Capacidades y Beneficios

Qu es SharePoint? SharePoint 2010 es la plataforma de colaboracin empresarial que le permite

incrementar la productividad y administrar los contenidos a travs de la interfaz familiar de Office. Tome decisiones bien informadas e implemente soluciones personalizadas de forma rpida y segura para mejorar la colaboracin en toda la empresa y con terceros. La consolidacin de soluciones mediante SharePoint 2010 permite ahorrar mediante la reduccin de los gastos de mantenimiento y formacin, y a travs del aumento de la productividad.

Por qu usar SharePoint? Microsoft SharePoint 2010 le permite aumentar la productividad a travs de un

conjunto integrado de caractersticas avanzadas. SharePoint 2010 facilita la colaboracin empresarial en su sentido ms amplio y permite que los socios, clientes y compaeros trabajen juntos de una manera innovadora y eficaz.
Entornos colaborativos en SharePoint 2010

Descripcin general de SharePoint 2010

Microsoft SharePoint 2010 es un entorno web colaborativo diseado para crear potentes aplicaciones web empresariales.

Este entorno web permite crear entornos colaborativos, intranet, extranet, web pblica, sitios personales de usuario, wikis corporativas, blogs, gestores documentales, zonas de flujos de trabajo corporativos, redes sociales...
La organizacin puede utilizarla para facilitar la colaboracin, proporcionar caractersticas de administracin del contenido y dar acceso a la informacin imprescindible para los objetivos y procesos de la organizacin. Microsoft SharePoint2010, puede crear, fcil y eficazmente, sitios que admitan la publicacin de contenido especfico, administracin del contenido, administracin de registros o satisfacer las necesidades de la inteligencia empresarial que pueda tener la organizacin. Por ejemplo, se pueden crear sitios en el nivel de empresa, como portales de la organizacin, sitios en Internet o sitios especializados, como repositorios de contenido o reas de reuniones.

Entornos colaborativos en SharePoint 2010

Estos sitios le permiten colaborar y compartir informacin con otros usuarios que estn tanto dentro como fuera de la organizacin.

Adems, puede usar Microsoft SharePoint 2010 para dirigir bsquedas eficaces de personas, documentos y datos, disear y participar en procesos basados en formularios, as como para tener acceso y analizar grandes cantidades de datos empresariales.

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Uso de SharePoint 2010

1. 2. Colaborar eficientemente con el resto de las personas de la organizacin. Usar las bibliotecas de documentos para almacenar los documentos del equipo, del departamento o de la organizacin.

3.
4.

Tambin puede debatir los problemas mediante blogs o capturar y conservar la informacin de Wikis, que son bases de conocimientos administradas por el usuario.
Crear sitios personales, en los que puede administrar y compartir informacin con el resto de los usuarios. Por ejemplo, puede crear su propio portal Mi sitio, donde puede ver y administrar todos los documentos, las tareas, los vnculos, los calendarios de Microsoft Office Outlook 2010, los compaeros y el resto de la informacin personal desde una ubicacin central. Administrar documentos, registros y contenido Web. Por ejemplo, la organizacin puede desarrollar un proceso para retirar o hacer que caduquen documentos cuando haya transcurrido un perodo de tiempo determinado.

5.

6.

Hospedar y disear formularios formularios de aplicaciones de permisos en Microsoft Office InfoPath 2010 e incluirlas en Microsoft SharePoint 2010 para que los usuarios puedan rellenar los directamente en un explorador. Los datos especificados en el formulario se pueden enviar a una base de datos de la red gubernamental.

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Microsoft SharePoint 2010 y Microsoft Office 2010

Sharepoint 2010 esta diseado para trabajar eficazmente con otros programas y servidores de Microsoft Office 2010. Trabajar con Office en el navegador, acceder a nuestro buzn de Exchange, crear bibliotecas de documentos, crear bibliotecas de presentaciones, disear formularios web InfoPath, crear exportar a Excel y un sin fn de aplicaciones.

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Microsoft Office Access

Usar las caractersticas de creacin de informes de Office Access. Editar y ejecutar una consulta como si fuera cualquier otra tabla de Office Access Ser capaz de trabajar con un documento Access desde la interfaz SharePoint.

Microsoft Office Outlook2010

Las carpetas de SharePoint se muestran como cualquier otra carpeta de Outlook. Tambin podr ver listas y calendarios de SharePoint en Outlook. Sincronizar citas y eventos del calendario.

Microsoft Office InfoPath 2010

Puede disear plantillas de formularios compatibles con el explorador, publicarlas en un sitio de SharePoint 2010 y habilitarlas para su uso en un explorador Web. Adems, cualquier formulario de entrada a listas y flujos de trabajo podr ser un formulario InfoPath creado por usted.

Microsoft Office Excel 2010

Puede guardar, mantener y compartir hojas de clculo en un sitio de SharePoint para que los usuarios puedan tener acceso a ellas mediante un explorador. Puede usar estas

Microsoft Office PowerPoint 2010

Podr crear bibliotecas de diapositivas, pensadas para que pueda crear, editar y compartir diapositivas de sus presentaciones.

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Sitios de SharePoint
Una aplicacin SharePoint se estructura en sitios. Cada sitio es una zona compuesta por pginas, bibliotecas documentales, y listas (de tareas, anuncios, calendarios, foros, contactos, vnculos, personalizadas). Un sitio puede albergar uno o varios subsitios, de esta forma se consigue que SharePoint tenga una estructura de rbol.

SharePoint 2010 permite crear sitios de muy distinto tipo.

