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ndice

ndice ................................................................................................................................................... 1 Introduccin ........................................................................................................................................ 2 Los sistemas y procedimientos en los organismos sociales .............................................................. 2 2.1 Campo de los sistemas y procedimientos ..................................................................................... 2 2.2 Funcin de los sistemas y procedimientos de la administracin general ..................................... 2 Consideraciones bsicas:................................................................................................................. 3 2.3 Concepto de un sistema, de un procedimiento y de sistemas y procedimientos ........................ 3 Definiciones de sistemas ................................................................................................................. 3 Definiciones de procedimiento: ...................................................................................................... 5 2.4 Responsabilidades de los Sistemas y Procedimientos .................................................................. 5 Las responsabilidades del trabajo son: ........................................................................................... 6 Las responsabilidades del supervisor son: ...................................................................................... 6 Las responsabilidades para administradores de niveles intermedios son: ..................................... 6 Las responsabilidades de los funcionarios ms altos son: .............................................................. 6 2.5 El sistema operativo .................................................................................................................. 7 El sistema Operativo. ...................................................................................................................... 7 a) Definicin de Sistema Operativo ................................................................................................. 7 b) Las Actividades Sustantivas como Sistema. .............................................................................. 10 c) Relacin del sistema operativo con los dems sistemas........................................................... 10 d) Diseo de sistemas.................................................................................................................... 11 La simplificacin del trabajo:......................................................................................................... 11 e) Orientacin en el Anlisis de Sistemas...................................................................................... 12 f) Establecimiento de Sistemas Operativos. .......................................................................... 13 2.6 Importancia de la labor de Sistemas y procedimientos .............................................................. 13 *Importancia de la labor de Sistemas y Procedimientos ...................................................... 14 Conclusin ................................................................................................................................... 16 Bibliografa ................................................................................................................................... 17

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Introduccin
La empresa es un sistema social, que adopta una estructura determinada por su interaccin dinmica con los sistemas y procedimientos que forman su medio ambiente, clientes, proveedores competidores, gobierno etc. En su conjunto, la organizacin de una empresa es un sistema de partes interrelacionadas; operando unas conjuntamente con otras a fin de cumplir los objetivos del todo y los individuales. Los sistemas y procedimientos han adquirido en poco tiempo, un significado importante en la administracin de las empresas pblicas y privadas .La cantidad de especialistas en sistemas y en departamentos de sistemas y procedimientos, bajo una variedad de ttulos o designaciones, ha venido aumentando en una proporcin muy importante en estas dos ltimas dcadas. Aun cuando la frase sistemas y procedimientos en muchos casos, difcilmente abarca todo aquello que hacen los especialistas en sistemas, parece ser reconocida universalmente como un campo de actividades de la empresa. Un sistema es una reunin o conjunto de elementos relacionados que interactan entre s para lograr un fin determinado. Procedimiento: Mtodo para ejecutar algunas cosas.

Los sistemas y procedimientos en los organismos sociales 2.1 Campo de los sistemas y procedimientos
El Campo de los sistemas y procedimientos, es parte integral del trabajo de cada ejecutivo. Esto quiere decir que cada persona que supervisa, dirige o administra actividades de subordinados, tiene en su trabajo una responsabilidad inherente a los sistemas y procedimientos que emplean el y sus subordinados

2.2 Funcin de los sistemas y procedimientos de la administracin general


El cmo se hacen las cosas, las formas y los medios que se emplean para llevar a cabo las tareas asignadas la metodologa de los procesos de trabajo empleados; nos da un marco de que sistemas y que procedimientos utilizan, es por tanto, un campo de actividades que debe clasificarse como uno de los diversos elementos de la administracin general.
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La direccin de una empresa debe decidir lo que va a hacerse y despus, valorar lo que se ha hecho. La identificacin de estas consideraciones bsicas dentro de los tres grupos naturales a las que pertenece, ayudar a conocer la situacin, el alcance y la ndole del trabajo de los sistemas y procedimientos dentro de una empresa.

