REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA LA DEFENSA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITECNICA DE LA FUERZA

ARMADANACIONAL UNEFA NUCLEO VARGAS INGENIERA DE SISTEMAS

IMPLANTACIN DE UN SISTEMA DE AUTOMATIZADO PARA LAS ESCUELAS ESTADALES DEL ESTADO VARGAS

AUTOR:

TUTORA: C.I: V-16.563.861

JOSE NAVARRO C.I: V-20.780.493

Contenido INTRODUCCIN ............................................................................................ 3 CAPITULO I .................................................................................................... 4 EL PROBLEMA ........................................................................................... 4 Planteamiento/ Contextualizacin del Problema ......................................... 4 INTERROGANTES DE LA INVESTIGACIN ............................................. 6 JUSTIFICACIN DE LA INVESTIGACIN ................................................. 6 Alcance y Limitaciones de la Investigacin .................................................. 8 Concepto de Ciclo de Vida de un Sistema de Informacin. ....................... 16

INTRODUCCIN

Los sistemas de informacin automatizados representan un grupo de elementos orientados al tratamiento, organizacin y administracin de la informacin para su uso y aprovechamiento posterior, generados para cubrir una necesidad u objetivo comn. La Institucin Educativa, es una empresa que debe responder a unos fines, objetivos y polticas, siempre en la bsqueda permanente de la excelencia de la calidad del servicio educativo en toda la extensin de la expresin. Es por esto que la administracin de una Institucin Educativa exige el mximo de responsabilidad en los actos, eficiencia y eficacia en los procesos, claridad y precisin en las decisiones, flexibilidad y apertura a la participacin, gran capacidad de previsin del futuro, lo cual implica que el administrador educativo tenga un perfil similar al de un gran gerente. El proceso administrativo como tal, es la secuencia organizada de actos y acciones encaminadas a lograr la prestacin de un servicio educativo de calidad que debe enfocarse desde dos puntos de vista: El conceptual; que permita tener una claridad en los conceptos propios de la gestin administrativa y el operacional para que se logren las acciones propias de los conceptos encaminados a la solucin de problemas mediante el concurso de administradores y administrados, de manera que en la medida en que se propicien los espacios de participacin se puedan lograr compromisos de accin ms fuertes por la voluntad de servicio que se pueda obtener.

CAPITULO I

EL PROBLEMA

Planteamiento/ Contextualizacin del Problema

En la actualidad el sector educativo de Venezuela ha emprendido la adopcin de modelos de sistemas de gestin de informacin de xito comprobado, para satisfacer las demandas sociales, acadmicas y culturales que emergen de la evolucin tecnolgica.

En las ltimas dcadas, el avance continuo y apresurado de las Tecnologas de la Informacin y Comunicacin, han impactado todos los sectores de actividad humana, siendo esto decisivo para la transformacin del mundo en el que se vive. Estos cambios se evidencian en la manera de trabajar, relacionarse y de acceder a la informacin entre otras cosas. Es por esto que disponer de herramientas precisas y especializadas para el manejo de la informacin que generan las reas que gestionan la poblacin estudiantil de las instituciones estadales del estado Vargas se aprecia como una necesidad. La incorporacin de Tecnologas de Informacin y Comunicacin en las instituciones educativas propicia la produccin de soluciones optimas, las cuales contribuyen con recursos administrativos que permiten la gestin efectiva de la poblacin estudiantil. Es por ello importante que los docentes y el personal administrativo se preparen para introducir cambios que redunden en mejoras de su

desempeo profesional, como consecuencia de la introduccin de las tecnologas. En las instituciones estadales del estado Vargas no se ha adoptado la implementacin de sistemas automatizados, lo que da cabida a ciertas coyunturas y dificultades a la hora del manejo y manipulacin de la informacin, ya que esta es manejada manualmente presentando los siguientes inconvenientes:

La mayora de la informacin se encuentra almacenada en diferentes lugares (gavetas, estantes, carpetas y un largo etc.) y por ende esta propensa a desorganizarse.

Informacin redundante al guardar el mismo archivo varias veces en el computador o en otro medio fsico, ya que son manejadas con procesadores de palabras como Word, WordPad, hojas de clculo (Excel).

El nivel de seguridad de la informacin es muy bajo, ya que todas las personas que entran en el espacio fsico pueden tener acceso a los registros.

No se restringe el acceso la Informacin por niveles de jerarqua. Contaminacin y dao ambiental por el uso de materiales y papelera en masa.

Retrasos en la bsqueda o consulta de la informacin.

El cambio tecnolgico y la innovacin son estratgicamente relevantes, no solo en lo concerniente a las tecnologas asociadas con los productos, sino que afectan todas las actividades y funciones de gestin institucional.

Interrogantes De La Investigacin

Cul es la situacin actual de los procesos de administrativos de la institucin?

Cules son los requerimientos y necesidades de los planteles?

Es necesario crear una aplicacin web para realizar los procesos administrativos de las escuelas?

Justificacin de la Investigacin

Toda organizacin exitosa se ha concientizado de la importancia del manejo de las tecnologas de informacin como elemento que brinda ventajas comparativas con respecto a la competencia. Es importante tener en cuenta que un sistema de informacin necesita justificar su implementacin desde el punto de vista - costo / beneficio -, partiendo de la concepcin del valor que se le otorgue a la informacin dentro de una organizacin. Los beneficios se pueden medir a nivel intangible y tangible de acuerdo a la organizacin, pues es diferente hacer el anlisis desde el punto de vista de una empresa comercial a una de tipo acadmico que pretende prestar un servicio social como lo es la educacin pblica.

Los beneficios que se pueden obtener usando sistemas de informacin son los siguientes:

Acceso rpido a la informacin y por ende mejora en la atencin a los usuarios.

Mayor motivacin en los mandos medios para anticipar los requerimientos de las directivas.

Generacin de informes e indicadores, que permiten corregir fallas difciles de detectar y controlar con un sistema manual.

Posibilidad de planear y generar proyectos institucionales soportados en sistemas de informacin que presentan elementos claros y sustentados.

