TRABAJO FIN DE MSTER

MSTER PROPIO CONSULTOR EN FINANZAS PBLICAS SAP ERP

UNIVERSIDAD DE SEVILLA

Curso 2011-12

Alumno: Luis Miguel Bravo Gallego Tutores: Mariano Aguayo Susana Rodrguez

Departamento de Economa Financiera y Direccin de Operaciones Avda. Ramn y Cajal, 1. 41018 SEVILLA

TRABAJO FIN DE MASTER

AUTOR: TUTORES:

LUIS MIGUEL BRAVO GALLEGO MARIANO AGUAYO SUSANA RODRGUEZ

RESUMEN.
En este trabajo se va a desarrollar una demostracin prctica de cmo debe llevarse a cabo una implantacin del mdulo de Finanzas de SAP ERP en una empresa de un sector determinado. Para ello se intentar reproducir fielmente el enunciado proporcionado por los profesores del Mster. La intencin es ajustarse a la realidad de la empresa y hacer las parametrizaciones ms tiles para el correcto funcionamiento del sistema, permitiendo mejorar la gestin de la entidad y alcanzar los objetivos marcados por los que se inici dicha implantacin.

PALABRAS CLAVE.
SAP, ERP y Consultora.

NDICE:
1- Introduccin ......................... 5 2- Objetivos ............................ 5 3- Enunciado . 6 4- Implantacin del sistema ................................. 8 4.1- Criterios de implantacin 8
4.1.1- Creacin de la sociedad...... 8

4.1.2- Creacin del Plan de Cuentas.. 10 4.1.3- Creacin de la variante de ejercicio. 12 4.1.4- Asignacin sociedad CO.. 13 4.1.5- Creacin de grupo de cuentas para Clientes y Proveedores. 14 4.1.6- Creacin de tipos de cambio ... 21 4.1.7- Variante de estatus de campo.. 21 4.1.8- Libro de Caja 22 4.1.9- Creacin de clases de documento. 24 4.1.10- Condiciones de descuento26 4.1.11- Impuestos29 4.1.12- Multisociedades31 4.1.13- Banco propio32 4.1.14- Pago automtico34 4.1.15- Reclamaciones...39 4.1.16- Correspondencia.............42 4.1.17- Estructura de balance43 4.1.18- Plan de valoracin.44 4.1.19- Clases de activo fijo...45 4.1.20- Clave de amortizacin...47 4.1.21- Validacin y sustitucin.48
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4.2- Operaciones a realizar50 4.2.1- Crear cuenta de balance y cuenta de beneficios.. .. 50 4.2.2- Crear status de campo. 52 4.2.3- Crear Centro de beneficio y centro de coste..... 53 4.2.4- Crear clientes y proveedores.. 54 4.2.5- Documentos simples 57 4.2.6- Anulacin de documentos. 64 4.2.7- Facturas de clientes y proveedores..... 67 4.2.8- Contabilizar anticipo de cliente y proveedor . 69 4.2.9- Factura, cobro, anulacin de compensacin y cobro.. 70 4.2.10- Compensar facturas manualmente.74 4.2.11- Realizar pagos automticos.76 4.2.12- Reclamar partidas.. 79 4.2.13- Emitir correspondencia 80 4.2.14- Confirmacin de saldos 81 4.2.15- Valoracin en moneda extranjera84 4.2.16- Creacin de activos fijos.. ...86 4.2.17- Operaciones con activos fijos 89 4.3- Informes............. 97. 4.3.1- Libro mayor............... 97 4.3.2- Libro diario 98 4.3.3- Balance y cuenta de Prdidas y Ganancias98 4.3.4- Sumas y Saldos 99 4.3.5- Cuadro de Activos. 100 4.3.6- Centros de Coste (Real/Plan/Desviacin) 102 4.3.7- Libro del IVA103
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4.3.8- Diario del libro de caja...104 4.4- Tareas adicionales... 104 5- Conclusiones............111

1- INTRODUCCIN.
Antes de comenzar con el desarrollo del trabajo se debe dar a conocer el tipo de empresa en el que se va a realizar la implantacin del mdulo de Finanzas SAP - ERP. En este caso se tratar de una sociedad localizada en Puertollano (Ciudad Real) dedicada al suministro de productos industriales, su nombre es GASMAFE S.A. Entre sus servicios destacan la provisin de suministros industriales, productos de ferretera, maquinaria y gases. Esta empresa trabaja a nivel nacional, sirviendo pedidos a empresas dentro y fuera de la regin de Castilla La Mancha. Entre sus clientes se encuentran firmas tan importantes como Repsol Petrleo, Repsol Qumica, ERTISA y un largo etctera de empresa de montaje industriales, talleres mecnicos, electrnicos .. Esta empresa necesitaba anticiparse y responder de forma gil y eficiente a las condiciones del mercado para mantenerse fuerte frente a la gran competencia que existe en su sector en esta zona. Para proporcionar servicios de calidad y cumplir con los plazos de entrega establecidos es necesario que la empresa se mantenga cerca de sus proveedores y clientes. Para poder mejorar su eficiencia y efectividad se necesita un sistema de control que permita la correcta sincronizacin de la informacin en todo el proceso de organizacin. Por eso el consejo de administracin de la empresa decidi que lo mejor era la implantacin del sistema SAP ERP Financials. A partir de ahora este trabajo se centrar en explicar los procedimientos a seguir para llevar a cabo la configuracin bsica del componente SAP ERP Financials as como la manera en la que se debern ejecutar los procesos empresariales centrales en la Gestin Financiera.

2- OBJETIVOS.
A continuacin se enumeran los objetivos que se persiguen con este trabajo: Crear unidades organizativas para la gestin financiera. Actualizar los datos maestros. Influir en la introduccin de operaciones de contabilizacin. Analizar y explicar las operaciones de contabilizacin. Configurar en el customizing las funciones que pueden utilizarse para llevar a cabo operaciones peridicas. Ejecutar programas e informes relevantes para el cierre de cuentas individuales. Configurar y usar la contabilidad de activos fijos.

Por su parte, la empresa al tomar la decisin de implantar SAP ERP Financials se marca una serie de objetivos que debern cumplirse para considerar beneficiosa para su gestin la implantacin del sistema: Conseguir una contabilidad segura y transparente. Control e integracin en toda la compaa de la informacin financiera y empresarial esencial para la toma de decisiones estratgica y operativa. Acelerar el proceso de cierre mediante la automatizacin de procesos, el flujo de trabajo y la colaboracin. Mejorar la eficacia de sus esfuerzos de mediante auditoras completas, informes ms exhaustivos y gestin de los controles internos. Mejorar el ROI (retorno de la inversin) y el flujo de caja mediante la mejora de la facturacin, las cuentas de deudores, los cobros y la gestin de la tesorera.

3- ENUNCIADO.
Los criterios mnimos de parametrizacin son los siguientes: PARAMETRIZACIONES GENERALES Pas Grupo de estatus de campo Plan contable / copia de INT CIF Datos generales Grupo de cuentas de cuentas de Mayor Variante de ejercicio Moneda Condiciones descuento Impuestos Multisociedad con GR01 Clases de documento Tipo de cambio Libro de caja Operaciones de caja. Crear dos nuevas Grupos de cuentas Cli/Pro Bancos propios Pago automtico Reclamaciones Correspondencia
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CASO 5 ES ZEC5 PG05 BUSCAR GASMAFE S.A ZTD5 12 + 4 Ao natural Z5 EUR 2 condiciones simples + 1 plazo Repercutido y soportado al 21% 5A 5B para USD y GBP LC05 CLI5 PRO5 BNK05 Parametrizacin VP C/T REC5 3 niveles ZC05

Estructura del balance como copia FS01 Plan de valoracin copia de IDE Clases de AF Clave de amortizacin copia de LINS Validacin (fecha contable solo 2012) Sustitucin (cambio de cuenta de gasto)

EB05 PV05 Las Estndar + Master 05 ZLI5 ZVAL5 ZSUS5

Las operaciones a realizar son: 1. Crear cuenta de balance y Prdidas y Ganancias. 2. Crear un estatus de campo nuevo y asignarlo a las cuentas creadas que obliguen a introducir la clave de clasificacin obligatoriamente. 3. Crear CEBES y CECOS con la misma codificacin CECO#01 CECO#02 y CEBE#01 y CEBE#02. 4. Crear cinco clientes y cinco proveedores de los grupos de cuentas nuevos con diferenciacin entre ellos de CIF, bancos, direcciones, cuentas asociadas, vas de pago, condiciones de pago, etc. 5. Realizar diez documentos simples (sin clientes ni proveedores). 6. Anular dos documentos simples. 7. Realizar diez facturas y/o abonos de clientes y otras tantas de proveedores sobre los proveedores y clientes nuevos incluyendo alguna en divisa a elegir siempre y cuando se haya introducido su tipo de cambio. 8. Contabilizar un anticipo de clientes y otro de proveedores. 9. Contabilizar factura / cobro / anulacin de compensacin y cobro. 10. Compensar manualmente alguna factura de cliente y/o proveedor. 11. Realizar un pago automtico para las vas de pago cheque a pagar, transferencia a pagar y transferencia recibido con los correspondientes ficheros y formularios. 12. Reclamar las partidas vencidas. 13. Emitir correspondencia sobre la nueva y dos existentes. 14. Realizar confirmacin de saldos. 15. Valoracin de moneda extranjera para las partidas abiertas en moneda extranjera.
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16. Creacin de diez activos fijos de todo tipo de clases de activo. 17. Realizar operaciones: altas, bajas, transferencias, amortizacin y capitalizacin de activos fijos en curso. Informes a presentar: Libro mayor. Libro diario. Balance y cuenta de Prdidas y Ganancias. Sumas y Saldos. Cuadro de Activos. Centros de Coste (Real/Plan/Desviacin). Libro del IVA. Diario del libro de caja. Cualquier aportacin deber ser razonada, explicada y parametrizada en el sistema establecindose un mnimo de tres aportaciones adicionales y un mximo de diez, indicando en un epgrafe del proyecto dichas aportaciones.

4- IMPLANTACIN DEL SISTEMA. 4.1- Criterios mnimos de Parametrizacin. 4.1.1- Creacin de la sociedad
La sociedad es la unidad organizativa de gestin financiera ms importante. Adems es la unidad mnima en finanzas para que funcione el sistema. Podemos crear la sociedad desde cero, o como copia de otra ya existente. En este caso se utilizar la segunda opcin. La razn es bsicamente que nos permite ahorrar trabajo y por lo tanto tiempo en la implantacin. Ruta: IMG/Estructura de la empresa/Definicin/Gestin financiera/Tratar, copiar, borrar, verificar sociedad/copiar, borrar, verificar sociedad.

