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Materiales
Capítulo 7 Materiales
Artículo 1. Enfoque
Al iniciar una nueva transacción, debe suscribirse un contrato con el proveedor para
establecer los términos básicos de la transacción.
El departamento de compras deberá obtener, al colocar una nueva orden, estimados por
escrito y examinar la conveniencia de tales estimados.
(1) Las cuentas de compras de materiales sujetas a pago deben cerrarse al final de
cada mes y el pago debe hacerse completo el día 15 del siguiente mes; sin
embargo, si ese día cayera en un feriado bancario, el pago se hará el siguiente
día laboral.
(2) En caso de proveedores cuyo capital accionario sea de más de 300 millones de
yen, la fecha de pago en el Párrafo anterior puede extenderse hasta por 90 días.
(3) Si el pago debe hacerse especialmente para una compra efectuada después del
día de cierre declarado en el contrato por una razón de peso, tal pago debe
hacerse tras obtener la aprobación del gerente general de la división.
(1) La evaluación de materiales será hecha mediante el método de “más bajo costo
por el método del precio de la última compra o de mercado” para materia prima
y proveedores (excluyendo troqueles y moldes) y mediante el método de “costo
más bajo (promedio) o de mercado” para los trabajos en proceso.
(2) Los materiales de movimiento lento y defectuosos deben evaluarse
adecuadamente, usando los valores calculados por los métodos citados
anteriormente como estándares, para asegurar la exactitud de los activos.
(3) En caso de que surja alguna circunstancia que necesite la reevaluación de
materiales por forma distinta a los métodos dados en el Párrafo anterior, debe
reportarse al gerente general del Departamento de Contabilidad Corporativo de
las oficinas centrales y llevarse a cabo después de obtener su aprobación.
El gerente de contabilidad tomará el seguro necesario sobre todos los materiales (*3)
que pertenezcan a la división de conformidad con las disposiciones del Capítulo 10
“Seguro de Daños”.
(*3): “Todos los materiales” incluirán los materiales suministrados a otras partes,
materiales que pertenezcan a otras partes y que sean almacenados por la compañía,
bienes comprados por inspeccionar y troqueles y moldes proporcionados a otras partes.
Sección 1 Compras
(1) Al iniciar una nueva transacción, el gerente de transacción deberá suscribir, tras
obtener la aprobación del gerente general de la división, un contrato básico para
la transacción de conformidad con los Estándares de Compra Operacionales.
(*1)
(2) En el caso anterior, los contratos particularmente importantes requerirán la
aprobación ejecutiva de acuerdo con los Reglamentos para la Toma de Decisión
sobre Asuntos de Importancia.
(1) Al colocar órdenes para materiales nuevos o revisar precios de compras, deben
obtenerse estimados por escrito de parte de los proveedores por adelantado.
En particular, al colocar órdenes para materiales nuevos, en principio deben
recibirse estimados de más de dos compañías para su comparación.
(2) Tales estimados escritos deben contener los términos de requisitos como lotes de
orden y período de entrega, además de los precios.
(3) Los estimados escritos de partes subcontratadas deben contener, principalmente,
el costo de materiales, costo de procesamiento, gastos administrativos,
ganancias y otros puntos necesarios para el análisis de costos y la estimación.
(1) Los precios de compra serán determinados por el gerente general de la división
con base en el Artículo anterior antes de iniciar las transacciones.
(2) El gerente general de la división puede asignar al gerente de compras a su
nombre para determinar los precios de compras, especificando un cierto rango
por adelantado.
(3) Sin embargo, el gerente de compras reportará con prontitud los precios decididos
de conformidad con el Párrafo anterior al gerente de contabilidad y al gerente
general de la división.
(1) El gerente de compras estará a cargo del registro de los precios de compra y los
precios de compra estándar y el mantenimiento de los mismos.
(2) La persona a cargo del contrato no servirá simultáneamente como el registrador
del precio de compra.
