciones, seleccionar una solucin especifica y por ultimo implementarla. Simon (1960) describe 4 etapas distintas de la toma de decisiones: 1. Obtencin de la a informacin estratgica Consiste en identificar los problemas que se presentan en la organizacin. Esta informacion indica por que, donde y con qu efectos ocurre una situacin. Esto sirve para que los administradores sepan que tan bien se esta desempeado la organizacin y en que reas hay problemas. Aqu los Sistemas de informacion gerencial (MIS) pueden ayudar a identificar problemas. 2. Diseo El individuo disea posibles soluciones a los problemas, esta actividad tal vez requiera mayor informacion estratgica para que el administrador pueda decidir si una solucin es apropiada o

no. Los Sistema de apoyo a decisiones pequeos (DSS) son ideales porque operan con base en modelos sencillos. 3. Seleccin Consiste en elegir entre las alternativas. El encargado de tomar decisiones quizs necesite un Sistema de apoyo a decisiones ms grande (DSS) para desarrollar datos ms extensos acerca de diversas alternativas. 4. implementacin Aqu los administradores pueden usar un sistema que genere informes de rutina sobre el avance de una solucin especifica. Los sistemas de apoyo pueden ir desde MIS completos hasta sistemas mucho mas pequeos. En general las etapas de la toma de decisiones no necesariamente siguen un trayecto lineal de obtencin de informacion estratgica, diseo, seleccin e implementacin, en cualquier punto del proceso de toma de decisiones podra ser necesario regresar a una etapa anterior. Hay algn problema? Que alternativas hay? Cul se debe elegir? Esta funcionando la solucin seleccionada? Es posible llegar a una decisin despus de una serie de evaluaciones en cada etapa del proceso. El encargado de la toma de decisiones a menudo debe repetir una o ms de las etapas antes de terminar el proceso. Modelos individuales de toma de decisiones Existen varios modelos que intentan describir la forma en que las personas toman decisiones:

Modelo Racional Se basa en la idea de que las personas, organizaciones, naciones realizan clculos o adaptaciones bsicamente consistentes que maximizan el valor dentro de ciertas restricciones. Es decir, el actor tiene ante s alternativas de accin que entiende, cada alternativa tiene un conjunto de consecuencias. El actor elige la alternativa y las consecuencias que estn mas alto en la clasificacin, que ms contribuyen a la meta final. El actor tiene racionalidad exhaustiva, puede clasificar con exactitud todas las alternativas y consecuencias y es capaz de percibirlas todas. Hay varias criticas a este modelo. Primero, que las personas no pueden especificar todas las alternativas existentes, en segundo lugar la mayora de las personas no tiene metas singulares ni tampoco puede clasificar todas las alternativas y consecuencias. La tercera es que la idea de un numero finito de alternativas y consecuencias no tiene sentido. A pesar de estas criticas, este modelo sigue siendo un modelo atractivo y til de la toma de decisiones humana

Modelo de satisfaccin

March y Simon propusieron algunos ajustes al modelo racional riguroso, argumentan que las personas tratan de satisfacer, es decir elegir la primera alternativa disponible que los acerca a su meta final en vez de buscar todas las alternativas y consecuencias (racionalidad ilimitada) proponen una racionalidad acotada es decir limitar el proceso de bsqueda a alternativas ordenadas.

Arreglrselas como se pueda Lindblom (1959) describe este mtodo como una serie de comparaciones limitadas sucesivas. En primer lugar los individuos y las organizaciones tienen metas en conflicto, las personas tienen que elegir entre polticas que contienen diversas combinaciones de metas en conflicto. Propone una toma de decisiones incremental, examinar alternativas para establecer una combinacin de metas y consecuencias, elegir polticas que sean marginalmente diferentes de las del pasado.