Figura 4.1.1(1) creacin de sociedad

Cuando se crea una sociedad lo primero que se debe hacer es definirla: Clave de la sociedad: 4 caracteres, en este caso ser GMF5. Sociedad: Nombre. La empresa de este caso se llama GASMAFE S.A Ciudad: Poblacin en la que est localizada la empresa Pas: Aquel que debe considerarse como pas de origen, el resto de pases se consideran extranjeros. Es importante por cuestiones fiscales, ya que en cada pas se hace de forma diferente. En este caso ser ES (Espaa) Moneda: Cada sociedad debe tener la suya definida, conocida como moneda local . El resto de monedas se consideran extranjeras. El sistema convertir los importes contabilizados en una moneda extranjera a la moneda de la sociedad. Clave de idioma: ES (espaol). Ruta: IMG/Estructura de la empresa/Definicin/Gestin financiera/Tratar, copiar, borrar, verificar sociedad/Tratar datos de Sociedad

Fifura 4.1.1(2) Definicin de la sociedad.

Tambin definiremos la direccin de la empresa y otros datos que pueden facilitarnos su correcta localizacin.

Figura 4.1. 1(3) Direccin de GASMAFE S.A

4.1.2- Creacin del Plan de Cuentas.

El Plan de Cuentas es una variante que contiene la estructura y la informacin bsica de las cuentas de mayor. Los tres pasos para crear y utilizar un plan de cuentas son los siguientes: Definir el Plan de Cuentas. Definir las propiedades del Plan de Cuentas. Asignar el Plan de Cuentas a la sociedad. Segn lo establecido en el enunciado del trabajo, se crear el plan de cuentas como copia de otro ya existente denominado INT, al que se le asignar una clave de cuatro dgitos: PG05.

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Ruta: IMG/Gestin financiera (nuevo)/contabilidad principal (nuevo)/Datos maestros/Cuentas de mayor/Crear y tratar cuentas de mayor/Procedimientos alternativos/Copiar cuentas de mayor/Copiar plan de cuentas.

Figura 4.1.2(1) Copia de Plan de cuentas.

A continuacin se deber llevar a cabo la configuracin de las caractersticas que se pretende que cumpla el Plan de cuentas PG05. El idioma de actualizacin es aquel en el que se actualizan las descripciones de las cuentas. La longitud del nmero de cuenta de mayor puede oscilar entre 1-10, en este caso la longitud elegida ser 10. Por otra parte se define que cada vez que creemos una cuenta de los grupos 6 y 7 como cuenta de mayor, se cree automticamente en CO como clase de coste. Se definir el campo de Plan de cuentas de grupo para facilitar la elaboracin de informes en la consolidacin de cuentas. De la misma manera se quedar en blanco el campo bloqueado del Status, puesto que interesa que se puedan crear nuevas cuentas dentro de la sociedad que utilice este Plan de cuentas. Ruta: IMG/Gestin financiera (nuevo)/Contabilidad principal (nuevo)/Datos maestros/Cuentas de mayor/Tratamiento inicial/Tratar ndice planes de cuentas/Entrada nueva.

Figura 4.1.2(2) Definicin y caractersticas del PG05

Despus de crear el Plan de cuentas y definir sus caractersticas propias se debe hacer la asignacin del mismo a la sociedad con la que se est trabajando.
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Ruta: IMG/Gestin financiera (nuevo)/Contabilidad principal (nuevo)/Datos maestros/Cuentas de mayor/Tratamiento inicial/Asignar sociedad a un Plan de Cuentas.

Figura 4.1.3(2) Asignacin del Plan de cuentas a GASMAFE S.A

4.1.3- Creacin de la variante de ejercicio.

La variante de ejercicio comprende la definicin de periodo contable y periodos especiales. Los periodos especiales se utilizan para contabilizaciones que no se asignan a periodos de tiempo, sino al cierre del ejercicio. Hay que tener en cuenta que en la variante de ejercicio no se especifica si un periodo est abierto o cerrado, slo se definen la cantidad de periodos y sus fechas de inicio y fin. Como mximo se pueden definir 16 periodos (12 contables + 4 especiales). Para esta empresa se definir una variante de ejercicio denominada Z5, que constar de 12 periodos contables y 4 periodos especiales. El ejercicio se definir como: Independiente del ao (El nmero y las fechas de inicio y fin de los periodos son los mismos para cada ejercicio). Ao natural (Los periodos contables se corresponden con los meses del ao). Ruta: IMG/Gestin financiera (nuevo)/Parametrizaciones bsicas de gestin financiera (nuevo)/Libros/Ejercicio y periodos contables/Actualizar variante de ejercicio (actualizar ejercicio corto).

Figura 4.1. 4(1) Definicin variante de ejercicio.

A continuacin es necesario vincular la variante de ejercicio Z5 que se acaba de definir con la sociedad en la que se pretende que sea efectiva su aplicacin. Ruta: IMG/Gestin financiera (nuevo)/Parametrizaciones bsicas de gestin financiera (nuevo)/Libros/Ejercicio y periodos contables/Asignar sociedad a una variante de ejercicio.

Figura 4.1.3 (2) Asignacin de la variante de ejercicio a la sociedad.

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4.1.4- Asignacin sociedad CO.

El siguiente paso ser definir la Sociedad CO y vincularla a la sociedad FI para poder utilizar opciones del sistema como clases de coste, centros de costes, etc .. La sociedad CO es el elemento organizativo ms importante del controlling. A una sociedad CO se le pueden asignar varias sociedades financieras siempre y cuando tengan el mismo plan de cuentas y la misma variante de ejercicio. En este caso se crear una nueva entrada de sociedad CO, en la que se definir una clave de 4 dgitos para identificar la sociedad. Por supuesto dicha sociedad CO debe tener como plan de cuentas PG05 y como variante de ejercicio Z5. Ruta: IMG/Estructura de la empresa/Definicin/Controlling/Actualizar sociedad CO/Actualizar sociedad CO/Entrada nueva.

Figura 4.1.4(1) Definicin de la Sociedad CO

Para continuar con la implantacin de SAP el siguiente paso que debe darse es asignar la Sociedad FI a la Sociedad CO Ruta: IMG/Estructura de la empresa/Asignacin/Controlling/Asignar sociedad a sociedad CO.

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Figura 4.1.4(2) Asignacin Sociedad FI a Sociedad CO.

4.1.5- Creacin de grupo de cuentas para Clientes y Proveedores.

Mediante la creacin de grupos de cuentas el sistema nos permitir diferenciar clientes y proveedores mediante diferentes aspectos. Un ejemplo sera diferenciar clientes nacionales e internacionales. Siempre que se de el alta a un nuevo cliente o proveedor, es decir, que aparezca la necesidad de crear un nuevo dato maestro, el sistema nos permitir encuadrarlo en el grupo que cumpla mejor con sus caractersticas individuales. En primer lugar, se crear un grupo para los clientes que trabajen con la sociedad GMF5 al que denominaremos CLI5, de esta forma se identificar rpidamente a los deudores que mantienen relaciones comerciales con la empresa. Ruta: IMG/Gestin financiera (nuevo)/Contabilidad de deudores y acreedores/Cuentas de deudor/Datos maestros/Preparar creacin de datos maestros de deudores/Definir grupo de cuentas con formato de pantalla (deudores).

Figura 4.1.5(1) Creacin del grupo CLI5.

Se deber parametrizar cada uno de los apartados del Status de campo para que a la hora de introducir un nuevo dato maestro aparezcan los campos que la empresa considera
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imprescindibles para la correcta clasificacin de los clientes. Se comenzar con los datos generales.

Figura 4.1.5(2) Datos generales de CLI5.

En este caso solo se parametrizarn algunos grupos para que sirvan como ejemplo de la funcionalidad que nos puede proporcionar esta herramienta.

Figura 4.1.5(3) Parametrizacin de direccin CLI5.

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A continuacin se parametrizarn los datos de sociedad.

Figura 4.1.5(4) Datos de sociedad CLI5.

Para que cada vez que se cree una nueva cuenta de clientes en la sociedad GMF5 pida la cuenta asociada en la que volcarn los datos de las contabilizaciones, se deber parametrizar la gestin de cuentas del grupo CLI5.

Figura 4.1.5(5) Parametrizacin gestin de cuentas.

Los datos de pagos tambin deben ser parametrizados para que siempre que operemos con un cliente de la sociedad GSM5, le introduccin de las condiciones de pago sea obligatorio.

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Figura 4.1.5(6) Parametrizacin de pagos CLI5.

El tercer segmento que nos encontramos dentro de la Parametrizacin del grupo de cuentas de los clientes de la sociedad GMF5 es el de Datos de Ventas.

Figura 4.1.5(7) Datos de ventas CLI5.

Como ejemplo, se considerar que es obligatoria la entrada de la moneda en el grupo de status de campos ventas.

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Figura 4.1.5(8) Parametrizacin ventas CLI5.

Por otra parte, se crear un grupo para los proveedores que trabajen con la sociedad GMF5 al que denominaremos PRO5, de esta forma se identificar rpidamente a los acreedores que mantienen relaciones comerciales con la empresa. Ruta: IMG/Gestin financiera (nuevo)/Contabilidad de deudores y acreedores/Cuentas de acreedor/Datos maestros/Preparar creacin de datos maestros de acreedores/Definir grupo de cuentas con formato de pantalla (acreedores).

Figura 4.1.5(9) Creacin grupo de Proveedores PRO5.

Se deber parametrizar cada uno de los apartados del Status de campo para que a la hora de introducir un nuevo dato maestro aparezcan los campos que la empresa considera imprescindibles para la correcta clasificacin de los proveedores. Cada grupo de status de
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campo coincide con los segmentos que forman parte de las cuentas de proveedores. Al igual que en las cuentas de clientes, se parametrizarn los datos de direccin en datos generales, los datos de gestin de cuentas en datos de sociedad y los datos de compras.

Figura 4.1.5(10) Parametrizacin direccin PRO5.

Figura 4.1.5(11) Parametrizacin gestin de cuentas PRO5.

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Figura 4.1.5(12) Parametrizacin datos de compras PRO5.

Por ltimo, se debe parametrizar la asignacin de un rango a cada grupo de cuentas para que a la hora de crear datos maestros, podamos clasificarlos dentro de ese grupo. Ruta: IMG/Gestin financiera (nuevo)/Contabilidad de deudores y acreedores/Cuentas de deudor/Datos maestros/Preparar creacin de datos maestros de deudores/Asignar rangos de nmeros a grupos de cuentas para deudores.

