Está en la página 1de 11

PROCEDIMIENTO PARA EL COMIT DE CONVIVENCIA LABORAL

Cdigo
GH-PR01
Elaboracin: Septiembre 2012
Versin: 0
Pg. 1 de 11


Elaborado por:





Susan Herrera Snchez
Directora de Recursos Humanos
Aprobado por:





Germn O. Herrera Romo
Representante por la Direccin

La informacin contenida en el presente documento es propiedad de DIALIMENTOS S.A.S. Es de uso interno y confidencial. Las
personas que lo consultan son responsables por su seguridad y prevencin de uso indebido.




PROCEDIMIENTO PARA
EL COMIT DE CONVIVENCIA LABORAL











DIALIMENTOS S.A.S.
PROCEDIMIENTO PARA EL COMIT DE CONVIVENCIA LABORAL


Cdigo
GH-PR01
Elaboracin: Septiembre 2012
Versin: 0
Pg. 2 de 11


La informacin contenida en el presente documento es propiedad de DIALIMENTOS S.A.S. Es de uso interno y confidencial. Las
personas que lo consultan son responsables por su seguridad y prevencin de uso indebido.


INDICE Pg.

1. OBJETIVO 3

2. ALCANCE 3

3. RESPONSABLE 3

4. DEFINICIONES 3

5. DISPOSICIONES GENERALES 4

6. CONTENIDO 4

6.1 PLANIFICACIN 4

6.1.1 Responsabilidades 4

6.2 EJECUCIN 5

6.2.1 Seleccin, eleccin y conformacin de los integrantes al comit 5
6.2.2 Funciones del comit 6
6.2.3 Eleccin y funciones del presidente y secretario del comit 7
6.2.4 Reuniones del comit 8
6.2.5 Mecanismos para la prevencin del acoso laboral 8
6.2.6 Trmite y solucin de quejas 9

6.3 VERIFICACIN 10

7. ANEXOS 11

8. MATRICES 11

9. REGISTROS 11

10. DOCUMENTOS EXTERNOS RELACIONADOS 11

PROCEDIMIENTO PARA EL COMIT DE CONVIVENCIA LABORAL


Cdigo
GH-PR01
Elaboracin: Septiembre 2012
Versin: 0
Pg. 3 de 11


La informacin contenida en el presente documento es propiedad de DIALIMENTOS S.A.S. Es de uso interno y confidencial. Las
personas que lo consultan son responsables por su seguridad y prevencin de uso indebido.

1. OBJETIVO

Direccionar la eleccin, conformacin y funcionamiento del Comit de
Convivencia Laboral para prevenir las conductas de acoso laboral en Dialimentos
S.A.S.

2. ALCANCE

Aplica a toda la organizacin.

3. RESPONSABLE

El cargo responsable de la implementacin, adecuacin, mantenimiento y mejora
de este procedimiento es el de Directora de Recursos Humanos.

4. DEFINICIONES

Acoso laboral
Toda conducta persistente y demostrable, ejercida sobre un empleado,
trabajador por parte de un empleador, un jefe o superior jerrquico inmediato o
mediato, un compaero de trabajo o un subalterno, encaminada a infundir
miedo, intimidacin, terror y angustia, a causar perjuicio laboral, generar
desmotivacin en el trabajo, o inducir la renuncia del mismo. Fuente: Ley 1010
de 2006.

Comit de convivencia laboral
Es una medida preventiva de acoso laboral. Fuente: Resolucin 2646 de 2008
art. 14.

Factores de riesgo psicosociales
Condiciones psicosociales cuya identificacin y evaluacin muestra efectos
negativos en la salud de los trabajadores o en el trabajo. Fuente: Resolucin
2646 de 2008.

Estrs
Respuesta de un trabajador tanto a nivel fisiolgico, psicolgico como
conductual, en su intento de adaptarse a las demandas resultantes de la
interaccin de sus condiciones individuales, intra laborales y extra laborales.
Fuente: Resolucin 2646 de 2008.

PROCEDIMIENTO PARA EL COMIT DE CONVIVENCIA LABORAL


Cdigo
GH-PR01
Elaboracin: Septiembre 2012
Versin: 0
Pg. 4 de 11


La informacin contenida en el presente documento es propiedad de DIALIMENTOS S.A.S. Es de uso interno y confidencial. Las
personas que lo consultan son responsables por su seguridad y prevencin de uso indebido.


