Aspectos clave de la integracin de sistemas de gestin

Jess Abad PueNte

Profesor del DPto. de OrgaNIZacIN de EmPresas UNIVersItat PolItcNIca de CataluNya jesus.abad@upc.edu

ACTuaLMeNTe eN LaS eMpreSaS, a La preOCupaCIN pOr LOS reSuLTaDOS eCONMICOS DeBe SuMarSe TaMBIN La preOCupaCIN pOr La CONSeCuCIN De aqueLLOS reSuLTaDOS que perMITeN SaTISFaCer LaS eXpeCTaTIvaS De LaS LLaMaDaS parTeS INTereSaDaS O STaKeHOLDerS que INTeraCTaN CON eLLaS. NOS reFerIMOS a LOS CLIeNTeS, LaS COMuNIDaDeS LOCaL Y GLOBaL, LOS TraBaJaDOreS, LOS aCCIONISTaS, LaS aDMINISTraCIONeS, eTC. CaDa uNO De eSTOS COLeCTIvOS eSpera aLGO De La eMpreSa -eSTa preMISa eS eXTeNSIBLe a LaS OrGaNIZaCIONeS eN GeNeraL(LOS CLIeNTeS, prODuCTOS Y ServICIOS De CaLIDaD a BueN preCIO; LaS COMuNIDaDeS LOCaL Y GLOBaL, reSpeTO pOr eL MeDIOaMBIeNTe; LOS TraBaJaDOreS, uN eNTOrNO De TraBaJO SeGurO; LOS aCCIONISTaS, TraNSpareNCIa eN LaS CueNTaS; LaS aDMINISTraCIONeS, eL CuMpLIMIeNTO DeL CuerpO NOrMaTIvO que DeSarrOLLaN; eTC.) Y Su pLeNa SaTISFaCCIN Se TOrNa eSeNCIaL aL MeNOS para Su SupervIveNCIa.

Una de las herramientas que las organizaciones han utilizado para ello han sido los estndares de sistemas de gestin. stos nacen con la intencin de proponer modelos de gestin que ayuden a las organizaciones a procurar la satisfaccin de sus diferentes partes interesadas, aunque de forma separada. As surgen por ejemplo las familias ISO 9000 (Gestin de la Calidad), ISO 14000 (Gestin del Medioambiente) u OHSAS 18001 (Gestin de la Prevencin de Riesgos Laborales) con una clara orientacin hacia los clientes, la sociedad y los trabajadores respectivamente. Este alcance limitado no ha sido bice para que la implantacin de sistemas de gestin a partir de estas familias de estndares haya tenido un impacto signicativo y siga siendo una prctica extendida entre las organizaciones. Sin embargo, este desarrollo ha sido independiente, por lo que numerosas organizaciones disponen en estos momentos de sistemas individuales funcionando en paralelo. Un anlisis detallado de estos estndares permite comprobar que se fundamentan en los mismos principios de gestin (mejora continua, gestin por procesos, alta implicacin de la direccin, etc.) y comparten esquemas y requisitos similares (formacin de los trabajadores, auditoras internas, denicin de objetivos, etc.), por lo que uno se pregunta inmediatamente por qu mantener sistemas de gestin separados, generando con ello las consecuentes duplicidades y suboptimizaciones de recursos? Es entonces cuando nos situamos en el camino hacia la integracin de sistemas de gestin. Pero tal como ocurre con cualquier concepto nuevo de gestin empresarial, y ste lo es relativamente, han surgido ciertos problemas en los instantes iniciales de su propuesta, que todava hoy son objeto de debate. Estos problemas se centran principalmente en torno a tres aspectos: a) De alcance: qu sistemas de gestin deben integrarse? b) Semntico: qu es exactamente un Sistema Integrado de Gestin (SIG)? c) Metodolgico: cmo podemos disear e implantar un SIG? 10

Intentaremos dar respuesta a estos interrogantes a lo largo de este artculo.