Consideraciones bsicas:
a) Condiciones anteriores al hecho 1.- Cundo debe hacerse? 2.- Quin va a efectuarlo? 3.- Cmo va a efectuarse? 4.- Disponibilidad de los recursos necesarios con qu hacerlo. b) Consideraciones inmediatas de ejecucin 1.- Consiste en la ejecucin de lo que va hacerse: c) Consideraciones posteriores al hecho 1.- Que se ha hecho? 2.- Qu tan bien se hizo? 3.- Debe continuarse haciendo? 4.- Cmo podra mejorarse lo que se ha hecho?

2.3 Concepto de un sistema, de un procedimiento y de sistemas y procedimientos


Definiciones de sistemas
Jonhnson y Kast Es un todo organizado y complejo, implica un complejo interconectado de componentes o partes fundamentales relacionadas, que forman un todo unitario. Barisch Son medios por los cuales el personal de una empresa opera para lograr los objetivos de ella.

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Nuestra definicin Rodrguez Valencia Es un conjunto organizado, formando un todo, en el que cada una de sus partes estn interrelacionadas a travs de un orden lgico, que concatena sus actos hacia un fin determinado. Desde el punto de vista de la administracin de empresa: Son medios de los que se vale un organismo social a fin de lograr los objetivos para los cuales se ha creado. Los componentes bsicos de un sistema son tres: el objetivo, los elementos y las interrelaciones:

El Objetivo Los Elementos Es la finalidad y la Son los entes capases razn de ser del de producir las sistema, es el producto acciones que que se desea como debidamente resultado de la accin combinadas pueden de los elementos ( si el lograr el objetivo ( si el sistema es esttico) sistema es dinmico) o pueden adoptar y presentar disposiciones que satisfagan el objetivo ( si el sistema es esttico)

Las Interrelaciones Son las transacciones entre los elementos, de modo que sus acciones o disposiciones conduzcan al objetivo deseado. Esto significa que no todas las relaciones que pueden existir entre los elementos sean significativas para el sistema, sino solo aquellas que conduce, en alguna forma el logro del objetivo

Los procedimientos se consideran como tercer nivel de la planeacin: puesto que en el primer plano se encuentran los objetivos y en el segundo las polticas. El objetivo bsico de todo estudio de procedimientos, es simplificar los mtodos de trabajo, y eliminar las operaciones y la papelera innecesarias con el fin de reducir y dar fluidez a las actividades.

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Definiciones de procedimiento:
Gmez ceja: Es una serie de labores concatenadas (unidas) que constituyen una sucesin cronolgica y la manera de ejecutar un trabajo. Barrios Es el conjunto de rutinas especficas de trabajo. Koontz y ODonnell Son planes en cuanto establecen un mtodo habitual de manejar actividades futuras. Vctor Lazzaro Es una serie de funciones, pasos empleados por la direccin para que su labor o cualquier trabajo sea desempeado con mayor eficiencia, efectividad y economa. Nuestra definicin Rodrguez Valencia Es una funcin encaminada al anlisis de los planes de accin colectivos con el fin de ayudar a la administracin en la simplificacin y estandarizacin de las operaciones.

2.4 Responsabilidades de los Sistemas y Procedimientos


La necesidad de determinar quin es el responsable de los sistemas y procedimientos parece ser muy clara. Es tambin evidente que cuando no se lleva a cabo la definicin de responsabilidades, sucede una de estas cosas: a) El personal hace poco o ningn caso de los sistemas y procedimientos. b) El personal de que de alguna manera lo hace, establece objetivos duplicados, conflictivos e incompletos. Reconociendo estos peligros es necesario que el personal de una empresa, tenga un conocimiento adecuado. Para adquirir el grado de comprensin que se persigue es necesario: Primero: Un documento explicativo del programa general de sistemas y procedimientos de la empresa, expresando claramente su objetivo y firmando por el ms alto funcionario. Segundo: La construccin de programas departamentales definitivos.
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Tercero: Establecer reuniones de orientacin y discusin sobre el significado de los programas; para conducir el mutuo entendimiento y la coordinacin acerca de la forma en que estos programas operan. Cuarto: Ver que todas las descripciones escritas del trabajo, contengan referencias especficas de las responsabilidades de cada individuo y del trabajo que debe ejecutar. Cuando ponen en prctica las medidas y planes anteriores, las responsabilidades resultantes, con frecuencia caen dentro de los moldes que se indican a continuacin:

Las responsabilidades del trabajo son:


Poner en prctica las instrucciones de procedimientos: ya sea ste verbal o escrito. Descubrir y sugerir a su superior modificaciones o mejoras.

