CICLO 2012-II Mdulo: II

Unidad: 5 Semana: 5

SOCIOLOGIA DE LA INFORMATICA
LA OFICINA SIN PAPEL Ing. Lisvet Chavarria

Dcada de los 90s

Segunda mitad del siglo XIX

En la actualidad

La Informacin en la Empresa

Kent (1979)
La oficina permite transformar la informacin, obteniendo unos productos resultados de la ejecucin de una serie de tareas y funciones. Propone una visin de la oficina a travs de los productos obtenidos. Esta definicin destaca el proceso de la informacin.

Price (1979)
Cuatro tipos bsicos de tareas :
Preparacin de documentos. Distribucin de mensajes. Gestin de la informacin personal. Acceso a la informacin.

En estos tipos bsicos es fcil distinguir entre tareas de proceso y tareas de transferencia de informacin. Esta definicin rene las dos anteriores, proceso y comunicacin de la informacin.

OFICINA SIN PAPEL

Bsicamente, el trmino "oficina sin papeles" describe el proceso de transferir archivos del papel a formato digital. A veces la oficina computarizada se refiere a simplemente la "duplicacin de documentos". A menudo confundida como una iniciativa tecnolgica, la oficina totalmente computarizada sigue un proceso de lenta implementacin en muchas empresas.

Qu es la Oficina sin Papel ?

APLICACIONES INTEGRADAS
PROCESOS ELECTRONICOS REPORTES ELECTRONICOS

MEJOR

ARCHIVO ELECTRONICO CORREO ELECTRONICO

EQUIPOS Y RED

Cules son los motivos?

El primero y principal, el crecimiento de los flujos informativos. Gracias a las Intranet, la comunicacin interna ha alcanzado unos ratios inimaginables La diferencia respecto al modelo tradicional, el del documento fsico, estriba en que del documento digital se pueden hacer tantas copias como se desee simultneamente (varios usuarios pueden disponer del documento a la vez, sorteando la limitacin fsica del documento en papel.

VENTAJAS DE LA OFICINA SIN PAPELES

Pero las implicancias de la oficina computarizadas se extienden mucho ms que la simple reduccin de papel. Un buen sistema puede Incrementa la productividad, ahorra tiempo y dinero automatizando el archivado de documentos, su manipulacin y recuperacin. En realidad se trata de mover la informacin lo ms rpido posible. En una oficina computarizada nunca volver a perder documentacin y desastres como un incendio o una inundacin, no destruirn su valiosa informacin.

SISTEMAS DE INFORMACIN DE OFICINAS

La aparicin de los ordenadores personales, ha contribuido a facilitar la automatizacin de diversas tareas de oficina. Una funcin bsica es el proceso de informacin, como la redaccin de informes y cartas, la generacin y revisin de documentacin, la adquisicin, almacenamiento y recuperacin de informacin, el clculo, ....

CAMBIOS PRODUCIDOS POR LAS NUEVAS TECNOLOGAS

El trabajo de oficina tradicional ha sido el empleo del tiempo en la elaboracin y transmisin de documentos en papel. Hay una necesidad de organizar un procedimiento administrativo para la elaboracin, conservacin y recuperacin de esos documentos.

CAMBIOS PRODUCIDOS POR LAS NUEVAS TECNOLOGAS

Las tareas realizadas en una oficina son un conjunto de transferencias de informacin entre tres elementos bsicos: personas, papel y archivos. Hacen hincapi en:
El manejo e informacin En la comunicacin En el medio empleado para soportar esta informacin.

Esta definicin destaca el problema de la comunicacin.

Qu es la Ofimtica?
Otros trminos sinnimos de Ofimtica son:
Sistemas Informticos de Oficina. Automatizacin de oficinas. La oficina del futuro. La oficina sin papel.

Estos trminos son parciales e incompletos.

La Ofimtica
La Ofimtica es multidimensional y requiere varios puntos de observacin:
Para un tcnico ser un conjunto tareas.

de

herramientas para la realizacin de ciertas

Para un economista ser una forma de

incrementar la productividad y eficiencia en la oficina. Para un socilogo una forma de relacionarse las personas entre s y con su
entorno de trabajo.

Todas las visiones son complementarias.

