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ANEXO INSTRUCCIONES PARA EL TRASPASO DE GOBIERNO

INTRODUCCIN En el marco del proceso de traspaso del Gobierno a las nuevas autoridades, deber entregarse a cada ministerio un Acta de Entrega acompaada de sus correspondientes anexos, en los que deber reportarse con rigurosidad toda la informacin necesaria para que las nuevas autoridades puedan asumir el gobierno de nuestro pas. El presente instrumento detalla la informacin que deber contener el Acta de Entrega y sus Anexos. Deber entregarse un anexo por cada una de las siguientes reas: (i) rea de gestin; (ii) rea de personal; (iii) rea financiera; (iv) rea de inventarios; (v) rea legal; (vi) rea administrativa; y, (vii) Auditora interna. Para efectos del traspaso, se considerar el prximo 28 de febrero del ao 2014 como fecha de corte del estado administrativo y presupuestario del ministerio cuya administracin se traspasa. Sin perjuicio de lo anterior, en la materia que sea necesario, podr sealarse como fecha de corte una fecha distinta a la antes sealada. En el Acta y sus anexos se deber considerar expresamente cules son los trmites que se encuentren pendientes de una decisin o resolucin por parte de las nuevas autoridades, as como aquellas gestiones que tengan alguna fecha relevante o crtica cercana a la fecha del cambio de gobierno. A continuacin se detallan los elementos que deben incluirse en cada una de los anexos del Acta de Entrega: I. REA DE GESTIN

a) Ley Orgnica Institucional. b) Misin institucional y objetivos estratgicos. c) Organigrama institucional, incluyendo unidades formales y funcionales, as como servicios o entidades relacionadas. d) Cumplimiento de objetivos, sealando las metas cumplidas, metas en proceso y metas no cumplidas, en este ltimo caso indicando sus causas. e) Programas, proyectos y/o nuevas regulaciones en preparacin. f) Programas y/o proyectos en ejecucin. g) Si corresponde, los comits interministeriales de responsabilidad del ministerio. h) Documentos publicados o en elaboracin relativos a estrategias, polticas o planes de mediano o largo plazo i) Compromisos internacionales y/o participaciones comprometidas en foros internacionales

j) k) l) m) n)

Grado de ejecucin presupuestaria 2013, con un anlisis razonado de sta. Licitaciones en preparacin y pendientes. Presupuesto institucional aprobado para el ao 2014. Grado de ejecucin del presupuesto institucional al 20 de febrero de 2014. Balance de logros en objetivos estratgicos y acciones del perodo 2010 2014, y experiencias relevantes de gestin.

II.

AREA DE PERSONAL

a) Dotacin del personal segn la Ley de Planta y dotacin mxima autorizada por Ley de Presupuestos. b) Nmina del personal, indicando su calidad jurdica: Planta: en cada caso deber sealarse si el cargo se est ocupando en calidad de titular, suplente o subrogante, adems deber sealarse de qu tipo de planta se trata: De exclusiva confianza De carrera A contrata: nmina del personal de acuerdo a las funciones que realiza. A honorarios: Asimilado a grado A suma alzada c) Personal en comisin de servicio, sealando quines estn en otros servicios y quines son provenientes de otros servicios. d) Nmina de funcionarios que rinden fianzas por responsabilidad funcionaria y conduccin de vehculos. e) Escalafn, ascensos y nombramientos en trmite. III. AREA FINANCIERA

a) Nmina de cuentas corrientes del Servicio, con detalle de sus apoderados. b) Conciliaciones bancarias al 28 de febrero de 2014. c) Nmina de los activos financieros, sealando los documentos por cobrar, inversiones financieras, acciones, entre otros. d) Estado de los Fondos Internos a Rendir, indicando nombre del cuentadante, tipo de Fondo Interno a Rendir, monto autorizado, monto gastado y detalle de lo gastado cuando corresponda. e) Copia del ltimo informe de contabilidad gubernamental remitido a la Contralora General de la Repblica. f) Cuadro comparativo presupuestario de los tres ltimos aos. g) Nmina de anticipo de fondos concedidos a funcionarios y a proveedores.

IV.

AREA DE INVENTARIOS

a) Registro de bienes muebles e inmuebles. b) Nmina de vehculos propios o recibidos o entregados en comodato. c) Nmina de productos de uso y consumo corriente, materiales fungibles y especies en stock. d) Nmina de productos para atender emergencias, cuando corresponda. e) Nmina de contratos respecto de bienes inmuebles y muebles, incluidos vehculos, tales como contratos de seguros y arrendamiento entre otros. V. a) b) c) d) e) f) AREA LEGAL Estado de tramitacin de documentos que deben ser tomados de razn en Contralora. Anteproyectos en elaboracin y proyectos de ley en tramitacin. Listado de juicios pendientes. Listado de sumarios e investigaciones sumarias en desarrollo. Situacin de reparos de organismos contralores y requerimientos de informacin. Nmina de timbres que se utilizan en la institucin, con impresin de cada uno de ellos, y acta de destruccin de timbres y/o facsmiles cuando corresponda.

VI.

AREA ADMINISTRATIVA

a) Listado de documentos numerados y recibidos por la oficina de partes a la fecha de corte definida, indicando el detalle de aquellos documentos pendientes de contestar. b) Convenios vigentes que mantenga la institucin.

VII. a) b) c) d) e) f)

AUDITORA INTERNA

Resolucin de creacin y estatuto de auditora interna. Personal y sus funciones Plan Anual de Auditora ao 2014 aprobado por la direccin del servicio respectivo Grado de ejecucin del Plan Anual de Auditora 2013 Grado de avance del Plan Anual de Auditora 2014 al 28 de febrero de 2014 Compromisos pendientes de implementacin derivados de recomendaciones realizadas por auditoras internas y externas al 31 de diciembre de 2013 g) Aseguramiento de la matriz institucional y simplificada 2013

VIII.

SUSCRIPCIN ACTA DE ENTREGA

En el Acta de Entrega deber sealarse con detalle cada uno de los anexos que se acompaan, en los cuales deber constar el nombre del funcionario responsable de la informacin

contenida en el anexo. En caso de ser necesario realizar observaciones o hacer presente situaciones particulares relevantes para las nuevas autoridades, y que correspondan a temas ajenos a las reas antes sealadas, podr acompaarse al Acta de Entrega un anexo adicional que contenga esta informacin. Con objeto de dejar constancia del cumplimiento de las Instrucciones para el Cambio de Gobierno, el Acta de Entrega deber ser suscrita tanto por quin haga la entrega, como por quin la recibe, y por cualquier funcionario de la institucin, quin actuar para estos efectos como ministro de fe. Una copia del acta firmada deber ser remitida a la Subsecretara de General de la Presidencia.