El alcance del sistema integrado de gestin

Est ampliamente extendida la idea de que la integracin de sistemas de gestin se circunscribe a las funciones tcnicas de calidad, medioambiente y prevencin de riesgos laborales. Sin embargo, son necesarias ciertas matizaciones. En primer lugar, esto no siempre ha sido as; de hecho inicialmente los esfuerzos por integrar sistemas de gestin se centraban en calidad y medioambiente a travs de sus respectivos estndares del momento (ISO 9001:1994 e ISO 14001:1996), y slo se incorpor prevencin de riesgos laborales cuando apareci la especicacin internacional OHSAS 18001 en el ao 1999 (conviene recordar que esta especicacin no es un documento ISO, organismo que se ha negado hasta ahora a publicar un estndar en este mbito), por lo que durante unos aos la integracin slo afectaba a dos sistemas de gestin.

diciembre 2009

En segundo lugar, existen sectores en los que desde una perspectiva estratgica puede no ser necesario implantar sistemas de gestin formalizados, con su correspondiente certicacin, en algunas de estas funciones tcnicas, o sectores que estn sometidos a estndares internacionales mucho ms exigentes que ISO 9001 (el sector farmacutico es un claro ejemplo). En estos casos la integracin puede verse reducida por lo tanto tan slo a dos de los tres sistemas de gestin mencionados. Finalmente, estn apareciendo nuevos modelos de estndares de gestin para otras funciones tcnicas cuyos sistemas de gestin asociados son susceptibles de incorporarse a la integracin (vase la gura 1), por lo que el alcance de la misma se podra ver ampliado. F1. Sistemas de gestin basados en estndares internacionales
Partes interesadas

F2. Integracin de estndares vs. integracin de sistemas de gestin

Integracin de estndares Alineamiento vs. integracin
cumplimiento requisitos

ISO 9001

ISO 14001

OHSAS 18001

ISO XXXX

SIG
SGQ SGMA SGSSL
diseo AD HOC

Integracin de Sistemas

Deniciones formales

La no existencia de un estndar internacional de SIG implica por tanto que cuando una organizacin decide integrar sus sistemas de gestin deba hacer un diseo ad hoc. Las consecuencias de esto son evidentes: existen tantos SIG como organizaciones han decidido integrar. Cmo decidir entonces cules de ellos estn verdaderamente integrados y cules no? Sirva de ejemplo el estudio que hemos realizado desde la Universidad Politcnica de Catalua conjuntamente con AENOR a principios de este ao, algunos de cuyos resultados pueden verse en la gura 3. En ellos comprobamos cmo los mbitos de integracin documental, operativa y organizativa pueden variar sustancialmente de una organizacin a otra. F3. Grado de integracin de los elementos de un SIG
Nmero de procedimientos escritos integrados
60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 8

Clientes

Comunidad

Trabajadores

...

RSC
CALIDAD MEDIOAMBIENTE PREVENCIN RIESGOS LABORALES
SA 8000:2008 SGE 21:2008 ISO 26000:2010

I+D+i
UNE 166002:2006

ISO 9000:2008

ISO 14000:2004

OHSAS 18001:2007
Directrices OIT (2000)

56%

As pues, podemos concluir que la integracin de sistemas de gestin puede verse reducida o ampliada en cuanto a su alcance, dependiendo de las circunstancias de cada organizacin, sin perder con ello los potenciales benecios que de ella se esperan.

13% 2%
9

16% 4%
10 11

El concepto de integracin
La integracin puede ser conceptualizada desde dos enfoques: a travs de la integracin de los estndares o a travs de la integracin de los sistemas de gestin implantados en las organizaciones. El resultado nal bajo el primer enfoque sera la publicacin de un nico estndar genrico que cubriera las diferentes funciones tcnicas especcas involucradas. El concepto de SIG quedara entonces sujeto nicamente al resultado de la implantacin de dicho estndar; es decir, podramos asegurar que un sistema de gestin es integrado si cumpliera con sus requisitos. Sin embargo, tal estndar no existe y cabe prever que no aparezca prximamente. En todo caso, lo que se est produciendo en la actualidad es una alineacin de los existentes a travs de las revisiones peridicas a que estn sometidos, consiguiendo con ello un alto grado de similitud en cuanto a sus estructuras y contenidos.

7%
12

2%
13 14

Integracin organizativa

20% 41%
Departamento nico Departamentos separados pero un nico responsable Departamentos autnomos

39%

11

Continuacin gura 3
Procesos ejecutados de forma integrada
Revisin por parte de la direccin