Modelo psicolgico Los psiclogos han comprobado que los encargados de tomar decisiones eligen metas, pero difieren en trminos de reunir y evaluar la informacin. Existen dos estilos cognoscitivos que se tienen que ver directamente a los sistemas de informacion. Los tomadores de decisiones sistemticos abordan un problema estructurndolo con algn mtodo formal, evalan y renen informacion en trminos de su mtodo estructurado. Los tomadores de decisiones intuitivos en cambio abordan un problema con mltiples mtodos utilizando prueba y error para encontrar una solucin y no suelen estructura la obtencin ni la evaluacin de la informacion. La existencia de estos estilos no contradice el modelo racional sino que simplemente dice que hay diferentes formas de ser racional. Modelo de la toma de decisiones de organizaciones Por lo general la toma de decisiones no corre por cuenta de un solo individuo, sino de un grupo u organizacin entera. Los modelos de toma de decisiones de organizaciones toman en cuenta las caractersticas estructurales y polticas de la organizacin. Se han propuesto varios modelos para describir como se toman decisiones en las organizaciones:

Modelo Burocrtico La idea dominante es que lo hecho por las organizaciones es el resultado de procedimientos operativos estndar afinados a lo largo de aos de uso activo. Las acciones especficas que realiza una organizacin son producto de una o varias subunidades de sta. Los problemas se dividen en sus componentes los cuales se reparten entre grupos especializados. Cada subunidad de la organizacin tiene varios procedimientos operativos estndar (SOP) que invoca para resolver un problema, las organizaciones raras veces modifican estos SOP porque ello podra requerir cambios en el personal e incurrir en riesgos. Aunque se contratan a administradores de nivel superior y a lderes para coordina y dirigir la organizacin, en la prctica estas personas estn limitadas por subunidades que solo saben de su rea, las cuales informan a los niveles superiores y proporcionan soluciones estndar. La alta gerencia no puede tomar decisiones que las subunidades no sean capaces de apoyar.

Modelo Poltico El poder en las organizaciones se comparte, hasta los trabajadores del nivel ms bajo tienen cierto poder. En este modelo lo que la organizacin hace, es resultado de negociaciones polticas efectuadas entre dirigentes y grupos de inters clave. Las polticas y acciones de la organizacin son una mezcla de tendencias en conflicto que reflejan los distintos intereses, la desigualdad del poder y la confusin.

Modelo de Basurero Afirma que las organizaciones no son racionales. La toma de decisiones es en gran medida accidental y es producto de que las soluciones se vinculen con los problemas por razones accidentales. Cmo la tecnologa de informacin ha modificado el proceso de administracin Existe una diferencia enorme entre la forma en que los administradores resolvan los problemas en el pasado y cmo cada vez mas administradores, lo hacen hoy. Administracin tradicional y contempornea Los puntos de vista contemporneos se apoyan mucho ms en la participacin y facultacin de los administradores de nivel medio y los obreros. La tarea de la gerencia es hacer posible que los empleados alcancen sus metas y las de la compaa. Segn el punto de vista contemporneo una parte muy importante del xito de las organizaciones es entender correctamente el entorno, abrir la organizacin a influencias externas y en general ajustar a la organizacin a las corrientes sociales y ticas contemporneas. En las perspectivas ms tradicionales, es preciso decir a los trabajadores qu deben hacer y no conocen o no les importa las metas de la compaa. En estas circunstancias se requieren extensos y costosos sistemas de control. En las organizaciones mas viejas y grandes prevalecen los estilos de administracin tradicional, en cambio en las ms jvenes, emprendedoras y ms pequeas son comunes los estilos gerenciales ms contemporneos aunque no son universales. La tecnologa de la informacin ha tenido que ver en el cambio gerencial, al proporcionar una herramienta ms potente con que los administradores desempean sus roles tanto tradicionales como modernos. Los sistemas de informacin contemporneos permiten a los administradores obtener, analizar y obtener con rapidez montaas de datos, como as tambin responder con mayor rapidez al entorno de negocios tan variable Los administradores monitorean, planifican y pronostican con ms precisin y rapidez. Sin embargo, los sistemas de informacin no apoyan fcilmente algunos roles gerenciales y los administradores necesitarn superar predisposiciones psicosociales y la resistencia al cambio para encontrar formas tiles de aprovechar Internet y otras tecnologas en la transformacin del proceso de administracin. Es evidente que hay nuevas formas de organizar el trabajo, habilitadas en parte por la nueva tecnologa. La cuestin central de organizacin es si las organizaciones tradicionales pueden modificar o no su estructura interna para lograr que surjan nuevas formas de organizarse y dirigir.