Medidas Preventivas
Mecanismos de prevencin de las conductas de acoso laboral. Fuente:
Resolucin 1010 de 2006 art. 9.

5. DISPOSICIONES GENERALES

Este procedimiento cumple con la poltica de Salud, Seguridad y Medio
Ambiente y cumple con la legislacin nacional aplicable al proceso productivo:
decreto 1295 de 1994 literales a) y c) modificado por el artculo 115 del Decreto
nmero 2150 de 1995, ley 1010 de 2006 art. 9, resoluciones 1016 de 1989
artculo 10, 734 de 206, 2646 de 2008 art. 14 numeral 1 1.7, 652 de 2012 y
1356 de 2012.
El Comit de Convivencia laboral tiene por objeto la prevencin y solucin de
las situaciones causadas por conductas de acoso laboral de los trabajadores al
interior de la empresa, procurando generar una conciencia colectiva conviviente,
con el fin de promover el trabajo en condiciones dignas y justas, la armona y el
buen ambiente ocupacional para todos los miembros de la organizacin,
protegiendo la intimidad, la honra, la salud mental y la libertad de todos.
Este procedimiento cumple lo estipulado en el numeral 4.2.3 Control de los
documentos de la norma NTC-ISO 9001: 2008.

6. CONTENIDO

6.1 PLANIFICACIN

6.1.1 Responsabilidades

Cargo Responsabilidades
Gerente
-Propiciar la libre eleccin de los representantes de los trabajadores al comit
garantizando la libertad y oportunidad de las votaciones.
-Proporcionar los medios necesarios para el normal desempeo de las
funciones del comit.
-Estudiar las recomendaciones del comit determinando la adopcin de las
medidas ms convenientes.
Comit de
convivencia
laboral
-Cumplir con lo estipulado en este procedimiento.
-Ejercer las funciones establecidas en el numeral 6.2.2 y 6.2.3 de este
procedimiento.
Lderes de
proceso

-Orientar a los trabajadores acerca de las conductas y modalidades de acoso
laboral, as como los mecanismos de prevencin y la interpuesta de quejas.

PROCEDIMIENTO PARA EL COMIT DE CONVIVENCIA LABORAL


Cdigo
GH-PR01
Elaboracin: Septiembre 2012
Versin: 0
Pg. 5 de 11


La informacin contenida en el presente documento es propiedad de DIALIMENTOS S.A.S. Es de uso interno y confidencial. Las
personas que lo consultan son responsables por su seguridad y prevencin de uso indebido.

Directora de
Recursos
Humanos
-Desarrollar en conjunto con la Coordinacin de HSE, las medidas
preventivas y correctivas de acoso laboral, con el fin de promover un
excelente ambiente de convivencia laboral, fomentar relaciones sociales
positivas entre todos los trabajadores y respaldar la dignidad e integridad de
las personas en el trabajo.
--Ejecutar las recomendaciones dadas por el Comit de Convivencia.
-Realizar seguimiento al cumplimiento de ste procedimiento, as como al
funcionamiento del Comit de Convivencia Laboral.
Coordinadora
de HSE
-Desarrollar en conjunto con la Directora de Recursos Humanos, las medidas
preventivas y correctivas de acoso laboral, con el fin de promover un
excelente ambiente de convivencia laboral, fomentar relaciones sociales
positivas entre todos los trabajadores y respaldar la dignidad e integridad de
las personas en el trabajo.
-Ejecutar las recomendaciones dadas por el Comit de Convivencia.
-Programar en conjunto con la Direccin de Recursos humanos actividades
de capacitacin dirigidas a los miembros del comit en los temas de Ley 1010
de 2006, resolucin de conflictos, comunicacin asertiva, liderazgo, normas
de convivencia laboral y otros temas considerados prioritarios para el
funcionamiento del comit.
-Programar en conjunto con la Direccin de Recursos humanos actividades
de capacitacin dirigidas a los trabajadores en los temas de Ley 1010 de
2006, conductas que constituyen acoso laboral y las que no, normas de
convivencia laboral, circunstancias agravantes y conductas atenuantes,
procedimientos de solucin ante el acoso laboral, entre otros que sean
requeridos.
Trabajadores
- Elegir sus representantes al comit.
- Denunciar cualquier situacin, queja o reclamo que generen conductas de
acoso laboral o que afecten la sana convivencia.
- Aportar las pruebas correspondientes laboral a travs del comit de
convenca laboral.
- Asumir conductas de convivencia y respeto laboral, ver Anexo N 1:
NORMAS DE CONVIVENCIA LABORAL.
- Brindar respeto y trato digno a sus superiores y compaeros.
- Asistir a capacitaciones cuando sean requeridos.
Administradora
de Riesgos
Laborales
A.R.L.
- Llevar a cabo acciones de asesora y asistencia tcnica, para el desarrollo de
las medidas preventivas y correctivas del acoso laboral, teniendo en cuenta
los criterios para la intervencin de factores de riesgo psicosociales.
- Apoyar actividades de capacitacin.

