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lunes, 29 de octubre de 2012

Cmo hacer un Dashboard econmico-financiero con Excel (1)


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Quiz el lector ha llegado a este artculo vido de formacin e informacin sobre un tema que ya conoca de su existencia como es el de los Dashboards o Cuadros de Mando econmico financieros. Quiz el lector ha llegado hasta aqu por la curiosidad que le genera un tema que no conoca, pero que cree que puede ayudarle en su desempeo profesional en el rea eco-fin de la empresa donde trabaja... o de su propia empresa.

Parte de un Dashboard creado en Excel En cualquier caso, vamos a intentar construir esta serie como corresponde... desde el principio.

Que es un "Dashboard"?
En el mbito empresarial, un "Dashboard" (traducido de forma literal sera "Tablero de a bordo" por su parecido a un salpicadero con velocmetros y otros indicadores grficos ) es un informe que proporciona indicadores de ciertos procesos de negocio y que cumple las siguientes condiciones: 1. Muestra grficamente los datos, ayudando al destinatario del informe a enfocar su atencin en posibles desviaciones, tendencias, comparaciones y otros comportamientos de algunas mtricas de carcter econmico y financiero (por ejemplo). 2. Muestra slo los datos relevantes con respecto a un objetivo general establecido en un Plan de Empresa o en un Plan Estratgico. 3. Muestra conclusiones objetivas para inferir en el lector la construccin de su propio anlisis ponderado por matices y factores que van ms all de la frialdad de los nmeros.

Dashboard creado en Excel Si bien lo que acabamos de ver es la cara visible, tenemos que sealar que detrs de esta pgina o "tablero de a bordo" debe haber toda una organizacin o estructura de hojas con distintas funciones. Aprenderemos la forma de desarrollar todo ello ms adelante, pero un adelanto de esa estructura se puede ver en el artculo de este mismo Blog: "Buenas prcticas: Estructura y tipos de hojas en Excel" As pues, en adelante, cuando hagamos referencia a "Dashboard", se supone que estamos teniendo en cuenta tambin la estructura que lo soporta y no slo la pgina que contiene los KPI's.

Cmo empezar?
Se dice que lo ideal cuando nos disponemos a desarrollar una aplicacin en Excel es intentar aplicar el principio de Pareto de la siguiente forma: 80% del tiempo planificando bolgrafo en mano 20% del tiempo desarrollando en Excel A mi me parece algo exagerado, pero quiz s sera ajustado considerar una relacin de 60% 40% o incluso de 70%-30%. Vamos a ocuparnos de esa planificacin que debera ocuparnos entre el 60% y el 80%. Para ello y, de forma contraria a lo que mucho usuarios hacen, DEBEMOS EMPEZAR POR EL FINAL. Es decir, lo primero que debemos decidir al abordar el desarrollo de un cuadro de mando, son todas aquellas cosas que tienen que ver con el final. Estas cosas son:

Planificacin
1. Definir el objetivo general que a final queremos conseguir. 2. Definir quienes sern los destinatarios finales de nuestro trabajo, cmo lo utilizarn, el nivel de detalle requerido, etc. 3. Definir los indicadores que al final son los que nos guiarn en la toma de decisiones. 4. Definir las fuentes de datos que "alimentarn" a nuestro Dashboard cuando ya est terminado. 5. Definir las dimensiones (criterios por los que la informacin se mostrar) y los filtros(formas de segmentar o acotar los datos y la informacin.

Es absolutamente necesario tener TODOS estos puntos bien definidos y expresados por escrito, puesto que en el proceso de desarrollo del Dashboard vamos a necesitar una visin de conjunto. Como puede ver el lector, no hemos decidido nada respecto de nuestro libro de Excel, ni tan siquiera hemos hablado de Excel. Para ello, aun es pronto. En el artculo siguiente desarrollaremos con ms detalle cada uno de los 5 puntos enumerados anteriormente, poniendo tambin algunos ejemplos.