Cada una de las tres escuelas de administracin puede aprovechar la tecnologa de la informacin para mejorar la eficacia de sus administradores. Las redes y las herramientas de comunicacin y colaboracin son especialmente tiles para apoyar la labor de los administradores en la nueva organizacin en la que ms trabajo se distribuye entre grupos pequeos y equipos de tarea en la que se asigna ms responsabilidad a los empleados. Escuela de Administracin Escuela tcnico-racional Estudios de tiempos y movimientos para aumentar la eficiencia de los trabajadores individuales Usar IT para someter a reingeniera los procesos de negocios en busca de incrementos rpidos, pero drsticos, de la productividad. Usar IT como software de flujo de trabajo, haciendo ms eficiente el movimiento de documentos en las organizaciones del sector servicio que hacen uso intensivo de informacin. Rol de la tecnologa de informacin

Tradicional

Contempornea

Anlisis del trabajo

Analizar grupos de trabajadores y procesos de negocios enteros

Administracin Escuela Conductual

Desarrollar intrincadas estructuras jerrquicas de produccin de informes

Analizar el flujo de informacin

Planificar

Planificacin descendente centralizada de la alta gerencia

Descentralizada, participan todas las unidades y los empleados con apoyo gerencial Permitir a los empleados autoorganizar equipos de proyecto. Permitir a los empleados hacer su trabajo lo mejor que puedan y sepan, construir y activar redes, todos los

Usar IT (Ej. Internet) para incluir a ms personas en el proceso de planificacin.

Organizar

La gerencia define una divisin del trabajo estable La gerencia inspira a los empleados o los amenaza para que tengan un buen desempeo

Usar redes para facilitar la autoorganizacin de equipos

Dirigir

Usar redes para mantener el contacto con los subordinados y supervisar el trabajo

empleados dirigen. Bajar los controles hasta los equipos de proyecto, usar controles de grupos de iguales, concentrarse en los resultados generales con sistemas computarizados.

Controlar

Crear sistemas de control microgerencial precisos.

Usar IT para desarrollar controles de organizacin en tiempo real.

Innovar

Usar conferencias electrnicas y otras Unidades de Las innovaciones tcnicas para generar investigacin y diseo provienen de clientes, nuevas ideas de negocios; de productos empleados y las herramientas de apoyo centralizadas y administradores en a decisiones de grupos son especializadas todos los niveles. tiles. Usar IT para monitorear Competitivo pero con continuamente cambios potencial para clave en el entorno, alianzas, recursos y fomentar el uso de fuentes coaliciones, requiere no rutinarias de ajuste proactivo y el informacin para superar debido entendimiento las predisposiciones de la para tener xito. organizacin.

Entornos Escuela cognoscitiva

Hostiles y competitivos requieren fronteras fuertes y actitud defensiva.

Entendimiento

Los administradores individualmente entienden a fondo la situacin de la compaa. Los conocimientos de la organizacin son capturados por las rutinas, los procedimientos y los procesos de negocios

Los sistemas de informacin formales e informales afectan a las actividades de entendimiento colectivas. Los conocimientos de la organizacin son capturados por los sistemas de informacin que operan en la

Construir sistemas de informacin como verificadores de la realidad, con mucha informacin que no pueda se depurada por individuos y grupos predispuestos. Usar IT explcitamente para crear, almacenar y diseminar los conocimientos de la organizacin, empleando extraccin de datos,

Aprendizaje de la organizacin

de la compaa.

organizacin.

multimedios e Internet. Usar IT para capturar las aptitudes centrales en software si es posible as como para coordina y dirigir la labor de los trabajadores de conocimientos a fin de aumentar su productividad.

