ANHANGUERA UNIDERP

ATPS TECNOLOGIA DE GESTO ORGANIZACIONAL

2013

ATPS TECNOLOGIAS DE GESTO ORGANIZACIONAL

Trabalho elaborado para fins de avaliao parcial da disciplina de Tecnologias de Gesto Organizacional.

2013

SUMRIO INTRODUO ................................................................................................................... ETAPA1 Descrio da empresa .......................................................................................................... Mudana Organizacional...................................................................................................... Quebra de Paradigmas no Cotidiano da Organizaes........................................................ Conceito e os Papis do Gestor Organizacional................................................................... Entrevista com o Gestor da Empresa.................................................................................... 4 5 5 6 6 3

ETAPA 2 Gesto da Qualidade Total................................................................................................... A Terceirizao na Empresa de Estudo............................................................................... Outras Tecnologias de Gesto.............................................................................................. Relatrio de Estudo da Empresa........................................................................................... ETAPA 3 Ferramentas de Gesto.......................................................................................................... REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS.............................................................................. 13 14 7 8 9 11

INTRODUO

O presente Trabalho de Graduao tem como objetivo o aprendizado a respeito das tecnologias de gesto organizacional, por meio do Curso de Administrao. Ser demonstrado a seguir o estudo dos processos de mudana organizacional e/ou quebra de paradigmas, bem como, as pesquisas feitas sobre Gesto da Qualidade, Terceirizao, Tecnologias e Ferramentas de Gesto.

ETAPA 1 _________________________________________________________________ DESCRIO DA EMPRESA A empresa Faz Tudo, est localizada na rua 15 de Novembro, nmero1001, Centro de So Jos - RS, seu ramo de atividade a prestao de servios em instalaes eltricas e hidrulicas, retoques em pintura e jardinagem, a forma jurdica sociedade limitada, com enquadramento tributrio pelo Regime Simples, pois uma empresa de pequeno porte (EPP). VISO: Expandir nossa atuao na regio e franquear a Faz Tudo para todo o estado do Rio Grande do Sul. MISSO: Executar servios com eficincia e capacidade tcnica, para oferecer um atendimento de qualidade e personalizado, para estabelecer uma relao estvel e duradoura entre o cliente e a empresa. OBJETIVO: Atender as necessidades do mercado em execuo e manuteno de servios bsicos para residncias e empresas, baseado na qualificao e competncia tcnica dos profissionais, adquirindo posio de destaque no mercado pela eficincia e qualidade do incio ao fim, visando sempre superao das expectativas de nossos clientes. Esta empresa foi escolhida por ser um setor ainda muito informal em nossa cidade, seus servios so diferenciados, pois procuram estabelecer uma relao estvel e duradoura com os clientes. Contato da empresa: Andr da Silva Gerente

MUDANA ORGANIZACIONAL As organizaes sentem a necessidade de acompanhar as oscilaes mercadolgicas, mudando continuamente a fim de criar um diferencial competitivo procurando maximizar a qualidade de seu produto ou servio e minimizar seus custos operacionais. Segundo Sterphen, mudanas organizacionais nada mais do que qualquer alterao, planejada ou no, na relao entre a organizao e o meio ambiente, que possam trazer consequncias na eficincia ou eficcia organizacional, ou seja, uma necessidade organizacional para conseguir se adequar as variaes do mercado, afim de satisfazer o seu cliente externo e por consequncia vencer a briga com o seu concorrente. Portanto, podemos considerar que um dos maiores desafios para os administradores neste sculo XXI ser a administrao das mudanas organizacionais, j que a mudana organizacional uma obrigao necessria para qualquer empresa conseguir sobreviver no mercado. So fatores que foram a mudana organizacional: Envelhecimento Precoce quando o produto for substitudo por outro mais avanado; Evoluo Tecnolgica a tecnologia do concorrente mais avanada, facilitando o processo de produo e por consequencia a diminuio dos custos operacionais e preo de venda; Presses de mercado: Stakeholders Internos (Funcionrios) - procurando criar mudanas afim de motivar e gera expectativas em cima de seus funcionrios Stakeholders Externos (Clientes e Fornecedores) - mesmo sendo totalmente benfico para a organizao qualquer mudana que venha a acontecer em seu meio causa uma grande barreira perante a seus funcionrios por diversos fatores.