6.2 EJECUCIN

6.2.1 Seleccin, eleccin y conformacin de los integrantes al comit
El Comit tiene la caracterstica de estar conformado por igual nmero de
representantes por parte de la empresa e igual nmero de representantes por
parte de los trabajadores, con sus respectivos suplentes.
PROCEDIMIENTO PARA EL COMIT DE CONVIVENCIA LABORAL


Cdigo
GH-PR01
Elaboracin: Septiembre 2012
Versin: 0
Pg. 6 de 11


La informacin contenida en el presente documento es propiedad de DIALIMENTOS S.A.S. Es de uso interno y confidencial. Las
personas que lo consultan son responsables por su seguridad y prevencin de uso indebido.

El comit est conformado por cuatro (4) miembros: dos (2) representantes de
los trabajadores y dos (2) representantes del empleador, con sus respectivos
suplentes.
Para su eleccin se tendr en cuenta que:
La gerencia escoge a sus representantes
Los trabajadores escogen a sus representantes por eleccin popular, con sus
respectivos suplentes.
Los integrantes del comit preferiblemente deben contar con competencias
actitudinales y comportamentales, tales como respeto, imparcialidad, tolerancia,
serenidad, confidencialidad, reserva en el manejo de informacin y tica; as
mismo, habilidades de comunicacin asertiva, liderazgo y resolucin de
conflictos.
La Coordinacin de HSE realiza convocatoria pblica a todos los centros de
produccin y/o puntos de servicio para que inscriban y voten por sus
representantes, quedando acta de dicha votacin.
Una vez seleccionados los miembros del comit se procede a realizar la
respectiva acta de constitucin y la divulgacin de sus miembros a todos los
trabajadores, quedando oficial dicho comit.
Se elige el comit por un perodo de dos (2) aos, al cabo del cual podrn ser
reelegidos sus integrantes.
Todos los documentos relacionados con la seleccin, votacin y conformacin
del comit se archivarn quedando en cualquier momento a disposicin del
empleador, los trabajadores y las autoridades competentes.

6.2.2 Funciones del comit
Son funciones del comit las determinadas en la legislacin nacional en materia
de salud ocupacional, entre ellas:
1. Recibir y dar trmite a las quejas presentadas en las que se describan
situaciones que puedan constituir acoso laboral, as como las pruebas que las
soportan.
2. Examinar de manera confidencial los casos especficos o puntuales en los que
se formule queja o reclamo, que pudieran tipificar conductas o circunstancias
de acoso laboral, al interior de la empresa.
3. Escuchar a las partes involucradas de manera individual sobre los hechos que
dieron lugar a la queja.
4. Adelantar reuniones con el fin de crear un espacio de dilogo entre las partes
involucradas, promoviendo compromisos mutuos para llegar a una solucin
efectiva de las controversias.
PROCEDIMIENTO PARA EL COMIT DE CONVIVENCIA LABORAL


Cdigo
GH-PR01
Elaboracin: Septiembre 2012
Versin: 0
Pg. 7 de 11


La informacin contenida en el presente documento es propiedad de DIALIMENTOS S.A.S. Es de uso interno y confidencial. Las
personas que lo consultan son responsables por su seguridad y prevencin de uso indebido.