Cmo hacer un Dashboard econmico-financiero con Excel (2)


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En este post, vamos a desarrollar los puntos que conforman las lneas maestras de laplanificacin de un dashboard econmico - financiero para una definitiva comprensin. El objetivo no es empezar el desarrollo con Excel. El lector tan slo debe reflexionar, tomar notas y hacer un esquema de todo cuanto se aconseja a continuacin. Queremos insistir al lector (para que no pierda de vista el contexto) en algo que ya dijimos en la primera entrega de esta serie de articulos: "...cuando hagamos referencia a "Dashboard", se supone que estamos teniendo en cuenta tambin la estructura que lo soporta y no slo la pgina que contiene los KPI's" . Aunque es cierto que en muchos contextos nos referiremos a la pgina o pginas que contienen precisamente esos indicadores.

DEFINIR EL OBJETIVO GENERAL Es necesario pedir al que ser lector final del dashboard, cul es el problema que ha considerado suficiente para pensar en necesitar informacin econmico-financiera para la toma de decisiones. Podra ser la necesidad de controlar una nueva unidad de negocio, o quiz la necesidad de controlar la evolucin de las ventas en distintas lneas o gamas de productos para guiar la poltica de ventas, o tal vez cualquier otra razn similar. En definitiva: El objetivo final debe ser nuestra primera ocupacin DEFINIR LOS DESTINATARIOS DEL DASHBOARD Es necesario prestar atencin a algunos aspectos sobre los destinatarios o "consumidores" finales de un dashboard. El dashboard... ...Ser leido e interpretado por personal interno de la empresa o ser presentado a entidades financieras, proveedores u otros agentes? Los contenidos debern adaptarse a las necesidades y el objetivo, la confidencialidad requerida, etc. ...Qu lugar ocupan los destinatarios en la organizacin de la empresa y que formacin tienen? No es lo mimso un dashboard dirigido a un responsable de rea, que a un gerente con formacin en Ciencias Empresariales, que al Director General de la compaa (sin formacin especfica en materia de empresa y finanzas, pero con conocimientos generales), que a los socios accionistas. Cuanto ms alto sea el nivel jerrquico la informacin debe ser ms grfica e intuitiva y con ausencia de tablas y terminologa econmica. Tan slo en el caso de cuadros de mando o informes para responsables de rea, deben incluirse tablas en combinacin con grficos y trminos tcnicos. ...Ser necesario interactuar con el dashboard? Si va a ser interpretado de forma esttica (incluido en un Power Point, en un PDF, etc.) no podremos interactuar para acotar

fechas, seleccionar lneas de negocio, formato de los datos, etc. Esto nos obligar a afinar mucho con el contenido, puesto que deber ser exactamente lo que el destinatario necesite. Sin embargo, si es posible interactuar, habr que utilizar controles especiales como listas desplegables, botones de opcin, etc., y deber ser tenido en cuenta a la hora de definir los KPI's y su distribucin en la pgina. DEFINIR LOS KPI's Un KPI es un indicador del nivel de cumplimiento de un objetivo relevante en uno o varios procesos de negocio. Por lo tanto, un KPI nos debe reclamar atencin e intervencin ante algo que se est desviando de lo establecido como objetivo . Los KPI's que debemos elegir para nuestro dashboard deben dar soporte a nuestro objetivo general. No debemos incluir un dato slo porque lo tenemos disponible . Un truco para ayudarnos a configurar nuestros KPI's es formular las preguntas que deben ser contestadas por stos (basadas en el objetivo general que se comentaba en el punto anterior) y disponerlas en una pgina como si fuera nuestro futuro dashboard.

..Despus, podremos variar este boceto y adecuarlo a ciertos criterios de uso ptimo del espacio en la pgina (ver el artculo "Cmo construir un Dashboard econmico-financiero (3)"). En el ejemplo de arriba, al final del proceso de desarrollo del dashboard, el "boceto" anterior termin siendo as:

Este es un Dashboard totalmente temtico, puesto que analiza slo la produccin de una empresa (las ventas o facturacin, regularizadas con la variacin de exsistencias de productos en curso y terminados), pero podra ser un dashboard que en una sla pgina aportara la informacin mas relevante de varios aspectos de una compaa, como pueden ser los costes fijos, variables, de la produccin, etc., as como el beneficio, cash flow u otros. DEFINIR LAS FUENTES DE DATOS Uno de los sentidos de tener explcito el anterior punto (definicin de KPI's) es precisamente, saber de dnde tenemos que extraer los datos. Imaginemos que vamos a desarrollar un dashboard para un responsable del departamento comercial y, a requerimiento suyo, debemos incluir un KPI con el perodo medio de cobro a clientes en un perodo detemrinado. Para ello y, segn la frmula del PMC (Perodo medio de cobro), necesitaremos saber: La facturacin neta realizada en el perodo al cliente El saldo medio de deuda que ese cliente ha mantenido con la empresa en el perodo El motivo es que el PMC=365 / (Ventas / Saldo medio deuda cliente). O lo que es lo mismo, para un cliente al que se le haya facturado 600.000 en un ao y haya mantenido una deuda de 100.000 como promedio, el PMC habra sido de 61 das (2 meses aprox). Conclusin: debe ser posible encontrar en algn sitio de nuestro sistema de informacin los datos enumerados anteriormente. Por ejemplo, si tuviramos acceso al "Libro Diario" del programa de contabilidad o al "Libro mayor" de la cuenta 430xxxxxx, podramos importarlo a formato Excel y a partir de ah slo tendramos que filtrar los movimientos en un perodo determinado y aadir una columna que genere un acumulado. Posteriormente, para saber la deuda media, calculamos el promedio del acumulado. De forma similar, la facturacin neta sera fcil obtenerla de ese "Libro Diario" filtrando por la cuenta 70xxxxxx y totalizando los registros obtenidos en un perodo determinado. Este podra ser un ejemplo, pero debemos reflexionar sobre todos los KPI's que pretendemos incluir y sobre sus orgenes de datos.

DEFINIR LAS DIMENSIONES Y LOS FILTROS Dimensiones Las dimensiones son todos aquellos campos que NO son el valor en euros. Dicho de otra forma, son aquellos campos por los que podramos consultar cosas sobre el campo protagonista que es el valor en euros. Si nos fijamos en la tabla del punto anterior, vemos que hay 3 campos de dimensin: La fecha El cdigo de cuenta

El nombre de la cuenta El cuarto campo es el propio valor en euros y NO es una dimensin. El quinto campo es aadido despus de importar los datos del ERP o del programa de contabilidad y su utilidad es reflejar el acumulado. Por ejemplo, si en nuestro dashboard quisiramos introducir un grfico de tarta para ver la distribucin por lneas de negocio, deberamos conseguir un campo adicional con la dimensin "Lnea de negocio". Filtros Antes hemos definido y entendido lo que son las dimensiones. Pero lo ms frecuente es que no necesitemos todos los registros que tenemos de nuestra base de datos original. A veces, necesitaremos extraer de ella una tabla ya filtrada mediante frmulas o funciones de forma continua y como origen de datos de un KPI determinado. Otras veces necesitaremos que los

filtros los aplique el usuario de forma interactiva mediante listas desplegables, botones de opcin, cuadros de lista, etc. Debemos planificar adecuadamente todo ello.

Ejemplo de filtros en los que el usuario decide interactuando

domingo, 11 de noviembre de 2012

Cmo hacer un Dashboard econmico-financiero con Excel (3)


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En este artculo hablaremos de 4 principios en el diseo de un dashboard o cuadro de mando econmico-financiero.

1. Simplicidad
Un dashboard debe ocupar una sla pgina y preferentemente con orientacin horizontal o apaisada. No debe ser necesario hacer scroll en nuestra pantalla de ordenador , ni tampoco pasar de una pgina a otra en caso de leerlo en papel. Si necesitamos tantos indicadores que no podemos "encajarlos" en una sla pgina, tenemos que considerar dividirlos en dos temas distintos y realizar dos dashboards. Por ejemplo, si no hay espacio suficiente en una pgina para todos los KPI's de costes de una empresa, podemos separarlos por tipo de coste (Coste fijo / Coste variable o bien Costes generales / Costes de la produccin, etc.) en varios dashboards. No incluir demasiadas tablas y listas. Hablamos de disear un dashboard, no un informe ni un scorecard. Un dashboard debe incluir KPI's que comparen de forma visual lo conseguido respecto de las metas a conseguir. Sin embargo, un scorecardofrece una informacin principalmente numrica en forma de tablas (y a veces indicadores grficos que casi siempre muestran la evolucin y tendencia), pero orientado a la toma de decisiones ms operativa y menos estratgica. Adems, los scorecard (a diferencia de los dashboard) se actualizan y son consultados con ms frecuencia y estn dirigidos a mandos intermedios. Formatos austeros. NO a la fantasa. Sobre esto, recomendamos encarecidamente que el lector revise el articulo "20 consejos sobre grficos y una norma desesperada ". En definitiva, se trata de maximizar el "data-ink ratio" o "ratio informacin / tinta"por centmetro cuadrado. Concepto este introducido por el experto en visualizacin de datos, Edward Tufte.