Base de conocimientos

Los activos financieros y fsicos son los cimientos de la compaa

Las aptitudes centrales, los conocimientos y los trabajadores son activos claves

Implicaciones para el diseo de sistemas Los sistemas de informacin tienen mltiples usos y cabe la posibilidad de que los sistemas se usen, en la realidad, de formas no contempladas por los diseadores. Los administradores modernos aprecian muchos los sistemas de informacin ad hoc (menos formales) que pueden construir rpidamente, que utilizan informacin ms actual y se pueden ajustar a las situaciones nicas de un grupo gerencial especfico. Los diseadores y constructores de sistemas deben apreciar la importancia de crear sistemas capaces de procesar informacin en el nivel ms general, comunicarse con otras fuentes de informacin tanto dentro como fuera de la organizacin y ofrecer un medio de comunicacin eficaz entre los administradores y los empleados. Los sistemas deben construirse pensando en apoyar la toma de decisiones de grupo y organizacin. Las investigaciones sobre toma de decisiones indican que los diseadores de sistemas de informacin deben disearlos con las siguientes caractersticas:

Que sean flexibles, con muchas opciones para manejar datos, evaluar informacin y dar cabida a cambios en el aprendizaje y el crecimiento tanto de los individuos como de la organizacin Que puedan apoyar diversos estilos, habilidades y conocimientos. Que cuenten con varios modelos analticos e intuitivos para la evaluacin de datos. Que reflejen las necesidades burocrticas y polticas de los sistemas con caractersticas para dar cabida a intereses diversos. Que reflejen un entendimiento de los lmites de los cambios en las polticas y procedimientos de la organizacin y una conciencia de lo que pueden y no pueden hacer los sistemas de informacin. Sistema de informacin Gerencial Laudon & Laudon Captulo 6 Computadoras y procesamiento de informacin Qu es un sistema de computacin? Los sistemas de computacin actuales se pueden dividir en 6 componentes principales:

Unidad de procesamiento central (CPU) Manipula los datos en bruto para darles una forma ms til y controla las otras partes del sistema de computacin. Es una unidad aritmtica y lgica y unidad de control.

Almacenamiento primario Guarda temporalmente los datos y las instrucciones de programa durante el procesamiento

Almacenamiento secundario Almacena datos y programas cuando no se estn usando en el procesamiento (discos magnticos y pticos, cinta magntica)

Dispositivos de entrada Convierten datos e instrucciones a una forma electrnica para introducirlos en la computadora (mousse, teclado)

Dispositivos de salida Convierten los datos electrnicos que el sistema de computacin produce y los exhiben en una forma que las personas puedan entender (impresoras, terminales de vdeo y salida de audio).

Dispositivos de comunicacin Crean conexiones entre la computadora y las redes de comunicacin. Los buses son canales para transmitir datos y seales entre las partes del sistema de computacin. Cmo las computadoras representan los datos Para que la informacin fluya a travs de un sistema de computacin y tenga en una forma susceptible de procesarse, todos los smbolos, imgenes y palabras se deben reducir a una cadena de dgitos binarios. Un dgito binario se llama bit y representa un cero o bien un uno. BIT 1 0 0o1 Presencia de una seal electrnica o magntica Ausencia de una seal electrnica o magntica Cadena de 8 bits. Empleada para almacenar un nmero o un carcter. Los caracteres se representan con un byte para cada letra.

BYTE

Las computadoras digitales operan directamente con dgitos binarios ya sea individualmente o encadenados para formar bytes. Una cadena de 8 bits que la computadora almacena como una unidad se llama byte. Cada bytes puede servir para almacenar un nmero digital, un smbolo, un carcter o una parte de una imagen.

