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LA HORMIGA PRODUCTIVA Y FELIZ Y OTROS CUENTOS

Algunos errores tpicos en la bsqueda de la eficiencia 1


Haba una vez un bosque encantado. Los animales del bosque estaban encantados porque cada vez crecan ms frutos en los rboles y los cachorros crecan gordos y saludables. Se haban firmado tratados de libre comercio con otros bosques y muchos iban y venan, a lomo de grandes pjaros. Todos entendan que la clave era ser ms livianos, giles e inteligentes que los animales de otros bosques. Y en esta bsqueda de la eficiencia, algunos cometan errores a la hora de encontrar soluciones. Algunos ejemplos? araita que organiz los archivos y se encarg del telfono. Mientras tanto, la hormiga productiva y feliz trabajaba y trabajaba. El abejorro Gerente estaba encantado con los informes del escarabajo Supervisor, as que pidi cuadros comparativos y grficos, indicadores de gestin y anlisis de tendencias. Entonces, fue necesario contratar a una cuncuna ayudante para el Supervisor y fue indispensable un nuevo computador, con impresora a color. Pronto la hormiga productiva y feliz dej de tararear sus melodas y comenz a quejarse de todo el papeleo que haba que hacer ahora. El abejorro Gerente, entonces, consider que era momento de adoptar medidas. As que crearon el cargo de Gerente del Area donde trabajaba la hormiga productiva y feliz. El cargo fue para una cigarra que alfombr su oficina e hizo adquirir un silln especial. El nuevo Gerente necesit -claro est- un nuevo computador y -cuando se tiene ms de un computador- hay que tener una red local. El nuevo Gerente pronto necesit un Asistente (que haba sido su ayudante en la empresa anterior) para que le ayudara a preparar el plan estratgico y el presupuesto para el rea donde trabajaba la hormiga productiva y feliz. La hormiga ya no tarareaba sus viejas melodas y cada vez se le notaba ms irascible. Vamos a tener que

LA FBULA DE LA HORMIGA PRODUCTIVA Y FELIZ Todos los das, muy temprano, llegaba a su empresa la hormiga productiva y feliz. All pasaba sus das, trabajando y tarareando una antigua cancin de amor. Ella era productiva y feliz, pero ay!, no era supervisada. El abejorro Gerente General consider que ello no era posible, as que se cre el puesto de Supervisor, para el cual contrataron a un escarabajo con mucha experiencia. La primera preocupacin del escarabajo Supervisor fue organizar la hora de llegada y de salida y tambin prepar hermosos informes. Pronto fue necesario contar con una secretaria para que ayudara a preparar los informes, as que contrataron a una
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Artculo aparecido en Revista Gestin (Edit. Estrategia), Chile, mayo de 1996

Revista Gestin, mayo de 1996

contratar un estudio de clima laboral un da de estos, dijo la cigarra. Pero un da el Gerente General, al revisar las cifras, se di cuenta que la unidad de negocios (donde trabajaba la hormiga productiva y feliz) ya no era tan rentable como antes. As que contrat al bho, prestigioso consultor, para que hiciera un diagnstico. El bho estuvo tres meses en la empresa y pronto emiti su sesudo informe: Hay demasiada gente en este departamento.... As que el Gerente General sigui el consejo del consultor y...despidi a la hormiga productiva y feliz. Moraleja: Si eres hormiga productiva y feliz, instala tu propia empresa.

Un buen da, el seor Ciguea, Director de Arte de aqul bosque, amaneci preocupado. Lo que ms le preocupaba era el alto costo de la orquesta y del coro de pjaros. As que contrat al zorro, famoso por su astucia, para aconsejara cmo reducir los gastos. El zorro hizo un estudio y emiti el siguiente informe: Para: Sr. Ciguea, Director de Arte del bosque De : Zorro Plateado, Consultor en Eficiencia Mat.: Orquesta y Coro de Pjaros La orquesta de pjaros tiene 120 msicos, pero su productividad es bajsima. Un concierto tpico tiene 12.000 compases, as que la productividad media es de 100 compases por pjaro. Hay duplicacin de tareas, por ejemplo 20 violines tocando la misma meloda, siendo que este trabajo bien podra hacerlo uno solo. Lo mismo para los instrumentos de viento, que podran quedar reducidos significativamente a uno de cada tipo. Una mencin especial merece el director de la orquesta, que no toca ningn instrumento, por lo que su cargo podra fcilmente eliminarse. De este modo, la orquesta podria quedar reducida a, aprox., 10 pjaros, con una reduccin de gastos del 91.6% y un aumento de productividad del 1100%. El coro de 100 ruiseores cantando lo mismo tambin es, claramente ineficiente, y podra ser reemplazado por un solo intrprete de voz potente (por ejemplo, un hipoptamo). Mencin aparte merece la composicin de las melodas. Hemos detectado que los conciertos y sinfonas tienen notas 5