Las responsabilidades del supervisor son:


Guiar y dirigir a las personas hacia las obligaciones que imponen los sistemas y procedimientos. Coordinar su trabajo con el de las unidades administrativas a fin de resolver asuntos relativos a los sistemas y procedimientos de mutua incumbencia.

Las responsabilidades para administradores de niveles intermedios son:

Tener una responsabilidad mayor en los sistemas y procedimientos, pues dicha responsabilidad abarca ms personas y un mayor nmero de funciones. Una responsabilidad que tiene gran profundidad en un sentido de la organizacin, puesto que ello abarca tambin mayor nmero de niveles, de autoridad y de supervisin. Responsabilidad de defender la poltica de la empresa y el programa de sistemas y procedimientos.

Las responsabilidades de los funcionarios ms altos son:


Reconocer el valor del esfuerzo amplio de una empresa bien organizada e integrada, para desarrollar y conservar sistemas y procedimientos eficaces. Exigir a su personal directivo y a los ayudantes de cada rea , que preparen, coordinen y sometan a su consideracin un programa de sistemas y procedimientos del trabajo administrativo. Aprobar, modificar y ejecutar el programa general.

Las responsabilidades del coordinador de la unidad de sistemas y procedimientos son:


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Es comparable su responsabilidad, a la de algunos empleados de primera lnea o del ms alto nivel como ya se ha descrito anteriormente.

2.5 El sistema operativo


El sistema operativo tiene que ver con la racionalidad tcnico econmica, y trata de crear certidumbre cerrando el ncleo tcnico para muchas variables.

El sistema Operativo.
En este la tarea esencial es alcanzar los objetivos y planes establecidos en forma eficiente y eficaz. Aqu el organismo en donde hace las cosas (fbrica muebles, refrigeradores, lavadoras, etc.) el medio ambiente es relativamente cerrado, por tanto, los procesos generales pueden programarse (por ejemplo: establecer programas, procedimientos, mtodos, etc.) El enfoque de sistemas (anlisis de sistemas) proporciona un marco de referencia para un panorama optimizado a corto plazo, y para toma de decisiones a travs de la utilizacin de tcnicas cuantitativas (por ejemplo: modelos inventario PERT, muestreo, programacin lineal, lneas de espera, etc. Concluyendo, dividir un organismo en estos tres niveles de subsistemas (estratgico, coordinacin, operativo) proporcionan el esquema bsico de la tarea administrativa. El subsistema estratgico relaciona las actividades a su medio. El subsistema estratgico relaciona las actividades a su medio. El de coordinacin sirve como integrador vertical de las actividades (estratgica y oportuna) y horizontalmente (entre las diferentes funciones al mismo nivel). Y el operativo se relaciona con la realizacin de las tareas.

a) Definicin de Sistema Operativo


Es un conjunto de recursos humanos y otro tipo de recursos, cuyas actividades sistemticas, se concatenan de tal manera que persiguen lograr un objetivo concreto, y en los que se generan traslados de informacin, bienes o servicios mediante procedimientos establecidos En la figura se muestra en forma grfica de representacin un sistema operativo de compras.

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Para disear un sistema operativo hay que tomar en cuenta, una combinacin de recursos que nos lleve a lograr objetivos y planes deseados. Adems, cada sistema que se disee ser estructurado considerando los objetivos, planes y polticas que afectan al organismo. Aparte de esto, cada sistema operativo puede ser creado para enfrentarse a los requerimientos especficos de su propio producto o servicio. Modelo de sistema operativo.