2. Uso adecuado del espacio en la pgina


Si bien en un dashboard slo debe aparecer informacin relevante y que aporte conocimiento para la toma de decisiones, dentro de la coleccin de KPI's que decidimos incluir, no todos tienen la misma importancia y eso es motivo de plantearse la pregunta Qu lugar debe ocupar cada KPI? La respuesta la tenemos en el siguiente esquema:

La numeracin de los cuadros anteriores, representa el orden de importancia de cada zona y el orden en el que la mayora de lectores focalizan su mirada en cada espacio (segn el proyecto "Eyetrack III" del "Pointer Institute" , del cual se pueden obtener interesantsimas conclusiones).

3. Intuitivo
Cualquier persona debera poder entender qu tipo de informacin ofrece el dashboard y su contexto. Sera una buena idea poner esto en prctica con algn conocido que no haya intervenido en el desarrollo. Si esa persona necesita preguntar repetidas veces sobre el significado de las distintas partes del dashboard, es que algo no va bien. Quiz son necesarios algunos ttulos ms... o quiz menos. Quiz los grficos no son adecuados o quiz falta o sobra informacin numrica de apoyo. Tambin es posible que algunos KPI's o ttulos no estn suficientemente resaltados o en el lugar adecuado. Otras causas de confusin pueden ser los formatos aplicados a los nmeros. Ttulos Ineludiblemente, el dashboard debe incluir un ttulo haciendo referencia al rango de fechas al que se refiere la informacin econmica. Debe quedar muy claro cul es la fecha ltima de actualizacin de los datos que nutren al dashboard Los ttulos han de ser descriptivos, evitando las siglas o smbolos que produzcan confusin. Una tcnica que se puede aplicar a los ttulos, es aplicarle unos colores muy suaves, precisamente para realzar la importancia de los datos. Formatos Es conveniente usar el punto de los millares, porque facilita la lectura: NO: 2354890 SI: 2.354.890

Usar decimales slo si el contexto de los datos lo requiere. Por ejemplo, si las cifras que se manejan son muy pequeas. Sin embargo, si representamos cifras "millonarias", no es necesaria la utilizacin de decimales en un dashboard que va a ser interpretado para la toma de grandes decisiones. Usar el smbolo del o de la moneda correspondiente, slo cuando sea estrictamente necesario. Si el dashboard est desarrollado en espaol, va a ser ledo por personas de nacionalidad espaola y adems referido a las ventas de una empresa espaola qu necesidad hay de reflejar el tipo de moneda? Si las cifras representan varios millones, se pueden mostrar en "miles".

4. Interactivo y configurable
Interactivo

Nuestro "Tablero de a bordo" debe ofrecer la posibilidad de que el usuario modifique algunos parmetros o "dimensiones" mediante ciertos controles. Es decir, debemos proveer a nuestro dashborad de listas desplegables, botones de opcin, casillas de verificacin, etc. que sean capaces de: Seleccionar rangos de fechas (podemos ver como ejemplo de vanguardia, los nuevoscontroles de escala de tiempo de Excel 2013) Seleccionar formatos de presentacin (euros, porcentajes, unidades, etc.) Seleccionar el tipo de presentacin (alternar entre grficos de un tipo u otro)

Seleccionar lo que se quiere ver (podemos aprovechar un mismo espacio de nuestro dashboard para alternar entre presentar un grfico de tarta con la distribucin de ventas por lneas de negocio, o bien presentar una lnea de tendencia de la produccin del perodo ) etc.

Configurable

En casi cualquier aplicacin de Excel, hay ciertos parmetros que no son inamovibles a lo largo del tiempo y tampoco vlidos para cualquier empresa. Por ejemplo: Podramos incluir en determinados ttulos el nombre comercial de la empresa, pero, qu ocurrir si algn da cambia dicho nombre?

Podramos incluir en las formulas que lo requieran el tipo de IVA vigente, pero, qu ocurrir si hay un cambio al respecto? Podramos imputar los costes de alquiler segn un porcentaje de ocupacin determinado, a las distintas reas funcionales de la empresa, pero, qu pasara si algn da la empresa hace reformas y redistribuye el espacio debido a nuevas necesidades? Por lo tanto y segn estos ejemplos, nos damos cuenta de que es necesario que el usuario tenga acceso a estos parmetros mediante una hoja que permita su edicin cuando sea necesario.