LA FBULA DE LOS CUERVOS CONSULTORES Cierta vez, una bandada de cuervos instal una firma consultora. Los animales del bosque llegaban a pedir consejo y ellos, malvados cuervos, tenan recetas fotocopiadas. Tiene mal de amores? Tome esta receta. Mal de ojo? La misma receta. Hechizo de luna? La misma receta. Moraleja: Desconfa de aquellos que, por conocer slo un martillo, ven el mundo con forma de clavos.

LA FBULA DE LA ORQUESTA INEFICIENTE

Revista Gestin, mayo de 1996

redundantes, siendo este problema de diseo la causa-raz de las ineficiencias. Como caso anecdtico, el Bolero de Ravel repite la misma meloda varias decenas de veces, lo cual es claramente ineficiente: De 30 minutos podra quedar reducido a 3 minutos... Desde que los conciertos comenzaron a durar tres minutos, interpretados por una orquesta de cinco pjaros acompaados de un hipoptamo, el pblico no volvi ms. Hoy reina el silencio. Moraleja: No intentes aplicar las enseanzas del programa MBA en todas las situaciones: En tu trabajo podras terminar con una buena orquesta. En casa podran pedirte el divorcio.

LA FABULA DE LA ARAA En la empresa de gnomos Acme, que funcionaba en un viejo rbol del bosque, el gnomo Gerente General comprob que algunos salan a comprar en horas de trabajo. De inmediato orden que se prohibiera salir de la empresa sin un memo de autorizacin del supervisor directo. Los gnomos-guardias seran los encargados de hacer cumplir con sus instrucciones. Al da siguiente, cuando los vendedores iban saliendo para cumplir sus labores diarias, fueron detenidos en la puerta: El memo!, pidieron los gnomos-guardias, y -como no lo tenan- no los dejaron salir. Igual suerte sufrieron los cobradores. Por esos das, la empresa estaba remodelando sus oficinas. Un joven gnomo, que estaba empujando un viejo estante, fue picado en la mano por una araa de rincn. La mano se empez a hinchar y el gnomosupervisor quiso llevarlo al Hospital del bosque. Cuando solicit una camioneta, le respondieron que estaban todas ocupadas y que fuera en taxi. Cuando solicit dinero para taxi en la Caja, le respondieron que no tena firma autorizada para solicitar gastos de viaje. A esta altura, la mano del joven gnomo se hinchaba ms y ms. ste decidi ir por su cuenta al Hospital. No se preocupen, dijo, el Hospital est cerca y podr llegar rpidamente.... Pero slo lleg a la puerta, porque all los gnomos-guardias le impidieron la salida, pues no llevaba el memo...

LA FBULA DE LOS OSOS PANDA Un grupo de osos panda contrataron a una hiena para que les guiara en su planificacin estratgica. Los osos panda se enfrentaban al peligro de la extincin y sus alimentos eran cada vez ms escasos. La hiena los reuni en un lugar apartado del bosque y los hizo definir solemnemente su Misin y su Visin. Tambin hicieron una lluvia de ideas para definir fortalezas y debilidades. Terminaron cantando el himno El Futuro Ser de los Osos Panda. Despus de cobrar sus honorarios, an resuenan las risas de la hiena en el bosque. Y los osos panda continan en peligro de extincin. Moraleja: No pierda el sueo si no ha colgado poesas en las paredes de su empresa.

Revista Gestin, mayo de 1996

Moraleja: Los manuales y los procedimientos no sustituyen al cerebro....