Figura 4.1.5(13) Rango del grupo CLI5.

Ruta: IMG/Gestin financiera (nuevo)/Contabilidad de deudores y acreedores/Cuentas de deudor/Datos maestros/Preparar creacin de datos maestros de acreedores/Asignar rangos de nmeros a grupos de cuentas para acreedores.

Figura 4.1.5(14) Rango del grupo PRO5

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4.1.6- Creacin de tipos de cambio.

La actualizacin de tipos de cambio es una tarea continua. Para reducir el trabajo de actualizacin, SAP ERP ofrece varias herramientas. Para cada tipo de cambio se puede utilizar una de las siguientes herramientas. Inversin. Moneda inicial. Mrgenes de cambio. Se puede asignar una moneda inicial al tipo de cambio. Slo se tendr que actualizar el tipo de cambio en esta moneda inicial para todas las dems monedas. En el enunciado se pide la creacin de dos tipos de cambio, para el Euro respecto al Dlar americano y la Libra esterlina. Ruta: Sap Netweaver/Finanzas/Gestin financiera/Libro mayor/Entorno/Opciones actuales/Introducir tipos de cambio.

Figura 4.1.6(1) Creacin tipos de cambio USD para el Euro.

Figura 4.1.6(2) Creacin tipo de cambio GBP para el Euro.

4.1.7- Variante de estatus de campo.

Una variante de status de campo es el compendio de varios grupos de status de campos. Se debe asignar una variante de status de campo a cada sociedad. En este caso el enunciado determina que se deber crear una variante de estatus de campo denominada ZEC5 y asignarla a la sociedad GMF5. El grupo de status de campo determina no slo qu campos estn listos para la entrada de documentos, sino tambin cules deben rellenarse y cules suprimirse. En este caso se crear la variante ZEC5 como copia de la 1000 existente en el sistema. Despus se proceder a la asignacin de la misma a la sociedad GMF5. Ruta: IMG/Gestion financiera/Parametrizaciones bsicas de gestin financiera/Documento/Posicin de documento/Control/Definir variantes de estatus de campo.
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Figura 4.1.7(1) Creacin variante de estatus de campo.

Ruta: IMG/Gestin financiera/Parametrizaciones bsicas de gestin financiera/Documento/Posicin de documento/Control/Asignar sociedad a variantes status campos.

Figura 4.1.7(2) Asignacin de variante de estatus a GMF5.

4.1.8- Libro de Caja.

Es una herramienta para gestionar la caja de una empresa. Con esta herramienta se puede: Crear un libro de caja independiente para cada moneda. Contabilizar en las cuentas de mayor, deudor y acreedor. Ejecutar varios libros de caja en cada sociedad. Seleccionar un nmero aleatorio para cada identificacin de libro de caja (clave alfanumrica de 4 digitos). Ahora se dispondr a la explicacin de todo que es necesario para la correcta parametrizacion del libro de caja y por lo tanto, para su correcto funcionamiento: La sociedad en la que se desea utilizar el libro de caja. El nombre y la identificacin del libro de caja (4 digitos). Las cuentas de mayor en las que se desean contabilizar las operaciones comerciales del libro de caja. La moneda en la que se desea ejecutar el libro de caja. Las clases de documentos para: a) Contabilizacin de cuentas de mayor. b) Pagos efectuados a acreedores. c) Pagos recibidos de acreedores.
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d) Pagos efectuados a deudores. e) Pagos recibidos de deudores. Ruta: IMG/Gestin financiera (nuevo)/Contabilidad bancaria/Operaciones comerciales/Libro de caja/Configurar libro de caja/Entradas nuevas.

Figura 4.1.8(1) Creacin libro de caja LC05.

Se proceder a continuacin a verificar que el libro de caja tiene asignado un rango de nmeros para el almacenamiento de documentos y si el resultado es negativo, se le asignar uno para cumplir dicha funcin. Ruta: IMG/Gestin financiera/Contabilidad bancaria/Operaciones comerciales/Libro de caja/Definir intervalo rango de nmeros para documentos libro de caja.

Figura 4.1.8(2) Rango del libro de caja LC05.

El siguiente paso que se debe dar, es crear operaciones comerciales para las entradas de caja en la sociedad GMF5. En este trabajo se crearn dos, para que sirvan como ejemplo de las funciones que pueden desempearse con el libro de caja y las posibilidades que nos ofrece el sistema para ello. En primer lugar se crear una operacin comercial para dotar de efectivo a la caja, es decir, una operacin que permita hacer transferencias desde el banco al libro de caja. Ruta: IMG/Gestion financiera (nuevo)/Contabilidad bancaria/Operaciones comerciales/Libro de caja/Crear, modificar, borrar operaciones comerciales

Figura 4.1.8 (2) Operacin transferencia LC05.

La segunda operacin financiera que se va a crear, ayudar a realizar compras de material de oficina cuando el pago se haga en efectivo a travs de la caja.

Figura 4.1.8 (3) Operacin compra de material LC05.

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Por ltimo, se crear otra operacin financiera que permita realizar pagos desde la caja a los acreedores.

Figura 4.1.8 (4) Operacin pago acreedor LC05.

4.1.9- Creacin de clases de documento.

Cada da en la empresa se generarn centenares de documentos financieros. Para simplificar la tarea de almacenamiento de los mismos, debern almacenarse en diferentes categoras. Antes, se deben conocer las partes que componen un documento: Una cabecera de documento (informacin relativa a todo el documento). Entre 2 y 999 partidas individuales (informacin especfica). Mediante las clases de documento se controla la cabecera de documento y se utilizan para diferenciar las operaciones contables que se contabilizarn, por ejemplo, las facturas de acreedores, los pagos de deudores, etc. se definen a nivel de mandante y por lo tanto, son vlidas para todas las sociedades. Las clases de documento definen lo siguiente: Rangos de nmeros para numero de documento. Tipos de cuentas permitidas para contabilizaciones. Status de campo, de los campos Texto de cabecera y numero de referencia, en la cabecera del documento. El sistema ya trae clases de documentos estndar que se pueden utilizar sin ningn problema. Sin embargo, da la posibilidad de crear tantas clases de documento como se crean necesarias para la correcta clasificacin de los documentos contables. Lo primero que se debe hacer es crear un rango de nmeros de documentos. Se optar por una asignacin de nmeros interna, es decir, el sistema es el encargado de asignar el nmero de documento, teniendo en cuenta cual fue el ltimo nmero del rango utilizado. Ruta: IMG/Gestin financiera (nuevo)/Parametrizaciones bsicas de gestin financiera (nuevo)/Documentos/Rangos de nmeros de documentos/Docuemnto en vista de registro/Definir rangos de nmeros de la vista de entrada de datos/Intervalo, modificar/Insertar intervalo.

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Figura 4.1.9 (1) Creacin rango de nmero de documento.

El siguiente paso ser crear las clases de documento que se van a utilizar en la empresa GASMAFE S.A. En este caso se crearn dos clases de documentos, uno para clasificar los gastos autorizados a los acreedores de la sociedad GMF5 denominada factura acreedorGMF5 y otro para clasificar los pagas efectuados por los clientes de la misma sociedad denominado factura deudorGMF5. Ruta: IMG/Gestin financiera (nuevo)/Parametrizaciones bsicas de gestin financiera (nuevo)/Documentos/Clases de documentos/Definir clase de documentos de la vista de entrada de datos.

Figura 4.1.9 (2) Creacin clase de documento 5A.

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Figura 4.1.9 (3) Creacin clase de documento 5B.

Cuando se acabe la Parametrizacin debera ser posible contabilizar con la nueva clase de documento. Para esto se requiere una parametrizacin de customizing adicional en la nueva contabilidad principal. Las clases de documento deben estar preparadas/clasificadas para el desglose de documento. Ruta: IMG/Gestin financiera (nuevo)/Contabilidad principal (nuevo)/Operaciones contables/Desglose de documento/Clasificar clases de documento para el desglose de documento.

Figura 4.1.9 (4) Activar desglose de documento para 5A, 5B.

4.1.10- Condiciones de descuento.

Las condiciones de pago son trminos que acuerdan los interlocutores comerciales en relacin con el pago de facturas. Las condiciones definen la fecha de vencimiento y el descuento por pronto pago ofrecido para el pago de la factura dentro de un determinado periodo.
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Algunas condiciones de pago estn predefinidas en el sistema, pero de ser necesario se pueden definir condiciones nuevas. Para calcular el descuento por pronto pago, hay que registrar un porcentaje en las condiciones de pago. Tambin se deben registrar la cantidad de das que el porcentaje ser vlido en la misma posicin. Pueden ser aadidos a su vez, das y meses fijos. Como ejemplo, se crearn dos condiciones simples y una a plazos. En la primera condicin simple el acreedor y el deudor llegan a un acuerdo por el que la fecha base se determina a partir de la fecha de contabilizacin. Tambin fijarn condiciones de descuento en funcin de los das que se tarde en pagar. Ruta: IMG/Gestin financiera (nuevo)/Contabilidad de deudores y acreedores/Operaciones contables/Recepcin de facturas/Actualizar condiciones de pago.

Figura 4.1.10 (1) Condicin de pago simple 1.

En la segunda condicin de pago simple decidirn que la fecha base se determine a partir de la fecha de documento, con un vencimiento de 90 das.

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Figura 4.1.10 (2) Condicin de pago simple 2.

En cuanto a la condicin a plazos, llegan al acuerdo de que el 50% deber abonarse bajo lo establecido en la condicin simple 1, y el 50% restante bajo la condicin simple 2. Para ello, lo primero es crear la condicin como simple, activar la condicin de pago a plazos para despus definirlos en otra transaccin.

Figura 4.1.10 (3) Condicin de pago 3.

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Ruta: IMG/Gestin financiera (nuevo)/Contabilidad de deudores y acreedores/Operaciones contables/Recepcin de facturas/Definir condiciones de pago para plazos/Entradas nuevas.

Figura 4.1.10 (4) Plazos de la condicin de pago 3.

4.1.11- Impuestos.
El objetivo en este apartado es crear indicadores de impuestos que sern utilizados por la sociedad y definir las cuentas de dichos impuestos en la configuracin. Se tienen que crear el IVA soportado y repercutido al 21%. Ruta: IMG/Gestin financiera (nuevo)/Parametrizaciones bsicas de gestin financiera (nuevo)/Impuesto sobre el volumen de negocio/Clculo/Definir indicador de IVA. Creacin del indicador de impuestos del IVA soportado.

