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INSTITUTO SUPERIOR”JESÚS-MARÍA

FE Y ALEGRIA

INSTITUTO SUPERIOR”JESÚS -MARÍA FE Y ALEGRIA Ing. Francisco Méndez Montaño Técnico en Análisis de Sistemas Informáticos
Ing. Francisco Méndez Montaño Técnico en Análisis de Sistemas Informáticos Email: francsmendezm@gmail.com Santa Cruz Bolivia
Ing. Francisco Méndez Montaño
Técnico en Análisis de Sistemas Informáticos
Email: francsmendezm@gmail.com
Santa Cruz Bolivia

Excel 2013. Tablas Dinámicas: contenido

I.

¿Qué son las tablas dinámicas?

II.

Organización y preparación de los datos

III.

Origen de los datos

IV.

Creación de una tabla dinámica

V.

Cambios en una tabla dinámica

VI.

Filtrados

VII.

Configuración de campo

VIII.

Gráficos dinámicos

FACILITADOR PROF.: FRANCISCO MENDEZ M.

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Microsoft Office Excel 2013 es una herramienta eficaz que permite analizar datos en el área ejecutiva y

empresarial a través de las tablas dinámicas. Tablas Dinámicas.

El Excel incluye un asistente-guía que facilita la creación de

¿Qué es una tabla dinámica?

  • Una tabla dinámica es una tabla interactiva que automáticamente resume y organiza nuestros datos que puede ser interno o externo de donde podemos describir, explorar, analizar y presentar un reporte.

  • La eficiencia y efectividad de esta herramienta la hacen indispensable en el trabajo de oficina, pero también es una de las características que más usuarios de Excel se sienten intimidados a utilizar. Si eres uno de ellos te estás perdiendo de utilizar una gran herramienta de Excel

¿Por qué se llaman tablas dinámicas?

Se llaman tablas dinámicas porque se puede cambiar su información reordenando o cambiando de posición los encabezados de fila y columna, rápida y fácilmente.

¿Qué podemos hacer con una tabla dinámica?

  • Resumir, explorar y analizar datos de forma rápida

  • Crear reportes con totales y subtotales rápidamente con diseño personalizado.

  • Filtrar, ordenar y organizar sin necesidad de fórmulas y macros.

  • Vincular datos de distintas fuentes tanto internas como externas o una combinación.

  • Integrar múltiples fuentes que pueden ser internas, externas, internas-externas para crear reportes más robustos

  • Detectar relaciones y patrones en los datos para tomar decisiones.

¿Cuándo utilizar una Tabla Dinámica?

  • Las tablas dinámicas no sólo

tienen

"pros",

sino

que

también

tienen

alguna

que

otra

"contraindicación". Por lo tanto, es necesario utilizarlas cuando es debido:

Una Tabla Dinámica SI será útil

  • Cuando tenemos una tabla de registros que tienen fechas distintas y necesitamos resumir la información en períodos de tiempo distintos al día (por semanas, meses, trimestres, años).

  • Cuando necesitamos cambiar la disposición de los campos en filas o columnas para mostrar distintos puntos de vista de una misma tabla-origen

Probablemente NO deberíamos crear una Tabla Dinámica.

  • Cuando en los registros no existe ni un campo "Fecha", ni un campo "Valor"

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  • Cuando necesitamos modificar las celdas de la Tabla Dinámica, ya sea el valor o el formato. Ello es debido a que las Tablas Dinámicas se plasman sobre una zona de celdas en la que NO es posible realizar cambios editándolas libremente. Es posible hacer cambios en algunos valores y en el diseño de una Tabla Dinámica, pero de forma muy restringida y controlada por el propio Excel y mediante opciones bastante rígidas.

Ventajas y Desventajas

Ventajas

Fácil de usar: este debe ser su principal atributo, con solo algunos clics puedo resumir una gran cantidad de datos y mostrarlos de la manera en que los necesite. Independiente del nivel de la consulta que esté haciendo, con muy pocas otras herramientas puedo en dos clics, mostrar todas las ventas de un determinado vendedor, por poner un ejemplo.

Dinámicas: justamente haciendo referencia a su nombre; el hecho de que sea tan fácil agregar y quitar dimensiones hacen que sea la herramienta ideal para, por ejemplo, llevar los datos a una reunión y comenzar a sacar información o trabajar con los datos en equipo.

Trabajo en varias dimensiones: Siempre se habla de las fórmulas "tridimensionales" cuando se hace referencia a que Excel puede trabajar en fila, columna y hoja.