Cierta vez, un animal extrao lleg al bosque: Era el ornitorrinco, que tiene pico y patas de pato, tiene cuerpo de animal y pone huevos. Mmmm, malo, malo, dijo el guila, experta en estrategia. Usted debe concentrarse en sus competencias centrales o core competences. Usted es un animal y no un ave, as que elimine el pico de pato y todo lo de pato. Nada de poner huevos. Concntrese en su mercado, que es la tierra y olvdese del agua... Yo creo que le falta una profunda Reingeniera, dijo un lobo, relamindose. Yo a este animal lo arrojara a la basura y lo inventara de nuevo... No, no, dijo la buena paloma. Lo que le falta es un programa de Calidad Total. Debemos convencerlo que es cliente y proveedor a la vez y que coloque los huevos bien desde el principio... No, no y no, dijo la serpiente. Su problema es de costos. Yo aplicara ABC Costing y reducira drsticamente sus costos de operacin... Mientras tanto, ajeno a la discusin, el ornitorrinco continu su camino y se di un banquete con los mejores frutos del bosque... Moraleja: Ornitorrincos del mundo: Ser distintos puede ser una fortaleza...

LA FABULA DE LA CRECIDA DEL RO Un invierno fue especialmente lluvioso en aquel bosque. Los pjaros trajeron la alarmante noticia que el ro haba crecido y vena destruyndolo todo a su paso. De inmediato, el Len llam al burro Coordinador de Emergencias, quin a su vez convoc a su equipo de trabajo. En cuestin de minutos, el ro haba avanzado hasta la entrada del bosque. Los animales corran presas del pnico. Entonces, el burro Coordinador de Emergencias convoc al Len y a sus Asesores a la sala de consejo. All, el equipo hizo una atractiva presentacin (con Power Point) de cmo enfrentar eficazmente las emergencias. Lamentablemente, a la hora del coffee-break, la sesin debi interrumpirse porque el agua les lleg al cuello... Moraleja: En ocasiones, la belleza de las presentaciones es inversamente proporcional a la utilidad de las soluciones que presentan.

LA FABULA DEL ORNITORRINCO

Revista Gestin, mayo de 1996

Cuntas veces se da la solucin correcta al problema equivocado? La fbula de la Hormiga Productiva y Feliz es la historia de aquellas empresas que buscan eliminar la grasa, pero que -al hacerlo inadecuadamente- eliminan msculos y cerebro. La fbula de los cuervos da cuenta de otra realidad: Ejecutivos y consultores que buscan resolver los problemas de hoy con las soluciones que fueron eficaces ayer. Un especilista en Reingeniera, por ejemplo, podra recomendar invariablemente realizar un rediseo drstico, sea o no necesario. Sin embargo, las soluciones adecuadas surgen de un profundo diagnstico y son especficas para cada situacin. La fbula de la Orquesta Ineficiente nos recuerda los lmites a nuestros esfuerzos por lograr la eficiencia: Si los buscadores de eficiencia slo comprenden el lenguaje de la reduccin de gastos, entonces podran estar olvidando la realidad de las cifras invisibles. Cunto vale un cliente que deja de comprarnos o un empleado entrenado que se va? Son cifras que no aparecen en ningn balance. La fbula de los Osos Panda nos recuerda que la Planificacin Estratgica es ms compleja que el ejercicio -muy difundido en estos das- de formular la Misin y la Visin de la empresa. La fbula de la Araa es, tristemente, un caso real. Hoy en da, cuando los sistemas de Calidad y de Gestin Ambiental hacen uso de manuales y procedimientos, es pertinente recordar que la inciativa individual y la flexiblidad no pueden ser olvidadas. Si los procedimientos son inflexibles, el efecto ser ineficiencia. La fbula de la Crecida del Ro es un aviso de alerta: En algunas empresas se est confundiendo la forma con el fondo. Se realizan atractivas presentaciones a la Gerencia, con poco contenido. Alguien habr calculado el costo alternativo del tiempo, tanto de la preparacin como de la asistencia a presentaciones en la sala de Gerencia? Finalmente, la fbula del Ornitorrinco es un mensaje de esperanza. Muchas empresas buscan copiar los modelos exitosos de otras empresas. Y, sin embargo, el xito reside -en gran medida- en hacer bien lo que sabemos hacer bien, concentrndonos en satisfacer al cliente. Y para esto no hay recetas. O s?

Rodolfo Torres Rabello BBA, MBA Diplomado en Gestin de Calidad Gerente de JHChavez Consulting (ex Logistema), empresa de consultora en Gestin Logstica y Supply Chain Management para Amrica Latina rtr@jhchavez.cl