QUEBRA DE PARADIGMAS NO COTIDIANO DAS ORGANIZAES A quebra de paradigmas est presente no contexto atual como forma de orientar aqueles que precisam de limites e padres pr-estabelecidos, surgiu com a gesto da qualidade total, com a necessidade de uma reviso na administrao das organizaes de forma discreta e em longo prazo, rompendo modelos burocrticos e centralizadores, requerendo tecnologias de gesto bastante recentes, obtendo-se assim renovao constante. Os executivos vem a substituio de paradigmas com grande importncia, como uma das formas de evitar a falncia das empresas. sabido que mudanas significam correr riscos, saber identificar o que certo e errado fundamental e por fim analisar uma maneira vivel para que a empresa obtenha bons resultados.

CONCEITO E OS PAPES DO GESTOR ORGANIZACIONAL O gestor organizacional ter de adotar um modelo orientado por princpios e valores expressos na misso e que reflitam a cultura da empresa para administr-la rumo ao objetivo. Deve ainda ser capaz de planejar estrategicamente, alocar recursos humanos, materiais e naturais, de tal forma que viabilize o alcance dos objetivos traados pela organizao e materializados na viso. No atual cenrio de abundante concorrncia, fatores que efetivamente tm peso no processo de Gesto so aqueles relacionados a qualidade, criatividade, racionalizao dos processos e, todos, com o propsito de eliminar os desperdcios, entre outros, que visam a flexibilizao do sistema.

ENTREVISTA COM O GESTOR DA EMPRESA O gestor deve ser um seguidor da misso e valores da empresa, ser um planejador estratgico, otimizando a alocao de recursos humanos e materiais, tem que ser flexvel e dinmico, criativo e inovador, focando sempre nos resultados, alm disso, os lderes devem ter conhecimento tcnico e passar aos outros, com boa comunicao e atualizando-se constantemente.

ETAPA 2 ___________________________________________________________________ GESTO DA QUALIDADE TOTAL No cenrio globalizado e altamente competitivo em que as organizaes esto inseridas, com clientes exigentes e criteriosos, as empresas esto buscando diferenciais para se destacarem ou at mesmo se manterem no mercado, e um dos requisitos principais a qualidade. Segundo Jean Franois Pillou (2004), "o conceito de "gesto pela qualidade total" (em ingls "Total Quality Management", notado TQM) designa a implementao de um projeto de empresa que se baseia numa estratgia de qualidade que mobiliza todo o pessoal, ou seja, uma estratgia global com a qual a empresa inteira faz tudo para satisfazer os seus beneficirios e qualidade, custo e prazo. O objeto da gesto pela qualidade total passa assim necessariamente pelo desenvolvimento de um "esprito de qualidade" partilhado por todos. So vantagens especficas da gesto pela qualidade total os Benefcios Qualitativos, como a utilizao adequada dos recursos (equipamentos, materiais, mo-de-obra), os Benefcios Processuais, que so a participao em programas de garantia da qualidade, e os Benefcios Quantitativos como a reduo do consumo e do desperdcio. Por fim, vale dizer que a empresa que adota um sistema de qualidade total tem uma grande vantagem concorrencial, porque alm de se destacar das demais, tem condies de se expandir dentro do contexto em que se encontra, porque a certificao da qualidade alm de aumentar a satisfao e a confiana dos clientes, reduzir custos internos, aumentar a produtividade, melhorar a imagem e os processos continuamente, possibilita ainda fcil acesso a novos mercados.