Evitar prdida de tiempo recopilando informacin que ya est almacenada en bases de datos que se pueden compartir.

Impulso a la creacin de grupos de trabajo e investigacin debido a la facilidad para encontrar y manipular la informacin.

Soluciona el problema de falta de comunicacin entre las diferentes instancias.

A nivel directivo se hace ms efectiva la comunicacin Organizacin en el manejo de archivos e informacin clasificada por temas de inters general y particular.

Generacin de nuevas dinmicas, utilizando medios informticos como el correo electrnico, multimedia, teleconferencia, acceso directo a bases de datos y redes estadales, nacionales e internacionales.

Acceso a programas y convenios e intercambios institucionales. Aumento de la productividad gracias a la liberacin de tiempos en bsqueda y generacin de informacin repetida. La clave de la productividad de los procesos administrativos

efectuados en las escuelas estadales del estado Vargas, es la coordinacin de recursos humanos y tcnicos. Por lo tanto, es imprescindible el desarrollo de sistemas automatizados y especializados que contribuyan como

herramienta de apoyo a la gestin diaria. Podemos decir entonces, que una plataforma que ofrezca el tratamiento de la informacin de las instituciones, dar como resultado final que la organizacin prestar un servicio ptimo.

Alcance y Limitaciones de la Investigacin

La investigacin abarcara el anlisis y diseo del Sistema de Gestin Matricular el cual se encargar de los siguientes procesos: Administracin de usuarios Registro de alumnos, padres, representante, y familiares. Arrojar reporte de la matricula por grado y seccin Automatizacin de las estadsticas de primer y segundo momento. Automatizacin de la relacin de equipos de computacin asignada (Canaimita). Manejo de la disponibilidad de los cupos de las instituciones.

Las limitaciones presentadas para este proyecto son las siguientes: La falta del servicio de internet en la mayora de las instituciones. Equipos de computacin en mal estado. Resistencia al cambio de parte de los usuarios.

Objetivo General: Proponer un sistema automatizado para las escuelas estadales del estado Vargas.

Objetivos Especficos: Diagnosticar la situacin actual de la gestin matricular de las escuelas estadales del estado Vargas. Determinar los requerimientos y necesidades de los usuarios del Sistema de Gestin Matricular. Disear el Sistema de Gestin Matricular basado en los

requerimientos del mismo.

CAPITULO II

MARCO TERICO REFERENCIAL

Antecedentes. A continuacin se establecen los antecedentes ms prximos al problema. Entre los trabajos realizados estn: Garca y Mujica (2005). Desarrollo de un Software para la Automatizacin de las actividades Administrativas del Departamento de Computacin y Sistemas de la Universidad de Oriente Ncleo de Anzotegui. El Proyecto se elabor siguiendo los lineamientos del proceso unificado de desarrollo de software el objetivo primordial fue agilizar la gestin administrativa del departamento de computacin y sistemas a travs de la automatizacin de de las tareas administrativas llevadas a cabo. Snchez (2007) Aplicacin Web. Sistema Web del Estudiante Universidad del Zulia. Este sistema se centra en la idea de prestar un mejor servicio e interaccin entre los procesos acadmicos de la direccin docente y el alumnado de la Universidad. Los estudiantes tendrn una inscripcin interna por facultades que comienza con una pre-inscripcin por carrera. Existen otros proyectos basados en tecnologa Web tales como: Sitio Web La Web del Estudiante, Aplicacin Web Sistema de Admisin Web a LUZ y Material Multimedia Interactivo e Informativo para la Web. [2]

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Colmenares (2004). Sistema de Inscripcin va Web. El sistema de Inscripcin va Web fue realizado por el ingeniero Giancarlo Colmenares en la Universidad Experimental del Tchira (UNET). El primer sistema fue desarrollado por el profesora Marisol Mantilla en el II perodo del 2004, pero fue rediseado totalmente por Giancarlo perodo 3 del 2004. Al finalizar cada semestre y una vez entregados las notas definitivas a los estudiantes, se les genera la oferta acadmica y esta es publicada automticamente en la pgina Web. All el estudiante puede visualizar las materias ofertadas y el horario que posee cada una de las secciones para que cuadren el horario. El orden de inscripcin es calculado de acuerdo al ndice acadmico del ndice ms alto al ms bajo y la activacin de la inscripcin se realiza cada 13 segundos. En la pgina de la inscripcin como tal el estudiante puede cuadrar el horario y slo ver las secciones en las cuales queden cupos disponibles. Los choques de horario son marcados con rojo. Balza, V. (2009), elabor un proyecto titulado: Diseo de un sistema automatizado para el control de proceso de inscripcin de la Escuela Tcnica Comercial Robinsoniana Rmulo Gallegos. Establecer la automatizacin del proceso de inscripcin que controle, registre de manera segura, precisa y eficiente la informacin del alumno inscrito en la Escuela Tcnica Comercial Robinsoniana Rmulo Gallegos. Morey, L. (2007), elaboro un trabajo que se presento bajo el titulo Diseo de un sistema de informacin para el proceso de inscripcin en la Unidad Educativa Colegio Luz de Los Bucares. Est e trabajo de investigacin presenta unos aportes muy relevantes al presente proyecto de investigacin a elaborar puesto que en su contenido se puede encontrar la forma en que se puede proceder al desarrollo de un sistema automatizado, punto que

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forma parte del objetivo principal del presente trabajo. Este diseo de sistema de informacin es muy til para el conocimiento por parte del investigador de cmo proceder en la implantacin del sistema automatizado, debido a que este diseo tambin presenta las tareas ms importantes que gestionara el sistema a desarrollar en este trabajo de investigacin, como lo es el proceso de inscripcin y control de notas. Sallnas, J. (2005), Desarrollo un sistema automatizado, cuyo objetivo fue permitir el control eficiente de los procesos registrados de la oficina subalterna del primer circuito del municipio Baruta del Estado Miranda. El desarrollo de esta propuesta se relacionan porque el problema que se ha planteado es la del diseo de un sistema automatizado para el control del proceso de pasantas en una empresa. UPEL, F. (2003), Implementacin de un Sistema Automatizado de Correspondencia y Control de Documentos. Donde su objetivo fue el de coordinar con la participacin de las dems dependencias del departamento, el diseo, direccin e implementacin del sistema general de informacin administrativa del Sector Publico Integrado, entre otros, por los subsistemas de organizacin Institucional de recursos materiales y fsicos, y el desarrollo administrativo, en coordinacin con los dems organigramas competentes en sistemas de informacin.