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Todo organismo, cualquiera que sea su tipo, incluye necesariamente un rea administrativa que tiende a crecer ms rpidamente que el sector de produccin. Hay organismos sociales que, exclusivamente se dedican a las actividades administrativas, tales como: la administracin pblica, empresas paraestatales, bancos, etc. La actividad administrativa es realmente compleja; Sin embargo podemos observar dos sectores: *Los servicios administrativos. *Los servicios de asesora (estudio). Los Servicios Administrativos se refieren a actividades respectivas y rutinarias: Servicios de compra, almacn, de contabilidad, etc. Los Servicios de Asesora, son aquellos que tienen una misin concreta y que se generan sobre requerimientos, por ejemplo un servicio de reorganizacin.

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b) Las Actividades Sustantivas como Sistema.


Las actividades establecidas; deben definir su tarea en relacin a su medio, planear sus actividades a corto y largo plazo, y despus realizarlas para lograr sus objetivos. En el nivel organizacional operativo, la tarea fundamental es lograr los objetivos establecidos de manera eficiente y efectiva. Es aqu donde un organismo social hace sus cosas, por ejemplo produce bicicletas o alimentos, proporciona proteccin contra accidentes, etc. (es decir, producen bienes o servicios). La administracin media est implicada en la traduccin de los planes integrales, en planes operacionales y procedimientos. Participa en la interpretacin de los resultados del Sistema Operativo y en la canalizacin de los recursos existentes en las direcciones apropiadas. Los planes para actividades repetitivas y no repetitivas se transmiten al Sistema Operativo, para comprarlos posteriormente con los resultados operativos. Ordenes detalladas, instrucciones y especificaciones fluyen hacia el Sistema Operativo. El Sistema Operativo se ajusta con objeto de mantener el control del proceso y la inspeccin de las entradas suministra la realimentacin al primer paso en el Sistema Operativo. Los datos realimentados de distintas fases del Sistema Operativo se recolectan y se analizan. El anlisis implica el proceso de datos, el desarrollo de informacin y la comparacin de resultados con los planes. De esta manera, los procedimientos se cambian, y se hacen los ajustes al Sistema Operativo.

c) Relacin del sistema operativo con los dems sistemas


El Sistema Operativo en su activacin combina la actuacin con otros sistemas de la empresa. Cada Sistema Operativo viene a ser el desarrollo fsico de tareas y actividades, que utilizan los recursos y que generan todo el proceso administrativo para que obtengan resultados.

Un ejemplo de las relaciones que se producen entre un Sistema Operativo y los dems sistemas.

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SISTEMA DE COORDINACIN SISTEMA DE SISTEMA DE PLANEAC PLANEACIN SISTEMA SISTEMA ORGANIZACIONAL ORGANIZACIONAL SISTEMA DE RECURSOS

SISTEMA DE SISTEMA DE CONTROL

SISTEMA DE COORDINACIN

Las actividades de los sistemas tienen un propsito: Hacer ms efectiva la utilizacin de los recursos. Cualquier decisin que se tome con cualquiera de ellos incide y repercute en los dems.

d) Diseo de sistemas
Existen una serie de actividades que tienen una relacin importante con el diseo de sistemas como son. Cuando se establece una nueva operacin, la funcin de diseo abarca la disposicin de instalaciones fsicas para la produccin y actividades auxiliares. La distribucin de personal. Las redes de comunicacin

Otro concepto importante es el Rediseo, que consiste en evaluar los sistemas existentes con miras a lograr cambios, por ejemplo la simplificacin del trabajo, los sistemas y procedimientos, el anlisis de sistemas.

La simplificacin del trabajo:


Rendimiento de las labores a desempear con menor fatiga y con una reduccin del tiempo de trabajo. El diseo de los sistemas y procedimientos constituye uno de los medios de control gerencial ms completo y entre otros como:
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Determina las responsabilidades de los involucrados. Aumenta la eficiencia, eficacia y efectivida de los empleados. Ayuda a la coordinacin de actividades y evita duplicidades. El control gerencial se logra a travs de la interpretacin de la informacin adecuada y oportuna, resultante de los sistemas y procedimientos. Con el propsito de lograr la mxima eficiencia con el menor esfuerzo y a un costo justificable, mientras ms creativos y analticos sean los sistemas y procedimientos mejor ser la fluidez operacional.