A TERCEIRIZAO NA EMPRESA DE ESTUDO A Terceirizao (Outsourcing), como um processo de gesto moderno, assumiu o seu papel no cenrio da administrao e vem contribuindo para o fortalecimento da competitividade, onde as organizaes esto terceirizando servios que no fazem parte do foco do seu negcio. Outsourcing a transferncia das atividades, conhecidas como atividade-meio, para uma empresa terceirizada, resultando na otimizao dos recursos e competncias centrais para atingir o crescimento, fazendo uma reestruturao, com a reduo de pessoal e a reengenharia das operaes, assim as empresas se manterem competitivas.

A empresa em estudo terceirizou o servio de jardinagem porque demandava muito tempo e mo-de-obra especializada, com isso, gerou ganho financeiro com a minimizao de custos com materiais e colaboradores, em contra partida conseguiu maximizar os outros servios (eltrica, hidrulica e pintura).

Aps uma pesquisa contatou-se que a empresa em estudo necessita terceirizar a prospeco de novos clientes, utilizando marketing estratgico, e um programa de relacionamento com os clientes atuais, fazendo um ps venda dos servios e de pesquisa de satisfao, atravs do sistema SAC (Servio de atendimento ao consumidor).

OUTRAS TECNOLOGIAS DE GESTO: BENCHMARKING um processo de identificao e aprendizagem das melhores prticas existentes no mundo, uma poderosa tecnologia para a melhoria de diversos processos encontrados nas organizaes. O comprometimento dos participantes contribuir para que a prtica seja tica, eficiente e eficaz. O Objetivo dessa tecnologia tornar a organizao mais competitiva e promover o crescimento organizacional, por meio do aperfeioamento dos processos. Os processos podem ser divididos em quatro etapas: Planejamento; Coleta de dados; Anlise e comparaes; Elaborao e implementao do plano de mudana. GERENCIAMENTO COM LIVRO ABERTO (Open-book Management) uma metodologia de aplicao bastante simples e de resultados notveis, que permite envolver as pessoas, e fazer que assumam a responsabilidade pelo sucesso organizacional, por intermdio do conhecimento de todos os dados organizacionais. Os pontos abordados nesse processo so: Clima organizacional, Tecnologia da informao, Disponibilizao dos nmeros que realmente devem ser observados por todas as empresas, Anlise de fatores crticos de sucesso, Especificidades de sua realidade e Plano de premiao. REENGENHARIA uma das tecnologias de processos administrativos conhecida como horizontalizao da empresa, sintetiza algumas mudanas pelas quais as organizaes necessitam passar, buscando sempre a eficincia. Modifica, ao mesmo tempo, processos, organizaes e sistemas de informaes de apoio, com o objetivo de conseguir melhoria, radical, no tempo, no custo, na qualidade e na satisfao de clientes. As principais caractersticas de um processo de reengenharia so: Coordenao das atividades estruturadas, Objetivo de produzir um bem ou servio, Definio dos inputs (entradas) e dos Outputs (sadas), Definio das tcnicas e ferramentas que iro transformar os inputs em outputs, Finalidade de agregar valor aos inputs, e Resultado em um produto ou servio para um cliente. EMPODERAMENTO (Empowerment) uma abordagem de projeto de trabalho que objetiva a delegao de poder de deciso, autonomia e participao dos funcionrios na administrao das empresas. Essa tecnologia de gesto apresenta uma sequncia de passos que envolvem a tolerncia a erros, desenvolvendo a confiana, viso, fixao de metas, avaliao e motivao. O objetivo do Empowerment conseguir ampliar a capacidade de deciso das pessoas, essa tcnica busca apresentar s organizaes, a importncia do desenvolvimento e da melhor utilizao do capital intelectual de cada um de seus

