03 Manual de Microsoft Project 2010

Microsoft Office Project 2010
Manual de Microsoft Project 2010

INDICE Unidad I ............................................................................................................................................................. 1 Formulacin y Gestin del Proyecto ................................................................................................................... 1 1. Qu es un Proyecto?................................................................................................................................ 1 3. La administracin de proyecto .................................................................................................................... 2 4. Caracterstica de un Proyecto..................................................................................................................... 2 5. Las tres restricciones de un Proyecto ......................................................................................................... 2 5.1. Dinero ................................................................................................................................................ 2 5.2. Tiempo ............................................................................................................................................... 2 5.3. mbito o Alcance ............................................................................................................................... 2 6. Etapas de la Administracin de un Proyecto ............................................................................................... 2 7. Elementos de un Proyecto.......................................................................................................................... 3 7.1. Tarea ................................................................................................................................................. 3 7.2. Hito .................................................................................................................................................... 3 7.3. Recurso.............................................................................................................................................. 3 8. Qu es la gestin de Proyecto?................................................................................................................ 3 9. Elaborar un plan ......................................................................................................................................... 3 Unidad II ............................................................................................................................................................ 8 Introduccin a MS Project .................................................................................................................................. 8 1. Qu es Microsoft Project? ........................................................................................................................ 8 2. Cmo ingresar a Microsoft Project? .......................................................................................................... 8 3. Ventana de Inicio de Microsoft Project 2010 ............................................................................................... 8 4. Creacin de un Nuevo Proyecto ................................................................................................................. 9 5. Definir la Fecha de inicio del Proyecto ........................................................................................................ 9 6. Sobre los calendario que maneja Project 2010 ......................................................................................... 10 6.1. Calendario del proyecto: ................................................................................................................... 10 6.2. Calendario de recursos:.................................................................................................................... 10 6.3. Calendario de tareas: ....................................................................................................................... 10 6.4. Calendario base: .............................................................................................................................. 10 7. Como Guardar un Proyecto ...................................................................................................................... 10 8. Ajuste del horario laborable ...................................................................................................................... 10 8.1. Pasos para ajustar el horario laboral................................................................................................. 11 9. Opciones del Calendario de Project 2010 ................................................................................................. 12 10. Ajuste del horario no laborable ................................................................................................................. 12 11. Pasos para realizar el Ajuste del horario no laborable............................................................................... 13 12. Propiedades del Proyecto......................................................................................................................... 14 13. Vista de Ms Project .................................................................................................................................. 14 Unidad III ......................................................................................................................................................... 15 CREACIN DE UNA LISTA DE TAREA .......................................................................................................... 15 1. Qu es una Tarea? ................................................................................................................................ 15 2. Tipos de Tareas ....................................................................................................................................... 15 2.1. Tarea de Unidades Fijas................................................................................................................... 15 2.2. Tareas de Trabajo Fijo...................................................................................................................... 15 2.3. Tarea de Duracin Fija ..................................................................................................................... 15 3. Inicio programado (campo de tarea) ......................................................................................................... 16 4. Como una lista Tareas en Microsoft Project 2010 ..................................................................................... 16 5. Como insertar una nueva tarea al proyecto............................................................................................... 17 6. Como eliminar una tarea del proyecto ...................................................................................................... 17 7. Como introducir la duracin de las tareas ................................................................................................. 18 7.1. Pasos para ver y modificar el formato de duracin ............................................................................ 18 7.2. Abreviaturas para la duracin en Project........................................................................................... 19 7.3. Pasos para modificar la abreviatura de la duracin ........................................................................... 19 7.4. Pasos para establecer la duracin de las tareas ............................................................................... 20 8. Gestin de Proyectos ............................................................................................................................... 21 9. Hito .......................................................................................................................................................... 21 9.1. Pasos para crear un hito................................................................................................................... 21

10. Organizacin de las Tareas en fases ........................................................................................................ 21 10.1. Pasos para organizar las tareas en fases...................................................................................... 22 10.2. Pasos para Anular la sangra a una o varias tareas....................................................................... 22 11. Vincular Tareas Dependencia entre Tareas ........................................................................................... 22 13. Como realizar el Vnculo entre Tareas (Fin a Comienzo FC)..................................................................... 24 14. Documentacin de tareas ......................................................................................................................... 26 14.1. Como poner una Nota a una Tarea ............................................................................................... 26 14.2. Como realizar un Hipervnculo en una Tarea ................................................................................ 27 15. Interrumpir el Trabajo en una Tarea.......................................................................................................... 27 15.2. Como mover una parte de una tarea dividida ................................................................................ 28 15.3. Como quitar una divisin de una Tarea ......................................................................................... 28 16. Anlisis PERT .......................................................................................................................................... 28 17. Qu es una tarea crtica? ....................................................................................................................... 29 17.1. Como mostrar la ruta crtica de un proyecto .................................................................................. 29 17.2. Como cambiar una Tarea a Tarea Crtica ..................................................................................... 31 19. Pasos para ver el proyecto completo ........................................................................................................ 32 PracticaN1 ..................................................................................................................................................... 33 PracticaN2 ..................................................................................................................................................... 35 Unidad IV......................................................................................................................................................... 37 RECURSOS .................................................................................................................................................... 37 1. Qu es un Recurso del Proyecto? .......................................................................................................... 37 1.1. Tipos de Recursos............................................................................................................................ 37 1.1.1. Recursos de Empresa............................................................................................................... 37 1.1.2. Recursos que no son de la Empresa......................................................................................... 37 1.1.3. Recursos Genricos ................................................................................................................. 37 1.1.4. Recurso de trabajo.................................................................................................................... 37 1.1.5. Recurso material....................................................................................................................... 37 1.1.6. Recurso de costo ...................................................................................................................... 37 1.1.7. Recurso de presupuesto ........................................................................................................... 37 1.1.8. Recursos comprometidos ......................................................................................................... 37 1.1.9. Recursos con marcador de posicin ......................................................................................... 38 2. Pasos para agregar recursos de trabajo (humano) al proyecto ................................................................. 38 3. Configuracin de los Recursos de Equipamiento ...................................................................................... 39 5. Configuracin de los Recursos Materiales ................................................................................................ 40 6. Introduccin de las tasas de costo del recurso.......................................................................................... 40 6.2. Tipos de Costos disponibles en MS Project ...................................................................................... 41 6.3. Como introducir las tasas de costo a los recurso .............................................................................. 41 6.4. Pasos para cambiar el smbolo de la moneda ................................................................................... 42 7. Ajuste del horario laboral para recursos individuales................................................................................. 42 7.1. Pasos para cambiar el calendario laboral para recursos individuales ................................................ 43 7.2. Pasos para modificar un calendario laboral para un recurso ............................................................. 43 8. Creacin de Calendario exclusivo para un recurso ................................................................................... 45 9. Copiar, eliminar o cambiar el nombre de los elementos del proyecto mediante el Organizador ................. 46 10. Recursos de Presupuesto ........................................................................................................................ 46 11. Como crear un archivo Fondo de recursos ............................................................................................... 48 12. Documentacin de Recursos .................................................................................................................... 49 12.1. Pasos para la documentacin de los recurso ................................................................................ 50 PracticaN3 ..................................................................................................................................................... 51 PracticaN4 ..................................................................................................................................................... 52 Unidad V ......................................................................................................................................................... 53 Asignacin de Recursos a las Tareas .............................................................................................................. 53 1. Asignacin de los Recursos a las Tareas ................................................................................................. 53 2. La Frmula de programacin: La duracin, las unidades y el trabajo ........................................................ 54 3. Asignacin de recursos adicionales a una tarea ....................................................................................... 55 4. Asignacin de recursos materiales a las tareas ........................................................................................ 56 5. Cambiar el formato de unidad predeterminado para las asignaciones ....................................................... 56

6. Como Ver cargas de trabajo y disponibilidad de recursos ......................................................................... 57 8. Recursos sobre Asignados y Redistribucin ............................................................................................. 57 9. Ver carga de trabajo y disponibilidad de recursos. .................................................................................... 57 10. Redistribucin de recursos ....................................................................................................................... 58 PracticaN4 ..................................................................................................................................................... 59 Unidad VI......................................................................................................................................................... 61 Formato de Impresin ...................................................................................................................................... 61 1. Creacin de una Vista Diagrama de Gantt personalizada ......................................................................... 61 3. Representacin de objetos en un Diagrama de Gantt ............................................................................... 66 4. Formato del texto en una vista.................................................................................................................. 67 5. Formato e impresin de informes ............................................................................................................. 68 Unidad VII........................................................................................................................................................ 70 Seguimiento del progreso de las Tareas .......................................................................................................... 70 1. Almacenamiento de una lnea de base del proyecto ................................................................................. 70 2. Seguimiento de un proyecto segn lo previsto .......................................................................................... 71 3. Introduccin del porcentaje completado de una tarea ............................................................................... 71 4. Introduccin de los valores reales de las tareas ........................................................................................ 73 Unidad VIII....................................................................................................................................................... 74 Seguimiento .................................................................................................................................................... 74 1.1. Lnea de base y plan provisional....................................................................................................... 74 7.2. Borrar una lnea de base y/o plan provisional.................................................................................... 74 7.3. Agregar datos a una lnea de base y/o plan previsto ......................................................................... 75 7.4. Comparar el plan previsto con el plan real ........................................................................................ 75 7.5. Gantt de seguimiento ....................................................................................................................... 76 7.6. Gantt de varias lneas de base ......................................................................................................... 76 7.7. Tareas con margen de demora ......................................................................................................... 77 7.8. Lneas de progreso........................................................................................................................... 77 Unidad IX......................................................................................................................................................... 79 Programacin de Obra Avanzado .................................................................................................................... 79 1. Ajuste de las relaciones de tarea .............................................................................................................. 79 2. Configuracin de delimitaciones de tarea ................................................................................................. 79 2.1. Como cambiar la relacin de tarea entre las dos tareas .................................................................... 80 3. Configuracin de delimitaciones de tareas................................................................................................ 80 4. Tipos de delimitaciones de tareas:............................................................................................................ 80 5. Visualizacin de la ruta crtica del proyecto............................................................................................... 81 6. Interrupcin del trabajo en una tarea ........................................................................................................ 83 7. Ajuste del perodo laborable para tareas individuales ............................................................................... 84 8. Como ver el Comienzo Real de una tarea y que recursos tiene asignado ................................................. 87 9. Cambio de tipo de tarea ........................................................................................................................... 87 10. Introduccin de fechas limite .................................................................................................................... 89 11. Introduccin de costos fijos ...................................................................................................................... 89 12. Especificar Costos para un recurso de costo ............................................................................................ 90 Practica 5 ........................................................................................................................................................ 92 Unidad X ......................................................................................................................................................... 93 Refinamiento de los detalles del Recurso y de la Asignacin............................................................................ 93 Practica 6 ...................................................................................................................................................... 102 Unidad XI....................................................................................................................................................... 104 Microsoft Visio en la Planificacin del Proyecto .............................................................................................. 104
Unidad I Formulacin y Gestin del Proyecto

1. Qu es un Proyecto? Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado nico. La naturaleza temporal de los proyectos indica un principio y un final definidos. El final se alcanza cuando se logran los objetivos del proyecto o cuando se termina el proyecto porque sus objetivos no se cumplirn o no pueden ser cumplidos, o cuando ya no existe la necesidad que dio origen al proyecto. Temporal no necesariamente significa de corta duracin. Por ejemplo, un proyecto para construir un monumento nacional crear un resultado que se espera que perdure durante siglos. Por otra parte, los proyectos pueden tener impactos sociales, econmicos y ambientales que durarn mucho ms que los propios proyectos. 2. Qu es la direccin de proyecto? Es la aplicacin de conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo. Se logra mediante la aplicacin e integracin adecuadas de los 42 procesos de la direccin de proyectos, agrupados lgicamente, que conforman los 5 grupos de procesos. Estos 5 grupos de procesos son: Iniciacin, Planificacin, Ejecucin, Seguimiento y Control, y Cierre. Dirigir un proyecto por lo general implica: Identificar requisitos, abordar las diversas necesidades, inquietudes y expectativas de los interesados segn se planifica y efecta el proyecto, equilibrar las restricciones contrapuestas del proyecto que se relacionan, entre otros aspectos, con: El alcance, La calidad, El cronograma, El presupuesto, Los recursos y El riesgo El proyecto especfico influir sobre las restricciones en las que el director del proyecto necesita concentrarse. La relacin entre estos factores es tal que si alguno de ellos cambia, es probable que al menos otro se vea afectado. Por ejemplo, un adelanto en el cronograma a menudo implica aumentar el presupuesto, a fin de aadir recursos adicionales para completar la misma cantidad de trabajo en menos tiempo. Si no es posible aumentar el presupuesto, se puede reducir el alcance o la calidad, para en-
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tregar un producto en menos tiempo por el mismo presupuesto. Los interesados en el proyecto pueden tener opiniones diferentes sobre cules son los factores ms importantes, lo que crea un desafo an mayor. Cambiar los requisitos del proyecto puede generar riesgos adicionales. El equipo del proyecto debe ser capaz de evaluar la situacin y equilibrar las demandas a fin de entregar un proyecto exitoso. 3. La administracin de proyecto La Administracin de proyecto es el proceso de planificar, organizar, y administrar tareas y recursos para alcanzar un objetivo concreto generalmente con delimitaciones de tiempo, recursos y costos. 4. Caracterstica de un Proyecto Temporal: cada proyecto tiene un comienzo y final definido. Productos, servicios o resultados nicos: un proyecto crea productos entregables nico Elaboracin Gradual: significa desarrollarlo en etapas. 5. Las tres restricciones de un Proyecto 5.1. Dinero Depende de mltiples variables incluyendo costo de mano de obra, costo de materiales, administracin de riesgo, infraestructura, equipos y utilidades. 5.2. Tiempo El tiempo se descompone para propsito analtico en el tiempo requerido para completar los componentes del proyecto, que es a su vez descompuesto en el tiempo requerido para completar cada tarea a la finalizacin de cada componente. 5.3. mbito o Alcance La definicin global de lo que se supone que el proyecto debe alcanzar y una descripcin especifica de lo que el resultado final debe ser o debe realizar. Un componente principal del alcance es la calidad del producto final. 6. Etapas de la Administracin de un Proyecto
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7. Elementos de un Proyecto 7.1. Tarea Tambin llamadas pasos, se requieren para completar un proyecto y definen el mbito del objetivo del mismo. 7.2. Hito Representa un evento o condicin que marca la finalizacin de un grupo de tareas relacionadas o la finalizacin de una fase del proyecto. 7.3. Recurso Lo constituye cualquier espacio o elemento necesario para realizar una tarea. 8. Qu es la gestin de Proyecto? Son pasos para realizar una determinada obra, basndose en el periodo, el espacio, el presupuesto, tenga en cuenta que el equipo de trabajo para que se realice una gestin de proyecto real tiene que tener en cuenta estos tres niveles, y sobre todo basarse en los requerimientos del usuario. 9. Elaborar un plan Para poder generar un proyecto, primero debe decidir qu es exactamente, cul es su alcance y que espera lograr con el proyecto. Qu desea analizar? OBJETIVO
Comenzar un proyecto Comenzar a elaborar el plan de un proyecto Definir los resultados del proyecto
DESCRIPCIN
Durante la fase de planeacin de los proyectos que se prolongan en el tiempo o implican a un gran nmero de personas, es importante definir los objetivos, los supuestos y las delimitaciones del proyecto. Tras la fase inicial de planeacin, puede crear un archivo de proyecto, especificar los datos preliminares del proyecto y adjuntar los documentos del plan al archivo. Una vez determinados los objetivos del proyecto, defina el producto o servicio real que cumpla esos objetivos.
9.1. Planear las actividades del proyecto Cuando haya definido en qu consiste el proyecto y, para asegurarse de que el proyecto ser satisfactorio, debe analizar las principales actividades implicadas. Muchos proyectos fracasan debido a que el jefe de proyecto no considera a tiempo el alcance del trabajo que implica la creacin de un proyecto. Qu desea analizar?
DESCRIPCIN Una vez que haya determinado el trabajo que implica el proyecto, puede organizarlo en Definir fases y tareas hitos, fases y tareas, e integrarlos en un plan de proyecto. OBJETIVO
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Despus de perfilar las tareas, puede mostrar asimismo la estructura del proyecto mediante cdigos de estructura de descomposicin del trabajo (EDT) integrados o personalizados, o mediante cdigos de esquema. Project 2007 puede crear una programacin realista, a menudo basndose nicamente en las duraciones de tareas y dependencias de tareas especificadas.
Mostrar la organizacin del proyecto
Estimar la duracin de las tareas Programar tareas del Tras especificar las duraciones de las tareas, llega el momento de indicar cmo se relacionan entre s y cmo se vinculan con fechas determinadas. proyecto Mediante la creacin de dependencias entre las tareas de distintos proyectos, puede evaCrear relaciones en- luar las consecuencias que los cambios y actividades realizados en un proyecto tienen en otros proyectos. tre proyectos
9.2. Planear y obtener los recursos En este punto del proceso de planeacin del proyecto, ha identificado su alcance, ha creado la lista de tareas y ha estimado la duracin de las tareas. Qu desea analizar?
DESCRIPCIN Ya ha identificado el alcance del proyecto, determinado la lista de tareas y estimado las Estimar las necesiduraciones de las mismas. Puede usar esta informacin para realizar estimaciones prelimidades de los recurnares, identificar los requisitos e iniciar los procesos de asignacin de personal y de adquisos sicin para obtener los recursos necesarios. Crear el equipo del proyecto Compartir los recursos con otros proyectos Asignar los recursos a las tareas Ya ha identificado, aprobado y adquirido todos los recursos del proyecto. Llega el momento de crear el equipo integrando la informacin sobre los recursos en el plan del proyecto. Project 2007 facilita la tarea de compartir recursos en varios proyectos donde se utilizarn los mismos recursos, materiales o equipos. Una vez integrada la informacin sobre los recursos en el proyecto, podr asignar los recursos a las tareas especficas que ha definido para el proyecto. OBJETIVO
9.3. Planear los costos del proyecto Sin una clara comprensin de qu son los costos de un proyecto, ste podra venirse abajo rpidamente y volverse econmicamente inviable. Los costos se componen de todos los recursos necesarios para sacar adelante un proyecto, incluidos los recursos humanos y el equipamiento que realizan el trabajo y los materiales que se consumen para llevarlo a cabo. Qu desea analizar?
OBJETIVO Estimar los costos DESCRIPCIN La estimacin de costos es el proceso de desarrollar los costos aproximados de los recursos y tareas necesarios para llevar a cabo las actividades del proyecto. Definir el presupuesto del Tras especificar los costos, podr guardarlos como presupuesto antes de comenzar a costo y la informacin de realizar el seguimiento y administrar el plan. Quizs desee adjuntar asimismo imporlnea de base tantes notas sobre las decisiones presupuestarias, compartir la informacin presupuestaria con otros usuarios o transferir la informacin a otros formatos de archivo. Preparar la administraTras determinar los costos, podr llevar a cabo los preparativos necesarios para realicin de costos zar su seguimiento y administracin con el fin de asegurar que el proyecto no sobrepase el presupuesto. Puede especificar una fecha de inicio del ao fiscal, controlar las opciones de clculo y determinar la fecha en que los costos son pagaderos.
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9.4. Planear la calidad y los riesgos La calidad es un aspecto bsico que afecta directamente a los clientes o usuarios. Sin un plan de administracin de riesgos, el proyecto puede sufrir problemas inesperados. Qu desea analizar? OBJETIVO Planear la calidad Identificar y planear los riesgos DESCRIPCIN Antes de comenzar un proyecto, identifique los estndares de calidad necesarios para alcanzar los objetivos del proyecto. Identificar, planear y reducir los riesgos varias veces a lo largo de un proyecto puede ayudar a respetar la programacin y el presupuesto.
9.5. Planear la comunicacin y la seguridad La comunicacin y la seguridad son aspectos fundamentales que se deben tener en cuenta a la hora de crear un grupo que colabore adecuadamente. Qu desea analizar?
DESCRIPCIN Definir mtodos para comunicar Defina un mtodo para comunicarse con el grupo del proyecto y mantener el proyecto actualizado. la informacin del proyecto Microsoft Office Project Server 2007 y Project 2007 incluyen caractersticas de Ayudar a proteger la informaseguridad bsicas que pueden ayudar a proteger la informacin del acceso no cin del proyecto autorizado. OBJETIVO
9.6. Optimizar un plan de proyecto Cuando empiece el proyecto, podra tener que revisar cmo marcha todo y ajustar las tareas, recursos o costos. Qu desea analizar?
OBJETIVO Optimizar el plan del proyecto para cumplir con la fecha de finalizacin Optimizar el plan del proyecto para los recursos Optimizar el plan del proyecto para cumplir con el presupuesto DESCRIPCIN Una vez elaborado el plan del proyecto, puede revisarlo y ajustarlo para asegurarse de que se cumplir con la fecha de finalizacin programada. Una vez elaborado el plan del proyecto, revise la asignacin de los recursos para optimizar sus cargas de trabajo. Revise los costos planeados en el plan de proyecto elaborado para garantizar que se ajusten al presupuesto.
9.7. Imprima y distribuya la informacin del proyecto Mantenga informados a los participantes e integrantes del grupo proporcionndoles acceso a las vistas y los informes impresos o en pantalla.
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Qu desea analizar?
OBJETIVO Imprimir informacin del proyecto Distribuir la informacin sobre el proyecto en lnea DESCRIPCIN Cuando haya programado el proyecto, quizs desee distribuir copias impresas de la informacin ms actualizada del proyecto a los participantes o integrantes del grupo. Puede distribuir en lnea la informacin ms actualizada del proyecto a los participantes e integrantes del grupo mediante la creacin de informes.
9.8. Realizar el seguimiento y administrar un proyecto Realizar un seguimiento del progreso Seleccione los elementos de los que desee realizar un seguimiento, elija el mtodo de seguimiento y, a continuacin, comience a supervisar el progreso del proyecto. Qu desea analizar?
OBJETIVO Configurar un proyecto para su seguimiento Registrar el progreso y responder a las actualizaciones DESCRIPCIN Aunque Project 2007 facilita el seguimiento, hay varios pasos que debe seguir antes de comenzarlo. Una vez seleccionados los elementos y el mtodo de seguimiento, puede comenzar a supervisar dichos elementos.
9.9. Administrar una programacin Para administrar un proyecto, identifique los problemas, ajuste la programacin e informe del progreso a los participantes e integrantes del grupo. Qu desea analizar?
OBJETIVO Identificar los problemas de programacin DESCRIPCIN A medida que controla el progreso de las tareas, puede revisar la programacin para identificar problemas o posibles problemas en la programacin de las tareas. Volver a poner las tareas, las fases o Si identifica problemas en la programacin, puede utilizar diversas estrael proyecto en las fechas previstas tegias para administrar la programacin del proyecto.
9.10. Administrar los recursos Administre los recursos controlando su progreso, identificando y resolviendo los problemas de asignacin, administrando los recursos compartidos e informando del progreso del proyecto a los participantes e integrantes del grupo. Qu desea analizar?
OBJETIVO Realizar un seguimiento del progreso de los recursos Identificar los problemas de asignacin de los recursos DESCRIPCIN La forma ms efectiva de medir el progreso del trabajo de los recursos en un proyecto consiste en equilibrar la carga de trabajo de stos y controlar el progreso de las tareas. Al revisar la informacin sobre los recursos como las asignaciones, sobreasignaciones o infra asignaciones, los costos y las varianzas entre el trabajo planeado y el trabajo real, se puede comprobar si los recursos estn asignados de forma ptima a las tareas para
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obtener los resultados deseados. Para obtener el mejor rendimiento y los mejores resultados de los recursos, debe r administrar su carga de trabajo con el fin de resolver las sobreasignaciones e infraasignaciones de los mismos. Cuando haya agregado recursos de empresa, revise o cambie la informacin sobre recursos compartidos para garantizar que el proyecto es lo ms flexible y rentable posible.
Resolver los problemas de asignacin de los recursos Administrar la informacin sobre recursos compartidos
9.11. Administrar los costos La administracin de costos consiste en mantener stos dentro del presupuesto. Se componen de todos los recursos necesarios para sacar adelante un proyecto, incluidos los recursos humanos y el equipamiento que realizan el trabajo, y los materiales que se consumen para llevarlo a cabo. Qu desea analizar?
OBJETIVO Supervisar los costos DESCRIPCIN La revisin de la informacin bsica de los costos del proyecto de manera reiterada, as como la realizacin de un anlisis ms detallado de los costos, puede contribuir a garantizar el xito financiero del proyecto. Una vez identificado un problema en el presupuesto, puede iniciar acciones correctivas usando Project 2007 para resolver el problema y volver a optimizar la programacin para los costos.
Ajustar los costos para mantener el proyecto dentro del presupuesto
9.12. Administrar los riesgos Identifique los posibles puntos conflictivos previendo los riesgos y respondiendo a los eventos de riesgo, e informe del progreso del proyecto a los participantes e integrantes del grupo. Qu desea analizar?
OBJETIVO Identificar los nuevos riesgos Controlar los riesgos del Una vez que se ha producido un evento de riesgo, puede que sea necesario que resproyecto ponda al riesgo para controlar su impacto en el proyecto. DESCRIPCIN La identificacin, minimizacin y control de los riesgos le ayudar a lograr los objetivos del proyecto.
9.13. Cerrar un proyecto Revisar la informacin final del proyecto Cuando el proyecto finaliza, es un buen momento para celebrar una reunin con los participantes e integrantes del equipo, analizar lo que ha ido bien y lo que no, y elaborar informes y vistas finales, ya sea impresos o en lnea. Qu desea analizar?
OBJETIVO Revisar la informacin final del proyecto DESCRIPCIN El cierre de un proyecto conlleva la creacin de un resumen de la informacin del proyecto y su comunicacin, el anlisis de la eficacia del proyecto y el archivado de los datos del proyecto.
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Unidad II Introduccin a MS Project

