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Proceso: PRESUPUESTACION Curso: EAPS03 Instructor: HENRY CLEMENTE PEREZ Fecha:

Agenda
Reglas Metodologa Objetivo del Curso Glosario Macroproceso Presupuesto Proceso Formulacin

Impacto del Proceso de Formulacin en SAP


Categoras en Presupuesto y Versiones en BCS Clases de Presupuesto

Ejercicios
Resumen

Reglas
Apagar el celular
Evitar salir durante el curso Respetar el horario del curso

Respetar los intervalos


No ingresar bebidas y/o alimentos a la sala de capacitacin Tener actitud participativa Preguntar toda duda por ms obvia que sea Sern anotadas las preguntas que estuviesen fuera del alcance del curso Prestar atencin a las pregunta, contribuyen a aclarar sus propias dudas Prestar atencin en el curso

Tener en cuenta el objetivo del mismo

Metodologa
1 Introduccin

2 Presentacin Conceptual y Demostracin En SAP

4 Preguntas y Respuestas

5 Prctica y Ejercicios

6 Preguntas y Respuestas

7 Conclusiones

Objetivos de Curso
Al final del curso el participante conocer:
Saber identificar los Datos Maestros en la Herramienta de Presupuestacin BCS.
El proceso de Planificacin y Ejecucin en el Control Presupuestario de SAP.
Las principales caractersticas de BCS
Categoras de Presupuesto Versiones Valores de Presupuestos Clases de Documentos Procesos
Ser

capaz de interactuar con la Mesa de Presupuestacin

Glosario
EA-PS: Siglas de Enterprise AddOn Public Sector. Es la denominacin para el modulo de presupuesto, tambin se conoce como PSM (Public Sector Management) o FM (Founds Management). FORMULACIN PRESUPUESTO: Es el proceso durante el cual se planean y formulan los valores que van a cargarse como presupuesto inicial en la siguiente vigencia. AUTORIZACION PRESUPUESTO: Son autorizaciones mximas de gasto que tienen como fin ser comprometidas durante la vigencia fiscal respectiva. Despus del 31 diciembre de cada ao las autorizaciones expiran y en consecuencia no podrn adicionarse, transferirse, contracreditarse, ni comprometerse. MODIFICACIONES PRESUPUESTO: Son las operaciones que aumentan o disminuyen las cuantas de las partidas o apropiaciones presupuestales, mediante adiciones, traslados y reducciones.

Sociedades FI- CO- FM


Es necesario recordar que en SAP pueden existir una o varias Sociedades FI como cantidades de Empresas existan, cada FI representa una razn Social. Tambin recordemos que existen las Sociedades CO que representa la Estructura de Costos de una o varias Sociedades FI. Para Presupuestar en SAP-BCS, se crea una Sociedad FM, para poder activar una Entidades de Control Presupuestario , Entidades CP por cada FI que exista

FI

CO

FM ECP

Datos Maestros
Son la fuente Central de Informacin de la Empresa ,en este caso la fuente de Datos Presupuestario para BCS.

Los datos maestros contienen toda la informacin ms importante referente a centros, proveedores y clientes, as como acerca de todos los artculos afectados.
Se deben utilizar los siguientes Datos Maestros de Control Presupuestarios: - Posiciones presupuestarias - Centros Gestores - Fondos

Conceptos Datos Maestros


- Posiciones presupuestarias Se utilizan posiciones presupuestarias para asignar unidades funcionales (estructuras de ingresos y de gastos) en una jerarqua. Dividen el contenido del presupuesto y las operaciones que afectan a la liquidez en posiciones de ingresos y posiciones de gastos. - Centros Gestores El centro gestor se utiliza para representar las unidades organizativas (reas de responsabilidad, departamentos, proyectos) de su empresa. - Fondos Representan fondos limitados por la disponibilidad en el tiempo o la funcin y destinados a cubrir gastos especficos.

Relacin Datos Maestros con FI-CO


PRESUPUESTO BCS CONTROLING DE COSTOS

Posicin Financiera
52404020

Clase de Costo
52404020

FI
Cuentas Financieras

Centro Gestor
DPTO001

Centro de Costo
DPTO001

52404020
40212100

Fondo
40212100

Clase de ingresos
40212100

Demostracin en SAP
Men SAP Crear Posicin Presupuestaria, Centro Gestor y Fondo.

