RAZN Y PALABRA Por Liliana Guevara

Nmero 32 El objetivo ltimo de las relaciones con los medios es comunicarse con el pblico externo y no con los medios en s. Una buena imagen para competir Toda organizacin debe llevar a cabo una poltica proactiva de comunicacin, porque es a partir de eso que se construye el prestigio o reputacin de una marca, empresa, productos, servicio, negocio o persona. La buena o mala imagen que el pblico o cliente tenga de una organizacin depende en gran medida a la correcta difusin que se aga de ella a trav!s de los medios de comunicacin. La imagen que va a tener la gente es la que difunden los medios de comunicacin. Luego lo m"s apropiado para una figura pblica, persona o empresa, es construir esa imagen y no correr el riesgo de que se la construyan. Beneficios #enerar comentarios positivos en los medios de comunicacin no cuesta muc o y es m"s econmico que una publicidad. Un comentario positivo de un medio de comunicacin goza de ms credibilidad que un aviso publicitario. $n el mundo de los negocios, los dos factores que gobiernan el futuro de una compa%a son los clientes y los medios. La mejor estrategia es convertirlos en nuestros aliados. &nvertir en mejorar las relaciones con los medios de comunicacin es una forma eficaz y rentable de garantizar no solo la supervivencia de la empresa, sino tambi!n su !xito social. I Cmo posicionar nuestra empresa como fuente de informacin? 1 Poltica Informativa La poltica informativa debe estar incluida en el plan de 'elaciones (blicas) *ui!nes son los portavoces, en qu! temas y en qu! casos+ el lenguaje a utilizar+ en qu! momento debe salir a la luz pblica dic a informacin+ cu"ndo se elabora un boletn de prensa+ se programa una rueda de prensa, una jornada de puertas abiertas, etc. $l contacto con los periodistas se debe acer a trav!s del responsable de comunicacin y prensa. ,uando el periodista requiera entrevistar a los directivos, el responsable de comunicacin y prensa debe servir de puente entre ambas personas, asesorar" al directivo y facilitar" datos al periodista. -e debe tener siempre actualizada la base de datos, !sta es una erramienta indispensable.

2 Conocimiento de la audiencia $l objetivo ltimo de las relaciones con los medios es comunicarse con la poblacin, clientes o consumidores, y no con los medios en s. Lo primero que debe acerse es conocer las caractersticas sociales, culturales y econmicas de ese pblico objetivo m"s las necesidades y gustos. .etectar a qu! medios de comunicacin tienen acceso. Caractersticas de los medios de comunicacin /edios &mpresos 0(rensa y revistas especializadas1 &nformacin) $xtensa y reflexiva Tem"ticas) &deales para transmitir informacin reflexiva y perdurable. .atos) .ocumentos, resultados de investigaciones, entrevistas largas, explicaciones, cifras, estadsticas y testimonios. 2ec a y orario de cierre.

/edios electrnicos 0'adio, televisin e &nternet1 &nformacin) 3reve, instant"nea y concreta. Tem"ticas) &deales para transmitir informacin de impacto. .atos) ,ifras concretas, datos globales y testimonios breves. $l orario de cierre es muy variado.

! Base de datos de medios " periodistas Local, regional, nacional y agencias internacionales de noticias. 4ombre del director del medio 5efe de redaccin 4ombre del periodista

# $u% es noticia para el periodista? 4uevas (olticas 6niversario de fundacin 4uevos productos y servicios 4uevas instalaciones (royecto de ampliacin de mercado $xportaciones /ano de obra generada, directa e indirectamente. 2irma de convenios. /enciones especiales. ,ertificaciones. (remios nacionales, regionales o locales. 4ombramientos de directivos 6sambleas anuales.

