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MANUAL DE USUARIO

TRAMITE DOCUMENTARIO

Sistema de Trmite Documentario- FIA DATA

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INDICE

Contenido
INTRODUCCION ................................................................................................................................... 3 DIAGRAMA GENERAL DE ACTIVIDADES PARA EL PROCESO DE TRAMITE DOCUMENTARIO .............. 4 INGRESO AL SISTEMA .......................................................................................................................... 5 REGISTRO DEL TRAMITE ...................................................................................................................... 6 REGISTRO DE LOS MOVIMIENTOS....................................................................................................... 8 REPORTE DE CARGO ENTREGA FISICA DE LOS DOCUMENTOS ...................................................... 10 RECEPCION DEL TRAMITE.................................................................................................................. 12 MOVIMIENTO DEL TRAMITE ............................................................................................................. 13 FINALIZANDO UN TRAMITE ............................................................................................................... 14 CONSULTAR UN TRAMITE ................................................................................................................. 15 REPORTE DEL SISTEMA ...................................................................................................................... 17

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SISTEMA DE TRMITE DOCUMENTARIO

INTRODUCCION
El objetivo principal de un Sistema de Trmite Documentario es permitir a una Institucin tener el control de la ubicacin fsica y lgica de la documentacin que fluye y llega dentro de ella y realizar su seguimiento, mejorando as la calidad de servicio y atencin al cliente los cuales bsicamente son nuestros alumnos. Por este motivo es que ha preparado esta gua resumida para el usuario del Sistema de Trmite Documentario de la FIA, que permitir conocer los aspectos bsicos, como son la GENERACION, RECEPCION, ENVIO, TERMINO Y CONSULTA de trmites. Para el ejemplo, se ha creado el flujo bsico del trmite para la obtencin de un CERTIFICADO DE ESTUDIOS.

Ingreso de solicitud por Mesa de Partes

MESA DE PARTES Generacin y derivacin del Trmite.

REGISTROS ACADEMICOS ALUMNO

Elaboracin y entrega del Certificado de Estudios.

Considerando que el flujo de la documentacin sea como el de la figura, se tendrn que realizar las siguientes actividades: 1. La documentacin que ingresa a la FIA se registra en la Oficina de Mesa de Partes. Aqu se registra al cliente, el trmite, fecha, asunto, el tipo de documento y otros datos adicionales. Luego, esta oficina tiene la tarea de derivar el trmite hacia la oficina responsable (REGISTROS ACADEMICOS) para su respectivo proceso y genera su reporte de cargo.
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2. Luego, REGISTROS ACADEMICOS tiene la tarea de recepcionar mediante sistema y fsicamente el trmite. Firmar el reporte de cargo que le har entrega Mesa de Partes. 3. Despus que la REGISTROS ACADEMICOS procese el trmite, es decir elabore el certificado de estudios, debe dar por finalizado el trmite mediante sistema y fsicamente entregar al alumno el certificado. As, las Oficinas Responsables de procesar el trmite (segn el flujo correspondiente) se encargarn de recepcionar y derivar o dar por terminado al trmite asignado.

DIAGRAMA GENERAL DE ACTIVIDADES PARA EL PROCESO DE TRAMITE DOCUMENTARIO

PROCESO DE TRAMITE DOCUMENTARIO


ALUMNO
Solicita Documento Recibe Documento

MESA DE PARTES

Genera Trmite

Deriva Trmite

Finaliza Trmite

OFICINAS USUARIAS

Recepciona Trmite

Deriva Trmite

Finaliza Trmite

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PROCEDIMIENTOS GENERALES INGRESO AL SISTEMA


1. Ingresar al sistema y acceder mediante su usuario y contrasea.

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REGISTRO DEL TRAMITE


2. Ir a la opcin de Tramite Documentario, opcin Procesos, opcin Generar Trmite.

3. Aparece el formulario Generacin de Trmite. Seleccionamos a uno de nuestros clientes que son las personas que solicitan el trmite. Estos son un: ALUMNO, OFICINA, EMPRESA y DEPENDENCIA.

Buscar Alumno

Cliente Alumno

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Cliente Empresa Cliente Oficina

Cliente Dependencia

4. La Oficina donde se centraliza y se genera el trmite es Mesa de Partes, por tanto se seleccionar: Local: Facultad Oficina: Mesa de Partes Tipo de trmite: Certificado de Estudios (para el ejemplo) Tipo de Documento y Nmero: Solicitud Seleccionar requisitos (si los hubiera) Detalle/Asunto del Trmite Luego de GRABAR la operacin se mostrar el NMERO DE TRMITE, para cualquier seguimiento o reclamo.

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Detalle/Asunto Trmite

Trmite

Documento

Nmero Documento

REGISTRO DE LOS MOVIMIENTOS


5. Ir a la opcin Trmite Documentario, opcin Procesos, opcin Mover, Recepcionar y Entregar Tramite

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6. La Oficina de Mesa de Partes, es la encargada de la generacin y la primera derivacin del trmite. Si se desea, se puede escribir un detalle o comentario del envio o transferencia. Aqu se muestra el trmite generado y su posterior envio. Se selecciona ENVIAR y luego GRABAR.

Seleccionar Trmite

Seleccionar Oficina Destino

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Detalle de la transferencia

REPORTE DE CARGO ENTREGA FISICA DE LOS DOCUMENTOS


7. Despus que la Oficina de Mesa de Partes envie o derive su carga en el sistema, se acercar a la Oficina respectiva con su cargo de entrega, la cual es un reporte generado por el sistema.