5. Navegable
Ya hemos dicho en otros artculos que para desarrollar un dashboard en un libro de Excel, es necesaria una estructura con varias hojas de distinto tipo y funcionalidad. Por lo tanto, lo ideal es dotar a la aplicacin de un sistema de navegacin mediante links y/o botones. Este tema lo podemos ver desarrollado en el artculo "Buenas prcticas: Navegar por un libro de Excel".

En el siguiente artculo de esta serie y despus de haber planificado y tomado multiples decisiones sobre los KPI's necesarios y la forma en la que se representarn estos, entramos en la recta final de la planificacin. Se trata de establecer la forma de organizar los datos en distintas hojas, desde el principio, hasta que estos estn representados en un dashboard. Es decir, conoceremos las 3 capas o fases de la informacin: desde que el dato se genera o importa de otra aplicacin, hasta que est presentado en forma de

KPI, pasando por procesos y clculos intermedios mediante frmulas, funciones y tablas.

Si desea llevar a la prctica todo lo que le hemos ofrecido en este artculo, puede asistir a nuestros cursos prcticos de Excel o puede solicitarlos in company:

unes, 19 de noviembre de 2012

Cmo hacer un Dashboard econmico-financiero con Excel (4)


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Seguimos en este artculo con la planificacin de un dashboard o cuadro de mando econmicofinanciero. Vamos a ver la forma en la que se organizan los datos en las distintas hojas de clculo. Es decir, los modelos de datos.

Como resumen y adelanto a este artculo y los siguientes, podemos decir que tenemos que aprender a llegar hasta aqu (presentacin)...

...pasando por aqu (anlisis)...

...y empezando desde aqu (datos)....

Lo que acabamos de ver son 3 ejemplos de las 3 capas o fases del flujo de la informacin:

datos > anlisis> presentacin


o bien...

datos > informacin > conocimiento


Cuando necesitamos desarrollar una aplicacin cuya utilidad ltima va a ser el anlisis de datos, no podemos pretender hacerlo de una vez y en una sla hoja de Excel. Debemos trabajar en distintas hojas "especializadas" porque ello dar orden y escalabilidad (posibilidad de ampliacin y sostenibilidad a lo largo del tiempo). Adems, utilizar una hoja ms, es gratis en Excel. Remitimos al lector al artculo "Buenas prcticas: Estructura y tipos de hojas en Excel" especialmente al grfico de pirmide y al punto n 7.

En este artculo vamos a desarrollar la primera de las fases anteriormente mencionadas:

DATOS

La primera fase o estado en el que se encuentra la informacin se llama " fase o capa de datos" y puede tomar varias formas. Comenzamos por descubrir los modelos que pueden adoptar los datos en esta primera fase :, pero antes recordemos el concepto "Dimensin" a la hora de hablar de tablas y modelos de datos: "Dimensin" es un criterio por el que podemos ordenar, clasificar o agrupar unos datos numricos. Por ejemplo, si tenemos una tabla con los campos "Fecha", "Tipo de gasto" y "Euros", las dimensiones sern los campos "Fecha" y "Tipo de gasto", puesto que podremos ordenar por fechas (ya sea por das, meses, aos, etc.) o clasificar/ordenar por tipo de gasto(Suministros, Reparaciones, Impuestos, etc.).

Ahora si....vamos all con los modelos de datos...

1) TABLAS UNIDIMENSIONALES

Son las resultantes cuando introducimos nuestros datos en una coleccin de tablas de una dimensin, donde cada tabla representa normalmente a un perodo de tiempo (no siempre). En las siguientes tablas, la nica dimensin es la " Cuenta" (Ingresos, Compras, Servicios, etc.). Esta primera modalidad que comentamos es UN GRAVE ERROR... y es el error ms habitual en el usuario.

... tambin es muy habitual poner cada tabla en una hoja distinta a la cual se pone un nombre descriptivo ...