,onvenciones Trofeos 6portes a la comunidad (resentacin del informe social y financiero. 6ctividades de capacitacin (untos de vista de la empresa con relacin a leyes o normas. .iagnsticos &nformes t!cnicos Licitaciones Licencias ambientales ,ampa%as educativas 3alances de gestin Tomar parte en una pol!mica 'ealizar un estudio, una encuesta o un sondeo 7rganizar un omenaje a un personaje o institucin. 7rganizar un evento o conferencia ,rear comit!s y anunciar su nombramiento ,onvocar a un concurso 7rganizar una visita o una misin comercial .ivulgar un reconocimiento

& Perfil el responsable del contacto con los medios 8isin periodstica ,apacidad de evaluar lo que les interesa a los medios de comunicacin, a qu! medios y como presentar la informacin, es decir que g!nero periodstico utilizar ) noticia, reportaje o informe especial, entre otros. ,apacidad de redaccin ,apacidad de expresar con claridad la informacin, datos financieros, econmicos y estadsticos de forma clara, entendible y concisa con excelente gram"tica y correcta ortografa. ,apacidad de mercadear las noticias ,apacidad de 9vender9 a los periodistas, la informacin o las noticias. .eben notar la importancia, el alcance, el impacto positivo del proyecto, del programa, del informe o de la actividad. ' El portavo( $s la persona que da la cara ante la opinin pblica. $s la imagen de la empresa ante los medios de comunicacin. :ay organizaciones que tienen un portavoz segn el tema a tratar, pero generalmente es el presidente de la compa%a, el gerente administrativo, el director de gestin ambiental o el responsable de mercadeo. $l portavoz tiene el deber de) &nformar oportunamente .ecir la verdad $xplicar el ec o cuando se requiera

-er constante en atender a los medios .espejar dudas respecto a su actividad 'espetar a los representantes de los medios

Tiene el derec o a) 'ectificar #uardar silencio sobre asuntos confidenciales ,onceder la entrevista en exclusiva $legir los medios ,rear su propia imagen

II Contacto con los medios 1 Boletn de prensa $s una noticia que la empresa emite sobre una actividad o postura de la compa%a para ser conocida por la opinin pblica. (uede llevar datos estadsticos, resultados de una investigacin y cifras financieras. $l envo puede ser por correo normal, electrnico, fax o &nternet. Lo mejor llev"rselo personalmente. Ttulacin) 6ntettulo, ttulo y bajada o sumario 2 Cuerpo de la noticia ("rrafos cortos que contengan una sola idea en tres o cuatro lneas. ;so reiterado del punto aparte y uso del entrecomillado. 6dem"s, de verbos recurrentes como) dijo, afirm, atribuy, explic, concluy, argument, etc. ;tilizacin de enlaces) sin embargo, de igual forma, as mismo, en consecuencia, etc. )itulacin de la noticia 6. $l titular consiste en un gran resumen del contenido general de la informacin, cuyo objetivo es brindar al lector una visin inmediata, global y atractiva de aquello que se desarrolla en el contenido del texto. Literales) la noticia misma, de manera literal y rigurosa. -e refiere de manera estricta a lo ocurrido, sin juicios de valor. &nterpretativo) va m"s all" de lo literal y ace una valoracin de lo ocurrido. ,alifica el acontecimiento, juego de palabras. 3. 6ntettulo va estrec amente ligado al titular, es el que contextualiza la noticia. -e sita antes del ttulo. $s una informacin que no est" expresamente consignada en el ttulo, pero lo complementa. ,. 3ajada o sumario consiste en un resumen de los aspectos relacionados en le texto de la noticia. -e caracteriza por estar escrito en un puntaje de letras mayor que el del texto. $l objetivo del sumario es el de facilitar una r"pida lectura a los principales contenidos de la informacin.

! *ueda de prensa $s una reunin programada que se realiza para tratar temas de actualidad o pol!micos, presentar proyectos, resultados de investigaciones y posturas, entre otros. $s un espacio donde se da la posibilidad de explicar y confrontar. La convocatoria se realiza mediante una carta de invitacin, tarjeta de invitacin o un boletn de prensa. 6. <,mo se organiza la rueda de prensa= 6decuada eleccin del lugar, fec a y ora. &nvitacin a la rueda de prensa) 6 qui!nes y desplazamientos de medios fuera de la ciudad. ,onfirmacin asistencia. 'efrigerio) (revio o posterior a la rueda de prensa. &nfraestructura) ,omputadoras, Tel!fono, fax, papel y l"piz ;so de ayudas visuales.

3. .esarrollo de la rueda de prensa $star puntuales. -aludos, agradecer la asistencia y presentacin de los expositores. $xplicar metodologa de preguntas. &nicio de la rueda de prensa Turno para preguntas y respuestas. 'efrigerio. ,ortesa y solucin de requerimientos para facilitar la labor de los periodistas.