5. Formular un plan de mejora concertado entre las partes, para construir,
renovar y promover la convivencia laboral, garantizando en todos los casos el
principio de la confidencialidad.
6. Hacer seguimiento a los compromisos adquiridos por las partes involucradas
en la queja, verificando su cumplimiento de acuerdo con lo pactado.
8. Presentar a la Gerencia las recomendaciones para el desarrollo efectivo de las
medidas preventivas y correctivas del acoso laboral, as como el informe anual
de resultados de la gestin del comit de convivencia laboral y los informes
requeridos por los organismos de control.
9. Hacer seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones dadas por el
Comit de Convivencia a las dependencias de gestin del recurso humano y
salud ocupacional de la empresa.
10. Elaborar informes trimestrales sobre la gestin del Comit que incluya
estadsticas de las quejas, seguimiento de los casos y recomendaciones, los
cuales sern presentados a la Gerencia.
11. Asistir puntualmente a las reuniones programadas, o excusarse vlidamente
con anticipacin, para poder convocar un suplente.
12. Mantener bajo estricta confidencialidad la informacin que conozcan en
ejercicio de sus funciones.

6.2.3 Eleccin y funciones del presidente y secretario del comit
El Comit de Convivencia Laboral elige por mutuo acuerdo entre sus miembros
al Presidente y secretario del mismo, quienes tendrn las siguientes funciones:

Funciones del presidente Funciones del secretario

Convocar a los miembros del
Comit a las sesiones
ordinarias y extraordinarias,
indicando el da, la hora y el
lugar de la reunin.
Presidir y orientar las
reuniones ordinarias y
extraordinarias en forma
dinmica y eficaz.
Tramitar ante la Gerencia, las
recomendaciones aprobadas
en el Comit.
Gestionar ante la Gerencia
recursos para el
funcionamiento del Comit.
Recibir y dar trmite a las quejas presentadas por
escrito en las que se describan las situaciones que
puedan constituir acoso laboral, as como las pruebas
que las soportan.
Citar por escrito a reunin al comit, segn lo
planeado por el presidente.
Citar a cada una de las partes involucradas para
escuchar versiones y/o para establecer compromisos de
convivencia.
Llevar el archivo de las quejas presentadas, la
documentacin soporte y velar por la reserva, custodia
y confidencialidad de la informacin.
Elaborar el orden del da y las actas de cada una de las
sesiones del Comit en registro ACTA DE COMIT
TCNICO.
Enviar las recomendaciones dadas a las diferentes
dependencias de la empresa.

PROCEDIMIENTO PARA EL COMIT DE CONVIVENCIA LABORAL


Cdigo
GH-PR01
Elaboracin: Septiembre 2012
Versin: 0
Pg. 8 de 11


La informacin contenida en el presente documento es propiedad de DIALIMENTOS S.A.S. Es de uso interno y confidencial. Las
personas que lo consultan son responsables por su seguridad y prevencin de uso indebido.

Solicitar soportes requeridos para hacer seguimiento al
cumplimiento de los compromisos adquiridos.
Elaborar informes trimestrales sobre la gestin del
Comit que incluya estadsticas de las quejas,
seguimiento de los casos y recomendaciones, los cuales
sern presentados a la alta direccin de la
organizacin.

6.2.4 Reuniones del comit
El comit se rene en forma ordinaria trimestralmente en las instalaciones de la
empresa y durante el horario de trabajo. Para llevar a cabo las reuniones debe
existir qurum, siendo necesario contar con la presencia de la mitad ms uno de
sus integrantes. Cuando se presenten casos que requieran de su inmediata
intervencin, se podr reunir de forma extraordinario y podr ser convocado
por cualquiera de sus integrantes. A las reuniones del comit solo asistirn los
miembros principales y los suplentes cuando el comit lo decida o falte un
integrante principal. De todas las reuniones del comit se dejar constancia
escrita de los temas tratados y los compromisos adquiridos por sus miembros,
con el objeto de llevar un registro permanente y actualizado sobre la gestin del
comit, ver registro ACTA DE COMIT TECNICO.