Figura 4.1.11 (1) Definicin IVA soportado (V).

Figura 4.1.11 (2) Porcentaje IVA soportado.

El siguiente paso es definir la cuenta que utilizar el indicador de impuestos.

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Figura 4.1.11 (3) Asignacin de cuenta IVA soportado.

Creacin del indicador de impuestos del IVA repercutido.

Figura 4.1.11 (4) Definicin IVA repercutido.

Figura 4.1.11 (5) Porcentaje IVA repercutido.

Figura 4.1.11 (6) Asignacin de cuenta IVA repercutido.

Por ltimo, para que los nuevos indicadores de impuestos puedan ser seleccionados a la hora de realizar operaciones, es necesario que se den de alta para la entrada de datos, en las transacciones enjoy.
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Ruta: IMG/Gestin financiera (nuevo)/Contabilidad de deudores y acreedores/Operaciones contables/salida de facturas, abonos/ salida de facturas, abonos enjoy Sap/Definir indicador de impuestos por operacin/Entradas nuevas.

Figura 4.1.11 (7) Activar indicadores en operaciones.

4.1.12- Multisociedades.
Una transaccin de multisociedad consiste efecta contabilizaciones en cuentas de diferentes sociedades. El sistema crear un documento separado en cada una de las sociedades afectadas. Para que los importes en el Debe y en el Haber se compensen en estos documentos, el sistema genera automticamente partidas individuales que se contabilizan en cuentas de compensacin. Los documentos de una transaccin de multisociedades estn enlazados mediante un nmero de transaccin de comn. Las cuentas de compensacin deben definirse en cada sociedad antes de que se pueda realizar una transaccin multisociedad. Estas cuentas pueden ser de mayor, de deudores o acreedores. En la configuracin se asignar una cuenta de compensacin a cada combinacin posible de dos sociedades. Para conseguir la integracin en tiempo real, es necesario realizar antes un paso previo. Consistir en definir las cuentas sobre las que volcarn los datos de ambas sociedades. Siguiendo el enunciado, se utilizarn las sociedades GMF5 y GR01. Ruta: IMG/Gestin financiera (nuevo)/Contabilidad principal (nuevo)/Operaciones contables/Preparar transacciones de multisociedades.

Figura 4.1.12 (1) Sociedades para la transaccin.

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Figura 4.1.12 (2) Actualizacin multisociedades.

4.1.13- Banco propio.

En el sistema se debern crear un registro maestro por cada banco que se utilice. Esos registros se almacenan centralmente en el directorio bancario. Los bancos que utiliza la sociedad GASMAFE S.A se definen como bancos propios en el customizing. En este caso, el nuevo banco, an no est en el directorio de SAP. Por lo tanto, se introducir el banco manualmente a travs de la siguiente ruta. Ruta: SAP Esssy Access/Finanzas/Gestin financiera/Bancos/Datos maestros/Maestro de bancos/Crear.

Figura 4.1.13(1) Creacin de banco en SAP.

En la siguiente pantalla se debern definir los datos de direccin del banco que se est creando.

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Figura 4.1.13 (2) Direccin del banco.

El siguiente paso en la configuracin ser definir el banco que se acaba de crear como banco propio de la sociedad. Ruta: IMG/Gestin financiera (nuevo)/Contabilidad bancaria/Cuentas bancarias/Definir banco propio/Entradas nuevas.

Figura 4.1.13 (3) Definir banco propio GMF5.

Figura 4.1.13 (4) Definicin banco propio.

Para continuar con la Parametrizacin del banco propio, debe crearse una cuenta bancaria en el banco que se acaba de asignar como propio y enlazarla con una cuenta de mayor del plan contable PG05. La cuenta creada es la 130140. Ruta: IMG/Gestin financiera (nuevo)/Contabilidad bancaria/Cuentas bancarias/Definir banco propio/Seleccionar banco propio/Cuentas bancarias/Entradas nuevas.

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Figura 4.1.13 (5) Creacin de cuenta bancaria en banco propio.

Por ltimo, se deber introducir el ID de la cuenta bancaria en la cuenta de mayor con la que ha sido enlazada. Ruta: SAP Easy Access/Finanzas/Gestin financiera/Libro maestros/Cuentas de mayor/Tratamiento individual/Central. mayor/Datos

Figura 4.1.13 (6) Vinculacin cuenta bancaria y de mayor.

4.1.14- Pago automtico.

Lo primero que se debe hacer es entender bien en que consiste el proceso de pagos: Se introducen las facturas. Se analizan las fechas de vencimiento y las reglas de contabilizacin de las facturas pendientes adecuadas. Las facturas que vencern para el pago se preparan para una revisin. Los pagos se aprueban y/o modifican. Se pagan las facturas.

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El programa de pagos se ha concebido para operaciones de pagos nacionales e internacionales, tanto con deudores como con acreedores. Adems gestiona tanto la entrada como la salida de pagos. Para poder utilizar esta herramienta en la empresa se va a proceder a realizar las parametrizaciones pertinentes para la sociedad GMF5. Ruta: Transaccin FBZP.

Figura 4.1.14 (1) Men de configuracin.

Se irn configurando todas las pestaas que presenta este men de configuracin. El primer paso ser parametrizar la sociedad emisora y la pagadora en la ventana de Sociedades (todas). Una vez seleccionada la sociedad, se acceder a la siguiente ventana:

Figura 4.1.14 (2) Definicin sociedad pagadora y emisora.

la sociedad pagadora registrar las contabilizaciones bancarias. La sociedad emisora registrar contabilizaciones auxiliares. Ambas sociedades se compensan creando contabilizaciones multisociedad. Si se activa la opcin, suplemento de va de pago ofrece la posibilidad de imprimir y clasificar pagos.
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Tambin se configurarn los das de tolerancia para las deudas y las transacciones de deudor y acreedor que deben procesarse.

Figura 4.1.14 (3) Configuracin sociedades (todas).

La siguiente pestaa que encontramos en el men de Parametrizacin de los pagos automticos es la de sociedad pagadora. En ella, los usuarios definirn los importes mnimos para los pagos, cuando deben generarse efectos y las fechas de sus vencimientos, los formularios que se utilizan para cada sociedad pagadora, etc.

Figura 4.1.14 (4) Configuracin sociedades pagadoras.

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La tercera pestaa que presenta el men es vas de pago de pas. Se definirn las vas de pago permitidas en el pas, las clases de documento que se utilizarn, programas de impresin, monedas permitidas, los requisitos de registro maestro de las vas de pago (es decir, si se define la direccin como requisito, no se pagarn las facturas con esta va de pago, a menos que se introduzca una direccin),etc.

Figura 4.1.14 (5) Ejemplo configuracin va de pago pas.

De la misma forma se parametrizar la va de pago T, transferencias. En cuarto lugar se encuentra la pestaa vas de pago en la sociedad. Se definirn los importes mximos y mnimos permitidos, si se permiten interlocutores en el extranjero y adems da la opcin de realizar agrupaciones para los pagos por grupo de bancos o cdigos postales.

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Figura 4.1.14 (6) Configuracin via de pago C.

Figura 4.1.14 (7) Configuracin va de pago T.

El prximo paso ser configurar la seleccin de bancos. Se establecer el orden de jerarqua, es decir, se introducirn los bancos propios en el orden en el que el programa de pagos automticos debera tenerlo en cuenta para el pago por cada va de pago.

Figura 4.1.14 (8) Orden de jerarqua en Banco 0005.

Por cada combinacin de va de pago y banco propio, se define: Cuenta de contabilizacin auxiliar. Cuenta de compensacin para efectos. Fondos disponibles en cada banco.
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Figura 4.1.14 (9) Asignacin de cuentas de mayor.

Por ltimo, se tendra que parametrizar el banco propio. Trabajo que ya ha sido realizado en un apartado anterior de este mismo documento. Por lo tanto, el programa de pagos automticos est totalmente parametrizado. Es necesario que se cree un talonario de cheques para poder utilizar la via de pago C. Ruta: IMG/Gestin financiera (nueva)/Deudores y acreedores/Operaciones contables/Salidas de pagos/Salida de pagos automtico/Medios de pago/Gestin de cheques/Definir intervalo de nmeros para cheques.

Figura 4.1.14 (10) Creacin de talonario de cheques.

Figura 4.1.14 (11) Creacin de talonario de cheques.

4.1.15- Reclamaciones.
El procedimiento de reclamaciones controla cmo se realizan estas mismas. Todas las cuentas que se vayan a introducir en el proceso de reclamacin automtica debe tener un procedimiento de reclamacin. El sistema ya contiene varios procesos de reclamacin predefinidos que pueden utilizarse, sin embargo, se crear uno nuevo ajustado a lo demandado en el enunciado. Para ellos se copiar del 0001 y se modificar despus. Ruta: SAP Easy Access/Finanzas/Gestin financiera/Deudores/Operaciones peridicas/Reclamar./Entorno/Modificar configuracin./Nuevo procedimiento de reclamacin.

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Figura 4.1.15 (1) Modificacin proceso de reclamacin.

En la pestaa de niveles de reclamacin se contina con la Parametrizacin. Se definen los das de demora hasta alcanzar cada nivel de reclamacin y otras muchas caractersticas particulares de cada nivel.

Figura 4.1.15 (2) Configuracin de Niveles de reclamacin.

Para los gastos del procedimiento de reclamacin deben definirse las siguientes parametrizaciones.
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Figura 4.1.15 (4) Configuracin gastos.

Se tratar ahora de actualizar los importes mnimos.

Figura 4.1.15 (5) Configuracin importes mnimos.

las parametrizaciones siguientes se utilizan para definir los textos de reclamacin. Se debe crear una reclamacin por cada nivel. Se utilizar la sociedad 1000 como referencia para este procedimiento de reclamacin.

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Figura 4.1.15 (6) Configuracin de textos de reclamacin.

4.1.16- Correspondencia.
Una clase de correspondencia: Representa una clase de carta en el sistema SAP. Debe crearse para cada clase de correspondencia que se desee. Cada clase de correspondencia tendr definido un programa de impresin y una variante de seleccin adecuadas. La empresa utiliza distintas clases de correspondencia, a esos formularios se les asigna una clase de correspondencia en el sistema. El objetivo es que se automatice el proceso lo mximo posible Ruta: IMG/Gestin financiera (nuevo)/Parametrizaciones bsicas de financiera/Correspondencia/Definir clases de correspondencia/Entrada nueva. gestin

Figura 4.1.16 (1) Crear correspondencia.