Desventajas

Poco Flexibles: Si bien hay muchas posibilidades, las Tablas Dinámicas no son tan flexibles como uno quisiera.

Monolíticas: En general la Tabla Dinámica genera una especie de "aplicación" a la que cuesta mucho acceder a sacar datos. La opción de trabajar sin las funciones de GETPIVOT permiten de alguna manera poder acceder a los datos, pero al momento de cambiar la tabla dinámica esa referencia se volverá sin sentido.

Origen de los datos

Es la fuente desde donde se obtiene los datos puede ser interna o externa, interna puede ser una lista de datos, una tabla de datos o rangos. Externos, desde SQL server, etc.

INSTITUTO SUPERIOR”JESÚS -MARÍA FE Y ALEGRIA  Cuando necesitamos modificar las celdas de la Tabla Dinámica,

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¿Cómo Hacer Una Tabla Dinámica?

INSTITUTO SUPERIOR”JESÚS -MARÍA FE Y ALEGRIA ¿Cómo Hacer Una Tabla Dinámica? EJERCICIO PRACTICO 1 1. Construir

EJERCICIO PRACTICO 1

  • 1. Construir la tabla dinámica que nos calcule la suma de unidades e importe por producto.

  • 2. Construir otra tabla dinámica que nos muestre la suma de ventas en importe por comercial y zona.

  • 3. Finalmente utilizar filtro avanzado

para visualizar las ventas

realizadas en

la

Zona

A

que

estén

comprendidas entre 15 y 50 unidades (ambos inclusive) o las de la Zona C cuyo importe sea superior a 300.

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INSTITUTO SUPERIOR”JESÚS -MARÍA FE Y ALEGRIA Gráficos dinámicos Los gráficos dinámicos se pueden construir a partir

Gráficos dinámicos

Los gráficos dinámicos se pueden construir a partir de las tablas, cuando estas presenten los datos exactamente como deseamos.

Cuando se comienza a trabajar con este tema, es preferible construir la tabla en primer lugar, efectuando los cambios necesarios hasta obtener la estructura adecuada. Una vez creada la tabla como definitiva, procedemos a convertirla en gráfico dinámico.

Para construir un gráfico a partir de la tabla dinámica debemos proceder así:

Señalamos una celda de la tabla y buscamos en la cinta de comandos el correspondiente a Gráfico dinámico. Si no está la cinta abierta, acudimos a la opción “Herramientas de tabla dinámica, que puedes ver en la parte superior de la pantalla.

Imagina que la tabla que estamos estudiando es la siguiente:

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Este gráfico representa muy bien los distintos importes percibidos y el origen de los mismos según la gravedad de las intervenciones.

El gráfico se puede cambiar por otro, o volver a seleccionar los

datos

y

otras

operaciones. También están activadas todas las operaciones generales que admiten todos los gráficos: formatos de área, líneas, ejes, etc.

También tienes accesibles todas las prestaciones de las tablas dinámicas. Al pulsar sobre el gráfico se abre a la derecha un panel de tareas que te permite filtrar u ordenar. Practica un poco tomando decisiones en el mismo y viendo los cambios que se producen.

Tiene tantas opciones que lo recomendable es que sólo acudas a ella si el diseño del gráfico no acaba de convencerte.

E-1

EJERCICIOS PRACTICOS

Construir a partir de los siguientes datos, las tablas dinámicas que muestren la siguiente información:

Tabla dinámica 1: Cantidad de personas por departamento. Tabla dinámica 2: Cantidad de personas por departamento y delegación Tabla dinámica 3: Suma y promedio de sueldo por departamento. Tabla dinámica 4: Sueldo más alto por departamento y cargo. Las cuatro tablas dinámicas deben estar una debajo de la otra y en la misma hoja.

INSTITUTO SUPERIOR”JESÚS -MARÍA FE Y ALEGRIA Este gráfico representa muy bien los distintos importes percibidos y

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E-2

País

Deportista

Prueba

Puntos

Francia

Pierre

Carrera

8

Francia

Phillipe

Carrera

7

España

Ramón

Carrera

6

España

Juan

Carrera

5

España

Alberto

Carrera

4

Inglaterra

John

Carrera

3

Inglaterra

Tom

Carrera

6

Francia

Pierre

Natación

4

Francia

Phillipe

Natación

5

España

Ramón

Natación

2

España

Juan

Natación

7

España

Alberto

Natación

6

Inglaterra

John

Natación

3

Inglaterra

Tom

Natación

5

Francia

Pierre

Bicicleta

3

Francia

Phillipe

Bicicleta

4

España

Ramón

Bicicleta

8

España

Juan

Bicicleta

8

España

Alberto

Bicicleta

9

Inglaterra

John

Bicicleta

4

Inglaterra

Tom

Bicicleta

4

E-3

Construir a partir de los siguientes datos, cuatro

tablas dinámicas

información:

que muestren la siguiente

Tabla dinámica 1: Suma de puntos por

deportista y prueba.