6.2.5 Mecanismos para la prevencin del acoso laboral
Los mecanismos de prevencin de las conductas de acoso laboral previstos por la
organizacin constituyen actividades tendientes a generar una conciencia
colectiva de convivencia cordial, que promueva el trabajo en condiciones dignas
y justas, la armona entre quienes comparten vida laboral empresarial y el buen
ambiente en la empresa y proteja la intimidad, la honra, la salud mental y la
libertad de las personas en el trabajo. En desarrollo del propsito anterior, la
empresa ha previsto los siguientes mecanismos:
1. Capacitacin y campaas de divulgacin preventiva: Con el fin de suministrar
a los trabajadores toda la informacin relacionada con la Ley 1010 de 2006, el
acoso y la convivencia laboral, entre otras, con el objeto de:
a) La construccin de valores y hbitos que promuevan un entorno laboral
gratificante y cordial.
b) Generar las recomendaciones constructivas a que hubiere lugar, en relacin
con situaciones que puedan afectar el cumplimiento de tales valores y
hbitos.
c) Poner en conocimiento del Comit de Convivencia Laboral, conductas
especficas que pudiesen configurar acoso laboral u otros hostigamientos en
el trabajo, que afecten la dignidad de las personas, sealando las
recomendaciones correspondientes.
PROCEDIMIENTO PARA EL COMIT DE CONVIVENCIA LABORAL


Cdigo
GH-PR01
Elaboracin: Septiembre 2012
Versin: 0
Pg. 9 de 11


La informacin contenida en el presente documento es propiedad de DIALIMENTOS S.A.S. Es de uso interno y confidencial. Las
personas que lo consultan son responsables por su seguridad y prevencin de uso indebido.

2. Comit de convivencia laboral: Se crea el Comit de Convivencia Laboral,
como organismo responsable de la prevencin y solucin del acoso laboral al
interior de la empresa.
3. Procedimiento interno de solucin del acoso laboral: Para los efectos
relacionados con la bsqueda de solucin de las conductas y modalidades de
acoso laboral que eventualmente se presenten en la empresa, se establece un
procedimiento interno para dar trmite y solucin de quejas y modalidades y
conductas que contribuyen o no al acoso laboral, con el cual se pretende
desarrollar las caractersticas de confidencialidad, efectividad y naturaleza
conciliatoria, sealadas la ley para superarlas.
4. Escenarios de participacin de los trabajadores: mediante la ejecucin de
reuniones o conversatorios con los trabajadores de forma individual o
colectiva y en algunos casos confidenciales segn proceda con el fin de
escuchar y atender las ideas, sugerencias y preocupaciones formuladas por los
trabajadores.
5. Otros: Las dems que recomiende el Comit de Convivencia Laboral y que a
su juicio contribuyan en la prevencin y eliminacin de situaciones de acoso
laboral, especialmente aquellas que tuvieren mayor ocurrencia al interior de la
vida laboral de la empresa.

6.2.6 Trmite y solucin de quejas
A nivel correctivo el Comit de Convivencia Laboral dar trmite y solucin de
quejas relacionadas con el acoso laboral siguiendo lo establecido a continuacin:

Etapa Procedimiento
Interpuesta de
quejas por los
empleados
El trabajador podr interponer sus quejas mediante comunicacin
escrita o a travs del correo electrnico
convivencialaboral@dialimentos.com.co.
El comit en pleno debe propender por garantizar la
confidencialidad en el proceso.
Recibo, conocimiento
y revisin de quejas
por parte del Comit
El comit proceder a verificar la informacin de la queja, revisando
si las conductas se consideran modalidades y/o conductas que
constituyan acoso laboral, ver ANEXO N 1: MODALIDADES Y
CONDUCTAS QUE CONTRIBUYEN O NO AL ACOSO LABORAL.
Respuesta y Aspectos
probatorios
Revisada la queja, el comit le har saber al interesado mediante
escrito confidencial en el cual podr concluir si el asunto
corresponde o no a un caso de acoso laboral. Si la conclusin es
que el asunto encaja dentro del acoso laboral, el comit proceder a
dar trmite a la queja verificando los hechos con las pruebas del
caso y las circunstancias en que los hechos han ocurrido. Para ello, se
podr cita individualmente a cada una de las partes involucradas en
las quejas, con el fin de escuchar los hechos que dieron lugar a la
misma. Posteriormente se citan conjuntamente a los trabajadores
involucrados en las quejas con el fin de establecer compromisos de
PROCEDIMIENTO PARA EL COMIT DE CONVIVENCIA LABORAL