# Conferencia de prensa $s una reunin entre un personaje y los periodistas para tratar un tema especializado acordado previamente, permite analizar, explicar y disertar. -e utiliza para explicar proyectos de expansin, nuevas tecnologas, normativas &nternacionales y terminologas, entre otros. 6dem"s es adecuada para difundir resultados o divulgar acciones en beneficio de la comunidad. ,on relacin a la organizacin y desarrollo de la Conferencia de Prensa se maneja igual a la *ueda de Prensa. (ero se debe de tener en cuenta la elaboracin de material escrito y audiovisuales para la explicacin de datos de difcil comprensin. & Entrevista en e+clusiva $s el suministro de informacin a trav!s de una persona concreta. -e accede a ella cuando el periodista la solicita. -e concertar la entrevista previamente y le da tiempo al entrevistado de documentarse.

(uede ser buscada pro la empresa o solicitada por el periodista. La t!cnica es pregunta respuesta y de un tema especfico. ' El informe especial $s un reporte detallado sobre una problem"tica concreta de un sector econmico, ejecucin de un proyecto, proceso interno de la empresa con influencia en el medio externo, implicaciones empresariales de normas, regulaciones y permisos ambientales, entre otros. $s elaborado por especialista en la materia, a solicitud del medio de informacin. $s la forma m"s sutil de transmitir la ideologa empresarial o de un gremio a la comunidad a trav!s de la prensa. , -a rectificacin $s un derec o que todos tenemos, se usa cuando un medio a publicado alguna informacin que no es precisa, falsa o tendenciosa. Lo conveniente es analizar la situacin y luego proceder a que el medio o el periodista se rectifique de lo publicado. . El pronunciamiento Lo usan los directivos o presidentes de agremiaciones que toman una postura frente a una norma, ley o disposicin gubernamental. Lo realizan mediante una carta al director de los medios, un boletn o una rueda de prensa 1/ *ecorrido por los medios $s importante visitar a los periodistas al menos una vez al a%o, algunas organizaciones lo acen cada seis meses. -e ace con el fin de tener retroalimentacin con relacin a la informacin que se enva y para saber los requerimientos de los periodistas. $ste recorrido por los medios debe ser para llevar informacin, esta estrategia es v"lida para invitar a los periodistas a la presentacin del balance financiero y social a principio de a%o, se aprovec a para entregarles fotografas de los productos o de la planta y de los directivos con el fin de renovar el arc ivo fotogr"fico. Tambi!n puede acerse para llevar un boletn de prensa o una invitacin a un evento importante. .ebe tener en cuenta los orarios apropiados para visitar los medios impresos, radiales y de televisin. $s mejor llegar de sorpresa, pero con una planeacin previa por parte del responsable de relaciones con la prensa. 11 0ornada de puertas abiertas ,uando la organizacin a implementado nuevas tecnologas que redundan en un mejor producto de calidad, conquista nuevos mercados, saca un nuevo producto,

esta aportando a la conservacin del medio ambiente, genera progreso a la comunidad, implementa campa%as educativas, obtiene certificaciones de calidad o tienen nuevos proyectos se invita a los periodistas a la empresa a que conozcan esas innovaciones. 12 *ecomendaciones La jornada de puertas abiertas debe acerse en la ma%ana, empezando con un desayuno con la presencia de los directivos de la compa%a, luego la exposicin del proyecto o los resultados de los mismos. 'ecorrido por la planta o instalaciones explicando el proceso productivo o lo que interesa dar a conocer. -eccin de preguntas y respuestas para aclarar las dudas. (ara ello se debe tener en cuenta) ,arpeta informativa que contiene un informe ejecutivo que resume los aspectos m"s importantes. (ublicar cifras. .arles un obsequio como camisetas, cac uc as, lapiceros, agendas o toallas. .ejar el evento registrado en fotografas y luego acer las llegar.