Automatizacin de Oficinas
Todas las actividades que se realizan en una oficina no pueden ser descompuestas en pasos elementales y aislados, como por ejemplo se puede hacer con una cadena de montaje. En la oficina todo lo que all se realiza es demasiado inestructurado y dependiente del factor humano.

Conceptos que integran una oficina automatizada.

comunicabilidad
Computabilidad

Modelo propuesto por Sez Vacas esquema de los tres ejes. Los tres ejes son:
Computabilidad comunicabilidad convivencialidad

Ejes de la Tecnologa Ofimtica

Computabilidad. Abarca al proceso de informacin, en el tiempo y en la forma. Comunicabilidad. Todo aquello relacionado con trasladar la informacin de la oficina dentro
de ella o al exterior.

Convivencialidad. En la oficina hay seres humanos que operan conjuntamente con tecnologa.
Cualquier sistema ofimtico ser considerado como funcin en mayor o menor medida de cada uno de estos tres ejes.

Clasificacin de los programas genricos

Se agrupan en las siguientes familias en cuanto a las funciones que realizan:

Procesadores de texto. Hojas de clculo electrnicas. Gestores de Bases de Datos. Agenda electrnica. Programas de grficos. Paquetes integrados. Autoedicin o Publicacin Asistida por Ordenador Administrador sitios Webs.

Problemtica de las empresas

La informacin no esta integrada. Los documentos estn disponibles para una sola persona a la vez. Se dificulta el acceso a los documentos. El tiempo de respuesta al cliente, es lento. Informacin estratgica para la toma de decisiones 20 % automatizada 8 0 % radica en papel

La importancia del documento en formato papel

El 96% de documentos crticos circula en papel El 90% de la comunicacin con los clientes se realiza en soporte papel Del 30 al 70% del tiempo de un empleado es dedicado a la gestin de documentos El 30% de documentos contiene informacin obsoleta
Fuente: Gartner Group, Ashburnham Group, Cap Ventures, Coopers & Lybrand, Forrester Research, Ikon Office Solutions, Dataquest

Objetivos de la conversin de papel a medio electrnico

Mayor productividad:

Automatizacin del flujo de trabajo de los documentos Acceso a la informacin por otras aplicaciones/usuarios
Ahorro de costes:

Materiales, coste mano de obra, etc.

Mejor Usabilidad:

Coexistencia: Soporte a ambos formatos Facsimilitud: Documentos idnticos (papel/electrnico) Interoperabilidad: Mltiples SS.OO., aplicaciones, fuentes, etc. Interaccin: Posibilidad de intervencin del usuario

Seguridad:

Control de modificaciones indeseadas (autenticidad) Certificacin con valor legal (verificabilidad)

LOS NEGOCIOS EN LA ERA DIGITAL (BILL GATES 1999

El comn denominador del Libro de Bill Gates tiene que ver con la obtencin de mayores beneficios derivados del avance de la tecnologa informtica y su aplicacin al mundo empresarial.
Las empresas, a la par de desarrollar un sistema nervioso digital que les provea de la informacin necesaria para ganar mercado o permanecer en l debe poner en prctica la oficina sin papel; es decir, la eliminacin paulatina del soporte papel

LA OFICINA DEL FABRICANTE RICOH

Ricoh impulsa a sus clientes alrededor del mundo a crear oficinas vivas oficinas limpias y efectivas gracias a los esfuerzos de todos los empleados, y contina desarrollando su conciencia ambiental. Para aceptar y abrazar la idea de la oficina computarizada, la gente tiene que cambiar sus hbitos en la utilizacin del papel. Para que los empleados acepten este tipo de ambiente se requieren sistemas amigables que le permitan a la gente trabajar sin papeles sin sacrificar el desempeo laboral.

Dificultad tcnica que puedan requerir los trabajos

Creciente flujo informativo

Documento Digital

 Consisten en aplicaciones destinadas a ayudar al trabajo diario del administrativo de una organizacin, forman parte de este tipo de software los procesadores de textos, las hojas de clculo, los editores de presentaciones, los clientes de correo electrnico, etc.

 Los archivos llenos de papeles, ya no estn. Se ve una oficina libre con mas espacio.