1. Qu es Microsoft Project? Es un software de administracin de proyectos diseado, desarrollado y comercializado por Microsoft para asistir a administradores de proyectos en el desarrollo de planes, asignacin de recursos a tareas, dar seguimiento al progreso, administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo. El software Microsoft Office Project en todas sus versiones (la versin 2010 es la ms reciente) es til para la gestin de proyectos, aplicando procedimientos descritos en el PMBoK (Management Body of Knowledge) del PMI (Project Management Institute). 2. Cmo 1. Clic 2. Clic 3. Clic 4. Clic ingresar a Microsoft Project? en el botn Inicio en todos los Todos los programas en Microsoft Office en Microsoft Project 2010
3. Ventana de Inicio de Microsoft Project 2010
Tabal de entrada de datos
Aqu se muestra el Diagrama de Gantt
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4. Creacin de un Nuevo Proyecto Para ello debe realizar los siguientes pasos: 1 Clic en men Archivo 3 2
4 Seleccionar Proyectos en Blanco Clic en Crear
1. 2. 3. 4.
Clic Clic Clic Clic
en el men Archivo en Nuevo en Proyecto en Blanco en Crear
Nota: Este mismo proceso lo podrs realizar presionando las siguientes teclas. (Ctrl + U)
5. Definir la Fecha de inicio del Proyecto Para ello debes de realizar lo siguiente: 1. Clic en la Ficha Proyecto 2. Clic en Informacin del Proyecto Escriba la fecha de comienzo del proyecto: 21/01/2012 Escriba la fecha de fin del proyecto, cuando usted conozca la fecha final del proyecto. En esta opcin usted puede decirle a Project como desea Programar a partir de: - Fecha de comienzo del proyecto - Fecha de fin del proyecto Clic en Aceptar
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6. Sobre los calendario que maneja Project 2010 6.1. Calendario del proyecto: Este es el calendario utilizado para designar la programacin de trabajo predeterminada de todas las tareas de un proyecto. 6.2. Calendario de recursos: Para cada recurso que especifique, Project crea calendarios de recursos individuales basados en la configuracin del calendario Estndar 6.3. Calendario de tareas: Las tareas se programan segn los perodos laborables (perodo laborable: horas designadas en un calendario de recursos o de proyecto durante las que se puede realizar trabajo.) del calendario del proyecto. No obstante, puede personalizar los perodos laborables desde el calendario del proyecto en un calendario de tareas si tiene tareas que necesitan completarse a distintas horas, especialmente tareas que son independientes de los recursos. Un calendario de tareas resulta especialmente til para equipamiento que ejecuta y completa tareas en noches o fines de semana, que estn designados como tiempos de descanso en el calendario del proyecto. 6.4. Calendario base: Calendario que se puede utilizar como calendario del proyecto y de tareas en el que se especifican los perodos laborables y no laborables predeterminados de un conjunto de recursos. Difiere del calendario de recursos en que este ltimo especifica los perodos laborables y no laborables para un slo recurso. se usa como plantilla en la que se basan el calendario del proyecto, el calendario de recursos y el calendario de tareas. Project ofrece tres calendarios base: Estndar (8:00 a.m. a 5:00 p.m. en das de la semana con una hora para comida) 24 horas Turno de noche 7. Como Guardar un Proyecto 1. Clic en el men Archivo 2. Clic en Guardar 3. Seleccionar la unidad o disco donde desea guardar 4. Escribir el nombre del proyecto 5. Clic en el botn Guardar Cuando guardas por primera vez puedes presionar la combinacin de teclas: Ctrl + G Presionar la tecla: F12
8. Ajuste del horario laborable Como usted ha podido ver en el punto 6 los tipos de calendario que tiene Project, adems que un da laboral en proyecto es de 8 horas y es 8:00 a.m. a 5:00 p.m. en das de la semana con una
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hora para comida de lunes a viernes, muchas empresa en nuestro medio no trabajan con este hora por lo que es necesario realizar las modificaciones pertinentes. 8.1. Pasos para ajustar el horario laboral Para poder lo explicar vamos a decir que una empresa tiene los siguientes horarios: De lunes a viernes de: 08:00 12:00 y 14:00 18:00 y el da sbados de 09:00 13:00 1. Clic en la Ficha Proyecto 2. Clic en Cambiar tiempo de trabajo Clic en Semana laborales Clic en Detalles Seleccionar los das de trabajo
4 3 5 Clic en Aceptar 7
Escriba el horario de trabajo de la empresa. Clic en Establecer das(a) en estos periodos laborables especficos Clic en Aceptar
Siga el mismo proseguimiento para que el da sbado se de 09:00 a 13:00, en este caso solo debes de seleccionar sbado y borrar el horario que tiene y escribir el que tu desees.
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9. Opciones del Calendario de Project 2010 Ahora vamos a ver como Project tiene configurado por defecto el calendario base, para ello realiza lo siguiente: 1. Clic en Archivo 2. Clic e Opcin 3. Clic en Programacin
Esta es la manera como esta configurado el calendario base, si usted desea puede realizar los cambio que vea conveniente.
Una ves hechos los cambios Clic en Aceptar
Estndar: Da laboral de 09:00 a 19:00 de lunes a viernes con dos horas de descanso al medio da.
Turno noche: abarca desde medianoche desde el lunes hasta el sbado por la maana, de 24:00 a 08:00, con una hora de descanso.
24 Horas: no posee horas no laborables.
10. Ajuste del horario no laborable El calendario de proyecto define el horario laboral y no laboral para las tareas. Piense en el calendario de proyecto como su horario de trabajo normal de la empresa. Por ejemplo este podra ser de lunes a viernes, 08:00 a 18:00 con dos horas de descanso para comer. Este horario normal de trabajo podra sufrir variaciones en la empresa o en determinado recurso debido a los periodos feriados o das festivos.
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11. Pasos para realizar el Ajuste del horario no laborable Para comprender un poco en que consiste este punto vamos a partir de un ejemplo: El Proyecto 1 tiene una duracin de 3 meses su fecha de inicio es el 21/01/2012, entonces en la duracin de dicho proyecto existen feriados que no se trabajaran como ser: NCPEPB 23/01/2012 Carnaval 20/02/2012 y 21/02/2012 Aniversario de la empresa: 30/02/2010 (solo medio da) 1. Clic en la Ficha Proyecto 2. Clic en Cambiar tiempo de trabajo
Clic en Excepciones Clic y escribir un nombre de excepcin, en nuestro caso viernes Santos Aqu puedes Seleccionar la fecha de Comienzo. Aqu puedes Seleccionar la fecha de Fin. Clic en el botn Aceptar
Para el Aniversario de la empresa: 29/02/2010 (solo medio da) realza lo siguiente: 1. Ah mismo en Excepciones escribes en nombre y seleccionas la fechas 2. Seleccionas Aniversario de la empresa 3. Clic en Detalle Clic en Periodos laborables Borrar el periodo que no se va a trabajar Clic en Aceptar
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12. Propiedades del Proyecto 1. 2. 3. 4. Clic Clic Clic Clic en el men Archivo en Informacin en Informacin del proyecto en Propiedades avanzadas
Aqu puedes escribir todos los datos importantes del proyecto, como el Titulo, Asunto, Autor, Administrador, Organizacin, Categora, Palabra clave, Comentario y Base del hipervnculo.
Clic en el botn Aceptar
13. Vista de Ms Project Para poder ver las diferentes vista en MS Project 2010 realice lo siguientes: 1. Clic en la Ficha Tarea 2. Clic en Diagrama de Gantt 3. Seleccionar la Vista deseada Por ejemplo la Vista de Diagrama de Gantt: Es la ms utilizada para introducir las diferentes tareas del proyecto. Conforme vamos avanzando con el curso vamos ir conociendo las dems vistas, cada una tiene una funcionalidad.
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Unidad III CREACIN DE UNA LISTA DE TAREA

1. Qu es una Tarea? Es una Actividad con un comienzo y un fin. Los planes de un proyecto estn compuestos de una serie de tarea. Para definir con ms eficacia las tareas tenga en cuentas las siguientes pautas: Desglose las tareas en el nivel de detalle en el que desee realizar el seguimiento. Desglose en un mayor detalle las tareas de ms riesgo. Asegrese que las tareas tienen claros criterios para su finalizacin. Defina las tareas que sean breves con la duracin total del proyecto. Las tareas ms breves le permite calcular fcilmente el tiempo y los recursos. 2. Tipos de Tareas 2.1. Tarea de Unidades Fijas Son tareas cuyas unidades asignadas (recursos) son un valor fijo y cualquier cambio en la cantidad de trabajo o en la duracin de la tarea no afecta a las unidades de la tarea. Se calcula del siguiente modo:
Duracin x Unidades = Trabajo

2.2. Tareas de Trabajo Fijo Es una tarea cuya cantidad de trabajo es un valor fijo y cualquier cambio en la duracin de la tarea o en el nmero de unidades asignadas (o recursos) no afecta al trabajo de la tarea. Se calcula del siguiente modo:

2.3. Tarea de Duracin Fija Es una tarea cuya duracin es un valor fijo y cualquier cambio en el trabajo o en las unidades asignadas (es decir, recursos) no afecta a la duracin de la tarea. Se calcula del siguiente modo:

Cuando se modifica uno de los tres elementos, los tipos de tares afectan a la programacin de la forma siguiente: En una Tarea de unidades fijas Tarea de trabajo fijo Tarea de duracin fija Si se revisan las unidades Se vuelve a calcular la duracin. Se vuelve a calcular la duracin. Se vuelve a calcular el trabajo. Si se revisa la duracin Se vuelve a calcular el trabajo. Se vuelven a calcular las unidades. Se vuelve a calcular el trabajo. Si se revisa el trabajo Se vuelve a calcular la duracin. Se vuelve a calcular la duracin. Se vuelve a calcular las unidades..
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3. Inicio programado (campo de tarea) El campo Inicio programado indica la fecha en la cual est programado el comienzo del trabajo en una tarea segn lo calculado por Microsoft Project en base a las dependencias, las restricciones, los calendarios y otros factores de programacin. Para una tarea programada manualmente, sta es la fecha de inicio recomendada por Project y es un campo de solo lectura. Para una tarea programada automticamente, la fecha de Inicio programado es igual a la fecha en el campo Comienzo. Como Project por defecto toda tarea se debe de programar manualmente, cosa que no es conveniente para ello mejor si cambias la forma de programase, realiza lo siguiente: Clic en Nuevas tareas Clic en Programada automticamente
El ejercicio consiste en la elaboracin de un producto lcteo Yogur 2010 4. Como una lista Tareas en Microsoft Project 2010 Para ello realiza lo siguiente: Clic en la Ficha Tarea Clic en la casilla y escriba el nombre de la tarea: Planificacin y presiona enter
Ahora escriba las siguientes tareas:

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Nombre de tarea Planeacin Identificar el equipo de lanzamiento Establecer presupuesto de lanzamiento Planeacin COMPLETADA Iniciacin Puesta en marcha del lanzamiento del producto Definir el resumen creativo Coordinar las fechas de lanzamiento del producto con el plan de marketing Evaluar mercado y volver a definir la mensajera Completar y probar producto Crear productos prototipo Lanzamiento a fabricacin Certificar producto Revisin de calidad final Lanzar producto
Nota: Tambin la lista de tareas se pueden realizar en Excel, Word y luego copiarla a Ms Project.
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5. Como insertar una nueva tarea al proyecto Para insertar una nueva tarea solo tiene que escribir la nueva tarea, si es al final, caso contrario tiene que realizar lo siguiente: 1. Ubicar el cursor donde desea insertar la nueva tarea (siempre la nueva tarea se inserta arriba de la tarea selecciona) seleccionamos la tarea 9 Evaluar mercado y volver a definir la mensajera 2. Clic en la Ficha Tarea 3. Clic en Tarea/Tarea 4. Escribir la nueva Tarea (Ejecucin)
6. Como eliminar una tarea del proyecto Como usted puede observar tenemos dos veces la tarea Planificacin, entonces tmenos que eliminarla para ello realiza lo siguiente: Clic derecho sobre el ID de la tarea a ser eliminada en este caso ser la tarea 2 Planificacin
Clic en Eliminar Tarea
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As es como debe de estar tu lista de tareas:
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 Nombre de tarea Planeacin Identificar el equipo de lanzamiento Establecer presupuesto de lanzamiento Planeacin COMPLETADA Iniciacin Puesta en marcha del lanzamiento del producto Definir el resumen creativo Coordinar las fechas de lanzamiento del producto con el plan de marketing Ejecucin Evaluar mercado y volver a definir la mensajera Completar y probar producto Crear productos prototipo Lanzamiento a fabricacin Certificar producto Revisin de calidad final Lanzar producto
7. Como introducir la duracin de las tareas Si se especifica la duracin de una tarea, Microsoft Office Project 2010 calcula cundo debe comenzar y finalizar la tarea basndose en la fecha de comienzo y en la duracin del proyecto, as como cualquier tiempo de descanso (periodo no laborable). Puede programar tareas para que transcurran tanto en periodo laborable como en periodo no laborable. Para hacer esto asigne una duracin transcurrida a una tarea. Indique la duracin transcurrida aadiendo una t a la abreviatura de la duracin. Ejemplo: escriba 3dt para indicar que se trata de tres das transcurridos. Podra utilizar una duracin transcurrida para una tarea que no controla directamente, pero que es importante para el proyecto. Al realizar la programacin, Project cambia todas las unidades de tiempo a horas. Sin embargo, se puede definir el nmero de horas que constituyen un da y una semana y el nmero de da que constituyen un mes del proyecto. Ejemplo si especifica que un da consta de 8 horas, Project calcula una tarea de dos das como 16 horas. 7.1. Pasos para ver y modificar el formato de duracin Project utiliza valores estndar de minutos y horas para la duracin: un minuto son 60 segundos y una hora son 60 minutos. Sin embargo se puede definir la duracin de los das, semanas y meses para el proyecto. Para tal efecto realice lo siguiente: 1. Clic en la Ficha Proyecto 2. Clic en Cambiar tiempo de trabajo 3. Clic en OpcionesS
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Con un ajuste de 8 horas por da, cuando especifique una duracin de tareas de cuatro das ser lo mismo establecer 32 horas Con un ajuste de 40 horas por semana, cuando especifique una duracin de tareas de cuatro semanas ser lo mismo establecer 160 horas Con un ajuste de das por mes, cuando especifique una duracin de tareas de un mes ser lo mismo que establecer 160 horas.
7.2. Abreviaturas para la duracin en Project Si escribe esta abreviatura m h d s Ms Aparecer como esta min hr da sem ms Que significa Minuto Hora Da Semana Mes
7.3. Pasos para modificar la abreviatura de la duracin Clic en el Men Archivo Clic en Opcin Clic en Avanzado En Mostrar opciones para este proyecto realizar los cambios deseados.
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7.4. Pasos para establecer la duracin de las tareas Clic en la celda situada debajo del encabezado de la columna Duracin en este caso seleccionamos la tarea 2. Identificar el equipo de lanzamiento, y escribir 3d, presione la tecla enter (duracin de dos das) y as de esta manera a cada una de las tareas. Introducir la duracin para las restantes tareas:
Nombre de tarea 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 Planeacin Identificar el equipo de lanzamiento Establecer presupuesto de lanzamiento Planeacin COMPLETADA Iniciacin Puesta en marcha del lanzamiento del producto Definir el resumen creativo Coordinar las fechas de lanzamiento del producto con el plan de marketing Ejecucin Evaluar mercado y volver a definir la mensajera Completar y probar producto Crear productos prototipo Lanzamiento a fabricacin Certificar producto Revisin de calidad final Lanzar producto Duracin (Pulsar entre para omitir esta tarea por ahora) 3 das 4 das (Pulsar entre para omitir esta tarea por ahora) (Pulsar entre para omitir esta tarea por ahora) 2 das 4 das 2 das (Pulsar entre para omitir esta tarea por ahora) 2 das 1 d a 1 d a (Pulsar entre para omitir esta tarea por ahora) 2 das 1 d a (Pulsar entre para omitir esta tarea por ahora)
El resultado ser el siguiente:
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8. Gestin de Proyectos Cmo conseguir establecer la duracin exacta de una tarea? Para realizar una buena estimacin de la duracin de tareas, considere los siguientes aspectos: Informacin histrica de proyectos anteriores que sean similares Estimacin de las personas que sern las encargadas de realizar las tareas El juicio experto de personas que hayan proyectos similares La normalizacin de organizaciones industriales o profesionales que estn relacionados con proyectos similares al nuestro. 9. Hito Es un punto de referencia que marca un evento importante de un proyecto y se usa para realizar el seguimiento del progreso del proyecto. Todas las tareas que tengan una duracin de cero se muestran automticamente como un hito. Tambin se puede marcar como hitos otras tareas de cualquier duracin. 9.1. Pasos para crear un hito 1. Selecciona la tarea que va ser un hito 2. En la columna Duracin escribir cero presiona la tecla enter 3. Esta es la representacin de un hito
Otra forma de establecer una tarea como hito es la siguiente: 1. Seleccionar la tarea que se colocar como hito (Lanzar el producto) 2. Doble clic sobre la tarea Lanzar Producto 3. Clic en la ficha Avanzada 4. Clic en Marcar la tarea como hito 5. Clic en el botn Aceptar
10. Organizacin de las Tareas en fases Si se posee un conjunto de tareas complejas se deber organizar las tareas en fases. La visualizacin de las fases de las tareas facilitara la revisin del plan del proyecto desde el punto de elementos principales y el detalle de trabajo. Por ejemplo el proyecto Yogur Choquitos podra dividirse en fases: Planeacin, Iniciacin, Ejecucin y Lanzamiento a fabricacin.
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El comportamiento de una tarea de resumen es diferente al de las dems. No podr editar directamente su duracin, fecha de comienzo, u otros valores calculados ya que estos dependen de las tareas de detalle. Las tareas de resumen son de gran utilidad a la hora de obtener informacin sobre las fases del trabajo del proyecto. En este ejercicio, crearemos cuatro tareas de resumen sangrando las tareas. 10.1. Pasos para organizar las tareas en fases
Primera Opcin de Organizar las Tareas: 1. Clic en la Ficha Tarea 2. Seleccionar las tareas a organizar en este caso seleccionamos las tareas 2, 3 y 4 3. Clic en este botn Aplicar sangra a la tarea
Botn Anular sangra
Botn Aplicar sangra a la tarea
Segunda Opcin de Organizar las Tareas 1. Seleccionar las tareas a organizar en fase 2. Presionar las Teclas Alt + Mayus + Fecha derecha Usted debe de organizarla las tareas en fases de la siguiente manera:
10.2.
Pasos para Anular la sangra a una o varias tareas
1. Seleccione la tareas o las tareas 2. Clic en el botn Anular sangra 11. Vincular Tareas Dependencia entre Tareas Las tareas de los proyectos deben ser llevadas a cabo en un determinado orden. Ejemplo: antes de que se realice la tarea Establecer presupuesto de lanzamiento del producto, deber ser completada la tarea Identificar el equipo de lanzamiento del producto. Estas dos tareas poseen una relacin fin a comienzo tambin denominada dependencia o vnculo con dos aspectos:
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La segunda tarea debe producirse despus de la Primera; esto es una secuencia. La segunda tarea slo se producir si la primera tarea es completada; esto es una dependencia. De modo que cualquier tarea puede ser sucesora de una o ms tareas predecesoras. Esto podra parecer complicado aunque esto hace que las tareas slo puedan tener uno de los cuatro tipos de relacin de tarea que son: Esta Relacin de Tarea Aparecer en el Diagrama de Gantt como
Significa La fecha de fin de la tarea Predecesora determina la fecha de comienzo de la tarea sucesora La Fecha de comienzo de la tarea predecesora determina la fecha de comienzo de la tarea sucesora La fecha de fin de la tarea predecesora determina la fecha de fin de la tarea sucesora. La fecha de comienzo de la tarea Predecesora determina la fecha de fin de la sucesora.
Ejemplo La segunda tarea debe producirse despus de la primera. El producto se debe identificar antes de proponer el lanzamiento Las tareas debern en la planificacin del calendario estar estrechamente relacionadas y debera ocurrir de manera simultnea. Las tareas que requieren un determinado equipamiento deben finalizar cuando finalice el alquiler del equipamiento. Este tipo de relacin se utiliza en raras ocasiones. Ejemplo cuando se realiza el seguimiento de las tareas de contabilidad.
Fin a Comienzo (FC)
Comienzo a Comienzo (CC)
Fin a Fin (FF)
Comienzo a Fin (CF)
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13. Como realizar el Vnculo entre Tareas (Fin a Comienzo FC) Para realizar la vinculacin de tarea debe abrir el archivo: Yogur Choquito 2012.mpp Primera opcin para realizar el vnculo entre tareas (Columna predecesora):
Tarea Predecesora Identificar el equipo de lanzamiento
Tarea Sucesora Establecer presupuestoS
En la columna Predecesoras y fila tres de la tareas 3 Establecer presupuestoS que es una tarea sucesora de la tarea 2 Identificar el equipoS predecesora entonces debes de escribir el ID 2 de la tarea predecesora, presionar la tecla enter.
Segunda opcin para realizar el vnculo entre tareas mediante el botn vincular tareas: 1. Seleccionar las dos tareas a ser vinculadas en nuestro caso la tarea 3 y 4. 2. Clic en el Ficha Tarea 3. Clic en el botn Vincular tareas Botn Vincular tareas Ctrl + F2 Botn Desvincular tareas Ctrl + shift + F2
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Tercera opcin para realizar el vnculo entre tareas mediante Informacin de tareas 1. Seleccionar la Tarea 6 2. Doble clic sobre dicha tarea 3. Seleccionas la Ficha predecesoras 4. Escribimos el ID de la tarea predecesora (4) 5. Elegimos el tipo de vnculo (FC) 6. Clic en el botn Aceptar
Cuarta opcin para realizar el vnculo entre tareas mediante la Muestra detalles de la tarea: 1. Clic en la Ficha Tarea 2. Clic en el botn Muestra detalles de la tarea
3. Esta es la ventana que se muestra
Seleccionar la tarea Seleccionar la tarea Predecesora Seleccionar el tipo de vnculo (FC) Clic en el botn Aceptar
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Quinta opcin para realizar el vnculo entre tareas mediante el mousse: 1. En el Diagrama de Gantt clic Izquierdo sobre la tarea y sin soltar arrastras a la otra tarea que desees vincular.
En este ejemplo estamos vinculando la tarea 7 y 8. Este ser el resultado de las tareas vinculadas:
14. Documentacin de tareas Para poder registrar informacin adicional sobre una tarea en una nota, como por ejemplo si se desea tener informacin adicional o detallada de una tarea, puede aadir con las notas de tareas entre dichas tenemos las siguientes: Las notas de Tarea Las Notas de Recursos Las Notas de Asignacin Adems de las notas se puede agregar hipervnculo a un determinado archivo o pagina web donde se tenga informacin sobre la tarea. 14.1. Como poner una Nota a una Tarea 1. Seleccionar la tarea Puesta en Marcha 2. Clic en el botn Notas de tarea ubicada en la barra de herramienta de formato. 3. Escriba la nota 4. Clic en el botn Aceptar
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14.2. Como realizar un Hipervnculo en una Tarea 1. Clic derecho sobre la tarea Crear producto prototipo 2. Clic en Hipervnculo (Ctrl + Alt +K) 3. Seleccionar el archivo o direccin de la pgina web 4. Clic en el botn Aceptar
15. Interrumpir el Trabajo en una Tarea La interrupcin permite que una parte de una tarea pueda ser desarrolla en otro tiempo, contando con un receso de la misma. 15.1. Como dividir una Tarea 1. Clic en Diagrama de Gantt Seleccionar la tarea
Clic en el botn Dividir Tarea Ubicar el curso sobre la tarea a dividir y presionando el clic izquierdo mover sin soltar. Este es el resultado de la tarea dividida.
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15.2. Como mover una parte de una tarea dividida Para poder mover una parte de una tarea dividida solo debes de situar el puntero en cualquier parte de la tarea dividida que no sea la primera parte y moverla. 15.3. Como quitar una divisin de una Tarea Situar el cursor sobre la tarea dividida y arrastrar la parte dividida hasta unirla. 16. Anlisis PERT Puede realizar un anlisis PERT bsico para calcular la duracin de una tarea (tarea: actividad con un comienzo y un fin. Los planes de proyectos se componen de tareas.). Despus de especificar las duraciones optimista (duracin optimista: la mejor posibilidad del perodo total de tiempo de trabajo activo que se espera para una tarea, es decir, la cantidad de tiempo comprendida entre el comienzo optimista y el fin optimista de una tarea.), pesimista (duracin pesimista: la peor posibilidad del perodo total de tiempo de trabajo activo que se espera para una tarea, es decir, la cantidad de tiempo comprendida entre el comienzo pesimista y el fin pesimista de una tarea.) y esperada (duracin esperada: perodo total de tiempo de trabajo activo previsto para una tarea, es decir, el tiempo comprendido entre el comienzo y el fin previstos de una tarea.) de las tareas en la programacin, Project calcula un promedio ponderado de las tres duraciones. Tambin puede usar estas duraciones por separado para determinar la fecha de fin del proyecto ms breve, ms largo y ms probable. Realizar un anlisis PERT usando los pesos predeterminados para los clculos de la duracin 1. En el men Ver, elija Barras de herramientas y haga clic en Anlisis PERT. 2. En la barra de herramientas Anlisis PERT, haga clic en Hoja de entradas PERT . 3. Para cada tarea, especifique los campos Dur. optimista, Dur. esperada y Dur. pesimista, respectivamente. Si no espera que vare la duracin de una tarea, especifique la duracin esperada en los tres campos. 4. Haga clic en Calcular PERT aparece. y, a continuacin, haga clic en S en el cuadro de dilogo que
Project calcula la duracin de un proyecto basndose en un promedio ponderado de los tres valores de la duracin de cada tarea. Para ver las duraciones optimista, esperada y pesimista, en la barra de herramientas Anlisis PERT, haga clic en Gantt optimista , Gantt esperado o Gantt pesimista . Para ver las fechas de fin de las tres programaciones resultantes, en el men Herramientas, haga clic en Opciones. Haga clic en la ficha Vista y, a continuacin, active la casilla de verificacin Mostrar tarea de resumen del proyecto. Realizar un anlisis PERT cambiando la forma en que Project pondera los clculos de la duracin 1. En el men Ver, elija Barras de herramientas y haga clic en Anlisis PERT. 2. En la barra de herramientas Anlisis PERT, haga clic en Hoja de entradas PERT . 3. Cambie el nmero al menos en dos de los siguientes campos: Optimista, Esperado y Pesimista, de tal forma que la suma de los tres nmeros sea igual a 6.
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4. En la barra de herramientas Anlisis PERT, haga clic en Hoja de entradas PERT . 5. Para cada tarea, especifique las duraciones optimista, esperada y pesimista en los campos Dur. optimista, Dur. esperada y Dur. pesimista, respectivamente. Si hay una duracin de tarea que no desea calcular, especifique la misma duracin en los tres campos. 6. Haga clic en Calcular PERT aparece. y, a continuacin, haga clic en S en el cuadro de dilogo que
Project calcula la duracin de un proyecto basndose en un promedio ponderado de los tres valores de la duracin de cada tarea. Para ver las duraciones optimista, esperada y pesimista, en la barra de herramientas Anlisis PERT, haga clic en Gantt optimista , Gantt esperado o Gantt pesimista .
Para ver las fechas de fin de las tres programaciones resultantes, en el men Herramientas, haga clic en Opciones. Haga clic en la ficha Vista y, a continuacin, active la casilla de verificacin Mostrar tarea de resumen del proyecto. 17. Qu es una tarea crtica? Es un conjunto de tareas que controla las fechas de comienzo y fin calculadas para el proyecto. Al concluir la ltima tarea de la ruta crtica concluye el proyecto. Las tareas que componen la ruta crtica suelen estar interrelacionadas mediante dependencia entre tareas. Tenga en cuenta que la ruta crtica puede pasar de estar formada por una serie de tareas criticas a estar formada por otras tareas conforme avance la programacin del proyecto. 17.1. Como mostrar la ruta crtica de un proyecto
Primera Opcin mediante la Ficha Formato 1. Clic en la Ficha Formato 2. Clic en Tareas Criticas
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Segunda Opcin mediante la Ficha Vista (Resaltar) Clic en filtro Resaltar Clic en Tareas Crticas
Como usted podr observar todas las tareas se resaltan. Tercera Opcin mediante la Ficha Vista (Filtro) Clic en Filtro Clic en Tareas Crticas
Cuarta Opcin mediante la Ficha Vista (Agrupada por) Clic en Agrupada por: Clic en Crticas
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17.2. Como cambiar una Tarea a Tarea Crtica 1. Clic en el men Archivo 2. Clic en Opciones 3. Clic en Avanzad0 4. En Opciones de calculo para este proyecto 5. Escribir la cantidad de da para que la tarea se muestra como crtica. 6. Clic en Aceptar
18. Comprobacin de la duracin del plan En este punto es necesario conocer el tiempo de duracin que se empleara para realizar el proyecto. Como no se ha introducido directamente la duracin del proyecto o la fecha de finalizacin, pero Project calcula la fecha de finalizacin, basndose en la duracin individual de las tareas y en relaciones de las mismas. Una forma sencilla de conocer la duracin del proyecto es a travs del cuadro de dialogo Informacin del proyecto, para ello realice lo siguiente: Clic en el men Archivo Clic en Informacin Clic en el botn Estadstica del proyectoJ
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19. Pasos para ver el proyecto completo
Clic en la Ficha Vista Clic en ZoomJ Seleccionar Proyecto completo Clic en el botn Aceptar
Otra forma de realizarlo es Presionando la tecla Ctrl + el Scroll del mousse.
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PracticaN1
La siguiente prctica esta direccionada para repasar el tema de Tareas y Vincular las mismas, para ello se tiene el siguiente Proyecto: Nombre del Proyecto : Remodelacin de una Oficina Fecha de Comienzo : 09/01/2012 Autor : Su Nombre Empresa : Elija un nombre Calendario 1. El calendario ser de la siguiente manera: Calendario : Estndar De lunes a Viernes : 08:00 a 18:00 con dos horas de descanso Excepciones : 23/01/2012 Da Sbado de : 09:00 a 13:00 Ingrese las Siguientes Tareas
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 Nombre de tarea Rediseo interior Demolicin del espacio existente Levantar tabiques Instalacin elctrica Instalacin de lneas de telefnica y datos Terminar paredes Instalacin de maylicas de piso Aplicacin de acabados y pintura Instalar puertas y ventanas Pintar paredes y techo Colocar separadores de oficinas Ultimas reparaciones Control de calidad Revisin de acabado Limpieza final Entrega de instalaciones Duracin 3 das 3,33 d as 6 das 3 das 1 sem 3 das 3 4 3 1 das das das sem
3 das 2 das 0 das
Organizacin de Tarea 1. Organiza las Tareas en Fases (o subtareas) de la siguiente manera: Rediseo Interior, Aplicacin de Acabados y Pinturas y Control de Calidad. 2. Inserta una nota a la Tarea Limpieza Final 3. Insertar un Hipervnculo a la tarea Revisin de Acabado. 4. Definiendo hitos en el proyecto Seleccione la tarea 8 (Aplicacin de acabados y pinturas) e inserte una nueva tarea. Escriba el nombre de la nueva tarea Termino de obras de infraestructura Seleccione la tarea 13 (Control de Calidad) e inserte una nueva tarea Escriba el nombre de la tarea Termino de ambientacin(Hito) A la tarea Entrega de instalaciones (Hito) Creacin de dependencia
1 2 3 Nombre de tarea Rediseo interior Demolicin del espacio existente Levantar tabiques Duracin Predecesoras 21,33 das 3 das 3,33 d as 2
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4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 Instalacin elctrica Instalacin de lneas de telefnica y datos Terminar paredes Instalacin de maylicas de piso Trmino de obras de infraestructura Aplicacin de acabados y pintura Instalar puertas y ventanas Pintar paredes y techo Colocar separadores de oficinas Ultimas reparaciones Trmino de ambientacin Control de calidad Revisin de acabado Limpieza final Entrega de instalaciones 6 das 3 3 das 3 1 sem 4,5 3 das 6 0 das 7 13 das das 8 das 10CF das 11 sem 12 1 da 13 5 das 3 das 14FC+1 da 2 das 16 0 das 17 3 4 3 1
1. Cree vinculo mediante arrastre Realice la Vinculacin Entre la Tarea 2 y 3 (FC) 2. Cree Vinculo va el Comando Vincular Tareas Realice la Vinculacin entre la Tarea 3 y 4 (CF) (Ctrl+F2) 3. Cree Vinculo va cuadro de Informacin de Tarea Seleccionar la Tarea Levantar Pared(FC) Presione la tecla Mays + F2 Demolicin del espacio existente 4. Crear Vinculo en la vista Diagrama de Red Realizar la Vinculacin de la Tarea 7 y la 8 (FC) 5. Cambie el tipo de dependencia Iniciar en la Tarea Colocar Puertas y Ventanas y termine en la tarea Pintar paredes y techo (CF) 6. Posponga una Tarea La tarea Termino de ambientacin pospngalo un da. 7. Mostrar la ruta crtica del proyecto 8. Mostrar nicamente la Ruta Crtica del Proyecto 9. Mostrar el proyecto completo 10. Guardar el Proyecto con el nombre de: Remodelacin de la Oficina del DTI 11. Salir de MS Project
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PracticaN2
La presente prctica se trata de preparar una reunin anual de accionistas. Las caractersticas del proyecto se describen a continuacin: 1. Datos del Proyecto: Proyecto Fecha de Comienzo Asunto del Proyecto Responsable y Autor : Reunin de Accionistas. : 01 febrero de 2012. : Informe Anual de 2012. : Nombre del Alumno.
2. Lista de Tareas Inicial: Nombre Programar fecha de la conferencia Imprimir carta Buscar Conferenciante Preparar Carta Preparar men con empresa catering Imprimir Men Celebracin de la reunin Duracin 1 d a 2 das 2 das 1 d a 3 das 1 d a 0 das