1 Eventos de capacitacin -e deben programar eventos como seminarios o talleres de capacitacin para los periodistas al menos una vez al a%o. La capacitacin se puede acer en temas relacionados con la pr"ctica del periodismo, aspectos especficos de la gestin de la entidad o para integrar a los periodistas con los directivos de la institucin. .e acuerdo con la disponibilidad de tiempo de los periodistas se selecciona el da, la ora y el sitio. -i el sitio es apartado de la ciudad, se les debe recoger bien sea en su casa o en las instalaciones del medio, igualmente, se debe terne presente su regreso. $ste espacio es propicio para estrec ar lazos no solo profesionales sino de amistad. III Cmo medir las relaciones con los medios? /edir las relaciones con los medios siempre a sido un problema delicado. 4o existe una frmula m"gica para medir las relaciones con los medios. Tradicionalmente se ace de la siguiente manera. 'ecortes de prensa que sirven de referencia de lo publicado y el a orro que se realiza.

'egistro en cassettes de audio para llevar un registro de lo que se emite por radio. &gualmente, en vdeo. -ondear a los periodistas para determinar las fortalezas y debilidades de nuestra funcin. 'ealizar an"lisis retrospectivos con relacin a los cubrimientos

1 Conse1os Pr2cticos 2acilitar la labor de los periodistas proporcionando informacin oportuna y confiable. (resentar informacin con datos estadsticos y econmicos. (roporcionar fotografas de los directivos y de la organizacin. $xplicar mediante ejemplos. (rogramar eventos de capacitacin en tem"tica especiales que la organizacin maneje. -er cumplido con la informacin -er amable -encillo >gill 'espetar su trabajo

6nte todo proporcionarles informacin que es la materia prima para que realicen su trabajo. I3 Comunicacin Interna La comunicacin interna es responsabilidad y compromiso de todos los colaboradores de una empresa. La comunicacin debe ser participativa. :ace varios a%os y aunque tmidamente las empresas apostaron por la comunicacin empresarial, oy los resultados son favorables con relacin a la motivacin e integracin de los empleados de las compa%as+ mejoras productivas+ descenso en los conflictos laborales y un ambiente de trabajo positivo, pese a la crisis que en la actualidad estamos viviendo. 1 Comunicacin 4rgani(acional $s el manejo adecuado de los procesos de elaboracin, emisin, circulacin y retroalimentacin de los mensajes dentro del "rea de trabajo, para aumentar la productividad y la calidad en las organizaciones. 2 5ines de la Comunicacin 4rgani(acional $l fin ltimo es generar solidez de imagen corporativa+ afianzar la identidad organizacional+ lograr una identificacin universal mediante el uso m"s adecuado, oportuno y razonable de los diferentes canales, medios y erramientas de la comunicacin. Todo este esfuerzo se ace para crear la rutina de una necesaria estabilidad emocional laboral, para generar autoestima y sentido de pertenencia y, en consecuencia, alcanzar los ndices de rentabilidad propuestos.

Importancia de la comunicacin interna6 (ermite el conocimiento y la coordinacin de actividades entre las distintas "reas de la empresa. 2ortalece la interaccin y participacin activa de todo el personal de la empresa. &ncentiva el trabajo en equipo a trav!s de las distintas relaciones que se establecen entre las "reas. ,rea ambientes propicios que ayudan a mejorar las condiciones fsicas y umanas del trabajador, por medio de la participacin y la integracin. (ermite crear un ambiente favorable para gestionar el cambio en la empresa.

! 4b1etivos de la comunicacin6 ?. ,oordinar y canalizar el plan y la estrategia de comunicaciones de la empresa. @. ,onseguir que la imagen pblica y la comunicacin sean claras, transparentes, r"pidas y veraces. A. $stablecer y mantener una estrec a relacin, colaboracin y motivacin del personal, manteni!ndolo informado y promoviendo actividades conjuntas. # 5uncin del 7epartamento de Comunicacin -atisfacer las necesidades de comunicacin de todos los pblicos internos Transmitir notoriedad y prestigio. 'educir el nmero de mensajes involuntarios. ,onseguir una opinin pblica interna favorable. .eterminar cu"ndo, qu! y por cu"l canal se debe informar. .ar unidad y co erencia a los mensajes, con el uso de un mismo lenguaje. ,ontrolar los procesos de comunicacin.