Cualquier nmero del sistema decimal (base 10) se puede reducir a un nmero binario. El sistema nmero binario (base 2) es capaz de expresar cualquier nmero como una potencia del nmero dos. Al usar un sistema binario la computadora puede expresar todos los nmeros como grupos de ceros y unos. Posicin Potencia de 2 Valor decimal 5 25 16 4 24 8 3 2 4 2 2 2 1 2 1

La computadora no puede usar el sistema binario verdadero porque adems de representar nmeros deben representar caracteres alfabticos y muchos otros smbolos que se usan en el lenguaje natural como $ y &. Este requisito oblig a los fabricantes de hardware de computacin a crear cdigos binarios estndar. Dos cdigos comunes son el EBCDIC (Cdigo extendido de caracteres decimales codificados binario para el intercambio de informacin) que fue creado por IBM en los aos cincuenta y representa cada nmero, carcter alfabtico o carcter especial con ocho bits y el ASCII(Cdigo estndar estadounidense para el intercambio de informacin) que fue desarrollado para contar con un cdigo estndar que pudieran usar muchos fabricantes distintos para hacer compatibles sus mquinas. Se diseo originalmente con siete bits pero casi todas las computadoras usan versiones de ocho bits. EBCDIC se usa en las macrocomputadoras IBM y de otras marcas y ASCII se usa en la transmisin de datos, computadoras personales y algunas computadoras ms grandes. Cmo puede una computadora representar una imagen?, lo hace superponiendo una especie de cuadrcula o matriz a la imagen, la computadora mide la luz o el color en cada cuadrito o celda llamada pxel. La computadora almacena entonces esta informacin acerca de cada pxel. Tiempo y tamao en el mundo de las computadoras Tiempo Milisegundo Microsegundo Nanosegundo Picosegundo Capacidad de almacenamiento Byte Cadena de ocho bits 1/1000 de segundo 1/1.000.000 de segundo 1/1.000.000.000 de segundo 1/1.000.000.000.000 de segundo

Kilobyte Megabyte Gigabyte Terabyte

1000 bytes 1.000.000 bytes 1.000.000.000 bytes 1.000.000.000.000 bytes

Las computadoras o dispositivos de hardware muy lentos, ya viejos miden los tiempos de ciclo de mquina en milisengundos (milsimas de segundos), Las maquinas ms potentes emplean medidas en microsegundos (millonsimas de segundos) o nanosegundos (milmillonsimas de segundos). Las computadoras muy potentes miden los ciclos de mquina en picosegundos (billonsimas de segundo). Generaciones de computadoras Ha habido cuatro generaciones de computadoras en la evolucin del hardware de computacin. Cada generacin ha expandido drsticamente la potencia de cmputo y la capacidad de almacenamiento de las computadoras y simultneamente su costo. Estos cambios de generacin en el hardware de computacin han ido acompaados por cambios de generaciones en el software. 1. Primera generacin: Tecnologa de tubos al vaco, 1946-1956 Utiliz tubos al vaco para almacenar y procesar informacin, los cuales consuman gran cantidad de electricidad, tenan una vida corta y generaban intenso calor. Tenan una capacidad de memoria y de procesamiento en extremo limitada. Se usaban tambores magnticos giratorios para almacenamiento interno y tarjetas perforadas para almacenamiento externo. Los trabajos como ejecutar programas e imprimir salidas tenan que coordinarse manualmente. Memoria: El tamao mximo era aproximadamente 2000 bytes (dos kilobytes) Velocidad: 10 Kiloinstrucciones por segundo. 2. Segunda generacin: Transistores, 1957-1963 Los tubos de vaco fueron sustituidos por transistores como dispositivos para almacenar y procesar informacin. Los transistores eran ms pequeos y ms confiables que los tubos de vaco, generaban menos calor y consuman menos electricidad. La memoria de ncleos magnticos era la tecnologa de almacenamiento primario y estaba integrada por pequeos anillos magnticos. Memoria: Tenan hasta 32 kilobytes de memoria RAM. Velocidad: Alcanzaban los 200.000 a 300.000 instrucciones por segundo.