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La Parametrizacin continua con la asignacin del programa de impresin a la nueva clase de correspondencia. Ruta: IMG/Gestin financiera financiera/Correspondencia/Fijar correspondencia/Entradas nuevas. (nuevo)/Parametrizaciones asignacin report bsicas de gestin por clase de

Figura 4.1.16 (2) Asignacin programa de impresin.

A continuacin, se tendr que especificar cuando se podr acceder a la nueva clase de correspondencia. En este caso se activar para la entrada de documentos y su visualizacin. Ruta: IMG/Gestin financiera (nuevo)/Parametrizaciones bsicas de financiera/Correspondencia/Especificar opciones de llamada/Entradas nuevas. gestin

Figura 4.1.16 (3) Activar clase de correspondencia.

4.1.17- Estructura de balance.

Se pueden definir todas las estructuras de balance / P y G que se necesiten para preparar informes de acuerdo con varios criterios, ejemplo: Para hacienda, para otros usuarios externos, para fines internos, etc. La estructura de balance permite configurar el formato del informe. Se debe determinar lo siguiente: Las posiciones que se deben incluir y la secuencia y jerarqua de las mismas. El texto que describe las posiciones. Los planes de cuentas y las cuentas relevantes para el informe. Los totales que se deben visualizar.

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Cada estructura debe tener las siguientes posiciones especiales: Activos, pasivos, beneficios, gastos, resultado de prdidas y ganancias, cuentas no asignadas y notas al balance contable. Como mximo la estructura de balance contendr 20 niveles de jerarqua. En esta parametrizacin se crear la estructura de balance para la sociedad GMF5 como copia de la FS01. Ruta: IMG/Gestin financiera nuevo/Contabilidad financiera (nuevo)/Operaciones peridicas/Documentar/Definir estructura de balance, PyG.

Figura 4.1.17 (1) Estructura de balance como copia de FS01.

Una vez creada la estructura hay que verificar si todas las cuentas de mayor del plan de cuentas y sociedad se han asignado correctamente a las posiciones de la estructura de balance que se acaba de copiar.

4.1.18- Plan de valoracin.

Todas las cuentas del libro mayor se definen en el Plan de cuentas. La contabilidad de activos fijos, trabaja con ese plan de cuentas asignado a la sociedad FI pero adems tendr un plan de valoracin. Estos planes de valoracin contienen reas especficas predefinidas. (amortizacin contable, fiscal, etc.) Por supuesto, es posible crear planes de valoracin con sus propias reas. En este epgrafe se tratar de definir y configurar un plan de valoracin para la sociedad GMF5. Es un requisito previo para otras muchas parametrizaciones que afectan a la contabilidad de activos. Ruta: IMG/Gestin financiera (nuevo)/Contabilidad de activos fijos/Estructuras de organizacin/Copiar plan de valoracin de referencias de valoracin.

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Figura 4.1.18 (1) Opciones de la transaccin.

Figura 4.1.18 (2) Copia de plan de valoracin.

Una vez copiado el plan de valoracin se debe continuar especificando el nombre del nuevo.

Figura 4.1.18 (3) Especificacin plan de valoracin.

Despus el sistema da la opcin de borrar o copiar reas de valoracin al que se acaba de crear como copia. Sin embargo, en este apartado no se tratar esta opcin. Ahora el objetivo es asignar el nuevo plan de valoracin PV05 a la sociedad. Ruta: IMG/Gestin financiera (nuevo)/Contabilidad de activos fijos/Estructuras de organizacin/Especificar asignacin sociedad, plan de valoracin.

Figura 4.1.18 (4) Asignacin del plan de valoracin.

4.1.19- Clases de activo fijo.

La clase de activo fijo es el criterio principal para clasificar los activos fijos. Cada activo se asignar a una clase. Dichas clases se crean a nivel de mandante y se componen de dos secciones principales: Seccin de datos maestros. Seccin de datos de valoracin.
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La funcin principal de la clase de activos fijos es establecer un enlace entre los registros maestros de los activos y las cuentas de mayor donde se contabilizan las amortizaciones y valores de activos fijos relacionados. Esto se controla mediante la determinacin de cuentas. En primer lugar, se crear un rango de nmeros que se asignar a la sociedad GMF5 para que pueda trabajar con la contabilidad de activos fijos. En este caso se copiar del ya existente en la sociedad 1000. Ruta: IMG/Gestin financiera (nuevo)/Contabilidad de activos fijos/Estructura de organizacin/Clases de activos fijos/Definir intervalos de rangos de nmeros.

Figura 4.1.19 (1) Copia del intervalo.

El siguiente paso ser crear la clase de activo fijo mster 05 donde se incluirn los activos que se vayan creando en la sociedad. Ruta: IMG/Gestin financiera (nuevo)/Contabilidad de activos fijos/Estructura de organizacin/Clases de activos fijos/Definir clases de activos fijos/Entrada nueva.

Figura 4.1.19 (2) Creacin clase de activo.

Figura 4.1.19 (3) Creacin clase de activo.

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Una vez creada la clase de activo, falta activar las reas de valoracin para el plan de valoracin PV05. Para ello se utiliza la transaccin OAYZ. Ruta: IMG/Gestin financiera/Contabilidad de general/Determinar valoracin de clases de activos fijos. activos fijos/Valoracin

Figura 4.1.19 (4) Activacin reas de valoracin.

4.1.20- Clave de amortizacin.

Los parmetros que el sistema necesita para calcular los importes de amortizacin se ingrersan en mtodos de clculo. Los mtodos de clculo se asignan a la clave de contabilizacin en la transaccin AFAMA. Se crear la clave de amortizacin como copia de LINS y ser denominada ZLI5. Los mtodos de clculo de la nueva clave permanecern igual que en LINS. Ruta: IMG/Gestin financiera (nuevo)/Contabilidad de activos fijos/Amortizaciones/Mtodos de valoracin/Clave de amortizacin/Actualizar clave de amortizacin.

Figura 4.1.20 (1) Copia clave de amortizacin.

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4.1.21- Validacin y sustitucin.

Para ejecutar una sustitucin/validacin se requieren las medidas siguientes: Decidir a qu rea de aplicacin se aplicar la modificacin. Seleccionar el evento correcto para la modificacin. Definir la validacin/sustitucin. Asignar la validacin/sustitucin a una unidad organizativa apropiada. Activarla. Es preciso explicar brevemente que los eventos son lugares especficos de una aplicacin que especifican la ubicacin exacta donde se lleva a cabo la modificacin. Para FI se proporcionan tres eventos: cabecera de documento, posicin de documento y documento completo. Una regla de sustitucin se compone de dos partes: Condiciones que identifican los registros que se seleccionarn. Sustituciones, que identifican los valores de reposicin. Estos pueden ser valores constantes, asignaciones campo campo o exits de usuario. El objetivo principal que persigue una sustitucin es modificar el contenido de uno o varios campos. Ruta: IMG/Gestin financiera (nuevo)/Parametrizaciones bsicas de gestin financiera (nuevo)/Herramientas/Validacin,sustitucin/Sustitucin en documentos contables/Entorno/Sustitucin.

Figura 4.1.21 (1) Creacin de sustitucin.

La condicin que se debe cumplir es que si aparece la cuenta 476900 de gastos, se sustituya por la cuenta 476902.

Figura 4.1.21 (2) Condicin previa sustitucin.

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Figura 4.1.21 (3) Sustitucin por valor constante.

Por ltimo, se crea una entrada nueva por la que se asigna la sustitucin ZSUS5 a la sociedad GMF5, de otra forma no llegara a aplicarse.

Figura 4.1.21 (4) Activacin en sociedad GMF5.

La validacin por su parte se compone de tres etapas: Condicin previa. Verificacin. Mensaje La validacin se utiliza para autorizar o no a determinados procesos y transacciones segn unos requisitos. En este caso se crear una validacin para que la fecha contable sea slo perteneciente a 2012 y se denominar ZVAL5. Ruta: IMG/Gestin financiera (nuevo)/Parametrizaciones bsicas de gestin financiera (nuevo)/Herramientas/Validacin, sustitucin/Validacin en documentos contables/Entorno/Validacin.

Figura 4.1.21 (5) Creacin de validacin.

Figura 4.1.21 (6) Condicin previa validacin.

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Figura 4.1.21 (7) Verificacin de la validacin.

Figura 4.1.21 (8) Mensaje de la validacin.

Por ltimo, se crea una entrada nueva por la que se asigna la validacin ZVAL5 a la sociedad GMF5, de otra forma no llegara a aplicarse.

Figura 4.1.21 (9) Asignacin de validacin a GMF5.

4.2- Operaciones a realizar. 4.2.1- Crear cuenta de balance y cuenta de beneficios.

Las cuentas de mayor constan de dos segmentos de datos. El primero corresponde al plan de cuentas, la informacin registrada en este segmento de la cuenta de mayor es vlida para todas las sociedades que la utilicen. El segundo segmento es el de sociedad. Todas las sociedades que quieren utilizar una cuenta del plan de cuentas que tienen asignado deben crear un segmento de sociedad propio. Este incluye la informacin que se refiere exclusivamente a la sociedad en cuestin. Con ella se controlar la entrada de documentos contables y la gestin de datos contables. En el segmento del plan de cuentas hay que especificar si la cuenta es de balance o de beneficios, puesto que, ambas clases de cuentas se tratan de forma diferente en el cierre: En el caso de las cuentas de balance, el saldo se transfiere a la misma cuenta. En el caso de las cuentas de gastos o ingresos, el saldo se transfiere a una cuenta de remanente y la cuenta de gastos o ingresos se fija en 0. A modo de ejemplo se crear una cuenta de cada tipo a nivel central, es decir, tanto en el plan de cuentas como en la sociedad. Ruta: SAP Easy Access/Finanzas/Gestin financiera/Libro maestros/Cuenntas de mayor/Tratamiento individual/Central.
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mayor/Datos

Figura 4.2.1 (1) Cuenta de beneficio.

Figura 4.2.1 (2) Cuenta de balance.

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4.2.2- Crear status de campo.

En este apartado se crear un grupo de status de campo con una configuracin particular, que obligue a que la entrada de la clave de clasificacin (asignacin) sea obligatoria. Ruta: IMG/Gestin financiera/Documento/Posicin de documento/Control/Definir variantes de status de campo/seleccionar ZEC5/Grupos de status de campo/Entrada nueva.

Figura 4.2.2 (1) Definicin grupo status de campo.

En el status de campo, en el grupo de datos generales, hay que definir que el nmero de asignacin sea obligatorio.