Administra el Centro de Computo del Departamento y el Sistema Informtico del mismo. Por otra parte el problema que planteamos en este trabajo y la tesis que mencionamos anteriormente tienen mucho que ver ya que para disear

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el sistema automatizado se debe manejar todos los datos de los pasantes de la empresa.

Referentes tericos Los Sistemas de Informacin segn OBrien (2001) se componen de cinco recursos importantes: humanos, hardware, software, datos y redes. Dentro de los sistemas de informacin se ubican los llamados sistemas gerenciales, estos segn Antonorsi (1999) comprenden todos los

procedimientos que hacen funcionar a la organizacin como tal. Los sistemas son diversos, ellos pueden estar automatizados o no, hasta pueden ser mixtos. Entre los tipos de sistemas gerenciales pueden mencionarse los sistemas de planificacin, de presupuesto de gasto, de materiales, de equipos, de seleccin de personal, entre otros. Por estrategia refiere Antonorsi (1999) se entiende el conjunto de acciones de una organizacin orientadas al logro de sus objetivos, tomando en consideracin sus condiciones internas y los factores de su entorno. Comprende segn este autor la razn de ser, los objetivos organizacionales y sus planes de accin. El papel estratgico de los sistemas de informacin involucra el uso de la tecnologa de la informacin para el desarrollo de productos, servicios y capacidades que dan a una empresa ventajas estratgicas sobre las fuerzas competitivas que esta enfrenta en el mercado global. Se establece una estrategia de amplia diferenciacin, segn Strickland (2001) al incluir cualesquiera caractersticas al diseo del producto, que le agregan valor. Se entiende por ventaja competitiva segn Porter (1985) citado por Koontz y Weihrich (2001) lo que permite a la organizacin
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diferenciarse de la competencia al realizar un trabajo significativamente mejor, al proporcionar a los compradores lo que buscan; define que la ventaja competitiva es producto de la combinacin de cuatro grupos de factores, los cuales son: ... El primer grupo atae a condiciones factoriales como los recursos de una nacin, sus costos laborales, las habilidades y el nivel educativo de su poblacin. El segundo grupo de factores se compone de las condiciones de demanda de una nacin, como las dimensiones del mercado, el modo en el que puede publicitarse los productos y el grado de sofisticacin de los consumidores. El tercer grupo de factores del modelo de Porter se refiere a los proveedores. El cuarto grupo de factores consta de la estrategia y estructura de la empresa, as como de la rivalidad entre los competidores... La llamada estrategia de amplia diferenciacin segn Strickland (2001) trata de diferenciar la oferta del producto de la compaa de la de los rivales, en forma que atraigan a un amplio segmento de compradores. En la presente investigacin, al lograr la insercin y actualizacin permanente de ctedras destinadas al manejo de sistemas de informacin, se hara uso de una ventaja competitiva. Al respecto, segn OBrien (2001) la estrategia de diferenciacin implica desarrollar maneras de diferenciar los productos y servicios de una empresa de la de sus competidores o reducir las ventajas de diferenciacin de los competidores. Se agrega valor a las escuelas de administracin cuando se incorporan nuevas tecnologas para la enseanza de los sistemas de informacin, con recursos adecuados e innovadores para que dicha enseanza sea pertinente y acorde con las exigencias del entorno.

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Los Sistemas de Informacin Asociados a la Toma de Decisiones Gerencial. Considerando que la toma de decisiones gerencial es un proceso que requiere la participacin de informacin oportuna y veraz, para la obtencin de resultados confiables; se define al sistema de informacin gerencial segn Koontz y Weihrich (2001) como un sistema formal para la recopilacin, integracin, comparacin, anlisis y dispersin de informacin interna y externa de la empresa de manera oportuna, eficaz y eficiente. La informacin oportuna permite brindar seguridad en mayor margen a las decisiones, ello segn Bateman y Snell (2001) generan cierto grado de confianza y certidumbre ante los resultados de una determinada decisin. Al realizar la evaluacin de las alternativas segn este autor deben tomarse en cuenta las consecuencias de una eleccin determinada. El hecho de preguntarse acerca de si la informacin es completa, genera mayor certidumbre. Para que la gerencia emplee en forma eficiente la informacin necesariamente debe hacer uso de los sistemas de informacin diseados para su uso, en funcin de que estos contienen los insumos requeridos para realizar la toma de decisiones. En tal sentido debe existir una preparacin previa de la gerencia para el uso de estos sistemas. La existencia de los llamados sistemas expertos o simuladores empresariales, refieren Koontz y Weihrich (2001) ponen en vigencia la necesidad de incorporar la inteligencia artificial entre otros medios para apoyar a los gerentes en la toma de decisiones. Drucker(1999) estableci nexos entre el uso de nuevas tecnologas y la toma de decisiones, al afirmar que al igual que se modernizan las

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tecnologas de Informacin (TI), los gerentes deben adquirir conocimientos para emplear estas herramientas en forma exitosa. Segn Hammer y Champy (1996) el uso de las nuevas tecnologas de informacin debe asociarse en la organizacin a incrementar el pensamiento inductivo, vinculado al cambio tecnolgico y promover la innovacin. Las TI deben emplearse para transformar los procesos organizacionales y entre ellos la toma de decisiones, en forma acertada, a travs de programas especficos que se adapten a necesidades especficas de informacin. Laudon (1996) expresa que los sistemas de informacin tienen especial incidencia en la toma de decisiones por que estn presentes en toda la organizacin, inclusive puede tenerse acceso a ellos desde afuera de la misma, generando un vnculo indisoluble entre informacin y calidad de las decisiones que deben ser optimizadas por la gerencia.