& 5unciones del 7irector de Comunicacin .e normativo) coordina todo aquello que contribuya a crear una imagen positiva y unificada de la entidad. .e portavoz) interlocuta con los distintos pblicos. .e servicio) asesora a todos los departamentos con el fin de coordinar y dar unidad a las estrategias. .e observador) encargado de detectar en los pblicos la imagen de la entidad y utilizar los instrumentos necesarios para lograr los objetivos de cada pblico. ,ontrola los procesos de comunicacin. .e ,ultura) introduce y revisa los valores corporativos para orientar las actividades internas y externas que se integrar"n a la imagen de la empresa. $l ,omunicador 7rganizacional debe definir la poltica de comunicaciones 07bjetivos1.

$stablecer el (lan $strat!gico de ,omunicaciones 0crear, coordinar, analizar, desarrollar, difundir, y controlar la emisin de mensajes internos, t!cnicas oportunas, confiables y veraces1. /!todo y forma. Todo esto a trav!s de los /edios de ,omunicacin &nterna. ' Proceso de comunicacin (blicos a los cuales queremos llegar) .ebemos tener en cuenta los gustos y necesidades de informacin, el nmero de personas, su ubicacin 0sedes o distritos1 y las instalaciones. *u! vamos a comunicar) $l efecto que queremos generar en el comportamiento de las personas. .efinicin del medio o canal) Los medios seleccionados deben ser consecuentes con el pensamiento estrat!gico de la empresa, es decir que la orientacin del medio y el mensaje lleve implcitas las polticas corporativas, misin, visin, principios y valores empresariales. 2uentes de informacin y olfato periodstico) La informacin la proporcionan nuestros corresponsales, fuentes de informacin o comit! editorial o de comunicaciones. .esarrollar el olfato periodstico, qu! es noticia para los pblicos.

, *edactar el material $l mensaje lleva implcitas las polticas corporativas, misin, visin, principios y valores empresariales. ;tilizacin de g!neros periodsticos. . 7ise8o " produccin del medio $s importante trabajar en equipo con un buen dise%ador que interprete el efecto que queremos causar. 9;na imagen vale m"s que mil palabras9. 94o ay una segunda oportunidad para una primera impresin9. 1/ 7istribucin del medio .e manera personalizada, mediante un ad esivo y entregado por el jefe directo y diciendo la importancia de su lectura. 11 *etroalimentacin $s importante tener retroalimentacin de los mensajes, medios y efectos causados, mediante investigacin de medios, concursos y crucigramas, entre otros. 3 9edios estrat%gicos 1 9edios de comunicacin escrita La comunicacin escrita posee ventajas evidentes, ya que se presta a menos ambigBedades y a malas interpretaciones. La distribucin es generalmente sencilla y eficiente. -u produccin es poco costosa. ;na ventaja adicional es que se puede guardar para la posteridad y sirve de consulta.

2 Peridico empresarial $ste medio genera beneficios para la comunicacin con el personal, proporciona un medio regular de informacin sobre la marc a de la empresa, los planes, nuevos procesos, actividades de personal, deportes, ascensos, aniversarios de servicios. 8ariedades como crucigramas, sopas de letras y c istes. -e utilizan los g!neros periodsticos) editorial, opinin, entrevista, reportaje y crnicas. .ebe tener una seccin de colaboraciones donde la gente participe con la redaccin o envo de algn artculo de inter!s. -e puede dise%ar algn concurso que permita tener retroalimentacin. La periodicidad debe ser mensual y su entrega personalizada por intermedio de los lderes de opinin o corresponsales. *evista Corporativa La revista es ideal para la comunicacin con pblicos especiales como la familia de los trabajadores. .ebe incluir un contenido sobre proyectos internos de la empresa, actividades familiares realizadas por la organizacin y temas que contribuyan al desarrollo de la convivencia familiar. 6l igual que el peridico utiliza g!neros periodsticos. (uede adem"s contener temas para ser consultados por los ijos de los trabajadores para las tareas+ tem"tica sobre medio ambiente, salud, ciencia y tecnologa. -u dise%o, color, calidad de impresin y papel atraen a la lectura. La periodicidad puede ser bimensual, trimestral o semestral. La entrega debe ser domiciliaria, por tanto la base de datos de los trabajadores debe actualizarse continuamente. ! Boletn : ;o1a informativa (ermite difundir informacin inmediata. -u gran ventaja radica en la sencillez tanto en la redaccin como en la produccin, pues puede elaborarse con un dise%o predeterminado en el computador y con una impresora a color+ o fotocopiado segn el volumen que se pretenda obtener con un formato predise%ado a color. $ste medio es preferido para informar a los colaboradores lo que se adelanta en relacin a proyectos de cambio 0implementacin de nuevas tecnologas, nuevas maneras de trabajar con calidad y fusiones empresariales1 y resultados de negociaciones sindicales. -u periodicidad vara segn la necesidad. La entrega debe ser personalizada mediante los corresponsales. # 9emorandos -on un sustituto mec"nico del contacto personal y de las comunicaciones telefnicas. -on breves, apropiadas para dar instrucciones y sirven adem"s de documentacin. $n la actualidad se an reemplazado por el correo electrnico.