Figura 4.2.2 (2) Parametrizacin n de asignacin.

El ltimo paso es asignar el nuevo grupo de status de campo a las cuentas creadas anteriormente. Ruta: SAP Easy Access/Finanzas/Gestin financiera/Libro maestros/Cuenntas de mayor/Tratamiento individual/Central. mayor/Datos

Figura 4.2.2 (3) Asignacin del grupo de status.

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4.2.3- Crear Centro de beneficio y centro de coste.

Se crearn dos centros de beneficio y dos centros de coste para cumplir con lo establecido en el enunciado del ejercicio. Para la creacin de los centros de beneficio la ruta a seguir ser la siguiente. Ruta: SAP Easy Access/Finanzas/Gestin financiera/Libro maestros/Centro de beneficio/Tratamiento individual/crear mayor/Datos

Figura 4.2.3 (1) Creacin de centro de beneficio.

Figura 4.2.3 (2) Creacin de centro de beneficio.

De la misma forma se crea el centro de beneficio GASMAFE 2, denominado CEBE502. La ruta para crear los centros de coste en la sociedad GMF5 es la siguiente: Ruta: Finanzas/Controlling/Contabilidad de centros de coste/Datos maestros/Centro de coste/Tratamiento individual/Crear.

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Figura 4.2.3 (3) Creacin centro de coste.

De la misma forma, se crea el centro de coste GASMAFE 2, relacionado con el centro de beneficio CEBE502.

4.2.4- Crear clientes y proveedores.

Al igual que las cuentas de mayor, las cuentas de deudor/acreedor tienen un segmento de datos generales y otro especfico de la sociedad. Adems se puede crear un segmento de rea de compras o ventas para cada cuenta de deudor/acreedor. Se va a proceder a la creacin de cinco clientes. Ruta: Sap Easy Access/Finanzas/Gestin financiera/Deudores/Datos maestros/Crear.

Figura 4.2.4 (1) Creacin de cliente.

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Figura 4.2.4 (2) Datos generales.

Figura 4.2.4 (3) Datos de sociedad

Figura 4.2.4 (4) Datos de sociedad.

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Figura 4.2.4 (5) Datos de sociedad.

El resto de clientes se crearn con distintas combinaciones de vas de pago, condiciones de pago, direcciones, bancos, etc. Se van a crear tambin 5 maestros para proveedores que trabajen con la sociedad que esta parametrizndose. Ruta: Finanzas/Gestin financiera/Acreedores/Datos maestros/Crear.

Figura 4.2.4 (6) Creacin proveedor.

Figura 4.2.4 (7) Direccin proveedor.

Figura 4.2.4 (8) Gestin de cuenta.

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El resto de proveedores se crearn con distintas combinaciones de vas de pago, condiciones de pago, direcciones, bancos, etc.

4.2.5- Documentos simples.

Se va a proceder a la creacin de diez documentos simples en el sistema. Como ejemplo, se vern los pasos que hay que llevar a cabo para crear uno de ellos. Ruta:SAP Easy Access/Finanzas/Gestin financiera/Libro mayor/Contabilizacin/Indicar documento de cuenta de mayor. Hay que asegurarse de que estamos realizando las operaciones en la sociedad GMF5.

Figura 4.2.5 (1) Seleccin de sociedad.

Una vez seleccionada la sociedad, se llevar a cabo la creacin de un documento contable que sirva para apuntar un movimiento de la cuenta del banco propio de la sociedad a la cuenta del libro de caja.

Figura 4.2.5 (2) Asiento documento simple.

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Figura 4.2.5 (3) Resumen del documento.

El siguiente documento servir para depositar en el banco propio una aportacin de capital de los socios que se utilizar para financiar el resto de operaciones que forman parte de la actividad de la empresa.

Figura 4.2.5 (4) Asiento documento simple.

Figura 4.2.5 (5) Resumen del documento.

El siguiente documento, representa el asiento de un anticipo de salario a los empleados. Ese dinero saldr del banco propio.

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Figura 4.2.5 (6) Asiento documento simple.

Figura 4.2.5 (7) Resumen del documento.

En cuarto lugar, se crear un documento que ejemplifique una transferencia del banco propio de la empresa a otro cualquiera.

Figura 4.2.5 (8) Asiento documento simple.

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Figura 4.2.5 (9) Resumen del documento.

Otro ejemplo de documento simple, puede ser el asiento que se produce al pagar las nminas en la sociedad.

Figura 4.2.5 (7) Asiento documento simple.

Figura 4.2.5 (8) Resumen del documento.

El siguiente documento representa el asiento que se produce como consecuencia de la contabilizacin de diversos gastos de mantenimiento en la empresa.
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Figura 4.2.5 (9) Asiento documento simple.

Figura 4.2.5 (10) Resumen del documento.

El sptimo documento representa un asiento en el que llegan a la empresa las facturas de los suministros y stas se dejan pendientes de pago.

Figura 4.2.5 (11) Asiento documento simple.

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Figura 4.2.5 (12) Resumen del documento.

El octavo documento, es un ejemplo de cmo es un asiento de periodificacin en el pago de un seguro.

Figura 4.2.5 (13) Asiento documento simple.

Figura 4.2.5 (14) Resumen del documento.

Como ejemplo se crear en el sistema un documento simple que muestre como sera la liquidacin de los intereses de un prstamo.

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Figura 4.2.5 (15) Asiento de documento simple.

Figura 4.2.5 (16) Resumen de documento.

Por ltimo, se crear un documento simple que consista en un asiento de reclasificacin del renting de un equipo de oficina.

Figura 4.2.5 (17) Asiento documento simple.

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Figura 4.2.5 (18) Resumen del documento.

4.2.6- Anulacin de documentos.

El sistema tiene una funcin con la que puede anular documentos de cuenta de mayor, de deudores y acreedores de manera individual o conjunta. Un documento se puede anular mediante: Contabilizacin de anulacin normal: Hace que el sistema contabilice el cargo incorrecto como un abono y el abono incorrecto como un cargo. Provoca un aumento del nmero de movimientos. Contabilizacin negativa: Hace lo mismo, pero los importes contabilizados no se aaden a las cifras de movimientos sino que se deducen de las cifras de movimientos de la otra columna de la cuenta. Para que se permita la anulacin con contabilizacin negativa es necesario que se cumplan los siguientes requisitos: La sociedad debe permitir contabilizaciones negativas. El motivo de anulacin debe estar permitido para anulaciones negativas. Como ejemplo, se anular un documento de los creados en el apartado anterior utilizando cada uno de los procedimientos sealados. En primer lugar, se debe verificar que la sociedad permite contabilizaciones negativas. Ruta: IMG/Gestin financiera (nuevo)/Contabilidad principal (nuevo)/Operaciones contables/Contabilizacin de correccin, anulacin/Permitir contabilizaciones negativas.

Figura 4.2.6 (1) Permitir contabilidad negativa.

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El siguiente paso es verificar que los motivos de anulacin se pueden utilizar para realizar anulaciones mediante contabilizaciones negativas. Ruta: IMG/Gestin financiera/Contabilidad principal/Operaciones contables/Contabilizacin de correccin, anulacin/Definir motivos de anulacin.

Figura 4.2.6 (2) Motivos de anulacin.

Se va a realizar una consulta del saldo de una de las cuentas utilizadas en los documentos simples del apartado anterior, ms concretamente de la 113140. Ruta: SAP Easy Acces/Finanzas/Gestin financiera/Libro mayor/Cuenta/Consultar saldo.

Figura 4.2.6 (3) Saldo de la cuenta 113140.

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Despus de esta comprobacin, se llevar a cabo la anulacin del documento 100000004 mediante contabilizacin negativa. Supondr un descenso del saldo de la cuenta en el Haber de 3000 unidades. Ruta: SAP Easy Access/Finanzas/Gestin mayor/Documento/Anular/Anulacin individual financiera/Libro

Figura 4.2.6 (3) Anulacin de documento.

Figura 4.2.6 (5) Saldo Haber despus de anular.

Se observa cmo el documento 100000011 ha anulado al 100000004 reduciendo el saldo en la columna del Haber en 3000 unidades. El segundo mtodo es la contabilizacin normal. Cuando un documento no est vinculado con otro se utiliza la transaccin FB08 para la anulacin. En caso de que si estuviera vinculado a otro documento, se anulara con la transaccin FBRA.

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Figura 4.2.6 (6) Anulacin documento.

4.2.7- Facturas de clientes y proveedores.

Para contabilizar facturas de proveedores la ruta que se debe seguir es la siguiente: Ruta: Sap Easy Access/Finanzas/Gestin financiera/Acreedores/Contabilizacin/ Factura.

Figura 4.2.7 (1) Factura proveedor.

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Figura 4.2.7 (2) Resumen del documento.

Para crear una factura de cliente, la ruta ser la siguiente: Ruta: Sap Easy Access/Finanzas/Gestin financiera/Deudores/Contabilizacin/Factura.

Figura 4.2.7 (3) Factura de cliente.

Figura 4.2.7 (4) Resumen del documento.

En este apartado del trabajo se han creado varios documentos ms. Entre ellos, facturas de deudor, facturas de acreedor, abonos de acreedores y de clientes.

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4.2.8- Contabilizar anticipo de cliente y proveedor.

En primer lugar se crear un anticipo para un proveedor. Ruta: Sap Easy Access/Finanzas/Gestin financiera/Acreedores/Contabilizacin/ Anticipo /Anticipo de acreedor.

Figura 4.2.8 (1) Anticipo proveedor.

Figura 4.2.8 (2) Asiento del documento.

En segundo lugar, se crea un anticipo de un cliente. Ruta: Sap Easy Access/Finanzas/Gestin financiera/Deudores/Contabilizacin/ Anticipo /Anticipo de deudores.

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Figura 4.2.8 (3) Anticipo de cliente.

Figura 4.2.8 (4) Resumen del documento.

4.2.9- Factura, cobro, anulacin de compensacin y cobro.

Se va a describir el proceso completo que se produce cuando emitimos una factura a un deudor, se produce el abono y posteriormente se detectan errores y hay que anular la compensacin. Ruta: Sap Easy Access/Finanzas/Gestin financiera/Deudores/Contabilizacin/Factura.

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Figura 4.2.8 (1) Factura de deudor.

Figura 4.2.9 (2) Resumen del documento.

El cliente por su parte har un abono por la cantidad estipulada en la factura. Ruta: Sap Easy Access/Finanzas/Gestin financiera/Deudores/Contabilizacin/Abono.

Figura 4.2.9 (3) Abono de cliente.

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Figura 4.2.9 (4) Resumen del documento.