e) Orientacin en el Anlisis de Sistemas


La finalidad principal del Sistema Operativo, es lograr los objetivos establecidos de manera eficaz y eficiente. En la figura podemos ver el conjunto de operaciones o tareas propias del nivel gerencial para que sean dirigidas sistemticamente y racionalmente. SISTEMA DIRIGIDO A CRITERIOS FUNCIONALES MERCADO DEL PRODUCTO NECESIDAD DEL MERCADO CLIENTES ACTUALES SERVICIOS A LOS CLIENTES CLIENTES POTENCIALES SISTEMAS OPERATIVOS RECURSOS HUMANOS
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INVESTIGACIN DE MERCADOS. PUBLICIDAD Y PROMOCIN. VENTAS DISTRIBUCIN DISEO DEL PRODUCTO CONTROL DE CALIDAD. RECLUTAMIENTO Y SELECCIN CAPACITACIN ADMINSTRACIN DEL PERSONAL. EVALUACIONES PERIDICAS. FACTURACIN COBROS TESORERA

SUELDOS Y SALARIOS MOTIVACIN CAPACITACIN EVALUACIN

RECURSOS FINANCIEROS

CREDITOS COBRANZA FINANCIAMIENTO INTERNO

COSTOS

VALOR DE LOS RECURSOS. MEDICIN DE SU UTILIZACIN. ASIGNACIN DE COSTOS. CONTROL DEL GASTO.

CONTABILIDAD ANALTICA CONTROL ADMINISTRATIVO

f) Establecimiento de Sistemas Operativos. La instalacin de sistemas de proceso electrnico de datos (ped) en las oficinas tanto pblicas como privadas ha generado cambios importantes en los niveles de empleados de oficina. Ejemplo: muchas instituciones bancarias, automtico para la atencin a usuarios que remplaza la ventanilla del cajero. Al respecto conviene citar el punto de vista de los autores Anshen G. BACH G.L que dicen. Dentro de la corporacin o entre esta o su medio ambiente local, regional, nacional y frente al mundo que nos rodea, los administradores del futuro, habrn de enfrentarse a nuevos problemas y mayores oportunidades. La prctica de llevar a cabo esto, se logra mediante la formulacin de un modelo general de las operaciones del organismo social. En el sistema oportuno debemos dejar clara una situacin que el hecho de que el comportamiento de un sistema se logra por medio de la concatenacin de sus operaciones.

2.6 Importancia de la labor de Sistemas y procedimientos


El origen y la naturaleza del trabajo de la funcin de sistemas y procedimientos juegan una parte importante de los mtodos de trabajo. Un grupo de especialistas en diseo de sistemas son las personas que planean los sistemas y procedimientos administrativos la simplificacin del trabajo y el anlisis de sistemas. Los empresarios mexicanos, sin embargo, poco se han preocupado por crear en sus empresas UNIDADES DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS. Esta contradiccin en el medio empresarial mexicano tiene evidentemente serias consecuencias: el funcionar con ineficacia, ineficacia y bajo productividad.
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CALIDAD: Es hacer bien el trabajo todas las veces PERFECCION: es hacer bien el trabajo apropiado todas las veces. Este es un ambiente nuevo y ms exigente, con un tipo moderno de cliente, nos dice BERT STANIAR, presidente de Westinghouse el cliente moderno es ms astuto, difcil y menos indulgentes que nunca, la percepcin que los clientes tienen acerca de nuestra empresa orienta sus hbitos de compra. Mayor confiabilidad de los procesos de la empresa Mejor tiempo de respuesta Disminucin del costo Reduccin de inventarios Mejoramiento en manufactura Mayor participacin de mercado Incremento en la moral de los empleados Menor burocracia Incremento de las utilidades Concluye Harrington diciendo: todo lo que hacemos actualmente lo llevaremos a cabo mejor si nos centramos en los procesos. *Importancia de la labor de Sistemas y Procedimientos Un procedimiento es una secuencia de labores debidamente ordenadas cuyo fin principal es llevar a cabo una determinada labor. Los procedimientos se apoyan en los objetivos y las polticas, ya que son consecuencias de los dems. Es necesario conocer las labores de la empresa de manera detallada con el propsito de establecer un sistema de operacin ya que no es posible que cada persona. El establecimiento de procedimientos tiende a dar orden, ya que procura detallar cada operacin ordenndolo en una secuencia cronolgica. El establecimiento de procedimientos, que a su vez conforman un sistema operativo y un conjunto de estos forman una estructura de sistema los procedimientos existe en todos los niveles de la organizacin nivel administrativo y nivel operativo.