3. Modificacin de la lista de tareas inicial: Insertar nueva tarea Reservar centro de conferencias, duracin 2 das, antes de la tarea Imprimir Carta. Desplazar la tarea 3, Imprimir Carta, detrs de la tarea 5, Preparar Carta (arrastrar y colocar) Eliminar la tarea 7 Imprimir Men. 4. Esquematizacin de las Tareas del Proyecto: Modificar el Proyecto Actual para incluir la siguiente lista de actividades: Id 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Nombre Planificacin preliminar Programar fecha de la conferencia Reservar centro de conferencias Buscar conferenciante Planificacin preliminar completa Carta de notificacin Ordenar lista de envo Preparar carta Revisar carta Aprobar carta Imprimir carta Enviar carta Detalles de la reunin Preparar men con empresa catering Preparar salas de reunin del comit Duracin 1 d a 2 d a 1 d a 3 d a 0 d a 1 d a 1 hora 1 d a 1 d a 1 d a 2 d a 0 d a 1 d a 3 d a 1 d a
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16 17 18 19 Preparar equipamiento necesario Preparar programa Imprimir programa Celebracin de la reunin 2 3 1 0 d a d a d a d a
5. Insertar una nueva tarea 1, Reunin de Accionistas, y luego aplicar sangra a las tareas de la 2 a la 20. 6. Esquematizar la lista de tareas en tres grupos: Sangra a las tareas de la 3 a la 6 Sangra a las tareas de la 8 a la 13 Sangra a las tareas de la 15 a la 19 7. Ocultar las subtareas de la tarea de resumen 7, Carta de Notificacin, y de la tarea de resumen 14, detalles de la reunin. 8. Mostrar el esquema completo 9. Insertar una tarea repetitiva En paralelo, durante la realizacin del proyecto se programarn reuniones de seguimiento todos los lunes cada semana con los responsables de la planificacin (de una duracin de 4 horas) para un seguimiento de los avances en los preparativos de la reunin de accionistas. Por otro lado, se programan pequeas reuniones en la segunda semana de cada mes (los lunes) con el directivo jefe de la empresa (6 horas de duracin) para presentar el seguimiento del proyecto. Estas reuniones se mantienen hasta que el proyecto ha finalizado. 10. Guardar el Proyecto con el nombre de: Reunin de Accionistas.mpp 11. Salir de MS Project
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Unidad IV RECURSOS
1. Qu es un Recurso del Proyecto? Un recurso del proyecto son personas, equipamientos y materiales que se utilizan para completar las tareas de un proyecto de las que se compone el proyecto. 1.1. Tipos de Recursos 1.1.1. Recursos de Empresa Cada recurso de empresa forma parte de la lista de recursos de toda la organizacin; por consiguiente, cada uno de ellos puede compartirse entre varios proyectos. 1.1.2. Recursos que no son de la Empresa No forma parte de la lista de recursos de toda la organizacin. Ningn otro jefe de proyecto puede utilizar sus recursos que no son de la empresa en los proyectos de los que se encargue. 1.1.3. Recursos Genricos Estos recursos se utilizan para especificar las necesidades de personal de un proyecto como los carpinteros y los programadores. 1.1.4. Recurso de trabajo Humanos o de equipamiento que realizan trabajo para completar una tarea. Los recursos de trabajo consumen tiempo [Horas o das] para completar una tarea. 1.1.5. Recurso material Suministro consumible, como hormign, madera o clavos. 1.1.6. Recurso de costo Son aquellos recursos que no dependen de la cantidad de trabajo de una tarea o de la duracin de una tarea, por ejemplo pasaje de avin. 1.1.7. Recurso de presupuesto Ayuda a capturar el dinero, trabajo o material que financia a un proyecto. Los presupuestos slo pueden aplicarse a nivel de proyecto mediante la asignacin de un recurso de presupuesto a la tarea de resumen del proyecto. 1.1.8. Recursos comprometidos Es un recurso que se asigna formalmente a cualquier asignacin de tarea de las que se incluyen dentro de un proyecto. Es el tipo de reserva predeterminada.
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1.1.9. Recursos con marcador de posicin Es un recurso temporal agregado a un plan de proyecto para ayudar a calcular los tipos y las cantidades de recursos necesarios. Los nombres de los recursos con marcador de posicin permiten desarrollar la propuesta del proyecto y obtener aprobaciones. Project trabaja con dos tipos de recursos que son: Los recursos de trabajo. Son las personas y el equipamiento que realiza el trabajo en la empresa. Los recursos de material. Son los artculos de consumo que sern agotados durante el progreso del proyecto. Ejemplo: en una construccin podran considerarse como recursos materiales al cemento, claves, etc. Ejemplo de recursos de trabajo: Recurso de trabajo Ejemplo Persona individual identificada por el nombre Valentin Prieto Saucedo Persona individual identificada por funcin o Directora, Director del producto titulo de trabajo Grupo de persona con un objetivo comn Marketing, Produccin, Ventas, Soporte, etc. Equipamientos Mescladora de cemento En esta unidad se configurara algunos recursos necesarios para completar el proyecto de Yogur 2012 2. Pasos para agregar recursos de trabajo (humano) al proyecto 1. Clic en la Ficha Tarea 2. Clic en el botn Diagrama de Gantt 3. Clic en Hoja de Recursos Elegir el tipo de recurso en este caso ser de Tipo Trabajo
Cuando se crea un nuevo recurso por defecto Project asigna una capacidad mxima de 100%. Aqu se puede modificar la capacidad mxima de recurso.
Recursos 1. Valentin Prieto Saucedo 2. Valentina Prieto Figueroa 3. Pedro Prieto Saucedo 4. Alejandro Gutirrez Bejarano 5. Juana Prez Torres 6. Mauricio Torres Meja 7. Mnica Figueroa Castro 8. Carlos Prez Prez 9. Ventas
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Si lo prefieres puedes utilizar el valor de capacidad mxima como nmeros enteros o parciales por ejemplo 0.5, 1.2 en lugar de porcentaje. Para ello tienes que dar un clic en el men Archivo/Opciones/Programacin
Clic en la ficha en Programacin
Seleccionar Valores decimales
3. Configuracin de los Recursos de Equipamiento Los recursos humanos y de equipamiento se configuran de la misma manera. Clic en la Celda vaca debajo del recurso Ventas Escribes los siguientes recursos y en tipo eliges Trabajo Nombre de recurso Capacidad mxima Cmara de incubacin artesanal de 400 lt por tanda -elctrica 100% Cmara de refrigeracin refrigeradora 200% Batidora 100% Cocina semindustrial 100% Balanza de 1 a 100 kg 100% Mesa de Trabajo 400% El resultado ser el siguiente:
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5. Configuracin de los Recursos Materiales Son los artculos de consumo que sern agotados durante el progreso del proyecto. Aunque Project no es un sistema completo de inventario puede mantenerle informado del consumo de los recursos materiales. Tantos en los recursos materiales como de trabajo puede editar y perfilar las asignaciones de recursos, establecer varias tasas de costo, especificar distintas tasas de costo a aplicar en los diferentes horarios, y compartir los recursos a travs de un fondo de recursos. Adems el clculo del costo para los recursos materiales se realiza de la misma forma que para los recursos de trabajo. Sin embargo a diferencia de los recursos de trabajo los recursos materiales no utilizan tasa de horas extras, calendario de recurso o capacidad mxima. Los pasos son los siguientes: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Clic en la Ficha Tarea Clic en el botn Diagrama de Gantt Clic en Hoja de recursos Debajo del recurso Mesa, escribir el recurso (Leche lquida) En la columna Tipo Material En la columna etiqueta de material (litros de leche) Clic en guardar
Utilizaremos litros de Leche lquida como unidad de medida para realizar el seguimiento del consumo de leche durante la elaboracin de Yogur. La siguiente ventana muestra la configuracin de los recursos:
El campo Etiqueta de materiales slo se aplica a los recursos materiales.
6. Introduccin de las tasas de costo del recurso Casi todos los proyectos poseen algn aspecto financiero, y el costo dirige el mbito de muchos proyectos. El seguimiento y gestin de la informacin financiera permite al administrador del proyecto cumplir con el objetivo.
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6.2. Tipos de Costos disponibles en MS Project Los costos son aspecto importante de la programacin y control del proyecto. Project proporciona varios tipos de costos los cuales son: a. Costo basado en tasa Costo que se calcula en funcin de las tasas de pago especificadas para un recurso y la cantidad de trabajo realizado por ese recurso. b. Costo por uso Costo que se contrae cada vez que se utiliza el recurso o una vez por cada tarea finalizada asignada al recurso. c. Costo fijo Costo que se define para una tarea y no para un recurso. Los costos fijos no cambian, independientemente de la duracin de la tarea o del trabajo realizado en la tarea en un recurso. d. Recurso de costo Recurso que permite acumular costos puntuales o peridicos que pertenecen a una tarea. Entre los recursos de costo se incluyen los pasajes de avin y el alojamiento. Suelen ser costos puntuales de cada tarea, aunque puede haber varios apuntes distintos para ese costo mientras dure la tarea. e. Recursos de presupuesto Recurso que se aplica al proyecto en su totalidad. Los recursos de presupuesto representan la capacidad mxima de u proyecto de consumir unidades monetarias, de trabajo o de material. Nota: Se pueden especificar varios tipos de costos para el mismo recurso de trabajo. Por ejemplo puede especificar una tasa horario para el trabajo del recurso y costo por uso para las horas de viajes u otros gastos. 6.3. Como introducir las tasas de costo a los recurso 1. Clic en la ficha Tarea 2. Clic en el botn Diagrama de Gantt 3. Clic en Hoja de recurso 4. Clic en Tasa estndar del recurso Valentin Prieto Saucedo 5. Escribir el costo $/. 150.00/Sem
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Introducir la Tasa Estndar de los siguientes recursos Nombre del recurso
Valentin Prieto Saucedo Valentina Prieto Figueroa Pedro Prieto Saucedo Alejandro Gutirrez Bejarano Juana Prez Torres Mauricio Torres Meja Mnica Figueroa Castro Carlos Prez Prez Ventas
Cmara de incubacin artesanal de 400 lt Cmara de refrigeracin refrigeradora Batidora Cocina semindustrial Balanza de 1 a 100 Kg Mesa de trabajo Leche liquido 6.4. Pasos para cambiar el smbolo de la moneda 1. Clic en el men Archivo 2. Clic en Opciones 3. Clic en Mostrar 4. En Smbolo: escribir el smbolo del pas o seleccionar las inciales del pas. 5. Clic en el botn Aceptar
$/. $/. $/. $/. $/. $/. $/. $/. $/. $/. $/. $/. $/. $/. $/. $/.
Tasa estndar 150,00/sem 2,00/hora 50,00/sem 50,00/sem 80,00/sem 55,00/sem 60,00/sem 50,00/sem 100,00/sem 0,70/sem 1,50/sem 0,68/sem 0,22/sem 0,27/sem 0,22/sem 250,00
7. Ajuste del horario laboral para recursos individuales Un calendario de recurso controla el horario laboral y no laborable de un recurso. Project utiliza los calendarios de recursos para determinar el horario a programar para un determinado recurso. Los calendarios de recursos solo son aplicables a los recursos de trabajo (las personas y el equipamiento) y no a los recursos materiales. Un horario de trabajo flexible, Periodo vacacionales, otras horas.
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7.1. Pasos para cambiar el calendario laboral para recursos individuales 1. Clic en la Ficha Proyecto 2. Clic en la opcin Cambiar tiempo de trabajo 3. Aparecer el cuadro de dialogo Cambiar calendario laboral
Seleccionamos el recurso: Para calendario. Valentin Prieto Saucedo, estar de vacaciones los das 26 y 27 de enero.
Clic en la ficha Excepciones Clic en comienzo y seleccionar la fecha 26/01/2012 y lo mismo en Fin seleccionar la fecha 27/01/2012 por lo que el recursos estar solo un da de vacaciones. Escribir un nombre la Excepcin: Vacaciones de Valentin Prieto Saucedo
Clic en este botn Detalle para ver que est marcado el periodo no laborable del recurso.
Clic en Aceptar
7.2. Pasos para modificar un calendario laboral para un recurso Seleccione el recurso Valentina Prieto Figueroa y cambien el horario de trabajo de la siguiente manera: 10 horas por da durante la fecha 01/02/2012 a 03/02/2012.
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4. Clic en la ficha Proyecto 5. Clic en la opcin Cambiar tiempo de trabajo 6. Aparecer el cuadro de dialogo Cambiar calendario laboral
Seleccionamos el recurso: Para calendario. Valentina Prieto Figueroa.
Clic en la ficha Excepciones Clic en comienzo y seleccionar la fecha 01/02/2012 y lo mismo en Fin seleccionar la fecha 03/02/2012 por lo que el recursos estar solo un da de vacaciones. Escribir un nombre debajo de predeterminado: Horas adicionales
Clic en Detalle, para realizar las modificaciones. Clic en Periodo laborables: y modificar segn se muestra, es decir que el recurso tendr 10 horas diarias de trabajo. Escriba el horario de trabajo.
Elija un Patrn de repeticin Seleccione la fecha de inicio y luego la fecha de finalizacin. Seleccione la opcin que termine despus de: 3 veces.
Clic en Aceptar.
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8. Creacin de Calendario exclusivo para un recurso Con la finalidad de facilitar las asignaciones de plantillas de calendarios usted puede definir sus propios calendarios base los cuales se asignan al registrar la tarea o recurso con este fin un calendario especial de trabajo. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Clic en la Ficha Proyecto Clic en Cambiar tiempo de trabajo Clic en el botn Crear calendario Clic en la opcin Crear nuevo calendario base Escribir el nombre del nuevo calendario Horario especial Clic en Aceptar Clic en Semanas laborales Clic en el botn DetallesJ
Seleccione los das: lunes, mircoles y viernes Clic en: Establecer da(s) en estos periodos laborables especficos Ahora escriba el horario de trabajo Clic en el botn Aceptar.
9. 10. 11. 12. 13.
Clic en la ficha Tarea Clic en Diagrama de Gantt Clic en Hoja de recurso Seleccione el Recurso Mnica Figueroa Castro Ir al final a la derecha donde dice Calendario seleccionar el calendario especial para este recurso
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9. Copiar, eliminar o cambiar el nombre de los elementos del proyecto mediante el Organizador Puede copiar elementos del proyecto (como campos, grupos, calendarios, barras de herramientas, equivalencias, formularios, tablas, filtros, vistas, informes y mdulos) entre el archivo global y el archivo de proyecto activo o entre dos archivos de proyecto. Tambin puede eliminar o cambiar de nombre los elementos del proyecto. 1. Clic en el men Archivo 2. Clic en Informacin 3. Clic en la opcin OrganizadorJ 4. Si se desea eliminar o copiar un Calendario dar un clic en la ficha Calendario 5. Seleccionar el Calendario 6. Clic en el botn EliminarJ 7. Si desea copiar algn elemento seleccionar el elemento y clic en CopiarJ Puede copiar cualquier elemento del proyecto de un archivo de proyecto a otro si hace clic en el archivo de origen en el cuadro disponibles en, hace clic en el elemento que desea copiar en la lista situada encima del cuadro, hace clic en el archivo de destino en el otro cuadro disponibles en y, a continuacin, hace clic en Copiar. 10. Recursos de Presupuesto Los recursos de presupuesto son recursos que se definen en la Hoja de Recursos y que nos sirven para comparar en la ejecucin del proyecto con lo que realmente hemos presupuestado, "X" horas de trabajo presupuestadas, "Y" kg de material, etc... El ejemplo que voy a utilizar es "Pintar una pared", a la hora de hacer nuestro presupuesto hemos estimado que vamos a utilizar: 20 litros de pintura 16 horas de mano de obra y que tenemos un presupuesto asignado de 200 Lo primero que tenemos que hacer es definir estos recursos en Ms Project, para ello en la "Hoja de recursos" damos de alta los recursos: Pintura presupuestada (recurso de material y de presupuesto) Mano de obra presupuestada (recurso de trabajo y de presupuesto) Presupuesto asignado (recurso de coste y de presupuesto) En la imagen se pueden ver estos recursos, he aadido la columna Presupuesto, fijaros que en esa columna est seleccionado "S" en los recursos anteriores.
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El siguiente paso es asignar los recursos de presupuesto a la tarea resumen del proyecto (para poder ver la tarea resumen del proyecto debes realizar lo siguiente: Clic en el men Archivo Clic en Opciones Clic en Avanzadas Activar la Casilla: Mostrar tarea resumen del proyecto
En este punto deberas ver la tarea resumen del proyecto (Id 0) tal y como se muestra en la siguiente imagen:
Para asignar los recursos de presupuesto a la tarea resumen, selecciona la tarea rezumen y haz doble clic sobre ella: Seleccione la pestaa Recursos Seleccionar los tres recursos de presupuesto Clic en Aceptar
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Ahora ya hemos asignado los recursos de presupuesto al proyecto, en los siguientes pasos vamos a asignar los valores (20 litros en el caso de la pintura, 16 horas en el caso de la mano de obra y 200 en el caso del coste presupuestado) Para introducir los valores seleccionamos la vista "Uso de tareas"
A continuacin insertamos las columnas "Costo presupuestado" y "Trabajo presupuestado", en este punto deberas ver algo como la siguiente imagen:
Introducimos los valores en cada asignacin y ya tenemos definidos los presupuestos de nuestro proyecto
Una vez que hemos definido los valores de presupuesto ya podemos ir comparando los valores presupuestados frente a los reales, los previstos, etc. 11. Como crear un archivo Fondo de recursos Cuando se asignan recursos a un proyecto resulta realmente difcil que este se encuentre destinado nicamente al mismo desde que comienza hasta que finalice. Lo que ocurre en general es que los individuos tienen otras responsabilidades en otros proyectos.
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Como crear un archivo Fondo de recursos: 1. Ingrese a Ms Project 2. Clic en la Ficha Tarea 3. Clic en el botn Diagrama de Gantt 4. Clic en Hoja de recurso 5. Escriba los recursos de desee 6. Guardar el archivo como Fondo de recursos para compartir.mpp 7. Cerrar el Archivo Como compartir recursos entre proyectos: 1. Abrir un proyecto 2. Clic en la Ficha Tarea 3. Clic en el botn Diagrama de Gantt 4. Clic en Hoja de recurso 5. Abrir el Archivo Fondo de recursos para compartir 6. Clic en la Ficha Recursos 7. Clic en Grupo de recursos 8. Clic en Recursos compartidos 9. Clic en Utilizar recurso 10. Clic en El fondo de recurso tiene prioridad 11. Clic en Aceptar Como compartir recursos con un proyecto que ya tiene asignados recurso: 1. Abrir un proyecto que tenga recursos asignados 2. Clic en la Ficha Tarea 3. Clic en el botn Diagrama de Gantt 4. Clic en Hoja de recurso 5. Abrir el Archivo Fondo de recursos para compartir 6. Clic en la Ficha Recursos 7. Clic en Grupo de recursos 8. Clic en Recursos compartidos 9. Clic en Utilizar recurso 10. Clic en El fondo de recurso tiene prioridad 11. Clic en Aceptar 12. Documentacin de Recursos Al igual que las tareas un recurso tambin se puede documentar para saber su horario de trabajo, si va a realizar algo en especfico en el proyecto.
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12.1. Pasos para la documentacin de los recurso 1. Clic en la Ficha Recursos 2. Seleccionar el recurso Valentin Prieto Saucedo 3. Clic en el botn Notas de recurso de la barra de herramienta 4. Escriba la nota: El seor Valentin
Prieto Estar de Vacaciones el da 05 de abril
5. Clic en Aceptar
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PracticaN3
Una vez terminada la lista de tareas, esquematizacin y las dependencias de la programacin de la Remodelacin de Oficina, el equipo del proyecto ha pasado la informacin sobre los recursos a usar en el proyecto los costos y el calendario (Abrir el archivo: Proyecto Remodelacin de Oficina.mpp). 1. Creacin de la lista de recursos:
Nombre del recurso Carpintero Empresa de demolicin Electricista Empresa revestimiento suelo Empresa constructora Portero Pintor Tipo Trabajo Trabajo Trabajo Trabajo Trabajo Trabajo Trabajo Etiqueta de material Iniciales Grupo carp demol e ers const port pint mantenimiento contratado mantenimiento contratado contratado mantenimiento mantenimiento Capacidad m xima 100% 100% 100% 200% 150% 100% 100% Tasa estndar S/. 20,00/hora S/. 350,00/da S/. 70,00/d a S/. 250,00/da S/. 400,00/da S/. 20,00/d a S/. 50,00/d a Tasa horas extra Costo/Uso Acumular S/. 25,00/hora S/. 30,00/hora S/. 80,00/d a S/. 30,00/hora S/. 50,00/hora S/. 20,00/d a S/. 60,00/d a S/. 0,00 Prorrateo S/. 0,00 Fin S/. 0,00 Prorrateo S/. 0,00 Fin S/. 0,00 Fin S/. 0,00 Prorrateo S/. 0,00 Prorrateo Calendario base Cdigo Estndar Estndar Estndar Estndar Estndar Estndar Estndar 105-001 502-001 105-002 502-002 502-003 105-003 105-004
PracticaN4
Una vez terminada la lista de tareas, esquematizacin y las dependencias de la programacin de la reunin anual de accionistas, el equipo del proyecto ha pasado la informacin sobre los recursos a usar en el proyecto los costos y el calendario (Abrir el archivo: Reunin de Accionistas.mpp). 2. Creacin de la lista de recursos: 2.1. Usando el cuadro de dilogo Asignar Recursos, aadir el recurso con la siguiente informacin: Capacidad Nombre del recurso Iniciales Grupo Cdigo Mxima Secretaria Sec Personal de oficina 100% 105-303 Vicepresidente Vp Directiva 100% 101-101 Jefe de Oficina Jo Directiva 100% 101-200 Auxiliar Administrativo Aux Personal de oficina 200% 101-304 3. Aplicacin de costos de recursos: El departamento de contabilidad ha proporcionado la informacin necesaria sobre costos para cada recurso asignado al proyecto de reunin de accionistas. El recurso Secretario va a tener un aumento de sueldo durante el proyecto. El auxiliar administrativo cobrar ms por las tareas relacionadas con cualquier trabajo de supervisin. 3.1. Introducir los siguientes costos asociados a los recursos: Nombre Recurso Tasa Estndar Tasa Horas Extra Secretario 10 por hora 15 por hora Vicepresidente 85.000 por ao Jefe oficina 45.000 por ao 39.000 por ao Auxiliar administrativo 20 por hora 30 por hora 4. Introduzca una nota al recurso jefe de oficina: Tiene que estar presente en todas las reunionesJ 5. Creacin, Edicin y Asignacin de Calendarios. El proyecto de la reunin de accionistas no requiere una jornada tradicional de ocho horas para cada recurso. En vez de ello slo se trabajar en las tareas del proyecto por la maana, excepto los lunes. Es necesario crear un nuevo calendario base y asignrselo a cada recurso del proyecto. Tambin se ha solicitado una lista de das no laborables para el proyecto y los horarios de trabajo especiales de los recursos individuales. Hay que introducir estas excepciones en el calendario adecuado. 5.1. A partir de una copia del calendario base estndar, crear un nuevo calendario basellamado Reunin_Accionistas para el proyecto de la reunin de accionistas. 5.2. Cambiar el horario laboral para que sea el siguiente: a. Todos los lunes: de las 13:00 a las 17:00 horas b. De martes a jueves: de las 8:00 a las 12:00 horas. c. Todos los viernes de 9:30 a 13:30 horas. 5.3. Aadir los siguientes das no laborables al calendario Reunin_Accionistas: a. 5 de marzo de 2011; por aniversario de la empresa b. 10 de marzo de 2011; no se trabaja por la tarde, porque hay una comida de la empresa. 5.4. Asignar el calendario Reunin_Accionistas a todos los recursos asignados al proyecto. 5.5. Marcar el 6 de marzo de 2011 como da no laborable para el jefe de oficina en su calendario de recurso. 5.6. Guardar el archivo sin lnea de base.
Unidad V Asignacin de Recursos a las Tareas