Es interesante visualizar las partidas abiertas que hay en la cuenta del deudor, puesto que tanto la factura como el abono todava lo son y puedo que se encuentre alguna ms. Ruta: Sap Easy Access/Finanzas/Gestin financiera/Deudores/Cuenta/Visualizar.

Figura 4.2.9 (5) Visualizar partidas.

Figura 4.2.9 (6) Lista partidas abiertas.

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El ltimo paso del proceso sera compensar las partidas abiertas en la cuenta de deudor con la que se est trabajando. Para ello, hay que seguir esta ruta. Ruta: Sap Easy Access/Finanzas/Gestin financiera/Deudores/Cuenta/Compensar.

Figura 4.2.9 (7) Seleccin de cuenta.

Figura 4.2.9 (8) Compensar partidas.

Despus de la compensacin, solo queda una partida abierta.

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Se observa la partida que an est abierta con un punto rojo, mientras que, las que ya han sido compensadas tienen un cuadrado verde.

Figura 4.2.9 (10) Lista de partidas abiertas.

Llegados a este punto, si quiere anularse la compensacin, se debe utilizar la transaccin FBRA.

Figura 4.2.9 (11) Anular compensacin.

4.2.10- Compensar facturas manualmente.

Como ejemplo se ha creado una factura pendiente en el cliente Juanito por 3000 Euros. Ser utilizada en este apartado para demostrar cmo se puede compensar una factura manualmente. Para ello el cliente en cuestin realiza un pago. Ruta: Sap Easy Access/Finanzas/Gestin financiera/Deudores/Contabilizaciones/Pagos.

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Figura 4.2.10 (1) Entrada de pago cliente.

Una vez introducidos los datos de la cuenta bancaria, importe y cuenta del deudor en cuestin. Deben tratarse las partidas abiertas para realizar la compensacin.

Figura 4.2.10 (2) Compensacin con partida abierta.

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4.2.11- Realizar pagos automticos.

El programa de pago de SAP permite realizar automticamente las siguientes operaciones: Seleccionar facturas pendientes que deban pagarse o retirarse. Contabilizar documentos de pago. Imprimir medios de pago. El proceso de pago automtico tiene cuatro pasos: Parmetros. Propuesta. Pago. Impresin. Cualquier ejecucin del programa de pagos se identifica mediante dos campos: Fecha de ejecucin e identificacin. Para ejecutar el programa de pagos automticos la ruta que se debe seguir es la siguiente: Ruta: Sap Easy peridicas/Pagos. Access/Finanzas/Gestin financiera/Acreedores/Operaciones

Figura 4.2.11 (1) Identificador de la ejecucin.

En los parmetros se defina que la ejecucin automtica de pagos debe realizarse para todos los acreedores pertenecientes a la sociedad GMF5 y que utilicen las vas de pago C y T.

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Figura 4.2.11 (2) Parmetros.

Figura 4.2.11 (3) Parmetros.

Despus de guardar los parmetros y volver a la pestaa Status, se programa la propuesta de pago que ha ofrecido el sistema para que se ejecute inmediatamente.

Figura 4.2.11 (4) Programar propuesta.

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El siguiente paso es procesar la propuesta de pago. Revisar las facturas que el programa propone para liberar el pago. Las partidas que aparecen en rojo pertenecen a la lista de excepciones.

Figura 4.2.11 (5) Propuesta de pago.

Por ltimo se ejecuta la propuesta de pago. En este momento se crean documentos de pago y se compensan con facturas pendientes. Adems si se desea, se lleva a cabo la impresin.

Figura 4.2.11 (6) Status ejecucin de pago.

Figura 4.2.11 (7) Imprimir ordenes spool propias.

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4.2.12- Reclamar partidas.

El primer paso es crear una ejecucin de reclamacin. Para ello deberemos tratar la transaccin F150.

Figura 4.2.12 (1) Identificador.

En los parmetros se define la fecha de reclamacin, la sociedad que debe tratarse en la ejecucin de reclamacin y los deudores cuyas cuentas deben ser reclamadas.

Figura 4.2.12 (2) Parmetros.

Despus hay que realizar la ejecucin de la propuesta de reclamacin. Se puede observar cmo queda la lista de reclamaciones.

Figura 4.2.12 (3) Lista de reclamacin.

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El ltimo paso sera imprimir el proceso de reclamacin. El resultado es el siguiente.

Figura 4.1. 19(4) Carta de reclamacin.

4.2.13- Emitir correspondencia.

Se contabilizar una factura en uno de los deudores con los que trabaje la sociedad. Despus se solicitar correspondencia en el mismo paso. Ruta: Sap Easy Access/Finanzas/Gestin financiera/Deudores/Contabilizacin/Factura/ Entorno/Correspondencia.

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Figura 4.2.13 (1) Emitir correspondencia.

Figura 4.2.13 (2) Ejemplo correspondencia.

4.2.14- Confirmacin de saldos.

Antes de comenzar con la confirmacin de saldos es necesario realizar una parametrizacin previa en la transaccin FSAV.

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Figura 4.2.14 (1) Direccin.

El programa de creacin de confirmacin de saldos crea automticamente confirmaciones para deudores y acreedores (incluidas cartas de respuesta). Tambin se emite una lista de control que se enva al departamento de auditora interna. Los deudores/acreedores verifican la informacin de saldo que reciben y envan su respuesto al centro de control. All las respuestas se comparan con la lista de reconciliacin. Ruta: Sap Easy Access/Finanzas/Gestin financiera/Deudores/Operaciones peridicas/Cierre/Verificar,contar/Confirmacin de saldos: imprimir.

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Figura 4.1. 20(1) Confirmacin de saldos.

La carta de confirmacin de saldos impresa, sera la siguiente:

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Figura 4.2.14 (5) Carta confirmacin de saldos.

4.2.15- Valoracin en moneda extranjera.

La valoracin de moneda extranjera debe realizarse antes de crear los balances contables. Una valoracin en moneda extranjera es necesaria si las cuentas de acreedor contienen partidas abiertas en una moneda extranjera. Los importes en esta moneda extranjera se convierten a la moneda local a la vez que se indican utilizando el tipo de cambio actual. Ruta: Sap Easy Access/Finanzas/Gestin financiera/Deudores/Operaciones peridicas/Cierre/Valorar/Valoracin de moneda extranjera de partidas abiertas (nuevo).

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Figura 4.2.15 (1) Valoracin en moneda extranjera.

Se procede entonces a ejecutar el programa.

Figura 4.2.15 (2) Valoracin en moneda extranjera.

Se pueden observar las contabilizaciones que se van a producir.

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Figura 4.2.15 (3) Contabilizaciones.

4.2.16- Creacin de activos fijos.

Se va a proceder a la creacin de activos fijos de varias clases de activos. La ruta para realizarlo es: Ruta: SAp Easy Access/Finanzas/Gestin financiera/Activo fijo/Crear.

Figura 4.2.16 (1) Activo fijo clase Master05.

Figura 4.2.16 (2) Ordenador oficina.

Figura 4.2.16 (3) Activo fijo clase 3100.

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Figura 4.2.4 (4) Carretilla elevadora.

Cuando se crean varios activos fijos similares, la operacin puede realizarse en un solo paso. Es necesario introducir la cantidad de bienes similares que se crearn.

Figura 4.2.16 (5) Activo fijo clase 3000.

Figura 4.2.16 (6) Mesa de oficina.

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Figura 4.2.16 (7) Creacin en masa de activos fijos.

Contina la creacin de activos fijos.

Figura 4.2.16 (8) Activo fijo clase 1100.

Figura 4.2.16 (9) Nave industrial.

Figura 4.2.16 (10) Creacin en masa de activos fijos.

Figura 4.2.16 (11) Activo fijo clase Master05.

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Figura 4.2.16 (12) Ratn.

Figura 4.2.16 (12) Teclado.

4.2.17- Operaciones con activos fijos.

Alta de activo fijo con proveedor: Ruta: SAP Easy Access/Finanzas/Gestin fijos/Contabilizacin/Alta/Compra/Contra acreedor. financiera/Activos

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Figura 4.2.17 (1) Alta de activo fijo contra acreedor.

Figura 4.2.17 (2) Documento contable.

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Alta de activo fijo con contrapartida automtica. Ruta: SAP Easy Access/Finanzas/Gestin fijos/Contabilizacin/Alta/Compra/Alta automtica contrapartida. financiera/Activos

Figura 4.2.17 (3) Eleccin de sociedad.

Figura 4.2.17 (4) Alta automtica.

En esta misma transaccin existe la posibilidad de crear nuevos activos fijos. El siguiente ejemplo consistir en demostrar cmo debe realizarse la baja de un activo fijo que ya perteneca a la sociedad. Se realizar la venta de la mquina 02 el 26/10/2012 a un cliente llamado Activos. Ruta: SAP Easy Access/Finanzas/Gestin fijos/Contabilizacin/Baja/Baja con ingresos/Con deudor. financiera/Activos

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Figura 4.2.17 (5) Baja de activo fijo.

Para la siguiente tarea, se crear un activo fijo en curso, se le dar de alta y posteriormente se distribuir y capitalizar segn se crea oportuno .

Figura 4.2.17 (6) Activo fijo en curso.

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Figura 4.2.17 (7) Nave industrial.

Una vez creada la nave industrial como activo fijo se le dar de alta en el sistema con factura contra el proveedor ACTIVOS.

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Figura 4.2.17 (8) Alta de la nave industrial.

El siguiente paso, realizar la distribucin del activo fijo. Para este fin se utiliza la transaccin AIAB.

Figura 4.2.17 (9) Seleccin de sociedad.

Figura 4.2.17 (10) Registrar regla de distribucin.

Figura 4.2.17 (11) Regla de distribucin.

Despus de crear la regla de distribucin es el momento de ejecutar la liquidacin para capitalizar el activo.

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Figura 4.2.17 Capitalizar el activo.

Otra de las operaciones que se pueden realizar en el sistema de SAP con los activos fijos es una transferencia. Estas pueden realizarse dentro de la misma sociedad o entre sociedades diferentes. En este caso se har dentro de la misma sociedad. El activo fijo 1000 0 se transferir al activo en curso 4001 0.

Figura 4.2.17 (12) Creacin nuevo activo fijo.

Ruta: SAP Easy Access/ Finanzas/Gestin financiera/Activos fijos/Contabilizacin/Traslado.

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Figura 4.2.17 (13) Transferencia activo fijo.

4.3- Informes. 4.3.1- Libro mayor.