(1) Los ingresos / salidas de existencias de bienes serán ejecutados mediante notas
con las cuales el recibo y entrega de los bienes puede confirmarse.
Si y cuando surja una necesidad para la transferencia de una cuenta, tal transferencia de
bienes no defectuosos a bienes defectuosos o viceversa, o transferencia desde la cuenta
de materiales a la cuenta de productos y mercadería en el departamento de almacenaje
de materiales, tal transferencia se llevará a cabo emitiendo una nota de transferencia de
materiales tras obtener las impresiones del sello de aprobación del gerente que
corresponda y del gerente de almacenaje.
El gerente de almacenaje debe tener cuidado especial de los bienes y al mantener buena
comunicación con el departamento de compras, procurar evitar accidentes y problemas,
tales como errores de orden y entregas tardías, para asegurar actividades de producción
sin dificultades.
(1) el gerente de compras debe examinar constantemente los bienes que actualmente
no están en uso con los departamentos relacionados y promover activamente el
uso de tales bienes.
(2) Si el uso de dichos bienes no es posible, deben tomarse medidas con prontitud y
reportarlo al gerente general de la división.
Artículo 22. Manejo de Bienes Defectuosos
(1) Los materiales sujetos a la toma de inventario físico serán aquellos propiedad de
la Compañía, incluyendo aquellos en el inventario de bodega e inventario de
fábrica, y los inventarios consignados a otras partes.
(2) Los materiales indirectos no ligados directamente a operaciones de producción
también estarán sujetos a la toma de inventario físico en una forma similar a la
dispuesta en el Párrafo anterior.
(3) Los materiales suministrados a otras partes con cargo, compensación de la cual
se haya diferido por contrato, también estarán sujetos a la toma de inventario
físico.
(1) El gerente de almacenaje preparará una lista de inventario al final de cada mes y
la presentará al gerente de contabilidad.
(2) Al momento de la liquidación contable mensual, esta lista puede ser sustituida
por un estado ingresos y salidas de materiales preparado con base en la toma del
inventario físico.
(1) Cuando sea necesario desechar materiales, los bienes reales deben desecharse
con prontitud de conformidad con el Artículo 21 “Desecho” de las presentes,
mediante un método que no deje rastro de la forma original de los bienes en
cumplimiento con las leyes y reglamentos ambientales.
(2) El gerente a cargo del departamento que propone tal desecho debe confirmar los
resultados del desecho y retener fotografías como prueba del desecho y el
departamento d contabilidad debe confirmar los resultados del mismo.
Sección 3 Compras
Las notas especiales, tales como aquellas por variantes en el precio de compra, serán
procesadas diariamente y el gerente de compras confirmará la conveniencia de los
contenidos y lo reportará al gerente de contabilidad.
(1) Las notas de compras y las notas de bienes devueltos se clasificarán por título de
cuenta y otras categorías necesarias y los montos de las compras serán
calculados en principio, cada día y sumados en una hoja de resumen de compras.
(2) El departamento de contabilidad confirmará el monto total de compras revisando
la hoja de resumen de compras contra el libro de proveedores.
(1) Los precios de suministro estarán determinados para cada año de la empresa por
el gerente de compras en debida consideración de los precios de mercado y con
la aprobación del gerente general de la división.
(2) Al revisar los precios de suministro, los precios de materiales mantenidos en
existencia por partes proveedoras también serán revisados.
(1) Las notas de suministro y las notas de reducción de montos de suministro serán
clasificadas por título de cuenta y otras categorías necesarias y, en principio, los
montos de suministro serán por tanto calculados cada día y sumados en una hoja
de resumen de suministros.
(2) El departamento de contabilidad confirmará el monto total de suministros
revisando la hoja de resumen de suministros contra el libro de compras de
materiales al final de cada mes.