Concepto de Ciclo de Vida de un Sistema de Informacin. Segn el estndar ISO-12207 el ciclo de vida de un sistema de informacin es el marco de referencia que contiene los procesos, las actividades y las tareas involucradas en el desarrollo, la explotacin y el mantenimiento de un producto de software, abarcando la vida del sistema desde la definicin de los requisitos hasta la finalizacin de su uso. El ciclo de vida es el conjunto de fases (o etapas) por las que pasa el sistema desde que se concibe hasta que se retira del servicio. Es decir, se trata de la estructura del proceso de produccin del sistema de informacin. El Modelo de Ciclo de Vida indica cules son las actividades a realizar y el orden en que se van a realizar. Todo ciclo de vida debe cubrir tres objetivos bsicos:

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Definir las actividades a realizar y en qu orden. Asegurar la consistencia con el resto de los sistemas de informacin de la organizacin.

Proporcionar puntos de control para la gestin del proyecto (calendario y presupuesto). No hay que confundir este concepto con el de mtodo o metodologa, la metodologa indica cmo avanzar en la construccin del sistema esto es con qu tcnicas, puede determinar los recursos a utilizar o las personas implicadas en cada actividad entre otras caractersticas.

Tipos de Sistemas de Informacin Desde un punto de vista empresarial La primera clasificacin se basa en la jerarqua de una organizacin y se llam el modelo de la pirmide.4 Segn la funcin a la que vayan destinados o el tipo de usuario final del mismo,5los SI pueden clasificarse en: Sistema de procesamiento de transacciones (TPS).-

Gestiona la informacin referente a las transacciones producidas en una empresa u organizacin, tambin se le conoce como Sistema de Informacin operativa. Sistemas de informacin gerencial (MIS).- Orientados a

solucionar problemas empresariales en general. Sistemas de soporte a decisiones (DSS).- Herramienta

para realizar el anlisis de las diferentes variables de negocio con la finalidad de apoyar el proceso de toma de decisiones. Sistemas de informacin ejecutiva (EIS).- Herramienta

orientada a usuarios de nivel gerencial, que permite monitorizar el estado de las variables de un rea o unidad de la empresa a partir de informacin interna y externa a la misma. Es en este nivel cuando los
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sistemas de informacin manejan informacin estratgica para las empresas.

Estos sistemas de informacin no surgieron simultneamente en el mercado; los primeros en aparecer fueron los TPS, en la dcada de los 60, sin embargo, con el tiempo, otros sistemas de informacin comenzaron a evolucionar. Los primeros proporcionan informacin a los siguientes a medida que aumenta la escala organizacional Sistemas de automatizacin de oficinas (OAS).Aplicaciones

destinadas a ayudar al trabajo diario del administrativo de una empresa u organizacin. Sistema Planificacin de Recursos (ERP).- Integran la informacin y los procesos de una organizacin en un solo sistema. Sistema experto (SE).- Emulan el comportamiento de un experto en un dominio concreto. Los ltimos fueron los SE, que alcanzaron su auge en los 90 (aunque estos ltimos tuvieron una tmida aparicin en los 70 que no cuaj, ya que la tecnologa no estaba suficientemente desarrollada).

Aplicacin de los sistemas de informacin Los sistemas de informacin tratan el desarrollo, uso y

administracin de la infraestructura de la tecnologa de la informacin en una organizacin. En la era post-industrial, la era de la informacin, el enfoque de las compaas ha cambiado de la orientacin hacia el producto a la orientacin hacia el conocimiento, en este sentido el mercado compite

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hoy en da en trminos del proceso y la innovacin, en lugar del producto. El nfasis ha cambiado de la calidad y cantidad de produccin hacia el proceso de produccin en s mismo, y los servicios que acompaan este proceso. El mayor de los activos de una compaa hoy en da es su informacin, representada en su personal, experiencia, conocimiento, innovaciones (patentes, derechos de autor, secreto comercial). Para poder competir, las organizaciones deben poseer una fuerte

infraestructura de informacin, en cuyo corazn se sita la infraestructura de la tecnologa de informacin. De tal manera que el sistema de informacin se centre en estudiar las formas para mejorar el uso de la tecnologa que soporta el flujo de informacin dentro de la organizacin. Un sistema de informacin debe brindar la totalidad de los elementos que conforman los datos, en una estructura robusta, flexible ante los futuros cambios y homognea. Sistemas Automatizados Hemos mencionado que existen sistemas planeados y naturales, y que ambos podran funcionar, pero hay una gran diferencia en el grado de esfuerzo para que stos lleguen rpidamente al objetivo. En la mayora de los sistemas no planeados hay un gran desperdicio de tiempo y por ende son de un alto costo y aunque sigan siendo sistemas, les cuesta mucho llegar al objetivo. Por lo anterior, y viendo que las organizaciones cuentan con un grupo diferente de agrupaciones con distintos propsitos y metas, trataremos a los sistemas como especficos y a un gran concentrado de stos en sistemas generales, por lo cual es necesario, para que stos

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obtengan su fruto, que exista una planeacin adecuada de ellos y una normatividad dada de sus reglas de operacin, as como la planeacin adecuada para la elaboracin de dicho sistema, vindolo desde un plan de automatizacin. Cualquier sistema que se precie de serlo, debe tener como sus objetivos principales el apoyo al elemento humano para: controlar, generar accin, proveer informacin, usar eficientemente los recursos, fijar procedimientos, filtrar informacin adecuada, coordinar acciones y movimientos, planear, evaluar y tomar decisiones. Un sistema es un plan prctico y completo para generar, controlar y coordinar las acciones de una organizacin, basado en sus polticas y procedimientos, funciones y organigramas que son ejecutadas por el elemento fsico y humano, con un plan tcito de correccin.

Procesamiento de la informacin El procesamiento de la informacin en las unidades de informacin ha cambiado de forma dramtica si lo comparamos con los llevados a cabo en pocas arcaicas hasta los utilizados hoy en da. el constante desarrollo en las tecnologas de informacin y comunicacin han colocado una plataforma til para procesar las grandes cantidades de informacin producidas en la actualidad, pues los procesos de captura de informacin; anlisis y tratamiento de la informacin; almacenamiento de informacin; publicacin de la informacin y por ultimo transferencia y/o difusin (recuperacin de informacin) que hoy da se gestionan se realizan mayoritariamente de forma digital, es decir con la utilizacin de software y hardware.