Ruta: SAP Easy Access/Finanzas/Gestin financiera/Libro mayor/Operaciones periodicas/Cierre/Documentar/Historial de cuenta/Cuentas (todas)/Libro mayor de fichero del documento.

Figura 4.3.1 (1) Ejemplo de mayor.

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4.3.2- Libro diario.

Ruta: Sap Easy Access/Finanzas/Gestin financiera/Libro mayor/Sistema de informacin/Informes para libro mayor (nuevo)/Documento/General/Diario compacto de documentos.

Figura 4.3.2 (1) Muestra de libro diario.

4.3.3- Balance y cuenta de Prdidas y Ganancias.

Ruta: SAP Easy Access/Finanzas/Gestin financiera/Libro mayor/Sistema de informacin/Informes de libro mayor (nuevo)/Balance/General/Comaparacin plan/real.

Figura 4.3.3 (1) Balance y PyG.

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Se puede desplegar el balance tanto como se desee, para observar con mayor detalle cada una de las posiciones del mismo.

4.3.4- Sumas y Saldos.

Ruta: SAP Easy Access/Finanzas/Gestin financiera/ Libro mayor/Sistema de informacin/Informes de libro mayor (nuevo)/Listas de saldos/General/Listas de totales y saldos.

Figura 4.3.4 (1) Ejemplo sumas y saldos.

Ruta: SAP Easy Access/Sistemas Info/Finanzas/Gestion financiera/Libro mayor/Lista de saldos.

Figura 4.3.4 (2) Saldos de las cuentas.

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4.3.5- Cuadro de Activos.

En primer lugar se tratar el cuadro de activo proporcionado por la transaccin AW01N, observando individualmente las condiciones en las que se encuentra cada uno de los activos. Ruta: SAP Easy Access/Finanzas/Gestin financiera/Activos fijos/Sistema de informacin/Informes contabilidad de activo fijo/Activo fijo individual/Asset explorer.

Figura 4.3.5 (1) Asset explorer.

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Tambin podemos observar en este informe las amortizaciones previstas para cada activo fijo a lo largo de su vida til.

Figura 4.3.5 (2) Cuadro de amortizacin.

Existe otro informe que nos proporciona informacin acumulada por clases de activo que puede resultar muy til a la hora de analizar informacin. Es el propiamente dicho, cuadro de activos. Ruta: SAP Easy Access/Sistema Info/Finanzas/Gestin financiera/Activos fijos/Cuadro de activos fijos.

Figura 4.3.5 (3) Cuadro de activos fijos

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4.3.6- Centros de Coste (Real/Plan/Desviacin).

Ruta: SAP Easy Access/Finanzas/Controlling/Contabilidad de centros de coste/Sistema Info/Informes de la contabilidad CECO/Comparaciones Plan, real/Centros coste real, plan, desviacin.

Figura 4.3.6 (1) Informe centro de coste.

Figura 4.3.6 (2) Centro de coste CECO502.

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Figura 4.3.6 (3) Partidas individuales.

4.3.7- Libro del IVA.

La transaccin para obtener la declaracin del IVA es: S_ALR_87009895

Figura 4.3.7 (1) IVA Repercutido.

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Figura 4.3.7 (2) IVA Soportado.

4.3.8- Diario del libro de caja.

Ruta: SAP Easy Access/Finanzas/Gestin financiera/Bancos/Entrada/Libro de caja.

4.4- Tareas adicionales.

La primera situacin consiste en que el Estado ha considerado necesaria una subida de impuestos. Por ello, el impuesto del IVA asciende al 25%. Es necesario que se parametricen en el sistema todos los cambios pertinentes para adaptarse a la nueva normativa implantada. Ruta: IMG/Gestin financiera (nuevo)/Parametrizaciones bsicas de gestin financiera (nuevo)/Impuesto sobre el volumen de negocio/Clculo/Definir indicador de IVA. Creacin del indicador de impuestos del IVA soportado.

Figura 4.4 (1) Nuevo IVA sop.

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Figura 4.4 (2) Nuevo IVA sop.

Figura 4.4 (3) Tipo impositivo.

Figura 4.4 (4) Cuenta de impuestos.

Se repetir el proceso para el indicador de impuestos del IVA repercutido, introduciendo los datos que sean necesarios. Se denominar ZV. El siguiente paso que debe darse es deshabilitar los anteriores indicadores en las operaciones enjoy para que no pueden utilizarse y cometer errores. De la misma manera, deben activarse los nuevos indicadores para que puedan ser utilizados.

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Ruta: IMG/Gestin financiera (nuevo)/Contabilidad de deudores y acreedores/Operaciones contables/salida de facturas, abonos/ salida de facturas, abonos enjoy Sap/Definir indicador de impuestos por operacin/Entradas nuevas.

Figura 4.4 (5) Borrar indicadores anteriores.

Figura 4.4 (6) Entradas nuevas.

Otra oportunidad que nos ofrece el sistema es la de compensar deudor/acreedor para ellos es necesario que se cumplan los siguientes requisitos: Poner el cliente en el maestro de acreedor. Poner acreedor en el maestro de cliente. Seleccionar el pincho de compensar en el maestro de cliente y proveedor. Es decir, aparece un cliente llamado SALADE S.A al que la empresa tambin le comprara mercancas, luego, tambin formar parte de los proveedores. Para que se produzca la compensacin se tienen que cumplir los requisitos expuestos anteriormente. Ruta: SAP /Modificar. Easy Access/Finanzas/Gestin financiera/Deudores/Datos maestros

Figura 4.4 (8) Seleccin deudor.

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Figura 4.4 (9) Vinculacin con acreedor.

Figura 4.4 (10) Seleccin acreedor.

Figura 4.4 (11) Vinculacin y compensacin.

A continuacin se realizarn un par de facturas de deudor y acreedor para ver si se produce la compensacin.

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Figura 4.4 (12) Factura de deudor.

Figura 4.4 (13) Asiento contable.

Figura 4.4 (14) Factura de acreedor.

Figura 4.4 (15) Asiento contable.

Ahora se demostrar como sin hacer pagos o abonos es posible compensar la factura de deudor y acreedor creadas anteriormente.
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Figura 4.4 (16) Compensar cuenta SALADE.

Para comprobar que se ha producido la compensacin hay que acceder a la visualizacin de las partidas en la cuenta de SALADE. Ruta: SAP Easy Access/Finanzas/Gestin financiera/Deudores/Cuenta/Visualizar.

Figura 4.4 (17) Cuenta deudor compensada.

Ruta: SAP Easy Access/Finanzas/Gestin financiera/Acreedores/Cuenta/Visualizar.

Figura 4.4 (18) Cuenta acreedor compensada.

Como tercera aportacin, a las tareas adicionales que se explican en este apartado, se tratar la posibilidad que ofrece el sistema de cerrar los periodos contables que la empresa considere oportuno. La empresa decide que durante el ejercicio en curso, slo permanezcan abiertos el periodo actual y el inmediatamente anterior, permaneciendo cerrados todos los dems.

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Para definir una variante de periodos contables abiertos: Ruta: IMG/Gestin financiera (nuevo)/parametrizaciones bsicas/Libros/Ejercicio y periodos contables/Periodos contables/Definir variante para periodos contables abiertos.

Figura 4.4 (19) Variante de periodos abiertos.

Para asignar la variante a la sociedad: Ruta: IMG/Gestin financiera (nuevo)/parametrizaciones bsicas/Libros/Ejercicio y periodos contables/Periodos contables/Asignar variante a sociedad.

Figura 4.4 (20) Asignar variante a sociedad.

El ltimo paso es determinar que periodos contables estarn abiertos y cules no. Para ello se utiliza: Ruta: IMG/Gestin financiera (nuevo)/parametrizaciones bsicas/Libros/Ejercicio y periodos contables/Periodos contables/Abrir y cerrar periodos contables.

Figura 4.4 (21) Periodos contables abiertos.

En esta ocasin la empresa decide crear un mensaje en el sistema para que puedan verlo todos los usuarios. La intencin es que todo el mundo se entere de la noticia sin perder tiempo en reuniones, mientras continan haciendo su trabajo con normalidad. Para ello se utiliza la transaccin SM02

Figura 4.4 (22) Mensaje a usuarios

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5- CONCLUSIONES.
Una vez finalizada la Parametrizacin del sistema se podr realizar cualquier operacin en el mdulo de finanzas de SAP-ERP. Para alcanzar estos resultados el consultor en finanzas habr pasado por las siguientes etapas: 1- Estudio de viabilidad: El consultor analiza lo que quiere el cliente y lo compara con lo que puede ofrecer SAP. Despus se programar la parte que el sistema no pueda proporcionar en su paquete estndar. 2- Estudio de procesos o diseo conceptual (BBP): Business Blue Print. Documento oficial que se presenta a la empresa y esta acepta o rechaza. Se tratar: Estructuras organizativas. Datos maestros. Procesos de negocios. Informes. Antes de presentar el BBP, se celebran muchas reuniones en las que se elabora el diseo conceptual. Un consultor Junior se dedicara a asistir a dichas reuniones, elaborar actas de lo que all se diga y elaborar el BBP en base a otros diseos realizados anteriormente. 3- Desarrollo del prototipo: Una vez se alcance un acuerdo con el el BBP, se proceder a la Parametrizacin del prototipo. Los programadores tambin harn un desarrollo inicial de informes. 4- Plan de pruebas: Por un lado se realizan pruebas internas, tanto financieras, como de integracin comercial con otros mdulos (compras, ventas, produccin). Por otra parte, se hacen pruebas con el usuario, obteniendo documentacin del plan de pruebas y de los test que se realicen. 5- Preparacin de entrada en productivo: Es el momento de dar formacin a los empleado de la empresa que vayan a ser usuarios. Deberemos prepara manuales y posiblemente dar alguna clase de formacin. Tambin se produce la carga de maestros e histricos del antiguo sistema al nuevo. Se harn pruebas de test consistentes en muestreos de datos cargados. 6- Entrada en productivo: Se hacen las cargas de datos finales (normalmente en fin de semana), se realiza mantenimiento correctivo, es decir, se corrigen aquellas parametrizaciones que estn dando problemas. Tambin se realiza atencin a los usuarios (telfono, mail, presencial).
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7- Mantenimiento adicional: se realiza mantenimiento evolutivo. Consiste en implementar nuevas aplicaciones o incluso mdulos, lo que nos lleva a un nuevo proyecto SAP. Una vez finalizadas todas las etapas de implantacin de un proyecto SAP en una empresa el tiempo que habr transcurrido desde el momento de su comienzo hasta el final, ser aproximadamente de un ao.

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