Una asignacin es la asociacin de un recurso a una tarea especfica para la realizacin de un trabajo. Desde la perspectiva de una tarea es lo que podramos denominar como el proceso de asignacin de un recurso a una tarea. Desde la perspectiva de de los recursos se podra denominar como una asignacin de recursos. Una Tarea + Un Recurso = Asignacin Si asigna los recursos a las tareas, podr encontrar respuestas a preguntas como por ejemplo: Qu personas se encargan de trabajar en las tareas y cundo? Cuenta con los recursos necesarios para lograr el trabajo que requiere el proyecto? El recurso est de vacaciones El recurso esta sobreasignado 1. Asignacin de los Recursos a las Tareas La asignacin de recurso a una tarea permite realizar seguimiento del progreso del trabajo en la tarea. Si introduce informacin sobre los costos, Project calculara el costo de la tarea y del recurso de manera automtica. Nota: Project asigna el 100% de unidades del recurso a la tarea es decir Project asume que puede destinar todo el horario laboral del recurso a la tarea. Si el recurso dispone de menos del 100% de capacidad mxima, Project asignara el valor de la capacidad mxima del recurso. 1. Seleccionar la tarea Identificar el equipo de lanzamiento 2. Clic en la Ficha Recursos 3. Clic en el botn Asignar recursos 4. Seleccionamos el Recurso o Recurso 5. Clic en el botn Asignar En el siguiente cuadro de dialogo realizar:
Seleccionar el Recurso Valentin Prieto Saucedo Clic en Asignar
As de esta manera se puede asignar recursos a una tarea.
Nota: Para quitar un recurso de una tarea seleccione el o los recursos y hacer clic en quitar.
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Para terminar con el ejercicio realice las siguientes asignaciones de recurso a las tareas:
Nombre de tarea Planeacin Identificar el equipo de lanzamiento Establecer presupuesto de lanzamiento Planeacin COMPLETADA Iniciacin Puesta en marcha del lanzamiento del producto Definir el resumen creativo Coordinar las fechas de lanzamiento del producto con el plan de marketing Ejecucin Evaluar mercado y volver a definir la mensajera Completar y probar producto Crear productos prototipo Lanzamiento a fabricacin Recursos Valentin Prieto Saucedo Pedro Prieto Saucedo
1 2 3 4 5 6 7 8
Valentin Prieto Saucedo Valentina Prieto Figueroa Pedro Prieto Saucedo Alejandro Gutirrez Bejarano Juana Prez Torres Pedro Prieto Saucedo Mauricio Torres Meja Mauricio Torres Meja Valentin Prieto Saucedo Mauricio Torres Meja Valentin Prieto Saucedo
9 10 11 12 13 14 Certificar producto
15 Revisin de calidad final 16 Lanzar producto
Una vez terminada todas las asignaciones guarde el ejercicio. 2. La Frmula de programacin: La duracin, las unidades y el trabajo El trabajo representa la cantidad de tiempo que un recurso o recursos emplearan para completar una tarea. Por ejemplo si existe una persona trabajando a tiempo completo, la cantidad de tiempo expresada como trabajo ser la mxima que la cantidad de tiempo expresada como duracin. La cantidad de trabajo solo ser diferente de la duracin si asigna ms de un recurso a una tarea o si asigna un nico recurso que no trabaja a tiempo completo. Project calcula el trabajo utilizando lo que se denomina en algunas ocasiones como la frmula de programacin: Duracin x Unidades = Trabajo Veamos un ejemplo: La duracin de la tarea 3 Establecer presupuesto de lanzamiento es de 4 das, para el proyecto de Yogur 2011, 4 das es lo mismo que decir 32 horas. Cuando asignamos a Valentin Prieto Saucedo a la tarea tres, Project aplico el 100% del tiempo de trabajo de Valentin a esta tarea. La frmula de programacin para la tarea 3 sera: 32 horas de duracin de la tarea x 100% de unidades de asignacin = 32 horas de trabajo. Es decir, cundo asignamos a Valentin 3 al 100% de unidades, la tarea debera requerir 32 horas de trabajos.
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Veamos un ejemplo ms complejo. Asignamos dos recursos, cada uno al 100% de unidades de asignacin a la tarea 14. La frmula de programacin seria la siguiente: 16 horas de duracin de la tarea x 200% de unidad de asignacin = 32 horas de trabajo. 3. Asignacin de recursos adicionales a una tarea Project utiliza un mtodo de programacin denominado Programacin condicionada por el esfuerzo. Esto significa que el trabajo de una tarea permanece constante independientemente del nmero de recursos que sean asignados. El efecto ms visible de la programacin condicionada por el esfuerzo es que cuando asigna recursos adicionales a una tarea, la duracin de esa tarea disminuye. Project solamente aplica la programacin condicionada por el esfuerzo cuando asigna o elimina recurso de las tareas. Ahora asignaremos recursos adicionales a las tareas y veremos cmo esto afecta a la duracin de las tareas: 1. Seleccionar la tarea Puesta en Marcha del lanzamiento del proyecto 2. Doble clic sobre la tarea 3. Clic en la ficha Recursos 4. Seleccionamos el nuevo recurso: Alejandro Gutirrez Bejarano 5. Clic en Aceptar
Ahora la frmula de programacin ser la siguiente: 8 horas (es decir, 1 das) de duracin de la tarea x 200% de unidades de recursos = 16 horas de trabajo. Otro efecto importante de la reduccin en la duracin de la tarea 6 es que la fechas de comienzo de todas las tareas sucesoras tambin cambiaran. 3.1. Asignacin de varios recursos a otras tareas utilizando una Etiqueta inteligente para controlar el modo en que Project programara el trabajo sobre las tareas: Clic Clic Clic Clic Clic Clic en la Tarea Crear producto prototipo en el diagrama de Gantt. en Mauricio Torres Meja en el botn Asignar. derecho o sobre Accin de etiqueta inteligente en el botn Acciones de Etiquetas Inteligentes de nuevo en el botn Acciones de Etiquetas Inteligentes para cerrar la lista.
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Para finalizar con el ejercicio asignaremos recursos adicionales a una tarea y cambiaremos el modo en que Project programara el trabajo de la tarea. Clic en la tarea Evaluar mercado y volver a definir la mensajera, en la vista Diagrama de Gantt. Clic en el Recurso Mauricio Torres Mejaen la columna Nombre del recurso en el cuadro de dialogo Asignar Recurso, manteniendo presionada la tecla Ctrl, haga clic en Juana Prez Torres, y a continuacin haga clic en el botn asignar. Haga clic en el botn Acciones de etiquetas inteligentes. Seleccionar la opcin Aumentar el trabajo y mantener la duracin constante en la lista Acciones de etiquetas inteligentes. Haga clic en el botn Cerrar en el cuadro de dialogo Asignar recursos Asignar Clic en Guardar. 4. Asignacin de recursos materiales a las tareas Asignaremos el recurso material Leche lquida a una tarea e introduciremos una cantidad fija de Litros de consumo. Adems trabajaremos con la versin ms completa del cuadro de dialogo Asignar Recursos: 1. Clic en el botn Asignar recurso 2. Clic en el nombre de la tarea Crear productos prototipo en la columna Nombre de tarea. Durante la elaboracin del yogur se piensa utilizar 1000 litros de leches liquida. 3. Clic en el campo Unidades para el recurso Leche lquida en el cuadro de dialogo Asignar recurso. Escribir 1000, 4. Clic en el botn Asignar.Project asignara la Leche lquida a la tarea.
5. Cambiar el formato de unidad predeterminado para las asignaciones Clic en el men Archivo Clic en Opciones Clic en la ficha Programacin. En la lista Mostar las unidades de asignacin como, haga clic en Valores decimales Clic en el Botn Aceptar.
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6. 1. 2. 3. Como Ver cargas de trabajo y disponibilidad de recursos Clic en la Ficha Tarea Clic en el botn Diagrama de Gantt Clic en la opcin Uso de recurso
7. Para Visualizar la Grfica de la asignacin de recursos 1. Clic en la Ficha Tarea 2. Clic en el botn Diagrama de Gantt 3. Clic en Grafica de recursos Use la barra de desplazamiento horizontal para desplazarse de un recurso a otro.
8. Recursos sobre Asignados y Redistribucin El sobre asignacin de recursos se presenta cuando este es asignados a varias tareas sobrepasando la capacidad mxima programada para el mismo, este puede ser solucionado mediante redistribucin se las puede realizar de las siguientes maneras: Retrasar una tarea hasta que el recurso asignado tenga tiempo para trabajar en ella. Se divide una tarea, de forma que parte de ella se realice en el momento planeado y el resto cuando el recurso asignado tenga tiempo. 9. 1. 2. 3. 4. 5. 6. Ver carga de trabajo y disponibilidad de recursos. Clic en la Ficha Tarea Clic en el botn Diagrama de Gantt Clic en Hoja de recurso Clic en la Ficha Recursos Clic en Filtro Seleccionar Recursos sobre asignados
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10. Redistribucin de recursos Clic en la Ficha Recursos Clic en Redistribuir recurso 1. Seleccionar la opcin de Redistribucin 2. Seleccionar el o los recursos 3. Clic en el botn Redistribuir ahora
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PracticaN4
1. Abrir el Proyecto Remodelacin de Oficina Final 2. Clic en Hoja de Recurso e introduzca los siguientes recursos con su respectivo Tipo, Grupo, Capacidad mxima, Tasa estndar, Tasa horas extras, Acumular, Calendario base y Cdigo:
Nombre del recurso Carpintero Empresa de demolicin Electricista Empresa revestimiento suelo Empresa constructora Portero Pintor Tipo Trabajo Trabajo Trabajo Trabajo Trabajo Trabajo Trabajo Etiqueta de material Iniciales carp demol e ers const port pint Grupo mantenimiento contratado mantenimiento contratado contratado mantenimiento mantenimiento Capacidad m xima Tasa estndar Tasa horas extra S/. 25,00/hora S/. 30,00/hora S/. 80,00/d a S/. 30,00/hora S/. 50,00/hora S/. 20,00/d a S/. 60,00/d a CostoUso S/.0,00 S/. 0,00 S/. 0,00 S/. 0,00 S/. 0,00 S/. 0,00 S/. 0,00 Acumular prorrateo Fin Prorrateo Fin Fin Prorrateo Prorrateo Calendariobase Estndar Estndar Estndar Estndar Estndar Estndar Estndar Cdigo 105-001 502-001 105-002 502-002 502-003 105-003 105-004
100% S/. 20.00/hora 100% S/. 350.00/da 100% S/. 70.00/d a 200% S/. 250.00/da 150% S/. 400.00/da 100% S/. 20.00/d a 100% S/. 50.00/d a
3. Al recurso 3, Electricista agregar una nota de recurso Este empleado estar a cargo de realizar el trabajo de electricidad y ser contratado solo por los das que dure la instalacin elctrica 4. Ajuste del horario laboral para recurso individuales 4.1. Seleccione al Recurso Carpintero en Excepciones en Nombre escribir Aniversario en Comienzo: 16/02/2012, Fin: 16/02/2012. 4.2. Seleccione el Recurso Portero capacitacin en primeros auxilios en la fechas: 16/02/2012 a 16/02/2012 en horarios de 08:00 a 12:00 5. Asignacin de Recursos a las Tareas: 5.1. Asignar los recursos a las diferentes tareas como se muestra a continuacin:
Nombre de Tarea Demolicin del espacio existente Levantar tabiques Instalacin elctrica Instalacin de lneas de telefnica y datos Terminar paredes Instalacin de maylicas de piso Demolicin del espacio existente Levantar tabiques Instalacin elctrica Nombre de Recurso Empresa de demolicin Empresa constructora[150%] Electricista Electricista Pintor. Empresa constructora Empresa revestimiento suelo Empresa de demolicin Empresa constructora[150%] Electricista
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Instalacin de lneas de telefnica y datos Terminar paredes Instalacin de maylicas de piso Revisin de acabado Limpieza final Electricista Empresa constructora Empresa revestimiento suelo Carpintero Portero
6. 7. 8. 9.
5.2. Cambiar el formato de unidad predeterminado para las asignaciones Cambie unidades de asignacin como: Porcentaje a Valores decimal 5.3. Asignacin de Recursos adicionales a una tarea: A la tarea Terminar paredes agrguele el Recurso Pintor, de la siguiente manera: Unidades: 1 Trabajo: 50 horas 5.4. Mostrar la cargas de trabajo y disponibilidad de recursos 5.5. Mostrar los recursos sobre asignados 5.6. Realice una Redistribucin de recursos Muestre ruta crtica del proyecto Mostrar nicamente la Ruta Crtica del Proyecto Muestre lo siguiente: La Fecha de Comienzo y Finalizacin, Duracin, Trabajo y Costo (Estadsticas del Proyecto) Guarde el Proyecto.
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Unidad VI Formato de Impresin