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El fin ltimo del procesamiento de informacin es la posibilidad de recuperacin de la misma, por lo que el buen desarrollo de los pasos que involucran el procesamiento es fundamental en esta cadena. el procesamiento que se da lugar en la unidades de informacin tienen involucrados procesos cognitivos del hombre, pues es este quien realiza dichos pasos y es en este sentido en el que Pinto y Galvez, (1996) toman todo un captulo de su libro para desarrollar los procesos de la psicologa cognitiva estas representaciones y estrategias juegan un papel fundamental en el recuento de las propias estructuras discursivas: derivar tpicos de un texto, establecer coherencia otras local entre

proposiciones o

comprender presunciones y

informaciones

implcitas, de igual modo explican que son procesos necesarios para la representacin del conocimiento y entre ellos el procesamiento de informacin. es como observamos que el hombre y la computadora son sistemas que pueden procesar infinidad de informacin, por lo que empleando ambos obtenemos grandes logros como los alcanzados en la actualidad cuando por ejemplo se procesa informacin en formato digital. El procesamiento de informacin que se realiza en las unidades de informacin inicia con la evaluacin de las fuentes disponibles, la evaluacin de estas partir de la relevancia que tendra el material para la biblioteca, archivo o centro de documentacin. El proceso de entrada se puede dar de forma manual o automtica siendo la manual la caracterstica de pocas pasadas mientras que la automtica requiere tal como se menciona en el trabajo de lvarez (2006) el procesamiento consta de nuevas tcnicas apoyadas en hardware y software que permiten realizar nuevos procesos de gestin de informacin.

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El procesamiento de informacin digital involucra actividades como la codificacin, edicin, compresin, conversin de formato, reduccin en su mayora de resolucin, reconocimiento ptico de caracteres hasta el almacenamiento en dispositivos o medios disponibles. A partir de la captura o adquisicin del material se da lugar al anlisis documental o de forma, como lo expresan algunos autores, este proceso consta de extraer del documento todos los datos bibliogrficos permitiendo identificar ms rpido el documento cuando forma parte de una coleccin o fondo documental; como producto del anlisis documental se ubica el asiento bibliogrfico; el otro proceso que forma parte del procesamiento de informacin como segundo paso de la cadena, es el llamado anlisis de contenido que es el tratamiento temtico de la informacin, a partir de l se asignan las palabras claves por las cuales los usuarios podrn acceder al documento y tiene adems como producto la elaboracin de resmenes (el cual depender siempre del documento y tipo de unidad). El almacenamiento de la informacin, es si se quiere el tercer paso del procesamiento de informacin en las unidades de informacin donde se parte de los datos obtenidos del anlisis de contenido (nmero de clasificacin, descriptores) e incluso del anlisis documental para ubicar el material en los estantes si est en forma fsica o en las bases de datos si es el caso de plataformas virtuales; cuando la informacin que se desea almacenar no va direccionada hacia la plataforma de una base de datos o hacia la plataforma de internet se procede a almacenarla en las carpetas que forman archivos del cual dispone toda computadora en la actualidad. una vez culminado estos pasos en el procesamiento las unidades de informacin proceden al ltimo eslabn, que es la

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recuperacin y transferencia de la informacin procesada, la recuperacin de informacin se logra por medio de la demanda que hace el usuario a la unidad de informacin cuando solicita determinado documento y adems hace uso de los productos desprendidos de los procesos anteriores como el catlogos pblico o la utilizacin de palabras claves si es por medio de una computadora con acceso a la base de datos o a travs de bibliotecas virtuales. las tecnologas de informacin y comunicacin son herramientas que permiten producir servicios a los usuarios finales con el fin de obtener ms acceso y actualizacin de los documentos y aunque hoy da sean algo diferentes los pasos que se llevan a cabo en el procesamiento en las unidades de informacin con relacin al pasado no distan en lo absoluto a la contribucin que han tenido y tienen estos para la recuperacin y

utilizacin de la informacin, que desde luego es demandada porque es la materia prima para la toma de decisiones.

Aplicacin Web En la ingeniera de software se denomina aplicacin web a aquellas herramientas que los usuarios pueden utilizar accediendo a un servidor web a travs de Internet o de una intranet mediante un navegador. En otras palabras, es una aplicacin software que se codifica en un lenguaje soportado por los navegadores web en la que se confa la ejecucin al navegador. Las aplicaciones web son populares debido a lo prctico del navegador web como cliente ligero, a la independencia del sistema operativo, as como a la facilidad para actualizar y mantener aplicaciones

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web sin distribuir e instalar software a miles de usuarios potenciales. Existen aplicaciones como los webmails, wikis, weblogs, tiendas en lnea y la propia Wikipedia que son ejemplos bien conocidos de aplicaciones web. Es importante mencionar que una pgina Web puede contener elementos que permiten una comunicacin activa entre el usuario y la informacin. Esto permite que el usuario acceda a los datos de modo interactivo, gracias a que la pgina responder a cada una de sus acciones, como por ejemplo rellenar y enviar formularios, participar en juegos diversos y acceder a gestores de base de datos de todo tipo. Antecedentes En los primeros tiempos de la computacin cliente-servidor, cada aplicacin tena su propio programa cliente que serva como interfaz de usuario que tena que ser instalado por separado en cada ordenador personal de cada usuario. El cliente realizaba peticiones a otro programa el servidor- que le daba respuesta. Una mejora en el servidor, como parte de la aplicacin, requera normalmente una mejora de los clientes instalados en cada ordenador personal, aadiendo un coste de soporte tcnico y disminuyendo la productividad. A diferencia de lo anterior, las aplicaciones web generan dinmicamente una serie de pginas en un formato estndar, como HTML o XHTML, soportados por los navegadores web comunes. Se utilizan lenguajes interpretados en el lado del cliente, directamente o a travs de plugins tales como JavaScript, Java, Flash, etc., para aadir elementos dinmicos a la interfaz de usuario. Generalmente cada pgina web en particular se enva al cliente como un documento esttico, pero la

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secuencia de pginas ofrece al usuario una experiencia interactiva. Durante la sesin, el navegador web interpreta y muestra en pantalla las pginas, actuando como cliente para cualquier aplicacin web.