10

funcionrios. Com esse processo so destacadas as novas responsabilidades dos integrantes das organizaes: Responsabilidade pela execuo da tarefa e pela Melhoria contnua do trabalho, Orientao para as metas a alcanar, Foco no cliente interno ou externo, Sinergia no trabalho realizado em grupo e em equipe, Foco na misso e viso do negcio, Agregar valor a organizao, ao cliente e ao prprio colaborador. GESTO E ORGANIZAO HORIZONTAL essa tecnologia de gesto reduz os nveis hierrquicos e ajuda aproximar os nveis de comando dos nveis de execuo, auxiliando a reduo de rudos de comunicao entre todos os nveis, agilizando e democratizando os processos de tomada de deciso. Nas estruturas horizontais a informao pertence equipe e compartilhada por seus integrantes, com esse formato organizacional, existe a possibilidade de incluir muitas pessoas nos processos de tomada de deciso, incentivando o interesse de todos os participantes pelos mais variados processos que auxiliam a empresa na busca de seus objetivos. Essa forma de trabalho a ampliao das funes dos trabalhadores, que passam a incorporar atividades de apoio produo, como controle da qualidade e manuteno. As principais prticas dessa forma de trabalho so: Assistncia recproca ao trabalho, Rotao de postos, Transmisso mtua de habilidades e de conhecimento, Atividades de pequenos grupos. CAPITAL INTELECTUAL E GESTO DO CONHECIMENTO o conjunto de elementos organizacionais intangveis capazes de criar valor e proporcionar vantagem competitiva para as empresas que tem competncia para gerir o conhecimento de seus funcionrios notveis. A estrutura dessa proposta se divide em trs grupos principais: Capital humano, Capital estrutural e Capital de cliente. As empresas podem transformar o conhecimento individual dos empregados em conhecimento organizacional e obter a vantagem competitiva. A teoria de criao do conhecimento caracterizada como um processo que envolve interaes entre os vrios nveis organizacionais, com base na transformao do conhecimento tcito (pessoal e informal) em conhecimento explcito (formal e sistemtico), processo esse denominado SECI (Socializao, Externalizao, Combinao e Internalizao). Mediante a converso do conhecimento com base nesses quatro modos, mobiliza-se e amplia-se o conhecimento individual para toda a organizao. Observamos que a gesto do conhecimento pode ser considerada como uma alternativa estratgica na criao, transferncia, armazenamento e utilizao do saber.

11

RELATRIO DE ESTUDO PARA UTILIZAO DA TECNOLOGIA DE GESTO ORGANIZACIONAL SUGESTO: GERENCIAMENTO COM LIVRO ABERTO (Open-book Management) EMPRESA: FAZ TUDO LOCAL: Sede da empresa em So Jos - RS REALIZADO: So Jos em 19/06/2013 CONSULTORIA: Rodrigo Duarte Melo

No dia 19 de Junho de 2013 foi realizada uma verificao dos Processos Administrativos da empresa identificada, atravs das informaes repassadas a consultoria, para a demonstrao do mtodo de tecnologia de gesto que melhor se adapta aos moldes da empresa em estudo. Indicamos a tecnologia de gesto organizacional Gerenciamento com Livro Aberto (Open-book Management), por entendermos que a metodologia se identifica com o tamanho e as expectativas de crescimento da empresa em questo. A busca pelo desenvolvimento, pela qualidade e excelncia dos servios e melhor aproveitamento dos recursos financeiros junto aos fornecedores, fez com que a consultoria traasse uma Modelagem e Otimizao de Processos baseada no Open-book Management. Para o planejamento da implementao do Open-book Management, sero abordados: o clima organizacional, a tecnologia da informao, a disponibilizao dos nmeros que realmente so importantes e um sistema diferenciado de recompensas, tambm sero considerados a anlise de fatores crticos de sucesso e com a realidade da empresa. Planejamento de processos - O planejamento permite o desenvolvimento de aes e atitudes dentro das organizaes capazes de produzir um roteiro preciso do que deve ser feito para alcanar os objetivos almejados. Sem isso, corremos o risco de sair do foco de nossos negcios, comprometendo a organizao inteira. Objetivo - Propiciar aos colaboradores conhecer os principais conceitos e elementos da Metodologia de Modelagem e Otimizao de Processos, para que se tornem atores colaborativos e multiplicadores da metodologia dentro da empresa.
Pgina 1