1. Creacin de una Vista Diagrama de Gantt personalizada El diagrama de Gantt se ha convertido en una forma estndar de visualizacin de los planes de proyecto, el cual fue inventado por el Ing. Henry Gantt a principios del siglo veinte. Existen tres formar de dar formato a las barras de Gantt 1.1. Dar formato las categoras de las barras de Gantt en el Cuadro de dialogo para ello realiza lo siguiente: Clic en la Ficha Tarea Clic en la opcin Diagrama de Gantt Clic en la Ficha Formato Clic en Estilo de diagrama de Gantt En este cuadro de dialogo realizar los cambios que desee respecto a el color de las barras, entre otros. 1.2. Dar formato a todas las categoras de las barras de Gantt utilizando el Asistente para diagrama de Gantt, mediante el Asistente para diagrama de Gantt. Clic en la Ficha Tarea Clic en el men Diagrama de Gantt Clic en la Ficha Formato Selecciona un Estilo de Presentacin o Programacin.

1.3. Dar formato a las barras de Gantt Individualmente de forma directa Dar doble clic sobre la barra de Gantt a la que se desea dar formato y se mostrara la siguiente ventana:
1.4. Como mostrar la Tarea de resumen del proyecto Clic en el men Archivo Clic en Opciones Clic en la ficha Avanzadas 1. Clic en Mostrar tarea de resumen de proyecto 2. Clic en Aceptar
1.5. Como Realizar una copia de la Vista de Gantt para que los cambios de formato realizados no afectan a la vista de Diagrama de Gantt de Gantt Original. Clic en la Ficha Archivo Clic en el botn Diagrama de Gantt Clic en Mas vistas Seleccionar Diagrama de Gantt
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1. Clic en el botn Copiar Mostrar la ventana de dialogo Definicin de una vista
2. Escribir el Nombre: Diagrama de Gantt Proyecto Yogur 2010 3. Clic en el botn Aceptar
4. Aparecer un Diagrama Gantt personal 5. Clic en el botn Aplicar
de
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Para poder mostrar el nuevo Diagrama de Gantt, realice lo siguiente: 1. Clic en la Ficha Tarea 2. Clic en el botn Diagrama de Gantt 3. Seleccionar Diagrama de Gantt Proyecto Yogur 2012
1.6. La Vista Preliminar del Diagrama de Gantt 1. Clic en el men Archivo 2. Clic en Imprimir
Esta es la vista preliminar del proyecto el cual se puede configurar el Tipo de Papel, mrgenes entre otras caractersticas.
Clic en Configuracin de Pgina
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Pgina: Permite elegir la orientacin del papel. Ajuste de escala Tamao del papel
Mrgenes: Permite configurar mrgenes del papel
los
Encabezado: Permite introducir un encabezado.
Nmero de pgina Imagen Entre otras cosas ms
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3. Representacin de objetos en un Diagrama de Gantt Si se desea anotar un determinado evento o destacar grficamente un determinado elemento, puede dibujar objetos tales como cuadro de texto, fechas y otros elementos directamente en el diagrama de Gantt. Los pasos son los siguientes: 1. 2. 3. 4. Clic en la Ficha Formato Clic en el botn Dibujo Seleccionar Cuadro de texto Dibujar el cuadro de texto en el lugar del diagrama de Gantt que se desee colocar un mensaje. 5. Escribir el mensaje
Para dar formato al cuadro de texto, de doble clic sobre el cuadro de texto En esta venta puedes dar formato de color, tipo de lnea entre otras.
Seleccione la Ficha Tamao y posicin
Asegurar de que se encuentra seleccionada la opcin Adjuntar a escala temporal
Una vez hechos los cambios dar un clic en el botn Aceptar
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4. 1. 2. 3. 4. 5. Formato del texto en una vista Clic en la Ficha Tarea Clic en el botn Diagrama de Gantt Clic en la opcin Ms vistas Seleccionar Hoja de tareas Clic en el botn Aplicar
Clic en la Ficha Vista Clic en el botn Tabla: Seleccionar la Tabla Resumen Aparecer la Tabla Resumen en la vista Hoja de tarea. Al igual que la tabla Entrada, esta tabla centra su atencin en los detalles de la tareas, aunque incluye un conjunto diferente de campos. El campo en el que estamos interesados ahora es el campo Costo
A continuacin cambiamos el modo en que Project aplica formato a una categora completa de informacin (en este caso, las tareas de resumen) 1. Clic en la Ficha Formato 2. Clic en el boton Estilo de Texto 3. En Cambiar: Seleccionar Tareas de resumen 4. En Fuente: Seleccionar el tipo de fuente 5. En Tamao: Seleccionar el tamao 6. En Color: seleccionar el color 7. Clic en Acepta.
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Si se desea personalizar solo una tarea es decir poner un color realiza lo siguiente: 1. Seleccionamos la celda a la que se desea ponerle un formato diferente. 2. Clic en Formato/Fuente 3. En Fuente: Seleccionar el tipo de fuente 4. En Tamao: Seleccionar el tamao 5. En Color: seleccionar el color 6. Clic en Acepta.
5. Formato e impresin de informes Los informes son formatos predefinidos destinados a la impresin de los datos de Project. A diferencia de las vistas, con las que puede trabajar sobre pantalla o imprimir, los informes estn diseados slo para la impresin o visualizacin en la ventana Vista preliminar. 1. Clic en la Ficha Proyecto 2. Clic en el boton InformesJ 3. Seleccionar el tipo de Informe GeneralesJ 4. Clic en el botn Seleccionar
5. Seleccionar la opcin Resumen Proyecto 6. Clic en el botn Seleccionar
del
Este informe podra ser utilizado por ejemplo como informe de estado peridico que comparte con los clientes u otros participantes del proyecto
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Clic en el botn Cerrar Si se desea dar otra forma de presentar el informe realice lo siguiente: 1. Clic en la opcin Configurar pgina Clic Encabezado para insertar un encabezado, pie de pagina un logo de la empresa.
5.1. Ahora realizar algunos informes: Realizar un informe de Asignaciones/Tareas, recursos humanos y fechas Siga viendo cada uno de los informes.
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Unidad VII Seguimiento del progreso de las Tareas

El seguimiento consiste en la actualizacin de los detalles del proyecto tales como qu trabajo hizo alguien, cundo se realiz el trabajo, y cul fue su costo. Estos detalles suelen denominarse valores reales. El seguimiento de los valores reales es esencial a la hora de gestionar un proyecto de manera apropiada, frente a la planificacin. El administrador del proyecto debe conocer el desarrollo del trabajo del equipo del proyecto y aplicar acciones correctivas cuando sea necesario. El seguimiento del funcionamiento del proyecto y la comparacin con el plan original, permitir responder preguntas como: Las tareas comienzan y finalizan segn lo planeado? Y si no fuese as cul ser la repercusin sobre la fecha de finalizacin del proyecto? Los recursos estn empleando ms o menos tiempo del que se planifico para completar las tareas? Se estn superando los costos de la tarea previstos llegando al costo total del proyecto? 1. Almacenamiento de una lnea de base del proyecto Una de las actividades ms importantes de un administrador de proyecto despus de desarrollar un plan de proyecto es registrar los datos reales y evaluar el funcionamiento del proyecto. Para poder analizar el funcionamiento del proyecto, necesitaremos compararlo con su plan original. El plan original es lo que se denomina lnea de base del plan, o simplemente lnea base. Una lnea base es un conjunto de los valores importantes de un proyecto, como son las estimacin de las fechas de comienzo y finalizacin, y los costos de las tareas, recursos y asignaciones. Cuando almacena una lnea de base, Proyecto toma una Imagen Esttica de los valores existentes y la almacena en el plan de Project para futuras comparaciones. Cuando se debera almacenar una lnea de base en las siguientes situaciones: Cuando haya desarrollado el plan del proyecto lo ms complejo posible. Cuando todava no haya comenzado la introduccin de los valores reales como, por ejemplo, el porcentaje de trabajo completo. Los valores especficos almacenados en una lnea de base incluyen los campos de tarea, recursos y asignaciones, y los campos por fase temporal mostrado en la siguiente lista: Campo de tareas Comienzo Fin Duracin Los campos de trabajo y de trabajo por fase temporal Campos de recursos Los campos de trabajo y trabajo por fase temporal Los campos de costo y de costo por fase temporal Campos de asignaciones Comenz Fin Los campos de trabajo y de trabajo por fase temporal
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Nota: Los campos por fase temporal muestran los valores de tarea, recurso y asignaciones que se extienden a lo largo del tiempo. 2. Seguimiento de un proyecto segn lo previsto La manera ms sencilla de realizar un seguimiento del progreso es informar de que el trabajo real procede segn lo previsto. (Abra el archivo Yogur 2012.mpp) 1. 2. 3. 4. Clic en el men Ver Clic en la opcin Diagrama de Gantt Clic en el men Herramienta Clic en la opcin Seguimiento/Actualizar/Proyecto 5. El siguiente cuadro de Dialogo 6. Clic en Actualizar trabajo completado al: debe seleccionar la Fecha a la cual desea actualizar el Proyecto (29/03/2011 7. Clic en el botn Aceptar Aparecer el cuadro de dialogo donde se observa lo siguiente:
Marca de comprobacin en la columna Indicadores de aquellas tareas que hayan sido completadas.
Esta barra de progreso indica la parte de la tarea que ha sido completada
3. Introduccin del porcentaje completado de una tarea Cuando se haya comenzado el trabajo en una tarea se podr actualizar el avance expresado en porcentaje. Cuando introduzca el porcentaje distinto de cero, Project cambiara la fecha de comienzo real de la tarea para que coincida con la fecha de comienzo programada. A continuacin se calculara la duracin real, la duracin restante, los costos reales y otros valores basado en el porcentaje introducido. Por ejemplo: si especificamos que una tarea de cuatro das de duracin ha sido 50% completada, Project calcular que ha utilizado dos das de duracin real y que la duracin restante es de dos da.
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Las forma para introducir el porcentaje de avance de una tarea son: 1. Clic en el botn Seguimiento 2. Clic en la opcin Prepararse para realizar el seguimiento del progreso del proyecto 3. Clic en Continuar con el paso 2 4. Seleccione la opcin Realizar siempre el seguimiento especificando Porcentaje completado del trabajo 5. Clic en la opcin Listo
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De otra manera: Seleccione la Tarea 1. Seleccionar la tarea que desea actualizar 2. Clic en el men Herramienta 3. Clic en la opcin Seguimiento 4. Clic en Actualizar tarea 5. Escriba el porcentaje de avance real de la tarea 6. Clic en el botn Aceptar
4. Introduccin de los valores reales de las tareas Una forma de mantener actualizada la informacin de la programacin es registrar lo que realmente ocurre con cada tarea del proyecto. Puede actualizar los valores reales de comienzo, fin y duracin de cada tarea. 1. 2. 3. 4. 5. Seleccionar la tarea que desea actualizar Clic en el men Herramienta Clic en la opcin Seguimiento Clic en Actualizar tarea Escriba el porcentaje de avance real de la tarea Aqu modificamos lo siguiente: 1. En % completado escribir el porcentaje deseado 2. En Duracin real: escribir los das reales 3. En Comienza. Xx/xx/xx escribir la fecha que comenz 6. Clic en el botn Aceptar
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Unidad VIII Seguimiento

Una vez que hayamos capturados los datos para llevar a cabo el proyecto, (tareas recursos, costos, etc.) conforme transcurre el tiempo, el progreso del proyecto genera informacin de lo que en realidad est pasando; cuanto se estn completando las tareas como habamos previsto, cunto nos est costando el proyecto, si hubo gastos extras, el consumo de los materiales, etc. La regularidad en que capturemos los datos reales depender del seguimiento que queramos darle. 1.1. Lnea de base y plan provisional La lnea de base (plan previsto) me permite capturar toda la informacin del proyecto con el fin de poderla comparar con el avance real del mismo. Guarda duracin, costos, fechas de inicio y finalizacin, asignaciones y recurso del proyecto de cada una de las tareas antes de que inicie el proyecto, todos estos datos servirn como punto de referencia para los cambios que se irn dando conforme el proyecto avanza. El plan provisional es como una lnea de base pero ms resumido, slo guarda fechas de comienzo y de fin de tareas. 1. 1. 2. 3. 4. Como Guardar una lnea base y/o plan provisional Clic en Herramienta Clic en Seguimiento Clic en Establecer Lnea de base Seleccionar la lnea de base correspondiente
7.2. Borrar una lnea de base y/o plan provisional 1. 2. 3. 4. Clic en Herramienta Clic en Seguimiento Clic en Borrar lnea de base Seleccionar la lnea de base a borrar
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7.3. Agregar datos a una lnea de base y/o plan previsto Si luego de guardar la lnea de base o plan provisional hemos hecho algn cambio que deseamos que estn dentro del plan previsto slo tenemos que repetir los pasos que dimos al guardar la lnea o el plan y cuando nos pregunte si deseamos remplazar los datos diremos que s. 7.4. Comparar el plan previsto con el plan real Para ver la informacin que se guard en la lnea de base y la informacin real, debemos ir a la Ficha Proyecto Informacin del proyecto hacer clic en el botn Estadsticas.
Se abrir el siguiente cuadro de dilogo que nos muestra los datos guardados (datos previstos) y los datos reales del avance del proyecto.
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7.5. Gantt de seguimiento Tambin podemos ver estos datos de manera grfica activando la vista Gantt de seguimiento, desde la barra de vista o desde la Ficha Tarea dando un clic en el botn Diagrama de Gantt y clic en Gantt de Seguimiento.
Las barras negras son las lneas de base y las que estn sobre ellas son las tareas reales. En la imagen, stas coinciden por que el proyecto en tiempo real todava no ha comenzado. 7.6. Gantt de varias lneas de base Si hemos guardado ms de una lnea de base y queremos verlas de manera grfica, debemos activar la vista Gantt de varias lneas de base, para ello debemos ir a: 1. Clic en la Ficha Tarea 2. Clic en el botn Diagrama de Gantt 3. Clic en Mas vista 4. Seleccionar Gantt de varias lneas de base 5. Clic en Aplicar
Las barras se muestran como una lnea, la primer lnea de base guardada ser la barra superior, la que sigue la segunda y as sucesivamente. Si nos situamos con el mouse sobre las lneas aparece un cartel con la informacin de la lnea de base a la que pertenece.
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7.7. Tareas con margen de demora La demora indica cuanto tiempo puede retrasarse una tarea sin afectar a la fecha de fin del proyecto. 1. Clic en la Ficha Tarea 2. Clic en el botn Diagrama de Gantt 3. Clic en Mas vista 4. Seleccionar Gantt detallado 5. Clic en la Ficha Vista 6. Clic en Tabla: Programacin
La tabla nos muestra en las columnas Demora permisible y Margen de demora total, la demora de las tareas, si es que la tienen, sino muestra el valor 0. En el diagrama lo marca con una lnea delgada al final de la barra de tarea, tambin nos indica cul es el margen, como por ejemplo, el de la tarea 9. 7.8. Lneas de progreso Representacin visual del progreso del proyecto mostrada en la vista Diagrama de Gantt. Las lneas de progreso conectan las tareas en curso, creando un grfico en el diagrama de Gantt que indica el trabajo que va por detrs de lo programado y picos para representar el trabajo que va por delante de lo previsto.). Puede: Cambiar la forma, el color y la trama de la lnea. Agregar formas para marcar dnde conecta la lnea con las barras de tareas.
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Mostrar la fecha de evaluacin en la parte superior de cada lnea para identificar claramente las lneas en pantalla y en pginas impresas. Diferenciar las lneas de progreso actuales de las pasadas cambiando la forma en que se muestran. 1. Clic en Herramienta 2. Clic en Seguimiento 3. Seleccionar Lnea de Progreso
Actividad Abre el archivo Proyecto1.mpp. Guardar la lnea de base del proyecto. Comparar la lnea de base con el plan real. Ver los datos de manera grfica en la vista correspondiente. Hacer algn cambio en el proyecto y guardar una segunda lnea de base. Abrir la vista correspondiente para ver ms de una lnea de base del proyecto. Ver cules tareas tienen tiempo de demora. Guardar los cambios en el archivo.
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Unidad IX Programacin de Obra Avanzado