Macroprocesos-Procesos-Escenarios

ADMINISTRACIN DATOS MAESTROS

PLAN FINANCIERO

FORMULACIN

PRESUPUESTO

PRESUPUESTO

PLANIFICACIN
ADICIN

REDUCCIN

PRESUPUESTACION

MODIFICACIONES TRASLADO

Planificacin en el Sistema de Control Presupuestario


Las funciones de planificacin permiten distribuir imputaciones CP planificadas a tareas de planificacin diferentes.
Las tareas de planificacin que un planificador debe llevar a cabo se definen en un perfil del planificador . Planificacin en el Sistema de control de presupuestos :

Demostracin en SAP
Men SAP

Men Perfiles

Demostracin en SAP
Cargar Datos Planificacin Presupuesto segn Perfil Planificador
Una vez Planificado el Presupuesto en cada Unidad Administrativa Se procede a cargarlo segn el Perfil

Demostracin en SAP
Modificar Datos Planificacin Presupuesto segn Perfil Planificador
Para modificarlo se crea otro documento de planificacin, o se generan datos a lo planificado

Demostracin en SAP
Presupuestar lo Planificado

Demostracin en SAP
Modificacin de Presupuesto
Para modificarlo se crea otro documento de Presupuesto, o se generan datos a lo Presupuestado

Impacto de SAP en el Procedimiento


Actividad Plan Financiero Actividad Presupuesto

Ingresar en SAP Plan Financiero de Ingresos Ingresar en SAP Plan Financiero de Gastos Verificar Plan Financiero Balanceado Aprobar Plan Financiero en SAP

Ingresar en SAP anteproyecto de Presupuesto de Rentas Ingresar en SAP anteproyecto de Presupuesto de Gastos Funcionamiento y Deuda Publica Ingresar en SAP anteproyecto de Presupuesto de Inversiones Ingresar en SAP Proyecto de Presupuesto aprobado Ingresar en SAP modificaciones al Presupuesto Ingresar a SAP Presupuesto liquidado

Ingresar en SAP adiciones al presupuesto Ingresar en SAP Reducciones al presupuesto Ingresar en SAP traslados al presupuesto Ingresar en SAP aplazamientos de presupuesto

Categoras de Presupuesto y Versiones en BCS


Categoras de Presupuesto
Presupuesto de Pago (Ledger 9A, 9F y 9H)

Presupuesto Comprometido (Ledger 9B, 9G y 9I) 9A y 9B Contabilizaciones 9F y 9G Presupuestacin 9H y 9I Control de Disponibilidad

Versiones
Versin 0 real, Versin PF0, Versin PR0 a PR9, Versin P01 P12, PPA Cualquier nmero de versiones para planificacin.

Es posible realizar el control de disponibilidad sobre cualquier versin.

Clases de Presupuesto en BCS

Las Clases de Presupuesto son usadas para clasificar el presupuesto de acuerdo con las necesidades individuales de su organizacin:
Subdivisin en un mismo proceso

Ejemplo: Diferenciar entre uno y otro decreto.

Clasificacin del presupuesto independientemente del proceso

Ejemplo: Presupuesto de Cuentas por Pagar, Presupuesto de Reservas.

Demostracin en SAP

Categoras de Presupuesto

Clases de Presupuesto

Versiones

Demostracin en SAP
Operaciones con Presupuesto

BCS Tipos de Documentos

Workbench de Presupuestacin: Diseo Pantalla


Existen tres reas diferentes para proporcionar diferentes clases de informacin. rea Navegacin

Provee una lista de los documentos que pueden ser procesados directamente (con el botn derecho del mouse):
Los ltimos 20 documentos accesados o creados por el usuario Todos los documentos retenidos

rea Cabecera

El rea cabecera contiene todos los campos que deben ser nicos para todo el documento Los campos son parametrizados en la definicin del layout En caso de una transferencia, dos valores de cabecera se deben especificar, respectivamente para el que enva y el que recibe Es el ms detallado Correspondiente a las lneas del documento

rea de Lnea

Cada rea se puede expandir o contraer si es necesario.

Demostracin en SAP

rea de Cabecera

Demostracin en SAP

rea de Cabecera

rea de Navegacin

Demostraciones en SAP

Los invitamos a conocer en SAP la forma de ingresar el Plan Financiero y sus modificaciones. Como Crear el Presupuesto del resultado de la Planificacin o Elaborarlo directamente. Como hacer las modificaciones al presupuesto

Demostraciones en SAP

Muchas gracias por su atencin!!!