Tambin existe una relacin bastante estrecha entre mtodo y procedimiento, sta la encontramos al saber que un mtodo y procedimiento.

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Los procedimientos se basan en hechos y no en suposiciones por lo cual es aconsejable que al disear los procedimientos se tomen en cuenta los elementos siguientes: PERSONAL, MATERIALES, TIPO DE TRABAJO Y EL OBJETIVO. Por lo tanto, se puede concebir a los procedimientos como los hbitos o costumbres de una organizacin Relacin de conjunto entre el sistema opertico y el estratgico.

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Conclusin La importancia de los sistemas y procedimientos ha adquirido gran significado en la administracin de las empresas pblicas y privadas pues su finalidad es ayudar a la alta gerencia a planear y obtener las metas de la organizacin, una de sus principales funciones es el cmo se hacen las cosas, las formas y los medios que se emplean para llevar a cabo las tareas asignadas, la metodologa de los procesos de trabajo empleados; nos da un marco de qu sistemas y que procedimientos utilizan, es por tanto, un campo de actividades que debe clasificarse como uno de los diversos elementos de la administracin general. La direccin de una empresa debe decidir lo que va a hacerse y despus, valorar lo que se ha hecho. El objetivo bsico de todo estudio de procedimientos, es simplificar los mtodos de trabajo, y eliminar las operaciones y la papelera innecesarias con el fin de reducir y dar fluidez a las actividades. El sistema operativo es un conjunto de recursos humanos y otro tipo de recursos, cuyas actividades sistemticas, se concatenan de tal manera que persiguen lograr un objetivo concreto, y en los que se generan traslados de informacin, bienes o servicios mediante procedimientos establecidos En este la tarea esencial es alcanzar los objetivos y planes establecidos en forma eficiente y eficaz. Aqu el organismo en donde hace las cosas (fbrica muebles, refrigeradores, lavadoras, etc.) el medio ambiente es relativamente cerrado, por tanto, los procesos generales pueden programarse (por ejemplo: establecer programas, procedimientos, mtodos, etc.) Los sistemas y procedimientos deben ser realizados en forma conjunta por los jefes de la empresa, para poder estudiar las distintas reas de trabajo y as detectar errores que se estn cometiendo, como la duplicidad de trabajo o los mtodos inadecuados. Los sistemas y procedimientos persiguen como objetivo asesorar la direccin, el diseo de sistemas y procedimientos constituye uno de los medios de control gerencial ms completo. Los sistemas y procedimientos sealarn todo acuerdo administrativo en lo referente a las estructuras organizacionales, platicas, mtodos, planes, programas.

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Mientras ms efectivos y analticos sean, se lograr mayor eficiencia con el menor esfuerzo y a un costo justificable. Podemos decir que este tema abarca el establecimiento de sistemas operativos ya que en Mxico, no est contemplado en muchas empresas no lo llevan a cabo. Es por eso que existe cierta ineficiencia en las unidades de sistemas y procedimientos, si se llevara a cabo este mtodo mejorara la calidad, de hacer bien el trabajo y llegaramos a la perfeccin realizando el trabajo de una manera eficiente, eficaz y efectiva. Son importante para cualquier empresa que quiera tener calidad, se cabe mencionar que las empresas modernas ya estn pensando en forma diferente acerca de sus procesos que ya no se ven solo como simples procesos de produccin, si no ya se est llevando ms a fondo ya que se est abriendo un nuevo mtodo para hacer bien los procesos. Como consecuencia los procesos de las empresas se convirtieron en principal factor de costo para las organizaciones el resultado fue una estrategia de mejoramiento conocida como MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS DE LA EMPRESA.

Bibliografa Sistemas y procedimientos administrativos Joaqun Rodrguez Valencia Editorial ECAFSA. http://sistemasyprocedimientos1.blogspot.mx/

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