91,9%
Auditoras de certicacin

8,1% 20,9% 15,1% 14,0% 14,0% 26,7% 5,8% 22,1%

79,1%
Auditoras internas

cuales se relacionan sus clusulas. Sin embargo, las diferencias que siguen existiendo entre ellos imposibilitan la integracin completa, en el sentido de que seguirn existiendo procedimientos que sean especcos de una o dos de las reas integradas; por lo tanto los sistemas originales seguirn siendo visibles. El enfoque basado en TQM se fundamenta en el diseo del mapa de procesos de la organizacin, sin tener en consideracin los procesos o procedimientos jados por los estndares y, en todo caso, si se desea la certicacin de los sistemas individuales se incorporan posteriormente sus requisitos all donde proceda. Es la nica metodologa que permite obtener un SIG en el que los sistemas originales dejan de ser visibles, por lo que el nivel de integracin que se puede alcanzar es mayor. Por ltimo, el enfoque sistmico establece la implantacin de un sistema de gestin nuclear que da cobertura a los procesos compartidos por las funciones tcnicas a integrar y posteriormente se aaden sistemas satlites para cada una de stas, con aquellos aspectos que son especcos de ellas, estableciendo mecanismos de interactuacin con el sistema central. Puede decirse que la metodologa ms sencilla de implantar y que requiere menor despliegue de recursos es la basada en los estndares, pero genera pocos benecios dado que no nos permite diferenciarnos de los competidores que hayan utilizado esta misma metodologa (los estndares son los mismos para todas las organizaciones). Por el contrario, la que genera mejores resultados es la metodologa basada en TQM, pero es a la vez la que exige mayores costes. Decidirse por alguna de estas tres metodologas es al nal una opcin particular de la organizacin, en funcin de los objetivos estratgicos que persiga. F4. Consecuencias derivadas de la aplicacin de las diferentes metodologas de integracin
ENFOQUE ESTNDARES ENFOQUE TQM ENFOQUE SISTMICO

84,9%
Gestin de acciones correctoras y preventivas

86,0%
Gestin de no conformidades

86,0%
Seguimiento y medicin de resultados

73,3%
Gestin de la documentacin

94,2%
Establecimiento y planicacin de objetivos

77,9%
Integrado No integrado

Esta diversidad de formas de integrar hace difcil formular una denicin que nos permita determinar objetivamente cundo dos o ms sistemas pueden considerarse integrados; de hecho no existe. Es por ello que se utiliza un camino indirecto, aunque ms operativo: la consideracin de la integracin de sistemas de gestin como un proceso progresivo, cuyos niveles vienen caracterizados por ciertas variables mesurables, de forma que cuando se alcanza el estadio superior se considera que se ha logrado la integracin completa. Existen numerosas propuestas de clasicacin de niveles de integracin en el mercado, pero ninguna goza de aceptacin universal, por lo que nos limitaremos aqu a proponer la que utilizamos en el estudio que hemos mencionado, sin pretender con ello que la asuma como propia el lector. Se basa en tres niveles de integracin que se alcanzan cuando se integran los elementos que se especican en cada uno de ellos segn las siguientes frmulas: n Nivel alineamiento: se integra la documentacin (nico manual, procedimientos escritos integrados). n Nivel combinacin: se aade la integracin de las herramientas de mejora del sistema (auditoras, gestin de acciones preventivas y correctivas, revisin del sistema por parte de la direccin). n Nivel integracin: se aade la integracin de los procesos operativos (realizacin de producto o prestacin de servicio) y la unicacin de responsabilidades (integracin departamental).

PRL PRL Q + MA + PRL MA Q MA

Dicultad implantacin Coste de diseo Benecios Dicultad implantacin Coste de diseo Benecios

SGC Q

Dicultad implantacin Coste de diseo Benecios

Metodologa de integracin
En estos momentos puede decirse que existen bsicamente tres caminos para implantar un SIG: enfoque basado en los estndares de gestin, enfoque basado en TQM y enfoque sistmico. Explicar detalladamente cada uno de ellos queda fuera del objeto de este artculo y nos requerira un artculo de mucha mayor extensin, por lo que nos limitaremos a resumir los principios en que se basan y los resultados que se obtienen. El enfoque basado en los estndares de gestin es el que tiene mayor aceptacin y se basa en la utilizacin de las tablas de correspondencias que anexan los diferentes estndares, a travs de las 12

Permtanme por ltimo nalizar este artculo exponiendo unas conclusiones sobre los tres aspectos que hemos tratado: n El alcance de un SIG ni se circunscribe nicamente a los sistemas de Calidad, Medioambiente y Prevencin de Riesgos Laborales, ni debe incorporar todos ellos obligatoriamente. Depende de las necesidades y circunstancias de cada organizacin. n No existe una denicin universalmente aceptada, por lo que el concepto de SIG est expuesto a diferentes interpretaciones. n No existe un nico recorrido metodolgico para la implantacin del SIG y cada uno de ellos conduce a un resultado nal diferente.