Tabla dinámica 2: Suma de puntos por

país y prueba.

Tabla dinámica 3: Suma de puntos por

país, deportista, y prueba.

Tabla dinámica 4: Media de puntos por

Las

país y prueba.

cuatro tablas dinámicas deben estar una

debajo de la otra y en la misma hoja.

Semana

Servicio

Horas Trabajadas

No. De Servicios

Costo

Semana1

Taxi

 
  • 12 20

10

 

Semana2

Taxi

 
  • 12 15

12

 

Semana3

Taxi

 
  • 12 15

11

 

Semana1

Taxi

 
  • 14 20

12

 

Semana2

MotoTaxi

 
  • 12 30

12

 

Semana3

MotoTaxi

 
  • 13 10

12

 

Semana1

MotoTaxi

 
  • 14 20

10

 

Semana2

MotoTaxi

 
  • 15 20

10

 

Semana3

MotoTaxi

 
  • 15 20

11

 

Semana1

MotoTaxi

 
  • 15 20

11

 

Semana2

Taxi

 
  • 12 20

11

 

Semana3

Taxi

 
  • 15 20

11

Semana3 Taxi 15 20 11

Elabore la tabla dinámica asociada a la tabla de datos arriba Se requiere un reporte que refleje las horas trabajadas por semana y por servicio Se requiere añadir una columna adicional en la tabla arriba que se llame Costo Total y va ser el producto de Horas trabajadas por Costo elabore la formula

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E-4

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CÓDIGO

 

CIERRE

RENTABILIDAD

SECTOR

NOMBRE EMPRESA

     

EN $US

TOTAL

 

1

Servicios

FLAMAGÁS

5,40

-16,62

2

Servicios

IBERIA

1,31

14,21

3

Telecomunicaciones

VIVA

6,21

-43,55

4

Construcción

ACS

29,70

150,56

5

Construcción

SANTOS

13,57

-0,86

6

Telecomunicaciones

TIGO

4,21

-64,35

7

Banca

BBVA

8,32

-36,65

8

Telecomunicaciones

ENTEL

9,61

-72,24

9

Comunicación

PRISA

7,69

-62,51

10

Comunicación

EL DEBER

9,40

-60,00

11

Telecomunicaciones

COTAS

5,45

23,07

12

Banca

UNION

5,54

-47,15

13

Construcción

BOLINTER

25,90

14,16

14

Servicios

GAS NATURAL

18,13

12,19

15

Banca

BANCO SOL

39,25

-25,36

16

Construcción

FCC

20,47

-10,12

17

Banca

BANCO GANADERO

23,62

-2,44

Construir a partir de los siguientes datos, las tablas dinámicas que muestren la siguiente información:

Tabla dinámica 1: Cantidad de empresas por sectores. Tabla dinámica 2: Cantidad de empresas por sectores, el promedio de la rentabilidad total. Tabla dinámica 3: Promedio del cierre de las empresas por sector, nombre Las tres tablas dinámicas deben estar una debajo de la otra y en la misma hoja.

E-5

Mes

Vendedor

Region

Unidades Vendidas

Ventas

Enero

Pepe

Oriente

12

3000

Febrero

Pepe

Oriente

23

3456

Marzo

José

Centro

34

5000

Abril

Pepe

Occidente

54

2000

Enero

Tomas

Occidente

34

1000

Febrero

Tomas

Centro

56

345

Marzo

Tomas

Centro

67

4777

Abril

José

Llanos

76

8665

Enero

José

Centro

16

9055

Febrero

José

Oriente

3

1345

Marzo

Tomas

Occidente

56

3456

Abril

Pepe

Llanos

4

6543

FACILITADOR PROF.: FRANCISCO MENDEZ M.

la tabla arriba que se

Región.

por Ventas

llame Ventas Totales

columna adicional en

por vendedor y por

que refleje las Ventas

Se requiere añadir una

y va ser el producto de Unidades Vendidas

Elabore la tabla

dinámica asociada a la

tabla de datos arriba

Se requiere un reporte