Interfaz Las interfaces web tienen ciertas limitaciones en las

funcionalidades que se ofrecen al usuario. Hay funcionalidades comunes en las aplicaciones de escritorio como dibujar en la pantalla o arrastrar-ysoltar que no estn soportadas por las tecnologas web estndar. Los desarrolladores web generalmente utilizan lenguajes interpretados (scripts) en el lado del cliente para aadir ms funcionalidades, especialmente para ofrecer una experiencia interactiva que no requiera recargar la pgina cada vez (lo que suele resultar molesto a los usuarios). Recientemente se han desarrollado tecnologas para coordinar estos lenguajes con las tecnologas en el lado del servidor. Como ejemplo, AJAX es una tcnica de desarrollo web que usa una combinacin de varias tecnologas.

Consideraciones Tcnicas Una ventaja significativa es que las aplicaciones web deberan funcionar igual independientemente de la versin del sistema operativo instalado en el cliente. En vez de crear clientes para Windows, Mac OS X, GNU/Linux y otros sistemas operativos, la aplicacin web se escribe una vez y se ejecuta igual en todas partes. Sin embargo, hay aplicaciones

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inconsistentes escritas con HTML, CSS, DOM y otras especificaciones estndar para navegadores web que pueden causar problemas en el desarrollo y soporte de estas aplicaciones, principalmente debido a la falta de adhesin de los navegadores a dichos estndares web (especialmente versiones de Internet Explorer anteriores a la 7.0). Adicionalmente, la posibilidad de los usuarios de personalizar muchas de las caractersticas de la interfaz (tamao y color de fuentes, tipos de fuentes, inhabilitar Javascript) puede interferir con la consistencia de la aplicacin web. Otra aproximacin es utilizar Adobe Flash Player o Java applets para desarrollar parte o toda la interfaz de usuario. Como casi todos los navegadores incluyen soporte para estas tecnologas (usualmente por medio de plug-ins), las aplicaciones basadas en Flash o Java pueden ser implementadas con aproximadamente la misma facilidad. Dado que ignoran las configuraciones de los navegadores, estas tecnologas permiten ms control sobre la interfaz, aunque las incompatibilidades entre implementaciones Flash o Java puedan crear nuevas

complicaciones, debido a que no son estndares. Por las similitudes con una arquitectura cliente-servidor, con un cliente "no ligero", existen discrepancias sobre el hecho de llamar a estos sistemas aplicaciones web; un trmino alternativo es Aplicacin Enriquecida de Internet. Estructura de las aplicaciones web Aunque existen muchas variaciones posibles, una aplicacin web est normalmente estructurada como una aplicacin de tres-capas. En su forma ms comn, el navegador web ofrece la primera capa, y un motor capaz de usar alguna tecnologa web dinmica, por ejemplo: PHP, Java

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Servlets o ASP, ASP.NET, CGI, ColdFusion, embPerl, Python o Ruby on Rails que constituye la capa intermedia. Por ltimo, una base de datos constituye la tercera y ltima capa. El navegador web manda peticiones a la capa intermedia que ofrece servicios valindose de consultas y actualizaciones a la base de datos y a su vez proporciona una interfaz de usuario.

Uso empresarial Una estrategia que est emergiendo para las empresas

proveedoras de software consiste en proveer acceso va web al software. Para aplicaciones previamente distribuidas, como las aplicaciones de escritorio, se puede optar por desarrollar una aplicacin totalmente nueva o simplemente por adaptar la aplicacin para ser usada con una interfaz web. Estos ltimos programas permiten al usuario pagar una cuota mensual o anual para usar la aplicacin, sin necesidad de instalarla en el ordenador del usuario. A esta estrategia de uso se la denomina Software como servicio y a las compaas desarrolladoras se les denomina Proveedores de Aplicaciones de Servicio (ASP por sus siglas en ingls), un modelo de negocio que est atrayendo la atencin de la industria del software. Procedimientos educativas En una Institucin Educativa, necesariamente debe darse el proceso administrativo entendido como el conjunto de etapas que incluyen la administrativos de las instituciones

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planeacin, organizacin, ejecucin, control y evaluacin aplicables en todas las labores propias de los procesos pedaggicos, administrativos y de gestin, procesos que se cumplen en sta Institucin Educativa. As mismo desarrollan acciones tendientes a la elaboracin de: Planes de mejoramiento, Proyectos educativos, Cronograma de actividades, Horarios de clase, Eleccin de los estamentos del gobierno escolar, Planes de rea y asignacin de jefes de rea, Directores de grupos, Turnos de disciplina, Organigrama Institucional.

Planeacin Es la etapa ms importante del proceso administrativo, en razn de que permite prever el futuro y su accionar, por lo tanto debe definir: que se va a hacer, cundo se va a hacer, cmo se va a hacer y con qu se va a hacer. Esta planeacin debe hacerse en forma concertada y con la participacin de todos los estamentos de la comunidad educativa, al comenzar cada ao lectivo, definiendo claramente las acciones y alternativas que mejor se ajusten a la solucin del problema a resolver. No debe olvidarse que debe permitir la retroalimentacin para hacer ajustes y corregir errores cuando sea necesario, lo cual implica que debe ser flexible, permanente, participativa y muy efectiva pues debe preverse los resultados a obtener en el futuro. Deben planearse todas las actividades tanto de los procesos pedaggicos (Plan de estudios, plan de rea, plan de clase, plan de evaluacin) como los administrativos (recursos, medios) y los operativos. En la Institucin sta etapa se desarrolla al comenzar el ao lectivo, cuando se proponen las actividades a realizar a lo largo del ao lectivo,
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cuando se asignan responsables y se plantean los resultados que deben obtenerse. En sta etapa participan todos los docentes y directivos docentes, en ocasiones se invitan a padres de familia. Adems debe hacerse una retroalimentacin al finalizar el primer semestre.