& Cartas de residencia /edio dedicado a transmitir la opinin del presidente o gerente de la compa%a en relacin a situaciones externas que puedan afectar el curso normal de la produccin. $ste medio se utiliza para motivar a los colaboradores a que se involucren en nuevos procesos de cambio. -u dise%o es serio y lleva la firma del presidente. -u gran ventaja es que sirve para desec ar el rumor o la incertidumbre. La entrega debe ser personalizada a trav!s de los corresponsales y debe ir marcada con el nombre del colaborador. -u edicin se realiza cada que se detecte la necesidad. ' 9anuales $st"n destinados a la educacin del personal sobre temas concretos, dan particular importancia a la forma pr"ctica de acer las cosas+ tales como) libro de estilo, manual de induccin, manual de procedimiento y de funciones, entre otros. , Cartillas -on dise%adas de manera did"ctica, tienen la funcin de educar e informar. -e utilizan para difundir los servicios que prestan los departamentos de bienestar social y fondos de empleados. /uc as organizaciones an dise%ado cartillas para difundir el Cs, recomendaciones de salud ocupacional y normas &-7, entre otros. -e recomienda que se redacten a manera de pregunta D respuesta y que se dise%e un cuestionario de verificacin que retroalimente. . Carpetas para visitante $sta publicacin tiene como objetivo ofrecer informacin a los visitantes sobre la compa%a y un directorio con las personas que pertenezcan al "rea residencial, gerencia media y mercadeo. -er"n entregadas por el anfitrin. Las caractersticas de dise%o deben estar enmarcadas en el concepto de elegancia y sobriedad, de contenido sencillo sobre la regin o la ciudad y algunas traducidas al ingl!s para visitantes extranjeros. /edios de comunicacin verbal. $s la forma de comunicacin m"s antigua y m"s directa para recibir el mensaje y obtener repuesta. 1/ *ecorrido por las instalaciones -e acostumbra por parte de los directivos o jefes ir de ronda por las diferentes instalaciones para tener un contacto directo con los colaboradores. $ste sencillo ejercicio de comunicacin, solo requiere de salir de la oficina y dirigirse acia los empleados u operarios. -i se realiza de una manera abitual y sincera es una forma de demostrar a los colaboradores que le interesan como personas. $s uno de los

mejores m!todos para obtener retroalimentacin. -e debe acer sincera, adecuada y abitualmente. 1/ 7iscursos< conferencias< c=arlas $ste medio interpersonal es una alternativa de comunicacin donde lo que se busca es informar. 11 0untas -upone la intervencin de varias personas cara a cara y de manera organizada, es importante que las juntas tengan claramente definidos sus objetivos+ cuidadosamente planeadas e implementadas y, "bilmente dirigidas. 11 *euniones (ueden ser de car"cter formal o informal, segn los objetivos que se persigan as) las celebraciones de aniversario, exposiciones, festivales, ccteles, fiestas de fin de a%o y presentaciones de productos, entre otros. 12 0ornadas de puertas abiertas para la familia /ediante una invitacin especial a las familias o esposas de los colaboradores para que conozcan el proceso productivo, los productos y servicios. $s una oportunidad para divulgar los servicios que la empresa brinda en materia de educacin, pr!stamos, subsidios y capacitacin, entre otros. 12 0ornada de puertas abiertas para visitantes /uc os miembros de una empresa visitan a otras organizaciones con el fin de obtener referencias en las "reas de calidad, comunicaciones, capacitacin, medio ambiente, bienestar y trabajo social, entre otras. $l objetivo es conocer como gestionan o realizan sus procesos. (ara ello la empresa anfitriona designa a una persona que es la encargada de la programacin y acompa%amiento a los visitantes. $s fundamental entregar material escrito sobre la organizacin, en un ,.. 1 9edios de comunicacin audiovisual> ,omnmente, se utilizan para apoyar la gestin de capacitacin, entrenamiento o educacin. (ersuaden al receptor por sus im"genes en movimiento y por el sonido. 1 6 1 )elevisin $s potencialmente til para la educacin, pero anula casi por completo la participacin del receptor. -e pueden producir vdeos de induccin, de capacitacin, entrenamiento y presentacin de proyecto o de resultados. /uc as organizaciones an implementado la produccin de magazn interno o teleE revista. 1 62 *adio $s el medio con mayor capacidad para llegar a un nmero de personas de manera eficaz, con fines informativos, de ense%anza y esparcimiento.