Cdigo
GH-PR01
Elaboracin: Septiembre 2012
Versin: 0
Pg. 10 de 11


La informacin contenida en el presente documento es propiedad de DIALIMENTOS S.A.S. Es de uso interno y confidencial. Las
personas que lo consultan son responsables por su seguridad y prevencin de uso indebido.

convivencia. Las sesiones probatorias debern adelantarse haciendo
saber, tanto al trabajador que presenta la queja, como al presunto
acosador, que este es un escenario en el que en primera instancia se
pretenden construir soluciones negociadas para lograr un buen
ambiente laboral.
Decisin y seguimiento
al cumplimiento de
compromisos
Los miembros del Comit de forma conciliatoria emiten la decisin
y/o recomendaciones que juzguen adecuada para superar las
situaciones que fueron sometidas a su consideracin y la comunican
por escrito a las partes involucradas, as como, a las diferentes
dependencias de la empresa que corresponda y/o a la Gerencia
cuando fuere el caso. Estas quejas debern ser respondidas en lo
posible en un trmino mximo de dos meses, contados a partir de la
fecha en que la misma fue presentada. Finalmente, el comit en
reunin solicita los soportes requeridos para hacer seguimiento al
cumplimiento de los compromisos adquiridos por cada una de las
partes involucradas.
En aquellos casos en que no se llegue a un acuerdo entre las partes,
no se cumplan las recomendaciones formuladas o la conducta
persista, el Comit de Convivencia Laboral, deber remitir la queja a
la Gerencia para cerrarlo, si no se logra lo anterior, el trabajador
puede presentar la queja ante el inspector de trabajo de la Direccin
Territorial donde ocurrieron los hechos.

6.3 VERIFICACIN

La Directora de Recursos Humanos es la responsable de la evaluacin y
seguimiento de la ejecucin de ste procedimiento a travs del siguiente cuadro:
INDICADOR FORMULA FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO ACCIN CORRECTIVA
Cumplimiento
N de quejas
atendidas o
tramitadas
-------------------------- x 100
N de quejas
recibidas

Trimestral
/ Anual

Secretario
Comit

Acta de Comit
Tcnico/
Informe de
gestin

Elaborar informe
trimestrales y anual sobre
la gestin del Comit y
presentarlo a la gerencia
Eficacia
N de
recomendaciones
ejecutadas
-------------------------- x 100
N de
recomendaciones
formuladas
Trimestral
/ anual
Secretario del
Comit
Acta de Comit
Tcnico/
Informe de
gestin

Elaborar informe
trimestrales y anual sobre
la gestin del Comit y
presentarlo a la gerencia
Cumplimiento
N capacitaciones
ejecutadas
--------------------------- x 100
N de capacitaciones
planeadas referente
al acoso laboral

Anual
Direccin de
Recursos
Humanos
Registro de
capacitacin y/o
formacin y
Cronograma de
capacitacin
Presentar resultado al
comit para la
elaboracin de informe
de gestin.
Solicitar accin correctiva
y reprogramar
actividades.

PROCEDIMIENTO PARA EL COMIT DE CONVIVENCIA LABORAL


Cdigo
GH-PR01
Elaboracin: Septiembre 2012
Versin: 0
Pg. 11 de 11


La informacin contenida en el presente documento es propiedad de DIALIMENTOS S.A.S. Es de uso interno y confidencial. Las
personas que lo consultan son responsables por su seguridad y prevencin de uso indebido.

7. ANEXOS

ANEXO N 1: MODALIDADES Y CONDUCTAS QUE CONTRIBUYEN O NO AL
ACOSO LABORAL
ANEXO N 2: NORMAS DE CONVIVENCIA LABORAL

8. MATRICES

No Aplica

9. REGISTROS

ACTA DE COMIT TCNICO

10. DOCUMENTOS EXTERNOS RELACIONADOS

Legislacin: Decreto 1295 de 1994 literales a) y c), Decreto 2150 de 1995 artculo
115, Ley 1010 de 2006, Resolucin 1016 de 1989, Resolucin 734 de 206,
Resolucin 2646 de 2008 art. 14 numeral 1 1.7, Resolucin 652 de 2012
NTC-ISO 9001:2008

Fin de documento.