Para explicar esta unidad debe abrir el archivo Negocio VPS.sav, este archiva esta ya realizado utilizando el conocimiento visto hasta la Unidad VII, el cual nos permitir realizar el anlisis de costo para la implementacin de un nuevo negocio, llamado VPS. 1. Ajuste de las relaciones de tarea Cuando se introduce tareas en Project y despus establece vnculos entre ellas haciendo clic en el botn Vincular tareas en la barra de herramientas estndar, la relacin que por defecto se coloca es de Fin a Comienzo (FC), para la mayora de las tareas, esto resulta apropiado, aunque en ocasiones es necesario cambiar algunas relaciones de tarea. 1. Abrir el Proyecto Negocio VPS 2. Clic en el men Ver 3. Clic en Diagrama de Gantt 4. Seleccione la tarea Identificar los recursos necesarios 5. Clic en el men Proyecto 6. Clic en Informacin de la tarea 7. Clic en la ficha Predecesoras Escriba -50%, con esto la tarea 9 ahora estar programada para comenzar cuando la tarea 8 avance el 50%. Si se cambia la fecha de duracin de la tarea 8, Project se encargara de establecer de nuevo el comienzo de la tarea 9 de modo que esta conserve un tiempo de adelanto.
2. Configuracin de delimitaciones de tarea Existen tres categoras delimitaciones que son: Delimitaciones flexibles: Project podra cambiar las fechas de comienzo y fin de una tarea, pero no podr cambiar su duracin. Delimitaciones inflexibles: Una tarea debe comenzar o finalizar en una determinada fecha.
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Delimitaciones semiflexibles: Una tarea tiene un lmite de fecha de comienzo o de fin. Sin embargo Project es flexible a la hora de cambiar las fechas de comienzo o fin (pero no la duracin) de una tarea.
2.1. Como cambiar la relacin de tarea entre las dos tareas 1. Doble clic sobre la tarea Identificar los elementos de costos operativos 2. Aparecer el cuadro de dialogo 3. Clic en Tipo, de la tarea 9 y seleccionar Comienzo a Comienzo (CC) 4. Clic en el botn Aceptar La relacin de la tarea Comienzo a Comienzo hace que dos tareas comiencen de manera simultnea. Nota: La asignacin de tareas Comienzo a comienzo o la introduccin de tiempo de adelanto suponen una tcnica excelente para reducir la duracin total del proyecto. 3. Configuracin de delimitaciones de tareas Cada tarea que introducimos a Project tiene un tipo de delimitacin a aplica a ella. Una delimitacin controla la fecha de comienzo y fin de la tarea y el grado en que puede ser modificada la programacin. Existen tres categoras de delimitacin: Delimitaciones flexibles: Project puede cambiar las fechas de comienzo y fin de una tarea, pero no podr cambiar su duracin. Este tipo de delimitaciones se denomina Lo antes posibles o LAP y es el tipo de delimitacin por defecto de Project. Delimitaciones inflexibles: Una tarea debe comenzar o finalizar en una determinada fecha. Tambin conocidas como delimitaciones fuertes. Delimitaciones semiflexibles: Una tarea tiene un lmite de fecha de comienzo o de fin. Sin embargo dentro de ese lmite Project es flexible a la hora de cambiar las fechas de comienzo o fin pero no la duracin de la tarea. Tambin denominada delimitaciones dbiles. 4. Tipos de delimitaciones de tareas:
INCLUYE ES TIPO DE DELIMITACIN Lo Antes Posibles (LAP) Lo mas tarde posible (LMTP) SIGNIFICA Project programa una tarea para que comience lo antes posible. Project programa una tarea para que comience lo ms tarde posible sin que para ello deba posponer las tareas sucesoras o cambiar la fecha de fin del proyecto.
ESTA CATEGORIA DE DELIMITACION Flexible Flexible (cont.)
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Semiflexible No comenzar antes del (NCAD) Project programara una tarea para que comience en o despus de la fecha de delimitacin que haya especificado. Utilice este tipo de delimitacin para evitar que una tarea comience antes de una determinada fecha Project programara una tarea para que comience en o antes de la fecha de delimitacin que haya especificado. Utilice este tipo de delimitacin para evitar que una tarea comience despus de una determinada fecha. Project programara una tarea para que comience en o despus de la fecha de delimitacin que haya especificado. Utilice este tipo de delimitacin para evitar que una tarea finalice antes de una determinada tarea. Project programara una tarea para que comience en o antes de la fecha de delimitacin que haya especificado. Utilice este tipo de delimitacin para evitar que una tarea finalice despus de una determinada fecha. Project programara una tarea para que comience en la fecha de delimitacin que haya especificado. Utilice este tipo de delimitacin para asegurar que una tarea comience en una determinada fecha. Esta es una delimitacin inflexible. Project programara una tarea para que finalice en la fecha de delimitacin que haya especificado- utilice este tipo de delimitacin para asegurar que una tarea finalice en una determinada fecha.
No comenzar despus del (NCDD)
No finalizar antes del (NFAD)
No finalizar despus de (NFDD)
Inflexible
Debe comenzar (OBE)
el
Inflexible (cont.)
Debe (DFE)
finalizar
el
Pasos para aplicar a una tarea una delimitacin No comenzar ante de: 1. Doble Clic sobre la Tarea 2. Clic en la Pestaa Avanzado 3. En Tipo de restriccin: Seleccione la restriccin 4. Seleccionar la Delimitacin No Comenzar antes del 5. Seleccionar o escribir la fecha. 6. Clic en el botn Aceptar 2
Nota: Si el proyecto se planifica a partir de la fecha de fin en lugar de la fecha de comienzo, el funcionamiento de las delimitaciones ser diferente. Por ejemplo de valor predeterminado para las nuevas tareas ser de tipo de delimitacin LMTP en lugar de LAP. 5. Visualizacin de la ruta crtica del proyecto Una ruta crtica es la serie de tareas que se deben completar a tiempo antes de la fecha de fin del proyecto. La palabra critica no viene a asociada a la importancia de las tareas para el proyecto completo tan solo hace referencia al modo en que su programacin afectara a la fecha de fin del proyecto.
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Un aspecto clave para comprender la ruta crtica es el llegar a comprender el concepto de demora, tambin conocido como flotante. Existen dos tipos de demora: Margen de demora: es la cantidad de tiempo que una tarea puede retrasarse sin demorar otra tarea. La demora total: es la cantidad de tiempo que una tarea puede retrasarse antes que se posponga la fecha de fin del proyecto. Para que una tarea sea incluida en la ruta crtica su demora total deber ser inferior a una determinada cantidad normalmente cero. Por el contrario las tareas no crticas disponen de una demora, lo que significa que puede comenzar o finalizar ms pronto o ms tarde dentro de su tiempo de demora sin que este afecte a la fecha de fin del proyecto. Pasos para mostrar las tareas crticas: 1. 2. 3. 4. 5. Clic en la Ficha Tarea Clic en Diagrama de Gantt Clic en Mas vistasS Seleccionar Gantt detallado Clic en el botn Aplicar
Las tareas no crticas poseen un margen de demora, que se visualiza aqu
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6. Interrupcin del trabajo en una tarea Cuando en un principio planifique las tareas del proyecto, es posible que pueda predecir que el trabajo de una determinada tarea ser interrumpido. A continuacin se listan algunas de las razones por las que podra desear dividir una tarea. Existe una interrupcin prevista en una tarea. Existe una interrupcin imprevista de la tarea Para Ir a una Tarea en especfico realice lo siguiente: 1. Clic en el men Edicin/Ir aS 2. Escriba el Identificador de la Tarea 3. Clic en el botn Aceptar Ctrl + I
Pasos para dividir una tarea: 1. Seleccionar la Tarea 2. Un Clic en el Botn de la Ficha Tarea 3. Ubicar el Cursor sobre la tarea y presionar el clic izquierdo y mover hacia la derecha o izquierda hasta que lo separe. 4. Ahora suelte segn la fecha que usted desee que vuelva a empezar Si no se desea mostrar las divisiones con lneas de punto se puede eliminar realizando lo siguiente: 1. Clic en la Formato Formato/DiseoS 2. En la siguiente ventana de dialogo realice los siguiente:
Hacer clic para anular las lneas de puntos de divisin
3. Clic en el botn Aceptar
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7. Ajuste del perodo laborable para tareas individuales En ocasiones se deseara que ciertas tareas se realicen fuera del horario de trabajo del calendario del proyecto (o del calendario de recurso para los recursos asignados). Para llevar a cabo esto, aplicaremos un calendario de tarea a estas tareas. Cuando realizar este tipo de Ajuste: Cuando utilice el calendario base estndar como el calendario de proyecto y disponga de una tarea que debe realizarse en turno noche. Cuando una tarea deba realizarse durante un determinado da de la semana. Cuando una tarea deba realizarse durante un determinado fin de semana. Por ejemplo: si asignamos el calendario base 24 horas a una tarea, Project programar dicha tarea de acuerdo al da de trabajo de 24 horas en lugar del tiempo de trabajo especificado en el calendario del proyecto. Ejemplo de cmo ajustar el periodo laborable de tareas individuales: 1. Clic en la Ficha Proyecto/Cambiar tiempo de trabajoS 2. Clic en el botn Crear Calendario Aparecer el cuadro de dialogo Crear nuevo calendario base. Escribir el nombre del nuevo calendario
Seleccionar Hacer una copia del
Clic en Aceptar
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Clic en Excepciones En Nombre escriba: Trabajos realizados en horario nocturno
Escriba o seleccione la fecha de Comienzo y Fin
Clic en el botn DetalleJ
Seleccione Periodos laborables
Escriba en Desde 19:00 en Hasta 23:00
Clic en Aceptar
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Este calendario base personalizado contiene los periodos laborables que no estn disponibles en los calendarios de base incorporados.
Clic en Aceptar
Ahora apliquemos el calendario Plan de accin nocturna a una tarea que debe ser trabajada de noche. 1. Seleccionar la tarea 49 Describir el enfoque y la oportunidad 2. Doble clic sobre la tarea Se visualizara el cuadro de dialogo de la tarea. Clic en la ficha Avanzado Seleccione Plan de accin nocturna en la lista del cuadro Calendario
Seleccionar la casilla La programacin omite los calendarios de recursos Clic en Aceptar
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8. Como ver el Comienzo Real de una tarea y que recursos tiene asignado 1. Clic en la Ficha Tarea/Diagrama de Gantt 2. Clic en Gantt detallado
Seleccionar la tarea Aqu puedes ver cuando comienza una tarea y que recursos tiene asignado 9. Cambio de tipo de tarea El tipo de tarea predeterminado es unidades fijas: cuando cambia la duracin de una tarea, Project vuelve a calcular el trabajo. Del mismo modo, si cambia el trabajo de una tarea, Project volver a calcular la duracin de la tarea. En cualquier caso, no cambiar el valor de las unidades. Los otros dos tipos de tareas son la duracin fija y el trabajo fijo. Trabajo = Duracin X Unidades Cul es el tipo de tarea apropiado aplicar para cada una de las tareas? El tipo de tarea depende del modo en que desee que Project programe dicha tarea. La siguiente tabla resume el modo en que afecta el cambio de cualquier valor en los distintos tipos de tarea. Lea esta tabla como si se tratase de una tabla de multiplicacin.
S y cambia
Si el tipo de tarea esS
Duracin fija Unidades fijas Trabajo fijo
Duracin Trabajo Trabajo Unidades
Unidades Trabajo Duracin Duracin
Trabajo Unidades Duracin Duracin
S entonces Project volver a calcular
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Pasos para conocer el tipo de tarea realice lo siguiente: 1. Doble clic sobre la tarea 83 Obtener las licencias y permisos necesarios 2. Clic en la pestaa Avanzado Aqu puedes ver que tipo de tarea esta trabajandoS
Clic en Aceptar
el
botn
Ejemplo: Cambiar los valores de la frmula de programacin y el tipo de las tareas: 1. Seleccione una tarea a la cual desea cambiar el tipo de tarea. 2. Clic en el botn de Informacin de la tarea de la Ficha Tarea Clic en la ficha Avanzado
Cambia de Tipo de tarea a cin fija Seleccione la ficha Recursos
Dura-
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Establezca el valor de la columna Unidades para colegas a 50%
3. Para ver los cambios efectuados de un clic en el botn Seguimiento/Realizar cambios en el proyecto Nota: Las tareas de resumen siempre tienen un tipo de tarea de duracin fija que no podr ser cambiada. Porque est basada en la fecha de comienzo ms anterior y la fecha de fin ms posterior de sus subtareas, su duracin ser calculada basndose en sus subtareas. 10. Introduccin de fechas limite La mejor forma de programar una tarea es asignarle una delimitacin Lo antes posible (LAP) e introducir una fecha lmite. Una fecha lmite es un valor que introduce en una tarea que indica la fecha mxima en la que la tarea deber ser completada aunque esta fecha lmite de por si no se limite la tarea. Ahora la tarea tiene mayor Flexibilidad de programacin. Podra completarse perfectamente antes de su fecha lmite, dependiendo de la disponibilidad de los recursos, las tareas predecesoras o cualquier otro aspecto de programacin que haya sido aplicado. La introduccin de una fecha lmite hace que Project visualice un marcador de lmite en el Diagrama de Gantt, y le advierta en caso de que intente desplazar la fecha de fin de la tarea ms all de su fecha lmite. Si la tarea fuese programada una fecha de fin posterior a la fecha limite Project le advertir con un icono en la columna Indicadores.
11. Introduccin de costos fijos Algunos ejemplos ms comunes de Costos Fijos en un Proyecto podran ser: - Los gastos de viaje de un Director, pagado adems segn las horas o por una tasa diaria. - Los gastos de equipos adquiridos para la realizacin del proyecto. - Un permiso para el funcionamiento del negocio. Si introduce tanto los costos de recurso como los costos fijos para una tarea. Project sumara los dos costos para determinar el costo final de la tarea. Si no especifica la informacin del costo del recurso en el plan del proyecto (por que no conoce lo que deber pagar por los recursos), todava podr tener algn control sobre el costo final del proyecto introduciendo los costos fijos por tarea podr especificar cundo los costos fijos deberan ser acumulados.
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Comienzo: El costo fijo completado est programado para el comienzo de la tarea. Cuando realice un seguimiento del progreso, el costo fijo completo de la tarea podr ser imputado tan pronto como comience la tarea. Fin: El costo fijo completado est programado para el final de la tarea. Cuando realice un seguimiento del progreso el costo fijo completado de la tarea podr ser imputado despus de que la tarea haya sido completada. Prorrateo: El costo fijo est distribuido durante el transcurso de la duracin de la tarea. Cuando realice un seguimiento del progreso el proyecto imputara el costo de la tarea en proporcin en la que haya sido completada la tarea. Ejemplo: Asignaremos un costo fijo a una tarea y especifiquemos el mtodo de acumulacin. 1. Clic en la Ficha Tarea/Diagrama de Gantt 2. Clic en la Ficha Vista 3. Clic en el botn Tabla 4. Clic en Costo 5. Selecciona la tarea a la que desea colocarle Costo fijo. 6. En el campo Costo fijo (Escriba su costo fijo de la tarea) y pulse la tecla TAB 7. En el campo Acumulacin de costo fijo elija la opcin que desee. (Comienzo, Fin o Prorrateo)
Un valor de costo fijo es acumulado al principio o al comienzo de una tarea o prorrateado durante el transcurso de la duracin de la tarea, dependiendo de la opcin seleccionada.
12. Especificar Costos para un recurso de costo Un recurso de costo proporciona un medio de aplicar un costo a una tarea asignando un elemento de costo (como una tarifa area, alojamiento, etc.) a esa tarea. Los recursos de costos no dependen la cantidad de trabajo realizado en la tarea ni la duracin de la misma. Y a diferencia de los costos fijos puede aplicar todos los recursos de costo que desee a una tarea.
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Pasos para crear un recurso de costo 1. Clic en la Ficha Tarea 2. Clic en Diagrama de Gantt 3. Clic en Hoja de recurso 4. Escriba el recurso de costo 5. Seleccione el tipo de recurso Costo
Pasas para asignar el recurso de Costo a una tarea 1. Seleccione la tarea 2. Clic en el botn Informacin de la Tarea 3. Clic en Recurso 4. En Nombre del recurso seleccionar Pasaje de Avin 5. En Costo, escribir el costo del pasaje 6. Clic en el botn Aceptar
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Practica 5
Abrir el archivo seguimiento.mpp 1. Introduccin de la informacin del progreso real Seleccionar la tarea Escribir propuesta Establecer como fecha de fin de esta tarea el 07/03/2011 (Seguimiento-Actualizar TareasEstado Real) - El diagrama de Gantt muestra una barra de progreso y el campo indicadores aade una marca de verificacin Actualizar las tareas (men herramientas-seguimiento) La fecha real se introduce como prevista Duracin real recalculada a dos das y su % completado es el 100% Ver sugerencia de la fecha fin tarea (puntero del ratn sobre el indicador de la tarea) 2. Introduccin de duraciones reales y restantes Seleccionar la tarea Negociar nuevo alquiler Establecer como duracin real 2 das y como duracin restante 1 da (Seguimiento-Actualizar Tareas-Duracin Real y restante) Actualizar las tareas (men herramientas-seguimiento) La fecha real de comienzo se introduce como prevista Fecha de fin recalculada y el % completado es del 67% 3. Introduccin de un porcentaje completado Establecer la vista hoja de tareas y establecer la tabla seguimiento Ver la barra de herramientas Seguimiento Seleccionar la tarea Terminar dibujos Pulsar en la barra herramientas seguimiento 75% completado. - La fecha de comienzo real se introduce como prevista - Las duraciones real y restante son actulizadas segn lo previsto. 4. Introduccin del trabajo real Establecer la vista Uso de Tareas En el men formato seleccionar detalles y pulsar trabajo real - Se muestra el campo de trabajo real en la escala temporal de la vista Seleccionar la tarea Levantar tabiques (tarea 16) e ir al da 27/04/2011 Pulsar el campo trabajo real del recurso empresa constructora e introducir 6. - Las horas reales son introducidas - Observar en el diagrama de Gantt como las tareas completadas se quitan del camino crtico. 5. Comparacin de la lnea base con los datos reales Mostrar estadsticas del proyecto: - Mostrar la informacin del proyecto y ver las estadsticas Mostrar el diagrama de Gantt de seguimiento Mostrar la vista Gantt de seguimiento Visualizacin de los datos del proyecto en tablas Mostrar la hoja de tareas Mostrar la tabla de costo Se muestra la informacin del costo incluyendo las variaciones Ver la informacin de costos para cada tarea.
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Unidad X Refinamiento de los detalles del Recurso y de la Asignacin