Tercera generacin: Circuitos integrados, 1964-1979

Se basaban en circuitos integrados que se producan imprimiendo cientos y luego miles de diminutos transistores en pequeos trozos de silicio (chips). Estos dispositivos se llamaban semiconductores. La tecnologa de computacin de la tercera generacin introdujo software

que poda ser utilizado por personas an sin capacitacin tcnica extensa y esto hizo que se ampliara el rol de las computadoras en los negocios. Memoria: se expandi a dos megabytes de memoria RAM. Velocidad: Aumentaron hasta cinco millones de instrucciones por segundo.

Cuarta generacin: Circuitos integrados a gran escala, 1980 al presente.

Usan circuitos integrados a gran escala que contienen cientos de miles o millones de circuitos por chips, con esta tecnologa la memoria, la lgica y el control de la computadora se pueden integrar en un solo chip, de ah el nombre de microprocesador. La tecnologa de microprocesador ha puesto la potencia de una computadora que antes ocupaba un cuarto grande en una pequea computadora de escritorio o porttil y ha hecho que casi todo el mundo pueda comprar y usar computadoras en los negocios y la vida cotidiana. Memoria: en el orden del gigabytes en las mquinas de negocios grandes. Velocidad de procesamiento: supera los mil millones de instrucciones por segundo. La CPU y el almacenamiento primario La unidad de procesamiento central (CPU) es la parte del sistema de computacin en la que se manipulan los smbolos, nmeros y las letras y se controlan las dems partes del sistema de computacin. Consiste en una unidad de control y una unidad de aritmtica y lgica. Cerca de la CPU est el almacenamiento primario (tambin llamado memoria primaria o principal) en el que se guardan temporalmente los datos y las instrucciones de programa durante el procesamiento. Tres tipos de buses vinculan a la CPU, al almacenamiento primario y a los dems dispositivos del sistema de computacin: 1. Bus de datos Transfiere stos desde y hacia la memoria principal. 2. Bus de direcciones Transmite seales para localizar una direccin dada en el almacenamiento primario. 3. Bus de control Transmite seales que especifican si se debe leer o escribir datos en una direccin de almacenamiento primario dada, un dispositivo de entrada o un dispositivo de salida. Las caractersticas de la CPU y el almacenamiento primario son muy importantes para determinar la rapidez y las capacidades de una computadora. Almacenamiento primario Tiene tres funciones: 1. Guardar todo o una parte del programa que se est ejecutando 2. Tambin se guardan los programas de sistema operativo que controlan el funcionamiento de la computadora.

3. Esta rea contiene los datos que el programa est usando. Los datos y programas se colocan en almacenamiento primario antes de ser procesados, entre los pasos del procesamiento y despus de terminarlo, antes de ser devueltos al almacenamiento secundario o enviarse a los dispositivos de salida. El almacenamiento primario interno se conoce como RAM o memoria de acceso aleatorio (se llama as porque puede acceder a ella directamente de cualquier posicin elegida aleatoriamente en el mismo lapso). Unidad de procesamiento Central (CPU) Unidad de aritmtica y lgica 22 + 11 = 33 9 > 10 Almacenamiento primario Bus de datos Bus de direcciones Bus de control Dispositivos De entrada Almacenamiento secundario

Dispositivos de salida

El almacenamiento primario se divide en posiciones de almacenamiento llamada bytes, cada posicin contiene un conjunto de ocho dispositivos binarios, cada uno de los cuales puede almacenar un bit de informacin. El conjunto de ocho bits contenidos en cada posicin de almacenamiento alcanza para almacenar una letra, un dgito o un smbolo especial utilizando EBCDIC o ASCII. Cada byte tiene una direccin nica, similar a un buzn que indica dnde se encuentra dentro de la RAM. La computadora puede recordar dnde estn los datos de todos los bytes con slo conocer las direcciones.