Si no acertamos en la forma en la que disponemos nuestros datos en esta fase, el resto de desarrollo de nuestro dashboard ser un proceso arduo, muy poco eficiente y tremendamente limitado en sus posibilidades. La mayora de usuarios de Excel no superan esta fase de forma ptima porque no conocen otras posibilidades y aplican la nica que saben y que cumple con estas 3 condiciones: La disposicin de los datos se hace de forma intuitiva y responde a corto plazo a algunas necesidades de informacin.

El usuario slo necesita utilizar los operadores bsicos (+-*/) y poco ms.

Como consecuencia de los anteriores puntos, es rpida. El motivo de considerar este tipo de organizacin de datos como un error, estriba en su limitacin a la hora de ofrecer ms informacin (y de ms valor) de la que se ve en cada tabla: Cada mes hay que copiar y pegar una nueva tabla (o copiar en una nueva hoja y nombrarla) y modificar como mnimo la fecha. Para sumar los datos de todos los meses se debe hacer una nueva tabla e introducir en cada celda correspondiente, una frmula que vaya sumando cada dato en cada uno de todos los meses. Cuando transcurre un mes, se deben modificar todas las frmulas para aadir el nuevo perodo. Todo ello es un consumo de recursos enorme y adems, con una alta probabilidad de errores. Si quisiramos sumar los datos de un nmero determinado de meses distinto al anteriormente realizado, deberamos construir otra tabla ms y de forma exclusiva para esos meses, debiendo modificar todas las frmulas de la tabla cada vez que quisiramos variar los meses consultados. Si quisiramos realizar un grfico para ver la evolucin de alguna cuenta, nos encontraramos con los mismos problemas de los anteriores puntos. Si transcurren, por ejemplo, 7 aos desde que se crea la aplicacin, tendramos 84 hojas de calculo para manejar con 84 tablas, o bien 84 hojas ubicadas en una misma tabla... (segn modelo elegido) y todo ello, necesitando manejarlas como hemos comentado en los anteriores puntos. Es decir, para cualquier otra informacin que no sea la que se ve directamente en esas tablas, hay que volver a copiar y pegar la estructura, crear nuevas frmulas y adems modificarlas a lo largo del tiempo. Todo esto es insostenible y nada productivo.

En resumen, podemos decir que es un modelo de datos que:

NUNCA HAY QUE UTILIZARLO

Podemos ver un ejemplo si descargamos el siguiente archivo:

2) TABLAS BIDIMENSIONALES ("flat tables" o tablas planas):

Son las que tienen una dimensin con sus items extendidos a lo largo de los encabezados de columna y otra dimensin con sus items extendidos a lo largo de las filas. No tiene porqu ser as siempre, pero suelen presentar en las columnas los perodos de tiempo (la dimensin "fecha", que est extendida a lo largo de las columnas, pero es slo una

dimensin. Cada mes NO es una dimensin!) y en las filas los items de otra dimensin a estudiar, por ejemplo, las cuentas:

Se utilizan para modelos de datos que estn limitados en el tiempo y cuyo anlisis se circunscribe a un perodo definido de antemano (sera insostenible una tabla durante muchos aos con decenas de columnas). Ejemplos de ello, podran ser un plan de viabilidad econmico-financiero a X aos, previsiones de tesorera o una gestin presupuestaria.

Este es un modelo de organizacin de datos que tiene las siguientes VENTAJAS: Es ciertamente intuitivo y fcil de desarrollar en un principio (los datos con este formato, suelen ser introducidos por el usuario, no importados de otros programas ). En el paso de la fase de DATOS a INFORMACIN hay posibilidad y flexibilidad para introducir ratios y frmulas complejas y otras combinaciones de datos. Por ejemplo, las frmulas del punto de equilibrio o las de los perodos medios de cobro y pago. Es un modelo de datos que aporta muchas posibilidades para la ltima fase de PRESENTACIN en el propio dashboard: es fcil extraer rangos de celdas para construir grficos y es fcil extraer valores para formar KPI's comparativos y de alto valor (grficos de velocmetro, de termmetro, etc.). Pero tambin presenta algunas DESVENTAJAS: La posibilidad de agrupar la informacin por distintos perodos de tiempo no es gil y se hace compleja. Debido al anterior punto y a otros similares, el usuario se ve obligado a utilizar de forma intensiva frmulas y funciones como SI, Y, O, BUSCARV, BUSCARH, INDICE, COINCIDIR, DESREF, etc. En definitiva, el paso de la fase DATOS a INFORMACIN es ms difcil y ardua. 2 dimensiones es un origen de datos muy escaso . Estamos privados de conocer otros puntos de vista (otras dimensiones) de forma gil, aunque s es posible con ciertas rigideces y apelando a algunos "trucos". En resumen y como factores ms destacados, podemos decir que es un modelo de datos que: No tiene limitaciones para ofrecer KPI's y grficos de alto valor Requiere ms conocimientos del usuario y utilizacin intensiva de funciones El manejo de los perodos de tiempo Las tablas bidimensionales suponen un avance espectacular respecto de las tablas unidimensionales, como se puede ver en el archivo que a continuacin puede descargar el lector:

TABLAS DE DATOS MULTIDIMENSIONALES (Cubos [3D] o hipercubos [+3D] OLAP)

Son tablas en las que hay una o varias columnas con un "Valor en euros" y el resto de columnas son dimensiones o criterios por las que se podra consultar la informacin . Entre las dimensiones, en el mbito econmico-financiero casi siempre est el campo o columna "Fecha". Vemos a continuacin un ejemplo de "Tabla Multidimensional":

Es la forma habitual que nos encontramos en las tablas que importamos desde otras aplicaciones (por ejemplo, el diario de una contabilidad o el listado de facturas emitidas ), pero tambin es posible que sea una tabla que el usuario administre introduciendo datos registro a registro (por ejemplo una aplicacin de gestin de costes por proyectos o de gestin de nminas). Podemos ver en la tabla anterior las dimensiones "Fecha", "Tipo de movimiento", "Cdigo Cuenta" y "Descripcin Cuenta". Es decir, un hipercubo OLAP.

Con este modelo de datos, se tienen las siguientes VENTAJAS:

Desaparecen los problemas de sostenibilidad en el tiempo, puesto que la tabla puede aumentar hasta 1.048.576 registros. Se pueden aadir, mediante columnas, tantas dimensiones como sea necesario . Una organizacin de datos as, podr servir como origen de datos de Tablas Dinmicas y ah... se abre un mundo de posibilidades que podemos descubrir (si el lector no lo ha hecho ya) en la serie de artculos dedicado a las Tablas Dinmicas que comienza por este: "Tablas Dinmicas (I) Qu son y para qu sirven? ". La principal ventaja que se obtiene de esto es la velocidad de proceso y la agilidad. Es decir: o Es una forma eficiente de ordenacin de datos y se procesan las consultas y filtros a una velocidad inigualable y muy superior a las bases de datos relacionales. o Podemos cambiar la presentacin de la informacin por un criterio u otro de forma gil y en tiempo real segn necesidades. Estas seran las DESVENTAJAS: La estructura multidimensional u OLAP, es poco intuitiva y genera rechazo a usuarios poco experimentados. Si la tabla la administramos nosotros introduciendo la informacin de forma cotidiana, en cada registro hay que introducir de forma repetitiva los datos de cada dimensin (ver en la tabla anterior los nombres de los "Agentes", por ejemplo, repetidos muchas veces en la tabla. Esta desventaja desaparece, evidentemente, si la tabla es importada. Las tablas multidimensionales estn destinadas casi irremediablemente a ser procesadas mediante Tablas Dinmicas para convertir los "Datos" en "Informacin". Esto proporciona las ventajas propias de dichas tablas dinmicas, pero tambin sus servidumbres: las tablas dinmicas ofrecen ms rigideces y dificultad para ser incluidas en Dashboards o para combinar datos que generen KPI's de muy alto valor. Es decir, son muy buenas (nicas y las mejores) para pasar de "Datos" a "Informacin", pero no tanto para pasar de "Informacin" a "Conocimiento". En resumen y como factores ms destacados, podemos decir que es un modelo de datos que: Es fcilmente sostenible en el tiempo y escalable en tamao. Es extremadamente rpido, fcil de utilizar y eficaz para el entorno operativo y tctico en la empresa (a nivel de mandos intermedios). En muchas ocasiones, ofrece rigidez y dificultades para construir KPI's para la toma de decisiones estratgica. Los siguientes archivos muestran ejemplos del modelo de datos multidimensional y de posibles formas de convertir los datos en informacin mediante Tablas Dinmicas y algunos grficos:

Tabla Multidimensional importada de otra aplicacin:

Tabla Multidimensional administrada por el usuario:

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