Dado que los recursos humanos y de equipamiento suelen ser la parte ms costosa de un proyecto, es importante para la planificacin del proyecto conocer el modo de hacer un mejor uso del tiempo de los recursos. Despus de que hayamos asignado el recurso a las tareas, especificaremos la tabla de costo que deber ser aplicada. 1. Introduccin de varias tasas de costo para un recurso Algunos de los recursos de trabajo podran llevar a cabo diferentes tareas con diferentes tasas de costo. Cada recurso puede tener hasta cinco tablas de tasas de costo. Ejemplo: Crearemos una segunda tabla de tasas de costo para un recurso. 1. 2. 3. 4. Clic en la Ficha Tarea Clic en el botn Diagrama de Gantt Clic en Hoja de recursosS Doble clic sobre el 1 Asesor empresarial
Seleccione la ficha Costo
Seleccione la ficha B en el apartado Tablas de tasas de costo
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Seleccione la entrada predeterminada, Tasa estndar y escriba la nueva tasa
Seleccione la entrada predeterminada, Tasa horas extras y escriba la nueva tasa
Clic en Aceptar
Esta tabla de tasa ser aplicada para todas las asignaciones de tarea que se realice en recurso seleccionado a menos que se especifique una tabla de tasas diferentes. 2. Aplicacin de diferentes tasas de costo a las asignaciones Los recursos pueden poseer diferentes tasas de costo estndar como de tasas extras. Project utilizara estas tasas durante el proyecto. Puede establecer hasta cinco tasas de pago por recurso. Esto permite aplicar diferentes tasas de pago a las diferentes asignaciones de un recurso, por ejemplo dependiendo de la destreza para cada asignacin. Por omisin Project utiliza la Tabla de tas A en cada asignacin, aunque puede especificar el uso de otra tabla de tasa. Ejemplo: 1. Seleccionar la tarea (que se le desea asignar un recurso con diferente tasa) 2. Clic en la Ficha Tarea 3. Clic en el botn Diagrama de Gantt 4. Clic en Uso de tarea 5. Clic en la Ficha Vista 6. Clic en Tabla/Costo
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Observe el costo real de la asignacin de Asesor empresarial para esta tarea es: $20.80 7. Clic en el botn Informacin de la asignacin (Mays + F2) Aparecer el cuadro de dialogo Informacin de la asignacin Clic en la ficha General
Escriba o seleccione B, en el cuadro Tabla de tasas de costo Clic en Aceptar
Observe el costo real de la asignacin de Asesor empresarial para esta tarea es: $14.40, es el nuevo costo para realizar esta tarea.
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3. Configuracin de las tasas de costo a aplicar en diferentes periodos de tiempo Los recursos pueden poseer tantas tasas de costo estndar como tasas de costo extra. Por omisin Project utilizar estas tasas durante el transcurso del proyecto. Sin embargo se puede cambiar la tasa de costo de un recurso para que sea aplicable segn la fecha seleccionada. Por ejemplo podramos configurar una tasa estndar de pago para un recurso de $ 3 por hora desde el primero de noviembre hasta el 30, pensando en que a partir del primero de diciembre la tasa estndar de pago del recurso ser de $ 5/h. Ejemplo: 1. Clic en la Ficha Tarea 2. Clic en Diagrama de Gantt 3. Clic en Hoja de recurso 4. Seleccionamos el recurso. 5. Clic en el botn Informacin de la asignacin (Mays + F2) Aparecer el cuadro de dialogo Informacin de la asignacin Seleccionar la ficha Costo Escriba o seleccione la fecha en la celda Fecha efectiva de la segunda fila de la tabla de costo A Escriba el aumento o la disminucin de la tasa estndar en porcentaje (20%)
4. Configuracin de la disponibilidad del recurso a aplicar en diferentes horarios Uno de los valores que Project almacena para cada recurso de trabajo es el valor de Capacidad mxima del recurso. Esta es la capacidad mxima de un recurso para poder llevar a cabo las tareas. Los ajustes del horario de trabajo de un recurso (registrado en los calendarios individuales de recurso) determinan el momento en que un recurso est disponible para trabajar. Sin embargo la capacidad del recurso para trabajar (expresado en unidades, y limitado por su valor de capacidad mxima del recurso) determina el horario en que el recurso puede trabajar sin llegar a encontrase sobre asignado. Es posible especificar diferentes valores de capacidad mxima de un recurso para que sean aplicados en diferentes periodos de tiempo.
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Ejemplo: 1. Clic en la Ficha Tarea 2. Clic en Diagrama de Gantt 3. Clic en Hoja de Recurso 4. Seleccionamos el recurso (en nuestro caso el recurso colega) 5. Clic en el botn Informacin de la asignacin (Mays + F2) Aparecer el cuadro de dialogo Informacin de la asignacin
Seleccionar la ficha General
Esperamos por ejemplo tener dos colegas disponibles para trabajar en el proyecto desde el comienzo hasta 31/01/2011, tres colegas 01/02/2011 a 28/02/2011 y despus solo dos colegas durante el tiempo restante del proyecto. 1. Clic en el men Ver 2. Clic en la opcin Hoja de recurso 3. Seleccionar el recurso Colegas Escribir o seleccionar la fecha en Disponible hasta 31/01/2011 adems en unidades escribir 200% Escribir o seleccionar la fecha en disponible desde 01/02/2011y Disponible hasta 28/02/2011adems en unidades escribir 300%
Escribir o seleccionar la fecha en Disponible desde 01/03/2011 adems en Unidades escribir 200% Clic en el botn Aceptar
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5. Demora en el comienzo de las asignaciones Si existe ms de un recurso asignado a una tarea, probablemente no desee que todos los recursos comiencen a trabajar en la tarea de manera simultnea. Si lo desea, puede demorar el comienzo del trabajo de uno o ms recursos asignados a una tarea. Ejemplo, suponga que una tarea tiene asignado cuatro recursos asignados. Tres de estos recursos trabajarn inicialmente en la tarea, y el cuarto se encargara posteriormente de inspeccionar la calidad de trabajo. El inspector deber comenzar a trabajar en la tarea ms tarde que los otros recursos. Ejemplo: 1. Clic en la Ficha Tarea 2. Clic en el botn Diagrama de Gantt 3. Clic en Uso de tarea 4. Seleccione la tarea 78 Seleccionar la categora del negocio a efectos fiscales Seleccionar el recurso
5. Clic en el botn Informacin de la asignacin (Mays + F2) Aparecer el cuadro de dialogo Informacin de la asignacin Clic en la ficha General Escribir o seleccionar la fecha de comienzo, si desea tambin puede escribir la fecha y hora en la que desee que empiece a realizar la tarea.
Project ajustara la asignacin de modo que el Contador no trabajara el 25 y 26 de abril ninguna hora y solo trabajara el viernes 29 de abril de 2011. Los dem s recursos asignados no se vern afectados. Observe que el trabajo total de esta tarea no a cambiado pero si su duracin, el trabajo se extiende de dos das a 5 das.
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6. Aplicacin de perfiles a las asignaciones En la vista de Uso de recurso y Uso de tareas podemos ver con exactitud el tiempo programado de cada recurso para trabajar en cada tarea. Adems de visualizar los detalles de la asignacin podemos cambiar la cantidad de tiempo que un recurso trabajara en una tarea en un determinado periodo de tiempo. Existen dos mtodos: Aplicar un Perfiles predefinido de trabajo a una asignacin. Los perfiles predefinidos normalmente describen en modo en que el trabajo est distribuido en el tiempo de forma grfica. Por ejemplo el perfil predefinido Campana distribuye menos trabajo al principio y al final de la asignacin, mientras concentra la mayor parte de trabajo en el espacio intermedio. Editar directamente los detalles de la asignacin de forma manual. Por ejemplo, puede cambiar los valores de la asignacin directamente en la cuadricula de escala temporal en la vista Uso de recursos o Uso de tareas. Ejemplo: Aplicacin de un perfil predefinido a las asignaciones de una tarea y editaremos otra asignacin de forma manual. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Seleccione la tarea 88 Crear un logotipo Clic en la Ficha Tarea Clic en el botn Diagrama de Gantt Clic en Uso de Recursos Seleccionamos el recurso Abogado Clic en el botn Informacin de la Asignacin Clic en la ficha General
Seleccionar el Tipo de Perfil de trabajo, Creciente
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7. Aplicacin de diferentes tasa de costos a las asignaciones Se puede establecer hasta cinco tasas de pago por recursos. Esto permite aplicar diferentes tasas de pago a las diferentes asignaciones de un recurso, por ejemplo dependiendo de la destreza para cada asignacin. Por defecto Project utiliza la tabla de tasa A en cada asignacin, aunque puede especificar el uso de otra tasa. Por ejemplo el Asesor empresarial est asignado a la tarea 4 Identificar las capacidades, informacin y soporte disponibles, como asesor tcnico aunque asignado todava refleja su tasa de pago predeterminado como colega. Pasos para ver el costo de pago por asignacin 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Seleccionamos la tarea 4 Identificar las capacidades, informacin y soporte disponibles Clic en la Ficha Tarea Clic en e botn Diagrama de Gantt Clic en Uso de tarea Clic en la Ficha Vista Clic en el botn Tabla Clic en la opcin Costo
Aqu puedes ver que el sigue ganando 2,80/h
8. Introduccin de la tasa de consumo de un recurso material Para realizar esta explicacin aadimos los siguientes recursos: Nombre del recurso Tipo Computadora Material Papel Bond Carta Material
Tasa estndar 0.70 5
Existen dos tipos de tasa que son: Tasa fija de consumo: Significa independientemente de la duracin de la tarea a la cual ha sido asignado el recurso material, ser utilizada una cantidad absoluta del recurso. Tasa Variable de consumo: Significa que la cantidad de recurso material consumido depende de la duracin de la tarea. Pasos para asignar recurso material a una tarea 1. Seleccionamos la tarea (Definir el enfoque del negocio) 2. Clic en la ficha Recurso 3. Clic en el botn Asignar Recursos
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Escribir 2 en el campo Unidades de papel bond
Clic en el botn Asignar. Clic en botn Cerrar
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Practica 6
1. Modificacin del tipo de tareas Abrir el archivo Programa.mpp Cambiar a la vista Entrada de Tarea (opcin Ms Vistas aplicar entrada de tarea) Aadir un recurso adicional a una tarea de unidades fijas - Seleccionar tarea 9 Terminar Dibujos (tiene asignada una unidad, un 100% del recurso arquitecto con 80 horas de trabajo y con una duracin de dos semanas) - Aadir una unidad del recurso arquitecto - Qu efectos se producen? Aadir un nuevo recurso a una tarea de Duracin Fija - Seleccionar la tarea 24, ltimas reparaciones (tiene asignada una unidad, un 100% del recurso carpintero con 40 horas de trabajo y con una duracin de una semana) - En el formulario de tareas seleccionar como tipo de tarea Duracin Fija. - Asignar un electricista a esta tarea (barra herramientas estndarasignar recursos) - Qu efectos se producen? Modificacin de una tarea de trabajo fijo - Seleccionar la tarea 19, Terminar paredes (tiene asignada una unidad, un 100% del recurso pintor con 80 horas de trabajo y con una duracin de dos semanas) - En el formulario de tareas seleccionar como tipo de tarea Trabajo Fijo. - Asignar la empresa constructora a esta tarea (barra herramientas estndarasignar recursos) - Qu efectos se producen? 2. Creacin de Perfiles de Trabajo Presentacin de Vistas de Uso - En la vista combinada establecer las vistas Uso de Recursos y Uso de Tareas Aplicacin de un perfil preestablecido - En la tarea 3 (Escribir propuesta), pulsar el campo trabajo para el jefe de operaciones (est asignado a la tarea con un trabajo total de 24 horas que se distribuyen uniformemente en un periodo de tres das) - Ir a la tarea seleccionada (barra herramientas estndar) e introducir 12 en el campo de trabajo (el trabajo cambia a 12 horas por lo que el trabajo total de la tarea cambia a 36 y la duracin sigue siendo de tres das cambiando la distribucin del trabajo a 8 horas el primer da y 4 horas el segundo). - En la barra herramientas estndar, pulsar botn Informacin de la asignacin y cambiar el perfil de trabajo a Creciente. - Qu efectos se producen? 3. Programar el proyecto a partir de la fecha de fin Cambiar la opcin Programar a partir de - Seleccionar la informacin del proyecto(la fecha inicial es el 04/03/2011 y la final est programada para el 28/06/2011) - Programar el proyecto a partir de la fecha de fin - Seleccionar como fecha de fin el 06 de agosto de 2011. - La fecha de comienzo es recalculada - Guardar el archivo sin lnea de base 4. Resolver sobreasignaciones de recursos (Abrir el Archivo Reunin de Acionistas.mpp) Visualizar la carga de trabajo de los recursos
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- Establecer la vista Uso de recursos - Ver la carga de trabajo del recurso secretario - Mostrar la barra de herramientas Administracin de Recursos - Mostrar la vista Asignacin de Recursos - Buscar la sobreasignacin del recurso Vicepresidente Uso de la redistribucin automtica - Comprobar la fecha de fin actual del proyecto - Abrir el cuadro de dilogo Redistribuir Recursos - Comprobar las opciones:Redistribucin manual por das, proyecto completo, estndar, se pueden ajustar asignaciones individuales, la redistribucin puede crear divisiones en el trabajo restante. - Redistribuir el proyecto (comprobar que est seleccionada la seccin inferior de la vista Asignacin de Recursos) 5. Aplicacin de delimitaciones sobre las tareas (Abrir el archivo Programa.mpp) Aplicacin de delimitaciones flexibles. - Seleccionar la tarea Demolicin del espacio existente - Comprobar fechas de comienzo y de fin programadas para esta tarea - En avanzado seleccionar tipo no comenzar antes del vie 22/04/11 - Qu efectos se producen? Aplicacin de delimitaciones inflexibles. - Seleccionar la tarea Negociar nuevo alquiler - Comprobar fechas de comienzo y de fin programadas para esta tarea - En avanzado seleccionar tipo no finalizar despus 23/03/11 - Qu efectos se producen? Aplicacin de delimitaciones conflictivas. - Seleccionar la tarea Presentar Propuesta - Comprobar fechas de comienzo y de fin programadas para esta tarea - En avanzado seleccionar tipo debe comenzar el 23/03/11 - Cancelar la delimitacin Mostrar Delimitaciones - Establecer la vista hoja de tareas - Aadir la tabla de fechas de delimitacin (opcin ms tablas) 6. Definicin de una lnea de base Definicin de una lnea de base - Guardar lnea de base (herramientas-seguimiento) - Comprobar que est seleccionada la opcin guardar lnea de base y en la opcin para que est seleccionado el proyecto completo Estadsticas de una lnea de base - Ir a la informacin del proyecto - Pulsar Estadsticas. Se abre el cuadro de dilogo del proyecto Delimitaciones de tarea mostrando informacin de la lnea de base.
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Unidad XI Microsoft Visio en la Planificacin del Proyecto

1. Diagrama de lluvia de idea con Microsoft Visio 1. Clic en el men Archivo 2. Clic en Nuevo 3. Clic en Empresa 4. Clic en Diagrama de lluvia de ideas 5. Desde la galera Formas para diagramas de lluvia de ideas, arrastrar la forma Tema principal y dibujar. 6. Doble clic sobre la forma y escribir Posibles problemas 7. Para agregar mas ideas segundarias seleccione la forma principal, clic en Agregar varios temas secundarios.
8. En el cuadro de dialogo agregar varios temas 9. Clic en el botn Aceptar 10. Si deseas agregar otras ideas a los temas segundarios selecciona Tecnologa de trabajo antiguas 11. Clic en la barra de herramientas lluvia de ideas, clic en Agregar ideas segundarias 12. Escribir las ideas segundarias de Tecnologa de trabajo muy antiguas. 13. El diagrama de lluvia de ideas ser en siguiente:
Al diagrama lluvia de ideas se le pueden agregar smbolos identificatorios y una leyenda que actuara a modo de aclaracin. Esto permite por ejemplo destacar algunos de los temas segundarios como mas importantes que el resto. Para realizar esto siga los siguientes pasos:
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1. De la galera de formas, Clic en Formas de leyendas. 2. Clic en la forma Leyenda y sin soltar ponerla en la hoja 3. Agregue los smbolos que desee a las ideas, se ira formando el cuadro de leyenda 4. Observe como la forma de Leyenda e ha ido completando a medida que usted fue insertando diversos smbolos y a su vez se ha ido agregando el significado de cada uno de los signos para poder entender claramente el diagrama.
2. Organigrama de la estructura del proyecto Para estudiar y comunicar el tipo de estructura elegida es conveniente realizar un organigrama. En los organigramas se muestra la estructura de delegacin de responsabilidades. En una forma til de identificar quien debera formar parte del equipo y que papel jugara en el proyecto. En funcin de la poltica de la organizacin (mayor o menor centralizacin, divisin por departamentos, por productos o por funciones, etc.) la estructura tomara una forma definida. 2.1. Crear un organigrama en Microsoft Visio a partir de un archivo en Microsoft Excel Como primer punto es necesario aclarar que existe la posibilidad de generar un organigrama utilizando solo Microsoft Visio, pero resulta mas sencillo tener la base de los datos en Microsoft Excel, y a partir de ella confeccionar el organigrama.
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Primer paso: Inicie Excel y cree la siguiente lista. Ingresando informacin de los empleados de la empresa.
Segundo paso: Guardar el Archivo Datos empleados Ingrese a Microsoft Visio: Clic en el men Archivo Clic en Nuevo Clic en Empresa Clic en Asistente para organigrama 5. Seleccionar Informacin que ya esta almacenada en un archivo o base de datos. 6. Clic en el botn Siguiente 1. 2. 3. 4.
Seleccionar la opcin: Archivo de texto, de Org. Plus (*.txt) o de Excel Clic en el botn Siguiente
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Clic en el botn Examinar y buscar el archivo Datos empleados.xlsx Clic en el botn Siguiente
De aqu en adelante comenzara a disear el organigrama propiamente dicho. El cuadro de dialogo le pedir que elija las columnas correspondientes del archivo de Microsoft Excel. Si hace clic en la lista desplegable del campo Nombre, aparecer el nombre de las columnas del archivo de Excel, elija dicho campo. Clic en el botn Siguiente
Una vez elegido los campos Nombre y Supervisado por, que son los que brindan la relacin jerrquica entre los miembros de la organizacin. Clic en el botn Siguiente
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Seleccione desempea
Cargo
que
Clic en el botn Agregar Clic en el botn Siguiente
Seleccionar la informacin que desee Agregar a las formas del organigrama como campos de propiedades personalizadas elija Departamento Clic en el botn Agregar Clic en el botn Siguiente
El siguiente cuadro de dialogo esta destinado a sealar el modo de distribuir el organigrama: puede especificarlo o dejar que Microsoft Visio lo realice automticamente. Clic en la opcin: Deseo que el asistente divida automticamente el organigrama entre las distintas pginas.
Clic en el botn Finalizar
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2.2. Modificar el organigrama el Microsoft Visio Luego de construir el organigrama cada usuario puede personalizar su diseo de la forma que le resulte ms conveniente. Cambiar la Distribucin Seleccionar la celda de Martin Mabea, clic derecho y seleccionar Organizar subordinadasJ
Seleccionamos de la categora Vertical el primero. Clic en el botn Aceptar
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Aadir empleados subordinados En caso de que desee agregar un nuevo empleado puede efectuar esta tarea de la siguiente forma: Seleccionar la forma que desee, y sin soltar el clic izquierdo insertarlo en el lugar deseado de la hoja.
En este cuadro de dialogo elijes la forma de conexin, clic en el botn Aceptar.
Valentin Prieto Saucedo
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Doble clic sobre la nueva forma y escribir el nombre y el cargoS
Agregar Imagen al organigrama: En los organigramas de equipos de proyectos es muy bueno contar con una fotografa fr cada integrantes ya que a diferencia del organigrama departamental en este grupo muchas personas pueden no conocerse personalmente y las reuniones de equipos no alcanzan para recordar quien es quien. Primer paso: Seleccionar la celda del integrante a quien se sumara la fotografa y elegir del men contextual la opcin Insertar Imagen. Clic derecho sobre la celda Clic en Insertar imagen Seleccionas la ImagenS
Clic en el botn Abrir
Valentin Prieto Saucedo
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3. Crear un diagrama de Flujo de funciones cruzadas con Microsoft Visio El xito del proyecto impone como uno de sus requisitos fundamentales, la descripcin detallada del proceso y de las responsabilidades de cada miembro tendr en el mismo. Al utilizar diagrama de flujo de funciones cruzadas es posible mostrar, en un solo grafico la realizacin existente entre un proceso de proyecto y las unidades funcionales (como pueden ser las reas o departamento) responsables del mismo. En el diagrama las bandas representan las unidades funcionales. Puede dividirse un diagrama en horizontal o vertical (o ambas) y ubicar en ese contexto grafico, las formas que componen el proceso del proyecto. De esa manera ser posible entender grficamente a que etapa del proyecto corresponde un determinado proceso y tambin cual es el rea o departamento de la organizacin afectado a la realizacin del mismo. Para que entendamos mejor esta explicacin observemos la figura siguiente:
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3.1. Pasos a seguir para confeccionar un diagrama: 1. Clic en el men Archivo 2. Clic en la opcin Nuevo 3. Clic en Diagrama de flujo 4. Clic en Diagrama de flujo de funciones cruzadas 5. En este cuadro de dialogo debes de elegir la orientacin del diagrama que puede ser Horizontal o Vertical 6. Clic en el botn Aceptar
Para escribir solo tienes que dar un clic en la banda que desees, y escribaS
Agregar una Banda Funcional Para realizar esta operacin ubquese en Formas para diagrama de flujo de funciones cruzadas y arrastre la forma Banda funcional hasta el lmite de la banda en la que desee que aparezca.
Automticamente la nueva banda funcional encajar en la posicin y el resto de las bandas funcionales de la pgina se reubicaran de manera adecuada.
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Criterios segundarios de clasificacin Clic en la opcin Separador y insertarlo en el lugar deseado. Para escribir solo tienes que dar un clic en la banda que desees escribir.
Ahora solo queda agregar los dems diagramas de flujo para ello solo tienes que dar un clic en Formas para diagramas de flujos bsicosS e ir insertando de acurdo a las necesidades como sigue:
ORGANIZACIN : PROYECTOS VPS S.R.L
PRODUCCION ADMINISTRACION
FACTIBILIDAD TECNICA
REQUISITOS FUNCIONALES Y DE CALIDAD
INSUMOS
VENTA
LISTA DE INSUMOS A REPORTE DE APROBACION TECNICA FORMULARIO A 288 INFORME DE PROYECCION DE VENTAS / PRODUCCION
PUESTA EN MARCHA
DISEO
FINANCIAMIENTO
INICIO DE PRODUCCION
REPORTE DE PUESTA EN MARCHA
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4. Work Breakdown Structure (Desgloce de tareas) Es un listado de listadotareas que deben realizarse para concretar los objetivos del proyecto. Los pasos a seguir para confeccionar un WBS son: Listar todas las tareas, a nivel general, que se deben llevar a cabo durante el proyecto. No es necesario que estas mantengan un orden secuencial Luego focalizndose en cada tarea es necesario analizar que subtareas son necesarias para realizar cada una de las tareas principales. Si por ejemplo el proyecto es la elaboracin de un manual de procedimientos para el rea de Marketing el WBS requerir de la elaboracin de una lista general en la que consten las tareas a realizar: 1. Revelar el proceso 2. Analizar el procedimiento 3. Desarrollar el manual de procedimiento 4. Evaluar el manual de procedimiento 5. Enviar para aprobacin Luego se deber realizar el segundo paso para la confeccin de WBS analizar cada una de las tareas y desglosarla en subtareas.
Relevar el proceso Confeccionar la encuesta Programar entrevistas Entrevistar a los empleados de marketing Analizar el procedimiento Compilar los datos Analizar la informacin Realizar anlisis cuantitativo Realizar anlisis cualitativo Desarrollar manual de procedimiento Establecer contenido del manual Dar formato al manual Evaluar el manual de procedimiento Enviar para aprobacin
4.1. Como crear un WBS con Microsoft Visio Una vez que se ha definido el WBS este puede ser esquematizado de manera rpida y sencilla, a travs de Microsoft Visio. Para realizar este procedimiento se utiliza el mismo asistente que para a elaboracin de un organigrama a partir de un archivo de Microsoft Excel. Cree un archivo en Microsoft Excel con los datos del WBS que obtuvo en la reunin de la forma siguiente:
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Guardar el Archivo de Microsoft Excel con el nombre de WBS para Visio. Inicie el programa de Microsoft Visio
Seleccione esta opcin: Informacin que ya est almacenadaJ Clic en el botn Siguiente
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Seleccione esta opcin: Archivo de textoJ Clic en el botn Siguiente
Clic en el botn ExaminarJ Buscar el archivo WBS para Visio y Seleccinelo y clic en Abrir Clic en el botn Siguiente
De la lista seleccione Tarea en el campo Nombre. En Supervisado por: Seleccione Depende de Clic en el botn Siguiente
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Para indicar que informacin desea visualizar el organigrama seleccione Tarea Clic en el botn Siguiente
Para indicar que informacin desea visualizar el organigrama seleccione Tarea Clic en el botn Siguiente
Clic en el botn Finalizar
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Tenga en cuenta que puede modificar el modo en que estn esquematizadas las tareas agregar o quitar algunas tareas de ellas, etc. 4.2. Ingresar el WBS a un diagrama de Gantt en Microsoft Project Una vez que cuenta con el WBS del proyecto elaborado puede ingresarlo al programa Microsoft Project. Si considera que las tareas generales del WBS corresponden con las Tareas resumen, en Microsoft Project.
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Unidad I Formulacin y Gestin del Proyecto

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Mostrar la organizacin del proyecto

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Ajustar los costos para mantener el proyecto dentro del presupuesto

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Unidad II Introduccin a MS Project

3. Ventana de Inicio de Microsoft Project 2010

Tabal de entrada de datos

Aqu se muestra el Diagrama de Gantt

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4 Seleccionar Proyectos en Blanco Clic en Crear

Clic Clic Clic Clic

en el men Archivo en Nuevo en Proyecto en Blanco en Crear

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Una ves hechos los cambios Clic en Aceptar

24 Horas: no posee horas no laborables.

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Clic en el botn Aceptar

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Unidad III CREACIN DE UNA LISTA DE TAREA

Duracin x Unidades = Trabajo

Duracin x Unidades = Trabajo

Duracin x Unidades = Trabajo

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Ahora escriba las siguientes tareas:

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Clic en Eliminar Tarea

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El resultado ser el siguiente:

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Botn Anular sangra

Botn Aplicar sangra a la tarea

Pasos para Anular la sangra a una o varias tareas

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Fin a Comienzo (FC)

Comienzo a Comienzo (CC)

Fin a Fin (FF)

Comienzo a Fin (CF)

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Tarea Predecesora Identificar el equipo de lanzamiento

Tarea Sucesora Establecer presupuestoS

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3. Esta es la ventana que se muestra

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