1 6 Intranet ,onecta entre s a todos los trabajadores y empleados de la empresa utilizando tecnologas de inform"tica como &nternet. 6yuda a crear, compartir y a transmitir informacin de manera "gil, eficiente y en tiempo real. 1 6! ?I7 -istema de &nformacin .igital, es la integracin de la &ntranet y un FiosFo virtual, pueden acceder al sistema todos los colaboradores as no tengan computador en su lugar de trabajo, pues el FiosFo se ubica en lugares por donde ay m"s afluencia de personas. Traspasa fronteras geogr"ficas, ideal para empresas con sedes, en distritos, en otras ciudades o pases. 3I Programa de corresponsales de empresa Lderes y monitores de opinin $l programa de corresponsales de empresa tiene con objetivo mantener a los trabajadores informados sobre las actividades de la empresa y motivados a participar. $s ideal para empresas con bastante personal no solo operativo sino administrativo y con ubicacin en sedes, distritos, otras ciudades o pases. $ste programa genera participacin activa de personas que son colaboradores innatos y les gusta la comunicacin y el contacto con las personas. ,mo implementar el programa ;bicar las "reas que deseamos involucrar. &dentificar los lderes de acuerdo con un perfil predise%ado, generalmente personas que gozan de simpata y son influyentes en la opinin pblica tanto de los directivos como del personal operativo, personas a las que les gusta escribir y tienen buenas relaciones con la gente. .efinir las funciones que realizar"n. .ise%ar una capacitacin en el tema de la comunicacin, redaccin y ortografa, investigacin, entre otros. 'ealizar reuniones peridicas con ellos y mantener un contacto permanente y motivante a trav!s del correo electrnico y telefnico. 2acilitar los recursos y estar siempre dispuestos a colaborar en lo que se requiera.

2unciones del corresponsal $ntregar los boletines. $star atento a las reacciones de los empleados y canalizar sus inquietudes. /otivar al personal para que lean los medios. 'ecordar a los jefes sobre la importancia de analizar y compartir toda la informacin que llegue. 3uscar espacios que permitan la retroalimentacin

-ugerir mensajes. 'ealizar cuestionarios o encuestas sobre los objetivos corporativos para verificar si est"n claros o tomar las medidas necesarias.

3II Programa de Carteleras ? 'esponsable de carteleras $l programa de carteleras se crea para apoyar al "rea de comunicacin en su objetivo de mantener a los trabajadores informados. &deal para industrias que tienen en cada "rea de trabajo carteleras. $ste programa tambi!n genera participacin y reconocimiento a los colaboradores que les gusta el tema de la comunicacin. @ ,mo interpretar el programa &dentificar las "reas que deseamos involucrar. 'ealizar un diagnstico de ubicacin o reubicacin de las carteleras. /antenimiento o cambio de dise%o de la estructura de las carteleras. &dentificar los responsables de las carteleras. .efinir las funciones que realizar"n. .ise%ar una capacitacin en el tema de la comunicacin, redaccin, dise%o, creatividad y decoracin de carteleras. $n la c arla se les debe de decir la funcin y la responsabilidad que tienen con la comunicacin. G el proceso que se cumple desde el mismo momento de peticin del servicio asta su publicacin. $ntrega de material) papel, tijeras, c inc es, cartulina, etc. /antener un contacto amigable, permanente y motivante con los responsables. .ise%ar mecanismos de seguimiento a las funciones de los responsables de carteleras. Tomar fotos a las carteleras. 'ealizar concurso, jornadas de integracin y capacitacin.