Organizacin y Coordinacin Todo proceso administrativo debe tener una organizacin que implica establecer cargos, funciones, estructura organizacional, procedimientos, lneas de autoridad con sus responsabilidades. Es importante tener en cuenta que una buena organizacin est muy ligada a la coordinacin, pues una, complementa la otra, basada en los canales de comunicacin claros, precisos y funcionales lo cual permite que cada uno ejerza sus funciones con seguridad, autoridad y responsabilidad.

Al organizar la Institucin, debe tenerse en cuenta la planeacin, a fin de que se puedan unificar los criterios de accin con miras a lograr los objetivos, metas y fines institucionales como son en ltimas la obtencin de logros reflejados en una educacin de calidad. Dentro de esta etapa tambin es importante tener muy en cuenta el talento humano, las relaciones interpersonales, el liderazgo, la motivacin, como elementos que garanticen acciones positivas en pro del desarrollo institucional. As mismo no debe olvidarse las normas legales que en materia educativa guan el funcionamiento institucional, de manera que son un soporte valioso en la consecucin de las metas institucionales. De una buena organizacin dependen los buenos resultados en la gestin tanto en procesos pedaggicos como administrativos.
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En la Institucin sta etapa se desarrolla cuando se organizan y se asignan responsabilidades como las direcciones de grupo, la asignacin acadmica, el cronograma de actividades con sus responsables, se establecen los mecanismos de comunicacin en todo el actuar institucional, generalmente mediante acuerdos pactados con los Consejos Directivo, Acadmico, de Padres de familia, estudiantiles, sindicales y quienes de una u otra manera se relacionen con los resultados institucionales Ejecucin Planeado y organizado el proceso administrativo se procede a ejecutarlo, es decir a poner en marcha el plan operativo. Del buen accionar en esta fase depende en buena parte el xito de la gestin administrativa, puesto que es la materializacin de programas, proyectos y planes. En esta fase es importante tener en cuenta que cada integrante de la Institucin Educativa tiene de acuerdo a su cargo, funciones y responsabilidades especficas que deben cumplir para que la ejecucin del plan sea efectiva y arroje los resultados esperados. As mismo en esta etapa se pueden detectar posibles fallas en la planeacin y la organizacin por lo tanto aqu es donde deben permitirse, efectuarse los ajustes necesarios para que la gestin administrativa sea productiva. Adems es donde ms debe tenerse en cuenta los objetivos, metas y fines institucionales para propiciar su materializacin.

En esta etapa los integrantes de la Institucin Educativa sacan a flote todas sus capacidades de docentes-lderes, cada uno en busca de buenos resultados, ponen en juego su prestigio profesional, buscan asesoras en otras instituciones, se capacitan. En fin, es una etapa de accionar continuo,

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donde es palpable el trabajo individual y colectivo, pues debe primar el pensamiento de trabajo eficiente para resultados eficaces.

Control Es una fase que consiste en observar, vigilar, fiscalizar, comprobar, revisar, registrar cada una de las acciones desarrolladas por cada uno de los miembros de la Institucin Educativa, con el fin de poder conocer cmo marcha la institucin, que resultados va a obtener, como van los procesos pedaggicos y de gestin administrativa.

El control debe ser permanente, debe permitir la retroalimentacin de lo planeado, por lo tanto deben ser registrados con la ayuda de instrumentos de control como: Libros Reglamentarios, Documentos de Control y Seguimiento, Informes peridicos, evaluaciones de desempeo, registros de promociones. Todos estos instrumentos deben propiciar la informacin suficiente que permita la toma de decisiones en cualquier evento tanto administrativo como pedaggico. El control lo ejerce el educador, el directivo, el administrativo, el estudiante, el padre de familia, la comunidad, el estado, pues todos deben asumir las responsabilidades de sus actos desde el rango o cargo que ostente. Otro elemento de control son las normas legales en materia educativa que traza los caminos a seguir en el quehacer educativo y cuya violacin puede ocasionar problemas de orden disciplinario tanto a educadores como educandos.

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En los Institucin Educativa la etapa de control se ejerce todo el ao lectivo mediante diversas acciones y en todas las actividades diarias. Sin embargo se registran en instrumentos como son los libros de matrcula de estudiantes, de asistencia de docentes y estudiantes, registro de valoracin de logros, de actas de consejos, de asambleas de padres de familia, registros contables y financieros, hojas de vida de los estudiantes y docentes, registros de clases, de comisiones de evaluacin y promocin. Cualquier instrumento de control que se utilice en la institucin es concertado, analizado, conocido y difundido entre los miembros de la comunidad educativa, a fin de evitar tropiezos en el momento de su aplicacin. Seguimiento Es una de las etapas ms importantes para un gerente, rector o quien ejerza un cargo de mando. Muchas empresas fracasan porque, aunque lo hacen todo bien, no hay seguimiento, entonces la empresa tiende a ser incompetente. En esta etapa hay que hacer seguimientos permanentes, ya sea mediante la observacin, la comparacin, midiendo resultados anteriores con los actuales. El seguimiento constante de las tareas y actividades planeadas, permiten modificar, ampliar, corregir o cambiar cada una de las estrategias programada. En la institucin educativa, el seguimiento se realiza desde el primer da de clase, mediante la observacin directa, existen algunos instrumentos para realizar el seguimiento, como el del bajo rendimiento acadmico, la disciplina, el desarrollo y aplicacin de los proyectos transversales, los proyectos propios de la modalidad, el proyecto ICFES, entre otros.

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Evaluacin. La evaluacin del proceso administrativo y pedaggico, debe ser permanente, preciso, que permita la retroalimentacin de lo planeado, organizado y ejecutado, no debe confundirse con el control y si mejor considerarse como complementaria, en razn de que los registros de control facilitan la labor evaluativa.