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Cargo para imprimir y firmar

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RECEPCION DEL TRAMITE


8. Para revisar lo que Mesa de Partes nos ha enviado, seleccionamos la opcin Mover, Recepcionar y Entregar Tramite, mencionada anteriormente en la seccin REGISTRO DE LOS MOVIMIENTOS de este manual. Aparecer el formulario correspondiente. Aqu seleccionamos la Oficina a la que pertenecemos. Luego seleccionamos la opcin PARA RECEPCIONAR y despus hacemos clic en el botn GRABAR. De esta manera, aceptamos nuestros trmites pendientes que Mesa de Partes nos ha enviado y que tenemos que recepcionar.

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9. Una vez recepcionado el trmite, implica que este tiene el estado de EN PROCESO. Aqu, tenemos 2 opciones: ENVIAR el trmite a otra oficina o FINALIZAR el trmite.

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MOVIMIENTO DEL TRAMITE


10. Si enviamos el trmite a otra oficina, procederemos como en la seccin REGISTRO DE LOS MOVIMIENTOS mencionada en este manual. Esto es: Seleccionamos la opcin PARA ENVIAR. Luego aparecern los trmites que hemos recepcionado que Mesa de Partes nos ha enviado y que tenemos que ENVIAR. Hacer clic en el botn GRABAR. Esto implica que nuestro trmite tiene el estado de EN MOVIMIENTO.

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FINALIZANDO UN TRAMITE
11. Si finalizamos el trmite, procedemos de la siguiente manera: Seleccionamos la opcin FIN DEL TRAMITE. Luego aparecern los trmites que hemos recepcionado que Mesa de Partes nos ha enviado y que tenemos que DAR FIN. Hacer clic en el botn GRABAR. Esto implica que nuestro trmite tiene el estado de FINALIZADO.

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CONSULTAR UN TRAMITE
12. Para consultar el estado del trmite, ir a Tramite Documentario, opcin Consultas y Gestin de Trmites.

13. Buscamos al alumno, cliente del trmite a consultar.

Buscar Alumno

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14. Aparece el formulario de consulta. Ubicamos el trmite a consultar a travs del nombre del cliente, el nmero de trmite o la fecha de ingreso al sistema del mismo. En la figura vemos que el estado del trmite del ejemplo es FIN DE TRAMITE. Podra aparecer el estado MOVIENDO DE OFICINA, el cual indica que el trmite no ha sido recepcionado por ninguna oficina. Ha sido solamente enviado y ninguna oficina lo esta atendiendo. Tambin, podra aparecer el estado TRAMITE EN PROCESO, el cual indica que el trmite esta siendo atendido por alguna oficina.

Doble clic para ver detalle

Numero de Trmite

Trmite

Estado de Trmite

Fecha de ingreso

15. Si deseamos ver el detalle del trmite consultado, con la intencin de realizar un seguimiento con un fin informativo, hacemos doble clic en el trmite seleccionado y se mostrar el detalle respectivo. Como se ve en el ejemplo, la constancia de egreso fue entregada por Registros Acadmicos, siendo esta oficina la encargada de finalizar el trmite.

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Seguimiento del Trmite en las oficinas

REPORTE DEL SISTEMA


16. Para ver o imprimir un reporte o listado de los trmites por fecha, ir a Trmite Documentario, opcin Reportes de Trmites Emitidos.

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Reporte resumido

Reporte Excel

Todos los Estados

Facultad Todas las Oficinas

Fecha de Inicio y Fin

Hora de Inicio y Fin

Segn la fecha que seleccionemos, se tiene un resumen de los trmites, donde se muestra informacin bsica. Elegir el rango de Fechas y hacer clic en

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Tambin es posible obtener un reporte en Microsoft Excel donde se muestra informacin mas detallada de los trmites. Este reporte es muy til ya que se puede filtrar la informacin y buscar los trmites por algn criterio que no este contemplado como por detalle del trmite, por nmero de documento o alguna observacin. Elegir el rango de Fechas y hacer clic en

Los detalles que se muestran son: Nmero del Trmite, Local, La Oficina que ingres el Trmite, Trmite, Detalle o Asunto del Trmite, Mensaje de Movimiento o Transferencia, Documento, Nmero del documento, Cliente o Tramitador, tipo de Cliente, Estado del Trmite, Fecha de Ingreso y el La Oficina de ubicacin actual del trmite.

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Es importante sealar que los estados que maneja el sistema son los siguientes: ESTADO RECIEN GENERADO EN MOVIMIENTO EN PROCESO FINALIZADO DEFINICION MESA DE PARTES ACABA DE GENERAR EL TRAMITE UNA OFICINA HA ENVIADO EL TRAMITE A OTRA OFICINA DESPUES DE HABERLO PROCESADO UNA OFICINA HA RECEPCIONADO EL TRAMITE Y LO ESTA TRABAJANDO UN OFICINA HA TERMINADO Y FINALIZADO EL TRAMITE

17. De esta manera finalizamos con las principales actividades que los usuarios tendrn que seguir para el seguimiento de los trmites en el Sistema de Trmite Documentario. Consultas / Sugerencias: rdavilaa@usmp.pe, desarrollo@usmp.pe

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