(1) Los balances de las cuentas por cobrar, tales como por precios de materiales
suministrados, deben ser compensadas por balances de las cuentas comerciales
por pagar, de conformidad con la cláusula de compensación establecida en el
contrato básico para la transacción.
(2) El intercambio de recibos por montos compensados puede omitirse
manifestándolo así en el contrato.
(1) En el caso de materiales suministrados con cargo que requieran una postergación
de la compensación (*2), el monto de la compensación aplazado será igual al
monto de inventario real de la parte suministrada a la fecha del cierre de la
compra.
(2) La exactitud del inventario de la parte suministrada será confirmada por la hoja
de análisis para ingresos y salidas de materiales suministrados preparada con
base en la toma física del inventario de cada parte suministrada.
Sección 5 Pago
(1) Al hacer un pago especial según lo dispuesto en el Párrafo (3) del Artículo 16
“Principios de Pago” en la Parte 1 de este Capítulo, el monto de dicho pago
estará limitado al monto después de la compensación de créditos y débitos (*4)
que se hayan convertido en definitivos para el día de pago tras la fecha de cierre
consignada en el contrato.
(2) Cualquier pago de un monto que exceda el balance tras la compensación de
créditos y débitos al día de pago y que sea virtualmente igual a un préstamo
debe hacerse de conformidad con las disposiciones del Artículo 18 “Préstamo de
Fondos” de las Reglas Básicas en el Capítulo 4 “Control de Fondos”.
En principio, los ingresos y salidas de materiales serán computados por cada bodega o
taller designado como una unidad contable.
(1) Para una bodega, un estado de ingresos y salidas de materiales (una hoja de
resumen del libro de materiales, etc.), que contenga un registro histórico de las
cantidades y montos de ingresos y salidas de materiales por número de modelo
debe prepararse con base en el libro de materiales y el libro de materiales
consignados.
(2) Para un taller, un estado de ingresos y salidas, que contenga la cantidad correcta
y el monto consumido, debe ser preparado confirmando los ingresos y
transferencias aceptados del departamento de bodega y conociendo los
inventarios mediante la toma de un inventario físico.
(3) Para trabajos en proceso, un estado de ingresos y salidas de trabajos en proceso
que contenga las cantidades y montos individuales o sumadas correctas debe ser
preparado mediante la confirmación ingresos / salidas y transferencias para cada
proceso de producción y conociendo los inventarios mediante la toma física de
inventario.
Sección 8 Evaluaciones
Con el método del precio de la última compra, aplicado a materiales propiedad al final
de los períodos semestral y anual, debe hacerse la valoración multiplicando el precio de
unidad de la compra hecha más recientemente al final de los períodos semestral y anual
por cada número de modelo por la cantidad de inventarios al final de cada período.
Con el método del costo promedio aplicado al trabajo en proceso mantenido al final de
los períodos semestral y anual, la evaluación se hará sumando los ajustes para la
variante de costo, etc., en una base de promedio periódico al costo de fábrica estándar
para cada categoría de producto.
Los inventarios serán evaluados al costo más bajo calculado por el método de precio de
la última compra en cuanto a los materiales, y por el método del costo promedio en
cuanto a los trabajos en proceso, o al precio de mercado a la fecha de la evaluación.
(1) Cuando haya troqueles y moldes que no estén en uso debido a la terminación de
la producción, deben tomarse medidas tras aprobación del gerente general de la
división, para transferirlos de los bienes actualmente en uso a aquellos que no
están en uso actualmente. (*6)
(2) El gerente de existencias o el gerente de compras examinarán constantemente en
detalle los troqueles y moldes que no están en uso actualmente y tras planear las
medidas necesarias, las reportará al gerente general de la división.
(1) El departamento de compras debe mantener una comunicación cercana con las
compañías de colaboración y tener un conocimiento preciso de las condiciones
administrativas de las compañías de colaboración en todo momento.
(2) El gerente de compras reportará las condiciones administrativas de las
compañías de colaboración al gerente general de la división según sea necesario.