12

Definio de processo - Processo um conjunto de aes realizadas para gerar um determinado produto a partir de insumos fornecidos. Os processos devem: Responder s mudanas Manter a produo competitiva Promover integrao e dinamismo, flexibilidade e inovao Uniformizar o entendimentos sobre o trabalho Melhorar o fluxo de informaes e soluo de problemas comuns Aumento da produtividade Planejamento e execuo Viso orientada para o cliente

Analista de processos - O Analista de processos o responsvel pela conduo tcnica do projeto de melhoria de processo, seu papel liderar, conduzir um grupo de pessoas, tendo habilidade de motivar e influenciar os liderados para que contribuam da melhor forma com os objetivos da equipe e da organizao. Planejando o mapeamento de processos - Identificao e priorizao das necessidades de melhoria; Patrocnio da direo; Sensibilizao e mobilizao dos envolvidos; Implantao do novo fluxo de informaes; Levantamento de resultados esperados (viso de futuro). Fatores que indicam a necessidade de melhoria - Elevado nmero de reclamaes; Fluxo de informao deficiente; Desperdcio; Atrasos constantes e Retrabalho. Consideraes Finais Essa tecnologia de gesto busca auxiliar a organizao a praticar uma gesto participativa, com transparncia nas informaes, de modo que todos reconheam a situao estabelecida. Considerando a necessidade que o mundo empresarial tem de se adaptar s mudanas ambientais, as quais se apresentam a cada dia mais dinmicas, essa proposta, se aplicada de modo tico, pode contribuir com os gestores, desde que estes disseminem uma cultura aberta e que privilegie o inter-relacionamento entre as pessoas.
Pgina 2

13

ETAPA 3 ___________________________________________________________________ FERRAMENTAS DE GESTO O mundo globalizado uma realidade nas grandes organizaes, e cada vez mais, nas pequenas empresas, que vem apostando na implementao de ferramentas de gesto, na adoo de tecnologias de informaes e na implantao de processos administrativos para desenvolvimento de competncias gerenciais do quadro funcional, visando uma estrutura mais ampla e diversificada para enfrentar os crescentes desafios do mercado atual. As ferramentas de gesto estrategicamente elaboradas so sempre utilizadas quando as aes dos concorrentes podem afetar o resultado desejado do negcio. A importncia do desenvolvimento dessas ferramentas serve para aumentar a produtividade e contribui com a competitividade nas empresas. Os administradores no podem ignorar os sistemas de informao, porque estes desempenham um papel fundamental nas organizaes atuais, modo pelo qual os administradores decidem, planejam e gerenciam seus funcionrios e o desempenho dos seus produtos e servios. Os gestores precisam escolher as melhores ferramentas de gesto para o servio, atravs de um sistema racional para selecionar, implementar e integrar as ferramentas que devem ser adaptadas situao particular da empresa. Uma ferramenta somente melhorar os resultados se ela ajudar a descobrir necessidades no atendidas dos clientes, construir capacidades diferenciadas, e explorar vulnerabilidades dos concorrentes. As principais ferramentas de gesto utilizadas: Sistema de Informaes Gerenciais (SIG) - fortalece o plano de atuao das empresas, a gerao de informaes rpidas, precisas e principalmente teis, garantindo uma estruturao de gesto diferenciada. Balanced Scorecard (BSC) - um painel de controle que define e mede o desempenho dos gestores para verificar se esto ou no alcanando os resultados esperados. Seis Sigma - o programa mede e analisa dados e indicadores de algum processo e recorrem a tcnicas estatsticas para entender quais melhorias iro reduzir defeitos e aumentar a eficincia.

14

REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS:

RODRIGUES, Marcus Vincius. Qualidade e Novas Tcnicas Gerenciais. Rio de Janeiro: Fundao Getlio Vargas, 1998. RIGBY, Darrell K. Ferramentas de Gesto Um guia para Executivos. So Paulo: Bain & Company, 2009.

Vrios autores. PLT Tecnologias e Ferramentas de Gesto. Campinas: Editora Alnea, 2013.

Sites Pesquisados: administradores.com.br; wikipedia.gov; notapositiva.com; bain.com