Se evalan: Procesos Pedaggicos (grado, rea, clase, logro, indicador de logro, juicio valorativo) como un proceso seguido por los docentes y los estudiantes; procesos administrativos (planeacin,

organizacin, ejecucin, control, evaluacin) desarrollados por docentes, administrativos y directivos; recursos (fsicos, materiales, humanos,

financieras, tcnicos); resultados institucionales en relacin con las metas, objetivos y fines planteados; la misin, la visin, la filosofa; los procedimientos (Manual de Convivencia); los avances acadmicos

(rendimiento escolar, pruebas de estado); plan de estudios (programas, proyectos, actividades); es decir se evala toda accin pedaggica y administrativa de la institucin en forma global, individual y general. La evaluacin puede hacerse al finalizar cada periodo acadmico, para hacer ajustes a medida que sea necesario realizarlos y al finalizar el ao lectivo, en la evaluacin institucional, siempre con la participacin activa de los estamentos educativos de la institucin y debe servir de base para la planeacin del periodo siguiente y del ao lectivo siguiente, utilizando los instrumentos que pueden ser diseados por los integrantes de la Institucin, la comunidad educativa para hacerla ms sistemtica, siempre y cuando que ofrezca un alto grado de validez y confiabilidad.

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Los instrumentos a utilizar pueden ser encuestas, entrevistas, reuniones por estamentos o integradas con guas de evaluacin institucional o peridica pero siempre participativa. El anlisis e interpretacin de los resultados de la evaluacin debe servir de base para el mejoramiento de la calidad del servicio educativo de la institucin en todos los aspectos concernientes y orientados hacia el logro de la excelencia educativa.

Bases Legales. El presente trabajo, est fundamentado en un cuerpo de artculos que le da soporte legal, desprendidos de un conjunto de leyes, reglamentos y decretos, sucedidos a lo largo de la historia de la educacin. De todos ellos se enumeran los instrumentos jurdicos pertinentes al caso de la consttucon de la Repblica Bolivariana de Venezuela y la gaceta oficial N38.095 y la N 36955. Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela (1999). Artculo 110: El Estado reconocer el inters pblico de la ciencia, la tecnologa, el conocimiento, la innovacin y sus aplicaciones, en los servicios de informacin necesarios por ser instrumentos fundamentales para el desarrollo econmico, social y poltico del pas, as como para la seguridad y soberana nacional. Para el fomento y desarrollo de sus actividades, el Estado destinar recursos suficientes y crear el sistema nacional de ciencia y tecnologa de acuerdo con la ley. El sector privado deber aportar recursos para los mismos. El Estado garantizar el cumplimiento de los principios ticos y legales que deben regir las actividades de investigacin cientfica, humanstica y tecnolgica. La ley determinar los modos y medios para dar tal cumplimiento a esta garanta (Pg.98).

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Decreto 3390 Publicado en la gaceta oficial N 38.095 de fecha 28/12/2004. Resaltando los artculos de mayor inters: El articulo N 1, establece que la Administracin Pblica Nacional emplear prioritariamente Software Libre desarrollado con Estndares Abiertos, en sus sistemas, proyectos y servicios informticos. A tales fines, todos los rganos y entes de la Administracin Pblica Nacional iniciaran los procesos de migracin gradual y progresiva de estos hacia el Software Libre desarrollado bajo Estndares Abiertos. El articulo N 3, establece que en los casos que no se puedan desarrollar o adquirir aplicaciones en Software Libre bajo Estndares Abiertos, los rganos y entes de la Administracin Pblica Nacional debern solicitar ante el Ministerio de Ciencia y Tecnologa autorizacin para adoptar otro tipo de soluciones bajo las normas y criterios establecidos por ese Ministerio. Decreto N 825 Publicado en Gaceta Oficial de La Repblica Bolivariana de Venezuela. Caracas 22 de mayo del 2000. Numero 36955 Resaltando los artculos de mayor inters: El articulo N 3, establece que los organismos pblicos debern utilizar preferentemente Internet para el intercambio de informacin con los particulares, prestando servicios comunitarios a travs de Internet, tales como bolsas de trabajo, buzn de denuncias, tramites comunitarios con los centros de salud educacin, informacin y otros, as como cualquier otro servicio que ofrezca facilidades y soluciones a las necesidades de la poblacin. La utilizacin de Internet tambin deber suscribirse a los fines del

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funcionamiento operativo de los organismos pblicos tanto interna como externamente. Conceptos bsicos

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CAPTULO III

MARCO METODOLGICO MARCO METODOLGICO

Tipo, Diseo y de la Investigacin Para realizar el desarrollo de un sistema administrativo para el manejo y control de los servicios que se prestan en la ECSA a usuarios de la Universidad de Oriente Ncleo Monagas, y en funcin de sus objetivos, se incorpora el tipo de investigacin proyectiva, por estar dirigida a resolver problemas determinados dentro de la ECSA mediante el desarrollo de una aplicacin Web.

De acuerdo a lo sealado por Hurtado (2000) se define como investigacin proyectiva un tipo de investigacin que intenta proponer soluciones a una situacin determinada. Implica explorar, describir, explicar y proponer alternativas de cambio, ms no necesariamente ejecutar la propuesta. (p.90). Segn Arias (2006), afirma que "un diseo de investigacin es la estrategia general que adopta el investigador para responder al problema planteado". (p. 26). La presente investigacin se sito dentro del diseo de campo el cual Arias (2006), explica que: La inve stigacin de campo es aquella que consiste en la recoleccin de datos directamente de los sujetos
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investigados, o de la realidad donde ocurren los hechos (datos primarios), sin manipular o controlar variable alguna. Es decir, el investigador obtiene la informacin pero no altera las condiciones existentes". (Pg. 31) Para Arias (2006), "el nivel de investigacin se refiere al grado de profundidad con que se aborda un fenmeno u objeto de estudio." (p. 23). En atencin a esta idea, y a los objetivos planteados en el presente trabajo de investigacin, se sito la misma en un nivel comprensivo debido a que esta busca los orgenes de la problemtica, sus efectos y lo compara con otros hechos ocurridos para determinar los factores causantes de la situacin. Segn Hurtado (2000) el nivel comprensivo alude a la explicacin de las situaciones o causas que generan eventos (p.71).

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