A 2unciones del responsable de carteleras (ublicar la informacin emitida por comunicaciones (ublicar informacin netamente del "rea. .ise%ar atractivamente la cartelera para que sea leda. /otivar a las personas del "rea a leer la informacin. 'etroalimentar y realizar comentarios y sugerencias para mejorar el medio de comunicacin.

3III @uditora de comunicacin interna Toda actividad de comunicacin debe evaluarse al menos una vez al a%o, para garantizar que todos los pblicos an recibido los mensajes.

La auditora en comunicacin permite establecer los objetivos de comunicacin, evaluar los programas a largo plazo e identificar las fortalezas y debilidades y se%alar aquellas que requieren actividades adicionales. -e mide el grado de satisfaccin que experimenta una persona con las diferentes pr"cticas de la comunicacin en su compa%a y en las siguientes dimensiones) &nformacin general sobre la organizacin que incluye) &nformacin sobre polticas, objetivos, estrategias, cambios, filosofa, valores y el desarrollo y forma de actuar la organizacin. Tambi!n incluye estados financieros y de mercado.

$valuacin del trabajo $valuacin que el empleado recibe de su gestin por parte de sus superiores. &nformacin sobre su trabajo &nformacin sobre su contexto inmediato en el que se desenvuelve, los planes del equipo de trabajo, de su departamento, los requerimientos e informacin sobre el personal. ,omunicacin de los supervisores :ace referencia a la manera como !stos se comunicacin con los operarios si los escuc a, pone atencin, canaliza sus requerimientos y necesidades, si est" abierto a las ideas nuevas y si ofrece orientacin para resolver problemas relacionados con su trabajo. ,lima de la comunicacin -e refiere a la actitud general que tiene la gente de la compa%a acia la comunicacin y asta que punto la comunicacin dentro de la empresa es motivadora, integradora y generadora de cambios. ,omunicacin entre empleados :ace referencia a la calidad de la comunicacin formal o informal que pueda existir. /edios estrat!gicos de comunicacin &ncluye todos los medios de comunicacin que se utilizan en la empresa tanto escritos, verbales o audiovisuales. ,omunicacin con los operativos :ace relacin con la calidad de la comunicacin que los operarios tienen con los supervisores. ,omunicacin de gerencia -e refiere a la manera como la gerencia se comunica con los colaboradores administrativos. ,omunicacin &nterdepartamental) -e refiere al tipo de comunicacin que se presenta entre los diferentes departamentos y equipos de trabajo de la organizacin.

5ases para reali(ar una auditora> 2ase 4o.?) .efinicin del aspecto o factor comunicacional a investigar. 2ase 4o.@) .efinicin de poblacin y muestra de estudio. 2ase 4o.A) .efinicin y dise%o del instrumento para recolectar datos) $ncuesta o cuestionario. -i la recoleccin va a ser personalizada o por medio de buzones, normales o virtuales. 2ase 4o.H) .efinicin de cmo entrevistar o realizar un acercamiento al pblico objetivo. 2ase 4o.C) ,omunicar a los colaboradores de la organizacin sobre la importancia de la investigacin que se va a realizar y motivarlos para que participen 2ase 4o. I) Trabajo de campo o recoleccin de los datos. 2ase 4o.J) -istematizacin de los datos. 2ase 4o. K) 6n"lisis cuantitativo y cualitativo de los datos. 6dem"s de gr"ficos y cuadros estadsticos. 2ase 4o. L) $laboracin del informe que debe incluir conclusiones y recomendaciones. $n algunas ocasiones se debe de dise%ar un plan de accin a corto, mediano y largo plazo. 2ase 4o. ?M) (resentacin ante la presidencia, gerencia o equipo de trabajo. $s importante que los resultados arrojados por el diagnstico sean conocidos por los trabajadores a trav!s de las carteleras, boletn, ojas informativas, revistas o c arlas. $l diagnstico de comunicacin constituye un importante instrumento para el incremento o generacin de cambios en la empresa+ es decir tiene un car"cter instrumental. -u importancia radica en las decisiones que se tomen sobre la base de los resultados obtenidos.

Liliana Guevara
Comunicadora Social. Especialista en Publicidad Comunicaci!n Comercial en "irecci!n de #ar$etin%.Colombia