Desde sitios de equipo, de reuniones, de bases de datos de calendarios, de blog, wikis, espacios de documentacin, centros de bsqueda hasta sitios de publicacin preparados para trabajar con contenido web y crear una web pblica. Sitios colaborativos, mediante los cuales podremos colaborar, gestionar bibliotecas documentales y listas, integrar con las herramientas Office, hacer bsquedas ya administrar contenido empresarial.

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Resumen de funcionalidades
SharePoint 2010 cubre prcticamente todas las funcionalidades colaborativas que puede tener una organizacin. A continuacin se resumen las ms importantes:

1. Posibilidad de crear una jerarqua de sitios. 2. Creacin de pginas y plantillas de pgina. 3. Gestin documental.
Versionado de documentos Historial de documentos. Posibilidad de ver y restaurar una versin. Aprobacin de contenido Autorizaciones Check-in y check-out de un documento Soporte para libreras con millones de elementos Carpetas Creacin de vistas de la librera Seguridad y permisos Polticas de borrado Operaciones masivas sobre documentos Conjuntos de documentos tratados como un nico elemento Soporte en SharePoint Workspace 2010 para trabajo offline con documentos Flujos de trabajo Integracin total con las aplicaciones de Office 2010

4. Publicacin de informes 5. Utilizacin de pginas wiki como pginas del sitio 6. Integracin con usuarios de directorio Activo 7. Posibilidad de consultar el Outlook en web
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Resumen de funcionalidades
8. Red social y sitios personales 9. Integracin de los usuarios de SharePoint y las caractersticas de red social 10. Listas de SharePoint
Posibilidad de crear listas personalizadas con columnas personalizadas Caractersticas de integridad referencial Soporte InfoPath 2010 para creacin de formularios de lista. Diseo, reglas, validacin, acciones y condiciones adicionales Numerosos tipos de lista ya predefinidos: Anuncios Calendario: posibilidad de integrarlo con Outlook. Se pueden aadir eventos al calendario de SharePoint y convocar a los usuarios a ese evento. Desde la convocatoria se podrn crear espacios de trabajo para la reunin en los que gestionar asistentes, puntos del da, conclusiones, documentacin Contactos Encuesta: posibilidad de crear encuestas con multitud de opciones para las preguntas. Panel de discusin: foros de debate integrados en una lista Seguimiento de asuntos
Tareas: posibilidad de unir unas tareas con otras, aadirles fechas de inicio y fin y visualizarlas en modo grfico de Gantt

Vnculos

11. Posibilidad de visualizar la interfaz de un sitio en distintos idiomas 12. Acceso mvil: Obtenga acceso a reas de trabajo de SharePoint, busque en bibliotecas de documentos y abra, edite y guarde documentos con una experiencia familiar diseada para dispositivos mviles. 13. Web Analytics. Anlisis de uso, trfico, acceso, carga, tamao de cada sitio
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Caractersticas de SharePoint 2010

Seguridad
La gestin de la seguridad es uno de los puntos fuertes de SharePoint 2010. Es posible crear diferentes niveles de permisos o roles (permisos de lectura, de edicin, de colaboracin, de diseo, de administrador de jerarqua, de control total, slo para crear, slo para eliminar, slo para ver pginas, lecturas restringidas y un sinfn ms) muy flexibles. De este modo, podemos gestionar distintos roles a distintos grupos o usuarios en un mismo sitio. Gracias a la posibilidad de creacin sencilla de flujos de trabajo en SharePoint 2010 es posible crear flujos para gestionar autorizaciones a los usuarios, aprobacin de documentos, polticas de caducidad y cualquier otra cuestin que se pueda imaginar

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Tipos de cuentas de usuario

Los principales tipos de cuentas que se pueden crear son las siguientes:

LECTOR
(Visitantes)

Permite a los usuarios buscar, ver y examinar contenido en el sitio.

COLABORADOR
(Integrantes)

Adems de tener los permisos del lector, permite subir documentos y crear carpetas en las bibliotecas de documentos existentes.

AUTOR
(Propietarios)

Adems de tener los permisos de colaborador tiene control para agregar bibliotecas de documentos.

Seguimiento
Gracias al servicio de Web Analytics de SharePoint 2010 se puede realizar un seguimiento exhaustivo de los accesos a los sitios. Se pueden obtener datos de trfico del sitio, totales de visitas y accesos, contenido editado, usuarios que han visitado, inventario, versiones y generar informes muy detallados de anlisis del sitio.

Flexibilidad
Adems, utilizando Microsoft Office SharePoint Designer, es muy sencillo personalizar de una forma muy rpida cualquier sitio (seguridad, grupos, listas, bibliotecas, flujos de trabajo, Conexin a datos externos).

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Eficiencia
Gracias al uso de SharePoint 2010, la eficiencia en el trabajo de los usuarios mejora en gran medida. El uso de las bibliotecas de SharePoint permite que toda la informacin est concentrada en un nico punto dnde puedan acceder todos los usuarios 24 horas al da.
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Usabilidad
SharePoint 2010 es muy sencillo de utilizar para los usuarios. Gracias a la interfaz ribbon, los usuarios trabajarn con las pginas, listas y bibliotecas del mismo modo con el que trabajaran con Word. Adems, la integracin de las libreras de pginas wiki en los espacios de colaboracin hace que la creacin, edicin y diseo de pginas sea muy sencilla.

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Integracin
SharePoint 2010 forma parte de la familia Office. Gracias a esto, est totalmente integrado con las herramientas cliente Office (Word, Excel, PowerPoint, Visio, SharePoint Workspace, Project) como con las herramientas de servidor (Exchange Server, Project Server).

Puede obtener ms informacin de Microsoft SharePoint 2010 en: http://sharepoint2010.microsoft.com

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